Изменение шаблона

Прежде чем создавать на основе шаблона свой собственный документ, следует заполнить лист “Общие сведения” сведениями о компании, вашей семье и другими данными, которые используются во всех документах. При создании нового документа на основе шаблона эти общие сведения автоматически появятся на каждом листе.

Чтобы изменить шаблон

1	В меню Файл выберите команду Создать, затем перейдите на вкладку “Решения” и выберите шаблон.

2	В правом верхнем углу листа шаблона нажмите кнопку “Сведения о…”, и введите необходимые данные в ячейки листа “Основные сведения”.

Здесь же предусмотрена возможность изменения эмблемы и шрифта, используемого для вывода реквизитов организации. Если эмблему не вставить, предназначенная для нее рамка не будет выведена на печать.

3	После ввода необходимых сведений нажмите кнопку “Защитить лист” и установите режим “Защитить и сохранить”.

4	В окне диалога Сохранение шаблона введите имя шаблона в поле “Имя файла” и затем нажмите кнопку “Сохранить”.

5	В меню Файл выберите команду Закрыть.

Создание нового документа на основе измененного шаблона

1	В меню Файл выберите команду Создать и выберите шаблон.

2	Заполните документ.

3	Сохраните новый документ как файл Microsoft Excel (.xls).

4	Чтобы вывести документ на печать, нажмите кнопку “Печать” на стандартной панели инструментов.

Диапазоны печати для каждого листа уже установлены.


Работа с базами данных мастера шаблонов

Создавая новый документ на основе любого из шаблонов (будь то “Счет”, “Заказ” и прочие), имеется возможность связать документ с базой данных, хранящей все данные.

Чтобы иметь возможность организовать связь документа с базой данных, следует при установке Microsoft Excel установить также мастер шаблонов. Если мастер шаблонов установлен, но в меню Данные команда Мастер шаблонов отсутствует, выберите команду Надстройки из меню Сервис и затем установите флажок против строки “Мастер шаблонов”.

Чтобы занести введенные в документ сведения в базу данных, нажмите кнопку “База данных” на панели инструментов шаблона. Данные можно занести как в существующую базу данных, так и в новую базу данных, созданную с помощью мастера шаблонов.

Замечание   Стандартные файлы баз данных для шаблонов — expdb.xls, invdb.xls, podb.xls, timedb.xls, sqdb.xls и crdb.xls — должны находиться в папке Library, которая расположена в рабочей папке Microsoft Excel. Вновь создаваемые с помощью мастера шаблонов файлы баз данных могут быть помещены в любую папку.


Использование общей книги Microsoft Excel

При работе с шаблонами ”Табель”, “Прейскурант” и “Авансовый отчет” сведения о сотрудниках компании можно поместить в любую книгу, связанную с этими шаблонами. При этом в процессе работы с шаблонами достаточно выбрать нужного сотрудника или адрес из списка.

Чтобы добавить новую запись в общую книгу

1	Закройте любые открытые шаблоны или документы Excel, основанные на шаблонах.

2	В Microsoft Excel откройте общую книгу, расположенную в папке Library, находящуюся в папке Excel.

3	Введите необходимые данные в общую книгу.

Имеющиеся данные, которые являются примером, можно удалить.

4	На стандартной панели инструментов нажмите кнопку “Сохранить”.


Нумерация счетов, заказов и других документов

Шаблоны “Заказ”, “Авансовый отчет”, “Счет”, “Табель” и другие позволяют присваивать уникальные номера создаваемым на их основе документам. Для этого перед сохранением документа следует нажать кнопку “Кодирование” на панели инструментов. Код (уникальный номер документа) добавляется в ячейку правом верхнем углу листа. Чтобы изменить этот номер, просто введите его в эту же ячейку.

Для обеспечения сквозной нумерации между членами рабочей группы, укажите положение общего листа, поместив его в общую папку, в которой будет храниться файл номеров документов. При следующей загрузке шаблона в указанной папке будет автоматически создан файл нумерации. Последовательность номеров документов будет автоматически поддерживаться каждый раз, когда вы или другой пользователь будет создавать документ, созданный на основе шаблона. Для каждого шаблона поддерживается отдельная нумерация.


Справка по панели инструментов

Изменить масштаб   Вывод шаблона в полном масштабе или отображение его в уменьшенном масштабе.

Вывести подсказки   Включение или отключение режима подсказок. Если подсказки выводятся, в правом верхнем углу ячеек отображается красная точка, обозначающая наличие подсказки. Чтобы увидеть подсказку, поместите указатель на ячейку. Если красных точек не видно, возможно, кнопка находится в нажатом состоянии.

Добавить пояснения   Добавление к ячейке вашего собственного примечания с поясняющим текстом.

Справка   Вывод раздела справочной системы, описывающего шаблон.

Образец заполнения   Вывод на экран образца заполнения документа. Для удаления данных примера нажмите кнопку еще раз.

Кодирование   Присвоение документу уникального номера (кода). Эта кнопка присутствует только в тех шаблонах, на основе которых создаются документы с уникальным номером.

База данных   Занесение данных в базу данных или создание новой базы данных и шаблона. Для получения дополнительных сведений см. Раздел “Мастер шаблонов” в справочной системе. Данная кнопка доступна только в шаблонах, созданных с помощью мастера шаблонов.

Закрепить области   Разделяет экран на две области по горизонтали, позволяя прокручивать нижнюю область вверх или вниз. Выберите ячейку, по которой следует провести разделение областей, и нажмите кнопку “Закрепить области”. Чтобы удалить разделение, нажмите кнопку еще раз. Данная кнопка доступна только в тех шаблонах, в которых ввод осуществляется по столбцам.

Калькулятор   Вывод на экран калькулятора.


Счет

Данный шаблон лицензирован компании Microsoft фирмой Village Software®.

Шаблон счета позволяет легко отслеживать создание счетов.

Прежде чем создавать на основе шаблона свой собственный документ, следует заполнить лист “Общие сведения” сведениями о компании, вашей семье или другими данными, которые будут использованы в документе. При создании нового документа на основе шаблона эти общие сведения автоматически появятся на каждом листе.

Изменение шаблона

Работа с базами данных, связанных с шаблонами

Использование общей книги

Нумерация счетов, заказов и других документов

Чтобы создать счет

1	Заполните все сведения о счете, включая сведения о заказчике, сведения о товаре или услугах, за которые производится оплата и другие детали.

2	Чтобы создать запись в базе данных, сохраните документ или нажмите кнопку “База данных” на панели инструментов.

Замечание   В Microsoft Excel должен быть загружен мастер шаблонов.

Более подробные сведения о заполнении счета приведены в примечаниях шаблона. Сведения о кнопках панели инструментов приведены в справочной системе, раздел Панель инструментов шаблонов.


Заказ

Данный шаблон лицензирован компании Microsoft фирмой Village Software®.

Шаблон “Заказ” позволяет создавать заказы на поставку товаров.

Прежде чем создавать на основе шаблона свой собственный документ, следует заполнить лист “Общие сведения” сведениями о компании, вашей семье или другими данными, которые будут использованы в документе. При создании нового документа на основе шаблона эти общие сведения автоматически появятся на каждом листе.

Изменение шаблона

Работа с базами данных, связанных с шаблонами

Нумерация счетов, заказов и других документов

Чтобы создать заказ

1	Заполните сведения о поставщике, заказываемых товарах или услугах, условиях поставки и платежа.

2	Чтобы создать запись в базе данных, сохраните документ или нажмите кнопку “База данных” на панели инструментов.

Замечание   В Microsoft Excel должен быть загружен мастер шаблонов.

Более подробные сведения о заполнении заказа приведены в примечаниях шаблона. Сведения о кнопках панели инструментов приведены в справочной системе, раздел Панель инструментов шаблонов.


Авансовый отчет

Данный шаблон лицензирован компании Microsoft фирмой Village Software®.

Шаблон “Авансовый отчет” позволяет создавать авансовый отчет.

Прежде чем создавать на основе шаблона свой собственный документ, следует заполнить лист “Общие сведения” сведениями о компании, вашей семье или другими данными, которые будут использованы в документе. При создании нового документа на основе шаблона эти общие сведения автоматически появятся на каждом листе.

Изменение шаблона

Работа с базами данных, связанных с шаблонами

Использование общей книги

Нумерация счетов, заказов и других документов

Чтобы создать авансовый отчет

1	Заполните сведения о сотруднике.

2	Введите затраты, понесенные за отчетный период.

3	Введите сумму аванса, выданного на руки.

4	Чтобы создать запись в базе данных, сохраните документ или нажмите кнопку “База данных” на панели инструментов.

Замечание   В Microsoft Excel должен быть загружен мастер шаблонов.

Более подробные сведения о заполнении авансового отчета приведены в примечаниях шаблона. Сведения о кнопках панели инструментов приведены в справочной системе, раздел Панель инструментов шаблонов.


Табель

Данный шаблон лицензирован компании Microsoft фирмой Village Software®.

Табель позволяет отслеживать потраченное на проведение работ время в течение определенного периода времени.

Прежде чем создавать на основе шаблона свой собственный документ, следует заполнить лист “Общие сведения” сведениями о компании, вашей семье или другими данными, которые будут использованы в документе. При создании нового документа на основе шаблона эти общие сведения автоматически появятся на каждом листе.

Изменение шаблона

Работа с базами данных, связанных с шаблонами

Использование общей книги

Нумерация счетов, заказов и других документов

Чтобы заполнить табель

1	Заполните сведения о сотруднике.

2	Заполните количество часов, потраченное на выполнение работы.

Потраченные часы автоматически вносятся в суммарный лист.

3	Чтобы создать запись в базе данных, сохраните документ или нажмите кнопку “База данных” на панели инструментов.

Замечание   В Microsoft Excel должен быть загружен мастер шаблонов.

Более подробные сведения о заполнении табеля приведены в примечаниях шаблона. Сведения о кнопках панели инструментов приведены в справочной системе, раздел Панель инструментов шаблонов.


Финансовый анализ

Данный шаблон лицензирован компании Microsoft фирмой Village Software®.

Шаблон финансового анализа позволяет осуществлять финансовый анализ текущего состояния дел и проводить простые расчеты.

Прежде чем создавать на основе шаблона свой собственный документ, следует заполнить лист “Общие сведения” сведениями о компании, вашей семье или другими данными, которые будут использованы в документе. При создании нового документа на основе шаблона эти общие сведения автоматически появятся на каждом листе.

Финансовый анализ использует две модели уплаты налогов, в зависимости от типа компании, “S” или “С”. Более подробные сведения об изменении сведений о компании приведены в разделе Изменение шаблона.

Замечание   Документы форм в данном шаблоне являются примерами. Использование этих документов в работе рекомендуется только после проверки их на соответствие действующим в конкретной компании и стране нормам. Соответствие этих документов общим требованиям к бухгалтерским и финансовым документам не гарантируется. Прежде чем использовать эти документы в реальной работе, следует проконсультироваться с юристом, экономистом или бухгалтером. Microsoft и авторизованные поставщики программных продуктов Microsoft не несут ответственности за любые последствия использования этих документов.

Чтобы создать набор документов финансового анализа

1	На листе “Основные данные” введите количество дней, имеющееся в основных параметрах в каждом расчетном периоде, приблизительную структуру затрат и общие финансовые данные.

Чтобы увидеть влияние вводимых данных на финансовые параметры, нажмите кнопку “Изменить диаграмму” на листе “Диаграмма”. Изменяя положение точек данных на диаграмме, можно увидеть изменение данных в таблице.

2	На листе “Поступления” введите следующие данные:

•	Планируемый объем продаж в каждом квартале

•	Примерные затраты по каждой из статей:

Прямые затраты
Продажа основных средств
Другое
Подоходный налог
Дивиденды
Себестоимость
Другие затраты

•	Подробные сведения о складе и прочие сведения, включая амортизацию оборудования и снижение стоимости.

1	На листе “Баланс” введите прогноз на каждый квартал. Включите активы и обязательства, а также сведения по следующим статьям:

Текущие активы
Основные средства
Нематериальные активы
Другие активы
Срочные обязательства
Долгосрочные обязательства
Собственность владельцев

2	Введите остальные параметры.

Замечание   Данные следует вводить последовательно, сверху вниз. Неверный ввод может привести к ошибкам при подсчете.

3	Чтобы проверить остаток на счете, перейдите на последнюю строку листа “Баланс”.

•	Если расхождение по балансу отрицательное, это означает, что вы тратите больше денег чем зарабатываете и следует либо увеличить заемные средства, либо снизить расходы.

•	Если баланс положительный, то вы, возможно, решите произвести дополнительные выплаты кредиторам или выплатить дивиденды.

Более подробные сведения о заполнении полей шаблона приведены в примечаниях шаблона. Сведения о кнопках панели инструментов приведены в справочной системе, раздел Панель инструментов шаблонов.


Личный бюджет

Данный шаблон лицензирован компании Microsoft фирмой Village Software®.

Этот шаблон поможет вам при работе с личными финансами.

Прежде чем создавать на основе шаблона свой собственный документ, следует заполнить лист “Общие сведения” сведениями о компании, вашей семье или другими данными, которые будут использованы в документе. При создании нового документа на основе шаблона эти общие сведения автоматически появятся на каждом листе.

Для получения дополнительных сведений об изменении шаблона, см. раздел изменение шаблона.

Замечание Документы форм в данном шаблоне являются примерами. Использование этих документов в работе рекомендуется только после проверки их на соответствие действующим в конкретной компании и стране нормам. Соответствие этих документов общим требованиям к бухгалтерским и финансовым документам не гарантируется. Прежде чем использовать эти документы в реальной работе, следует проконсультироваться с юристом, экономистом или бухгалтером. Microsoft и авторизованные поставщики программных продуктов Microsoft не несут ответственности за любые последствия использования этих документов.

Чтобы создать документ о бюджете

1	На листе “Доходы” введите сведения о ваших доходах.

2	На каждом из листов введите затраты, соответствующие (“Коммунальные услуги”, “Страхование”, “Проживание”, “Развлечения” и пр.) введите затраты по каждой из граф.

3	На листе “Общий бюджет” проверьте, покрывают ли доходы расходы. Если нет, возможно, следует снизить расходы.

Более подробные сведения о заполнении сведений о приходе и расходе приведены в примечаниях шаблона. Сведения о кнопках панели инструментов приведены в справочной системе, раздел Панель инструментов шаблонов.


Прейскурант

Данный шаблон лицензирован компании Microsoft фирмой Village Software®.

Шаблон “Прейскурант” поможет легко создать прейскурант.

Прежде чем создавать на основе шаблона свой собственный документ, следует заполнить лист “Общие сведения” сведениями о компании, вашей семье или другими данными, которые будут использованы в документе. При создании нового документа на основе шаблона эти общие сведения автоматически появятся на каждом листе.

Изменение шаблона

Работа с базами данных, связанных с шаблонами

Использование общей книги

Нумерация счетов, заказов и других документов

Чтобы создать прейскурант

1	На листе “Прейскурант” заполните все необходимые сведения. Большинство сведений можно вводить непосредственно в ячейки.

2	Чтобы создать запись в базе данных, сохраните документ или нажмите кнопку “База данных” на панели инструментов.

Замечание   В Microsoft Excel должен быть загружен мастер шаблонов.

Более подробные сведения о заполнении полей прейскуранта приведены в примечаниях шаблона. Сведения о кнопках панели инструментов приведены в справочной системе, раздел Панель инструментов шаблонов.


Наряд

Данный шаблон лицензирован компании Microsoft фирмой Village Software®.

Этот шаблон предназначен для оформления наряда.

Прежде чем создавать на основе шаблона свой собственный документ, следует заполнить лист “Общие сведения” сведениями о компании, вашей семье или другими данными, которые будут использованы в документе. При создании нового документа на основе шаблона эти общие сведения автоматически появятся на каждом листе.

Укажите наименование работ, приоритет и заполните другие сведения.

Изменение шаблона

Работа с базами данных, связанных с шаблонами

Нумерация счетов, заказов и других документов

Чтобы создать наряд

1	Заполните все необходимые сведения.

2	Чтобы создать запись в базе данных, сохраните документ или нажмите кнопку “База данных” на панели инструментов.

Замечание   В Microsoft Excel должен быть загружен мастер шаблонов.

Более подробные сведения о заполнении наряда приведены в примечаниях шаблона. Сведения о кнопках панели инструментов приведены в справочной системе, раздел Панель инструментов шаблонов.