Работа с панелями инструментов

Предполагаемые действия

Общие сведения о панелях инструментов, строках меню и контекстных меню

Отображение или скрытие панели инструментов, строки меню или контекстного меню

Создание специальной панели инструментов для текущей базы данных

Создание панели инструментов для всех баз данных

Перемещение панели инструментов или строки меню

Добавление кнопки на панель инструментов

Удаление кнопки панели инструментов

Перемещение или копирование кнопки панели инструментов

Изменение рисунка или текста на кнопке панели инструментов или команде меню

Восстановление панелей инструментов или строк меню, а также отдельных кнопок, команд или меню

Разрешение вопросов для панелей инструментов, строк меню и контекстных меню

Примечание.   Для получения более конкретных сведений о панелях инструментов щелкните панель инструментов и нажмите кнопку Помощник  [image].


Работа со строками меню и контекстными меню

Предполагаемые действия

Общие сведения о панелях инструментов, строках меню и контекстных меню

Отображение или скрытие панели инструментов, строки меню или контекстного меню

Создание специальной строки меню для текущей базы данных

Создание специального контекстного меню для текущей базы данных

Добавление специального меню в строку меню или на панель инструментов

Перемещение или копирование меню в строку меню или на панель инструментов

Удаление меню из строки меню или с панели инструментов

Перемещение или копирование команды меню

Добавление команды в меню

Удаление команды из меню

Изменение рисунка или текста на кнопке панели инструментов или команде меню

Восстановление панелей инструментов или строк меню, а также отдельных кнопок, команд или меню

Разрешение вопросов для панелей инструментов, строк меню и контекстных меню

Примечание.   Для получения более конкретных сведений о строках меню или контекстных меню выберите меню и нажмите кнопку Помощник  [image].


Создание текста ярлыка для кнопки встроенной панели инструментов или команды меню

Эта операция лишь создаёт текст для клавиши быстрого вызова. Она не даёт возможности присвоить клавише выполнение определённых действий.

1	В меню Вид выберите команду Панель инструментов и подкоманду Настройка.

2	Откройте нужную панель инструментов или строку меню.

Инструкции

3	Открыв диалоговое окно Настройка, щелкните правой кнопкой мыши кнопку встроенной панели инструментов или команду меню, для которой нужно указать текст клавиши быстрого вызова.

4	Выберите команду Свойства в контекстном меню.

5	В поле Текст ярлыка введите название клавиши или сочетания клавиш.  (Свойство Текст ярлыка (ShortcutText) недоступно для специальных кнопок и команд).

Примечания

•	Чтобы присвоить клавишам выполнение определённых действий, необходимо создать макрос AutoKeys. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Для команды меню текст клавиши появляется справа от команды. Для кнопки панели инструментов текст клавиши появляется во всплывающей подсказке, если установлен параметр Включить в подсказки сочетания клавиш на вкладке Параметры (диалоговое окно Настройка). Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку [image].


Создание специальной всплывающей подсказки для кнопки панели инструментов

Всплывающая подсказка появляется при удержании указателя мыши на кнопке или поле со списком на панели инструментов.

1	В меню Вид выберите команду Панель инструментов и подкоманду Настройка.

2	Откройте нужную панель инструментов.

Инструкции

3	Открыв диалоговое окно Настройка, щелкните правой кнопкой мыши кнопку панели инструментов, для которой нужно создать подсказку, а затем выберите команду Свойства в контекстном меню.

4	В поле Всплывающая подсказка введите подсказку, которую нужно отобразить.

Примечания

•	Если пользователь не создаёт специальную всплывающую подсказку, то по умолчанию выводится текст, обозначенный в свойстве Подпись.

•	Если всплывающая подсказка не появляется при удержании указателя мыши на поле списка или кнопке, необходимо убедиться в том, что на вкладке Параметры (диалоговое окно Настройка) выбран параметр Отображать подсказки для кнопок.


Отражение в меню «Панели инструментов» специальных панелей инструментов и строк меню

По умолчанию можно открывать и закрывать специальные панели инструментов и строки меню путем выбора их в подменю, которое открывается при выборе команды Панели инструментов в меню Вид, или в контекстном меню, которое появляется при щелчке правой кнопкой мыши на кнопке панели инструментов или меню. Чтобы пользователь не мог этого сделать, следует удалить названия панелей инструментов или строк меню из этих меню.

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

2	На вкладке Панели инструментов нажмите кнопку Свойства.

3	Выберите в списке название панели инструментов, для которой нужно установить свойства.

4	Установите или снимите флажок Отображение в меню.

Примечания

•	При удалении этого параметра возможность открывать или закрывать панели инструментов или строки меню из диалогового окна Настройка сохраняется. Для получения дополнительных сведений об установлении запрета на доступ пользователей к диалоговому окну Настройка нажмите кнопку [image].

•	При выборе этого параметра также должен быть установлен флажок Отображение/скрытие.


Установка запрета или разрешения на изменение определенных панелей инструментов, строк меню или контекстных меню

Изменение в данном случае означает добавление, перемещение, удаление или установку свойств для кнопок, команд или меню.

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

2	На вкладке Панели инструментов нажмите кнопку Свойства.

3	Выберите в списке название панели инструментов, строки меню или специального контекстного меню, для которых нужно установить свойства.

4	Установите или снимите флажок Настройка.

Примечание.   После установки свойств для всех панелей инструментов, строк меню и контекстных меню можно установить запрет на доступ пользователей к диалоговому окну Настройка и изменение установок. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку [image].


Установка запрета или разрешения на изменение размеров панелей инструментов или строк меню

Размеры перемещаемых панелей инструментов могут быть изменены.

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

2	На вкладке Панели инструментов нажмите кнопку Свойства.

3	Выберите в списке название панели инструментов или строки меню, для которых нужно установить свойства.

4	Установите или снимите флажок Изменение размера.

Примечание.   Эта установка не зависит от параметра Изменение панелей инструментов/меню, установленного в диалоговом окне Параметры запуска (меню Сервис).


Установка запрета или разрешения на передвижение панелей инструментов или строк меню

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

2	На вкладке Панели инструментов нажмите кнопку Свойства.

3	Выберите в списке название панели инструментов или строки меню, для которых нужно установить свойства.

4	Установите или снимите флажок Перемещение.

Примечание.   Эта установка не зависит от параметра Изменение панелей инструментов/меню, установленного в диалоговом окне Параметры запуска (меню Сервис).


Установка запрета или разрешения показа специальных панелей инструментов и строк меню

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов и нажмите кнопку Настройка.

2	На вкладке Панели инструментов нажмите кнопку Свойства.

3	Выберите в списке название панели инструментов или строки меню, для которых нужно установить свойства.

4	Установите или снимите флажок Отображение/скрытие.

Примечания

•	Все встроенные панели инструментов могут быть закрыты автоматически, чтобы запретить работу пользователей с ними. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку [image].

•	При снятии этого флажка необходимо убедиться, что флажок Отображение в меню также снят, так как иначе строка меню или панель инструментов будет отображаться в меню, но выбрать их будет невозможно.


Закрепление панели инструментов или строки меню.

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

2	На вкладке Панели инструментов нажмите кнопку Свойства.

3	Выберите в списке название панели инструментов или строки меню, для которых нужно установить свойства.

4	В поле Закрепление, установите необходимые параметры.

Примечания

•	При любой установке, кроме «Изменения невозможны», должен быть установлен флажок Перемещение.

•	Данная установка не зависит от параметра Изменение панелей инструментов/меню, заданного в диалоговом окне Параметры запуска (меню Сервис).


Создание всплывающих подсказок для кнопок панели инструментов или команд меню

Всплывающие подсказки появляются при выборе команды Что это такое? в меню ? или при нажатии клавиш SHIFT+F1 и последующем выборе кнопки панели инструментов или команды меню.

Создание подсказки

1	При помощи любого (по вашему выбору) текстового редактора или текстового процессора создайте исходный файл в формате .rtf. Для получения дополнительных сведений по созданию исходного файла смотрите файл справки, поставляемый вместе с компилятором справки  (Windows Help Compiler).

2	Скомпилируйте файл справки с помощью Windows Help Compiler.

Примечание.   Пользователю лучше поместить файл справки в одну папку с приложением. Таким образом, каждый узел Интернета, использующий это приложение, сможет использовать одинаковые свойства файла справки, но устанавливать приложение в папку по своему выбору. Если установка пути не была включена в это свойство, поиск файла справки будет производиться в папке, где установлено приложение.

Присвоение подсказки кнопке панели инструментов или команде меню

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

2	Откройте нужную панель инструментов или строку меню.

Инструкции

3	Открыв диалоговое окно Настройка, щелкните правой кнопкой мыши команду меню или кнопку панели инструментов, которой нужно присвоить подсказку, и затем выберите команду Свойства в контекстном меню.

4	В поле Файл справки укажите путь и имя для скомпилированного файла справки.

5	В поле Идентификатор справки введите номер темы (кроме 0).

Примечания

•	Значения, установленные для свойства Идентификатор справки должны соответствовать свойству контекстных строк в справочной системе. Для получения дополнительных сведений смотрите файл справки, поставляемый вместе с Windows Help Compiler.

•	Подсказки «Что это такое?» не могут быть выведены на экран помощником.

•	Windows Help Compiler включён в Microsoft Office 97, издание для разработчиков; Microsoft Visual Basic для приложений; Microsoft Visual C++ и в Microsoft Windows Software Development Kit (SDK). Также можно заказать Help Authoring Kit. Для получения дополнительных сведений о компонентах, включённых в Microsoft Office 97, издание для разработчиков, нажмите кнопку [image].


Восстановление исходных установок для встроенной панели инструментов или строки меню

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

2	На вкладке Панели инструментов нажмите кнопку Свойства.

3	Выберите в списке название панели инструментов или строки меню, для которой нужно восстановить исходные установки.

4	Нажмите кнопку Сброс.

Кнопка Сброс будет недоступна до тех пор, пока Microsoft Access не определит, что выбранная встроенная панель инструментов или строка меню была изменена.


Назначение клавиши быстрого вызова для меню или команды

Для перемещения фокуса на меню или команду используются как мышь, так и клавиши быстрого вызова. Например, для перемещения фокуса на меню Сервис следует нажать клавиши ALT+С, а затем клавишу Е, чтобы выбрать команду Автозамена.

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

2	Откройте нужную панель инструментов или строку меню.

Инструкции

3	Открыв диалоговое окно Настройка, щелкните правой кнопкой мыши меню или команду, для которой нужно назначить клавишу.

4	В поле Имя введите символ & перед символом, который нужно использовать в качестве клавиши быстрого вызова.

В меню или команде автоматически добавляется знак подчеркивания к символу, определенному как клавиша быстрого вызова.

Примечание.   Нельзя устанавливать одинаковые клавиши доступа для разных команд в одном меню.


Запуск Microsoft Access с параметрами командной строки

При запуске Microsoft Access с параметрами командной строки имеется возможность автоматически открыть базу данных, запустить макрос, указать учетную запись или пароль пользователя и задать другие параметры.

Параметры командной строки Microsoft Access могут быть заданы для команды меню Пуск или для ярлыка. Если задать параметры командной строки для команды меню Пуск Windows, то Microsoft Access будет всегда запускаться с этими параметрами. Если требуется задавать параметры для разных режимов запуска Microsoft Access, следует создать ярлыки и поместить их на рабочий стол или в папку или добавить их в меню Пуск. Для получения дополнительных сведений выполните поиск разделов справочной системы по ключевому слову «ярлыки».

Предполагаемые действия

Задание параметров командной строки Microsoft Access в меню Пуск

Задание параметров командной строки для ярлыка


Запуск Microsoft Access с параметрами командной строки из меню «Пуск»

1	Нажмите кнопку Пуск в Windows, выберите команду Настройка и подкоманду Панель задач.

2	Выберите вкладку Настройка меню и нажмите кнопку Дополнительно.

3	Двойным нажатием кнопки мыши откройте папку «Программы».

4	Откройте папку «Microsoft Office» (или другую папку, в которую помещен Microsoft Access). Если в меню Пуск отсутствует папка с Microsoft Access, то этот шаг можно пропустить.

5	Нажатием правой кнопки мыши откройте контекстное меню ярлыка программы Microsoft Access, выберите команду Свойства и вкладку Ярлык.

6	Введите в поле Файл требуемые параметры командной строки в конце командной строки Microsoft Access.

Например, следующая командная строка запускает Microsoft Access и открывает учебную базу данных «Борей» с монопольным доступом.

"C:\Program Files\Microsoft Office\Office\MSAccess.exe" "C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Samples\Борей.mdb" /excl

Для отображения списка параметров командной строки нажмите кнопку  [image].


Запуск Microsoft Access с параметрами командной строки с помощью ярлыка

1	Откройте папку, в которой установлен Microsoft Access (обычно эта папка называется «MSOffice» и находится на диске C).

2	Откройте контекстное меню значка программы «Microsoft Access» нажатием правой кнопки мыши и выберите команду Создать ярлык.

3	Откройте контекстное меню только что созданного ярлыка нажатием правой кнопки мыши, выберите команду Свойства и вкладку Ярлык.

4	Введите в поле Файл требуемые параметры командной строки в конце командной строки Microsoft Access.

Например, следующая командная строка запускает Microsoft Access и открывает учебную базу данных «Борей» с монопольным доступом.

"C:\Program Files\Microsoft Office\Office\MSAccess.exe" "C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Samples\Борей.mdb" /excl

Для отображения списка параметров командной строки нажмите кнопку  [image].

Примечание.   После создания ярлыка имеется возможность поместить его на рабочий стол или в папку, а также добавить команду в меню Пуск. Для получения дополнительных сведений выполните поиск разделов справочной системы по ключевому слову «ярлыки».

Нетрудно также создать ярлык для прямого открытия любого объекта базы данных Microsoft Access с рабочего стола Windows.

Для получения дополнительных сведений о создании ярлыков для объектов базы данных нажмите кнопку  [image].


Параметры командной строки

Следующая таблица содержит список параметров командной строки Microsoft Access.

Параметр	Результат
базаДанных	Открытие файла указанной базы данных. При необходимости, укажите путь к этому файлу.
/Excl	Открытие указанной базы данных с монопольным доступом. Чтобы открыть базу данных для общего доступа в многопользовательской среде, опустите данный параметр.
/Ro	Открытие указанной базы данных с доступом только для чтения.
/User имяПользователя	Запуск Microsoft Access с указанным именем пользователя.
/Pwd пароль	Запуск Microsoft Access с указанным паролем.
/Profile конфигурация	Запуск Microsoft Access с параметрами указанной конфигурации пользователя, вместо стандартных параметров реестра Windows, записанных при установке Microsoft Access. Данный параметр заменяет параметр /ini, использовавшийся в предыдущих версиях Microsoft Access для указания файла инициализации. Однако параметр /ini будет по-прежнему работать для пользовательских файлов .INI из предыдущих версий Microsoft Access. В комплекте Microsoft Access Developer’s Toolkit содержатся средства создания конфигурации пользователя и их описание. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку [image].
/Compact результирующийФайл	Сжатие базы данных, указанной перед параметром /Compact и закрытие Microsoft Access. Если опустить имя результирующего файла базы данных после параметра /Compact, база данных после сжатия записывается в файл с тем же именем. Для сохранения сжатого файла под другим именем необходимо указать имя результирующего файла.
/Repair	Восстановление указанной базы данных и закрытие Microsoft Access.
/Convert результирующийФайл	Преобразование базы данных предыдущей версии в формат базы данных Microsoft Access 97 под новым именем и закрытие Microsoft Access. Исходная база данных задается перед параметром /Convert.
/X макрос	Запуск Microsoft Access с одновременным запуском указанного макроса. Другой способ запуска макроса при открытии базы данных заключается в использовании макроса AutoExec.
/Cmd	Задание в командной строке значения, возвращаемого функцией Command. Этот параметр должен быть последним параметром командной строки. Вместо параметра /Cmd допускается использование точки с запятой (;). Для получения дополнительных сведений о функции Command нажмите кнопку  [image].
/Nostartup	Запуск Microsoft Access без вывода стартового диалогового окна (второго диалогового окна, которое видит пользователь при запуске Microsoft Access).
/Wrkgrp  файлРабочейГруппы	Запуск Microsoft Access с использованием указанного файла рабочей группы.
Примечания

•	Для того чтобы запустить процедуру VBA при открытии базы данных следует использовать макрокоманду ЗапускПрограммы (RunCode) в макросе, запускаемом с командной строки, или в макросе AutoExec. Другой метод запуска процедуры VBA при открытии базы данных заключается в создании формы, в которой процедура VBA связывается с событием Открытие (Open). Такую форму следует указать в качестве формы, запускаемой при запуске Access. Для этого откройте контекстное меню окна базы данных нажатием правой кнопки мыши и выберите команду Параметры запуска, а затем введите имя формы в поле Форма.

•	Для указания символа косой черты (/) или точки с запятой (;) в командной строке следует ввести эти символы дважды. Например, для задания в командной строке пароля ;mjs/md введите  ;;mjs//md после параметра /Pwd.


Подключение к рабочей группе Microsoft Access

Диалоговое окно Вход выводится на экран только в том случае, если для рабочей группы Microsoft Access была активизирована процедура подключения. В этом окне необходимо ввести допустимое имя учетной записи пользователя. Необходимо также ввести пароль, если он был заведен для учетной записи. Следует помнить, что пароли определяются с учетом регистра.

1	При необходимости перейдите с помощью администратора рабочих групп Microsoft Access в рабочую группу, которая содержит нужную учетную запись пользователя.

 Инструкции

2	Запустите Microsoft Access. Если активизирована процедура подключения, то выводится диалоговое окно Вход.

3	Введите в поле Имя имя учетной записи пользователя. Учетное имя вводится без учета регистра символов.

4	Если был определен пароль, введите его в поле Пароль; в противном случае оставьте это поле пустым.

Для получения дополнительных сведений об активизации процедуры подключения нажмите кнопку  [image].

Для получения дополнительных сведений о добавлении пароля учетной записи, нажмите кнопку  [image].


Выход из Microsoft Access

•	Выберите команду Выход в меню Файл.

При выходе из Microsoft Access изменения данных сохраняются автоматически. Однако при изменении структуры объекта базы данных в Microsoft Access выводится приглашение подтвердить сохранения этих изменений перед завершением работы.

Предупреждение.   При аварийном выходе из Microsoft Access, например, из-за отключения питания или неисправности оборудования, база данных может оказаться поврежденной. При первой же возможности завершите Microsoft Access, как описано в данном разделе.


Восстановление поврежденной базы данных

В большинстве случаев Microsoft Access определяет, что база данных повреждена, при попытке открыть, сжать, зашифровать или дешифровать ее, и предоставляет пользователю возможность восстановить базу данных. Но в некоторых ситуациях не удается определить, что база данных повреждена. Если база данных ведет себя непредсказуемым образом, выполните следующие действия.

Восстановление открытой базы данных

•	Выберите в меню Сервис команду Служебные программы и подкоманду Восстановить базу данных.

Восстановление базы данных, которая не открыта в Microsoft Access

1	Закройте активную базу данных.

2	Выберите в меню Сервис команду Служебные программы и подкоманду Восстановить базу данных.

3	Укажите имя и каталог восстанавливаемой базы данных и нажмите кнопку Восстановить.


Создание резервной копии базы данных

1	Закройте базу данных. При работе в сети проверьте, что все пользователи закрыли базу данных.

2	Скопируйте файл базы данных (файл MDB) в резервный каталог с помощью проводника Windows, папки «Мой компьютер», программы архивирования файлов Microsoft Backup, команды MS-DOS copy или других программ архивирования.

Примечания

•	Если при создании резервной копии на гибком диске файл базы данных превышает размер диска, то невозможно использование проводника Windows или папки «Мой компьютер»; необходимо использовать программу Microsoft Backup или другие программы для копирования файла на несколько гибких дисков.

•	Следует также создать резервную копию файла рабочей группы. В Microsoft Access параметры настройки каждого пользователя и сведения о защите учетной записи сохраняются в базе данных рабочей группы. Если этот файл потерян или поврежден, то запуск Microsoft Access станет невозможным, пока этот файл не будет восстановлен или создан заново.

•	Для архивирования отдельных объектов базы данных имеется возможность создать пустую базу данных, а затем импортировать в нее нужные объекты из исходной базы данных.

•	Нельзя использовать инструкцию FileCopy во второй запущенной копии Microsoft Access для архивирования базы данных, открытой в первой копии.


Восстановление базы данных из резервной копии

•	В зависимости от способа, который был использован для создания резервной копии, скопируйте резервный файл в папку базы данных с помощью проводника Windows, папки «Мой компьютер», программы резервирования файлов Microsoft Backup, команды MS-DOS copy или других программ резервирования.

Осторожно!   Если существующий в папке файл базы данных и резервный файл имеют одинаковое имя, то восстановление может привести к замене имеющегося файла базы данных. Если требуется сохранить существующий файл, переименуйте его перед копированием резервного файла.

Для получения дополнительных сведений о переименовании файла базы данных нажмите кнопку  [image].


Сжатие базы данных для дефрагментации файла и освобождения места на диске

После удаления таблиц файл базы данных становится фрагментированным, и место на диске используется нерационально. Сжатие базы данных приводит к созданию ее копии, в которой диск используется более экономно.

Сжатие открытой базы данных

•	В меню Сервис выберите команду Служебные программы и подкоманду Сжать базу данных.

Сжатие базы данных, которая не открыта в Microsoft Access

1	Закройте активную базу данных.

2	В меню Сервис выберите команду Служебные программы и подкоманду Сжать базу данных.

3	В диалоговом окне База данных для сжатия укажите базу данных, которую следует сжать, и нажмите кнопку Сжать.

4	В диалоговом окне Сжатие базы данных под именем укажите имя, диск и папку для сжатой базы данных.

5	Нажмите кнопку Сохранить.

Допускается сжатие файла базы данных в файл с тем же именем, что и имя файла исходной базы данных, или создание файла с новым именем. При указании того же имени, диска и папки и при успешном сжатии базы данных исходный файл автоматически заменяется на сжатый файл.

Примечания

•	Если перед сжатием базы данных из таблицы, содержащей поле счетчика, были удалены последние записи, то после сжатия номер первой пустой записи сбрасывается. Следующая запись получит в поле счетчика номер, на единицу превышающий значение счетчика в последней оставшейся записи.

•	Сжатие базы данных в предыдущих версиях Microsoft Access не приводит к ее преобразованию к формату Microsoft Access 97.


Разрешение вопросов при сжатии баз данных

Сжатие база данных может оказаться невозможным по следующим причинам.

•	На диске не хватает места для исходной и сжатой версий базы данных. Удалите ненужные файлы и повторите операцию.

•	У пользователя отсутствуют разрешения на изменение макета или разрешения администратора на все таблицы этой базы данных. Если вы не являетесь владельцем этой базы данных, обратитесь к ее владельцу, чтобы выяснить, как получить любые из упомянутых разрешений на все таблицы этой базы данных. Если вы являетесь владельцем этой базы данных, обновите разрешений доступа ко всем таблицам. Для получения дополнительных сведений о присвоении разрешений нажмите кнопку  [image].

•	Если имя объекта базы данных версии 1.x включает символ обратных одинарных кавычек (`), то сжатие такой базы данных становится невозможным. Переименуйте объект в Microsoft Access версии 1.x, а затем измените все ссылки на него в запросах, формах, отчетах, макросах и программах.


Создание базы данных

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях у вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.

Предполагаемые действия

Создание базы данных с помощью мастера

Создание базы данных без помощи мастера

Дополнительные сведения о базах данных

Проектирование баз данных


Создание базы данных с помощью мастера

1	При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр Запуск мастера, а затем нажмите кнопку ОК.

Если база данных уже была открыта или если было закрыто первое диалоговое окно, нажмите кнопку Создать базу данных  [image]  на панели инструментов.

2	Установите указатель на нужный значок шаблона базы данных и дважды нажмите кнопку мыши.

3	Укажите имя и каталог для создаваемой базы данных.

4	Чтобы начать создание новой базы данных, нажмите кнопку OK.


Создание базы данных без помощи мастера

1	При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр Новая база данных, а затем нажмите кнопку ОК.

Если база данных уже была открыта или уже закрыто окно запуска, нажмите кнопку Создать базу данных [image]  на панели инструментов и дважды нажмите кнопку мыши, установив указатель на значок новой базы данных.

2	Укажите имя и каталог базы данных и нажмите кнопку ОК.

После создания пустой базы данных необходимо самостоятельно создать объекты этой базы данных.


Создание приложения

После знакомства с Microsoft Access и создания таблиц, запросов, форм, отчетов, специальных панелей команд и пр. следует приступить к разработке макросов и программ на языке Visual Basic для приложений, с помощью которых эти объекты объединяются в единое приложение. Смысл создания замкнутого приложения состоит в разработке средств решения возникающих перед пользователями задач. Таким образом, пользователи смогут сконцентрироваться на конкретной работе и не будут отвлекаться на изучение механизма работы приложения и программ, обеспечивающих его работу. Подробное описание способов разработки приложений содержится в книге Разработка приложений для Microsoft Access 97. По некоторым темам справку можно получить через помощника.

Ряд характеристик приложения определяется настройками, задаваемыми в диалоговом окне Параметры запуска в меню Сервис. Например, в этом диалоговом окне определяется форма, выводящаяся на экран при запуске приложения, а также текст строки заголовка приложения. Для получения дополнительных сведений см. главу 1 «Создание приложений» в книге Разработка приложений или нажмите кнопку  [image].

Если планируется передача приложения другим пользователям, разработчик должен предусмотреть систему защиты создаваемых объектов и данных в таблицах от несанкционированного доступа. Для получения дополнительных сведений о системе защиты см. главу 14 «Защита приложений» книги Разработка приложений или нажмите кнопку  [image].

После распространения приложения следует регулярно использовать средства поддержки, встроенные в Microsoft Access, для периодического сжатия и восстановления базы данных. Необходимо сделать эти средства доступными для пользователей приложения на удаленных рабочих станциях. Более подробное описание см. главу 15 «Распространение приложений» в книге Разработка приложений. Для получения дополнительных сведений о сжатии базы данных нажмите кнопку  [image]. Для получения дополнительных сведений о восстановлении базы данных нажмите кнопку  [image].

Примечание.   В дополнение к средствам и справочной информации, доступным для разработчика в Microsoft Access, широкий набор средств Microsoft Office 97, издание для разработчиков входит в состав комплекта разработчика приложений, совместимых с Microsoft Windows и Microsoft Office. Для получения дополнительных сведений о данном комплекте нажмите кнопку  [image].


Установление связи с таблицами из базы данных, защищенной паролем

Для установления связи с таблицей из базы данных Microsoft Access, защищенной паролем, необходимо ввести правильный пароль. Если пароль указан верно, Microsoft Access сохраняет пароль базы данных вместе со сведениями, описывающими связь с таблицей. После установления связи связанная таблица станет доступной для открытия для любого пользователя, который может открыть базу данных, с которой связана таблица. При открытии связанной таблицы Microsoft Access использует сохраненный пароль для открытия исходной базы данных этой таблицы. Если пароль исходной базы данных был изменен, то при следующей попытке открыть связанную таблицу потребуется новый пароль исходной базы данных.

Microsoft Access сохраняет пароль исходной базы данных в незашифрованном виде. Поскольку при этом нарушается защищенность базы данных, не следует ограничиваться одним паролем базы данных для ее защиты. Необходимо, установить защиту на уровне пользователей, с помощью которой контролируются разрешения доступа к конфиденциальным сведениям, содержащимся в базе данных. Для получения дополнительных сведений о защите на уровне пользователей нажмите кнопку  [image].


Изменение настроек драйвера ODBC

1	Запустите редактор реестра.

Инструкции

2	Найдите в реестре раздел \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5\Engines\ODBC и сделайте необходимые изменения.

Для получения дополнительных сведений об именах, типах и стандартных значениях параметров драйверов ODBC нажмите кнопку  [image].

3	Закройте редактор реестра.

4	Перезапустите Microsoft Access для того, чтобы стали использоваться новые параметры.

Внимание!   Изменение настроек в разделе \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.0\Engines\ODBC затрагивает все установленные на компьютере программы, использующие ядро базы данных Microsoft Jet для доступа к базам данных ODBC. Кроме Microsoft Access 97 в число таких программ входят Microsoft Excel 97, Visual Basic 4.0 и более поздние версии, Visual C++ 4.0 и выше и некоторые другие. Для того чтобы внести изменения, которые будут действительны только для Microsoft Access 97, следует перейти к разделу \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines\ODBC, а затем добавить параметры и указать их значения. Если раздел  \ODBC не существует, создайте его и потом добавьте значения.

Примечание.    Для изменения значений в Microsoft Jet только на один раз, не делая постоянных изменений в реестре Windows, можно использовать метод DAO DBEngine.SetOption. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку [image].


Изменение настроек драйвера ядра базы данных Microsoft Jet версии 3.5

1	Запустите редактор реестра.

Инструкции

2	Найдите раздел \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5\Engines\Jet\3.5 и сделайте необходимые изменения.

Для получения дополнительных сведений об именах, типах и стандартных значениях параметров драйвера ядра базы данных Microsoft Jet 3.5 нажмите кнопку  [image].

3	Закройте редактор реестра.

4	Перезапустите Microsoft Access для того, чтобы стали использоваться новые параметры.

Внимание!   Изменение настроек в этом разделе затрагивает все установленные на компьютере программы, использующие ядро базы данных Microsoft Jet для доступа к базам данных Microsoft Access 97. Кроме Microsoft Access в число таких программ входят Microsoft Excel 97, Visual Basic 4.0 и выше, Visual C++ 4.0 и выше, а также некоторые другие. Для того чтобы внести изменения, которые будут действительны только для Microsoft Access, следует перейти к разделу \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines\Jet\3.5 и сделать там необходимые изменения. Если раздел \Jet 3.5 не существует, создайте его и затем добавьте значения.

Примечание.    Для изменения значений в Microsoft Jet только на один раз, не делая постоянных изменений в реестре Windows, можно использовать метод DAO DBEngine.SetOption. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Изменение настроек драйвера ядра базы данных Microsoft Jet версии 2.x

1	Запустите редактор реестра.

Инструкции

2	Перейдите к разделу \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5\Engines\Jet 2.x и сделайте необходимые изменения.

Для получения дополнительных сведений об именах, типах и стандартных значениях параметров драйвера ядра базы данных Microsoft Jet 2.x нажмите кнопку  [image].

3	Закройте редактор реестра.

4	Перезапустите Microsoft Access для того, чтобы стали использоваться новые параметры.

Внимание!   Изменение настроек в этом разделе влияет на все установленные на компьютере программы, использующие ядро базы данных Microsoft Jet для доступа к базам данных Microsoft Access 1.x и 2.0. Кроме Microsoft Access 97 в число таких программ входят Microsoft Excel 97, Visual Basic 4.0 и выше, Visual C++ 4.0 и выше, а также некоторые другие. Для того чтобы внести изменения, которые будут действительны только для Microsoft Access, следует перейти к разделу \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines\Jet 2.x и сделать там необходимые изменения. Если раздел \Jet 2.x не существует, создайте его и потом добавьте значения.

Примечание.    Для изменения значений в Microsoft Jet только на один раз, не делая постоянных изменений в реестре Windows, можно использовать метод DAO DBEngine.SetOption. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Изменение начального значения поля счетчика с последовательной нумерацией

В новой таблице, еще не содержащей записей, пользователь имеет возможность изменить начальной значение поля счетчика, у которого в свойстве Новые значения (NewValues) задан тип «Последовательные», на значение, превышающее 1. В таблице, содержащей записи, описанные ниже действия позволяют изменить значение счетчика в следующей новой записи.

1	Создайте временную таблицу, содержащую одно поле типа «Числовой»; задайте для него в свойстве Размер поля (FieldSize) тип «Длинное целое» и присвойте этому полю имя, совпадающее с именем поля счетчика, значение которого требуется изменить.

Инструкции

2	В режиме таблицы введите в числовое поле временной таблицы значение, на 1 меньшее, чем значение, которое требуется задать для поля счетчика. Например, чтобы начать нумерацию счетчика с числа 100, введите в числовое поле значение 99.

3	Создайте и выполните запрос на добавление записей, добавляющий временную таблицу в таблицу, содержащую изменяемое поле счетчика.

Инструкции

Примечание.   Если изменяемая таблица содержит ключ, то перед выполнением запроса на добавление необходимо временно удалить ключ. Кроме того, если в исходной таблице содержатся поля, у которых свойство Обязательное поле (Required) имеет значение «Да», свойство Индексированное поле (Indexed) имеет значение «Да (Совпадения не допускаются)», а также если для поля и/или записи определено свойство Условие на значение (ValidationRule), запрещающее пустые (Null) значения поля, то необходимо также временно отключить эти настройки.

4	Удалите временную таблицу.

5	Удалите запись, добавленную в исходную таблицу с помощью запроса на добавление.

6	Если на шаге 3 были отключены какие-либо настройки, восстановите исходные значения свойств.

При вводе следующей записи в таблицу поле счетчика получит значение, на 1 превышающее значение, введенное из временной таблицы.

Примечание.   Если после изменения начального значения счетчика планируется выполнить сжатие базы данных, то необходимо предварительно ввести в таблицу по крайней мере одну запись. Если этого не сделать, то при сжатии базы данных значение поля счетчика в первой пустой записи будет сброшено до значения, на 1 превышающего максимальное имеющееся значение счетчика. Например, если в таблице нет записей, то при сжатии базы данных поле счетчика в следующей записи получит значение 1; если максимальное значение счетчика в существующих записях равняется 50, то после сжатия поле счетчика в следующей записи получит значение 51.


Повышение быстродействия

Существует ряд действий, зависящих от конфигурации компьютера и рабочей среды, которые позволяют повысить производительность Microsoft Access или конкретной базы данных. Оптимальные настройки для каждой из перечисленных ниже категорий определяются типом компьютера, на котором запускается Microsoft Access.

Начать лучше всего с запуска анализатора быстродействия, который может быть использован как для анализа базы данных в целом, так и для анализа выбранных объектов базы данных. По желанию пользователя анализатор быстродействия автоматически вносит некоторые изменения в базу данных.

Предполагаемые действия

Запуск анализатора быстродействия

Повышение быстродействия Microsoft Access и системы пользователя

Повышение быстродействия для таблиц

Повышение быстродействия для связанных таблиц

Повышение быстродействия для внешней базы данных SQL

Повышение быстродействия при работе в сети

Повышение быстродействия для запросов

Повышение быстродействия для фильтров

Повышение быстродействия при поиске и замене данных

Повышение быстродействия для форм и подчиненных форм

Повышение быстродействия для списка и поля со списком

Повышение быстродействия для отчетов и подчиненных отчетов

Повышение быстродействия путем преобразования базы данных в файл MDE

Повышение быстродействия программ Visual Basic для приложений


Повышение быстродействия внешней базы данных SQL

При подключении к таблице внешней базы данных SQL повысить производительность позволяет использование связанных таблиц вместо прямого их открытия. Прямое открытие таблиц возможно только с помощью программы Visual Basic для приложений. Связывание таблиц является значительно более быстрым, мощным и эффективным средством, чем прямое открытие таблиц.

Советы по повышению быстродействия

•	Загружайте и просматривайте только необходимые данные. Используйте запросы, ограничивающие отбираемый набор записей, и включайте в запрос только необходимые поля. Это снизит объем данных, передаваемых по сети.

•	Не создавайте обновляемые наборы записей, если не планируется обновление данных, не требуется отбирать очень большое количество записей или просматривать изменения, вносимые другими пользователями. Чтобы сделать невозможным обновление результатов через форму, задайте для свойства Тип набора записей (RecordsetType) значение Статический набор. Статические наборы записей быстрее открываются и просматриваются, чем динамические.

•	При отборе большого количества записей динамический набор будет гораздо быстрее и эффективнее статического. Например, для перехода на последнюю запись статического набора необходимо загрузить на компьютер пользователя весь набор записей, а для динамического набора — только последний экран данных. Кроме того, самым быстрым способом добавления новых записей в таблицу, форму или запрос является выбор команды Ввод данных в меню Записи. (Эта команда недоступна, если для свойства Тип набора записей (RecordsetType) задано значение Статический набор.)

•	Используйте временный буфер (кэш-память). Если последние данные, затребованные с сервера, могут понадобиться при дальнейшей работе с приложением, быстрее сразу загрузить большую порцию данных (много строк) и поместить их во временный буфер, чем загружать большое число записей по отдельности. Формы и объекты в режиме таблицы Microsoft Access используют временный буфер автоматически. При отборе данных с помощью объекта Recordset, созданного в Visual Basic, для указания требуемого диапазона в этом объекте используются свойства CacheStart и CacheSize. Для быстрой загрузки с сервера всего диапазона или его части пользуйтесь методом FillCache.

•	Старайтесь не использовать запросы, приводящие к обработке данных на компьютере локального клиента сети. При доступе к внешним данным ядро базы данных Jet обрабатывает данные на локальном уровне только в тех случаях, когда невозможно выполнить их обработку на сервере внешней базы данных. В число операций запросов (определяемых вызывающими их командами SQL), которые выполняются на локальном уровне, входят следующие.

•	Объединение таблиц из различных удаленных источников данных. (Следует отметить, что если в объединение включены локальная таблица или запрос, содержащие несколько записей, и удаленная таблица с большим количеством записей, объединяемые поля которой индексированы, возвращаются только записи, соответствующие локальной таблице или запросу, что значительно повышает быстродействие запроса.)

•	Объединения, основанные на запросе с предикатом DISTINCT или предложением GROUP BY.

•	Внешние объединения, синтаксис которых не поддерживается данным сервером.

•	Предикаты DISTINCT, содержащие операции, которые не могут быть выполнены на удаленном сервере.

•	Оператор LIKE, используемый в текстовых полях и полях MЕМО (может не поддерживаться некоторыми серверами).

•	Аргументы многоуровневой инструкции GROUP BY в отчетах с несколькими уровнями группировки.

•	Аргументы первой инструкции GROUP BY в запросе с предикатом DISTINCT или предложением GROUP BY.

•	Перекрестные запросы, которые включают несколько статистических функций или предложение ORDER BY, определяемое пользователем.

•	Предикаты TOP или TOP PERCENT.

•	Определяемые пользователем функции, операторы, а также функции, не поддерживаемые данным сервером.

•	Сложные комбинации операций INNER JOIN, LEFT JOIN или RIGHT JOIN в подчиненных запросах.

•	Повысьте скорость выполнения на сервере запросов на обновление больших объемов данных из источников данных ODBC, задав для свойства FailOnError значение Да. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Повышение быстродействия Microsoft Access и системы пользователя

Соблюдение следующих правил поможет повысить производительность Microsoft Access.

•	При работе с базами данных, которые не используются другими пользователями, устанавливайте Microsoft Access и все свои базы данных на собственном жестком диске, а не на сетевом сервере.

•	Чтобы быть единственным пользователем своей базы данных, следует установить флажок Монопольно в диалоговом окне Открытие файла базы данных.

•	Чтобы освободить память, закройте не используемые приложения.

•	Увеличьте оперативную память компьютера. Microsoft Access требует как минимум 12 МБайт для работы в Windows 95 и 16 MБайт для работы в Windows NT Workstation, но увеличение оперативной памяти повышает производительность.

•	Не выделяйте часть оперативной памяти под электронный диск.

•	Регулярно удаляйте ненужные файлы, выполняйте сжатие базы данных, а после этого проводите дефрагментацию диска с помощью служебной программы дефрагментации. Для запуска этой программы нажмите кнопку Пуск в Windows, установите указатель на пункт Программы, затем на пункт Стандартные, на пункт Служебные программы и выберите команду Дефрагментация диска (Defrag).

•	В большинстве случаев настройки виртуальной памяти, используемые Windows по умолчанию, оказываются оптимальными. Однако в некоторых случаях для повышения производительности требуются некоторые изменения параметров виртуальной памяти. Если проблемы с быстродействием возникают и после удаления ненужных файлов, изменение стандартных настроек виртуальной памяти может оказаться полезным в следующих случаях:

•	недостаточно места на текущем диске, на котором выделено место под виртуальную память, и имеется свободное место на другом локальном диске;

•	имеется другой локальный диск, более быстрый чем текущий (за исключением случая высокой нагрузки на данный диск).

В этих случаях использование другого локального диска приведет к повышению производительности.

Кроме того, можно повысить быстродействие, если выделить для виртуальной памяти объем, равный по меньшей мере 25 МБайт за вычетом текущего объема ОЗУ. Например, если компьютер имеет 12 МБайт оперативной памяти, то под виртуальную память следует выделить не менее 13 МБайт. Если на компьютере выполняется несколько больших приложений, следует выделить еще больший объем виртуальной памяти.

Для изменения параметров виртуальной памяти Windows дважды щелкните мышью значок «Система» на панели управления Windows, выберите вкладку Быстродействие, нажмите кнопку Виртуальная память и выберите параметр Параметры виртуальной памяти устанавливаются вручную. После этого укажите другой жесткий диск, или введите в поле Минимум значение, не меньшее чем 25 минус объем ОЗУ.

•	Замените рисунок или фоновый узор, выбранный для рабочего стола Windows, на однородный экран.

•	При использовании заставки как энергосберегающей функции монитора используйте пустой экран или не используйте заставку вообще.

•	Не используйте программы для сжатия диска или переместите базы данных на несжатый диск.

Дополнительные сведения по повышению быстродействия базы данных содержатся в главе 13 «Оптимизация приложений» книги Разработка приложений для Microsoft Access 97.


Повышение производительности базы данных с помощью анализатора быстродействия

1	Откройте базу данных, быстродействие которой необходимо повысить.

2	Выберите в меню Сервис команду Анализ и подкоманду Анализ быстродействия.

3	Выберите вкладку, на которой находится объект базы данных, который требуется оптимизировать. Выберите вкладку Все для просмотра списка всех объектов базы данных.

4	Выберите имена оптимизируемых объектов базы данных. Для выбора всех объектов данного типа нажмите кнопку Выбрать все.

5	Повторите шаги 3 и 4 для выбора всех объектов, которые требуется оптимизировать, и нажмите кнопку OK.

Выводится список трех типов предложений по оптимизации: «Рекомендация», «Предложение» и «Идея». При выборе элемента в списке Результаты анализа описание предлагаемых действий выводится в поле Примечания, расположенным под списком. Действия по оптимизации связаны с определенными компромиссами, о которых следует знать, прежде чем приступать к их реализации. Для того чтобы получить необходимые сведения, выберите в списке элемент «Предложения» и просмотрите содержимое поля Примечания. Действия, предлагаемые при выборе элементов «Рекомендация» и «Предложение», Microsoft Access выполняет автоматически. Действия, предлагаемые при выборе элемента «Идея», пользователь должен выполнить самостоятельно.

6	Выберите конкретные рекомендации, предлагаемые при выборе элементов «Рекомендация» или «Предложение», и нажмите кнопку Оптимизировать. Будет выполнена оптимизация, после чего выбранные рекомендации будут отмечены, как исправленные. Таким образом можно выполнить все нужные рекомендации по оптимизации.

Для выполнения всех рекомендаций, предлагаемых при выборе элементов «Рекомендации» или «Предложения», нажмите кнопку Выбрать все, а затем кнопку Оптимизировать.

Для выполнения всех рекомендаций, предлагаемых при выборе элемента «Идея», выберите этот элемент и выполняйте инструкции, выводящиеся в поле Примечания.

Примечание. Анализатор быстродействия не дает советов по повышению производительности Microsoft Access или системы, на которой он выполняется. Для получения дополнительных сведений о приемах повышения производительности, не затрагиваемых анализатором быстродействия, нажмите кнопку  [image].


Нормализация таблицы с помощью мастера по анализу таблиц

Мастер по анализу таблиц позволяет разделить таблицу, содержащую в одном или нескольких полях большое количество повторяющихся данных, на связанные таблицы. Этот способ более эффективного сохранения данных называют нормализацией таблиц.

1	В меню Сервис выберите команду Анализ и подкоманду Таблица.

2	Следуйте инструкциям мастера по анализу таблиц.

При использовании мастера пользователь имеет возможность самостоятельно определить создаваемые таблицы или позволить мастеру провести нормализацию таблиц. В первых двух диалоговых окнах объясняется, что такое нормализация и в каких случаях она оказывается полезной. В последнем диалоговом окне пользователь имеет возможность создать запрос, позволяющий в режиме таблицы вывести данные из разделенных таблиц.


Определение в базе данных связей между таблицами

После создания различных таблиц, содержащих данные, относящиеся к различным аспектам базы данных, разработчик должен продумать, каким образом Microsoft Access будет объединять эти данные при их извлечении из базы данных. Первым шагом при этом является определение связей между таблицами. После этого становится возможным создание запросов, форм и отчетов, в которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу. Ниже приводится пример многотабличной формы.

Как работает связь между таблицами?

В приведенном примере данные полей в пяти таблицах должны быть определенным образом скоординированы, так как они содержат сведения об одном и том же заказе. Эта координация осуществляется путем установления связей между таблицами. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями разных таблиц, имеющими одинаковые имена. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Например, для сопоставления сведений о сотрудниках и о принятых ими заказах, следует определить связь по полям «КодСотрудника» в двух таблицах.

Отношение «один-ко-многим»

Связь с отношением «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.

Отношение «многие-ко-многим»

При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит из по крайней мере двух полей, которые являются полями внешнего ключа в таблицах A и B. Например, между таблицами «Заказы» и «Товары» имеется отношение «многие-ко-многим», которое определяется путем создания двух связей с отношением «один-ко-многим» для таблицы «Заказано».

Отношение «один-к-одному»

При отношении «один-к-одному» запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением «один-к-одному» используют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. Например, такой тип связей между таблицами подходит для сохранении сведений об участии сотрудников в спортивных мероприятиях.

Определение связей между таблицами

Для того чтобы определить связь между таблицами, следует добавить таблицы в окно Схема данных и перенести с помощью мыши ключевое поле одной таблицы в другую таблицу.

Тип создаваемой связи зависит от полей, для которых определяется связь.

•	Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс.

•	Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

•	Связь с отношением «многие-ко-многим» фактически является двумя связями с отношением «один-ко-многим» через третью таблицу, ключ которой состоит из по крайней мере двух полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах.

Для получения дополнительных сведений о способах определения связей между таблицами нажмите кнопку  [image].

Примечание.   Если перенести с помощью мыши поле, не являющееся ключевым или не имеющее уникального индекса, на другое поле, которое также не является ключевым или не имеет уникального индекса, создается неопределенное отношение. В запросах, содержащих таблицы с неопределенным отношением, Microsoft Access по умолчанию создает линию объединения между таблицами, но условия целостности данных при этом не накладываются и нет гарантии уникальности записей в любой из таблиц.


Параметры OLE/DDE

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, а затем — вкладку Другие.

2	В группе Операции DDE установите или снимите нужный флажок.

•	Установленный флажок Пропуск команд DDE задает игнорирование команд DDE из других приложений.

•	Установленный флажок Обновление связей DDE задает обновление связей DDE через промежутки времени, указанные в поле Период обновления.

3	Введите в поле Время ожидания ОLE/DDE величину промежутка времени ожидания в секундах (от 0 до 300) перед повторением неудачной попытки выполнить операцию OLE или DDE.

Нажмите кнопку Применить для немедленного ввода в действие заданных параметров без закрытия диалогового окна или кнопку OK для ввода в параметров действие и закрытия диалогового окна.


Различие между драйверами ODBC и встроенными драйверами доступа к внешним данным

В Microsoft Access поддерживается импорт, экспорт и связывание данных из электронных таблиц, баз данных и текстовых файлов различных форматов. Для этого используются либо встроенные драйверы, либо драйверы ODBC.

Встроенные драйверы

Microsoft Access содержит встроенные драйверы, обеспечивающие импорт, экспорт или связывание данных следующих типов:

•	другие базы данных Microsoft Access,

•	файлы баз данных Microsoft FoxPro версий 2.x и 3.0 (для файлов версии 3.0 поддерживается только импорт),

•	таблицы Paradox версий 3.x, 4.x и 5.0,

•	файлы dBASE III, III+, IV и 5,

•	электронные таблицы Microsoft Excel и Lotus 1-2-3,

•	файлы Microsoft Exchange/Outlook

•	текстовые файлы с фиксированной длиной записей и текстовые файлы с разделителями,

•	файлы в формате HTML и HTX.

Примечание.   Драйверы для Lotus 1-2-3, Paradox и Microsoft Exchange/Outlook не включены в программу установки, но их можно установить с помощью продукта Office 97 ValuPack. Для получения дополнительных сведений об этом продукте нажмите кнопку  [image].

Встроенные драйверы являются единственными драйверами, которые могут использоваться для импорта, экспорта или связывание таких данных. Эти драйверы являются доступными для использования при выборе в меню Файл команды Сохранить как/Экспорт или команд Импорт или Связь с таблицей в подменю Внешние данные меню Файл. Если драйвер для данных определенного типа установлен, соответствующий тип включается в раскрывающийся список Тип файла в диалоговом окне Сохранение объекта Имя, а также в диалоговых окнах Импорт или Связь. Драйверы для Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft FoxPro, dBASE, HTML и текстовые драйверы устанавливаются автоматически при установке Microsoft Access. При установке Microsoft Access с параметром Обычная другие встроенные драйверы установлены не будут. Для получения дополнительных сведений об установке других встроенных драйверов нажмите кнопку  [image].

Драйверы ODBC

Драйверы ODBC используются для подключения к базам данных SQL на сервере Microsoft SQL Server, а также к данным других программ, для доступа к файлам данных которых требуется 32-разрядный драйвер, поддерживающий протокол ODBC уровня 1. Программа установки устанавливает драйвер ODBC Microsoft SQL Server и некоторые файлы поддержки ODBC (файлы справочной системы и значок «32bit ODBC» для панели управления). После установки драйвера ODBC для сервера Microsoft SQL Server и некоторых файлов поддержки ODBC становится доступным элемент Базы данных ОDBC в раскрывающемся списке Тип файла в диалоговом окне Сохранение объекта Имя, а также в диалоговых окнах Импорт или Связь. Кроме того, значок «32bit ODBC» добавляется на панель управления Windows. Для получения дополнительных сведений об установке и настройке драйверов ODBC нажмите кнопку  [image].

Дополнительные драйверы ODBC с соответствующей документацией, поддерживающие другие форматы данных, могут быть приобретены у независимых поставщиков. За информацией об имеющихся драйверах ODBC для данных конкретного типа следует обращаться к распространителям соответствующих программных продуктов. Microsoft Access требует 32-разрядные драйверы ODBC, совместимые с протоколом ODBC уровня 1.

Примечания

•	Другие программные продукты Microsoft и продукты других поставщиков также могут содержать драйверы ODBC, в том числе драйверы, описанные выше в разделе «Встроенные драйверы». Допускается установка драйверов ODBC от независимых поставщиков. Для того чтобы узнать, были ли эти драйверы проверены в работе с Microsoft Access, следует обратиться к поставщику драйвера.

•	Последние сведения о поддержке и возможностях драйверов ODBC можно получить на узлах сети Web. Выберите в меню ? команду Microsoft на Web и подкоманду Сведения о продукте или Форум разработчиков.


Установка встроенных драйверов базы данных

1	Перезапустите программу установки и нажмите кнопку Добавить/удалить.

Инструкции

2	Выберите параметр Доступ к данным и нажмите кнопку Выбор.

3	Выберите параметр Драйверы баз данных и нажмите кнопку Выбор.

4	Выберите драйверы, которые нужно установить, и дважды нажмите кнопку OK.

5	Нажмите кнопку Продолжить и следуйте инструкциям, выводящимся в диалоговых окнах программы установки.

Примечание.   Драйверы для Lotus 1-2-3, Paradox и Microsoft Exchange/Outlook не включены в программу установки, но их можно установить с помощью пакета Office 97 ValuPack. Для получения сведений об этом продукте нажмите кнопку  [image].


Установка драйверов ODBC

Пользователь имеет возможность установить драйвер для сервера Microsoft SQL Server с помощью программы установки, а затем использовать программу диспетчера ODBC для указания источников данных. Кроме того, диспетчер ODBC позволяет указать источники данных для других установленных драйверов ODBC.

Установка драйвера Microsoft SQL Server вместе с Microsoft Access

При выборочной установке Microsoft Access необходимо установить на рабочую станцию программы поддержки ODBC и драйвер сервера Microsoft SQL Server. Если этого сделано не было или если при установке был выбран параметр Обычная, то необходимо повторно запустить программу установки и выбрать эти компоненты. Для получения дополнительных сведений о повторном запуске программы установки для установки драйверов нажмите кнопку  [image]. Чтобы узнать о специальных требованиях при установке драйвера Microsoft SQL Server и настройке источников данных, нажмите кнопку  [image]. После установки драйвера по-прежнему останется необходимой настройка источников данных. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Установка драйверов ODBC, отличных от драйвера Microsoft SQL Server

Для установки драйверов ODBC, отличных от драйвера Microsoft SQL Server, необходимо приобрести файлы и документацию у поставщика драйвера ODBC, поддерживающего соответствующий формат. Microsoft Access требует 32-разрядные драйверы ODBC, совместимые с протоколом ODBC уровня 1. Каждому драйверу ODBC соответствуют собственные требования по установке и настройке источников данных. За более полным описанием следует обратиться к документации драйвера.


Настройка источников данных ODBC

Если в программе установки был установлен драйвер ODBC сервера Microsoft SQL Server иди другие драйверы ODBC, становится возможным указание новых источников данных или изменение существующих.

1	В Microsoft Windows 95 или Microsoft NT Workstation 4.0 нажмите кнопку Пуск, выберите команду Настройка и подкоманду Панель управления, а затем дважды щелкните значок «32bit ODBC» («ODBC» в Microsoft NT Workstation 4.0).

В Microsoft Windows NT Workstation 3.51 выберите значок «ODBC» на панели управления.

2	Выполните одно из следующих действий:

•	для определения нового источника данных для текущего установленного драйвера нажмите кнопку Add;

•	для изменения описания существующего источника данных выберите имя в списке User Data Sources (Driver) и нажмите кнопку Setup.

3	Закончите действия соответствующих диалоговых окнах. Для получения дополнительных сведений по каждому параметру в каждом диалоговом окне можно нажать кнопку Help.

Примечание. Для получения дополнительных сведений по использованию справки для этих диалоговых окон нажмите кнопку  [image].


Использование файлов справки драйвера SQL Server и диспетчера ODBC

Файл справки драйвера Microsoft SQL Server (Drvssrvr.hlp) содержит подробные сведения об использовании драйвера и настройки источников данных для баз данных SQL Server.

Файл справки диспетчера ODBC (Odbcinst.hlp) содержит сведения о работе с программой диспетчера ODBC, позволяющей добавлять, изменять и удалять драйверы ODBC и источники данных.

Поскольку файлы справочной системы ODBC не входят в справочную систему Microsoft Access и предназначены для использования с различными приложениями Microsoft, при работе с ними необходимо помнить следующее.

•	Файлы справки драйвера Microsoft SQL Server и ODBC устанавливаются на компьютер пользователя только при установке ODBC.

•	Кнопка Назад в окне справочной системы не позволяет вернуться в справочную систему Microsoft Access из этих файлов справки. Необходимо вернуться в Microsoft Access и вызвать справку заново.

Предполагаемые действия

Открытие файла справки драйвера Microsoft SQL Server

Открытие файла справки по драйверам ODBC


Установка и удаление надстроек меню

Для установки или удаления надстроек используется диспетчер надстроек.

1	Выберите в меню Сервис команду Надстройки и подкоманду Диспетчер надстроек.

Появится диалоговое окно Диспетчер надстроек. В списке Доступные надстройки выводятся имена всех доступных программ-надстроек. Рядом с именем установленной надстройки выводится метка. При удалении надстройки метка снимается, но имя остается в списке.

2	Выполните одно из следующих действий:

•	для добавления надстройки в список нажмите кнопку Добавить и укажите имя соответствующего файла;

•	для установки надстройки из имеющегося списка выделите ее имя в списке и нажмите кнопку Установить;

•	для удаления установленной надстройки выделите ее имя в списке и нажмите кнопку Удалить.

3	Закончив, нажмите кнопку Закрыть.

Примечание.   Для изменения надстройки следует предварительно удалить ее и открыть как базу данных.


Создание ярлыка для открытия объекта базы данных из рабочего стола или папки

Пользователь может создать ярлык для открытия объекта базы данных, находящейся либо на его компьютере, либо на файловом сервере сети или в директории для совместного доступа.

Создание ярлыка путем перетаскивания объекта

•	В Microsoft Windows можно быстро создать ярлык, переместив с помощью мыши объект из окна базы данных в рабочий стол или папку. Убедитесь, что место, в которое будет перемещен ярлык отображено на экране. (Если окно Microsoft Access было максимизировано, следует минимизировать его так, чтобы на экране отображался рабочий стол или папка, в которую нужно поместить ярлык.)

Создание ярлыка с помощью команды «Создать ярлык»

1	В окне базы данных выберите вкладку, содержащую объект, для которого нужно создать ярлык.

2	Щелкните правой кнопкой мыши нужный объект и выберите команду Создать ярлык.

3	Чтобы создать ярлык не в рабочем столе, введите новый путь в поле Размещение или нажмите кнопку Обзор, чтобы после выбора нужного места путь был введен автоматически. Например, можно сохранить ярлык в папке «Избранное», где хранятся ярлыки к наиболее часто используемым программам и объектам.

4	При создании ярлыка для объекта базы данных, находящейся в сети, Microsoft Access устанавливает флажок Сетевая база данных и вводит нужный путь в поле Полный сетевой путь. При дальнейшем перемещении базы данных можно самостоятельно ввести сетевой путь в следующем виде:

\\сервер\общая папка\имя файла

После указания сетевого пути можно, например, послать ярлык по электронной почте так, чтобы другие пользователи, имеющие доступ к сети, тоже могли его использовать.

5	Нажмите кнопку OK.

При двойном нажатии кнопки мыши на ярлыке Microsoft Access открывает базу данных, в которой находится вызываемый объект, и отображает его. Чтобы открыть объект в определенном режиме, щелкните ярлык правой кнопкой мыши и выберите нужный режим.

Примечания

•	Если ярлык открывает объект базы данных, перемещенной в другое место, следует удалить его и создать новый.

•	Чтобы удалить ярлык, выберите его и нажмите клавишу DEL. При удалении ярлыка объект, который открывался с его помощью, не удаляется.


Печать таблицы, запроса, формы, отчета или модуля из ярлыка

После создания ярлыка для объекта базы данных этот объект можно распечатать прямо из значка ярлыка.

1	Щелкните ярлык правой кнопкой мыши.

2	Выберите команду Печать.

Совет.   Чтобы быстро распечатать из ярлыка объект в системе Microsoft Windows, необходимо перетащить значок ярлыка на значок принтера в рабочем столе или папке «Принтеры».


Открытие таблицы

1	В окне базы данных выберите вкладку Таблицы.

2	Выберите имя таблицы, которую необходимо открыть.

3	Чтобы открыть таблицу в режиме конструктора, нажмите кнопку Конструктор.

Чтобы открыть таблицу в режиме таблицы, нажмите кнопку Открыть.

Примечания

•	После открытия таблицы можно легко переключаться между этими двумя режимами с помощью кнопки Вид на панели инструментов.

•	Для получения дополнительных сведений о создании ярлыка, открывающего таблицу прямо из рабочего стола или папки, нажмите кнопку  [image].


Просмотр, печать, вывод в заданном формате или сохранение структурных характеристик объекта базы данных

1	В меню Сервис выберите команду Анализ и подкоманду Архивариус.

  Подсказка

2	Выберите вкладку, соответствующую типу объекта базы данных, который необходимо просмотреть или напечатать.

Для отображения полного списка объектов базы данных следует выбрать вкладку Все типы объектов.

3	Выберите объекты, описание которых нужно просмотреть или напечатать.

4	Нажмите кнопку Параметры, чтобы указать элементы объекта, которые нужно напечатать, и нажмите кнопку OK.

5	Нажмите кнопку OK.

6	Теперь можно выполнить одно из следующих действий.

•	Чтобы распечатать описания, нажмите кнопку Печать  [image]  на панели инструментов.

Рекомендуется проверить длину описаний перед печатью, так как некоторые из них, особенно для формы или отчета могут состоять из многих страниц.

•	Чтобы сохранить описания как таблицу, выберите команду Сохранить как таблицу в меню Файл. В Microsoft Access сведения об описаниях сохраняются в таблице «Описание объекта».

•	Для вывода описаний в файл HTML, лист Microsoft Excel, файл RTF или текстовый файл MS-DOS выберите в меню Файл команду Вывести в формате.


Копирование таблицы, запроса, формы, отчета, макроса или модуля

1	В окне базы данных выберите вкладку, содержащую копируемый объект базы данных.

2	Выберите объект и нажмите кнопку Копировать  [image]  на панели инструментов.

3	При копировании объекта в другую базу данных закройте текущую базу и откройте ту, в которую нужно вставить объект.

4	При открытом окне базы данных нажмите кнопку Вставить  [image]  на панели инструментов.

5	Введите нужные сведения в диалоговое окно Вставка и нажмите кнопку OK.

Примечания

•	При копировании таблицы в диалоговом окне Вставка таблицы предлагается выбрать параметры, обеспечивающие либо вставку только структуры таблицы, либо вставку структуры и данных, либо добавление данных в существующую таблицу.

•	При копировании объекта копируются все соответствующие ему свойства.

•	Скопировать таблицу, запрос или отчет можно, переместив их с помощью мыши из окна базы данных в другое приложение Microsoft. Стандартные модули также можно перемещать из Microsoft Access в Microsoft Excel и наоборот.

•	Если открыть вторую базу данных во второй копии Microsoft Access, в нее можно скопировать таблицу, запрос, форму, отчет, макрос или модуль, переместив их из окна одной базы данных Microsoft Access в окно другой (открытой в другой копии).

•	При возникновении проблем с копированием данных таблицы нажмите кнопку  [image]. Большое количество записей рекомендуется копировать с помощью запроса на добавление. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку


Копирование или перемещение поля, элемента управления, текста, макрокоманды или другого элемента

1	Выберите элементы, которые необходимо скопировать или переместить.

2	Для копирования нажмите кнопку Копировать  [image]  на панели инструментов.

Для перемещения нажмите кнопку Вырезать  [image]  на панели инструментов.

3	Выберите место, куда следует поместить элемент.

4	Нажмите кнопку Вставить  [image]  на панели инструментов.

Примечания

•	При копировании поля, элемента управления или макрокоманды копируются все соответствующие им свойства, элементы управления или аргументы макрокоманд. Например, при копировании элемента управления «Поле» копируется и его надпись. При копировании макрокоманды путем выбора области выделения строки, также копируются ее аргументы, макросы и условные выражения.

•	Процедуры обработки событий не копируются автоматически вместе с элементом управления.


Переименование базы данных

1	Закройте базу данных. Если база данных предназначена для совместного доступа подтвердите, что у всех пользователей она также закрыта.

2	Найдите файл этой базы данных в окне «Мой компьютер» или в проводнике Windows.

3	Нажмите кнопку мыши на имени файла (не на его значке), а затем снова нажмите кнопку мыши, чтобы изменить имя файла.

4	Введите новое имя. Вводить расширение .mdb нужно только в том случае, если система Windows настроена так, что файлы выводятся с расширениями MS-DOS. Нажмите клавишу ENTER.

Имя файла не должно превышать 255 символов, включая пробелы.

Примечание.   При переименовании базы данных скомпилированные программы в базе данных будут декомпилированы. Чтобы снова откомпилировать программы и сохранить все модули в скомпилированными, нужно открыть базу данных, открыть модуль в режиме конструктора и выбрать команду Компилировать все модули в меню Отладка. Затем нужно выбрать команду Компилировать и сохранить все модули в том же меню.


Переименование базы данных в системе Microsoft Windows NT Workstation 3.51

1	Закройте базу данных. Если база данных предназначена для совместного доступа проверьте, что у всех пользователей она также закрыта.

2	Для переименования файла .mdb используйте диспетчер файлов или команду MS-DOS rename. Новое имя файла не должно превышать 255 символов, включая пробелы. Не забудьте включить в название файла расширение .mdb.


Копирование и перемещение базы данных

1	Закройте базу данных. Если база данных предназначена для совместного доступа подтвердите, что у всех пользователей она также закрыта.

2	Выберите файл этой базы данных в окне «Мой компьютер» или в проводнике Windows.

Чтобы выбрать для копирования или перемещения несколько файлов, делайте это, удерживая клавишу CTRL.

3	Для копирования файла выберите команду Копировать в меню Правка.

Для перемещения файла выберите команду Вырезать в меню Правка.

4	Откройте папку или диск, на котором нужно разместить файл.

5	В меню Правка выберите команду Вставить.

Чтобы отменить вставку, выберите в меню Правка команду Отменить вставку из буфера или Отменить перемещение.

Совет.   Если на экране отображено место, в которое необходимо поместить файл, можно быстро переместить его туда с помощью мыши или скопировать, удерживая при перетаскивании клавишу CTRL.


Копирование или перемещение базы данных в системе Microsoft Windows NT Workstation 3.51

1	Закройте базу данных. Если база данных предназначена для совместного доступа проверьте, что у всех пользователей она также закрыта.

2	Для копирования или перемещения файла .mdb используйте команду MS-DOS copy.


Удаление базы данных

1	Закройте базу данных. Если база данных предназначена для совместного доступа подтвердите, что у всех пользователей она также закрыта.

2	Выберите файл этой базы данных в окне «Мой компьютер» или в проводнике Windows.

3	Нажмите клавишу DEL.

Примечание.   Чтобы вернуть файл обратно, откройте папку «Корзина». Удаленные файлы хранятся там до тех пор, пока корзина не будет очищена.


Удаление базы данных в системе Microsoft Windows NT Workstation 3.51

1	Закройте базу данных. Если база данных предназначена для совместного доступа подтвердите, что у всех пользователей она также закрыта.

2	Для удаления файла .mdb используйте диспетчер файлов или команду MS-DOS del.


Удаление таблицы, запроса, формы, отчета, макроса или модуля

1	В окне базы данных выберите вкладку, содержащую объект базы данных, который нужно удалить.

2	Выберите объект и нажмите клавишу DEL.

Чтобы отменить удаление нажмите кнопку Отменить  [image]  на панели инструментов.


Сохранение таблицы, запроса, формы, отчета, макроса или модуля

•	Нажмите кнопку Сохранить  [image]  на панели инструментов.

При первом сохранении объекта базы данных введите его имя в соответствии с соглашением об именах объектов Microsoft Access в диалоговое окно Сохранение и нажмите кнопку OK.

Примечание.   Не обязательно сохранять новые данные в записях. Microsoft Access автоматически сохраняет запись при выполнении следующих действий: перемещение фокуса ввода на другую запись; закрытие активной формы, объекта в режиме таблицы или базы данных; выход из Microsoft Access.


Сохранение копии объекта базы данных с новым именем или в другом файле

1	Если объект базы данных открыт и выделен, выберите команду Сохранить как/Экспорт в меню Файл.

Если объект закрыт, выберите вкладку в окне базы данных, содержащую этот объект, выберите объект, а затем команду Сохранить как/Экспорт в меню Файл.

2	Чтобы сохранить объект в текущей базе данных, выберите параметр В текущей базе данных в диалоговом окне Сохранение объекта, введите имя объекта в соответствии с соглашением об именах объектов Microsoft Access и нажмите кнопку OK.

Чтобы сохранить объект во внешнем файле или базе данных, выберите параметр Во внешнем файле или базе данных. Microsoft Access экспортирует объект или преобразует его данные в другой формат, в зависимости от параметров выбранных в соответствующих диалоговых окнах. Для получения дополнительных сведений об экспорте объектов и данных нажмите кнопку  [image].

Совет.   Чтобы было легче настроить существующий объект базы данных, сохраните его копию с другим именем и внесите туда необходимые изменения.


Переименование таблицы, запроса, формы, отчета, макроса или модуля

1	Убедитесь, что объект базы данных, который нужно переименовать, закрыт.

2	В окне базы данных выберите вкладку, содержащую нужный объект.

3	Нажмите кнопку мыши на имени объекта (не на его значке), а затем снова нажмите кнопку мыши, чтобы изменить имя.

4	Введите новое имя объекта в соответствии с соглашением об именах объектов Microsoft Access и нажмите клавишу ENTER.

Важно!   При переименовании объекта базы данных, такого как, например, таблица, необходимо обновить все ссылки на этот объект в других объектах базы данных, таких как формы или отчеты. Например, при создании формы, связанной с таблицей, при переименовании последней, следует изменить имя таблицы в свойстве формы Источник записей (RecordSource).


Игнорирование установленных параметров запуска

Если для определения параметров запуска базы данных или приложения использовалась команда Параметры запуска в меню Сервис или был создан макрос AutoExec, можно обойти (игнорировать) эти параметры для получения полного доступа к базе данных или приложению.

•	При открытии базы данных удерживайте клавишу SHIFT.


Указание характеристик базы данных и соответствующих ключевых слов

1	При открытой базе данных выберите в меню Файл команду Свойства базы данных.

2	Выберите вкладку Документ и введите нужные данные.

Для получения дополнительных сведений по каждому параметру нажмите кнопку с вопросительным знаком  [image]  и выберите нужный параметр.

3	Нажмите кнопку OK.

Примечание.   Для всех элементов, указанных на вкладке Документ, соответствующие свойства определяются автоматически. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Создание специальных свойств базы данных для расположения файла

1	При открытой базе данных выберите в меню Файл команду Свойства базы данных.

2	Выберите вкладку Прочие и введите значения для нового свойства в поля Название, Тип и Значение.

3	Нажмите кнопку Добавить.

4	После добавления нажмите кнопку OK.


Изменение или удаление специальных свойств базы данных

1	При открытой базе данных выберите в меню Файл команду Свойства базы данных.

2	Выберите вкладку Прочие.

3	Выберите имя свойства, которое необходимо изменить или удалить в поле со списком Название в окне Свойства.

4	Для изменения свойства введите необходимые изменения в поля Тип или Значение и нажмите кнопку Изменить.

Для удаления свойства нажмите кнопку Удалить.


Просмотр списка объектов текущей базы данных

1	При открытой базе данных выберите в меню Файл команду Свойства базы данных.

2	Выберите вкладку Содержание.


Просмотр атрибутов файла базы данных

1	При открытой базе данных выберите в меню Файл команду Свойства базы данных.

2	Выберите вкладку Общие.


Удаление поля, элемента управления, текста, макрокоманды или другого элемента

1	Выберите удаляемый элемент.

2	Нажмите клавишу DEL.

Примечание.   Чтобы отменить удаление, нажмите кнопку Отменить  [image]  на панели инструментов.


Печать таблицы, запроса или формы в режиме таблицы

Печать всего объекта в режиме таблицы

1	Отобразите таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.

2	Чтобы изменить перед распечаткой параметры в диалоговом окне Печать, выберите команду Печать в меню Файл и укажите необходимые параметры.

Чтобы сразу распечатать объект, не изменяя параметров печати и не открывая соответствующего диалогового окна, нажмите кнопку Печать  [image]  на панели инструментов.

Печать определенных записей объекта

1	Отобразите таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.

2	Выберите записи, которые необходимо распечатать.

3	В меню Файл выберите команду Печать, а затем выберите параметр Выделенные записи.

Примечания

•	Перед распечаткой объект можно просмотреть в режиме предварительного просмотра. Для этого нажмите кнопку Предварительный просмотр  [image]  на панели инструментов.

•	Для получения сведений о том, как быстро распечатать объект из ярлыка, нажмите кнопку  [image].


Переименование, удаление, копирование или перемещение базы данных

Предполагаемые действия

Переименование базы данных, созданной в Microsoft Windows 95 или Microsoft Windows NT Workstation 4.0

Переименование базы данных, созданной в Microsoft Windows NT Workstation 3.51

Удаление базы данных, созданной в Microsoft Windows 95 или Microsoft Windows NT Workstation 4.0

Удаление базы данных, созданной в Microsoft Windows NT Workstation 3.51

Копирование или перемещение базы данных, созданной в Microsoft Windows 95 или Microsoft Windows NT Workstation 4.0

Копирование или перемещение базы данных, созданной в Microsoft Windows NT Workstation 3.51

Важно!   Если при переименовании, удалении, копировании или перемещении базы данных, другие базы содержат объекты, связанные с ней, следует использовать диспетчер связанных таблиц в этих базах данных для обновления связей. В противном случае при попытке использовать связанные объекты будет выдано сообщение об ошибке. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Управление запуском базы данных или приложения

Пользователь имеет возможность указать, какую форму следует открыть при запуске, разрешается ли изменять панели инструментов, а также являются ли доступными контекстные меню.

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры запуска.

  Подсказка

2	Выберите нужные параметры или введите требуемые значения.

Примечания

•	Для того чтобы получить справку о конкретном элементе диалогового окна, нажмите кнопку со знаком вопроса [image]  в правом верхнем углу диалогового окна, а затем выберите элемент.

•	Для просмотра перечня вопросов, которые следует принимать во внимание при определении параметров в диалоговом окне Параметры запуска, нажмите кнопку [image].

•	Для того чтобы получить дополнительные сведения о создании приложения, нажмите кнопку  [image].


Выбор параметров в диалоговом окне «Параметры запуска»

•	Параметры запуска применяются только к текущей базе данных или к текущему приложению.

•	При выборе параметра в диалоговом окне Параметры запуска автоматически задается значение свойства базы данных, соответствующего этому параметру. Для просмотра списка этих свойств, нажмите кнопку  [image].

•	Свойства, соответствующие параметрам запуска, не заменяют свойств, указанных для специальной панели инструментов, строки меню, контекстного меню, формы или отчета. Например, параметры Строка меню и Контекстное меню, определенные в диалоговом окне Параметры запуска, не заменяют специальную строку или контекстное меню, указанные в соответствующих свойствах формы или отчета, для которых были определены специальные меню. В этих случаях при открытии формы или отчета они будут выводиться с собственными специальными меню, а не с общими специальными меню, указанными в диалоговом окне Параметры запуска.

•	Настройки, задаваемые в диалоговом окне Параметры запуска, могут быть использованы вместо или в дополнение к макросу AutoExec. Макрос AutoExec запускается после вступления этих настроек в действие; поэтому в макрос AutoExec не следует включать макрокоманды, которые могут изменить параметры запуска. Например, если в поле Форма в диалоговом окне Параметры запуска указано имя формы, открываемой при запуске, а в макросе AutoExec вызывается макрокоманда ОткрытьФорму, то сначала будет открыта форма, указанная в диалоговом окне Параметры запуска, а сразу за ней форма, указанная в макрокоманде ОткрытьФорму.

•	Если для базы данных определена защита на уровне пользователя, то разработчик имеет возможность запретить пользователям изменять настройки, заданные в диалоговом окне Параметры запуска. Для этого следует обеспечить невозможность для пользователей получения прав администратора на базу данных. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Для того чтобы обойти настройки параметров запуска, следует открывать базу данных, удерживая нажатой клавишу SHIFT.


Открытие начальной формы при открытии базы данных или приложения

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры запуска.

  Подсказка

2	В поле со списком Форма выберите имя формы в текущей базе данных.

3	Для того чтобы запретить пользователям просмотр или использование окна базы данных, выводящегося позади окна формы, снимите флажок Окно базы данных.

Даже если снять флажок Окно базы данных, то окно базы данных может остаться все еще доступным для пользователя. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Примечания

•	Изменения данных настроек в диалоговом окне Параметры запуска вступают в действие только при следующем открытии базы данных или приложения.

•	В базе данных «Борей» есть начальная форма. Также здесь есть главная кнопочная форма, которая является примером формы, используемой для определения дальнейших действий, выполняемых в базе данных. Для просмотра этих форм откройте базу данных «Борей» в папке «Samples». Начальная форма открывается автоматически при открытии базы данных «Борей», однако, начальная, а также главная кнопочная формы остаются доступными для просмотра и в любое другое время. Для этого следует выбрать вкладку Формы в окне базы данных, выбрать одну из этих форм и нажать кнопку Открыть. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].

•	Для просмотра перечня вопросов, которые следует принимать во внимание при определении параметров запуска в диалоговом окне Параметры запуска, нажмите кнопку  [image].


Указание общей строки меню, выводящейся при открытии базы данных или приложения

Используя собственную общую строку меню, разработчик имеет возможность определить, какие задачи смогут выполнять пользователи базы данных или приложения. При этом допускается как ограничение, так и расширение круга доступных команд. Общая строка меню заменяет встроенную строку меню для всех окон, кроме тех, где добавлена специальная строка меню для формы или отчета.

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры запуска.

  Подсказка

2	В поле со списком Строка меню выберите имя специальной строки меню в текущей базе данных или нажмите кнопку (По умолчанию) для вывода встроенной строки меню.

Примечания

•	Изменения данной настройки в диалоговом окне Параметры запуска вступают в действие только при следующем открытии базы данных или приложения.

•	Даже при указании общей строки меню, встроенная строка меню по-прежнему останется доступной. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Для указания или изменения общей строки меню в Visual Basic для приложений следует задать значение свойства Строка меню (MenuBar) объекта Application. Для получения дополнительных сведений о свойстве Строка меню (MenuBar) нажмите кнопку  [image].

•	Для просмотра перечня вопросов, которые следует принимать во внимание при определении параметров в диалоговом окне Параметры запуска, нажмите кнопку  [image].


Указание общего контекстного меню для базы данных или приложения

Пользователь имеет возможность определить общее контекстное меню, заменяющее встроенные меню объектов в режиме таблицы, форм и элементов управления в формах и отчетах.

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры запуска.

  Подсказка

2	В поле со списком Контекстное меню выберите имя специального контекстного меню в текущей базе данных или выберите элемент «(по умолчанию)» для использования встроенных контекстных меню.

Примечания

•	Изменения данной настройки в диалоговом окне Параметры запуска вступают в действие только при следующем открытии базы данных или приложения.

•	Для того чтобы указать или изменить контекстное меню в Visual Basic для приложений, следует задать значение свойства Контекстное меню объекта Application. Для получения дополнительных сведений о свойстве Контекстное меню нажмите кнопку [image].

•	Для просмотра перечня вопросов, которые следует принимать во внимание при определении параметров в диалоговом окне Параметры запуска, нажмите кнопку  [image].


Вывод на экран или скрытие окна базы данных при открытии базы данных или приложения

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры запуска.

  Подсказка

2	Установите или снимите флажок Окно базы данных.

Примечания

•	Изменения данной настройки в диалоговом окне Параметры запуска вступают в действие только при следующем открытии базы данных или приложения.

•	При отключенном выводе окна базы данных необходимо создать форму, обеспечивающую перемещение пользователя по базе данных или приложению. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку [image].

•	Если снять флажок Окно базы данных, окно базы данных останется доступным для пользователя. Для доступа используются специальные клавиши. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image]. Даже при снятии флажка Окно базы данных и отключении специальных клавиш пользователь имеет возможность доступа к окну базы данных. Это происходит в том случае, когда пользователь пытается несколько раз открыть одну и ту же базу данных из списка последних использованных баз, который находится в меню Файл. Чтобы избежать этого, следует заменить меню Файл на собственное специальное меню.

•	Для просмотра перечня вопросов, которые следует принимать во внимание при определении параметров в диалоговом окне Параметры запуска, нажмите кнопку  [image].


Вывод на экран или скрытие строки состояния при открытии конкретной базы данных или приложения

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры запуска.

  Подсказка

2	Установите или снимите флажок Строка состояния.

Примечания

•	Изменения данной настройки в диалоговом окне Параметры запуска вступают в действие только при следующем открытии базы данных или приложения.

•	Разработчик может указать вывод или скрытие строки состояния во всех базах данных Microsoft Access по умолчанию. Для этого следует выбрать в меню Сервис команду Параметры, затем выбрать вкладку Вид и установить или снять флажок Строка состояния. В текущей базе данных строка состояния выводиться не будет при снятии любого из двух флажков, либо флажка Строка состояния в диалоговом окне Параметры, либо флажка Строка состояния в диалоговом окне Параметры запуска.

•	Для просмотра перечня вопросов, которые следует принимать во внимание при определении параметров в диалоговом окне Параметры запуска, нажмите кнопку  [image].


Запрет или разрешение доступа к встроенным панелям инструментов в базе данных или приложении

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры запуска.

  Подсказка

2	Установите или снимите флажок Стандартные панели инструментов.

Примечания

•	Изменения данной настройки в диалоговом окне Параметры запуска вступают в действие только при следующем открытии базы данных или приложения.

•	Для того чтобы разрешить пользователям изменение встроенных панелей инструментов, необходимо установить оба флажка, Стандартные панели инструментов и Изменение панелей инструментов. Для того чтобы запретить доступ пользователей к встроенным панелям инструментов, установите флажок Стандартные панели инструментов и снимите флажок Изменение панелей инструментов.

•	Можно запретить доступ пользователей к специальным панелям инструментов. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Для просмотра перечня вопросов, которые следует принимать во внимание при определении параметров в диалоговом окне Параметры запуска, нажмите кнопку [image].


Вывод полного или сокращенного набора встроенных меню

Если в создаваемой базе данных или приложении пользователи будут иметь доступ к встроенным строкам меню, разработчик имеет возможность ограничить набор выводящихся меню. Таким образом, можно скрывать меню, например, Вид и Вставка, что позволяет пользователю иметь доступ к проектированию вида объектов в базе данных.

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры запуска.

  Подсказка

2	Установите или снимите флажок Полный набор меню Access.

Примечания

•	Изменения данных настроек в диалоговом окне Параметры запуска вступают в действие только при следующем открытии базы данных или приложения.

•	Для просмотра перечня вопросов, которые следует принимать во внимание при определении параметров в диалоговом окне Параметры запуска, нажмите кнопку [image].


Запрет или разрешение изменения всех панелей инструментов или строк меню в базе данных или приложении

Разработчик имеет возможность разрешить или запретить пользователям изменять встроенные и специальные панели инструментов и строки меню.

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры запуска.

  Подсказка

2	Установите или снимите флажок Изменение панелей инструментов\меню.

Примечания

•	Изменения данных настроек в диалоговом окне Параметры запуска вступают в действие только при следующем открытии базы данных или приложения.

•	При снятии этого флажка все еще можно перемещать, сортировать и закреплять панель инструментов или строку меню, если до этого для них не были сделаны обратные установки в диалоговом окне Настройка.

•	Когда этот флажок снят, диалогового окна Настройка больше не существует. В этом случае пользователь не имеет возможности настроить какие-либо панели инструментов или меню, даже если настройка была разрешена ранее в диалоговом окне Настройка.

•	Для того чтобы запретить пользователям изменять встроенные панели инструментов, снимите флажок Стандартные панели инструментов.

•	Чтобы убрать контекстное меню только из панелей инструментов и строк меню, установите флажок Стандартные контекстные меню и снимите флажок Изменение панелей инструментов\меню. Это закроет пользователям доступ к настройке панелей инструментов и строк меню.

•	Для просмотра перечня вопросов, которые следует принимать во внимание при определении параметров в диалоговом окне Параметры запуска, нажмите кнопку [image].


Включение или отключение вывода контекстных меню в базе данных или приложении

Разработчик имеет возможность сделать контекстные меню доступными или недоступными.

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры запуска.

  Подсказка

2	Установите или снимите флажок Стандартные контекстные меню.

Примечания

•	Изменения данных настроек в диалоговом окне Параметры запуска вступают в действие только при следующем открытии базы данных или приложения.

•	Чтобы убрать контекстное меню только из панелей инструментов и строк меню, установите флажок Стандартные контекстные меню и снимите флажок Изменение панелей инструментов\меню. Это закроет пользователям доступ к настройке панелей инструментов и строк меню.

•	Для просмотра перечня вопросов, которые следует принимать во внимание при определении параметров в диалоговом окне Параметры запуска, нажмите кнопку [image].


Включение или отключение просмотра программ после ошибки при выполнении в приложении

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры запуска.

  Подсказка

2	Нажмите кнопку Дополнительно.

3	Установите или снимите флажок Просмотр программ после ошибки.

Примечания

•	Изменения данной настройки в диалоговом окне Параметры запуска вступают в действие только при следующем открытии базы данных или приложения.

•	Даже если флажок Просмотр программ после ошибки снят, пользователь может вручную прервать выполнение программы. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Для просмотра перечня вопросов, которые следует принимать во внимание при определении параметров в диалоговом окне Параметры запуска, нажмите кнопку [image].


Включение или отключение специальных клавиш, выводящих на экран окно базы данных, окно отладки, строки меню или окно модуля.

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры запуска.

  Подсказка

2	Нажмите кнопку Дополнительно.

3	Установите или снимите флажок Специальные клавиши для включения или отключения следующих специальных клавиш или сочетаний клавиш:

Клавиши	Результат нажатия
F11 или ALT+F1	Окно базы данных переводится в верхний слой.
CTRL+G	Открывается окно отладки.
CTRL+F11	Переключение между выводом специальной строки меню и встроенной строки меню
CTRL+BREAK	Прерывание выполнения программы и открытие текущего модуля в окне модуля.
Примечания

•	Изменения данной настройки в диалоговом окне Параметры запуска вступают в действие только при следующем открытии базы данных или приложения.

•	Вне зависимости от состояния флажка Специальные клавиши, пользователь имеет возможность открыть окно модуля для отладки программы после ошибки при выполнении. Для этого следует установить флажок Просмотр программ после ошибки.

•	Если снять флажок Специальные клавиши и указать специальную строку меню в поле Строка меню, встроенная строка меню станет недоступной.

•	При одновременном снятии флажков Специальные клавиши и Окно базы данных, все еще остается возможным доступ к окну базы данных. Это происходит в том случае, когда пользователь пытается несколько раз открыть одну и ту же базу данных из списка последних использованных баз, который находится в меню Файл. Чтобы избежать этого, следует заменить меню Файл на собственное специальное меню.

•	Для просмотра перечня вопросов, которые следует принимать во внимание при определении параметров в диалоговом окне Параметры запуска, нажмите кнопку [image].


Выбор специального значка приложения

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры запуска.

  Подсказка

2	Введите в поле Значок приложения имя файла, содержащего значок. Для Microsoft Windows это файлы .ico или .bmp, а для Microsoft Windows NT только файлы .ico. Если имя файла неизвестно, нажмите кнопку построителя [image] рядом с этим полем и найдите файл с помощью Построителя значков. (Окно Построителя значков аналогично диалоговому окну Открытие файла базы данных. Для получения дополнительных сведений о поиске файлов в этих диалоговых окнах нажмите кнопку [image]).

Примечания

•	Измененная настройка Значок приложения вступает в действие сразу после закрытия диалогового окна Параметры запуска.

•	Если приложение предназначено для распространения, рекомендуется поместить файл значка в папку Microsoft Access.

•	Для просмотра перечня вопросов, которые следует принимать во внимание при определении параметров в диалоговом окне Параметры запуска, нажмите кнопку [image].


Создание специального заголовка окна приложения

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры запуска.

  Подсказка

2	В поле Заголовок приложения введите новый текст заголовка окна приложения.

Примечания

•	Измененная настройка Заголовок приложения вступает в действие сразу после закрытия диалогового окна Параметры запуска.

•	Для просмотра перечня вопросов, которые следует принимать во внимание при определении параметров в диалоговом окне Параметры запуска, нажмите кнопку [image].


Открытие базы данных

1	Нажмите кнопку Открыть базу данных  [image]  на панели инструментов.

2	В поле Папка выберите диск, на котором находится файл базы данных.

3	В списке папок дважды щелкните мышью папку, содержащую базу данных.

Если найти нужную базу данных не удается, можно использовать функцию поиска. Для этого введите конкретные данные о файле в поля нижней части диалогового окна, а затем нажмите кнопку Найти. Для получения дополнительной информации по использованию поля Имя файла нажмите кнопку  [image].

Для поиска с использованием расширенного набора условий нажмите кнопку Отбор. Для получения дополнительных сведений о диалоговом окне Отбор документов нажмите кнопку  [image].

4	Чтобы открыть базу данных для общего доступа в сети, снимите флажок Монопольно.

Чтобы открыть базу данных для монопольного доступа, установите флажок Монопольно.

Чтобы открыть базу данных только для чтения, нажмите кнопку Команды и режимы  [image]  и выберите в меню Открыть только для чтения.

Для получения дополнительных сведений о каком-либо элементе диалогового окна нажмите кнопку со знаком вопроса  [image]  в правом верхнем углу диалогового окна и выберите нужный элемент.

Примечания

•	Чтобы открыть одну из нескольких баз данных, открывавшихся последними, выберите имя базы данных в меню Файл. База данных будет открыта с теми же настройками, с которыми она была открыта последний раз.

•	Microsoft Access позволяет автоматически создать в личной папке ярлык, непосредственно открывающий базу данных. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image]. Для получения дополнительных сведений о том, как создать ярлык вручную, нажмите кнопку  [image].


Определение условий поиска файла в диалоговом окне «Отбор документов»

В диалоговом окне Отбор документов находится список условий, определяющих свойства, используемые при поиске базы данных. По умолчанию, Microsoft Access проводит поиск всех файлов с расширением .mdb. Пользователь имеет возможность уточнить условия поиска, добавляя дополнительные условия в диалоговом окне Отбор документов.

1	Выберите в меню Файл команду Открыть базу данных  [image]  или установите указатель на пункт меню Внешние данные в меню Файл и выберите Импорт или Связь с таблицами. (Для поиска файлов также используются следующие диалоговые окна, открываемые командами из меню Сервис: База данных для преобразования, База данных для сжатия, Восстановление базы данных, Сохранение файла MDE под именем и База данных для шифрования/дешифрования).

2	Нажмите кнопку Отбор.

3	В поле со списком Свойство выберите свойство, используемое как условие поиска.

4	В поле со списком Операция выберите нужную операцию.

5	Введите в поле Значение значение, которое будет включено в определяемое условие.

6	Выберите один из параметров над полем Свойство:

•	Для одновременного выполнения сформулированного условия с условиями, заданными ранее в группе Условие, выберите параметр И.

•	Для выполнения одного из этих условий выберите параметр ИЛИ.

7	Нажмите кнопку Добавить.

8	Если требуется провести поиск в определенной папке, введите или выберите путь к ней в поле Папка.

9	Для сохранения текущего условия поиска нажмите кнопку Сохранить и введите имя, под которым будет сохранено данное условие. Для того чтобы в дальнейшем провести поиск с использованием сохраненного условия, нажмите кнопку Открыть и выберите имя нужного условия.

10	Для начала поиска нажмите кнопку Найти.

Для получения дополнительных сведений о сохраненном условии поиска нажмите кнопку [image]. Для получения дополнительных сведений о любом элементе диалогового окна нажмите кнопку со знаком вопроса [image] в правом верхнем углу диалогового окна и выберите нужный элемент.

Примечание.   Чтобы создать собственные свойства базы данных, после открытия базы данных выберите в меню Файл команду Свойства базы данных, а затем выберите ярлык Прочие. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку [image].


Настройка среды Microsoft Access с помощью параметров, устанавливаемых по умолчанию

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры.

  Подсказка

2	Выберите вкладку для параметров, которые необходимо задать.

3	Выберите нужные параметры.

Примечание.   Параметры настройки сохраняются в файле рабочей группы пользователя, а не в базах данных пользователей (файл с расширением .mdb). После изменения параметров настройки они используются с каждой базой данных, которая открывается или создается любым пользователем из этой рабочей группы (использующим тот же файл рабочей группы).


Отображение или скрытие системных объектов в окне базы данных по умолчанию

При создании новой базы данных автоматически создаются системные объекты.

1	В меню Сервис выберите команду Параметры.

  Подсказка

2	Выберите вкладку Вид.

3	В группе Отображение на экране установите или снимите флажок Системные объекты.


Отображение или скрытие объектов, скрытых по умолчанию

При необходимости работать с объектами, которые определены как скрытые по умолчанию, пользователь имеет возможность отобразить эти объекты в окне базы данных, не отменяя их атрибута скрытия.

1	Выберите команду Параметры в меню Сервис.

  Подсказка

2	Выберите вкладку Вид.

3	Установите или снимите флажок Скрытые объекты в группе Отображение на экране. В Microsoft Access скрытые объекты, в отличие от других объектов, выводятся на экран в виде неярких значков.


Изменение стандартных характеристик операций поиска и замены

1	В меню Сервис выберите команду Параметры.

  Подсказка

2	Выберите вкладку Правка/поиск.

3	Выберите нужный параметр в группе Поиск и замена.

Примечание.   Измененные настройки вступают в силу при следующем запуске Microsoft Access.  Чтобы изменить стандартные характеристики для конкретной операции поиска или замены, выберите в меню Правка команду Поиск или Замена, а затем установите нужное значение параметра в диалоговом окне.


Задание стандартных границ печатного поля

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры.

  Подсказка

2	Выберите вкладку Общие.

3	В группе Границы печатного поля задайте ширину полей, которая должна использоваться по умолчанию.

Примечание.   Изменения этих параметров не влияют на ширину полей, заданную для существующих форм и отчетов.


Задание используемого по умолчанию режима открытия баз данных с монопольным или с общим доступом

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры.

  Подсказка

2	Выберите вкладку Другие.

3	В группе Режим открытия по умолчанию выберите необходимый режим.


Изменение стандартной папки для новых баз данных Microsoft Access

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры.

  Подсказка

2	Выберите вкладку Общие.

3	В поле Рабочий каталог введите путь к любой доступной папке (каталогу), в которой должны сохраняться новые базы данных, и нажмите кнопку OK.

Если путь не указан, по умолчанию используется папка «Мои документы».


Задание языка, используемого по умолчанию для сортировки базы данных

Этот параметр определяет порядок сортировки, используемый в Microsoft Access при создании новой базы данных.

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры.

  Подсказка

2	Выберите вкладку Общие.

3	Выберите нужный язык в поле Порядок сортировки базы данных.

Примечание.   Чтобы применить порядок сортировки, заданный на вкладке Общие, к существующей базе данных, следует выполнить сжатие базы данных.


Включение или отключение вывода сообщений о подтверждении

Можно включить или отключить вывод сообщений о подтверждении при изменении записей, удалении документов или выполнении запросов.

1	Выберите команду Параметры в меню Сервис.

  Подсказка

2	Выберите вкладку Правка/поиск.

3	В группе Подтверждение установите или снимите соответствующие флажки.


Изменение действий, выполняемых по умолчанию при нажатии клавиши ENTER, клавиш со стрелками, клавиши TAB и при перемещении
Изменение действий, выполняемых по умолчанию при нажатии клавиши ENTER, клавиш со стрелками, клавиши TAB и при перемещении курсора

Эти параметры определяют действия, выполняемые по умолчанию при использовании указанных клавиш для переходов в пределах полей или между полями.

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры.

  Подсказка

2	Выберите вкладку Клавиатура.

3	Выберите требуемые параметры в группах Переход при нажатии Enter, Переход по клавише со стрелкой и Поведение при входе в поле, а затем установите или снимите флажок Останов на первом/последнем поле.

Примечание.   Для того чтобы вступил в силу параметр, выбранный в группе Поведение при входе в поле, необходимо, чтобы в группе Переход по клавише со стрелкой был выбран параметр Следующее поле.


Отображение или скрытие окна запуска Microsoft Access по умолчанию

Окно запуска представляет из себя первое диалоговое окно, выводящееся на экран при запуске Microsoft Access. В нем содержатся параметры, позволяющие создать новую и открыть существующую базу данных.

1	В меню Сервис выберите команду Параметры.

  Подсказка

2	Выберите вкладку Вид.

3	В группе Отображение на экране установите или снимите флажок Окно запуска.


Отображение или скрытие сроки состояния для всех баз данных

Изменение следующих параметров влияет на все базы данных Microsoft Access.

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры.

  Подсказка

2	На вкладке Вид в группе Отображение на экране установите или снимите флажок Строка состояния.

Примечание.   Можно отображать или скрывать строку состояния для определенных баз данных или приложений. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Проектирование базы данных

В Microsoft Access прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Для ознакомления с элементами базы данных и ее функциями нажмите кнопку  [image].

Этапы проектирования базы данных

Ниже приведены основные этапы проектирования базы данных:

1	Определение цели создания базы данных.

2	Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

3	Определение необходимых в таблице полей.

4	Задание индивидуального значения каждому полю.

5	Определение связей между таблицами.

6	Обновление структуры базы данных.

7	Добавление данных и создание других объектов базы данных.

8	Использование средств анализа в Microsoft Access.

1  Определение цели создания базы данных

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

2  Определение таблиц, которые должна содержать база данных

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

При проектировании таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

•	Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами.

Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.

•	Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

Для получения дополнительных сведений о таблицах нажмите кнопку  [image].

Для получения дополнительных сведений об оптимизации работы общей таблицы нажмите кнопку  [image].

3  Определение необходимых в таблице полей

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

•	Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

•	Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения).

•	В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

•	Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

4  Задание индивидуального значения каждому полю

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

Для получения дополнительных сведений об основных ключах, используемых в таблицах,  и их типах нажмите кнопку  [image].

5  Определение связей между таблицами

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Желательно изучить связи между таблицами в уже существующей базе данных. Для просмотра связей в базе данных «Борей» откройте файл Борей.mdb и выберите команду Схема данных в меню Сервис. Для получения дополнительных сведений о типах связей и помощи при их определении в базе данных нажмите кнопку  [image]. Для получения дополнительных сведений по открытию базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].

6  Обновление структуры базы данных

После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того необходимо исключить из таблиц все возможные повторения данных.

7  Добавление данных и создание других объектов базы данных

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

8  Использование средств анализа в Microsoft Access

В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее. Для получения дополнительных сведений о работе этого мастера нажмите кнопку  [image].

Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их. Для получения дополнительной информации о работе анализатора быстродействия нажмите кнопку  [image].

Для получения дополнительных сведений о проектировании базы данных можно обратиться к базе данных «Борей», а также к схемам баз данных, которые можно создать при помощи мастера базы данных. Для получения более подробных сведений об использовании мастера базы данных нажмите кнопку  [image].


Переходы между окнами фильтра в таблице, запросе или форме

Смена окон позволяет создавать и изменять фильтр способом, наилучшим образом отвечающим поставленным целям, а также по-разному отображать один существующий фильтр. Для обычного фильтра и расширенного фильтра предусмотрены отдельные окна. Однако фильтр по выделенному или поле «Фильтр для» применяются непосредственно в режиме формы или в режиме таблицы.

Конечное окно	Исходное окно	Действия
Окно обычного фильтра	Окно объекта в режиме таблицы или формы	На панели инструментов нажмите кнопку Изменить фильтр  [image].
	Окно расширенного фильтра	Выберите в меню Фильтр команду Применить фильтр.
Окно расширенного фильтра	Окно объекта в режиме таблицы или формы	Выберите команду Фильтр в меню Записи, а затем команду Расширенный фильтр.
	Обычный фильтр	В меню Фильтр выберите команду Расширенный фильтр.
Чтобы применить фильтр, заданный в окне обычного или расширенного фильтра, и вывести результаты в режиме таблицы или формы, нажмите кнопку Применение фильтра  [image]  на панели инструментов. Чтобы закрыть любое из окон фильтра и вернуться к просмотру объекта в режиме таблицы или формы без применения фильтра, нажмите кнопку Закрыть  [image]  на панели инструментов.

Примечание.   После определения обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или через поле Фильтр для переход в окно расширенного фильтра позволяет увидеть, как указанные значения преобразуются в выражение в условиях отбора в бланке запроса.


Сходство и различие между запросами на выборку и фильтрами

Основное сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в том, что в них проводится извлечение подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Выбор применения фильтра или запроса зависит от того, как предполагается использовать отобранные записи.

Фильтр обычно используют при работе в режиме формы или в режиме таблицы для просмотра или изменения подмножества записей. Запрос следует использовать для выполнения следующих действий:

•	Просмотр подмножества записей без предварительного открытия конкретной таблицы или  формы.

•	Выбор таблиц, содержащих записи, с возможностью последующего добавления других таблиц.

•	Отбор полей, выводящихся на экран при отображении результирующего набора записей.

•	Выполнение вычислений над значениями полей.

Примечание.   При создании запроса иногда удобно создать обычный фильтр, фильтр по выделенному или ввести данные в поле «Фильтр для» с последующим сохранением фильтра как запроса. Это позволяет обойтись без работы с бланком запроса (кроме ситуаций, когда в запрос необходимо внести дополнительные изменения). Даже в этом случае при открытии запроса в режиме конструктора Microsoft Access заполняет бланк с помощью данных, полученных из фильтра. Такой бланк может стать основой для дальнейшей работы с запросом.

В следующей таблице сравниваются характеристики запросов и фильтров.

Характеристики	Фильтры	Запросы
Позволяет добавить еще несколько таблиц, записи которых включаются в возвращаемый набор записей.	Нет	Да
Позволяет указать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей.	Нет	Да
Выводится как отдельный объект в окне базы данных.	Нет	Да
Используется только с закрытой таблицей, запросом или формой	Нет	Да
Создает результирующие наборы записей, которые используются как источник данных для формы или отчета.	Да	Да
Позволяет вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения.	Нет	Да
Позволяет сортировать записи.	Да	Да
Позволяет вносить изменения в данные, если эта операция не запрещена за счет других условий.	Да	Да (в зависимости от типа запроса). Громоздкие изменения обычно выполняются с помощью запроса на обновление записей..


Поиск данных

В Microsoft Access существует множество способов отобрать только требуемые данные при выполнении поиска конкретного значения, одной записи или группы записей.

•	С помощью диалогового окна Поиск легко найти конкретные записи или определенные значения в полях. При обнаружении каждого вхождения требуемого элемента выполняется перемещение по записям. Если нужно заменить конкретные обнаруженные при поиске значения, следует воспользоваться диалоговым окном Замена.

•	Фильтры позволяют временно изолировать и просмотреть конкретный набор записей в открытой форме или в открытом объекте в режиме таблицы.

•	Запросы дают возможность работать с конкретным набором записей, которые удовлетворяют условиям, заданным для одной или нескольких таблиц базы данных. При выполнении запроса становится возможной независимая работа с этим набором записей в конкретной форме или в объекте в режиме таблицы.

Метод поиска данных

Диалоговое окно Поиск

Диалоговое окно Замена

Фильтр в таблице, запросе или форме

Запрос


Использование подстановочных знаков для поиска значений

Подстановочные знаки используются в качестве прототипов для других символов при указании образца поиска в следующих случаях.

•	Известна только часть значения.

•	Требуется найти значения, начинающиеся с конкретной буквы или соответствующие определенному шаблону.

Для поиска значений полей, записей или имен файлов допускается применение следующих символов в диалоговых окнах Поиск и Замена или в запросах, командах и выражениях.

Знак	Использование	Пример
*	Соответствует любой цифре или любому символу. Может использоваться в качестве первого или последнего символа текстовой строки.	wh* -- поиск слов what, white и why.
?	Соответствует любому текстовому символу.	B?ll  -- поиск слов ball, bell и bill.
[ ]	Соответствует любому одному символу из заключенных в скобки.	B[ae]ll -- поиск слов ball и bell, но не bill.
!	Соответствует любому одному символу, кроме заключенных в скобки.	b[!ae]ll -- поиск слов bill и bull, но не bell или ball.
-	Соответствует любому символу из диапазона. Необходимо указывать этот диапазон по возрастанию (от A до Z, но не от Z до A).	b[a-c]d -- поиск слов bad, bbd и bcd.
#	Соответствует любой цифре.	1#3 -- поиск значений 103, 113, 123.
Примечания

•	Подстановочные знаки имеет смысл использовать с текстовыми типами данных, хотя возможно их использование и с другими типами данных, например, с датами, если не были изменены региональные настройки для этого типа данных.

•	При использовании подстановочных знаков для поиска символа звездочки (*), вопросительного знака (?), знака номера (#), открывающей квадратной скобки ([) или дефиса (-) необходимо заключать эти символы в квадратные скобки. Например, для поиска вопросительного знака в диалоговом окне Поиск следует задать образец поиска [?]. При поиске дефиса вместе с другими символами следует разместить дефис до или после всех других символов в скобках. (Однако, если после открывающей скобки располагается восклицательный знак, дефис следует поместить после восклицательного знака). Если выполняется поиск восклицательного знака (!) или закрывающей скобки (]), то заключать их в квадратные скобки не требуется.

•	Невозможно выполнить поиск пары квадратных скобок (открывающей и закрывающей [ ]), поскольку эта комбинация символов интерпретируется в Microsoft Access как пустая строка.

•	При выполнении поиска значений в таблице, не являющейся таблицей Microsoft Access, например, в таблице Microsoft SQL Server, может потребоваться применение других подстановочных знаков. Для получения дополнительных сведений следует обращаться к документации соответствующего источника данных.


Поиск конкретных вхождений образца в поле

Существует возможность сразу найти все вхождения образца в поле или искать каждое вхождение по отдельности. Для получения дополнительных сведений о поиске пустых значений и пустых строк нажмите кнопку  [image].

1	Если не требуется выполнять поиск по всем полям, выберите в режиме формы или в режиме таблицы поле (столбец) для поиска. (Поиск в одном поле выполняется быстрее, чем во всей таблице).

2	Нажмите кнопку Найти [image]  на панели инструментов.

3	Введите значение, которое требуется найти, в поле Образец.

Если точное значение неизвестно, задайте образец поиска с помощью подстановочных знаков. Для получения дополнительных сведений о подстановочных знаках и их использовании нажмите кнопку  [image].

4	Определите другие необходимые параметры в диалоговом окне Поиск.

5	Чтобы найти первое вхождение указанного значения, нажмите кнопку Найти. Для поиска следующих вхождений этого значения нажимайте кнопку Найти далее.


Замена конкретных вхождений образца в поле

Существует возможность сразу заменить все вхождения образца в поле или заменять каждое вхождение по отдельности. Однако поиск пустых значений и пустых строк необходимо выполнять в диалоговом окне Поиск с последующей заменой этих значений вручную. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

1	Если не требуется выполнять поиск по всем полям, выберите в режиме формы или в режиме таблицы поле (столбец) для поиска. (Поиск в одном поле выполняется быстрее, чем во всей таблице).

2	Выберите в меню Правка команду Заменить.

3	Введите образец поиска в поле Образец и подставляемое значение в поле Заменить на.

Если точное значение неизвестно, задайте образец поиска с помощью подстановочных знаков. Для получения дополнительных сведений о подстановочных знаках и их использовании нажмите кнопку  [image].

4	Определите другие необходимые параметры в диалоговом окне Замена.

5	Для одновременной замены всех вхождений образца нажмите кнопку Заменить все.

Для того чтобы выполнять замену каждого вхождения по отдельности, нажимайте кнопку Найти далее, а затем кнопку Заменить. Для пропуска текущего вхождения и поиска следующего нажмите кнопку Найти далее.

Примечание.   Быстрее выполнить замену большого количества данных или произвести вычисления с данными (например, повысить все оклады в таблице «Сотрудники» на 5 процентов) с помощью запроса на обновление, а не с помощью диалогового окна Замена. Однако, при этом невозможно выполнять замену отдельных вхождений с подтверждением. Кроме того, запрос на обновление при выполнении поиска и замены данных в нескольких полях становится достаточно громоздким.


Оптимизация выполнения операций поиска и замены

•	Быстрее всего выполняются операции поиска по полному значению поля или по первым символам в одном индексированном поле. Если приходится часто выполнять поиск в одном и том же неиндексированном поле, полезно создать индекс для этого поля.

Инструкции


Разрешение вопросов при поиске и замене текста

Вопросы

Не удается найти или заменить существующий текст

Не удается найти или заменить текст в поле с маской ввода


Не удается найти или заменить существующий текст

Если в диалоговых окнах Поиск или Замена не удается найти существующие записи, удовлетворяющие указанным условиям, следует проверить, является ли поле, в котором осуществляется поиск, подстановочным. Подстановочное поле выполняет подстановку значений из другой таблицы и сохраняет ссылки на значения в текущей таблице. Если данное поле является подстановочным, необходимо установить флажок С учетом формата полей.


Не удается найти или заменить текст в поле с маской ввода

Если маска ввода была добавлена к таблице, уже содержащей данные, могут возникнуть сложности при поиске или замене данных полей (в диалоговых окнах Поиск или Замена), не удовлетворяющих маске ввода. Чтобы этого не происходило, следует удалить маску ввода, затем выполнить поиск или замену файлов, а потом опять добавить маску ввода. Также можно изменить данные в нужном поле так, чтобы они удовлетворяли маске ввода.


Поиск пустых полей и пустых строк с помощью диалогового окна «Поиск»

1	В режиме формы или в режиме таблицы выберите поле (столбец), в котором требуется провести поиск, и нажмите кнопку Найти  [image]  на панели инструментов.

2	Выполните одно из следующих действий.

•	Для того чтобы найти неотформатированные пустые поля, введите Null или Is Null в поле Образец и проверьте, что флажок С учетом формата полей снят. Если пустые поля отформатированы (например, с помощью значения Отсутствует), введите форматирующую строку и проверьте, что флажок С учетом формата полей установлен.

•	Для того чтобы найти пустые строки, введите в поле Образец пару прямых кавычек (" ") без пробела и проверьте, что флажок С учетом формата полей снят.

3	В поле Просмотр выберите Вверх, Вниз или Все.

4	В поле Совпадение выберите Поля целиком.

5	Проверьте, что установлен флажок Только в текущем поле.

6	Для поиска первого вхождения образца нажмите кнопку Найти. Для поиска следующего и всех остальных вхождений образца нажимайте кнопку Найти далее.


Влияние фильтра и порядка сортировки таблицы или запроса на новые формы или отчеты

При создании формы или отчета на базе таблицы или запроса с обозначенным фильтром или порядком сортировки, Microsoft Access включает этот фильтр и порядок сортировки в форму или отчет. Порядок сортировки применяется автоматически. Возможность автоматического применения фильтра зависит от способа создания формы или отчета.

•	В случае создания формы или отчета непосредственно на основе отобранных данных, выведенных на экран в открытой таблице или запросе, фильтр применяется автоматически при каждом просмотре отчета. Но в этом случае он применяется только при первом просмотре формы после ее создания. (При следующем открытии формы пользователь должен применять фильтр самостоятельно).

•	В случае создания формы или отчета на основе закрытой таблицы или запроса фильтр не будет автоматически применяться в новой форме или отчете. Пользователь имеет возможность самостоятельно указывать применение фильтра.


Удаление или применение унаследованного фильтра в отчете

1	Откройте отчет в конструкторе отчета.Если он уже открыт, убедитесь, что он выделен.

2	Нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов для просмотра свойств отчета.

3	В ячейке свойства Фильтр включен (FilterOn) выберите «Нет», чтобы удалить фильтр, или «Да» чтобы применить его.

Примечания

•	Фильтр применяется автоматически при открытии отчета, когда установлено свойство Открытие (ОnOpen) в макросе, который использует макрокоманду Применить фильтр (ApplyFilter), или в процедуры, использующей соответствующий этой макрокоманде метод ApplyFilter объекта DoCmd. Для автоматического применения фильтра используется также макрокоманда Открыть отчет (OpenReport) или соответствующий ей метод.

•	При необходимости фильтр может быть удален. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку [image].


Изменение или удаление унаследованного фильтра в отчете

1	Откройте отчет в конструкторе отчета. Если он уже открыт, убедитесь, что он выделен.

2	Нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов для просмотра свойств отчета.

3	В ячейке свойства Фильтр (Filter) измените или удалите предложение WHERE инструкции SQL. В случае удаления предложения WHERE задайте для свойства Фильтр включен (FilterOn) значение «Нет».

Совет.   Пользователи, не знакомые с языком SQL, имеют возможность изменить предложение WHERE путем изменения фильтра в базовой таблице или запросе. Для этого следует перейти в режим конструктора, открыть окно свойств таблицы или запроса, а затем скопировать обновленное условие WHERE из ячейки свойства Фильтр таблицы или запроса в ячейку свойства Фильтр отчета.


Удаление или применение унаследованного порядка сортировки в отчете

1	Откройте отчет в конструкторе отчета. Если он уже открыт, убедитесь, что он выделен.

2	Нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов для просмотра свойств отчета.

3	В ячейке свойства Сортировка включена (OrderByOn), выберите «Нет», чтобы отменить сортировку, или «Да», чтобы включить ее.

Примечание.   Порядок сортировки, заданный с помощью мастера по созданию отчетов или в диалоговом окне Сортировка и группировка в режиме конструктора отчетов, заменяет унаследованный порядок сортировки.


Изменение унаследованного порядка сортировки в отчете

1	Откройте отчет в конструкторе отчета. Если он уже открыт, убедитесь, что он выделен.

2	Нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов для просмотра свойств отчета.

3	Выберите ячейку свойства Порядок сортировки (SortOrder). Укажите поле и порядок сортировки.

•	Для сортировки записей по одному полю по возрастанию введите имя поля в квадратных скобках ([ ]), а за ним укажите ASC.

[имяПоля1] ASC

•	Для сортировки записей по одному полю по убыванию введите имя поля в квадратных скобках ([ ]), а за ним укажите DESC.

[имяПоля1] DESC

•	Сортировка записей по нескольким полям по возрастанию или по убыванию задается следующим образом:

[имяПоля1] ASC,
[имяПоля2] DESC

Примечание.   Если после имен полей не указать в явном виде ASC или DESC, то автоматически выполняется сортировка по первому полю списка по возрастанию, затем по следующему полю списка по возрастанию и т.д.


Оптимизация окна обычного фильтра

Если списки в полях в окне обычного фильтра слишком медленно выводятся на экран или не отображают значения из базовой таблицы, следует изменить параметры фильтров для всех таблиц, запросов и форм или для конкретной формы. В любом случае, параметры фильтра позволяют запретить отображение в списках значений полей базовых таблиц, отображать в списке значения полей только для конкретных типов индексированных или неиндексированных полей, а также изменить пределы записи, которые определяют отображение или отсутствие в списке значений полей.

Предполагаемые действия

Оптимизация окна обычного фильтра для всех таблиц, запросов и форм базы данных

Оптимизация окна обычного фильтра для конкретной формы


Оптимизация окна обычного фильтра для всех таблиц, запросов и форм базы данных

Нижеперечисленные установки относятся ко всем таблицам, запросам и полям, у которых для свойства Применение автофильтра (FilterLookup) задано значение «Параметр базы данных». Для получения дополнительных сведений о задании значения для этого свойства нажмите кнопку  [image].

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры.

2	Выберите вкладку Правка/поиск и определите соответствующие параметры в группе Параметры фильтра по умолчанию.

•	Если списки значений неиндексированных полей выводятся на экран слишком медленно, ограничьте список только индексированными полями. Для этого снимите флажки В локальных неиндексированных  полях и В полях ODBC. Если слишком долго выводятся на экран списки значений индексированных полей, снимите также флажок В локальных индексированных полях, поскольку индексы содержат слишком много записей, что не позволяет быстро отображать списки.

Совет.   Если одно и то же неиндексированное поле постоянно используется в фильтре для отбора записей, попробуйте проиндексировать это поле для ускорения поиска и отбора записей в этом поле. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Если в списках не отображаются значения индексированных или неиндексированных полей, проверьте, установлены ли в группе Отображать список значений соответствующие флажки, или попытайтесь увеличить число в поле Не отображать списки, содержащие более заданного числа строк таким образом, чтобы оно превысило максимальное количество записей в любом неиндексированном поле базовой таблицы.

Примечание.   Для получения дополнительных сведений о способах, с помощью которых Microsoft Access считывает записи в индексированных и неиндексированных полях, и их связи со значением параметра Не отображать списки, содержащие более заданного числа строк, нажмите кнопку [image].


Оптимизация окна обычного фильтра для конкретной формы

Для каждого поля в форме пользователь имеет возможность указать, следует ли выводить значения, сохраненные в этом поле, в списках в окне обычного фильтра.

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Выведите на экран перечень свойств для любого поля.

Инструкции

3	Выберите свойство Применение автофильтра (FilterLookup) и задайте для него значение, обеспечивающее требуемую производительность.

•	Если списки в окне обычного фильтра слишком медленно выводятся на экран, выберите для свойства Применение автофильтра (FilterLookup) значение «Никогда» или «Параметр базы данных», а затем внесите соответствующие изменения в диалоговом окне Параметры (меню Сервис). Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Если значение поля не выводится в списке в окне обычного фильтра, проверьте, что для свойства Применение автофильтра (FilterLookup) не задано значение «Никогда». Если это свойство имеет значение «Параметр базы данных» или «Всегда», внесите соответствующие изменения в диалоговом окне Параметры (меню Сервис). Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Очистка бланка в режиме конструктора запроса или в окне расширенного фильтра

•	В режиме конструктора запроса или в окне расширенного фильтра выберите в меню Правка команду Очистить бланк.


Отбор записей путем ввода значений в пустую форму или таблицу

1	Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы или откройте форму в режиме формы.

2	Нажмите кнопку Изменить фильтр  [image]  на панели инструментов чтобы переключиться в окно обычного фильтра.

3	Выберите поле для задания условия отбора, которому должны удовлетворять записи, включаемые в результирующий набор записей.

4	Введите условие отбора, выбрав искомое значение в раскрывающемся списке значений поля (если список содержит значения полей), или введите в поле значение с клавиатуры.

•	Для поиска записей, в которых установлены или сняты флажок, выключатель или переключатель, выбирайте их с помощью мыши, пока они не получат нужное значение. Если требуется вернуть их в исходное неопределенное состояние, продолжайте выбирать флажок, выключатель или переключатель.

•	Для поиска записей, имеющих в конкретном поле пустые или непустые значения, введите в это поле выражение Is Null или Is Not Null. (Данное выражение можно выбрать в раскрывающемся списке для полей с типами данных «Поле MEMO» или «Поле объекта OLE», а также для вычисляемых полей в запросах).

•	Для поиска записей с использованием условия отбора, задающегося выражением, введите выражение в соответствующее поле или создайте его с помощью построителя выражений. Для получения дополнительных сведений о работе с выражениями нажмите кнопку  [image].

Если задать значения в нескольких полях, фильтр будет возвращать только те записи, в которых каждое из полей содержат указанное значение.

5	Для того чтобы указать несколько значений, которые запись, включаемая в результирующий набор, может содержать в одном поле, выберите вкладку Или, ярлычок которой находится в левом нижнем углу окна.

Фильтр будет возвращать записи, содержащие в полях все  значения, указанные на вкладке Найти, или все значения, указанные на первой вкладке Или, или все значения, указанные на второй вкладке Или и т.д.

6	Нажмите кнопку Применить фильтр  [image]  на панели инструментов.

Примечания

•	Фильтры сохраняются автоматически при сохранении таблицы или формы. Таким образом, при повторном открытии таблицы или формы можно снова применить сохраненный фильтр.

•	При сохранении запроса фильтр сохраняется автоматически, но условие фильтра не добавляется к содержимому бланка запроса. При повторном открытии запроса можно снова применить сохраненный фильтр.

•	Для получения дополнительных сведений о создании формы или отчета на основе данных, отобранных с помощью фильтра, нажмите кнопку  [image].


Изменение фильтра в окне расширенного фильтра

Во время работы в окне расширенного фильтра таблицы, запроса или формы пользователь имеет возможность изменять структуру фильтра и содержимое бланка.

Предполагаемые действия с бланком

Добавление поля

Вставка поля между другими полями

Перемещение поля

Добавление столбца

Удаление поля или столбца

Изменение ширины столбца

Вставка или удаление строки условия отбора

Ввод условий отбора

Указание порядка сортировки отобранных записей

Очистка бланка


Применение существующего запроса как фильтра в форме, подчиненной форме или в объекте в режиме таблицы

Вместе с таблицей, запросом или формой можно сохранить только один фильтр. Однако существует возможность использовать созданные ранее запросы в качестве дополнительных фильтров. Запрос, применяемый как фильтр, должен соответствовать определенным требованиям. Для получения дополнительных сведений об этих требованиях нажмите кнопку  [image].

1	Перейдите в окно фильтра или расширенного фильтра.

Инструкции

2	Нажмите кнопку Загрузить из запроса  [image]  на панели инструментов.

3	В списке Фильтр выберите запрос и нажмите кнопку OK.

4	Нажмите кнопку Применить фильтр  [image] на панели инструментов.

Примечание.   Для получения дополнительных сведений о создании формы или отчета на основе данных, отобранных с помощью фильтра, нажмите кнопку [image].


Требования к запросам, используемым в качестве фильтров.

Запрос, используемый как фильтр, должен соответствовать перечисленным ниже требованиям.

•	Запрос должен иметь те же базовые таблицу или запрос, что форма или объект в режиме таблицы, к которым его применяют.

•	Запрос не должен включать другие таблицы или запросы.

•	Запрос должен быть запросом на выборку (а не перекрестным запросом или запросом на изменение).

•	Запрос не должен содержать поля, в которых суммируются значения, подсчитывается количество записей или выполняются любые другие групповые операции над значениями поля.


Отбор записей с помощью окна расширенного фильтра

1	Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы или откройте форму в режиме формы.

2	Выберите в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр.

3	Добавьте в бланк поле или поля, для которых будут заданы искомые значения или другие условия, используемые в фильтре для отбора записей.

Инструкции

4	Для указания порядка сортировки выберите ячейку в строке «Сортировка» для конкретного поля, нажмите кнопку раскрытия списка и выберите порядок сортировки.

В Microsoft Access записи сортируются сначала по значениям поля, расположенного в левом столбце бланка, затем по значениям поля, в следующем столбце справа и т.д.

5	Укажите искомое значение или введите выражение в строку «Условие отбора» для полей, включенных в бланк.

Для получения дополнительных сведений о вводе условий отбора нажмите кнопку [image].

6	Для того чтобы применить фильтр, нажмите кнопку Применение фильтра  [image]  на панели инструментов.

Примечания

•	Фильтры сохраняются автоматически при сохранении таблицы или формы. Таким образом, при повторном открытии таблицы или формы можно снова применить сохраненный фильтр.

•	При сохранении запроса фильтр сохраняется автоматически, но условие фильтра не добавляется к содержимому бланка запроса. При повторном открытии запроса можно снова применить сохраненный фильтр.

•	Для получения дополнительных сведений о создании формы или отчета на основе данных, отобранных с помощью фильтра, нажмите кнопку  [image].

•	Чтобы не создавать весь фильтр заново, можно использовать в качестве фильтра существующий запрос. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Отбор записей с помощью значений, выбираемых в форме, подчиненной форме или в объекте в режиме таблицы

1	В поле формы, подчиненной формы или объекта в режиме таблицы найдите значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра.

2	Выберите это значение и нажмите кнопку Фильтр по выделенному  [image]  на панели инструментов. Способ выбора значения определяет, какие записи будут отобраны фильтром. Для получения дополнительных сведений о выборе значений нажмите кнопку  [image].

Повторяйте шаг 2, пока не будут заданы все условия отбора записей.

Примечания

•	Фильтры сохраняются автоматически при сохранении таблицы или формы. Таким образом, при повторном открытии таблицы или формы можно снова применить сохраненный фильтр.

•	При сохранении запроса фильтр сохраняется автоматически, но условие фильтра не добавляется к содержимому бланка запроса. При повторном открытии запроса можно снова применить сохраненный фильтр.

•	Фильтр позволяет отбирать записи, не содержащие выбранного значения. Выберите значение, нажмите правую кнопку мыши и выберите команду Исключить выделенное.

•	Для получения дополнительных сведений о создании формы или отчета на основе данных, отобранных с помощью фильтра, нажмите кнопку  [image].


Влияние способа выбора значений для фильтра на результирующий набор записей

В поле можно выбрать все значение или его часть. Способ выбора значения определяет, какие записи будет возвращать фильтр.

Выбор	Поиск записей	Пример
Выделяется все содержимое поля (или курсор устанавливается в поле без выделения значения).	Все содержимое данного поля должно совпадать с выбранным значению.	В поле «Город» выбрано значение «Берлин». Фильтр возвращает все записи, у которых в поле города содержится значение «Берлин».
Часть значения, начиная с первого символа в поле.	Значение данного  поля должно начинаться с выбранных символов.	В поле «Название», содержащем значение «Прима», выделены символы «При». Фильтр отбирает все записи,  содержащие в поле «Название» значения, которые начинаются с «При» (например, «Привет» и «Прибой»).
Часть значения, начиная не с первого символа в поле.	Все значение данного поля или его часть содержат выбранные символы.	В поле «Название», содержащем значение «Прима», выделены символы «рим». Фильтр отбираются все записи, содержащие «рим» в любом месте поля «Название» (например,  «Рим», «Римма» и «Буриме»).


Создание фильтра в таблице, запросе или форме

Существуют четыре способа, используемые для отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле Фильтр для и расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр и поле Фильтр для являются самыми простыми способами отбора записей. Если можно легко найти и выбрать в форме, подчиненной форме или в объекте в режиме таблицы значение, которое должны содержать отбираемые записи, следует использовать фильтр по выделенному фрагменту. Обычный фильтр используется для выбора искомых значений из списка без просмотра всех записей в таблице или форме, или при указании нескольких условий отбора одновременно. Поле Фильтр для используется, если фокус ввода находится в поле формы или таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет использоваться в качестве условия отбора. Для создания сложных фильтров, следует использовать окно расширенного фильтра.

Примечание.   В отчетах нельзя создавать фильтр с помощью вышеперечисленных методов. Однако отчет (как и  форма) может наследовать фильтр. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Предполагаемые действия

Сравнение разных фильтров.

Использование фильтра по выделенному фрагменту.

Использование обычного фильтра.

Использование поля Фильтр для.

Использование окна расширенного фильтра.


Сравнение разных фильтров

Выполняемые действия	Фильтр по выделенному	Обычный фильтр и поле «Фильтр для»	Расширенный фильтр
Поиск записей, удовлетворяющих нескольким условиям.	Да (условия отбора следует задавать поочередно).	Да (условия отбора можно задать одновременно).	Да (условия отбора можно задать одновременно).
Поиск записей, удовлетворяющих хотя бы одному из условий.	Нет	Да	Да
Указание условия отбора с помощью выражения.	Нет	Да	Да
Сортировка записей по возрастанию или по убыванию.	Нет (однако, после применения фильтра допускается сортировка записей с помощью кнопок Сортировка по возрастанию  [image]  или Сортировка по убыванию [image]  на панели инструментов).	Нет (однако, после применения фильтра допускается сортировка записей с помощью кнопок Сортировка по возрастанию  [image]  или Сортировка по убыванию  [image]  на панели инструментов).	Да (допускается сортировка части полей по возрастанию, а других полей по убыванию).


Изменение фильтра в таблице, запросе или форме

Если результаты применения фильтра не совпали с ожидаемыми, пользователь имеет возможность изменить фильтр. Допускается изменение фильтра в том же окне, где он был создан, или в окне, которое наилучшим образом подходит для внесения конкретных изменений.

Выбор окна для изменения фильтра

Окно фильтра по выделенному фрагменту или фильтра исключения выделенного фрагмена.

Поле Фильтр для.

Окно обычного фильтра.

Окно расширенного фильтра.


Изменение фильтра в окне фильтра по выделенному фрагменту или фильтра исключения выделенного фрагмента

Для изменения фильтра можно добавлять условия отбора или изменять существующие.

1	Для дальнейшего ограничения набора записей, к которым уже применялся фильтр, начните с шага 2. Чтобы изменить условие отбора, ранее определенное для фильтра, сначала удалите фильтр, если он применяется в данный момент.

Инструкции

2	В режиме формы или таблицы выберите значение (в форме или таблице), которое будет использовано в качестве условия отбора, а затем нажмите кнопку Фильтр по выделенному  [image]  на панели инструментов или щелкните правой кнопкой выбранное значение и нажмите кнопку Исключить выделенное в контекстном меню. Повторяйте шаг 2 до тех пор, пока не будут заданы все условия отбора записей.

Примечание.   Для изменения условия отбора можно также переключиться в окно обычного или расширенного фильтра.


Изменение фильтра в поле «Фильтр для»

Для изменения фильтра можно добавлять условия отбора или изменять существующие.

1	Для дальнейшего ограничения набора записей, к которым уже применялся фильтр, начните с шага 2. Чтобы изменить условие отбора, ранее определенное для фильтра, сначала удалите фильтр, если он применяется в данный момент.

Инструкции

2	В режиме формы или таблицы выполните одно из следующих действий:

•	Щелкните правой кнопкой поле, для которого указывается условие отбора, а затем введите значение, которое будет использоваться как условие отбора, в поле Фильтр для в контекстном меню.

•	Щелкните правой кнопкой любое поле и укажите выражение, которое будет использоваться в качестве условия отбора, в поле Фильтр для.

3	Нажмите клавишу TAB и повторяйте шаг 2 до тех пор, пока не будут заданы все условия отбора записей.

Для получения дополнительной информации по использованию поля Фильтр для нажмите кнопку  [image].

Примечание.   Для изменения условия отбора можно также переключиться в окно обычного или расширенного фильтра.


Изменение фильтра в таблице, запросе или форме.

Если результаты применения фильтра не совпали с ожидаемыми, пользователь имеет возможность изменить фильтр. Допускается изменение фильтра в том же окне, где он был создан, или в окне, которое наилучшим образом подходит для внесения конкретных изменений.

Предполагаемые способы изменения фильтра

Очистка всех полей в окне обычного фильтра.

Удаление вкладки Или в нижней части окна обычного фильтра.

Ввод выражения.


Очистка всех полей в окне обычного фильтра

•	Нажмите кнопку Очистить бланк  [image]  на панели инструментов.


Удаление вкладки «Или», расположенной в нижней части окна обычного фильтра

1	Выберите вкладку Или, которую нужно удалить.

2	В меню Правка выберите команду Удалить вкладку.


Создание запроса на основе фильтра таблицы, запроса или формы

Вместо создания запроса заново в режиме конструктора запросов часто удобнее создать его автоматически, сохранив в виде запроса существующий фильтр таблицы, запроса или формы. Запрос является более гибким средством отбора записей. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку [image].

1	Откройте фильтр в окне обычного фильтра или расширенного фильтра и нажмите кнопку Сохранить как запрос  [image]  на панели инструментов.

2	Введите имя запроса и нажмите кнопку OK.

В окне базы данных. появится значок нового запроса. В этот запрос автоматически включаются все поля из базовой таблицы, поскольку свойство запроса Вывод всех полей (OutputAllFields) автоматически получает значение «Да». При необходимости, пользователь имеет возможность изменить макет этого запроса. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Примечание.   Допускается также применение запроса в качестве фильтра. Это делается в тех случаях, когда с формой или таблицей уже сохранен один фильтр, и запрос используется как второй фильтр.


Снятие фильтра в таблице, запросе или форме

•	Чтобы удалить фильтр и снова вывести на экран все записи, которые выводились в таблице, запросе или форме, нажмите кнопку Удалить фильтр  [image]  на панели инструментов окна режима таблицы или режима формы..

•	Чтобы удалить фильтр в сетевой (общей) базе данных и просмотреть какие записи были добавлены, удалены или изменены с момента открытия таблицы, запроса или формы, выполните в режиме таблицы или в режиме формы команду Удалить фильтр из меню Записи.

Примечания

•	Удаление фильтра не приводит к его уничтожению. Для повторного применения фильтра нажмите кнопку Применение фильтра  [image]  на панели инструментов.

•	Также можно удалить фильтр, выполнив макрокоманду ПоказатьВсеЗаписи в макросе или соответствующий ей метод ShowAllRecords в программе Visual Basic для приложений.


Отображение на экране самых свежих записей при применении фильтра в таблице, запросе или форме

При работе с сетевой (общей) базой данных требуется время от времени повторно применять фильтр, чтобы просмотреть записи, которые были добавлены, удалены или изменены с момента открытия формы или таблицы и применения к ним фильтра.

•	Когда отобранные записи выведены на экран, выполните команду Применить фильтр из меню Записи.


Применение фильтра в таблице, запросе или форме

•	В форме, таблице или любом окне фильтра нажмите кнопку Применение фильтра  [image]  на панели инструментов.

Примечания

•	Для того чтобы автоматически применить фильтр при открытии формы, следует определить для свойства формы Открытие (OnOpen) макрос, содержащий макрокоманду ПрименитьФильтр (ApplyFilter), или процедуру, в которой используется метод ApplyFilter объекта DoCmd.

•	Если создается новый фильтр, он заменяет любой фильтр, ранее сохраненный с формой или таблице.


Включение или отключение фильтра в форме

•	Чтобы включить применение фильтра в форме в режиме формы и в режиме таблицы, следует задать значение «Да» для свойства формы Применение фильтров (AllowFilters). Для того чтобы запретить применение фильтра, задайте для этого свойства значение «Нет».

Инструкции

Примечание. Если для свойства Применение фильтров (AllowFilters) задано значение «Нет», отключаются фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле Фильтр для и расширенный фильтр.


Создание формы или отчета на основе записей, отобранных с помощью фильтра

1	Выведите на экран записи, отобранные с помощью фильтра, и нажмите кнопку раскрытия списка, расположенную рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов.

•	Для автоматического создания стандартной формы или отчета с помощью мастера выберите команду Автоформа или Автоотчет.

•	Для того чтобы указать тип создаваемой формы или отчета, выберите пункт Форма или Отчет, а затем выберите в списке мастера или режим.

Источником записей для нового объекта служит таблица или запрос, в которых был создан фильтр. Объект наследует этот фильтр.

2	Завершите разработку макета или внесите другие необходимые изменения в форму или отчет, а затем сохраните их.

Примечания

•	В новой форме или отчете будет применен порядок сортировки, указанный в базовой таблице или запросе.

•	Последующее изменение фильтра в таблице или запросе не влияет на форму или отчет, созданные с помощью ранее заданного фильтра.


Отбор записей путем ввода условия в поле формы или таблицы

1	Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы или откройте форму в режиме формы.

2	Выполните одно из следующих действий:

•	Щелкните правой кнопкой поле, для которого указывается условие отбора, а затем введите значение, которое будет использоваться как условие отбора, в поле Фильтр для в контекстном меню. Например, для отбора всех записей, у которых в поле «Город» содержится слово «Лондон», щелкните правой кнопкой поле «Город» и введите слово «Лондон» в поле Фильтр для.

•	Для указания более сложного условия отбора напечатайте полное выражение, используя соответствующие комбинации идентификаторов, операторов, подстановочных знаков и значений. Например, чтобы найти все записи, в которых поле «Должность» включает слово «Маркетинг» в любом месте поля, щелкните правой кнопкой поле «Должность» и введите слово *Маркетинг* в поле Фильтр для. Для просмотра только записей для заказов, отгруженных более чем на 15 дней позже назначенной даты, введите выражение [ДатаИсполнения]-[ДатаНазначения]>15. (В последнем примере не имеет значения, какое поле в таблице выбирается для ввода выражения).

Для просмотра примеров условий отбора, содержащих выражения, нажмите кнопку  [image]. Для получения дополнительных сведений о подстановочных знаках нажмите кнопку  [image].

3	Выполните одно из следующих действий:

•	Чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нажмите клавишу ENTER.

•	Чтобы применить фильтр и оставить контекстное меню открытым (с тем чтобы иметь возможность указать дополнительное условие для поля), нажмите клавишу TAB. Введите новое условие и нажмите клавишу TAB еще раз. Повторяйте эти действия до тех пор, пока не будут получены все необходимые записи.

Примечания

•	Фильтры сохраняются автоматически при сохранении таблицы или формы. Таким образом, при повторном открытии таблицы или формы можно снова применить сохраненный фильтр.

•	При сохранении запроса фильтр сохраняется автоматически, но условие фильтра не добавляется к содержимому бланка запроса. При повторном открытии запроса можно снова применить сохраненный фильтр.


Удаление фильтра из таблицы, запроса или формы

Для удаления любого фильтра, независимо от того, каким способом он был создан, выполните следующее:

1	Переключитесь в окно расширенного фильтра.

Инструкции

2	Выберите в меню Правка команду Очистить бланк.

3	Нажмите кнопку Применение фильтра  [image]  на панели инструментов.


Сортировка записей в таблице, запросе, форме или подчиненной форме

Выполнение сортировки записей для формы или подчиненной формы в режиме формы или для таблицы, запроса, формы или подчиненной формы в режиме таблицы допускается даже в том случае, когда уже применен фильтр. Также для сортировки данных, отбираемых фильтром, следует указать порядок сортировки в окне расширенного фильтра, а для сортировки результатов запроса следует задать порядок сортировки в режиме конструктора запроса.

При выполнении сортировки записей имеется возможность выполнить простую сортировку, при которой все записи сортируются или по возрастанию, или по убыванию (но не в том и другом порядке одновременно). При указании порядка сортировки записей в режиме конструктора запроса или в окне расширенного фильтра имеется возможность выполнить сложную сортировку. Это означает, что по некоторым полям допускается сортировка по возрастанию, а по другим полям сортировка по убыванию.

Вне зависимости от используемого способа сортировки записей Microsoft Access сохраняет порядок сортировки при сохранении формы или объекта в режиме таблицы и повторно применяет его при новом открытии объекта или при создании  новой формы или отчета на основе этого объекта.

Предполагаемые действия

Сортировка записей в режиме таблицы или в режиме формы

Сортировка записей с помощью расширенного фильтра или сортировка записей, отбираемых в запросе с помощью режима конструктора запроса


Сортировка записей в режиме формы или в режиме таблицы

Для получения дополнительных сведений о сортировке записей нажмите кнопку  [image].

1	В режиме формы или в режиме таблицы выберите поле, по которому будет выполняться сортировка.

2	Выполните одно из следующих действий.

•	Для сортировки по возрастанию нажмите кнопку Сортировка по возрастанию  [image].

•	Для сортировки по убыванию нажмите кнопку Сортировка по убыванию  [image].

Примечание.   В форме в каждый момент возможна сортировка записей только по одному полю. В режиме таблицы имеется возможность выделить сразу два или несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку. Сортировка записей начинается с крайнего левого столбца. Порядок сортировки сохраняется в Microsoft Access при сохранении формы или объекта в режиме таблицы.


Отмена сортировки в таблице, запросе или форме

•	В режиме таблицы или в режиме формы выберите в меню Записи команду Удалить фильтр. Если порядок сортировки был задан в окне расширенного фильтра, в котором также задаются условия отбора для фильтра, то имеется возможность отменить порядок сортировки, указанный в бланке в ячейке строки Сортировка, не изменяя для фильтра условия отбора.


Разрешение вопросов по применению фильтра

Вопросы

Фильтр не возвращает требуемый набор записей

В фильтре не выполняется сортировка записей в правильном порядке

Не удается использовать существующий запрос в качестве фильтра

Недоступны некоторые поля в окне обычного фильтра

Для отображения некоторых или всех списков в окне фильтра требуется слишком много времени

Отсутствует список значений для одного или нескольких полей в окне фильтра

Был создан фильтр в подчиненной форме, записи которой синхронизованы с главной формой, но фильтр не влияет на главную форму


Фильтр не возвращает требуемый набор записей в таблице, запросе или форме

Возникающие проблемы

Фильтр возвращает слишком много записей

Фильтр возвращает слишком мало записей

Фильтр возвращает неправильный набор записей


Фильтр возвращает слишком много записей

Если фильтр возвращает слишком много записей, возможно, используемое условие отбора недостаточно для исключения ненужных записей.

Обычный фильтр

•	Введите значение или выражение или выберите значение из списка в других полях на вкладке Найти.

•	Удалите некоторые дополнительные условия для записей, удаляя одну или несколько вкладок Или.

Фильтр по выделенному

•	Выберите другое значение, которое должны содержать записи, и нажмите кнопку Фильтр по выделенному [image]  на панели инструментов. Повторяйте эти шаги до тех пор, пока не получите нужный набор записей.

Фильтр, исключающий выделенное

•	Убедитесь, что значения не были выбраны в нескольких строках одновременно. В этом случае Microsoft Access понимает это как команду «исключить первое выбранное значение ИЛИ второе» вместо «исключить первое выбранное значение И второе».

Чтобы выполнить отбор по обоим значениям, выберите первое из них, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите Исключить выделенное. Затем то же самое проделайте со вторым значением.

•	Измените фильтр, выбрав в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр. В строке Условие измените параметр Или на И.

Поле «Фильтр для»

•	Укажите другое значение в поле Фильтр для и нажмите клавишу ENTER. Повторяйте эти шаги до тех пор, пока не получите нужный набор записей.

Окно расширенного фильтра

•	Добавьте поля в бланк и укажите для них условие отбора в строке Условие.

•	Удалите одну или несколько строк условий отбора (строки Или) и воспользуйтесь выражениями с логическим оператором И вместо оператора Или.


Фильтр возвращает слишком мало записей

Если фильтр возвращает слишком мало записей, возможно, используемое условие отбора является слишком строгим.

Обычный фильтр

•	Добавьте дополнительное условие отбора записей на вкладке Или (в нижней части окна).

•	При наличии нескольких условий отбора на вкладках Найти или Или удалите значение или выражение, которое ограничивает набор нужных записей.

Фильтр по выделенному

•	Удалите фильтр, выберите значение для поиска, а затем нажмите кнопку Фильтр по выделенному [image]  на панели инструментов. При необходимости повторяйте эти шаги до тех пор, пока не получите нужный набор записей.

•	При использовании фильтра по выделенному в поле со списком убедитесь, что присоединенный столбец для поля со списком является первым столбцом в списке. Если это не так, и в качестве условия отбора было выбрано значение из столбца, в котором должно выводиться поле со списком, оно не будет применяться к данным в присоединенном столбце. Необходимо либо сделать присоединенный столбец первым в списке, либо заполнить поле со списком значениями из таблицы или запроса.

Поле «Фильтр для»

•	Удалите фильтр и укажите другое значение или выражение в поле Фильтр для.

•	Переключитесь в окно расширенного фильтра и проверьте, не указано ли там неправильное условие отбора или более одного условия.

Окно расширенного фильтра

•	Удалите условие отбора для одного или нескольких полей в бланке.

•	Добавьте дополнительные строки Или для указания альтернативных условий отбора.

•	Воспользуйтесь выражениями с логическим оператором Или вместо оператора И.


Фильтр возвращает неправильный набор записей

Если фильтр возвращает неправильный набор записей, убедитесь, что для указания искомых значений или задания условий отбора используются нужные поля и введены правильные значения или условия отбора. Если выполняется отбор записей по полям из связанных таблиц, то значения, указанные в условиях отбора, должны совпадать со значениями в базовых таблицах с учетом регистра.

•	При использовании выражений в окне фильтра или расширенного фильтра убедитесь в использовании правильных операторов.

•	Если в окне расширенного фильтра задается несколько условий отбора, убедитесь, что они заданы в правильных строках и столбцах бланка.


Фильтр сортирует записи в неверном порядке

Вероятно, требуется выполнить одно их следующих действий:

•	Добавить или удалить порядок сортировки.

•	Выполнить сортировку по другому полю.

•	Сменить порядок сортировки по возрастанию на порядок сортировки по убыванию или наоборот.

•	Изменить в окне расширенного фильтра расположение столбцов в бланке, а затем переопределить порядок сортировки для одного или нескольких полей. В Microsoft Access сортировка записей выполняется, начиная с левого крайнего столбца бланка.

Примечания

•	Если в текстовых полях содержатся числа, эти числа не будут отсортированы по значениям. Вместо этого они будут отсортированы в следующем порядке: 1, 11, 12, 2, 20, 21 и т.д. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Если в поле с сортировкой по возрастанию содержатся пустые значения, записи с этими значениями появляются перед всеми другими текстовыми или числовыми значениями.

Для получения дополнительных сведений о сортировке нажмите кнопку  [image].


Недоступны некоторые поля в окне обычного фильтра

В окне обычного фильтра по причине неприменимости к отбираемым записям недоступны следующие типы полей:

•	Вычисляемые поля в форме.

•	Поля, созданные с помощью свободного элемента управления или свободной рамки объекта.


Microsoft Access по-разному считывает в окне обычного фильтра записи для индексированных и неиндексированных полей

Количество записей, которые считываются Microsoft Access, зависит от того, является ли поле индексированным. Если поле индексировано, то считываются только уникальные значения, а не все значения поля. Для неиндексированного поля считываются все значения. Если число считанных записей превышает максимально допустимое число выводящихся записей, которое определяется параметром Не отображать списки, содержащие более заданного числа строк, то в Microsoft Access список значений для этого поля не выводится. Требуется задать для этого параметра числовое значение, не меньшее максимального числа записей в любом неиндексированном поле базовой таблицы.

Примечание.   Если отображение списка в поле в окне фильтра Microsoft Access является возможным, то для неиндексированного поля в списке также выводятся только уникальные значения.


Был создан фильтр в подчиненной форме, но фильтр не влияет на главную форму

Фильтр работает правильно. При создании фильтра в подчиненной форме, он применяется только к подчиненной форме. Для применения фильтра к записям главной формы следует выбрать главную форму, а затем создать фильтр.


Создание всплывающих форм и специальных диалоговых окон

Всплывающая форма служит для вывода сообщений для пользователя или для ввода данных пользователем. Всплывающая форма располагается поверх других открытых форм, даже если активной является другая форма. Всплывающая форма может быть немодальной или модальной. Если всплывающая форма является немодальной, пользователь имеет возможность получить доступ к другим объектам и командам меню, пока форма открыта. Например, в форму «Заказы» можно добавить кнопку, выводящую всплывающую форму «Товары». Всплывающая форма выводит данные о товаре, представленном в форме «Заказы». Для изучения примера этого типа форм нажмите кнопку  [image].

Если всплывающая форма является модальной, нельзя получить доступ к любым другим объектам или командам меню, пока форма открыта. Модальная всплывающая форма называется специальным диалоговым окном. Например, можно создать специальное диалоговое окно, в которое выводится сообщение, какой отчет следует вывести на печать. Для изучения примера этого типа форм нажмите кнопку  [image].  Для более глубокого изучения вопроса о сборе и отображении данных см. главу 3 «Применение форм для ввода, вывода и отбора данных» в книге Разработка приложений для Microsoft Access 97.

Предполагаемые действия

Создание немодальной всплывающей формы

Создание специального диалогового окна

Временное открытие формы как диалогового окна

Изучение документации о свойствах, используемых при построении всплывающих форм и специальных диалоговых окон


Создание немодальных всплывающих форм

1	Создайте форму. Форма может включать любую комбинацию элементов управления.

2	В режиме конструктора откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы.

3	Введите значение Да в ячейку свойства Всплывающее окно (PopUp).

4	В ячейке свойства Тип границы (BorderStyle) выберите «Тонкая», если следует запретить изменение размеров формы; в противном случае перейдите к следующему шагу. Если задано значение «Тонкая», всплывающую форму можно перемещать, но нельзя изменять ее размеры.

5	Создайте макрос или процедуру обработки события, открывающие форму.

Примечание.   Для того чтобы увидеть пример процедуры обработки события, открывающей немодальную всплывающую форму, нажмите кнопку построителя  [image]  рядом с ячейкой свойства Нажатие кнопки (OnClick) кнопки «Сведения о товаре» в форме «Заказы» из учебного приложения «Заказы».

6	Свяжите с формой или отчетом макрос или процедуру обработки события, указав имя макроса или процедуры обработки события в ячейке соответствующего свойства события. Например, введите имя макроса или процедуру обработки события в ячейку свойства кнопки Нажатие кнопки (OnClick).

Примечания

•	Чтобы удобно расположить форму на экране, откройте ее в режиме конструктора, разверните окно Microsoft Access, расположите форму так, как это нужно, и затем сохраните ее. При открытии форма будет расположена на том же месте (если для свойства Выравнивание по центру (AutoCenter) задано значение «Нет»).

•	Для получения сведений о других свойствах всплывающей формы нажмите кнопку  [image].


Создание специального диалогового окна

1	Создайте форму. Форма может включать любую комбинацию элементов управления.

2	В режиме конструктора откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы.

3	В ячейке свойства Всплывающее окно (PopUp) выберите значение «Да».

4	В ячейке свойства Модальное окно (Modal) выберите «Да».

5	В ячейке свойства Тип границы (BorderStyle) выберите «Окна диалога». Если выбрано значение «Окна диалога», форма получает широкую границу и может включать только заголовок и оконное меню. Форма не может быть развернута, свернута в значок или изменена в размерах.

6	Создайте макрос или процедуру обработки события, открывающие форму.

Примечание.   Для того чтобы увидеть пример макроса, открывающего специальное диалоговое окно, см. макрос «ПечатьСчета», связанный с кнопкой «Печать счета» в форме «Заказы» из учебного приложения «Заказы».

7	Свяжите макрос или процедуру с формой или отчетом, указав имя макроса или процедуры обработки события в ячейке соответствующего свойства события. Например, введите имя макроса или процедуры обработки события в ячейку свойства Нажатие кнопки (OnClick) кнопки.

Примечания

•	Специальное диалоговое окно обычно содержит одну или несколько кнопок, запускающих макрос или процедуру обработки события, в которых данные, введенные в диалоговое окно, используются для выполнения других действий. Такими кнопками часто являются кнопки OK и Отмена. Пользователь имеет возможность указать кнопку, получающую фокус, и кнопку, работающую как кнопка Отмена, с помощью свойств По умолчанию (Default) и Отмена (Cancel). Для получения дополнительных сведений о свойстве По умолчанию (Default) нажмите кнопку  [image].  Для получения дополнительных сведений о свойстве Отмена (Cancel) нажмите кнопку  [image].

•	Чтобы удобно расположить форму на экране, откройте ее в режиме конструктора, разверните окно Microsoft Access, расположите форму так, как это нужно, и затем сохраните ее. При открытии форма будет расположена на том же месте (если для свойства Выравнивание по центру (AutoCenter) задано значение «Нет»).

•	Для получения дополнительных сведений о свойствах, которые можно задать для специального диалогового окна, нажмите кнопку  [image].

•	Для получения дополнительных сведений о создании специального диалогового окна, в которое вводятся условия отбора в отчетах, нажмите кнопку  [image].

•	Для получения дополнительных сведений о создании запроса, связанного с диалоговым окном, нажмите кнопку  [image].

•	Чтобы использовать форму и как обычную форму, и как диалоговое окно, можно воспользоваться режимом «Окна диалога» макрокоманды ОткрытьФорму (OpenForm) для временного открытия формы как диалогового окна. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Временное открытие любой формы как диалогового окна

1	Создайте макрос или процедуру обработки события, вызывающие для открытия формы макрокоманду ОткрытьФорму (OpenForm).

2	Задайте для аргумента «Режим окна» макрокоманды ОткрытьФорму (OpenForm) значение «Окно диалога» (константу acDialog в процедуре обработки события).

При открытии формы со значением «Окно диалога» аргумента «Режим окна» свойства формы Всплывающее окно (PopUp) и Модальное окно (Modal) получают значение «Да» до тех пор, пока форма не будет закрыта. При этом также отключаются определенные пользователем сочетания клавиш и некоторые другие системные функциональные клавиши, а также до закрытия формы приостанавливается выполнение макроса или процедуры обработки события. Пользователь имеет возможность скрыть форму, присвоив свойству формы Вывод на экран (Visible) значение «Нет» с помощью макрокоманды ЗадатьЗначение (SetValue).


Свойства, используемые для создания или изменения всплывающих форм и специальных диалоговых окон

Свойства, перечисленные в следующем списке, используются для создания специальных всплывающих форм или специальных диалоговых окон. Для получения дополнительных сведений о любом из этих свойств выберите это свойство в окне свойств формы и нажмите клавишу F1.

Свойство	Определяет
Всплывающее окно (PopUp)	Открытие формы как всплывающей формы. Всплывающая форма всегда располагается над другими окнами Microsoft Access.
Модальное окно  (Modal)	Открытие формы как немодальной (допускается переход в другие окна) или как модальной (форма сохраняет  фокус вплоть до своего закрытия).
Тип границы (BorderStyle)	Тип границы и элементы границы (заголовок, кнопка закрытия окна  [image],  оконное меню, кнопки развертывания и свертывания окна), используемые в форме.
Кнопка оконного меню (ControlBox)	Вывод формы в режиме формы с кнопкой оконного меню.
Кнопки размеров окна (MinMaxButtons)	Вывод формы в  режиме формы с кнопками свертывания и развертывания окна. Если свойство Тип границы (BorderStyle) имеет значение «Окна диалога», автоматически убираются кнопки свертывания и развертывания окна.
Кнопка закрытия (CloseButton)	Недоступность кнопки закрытия.
Полосы прокрутки (ScrollBars)	Вывод формы с полосами прокрутки.
Поле номера записи (NavigationButtons)	Вывод формы с полем номера записи и кнопками перемещения по записям.
Область выделения (RecordSelectors)	Вывод формы с областью выделения записи.
Контекстные меню (ShortcutMenu)	Вывод контекстных меню при нажатии правой кнопки мыши.
Выравнивание по центру (AutoCenter)	Автоматическое выравнивание формы по центру в окне приложения при ее открытии.
Разрешить изменение (AllowEdits)	Возможность любого изменения пользователем сохраненных в форме записей.
Разрешить удаление (AllowDeletions)	Возможность удаления записей пользователем через форму.
Разрешить добавление (AllowAdditions)	Возможность добавления записей пользователем через форму.
Работа с записями (DataEntry)	Отображение в форме при ее открытии всех записи или пустой (новой) записи.
Режим по умолчанию (DefaultView)	Вывод формы в режиме таблицы, в виде простой формы (для одной записи) или в виде ленточной формы (для нескольких записей).
Допустимые режимы (ViewsAllowed)	Возможность переключения между режимом формы и режимом таблицы.


Определение типа границы и строки заголовка для всплывающих форм и специальных диалоговых окон

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы.

3	В ячейке свойства Тип границы (BorderStyle) выберите нужное значение. Для получения дополнительных сведений о значениях данного свойства нажмите кнопку  [image].  Для получения сведений о создании всплывающих форм и специальных диалоговых окон нажмите кнопку  [image].


Определение возможности изменения размеров формы

В большинстве случаев не требуется запрещение возможности изменения размеров формы. Следующие действия выполняются при создании всплывающих форм или специальных диалоговых окон.

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы.

3	В ячейке свойства Тип границы (BorderStyle) выберите значение «Отсутствует», «Тонкая» или «Окна диалога». Для получения дополнительных сведений об этих значениях нажмите кнопку [image].

Примечание.   Для получения справки о создании всплывающих форм и специальных диалоговых окон нажмите кнопку  [image].


Удаление из формы области выделения записей

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы.

3	В ячейке свойства Область выделения (RecordSelectors) выберите значение «Нет».


Удаление из формы контекстных меню

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы.

3	В ячейке свойства Контекстные меню (ShortcutMenu) выберите «Нет».


Удаление оконного меню из формы в режиме формы

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы.

3	В ячейке свойства Кнопка оконного меню (ControlBox) выберите «Нет».

Примечание.   Если для свойства формы Тип границы (BorderStyle) задано значение «Отсутствует», форма выводится без оконного меню, даже если для свойства Кнопка оконного меню (ControlBox) задано значение «Да».


Удаление кнопок развертывания и свертывания окна из формы в режиме формы

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы.

3	В ячейке свойства Кнопки размеров окна (MinMaxButtons) выберите требуемое значение.

Примечание.   Если для свойства формы Тип границы (BorderStyle) задано значение «Отсутствует» или «Окна диалога», форма выводится без кнопок свертывания и развертывания окна, даже если свойство Кнопки размеров окна (MinMaxButtons) имеет значение «Свертывания», «Развертывания» или «Все».


Удаление из формы поля номера записи

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы.

3	В ячейке свойства Поле номера записи (NavigationButtons) выберите значение «Нет».


Создание специальной встроенной справочной системы для формы, отчета или элемента управления

Существуют несколько способов добавить встроенную справочную систему в форму, отчет или элемент управления. Для вывода всплывающей подсказки, появляющейся на экране при движении указателя мыши по элементам управления, следует использовать свойство Всплывающая подсказка (ControlTipText). Для отображения сведений о форме или элементе управления в строке состояния используют свойство Текст строки состояния (StatusBarText). Возможен также вывод подсказки для вновь создаваемых кнопок панели инструментов.

Если требуется создать более информативную справочную систему или обеспечить вывод контекстной справки для элементов управления, выводящейся на экран, когда пользователь нажимает кнопку контекстной справки  [image], а затем выбирает элемент управления, следует с помощью текстового редактора или текстового процессора создать файл справочной системы (эта программа должна обеспечивать сохранение документов в формате RTF). Затем следует скомпилировать этот файл с помощью компилятора Windows Help Compiler и связать его с формой, отчетом или элементом управления с помощью свойств Файл справки (HelpFile) и Идентификатор справки (HelpContextID). Пользователи будут иметь возможность установить указатель на выведенную контекстную справку и открыть ее меню нажатием правой кнопки мыши для вывода на экран или копирования дополнительных сведений о данном разделе специальной справки.

Примечание.   Компилятор справочной системы Windows входит в пакеты Microsoft Office 97, издание для разработчиков, Microsoft Visual Basic для приложений, Microsoft Visual C++ и Microsoft Windows Software Development Kit (SDK). Для получения дополнительных сведений о том, что входит в состав Office 97, издание для разработчиков, нажмите кнопку  [image].

Предполагаемые действия

Создание специальной всплывающей подсказки для кнопки панели инструментов

Создание контекстной справки для кнопок панели инструментов или команд меню

Создание подсказки для элемента управления формы

Добавление сообщения, выводящегося в строке состояния, для элемента управления или формы

Создание справочных разделов, которые выводятся на экран при нажатии в форме кнопки контекстной справки

Добавление к форме кнопки контекстной справки

Создание откомпилированного файла справочной системы для вывода справки в форме, отчете или элементе управления при нажатии клавиши F1


Создание откомпилированного файла справочной системы для вывода справки при нажатии клавиши F1

1	Создайте исходный файл с помощью любого текстового редактора или текстового процессора. Для получения дополнительных сведений о создании исходного файла следует обращаться к документации компилятора Windows Help Compiler. Сохраните исходный файл в формате RTF.

2	Откомпилируйте файл справочной системы с помощью компилятора Windows Help Compiler.

3	Откройте окно свойств формы или отчета и введите имя откомпилированного файла справочной системы в ячейку свойства Файл справки (HelpFile).

Примечание.   Для упрощения работы поместите файл справочной системы в одну папку  с приложением. Это позволит использовать одно и то же значение свойства Файл справки (HelpFile) во всех экземплярах приложения и не помешает пользователям устанавливать приложение в любую папку. Если в значении этого свойства не указан путь, Microsoft Access будет искать файл справочной системы в каталоге приложения.

4	В ячейку свойства Идентификатор справки (HelpContextID) формы или отчета введите номер (отличный от 0) раздела справочной системы, который должен выводиться при нажатии клавиши F1. В этот раздел справочной системы помещают общие сведения о форме или отчете.

5	Для любого элемента управления формы, который может получить фокус, введите в ячейку свойства Идентификатор справки (HelpContextID) номер раздела справочной системы, который должен выводиться при нажатии клавиши F1. В этот раздел справочной системы помещают сведения о конкретном элементе управления.

Примечания

•	Необходимо установить соответствие значений свойства Идентификатор справки (HelpContextID) с контекстными строками в оглавлении справочной системы. За дополнительной информацией следует обращаться к встроенной справке компилятора Windows Help Compiler.

•	Если в момент нажатия клавиши F1 элемент управления имеет фокус, но для него не создан специальный раздел справочной системы, то выводится раздел специальной справки для формы. Если такой раздел справочной системы для формы отсутствует, открывается окно помощника.

•	Специальный раздел справочной системы не может быть выведен на экран с помощью помощника.


Создание контекстной справки для форм и элементов управления

1	Создайте исходный файл с помощью любого текстового редактора или текстового процессора. Для получения дополнительных сведений о создании исходного файла следует обращаться к документации компилятора Windows Help Compiler. Сохраните исходный файл в формате RTF.

2	Откомпилируйте файл справочной системы с помощью компилятора Windows Help Compiler.

3	Откройте окно свойств формы или отчета и введите имя откомпилированного файла справочной системы в ячейку свойства Файл справки (HelpFile).

Примечание.   Для упрощения работы поместите файл справочной системы в одну папку  с приложением. Это позволит использовать одно и то же значение свойства Файл справки (HelpFile) во всех экземплярах приложения и не помешает пользователям устанавливать приложение в любую папку. Если в значении этого свойства не указан путь, Microsoft Access будет искать файл справочной системы в каталоге приложения.

4	В ячейку свойства формы Идентификатор справки (HelpContextID) введите номер (отличный от 0) раздела справочной системы, который должен выводиться на экран, когда пользователь нажимает кнопку контекстной справки  [image], а затем выбирает фон или заголовок формы. В этот раздел справочной системы помещают общие сведения о форме.

5	В ячейку свойства Идентификатор справки (HelpContextID) для каждого элемента управления формы, который может получить фокус, введите номер раздела справочной системы, который должен выводиться на экран, когда пользователь нажимает кнопку контекстной справки  [image],  а затем выбирает элемент управления.

Примечания

•	Необходимо установить соответствие значений свойства Идентификатор справки (HelpContextID) с контекстными строками в оглавлении справочной системы. За дополнительной информацией следует обращаться к встроенной справке компилятора Windows Help Compiler.

•	Если для элемента управления не создан специальный раздел справочной системы, то при нажатии пользователем кнопки контекстной справки  [image]  с последующим выбором элемента управления будет открыт раздел специальной справки для формы. Если такой раздел справочной системы для формы отсутствует, открывается окно помощника.

•	Специальный раздел справочной системы не может быть выведен на экран с помощью помощника.


Добавление в форму кнопки контекстной справки

Следующие действия следует выполнить для специального диалогового окна или для формы, которая выводится без строки заголовка или кнопки контекстной справки [image].

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши на области выделения формы..

3	В ячейке свойства Кнопка контекстной справки (WhatsThisButton) выберите значение «Да».

Примечание.   Если в свойстве формы Файл справки (HelpFile) не указан файл специальной справочной системы, то, когда пользователь нажимает кнопку контекстной справки  [image],  а затем выбирает форму или элемент управления в форме, выводится файл справочной системы Microsoft Access. Для получения дополнительных сведений об использовании свойств Файл справки (HelpFile) и Идентификатор справки (HelpContextID) нажмите кнопку  [image].


Работа с группой параметров

Предполагаемые действия

Перемещение группы параметров

Изменение размеров группы параметров

Определение причин неправильной работы группы параметров


Работа с полем со списком

Предполагаемые действия

Перемещение поля со списком

Изменение размеров поля со списком

Определение причин неправильной работы поля со списком

Свойства, позволяющие изменить поле со списком


Работа со списком

Предполагаемые действия

Перемещение списка

Изменение размеров списка

Определение причин неправильной работы списка

Свойства, позволяющие изменить список


Работа с кнопками

Предполагаемые действия

Перемещение кнопки

Изменение размеров кнопки

Добавление рисунка на кнопку

Изменение надписи на кнопке

Просмотр процедуры обработки события,  определенной для кнопки


Изменение текста надписи или надписи на кнопке

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выделите надпись или кнопку, а затем выделите текст надписи или надписи на кнопке.

3	Введите новый текст.


Просмотр процедуры обработки события, определенной для кнопки с помощью мастера по созданию кнопок.

1	В режиме конструктора формы установите указатель на кнопку, созданную с помощью мастера, и нажмите правую кнопку мыши.

2	Выберите в контекстном меню команду Обработка событий.


Работа с подчиненными формами

Предполагаемые действия

Перемещение подчиненной формы

Изменение размеров подчиненной формы

Изменение макета подчиненной формы

Определение причин неправильной работы подчиненной формы


Создание формы

Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Для настройки формы следует переключиться в режим конструктора.

Для создания простой формы, содержащей один столбец, используется кнопка Новый объект.

Предполагаемые действия

Создание простой формы с помощью кнопки Новый объект

Создание формы с помощью мастера

Создание формы без помощи мастера

Создание формы на основе нескольких таблиц

Создание формы из записей, отфильтрованных в таблице, запросе или другой форме


Общие сведения об элементах управления

Все сведения в форме или отчете содержатся в элементах управления. Элементы управления — это объекты формы или отчета, которые служат для вывода данных на экран, выполнения макрокоманд или оформления формы или отчета. Например, поле можно использовать для вывода данных на экран в форме или отчете, кнопку — для открытия другой формы или отчета, а линию или прямоугольник — для разделения и группировки элементов управления с тем, чтобы они лучше воспринимались пользователем.

В Microsoft Access существуют следующие типы элементов управления, которые содержатся на панели элементов в режиме конструктора формы или режиме конструктора запроса: поле, надпись, группа, переключатель, флажок, выключатель, поле со списком, список, кнопка, рисунок, присоединенная рамка объекта, свободная рамка объекта, набор вкладок, подчиненная форма/отчет, разрыв страницы, линия, прямоугольник и дополнительные элементы ActiveX.

Элементы управления могут быть связанными, свободными или вычисляемыми. Связанный элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. Такие элементы управления используются для отображения, ввода или обновления значений из полей базы данных. Для вычисляемого элемента управления в качестве источника данных используется выражение. В выражении могут быть использованы данные из поля базовой таблицы или запроса для формы или отчета, а также данные другого элемента управления формы или отчета. Для свободного элемента управления источника данных не существует. Свободные элементы управления используются для вывода на экран данных, линий, прямоугольников и рисунков. На приведенном ниже рисунке показаны примеры связанного, свободного и вычисляемого элементов управления.

Для получения дополнительных сведений о различных типах элементов управления нажмите одну из следующих кнопок.

Элементы управления

Надписи

Поля

Группы

Выключатели

Переключатели

Флажки

Поля со списком

Списки

Кнопки

Рисунки, свободные и связанные рамки объекта

Подчиненные формы

Подчиненные отчеты

Разрывы страниц

Линии

Прямоугольники

Наборы вкладок

Элементы HTML

Элементы ActiveX


Режимы отображения формы

Формы могут быть выведены на экран в трех видах: режим конструктора, режим формы и режим таблицы.

Создание формы осуществляется в режиме конструктора.

После создания формы в режиме конструктора ее можно просмотреть в режиме формы или в режиме таблицы.


Разрешение вопросов, связанных с окнами свойств

Вопросы

Появляется пустое окно свойств для выбранного элемента управления.

В окне свойств отображаются не все свойства для выделенных элементов управления.

В окне свойств для выбранных элементов управления отображаются все нужные свойства, но ячейка для определенного свойства остается пустой, хотя значение для данного свойства уже были заданы в одном или нескольких выделенных элементах управления.

Значения свойств для связанного элемента управления не соответствуют значениям свойств для поля таблицы в режиме конструктора.


Содание формы с помощью мастера

1	В окне базы данных выберите вкладку Формы.

2	Нажмите кнопку Создать.

3	В диалоговом окне Новая форма выберите нужного мастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна.

4	Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, на основе которых будет создана форма.

Примечание.   При использовании мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне мастера.

5	Нажмите кнопку OK.

6	Если на шаге 3 были выбраны Мастер форм, Диаграмма или Сводная таблица, то при создании формы следуйте инструкциям, выводимым в диалоговых окнах соответствующего мастера. При выборе элементов Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная или Автоформа: табличная форма создается автоматически.

Изменить созданную форму можно в режиме конструктора.

Инструкции

Примечание.   При выборе одной из автоформ используется автоформат, который был последний раз указан в мастере форм или с помощью команды Автоформат в меню Формат в режиме конструктора.


Создание формы без помощи мастера

1	В окне базы данных выберите вкладку Формы.

2	Нажмите кнопку Создать.

3	В диалоговом окне Новая форма выберите пункт Конструктор.

4	Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, на основе которых будет создана форма. Если форма не будет содержать данных (например, если форма будет использоваться как кнопочная для открытия других форм или отчетов или как специальное диалоговое окно), ничего не выбирайте в списке.

Примечание.   Форма, использующая данные из нескольких таблиц, должна быть основана на запросе, включающем эти таблицы.

5	Нажмите кнопку OK.

Окно формы будет выведено на экран в режиме конструктора. Для получения сведений о добавлении элементов управления в режиме конструктора нажмите кнопку  [image].


Создание формы с помощью автоформы

Автоформа создает форму, в которой отображаются все поля и записи выбранной таблицы или запроса. Каждое поле расположено на отдельной строке, с левой стороны от которой отображается надпись к данному полю.

1	В окне базы данных выберите вкладку Таблицы или Запросы.

2	Выберите таблицу или запрос, на основе которых необходимо создать форму, или откройте их в любом режиме.

3	Нажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов и выберите элемент Автоформа.


Создание формы на базе нескольких таблиц

Использование мастера форм — это наиболее простой и быстрый способ создания формы, содержащей данные из нескольких таблиц. Мастер форм ускоряет процесс создания форм, выполняя автоматически всю основную работу. В первом окне мастера форм можно выбрать поля, которые должны быть включены в форму. Это могут быть поля из одной или нескольких таблиц. При использовании мастера форм для создания формы на основе нескольких таблиц создается инструкция SQL. Эта инструкция содержит сведения о том, какие таблицы и поля нужно использовать.

С помощью мастера можно создать обычную или иерархическую форму, отображающую данные из нескольких таблиц. Примером обычной является форма, содержащая сведения о товарах и их поставщиках. Для просмотра иллюстрации этого типа формы нажмите кнопку  [image]. Иерархической является форма, содержащая одну или несколько подчиненных форм. Подчиненные формы используются для показа данных из таблиц с отношением «один-ко-многим». Например, можно создать форму «Категории», содержащую данные из таблиц «Категории» и «Товары». Для просмотра иллюстрации этого типа формы нажмите кнопку  [image].

Имеется возможность представления данных в иерархическом виде без использования подчиненной формы. Например, если в форме много элементов управления, для подчиненной формы может не остаться места. В этом случае можно использовать мастер форм для создания синхронизированных форм. При нажатии кнопки в форме открывается другая форма, синхронизированная с записью в первой форме. Для просмотра иллюстрации этого типа формы нажмите кнопку  [image].

Предполагаемые действия

Использование мастера форм для создания обычной, иерархической или синхронизированной формы

Добавление подчиненной формы к существующей форме

Синхронизация одной формы с другой

Создание формы без помощи мастера и использование запроса как источника данных


Переключение между режимами отображения формы

•	Нажмите кнопку Вид на панели инструментов. Для переключения в другой режим нажмите кнопку с соответствующим рисунком. Для просмотра списка всех доступных режимов нажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Вид.

Для получения дополнительных сведений о режимах отображения формы нажмите кнопку  [image].


Открытие формы

1	В окне базы данных выберите вкладку Формы.

2	Выберите форму, которую нужно открыть.

3	Нажмите кнопку Открыть для открытия формы в режиме формы или кнопку Конструктор для открытия формы в режиме конструктора.

Совет.   Открыть форму в режиме формы можно также, переместив ее с помощью мыши из окна базы данных в фоновую область окна приложения.

После открытия формы также можно легко переключаться между тремя режимами отображения формы с помощью кнопки Вид на панели инструментов.


Открытие и закрытие списка для формы или отчета

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Нажмите кнопку Список полей  [image]  на панели инструментов.

Из списка полей можно добавлять присоединенные элементы управления в форму или отчет.


Открытие и закрытие панели инструментов

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Нажмите кнопку Панель элементов  [image]  на панели инструментов.


Фиксация инструмента панели элементов

•	Дважды щелкните инструмент, который необходимо зафиксировать.

Когда инструмент зафиксирован, нет необходимости каждый раз нажимать соответствующую кнопку для создания одинаковых элементов управления. Например, чтобы добавить в форму несколько надписей, следует зафиксировать инструмент Надпись на панели элементов.

Для освобождения инструмента нажмите клавишу ESC.


Общие сведения об окне свойств

В Microsoft Access свойства используются для определения характеристик таблиц, запросов, полей, форм и отчетов. Каждый элемент управления в форме или отчете также имеет свойства. Свойства элемента управления определяют структуру, внешний вид и поведение элемента, а также характеристики текста или данных, в нем содержащихся. Свойства устанавливаются в окне свойств. Например, на следующем рисунке отображено окно свойств для элемента управления «Итоги продаж». Здесь для свойства Формат (Format) задано значение Денежный.


Задание свойств для формы, отчета, раздела или элемента управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выполните одно из следующих действий.

•	Чтобы задать значения свойств для формы или отчета, дважды щелкните область выделения формы или область выделения отчета, для открытия окна свойств формы или отчета.

•	Чтобы задать значения свойств для раздела формы или отчета, дважды щелкните область выделения раздела для открытия окна свойств раздела.

•	Чтобы задать значения свойств для элемента управления, убедитесь, что он выделен, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов. Также для открытия окна свойств можно просто дважды щелкнуть мышью нужный элемент управления.

3	В окне свойств выберите то свойство, для которого следует задать значение, а затем выполните одно из следующих действий.

•	Если в ячейке свойства есть кнопка со стрелкой, нажмите ее и выберите значение из списка.

•	Введите значение или выражение в ячейку свойства.

•	Если рядом с ячейкой свойства есть кнопка построителя  [image], нажмите ее для вывода построителя или диалогового окна со списком построителей. Например, построитель запросов используется для изменения макета базового запроса для формы или отчета.

4	Если размер ячейки свойства не достаточен для задания или изменения значения свойства, то нажмите клавиши SHIFT+F2 (или щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Масштаб) для открытия окна Область ввода.

Если окно свойств пустое, или в нем не отображены нужные свойства, нажмите кнопку  [image].

Совет.   Для получения справки по каждому из свойств в окне, выберите нужное свойство и нажмите клавишу F1.


Появляется пустое окно свойств для выбранного элемента управления

•	Если в то время, когда на экране отображено окно свойств, щелкнуть мышью уже выбранный элемент управления, окно свойств станет пустым. Если нет необходимости вводить значение в элемент управления, нажмите клавишу ESC для первоначального отображения окна свойств. В противном случае, введите значение и нажмите клавишу ENTER.


В окне свойств отображаются не все свойства для выделенных элементов управления

•	Если при выборе нескольких элементов управления в окне свойств выводятся не все нужные свойства, возможно выбран лишний элемент управления. Например, в группу полей могла быть включена линия. Свойства отображаются в окне свойств только если они применимы ко всем выделенным элементам управления. Чтобы удалить элемент управления из выделенной группы, щелкните его мышью, удерживая клавишу SHIFT.


Ячейка для определенного свойства остается пустой

•	Если значение, заданное для определенного свойства, одинаковое для всех выбранных элементов управления, оно отображается в окне свойств. В противном случае, ячейка данного свойства остается пустой. Если выбрано несколько элементов управления, изменение значения свойства для одного элемента управления повлияет на значения свойств всех выбранных элементов.


Значения свойств для элемента управления не соответствуют значениям свойств для поля таблицы в режиме конструктора

•	Значения свойств для связанного элемента управления могут не соответствовать значениям тех же свойств для поля базовой таблицы, с которым связан элемент управления. Если значения различны, то значения в форме или отчете обычно перекрывают значения в таблице, но они применимы только к текущей форме или отчету. Рекомендуется задавать значения для свойств Формат (Format), Число десятичных знаков (DecimalPlaces), Маска ввода (InputMask), Условие на значение (ValidationRule), Сообщение об ошибке (ValidationText) и Значение по умолчанию (DefaultValue) в базовой таблице или запросе, а не в форме или отчете. Так можно быть уверенным, что для поля заданы нужные значения свойств, независимо от того, добавляется ли оно к форме или отчету. Для получения дополнительных сведений о наследовании свойств в элементах управления нажмите кнопку  [image].


Выделение раздела в форме или отчете

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Щелкните область выделения раздела или любое место строки заголовка раздела.

Для выбора раздела также можно щелкнуть мышью в любом месте на фоне раздела.


Выделение формы или отчета

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Щелкните область выделения формы или область выделения отчета.

Если линейки не отображаются на экране, выберите команду Выделить форму или Выделить отчет в меню Правка или щелкните серый фон справа от формы, чтобы выделить ее.


Изменение базового запроса или инструкции SQL формы или отчета

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Дважды щелкните область выделения формы или область выделения отчета для открытия окна свойств.

3	Нажмите кнопку построителя  [image]  рядом с ячейкой свойства Источник записей (RecordSource) для открытия режима конструктора запроса. Аналогичным образом можно изменить инструкцию SQL — просто переместить с помощью мыши поля и установить условие отбора и порядок сортировки в бланке запроса.

Примечание.   Если нужно изменить источник записей, просто поменяв одну таблицу или запрос на другую, нажмите кнопку со стрелкой в ячейке свойства Источник записей (RecordSource) и выберите нужные таблицу или запрос из списка.


Привязка незаполненной формы или отчета к данным таблицы или запроса

1	В режиме конструктора формы или в режиме конструктора отчета дважды щелкните область выделения формы или область выделения отчета для открытия окна свойств.

2	Нажмите кнопку со стрелкой рядом с ячейкой свойства Источник записей (RecordSource) и выберите из списка нужные таблицу или запрос.

3	Переключитесь в режим формы или режим таблицы для просмотра данных.


Отображение и скрытие сетки

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	В меню Вид выберите параметр Сетка.


Изменение шага сетки в форме или отчете

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Дважды щелкните область выделения формы или область выделения отчета для открытия окна свойств.

3	Для изменения шага сетки по горизонтали введите новое значение свойства Число делений по X (GridX). Для изменения шага сетки по вертикали введите новое значение свойства Число делений по Y (GridY). Чем больше делений, тем меньше расстояние между ними, т. е. шаг сетки.

Примечание.   По умолчанию устанавливается 10 делений на сантиметр по горизонтали и по вертикали. При использовании дюймов как единиц измерения по умолчанию устанавливается 24 деления на дюйм по горизонтали и по вертикали. Допустимыми являются любые целые числа в диапазоне от 1 до 64. Линии сетки становятся невидимыми, если количество делений превышает 24 на дюйм или 9 на сантиметр.


Задание размера формы при первом ее открытии

1	Откройте форму в режиме формы.

2	Задайте нужный размер формы, переместив ее границы с помощью мыши в режиме формы.

3	Нажмите кнопку Сохранить  [image]  на панели инструментов.

Примечание.   Если для свойства Автоматический размер (AutoResize) задано значение Да, размер формы автоматически устанавливается так, чтобы записи полностью отображались на экране. Для задания собственного размера формы убедитесь, что для свойства Автоматический размер (AutoResize) задано значение Нет.


Изменение размера формы по размеру ее содержимого

1	Откройте форму в режиме формы.

2	Выберите команду По размеру формы в меню Окно.

Примечание. Если окно формы развернуто, команда По размеру формы не доступна.

3	Чтобы сохранить размер формы, нажмите кнопку Сохранить  [image]  на панели инструментов.

При выполнении команды По размеру формы Microsoft Access устанавливает размеры формы, в зависимости от того, какое значение задано для свойства формы Режим по умолчанию (DefaultView) — Простая форма или Ленточная форма.

•	Простая форма. Если размеры отображаемой записи меньше размеров окна формы, команда По размеру формы уменьшает окно до размеров записи. Если размеры записи больше окна формы, данная команда увеличивает окно формы таким образом, чтобы вывести на экран максимально возможную часть записи.

•	Ленточная форма. Если нижняя запись отображается не полностью, команда По размеру формы убирает эту запись с экрана. Если отображается только одна запись, и она помещается не полностью, данная команда увеличивает окно, чтобы вывести на экран максимально возможную часть записи.


Выравнивание формы по центру в окне приложения при первом открытии

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Дважды щелкните область выделения формы для открытия окна свойств.

3	Задайте для свойства Выравнивание по центру (AutoCenter) значение Да.

При следующем открытии формы она будет отцентрирована в окне приложения.


Изменение текста заголовка формы в режиме формы

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Дважды щелкните область выделения формы для открытия окна свойств.

3	В ячейке свойства Подпись (Caption) введите текст заголовка.

4	Для просмотра текста заголовка переключитесь в режим формы.

Совет.   Если в форме не должно быть заголовка, введите пробел в ячейку свойства Подпись (Caption).


Предварительный просмотр формы

Предварительный просмотр формы из режима конструктора, режима формы или режима таблицы

1	Нажмите кнопку Предварительный просмотр  [image]  на панели инструментов.

2	Для возврата в режим конструктора, режим формы или режим таблицы нажмите кнопку Вид на панели инструментов.

Предварительный просмотр формы из окна базы данных

1	Выберите вкладку Формы.

2	Выберите форму для предварительного просмотра.

3	Нажмите кнопку Предварительный просмотр  [image]  на панели инструментов.

Изображение формы в режиме предварительного просмотра зависит от того, из какого режима выполняется просмотр.

Режим, в котором находится форма	Режим отображения формы при предварительном просмотре
Режим конструктора	Режим формы
Режим формы	Режим формы
Режим таблицы	Режим таблицы
Окно базы данных	Режим, установленный свойством формы Режим по умолчанию (DefaultView)
Для получения сведений о просмотре формы в различных режимах нажмите кнопку  [image].

Для получения сведений о просмотре двух и более страниц формы одновременно нажмите кнопку  [image].


Печать формы

Предполагаемые действия

Установка ориентации и других параметров страницы

Печать формы из режима конструктора, формы или таблицы

Печать формы из окна базы данных

Печать выделенных записей в форме или отчете

Печать текущей записи

Печать формы с помощью ярлыка


Печать формы из режима конструктора, формы или таблицы

1	Выберите в меню Файл команду Печать.

2	В диалоговом окне Печать установите нужные параметры.

Печать формы зависит от режима, из которого она распечатывается.

Режим отображения формы	Режим печати формы
Режим конструктора	Режим формы
Режим формы	Режим формы
Режим таблицы	Режим таблицы
Совет.   Для печати формы без отображения диалогового окна Печать нажмите кнопку Печать  [image]  на панели инструментов.


Печать формы из окна базы данных

1	Выберите вкладку Формы.

2	Выберите форму, которую необходимо распечатать.

3	В меню Файл выберите команду Печать.

4	В диалоговом окне Печать укажите нужные параметры.

5	Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access распечатывает форму в режиме, указанном в свойстве Режим по умолчанию (DefaultView).

Совет. Для печати формы без отображения диалогового окна Печать нажмите кнопку Печать  [image]  на панели инструментов.


Печать выделенных записей в форме или отчете

1	Откройте форму в режиме формы или отчет в режиме таблицы.

2	Выберите запись, которую необходимо напечатать, щелкнув область выделения записи или нажав клавиши SHIFT+ПРОБЕЛ (в режиме редактирования нажмите клавишу F2, перед тем как нажать клавиши SHIFT+ПРОБЕЛ). Чтобы выбрать несколько записей, щелкните область выделения первой записи и выделите все записи, не отпуская кнопку мыши.

3	Выберите в меню Файл команду Печать.

4	В диалоговом окне Печать в группе Печатать выберите параметр Выделенные записи.


Добавление элемента управления в форму или отчет

Все элементы, добавляемые в форму, являются элементами управления. Примерами разных  элементов управления служат поля, надписи, списки, переключатели, кнопки и линии. Способ создания элемента управления зависит от того, какой элемент создается: присоединенный, свободный или вычисляемый.

Предполагаемые действия

Общие сведения о присоединенных, свободных и вычисляемых элементах управления

Создание присоединенного элемента управления

Создание свободного элемента управления

Создание вычисляемого элемента управления

Создание элемента управления определенного типа (поле, флажок, список и т. п.) для формы

Создание элемента управления определенного типа (надпись, текст,флажок, список и т. п.) для отчета


Создание элемента управления определенного типа

Предполагаемые действия

Создание поля

Создание надписи

Создание флажка, выключателя или переключателя, не включенного в группу

Создание группы с флажками, выключателями или переключателями

Создание кнопки

Создание списка или поля со списком

Создание подчиненной формы

Создание элемента управления для рисунка или другого объекта, созданного в другом приложении (например, документа Word)

Создание диаграммы

Создание элемента управления для отображения данных Microsoft Access в сводной таблице Microsoft Excel

Создание элемента управления с несколькими страницами или вкладками

Создание элемента управления для отображения страниц Web в форме

Добавление элемента ActiveX


Создание свободного элемента управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Для того чтобы создать элемент управления с помощью мастера, проверьте, что нажата кнопка Мастера  [image]  на панели элементов.

Примечание.   Мастера позволяют создавать кнопку, список, поле со списком, подчиненную форму и группу.

3	На панели элементов выберите инструмент создания элемента нужного типа.

4	Выберите в форме или отчете место, в которое помещается верхний левый угол создаваемого элемента управления.
Если нажать и отпустить кнопку мыши, Microsoft Access создает элемент управления стандартного размера. Для того чтобы создать элемент управления другого размера, нажмите кнопку мыши и, удерживая ее, перемещайте указатель, пока элемент не достигнет нужных размеров.

Совет.   Для создания нескольких элементов управления одного типа установите указатель на нужный инструмент на панели элементов и дважды нажмите кнопку мыши.


Создание присоединенного элемента управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Для того чтобы создать элемент управления с помощью мастера, проверьте, что нажата кнопка Мастера  [image]  на  панели элементов.

Примечание.   Мастера позволяют создавать кнопку, список, поле со списком, подчиненную форму и группу. Кроме того, мастера используются при создании элементов управления для диаграмм и сводных таблиц.

3	Откройте список полей нажатием кнопки Список полей  [image]  на панели инструментов.

4	В списке полей выделите одно или несколько полей.

Объекты	Способ выделения
Одно поле	Выберите поле.
Группа соседних полей	Выберите первое поле группы и, удерживая нажатой клавишу SHIFT, выберите последнее поле группы.
Произвольный набор полей	Нажав и удерживая клавишу CTRL, выберите имя каждого выделяемого поля.
Все поля	Установите указатель на заголовок списка и дважды нажмите кнопку мыши.
5	Перетащите выбранное поле (или поля) из списка полей в форму или отчет. Поместите верхний левый угол значка в то место, где должен находиться левый верхний угол элемента управления (а не его подписи), и отпустите кнопку мыши.

Microsoft Access создает соответствующий полю элемент управления и задает конкретные значения свойств, отвечающие типу данных поля и значению свойства Тип элемента управления (DisplayControl). Для того чтобы создать элемент управления другого типа, выберите подходящий инструмент на панели элементов перед переносом поля из списка полей. Для получения дополнительных сведений о свойстве Тип элемента управления (DisplayControl) нажмите кнопку  [image].

Кроме того, тип элемента управления можно изменить после его создания.

Инструкции


Удаление элемента управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выделите элемент управления.

3	Нажмите клавишу DEL.

Если к элементу управления присоединена подпись, элемент управления удаляется вместе с его подписью. Для того чтобы удалить только подпись, выделите ее и нажмите клавишу DEL.


Связывание свободного элемента управления с полем

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

Убедитесь, что элемент управления выбран, и нажмите кнопку Свойства  [image] на панели инструментов.

2	В ячейку свойства Данные (ControlSource) введите имя поля, с которым связывается элемент управления.

Примечание.   Если элемент управления связывается с полем таким способом, а также если изменяется поле, к которому присоединен элемент управления, то для свойств элемента управления не задаются значения, которые имеют соответствующие свойства поля. Однако для свойств Условие на значение (ValidationRule), Сообщение об ошибке (ValidationText) и Значение по умолчанию (DefaultValue) будут заданы значения соответствующих свойств поля, поскольку эти свойства накладывают ограничения на значение поля, а не только элемента управления. При создании присоединенного элемента управления путем переноса поля с помощью мыши из списка полей этот элемент управления наследует ряд свойств поля. Для получения дополнительных сведений о том, какие свойства наследуются и как реализуется наследование, нажмите кнопку  [image].


Выделение элемента управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Установите указатель на элемент управления и нажмите кнопку мыши.

Если к элементу управления присоединена подпись, он приобретает следующий вид:

Примечание.   Если выбрать уже выделенный элемент управления, в нем появляется курсор, позволяющий вводить или изменять текст. В этом случае для выделения элемента управления следует выбрать любое место вне элемента управления, а затем снова выбрать элемент управления.


Выделение соседних элементов управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Начав с любого места вне элемента управления, перетащите прямоугольную рамку через выбираемые элементы управления.

Советы

•	Существует возможность указать способ выделения элементов управления: должна ли прямоугольная рамка, перетаскиваемая по элементам управления, только коснуться этих элементов или охватить их полностью. Для этого выполните команду Параметры из меню Сервис, выберите вкладку Формы/отчеты и выберите один из параметров в группе Выделение объектов.

•	Для того чтобы убрать один или несколько элементов управления из выделенной группы, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, выбирайте эти элементы.


Выделение не соседних или перекрывающихся элементов управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, выберите каждый нужный элемент управления.


Исключение элемента управления из группы выделенных элементов

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, выбирайте выделенные элементы управления, которые следует убрать из выделенной группы.


Перемещение элемента управления и его подписи

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите элемент управления или его подпись.

Если выбрать компонент составного элемента управления, то маркеры перемещения и маркеры размера выводятся вокруг обоих компонентов элемента управления.

3	Перемещайте указатель по границе (не по маркерам перемещения) элемента управления или его подписи, пока указатель не примет вид открытой ладони, а затем перетащите элементы управления на новое место.

Примечания

•	Для того чтобы в процессе перемещения элемента управления сохранять его выравнивание по горизонтали или вертикали относительно других элементов, нажмите клавишу SHIFT и удерживайте ее, пока вы выбираете и перемещаете элемент. В этом случае элемент управления можно перемещать только по горизонтали или только по вертикали, что определяется направлением первого движения.

•	Если координаты элемента управления нужно изменить на небольшую величину, удобнее нажать клавишу CTRL и нажимать соответствующую клавишу перемещения курсора. При таком способе перемещении элемента управления он не выравнивается относительно сетки, даже если включена команда Привязать к сетке.


Независимое перемещение элемента управления или его подписи

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите элемент управления или его подпись.

3	Установите указатель на маркер перемещения, расположенный в верхнем левом углу элемента управления или подписи.

4	Когда указатель примет вид указывающей вверх руки, можно перемещать элемент управления или его подпись.

Примечания

•	Компоненты составного элемента управления сохраняют свою взаимосвязь, даже если перемещать их по отдельности.

•	Для того чтобы переместить присоединенную подпись в другой раздел, не перемещая при этом элемент управления, следует использовать команды Вырезать и Вставить. При перемещении подписи в другой раздел она теряет связь со своим элементом управления.

•	Для того чтобы в процессе перемещения элемента управления сохранять его выравнивание по горизонтали или вертикали относительно других элементов, нажмите клавишу SHIFT и удерживайте ее, пока вы выбираете и перемещаете элемент. В этом случае элемент управления можно перемещать только по горизонтали или только по вертикали, что определяется направлением первого движения.

•	Если координаты элемента управления нужно изменить на небольшую величину, удобнее нажать клавишу CTRL и нажимать соответствующую клавишу перемещения курсора. При таком способе перемещении элемента управления он не выравнивается относительно сетки, даже если включена команда Привязать к сетке.


Изменение единиц измерения на линейке

1	Нажмите кнопку Пуск системы Windows, выберите команду Настройка и подкоманду Панель управления.

  Подсказка

2	Дважды щелкните значок «Язык и стандарты».

3	Выберите вкладку Числа.

4	В поле со списком Система единиц выберите Метрическая или Британская.


Перевод элементов управления на передний или задний план

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите элемент управления и выполните команду На передний план или На задний план из меню Формат.

Примечание.   Список или подчиненная форма всегда находятся на переднем плане; их нельзя перевести на задний план.


Изменение размеров элемента управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите элемент управления (или несколько элементов), размеры которого требуется изменить.

3	Перемещайте маркеры размера, пока элемент управления не получит требуемые размеры.

Если выделено несколько элементов управления, то при перемещении маркеров размера одного элемента будут изменяться размеры всех элементов.

Совет.   Если размеры элемента управления нужно изменить на небольшую величину, удобнее нажать клавишу SHIFT и нажимать соответствующую клавишу перемещения курсора.


Изменение размеров элемента управления по размерам его содержимого

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выделите один или несколько элементов управления, размеры которых нужно изменить.

3	Выберите команду Размер в меню Формат и подкоманду  по размеру данных.


Привязка размеров элементов управления к сетке

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Если сетка не выведена на экран, выберите в меню Вид команду Сетка.

3	Выделите элементы управления, размеры которых требуется изменить.

4	Выберите команду Размер в меню Формат и подкоманду  по узлам сетки.

Примечания

•	Существует режим автоматической привязки элементов к сетке при изменении их размеров. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Иногда для более точного размещения элементов требуется изменить шаг сетки. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Выравнивание размеров нескольких элементов управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выделите элементы управления, размеры которых требуется изменить.

3	Выберите в меню Формат команду Размер и одну из следующих подкоманд:

•	по самому высокому -- делает высоту всех элементов управления равной высоте самого высокого.

•	по самому низкому -- делает высоту всех элементов управления равной высоте самого низкого.

•	по самому широкому -- делает ширину всех элементов управления равной ширине самого широкого.

•	по самому узкому -- делает ширину всех элементов управления равной ширине самого узкого.


Вырезание, копирование и вставка элемента управления

Для того чтобы создать несколько элементов управления, расположенных на одинаковом расстоянии друг от друга, удобнее использовать команду Дублировать, а не Копировать. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выделите элемент управления, который требуется вырезать или скопировать. Если к элементу управления присоединена подпись, выберите сам элемент, а не его подпись.

3	Для того чтобы удалить элемент управления в буфер обмена, выберите в меню Правка команду Вырезать; чтобы скопировать элемент управления в буфер обмена, выберите в меню Правка команду Копировать.

4	Выберите раздел, в который вставляется элемент управления.

5	Выберите в меню Правка команду Вставить.

В ограниченной степени имеется возможность контролировать место вставки элемента управления. Если выделен раздел, то элемент управления вставляется в его верхний левый угол. Если выделен элемент управления около того места, куда требуется вставить элемент, то элемент управления вставляется сразу под выделенным. Обратите внимание, что если вставляется подпись, а к выделенному элементу управления подпись не присоединена, то Microsoft Access присоединит подпись к выделенному элементу управления.

Примечание.   В Microsoft Access не копируются процедуры обработки событий, определенные для копируемого элемента управления.


Дублирование элементов управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выделите нужный элемент управления. Если к элементу управления присоединена подпись, выделите сам элемент, а не его подпись.

3	Выберите в меню Правка команду Дублировать.

Копия элемента управления вставляется сразу под выделенным элементом.

4	Для того чтобы создать еще один элемент управления на том же расстоянии от предыдущего, снова выполните команду Дублировать.

Новая копия элемента управления помещается под самым последним вставленным элементом, даже если этот элемент был передвинут.

Примечания

•	При дублировании элементов управления Microsoft Access не копирует процедуры обработки событий, определенные для дублируемого элемента управления.

•	Чтобы скопировать только свойства форматирования элемента управления, следует нажать кнопку Формат по образцу  [image]  на панели инструментов. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Выравнивание элементов управления при помощи сетки

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Если сетка не выведена на экран, выберите в меню Вид команду Сетка.

3	Выделите элементы управления, которые требуется выровнять.

4	Выберите в меню Формат команду Выровнять и подкоманду по узлам сетки.

Примечания

•	Существует режим автоматической привязки элементов к сетке при изменении их размеров. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Иногда для более точного размещения элементов требуется изменить шаг сетки. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Включение или отключение привязки к сетке

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите в меню Формат команду Привязать к сетке.

Если команда Привязать к сетке помечена, то при создании элемента управления путем выбора места в форме или отчете, верхний левый угол элемента управления помещается в ближайший узел сетки. Если элемент управления создается путем переноса с помощью мыши, то все углы элемента управления помещаются в узлы сетки. При перемещении или изменении размеров существующего элемента управления Microsoft Access позволяет перемещать элемент или его границы только от одного узла сетки к другому.

Если команда Привязать к сетке не помечена, сетка не используется, и имеется возможность перемещать элементы управления и изменять их размеры произвольным образом.

Совет.   Для того чтобы временно отключить режим Привязки к сетке, нажмите клавишу CTRL и удерживайте ее при размещении и перемещении элементов или при изменении их размеров. После отпускания клавиши CTRL режим Привязки к сетке снова будет включен.


Выравнивание нескольких элементов управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выделите элементы управления, которые требуется выровнять. Выбирайте только элементы управления, расположенные в одной строке или одном столбце.

3	Выберите в меню Формат команду Выровнять и одну из следующих подкоманд:

•	по левому краю -- выравнивает левые границы элементов управления по левой границе крайнего левого элемента;

•	по правому краю -- выравнивает правые границы элементов управления по правой границе крайнего правого элемента;

•	по верхнему краю -- выравнивает верхние границы элементов управления по верхней границе крайнего верхнего элемента;

•	по нижнему краю -- выравнивает нижние границы элементов управления по нижней границе крайнего нижнего элемента.

Примечание.   Если после выравнивания некоторые выбранные элементы управления должны наложиться друг на друга, то эти элементы управления размещаются рядом без перекрытия.


Размещение элементов управления с равными интервалами

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выделите элементы управления (по крайней мере три), которые требуется разместить на равных интервалах. Если к элементам управления присоединены подписи, выбирайте сами элементы, а не их подписи.

3	Выберите в меню Формат команду Интервал по горизонтали или Интервал по вертикали и подкоманду  сделать равным.

Элементы будут размещены через равные промежутки. Фактически изменится положение только среднего элемента; верхний и нижний элементы управления останутся на своих местах.


Увеличение или уменьшение интервалов между элементами управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выделите элементы управления, расстояния между которыми требуется изменить.

3	Выберите в меню Формат команду Интервал по горизонтали или Интервал по вертикали и подкоманду  увеличить или  уменьшить.

При изменении интервала между элементами управления крайний левый элемент (при изменении интервала по горизонтали) или крайний верхний (при изменении интервала по вертикали) останутся на своих местах.


Изменение типа элемента управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выделите элемент управления, тип которого требуется изменить.

3	Выберите в меню Формат установите указатель на пункт Преобразовать элемент.

Появится список элементов управления, на которые может быть изменен выбранный элемент. Если какой-то тип элемента управления отображен серым цветом в списке, то он не может быть использован.

4	Выберите нужный тип элемента управления.

При изменении типа элемента управления Microsoft Access копирует в новый элемент управления значения соответствующих свойств из исходного элемента. Если у нового элемента управления нет свойства, которое имелось у исходного, то значение этого свойства не копируется. Если у нового элемента имеется свойство, отсутствующее у исходного, то используется стандартное значение свойства элементов управления данного типа.


Свойства элементов управления и наследование свойств

Если присоединенный элемент управления создается путем переноса поля с помощью мыши из списка полей, то значения соответствующих свойства поля таблицы или запроса копируются в элемент управления. Например, для поля «Цена» в таблице «Товары» свойство Формат поля (Format) имеет значение «Денежный», а свойство Число десятичных знаков (DecimalPlaces) имеет значение «Авто». Если создать в форме присоединенное поле, путем переноса поля «Цена» из списка полей, то те же значения автоматически получат свойства Формат поля (Format) и Число десятичных знаков (DecimalPlaces) поля в форме. (В предположении, что свойство Тип элемента управления (DisplayControl) поля таблицы имеет значение Поле или не имеет заданного значения).

Пользователь имеет возможность изменить в окне свойств элемента управления значения всех унаследованных (скопированных) свойств. Изменение значения свойства элемента управления не влияет на значение свойства поля базовой таблицы или запроса. Аналогично, после создания в форме присоединенного элемента управления, значения его свойств не изменяются при изменении значений свойств поля базовой таблицы или запроса. При необходимости, обновление значений свойств следует произвести вручную. Однако для свойств Условие на значение (ValidationRule), Сообщение об ошибке (ValidationText) и Значение по умолчанию (DefaultValue) будут заданы значения соответствующих свойств поля, поскольку эти свойства накладывают ограничения на значение поля, а не только элемента управления.

Совет.    Значения свойств Формат поля (Format), Число десятичных знаков (DecimalPlaces), Маска ввода (InputMask), Условие на значение (ValidationRule), Сообщение об ошибке (ValidationText) и Значение по умолчанию (DefaultValue) лучше задавать для полей базовых таблиц или запросов, а не для самих элементах управления. Это обеспечит согласованные значения свойств при добавлении полей в форму или отчет.

В следующей таблице перечислены свойства, наследуемые присоединенными элементами управления разных типов при их создании путем переноса с помощью мыши из списка полей.

Элемент управления	Наследуемые свойства
Поле	Формат поля (Format), Число десятичных знаков (DecimalPlaces), Маска ввода (InputMask) и Текст строки состояния (StatusBarText) (получает значение свойства Описание (Description))
Поле со списком,  список	Все свойства, указанные на вкладке Подстановка в окне конструктора таблиц, и свойство Текст строки состояния (StatusBarText) (получает значение свойства Описание (Description)).
Флажок, переключатель, группа, выключатель, присоединенная рамка объекта	Свойство Текст строки состояния (StatusBarText) (получает значение свойства Описание (Description)).
Примечания

•	Не наследуются свойства Значение по умолчанию (DefaultValue), Условие на значение (ValidationRule) и Сообщение об ошибке (ValidationText). Это означает, что свойства элемента управления не получают значений соответствующих свойств базового поля. Значения этих свойств наследуются, однако, если поле указывается в качестве базового источника данных при создании элемента управления. Таким образом, если определить свойство Условие на значение (ValidationRule) для поля и независимо для элемента управления, присоединенного к этому полю, то проверяться будут оба условия. Если определить свойство Значение по умолчанию (DefaultValue) для поля и независимо для элемента управления, присоединенного к этому полю, то свойство элемента управления будет иметь приоритет над свойством базового поля.

•	При создании в форме поля, присоединенное к полю MEMO, Microsoft Access автоматически задает для свойства Поведение по Enter (EnterKeyBehavior) значение Перевод строки, а для свойства Полосы прокрутки (ScrollBars) значение «По вертикали». Эти свойства не наследуются от базового поля; они являются отдельными свойствами элемента управления.


Одновременное изменение свойств нескольких элементов управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Убедитесь, что элемент управления выбран, и нажмите кнопку Свойства  [image] на панели инструментов.

3	Для того чтобы выделить другие элементы управления, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, выберите эти элементы.

4	В окне свойств измените соответствующие значения.

Примечания

•	Существует возможность изменять значения свойств группы элементов управления одного типа или группы элементов управления разных типов. При выделении нескольких элементов управления разных типов в окне свойств будут отображаться только свойства, общие для всех выделенных элементов. Если все элементы управления имеют одинаковое значение конкретного свойства, это значение выводится в окне свойств; в противном случае ячейка свойства остается пустой. После изменения значение свойства, это измененное значение применяется ко всем выделенным элементам управления.

•	Свойство Имя (Name) никогда не отображается при выделении нескольких элементов, поскольку все имена являются уникальными.


Изменение стандартных значений свойств для элемента управления конкретного типа

Каждый тип элемента управления имеет стандартный набор значений свойств, который определяет внешний вид и характеристики элементов управления этого типа. Например, стандартные значения свойств поля задают для поля имя и размер шрифта, а также наличие или отсутствие присоединенной подписи. Этот набор свойств элемента управления называют «стандартными свойствами элемента управления». Если в значения свойств элементов управления определенного типа часто приходится вносить одни и те же изменения после размещения их в форме или отчете, следует изменить стандартные свойства элемента управления.

Предположим, например, что требуется добавлять поля в форму без подписей. Для того чтобы не удалять подпись после создания каждого следующего поля, задайте в окне стандартных свойств поля значение «Нет» для свойства Добавление подписи (AutoLabel).

После изменения стандартных свойств элемента управления новые элементы управления этого типа, добавляемые в форму или отчет, по умолчанию получат новые значения свойств. Стандартные свойства элементов управления будут применяться для данной формы или отчета до следующего изменения стандартных свойств.

Предполагаемые действия

Изменение стандартных свойств элемента управления только для текущей формы или отчета

Указание свойств существующего элемента управления в качестве стандартных свойств элемента управления для текущей формы или отчета

Изменение стандартных свойств элемента управления для всех форм или отчетов


Изменение стандартных свойств новых элементов управления с помощью окна свойств

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите на панели элементов инструмент создания элементов управления нужного типа. Например, для изменения стандартных свойств полей нажмите на панели элементов кнопку Поле  [image].

3	Откройте окно свойств нажатием кнопки Свойства  [image]  на панели инструментов.

Заголовок окна свойств изменяется, показывая, что открыто окно стандартных свойств элемента управления определенного типа.

4	В окне свойств измените значения свойств.


Указание свойств существующего элемента управления в качестве стандартных свойств

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите элемент управления с характеристиками, которые должны стать стандартными.

3	Выберите в меню Формат команду Задать стандартные свойства.

Свойства выделенного элемента управления станут стандартными свойствами для элементов этого типа.

Совет.   Для того чтобы скопировать значения свойств форматирования из одного элемента управления в другой, нажмите кнопку Формат по образцу  [image]  на панели инструментов. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Копирование характеристик форматирования из одного элемента управления в другой

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите элемент управления, характеристики форматирования которого требуется скопировать.

Примечание.   Допускается копирование характеристик только одного элемента управления.

3	Нажмите кнопку Формат по образцу  [image]  на панели инструментов. Если эти характеристики форматирования предполагается использовать для нескольких элементов управления, закрепите кнопку двойным нажатием кнопки мыши.

4	Выделите элемент управления, в который требуется скопировать характеристики форматирования. Допускается выбор элемента управления другого типа. Например, можно скопировать характеристики форматирования из поля в список.

Microsoft Access копирует любые из следующих свойств: Оформление (SpecialEffect), Тип границы (BorderStyle), Цвет границы (BorderColor), Ширина границы (BorderWidth), Цвет фона (BackColor), Тип фона (BackStyle), Наклон линии (LineSlant), Вывод на экран (Visible), Режим вывода (DisplayWhen), Шрифт (FontName), Размер шрифта (FontSize), Насыщенность (FontWeight), Цвет текста (ForeColor), Наклонный (FontItalic), Подчеркнутый (FontUnderline), Выравнивание подписи (LabelAlign), Выравнивание текста (TextAlign), Позиция подписи X (LabelX) и Позиция подписи Y (LabelY).

Примечание.   Нельзя копировать значения свойств в элементы ActiveX или из них.


Изменение формата данных в элементе управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Убедитесь, что элемент управления выбран, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

3	В ячейке свойства Формат поля (Format) выберите один из стандартных форматов. Если стандартные форматы не подходят, допускается создание пользователем собственных форматов. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Примечания

•	Денежные и числовые значения, а также значения даты и времени отображаются в соответствии с настройками, заданными в окне Язык и стандарты панели управления Windows. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Кроме того, для элементов управления, отображающих числа, определено свойство Число десятичных знаков (DecimalPlaces).


Вывод в строке состояния инструкций для элемента управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Убедитесь, что элемент управления выбран, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

3	В ячейку свойства Текст строки состояния (StatusBarText) введите текст сообщения, которое должно выводиться в строке состояния для данного элемента управления.

Хотя максимальная длина сообщения составляет 255 символов, на экран выводится только та его часть, которая умещается в строке состояния. Длина отображаемого текста зависит от используемого шрифта и размеров окна Microsoft Access.

Совет.   Имеется возможность создать подсказку, всплывающую на экран, когда указатель находится на элементе управления. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].  Кроме того, пользователь имеет возможность создать специальные файлы справки и контекстной справки. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Отключение элемента управления в режиме формы или открытие элемента управления только для чтения данных

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Убедитесь, что элемент управления выбран, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

3	Выполните одно из следующих действий.

•	Для того чтобы полностью отключить элемент управления, в результате чего он делается недоступным и не может получать фокус, задайте для свойства Доступ (Enabled) значение «Нет».

•	Для того чтобы сделать данные в элементе управления доступными для чтения, запретив пользователям их изменение, задайте значение «Да» для свойства Блокировка (Locked).

Примечания

•	Совместно используемые свойства Доступ (Enabled) и После обновления (AfterUpdate) позволяют отключить элемент управления до тех пор, пока пользователь не выполнит ввод текста или не выберет значение в другом элементе. Например, можно отключить кнопку до тех пор, пока пользователь не введет данные в поле. Для этого в свойстве поля После обновления (AfterUpdate) задается процедура обработки события или макрос, включающие кнопку.

•	Для получения дополнительных сведений о свойствах Доступ (Enabled), Блокировка (Locked) и их совместном использовании нажмите кнопку  [image].

•	Для того чтобы исключить элемент управления из последовательности перехода, но сохранить возможность его выбора пользователем, задайте для свойства Переход по Tab (TabStop) значение «Нет».


Создание клавиши доступа для подписи или кнопки

После создания клавиши доступа для подписи или кнопки, нажатие клавиш ALT + «подчеркнутая буква» переводит фокус на элемент управления, присоединенный к этой подписи, или на кнопку.

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Убедитесь, что элемент управления выбран, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

3	В окне свойств введите в ячейку свойства Подпись (Caption) амперсанд (&) перед символом, клавиша которого должна клавишой доступа.


Создание подсказки, всплывающей при помещении указателя на элемент управления

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Убедитесь, что элемент управления выбран, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

3	В окне свойств введите в ячейку свойства Всплывающая подсказка (ControlTipText) текст сообщения, которое должно появляться на экране около элемента управления. Максимальная длина сообщения составляет 255 символов.

Кроме того, пользователь имеет возможность создать специальные файлы справки и контекстной справки. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Общие сведения о надписях

Надписи предназначены для отображения в форме или отчете описательных текстов, таких как заголовки, подписи или краткие инструкции. В надписях не выводятся значения полей или выражений; они всегда являются свободными и не меняются при переходе от записи к записи.

Надпись может быть присоединена к другому элементу управления (такую надпись называют подписью). Например, поле создается с присоединенной надписью, которая содержит подпись этого поля. Эта надпись появляется как заголовок столбца в форме в режиме таблицы.

Надпись, созданная с помощью инструмента «Надпись», размещается отдельно и не присоединяется ни к какому элементу управления. Такие надписи используются для отображения разных сведений, например, заголовков формы или отчета, а также для вывода поясняющего текста. Надписи, не присоединенные к элементам управления, не отображаются в режиме таблицы.


Создание надписи

Следующие действия используются при создании отдельной надписи (не присоединенной к другому элементу управления). Чтобы создать надпись, присоединенную к элементу управления, просто создайте этот элемент управления. Microsoft Access автоматически присоединяет надпись к элементу во время его создания.

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Нажмите кнопку Надпись  [image]  на панели элементов.

3	Выберите в форме или отчете место, в которое помещается надпись, а затем введите текст надписи.

Примечания

•	Чтобы разместить текст надписи на нескольких строках, измените размер надписи после ввода всего текста или нажмите в конце первой строки клавиши CTRL+ENTER для ввода символа возврата каретки. Если введен символ возврата каретки, текст в этом столбце будет автоматически переносится на следующую строку по мере его ввода. Чтобы в любой строке вручную вставить символ перехода на новую строку, снова нажмите клавиши CTRL+ENTER. Максимальная ширина надписи определяется длиной первой строки текста.

•	Чтобы включить в текст надписи символ амперсанда (&), необходимо ввести его дважды. Это объясняется тем, что один символ амперсанда применяется в Microsoft Access для определения назначенной клавиши для надписи или кнопки.


Присоединение подписи к элементу управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите надпись, присоединяемую к элементу управления.

3	Нажмите кнопку Вырезать  [image]  на панели инструментов.

4	Выберите элемент управления, к которому требуется присоединить надпись.

5	Нажмите кнопку Вставить  [image]  на панели инструментов.


Создание присоединенных подписей элементов управления со знаком двоеточия или без него

Следующие действия предназначены для изменения стандартных свойств элементов управления в текущей форме или отчете. Для получения сведений об изменении стандартных свойств элементов управления во всех формах и отчетах нажмите кнопку  [image].

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите на панели элементов элемент управления, для которого требуется определить стандартные свойства. Например, чтобы удалить знаки двоеточия из подписей, присоединенных к полям, нажмите кнопку Поле  [image].

3	Чтобы открыть окно стандартных свойств элемента управления, нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

4	Задайте для свойства Подписи с двоеточием (AddColon) значение «Да» или «Нет».


Автоматическое присоединение подписей к новым элементам управления

Следующие действия предназначены для изменения стандартных свойств элементов управления в текущей форме или отчете. Для получения сведений об изменении стандартных свойств элементов управления во всех формах и отчетах нажмите кнопку  [image].

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите на панели элементов элемент управления, для которого требуется определить стандартные свойства. Например, чтобы задать или отменить автоматическое присоединение подписей к полям, нажмите кнопку Поле [image].

3	Чтобы открыть окно стандартных свойств элемента управления, нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

4	Задайте для свойства Добавление подписи (AutoLabel) значение «Да» или «Нет».


Общие сведения о полях

Поля используются в форме или отчете для отображения данных из таблицы, запроса или инструкции SQL. Поле такого типа называют присоединенным, потому что оно связано с данными в поле в источнике данных. Кроме того, существуют свободные поля. Например, можно создать свободное поле для отображения результатов вычислений или для приема данных, вводимых пользователем. Содержимое свободного поля нигде не сохраняется.


Создание поля

Способ создания поля зависит от того, какое поле требуется создать: присоединенное, свободное или вычисляемое.

Предполагаемые действия

Изучение присоединенных, свободных и вычисляемых элементов управления

Создание присоединенного поля

Создание свободного поля

Создание вычисляемого поля


Создание присоединенного поля

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Нажмите кнопку Список полей  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть список полей. Если эта кнопка или команда недоступна, необходимо привязать форму или отчет к источнику записей с помощью свойства Источник записей (RecordSource).

3	Выделите в списке полей одно или несколько полей.

Выбор	Выполняемые действия
Одно поле	Установите указатель на имя поля и нажмите кнопку мыши.
Набор соседних полей	Выберите с помощью мыши первое поле набора, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, выберите с помощью мыши последнее поле набора.
Произвольный набор полей	Нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, выбирайте поля.
Все поля	Установите указатель на заголовок списка и дважды нажмите кнопку мыши.
4	Переместите с помощью мыши поля из списка полей в форму или отчет.

Примечание.   Поле необходимо перемещать из списка полей при нажатой кнопке мыши. Если выбрать поле в списке полей, отпустить кнопку мыши, а затем выбрать место в форме или отчете, элемент управления создан не будет.

В форме или в отчете будет создано поле для каждого поля, выделенного в списке полей. Каждое поле, созданное в форме или в отчете будет присоединено к полю в базовом источнике данных. Каждое поле по умолчанию будет иметь присоединенную подпись.

5	Измените размер поля в соответствии с размером отображаемых в нем данных.

6	Если требуется, измените текст подписи.

7	Чтобы проверить созданные элементы управления, перейдите в режим формы, в режим таблицы или в режим предварительного просмотра.

Примечание   Для полей формы, содержащих много строк текста, следует добавлять вертикальную полосу прокрутки.

Инструкции


Создание свободного поля

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Нажмите кнопку Поле  [image]  на панели элементов.

3	Для создания поля стандартного размера выберите любое место в форме или отчете. Чтобы создать поле определенного размера, выберите место в форме или отчете и, не отпуская кнопки мыши, перемещайте указатель.


Создание флажка, выключателя или переключателя

Способ создания флажка, переключателя или выключателя зависит от того, элемент какого типа требуется создать: отдельный элемент управления, присоединенный к логическому полю; элемент управления, являющийся частью группы параметров, или свободный элемент управления.

Предполагаемые действия

Общие сведения о флажках и работе с ними

Общие сведения о выключателях и работе с ними

Общие сведения о переключателях и работе с ними

Общие сведения о группах параметров и работе с ними

Создание флажка, выключателя или переключателя, присоединенных к логическому полю

Создание группы параметров и добавление в нее флажков, выключателей или переключателей

Создание свободного флажка, переключателя или выключателя


Общие сведения о флажках

В форме или отчете флажок может быть использован как отдельный элемент управления, в котором отображаются значения логического поля из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL. Например, в следующем примере флажок присоединен к полю «ПоставкиПрекращены» таблицы «Товары». Поле «ПоставкиПрекращены» является полем логического типа. Если флажок установлен, поле в таблице «Товары» имеет значение «Да»; если флажок снят, поле имеет значение «Нет».

При установке или снятии флажка, присоединенного к логическому полю, Microsoft Access отображает значение в базовой таблице в формате, который определяется значением свойства поля Формат поля (Format) («Да»/«Нет», «Истина»/«Ложь» или «Вкл»/«Выкл»).

Кроме того, флажки включаются в группу для отображения набора выбираемых значений. Для получения дополнительных сведений о группах параметров нажмите кнопку  [image].

Свободные флажки используются в специальных диалоговых окнах для приема данных, вводимых пользователем.


Создание флажка, выключателя или переключателя, присоединенных к логическому полю

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите на панели элементов соответствующий инструмент. Если вы не уверены, какой элемент управления создает конкретная кнопка на панели элементов, установите на нее указатель и подождите появления всплывающей подсказки.

3	Нажмите кнопку Список полей  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть список полей. Если эта кнопка или команда недоступна, необходимо привязать форму или отчет к источнику записей с помощью свойства Источник записей (RecordSource).

4	Выберите в списке полей подходящее поле (поле логического типа) и перетащите его в форму или отчет.

Примечание.   Поле необходимо перемещать из списка полей при нажатой кнопке мыши. Если выбрать поле в списке полей, отпустить кнопку мыши, а затем выбрать место в форме или отчете, элемент управления создан не будет.

5	При необходимости, измените текст подписи.

6	Чтобы проверить созданный элемент управления, перейдите в режим формы, в режим таблицы или в режим предварительного просмотра.

Совет.   Если конкретное логическое поле часто отображается в формах и отчетах в виде флажка, проверьте, что свойство поля Тип элемента управления (DisplayControl) имеет значение «Флажок» (для логических полей «Флажок» является значением данного свойства по умолчанию). При этом при переносе этого поля с помощью мыши из списка полей флажок создается автоматически. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Создание свободного флажка, переключателя или выключателя

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите на панели элементов соответствующий инструмент. Если вы не уверены, какой элемент управления создает конкретная кнопка на панели элементов, установите на нее указатель и подождите появления всплывающей подсказки.

3	Выберите место в форме или отчете, куда требуется поместить элемент управления. Если элемент управления помещается в группу, Microsoft Access выделяет эту группу, когда указатель находится на группе, показывая, что элемент управления будет включен в группу.


Общие сведения о выключателях

В форме или отчете выключатель может быть использован как отдельный элемент управления, в котором отображаются значения логического поля из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL. Например, в следующем примере выключатель присоединен к полю «ПоставкиПрекращены» таблицы «Товары». Поле «ПоставкиПрекращены» содержит поле логического типа. Если кнопка выключателя нажата, поле в таблице «Товары» имеет значение «Да»; если кнопка выключателя не нажата, поле имеет значение «Нет».

Когда пользователь нажимает кнопку выключателя, присоединенного к логическому полю, Microsoft Access отображает значение в базовой таблице в формате, который определяется значением свойства поля Формат поля (Format) («Да»/«Нет», «Истина»/«Ложь» или «Вкл»/«Выкл»).

Выключатели особенно удобны при использовании в группах. В такой группе легко видеть, какой из выключателей нажат. Для получения дополнительных сведений о группах параметров нажмите кнопку  [image].

Вместо подписи на выключатель можно поместить рисунок. Например, в приведенном выше примере вместо подписи «Поставки прекращены» подойдет рисунок корзины для бумаг.

Свободные выключатели используются также в специальных диалоговых окнах для приема данных, вводимых пользователем.


Общие сведения о переключателях

В форме или отчете переключатель может быть использован как элемент управления, в котором отображаются значения логического поля из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL. Например, в следующем примере переключатель присоединен к полю «ПоставкиПрекращены» таблицы «Товары». Поле «ПоставкиПрекращены» содержит поле логического типа. Если переключатель выбран, поле в таблице «Товары» имеет значение «Да»; если переключатель не выбран, поле имеет значение «Нет».

Когда пользователь выбирает переключатель, присоединенный к логическому полю, Microsoft Access отображает значение в базовой таблице в формате, который определяется значением свойства поля Формат поля (Format) («Да»/«Нет», «Истина»/«Ложь» или «Вкл»/«Выкл»).

Переключатели обычно используются в группе для отображения набора параметров, из которых необходимо выбрать один. Для получения дополнительных сведений о группах параметров нажмите кнопку  [image].

Свободные переключатели используются также в специальных диалоговых окнах для приема данных, вводимых пользователем.


Общие сведения о группе параметров

Группа используется в форме или отчете для вывода ограниченного набора параметров. Группа делает выбор параметра простым и наглядны. В каждый момент времени в группе может быть выбран только один параметр.

Группа состоит из рамки группы и набора флажков, переключателей или выключателей.

При присоединении группы к полю к нему присоединяется только рамка группы, а не находящиеся в ней флажки, выключатели или переключатели. Пользователь не должен определять свойство Данные (ControlSource) для каждого элемента управления в группе. Вместо этого следует задать в свойстве Значение параметра (OptionValue) каждого флажка, выключателя или переключателя число, являющееся допустимым для поля, к которому присоединена рамка группы. При выборе параметра в группе Microsoft Access вводит в поле значение, равное значению свойства Значение параметра (OptionValue) выбранного элемента.

Примечание.   В свойстве Значение параметра (OptionValue) требуется задавать число, так как значением группы может быть только числовое, а не текстовое значение. Microsoft Access сохраняет это число в базовой таблице. В данном примере, чтобы вместо числа отображать в таблице «Заказы» имя получателя, следует создать отдельную таблицу «Доставка», содержащую названия фирм, выполняющих доставку, а затем сделать поле «Доставка» таблицы «Заказы» подстановочным полем, принимающим данные из таблицы «Доставка». Для получения дополнительных сведений о создании подстановочных полей нажмите кнопку  [image].

Группа может быть также связана с выражением или быть свободной. Свободные группы применяются в специальных диалоговых окнах для принятия данных, вводимых пользователем, и для выполнения действий, основанных на этих данных.


Создание группы, содержащей флажки, выключатели или переключатели

Пользователь имеет возможность создать группу самостоятельно или с помощью мастера. Мастер ускоряет процесс разработки группы, автоматически выполняя все основные действия. Мастер выводит приглашение ввести необходимые сведения и создает группу на основе ответов пользователя.

Совет. Для отображения большого количества параметров удобнее использовать не группу, а список или поле со списком.

Предполагаемые действия

Общие сведения о группах и работе с ними

Создание группы с помощью мастера

Создание группы без помощи мастера


Создание группы с помощью мастера

Группы следует создавать только для числовых полей (у которых свойство Размер поля (FieldSize) имеет значение «Целое» или «Длинное целое») или логических полей. Для полей других типов следует использовать список или поле со списком.

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Нажмите на  панели элементов кнопку Мастера  [image],  если она еще не нажата.

3	Нажмите кнопку Группа переключателей  [image]  на панели элементов.

4	Выберите в форме или отчете место, в котором должен находиться левый верхний угол группы.

5	Выполняйте инструкции, выводимые в диалоговых окнах мастера. Чтобы открыть готовую группу в режиме конструктора, нажмите в последнем диалоговом окне кнопку Готово.


Создание группы без помощи мастера

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Если на панели элементов кнопка Мастера  [image]  уже нажата, нажмите ее еще раз. Это приведет к отключению мастеров.

3	Нажмите кнопку Группа  [image]  на панели элементов.

4	Выполните одно из следующих действий.

•	Чтобы создать свободную группу, выберите место, в которое помещается верхний левый угол группы.

•	Для создания присоединенной группы откройте список полей нажатием кнопки Список полей  [image]  на панели инструментов, а затем перетащите поле из списка полей в форму или отчет. Если эта кнопка или команда недоступна, необходимо привязать форму или отчет к источнику записей с помощью свойства Источник записей (RecordSource).

Примечание.   Поле необходимо перемещать из списка полей при нажатой кнопке мыши. Если выбрать поле в списке полей, отпустить кнопку мыши, а затем выбрать место в форме или отчете, элемент управления не будет присоединен.

5	Нажмите на панели элементов кнопку Флажок  [image],  Переключатель  [image]  или Выключатель  [image],  а затем выберите внутри группы место, в которое помещается левый верхний угол переключателя, флажка или выключателя. Когда указатель находится на рамке, Microsoft Access выделяет эту группу, показывая, что элемент управления будет включен в группу.

Когда первый элемент управления включается в группу, его свойство Значение параметра (OptionValue) автоматически получает значение 1.

6	Повторите шаг 5 для каждого элемента управления, добавляемого в группу. Для второго элемента управления свойство Значение параметра (OptionValue) получает значение 2, для третьего значение 3 и так далее.

Примечания

•	Для получения сведений о выравнивании элементов управления внутри рамки группы нажмите кнопку  [image].  Для получения сведений о размещении элементов группы на равных интервалах нажмите кнопку  [image].

•	Значение параметра, который будет выбираться чаще всего, удобно сделать значением по умолчанию.

Инструкции

•	Если требуется включить в группу переключатель, флажок или выключатель, не входящие в группу, следует вырезать нужный элемент управления и вставьте его в группу. (Перед вставкой необходимо выделить рамку группы). При вырезании и вставке элемента управления его свойство Значение параметра (OptionValue) автоматически получает значение -1, поэтому следует задать для этого свойства нужное значение. Если перетащить в рамку группы существующий элемент, то этот элемент не станет частью группы.


Общие сведения о кнопках

Кнопки используются в формах для выполнения определенного действия или ряда действий. Например, можно создать в форме кнопку, открывающую другую форму. Чтобы кнопка выполняла какое-либо действие, следует создать макрос или процедуру обработки события и связать их со свойством кнопки Нажатие кнопки (OnClick).

Примечание.   Мастер кнопок позволяет создавать кнопки более 30 разных типов. При создании кнопки с помощью мастера для нее определяется процедура обработки события.

Текст надписи на кнопке задается в качестве значения свойства Подпись (Caption). Чтобы поместить на кнопку рисунок, следует указать его в свойстве кнопки Рисунок (Picture).


Создание кнопки

Пользователь имеет возможность создать кнопку самостоятельно или с помощью мастера. Мастер ускоряет процесс разработки кнопки, автоматически выполняя все основные действия. Мастер выводит приглашение ввести необходимые сведения и создает кнопку на основе ответов пользователя.

Мастер позволяет создавать кнопки более 30 типов. Например, можно создать кнопку для поиска записей, вывода записи на печать или применения фильтра в форме.

Кроме того, мастер помогает научиться писать процедуры обработки событий. При создании кнопки с помощью мастера Microsoft Access создает процедуру обработки событий и присоединяет ее к кнопке. Пользователь имеет возможность открыть процедуру, ознакомиться с программой и, при необходимости, внести в программу изменения.

Предполагаемые действия

Создание кнопки с помощью мастера

Создание кнопки без помощи мастера


Создание кнопки с помощью мастера

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Нажмите на панели элементов кнопку Мастера  [image],  если она еще не нажата.

3	Нажмите кнопку Кнопка  [image]  на панели элементов.

4	Выберите в форме место, в которое помещается верхний левый угол кнопки.

5	Выполняйте инструкции, выводимые в диалоговых окнах мастера. Чтобы отобразить форму с созданной кнопкой в режиме конструктора, нажмите в последнем диалоговом окне кнопку Готово.


Создание кнопки без помощи мастера

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Нажмите на панели элементов кнопку Мастера  [image],  если она уже нажата. Это позволяет отключить мастеров.

3	Нажмите кнопку Кнопка  [image]  на панели элементов.

4	Выберите в форме место, в которое помещается верхний левый угол кнопки.

5	Убедитесь, что кнопка выбрана, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств.

6	Введите в ячейку свойства Нажатие кнопки (OnClick) имя макроса или процедуры обработки события, которые должны выполняться при нажатии кнопки, или нажмите кнопку построителя  [image]  для вызова построителя макросов или построителя программ.

7	Чтобы поместить на кнопку подпись, введите текст подписи в ячейку свойства Подпись (Caption). Вместо подписи на кнопку можно поместить рисунок.

Инструкции

Совет.   Кнопку, запускающую макрос, можно также создать, перетащив с помощью мыши макрос из окна базы данных в режим конструктора формы.

Чтобы просмотреть обзор событий и процедур обработки событий, нажмите кнопку  [image].


Создание кнопки для поиска конкретной записи

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Нажмите на панели элементов кнопку Мастера  [image],  если она еще не нажата.

3	Нажмите кнопку Кнопка  [image]  на панели элементов.

4	Выберите в форме место, в которое помещается верхний левый угол кнопки.

5	В первом диалоговом окне мастера выберите «Переходы по записям» в списке Категории, а затем выберите тип кнопки в списке Действия.

6	Выполняйте инструкции, выводящиеся в диалоговых окнах мастера. Чтобы отобразить форму с созданной кнопкой в режиме конструктора, нажмите в последнем диалоговом окне кнопку Готово.

Для просмотра процедуры обработки события, которая определена для кнопки, нажмите кнопку построителя  [image]  рядом с ячейкой свойства кнопки Нажатие кнопки (OnClick).


Создание кнопки для добавления, удаления, дублирования, печати, сохранения или отмены создания записи

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Нажмите кнопку Мастера  [image]  на панели элементов, если она еще не нажата.

3	Нажмите кнопку Кнопка  [image]  на панели элементов.

4	Выберите в форме место, в которое помещается верхний левый угол кнопки.

5	В первом диалоговом окне мастера выберите «Обработка записей» в списке Категории, а затем выберите тип кнопки в списке Действия.

6	Выполняйте инструкции, выводящиеся в диалоговых окнах мастера. Чтобы отобразить форму с созданной кнопкой в режиме конструктора, нажмите в последнем диалоговом окне кнопку Готово.

Для просмотра процедуры обработки события, которая определена для кнопки, нажмите кнопку построителя  [image]  рядом с ячейкой свойства кнопки Нажатие кнопки (OnClick).


Создание кнопки для открытия и синхронизации формы, закрытия формы или печати формы

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Нажмите кнопку Мастера  [image]  на панели элементов, если она еще не нажата.

3	Нажмите кнопку Кнопка  [image]  на панели элементов.

4	Выберите в форме место, в которое помещается верхний левый угол кнопки.

5	В первом окне диалога мастера выберите «Работа с формой» в списке Категории, а затем выберите тип кнопки в списке Действия.

6	Выполняйте инструкции, выводящиеся в окнах диалога мастера. Для того чтобы отобразить форму с созданной кнопкой в режиме конструктора, нажмите в последнем окне диалога кнопку Готово.

Для просмотра процедуры обработки события, которая определена для кнопки, нажмите кнопку построителя  [image]  рядом с ячейкой свойства кнопки Нажатие кнопки (OnClick).


Создание кнопки для обновления данных в форме

При работе с базой данных в сети создание кнопки, обновляющей данные формы, позволяет просмотреть последнюю версию существующих записей. Чтобы отобразить все обновленные записи, включая новые, можно перезапросить записи. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Нажмите кнопку Мастера  [image]  на панели элементов, если она еще не нажата.

3	Нажмите кнопку Кнопка  [image]  на панели элементов.

4	Выберите в форме место, в которое помещается верхний левый угол кнопки.

5	В первом окне диалога мастера выберите «Работа с формой» в списке Категории, а затем выберите тип кнопки в списке Действия.

6	Выполняйте инструкции, выводящиеся в окнах диалога мастера. Для того чтобы отобразить форму с созданной кнопкой в режиме конструктора, нажмите в последнем окне диалога кнопку Готово.

Для просмотра процедуры обработки события, которая определена для кнопки, нажмите кнопку построителя  [image]  рядом с ячейкой свойства кнопки Нажатие кнопки (OnClick).


Создание кнопки для печати отчета, сохранения отчета в файле или отправке отчета по почте

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Нажмите кнопку Мастера  [image]  на панели элементов, если она еще не нажата.

3	Нажмите кнопку Кнопка  [image]  на панели элементов.

4	Выберите в форме место, в которое помещается верхний левый угол кнопки.

5	В первом окне диалога мастера выберите «Работа с отчетом» в списке Категории, а затем выберите тип кнопки в списке Действия.

6	Выполняйте инструкции, выводящиеся в окнах диалога мастера. Для того чтобы отобразить форму с созданной кнопкой в режиме конструктора, нажмите в последнем окне диалога кнопку Готово.

Для просмотра процедуры обработки события, которая определена для кнопки, нажмите кнопку построителя  [image]  рядом с ячейкой свойства кнопки Нажатие кнопки (OnClick).


Создание кнопки для запуска приложения или выхода из приложения

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Нажмите кнопку Мастера  [image]  на панели элементов, если она еще не нажата.

3	Нажмите кнопку Кнопка  [image]  на панели элементов.

4	Выберите в форме место, в которое помещается верхний левый угол кнопки.

5	В первом окне диалога мастера выберите «Приложение» в списке Категории, а затем выберите тип кнопки в списке Действия.

6	Выполняйте инструкции, выводящиеся в окнах диалога мастера. Для того чтобы отобразить форму с созданной кнопкой в режиме конструктора, нажмите в последнем окне диалога кнопку Готово.

Для просмотра процедуры обработки события, которая определена для кнопки, нажмите кнопку построителя  [image]  рядом с ячейкой свойства кнопки Нажатие кнопки (OnClick).


Создание кнопки для вывода таблицы на печать

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Нажмите кнопку Мастера  [image]  на панели элементов, если она еще не нажата.

3	Нажмите кнопку Кнопка  [image]  на панели элементов.

4	Выберите в форме место, в которое помещается верхний левый угол кнопки.

5	В первом окне диалога мастера выберите «Разное» в списке Категории, а затем выберите Печать таблицы в списке Действия.

6	Выполняйте инструкции, выводящиеся в окнах диалога мастера. Для того чтобы отобразить форму с созданной кнопкой в режиме конструктора, нажмите в последнем окне диалога кнопку Готово.

Для просмотра процедуры обработки события, которая определена для кнопки, нажмите кнопку построителя  [image]  рядом с ячейкой свойства кнопки Нажатие кнопки (OnClick).


Создание кнопки для запуска запроса или макроса

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Нажмите кнопку Мастера  [image]  на панели элементов, если она еще не нажата.

3	Нажмите кнопку Кнопка  [image]  на панели элементов.

4	Выберите в форме место, в которое помещается верхний левый угол кнопки.

5	В первом окне диалога мастера выберите «Разное» в списке Категории, а затем выберите тип кнопки в списке Действия.

6	Выполняйте инструкции, выводящиеся в окнах диалога мастера. Для того чтобы отобразить форму с созданной кнопкой в режиме конструктора, нажмите в последнем окне диалога кнопку Готово.

Для просмотра процедуры обработки события, которая определена для кнопки, нажмите кнопку построителя  [image]  рядом с ячейкой свойства кнопки Нажатие кнопки (OnClick).


Создание кнопки для набора телефонного номера

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Нажмите кнопку Мастера  [image]  на панели элементов, если она еще не нажата.

3	Нажмите кнопку Кнопка  [image]  на панели элементов.

4	Выберите в форме место, в которое помещается верхний левый угол кнопки.

5	В первом окне диалога мастера выберите «Разное» в списке Категории, а затем выберите Набор номера в списке Действия.

6	Выполняйте инструкции, выводящиеся в окнах диалога мастера. Для того чтобы отобразить форму с созданной кнопкой в режиме конструктора, нажмите в последнем окне диалога кнопку Готово.

Для просмотра процедуры обработки события, которая определена для кнопки, нажмите кнопку построителя  [image]  рядом с ячейкой свойства кнопки Нажатие кнопки (OnClick).


Добавление рисунка на кнопку или выключатель

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Выберите кнопку или выключатель и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств.

3	Введите в ячейку свойства Рисунок (Picture) путь и имя файла с расширением .bmp, .ico, .dib, .wmf или .emf. Если путь или имя файла неизвестны, нажмите кнопку построителя  [image]  для открытия построителя рисунков.

Совет.   Допускается помещение на кнопку рисунка и подписи, созданных в графическом редакторе Paint системы Windows. Для того чтобы в редакторе Paint создать рисунок размером с кнопку, нарисуйте рисунок любого размера и выберите часть для размещения на кнопке. Выполните команду Копировать в файл из меню Правка и укажите имя файла в окне диалога Копирование в файл. Таким способом создается файл с рисунком выбранного размера.


Создание кнопки «Отмена»

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Выберите кнопку и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств.

3	Введите в ячейку свойства Отмена (Cancel) значение «Да».

Если свойство Отмена (Cancel) кнопки имеет значение «Да», и форма является активной, то имеются несколько способов нажатия кнопки: нажатие ее с помощью мыши, нажатие клавиши ESC или нажатие клавиши ENTER, когда фокус находится на кнопке. Значение «Да», заданное для свойства Отмена (Cancel) одной кнопки, автоматически устанавливает значение «Нет» для этого свойства у остальных кнопок.

Чтобы кнопка Отмена отменяла все действия, выполненные в форме или диалоговом окне, необходимо написать макрос или процедуру обработки события и связать их со свойством кнопки Нажатие кнопки (OnClick).

Совет.   Если в форме предполагается выполнение необратимых операций, таких как удаление, полезно сделать кнопку Отмена имеющей фокус по умолчанию. Для этого следует задать значение «Да» для свойств кнопки Отмена (Cancel) и По умолчанию (Default).


Создание в форме или специальном окне диалога кнопки, имеющей фокус по умолчанию

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Выберите кнопку и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств.

3	Выберите значение «Да» для свойства По умолчанию (Default).

Если свойство Отмена (Cancel) кнопки имеет значение «Да», и форма является активной, то имеются несколько способов нажатия кнопки: нажатие ее с помощью мыши, нажатие клавиши ESC или нажатие клавиши ENTER, когда фокус находится на кнопке. Значение «Да», заданное для свойства Отмена (Cancel) одной кнопки, автоматически устанавливает значение «Нет» для этого свойства у остальных кнопок.

Совет.   Если в форме предполагается выполнение необратимых операций, таких как удаление, полезно сделать кнопку Отмена имеющей фокус по умолчанию. Для этого следует задать значение «Да» для свойств кнопки Отмена (Cancel) и По умолчанию (Default).


Скрытие кнопки

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Выберите кнопку и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств.

3	Выберите значение «Да» для свойства Прозрачный (Transparent).

Кнопка станет невидимой, но останется активной.

Совет.   Для того чтобы одновременно скрыть и отключить кнопку, задайте значение «Нет» для свойства Вывод на экран (Visible). Для того чтобы отключить кнопку, не делая ее скрытой, задайте значение «Нет» для свойства Доступ (Enabled). Для скрытия кнопки только во время вывода формы или отчета на печать, следует задать для свойства Режим вывода (DisplayWhen) значение «Только на экран».


Создание вычисляемого элемента управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите на панели элементов инструмент для создания элемента управления, который будет использоваться как вычисляемый.

Примечание.   Обычно элементом управления, используемым для вывода рассчитанного значения, является поле, но допускается использование любого элемента управления, имеющего свойство Данные (ControlSource).

3	В форме или отчете выберите место, в которое следует поместить элемент управления.

4	Выполните одно из следующих действий.

•	Для поля допускается ввод выражения прямо в элемент управления.

•	Если элемент управления не является полем или если требуется ввести выражение в поле с помощью построителя выражений, убедитесь, что нужный элемент управления выделен, нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов и введите выражение в ячейку свойства Данные (ControlSource) или нажмите кнопку построителя  [image],  чтобы открыть построитель выражений.

Примечания

•	В вычисляемом элементе управления перед каждым выражением следует помещать знак равенства (=).

•	Если требуется больше места ввода выражения в ячейку свойства Данные (ControlSource), нажмите клавиши SHIFT+F2 для открытия окна Область ввода.

•	Для получения дополнительных сведений о создании выражений нажмите кнопку  [image].

•	Если форма имеет базовый запрос, допускается ввод выражения в запрос вместо того, чтобы вводить его в вычисляемый элемент управления. Для получения сведений о создании вычисляемого поля в запросе нажмите кнопку  [image].


Включение итогового поля в запись в форме

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Нажмите кнопку Поле [image]  на панели элементов.

3	Выберите в области данных формы место, в которое следует поместить поле.

4	Выполните одно из следующих действий:

•	Поместите курсор в поле и введите выражение, определяющее расчет итогового значения. Для просмотра примеров выражений, используемых в итоговых полях в записях, нажмите кнопку  [image].

•	Убедитесь, что нужное поле выделено, нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов и введите выражение в ячейку свойства Данные (ControlSource). Чтобы создать выражение с помощью построителя выражений, нажмите кнопку построителя [image] рядом с ячейкой свойства Данные (ControlSource).

Примечания

•	Если требуется больше места ввода выражения в ячейку свойства Данные (ControlSource), нажмите клавиши SHIFT+F2 для открытия окна Область ввода.

•	Для получения дополнительных сведений о создании выражений нажмите кнопку  [image].

•	Если форма имеет базовый запрос, допускается ввод выражения в запрос вместо того, чтобы вводить его в вычисляемый элемент управления. Для получения сведений о создании вычисляемого поля в запросе нажмите кнопку  [image].


Вычисление итогового значения для подчиненной формы и вывод его в форме

В форме, содержащей подчиненную форм, допускается расчет итогового значения для групп записей. Главная форма и ее подчиненная форма имеют базовые таблицы с отношением «один-ко-многим». В главной форме выводятся записи со стороны «один»; в подчиненной форме выводятся записи со стороны «многие». Например, на следующем рисунке демонстрируется форма «Заказы», содержащая подчиненную форму.

Для расчета суммарной стоимости заказа следует добавить поле в область примечаний подчиненной формы и ввести в ячейку свойства Данные (ControlSource) выражение, содержащее функцию Sum. Например, следующее выражение возвращает общую стоимость заказов для всех товаров в форме «Заказы»:

=Sum([Количество]*[Цена])

Для того чтобы вывести итоговое значение в главной форме, следует создать в главной форме поле, в котором с помощью выражения создается ссылка на вычисляемое поле в подчиненной форме. Например, можно использовать следующее выражение для определения свойства Данные (ControlSource) в главной форме:

Примечания

•	Если в расчете итогового значения требуется использовать значение из вычисляемого элемента управления, нельзя указать имя элемента управления в аргументе функции Sum. Например, если имеется элемент управления, в котором рассчитывается произведение значений полей «Количество» и «Цена», то при расчете тем не менее следует указать полное выражение =Sum([Количество]*[Цена]). Поэтому выражения, содержащие статистические функции, такие как Sum, лучше определять в базовом запросе формы или в базовой инструкции SQL. В этом случае использование имени вычисляемого поля в функции Sum является допустимым. Например, можно определить вычисляемое поле в запросе с помощью выражения Отпускная цена: [Количество]*[Цена], а затем включить имя вычисляемого поля в выражение для суммарного значения: =Sum([Отпускная цена]). Для получения сведений о создании вычисляемого поля в запросе нажмите кнопку  [image].

•	Форма «Заказы» в демонстрационной базе данных «Борей» содержит подчиненную форму, в которой рассчитываются промежуточные суммы заказов, выводящиеся в главной форме. Для просмотра этой формы откройте базу данных «Борей» в папке «Samples», вложенной в программную папку Microsoft Access. В окне базы данных выберите вкладку Формы, выберите форму Заказы и нажмите кнопку Конструктор. Для того чтобы открыть подчиненную формы в режиме конструктора, откройте ее  двойным нажатием кнопки мыши или откройте ее непосредственно из окна базы данных. Для получения сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Условия на значение и ограничение допустимых данных в формах

Существует ряд способов ограничить допустимые данные в формах или наложить условия на значения. Наиболее очевидным способом является создание элементов управления, по своей природе ограничивающих значения, которые могут быть введены. Например, можно создать флажок, принимающий только значения «Да» или «Нет», или список, допускающий только выбор из ранее введенных значений.

Существует также ряд свойств форм и элементов управления, позволяющих ограничить допустимые данные. Для просмотра списка таких свойств и способов их определения нажмите кнопку  [image].

В большинстве случаев в режиме конструктора таблицы задаются значения свойств Значение по умолчанию (DefaultValue), Условие на значение (ValidationRule), Сообщение об ошибке (ValidationText) и Маска ввода (InputMask). При этом достаточно задать свойства только однажды. Любой создаваемый в форме присоединенный элемент управления наследует значения свойств поля, заданные в режиме конструктора таблицы. Если элементы управления в форме являются свободными или если они связаны с данными в присоединенных таблицах, то имеется возможность задать значения этих свойств в форме. Свойство Условие на значение (ValidationRule) определяют также для элемента управления в том случае, если требуется включить в условие ссылки на значения других полей или элементов управления в других формах, а также для включения в условие на значение статистических функций по подмножеству, статистических функций, функций, определяемых пользователем или функций CurrentUser и Eval.

В большинстве случае для проверки условий на значения или ограничения данных достаточно использовать свойства таблиц или форм. В некоторых случаях, однако, для указания более сложных и гибких условий приходится создавать макросы или процедуры обработки событий. Например, таким способом выводят разные сообщения об ошибке для разных типов ошибок в поле или проверяют заполнение двух или нескольких полей перед сохранением записи.

Предполагаемые действия

Определение свойства Условие на значение (ValidationRule), Значение по умолчанию (DefaultValue) или Маска ввода (InputMask) для поля, а не для элемента управления

Определение значения по умолчанию для элемента управления

Создание условия на значение для элемента управления

Общие сведения о порядке, в котором применяются различные условия на значение

Создание маски ввода для элемента управления

Отключение и блокировка элемента управления

Присвоение форме атрибута "только для чтения"

Разрешение или запрет для пользователя на добавление или удаление сохраненных записей в форме

Разрешение или запрет для пользователя на добавление или удаление записей в форме

Открытие формы для ввода данных (с пустыми записями) или для редактирования

Общие сведения о сложных условиях на значения, задаваемых с помощью макросов или процедур обработки событий


Свойства, используемые для указания условий на значения или для ограничения допустимых данных в формах

В следующей таблице перечислены свойства, используемые для указания условий на значения или для ограничения допустимых данных в формах, и способы задания значений этих свойств.

Свойство	Описание	Способ
Значение по умолчанию (DefaultValue)	Задает значение, которое по умолчанию вводится в элемент управления в новых записях. Например, в поле даты часто по умолчанию вводят текущую дату.	В режиме конструктора таблицы или в окне свойств элемента управления
Условие на значение (ValidationRule)	Задает условие на значение. При попытке ввести данные, не удовлетворяющие условию на значение, выводится сообщение, определенное в свойстве Сообщение об ошибке (ValidationText).	В режиме конструктора таблицы или в окне свойств элемента управления
Маска ввода (InputMask)	Помогает вводить данные в правильном формате. Например, можно создать маску ввода, выводящую скобки, пробелы и дефисы для поля номера телефона. При этом пользователь должен вводить только цифры.	В режиме конструктора таблицы или в окне свойств элемента управления
Доступ (Enabled), Блокировка (Locked)	Свойство Доступ (Enabled) определяет, может ли элемент управления получить фокус в режиме формы. Свойство Блокировка (Locked) определяет, допускается ли изменение данных в элементе управления в режиме формы.	В окне свойств элемента управления
Разрешить изменение (AllowEdits)	Определяет, может ли пользователь изменять сохраненные записи через форму.	В окне свойств элемента управления
Разрешить добавление (AllowAdditions)	Определяет, может ли пользователь добавлять записи через форму.	В окне свойств элемента управления
Разрешить удаление (AllowDeletions)	Определяет, может ли пользователь удалять записи через форму.	В окне свойств элемента управления
Ввод данных (DataEntry)	Определяет, открывается ли форма для ввода данных (с пустая записью) или со всеми выведенными записями.	В окне свойств элемента управления


Определение значения по умолчанию для элемента управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Убедитесь, что нужный элемент управления выделен, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

3	В ячейку свойства Значение по умолчанию (DefaultValue) введите значение по умолчанию, например, Москва, или выражение, например  =Date(). Если требуется создать выражение, нажмите кнопку построителя  [image],  чтобы открыть построитель выражений.

Примечание.   Если свойство Значение по умолчанию (DefaultValue) задано для поля в таблице и для элемента управления, присоединенного к этому полю, то значение по умолчанию, заданное для элемента управления, имеет приоритет над значением по умолчанию, заданным для поля.


Создание условия на значение для элемента управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы.

2	Убедитесь, что нужный элемент управления выделен, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

3	В ячейку свойства Условие на значение (ValidationRule) введите условие на значение или нажмите кнопку построителя  [image],  чтобы создать условие на значение с помощью построителя выражений.

Для просмотра примеров условий на значение нажмите кнопку  [image].

4	В ячейку свойства Сообщение об ошибке (ValidationText) введите текст сообщения об ошибке, которое должно выводиться при попытке ввести данные, нарушающие условие на значение.

Примечания

•	Если требуется больше места ввода значения свойства, нажмите клавиши SHIFT+F2 для открытия окна Область ввода.

•	Если свойство Условие на значение (ValidationRule) определено для поля в таблице в режиме конструктора и для элемента управления, присоединенного к этому полю, то проверяются оба условия. В этом случае условие на значение элемента управления не отменят условие на значение поля.

•	Условие на значение проверяется при изменении данных и попытке выхода из поля, при сохранении записи, переключении режимов или закрытии формы.


Создание маски ввода для элемента управления

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Выберите нужное поле или поле со списком и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

3	Выполните одно из следующих действий:

•	В ячейке свойства Маска ввода (InputMask) нажмите кнопку построителя  [image]  для вызова мастера по созданию масок ввода и выполняйте инструкции, выводящиеся в окнах диалога мастера.

•	Введите определение маски ввода. Для получения дополнительных сведений о способах определения маски ввода нажмите кнопку  [image].


Разрешение или запрет для пользователя на добавление или удаление записей в форме

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши на области выделения формы.

3	В ячейках свойств Разрешить удаление (AllowDeletions) и/или Разрешить добавление (AllowAdditions) выберите «Да» или «Нет».


Установка для формы атрибута «только для чтения»

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши на области выделения формы.

3	В ячейке свойства Разрешить изменение (AllowEdits) выберите «Нет».

4	В ячейке свойства Разрешить добавление (AllowAdditions) выберите «Нет».

5	В ячейке свойства Разрешить удаление (AllowDeletions) выберите «Нет».


Запрет на открытие формы в режиме формы или в режиме таблицы

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши на области выделения формы.

3	Чтобы запретить открытие формы в режиме таблицы выберите для свойства Допустимые режимы (ViewsAllowed) значение «Форма». Для того чтобы сделать недоступным режим формы, выберите значение «Таблица».

Примечание.   Данное свойство используют вместе со свойством Режим по умолчанию (DefaultView) для указания режима, в котором открывается форма, и определения возможности для пользователей переключаться в другие режимы. Для того чтобы увидеть результаты комбинирования значений этих свойств, нажмите кнопку  [image].


Разрешение или запрет для пользователя на добавление или удаление сохраненных записей в форме

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши на области выделения формы.

3	В ячейке свойства Разрешить изменение (AllowEdits) выберите «Да» или «Нет».


Открытие формы только для ввода данных

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши на области выделения формы.

3	Для того чтобы открыть форму для ввода данных (с пустой записью), выберите значение «Да» для свойства Ввод данных (DataEntry). Для вывода в форме всех записей выберите значение «Нет».


Пример многотабличной одноуровневой формы


Пример многотабличной иерархической формы


Пример синхронизации форм


Пример немодальной всплывающей формы


Пример специального диалогового окна


Учебные базы данных и приложения Microsoft Access

Вместе с Microsoft Access устанавливается учебная база данных и два приложения, помогающие изучать Microsoft Access.

•	База данных «Борей». Рекомендуется использовать эту базу данных для первичного ознакомления с Microsoft Access. В базе данных «Борей» сохраняются данные о деятельности вымышленной торговой компании «Борей», занимающейся импортом и экспортом деликатесов по всему миру. Просмотр таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов и модулей, включенных в базу данных «Борей», позволяет лучше понять, как следует организовать собственные базы данных Microsoft Access. Кроме того, содержащиеся в базе данных «Борей» сведения позволяют потренироваться в работе с Microsoft Access перед началом работы с собственными данными. Например, полезно поучиться создавать запросы, используя таблицу «Заказы», поскольку в этой таблице содержится достаточно данных для разработки самых разнообразных запросов.

В базе данных «Борей» имеется отдельный файл справки, в котором перечислены основные характеристики базы данных.

•	Учебное приложение «Заказы». Приложение  «Заказы» широко используется для примеров в книге Разработка приложений для Microsoft Access 97. Использование этого учебного приложения при работе с книгой Разработка приложений позволит вам получить навыки, необходимые для разработки простых приложений.

Сотрудники вымышленной торговой компании «Борей» используют приложение «Заказы» для ввода новых заказов и печати счетов. В этом приложении демонстрируется ряд приемов, используемых при разработке приложений, в том числе: управление запуском приложения; использование форм для связывания объектов; изменение интерфейса пользователя с помощью создания специальных меню, панелей инструментов, сочетаний клавиш и сообщений об ошибках; а также управление порядком перемещения по элементам формы во время выполнения.

В приложении «Заказы» имеется отдельный файл справки, в котором приведен обзор форм и отчетов, включенных в данное приложение.

•	Учебное приложение «Решения». Это приложение предназначено для знакомства с более сложными приемами разработки приложений. В приложение «Решения» входит широкий набор форм, отчетов и элементов интерфейса пользователя, которые обычно используются при создании приложений. Объекты из базы данных «Решения» могут быть использованы как шаблоны при создании собственных объектов или как образцы, помогающие пользователям разрабатывать собственные приложения.

В приложении «Решения» имеется отдельный файл справки, в котором объясняется, как воспроизвести формы и отчеты, включенные в данное приложение.

Для получения дополнительных сведений об открытии баз данных «Борей», «Заказы» и «Решения» нажмите кнопку  [image].

Примечание.   В Microsoft Access существует мастер баз данных, позволяющий создавать типичные базы данных, например «Контакты». Базы данных, создаваемые мастером, можно использовать просто как обыкновенные базы данных или как учебное пособие для создания собственных баз.


Открытие учебных баз данных «Борей», «Заказы» и «Решения»

1	Если это еще не сделано, установите учебную базу данных, которую необходимо открыть.

Примечание.   Приложения «Решения» и «Заказы» устанавливаются, если выбран параметр установки Полная и в явном виде указана установка этих приложений. Для получения дополнительных сведений о повторном запуске программы установки и установке баз данных «Борей»,« Заказы» или «Решения» нажмите кнопку  [image].

2	Запустите Microsoft Access.

3	В диалоговом окне запуска выберите параметр Открыть базу данных и нажмите кнопку OK.

4	В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите в поле Папка папку «Samples». Эта папка по умолчанию помещается в папку Program Files\Microsoft Office\Office.

5	Установите указатель на значок папки «Samples» и дважды нажмите кнопку мыши, а затем откройте двойным нажатием кнопки мыши базу данных «Борей», «Заказы» или «Решения».

Примечания

•	Если в окне Microsoft Access уже имеется открытая база данных, и требуется открыть другую базу данных, выберите в меню Файл команду Открыть базу данных. Текущая база данных будет закрыта перед открытием другой базы данных.

•	Для получения дополнительных сведений о базах данных «Борей», «Заказы» и «Решения» нажмите кнопку  [image].


Повторный запуск программы установки для добавления или удаления компонентов

1	Вставьте в дисковод первый диск из установочного комплекта Microsoft Access или Office. (Если вы приобрели установочный компакт-диск Microsoft Access или Office, вставьте компакт-диск в дисковод).

2	Нажмите кнопку Пуск Windows и выберите команду Выполнить.

3	Введите диск:setup.exe в поле Открыть и нажмите кнопку OK. Например, если первый диск вставлен в дисковод A, введите a:setup.exe. При установке с сетевого диска нажмите кнопку Обзор и найдите файл Setup в диалоговом окне.

4	В программе установки нажмите кнопку Добавить/Удалить.

5	В списке выберите компоненты, которые нужно добавить или удалить. Если флажок отмечен серым цветом, это значит, что установлена (или будет установлена) только часть данного компонента. Для просмотра всех составляющих данного компонента выберите его и нажмите кнопку Состав.

Примечание.   Некоторые компоненты можно установить с помощью программы Setup, а другие устанавливаются только с помощью продукта Microsoft Office 97 ValuPack. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Отключение кнопки закрытия формы

1	В режиме конструктора формы откройте окно свойств двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы.

2	В ячейке свойства Кнопка закрытия (CloseButton) выберите «Нет».

Примечания

•	При значении Нет свойства Кнопка закрытия (CloseButton) Microsoft Access сделает недоступной кнопку закрытия [image] и команду Закрыть в оконном меню.

•	Чтобы окончательно удалить кнопку закрытия окна, следует использовать свойство Тип границы (BorderStyle). Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Скрытие линий границ между разделами формы

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Откройте окно свойств двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы.

3	В ячейке свойства Разделители записей (DividingLines) выберите значение «Нет».


Скрытие разделительных линий между записями в ленточной форме

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Откройте окно свойств двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы.

3	В ячейке свойства Разделители записей (DividingLines) выберите значение «Нет».


Скрытие раздела или элемента управления в форме или отчете

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет режиме конструктора отчета.

2	Чтобы открыть окно свойств для раздела, который нужно скрыть, дважды щелкните мышью область выделения раздела.

Чтобы открыть окно свойств для элемента управления, который нужно скрыть, убедитесь, что нужный элемент управления выделен, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

3	В ячейке свойства Вывод на экран (Visible) выберите значение «Нет».

Примечания

•	Чтобы вывести на экран или скрыть элемент управления в ответ на событие, следует изменить значение свойства Вывод на экран (Visible) с помощью макроса или процедуры обработки события. Свяжите макрос или процедуру обработки события со свойством события формы Текущая запись (OnCurrent) или свойством события отчета Форматирование (OnFormat). Например, можно вывести на экран или скрыть надпись, поздравляющую сотрудника с успешной работой в зависимости от итоговых результатов месячных продаж.

•	Значение свойства раздела Вывод на экран (Visible) не влияет на отображение столбцов в режиме таблицы. Чтобы определить, следует ли выводить на экран столбец в режиме таблицы, следует использовать свойство ColumnHidden.

•	Для определения вывода или скрытия объекта при печати используют свойство Режим вывода (DisplayWhen).


Одновременное перемещение нескольких элементов управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет режиме конструктора отчета.

2	Выделите элементы управления, выбирая их при нажатой клавише SHIFT.

3	Установите указатель на границу (не на маркер перемещения) любого выделенного элемента управления. Когда указатель примет форму руки, переместите элементы управления в нужную позицию.


Использование точечных рисунков и метафайлов для вывода рисунков

Для вывода на экран фоновых рисунков и рисунков в связанной рамке объекта, свободной рамке объекта или рамке рисунка используются точечные рисунки (файлы в форматах .bmp и .dib) и метафайлы (файлы в форматах .wmf и .emf).

Использование метафайлов

•	При необходимости изменять размеры рисунков рекомендуется использовать метафайлы. Метафайлы лучше поддаются масштабированию, поскольку рисунки этого формата представляют из себя совокупность линий, а не точек.

•	Кроме того, метафайлы обычно имеют меньшие размеры, поэтому их использование позволяет экономить место на диске.

Большинство графических программ поддерживает сохранение файлов в формате метафайлов. За более подробным описанием следует обращаться к документации используемой графической программы. Необходимо помнить, что при загрузке точечного рисунка в графическую программу и его сохранении как метафайла по-прежнему будет сохранен точечный рисунок (рисунок просто будет внедрен в метафайл). Рисунок должен быть создан в графической программе и сохранен как метафайл.

Использование точечных рисунков

•	Если соображения масштабирования или экономии места на диске не существенны, или если вы не имеете доступа к программам, поддерживающим создание метафайлов, используйте точечные рисунки.

•	Точечные рисунки удобны для мозаичного заполнения раздела или элемента управления, поскольку эти рисунки не масштабируются.

•	Точечные рисунки следует использовать в ситуациях, когда могут потребоваться изменения мелких деталей рисунка. Этот формат позволяет получить доступ к каждой точке рисунка и допускает изменение любых мелких деталей рисунка.

Примечание.   При необходимости изменить размеры рисунка следует задать для свойства Масштабы рисунка (PictureSizeMode) (для фоновых рисунков) или свойства Установка размеров (SizeMode) (для присоединенной или свободной рамки объекта или рамки рисунка) значение «По размеру рамки». Это значение свойства Масштабы рисунка (PictureSizeMode) или Установка размеров (SizeMode) позволяет сохранить исходные пропорции рисунка при изменении размеров формы или элемента управления.


Пример изменения цвета элемента управления в зависимости от введенного значения

Форма «РедактированиеТоваров» в учебном приложении «Решения» содержит пример изменения цвета элемента управления в зависимости от значения, введенного в этот элемент управления. Это делается с помощью процедур обработки событий. Вы имеете возможность скопировать эти процедуры в собственную базу данных и изменить их в соответствие с особенностями собственной базы данных.

Для просмотра этой формы откройте приложение «Решения». В форме «Каталог примеров» выберите в верхнем списке тему «Работа с формами и элементами управления». В нижнем списке выберите пример «Изменение цвета элемента по значению элемента управления».

Для получения дополнительных сведений об открытии учебного приложения «Решения» нажмите кнопку  [image].


Пример формы с переключением между режимами редактирования и ввода данных

Формы «ВводТоваров» и «РедактированиеТоваров» в учебном приложении «Решения» служат примерами форм, в которых осуществляется переключение между режимами редактирования и ввода данных.

Для просмотра формы «Ввод товаров» откройте приложение «Решения». В форме «КаталогПримеров» выберите в верхнем списке тему «Работа с формами и элементами управления». В нижнем списке выберите пример «Создание формы, предназначенной для ввода и редактирования данных».

Для получения дополнительных сведений об открытии учебного приложения «Решения» нажмите кнопку  [image].


Пример обновления списка в соответствие с последними данными

Форма «РедактированиеТоваров» в учебном приложении «Решения» содержит пример обновления списка в соответствие с последними данными. Это делается с помощью процедуры обработки события. Эту процедуру можно скопировать в собственную базу данных и изменить ее в соответствии с особенностями собственной базы данных.

Для просмотра этой формы откройте приложение «Решения». В форме «КаталогПримеров» выберите в верхнем списке тему «Работа с формами и элементами управления». В нижнем списке выберите пример «Обновление списка».

Для получения дополнительных сведений об открытии учебного приложения «Решения» нажмите кнопку  [image].


Пример списка, допускающего выбор нескольких элементов.

Форма «ОкноВыборКлиента» в учебном приложении «Решения» содержит пример списка, допускающего выбор нескольких элементов. Это делается с помощью процедур обработки события. Эти процедуры можно скопировать в собственную базу данных и изменить в соответствие с особенностями собственной базы данных.

Для просмотра этой формы откройте приложение «Решения». В форме «КаталогПримеров» выберите в верхнем списке тему «Дополнительные возможности списков, подчиненных форм или отчетов ». В нижнем списке выберите пример «Создание списка для выбора и обработки объектов».

Для получения дополнительных сведений об открытии учебного приложения «Решения» нажмите кнопку  [image].


Открытие окна макроса или модуля из формы или отчета

1	В режиме конструктора формы или режиме конструктора отчета выполните одно из следующих действий.

•	Чтобы открыть окно свойств формы или отчета, установите указатель на область выделения формы или область выделения отчета и дважды нажмите кнопку мыши.

•	Чтобы открыть окно свойств раздела, установите указатель на область выделения раздела и дважды нажмите кнопку мыши.

•	Убедитесь, что нужный элемент управления выделен, и нажмите кнопку Свойства  [image] на панели инструментов.

2	Нажмите кнопку построителя [image]  рядом с ячейкой соответствующего свойства события. Например, если требуется создать макрос или процедуру обработки события, которые будут запускаться при нажатии кнопки в форме, нажмите кнопку построителя рядом с ячейкой свойства кнопки Нажатие кнопки (OnClick).

3	Выберите в списке элемент Макросы, чтобы открыть окно макроса, или элемент Программы, чтобы открыть окно модуля.

Примечание.   Для просмотра всех программ, определенных для формы или отчета, выберите в меню Вид команду Программа.


Автоматический набор телефонного номера в Microsoft Access

Чтобы использовать следующую процедуру, необходимо иметь модем Hayes или Hayes-совместимый.

1	Откройте таблицу или форму в режиме таблицы или форму в режиме формы.

2	Выберите в меню Вид команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

3	Выберите вкладку Команды в диалоговом окне Настройка.

4	Выберите пункт Записи в списке Категории.

5	Переместите с помощью мыши кнопку Набор номера  [image]  на панель инструментов окна режима формы, режима таблицы или на специальную панель инструментов.

6	Нажмите кнопку Закрыть.

7	В форме или в объекте в режиме таблицы выделите номер телефона, который требуется набрать.

8	Нажмите кнопку Набор номера  [image]  на панели инструментов.

9	Проверьте правильность введенного телефонного номера и нажмите кнопку OK.

Примечание.   Чтобы изменить параметры настройки модема, нажмите кнопку Настройка в диалоговом окне Набор номера.


Создание подчиненной формы в виде таблицы с заголовком и примечанием

1	Откройте форму, которая будет использоваться в качестве подчиненной, в режиме конструктора.

2	Добавьте поля, которые должны присутствовать в подчиненной форме.

3	Задайте для области данных формы ширину, равную ширине одной строки таблицы.

4	Для того чтобы открыть окно свойств формы, установите указатель на область выделения формы и дважды нажмите кнопку мыши.

5	В ячейке свойства Режим по умолчанию (DefaultView) выберите Ленточная форма.

Примечание.   Если требуется вывести подчиненную форму с заголовком и примечанием, не следует выбирать для этого свойства значение Таблица. При выборе режима таблицы заголовок и примечание формы не будут выводиться на экран в режиме формы. При заданном для свойства Режим по умолчанию (DefaultView) значении Ленточная форма и выборе размеров области данных, достаточных для отображения только одной записи, форма будет выглядеть как таблица, но при этом в ней могут быть выведены заголовок и примечание.

Примером формы такого типа является форма «Квартальные обороты» и выводящаяся в ней подчиненная форма в учебной базе данных «Борей». Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Повышение быстродействия формы и подчиненной формы

Существует ряд способов повышения быстродействия форм. Наряду с приведенными ниже советами пользователь имеет возможность проверить формы в собственной базе данных с помощью анализатора быстродействия. Для получения дополнительных сведений об использовании анализатора быстродействия нажмите кнопку  [image].

Советы по повышению производительности

•	Не создавайте перекрывающиеся элементы управления.

•	Не создавайте лишние рисунки и другие графические объекты.

•	Замените свободные рамки объекта, в которых выводится графика, на рамки рисунков.

•	Старайтесь использовать черно-белые, а не цветные рисунки.

•	Закрывайте неиспользуемые формы.

•	Если базовый источник записей формы содержит много записей, а форму требуется использовать, в основном, для ввода новых записей, задайте для свойства формы Ввод данных (DataEntry) значение «Да». Форма при этом будет открываться с пустой записью. Если открыть форму со всеми выводящимися записями, то прежде чем будет открыта пустая запись в конце формы, Microsoft Access должен считать все имеющиеся записи.

•	Не сортируйте записи в базовом запросе, так как порядок записей имеет важное значение, особенно для многотабличных запросов.

•	Создавайте подчиненные формы на базе запросов, а не на базе таблиц, и включайте в подчиненную форму только необходимые поля. Лишние поля замедляют выполнение подчиненной формы.

•	Индексируйте все поля в подчиненной форме, связываемые с главной формой.

•	Индексируйте любое поле в подчиненной форме, используемое для указания условий.

•	Задайте для свойств Разрешить изменения (AllowEdits), Разрешить добавление (AllowAdditions) и Разрешить удаление (AllowDeletions) подчиненной формы значения Нет, если не предполагается изменять данные в подчиненной форме. Или задайте для свойства Тип набора записей (RecordsetType) значение «Статический набор».

•	Удалите программу из форм, в которых она не нужна, задав для свойства формы Наличие модуля (HasModule) значение «Нет». Это свойство определяет, имеет ли форма модуль или нет. Форма без модуля загружается быстрее и занимает меньше места на диске. Если в форме или ее элементах управления не используются процедуры обработки событий, форме не нужен модуль. Например, если кнопочная форма используется только для связи с другими формами, то вместо использования кнопок с процедурами обработки событий, можно воспользоваться кнопками с макросами или гиперссылками. Чтобы использовать программу в форме без модуля, следует вызвать процедуру Function из стандартного модуля с помощью выражения. (Нельзя использовать процедуры Sub, так как они не вызываются с помощью выражения.) Для этого необходимо определить процедуру Function в стандартном модуле, а затем вызвать эту функцию из свойства события формы или из элемента управления. Например, чтобы использовать кнопку для вызова функции с целью открытия формы, следует добавить следующее выражение к свойству кнопки Нажатие кнопки (ОnClick): =OpenDataEntry().

Примечание.   Чтобы удалить все процедуры обработки событий, которые содержит форма, необходимо задать для свойства Наличие модуля (HasModule) значение «Нет». После этого модуль формы будет удален полностью.


Повышение быстродействия списка или поля со списком

Существует ряд способов повышения быстродействия списка или поля со списком.

•	Создавайте список или поле со списком на основе сохраненного запроса, а не инструкции SQL. При создании списка или поля со списком с помощью мастера Microsoft Access автоматически определяет свойство Источник строк (RowSource) элемента управления с помощью инструкции SQL. Для того чтобы заменить в свойстве Источник строк (RowSource) инструкцию SQL на сохраненный запрос, нажмите кнопку построителя  [image]  рядом с ячейкой свойства Источник строк (RowSource). В окне построителя запроса выберите в меню Файл команду Сохранить и введите имя запроса. При закрытии окна построителя запроса нажмите кнопку Да в ответ на приглашение подтвердить изменение свойства.

•	Включайте в запрос, указанный в свойстве Источник строк (RowSource), только необходимые поля. Лишние поля замедляют выполнение запроса.

•	Индексируйте первое поле, выводящееся в списке или в поле со списком и связанное поле (если поля разные).

•	В поле со списком задавайте для свойства Автоподстановка (AutoExpand) значение «Нет», если не требуется дополнять вводящиеся в поле символы до значения из списка.

•	Если для свойства поля со списком Автоподстановка (AutoExpand) задано значение «Да», то первое отображаемое поле должно иметь текстовый, а не числовой тип данных. При поиске соответствующего значения в списке Microsoft Access преобразует числовые значения в текстовые. Если данные распознаются как текстовые, то выполнять такое преобразование не приходится.

•	Если связанное поле в подстановочном поле со списком не является тем, которое выводится на экран, то:

•	не используйте выражения для связанного или отображаемого поля;

•	не используйте сокращений в источнике строк;

•	используйте в качестве источника строк, по возможности, одну таблицу или запрос, а не несколько.

•	Не создавайте списки или поля со списками на основе связанных данных, если эти данные не должны изменяться. В этом случае рекомендуется импортировать данные в собственную базу данных.


Подключение элемента ActiveX

Данная процедура используется для подключения элемента ActiveX, не включенного в Microsoft Access.

1	Перепишите файлы элемента управления на свой жесткий диск. Подробнее см. в документации элемента управления.

2	Выберите в меню Сервис Microsoft Access команду Элементы ActiveX.

3	В диалоговом окне Элементы ActiveX нажмите кнопку Подключить и укажите путь к элементу управления в диалоговом окне Добавление элемента ActiveX, а затем нажмите кнопку Открыть.

4	Нажмите кнопку Закрыть.


Общие сведения о списках

Во многих случаях удобнее выбрать значение из списка, чем вводить конкретное значение по памяти. Кроме того, выбор из списка позволяет быть уверенным, что введенное значение является допустимым.

Список состоит из строк с данными. Строки содержат один или несколько столбцов, которые могут быть снабжены заголовками. Если список из нескольких столбцов является присоединенным, то сохраняется значения одного из столбцов.

Свободный список позволяет хранить значение, используемое в другом элементе управления. Например, с помощью свободного списка можно ограничить значения, отбираемые в другом списке или в специальном диалоговом окне. Свободный список применяется также для поиска записи с помощью значения, выбранного в списке.

В тех случаях, когда в форме недостаточно места для отображения списка, или если наряду с выбором из списка требуется вводить новые значения с клавиатуры, вместо списка следует использовать поле со списком. Для получения дополнительных сведений о поле со списком нажмите кнопку  [image].


Общие сведения о полях со списком

Во многих случаях удобнее выбрать значение из списка, чем вводить конкретное значение с клавиатуры по памяти. Поле со списком позволяет выбрать любой из этих способов ввода значения, не требуя при этом значительного места в форме. Поле со списком является комбинацией двух элементов: поля и раскрывающегося списка.

Значение, выбранное или введенное в присоединенное поле со списком, вставляется в поле, к которому присоединено поле со списком.

В поле со списком список состоит из строк с данными. Строки содержат один или несколько столбцов, с заголовками или без заголовков. Если поле со списком, содержащим нескольких столбцов, является присоединенным, то сохраняется значение одного из столбцов.

Свободное поле со списком позволяет сохранять значение, используемое в другом элементе управления. Например, с помощью свободного поля со списком можно ограничить значения, отбираемые в другом поле со списком или в специальном диалоговом окне. Свободное поле применяется также для поиска записи с помощью значения, выбранного или введенного в поле со списком.

Поля со списком имеют свойство Ограничиться списком (LimitToList), которое определяет, допускается ли ввод в поле любых значений или только совпадающих с одним из значений списка.

Если в форме достаточно свободного места и требуется, чтобы список постоянно находился на экране, а также если требуется ограничить вводящиеся данные имеющимся списком, вместо поля со списком можно использовать список. Для получения дополнительных сведений о списках нажмите кнопку  [image].


Применение списка или поля со списком

Для того чтобы принять решение о создании списка или поля со списком, следует представить, как будет размещаться в форме элемент управления и как он будет использоваться. Каждый элемент управления имеет свои достоинства.

•	Особенности списка. Список отображается постоянно, и возможные значения элемента управления ограничены набором, представленным в списке. Для того чтобы быстро перейти к конкретному значению, начинающемуся с определенной буквы, достаточно ввести эту букву. При использовании формы для ввода или изменения данных невозможно добавить значение, отсутствующее в списке. Для получения дополнительных сведений о списках и их использовании нажмите кнопку  [image].

•	Особенности поля со списком. Поскольку список не отображается, пока его не откроют, этот элемент управления занимает в форме меньше места. Для того чтобы быстро найти значение, достаточно ввести его первые несколько символов. Кроме того, можно разрешить ввод в поле любого значения или только совпадающего с одним из значений списка. Для получения дополнительных сведений о полях со списком и их использовании нажмите кнопку  [image].


Создание списка или поля со списком с подстановочными значениями

Для того чтобы создать список или поле со списком с подстановочными значениями, требуется ответить на два вопроса.

•	Откуда будут поступать строки в список?

•	Будут ли сохраняться в таблице значения, выбранные в списке?

Источником строк для списка или поля со списком может служить список фиксированных значений (это удобно, если список меняется редко), а также таблица или запрос (удобно при частом обновлении списка). Например, список значений следует использовать, для выбора обращения «г.» или «г-жа». С другой стороны, если в форме «Товары» требуется создать поле со списком поставщиков товаров, который приходится часто обновлять, поле со списком следует создать на базе таблицы или запроса. Это позволит принимать значения из таблицы "Поставщики" и отображать их в форме «Товары».

При выборе значения в списке или поле со списком существует две возможности. Можно сохранить выбранное значение в таблице (но не в той, из которой берутся значения списка) или использовать его для определения другого элемента управления. Например, если в списке «Поставщики» было выбрано значение «Павлов и К.», то автоматически происходит подстановка значения ключевого поля («КодПоставщика») для «Павлов и К.» в таблицу «Поставщики», и то же самое значение устанавливается в поле «КодПоставщика» (внешний ключ) для текущей записи в таблице «Товары». Именно это значение и сохраняется. После сохранения значения из списка он становится присоединенным. (Следует отметить, что значение поля «Название» из таблицы «Поставщики» отображается в списке, но не сохраняется).

Если значение, выбранное в списке, требуется использовать для определения значения другого элемента управления в форме, следует создать свободный список или свободное поле со списком. Например, свободное поле со списком можно использовать для ограничения набора значений, выводящихся в другом поле со списком в той же форме. Кроме того, свободный список или свободное поле со списком применяются для поиска записи в форме.

Предполагаемые действия

Создание присоединенного списка или поля со списком, отображающих фиксированные значения

Создание присоединенного списка или поля со списком, отображающих значения из таблицы или запроса

Создание свободного списка или поля со списком, отображающих фиксированные значения

Создание свободного списка или поля со списком, отображающих значения из таблицы или запроса


Создание присоединенного списка или поля со списком, отображающих фиксированные значения

1	В режиме конструктора таблицы создайте подстановочное поле.

Инструкции

Примечание.   Список подстановок или поле со списком подстановок можно создать без использования подстановочного поля. Однако, если создать подстановочное поле с помощью мастера подстановок, то список или поле со списком достаточно создать только один раз. Затем этот список подстановок будет применяться в любой другой форме. Если список подстановок предполагается включить только в одну форму, воспользуйтесь в режиме конструктора формы мастером по созданию списка или мастером по созданию поля со списком.

2	Выполните одно из следующих действий.

•	Создайте новую форму, имеющую базовый источник записей, который содержит подстановочное поле, созданное на шаге 1. Microsoft Access автоматически создает список подстановок или поле со списком подстановок.

•	Откройте существующую форму, имеющую базовый источник записей, который содержит подстановочное поле, созданное на шаге 1. В режиме конструктора формы откройте список полей нажатием кнопки Список полей  [image]  на панели инструментов, а затем перенесите с помощью мыши подстановочное поле из списка полей в форму. Microsoft Access автоматически создает список подстановок или поле со списком подстановок.

3	Перейдите в режим формы, чтобы проверить работу списка или поля со списком.

Примечания

•	Для получения дополнительных сведений о свойствах, определяющих работу списка или поля со списком, нажмите кнопку  [image].

•	Для разрешения вопросов, связанных с работой списков и полей со списками, нажмите кнопку  [image].


Создание присоединенного списка или поля со списком, отображающих значения из таблицы или запроса

1	В режиме конструктора таблицы создайте подстановочное поле. Подстановочное поле должно создаваться на  основе таблицы, содержащей внешний ключ. Например, при создании в форме «Товары» подстановочного поля для значений из таблицы «Поставщики», следует определить подстановочное поле в таблице «Товары».

Инструкции

Примечание.   Список подстановок или поле со списком подстановок можно создать без использования подстановочного поля. Однако, если создать подстановочное поле с помощью мастера подстановок, то список или поле со списком достаточно создать только один раз. Затем этот список подстановок будет применяться в любой другой форме. Если список подстановок предполагается включить только в одну форму, воспользуйтесь в режиме конструктора формы мастером по созданию списка или мастером по созданию поля со списком.

2	Выполните одно из следующих действий.

•	Создайте новую форму, имеющую базовый источник записей, который содержит подстановочное поле, созданное на шаге 1. Microsoft Access автоматически создает список подстановок или поле со списком подстановок.

•	Откройте существующую форму, имеющую базовый источник записей, который содержит подстановочное поле, созданное на шаге 1. В режиме конструктора формы откройте список полей нажатием кнопки Список полей  [image]  на панели инструментов, а затем перенесите с помощью мыши подстановочное поле из списка полей в форму. Microsoft Access автоматически создает список подстановок или поле со списком подстановок.

3	Перейдите в режим формы, чтобы проверить работу списка или поля со списком.

Примечания

•	Для получения дополнительных сведений о свойствах, определяющих работу списка или поля со списком, нажмите кнопку  [image].

•	При создании списка или поля со списком, основанных на таблице или запросе, с помощью мастера, Microsoft Access создает инструкцию SQL, включающую выбранные поля, и вводит эту инструкцию SQL в качестве значения свойства Источник строк (RowSource) данного элемента управления. Если элементы списка или поля со списком отсортированы не так, как нужно, внесите изменения в инструкцию SQL с помощью кнопки построителя  [image],  выводящейся рядом с ячейкой свойства Источник строк (RowSource). Для получения сведений о задании порядка сортировки с помощью построителя инструкций SQL нажмите кнопку  [image].

•	Для разрешения вопросов, связанных с работой списков и полей со списками, нажмите кнопку  [image].


Создание свободного списка или поля со списком, отображающих фиксированные значения

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Убедитесь, что кнопка Мастера  [image]  нажата на панели элементов.

3	Нажмите кнопку Список  [image]  или Поле со списком  [image]  на панели элементов.

4	Выберите в форме место, в которое помещается список или поле со списком.

5	Выполняйте действия, указанные в диалоговых окнах мастера. В ответ на вопрос о способе ввода значений в список, выберите параметр, позволяющий ввести значения в список с помощью клавиатуры. В ответ на вопрос, следует ли сохранить выбранное значение или запомнить его для дальнейшего использования, выберите параметр, обеспечивающий запоминание значения для дальнейшего использования.

Примечания

•	Для получения дополнительных сведений о свойствах, определяющих работу списка или поля со списком, нажмите кнопку  [image].

•	Для разрешения вопросов, связанных с работой списков и полей со списками, нажмите кнопку  [image].


Создание свободного списка или поля со списком, отображающих значения из таблицы или запроса

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Убедитесь, что кнопка Мастера  [image]  нажата на панели элементов.

3	Нажмите кнопку Список  [image]  или Поле со списком  [image]  на панели элементов.

4	Выберите в форме место, в которое помещается список или поле со списком.

5	Выполняйте действия, указанные в диалоговых окнах мастера. В ответ на вопрос о способе создания значений в списке, выберите параметр, позволяющий подставлять в поле со списком или в список значения из таблицы или запроса. В ответ на вопрос, следует ли сохранить выбранное значение или запомнить его для дальнейшего использования, выберите параметр, обеспечивающий запоминание значения для дальнейшего использования.

Примечания

•	Для получения дополнительных сведений о свойствах, определяющих работу списка или поля со списком, нажмите кнопку  [image].

•	При создании списка или поля со списком, основанных на таблице или запросе, с помощью мастера, Microsoft Access создает инструкцию SQL, включающую выбранные поля, и вводит эту инструкцию SQL в качестве значения свойства Источник строк (RowSource) данного элемента управления. Если элементы списка или поля со списком отсортированы не так, как нужно, внесите изменения в инструкцию SQL с помощью кнопки построителя  [image],  выводящейся рядом с ячейкой свойства Источник строк (RowSource). Для получения сведений о задании порядка сортировки с помощью построителя инструкций SQL нажмите кнопку  [image].

•	Для разрешения вопросов, связанных с работой списков и полей со списками, нажмите кнопку  [image].


Использование инструкции SQL как источника строк для списка или поля со списком

Инструкция SQL может служить источником строк для списка или поля со списком вместо сохраненного запроса. В этом случае запрос не будет отображаться в окне базы данных. Однако список и поле со списком, основанные на инструкции SQL, работают медленнее, чем список или поле со списком, основанные на сохраненном запросе.

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Убедитесь, что нужный список или поле со списком выбраны, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств для элемента управления.

3	Откройте построитель запросов нажатием кнопки построителя  [image]  рядом с ячейкой свойства Источник строк (RowSource).

4	В построителе запросов выполните команду Режим SQL из меню Вид.

5	В окне режима SQL выделите всю инструкцию SQL и скопируйте ее нажатием клавиш CTRL+C. Закройте построитель запросов.

6	Выберите ячейку свойства Источник строк (RowSource) и нажмите клавиши CTRL+V для вставки инструкции SQL в ячейку свойства.

7	Удалите исходный запрос из окна базы данных.

Примечания

•	Для получения дополнительных сведений о свойствах, определяющих работу списка или поля со списком, нажмите кнопку  [image].

•	При создании списка или поля со списком с помощью мастера Microsoft Access использует инструкцию SQL как источник строк для списка или поля со списком.


Создание списка или поля со списком, которые заполняются с помощью функции

Следующий способ заполнения списка удобен в тех случаях, когда значения списка постоянно изменяются или когда значения не сохраняются в базе данных. Например, можно написать функцию, которая будет заполнять список датами, каждая из которых отстоит на конкретное количество дней от текущей даты.

1	Создайте функцию. Для получения сведений о создании функции, нажмите кнопку  [image].

2	Создайте список или поле со списком и откройте его окно свойств.

3	Введите имя функции в качестве значения свойства Тип источника строк (RowSourceType). Знак равенства перед именем функции вводить не следует.

4	Оставьте пустым значение свойства Источник строк (RowSource).


Свойства, используемые для создания или изменения списков и полей со списками

При создании списка или поля со списком с помощью мастера значения некоторых свойств элемента управления задаются автоматически. Кроме того, пользователь имеет возможность создать элемент управления без помощи мастера и самостоятельно задать значения этих свойств или сначала создать элемент управления с помощью мастера, а затем внести в свойства требуемые изменения. Для того чтобы получить дополнительные сведения о перечисленных ниже свойствах, выберите свойство в окне свойств и нажмите клавишу F1.

Примечание.   При создании или внесении изменений в присоединенный список или присоединенное поле со списком, значения большинства из перечисленных ниже свойств могут быть заданы в режиме конструктора таблицы, а не в окне свойств элемента управления. Это позволяет определить свойства один раз. В дальнейшем при добавлении в форму поля, к которому присоединен список или поле со списком, автоматически будет создаваться элемент управления, наследующий указанные свойства.

Свойство	Описание
Тип источника строк (RowSourceType)	Используется совместно со свойством Источник строк (RowSource). Данное свойство определяет тип источника строк (таблица/запрос, список значений, список полей или функция Visual Basic), а свойство Источник строк фактический источник строк.
Источник строк (RowSource)	Содержит имя таблицы, запроса или инструкции SQL, если свойство Тип источника строк (RowSourceType) имеет значение «Таблица/запрос». Содержит элементы списка, разделенные точкой с запятой, если свойство Тип источника строк имеет значение «Список значений». Содержит имя таблицы или запроса, если свойство Тип источника строк имеет значение «Список полей». Остается пустым, если значением свойства Тип источника строк является имя функции.
Присоединенный столбец (BoundColumn)	Для присоединенного списка или поля со списком из нескольких столбцов указывает, какой из столбцов присоединен к базовому полю, указанному в свойстве Данные (ControlSource). Данные из этого столбца сохраняются в поле при выборе строки в списке. Эти данные могут отличаться от данных, отображаемых в списке, если сделать столбец скрытым.
Число столбцов (ColumnCount)	Задает количество столбцов в списке или в поле со списком. Свойство Ширина столбцов (ColumnWidths) позволяет включить столбец в список, но не отображать его на экране. Это удобно для списка подстановочных значений из таблицы или запроса, когда поле, содержащее код включается в список, но делается скрытым. Для поля со списком в поле отображается первый видимый столбец списка.
Ширина столбцов (ColumnWidths)	Определяет ширину каждого столбца. Разделителем служит символ точки с запятой. Для того чтобы скрыть столбец следует ввести значение 0. Для того чтобы задать стандартную ширину столбца (2,5 см или 1", в зависимости от настроек в панели управления Windows), следует ввести точку с запятой, не вводя значения. Для поля со списком в поле отображается первый видимый столбец списка. Тип данный, вводимых в поле со списком, должен совпадать с типом данных первого видимого столбца или быть аналогичным ему.
Заглавия столбцов (ColumnHeads)	Определяет использование имен полей из базового источника строк для поля со списком или списка в качестве заголовков столбцов в списке. В поле со списком заголовки появляются только при раскрытом списке.
Ширина списка (ListWidth)	Определяет ширину списка в поле со списком.
Число строк списка (ListRows)	Определяет максимальное количество строк, отображаемых в списке поля со списком.
Ограничиться списком (LimitToList)	Определяет возможность ввода в поле со списком любого текста или только текста, соответствующего одному из значений списка. Для добавления введенного в поле нового значения в список следует задать для данного свойства значение «Нет» и определить процедуру обработки события для свойства Отсутствие в списке (OnNotInList).
Отсутствие в списке (OnNotInList)	Выполняет присоединенную процедуру обработки события Отсутствие в списке (NotInList). Данное свойство используется для автоматического добавления в список нового значения. Это свойство недоступно на вкладке Подстановка в режиме конструктора таблицы.
Автоподстановка (AutoExpand)	Определяет автоматическое дополнение символов, введенных в поле поля со списком, до ближайшего значения. Это свойство недоступно на вкладке Подстановка в режиме конструктора таблицы
Тип элемента управления (DisplayControl)	Определяет тип элемента управления (поле со списком или список), который Microsoft Access создает по умолчанию при добавлении в форму подстановочного поля. Данное свойство доступно на вкладке Подстановка в режиме конструктора таблицы.


Присоединение столбца из списка или поля со списком

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Убедитесь, что нужный список или поле со списком выбраны, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств для элемента управления.

3	В ячейке свойства Присоединенный столбец (BoundColumn) укажите число, соответствующее положению столбца в списке. Например, введите значение 1 для присоединения первого столбца списка к базовому полю, указанному в ячейке свойства Данные (ControlSource). При определении номера столбца необходимо учитывать скрытые столбцы.

Примечания

•	Значением свойства Присоединенный столбец может быть номер скрытого столбца. Для получения дополнительных сведений о скрытии столбцов в списке или поле со списком из нескольких столбцов нажмите кнопку  [image].

•	Если для свойства Присоединенный столбец задано значение 0, Microsoft Access сохраняет индекс списка вместо значения одного из столбцов. Это удобно, когда требуется сохранить последовательность порядковых номеров, а не значений списка.

•	Для получения дополнительных сведений о свойстве Присоединенный столбец (BoundColumn) нажмите кнопку  [image].


Добавление заголовков столбцов в список или поле со списком

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Убедитесь, что нужный список или поле со списком выбраны, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств для элемента управления.

3	Для отображения заголовков столбцов задайте значение «Да» для свойства Заглавия столбцов (ColumnHeads).

Если поле со списком или список имеют базовую таблицу, запрос или инструкцию SQL, имена полей из таблицы, запроса или инструкции SQL будут выведены как заголовки столбцов. Если поле со списком или список базируются на списке фиксированных значений, в качестве заголовков столбцов будут использованы первые x элементов из списка значений, заданного в свойстве Источник строк (RowSource), где x равняется значению свойства Число столбцов (ColumnCount).

Примечания

•	Заголовки списка в поле со списком выводятся только при раскрытии списка.

•	Для получения дополнительных сведений о создании списка фиксированных значений с помощью свойства Источник строк нажмите кнопку  [image].


Свойства, используемые для создания списка или поля со списком из нескольких столбцов

Мастер позволяет создать список или поле со списком из нескольких столбцов. При этом пользователь имеет возможность придать списку нужный вид, перенося столбцы с помощью мыши. Однако, если требуется изменить список или поле со списком, созданные с помощью мастера,  или самостоятельно создать список или поле со списком из нескольких столбцов, следует задать значения перечисленных ниже свойств. Для получения дополнительных сведений о любом из этих свойств выберите свойство в окне свойств и нажмите клавишу F1.

Примечание.   При создании или внесении изменений в присоединенный список или присоединенное поле со списком, значения большинства из перечисленных ниже свойств могут быть заданы в режиме конструктора таблицы, а не в окне свойств элемента управления. Это позволяет определить свойства один раз. В дальнейшем при добавлении в форму поля, к которому присоединен список или поле со списком, автоматически будет создаваться элемент управления, наследующий указанные свойства.

Свойство	Описание
Присоединенный столбец (BoundColumn)	Указывает, какой из столбцов присоединен к базовому полю, указанному в свойстве Данные (ControlSource). Данные из этого столбца сохраняются в поле при выборе строки в списке. Эти данные могут отличаться от данных, отображаемых в списке, если сделать столбец скрытым.
Число столбцов (ColumnCount)	Задает количество столбцов в списке или в поле со списком. Свойство Ширина столбцов (ColumnWidths) позволяет включить столбец в список, но не отображать его на экране. Это удобно для списка подстановочных значений из таблицы или запроса, когда поле, содержащее код включается в список, но делается скрытым. В поле поля со списком отображается первый видимый столбец списка.
Ширина столбцов (ColumnWidths)	Определяет ширину каждого столбца. Разделителем служит символ точки с запятой. Для того чтобы скрыть столбец следует ввести значение 0. Для того чтобы задать стандартную ширину столбца (2,5 см или 1", в зависимости от настроек в панели управления Windows), следует ввести точку с запятой, не вводя значения.
Заглавия столбцов (ColumnHeads)	Определяет наличие заголовков в списке или поле со списком. Если поле со списком или список имеют базовую таблицу, запрос или инструкцию SQL, имена полей из таблицы, запроса или инструкции SQL будут выведены как заголовки столбцов. Если поле со списком или список базируются на списке фиксированных значений, в качестве заголовков столбцов будут использованы первые x элементов из списка значений (заданного в свойстве Источник строк (RowSource)), где x равняется значению свойства Число столбцов (ColumnCount). В поле со списком заголовки появляются только при раскрытом списке.
Примечание.   Для того чтобы отобразить все столбцы списка (без их прокрутки в горизонтальном направлении), необходимо задать для элемента управления ширину, соответствующую суммарной ширине столбцов.


Задание максимального числа строк, отображаемых в списке поля со списком

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Убедитесь, что нужное поле со списком выбрано, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств для данного поля со списком.

3	Введите число в ячейку свойства Число строк списка (ListRows).

Если реальное количество строк списка превышает значение свойства Число строк списка (ListRows), то при раскрытии списка выводится вертикальная полоса прокрутки.


Задание ширины списка поля со списком

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Убедитесь, что нужное поле со списком выбрано, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств для данного поля со списком.

3	Введите в ячейку свойства Ширина списка (ListWidth) значение ширины в текущих единицах измерения (заданных в панели управления Windows). Для того чтобы использовать единицу измерения, отличную от принятой по умолчанию, введите обозначение единицы измерения, например: 2".

Примечания

•	Список поля со списком может быть шире его текстового поля, но не может быть более узким. Стандартное значение (Авто) обеспечивает одинаковую ширину поля и списка.

•	При создании поля со списком следует оставить место для полосы прокрутки.


Отключение автоподстановки при вводе символов в поле со списком

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Убедитесь, что нужное поле со списком выбрано, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств для данного поля со списком.

3	Выберите значение «Нет» для свойства Автоподстановка (AutoExpand).

Если для свойства Автоподстановка задано значение «Нет», необходимо выбрать значение из списка или ввести значение целиком.


Ограничение значений поля со списком значениями списка

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Убедитесь, что нужное поле со списком выбрано, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств для данного поля со списком.

3	Выберите значение «Да» для свойства Ограничиться списком (LimitToList).

Примечания

•	Если первый столбец, отображаемый в поле со списком, не является присоединенным, то допустимые для ввода значения ограничиваются имеющимися в списке, даже при заданном для свойства Ограничиться списком (LimitToList) значении «Нет».

•	Если для свойства Ограничиться списком (LimitToList) задано значение «Нет», то при вводе в присоединенное поле со списком значения, отсутствующего в списке, это значение заносится в базовое поле, но не добавляется в список. Для того чтобы добавить в список новые элементы, следует использовать свойство Отсутствие в списке (OnNotInList) и событие Отсутствие в списке (NotInList). Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Скрытие столбца в списке или поле со списком

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Убедитесь, что нужный список или поле со списком выбраны, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств для элемента управления.

3	В ячейке свойства Ширина столбцов задайте значение 0 для тех столбцов, которые требуется сделать скрытыми.

Предположим, например, что имеется присоединенное поле со списком из двух столбцов:  «КодПоставщика» и «Название». Столбец «КодПоставщика» является первым столбцом списка. Для того чтобы скрыть столбец «КодПоставщика», следует определить свойство Ширина столбцов (ColumnWidths) так, как показано на следующем рисунке.

Примечание.   Если список не раскрыт, то в поле со списком отображается первый видимый столбец списка. Например, в предыдущем примере будет отображаться столбец «Название», поскольку столбец «КодПоставщика» скрыт. Если бы столбец «КодПоставщика» не был скрытым, то в поле отображались бы только значения из этого столбца.


Пример синхронизации одного поля со списком с другим полем со списком

Форма «РедактированиеТоваров» из учебного приложения «Решения» содержит пример использования поля со списком для ограничения содержимого другого поля со списком. В этом примере используется процедура обработки события. Пользователь имеет возможность скопировать эту процедуру обработки события и изменить ее для использования в собственной базе данных.

Для просмотра этой формы откройте учебное приложение «Решения». В форме «КаталогПримеров» выберите в верхнем списке элемент «Дополнительные возможности списков, подчиненных форм и отчетов». В нижнем списке выберите элемент «Ограничение содержимого списка по значению, выбранного из другого списка».

Для получения сведений об открытии учебного приложения «Решения» нажмите кнопку  [image].


Пример добавления пункта «(Все)» в список поля со списком

Форма «ДобавлениеВсеВСписок» в приложении «Решения» содержит пример добавления пункта «(Все)» в поле со списком. В этом примере используется функция Visual Basic. Пользователь имеет возможность скопировать эту функцию и изменить ее для использования в собственной базе данных.

Для просмотра этой формы откройте учебное приложение «Решения». В форме «КаталогПримеров» выберите в верхнем списке элемент «Дополнительные возможности списков, подчиненных форм и отчетов». В нижнем списке выберите элемент «Добавление к списку пункта "(Все)"».

Для получения сведений об открытии учебного приложения «Решения» нажмите кнопку  [image].


Пример добавления новой записи в поле со списком

Форма «ВводТоваров» в приложении «Решения» содержит пример добавления новой записи в поле со списком. В этом примере используется процедура обработки события. Пользователь имеет возможность скопировать эту процедуру обработки события и изменить ее для использования в собственной базе данных.

Для просмотра этой формы откройте учебное приложение «Решения». В форме «КаталогПримеров» выберите в верхнем списке элемент «Дополнительные возможности списков, подчиненных форм и отчетов». В нижнем списке выберите элемент «Добавление новой записи в список».

Для получения сведений об открытии учебного приложения «Решения» нажмите кнопку  [image].


Пример ограничения списка на основе параметра, выбранного в группе

Форма «ОграничениеСписка» в приложении «Решения» содержит пример ограничения содержимого списка на основе параметра, выбранного в группе переключателей. В этом примере используется процедура обработки события. Пользователь имеет возможность скопировать эту процедуру обработки события и изменить ее для использования в собственной базе данных.

Для просмотра этой формы откройте учебное приложение «Решения». В форме «КаталогПримеров» выберите в верхнем списке элемент «Дополнительные возможности списков, подчиненных форм и отчетов». В нижнем списке выберите элемент «Ограничение содержимого списка по значению переключателя».

Для получения сведений об открытии учебного приложения «Решения» нажмите кнопку  [image].


Использование таблицы или запроса при создании списка или поля со списком с помощью мастера

В большинстве случаев при создании списка или поля со списком с помощью мастера следует использовать таблицу как источник данных для списка или поля со списком. Запрос используют в следующих случаях.

•	Для включения в список или в поле со списком вычисляемых полей. Например, следующее выражение позволяет объединить имя и фамилию: [Полное имя]: [Имя] & " "& [Фамилия]. Такое вычисляемое поле следует определить в запросе, а затем включить в список или поле со списком.

•	Для включения в список или в поле со списком полей из нескольких таблиц.

Если поля из таблицы или запроса выбираются с помощью мастера, Microsoft Access создает инструкцию SQL, основанную на выбранных полях, и вводит эту инструкцию SQL в качестве значения свойства Источник строк (RowSource) списка или поля со списком.


Сортировка записей в списке или в поле со списком

Если список или поле со списком создаются с помощью мастера, то строки, образующие список, автоматически сортируются по первому видимому столбцу. Другой порядок сортировки задается следующим способом.

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Убедитесь, что нужный список или поле со списком выбраны, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств для элемента управления.

3	В ячейке свойства Источник строк (RowSource) нажмите кнопку построителя [image]  для открытия построителя запросов или построителя инструкций SQL.

4	Задайте порядок сортировки.

Инструкции


Создание прямоугольника в форме или отчете

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Нажмите кнопку Прямоугольник  [image]  на панели элементов.

3	Для создания прямоугольника стандартных размеров выберите место в форме или отчете, в которое помещается прямоугольник; для создания прямоугольника произвольных размеров нажмите кнопку мыши и перетащите его.

Примечание.   Чтобы изменить ширину границы прямоугольника, нажмите стрелку раскрытия списка рядом с кнопкой Толщина линии/границы  на панели Форматирование и выберите требуемую толщину. Для изменения типа границы прямоугольника (точечная, пунктирная и т.д.) выделите прямоугольник и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов. На экране появится окно свойств. В ячейке свойства Тип границы (BorderStyle) выберите требуемый тип границы.


Создание линии в форме или отчете

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Нажмите кнопку Линия  [image]  на панели элементов.

3	Чтобы создать линию стандартного размера, выберите место в форме или отчете, в которое она помещается; для создания линии произвольных размеров нажмите кнопку мыши и перетащите линию.

Примечания

•	Чтобы создать горизонтальную или вертикальную линию, нажмите кнопку Линия и, нажав кнопку мыши, перетащите ее.

•	Чтобы немного изменить длину линии или угол ее наклона, выберите линию, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, нажимайте одну из клавиш перемещения курсора. Чтобы слегка передвинуть линию, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, нажимайте одну из клавиш перемещения курсора.

•	Чтобы изменить толщину линии, выберите линию, нажмите стрелку раскрытия списка рядом с кнопкой Толщина линии/границы на панели Форматирование и выберите требуемую толщину линии. Для изменения типа линии (точечная, пунктирная и т.д.) выделите линию и нажмите кнопку Свойства  [image] на панели инструментов. На экране появится окно свойств. В ячейке свойства Тип границы (BorderStyle) выберите требуемый тип границы.


Добавление в форму фонового рисунка

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Для открытия окно свойств дважды нажмите кнопку мыши на области выделения формы.

3	В ячейке свойства Рисунок (Picture) введите путь к файлу с расширением .bmp, .ico, .dib, .wmf или .emf. Если были установлены графические фильтры для других приложений, то можно использовать любой файл, поддерживаемые данными фильтрами. Если путь к файлу или имя файла не известны, нажмите кнопку построителя  [image].

4	В ячейке свойства Тип рисунка (PictureType) укажите желаемый тип: внедренный или связанный. Если рисунок внедренный, он находится в файле базы данных. Если тот же самый рисунок внедрен в другую форму или отчет, то он снова добавляется в файл базы данных. Связанный рисунок не хранится в файле базы данных, но рекомендуется всегда иметь его копию на диске. Для эффективного использования места на диске выберите значение «Связанный».

5	Поместив рисунок в форму, можно изменить его размер или выбрать фрагмент. Для этого необходимо указать в ячейке свойства Масштабы рисунка (PictureSizeMode) одно из следующих значений.

Значение	Описание
Фрагмент	Отображает рисунок в его реальном размере. Если размер рисунка превышает размер окна формы, то изображение рисунка обрезается.
Вписать в рамку	Изменяет размер рисунка так, чтобы он соответствовал окну формы. Использование данного значения может привести к искажению изображения рисунка.
По размеру рамки	Изменяет размер рисунка так, чтобы он соответствовал окну формы либо по ширине, либо по высоте. Использование данного значения не приведет ни к обрезанию рисунка, ни к искажению его пропорций.
6	Если рисунок необходимо выровнять на экране, выберите одно из значений в ячейке свойства Выравнивание рисунка (PictureAlignment).

Примечание.   Чтобы фоновый рисунок был расположен в центре, и при изменении размере окна он изменял свой размер соответствующим образом, установите значение «По центру». Если же изменение размера рисунка при изменении размера окна не требуется, выберите значение «По центру формы».

7	Если требуется, чтобы рисунок повторялся по всему фону формы, установите в ячейке свойства Мозаичное заполнение (PictureTiling) значение «Да». Заполнение начинается с позиции, указанной в ячейке свойства Выравнивание рисунка (PictureAlignment).

Примечание.   Чтобы заполнить рисунком весь фон, установите в ячейке свойства Масштаб рисунка (PictureSizeMode) значение Фрагмент. Фон не будет заполнен рисунком, если в ячейке свойства Масштаб рисунка (PictureSizeMode) установлены значения «По размеру рамки» или «Вписать в рамку».

Примечания

•	Если цвета рисунка отличаются от исходных цветов, укажите использование цветов из приложения, использованного для создания рисунка.
Инструкции

•	Если при создании фонового рисунка у пользователя есть доступ к графическому редактору, создающему метафайлы, то рекомендуется вместо точечного рисунка использовать метафайлы. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Изменение шрифта текста в элементе управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите элемент управления, содержащий текст, который необходимо изменить.

В поле Шрифт  [image]  на панели Форматирование выберите необходимый шрифт.

При изменении шрифта шрифт будет изменен на всем содержимом элемента управления. Изменить шрифт отдельного символа в элементе управления невозможно.

Совет.   Для изменения размера элемента управления в соответствии с новым шрифтом, в меню Формат установите указатель на пункт Размер и выберите команду По размеру данных.


Изменения размера шрифта текста в элементе управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите элемент управления, содержащий текст, который необходимо изменить.

3	В поле Размер  [image]  на панели Форматирование укажите требуемый размер шрифта.

При изменении размера шрифта он будет изменен на всем содержимом элемента управления. Изменить размер шрифта отдельного символа в элементе управления невозможно.

Совет.   Для изменения размера элемента управления в соответствии с новым размером шрифта, в меню Формат установите указатель на пункт Размер и выберите команду По размеру данных.


Выделение текста в элементе управления жирным, курсивом или подчеркнутым

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите элемент управления, содержащий текст, который необходимо изменить.

3	На панели Форматирование нажмите кнопку Полужирный  [image],  чтобы сделать текст жирным, Курсив  [image],  чтобы сделать его наклонным, или Подчеркнутый  [image],  чтобы сделать его подчеркнутым.

При изменении шрифта текста на полужирный, курсив или подчеркнутый он будет изменен на всем содержимом элемента управления. Изменить размер шрифта отдельного символа в элементе управления невозможно.

Совет.   Для изменения размера элемента управления в соответствии с новым шрифтом, в меню Формат установите указатель на пункт Размер и выберите команду По размеру данных.


Изменение стандартного положения новых присоединенных подписей

Следующие действия приведут к изменениям только новых элементов управления в текущей форме или отчете. Если требуется изменить стандартные свойства элемента управления во всех формах и отчетах, нажмите кнопку  [image].

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите на панели элементов инструмент создания элементов управления, имеющих присоединенную подпись. Например, чтобы изменить установленное по умолчанию положение подписей, присоединенных к текстовым полям, нажмите на панели элементов кнопку Поле  [image].

3	Для вывода на экран окна свойств нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

Заголовок окна свойств изменяется, показывая, что задаются установленные по умолчанию свойства элемента управления данного типа.

4	В ячейке свойства Выравнивание подписи (LabelAlign) выберите значения По левому краю, По центру или По правому краю.

Для получения дополнительных сведений о взаимодействии свойства Выравнивание подписи (LabelAlign) со свойствами Позиция подписи X (Label X) и Позиция подписи Y (LabelY) нажмите кнопку  [image].


Изменение установленного по умолчанию положения новых присоединенных подписей

Следующие действия приведут к изменениям только новых элементов управления в текущей форме или отчете. Если требуется изменить стандартные свойства элемента управления во всех формах и отчетах, нажмите кнопку  [image].

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите на панели элементов инструмент создания элементов управления, имеющих присоединенную подпись. Например, чтобы изменить установленное по умолчанию положение подписей, присоединенных к текстовым полям, нажмите на панели элементов кнопку Поле  [image].

3	Для вывода на экран окна свойств нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

Заголовок окна свойств изменяется, показывая, что задаются установленные по умолчанию свойства элемента управления данного типа.

4	В ячейку свойства Позиция подписи X (LabelX) (горизонтальная ось) введите положительное или отрицательное число, задающее положение начала текста подписи относительно левого верхнего угла элемента управления, к которому присоединена подпись. Отрицательное число приводит к размещению подписи слева от элемента управления. Положительное число приводит к размещению подписи справа от элемента управления.

5	Введите число в ячейку свойства Позиция подписи Y (LabelY) (вертикальная ось). Отрицательное число приводит к размещению подписи над элементом управления. Положительное число приводит к размещению подписи под элементом управления.

Совет.   Чтобы использовать единицы, отличные от заданных в окне Языки и стандарты панели управления Windows, после числа укажите единицы измерения (например, 1,5" или 2 см).

Для получения дополнительных сведений о взаимодействии свойств Позиция подписи X (LabelX) и Позиция подписи Y (LabelY) со свойством Выравнивание подписи (LabelAlign) нажмите кнопку  [image].


Изменение установленного по умолчанию выравнивания текста в новых элементах управления

Следующие действия приведут к изменениям только новых элементов управления в текущей форме или отчете. Если требуется изменить стандартные свойства элемента управления во всех формах и отчетах, нажмите кнопку  [image].

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите на панели элементов инструмент создания элементов управления, имеющих присоединенную подпись. Например, чтобы изменить установленное по умолчанию положение подписей, присоединенных к текстовым полям, нажмите на панели элементов кнопку Поле  [image].

3	Для вывода на экран окна свойств нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

Заголовок окна свойств изменяется, показывая, что задаются установленные по умолчанию свойства элемента управления данного типа.

4	В ячейке свойства Выравнивание текста (TextAlign) установите значения Обычное, По левому краю, По центру или По правому краю. Если задано значение Обычное, то текст будет выровнен по левому краю, а даты - по правому.


Изменение выравнивания текста в элементе управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите элемент управления, содержащий текст, который необходимо изменить.

3	На панели Форматирование нажмите кнопку По центру  [image],  чтобы выровнять текст по центру, По правому краю  [image],  чтобы выровнять текст по правому краю, или По левому краю  [image],  чтобы выровнять его по левому краю.

Примечание.   Если ни одна из кнопок выравнивания не была нажата, то по умолчанию установлено обычное выравнивание, то есть текст выравнивается по левому краю, а цифры — по правому.


Изменение цвета границы элемента управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите элемент управления, который необходимо изменить.

3	На панели Форматирование нажмите стрелку раскрытия списка рядом с кнопкой Цвет линии/границы  [image].

4	Выберите из палитры требуемый цвет.

Примечания

•	Если для другого элемента управления необходимо применить тот же цвет, нажмите кнопку Цвет линии/границы  [image]  (не нужно нажимать стрелку раскрытия списка рядом с этой кнопкой и заново выбирать из палитры цвет). Если одновременно для нескольких элементов управления необходимо использовать разные цвета, нажмите стрелку раскрытия списка рядом с кнопкой Цвет линии/границы  [image],  нажмите кнопку мыши на границе цветовой палитры и, не отпуская ее, переместите в другое положение. В этом случае, чтобы использовать цвет, не придется каждый раз нажимать кнопку Цвет линии/границы  [image].

•	Если для элемента управления в ячейке свойства Оформление (SpecialEffect) установлены значения Приподнятое, Утопленное, Вдавленное или Рельефное, то при изменении цвета границы данному свойству автоматически присваивается значение Обычное.


Установление прозрачных границ элемента управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите элемент управления, который необходимо изменить.

3	На панели Форматирование нажмите стрелку раскрытия списка рядом с кнопкой Цвет линии/границы  [image].

4	Внизу палитры нажмите кнопку Прозрачный.

Примечание. Если для элемента управления в ячейке свойства Оформление (SpecialEffect) установлены значения Приподнятое, Утопленное, Вдавленное или Рельефное, то при изменении цвета границы данному свойству автоматически присваивается значение Обычное.


Установление прозрачного элемента управления

Если элемент управления прозрачен, то цветом, отображаемым в элементе управления, является цвет элемента, раздела или формы, на которую он наложен.

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите элемент управления, который необходимо изменить.

3	На панели Форматирование нажмите стрелку раскрытия списка рядом с кнопкой Цвет заливки/фона  [image].

4	Внизу палитры нажмите кнопку Прозрачный.

Примечание.   Прозрачным можно сделать любой элемент управления за исключением списка и выключателей. Группы переключателей по умолчанию установлены прозрачными.


Изменение цвета фона элемента управления или раздела

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите элемент управления или раздел, который необходимо изменить.

3	На панели Форматирование нажмите стрелку раскрытия списка рядом с кнопкой Цвет заливки/фона  [image].

4	Выберите на палитре необходимый цвет.

Примечания

•	Если для другого элемента управления необходимо применить тот же цвет, нажмите кнопку Цвет заливки/фона  [image] (не нужно нажимать стрелку раскрытия списка рядом с этой кнопкой и заново выбирать из палитры цвет). Если одновременно для нескольких элементов управления необходимо использовать разные цвета, нажмите стрелку раскрытия списка рядом с кнопкой Цвет заливки/фона  [image] нажмите кнопку мыши на границе цветовой палитры и, не отпуская ее, переместите в другое положение. В этом случае, чтобы использовать цвет, не придется каждый раз нажимать кнопку Цвет заливки/фона  [image].

•	Если палитра не содержит желаемого цвета, можно создавать собственные цвета.
Инструкции


Изменение цвета текста в элементе управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите элемент управления, содержащий текст, который необходимо изменить.

3	На панели Форматирование нажмите стрелку раскрытия списка рядом с кнопкой Цвет текста  [image].

4	Выберите из палитры желаемый цвет.

Совет. Если для другого элемента управления необходимо применить тот же цвет, нажмите кнопку Цвет текста  [image] (не нужно нажимать стрелку раскрытия списка рядом с этой кнопкой и заново выбирать из палитры цвет). Если одновременно для нескольких элементов управления необходимо использовать разные цвета, нажмите стрелку раскрытия списка рядом с кнопкой Цвет текста  [image] нажмите кнопку мыши на границе цветовой палитры и, не отпуская ее, переместите в другое положение. В этом случае, чтобы использовать цвет, не придется каждый раз нажимать кнопку Цвет текста  [image].


Изменение толщины границы элемента управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите элемент управления, который необходимо изменить.

3	На панели Форматирование нажмите стрелку раскрытия списка рядом с кнопкой Толщина линии/границы.

4	Выберите желаемую толщину границы.

Примечания

•	Если для другого элемента управления необходимо применить ту же толщину границы, нажмите кнопку Толщина линии/границы (не нужно нажимать стрелку раскрытия списка рядом с этой кнопкой и заново выбирать толщину границы).

•	Если для элемента управления в ячейке свойства Оформление (SpecialEffect) установлены значения Приподнятое, Утопленное, Вдавленное или Рельефное, то при изменении толщины границы данному свойству автоматически присваивается значение Обычное.


Установление точечной, пунктирной или сплошной границы элемента управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Убедитесь, что элемент управления выделен и нажмите кнопку Свойства  [image] на панели инструментов, чтобы вывести на экран окно свойств элемента управления.

3	В ячейке свойства Тип границы (BorderStyle) выберите желаемый тип границы.

Примечание. Если для элемента управления в ячейке свойства Оформление (SpecialEffect) установлены значения Приподнятое, Утопленное, Вдавленное или Рельефное, то при изменении типа границы данному свойству автоматически присваивается значение Обычное.


Установление вдавленного, приподнятого, утопленного, рельефного отображения элемента управления или отображения с тенью

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите элемент управления, который необходимо изменить.

3	На панели Форматирвание нажмите стрелку раскрытия списка рядом с кнопкой Отображение.

4	Выберите желаемый тип отображения.

Примечания

•	Если для другого элемента управления необходимо применить то же оформление, нажмите кнопку Оформление  (не нужно нажимать стрелку раскрытия списка рядом с этой кнопкой и заново выбирать тип оформления).

•	Толщину затенения можно изменить, нажав кнопку Толщина линии/границы  на панели Форматирование.

•	Если в данном свойстве установлены значения Приподнятое, Утопленное, Вдавленное или Рельефное, то они имеют преимущество над настройками свойств Цвет границы (BorderColor), Толщина границы (BorderWidth) и Тип границы (BorderStyle). Если установлено значение Вдавленное, то для текстовых полей и полей со списком в ячейке свойства Тип фона (BackStyle) автоматически устанавливается значение Прозрачный, а для списков в ячейке свойства Цвет фона (BackColor) устанавливается такое же значение, как и в свойстве Цвет фона (BackColor) для раздела.

•	Если выбранное приподнятое или утопленное отображение в форме не выводится в трехмерном измерении, дважды щелкните кнопкой мыши на кнопке Экран на панели управления Windows, перейдите к вкладке Оформление и в поле Схема выберите значение Стандартная Windows.


Создание специальных цветов для раздела или элемента управления в форме или отчете

Если палитра не содержит желаемого цвета, то можно создавать собственные цвета.

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Откройте для раздела или элемента управления окно свойств.

3	Выберите свойства Цвет текста (ForeColor) (для текста в элементе управления), Цвет фона (BackColor) или Цвет границы (BorderColor).

4	Чтобы открыть диалоговое окно Цвет, рядом с ячейкой свойства нажмите кнопку построителя  [image].

5	Для расширения диалогового окна нажмите кнопку Определить цвет.

6	С левой стороны диалогового окна выберите одно из полей Дополнительные цвета.

7	Выберите любую часть поля обновления цветов, содержащую желаемый цвет. В поле обновления цветов отображены всевозможные специальные цвета.

8	Для определения яркости цвета, выбранного в поле обновления цветов, переместите стрелку рядом с полосой яркости.

Созданный цвет будет отображен слева от поля Цвет/Заливка. Чтобы более близко рассмотреть цвет заливки, сравнивая с созданным, дважды щелкните кнопкой мыши справа от поля Цвет/Заливка.

9	Нажмите кнопку Добавить в набор.

В поле Дополнительные цвета будет отображен созданный пользовательский цвет.

Примечание.   Цвет можно также создать, вводя числа в поля Красный, Зеленый, Голубой, Оттенок, Контраст и Яркость.


Настройка системных цветов Microsoft Windows в значениях свойств

Свойства Цвет фона (BackColor), Цвет границы (BorderColor) и Цвет текста (ForeColor) позволяют указать использование в Microsoft Access цветовой гаммы, соответствующей используемой в других приложениях Windows. Это особенно удобно при разработке приложения, с которым будет работать большое количество пользователей. Указание системных цветов Windows позволяет использовать на разных компьютерах различные цветовые гаммы, выбираемые каждым пользователем на панели управления Windows.

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Для раздела или элемента управления откройте окно свойств.

3	В окне свойств укажите свойства Цвет фона (BackColor), Цвет границы (BorderColor) или Цвет текста (ForeColor).

4	Введите в ячейку свойства одно из чисел, приведенных в следующей таблице. Например, чтобы цвет фона формы совпадал с системным цветом фона Windows, задайте для свойства Цвет фона (BackColor) значение -2147483643, соответствующее значению элемента «Окно».

Элемент экрана	Значение
Полоса прокрутки	-2147483648
Рабочий стол	-2147483647
Заголовок активного окна	-2147483646
Заголовок неактивного окна	-2147483645
Строка меню	-2147483644
Окно	-2147483643
Рамка окна	-2147483642
Текст меню	-2147483641
Текст окна	-2147483640
Текст заголовка	-2147483639
Граница активного окна	-2147483638
Граница неактивного окна	-2147483637
Фон приложения	-2147483636
Выделение	-2147483635
Выделенный текст	-2147483634
Объемная поверхность	-2147483633
Объемная тень	-2147483632
Серый цвет текста (недоступный элемент)	-2147483631
Текст кнопки	-2147483630
Текст заголовка неактивного окна	-2147483629
Объемное выделение	-2147483628
Объемная темная тень	-2147483627
Объемная светлая тень	-2147483626
Текст всплывающей подсказки	-2147483625
Фон всплывающей подсказки	-2147483624
Примечания

•	Системные цвета Windows могут применяться только к перечисленным свойствам экранных элементов, их нельзя присваивать объектам. Например, свойство поля Цвет фона (BackColor) позволяет задать для поля цвет фона, совпадающий с цветом полосы прокрутки, рабочего стола или любого другого элемента экрана Windows.

•	Значения цветов экранных элементов Windows всегда одни и те же, независимо от конкретных цветов, задаваемых пользователем.

•	Кроме того, значения системынх цветов Windows могут быть заданы для свойств Цвет фона (BackColor), Цвет границы (BorderColor) и Цвет текста (ForeColor) в программе Visual Basic для приложений.


Использование специальных цветов из других приложений

Чтобы отобразить рисунки с помощью цветов приложения, в котором они были созданы, требуется указать использование специальной палитры для формы или отчета. Специальная палитра заменяет стандартную палитру Microsoft Access только для данной формы или отчета.

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Чтобы открыть окно свойств, дважды щелкните кнопкой мыши на область выделения формы или область выделения отчета.

3	В ячейку свойства Источник палитры (PaletteSource) введите путь и имя файла одного из следующих типов:

•	.dib (файл рисунка device-independent bitmap);

•	.pal (файл палитры Microsoft Windows);

•	.ico (файл значка Windows);

•	.bmp (файл рисунка в формате bitmap);

•	.wmf (метафайл Windows);

•	.emf (расширенный метафайл);

•	файлы любых других типов, поддерживаемых установленными графическими фильтрами.

Примечание.   Чтобы отображать исходные цвета рисунков и диаграмм, загруженный драйвер экрана должен поддерживать палитру, заданную в свойстве Источник палитры (PaletteSource). Например, если задан файл C:\Windows\256Color.bmp, текущий загруженный драйвер экрана должен поддерживать 256 цветов.


Создание формы, содержащей несколько страниц (экранов)

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Нажмите кнопку Разрыв страницы  [image]  на панели элементов.

3	На форме выберите место, в которое необходимо помесить разрыв страниц. Поместите разрыв страницы над или под элементом управления, чтобы избежать в нем разрыва данных.

Разрыв страницы помечается небольшой точечной линией на левой границе формы.

Примечание.   Если требуется, чтобы все страницы были одного размера, и в каждом окне отображалась только одна страница, создайте форму таким образом, чтобы каждый разрыв страницы находился на одинаковом расстоянии от другого. Для этого помещайте элементы управления разрывом страниц с помощью вертикальной линейки.

4	Для открытия окна свойств дважды щелкните кнопкой мыши на области выделения формы и в ячейке свойства Цикл табуляции (Cycle) установите значение «Текущая страница». Если в ячейке свойства Цикл табуляции (Cycle) задано значение «Текущая страница», то использовать клавишу TAB для перемещения между страницами нельзя.

5	Удалить вертикальную полосу прокрутки можно, установив в ячейке свойства Полосы прокрутки (ScrollBars) значения «Отсутствуют» или «Только по горизонтали».

6	Для проверки формы и изменения ее размера, чтобы на экране была отображена только одна страница, переключитесь в режим формы. Для перемещения между страницами используйте клавиши PAGE DOWN или PAGE UP.

Примечания

•	Может потребоваться определение других свойств в режиме конструктора. Например, в ячейке свойства Тип границы (BorderStyle) можно установить значение «Тонкая», чтобы нельзя было изменить размер формы, а в ячейке свойства Кнопки размеров окна (MinMaxButtons) значение «Отсутствуют», чтобы в форме не было кнопок Свернуть и Развернуть. Кроме того, на каждую страницу можно добавить командную кнопку и использовать ее для перемещения фокуса на следующую или предыдущую страницу. Для получения примера данного типа командной кнопки см. форму «Сотрудники» в базе данных «Борей».

•	Элемент управления разрыв страницы активен в режиме формы, только если в ячейке свойства Режим по умолчанию (DefaultView) формы установлено значение «Простая форма».

•	Для форм, использованных в режиме формы, отметки о конце страницы указывают положение, которое займет форма при нажатии клавиш PAGE UP или PAGE DOWN. Для форм, выводимых на печать, отметка о конце страницы указывает, где в разделе начинается новая страница. Чтобы начало страницы попадало на начало раздела, используйте свойство Конец страницы (ForceNewPage) данного раздела.


Изменение порядка перехода в форме

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	В меню Вид выберите команду Порядок перехода.

3	В поле Раздел выберите раздел, который необходимо изменить.

4	Выполните одно из следующих действий.

•	Чтобы задать порядок перехода слева направо и сверху вниз, нажмите кнопку Авто.

•	Для создания собственного порядка перехода нажмите кнопку мыши на области выделения для элемента управления, который необходимо переместить. (Для выделения более одного элемента управления, нажмите кнопку мыши и, не отпуская кнопку, перетащите его.) Снова нажмите кнопку мыши на области выделения и переместите элемент управления в желаемую позицию в списке.

5	Нажмите кнопку OK.

6	Для проверки порядка перехода переключитесь в режим формы.. (В режиме конструктора порядок перехода всегда соответствует порядку, в котором были созданы элементы управления.)

Примечания

•	Если требуется выделить в форме элемент управления, но не требуется включать его в порядок перехода, установите в ячейке свойства Переход по TAB (TabStop) значение «Нет».

•	Также можно указать, к какой странице или записи будет перемещен фокус при нажатии клавиши TAB в последнем поле текущей записи.
Инструкции


Удаление кнопки или другого элемента управления из порядка перехода

Существует два способа удаления кнопки или другого элемента управления из порядка перехода. Если необходимо из порядка перехода удалить элемент управления, сохраняя при этом возможность его выделения, установите для данного элемента управления в ячейке свойства Переход по TAB (TabStop) значение «Нет».

Для использования элемента управления, только если удовлетворено определенное условие, используйте свойства Доступ (Enabled) и После обновления (AfterUpdate).

Предполагаемые действия

Удаление элемента управления из порядка перехода, сохраняя возможность его использования

Отключение элемента управления


Удаление элемента управления из порядка перехода в форме

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Убедитесь, что элемент управления выделен, и нажмите кнопку Свойства  [image] на панели инструментов для отображения окна свойств элемента управления.

3	В ячейке свойств Переход по TAB (TabStop) установите значение «Нет».

Примечание.   Если в ячейке свойства Доступ (Enabled) установлено значение «Да», элемент управления можно использовать, даже если в ячейке свойства Переход по TAB (TabStop) установлено значение «Нет».


Установка порядка перехода для последнего поля записи формы

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Чтобы открыть для данной формы окно свойств, дважды щелкните кнопку мыши на области выделение формы.

3	В ячейке свойства Цикл табуляции (Cycle) установите одно из следующих значений.

Значение	Описание
Все записи	При нажатии клавиши TAB в последнем поле записи фокус перемещается в первое поле следующей записи.
Текущая запись	При нажатии клавиши TAB в последнем поле записи фокус перемещается назад в первое поле в текущей записи.
Текущая страница	При нажатии клавиши TAB в последнем поле страницы формы фокус перемещается назад в первое поле текущей страницы.


Добавление и удаление колонтитулов формы или страницы

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	В меню Вид выберите команды Заголовок/Примечание формы или Колонтитулы.

Примечания

•	Заголовки и примечания формы находятся наверху или внизу формы в режиме формы и в начале и в конце печатной формы. Верхние и нижние колонтитулы страницы находятся наверху или внизу каждой печатной страницы и не отображаются в режиме формы.

•	При удалении колонтитулов, автоматически удаляются и содержащиеся в них элементы управления.

•	Верхний и нижний колонтитулы можно добавлять только вместе. Если оба колонтитула не требуются, то можно максимально уменьшить размер не нужного колонтитула либо в ячейке свойства Вывод на экран (Visible) установить значение «Нет». Также можно установить свойство Режим вывода (DisplayWhen) и определить, когда должны быть отображены колонтитулы: всегда, только при выводе на печать или только на экране.

•	Для получения примеров различных разделов форм нажмите кнопку  [image].


Установка режима открытия формы (одна запись, несколько записей или таблица)

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Чтобы открыть для данной формы окно свойств, дважды щелкните кнопку мыши на области выделения формы.

3	В ячейке свойства Режим по умолчанию (DefaultView) установите одно из следующих значений.

Значение	Описание
Простая форма	Отображает одну полную запись за один сеанс. (Только в режиме формы)
Ленточная форма	отображает столько полных записей, сколько помещается в области данных формы. (Только в режиме формы)
Таблица	Отображает только записи, распределенные в виде строк и столбцов. Записи могут уходить за экран.
Примечание.   Для выключения режима формы или режима таблицы установите свойство Допустимые режимы (ViewsAllowed).


Добавление и удаление полос прокрутки в форму или текстовое поле

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Откройте для данного текстового поля или формы окно свойств. Для этого выберите поле или форму и на панели инструментов нажмите кнопку Свойства  [image].  Чтобы открыть окно свойств для формы, дважды щелкните область выделения формы.

3	В ячейке свойства Полосы прокрутки (ScrollBars) установите одно из значений.


Добавление рисунка или другого объекта в форму или отчет

В форму или отчет Microsoft Access можно добавлять объекты или части объектов, созданные в других приложениях, например, рисунок, созданный в Microsoft Paint, электронную таблицу, созданную в Microsoft Excel, или текстовый документ, созданный в Microsoft Word. Существует возможность вставлять все содержимое файла или только некоторую выделенную часть.

Способ вставки рисунка или объекта зависит от того, какой объект предполагается создать: присоединенный или свободный. Присоединенный объект хранится в таблице. При переходе к новой записи в форме или отчете отображается другой объект. Например, таким способом удобно хранить фотографии всех сотрудников фирмы. Свободный объект является частью структуры формы или отчета. При переходе к новой записи объект не изменяется. Например, таким способом в форме или отчете сохраняют эмблему фирмы, созданную в приложении Microsoft Paint.

Предполагаемые действия

Добавление свободного рисунка

Добавление свободного объекта (например, документа Word или Microsoft Excel)

Добавление присоединенного объекта (например, рисунка или документа Microsoft Excel или Word)


Добавление свободного рисунка в форму или отчет

Способ добавления свободного рисунка в форму или отчет зависит от того, должен ли рисунок включаться в форму или отчет как фоновый рисунок (подложка), занимающий все окно формы или отчета, или выводиться на экран в элементе управления. Если требуется добавить фоновый рисунок, следует использовать свойство Рисунок формы или отчета. Для того чтобы вывести рисунок в элементе управления, следует использовать рамку рисунка или свободную рамку объекта.

Выбор рамки рисунка или свободной рамки объекта зависит от того, требуется ли возможность прямого изменения рисунка в форме или отчете. Если рисунок изменять не нужно, следует добавлять рисунок с помощью рамки рисунка. Если предполагается часто изменять рисунок, добавляйте рисунок с помощью свободной рамки объекта. В этом случае, чтобы открыть приложение, в котором создавался рисунок, и внести требуемые изменения, установите указатель на объект в форме или отчете и дважды нажмите кнопку мыши. Для большинства свободных рисунков удобнее использовать рамку рисунка, поскольку она загружается намного быстрее, чем свободная рамка объекта.

Рисунок можно вставить в форму или отчет или связать его с ними. При этом вставленный рисунок автоматически сохраняется в файле базы данных и всегда является доступным. Если обновить такой рисунок в форме или отчете, он будет изменен только в базе данных.

Если рисунок связан, его можно просматривать и вносить изменения в форме или отчете. В этом случае изменения сохраняются в исходном файле объекта, а не в файле базы данных. Файл объекта можно обновлять независимо от базы данных. Последние изменения будут выведены на экран при следующем открытии формы или отчета. Связывание рисунков удобно при работе с очень большими файлами, которые нежелательно включать в файл базы данных, а также с файлами, используемыми в нескольких формах и отчетах. Если связанный файл объекта перемещен, необходимо повторно установить связь.

Предполагаемые действия

Добавление фонового рисунка в форму

Добавление фонового рисунка в отчет

Добавление рисунка в рамке рисунка

Создание и вставка рисунка в свободной рамке объекта

Вставка существующего рисунка в свободной рамке объекта

Вставка фрагмента существующего рисунка в свободной рамке объекта

Связывание существующего рисунка в свободной рамке объекта

Связывание фрагмента существующего рисунка в свободной рамке объекта

Примеры использования свободных, присоединенных, вставленных и связанных объектов


Добавление свободного объекта в форму или отчет

Свободный объект добавляется в форму или отчет как вставленный или как связанный объект.

Объект, вставленный в форму или отчет, сохраняется в файле базы данных. Если изменить такой объект в форме или отчете, объект будет изменен в базе данных. Вставленный объект всегда является доступным.

Когда объект связан в форме или отчете, пользователь имеет возможность просматривать его и вносить изменения. В этом случае изменения сохраняются в исходном файле объекта, а не в файле базы данных. Файл объекта можно обновлять независимо от базы данных. Последние изменения будут выведены на экран при следующем открытии формы или отчета. Связывание объекта удобно при работе с очень большими файлами, которые нежелательно включать в файл базы данных, а также с файлами, используемыми в нескольких формах и отчетах. Если связанный файл объекта перемещен, необходимо повторно установить связь.

Предполагаемые действия

Создание и вставка объекта

Вставка существующего объекта

Вставка фрагмента существующего объекта

Связывание существующего объекта

Связывание фрагмента существующего объекта

Примеры использования свободных, присоединенных, вставленных и связанных объектов


Добавление присоединенного объекта в форму или отчет

Присоединенный объект добавляется в форму или отчет как вставленный или как связанный объект.

Объект, вставленный в форму или отчет, сохраняется в файле базы данных. Если изменить такой объект в форме или отчете, объект будет изменен в базе данных. Вставленный объект всегда является доступным.

Когда объект связан в форме или отчете, пользователь имеет возможность просматривать его и вносить изменения. В этом случае изменения сохраняются в исходном файле объекта, а не в файле базы данных. Файл объекта можно обновлять независимо от базы данных. Последние изменения будут выведены на экран при следующем открытии формы или отчета. Связывание объекта удобно при работе с очень большими файлами, которые нежелательно включать в файл базы данных, а также с файлами, используемыми в нескольких формах и отчетах. Если связанный файл объекта перемещен, необходимо повторно установить связь.

Предполагаемые действия

Создание и вставка объекта

Вставка существующего объекта

Вставка фрагмента существующего объекта

Связывание существующего объекта

Связывание фрагмента существующего объекта

Примеры использования свободных, присоединенных, вставленных и связанных объектов


Добавление свободного рисунка с помощью рамки рисунка

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Нажмите кнопку Рисунок [image]  на панели элементов.

3	Выберите в форме или отчете место, в которое помещается рисунок.

4	Выберите имя файла, содержащего добавляемый рисунок. Поле со списком Папка позволяет провести поиск диска и папки, в которой сохранен рисунок.

5	Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access создает рамку рисунка и помещает в нее рисунок.

Примечания

•	После вставки рисунка допускается изменение его пропорций и размеров.

Инструкции

•	При добавлении рисунка в рамку рисунка Microsoft Access по умолчанию вставляет рисунок. Вставленный рисунок становится частью файла базы данных. Если предполагается использовать один рисунок в нескольких формах или отчетах, следует связать рисунок. Связанный рисунок сохраняется в собственном файле. Для связывания рисунка следует задать для свойства Тип рисунка рамки рисунка значение Связанный.


Создание и вставка свободного объекта

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Нажмите кнопку Свободная рамка объекта [image] на панели элементов.

3	Выберите в форме или отчете место для вставляемого объекта.

4	В диалоговом окне Вставка объекта выберите параметр Создать, если он еще не выбран, а затем выберите в списке Тип объекта тип создаваемого объекта.

5	Для того чтобы отображать объект в виде значка, установите флажок В виде значка. Отображение объекта в виде значка удобно, когда объект содержит дополнительные сведения, которые не должны все время выводиться на экран, а также это значительно экономит место на диске.

6	Нажмите кнопку OK.

7	Создайте объект с помощью приложения, выбранного на шаге 4.

8	Закончив создание объекта, выберите команду Закрыть в меню Файл для возвращения в Microsoft Access.

Microsoft Access создает свободную рамку объекта и отображает в ней объект.

9	Для редактирования объекта дважды щелкните его мышью.

Примечания

•	После вставки объекта допускается изменение его размеров и пропорций.

Инструкции

•	В большинстве случаев изменения в свободный объект вносятся в режиме конструктора формы или отчета. Для того чтобы иметь возможность изменять объект в режиме формы, задайте для свойства Доступ свободной рамки объекта значение «Да», а для свойства Блокировка значение «Нет».


Внедрение существующего свободного объекта

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Нажмите кнопку Свободная рамка объекта [image] на панели элементов.

3	Выберите в форме или отчете место для вставляемого объекта.

4	В диалоговом окне Вставка объекта выберите параметр Создать из файла, а затем укажите путь к файлу. Если точный путь неизвестен, нажмите кнопку Обзор.

5	Для того чтобы отображать объект в виде значка, установите флажок В виде значка. Отображение объекта в виде значка удобно, когда объект содержит дополнительные сведения, которые не должны все время выводиться на экран, а также это значительно экономит место на диске.

6	Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access создает свободную рамку объекта и отображает в ней объект.

7	Для редактирования объекта дважды щелкните его мышью.

Примечания

•	Если приложение, из которого происходит копирование, поддерживает перенос объектов OLE с помощью мыши, можно перетащить файл прямо из Windows Explorer или рабочего стола, вместо того, чтобы использовать кнопку Свободная рамка объекта.

•	После вставки объекта допускается изменение его размеров и пропорций.

Инструкции

•	В большинстве случаев изменения в свободный объект вносятся в режиме конструктора формы или отчета. Для того чтобы иметь возможность изменять объект в режиме формы, задайте для свойства Доступ свободной рамки объекта значение «Да», а для свойства Блокировка значение «Нет».


Связывание существующего свободного объекта

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Нажмите кнопку Свободная рамка объекта [image] на панели элементов.

3	Выберите в форме или отчете место для вставляемого объекта.

4	В диалоговом окне Вставка объекта выберите параметр Создать из файла, а затем укажите путь к файлу. Если точный путь неизвестен, нажмите кнопку Обзор.

5	Установите флажок Связь.

6	Для того чтобы отображать объект в виде значка, установите флажок В виде значка. Отображение объекта в виде значка удобно, когда объект содержит дополнительные сведения, которые не должны все время выводиться на экран, а также это значительно экономит место на диске.

7	Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access создает свободную рамку объекта и отображает в ней объект.

8	Для редактирования объекта дважды щелкните его мышью.

Примечания

•	После вставки объекта допускается изменение его размеров и пропорций.

Инструкции

•	В большинстве случаев изменения в свободный объект вносятся в режиме конструктора формы или отчета. Для того чтобы иметь возможность изменять объект в режиме формы, задайте для свойства Доступ свободной рамки объекта значение «Да», а для свойства Блокировка значение «Нет».

•	Связь, установленная с объектом, по умолчанию является автоматически обновляемой. Это означает, что изменения объекта, выполненные вне Microsoft Access, автоматически отражаются при следующем открытии формы или отчета. Для того чтобы обновление связи проходило под управлением пользователя, следует заменить автоматически обновляемую связь на связь, обновляемую по запросу.

Инструкции


Вставка фрагмента существующего свободного объекта

Следующие действия могут быть выполнены только в том случае, если исходное приложение поддерживает копирование части существующего объекта с помощью механизма OLE.

1	Откройте файл в исходном приложении и выделите вставляемые данные. Например, откройте Microsoft Excel и выделите в таблице диапазон ячеек.

2	Выполните команду Копировать из меню Правка.

3	Перейдите в окно Microsoft Access.

4	В режиме конструктора формы или отчета нажмите на панели инструментов кнопку Вставить [image].

Примечание.   Для того чтобы отобразить объект в виде значка или указать тип вставляемого объекта, выполните команду Специальная вставка из меню Правка. Для получения дополнительных сведений о параметрах команды Специальная вставка нажмите кнопку  [image].

Microsoft Access создает свободную рамку объекта и отображает в ней объект.

5	Для редактирования объекта дважды щелкните его мышью.

Примечания

•	Если приложение, из которого происходит копирование, поддерживает перенос объектов OLE с помощью мыши, можно перетащить выделенный фрагмент из этого приложения в форму или отчет Microsoft Access в режиме конструктора. При этом создается свободная рамка объекта со вставленным в нее выделенным фрагментом.

•	После вставки объекта допускается изменение его размеров и пропорций.

Инструкции

•	В большинстве случаев изменения в свободный объект вносятся в режиме конструктора формы или отчета. Для того чтобы иметь возможность изменять объект в режиме формы, задайте для свойства Доступ свободной рамки объекта значение «Да», а для свойства Блокировка значение «Нет».


Связывание фрагмента существующего свободного объекта

Следующие действия могут быть выполнены только в том случае, если исходное приложение поддерживает связывание части существующего объекта с помощью механизма OLE.

1	Откройте файл в исходном приложении и выделите связываемые данные. Например, откройте Microsoft Excel и выделите в таблице диапазон ячеек.

2	Выполните команду Копировать из меню Правка.

3	Не закрывая приложение, перейдите в окно Microsoft Access.

4	В режиме конструктора формы или отчета выполните команду Специальная вставка из меню Правка.

Подсказка

5	В диалоговом окне Специальная вставка выберите параметр Связать, а затем в списке Как выберите тип связываемого объекта. Для получения дополнительных сведений об этих параметрах, нажмите кнопку  [image].

6	Для того чтобы отображать объект в виде значка, установите флажок В виде значка. Отображение объекта в виде значка удобно, когда объект содержит дополнительные сведения, которые не должны все время выводиться на экран, а также это значительно экономит место на диске.

7	Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access создает свободную рамку объекта и отображает в ней объект.

8	Для редактирования объекта дважды щелкните его мышью.

Примечания

•	После вставки объекта допускается изменение его размеров и пропорций.

Инструкции

•	В большинстве случаев изменения в свободный объект вносятся в режиме конструктора формы или отчета. Для того чтобы иметь возможность изменять объект в режиме формы, задайте для свойства Доступ свободной рамки объекта значение «Да», а для свойства Блокировка значение «Нет».

•	Связь, установленная с объектом, по умолчанию является автоматически обновляемой. Это означает, что изменения объекта, выполненные вне Microsoft Access, автоматически отражаются при следующем открытии формы или отчета. Для того чтобы обновление связи проходило под управлением пользователя, следует заменить автоматически обновляемую связь на связь, обновляемую по запросу.

Инструкции


Параметры команды «Специальная вставка»

Если при копировании фрагмента из другого приложения выбрать команду Специальная вставка из меню Правка, открывается диалоговое окно Специальная вставка. Следующая таблица содержит описание результатов выбора пунктов списка Как в диалоговом окне Специальная вставка.

Пункт списка "Как"	Результат
Имя приложения (например, книга Microsoft Excel 97)	Объект отображается в свободной рамке объекта. Допускается изменение объекта непосредственно в форме или отчете. Для этого щелкните его мышью.
Рисунок или точечный рисунок (bitmap)	Объект отображается в рамке рисунка. Изменять объект в форме или отчете, щелкнув его мышью, невозможно. Эти пункты следует выбрать, чтобы повысить быстродействие формы или отчета.
Текст	Копируемый текст (например, текст из ячейки Microsoft Excel) отображается в надписи, если объект внедрен, или в текстовом поле, если объект связан. При связывании объекта таким способом Microsoft Access создает поле со связью DDE. При переходе в режим формы или предварительного просмотра на экране отображается связанный текст.


Создание и вставка присоединенного объекта

1	Если это еще не сделано, создайте в форме присоединенную рамку объекта.

Инструкции

2	Перейдите в режим формы или таблицы.

3	Перейдите в запись, в которую требуется вставить объект, и выберите поле объекта OLE.

4	Выполните команду Объект из меню Вставка.

Подсказка

5	В диалоговом окне Вставка объекта выберите параметр Создать, если он еще не выбран, а затем выберите в списке Тип объекта тип создаваемого объекта.

6	Для того чтобы отображать объект в виде значка, установите флажок В виде значка. Отображение объекта в виде значка удобно, когда объект содержит дополнительные сведения, которые не должны все время выводиться на экран, а также это значительно экономит место на диске.

7	Нажмите кнопку OK.

8	Создайте объект с помощью приложения, выбранного на шаге 5.

9	Закончив создание объекта, выберите команду Закрыть в меню Файл  для возвращения в Microsoft Access.

В режиме формы объект автоматически отображается на экране. В режиме таблицы отображается только имя объекта, например, «Рисунок Bitmap».

10	Для редактирования объекта дважды щелкните его мышью.

Примечания

•	После вставки объекта допускается изменение его размеров и пропорций.

Инструкции

•	Кроме того, присоединенный объект может быть вставлен в таблицу или запрос в режиме таблицы. Выберите поле для вставки объекта (это должно быть поле объекта OLE) и выполните шаги с 4 по 9. Для просмотра объекта создайте в форме или отчете присоединенную рамку объекта.


Добавление в форму или отчет присоединенной рамки объекта

1	Если это еще не сделано, создайте в таблице поле объекта OLE.

Инструкции

2	Создайте форму или отчет (или откройте существующую форму или отчет), у которых в базовом источнике данных содержится поле объекта OLE.

3	Для того чтобы открыть список полей, нажмите кнопку Список полей [image]  на панели инструментов в режиме конструктора формы или отчета.

4	Переместите с помощью мыши поле объекта OLE из списка полей в форму или отчет.

Microsoft Access создает присоединенную рамку объекта, связанную с полем объекта OLE.

Примечание.   Если присоединенная рамка объекта уже создана, то для ее присоединения к полю в базовом источнике записей следует указать имя этого поля в свойстве Данные (ControlSource) присоединенной рамки объекта.


Вставка существующего присоединенного объекта

1	Если это еще не сделано, создайте в форме присоединенную рамку объекта.

Инструкции

2	Перейдите в режим формы или таблицы.

3	Перейдите на запись, в которую требуется вставить объект, и выберите поле объекта OLE.

4	Выполните команду Объект из меню Вставка.

Подсказка

5	В диалоговом окне Вставка объекта выберите параметр Создать из файла, а затем укажите путь к файлу. Если точный путь неизвестен, нажмите кнопку Обзор.

6	Для того чтобы отображать объект в виде значка, установите флажок В виде значка. Отображение объекта в виде значка удобно, когда объект содержит дополнительные сведения, которые не должны все время выводиться на экран, а также это значительно экономит место на диске.

7	Нажмите кнопку OK.

В режиме формы объект автоматически отображается на экране. В режиме таблицы отображается только имя объекта, например, «Рисунок Bitmap».

8	Для редактирования объекта дважды щелкните его мышью.

Примечания

•	Если приложение, из которого происходит копирование, поддерживает перенос объектов OLE с помощью мыши, можно перетащить файл прямо из Windows Explorer или рабочего стола, вместо того, чтобы использовать команду Объект.

•	После вставки объекта допускается изменение его размеров и пропорций.

Инструкции

•	Кроме того, присоединенный объект может быть вставлен в таблицу или запрос в режиме таблицы. Выберите поле для вставки объекта (это должно быть поле объекта OLE) и выполните шаги с 4 по 7. Для просмотра объекта создайте в форме или отчете присоединенную рамку объекта.


Вставка существующего присоединенного объекта

1	Если это еще не сделано, создайте в форме присоединенную рамку объекта.

Инструкции

2	Перейдите в режим формы или таблицы.

3	Перейдите на запись, в которую требуется вставить объект, и выберите поле объекта OLE.

4	Выполните команду Объект из меню Вставка.

Подсказка

5	В диалоговом окне Вставка объекта выберите параметр Создать из файла, а затем укажите путь к файлу. Если точный путь неизвестен, нажмите кнопку Обзор.

6	Установите флажок Связь.

7	Для того чтобы отображать объект в виде значка, установите флажок В виде значка. Отображение объекта в виде значка удобно, когда объект содержит дополнительные сведения, которые не должны все время выводиться на экран, а также это значительно экономит место на диске.

8	Нажмите кнопку OK.

В режиме формы объект автоматически отображается на экране. В режиме таблицы отображается только имя объекта, например, «Рисунок Bitmap».

9	Для редактирования объекта дважды щелкните его мышью.

Примечания

•	После вставки объекта допускается изменение его размеров и пропорций.

Инструкции

•	Кроме того, присоединенный объект может быть вставлен в таблицу или запрос в режиме таблицы. Выберите поле для вставки объекта (это должно быть поле объекта OLE) и выполните шаги с 4 по 8. Для просмотра объекта создайте в форме или отчете присоединенную рамку объекта.

•	Связь, установленная с объектом, по умолчанию является автоматически обновляемой. Это означает, что изменения объекта, выполненные вне Microsoft Access, автоматически отражаются в форме или отчете. Для того чтобы обновление связи проходило под управлением пользователя, следует заменить автоматически обновляемую связь на связь, обновляемую по запросу.

Инструкции


Вставка фрагмента существующего присоединенного объекта

Следующие действия могут быть выполнены только в том случае, если исходное приложение поддерживает копирование фрагмента существующего объекта с помощью механизма OLE.

1	Если это еще не сделано, создайте в форме присоединенную рамку объекта.

Инструкции

2	Откройте файл в исходном приложении и выделите вставляемый фрагмент. Например, откройте Microsoft Excel и выделите в таблице диапазон ячеек.

3	Выполните команду Копировать из меню Правка.

4	Вернитесь в Microsoft Access, перейдите в режим формы или таблицы, перейдите на запись, в которую требуется вставить объект, и выберите поле объекта OLE.

5	Нажмите на панели инструментов кнопку Вставить [image].

Примечание.   Для того чтобы отображать объект в виде значка или указать тип вставляемого объекта, выполните команду Специальная вставка из меню Правка. Для получения дополнительных сведений о параметрах команды Специальная вставка нажмите кнопку  [image].

В режиме формы объект автоматически отображается на экране. В режиме таблицы отображается только имя объекта, например «Книга Microsoft Excel».

6	Для редактирования объекта дважды щелкните его мышью.

Примечания

•	Если исходное приложение поддерживает перенос объектов OLE с помощью мыши, перетащите в режиме формы выделенный фрагмент из этого приложения в поле объекта OLE.

•	После вставки объекта допускается изменение его размеров и пропорций.

Инструкции

•	Кроме того, присоединенный объект может быть вставлен в таблицу или запрос в режиме таблицы. Выберите поле для вставки объекта (это должно быть поле объекта OLE) и нажмите на панели инструментов кнопку Вставить [image].  Для просмотра объекта создайте в форме или отчете присоединенную рамку объекта.


Связывание фрагмента существующего присоединенного объекта

Следующие действия могут быть выполнены только в том случае, если исходное приложение поддерживает связывание фрагмента существующего объекта с помощью механизма OLE.

1	Если это еще не сделано, создайте в форме присоединенную рамку объекта.

Инструкции

2	Перейдите в исходное приложение и выделите связываемые данные. Например, откройте Microsoft Excel и выделите в таблице диапазон ячеек.

3	Выполните команду Копировать из меню Правка.

4	Не закрывая приложение, перейдите в окно Microsoft Access. Перейдите в режим формы или таблицы, перейдите на запись, в которую требуется вставить объект, и выберите поле объекта OLE.

5	Выполните команду Специальная вставка из меню Правка.

Подсказка

6	В диалоговом окне Специальная вставка выберите параметр Связать, а затем в списке Как выберите тип связываемого объекта. Для получения дополнительных сведений об этих параметрах нажмите кнопку  [image].

7	Для того чтобы отображать объект в виде значка, установите флажок В виде значка. Отображение объекта в виде значка удобно, когда объект содержит дополнительные сведения, которые не должны все время выводиться на экран, а также это значительно экономит место на диске.

8	Нажмите кнопку OK.

В режиме формы объект автоматически отображается на экране. В режиме таблицы отображается только имя объекта, например, «Книга Microsoft Excel».

9	Для редактирования объекта дважды щелкните его мышью.

Примечания

•	После вставки объекта допускается изменение его размеров и пропорций.

Инструкции

•	Кроме того, присоединенный объект может быть вставлен в таблицу или запрос в режиме таблицы. Выберите поле для вставки объекта (это должно быть поле объекта OLE) и выберите команду Специальная вставка из меню Правка. Затем выполните шаги с 6 по 8. Для просмотра объекта создайте в форме или отчете присоединенную рамку объекта.

•	Связь, установленная с объектом, по умолчанию является автоматически обновляемой. Это означает, что изменения объекта, выполненные вне Microsoft Access, автоматически отражаются в форме или отчете. Для того чтобы обновление связи проходило под управлением пользователя, следует заменить автоматически обновляемую связь на связь, обновляемую по запросу.

Инструкции


Выбор типа рамки и операции вставки или связывания объекта

Пример объекта	Тип рамки	Объект
Необновляемый логотип в торговой ведомости.	Рамка рисунка	Вставленный (если много места на диске, если нет, то связанный)
Рисунок в форме или отчете, который придется часто изменять.	Свободная рамка объекта	Вставленный
Фрагмент электронной таблицы Microsoft Excel в отчете о продажах	Свободная рамка объекта	Связанный
Фотографии всех сотрудников, хранящиеся в таблице «Сотрудники»	Присоединенная рамка объекта	Вставленный
Краткие сведения о сотрудниках (созданные и хранящиеся в документе Word), доступные из формы «Сотрудники»	Присоединенная рамка объекта	Связанный (отображается как значок)
Связанные объекты автоматически обновляются в отчете при предварительном просмотре или печати. В форме они обновляются в соответствии со следующей таблицей.

Тип рамки объекта	Свойство	Момент обновления
Свободная рамка объекта	Параметр обновления:  Автоматически Блокировка: Нет	Когда форма открыта.
Присоединенная рамка объекта	Параметр обновления:  Автоматически Доступ: Да Блокировка: Нет	Когда присоединенная рамка объекта получает фокус.


Изменение присоединенного рисунка или другого объекта в форме

1	Откройте форму в режиме формы (или в режиме таблицы).

2	Перейдите на запись, содержащую объект, который требуется изменить.

3	Установите на объект указатель и дважды нажмите кнопку мыши.

Если приложение, в котором создавался объект, доступно, Microsoft Access открывает его. Объект открывается для редактирования по месту или, если исходное приложение не поддерживает редактирование по месту, объект открывается в отдельном окне приложения.

Примечание.   При двойном нажатии кнопки мыши на объекте звукозаписи или видеозаписи выполняется воспроизведение объекта. Для того чтобы открыть объекты этих типов для изменения, следует выбрать объект и соответствующую команду Объект из меню Правка. Например, команду Объект Media Clip и подкоманду Открыть или Правка.

4	Внесите в объект необходимые изменения, а затем выполните одно из следующих действий:

•	При редактировании по месту выберите в форме любое место вне присоединенной рамки объекта. Если по ошибке выбрать в меню Файл команду Закрыть, будет осуществлен выход из Microsoft Access.

•	Если объект был изменен в отдельном окне, выберите в меню Файл команду Закрыть. В ответ на приглашение подтвердить обновление документа нажмите кнопку OK.

Примечания

•	Для изменения объекта в присоединенной рамке объекта свойство Доступ присоединенной рамки объекта должно иметь значение «Да», а свойство Блокировка значение «Нет».

•	Для того чтобы определить действие, которое будет выполняться при двойном нажатии кнопки мыши на объекте, следует определить свойства Команда (Verb) и Автоматический запуск (AutoActivate) присоединенной рамки объекта. Например, может понадобиться открыть объект в отдельном окне, а там, где он находится. Для получения дополнительных сведений о свойстве Команда (Verb) нажмите кнопку  [image].  Для получения дополнительных сведений о свойстве Автоматический запуск (AutoActivate) нажмите кнопку  [image].


Изменение свободного рисунка или другого объекта в форме или отчете

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Дважды щелкните мышью нужный объект.

Если приложение, в котором создавался объект, доступно, Microsoft Access открывает его

Примечание.   При двойном нажатии кнопки мыши на объекте звукозаписи или видеозаписи выполняется воспроизведение объекта. Для того чтобы открыть объекты этих типов для изменения, следует выбрать объект и соответствующую команду Объект из меню Правка. Например, команду Объект Media Clip и подкоманду Открыть или Правка.

3	Внесите в объект необходимые изменения, а затем выберите в меню Файл команду Закрыть. В ответ на приглашение подтвердить обновление документа нажмите кнопку OK.

Примечания

•	В большинстве случаев изменения в свободный объект вносятся в режиме конструктора формы или отчета. Для того чтобы иметь возможность изменять объект в режиме формы, задайте для свойства Доступ свободной рамки объекта значение «Да», а для свойства Блокировка значение «Нет».

•	Эта процедура применима только к рисункам в свободной рамке объекта, а не в рамке рисунка. Рисунок в рамке рисунка не связан с приложением, использовавшимся для его создания.


Изменение размера рисунка, выведенного на экран в рамке рисунка или объекта

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Убедитесь в том, что нужная рамка рисунка, присоединенная рамка объекта или свободная рамка объекта выбрана.

3	Нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов, чтобы вывести список свойств.

4	Выберите одно из следующих параметров свойства Установка размеров.

•	Фрагмент. Рисунок выводится на экран в натуральную величину. Если размеры рисунка превышают размеры рамки, рисунок обрезается.

•	Вписать в рамку. Размеры рисунка изменяются так, чтобы он полностью заполнял рамку. Это может привести к искажению пропорций рисунка.

•	По размеру. Размеры рисунка изменяются  таким образом, чтобы он заполнял рамку по ширине или по высоте без изменения пропорций и без обрезания рисунка. Это не приведет к искажению рисунка.


Преобразование в рисунок присоединенного рисунка или другого объекта в форме

1	Откройте форму в режиме формы.

2	Выберите объект и нажмите кнопку Копировать  [image]  на панели инструментов.

3	В меню Правка выберите команду Специальная вставка.

Подсказка

4	В списке Как выберите параметр Рисунок или один из форматов bitmap, в зависимости от того, следует ли создать метафайл или точечный рисунок.

5	Объект преобразуется неизменяемый в рисунок. Присоединенная рамка объекта остается в форме, но открытие из формы приложения, использовавшегося для создания объекта, становится невозможным. От объекта звукозаписи остается только значок. От объекта видеозаписи остается только первый кадр. Воспроизведение звукозаписи или видеозаписи в этом случае становится невозможным.

Примечания

•	При любых изменениях объекта в присоединенной рамке объекта изменяется только объект в текущей записи. Для того чтобы внести изменения в другую запись, перейдите на эту запись и повторите все действия.

•	При преобразовании объекта в рисунок описанным выше способом форма будет открываться быстрее. Для того чтобы просто запретить пользователям изменять объект, следует вместо выполнения всего описанного выше, задать для свойства Блокировка свободной рамки объекта значение «Да», а для свойства Доступ значение «Нет».


Преобразование свободного рисунка или другого объекта в неизменяемый

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите нужный объект.

3	Выберите в меню Формат команду Преобразовать элемент и подкоманду  Рисунок.

Свободная рамка объекта преобразуется в рамку рисунка. Объект остается в форме или отчете, но открытие из формы приложения, использовавшегося для создания объекта, становится невозможным. От объекта звукозаписи остается только значок. От объекта видеозаписи остается только первый кадр. Воспроизведение звукозаписи или видеозаписи в этом случае становится невозможным.


Изменение типа связи для рисунка или другого объекта в форме или отчете

При связывании объекта, созданного в другом приложении, Microsoft Access по умолчанию создает автоматически обновляемую связь. Пользователь имеет возможность изменить тип связи на обновляемую по запросу или наоборот.

Примечание.   Этот тип связи отличается от гиперссылки, используемой в форме или отчете для перехода к другому документу, объекту или странице. Для получения дополнительных сведений о гиперссылках нажмите кнопку  [image].

1	Выполните одно из следующих действий.

•	Если объект является свободным, выберите объект в режиме конструктора формы или конструктора отчета.

•	Если объект является присоединенным, откройте форму в режиме формы (или в режиме таблицы), найдите запись, которую требуется изменить, и выберите объект.

2	Выберите в меню Правка команду Связи OLE/DDE.

3	В списке Связи выберите связь, которую требуется изменить. Для того чтобы выбрать несколько связей, выбирайте каждую связь при нажатой клавише CTRL.

4	Выберите параметр Автоматическое или По запросу.

Примечания

•	При любых изменениях связи для присоединенной рамки объекта изменяется только связь в текущей записи. Для того чтобы внести изменения в другую запись, перейдите на эту запись и повторите все действия.

•	Эта процедура применяется только к рисункам в свободной рамке объекта и присоединенной рамке объекта. Фоновые рисунки и рисунки в элементах управления всегда обновляются автоматически.


Обновление по запросу связи рисунка или другого объекта в форме или отчете

Этот тип связи отличается от гиперссылки, используемой в форме или отчете для перехода к другому документу, объекту или странице. Для получения дополнительных сведений о гиперссылках нажмите кнопку  [image].

1	Выполните одно из следующих действий:

•	Если объект является свободным, выберите объект в режиме конструктора формы или конструктора отчета.

•	Если объект является присоединенным, откройте форму в режиме формы (или в режиме таблицы), найдите запись, которую требуется изменить, и выберите объект.

2	Выберите в меню Правка команду Связи OLE/DDE.

3	В списке Связи выберите связь, которую требуется изменить. Для того чтобы выбрать несколько связей, выбирайте каждую связь при нажатой клавише CTRL.

4	Нажмите кнопку Обновить.

•	Примечание.   Эта процедура применяется только к рисункам в свободной рамке объекта и присоединенной рамке объекта. Фоновые рисунки и рисунки в элементах управления всегда обновляются автоматически.


Восстановление или изменение связи рисунка в свободной или присоединенной рамке объекта

1	Выполните одно из следующих действий:

•	Если объект является свободным, выберите объект в режиме конструктора формы или конструктора отчета.

•	Если объект является присоединенным, откройте форму в режиме формы (или в режиме таблицы), найдите запись, которую требуется изменить, и выберите объект.

2	Выберите в меню Правка команду Связи OLE/DDE.

3	В поле Связи выберите связь, которую нужно восстановить или изменить.

4	Выберите команду Сменить источник.

5	В диалоговом окне Смена источника выберите новое имя файла. При необходимости, перейдите на другой диск и/или в другую папку.

6	Нажмите кнопку Открыть для завершения создания связи и закройте диалоговое окно Смена источника, а затем закройте и диалоговое окно Связи.

Примечание.   При любых изменениях связи для присоединенной рамки объекта изменяется только связь в текущей записи. Для того чтобы внести изменения в другую запись, перейдите на эту запись и повторите все действия.


Удаление рисунка или другого объекта из формы или отчета

1	Выполните одно из следующих действий:

•	Если объект находится в свободной рамке объекта или рамке рисунка, выберите объект в режиме конструктора формы или отчета.

•	Если объект является присоединенным, откройте форму в режиме формы (или в режиме таблицы), найдите запись, которую требуется изменить, и выберите объект.

2	Нажмите клавишу DELETE.

Если объект является присоединенным, Microsoft Access удаляет его из присоединенной рамки объекта и из базового источника записей, но сама присоединенная рамка объекта остается в форме или отчете. Если объект находится в свободной рамке объекта или элементе управления, Microsoft Access удаляет объект и элемент управления.

Примечание.   Чтобы удалить присоединенную рамку объекта и все объекты, сохраненные в базовом поле, удалите присоединенную рамку объекта в режиме конструктора формы или отчета, а затем удалите поле объекта OLE в режиме конструктора таблицы.


Добавление элемента ActiveX (специального элемента управления OLE) к форме или отчету

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Нажмите кнопку Дополнительные элементы  [image]  на панели элементов.

3	Выберите элемент управления в списке.

Примечание.   При установке элементов ActiveX с другими приложениями, например, Microsoft Excel, эти элементы будут выведены на экран при нажатии кнопки Дополнительные элементы на панели элементов или при выборе команды Элемент ActiveX в меню Вставка. Однако некоторые элементы ActiveX могут плохо работать в Microsoft Access. Для просмотра списка элементов, протестированных в Microsoft Access, следует просмотреть файл Readme или обратиться к поставщику программы.

4	В форме или отчете выберите место для элемента управления.

5	Чтобы вывести на экран список свойств элемента ActiveX, щелкните правой кнопкой мыши элемент и выберите команду Свойства.

6	Установите нужные свойства.

Примечание.   Для получения справки по любому свойству следует выбрать свойство в списке и нажать клавишу F1.

Примечания

•	Для получения дополнительных сведений по использованию элементов ActiveX см. главу 16 «Использование элементов ActiveX» в книге Разработка приложений для Microsoft Access 97.

•	Доступ к дополнительным элементам ActiveX осуществляется через пакет Microsoft Office 97, издание для разработчиков. Для получения дополнительных сведений по содержанию пакета для разработчиков нажмите кнопку  [image].


Преобразование объекта OLE в форме или отчете в объект OLE более поздней версии

1	Выполните одно из следующих действий:

•	Если объект является свободным, выберите объект в режиме конструктора формы или конструктора отчета.

•	Если объект является присоединенным, откройте форму в режиме формы (или в режиме таблицы), найдите запись, которую требуется изменить, и выберите объект.

2	Выберите соответствующую команду Объект в меню Правка (например, команду Объект Книга для объекта Microsoft Excel), а затем выполните команду Преобразовать.

3	В диалоговом окне Преобразование выберите версию, в которую нужно преобразовать данный объект. Например, допускается преобразование объекта Graph 3.0 в объект Graph 5.0.


Отображение рисунка или другого объекта в форме или отчете в виде значка

1	Выполните одно из следующих действий:

•	Если объект является свободным, выберите объект в режиме конструктора формы или конструктора отчета.

•	Если объект является присоединенным, откройте форму в режиме формы (или в режиме таблицы), найдите запись, которую требуется изменить, и выберите объект.

2	Выберите соответствующую команду Объект в меню Правка (например, команду Объект Книга для объекта Microsoft Excel), а затем выполните команду Преобразовать.

3	В диалоговом окне Преобразование установите флажок В виде значка.

Примечание.   Вывод на экран объекта в виде значка значительно экономит место на диске, так как в этом случае сервер OLE (приложение, использовавшееся для создания объекта) посылает объект с описанием, состоящим только из значка, а не из целого объекта.


Восстановление связи рисунка в форме или отчете

При перемещении или переименовании рисунка связь может быть потеряна. Способ ее восстановления зависит от типа рисунка. Либо это рисунок в присоединенной рамке объекта или в свободной рамке объекта, либо рисунок в рамке рисунка или фоновый рисунок (подложка).

Примечание.   Этот тип связи отличен от гиперссылки, используемой в форме или отчете для перехода в другой документ, объект или страницу. Для получения дополнительных сведений о гиперссылках нажмите кнопку  [image].

Предполагаемые действия

Восстановление связи рисунка в свободной или присоединенной рамке объекта

Восстановление связи рисунка в рамке рисунка

Восстановление связи фонового рисунка


Восстановление связи рисунка в рамке рисунка

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Убедитесь в том, что рамка рисунка выбрана и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

3	Укажите для рисунка правильный путь.


Восстановление связи фонового рисунка

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Дважды щелкните мышью область выделения формы или область выделения отчета, чтобы просмотреть список свойств для формы или отчета.

3	В свойстве Рисунок укажите для рисунка правильный путь.


Восстановление связи объекта в форме или отчете

При перемещении или переименовании рисунка связь может быть потеряна.

Примечание.   Этот тип связи отличен от гиперссылки, используемой в форме или отчете для перехода в другой документ, объект или страницу. Для получения дополнительных сведений о гиперссылках нажмите кнопку  [image].

1	Выполните одно из следующих действий.

•	Если объект является свободным, выберите объект в режиме конструктора формы или конструктора отчета.

•	Если объект является присоединенным, откройте форму в режиме формы (или в режиме таблицы), найдите запись, которую требуется изменить, и выберите объект.

2	Выберите в меню Правка команду Связи OLE/DDE.

3	В поле Связи выберите связь, которую нужно восстановить или изменить.

4	Выберите команду Сменить источник.

5	В диалоговом окне Смена источника выберите новое имя файла. При необходимости, перейдите на другой диск и/или в другую папку.

6	Нажмите кнопку Открыть для завершения создания связи и закройте диалоговое окно Смена источника, а затем закройте и диалоговое окно Связи.

Примечание.   При изменении связи присоединенной рамки объекта меняется связь только для текущей записи. Чтобы изменить связь для другой записи, следует перейти на нее и повторить все указанные выше действия.


Создание и размещение в форме сводной таблицы Microsoft Excel

1	На панели инструментов нажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Новый объект и выберите пункт Форма.

2	В диалоговом окне выберите Сводная таблица и нажмите кнопку OK.

3	Выполняйте инструкции, выводящиеся в диалоговых окнах мастера.

Для получения дополнительных сведений о сводных таблицах и способах работы с ними нажмите кнопку  [image].

Примечания

•	Сводная таблица содержится в форме «Анализ продаж» в учебной базе данных «Борей». Для просмотра этой сводной таблицы откройте базу данных «Борей», которая содержится в папке Samples, вложенной в программную папку Office. В окне базы данных выберите вкладку Формы, выберите форму «Анализ продаж» и нажмите кнопку Открыть. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].

•	Исходные данные, используемые в сводной таблице, не сохраняются автоматически вместе со сводной таблицей или формой. Пользователь должен обновлять данные в сводной таблице при каждом обращении к этой таблице. Это означает, что необходимо иметь доступ к месту, в котором эти данные сохраняются. Если известно, что в дальнейшем потребуется обновление данных в сводной таблице в тот момент, когда доступ к данным будет невозможен, следует сохранить данные вместе со сводной таблицей. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	При изменении сводной таблицы используется Microsoft Excel, что дает возможность получить справку о сводной таблице в справочной системе Microsoft Excel. В режиме формы можно получить справку Microsoft Access по сводным таблицам.


Сохранение копии данных сводной таблицы

Если известно, что в дальнейшем потребуется обновление данных в сводной таблице в тот момент, когда доступ к данным будет невозможен, следует сохранить данные вместе со сводной таблицей. Следует отметить, что это приведет к значительному увеличению размера формы, поэтому необходимо проверить, что на диске имеется достаточно места.

1	Откройте в режиме формы форму, содержащую сводную таблицу.

2	Нажмите кнопку Изменить сводную таблицу.

3	В меню Данные Microsoft Excel выберите команду Обновить данные.

4	В меню Данные выберите команду Сводная таблица для повторного запуска мастера по созданию сводных таблиц.

5	Нажмите кнопку Далее для перехода к последнему окну.

6	Нажмите кнопку Параметры.

7	Убедитесь, что в группе Источник установлен флажок Сохранить данные вместе с таблицей.

8	Нажмите кнопку OK.

9	Нажмите кнопку Готово.

10	Продолжайте работу со сводной таблицей или закройте сводную таблицу и вернитесь в форму Microsoft Access с помощью команды Закрыть и ыернуться <имя формы> из меню Файл Microsoft Excel.

Примечание.   Изменения данных, сохраненных вместе со сводной таблицей, будут действительны только для этой сводной таблицы. В базовой таблице эти изменения отражены не будут.


Общие сведения о сводных таблицах

Сводная таблица является таблицей, в которой пользователь имеет возможность выполнять в интерактивном режиме такие вычисления как суммирование значений (действие, выполняемое по умолчанию для числовых полей) и подсчет значений (действие, выполняемое по умолчанию для текстовых полей). Результаты этих действий зависят от способов распределения данных в сводной таблице. Например, в сводной таблице значения поля могут быть размещены в строках или в столбцах, и допускается подсчет итоговых значений для строки или столбца. Кроме того, можно использовать значения полей в качестве заголовков строк или столбцов, рассчитать отдельное значение для каждой ячейки, находящейся на пересечении определенной строки и столбца, а после этого рассчитать итоговые значения для строк и столбцов. Например, для анализа продаж товаров различных типов разными сотрудниками следует вывести в первой строке сводной таблицы имена сотрудников в качестве заголовков столбцов, вывести названия типов товаров в первом столбце в качестве заголовков строк, а суммарные значения продаж товаров отдельных типов для каждого сотрудника в соответствующих ячейках таблицы.

Пользователь имеет возможность ограничить число записей, используемых в сводной таблице, указав поле, определяющее страницу. Значения этого поля выводятся в сводной таблице в раскрывающемся списке. Выбранное пользователем значение используется в фильтре, с помощью которого отбираются записи, отображенные в сводной таблице. Например, поле «Город» из таблицы «Сотрудники» определяет страницу, на которой обрабатываются данные по продажам товаров разных типов для торговых представителей в отдельных городах. Сводная таблица содержится в форме «Анализ продаж» в учебной базе данных «Борей». Для просмотра этой сводной таблицы откройте базу данных «Борей», которая содержится в папке Samples, вложенной в папку программ Office. В окне базы данных выберите вкладку Формы, выберите форму «Анализ продаж» и нажмите кнопку Открыть. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].

Таблица этого типа называется сводной, поскольку позволяет свести и обработать данные из различных источников. Пользователь имеет возможность по-разному компоновать заголовки строк и столбцов, а также указывать поля для отбора страниц, пока не будет получен требуемый макет. После каждого изменения макета данные в сводной таблице автоматически пересчитываются в соответствие с новой компоновкой. Кроме того, существует возможность обновлять сводную таблицу при каждом изменении данных в источнике.

В Microsoft Access сводная таблица создается с помощью мастера по созданию сводных таблиц. Этот мастер использует Microsoft Excel для создания сводной таблицы и Microsoft Access для создания формы, в которую внедряется сводная таблиц. Для получения дополнительных сведений о работе с этим мастером нажмите кнопку  [image].

При каждом открытии формы, содержащей сводную таблицу, в ней будут выводиться данные, которые были текущими при последней активизации сводной таблицы. Для отображения в сводной таблице текущих данных из источника необходимо указать обновление сводной таблицы. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Изменение сводной таблицы

Сводная таблица является внедренным объектом Microsoft Excel, поэтому для ее изменения необходимо открыть Microsoft Excel из формы Microsoft Access, в которую внедрена сводная таблица.

1	Откройте в режиме формы форму, содержащую сводную таблицу.

2	Нажмите кнопку Изменить сводную таблицу.

Примечание.   Пользователи, предпочитающие редактирование по месту работе в отдельном окне Microsoft Excel могут выбрать в меню Правка Microsoft Access команду Объект Лист и подкоманду Изменить.

3	В меню Данные Microsoft Excel выберите команду Обновить данные.

4	Внесите требуемые изменения в сводную таблицу.

Примечание.   Для получения справки о способах работы со сводной таблицей воспользуйтесь справочной системой Microsoft Excel.

5	Закончив изменение сводной таблицы, выберите в меню Файл Microsoft Excel команду Выход.

Примечания

•	При работе в Microsoft Excel справку о сводной таблице можно получить в справочной системе Microsoft Excel. Если эта информация окажется недостаточной, можно обратиться к справочной системе Microsoft Access при условии, что сводная таблица открыта в режиме формы. Если выполняется редактирование по месту, то для получения справки Microsoft Access необходимо выбрать место в форме вне сводной таблицы.

•	Исходные данные, используемые в сводной таблице, не сохраняются автоматически вместе со сводной таблицей или формой. Пользователь должен обновлять данные в сводной таблице при каждом обращении к этой таблице. Это означает, что необходимо иметь доступ к месту, в котором эти данные сохраняются. Если известно, что в дальнейшем потребуется обновление данных в сводной таблице в тот момент, когда доступ к данным будет невозможен, следует сохранить данные вместе со сводной таблице. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Разрешение вопросов при работе со сводной таблицей в форме Microsoft Access

Вопросы

Часть данных в сводной таблице уходит за край окна, но нет полос прокрутки, позволяющих вывести эти данные на экран.

При нажатии кнопки для изменения сводной таблицы Microsoft Excel не позволяет вносить изменения.

В сводной таблице не выводятся текущие данные. Как их обновить?

При открытии Microsoft Excel не через форму, содержащую сводную таблицу, не удается найти сводную таблицу.


Часть данных в сводной таблице уходит за край окна, но нет полос прокрутки, позволяющих вывести эти данные на экран

•	Для прокрутки данных в сводной таблице нажмите кнопку Изменить сводную таблицу, открывающую таблицу в окне Microsoft Excel. В этом окне допускается просмотр всей сводной таблицы и прокрутка данных.


При нажатии кнопки для изменения сводной таблицы Microsoft Excel не позволяет вносить изменения

Прежде чем начинать изменение сводной таблицы, необходимо обновить выводящиеся в ней данные.

1	Откройте в режиме формы форму, содержащую сводную таблицу.

2	Нажмите кнопку Изменить сводную таблицу

3	В меню Данные Microsoft Excel выберите команду Обновить данные.

После этого станет возможным изменение сводной таблицы.

Примечание.   При изменении сводной таблицы используется Microsoft Excel, поэтому справку о сводных таблицах можно получить в справочной системе Microsoft Excel. Если эта информация окажется недостаточной, можно обратиться к справочной системе Microsoft Access при условии, что сводная таблица открыта в режиме формы в Microsoft Access.


Обновление данных в сводной таблице

1	Откройте в режиме формы форму, содержащую сводную таблицу.

2	Нажмите кнопку Изменить сводную таблицу.

3	В меню Данные Microsoft Excel выберите команду Обновить данные.


При открытии Microsoft Excel не через форму, содержащую сводную таблицу, не удается найти сводную таблицу

Сводная таблица является внедренным объектом, сохраняемым в Microsoft Access. Для работы со сводной таблицей в Microsoft Excel необходимо сначала нажать кнопку Изменить сводную таблицу в форме Microsoft Access. Только после того, как сводная таблица будет открыта, можно будет сохранить ее копию как лист Microsoft Excel. Однако лист Microsoft Excel и форма Microsoft Access, содержащие одну и ту же сводную таблицу, не будут связаны между собой. Это означает, что изменения, внесенные в сводную таблицу в одном приложении, не будут автоматически отражаться в другом приложении, и данные в них, таким образом, будут несогласованными.


Общие сведения о подчиненных формах

Подчиненная форма - это форма, находящаяся внутри другой формы. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы называется подчиненной формой. Комбинацию «форма/подчиненная форма» часто называют также иерархической формой или комбинацией «родительской» и «дочерней» форм.

Подчиненная форма удобна для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением «один-ко-многим». Например, можно создать форму с подчиненной формой для вывода данных из таблицы «Типы» и из таблицы «Товары». Данные в таблице «Типы» находятся на стороне «один» отношения. Данные в таблице «Товары» находятся на стороне «многие» отношения — каждый тип может иметь несколько товаров.

Главная форма и подчиненная форма в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. Например, когда главная форма отображает тип «Напитки», подчиненная форма отображает только те товары, которые входят в тип «Напитки».

При использовании формы с подчиненной формой для ввода новых записей текущая запись в главной форме сохраняется при входе в подчиненную форму. Это гарантирует, что записи из таблицы на стороне «многие» будут иметь связанную запись в таблице на стороне «один». Это также автоматически сохраняет каждую запись, добавляемую в подчиненную форму.

Подчиненная форма может быть выведена в режиме таблицы, как на предшествующей иллюстрации, или она может быть выведена как простая или ленточная форма. Главная форма может быть выведена только как простая форма. Для рассмотрения примеров разных типов подчиненных форм нажмите кнопку  [image].

Главная форма может содержать любое число подчиненных форм, если каждая подчиненная форма помещается в главную форму. Имеется также возможность создавать подчиненные формы двух уровней вложенности. Это означает, что можно иметь подчиненную форму внутри главной формы, а другую подчиненную форму внутри этой подчиненной формы. Например, можно иметь главную форму, в которой выводятся данные о клиентах, подчиненную форму, выводящую данные о заказах и другую подчиненную форму, которая отображает то, что заказано.


Типы подчиненных форм

При создании подчиненной формы пользователь имеет возможность указать ее отображение в следующих режимах: только в режиме таблицы, только как простая или ленточная форма в режиме формы или в любом виде. Подчиненные формы, отображаемые как простые или ленточные формы, могут быть простыми или иметь достаточно сложную структуру, в том числе включать заголовки, области примечаний и т.д.

Для получения дополнительных сведений о создании подчиненных форм этих типов нажмите кнопку  [image].

Для получения дополнительных сведений о подчиненных формах и способах работы с ними нажмите кнопку  [image].


Создание подчиненной формы

Способ создания подчиненной формы зависит от того, следует ли создавать главную форму и подчиненную форму одновременно, добавить подчиненную форму при ее создании в существующую форму или добавить существующую форму в другую существующую форму для создания формы с подчиненной формой.

Предполагаемые действия

Одновременное создание формы и подчиненной формы

Создание подчиненной формы и добавление ее в существующую форму

Добавление существующей формы в другую существующую форму для создания формы с подчиненной формой


Одновременное создание формы и подчиненной формы

Прежде выполнять описанные ниже действия, проверьте, что правильно определены связи между таблицами. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

1	В любом окне Microsoft Access нажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Новый объект и выберите команду Форма.

2	В окне диалога Новая форма выберите мастера по созданию форм и дважды нажмите кнопку мыши.

3	В первом окне диалога мастера выберите таблицу или запрос из списка. Например, для создания формы «Типы», имеющей подчиненную форму, в которой отображаются товары каждого типа, выберите таблицу «Типы» (на стороне «один» отношения «один-ко-многим»).

4	Выберите двойным нажатием кнопки мыши поля этой таблицы или запроса, которые следует включить в форму.

5	В том же окне диалога мастера выберите другую таблицу или запрос из списка. Используя тот же пример формы «Типы», выберите таблицу «Товары» (со стороны «многие» отношения «один-ко-многим»).

Примечание.   Безразлично, какую таблицу или запрос выбирать первой.

6	Выберите двойным нажатием кнопки мыши поля, которые следует включить из этой таблицы или запроса.

7	Если до запуска мастера связи установлены правильно, то после нажатия кнопки Далее, предлагается выбрать таблицу или запрос, используемые для представления данных. Используя тот же пример формы «Типы», выберите в списке «по Типы».

8	В том же окне диалога мастера выберите параметр Подчиненные формы.

9	Выполните необходимые действия в остальных окнах диалога мастера. После нажатия кнопки Готово будут созданы две формы, одна для главная, содержащая элемент управления подчиненная форма/отчет, а вторая подчиненная, которая будет выводиться в этом элементе управления.

Примечания

•	Для получения дополнительных сведений об изменении макета подчиненной формы, созданной с помощью мастера, нажмите кнопку  [image].

•	Для справок о разрешении вопросов при работе с подчиненной формой нажмите кнопку  [image].


Создание подчиненной формы и добавление ее в существующую форму

Прежде выполнять описанные ниже действия, проверьте, что правильно определены связи между таблицами. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку   [image].

1	Откройте форму, к которой нужно добавить подчиненную форму, в режиме конструктора формы.

2	Убедитесь, что нажата кнопка Мастера  [image]  на панели элементов.

3	Нажмите кнопку Подчиненная форма/отчет  [image]  на панели элементов.

4	В форме выберите место, в которое следует поместить подчиненную форму.

5	Следуйте указаниям в окнах диалога мастера.

6	После нажатия кнопки Готово, Microsoft Access элемент управления подчиненной формы добавляется в форму. Создается также отдельная форма, которая будет выводиться в элементе управления подчиненной формы.

Примечания

•	Для получения дополнительных сведений об изменении макета подчиненной формы, созданной с помощью мастера, нажмите кнопку  [image].

•	Для справок о разрешении вопросов при работе с подчиненной формой нажмите кнопку  [image].


Добавление формы в другую существующую форму для создания формы с подчиненной формой

Прежде выполнять описанные ниже действия, проверьте, что правильно определены связи между таблицами. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

1	Откройте форму в режиме конструктора, которую следует использовать как главную форму. Обычно это форма, базирующаяся на таблице или запросе, находящихся на стороне «один» отношения «один-ко-многим».

2	Убедитесь, что нажата кнопка Мастера  [image]  на панели элементов.

3	Нажмите клавишу F11 для переключения в окно базы данных.

4	Переместите с помощью мыши форму или таблицу из окна базы данных в главную форму.

Элемент управления подчиненной формы добавляется в форму. Если перемещенная форма выводилась в режиме формы, подчиненная форма выводится в этом режиме. Если перемещенная форма выводилась в режиме таблицы, подчиненная форма выводится в режиме таблицы.

Примечания

•	Для получения дополнительных сведений об изменении макета подчиненной формы, созданной с помощью мастера, нажмите кнопку  [image].

•	Для справок о разрешении вопросов при работе с подчиненной формой нажмите кнопку  [image].


Механизм связи главной и подчиненной форм

Подчиненная форма обычно используется для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением «один-ко-многим». Например, таблица «Типы» и таблица «Товары» связаны отношением «один-ко-многим». Каждый тип товаров состоит из нескольких товаров.

При создании формы и подчиненной формы, базирующихся на таблицах, связанных отношением «один-ко-многим», главная форма представляет сторону «один» отношения, а подчиненная форма представляет сторону «многие». Главная форма синхронизируется с подчиненной формой таким образом, что в подчиненной форме выводятся только записи, связанные с записью в главной форме. Если подчиненная форма создается с помощью мастера или путем перемещения формы или таблицы с помощью мыши из окна базы данных в другую форму, главная форма автоматически синхронизируется с подчиненной формой при соблюдении двух следующих условий:

•	Выбранные таблицы связаны отношением, представленным в окне Схема данных. Обычно это отношение «один-ко-многим». При выборе запроса или запросов форма и подчиненная форма автоматически синхронизируются, если этим условиям удовлетворяют базовые таблицы запроса или запросов. Например, запрос, базирующийся на одной таблице, можно использовать для вычисления значения поля. Если эта базовая таблица правильно связана с другой базовой таблицей или запросом, форма и подчиненная форма синхронизируются автоматически.

•	Главная форма базируется на таблице с ключом, а подчиненная форма базируется на таблице, содержащей поле с тем же именем, что и ключевое поле, и с тем же или совместимым типом данных. Например, если ключевое поле главной формы имеет тип «Счетчик», а в свойстве Размер поля задан размер длинное целое, то соответствующее поле в подчиненной форме должно иметь тип Числовой и указанный в свойстве Размер поля размер длинное целое. Если выбран запрос или запросы, то удовлетворять этим условиям должны базовые таблицы для запроса или запросов.

Примечания

•	Для связывания главной и подчиненной формы используются свойства элемента управления подчиненной формы Основные поля и Подчиненные поля. Если по каким-либо причинам форма и подчиненная форма не связаны, пользователь имеет возможность определить эти свойства напрямую.

Инструкции

•	Для получения дополнительных сведений об установлении связей нажмите кнопку   [image].

•	Для получения дополнительных сведений о создании ключа нажмите кнопку  [image].


Связывание главной формы и подчиненной формы

При создании подчиненной формы с помощью мастера форм или мастера подчиненных форм главная форма и подчиненная форма связываются автоматически при соблюдении некоторых условий. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].  Если главная форма и подчиненная форма не удовлетворяют этим условиям, пользователь имеет возможность связать их следующим образом.

1	Откройте главную форму в режиме конструктора формы.

2	Убедитесь в том, что элемент управления подчиненной формы выбран, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов. Появится список свойств для элемента управления подчиненной формы.

3	Введите в ячейку свойства Подчиненные поля имя связующего поля в подчиненной форме. Если неизвестно, по какому полю следует связывать подчиненную форму, нажмите кнопку построителя  [image] для вызова мастера по связыванию полей. Для того чтобы ввести нескольких имен связующих полей, разделяйте имена полей точкой с запятой. Имена полей следует указывать в одном и том же порядке в свойствах Подчиненные поля и Основные поля.

Примечание.   В значении свойства Подчиненные поля нельзя использовать имя элемента управления.

4	Введите в ячейку свойства Основные поля введите имя связующего поля в главной форме. Если неизвестно, по какому полю следует связывать главную форму, нажмите кнопку построителя для вызова мастера по связыванию полей. Для того чтобы ввести нескольких имен связующих полей, разделяйте имена полей точкой с запятой. Имена полей следует указывать в одном и том же порядке в свойствах Подчиненные поля и Основные поля.

Примечания

•	Связующие поля не обязательно должны выводиться в главной форме или в подчиненной форме, но они должны быть включены в базовый источник записей. При создании подчиненной формы с помощью мастера форм связующие поля из базового источника записей включаются автоматически, даже если они не были отобраны в окне диалога мастера.

•	Связующие поля должны содержать данные одного рода и иметь один и тот же или совместимый тип данных или размер поля. Например, поле типа «Счетчик» совместимо с полем типа Числовой, у которого свойство Размер поля имеет значение Длинное целое.

•	Для справок о разрешении вопросов при работе с подчиненной формой нажмите кнопку  [image].


Создание формы с двумя подчиненными формами

Прежде выполнять описанные ниже действия, проверьте, что правильно определены связи между таблицами. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Следующие действия используются при создании формы с двумя подчиненными формами, которые связаны отношением «один-ко-многим-ко-многим». Главная форма связана отношением «один-ко-многим» с первой подчиненной формой, а первая подчиненная форма связана отношением «один-ко-многим» со второй подчиненной формой.

1	В любом окне Microsoft Access нажмите кнопку Новый объект и выберите команду Форма.

2	В окне диалога Новая форма выберите мастера по созданию форм и дважды нажмите кнопку мыши.

3	В первом окне диалога мастера выберите таблицу или запрос для главной формы. Предположим, например, что требуется создать форму «Клиенты», имеющую две подчиненные формы, подчиненную форму «Заказы» и подчиненную форму «Заказано». Выберите таблицу «Клиенты» (таблица на стороне «один» из первого отношения «один-ко-многим»).

4	Выберите двойным нажатием кнопки мыши поля, которые следует включить из этой таблицы или запроса.

5	В том же окне диалога мастера выберите таблицу или запрос для первой подчиненной формы. В тот же примере выберите таблицу «Заказы» (сторона «многие» первого отношения «один-ко-многим»), а затем выберите двойным нажатием кнопки мыши поля, которые следует включить из этой таблицы или запроса.

Примечание.   Безразлично, какая таблица или запрос выбираются первыми.

6	В том же окне диалога мастера выберите таблицу или запрос для второй подчиненной формы. В тот же примере выберите таблицу «Заказано» (сторона «многие» второго отношения «один-ко-многим»), а затем выберите двойным нажатием кнопки мыши поля, которые следует включить из этой таблицы или запроса.

7	Если до запуска мастера связи установлены правильно, то после нажатия кнопки Далее, предлагается выбрать, таблицу или запрос, используемые для представления данных. Используя тот же пример формы «Клиенты», выберите в списке по Клиенты.

8	В том же окне диалога выберите параметр Подчиненные формы.

9	Выполняйте действия в оставшихся окнах диалога мастера. После нажатия кнопки Готово создается форма с двумя элементами управления подчиненной формы. Создаются также две формы, которые будут выводиться в этих элементах управления.

Примечания

•	При создании формы с двумя подчиненными формами с помощью мастера синхронизация подчиненных форм осуществляется с помощью процедуры обработки события Текущая запись первой подчиненной формы. Если требуется синхронизовать несколько подчиненных форм в одной и той же форме, можно скопировать и соответствующим образом изменить эту процедуру обработки события. Для просмотра этой процедуры обработки события откройте первую подчиненную форму в режиме конструктора, откройте окно свойств двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы, а затем нажмите кнопку построителя [image]  рядом с ячейкой свойства Текущая запись.

•	Для получения дополнительных сведений об изменении макета подчиненной формы, созданной с помощью мастера, нажмите кнопку  [image].

•	Для справок о разрешении вопросов при работе с подчиненной формой нажмите кнопку  [image].


Создание формы с подчиненной формой, содержащей другую подчиненную форму.

Прежде выполнять описанные ниже действия, проверьте, что правильно определены связи между таблицами. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Следующие действия используются при создании формы, содержащей подчиненные формы двух уровней вложенности, которые связаны с отношением «один-ко-многим». Главная форма связана отношением «один-ко-многим» с первой подчиненной формой, а первая подчиненная форма связана отношением «один-ко-многим» со второй подчиненной формой.

1	Создайте форму, содержащую подчиненную форму.

Инструкции

Примечание.   В окне диалога мастера выберите параметр Ленточный (эквивалент режима формы) для макета подчиненной формы. Если выбран параметр Табличная, включить новую подчиненную форму в эту подчиненную форму будет невозможно.

2	В главной форме в режиме конструктора формы убедитесь в том, что элемент управления подчиненной формы не выбран.

3	Установите указатель на произвольное место внутри элемента управления подчиненной формы и дважды нажмите кнопку мыши.

Подчиненная форма открывается в режиме конструктора.

4	Выполните одно из следующих действий:

•	С помощью мастера по созданию подчиненных форм создайте вторую подчиненную форму.
  Инструкции

•	Переместите с помощью мыши форму или таблицу из окна базы данных в подчиненную форму.

Внутри первой подчиненной формы создается вторая подчиненная форма.

5	Сохраните и закройте подчиненные формы.

6	Переключитесь в режим формы для просмотра формы и подчиненных форм.

Примечания

•	Для получения дополнительных сведений об изменении макета подчиненной формы нажмите кнопку  [image].

•	Для справок о разрешении вопросов при работе с подчиненной формой нажмите кнопку  [image].


Переключение между режимом таблицы и режимом формы в подчиненной форме

1	Откройте главную форму в режиме формы.

2	Выберите произвольное место в подчиненной форме.

3	В меню Вид выберите команду Режим таблицы.

Примечание.   Для переключения режимов свойство Допустимые режимы подчиненной формы должно иметь значение Все.


Переходы между главной формой и подчиненной формой в режиме формы

Использование клавиши TAB

•	Для перехода из последнего поля в главной форме в первое поле в подчиненной форме нажмите клавишу TAB.

•	Для перехода из первого поля в подчиненной форме в последнее поле в главной форме нажмите клавиши CTRL+SHIFT+TAB.

•	Для перехода из последнего поля в подчиненной форме в следующее поле главной формы или в первое поле в следующей записи главной формы нажмите клавиши CTRL+TAB.

Использование мыши

•	Для перехода из главной формы в подчиненную форму выберите произвольное место в подчиненной форме.

•	Для перехода из подчиненной формы в главную форму выберите элемент управления в главной форме (но не фоновую область главной формы).


Изменение макета подчиненной формы

Способ изменения макета подчиненной формы зависит от того, отображается ли подчиненная форма в режиме таблицы или в режиме формы как простая или ленточная форма.

Предполагаемые действия

Изменение макета подчиненной формы, отображаемой в режиме таблицы

Изменение макета подчиненной формы, отображаемой как простая или ленточная форма

Изменение режима отображения подчиненной формы


Изменение макета подчиненной формы, отображаемой как простая или ленточная форма

1	Откройте главную форму в режиме конструктора формы.

2	Убедитесь в том, что элемент управления подчиненной формы не выбран и, установив указатель на произвольное место в элементе управления подчиненной формы, дважды нажмите кнопку мыши.

Подчиненная форма открывается в режиме конструктора.

3	Внесите изменения в макет подчиненной формы.

4	Сохраните и закройте подчиненную форму.

5	Переключитесь в режим формы для просмотра изменений.

Примечания

•	При изменении ширины формы, отображаемой как подчиненная форма, необходимо также расширить элемент управления подчиненной формы в главной форме.

•	Допускается также изменение макета подчиненной формы, открытой непосредственно из окна базы данных.


Изменение макета подчиненной формы, отображаемой в режиме таблицы

В режиме формы главной формы выполните любое из следующих действий в подчиненной форме.

•	Для изменения ширины столбца переместите с помощью мыши правую границу области выделения столбца. Для того чтобы автоматически изменить ширину столбца по размеру данных, установите указатель на правую границу области выделения столбца и дважды нажмите кнопку мыши.

•	Для изменения порядка столбцов выделите столбец. После этого снова выберите заголовок столбца и, удерживая кнопку мыши, переместите столбец в новое место.

•	Для изменения высоты строк переместите с помощью мыши нижний край области выделения строки.

•	Чтобы скрыть столбец, выберите столбец, а затем выберите в меню Формат команду Скрыть столбцы.

•	Чтобы отобразить скрытый столбец, выберите в меню Формат команду Показать столбцы и установите флажок того столбца, который нужно отобразить.

•	Для закрепления столбца выберите столбец, а затем выберите в меню Формат команду Закрепить столбцы.

Примечание.   Если требуется изменить размер подчиненной формы, измените размер элемента управления подчиненной формы в режиме конструктора формы в главной форме.


Определение режима для подчиненной формы

При создании подчиненной формы с помощью мастера форм или мастера подчиненных форм значение свойства Режим по умолчанию подчиненной формы определяется выбором пользователя в окне диалога мастера. Следующие действия применяются при самостоятельном создании подчиненной формы или для изменения режима, определенного мастером.

1	Откройте главную форму в режиме конструктора формы.

2	Убедитесь в том, что элемент управления подчиненной формы не выбран и, установив указатель на произвольное место в элементе управления подчиненной формы, дважды нажмите кнопку мыши.

Подчиненная форма открывается в режиме конструктора.

3	Для открытия окна свойств подчиненной формы установите указатель на область выделения формы и дважды нажмите кнопку мыши.

4	В ячейке свойства Режим по умолчанию выберите Простая форма, Ленточная форма или Таблица.

5	В ячейке свойства Допустимые режимы выберите Форма, если не потребуется переключаться в режим таблицы. Выберите значение Таблица, если не потребуется переключаться в режим формы. Если требуется сохранить возможность переключения между режимами таблицы и формы, выберите значение Все.

Примечания

•	Для просмотра примеров подчиненных форм различных типов нажмите кнопку  [image].

•	Допускается также изменение макета подчиненной формы, открытой непосредственно из окна базы данных.


Пример синхронизации поля со списком и двух подчиненных форм

Форма «ВыработкаСотрудников» в демонстрационном приложении «Решения» содержит пример синхронизации поля со списком и двух подчиненных форм .

Для просмотра этой формы откройте приложение «Решения». Выберите в верхнем списке формы элемент «Каталог Примеров». В нижнем списке выберите «Итоги продаж» и нажмите кнопку OK.

Для получения дополнительных сведений об открытии приложения «Решения» нажмите кнопку  [image].


Создание формы, состоящей из нескольких страниц или вкладок

Существует два способа для создания форм, состоящих из нескольких страниц: с использованием элемента управления «Набор вкладок» и с использованием элементом управления «Разрыв страницы».

Использование элемента управления «Набор вкладок» при создании формы, состоящей из нескольких страниц, является самым простым и эффективным способом. При помощи элемента управления «Набор вкладок» отдельные страницы объединяются в единый элемент управления. Для переключения между страницами необходимо выбрать одну из вкладок.

Элемент управления «Разрыв страницы» используется для указания горизонтальных разрывов между элементами управления в форме. Для перехода к странице, находящейся над или под указанным разрывом, используются клавиши PAGE UP или PAGE DOWN.

Предполагаемые действия

Использование элемента управления «Набор вкладок» для создания формы, состоящей из нескольких страниц

Использование элемента управления «Разрыв страницы» для создания формы, состоящей из нескольких страниц


Добавление элемента управления «Набор вкладок» для создания формы, состоящей из нескольких страниц

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	На панели элементов выберите элемент управления Набор вкладок  [image]  и укажите форму, в которую необходимо поместить элемент управления.

При добавлении элемента управления «Набор вкладок» в нем создаются две страницы. Первой страницей является верхняя.

3	Для добавления элементов управления в элемент управления «Набор вкладок» выберите вкладку страницы, на которую их необходимо добавить. Затем, используя любой из перечисленных ниже способов, добавьте элемент управления.

•	Для вывода на экран списка полей нажмите кнопку Список полей  [image]  на панели инструментов, а затем переместите на вкладку страницы одно или несколько полей.

•	Выберите элемент управления на панели элементов и нажмите кнопку мыши на странице вкладки. Добавлять можно любой тип элементов управления, за исключением элемента управления «Набор вкладок».

•	Скопируйте элементы управления из другой части формы или из другой страницы. (Перемещать элементы управления их другой части формы или из другой страницы нельзя.)

4	Также можно выполнить следующие действия.

•	Для изменения имени вкладки дважды щелкните кнопку мыши на странице, которую необходимо изменить, чтобы открыть для нее окно свойств, а затем в ячейке свойства Подпись укажите новое имя. Если в ячейке свойства Подпись имя не указано, то используются данные из ячейки свойства Имя.

•	Для добавления, удаления или изменения порядка вкладок нажмите правую кнопку мыши на границе элемента управления «Набор вкладок» и выберите команду Вставить вкладку, Удалить вкладку или Последовательность вкладок.

•	Для изменения порядка вкладок нажмите на странице правую кнопку мыши и выберите команду Порядок перехода.

•	Для изменения шрифта, его размера, стиля и т. д. Дважды щелкните кнопку мыши на границе элемента управления «Набор вкладок», на экране будет открыто окно свойств, установите в нем требуемые свойства. Настройки для разных страниц могут отличаться.

5	Установите необходимый размер элемента управления «Набор вкладок». Просмотрите каждую вкладку, чтобы убедиться, что все элементы управления хорошо к ним подходят.

Примечание.   При изменении размера элемента управления «Набор вкладок» изображение элементов управления обрезано не будет. Для уменьшения размера элемента управления «Набор вкладок» может понадобиться перемещение элементов управления.

6	Для проверки элемента управления переключитесь в режим формы.

Примечания

•	Для получения дополнительных сведений о других свойствах, которые можно установить для элемента управления «Набор вкладок», нажмите кнопку  [image].

•	Чтобы просмотреть пример элемента управления «Набор вкладок», в учебной базе данных «Борей» откройте форму «Сотрудники». Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Свойства, используемые для настройки элемента управления «Набор вкладок»

Для настройки элемента управления «Набор вкладок» используются приведенные ниже свойства.

Свойство	Описание	Место установки
Подпись (Caption)	Определяет текст, отображаемый на вкладке. Если в ячейке свойства Подпись (Caption) имя не указано, то автоматически используется имя, указанное в ячейке свойства Имя (Name).	Окно свойств для страницы в элементе управления «Набор вкладок».
Несколько строк (MultiRow)	Определяет, может ли элемент управления «Набор вкладок» содержать несколько строк вкладок. Если в свойстве Несколько строк (МultiRow) установлено значение Нет, то, если размер вкладок превышает ширину элемента управления «Набор вкладок», вкладки автоматически обрезаются и к ним добавляется полоса прокрутки.	Окно свойств для элемента управления «Набор вкладок»
Стиль (Style)	Определяет, что должно быть отображено наверху элемента управления «Набор вкладок». Там могут быть отображены вкладки, кнопки команд или не отображено ничего. Ничего не отображается, если кнопку команд необходимо использовать в форме за пределами элемента управления «Набор вкладок», что помогает определить текущую страницу. Для получения дополнительных сведений о свойстве Стиль (Style) нажмите кнопку  [image].	Окно свойств для элемента управления «Набор вкладок»
Высота ярлычка (TabFixedHeight)	Высота вкладок, указанная в определенных на панели управления Windows единицах измерения. Если в данном свойстве установлено значение 0, то высота каждой вкладки будет соответствовать ее содержимому.	Окно свойств для элемента управления «Набор вкладок»
Ширина ярлычка (TabFixedWidth)	Ширина вкладок, указанная в определенных на панели управления Windows единицах измерения. Если в данном свойстве установлено значение 0, то ширина каждой вкладки будет соответствовать ее содержимому. Если существует несколько строк вкладок, то ширина каждой вкладки будет увеличена таким образом, чтобы каждая строка вкладок охватывала ширину элемента управления «Набор вкладок». Если установлено значение, большее нуля, то ширина всех вкладок будет одинакова и равна значению, указанному в данном свойстве.	Окно свойств для элемента управления «Набор вкладок»
Рисунок (Picture)	Используется для добавления графического объекта на вкладку. (Элемент управления «Набор вкладок» может содержать рисунок в формате BMP, но не метафайл Windows.) Графический объект отображается слева от имени вкладки, определенном в свойстве Подпись (Caption). Если требуется, чтобы на экране был отображен только рисунок (без имени), то в ячейке свойства Подпись (Caption) нажмите клавишу ПРОБЕЛ.	Окно свойств для страницы в элементе управления «Набор вкладок»
Примечания

•	Для вывода на экран окна свойств для элемента управления «Набор вкладок» дважды щелкните кнопку мыши на границе данного элемента управления. Для вывода на экран окна свойств для страницы в элементе управления «Набор вкладок» выделите вкладку, а затем дважды щелкните кнопку мыши в области страницы.

•	Если элемент управления «Набор вкладок» будет использоваться в специальном диалоговом окне, то может потребоваться установка дополнительных свойств. Для получения дополнительных сведений о свойствах, которые можно установить для специальных диалоговых окон, нажмите кнопку  [image].


Что такое элемент управления «Набор вкладок»?

Элемент управления «Набор вкладок» используется для представления нескольких страниц данных в одном наборе. Это особенно удобно при работе со многими элементами управления, которые могут быть распределены на две или более категорий. Например, элемент управления «Набор вкладок» может быть использован в форме «Сотрудники», чтобы отделить общие сведения от личных.

Для получения дополнительных сведений о создании элемента управления «Набор вкладок» нажмите кнопку  [image].


Разрешение вопросов по работе с формами

Вопросы

Общие сведения о формах

Выводится пустая форма. Почему не удается вывести данные?

Не удается изменить данные в форме

Вывод данных из нескольких таблиц

Повышение быстродействия формы

В элементе управления выводятся сообщения «#Ошибка?» или «#Имя?»

Требуется помощь при создании в форме списков и полей со списком

Требуется помощь при создании в форме подчиненной формы

Требуется помощь при создании в форме группы параметров

Требуется помощь при создании в форме рисунков и других объектов OLE


Выводится пустая форма. Почему не удается вывести данные?

Пустая форма может выводиться в следующих случаях.

•	Форма не присоединена к источнику записей (таблице, запросу или инструкции SQL). Для того чтобы связать форму с базовым источником записей, откройте форму в режиме конструктора, установите указатель на область выделения формы и откройте окно свойств двойным нажатием кнопки мыши. Выберите ячейку свойства Источник записей (RecordSource) и выберите источник записей в раскрывающемся списке или нажмите кнопку построителя  [image]  для открытия построителя запросов.

•	Форма связана с источником записей, который не содержит данных. Проверьте, не является ли пустым базовый источник записей формы.

•	Форма связана с запросом, в котором не возвращаются данные. Для того чтобы проверить, возвращает ли запрос данные, откройте окно свойств формы, нажмите кнопку построителя рядом с ячейкой свойства Источник записей (RecordSource), чтобы открыть построитель запросов, и нажмите кнопку Вид [image]  на панели инструментов окна построителя запросов.

•	Форма открыта в режиме ввода данных. В форме, открытой в режиме ввода данных, выводится только пустая запись, в которую пользователь может вводить новые данные. Для того чтобы вывести в форме все записи, выберите в меню Записи команду Удалить фильтр.

•	Для заголовка формы или для примечания формы задана настолько большая высота, что не остается места для области данных.


Не удается изменить данные в форме

Пользователь не может изменять данные в форме в следующих случаях.

•	Форма создана как доступная только для чтения. Если для свойств Разрешить удаление (AllowDeletions), Разрешить добавление (AllowAdditions) и Разрешить изменения (AllowEdits) заданы значения «Нет», внести изменения в данные в базовом источнике данных невозможно.

•	Для свойства Блокировка (Locked) для одного или нескольких элементов управления задано значение «Да».

•	Другой пользователь одновременно с вами работает с формой, у которой для свойства Блокировка записей (RecordLocks) задано значение Всех записей или Изменяемой записи. В этом случае в области выделения записей  выводится индикатор блокировки  [image] , показывающий, что запись заблокирована. Подождите, пока другой пользователь закончит работу, и повторите попытку изменить данные.

•	Вы пытаетесь изменить данные в вычисляемом элементе управления, в котором выводятся результаты расчета выражения. Данные, выводящиеся в вычисляемом элементе управления, не сохраняются и, следовательно, не допускают изменения.

•	Базовый запрос формы или базовая инструкция SQL являются необновляемыми. Для получения дополнительных сведений о типах запросов, которые являются необновляемыми, нажмите кнопку  [image].


Вывод данных из нескольких таблиц

Для просмотра данных из нескольких таблиц необходимо сделать базовым источником данных формы запрос, в котором выводятся данные из нескольких таблиц. Для создания многотабличного запроса без закрытия формы выполните следующие действия.

1	В режиме конструктора формы установите указатель на область выделения формы и откройте окно свойств двойным нажатием кнопки мыши.

2	Выберите ячейку свойства Источник записей (RecordSource), а затем нажмите кнопку построителя  [image]  рядом с ячейкой, чтобы открыть построитель запросов.

3	В окне построителя запросов добавьте в запрос таблицы и поля и закройте построитель запросов.

В значении свойства Источник записей (RecordSource) будет автоматически указан созданный запрос.

Для получения дополнительных сведений о добавлении таблиц в окне построителя запросов нажмите кнопку  [image].  Для получения дополнительных сведений о добавлении полей в окне построителя запросов нажмите кнопку  [image].

Примечание.   Существует также мастер, создающий многотабличные формы. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


В элементе управления выводятся сообщения «#Ошибка?» или «#Имя?»

Существует ряд причин появления в элементе управления сообщений «#Ошибка?» или «#Имя?». Для того чтобы исправить ситуацию, попробуйте выполнить одно из следующих действий.

•	Проверьте, что поле, указанное в свойстве элемента управления Данные (ControlSource), не было удалено из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL.

•	Проверьте, правильно ли указано в свойстве Данные (ControlSource) имя поля.

•	Если свойство элемента управления Данные (ControlSource) определяется с помощью выражения, проверьте, что выражение начинается со знака равенства.

•	Проверьте, что в выражениях ссылки на имена полей и элементов управления, содержащие пробелы, заключены в квадратные скобки. Например, для того чтобы найти разность значений полей «Дата поставки» и «Дата отгрузки», введите в вычисляемый элемент управления следующее выражение: =[Дата поставки]-[Дата отгрузки].

•	Если используются встроенные функции, проверьте, что указано правильное количество аргументов, что аргументы задаются в правильном порядке и что нет лишних знаков препинания. Для проверки правильности синтаксиса откройте раздел справки для используемой функции.

•	Проверьте правильность синтаксиса в ссылках на другие элементы управления. Для получения дополнительных сведений о ссылках на элементы управления нажмите кнопку  [image].

•	Проверьте, нет ли циклических ссылок на элементы управления (т.е. ссылок на себя). Например, если указать имя «ТекущийЭлемент» в свойстве Имя (Name) элемента управления, а затем ввести выражение =[A]+[B]+[ТекущийЭлемент] в ячейку свойства Данные (ControlSource) этого элемента, то Microsoft Access не сможет обработать данное выражение.


Разрешение вопросов при работе со списком или полем со списком

Общие сведения о списках

Общие сведения о полях со списком

Не удается выполнить сортировку значений в списке или в поле со списком

В поле со списком выводятся данные из неверного столбца. Как вывести данные из другого столбца?

При выборе значения из списка это значение исчезает или выводится сообщение об ошибке

Не удается выбрать значение из списка или поля со списком

В поле со списком выводится сообщение «#Ошибка?» или поле со списком оказывается пустым

Требуется ссылка на столбец списка или поля со списком, отличный от присоединенного столбца

Не удается ввести новое значение в поле со списком

Значение, введенное в поле со списком, не добавляется в список

Список или поле со списком работает слишком медленно. Как повысить быстродействие?


В поле со списком выводятся данные из неверного столбца. Как вывести данные из другого столбца?

Если список в поле со списком содержит несколько столбцов, то в поле выводится значение из первого видимого столбца списка. Видимые столбцы определяются с помощью свойства Ширина столбцов (ColumnWidths). Например, если поле со списком создается на базе запроса, в котором поля выводятся в следующем порядке: «КодПоставщика» и «Название», то в поле со списком будет выведено значение поля «КодПоставщика», если это поле не сделано скрытым с помощью свойства Ширина столбцов (ColumnWidths). Для получения дополнительных сведений о скрытии столбцов в списке или в поле со списком нажмите кнопку  [image].


При выборе значения из списка это значение исчезает или выводится сообщение об ошибке

Скорее всего, в свойстве Присоединенный столбец (BoundColumn) указан неверный столбец. Свойство Присоединенный столбец (BoundColumn) определяет, данные из какого столбца сохраняются в поле, указанном в свойстве Данные (ControlSource). Например, если создано поле со списком, в который включаются столбцы «КодПоставщика» и «Название», то присоединенным столбцом будет столбец «КодПоставщика» (поле внешнего ключа), даже если единственным видимым столбцом является столбец «Название».


Не удается выбрать значение из списка или поля со списком

Возможно, имя поля в свойстве Данные (ControlSource) указано с ошибкой. Источник элементов списка определяется значением свойства Источник строк (RowSource). При выборе элемента из списка необходимо указать Microsoft Access, в каком поле сохраняется выбранное значение. Получатель выбранного в списке элемента определяется значением свойства Данные (ControlSource).


В поле со списком выводится сообщение «#Ошибка?» или поле со списком оказывается пустым

Вероятно, неправильно указано значение одного из следующих свойств: Источник строк (RowSource), Данные (ControlSource), Присоединенный столбец (BoundColumn), Ширина столбцов (ColumnWidths) и Число столбцов (ColumnCount). Для того чтобы получить справку об этих и других свойствах списка или поля со списком, нажмите кнопку  [image].


Требуется ссылка на столбец списка или поля со списком, отличный от присоединенного столбца

Для ссылки на столбец списка или поля со списком, отличный от присоединенного столбца, следует использовать свойство Столбец (Column). Значения свойства Столбец (Column) отсчитываются от нуля. Например, для ссылки на второй столбец поля со списком «СписокПоставщиков» в форме «Товары» используется следующий синтаксис:

=Forms!Товары!СписокПоставщиков.Столбец(1)


Не удается ввести новое значение в поле со списком

Свойство Ограничиться списком (LimitToList) имеет значение «Да». Для того чтобы сделать возможным ввод новых значение в поле со списком, задайте для свойства Ограничиться списком (LimitToList) значение «Нет». Если в поле со списком выводится значение из неприсоединенного столбца, то Microsoft Access автоматически задает для свойства Ограничиться списком (LimitToList) значение «Да».


Значение, введенное в поле со списком, не добавляется в список

Для автоматического добавления вводящихся значений в список необходимо создать процедуру обработки события и связать ее со свойством поля со списком Отсутствие в списке (OnNotInList). Пример использования свойства Отсутствие в списке (OnNotInList) можно найти в учебном приложении «Решения». Для просмотра этого примера откройте приложение «Решения». В форме «КаталогПримеров» выберите в верхнем списке тему: «Дополнительные возможности списков, подчиненных форм и отчетов». В нижнем списке выберите пример: «Добавление новой записи в список».

Для получения дополнительных сведений об открытии демонстрационного приложения «Решения» нажмите кнопку  [image].

Примечание.   Для того чтобы использовать событие Отсутствие в списке (NotInList), следует задать для свойства Ограничиться списком (LimitToList) значение «Да».


Указание значения по умолчанию, которое автоматически выводится в поле со списком

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Убедитесь, что нужное поле со списком выделено, и нажмите кнопку Свойства  [image] на панели инструментов.

3	Введите в ячейку свойства Значение по умолчанию (DefaultValue) выражение [ИмяПоляСоСписком].ItemData(n), где n представляет номер строки, используемой по умолчанию. Нумерация строк в свойстве ItemData начинается с нуля, поэтому выражение ItemData(0) определяет использование по умолчанию первой строки списка. Например, для вывода значения из первой строки поля со списком с именем «СписокПоставщиков» введите в ячейку свойства Значение по умолчанию (DefaultValue) выражение СписокПоставщиков.ItemData(0).

Примечание.   Для того чтобы указать значение по умолчанию для поля подстановки в режиме конструктора таблицы, определите свойство Значение по умолчанию (DefaultValue) для поля внешнего ключа. Например, если поле «КодПоставщика» является полем внешнего ключа в таблице «Товары», выберите поле «КодПоставщика» и введите допустимый код поставщика в ячейку свойства Значение по умолчанию (DefaultValue) в нижней части окна таблицы в режиме конструктора. В дальнейшем после добавления этого поля в форму оно автоматически будет получать указанное значение.


Разрешение вопросов при работе с подчиненными формами

Общие сведения о подчиненных формах

В подчиненной форме выводятся все записи. Записи не изменяются при переходе от записи к записи в главной форме

При попытке вывести в главной форме записи из подчиненной формы возвращаются сообщения «#Ошибка?» или «#Имя?»

Не удается вывести заголовок и примечание для подчиненной формы в режиме таблицы

Подчиненная форма работает слишком медленно. Как повысить быстродействие?


В подчиненной форме выводятся все записи. Записи не изменяются при переходе от записи к записи в главной форме.

Необходимо связать главную и подчиненную формы с помощью свойств Подчиненные поля (LinkChildFields) и Основные поля (LinkMasterFields). Для получения дополнительных сведений о связывании главной и подчиненной форм нажмите кнопку  [image].

Если значения свойств Подчиненные поля (LinkChildFields) и Основные поля (LinkMasterFields) уже определены, а подчиненная форма по-прежнему не работает, проверьте, не были ли удалены или переименованы поля, используемые для связи форм. Кроме того, проверьте, нет ли ошибок в именах полей, а также, не указаны ли в свойстве Имя (Name) имена элементов управления вместо имен полей.

Примечание.   В некоторых ситуациях Microsoft Access автоматически связывает с главной формой подчиненную форму, создаваемую с помощью мастера. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


При попытке вывести в главной форме записи из подчиненной формы возвращаются сообщения «#Ошибка?» или «#Имя?»

Для вывода в главной форме значения из подчиненной формы создайте вычисляемый элемент управления, в котором для ссылки на подчиненную форму используется следующий синтаксис:

=Forms![имяФормы]![имяПодчиненнойФормы]![имяЭлемента]

Например, рассмотрим форму «Заказы» и подчиненную форму «Заказано». В области примечаний подчиненной формы имеется поле «ОтпускнаяЦена», в котором рассчитывается итоговое значение для записей подчиненной формы. Для вывода значения этого поля в главной форме следует использовать такое выражение:

=Forms![Заказы]![Заказано]![ОтпускнаяЦена].

Для того чтобы получить справку о расчете итоговых значений для группы записей в форме, нажмите кнопку  [image].

Если использован правильный синтаксис, но по-прежнему возвращается ошибка, проверьте правильность указанных имен формы, подчиненной формы и элементов управления. Проверьте совпадение указанных вами в выражении имен со значениями свойства Имя (Name) каждого объекта. Кроме того, проверьте, что в нужных местах выражения имеются восклицательные знаки.

Для ссылок на элементы управления рекомендуется использовать построитель выражений. Для получения дополнительных сведений об использовании построителя выражений нажмите кнопку  [image].


Не удается вывести заголовок и примечание для подчиненной формы в режиме таблицы

В форме или подчиненной форме, открытой в режиме таблицы, не отображается заголовок и примечание, даже если они были включены в форму в режиме конструктора. Для того чтобы вывести подчиненную форму в режиме таблицы, но с заголовком и примечанием, следует задать для области данных размеры, достаточные для вывода только одной записи, и задать для свойства этой формы Режим по умолчанию (DefaultView) значение Ленточная форма. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Разрешение вопросов при работе с рисунками и другими объектами OLE в формах и отчетах

В чем разница между свободной и присоединенной рамкой объекта или между внедренными и связанными объектами? Общие сведения

При попытке открыть связанный или внедренный объект двойным нажатием кнопки мыши возвращается сообщение о невозможности открыть файл

Требуется вывести в форме или отчете содержимое объекта, но вместо этого выводится только значок

Рисунок искажается при изменении его размеров

Искажение цветов на рисунке или в форме

Увеличение размера базы данных на величину, значительно превышающую размер добавленного объекта


При попытке открыть связанный или внедренный объект двойным нажатием кнопки мыши возвращается сообщение о невозможности открыть
При попытке открыть связанный или внедренный объект двойным нажатием кнопки мыши возвращается сообщение о невозможности открыть файл

Такое сообщение выводится, если не удается открыть исходный файл объекта OLE. Проверьте, выполняются ли следующие условия.

•	Приложение, необходимое для редактирования файла, установлено на вашем компьютере.

•	Имеется достаточно свободной памяти для запуска приложения объекта. Для того чтобы освободить память, закройте другие приложения.

•	Если приложение, требуемое для открытия файла, уже выполняется, проверьте, нет ли в нем открытых окон диалога.

•	При попытке открыть связанный объект проверьте, не открыт ли файл объекта другим пользователем.

•	При попытке открыть связанный объект проверьте, не был ли переименован или перемещен файл объекта. Для просмотра имени исходного файла выделите объект в режиме конструктора и выберите в меню Правка команду Связи OLE/DDE. Имя исходного файла выводится в диалоговом окне Связи. Если файл был переименован или перемещен, выделите связь в диалоговом окне Связи и нажмите кнопку Сменить источник для восстановления связи.


Рисунок искажается при изменении его размеров

Для того чтобы сохранять пропорции рисунка при изменении его размеров, следует использовать свойство Масштабы рисунка (PictureSizeMode) (для фонового рисунка) или Установка размеров (SizeMode) (для присоединенной или свободной рамки объекта и для рамки рисунка). Для точечного рисунка рекомендуется использовать настройку По размеру рамки, а не Вписать в рамку. Кроме того, при необходимости изменять размеры рисунков лучше использовать не точечные рисунки, а метафайлы, допускающие изменение размеров рисунка без искажений. Для получения дополнительных сведений об использовании метафайлов и точечных рисунков нажмите кнопку  [image].


Искажение цветов на рисунке или в форме

Если выводящийся рисунок был создан на компьютере, в котором использовалось больше цветов, чем на вашем компьютере, Microsoft Windows выполнит автоматическую подстановку цветов вместо исходных. Такой процесс называют способом передачи полутонов. Например, искажение цветов может возникнуть при попытке вывести рисунок, созданный с использованием 256 цветов, на компьютере, использующем всего 16 цветов (стандарт VGA). Если компьютер поддерживает отображение большего количества цветов, используйте свойство формы или отчета Источник палитры (PaletteSource) для указания использования исходной палитры рисунка.

При использовании фоновых рисунков в форме с всплывающей формой, рекомендуется задать для свойства Источник палитры (PaletteSource) одно и тоже значение в обеих формах. Это справедливо в случае, если в форме есть фоновый рисунок, а во всплывающей форме его нет, и наоборот, а также когда обе формы содержат фоновые рисунки. В Windows нельзя использовать несколько палитр одновременно, поэтому если для свойства Источник палитры (PaletteSource) было задано одно и то же значение, это гарантирует, что цвета, необходимые для каждой формы, будут доступны для обеих форм одновременно.

Для получения дополнительных сведений о свойстве Источник палитры (PaletteSource) нажмите кнопку  [image].


Разрешение вопросов при работе с группой параметров

Общие сведения о группах параметров

В группу добавлен флажок, выключатель или переключатель, но группа не работает


В группу добавлен флажок, выключатель или переключатель, но группа не работает

Вероятно, элемент управления помещен вне границ группы. При добавлении в группу флажка, выключателя или переключателя Microsoft Access выделяет группу параметров, показывая, что элемент управления становится компонентом группы. Если группа не выделяется, то, скорее всего, элемент управления помещен слишком близко к границам группы.


Требуется вывести в форме или отчете содержимое объекта, но вместо этого выводится только значок

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите значок.

3	В меню Правка установите указатель на соответствующую команду Объект (например, на команду Объект Лист для объекта Microsoft Excel) и выберите команду Преобразовать.

4	В диалоговом окне Преобразование снимите флажок В виде значка.


Увеличение размера базы данных на величину, значительно превышающую размер добавленного объекта

Обычно, размер информации, предназначенной для представления объекта, значительно превышает размер самого объекта. Одним из способов разрешения данной проблемы является отображение в форме или отчете значка, представляющего объект, вместо самого объекта. При отображении значка сервер OLE (приложение, использованное для создания объекта) пересылает только информацию, необходимую для отображения значка. При двойном нажатии кнопки мыши на этом значке сервер OLE загружается с данными, которые представляет значок.

Для получения сведений об отображении объекта в виде значка нажмите кнопку  [image].


Добавление новой диаграммы в форму или отчет

1	Откройте форму в режиме конструктора форм или отчет в режиме конструктора отчетов.

2	В меню Вставка выберите команду Диаграмма.

Совет.   Если необходимо создавать много диаграмм, то на панель инструментов рекомендуется добавить кнопку Диаграмма  [image].

Инструкции

3	В форме или отчете укажите место, в которое необходимо поместить диаграмму.

4	Следуйте инструкциям, выдаваемым мастером диаграмм, который на основе таблиц или запросов, а также выделенных полей создает диаграмму.

Примечание.   Хотя бы одно из полей должно иметь тип данных числовой, денежный или счетчик.

5	Для просмотра диаграммы и текущих данных переключитесь в режим формы или в режим предварительного просмотра.

Примечания

•	В режиме конструктора формы или отчета на диаграмме часто отображены данные из примеров или старые данные. Чтобы убедиться, что выведенные на экран данные являются текущими, необходимо переключиться в режим формы или в режим предварительного просмотра.

•	Для получения дополнительных сведений о настройке диаграммы нажмите кнопку  [image].

•	Мастер диаграмм в свойстве Источник строк (RowSource) создает запрос, отражающих все ограничения данных, указанные в диалоговых окнах Мастера диаграмм. Если вид диаграммы не соответствует требуемому, нажмите кнопку  [image].


Добавление существующей диаграммы в форму или отчет

Данная процедура используется для добавления диаграммы, созданной в другой базе данных Microsoft Access или в другой программе. В такой ситуации при изменении данных в текущей базе данных никак не отразится на диаграмме.

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Нажмите кнопку Свободная рамка объекта  [image]  на панели элементов.

3	В форме или отчете укажите место, в которое необходимо поместить диаграмму.

4	В диалоговом окне Вставка объекта установите флажок Создать из файла, а затем укажите путь к файлу. Если путь неизвестен, нажмите кнопку Обзор.

5	Если диаграмму необходимо связать, а не внедрить, установите флажок Связь.

6	Если требуется, чтобы диаграмма отображалась в виде значка, установите флажок В виде значка.


Связь существующей диаграммы с определенной записью

Мастер диаграмм создает одну диаграмму. Для связи диаграммы с записью необходимо выполнить следующие действия.

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Убедитесь, что диаграмма выделена, и нажмите кнопку Свойства  [image].

3	В ячейках свойств Подчиненные поля (LinkChildFields) и Основные поля (LinkMasterFields) введите имя, которое должно находиться в ячейке свойства Источник строк (RowSource) и определять каждую запись как ключевое поле.

Значения в данных ячейках свойств должны запись в запись соответствовать значениям поля в базовой таблице или запросе для формы или отчета. Например, в базовая для формы таблица содержит поле «КодТовара». Чтобы связать диаграмму с данным полем, необходимо в ячейки свойств Подчиненные поля (LinkChildFields) и Основные поля (LinkMasterFields) ввести КодТовара.

4	Чтобы убедиться, что в диаграмме отображены только данные для текущей записи, необходимо вывести форму в режиме формы или просмотреть отчет в режиме предварительного просмотра.


Изменение размера диаграммы

1	Откройте форму в режиме конструктора форм или отчет в режиме конструктора отчетов.

2	Выберите диаграмму.

3	Поместите указатель мыши на любой из маркеров изменения размера так, чтобы он принял форму двойной стрелки.

4	Перемещайте маркер пока объект не достигнет желаемого размера, а затем отпустите кнопку мыши.


Изменение диаграммы

При редактировании диаграммы существует два типа изменений: косметическое изменение и изменение данных.

Косметическое изменение подразумевает изменение размера диаграммы в форме или отчете, а также такие изменения внешнего вида диаграммы при помощи Microsoft Graph, как расположение ее элементов, формат текста, цвета и шаблоны, шкала осей.

Редактирование данных подразумевает изменение базовой таблицы или запроса, а также запроса в свойстве Источник строк (RowSource).

При создании диаграммы с помощью мастера диаграмм, отображающей данные Microsoft Access, следует выбрать таблицу или запрос, включающие поля, которые отображаются в диаграмме. Эта базовая таблица или запрос содержит данные, например, объем продаж или список клиентов. После того как мастер заканчивает отбор данных, в свойстве Источник строк (RowSource) создается запрос, который основывается на базовой таблице или запросе. Запрос, указанный в свойстве Источник строк (RowSource), отражает произведенный с помощью мастера отбор данных, например, диапазон дат или заказы из определенного региона.

Например, если данные по объемам продаж в диаграмме неверны, то источником ошибки могут быть в данные, содержащиеся в базовой таблице или в структуре базового запроса. В таком случае следует исправит базовую таблицу или запрос. Однако, если какое-либо поле по ошибке не включено в диаграмму, то следует или повторно создать диаграмму с помощью мастера, или изменить запрос, указанный в свойстве Источник строк (RowSource).

Предполагаемые действия

Изменение размера диаграммы

Изменение вида диаграммы

Изменение базовой таблицы или запроса

Изменение запроса в свойстве Источник строк (RowSource)

Повторное создание диаграммы при помощи мастера диаграмм


Изменение вида диаграммы

1	Откройте форму в режиме конструктора форм или отчет в режиме конструктора отчетов.

2	Для открытия Microsoft Graph дважды щелкните кнопкой мыши на диаграмме.

3	Внесите необходимые изменения.

Для получения дополнительных сведений о настройке диаграммы нажмите кнопку  [image].

Для получения дополнительных сведений об использовании Microsoft Graph нажмите клавишу F1 и откройте справку Microsoft Graph.

4	Завершив редактирование, в меню Файл в Microsoft Graph выберите команду Выход и возврат.

5	Когда в приложении выдается приглашение обновить объект, нажмите кнопку Да.

Примечание.   Несмотря на то, что данные, которые будут отображены в диаграмме, можно изменить в таблице в Microsoft Graph, эти изменения данных, а также некоторые изменения в форматировании, будут перезаписаны в Microsoft Access. Для изменения данных, отображаемых в диаграмме, необходимо изменить базовую таблицу или запрос либо запрос, указанный в свойстве Источник строк (RowSource). Для получения дополнительных сведений об изменении запроса нажмите кнопку   [image].


Изменение базовой таблицы или запроса для диаграммы

Для изменение базовой таблицы

•	Откройте базовую таблицу в режиме таблицы и внесите в данные необходимые изменения.

Для изменения базового запроса

•	Откройте базовый запрос в режиме конструктора и внесите в него необходимые изменения.

Изменив базовую таблицу или запрос, для просмотра диаграммы с текущими данными откройте форму в режиме формы или отчет в режиме предварительного просмотра.

Если изменение базовой таблицы или запроса не привело ни к каким результатам, попытайтесь изменить запрос в ячейке свойства Источник строк (RowSource). Для получения дополнительных сведений об изменении запроса «Источник строк» нажмите кнопку  [image].


Изменение запроса в ячейке свойства «Источник строк» (RowSource) для диаграммы

1	Откройте форму в режиме конструктора форм или отчет в режиме конструктора отчетов.

2	Убедитесь, что диаграмма выделена, а затем нажмите кнопку Свойства  [image].

3	Выберите ячейку свойства Источник строк (RowSource), а затем для открытия построителя запросов справа от выбранной ячейки свойства нажмите кнопку построителя  [image].

Построитель запросов выведет на экран запрос «Источника строк» в режиме конструктора.

4	Измените запрос.

Для просмотра изменений в меню Вид выберите команду Режим таблицы.

5	Закройте построитель запросов.

6	Для просмотра внесенных в диаграмму изменений необходимо открыть форму в режиме формы или отчет в режиме предварительного просмотра.

Если изменение запроса «Источника строк» не привело ни к каким результатам, попытайтесь внести необходимые изменения в базовую таблицу или запрос. Для получения дополнительных сведений об изменении базовой таблицы или запроса нажмите кнопку  [image].


Пребразование диаграммы в рисунок с целью экономии пространства на диске

Если диаграмма не связана с записью, то для экономии пространства на диске ее можно преобразовать в рисунок. Диаграмму, преобразованную в рисунок, невозможно изменить.

1	Откройте форму в режиме конструктора форм или отчет в режиме конструктора отчетов.

2	Выберите диаграмму.

3	В меню Формат выберите команду Преобразовать элемент в и подкоманду Изображение.


Создание диаграммы

В большинстве случаев для создания диаграммы используется мастер диаграмм. В зависимости от указанных данных мастер определит, должны ли данные из всех полей быть отображены на одной общей диаграмме, или же целесообразно создать диаграмму, связанную с записью. В последнем случае при переходе от одной записи к другой в диаграмме будут отображены только данные текущей записи. Однако, если необходима диаграмма, связанная с записью, а с помощью мастера была создана одна общая, то ее можно связать с определенной записью.

Для работы с мастером диаграмм на компьютере должен быть установлен Microsoft Graph 97. По умолчанию Microsoft Graph не устанавливается.

Также можно создать диаграмму, добавив уже существующую диаграмму из другого файла.

Предполагаемые действия

Добавление новой диаграммы в форму или отчет

Связь существующей диаграммы с определенной записью

Добавление существующей диаграммы в форму или отчет


Разрешение вопросов при работе с диаграммами

Вопросы

Диаграмма была изменена, но изменения не сохраняются.

При попытке вывести диаграмму получено сообщение "Невозможно присоединить имя <имя>".

Диаграмма выводится как недоступная или пустая.

Не удается изменить формат подписей на диаграмме.

Не удается вывести столбцы на диаграмме в нужном порядке.


Диаграмма была изменена, но изменения не сохраняются.

Диаграмма использует данные из следующих источников в таком порядке старшинства:

•	данные из базовой таблицы или запроса;

•	значение свойства диаграммы Источник строк (RowSource);

•	приложение Microsoft Graph.

Microsoft Access заново строит диаграмму каждый раз при ее выводе на печать или просмотр, а также при переходе в режим формы. В результате, изменения, внесенные в диаграмму в приложении Microsoft Graph, могут быть отменены из-за их противоречий с базовым источником данных или значением свойства Источник строк (RowSource).

При изменении диаграммы необходимо помнить следующее.

•	Изменения базовых данных (например, формат данных) имеют приоритет над всеми другими изменениями. Однако, если в свойстве Источник строк (RowSource) задается вычисляемое поле, например, с помощью выражения =Format([НачальнаяДата],"MMM"), то форматирование определяется результатами вычислений, а не данными в базовом источнике.

•	Изменения значения свойства Источник строк (RowSource), такие как изменения заголовка и подписей на диаграмме, могут быть отменены в результате изменений в базовом источнике данных.

•	Изменение, внесенные в приложении Microsoft Graph, такие как изменения, основанные на имеющихся данных, могут быть отменены в результате изменений в базовой таблице или запросе или в значении свойства Источник строк (RowSource).

Для получения дополнительных сведений о свойстве Источник строк (RowSource) нажмите кнопку  [image].


Диаграмма выводится как недоступная или пустая.

Если значение свойства Источник строк (RowSource) окажется недопустимым, диаграмма выводится как недоступная или пустая.

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Убедитесь, что нужная диаграмма выделена, и нажмите кнопку Свойства  [image].

3	Проверьте, что свойство Источник строк (RowSource) имеет допустимое значение.

Для получения сведений о свойстве Источник строк (RowSource), нажмите кнопку  [image].

4	Переключитесь в режим формы или режим предварительного просмотра для просмотра изменений.


Не удается изменить формат подписей на диаграмме.

Если для изменения формата подписей осей диаграммы используется приложение Microsoft Graph, то эти изменения будут отменены при обновлении диаграммы. Для того чтобы сделать эти изменения постоянными, необходимо изменить значение свойства Источник строк (RowSource).

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Убедитесь, что нужная диаграмма выделена, и нажмите кнопку Свойства  [image].

3	Нажмите кнопку построителя [image]  справа от ячейки Источник строк (RowSource).

4	В запросе замените имя поля, которое требуется отформатировать, на имя поля с функцией Format.

Например, если значения подписей берутся из поля «ДатаРазмещения», то для изменения представления дат на диаграмме, замените это имя на выражение Format([ДатаРазмещения],"YY"). Для получения дополнительных сведений о функции Format нажмите кнопку  [image].

5	Закройте запрос и сохраните изменения.

6	Переключитесь в режим формы или режим предварительного просмотра для просмотра изменений.

Примечание.   Не все специальные форматы Microsoft Access поддерживаются в Microsoft Graph.


Не удается вывести столбцы на диаграмме в нужном порядке.

Для того чтобы изменить порядок, в котором данные выводятся на диаграмме, следует изменить запрос, указанный в свойстве Источник строк (RowSource) диаграммы.

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Убедитесь, что нужная диаграмма выделена, и нажмите кнопку Свойства  [image].

3	Нажмите кнопку построителя [image]  справа от ячейки Источник строк (RowSource).

4	В запросе разместите поля, по которым требуется провести сортировку, в нужном порядке и установите флажок в ячейках строки Сортировка для сортируемых полей.

Для получения дополнительных сведений о сортировке полей в запросе нажмите кнопку  [image].

5	Закройте запрос и сохраните изменения.

6	Переключитесь в режим формы или режим предварительного просмотра для просмотра изменений.


Добавление гиперссылки в форму, отчет или таблицу

Гиперссылки используются в формах и таблицах для перехода к объектам той же самой или другой базы данных Microsoft Access, к документам, созданным в Microsoft Word, Microsoft Excel и Microsoft PowerPoint, а также к документам, расположенным в глобальной сети Интернет или в местной корпоративной сети. Гиперссылки можно также добавлять в отчеты. Однако при просмотре отчета в Microsoft Access гиперссылки работать не будут. Для их использования отчет необходимо вывести в формате Word, Microsoft Excel или HTML.

Гиперссылки можно хранить в полях таблиц также, как и номера телефонов и факсов. Например, в базе данных «Борей» таблица «Поставщики» содержит гиперссылки на начальные страницы некоторых поставщиков.

В форме или отчете можно создать надпись или рисунок, а также в форме можно создать кнопку, с помощью которой можно проследить путь гиперссылки. Например, в базе данных «Борей» форма «Товары» содержит кнопку, при нажатии которой осуществляется предварительный просмотр отчета «Список товаров».

Предполагаемые действия

Создание поля, содержащего изменяемые для каждой записи гиперссылки

Создание надписи, с помощью которой открывается гиперссылка

Добавление рисунка, с помощью которого можно проследить гиперссылку

Создание кнопки, с помощью которой открывается гиперссылка


Создание поля, содержащего гиперссылки

1	Откройте уже существующую таблицу в режиме конструктора или создайте новую.

2	В верхней части окна введите имя поля, которое должно содержать гиперссылки.

3	Для данного поля в столбце Тип данных выберите значение Гиперссылка.

4	Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить  [image]  на панели инструментов.

Для получения дополнительных сведений о вводе адресов гиперссылки в форму или таблицу нажмите кнопку  [image].

Примечания

•	Поле, содержащее гиперссылки, можно создать и в режиме таблицы. Для этого в меню Вставка выберите команду Столбец гиперссылки и в новое поле введите адрес гиперссылки.

•	Если таблица была создана путем импорта данных, то любой столбец, содержащий адрес URL или UNC для поля гиперссылки, будет автоматически преобразован. Столбец будет преобразован, только если все значения начинаются с распознаваемого протокола, например «http:» или «\\». Если хотя бы одно значение начинается не с распознаваемого символа, то столбец в поле гиперссылки преобразован не будет. Для получения дополнительных сведений о протоколах нажмите кнопку  [image].


Ввод адреса гиперссылки в режиме формы или в режиме таблицы

Существует несколько способов для ввода адреса гиперссылки в режиме формы и в режиме таблицы. Методы, перечисленные в приведенном списке, относятся только к гиперссылкам, изменяемым для каждой записи в форме или таблице. Для гиперссылок, связанных с формой или отчетом, а не с определенной записью, создаются надписи, рисунки и кнопки. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Способы создания гиперссылки

Использование кнопки Вставить гиперссылку

Копирование и вставка гиперссылки или адреса гиперссылки

Копирование и вставка текста из документа Microsoft Office

Перетаскивание ярлыка Интернета

Ввод адреса гиперссылки


Ввод гиперссылки с помощью кнопки «Вставить гиперссылку»

1	Откройте таблицу или запрос, включающую поле гиперссылки в режиме таблицы или форму, связанную с данной таблицей или запросом в режиме таблицы или в режиме формы.

2	В таблице поместите область вставки в поле гиперссылки. В форме поместите ее в текстовое поле, связанное с полем гиперссылки, или в поле со списком, где в его текстовой части будет отображена гиперссылка.

3	Также для гиперссылки можно ввести отображаемый на экране текст. Для этого введите его в поле или в элемент управления. Вместо адреса гиперссылки на экран будет выведен этот текст.

4	Нажмите кнопку Вставить гиперссылку  [image]  на панели инструментов.

5	В диалоговом окне Вставить гиперссылку  в поле Связь с файлом/URL укажите путь UNC  или URL или нажмите кнопку Обзор для поиска файла на жестком диске, в локальной сети или на зарегистрированном сервере FTP.

Примечание.   Если гиперссылка переместится на объект Microsoft Access в текущей базе данных, оставьте поле Связь с файлом/URL пустым.

6	Поле Имя объекта в документе оставьте пустым или выполните одно из следующих действий.

•	Чтобы переместиться в определенной положение в файле, введите положение. Например, введите имя закладки для документа Microsoft Word или номер слайда для презентации PowerPoint. Для получения дополнительных сведений о правильном использовании синтаксиса нажмите кнопку  [image].

•	Для перемещения на объект Microsoft Access введите имя объекта или нажмите кнопку Обзор рядом с полем Имя объекта в документе. При нажатии кнопки Обзор на экран выводится окно текущей или указанной базы данных и в нем можно выбрать объект, который необходимо открыть.

7	В диалоговом окне Вставить гиперссылку  нажмите кнопку OK.

В поле или элемент управления будет добавлена гиперссылка. При нажатии кнопки мыши на гиперссылке открывается требуемый документ, страница или объект.


Создание гиперссылки путем копирования гиперссылки или ее адреса

1	Откройте гиперссылку одним из следующих способов.

•	Откройте документ, созданный в приложении Microsoft Office и содержащий определенную гиперссылку.

•	Откройте документ, созданный в любом приложении и содержащий правильный адрес гиперссылки, не определенный как гиперссылка.

•	Откройте средство просмотра Интернета, например Microsoft Internet Explorer.

2	Выполните одно из следующих действий.

•	В документе Microsoft Office щелкните правой кнопкой определенную гиперссылку. Выберите в контекстном меню команду Гиперссылка и подкоманду Копировать гиперссылку.

•	Выделите в любом документе адрес гиперссылки, а затем в меню Правка выберите команду Копировать.

•	В Internet Explorer в поле адресов укажите адрес или выберите на странице соответствующий адрес гиперссылки, нажмите правую кнопку мыши и выберите команду Копировать в контекстном меню.

Примечание.   При копировании из документа Office определенной гиперссылки убедитесь, что происходит копирование только самой гиперссылки. Окружающие символы не являются ее частью, и если они были скопированы вместе с гиперссылкой, то вместо адреса гиперссылки Microsoft Access переместится на выделенный текст.

3	Переключитесь в Microsoft Access и в режиме таблицы откройте таблицу, форму или запрос или откройте форму в режиме формы.

4	В таблице установите курсор в поле, предшествующее полю гиперссылки, а затем нажмите клавишу TAB для перехода в поле гиперссылки. В форме установите курсор на поле или другой элемент управления, предшествующий полю, связанному с полем гиперссылки, или полю со списком, в текстовой части которого будет отображаться гиперссылка. Затем нажмите клавишу TAB для перехода в поле гиперссылки или в поле со списком.

5	Выполните одно из следующих действий.

•	Для вставки определенной гиперссылки в меню Правка выберите команду Вставить как гиперссылку.

•	Для вставки адреса гиперссылки, не определенного как гиперссылка, в меню Правка выберите команду Вставить. При такой вставке в адресе автоматически распознается протокол, и текст преобразуется в гиперссылку.

В поле или элемент управления будет добавлена гиперссылка. При нажатии кнопки мыши на гиперссылке открывается требуемый документ, страница или объект.


Создание гиперссылки путем копирования текста из документа Microsoft Office

1	Откройте документ Microsoft Office, в который необходимо будет переключиться. Например, откройте документ Microsoft Word.

2	Выделите текст, на который необходимо переключаться.

Примечание.   Создать гиперссылку, используя выделенный из объекта Microsoft Access текст, невозможно.

3	В меню Правка выберите команду Копировать.

4	Переключитесь в Microsoft Access и в режиме таблицы откройте таблицу, запрос или форму или откройте форму в режиме формы.

5	В таблице поместите область вставки в поле гиперссылки.. В форме поместите ее в текстовое поле, связанное с полем гиперссылки, или в поле со списком, , где в его текстовой части будет отображена гиперссылка.

6	В меню Правка выберите команду Вставить как гиперссылку.

В поле или элемент управления будет добавлена гиперссылка. Нажав на гиперссылке кнопку мыши можно переключится на выделенный в документе текст.


Создание гиперссылки путем перетаскивания ярлыка Интернета

1	В Microsoft Access откройте таблицу или запрос в режиме таблицы или откройте форму в режиме таблицы или в режиме формы.

2	Перейдите на ярлык Интернета (в папке «History», вложенной в папку Windows).

3	Выделите ярлык Интернета.

4	В режиме таблицы нажмите на выделении правую кнопку мыши и переместите его в поле гиперссылки или в текстовое поле, связанное с полем гиперссылки или в поле со списком, где в его текстовой части в режиме формы будет отображена гиперссылка.

В поле или элемент управления будет добавлена гиперссылка. При нажатии кнопки мыши на гиперссылке открывается требуемый документ, страница или объект.


Ввод гиперссылки в поле или в текстовое поле

1	Откройте в режиме таблицы таблицу или запрос, включающие поле гиперссылки или откройте форму, связанную с данной таблицей или запросом в режиме таблицы или в режиме формы.

2	В таблице поместите область вставки в поле гиперссылки. В форме поместите ее в текстовое поле, связанное с полем гиперссылки, или в поле со списком, где в его текстовой части будет отображена гиперссылка.

3	Введите соответствующий адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может содержать до трех частей, разделенных знаком #:

отображаемый текст#адрес#дополнительныйадрес

Например, Три кита#http://www.trikita.ru/Kit.htm#

Для получения дополнительных сведений об адресах гиперссылок нажмите кнопку  [image].


Описание адресов гиперссылок в полях гиперссылок или в элементах управления

Адрес гиперссылки можно ввести напрямую в поле гиперссылки, в текстовое поле, связанное с полем гиперссылки, или в поле со списком, где в его текстовой части будет отображена гиперссылка.

Адрес гиперссылки может содержать до трех частей, разделенных знаком #:

Текст#адрес#дополнительныйадрес

Каждый компонент описан в приведенной ниже таблице.

Компонент	Описание	Обязательный?
Текст	Текст, отображаемый в поле или в элементе управления. Например, узел Web или объект, определенный в частях адрес и дополнительныйадрес, должен иметь описательное имя.	Нет
адрес	Абсолютный или относительный путь к документу. Абсолютным является полностью определенный путь URL или UNC к документу. Относительным является путь, связанный с путем, указанным в параметре База гиперссылки в диалоговом окне Свойства базы данных (доступное с помощью команды Свойства базы данных из меню Файл) или путь к текущей базе данных.	Да, за исключением случаев, когда в части дополнительныйадрес указан объект текущего файла с расширением .mdb
ДопАдрес	Положение в файле или на странице. Например, необходимо указать определенную форму или отчет в базе данных Microsoft Access или определенную закладку в документе Word. Для получения дополнительных сведений о правильном использовании синтаксиса для каждого типа документа нажмите кнопку  [image].	Нет
Примечание.   Все три части в поле или в элементе управления не отображаются. Чтобы просмотреть весь адрес гиперссылки, для помещения в поле или в элементе управления области вставки используйте клавиатуру (чтобы не следовать за ссылкой) и нажмите клавишу F2.

•	При вводе отображаемого текста следующая за ним часть адреса не отображается.

•	Если отображаемый текст не вводится, то отображается только адрес.

•	Дополнительный адрес отображается, только если ни отображаемый текст, ни адрес не определены, и дополнительный адрес указывает на объект в текущей базе данных Microsoft Access.

В следующей таблице приведены примеры адресов гиперссылок. Обратите внимание, что в адресах URL используется обычная косая черта, а в адресах UNC - обратная.

Адрес гиперссылки	Описание
Три кита#http://www.trikita.ru#	Страница «Три кита» в Web. Отображается строка «Три кита».
#http://www.trikita.ru#	Страница «Три кита» в Web.
#http://www.trikita.ru#Цена	Именованная ссылка «Цена» в документе HTML для страницы «Три кита».
#\\northwind\public\products.doc#	Файл Word с названием Products.doc в общедоступной части сервера Northwind.
Записка#c:\windows\Избранное \Записка.doc#	Файл Word с названием Записка.doc, расположенный в папке \Windows\Избранное. Отображается строка «Записка».
#c:\windows\Избранное\Письмо.doc#	Файл Письмо.doc, расположенный в папке \Windows\Избранное.
#c:\windows\Избранное\ Письмо.doc#Профессии	Раздел файла Письмо.doc, отмеченный с помощью закладки с названием «Профессии».
#c:\windows\Избранное\ Борей.mdb#Форма Поставщики	Форма «Поставщики» в базе данных «Борей», расположенная в папке \Windows\Избранное.
Поставщики##Форма Поставщики	Форма «Поставщики» в текущей базе данных. Отображается как «Поставщики».
#c:\windows\Избранное\Продажи 1996.ppt#13	Слайд номер 13 в документе «Продажи 1996» PowerPoint, расположенный в папке \Windows\Избранное.
#c:\windows\Избранное\ Бюджет.xls#Лист1!A2	Ячейка A2 на Листе1 файла Бюджет.xls, расположенного в папке \Windows\Избранное.
Для облегчения ввода адреса гиперссылки некоторые части адреса можно пропускать.

•	При вводе http://www.microsoft.com распознается протокол «http:» и адрес преобразуется в форму #http://www.microsoft.com# (пользователю не придется самому вводить знак #).

•	Чтобы в текущей базе данных Microsoft Access навестись на объект, нужно просто указать имя объекта, на который необходимо переходить и не нужно указывать путь UNC. Если существует несколько объектов с одинаковыми именами, то для определения ссылок используется следующий порядок: формы, отчеты, таблицы/запросы, макросы, модули. Например, если в базе данных содержатся форма «Заказы» и таблица «Заказы», то будет принята ссылка на форму «Заказы». Также можно указать определенный тип объекта. Для этого необходимо ввести тип объекта имя объекта. Например, для определения ссылки на таблицу «Заказы», а не на форму «Заказы» в дополнительном адресе укажите Таблица Заказы.

•	Если введенный текст не содержит знака #, протокола (например «http:») и ссылку на объект текущей базы данных, то введенный текст воспринимается как отображаемый текст и в качестве адреса к «http://» добавляется тот же текст. Например, при вводе www.microsoft.com адрес воспринимается как www.microsoft.com#http://www.microsoft.com#.


Создание надписи, с помощью которой открывается гиперссылка

Способы создания надписи

Использование кнопки Вставить гиперссылку

Копирование гиперссылки

Копирование текста из документа Microsoft Office

Перетаскивание ярлыка Интернета


Создание надписи с помощью кнопки «Вставить гиперссылку»

1	Откройте форму в режиме конструктора или отчет в режиме конструктора.

2	Нажмите кнопку Вставить гиперссылку  [image]  на панели инструментов.

3	В диалоговом окне Вставить гиперссылку укажите в поле Связь с файлом/URL путь UNC или URL или для поиска файла на жестком диске, в локальной сети или на сервере FTP нажмите кнопку Обзор.

Примечание.  Если гиперссылка переместится на объект Microsoft Access в текущей базе данных, оставьте поле Связь с файлом/URL пустым.

4	Поле Имя объекта в документе оставьте пустым или выполните одно из следующих действий.

•	Чтобы переместиться в определенной положение в файле, введите положение. Например, введите имя закладки для документа Microsoft Word или номер слайда для презентации PowerPoint. Для получения дополнительных сведений о правильном использовании синтаксиса нажмите кнопку  [image].

•	Для перемещения на объект Microsoft Access введите имя объекта и тип объекта (например, таблица «Поставщики»)или нажмите кнопку Обзор рядом с полем Имя объекта в документе. При нажатии кнопки Обзор на экран выводится окно текущей или указанной базы данных и в нем можно выбрать объект, который необходимо открыть.

5	В окне Вставить гиперссылку нажмите кнопку OK.

Надпись будет добавлена в форму или отчет. Для ее проверки нажмите на надписи правую кнопку мыши, затем в контекстном меню установите указатель на пункт Гиперссылка и нажмите кнопку Открыть.

Примечание.   При создании гиперссылки таким образом в ячейке свойства Адрес гиперссылки (HyperlinkAddress) будет указано значение, определенное в поле Связь с файлом/URL, а в ячейке свойства Дополнительный адрес (НyperlinkSubAddress) - значение, указанное в поле Имя объекта в документе. Для отображения текста в самой надписи используется свойство Подпись (Caption). Для изменения гиперссылки можно изменить значение любого из данных свойств.


Создание надписи путем копирования гиперссылки из документа Microsoft Office

1	Откройте документ Microsoft Office, содержащий определенную гиперссылку.

2	Щелкните правой кнопкой гиперссылку, которую необходимо скопировать. Выберите в контекстном меню команду Гиперссылка и подкоманду Копировать ярлык.

Примечание.   При копировании из документа Office определенной гиперссылки убедитесь, что происходит копирование только самой гиперссылки. Окружающие символы не являются ее частью, и если они были скопированы вместе с гиперссылкой, вместо адреса гиперссылки Microsoft Access переместится на выделенный текст.

3	Переключитесь в Microsoft Access и откройте форму в режиме конструктора или отчет в режиме конструктора.

4	В меню Правка выберите команду Вставить как гиперссылку.

Надпись будет добавлена в форму или отчет. Для ее проверки нажмите на надписи правую кнопку мыши, затем в контекстном меню установите указатель на пункт Гиперссылка и нажмите кнопку Открыть.

Примечание.   При создании надписи таким способом в свойстве Адрес гиперссылки (HyperlinkAddress) будет установлено значение, скопированное из документа Office. Для отображения текста в самой надписи используется свойство Подпись (Caption). Для изменения гиперссылки можно изменить значение любого из данных свойств.


Создание надписи путем копирования текста из документа Microsoft Office

1	Откройте документ Microsoft Office, на который необходимо перемещаться. Например, откройте документ Microsoft Word.

2	Выделите текст, на который необходимо перемещаться.

Примечание.   Создать надпись путем выделения текста из объекта Microsoft Access невозможно.

3	В меню Правка выберите команду Копировать.

4	Переключитесь в Microsoft Access и откройте форму в режиме конструктора или отчет в режиме конструктора.

5	В меню Правка выберите команду Вставить как гиперссылку.

Надпись будет добавлена в форму или отчет. Для ее проверки нажмите на надписи правую кнопку мыши, затем в контекстном меню выберите команду Гиперссылка и подкоманду Открыть.

Примечание.   При создании надписи таким образом автоматически устанавливаются свойства Адрес гиперссылки (HyperlinkAddress) и Дополнительный адрес (HyperlinkSubAddress) (если гиперссылка указывает на расположение в файле). Для отображения текста в самой надписи используется свойство Подпись (Caption). Для изменения гиперссылки можно изменить значение любого из данных свойств.


Создание надписи путем перетаскивания ярлыка Интернета

1	Откройте форму в режиме конструктора или отчет в режиме конструктора.

2	Перейдите на ярлык Интернета (значок на рабочем столе или элемент в папке «History», вложенной в папку Windows).

3	Выделите ярлык Интернета.

4	Нажмите правую кнопку мыши и перетащите ярлык в форму или отчет.

Надпись будет добавлена в форму или отчет. Для ее проверки нажмите на надписи правую кнопку мыши, затем в контекстном меню установите указатель на пункт Гиперссылка и нажмите кнопку Открыть.


Добавление рисунка, при помощи которого открывается гиперссылка

1	Откройте форму в режиме конструктора или отчет в режиме конструктора.

2	Нажмите кнопку Рисунок  [image]  на панели элементов, а затем укажите место, в которое необходимо его поместить.

3	В диалоговом окне Выбор рисунка укажите рисунок, который необходимо использовать.

В форму или отчет будет добавлен рисунок.

4	Убедитесь, что рисунок является выделенным и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть для него окно свойств.

5	В ячейке свойства Адрес гиперссылки (HyperlinkAddress) укажите путь к файлу на жестком диске, путь UNC или URL. Например, введите c:\windows\Избранное\Бюджет.xls или http://www.microsoft.com. Если при вводе адреса потребуется помощь, нажмите кнопку построителя  [image].  На экран будет выведено окно Изменить гиперссылку.

Примечание. Если гиперссылка переместится на объект Microsoft Access в текущей базе данных, оставьте поле Адрес гиперссылки (HyperlinkAddress) пустым.

6	Оставьте ячейку свойства Дополнительный адрес (HyperlinkSubAddress) пустым или выполните одно из следующих действий.

•	Чтобы переместиться в определенной положение в файле, введите положение. Например, введите имя закладки для документа Microsoft Word или номер слайда для презентации PowerPoint. Для получения дополнительных сведений о правильном использовании синтаксиса нажмите кнопку  [image].

•	Для перемещения на объект Microsoft Access введите имя объекта и тип объекта (например, таблица «Поставщики») или нажмите кнопку Обзор рядом с полем Имя объекта в документе. При нажатии кнопки Обзор на экран выводится окно текущей или указанной базы данных и в нем можно выбрать объект, который необходимо открыть.

Для проверки ссылки нажмите на рисунке правую кнопку мыши, затем в контекстном меню установите указатель на пункт Гиперссылка и нажмите кнопку Открыть.


Добавление кнопки, с помощью которой открывается гиперссылка

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	Если кнопка Мастера  [image]  на панели элементов нажата, то нажмите ее еще раз, чтобы отключить мастер.

3	На панели элементов нажмите кнопку Кнопка  [image].

4	В форме укажите место, в которое необходимо поместить кнопку.

5	Убедитесь, что кнопка выделена и нажмите на панели инструментов кнопку Свойства  [image],,  чтобы для данного элемента управления вывести на экран окно свойств.

6	В ячейке свойства Адрес гиперссылки (HyperlinkAddress) укажите путь к файлу на жестком диске, путь UNC или URL. Например, введите c:\windows\Избранное\Бюджет.xls или http://www.microsoft.com. Если при вводе адреса потребуется помощь, нажмите кнопку построителя  [image] и на экран будет выведено окно Изменить гиперссылку.

Примечание. Если гиперссылка переместится на объект Microsoft Access в текущей базе данных, оставьте поле Адрес гиперссылки (HyperlinkAddress) пустым.

7	Оставьте ячейку свойства Дополнительный адрес (HyperlinkSubAddress) пустым или выполните одно из следующих действий.

•	Чтобы переместиться в определенной положение в файле, введите положение. Например, введите имя закладки для документа Microsoft Word или номер слайда для презентации PowerPoint. Для получения дополнительных сведений о правильном использовании синтаксиса нажмите кнопку  [image].

•	Для перемещения на объект Microsoft Access введите имя объекта или нажмите кнопку Обзор рядом с полем Имя объекта в документе. При нажатии кнопки Обзор на экран выводится окно текущей или указанной базы данных и в нем можно выбрать объект, который необходимо открыть.

8	Установите свойство Подпись (Caption) для текста, отображаемого на кнопке.

Для проверки ссылки нажмите на рисунке  правую кнопку мыши, затем в контекстном меню установите указатель на пункт Гиперссылка и нажмите кнопку Открыть.


Изменение гиперссылки, находящейся в таблице

1	Откройте таблицу или запрос, включающие поле гиперссылки в режиме таблицы или откройте форму, связанную с данной таблицей или запросом в режиме формы или таблицы.

2	В таблице нажмите правую кнопку мыши на поле гиперссылки или в форме нажмите правую кнопку мыши на текстовом поле, связанном с полем гиперссылки, или на поле со списком, где в его текстовой части будет отображена гиперссылка.

3	Для добавления или изменения отображаемого текста в контекстном меню выберите команду Гиперссылка. В поле Отображать текст введите требуемый текст отображения.

4	Чтобы изменить адрес гиперссылки выберите команду Гиперссылка, а затем Изменить гиперссылку.

5	В диалоговом окне Изменить гиперссылку в поле Связь с файлом/URL укажите путь к папке на жестком диске, путь UNC или URL. Для поиска файла в локальной сети или на сервере FTP нажмите кнопку Обзор.

Примечание. Если гиперссылка переместится на объект Microsoft Access в текущей базе данных, оставьте поле Связь с файлом/URL пустым.

6	Оставьте поле Имя объекта в документе пустым или выполните одно из следующих действий.

•	Чтобы переместиться в определенное положение в файле, введите положение. Например, введите имя закладки для документа Microsoft Word или номер слайда для презентации PowerPoint. Для получения дополнительных сведений о правильном использовании синтаксиса нажмите кнопку  [image].

•	Для перемещения на объект Microsoft Access введите имя объекта или нажмите кнопку Обзор рядом с полем Имя объекта в документе. При нажатии кнопки Обзор на экран выводится окно текущей или указанной базы данных и в нем можно выбрать объект, который необходимо открыть.

Примечание.   Изменить гиперссылку можно также путем копирования, перемещения или прямого ввода в поле или текстовое поле. Для получения дополнительных сведений об используемом для ввода гиперссылки синтаксиса нажмите кнопку  [image].


Изменение гиперссылки, определенной в форме или отчете для надписи или рисунка

1	Откройте форму в режиме конструктора или отчет в режиме конструктора.

2	Для вывода на экран контекстного меню нажмите на надписи или рисунке правую кнопку мыши.

3	Для изменения адреса гиперссылки в контекстном меню установите указатель на пункт Гиперссылка и выберите команду Изменить гиперссылку.

4	В диалоговом окне Изменить гиперссылку в поле Связь с файлом/URL укажите путь к папке на жестком диске, путь UNC или URL. Для поиска файла в локальной сети или на сервере FTP нажмите кнопку Обзор.

Примечание. Если гиперссылка переместится на объект Microsoft Access в текущей базе данных, оставьте поле Связь с файлом/URL пустым.

5	Оставьте поле Имя объекта в документе пустым или выполните одно из следующих действий.

•	Чтобы переместиться в определенное положение в файле, введите положение. Например, введите имя закладки для документа Microsoft Word или номер слайда для презентации PowerPoint. Для получения дополнительных сведений о правильном использовании синтаксиса нажмите кнопку  [image].

•	Для перемещения на объект Microsoft Access введите имя объекта и тип объекта (например, таблица «Поставщики») или нажмите кнопку Обзор рядом с полем Имя объекта в документе. При нажатии кнопки Обзор на экран выводится окно текущей или указанной базы данных и в нем можно выбрать объект, который необходимо открыть.

6	Чтобы внести изменения в отображаемый текст надписи, убедитесь, что надпись выделена, а затем, чтобы открыть окно свойств, нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

7	В ячейку свойства Подпись (Caption) введите новый текст.

Примечание.   Изменить гиперссылку можно также путем копирования, перемещения и прямого ввода в окно свойств. Для получения дополнительных сведений об используемом для ввода гиперссылки синтаксиса, размещении области вставки в ячейке свойства Адрес гиперссылки (HyperlinkAddress) или Дополнительный адрес (HyperlinkSubAddress) нажмите клавишу F1.


Удаление гиперссылки из таблицы

1	Откройте таблицу или запрос, включающие поле гиперссылки в режиме таблицы или откройте форму, связанную с данной таблицей или запросом в режиме формы или таблицы.

2	В гиперссылке перейдите к записи, которую необходимо удалить.

3	В таблице нажмите правую кнопку мыши на поле гиперссылки или в форме нажмите правую кнопку мыши на текстовом поле, связанном с полем гиперссылки, или на поле со списком, где в его текстовой части будет отображена гиперссылка.

4	В контекстном меню выберите команду Вырезать.

Примечание.   Чтобы удалить из таблицы все гиперссылки в режиме конструктора удалите поле гиперссылки.


Протоколы гиперссылок, поддерживаемые Microsoft Access

При вводе в поле гиперссылки или в текстовое поле определенных протоколов Microsoft Access распознает протоколы или преобразует адрес в соответствующий адрес гиперссылки. Например, если ввести «http://www.microsoft.com», то адрес будет преобразован в #http://www.microsoft.com#.

При вводе в поле гиперссылки URL автоматически распознаются следующие протоколы Интернета.

Протокол	Имя протокола	Описание
http	HTTP (Hypertext Transfer protocol)	Перемещение на страницы Web, содержащие текстовые, графические, звуковые и другие данные с сервера Web в сети Web.
Ftp	FTP (File Transfer protocol)	Передача файлов между компьютерами в Интернете.
Gopher	Gopher	Отображение данных с сервера Gopher.
Wais	WAIS	Доступ к базе данных Wide Area Information Servers.
File	Файловый протокол	Открытие файла на жестком диске или в локальной сети.
Https	HTTP со средствами защиты	Установка связи HTTP, использующей механизм защиты Secure Sockets Layer (SSL).
Mailto	MailTo	Открытие программы электронной почты для отправки сообщения по определенному адресу в Интернете. URL, использующий протокол MailTo, имеет другой формат: (mailto:имяПользователя@домен)
msn	Microsoft Network	Перемещение в Microsoft Network.
News	News	Запуск программы просмотра новостей и открытие определенной группы новостей Usenet. URL, использующий протокол News, имеет другой формат: (news:имяГруппыНовостей)
nntp	Network News Transfer	Выполнение тех же функций, что и с помощью протокола News, только за двоеточием следуют две косые черты (nntp://имяГруппыНовостей).
Mid	Musical Instrument Digital Interface (MIDI)	Воспроизведение файлов в формате MIDI при наличии на компьютере пользователя звуковой платы.
Cid	CompuServe® Dialer (CID)	Установка связи с Интернетом по протоколу PPP (Point-to-point protocol) через сеть CompuServe.
Prospero	Prospero	Открытие файлов в распределенной файловой системе Prospero.
Telnet	Telnet	Запуск программы эмуляции терминала telnet. Эта программа с интерфейсом командной строки используется для работы с командами на удаленном компьютере. Например, если использовать программу Telnet для связи с сервером UNIX, то для выполнения операций на данном сервере можно работать с командами UNIX.
Rlogin	Rlogin	Запуск программы эмуляции терминала Rlogin.
tn3270	TN3270	Запуск программы эмуляции терминала TN3270.
Pnm	RealAudio	Воспроизведение потоков звукозаписи RealAudio с сервера RealAudio. При использовании формата потоков звукозаписи и других потоков данных мультимедиа устанавливается связь с сервером и проигрывание начинается сразу же, без загрузки всего файла.
Mms	Microsoft Media Server (MMS)	Воспроизведение мультимедиа, например файлов в формате потоков ActiveMovie (.asf), с сервера MMS.
При установке Microsoft Office программа Setup устанавливает и регистрирует файлы, необходимые для перехода в любой документ Office или в документ на сервере HTTP или FTP. Для использования других протоколов из приведенного выше списка на компьютере должны быть установлены и зарегистрированы соответствующие файлы.


Синтаксис дополнительных адресов гиперссылок

Тип файла	Вводится
Microsoft Access	Тип и имя объекта. Например, введите Таблица Клиенты для перемещения в таблицу «Клиенты». Примечание.   Если тип объекта был пропущен, а в базе данных содержится несколько объектов с одинаковыми именами, то для определения ссылок будет использован следующий порядок: формы, отчеты, таблицы/запросы, макросы, модули. Например, если в базе данных существуют форма и таблица с именем «Заказы», то будет определена ссылка на форму «Заказы». Чтобы указать ссылку на таблицу «Заказы» необходимо ввести типОбъекта имяОбъекта; например, Таблица Заказы.
Microsoft Word	Имя закладки
Microsoft Excel	лист!диапазон. Например, введите  лист1!A2 для перемещения в ячейку A2 на листе 1.
Microsoft PowerPoint	Номер слайда
Документ HTML	Именованная ссылка


Изменение установленного по умолчанию режима форматирования гиперссылок

1	В меню Сервис выберите команду Параметры.

  Подсказка

2	Перейдите на вкладку Гиперссылки/HTML.

3	Установите требуемые параметры.


Переход по гиперссылке в таблице или форме

1	Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы или откройте форму в режиме формы. Гиперссылка может содержаться в поле в таблице или в надписи, в текстовом поле, в поле со списком, на кнопке или рисунке в форме.

2	Поместите указатель мыши на объект, содержащий гиперссылку. Когда на данном объекте указатель мыши примет форму руки, нажмите кнопку.

По умолчанию, не просмотренная гиперссылка выделена синим цветом и подчеркнута. Просмотренная гиперссылка по умолчанию выделена красным цветом и подчеркнута. Для получения дополнительных сведений об изменении установленного по умолчанию режима форматирования нажмите кнопку  [image].


Отображение в форме страницы Web

Прежде чем добавлять в форму элемент средства просмотра Web, на компьютере должен быть установлен Microsoft Internet Explorer версии 3.0. Если он установлен, то элемент средства просмотра Web регистрируется автоматически. Для получения дополнительных сведений об установке Microsoft Internet Explorer нажмите кнопку  [image].

1	Откройте форму в режиме конструктора.

2	На панели элементов нажмите кнопку Дополнительные элементы  [image].

На экране появится меню, cодержащее список всех зарегистрированных в системе элементов ActiveX.

3	В меню элементов ActiveX выберите команду Элемент средства просмотра Web Microsoft.

4	В форме укажите место, куда необходимо поместить данный элемент управления.

5	Переместите элемент управления в желаемую область и измените соответствующим образом его размер.

Примечания

•	Если в элементе средства просмотра Web страница или документ Web не может быть отображен в полном размере, то автоматически добавляются полосы прокрутки. Однако в большинстве случаев размер элемента можно увеличить до такой степени, чтобы типичная страница Web в нем полностью отображалась, и пользователям не приходилось бы прокручивать изображение по горизонтали.

•	Для получения дополнительных сведений о методах, свойствах и событиях элемента средства просмотра Web обратитесь по адресу http://www.microsoft.com/intdev/sdk/docs/iexplore. Если Microsoft Office 97 был куплен на компакт-диске, то можно просмотреть файл справки, содержащий данные об открытии папки \ValuePack\Access\Webhelp на установочном компакт диске, а затем скопировать на жесткий диск файлы Iexplore.hlp и Iexplore.cnt.


Отображение поля со списком из таблицы в виде текстового поля в запросе

Изменение отображения поля в запросе не влияет на отображение поля в базовой таблице.

1	Откройте запрос в режиме конструктора.

2	В бланке запроса на поле столбца, который необходимо изменить, нажмите правую кнопку мыши, а затем в контекстном меню выберите команду Свойства.

3	Перейдите к вкладке Подстановка.

4	В ячейке свойства Тип элемента управления (DisplayControl) выберите «Поле».


Работа с базой данных

Предполагаемые действия

Настройка открытия кнопочной формы

Просмотр баз данных

Получение сведений о таблицах и их работе

Получение сведений о запросах и их работе

Получение сведений о формах и их работе

Получение сведений об отчетах и их работе

Получение сведений о макросах и их работе


Подчиненный отчет выводит на печать только один столбец вместо нескольких

Подчиненный отчет может выводить на печать только один столбец, если в диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Столбцы в группе Макет столбца установлен параметр Сверху вниз, а в основном отчете в свойстве Расширение (CanGrow) установлено значение «Да» для элементов управления подчиненными отчетами.

Изменить структуру отчета можно одним из следующих способов.

•	В подчиненном отчете установить в группе Макет столбца параметр Слева направо, а в основном отчете установить в свойстве Расширение (CanGrow) значение «Да» для элемента управления подчиненным отчетом. Тогда элемент управления подчиненным отчетом отобразит на экране несколько столбцов с требуемым расширением.

•	В подчиненном отчете оставьте настройки Макета столбца установленными на Сверху вниз. В основном отчете измените размер элемента управления подчиненным отчетом таким образом, чтобы он покрывал максимальное число записей, и установите в свойстве Расширение (CanGrow) значение «Нет». Размер элемента управления подчиненным отчетом не изменяется. Если же число записей превышает установленного максимального числа, то записи, не подходящие под размер подчиненного отчета будут обрезаны.

По возможности, не используйте подчиненные отчеты. Элементы управления, отвечающие за вывод на печать данных в основном отчете, помещайте в верхнем групповом колонтитуле или в верхнем колонтитуле страницы, а элементы управления, отвечающие за вывод на печать данных в подчиненном отчете, помещайте в область данных.


Исправление ошибок репликации данных

Ошибка репликации данных не может быть автоматически исправлена путем выбора одной версии записи поверх другой с помощью мастера устранения конфликтов. Вместо этого пользователь должен сам найти запись в реплике, которая является причиной ошибки, и вручную исправить ее данные, либо удалить.

1	Прочитайте текст в поле Причина на странице Ошибки данных репликации. В этом окне описан тип ошибки данных, а также предложены шаги, которые можно предпринять для согласования данных реплики с данными другой реплики.

2	Обратите внимание на имя реплики, вызывающей ошибку, и на имя таблицы, содержащей данную ошибку. На странице Ошибки данных репликации реплика определена в поле Исходный компьютер и в следующем поле Путь. Таблица определена в поле Имя таблицы.

3	Выделите значение поля Код записи на странице Ошибки данных репликации и скопируйте его в буфер обмена. Для этого нажмите клавиши CTRL+C.

4	Закройте мастер устранения конфликтов.

5	Если реплика, вызывающая ошибку данных еще не открыта, откройте ее.

6	В меню Сервис выберите команду Параметры.

7	На вкладке Вид установите флажок Системные объекты.

8	Откройте таблицу, содержащую ошибку, и нажмите кнопку Изменить фильтр  [image]  на панели инструментов.

9	Вставьте из буфера обмена значение кода записи в поле s_GUID и нажмите кнопку Применение фильтра  [image]  на панели инструментов. С помощью данного действия можно определить запись, вызывающую ошибку данных.

10	Измените или удалите запись.

Например, если значение поля реплики нарушает условия на значения данных, установленных основной репликой, измените значение поля таким образом, чтобы оно соответствовало условию на значение. Если запись реплики содержит в ключевом поле значение, повторяющее значение ключевого поля в другой реплике, а значения других полей отличны друг от друга, эту запись следует удалить. Затем в данную реплику можно добавить запись, содержащую новое значение ключевого поля.

11	Закройте таблицу и снова синхронизируйте реплику.


При открытии таблицы или формы преобразованной базы данных выдается сообщение об ошибке ODBC

Сообщение об ошибке при подключении к источнику данных ODBC появляется, если таблица базы данных, преобразованной из Microsoft Access версии 1.x или 2.0, связана с источником данных ODBC, использующим 16-разрядную версию диспетчера драйверов и самого драйвера. В Microsoft Access 97 могут быть открыты только связанные источники данных ODBC, использующие 32-разрядную версию диспетчера драйверов ODBC (Odbc32.dll) и соответствующий драйвер ODBC — например, 32-разрядная версия драйвера ODBC Microsoft SQL Server (Sqlsrv32.dll).

Для разрешения данной проблемы для каждого источника данных ODBC, связанного с исходной базой данных версий 1.x или 2.0, необходимо создать соответствующее имя 32-битного источника данных (DSN).

1	В Microsoft Access 97 убедитесь, что на компьютере установлены 32-разрядные версии диспетчера драйверов ODBC и соответствующего драйвера.

Инструкции

2	Откройте панель управления Windows.

  Подсказка

3	Дважды щелкните значок «32bit ODBC».

4	Выберите вкладку User Data Source.

5	Нажмите кнопку Add.

6	Выберите соответствующий драйвер и нажмите кнопку Далее.

7	Нажмите кнопку Готово.

Открывается диалоговое окно, содержащее поле Data Source Name и другие параметры.

8	Введите значения параметров, идентичные исходным параметрам источника данных, и нажмите кнопку OK. Например, для сервера SQL Microsoft необходимо определить по крайней мере значения полей Data Source Name и Server. Можно также определить с помощью кнопки Options дополнительные параметры, например, ввести имя базы данных в поле Database Name.

Если исходное имя источника данных неизвестно, откройте исходную базу данных в той версии Microsoft Access, в которой она была создана, откройте в режиме конструктора связанную таблицу и выведите на экран окно Свойства таблицы. В ячейке свойства Описание (Description) содержится описание строки подключения ODBC. Параметр, следующий за символами DSN= в строке подключения определяет имя источника данных. Для просмотра остального описания источника данных откройте панель управления Windows, дважды щелкните значок «ODBC » (не значок «32bit ODBC»). В списке Data Source (Driver) выберите имя источника данных, а затем для просмотра описания источника данных нажмите кнопку Setup.


Создание, изменение и ввод данных в таблицу

Предполагаемые действия

Общие сведения о таблицах

Создание таблицы

Открытие таблицы

Добавление данных в режиме таблицы или формы

Настройка таблицы


Импорт данных

Предполагаемые действия

Импорт или связывание данных

Разрешение проблем, возникающих при импорте текста или электронных таблиц


Связывание данных

Предполагаемые действия

Импорт или связывание данных

Удаление связи с уже связанной таблицей

Разрешение проблем, возникающих при работе со связанными таблицами

Просмотр, обновление или изменение имени файла и пути для связанных таблиц


Экспорт данных

Предполагаемые действия

Экспорт данных в другую базу данных или файлы иного формата

Передача результатов таблицы, формы или отчета в Microsoft Excel

Сохранение результатов объектов как файлов Microsoft Excel или в формате RTF


Работа с данными в режиме таблицы

Предполагаемые действия

Добавление данных в режиме таблицы или формы

Выбор полей и записей в режиме таблицы

Копирование или перемещение данных

Разрешение проблем, возникающих при вставке данных

Изменение внешнего вида режима таблицы

Вывод на экран самых последних данных в режиме таблицы или формы

Перемещение между полями в длинных записях с использованием поля «Переход к полю» в режиме таблицы

Использование клавиш и их сочетаний для редактирования текста или данных

Удаление записи в режиме таблицы или формы

Отмена последних внесенных изменений при добавлении или редактировании записей

Вставка значения из аналогичного поля предыдущей записи


Работа в режиме формы

Предполагаемые действия

Добавление данных в режиме таблицы или формы

Копирование или перемещение данных

Разрешение проблем, возникающих при вставке данных

Вывод на экран самых последних данных в режиме таблицы или формы

Удаление записи в режиме таблицы или формы

Отмена последних внесенных изменений при добавлении или редактировании записей


Изменение внешнего вида режима таблицы

Предполагаемые действия

Изменение стиля шрифта, размера и цвета в режиме таблицы

Изменение стиля линии сетки и фонового цвета в режиме таблицы

Установка стандартов для внешнего вида режима таблицы

Изменение размера столбца в режиме таблицы

Перемещение столбцов в режиме таблицы

Закрепление и освобождение столбцов в режиме таблицы

Скрытие столбцов в режиме таблицы

Вывод скрытых столбцов на экран в режиме таблицы

Изменение размера строк в режиме таблицы


Добавление полей в фильтр и работа с ними

Предполагаемые действия с бланком расширенного фильтра

Добавление полей

Перемещение поля

Удаление поля

Вставка поля

Применение существующего запроса в качестве фильтра в форме, подчиненной форме или таблице


Добавление или изменение условия отбора

Предполагаемые действия

Общие сведения об использовании условия отбора для поиска определенных записей

Ввод условия отбора в фильтр

Просмотр примеров условий отбора, содержащих выражения

Вставка или удаление условий отбора в окне расширенного фильтра


Добавление или изменение порядка сортировки для фильтра

Предполагаемые действия

Сортировка записей с помощью бланка расширенного фильтра

Ввод условия отбора или порядка сортировки при использовании звездочки (*) в бланке

Просмотр сведений о проблемах, возникающих при сортировке записей

Удаление порядка сортировки из таблицы, запроса или формы


Создание, изменение или ввод данных в форму

Предполагаемые действия

Общие сведения о формах

Создание формы

Открытие формы

Добавление данных в режиме таблицы или формы

Настройка формы


Добавление, удаление или форматирование колонтитулов и других частей формы или страницы

Предполагаемые действия

Добавление или удаление верхнего и нижнего колонтитула формы или верхнего и нижнего колонтитула страницы

Изменение размера верхнего или нижнего колонтитула, а также других частей формы или отчета

Форматирование формы, отчета, раздела или выбранных элементов управления с помощью заранее определенных форматов


Получение результатов - файлы Microsoft Access

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения о совместимости файлов разных версий.

Преобразование баз данных, созданных в версиях 2.0 или 1.x в базы данных Microsoft Access 97

Преобразование баз данных, созданных в предыдущей версии в базы данных Microsoft Access 97

Открытие базы данных, созданной в предыдущей версии без преобразования


Получение результатов - новые возможности Microsoft Access

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения о новых возможностях Microsoft Access 97.

Новые возможности Microsoft Access 97

Новые средства работы в Интернете

Новые средства работы с другими приложениями

Новые средства повышения быстродействия


Получение результатов - открытие базы данных

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения о создании и открытии баз данных.

Общие сведения о базах данных

Создание базы данных

Открытие базы данных

Переименование, удаление, копирование или перемещение базы данных

Поиск файлов

Скрытие объектов в окне базы данных

Открытие учебных баз данных «Борей», «Заказы» и «Решения»


Получение результатов - добавление таблицы по поставщикам

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения о том, как добавить таблицы по поставщикам к базе данных по инвентаризации.

Создание таблицы с помощью мастера таблиц

Создание нового бланка таблицы

Создание в таблице поля со списком подстановок или списком значений

Связи в базе данных


Получение результатов - автоматизация Microsoft Access

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения об автоматизации выполнения повторяющихся действий.

Общие сведения о макросах

Общие сведения о модулях

Создание макроса

Добавление макрокоманды к макросу

Создание кнопки, запускающей запрос или макрос

События: Организация совместной работы объектов базы данных


Получение результатов - диаграмма и база данных

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения о создании диаграммы из базы данных.

Настройка диаграмм

Создание диаграммы

Редактирование диаграммы

Преобразование диаграммы в рисунок для экономии места на диске

Просмотр отчета

Печать отчета


Получение результатов - формы

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения о создании профессионально оформленных форм.

Создание формы

Добавление элемента управления к форме или отчету

Перемещение, изменение размера и выравнивание элементов управления в форме или отчете

Создание специальных цветов для раздела или элемента управления в форме или отчете

Форматирование формы, отчета или элемента управления с помощью заранее определенных форматов

Настройка автоформата для формы или отчета

Создание подчиненной формы


Получение результатов - почтовые наклейки Microsoft Access

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения о создании почтовых наклеек.

Применение фильтра в таблице, запросе или форме

Передача данных из Microsoft Access в Microsoft Word

Объединение данных из таблицы или запроса с помощью мастера слияний с Microsoft Word

Представление выходных данных таблицы, формы или отчета в Microsoft Word

Создание почтовых и других наклеек

Настройка наклеек, созданных с помощью мастера наклеек


Получение результатов - прейскурант

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения, нужные при создании прейскуранта.

Создание отчета

Способы настройки отчета

Добавление элемента управления к форме или отчету

Перемещение, изменение размера и выравнивание элементов управления в форме или отчете

Задание свойств для формы, отчета, раздела или элемента управления

Просмотр отчета

Печать отчета

Разрешение проблем, возникающих при просмотре и печати отчетов


Получение результатов - итог продаж в Microsoft Access

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения, нужные при создании итога продаж.

Общие сведения о сводной таблице

Использование мастера для создания сводной таблицы Microsoft Excel и размещения ее в форме

Создание простого запроса на выборку с помощью мастера

Редактирование сводной таблицы

Обновление данных в сводной таблице


Получение результатов - отчет об инвентаризации

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения, необходимые при создании и расширении отчета об инвентаризации.

Создание отчета

Добавление элемента управления к форме или отчету

Перемещение, изменение размера и выравнивание элементов управления в форме или отчете

Расчет итога для одной записи в отчете

Расчет итога или среднего значения для нескольких или всех записей

Расчет суммы с накоплением

Расчет процентов

Форматирование формы, отчета или элемента управления с помощью заранее определенных форматов

Настройка автоформата для формы или отчета


Получение результатов - настройка Microsoft Access

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения о настройке Microsoft Access.

Настройка среды Microsoft Access путем установки значений по умолчанию

Добавление кнопок к панели инструментов

Удаление кнопок панели инструментов

Добавление специальных меню к строке меню или панели инструментов

Удаление меню из строки меню или панели инструментов

Разрешение проблем, возникающих при работе с панелями инструментов, строками меню и контекстными меню


Получение результатов - настройка диаграммы

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения о настройке диаграммы.

Настройка диаграмм

Редактирование диаграмм

Изменение размера диаграммы

Разрешение проблем, возникающих при работе с диаграммами


Получение результатов - оценка продаж

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения, необходимые при сведении результатов продаж в базу данных.

Общие сведения о запросах

Создание запроса

Создание простого запроса на выборку с помощью мастера

Создание выражения

Использование условия отбора в запросах или фильтрах для поиска определенных записей

Указание одновременно нескольких условий отбора в запросе

Выполнение вычислений в запросе


Получение результатов - встроенная справка Microsoft Access

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения о получении помощи (использовании встроенной справки) в ходе работы.

Использование встроенной справки в ходе работы

Вывод на экран или скрытие клавиш всплывающих подсказок

Вывод на экран или скрытие панели инструментов всплывающих подсказок

Ответы на общие вопросы

Подключение к службам технической поддержки Microsoft

Поиск информации в базе данных Microsoft Knowledge Base

Использование файлов справки SQL-сервера и драйвера ODBC

Создание откомпилированного файла справочной системы для вывода справки при нажатии клавиши F1


Получение результатов - установка Microsoft Access

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения об установке и запуске Microsoft Access.

Перезапуск программы установки для добавления или удаления компонентов

Установка или удаление надстроек меню

Установка встроенных драйверов базы данных

Настройка параметров реестра Windows, используемых в Microsoft Access

Подключение к службам технической поддержки Microsoft

Проблемы преобразования и совместимости


Получение результатов - свойства полей

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения об упрощении ввода данных.

Изменение определенных по умолчанию свойств для ввода элемента управления

Изменение свойств нескольких элементов управления одновременно

Задание свойств полей для обозначения способа хранения данных, их обработки или вывода на экран

Задание свойств для запроса, его полей или их перечня

Ввод выражений в таблицу свойств, бланк или аргумент макрокоманды

Создание выражения

Проверка значений, введенных в поле, запись или элемент управления

Свойство Маска ввода (InputMask)


Получение результатов - перемещение списка

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения, нужные при перемещении списка продукции в Microsoft Access.

Импорт или связывание данных

Автоматический импорт, экспорт или связывание данных

Разбиение исходной таблицы на связанные таблицы с помощью мастера анализа таблиц

Разрешение проблем, возникающих при импорте текста или электронных таблиц


Получение результатов - музыка

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения о создании музыкальной коллекции.

Общие сведения о базах данных

Создание базы данных с помощью мастера базы данных

Применение фильтра в таблице, запросе или форме

Просмотр отчета

Печать отчета


Получение результатов - учет заказов

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения, нужные при учете заказов в общей базе данных.

Создание базы данных с помощью мастера базы данных

Защита базы данных

Редактирование данных в сети

Выбор способа защиты данных в сети

Предотвращение конфликтов при блокировке записей в сети

Просмотр последних данных в режиме таблицы или формы

Импорт или связывание данных


Получение результатов - учет деловых контактов

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения, нужные при учете деловых контактов.

Создание базы данных с помощью мастера базы данных

Добавление данных в режиме формы или таблицы

Применение фильтра в таблице, запросе или форме

Создание запроса из фильтра в таблице, запросе или форме

Ввод условия отбора в запросе или расширенном фильтре для поиска определенных записей


Получение результатов - создание приложения

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения, необходимые при преобразовании базы данных по инвентаризации в приложение.

Создание приложения

Вывод на экран главной (начальной) формы при открытии базы данных или приложения

Переключение на другую панель управления, автоматически выдаваемую при открытии базы данных

Создание кнопки

Просмотр процедуры события, созданной с помощью мастера кнопок

Внешний вид базы данных или приложения после открытия и возможности его изменения


Получение результатов - совместный доступ к данным

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения об использовании Microsoft Access вместе с другими приложениями.

Добавление гиперссылки к форме, отчету или таблице

Добавление рисунка или другого объекта к форме или отчету

Добавление элементов ActiveX (элементов управления OLE) к форме или отчету

Импорт или связывание данных

Экспорт данных в другую базу данных или файлы иного формата

Создание поля для хранения объектов ActiveX (OLE объектов) (рисунков, документов Word и т .д.)

Связывание выходных данных объектов с сообщением электронной почты

Представление выходных данных таблиц, форм или отчетов в Microsoft Excel

Представление выходных данных таблиц, форм или отчетов в Microsoft Word

Передача данных из Microsoft Access в Microsoft Word


Получение результатов - первая база данных

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения, необходимые при первом использовании базы данных в Microsoft Access.

Общие сведения о базе данных

Базы данных для начинающих

Информация для пользователей, уже знакомых с другими базами данных и электронными таблицами

Общие сведения о таблицах

Создание таблицы

Общие сведения о формах

Создание формы

Поиск данных

Создание фильтра в таблице, запросе или форме

Общие сведения об отчетах

Печать отчета

Открытие учебных баз данных «Борей», «Заказы» и «Решения»


Получение результатов - Microsoft Access и Web

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения об использовании Microsoft Access для поиска и публикации данных.

Добавление гиперссылки к форме, отчету или таблице

Ввод адреса гиперссылки в режиме формы или таблицы

Изменение гиперссылки, определенной для наклейки или рисунка в форме или отчете

Создание поля для хранения гиперссылки

Изменение гиперссылки, сохраненной в таблице

Удаление гиперссылки, сохраненной в таблице

Импорт и связывание таблиц и списков HTML с атрибутом "только для чтения"

Экспорт таблицы, запроса, формы или отчета в формат HTML

Совместное использование базы данных в сети

Экспорт данных в другую базу данных или файлы иного формата


Получение результатов - личное имущество

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения, нужные при описи домашнего имущества.

Создание базы данных с помощью мастера баз данных

Общие сведения о базе данных

Просмотр отчета

Печать отчета


Получение результатов - Web и Microsoft Access

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения о Microsoft Access и Web.

Новые возможности работы в Internet

Добавление гиперссылки к форме, отчету или таблице

Ввод адреса гиперссылки в режиме формы или таблицы

Протоколы гиперссылки, поддерживаемые в Microsoft Access


Получение результатов - новые средства Microsoft Office 97

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения о новых средствах Microsoft Office 97.

Получение справки, советов и сообщений через помощника Office

Новые средства работы в Интернете

Общие сведения о панели Microsoft Office

Использование панели Office для организации времени, контактов, задач и сообщений

Отслеживание работы с базой данных и поиск файлов с помощью Microsoft Outlook

Новые возможности Microsoft Access 97


Получение результатов - установка Office

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения о установке и запуске Microsoft Office.

Преобразование баз данных, созданных в предыдущей версии в базы данных Microsoft Access 97

Повторный запуск программы установки для добавления или удаления компонентов

Установка и удаление надстроек меню

Связь с Microsoft через Web из Microsoft Access


Получение результатов - панель Office

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения о работе с панелью Office.

Общие сведения о панели Microsoft Office

Использование панели Office для организации времени, контактов, задач и сообщений


Получение результатов - совместная работа с приложениями Office

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения о совместном использовании приложений Office.

Совместный доступ к базе данных в сети

Копирование или перемещение записей из Microsoft Access в другое приложение

Использование мастера для создания сводной таблицы Microsoft Excel и помещения ее в форму

Работа с импортированными и связанными данными

Добавление гиперссылки к форме, отчету или таблице

Удаление гиперссылки из таблицы


Получение результатов - настройка Office

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения о настройке Office.

Настройка помощника Office

Выбор помощника Office

Скрытие и отображение помощника

Изменение размера помощника

Перемещение помощника Office и его сообщений

Включение и выключение звуковых эффектов помощника

Настройка панелей инструментов

Отображение и скрытие панели инструментов, строки меню и контекстного меню

Добавление кнопки на панель инструментов

Добавление команды или другого элемента в меню

Удаление кнопки с панели инструментов

Отображение текста, значка или того и другого на кнопке панели инструментов

Изменение рисунка кнопки панели инструментов или команды меню

Добавление специального меню в строку меню или на панель инструментов

Настройка меню

Создание специального контекстного меню для текущей базы данных

Удаление команды из меню

Удаление меню из строки меню или панели инструментов

Отображение только текста или текста и значка в команде меню


Получение результатов - документы и базы данных

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения о создании и открытии документов и баз данных.

Работа с файлами

Переименование файла

Удаление файла

Поиск файлов

Поиск файлов

Условия отбора для поиска файлов

Использование Microsoft Outlook для поиска файлов или элементов Outlook

Задание свойств файла

Выбор места хранения файла

Автоматическое создание ярлыка базы данных в папке «Избранное»

Использование папок «Избранное» и «Мои документы»

Установка рабочей папки по умолчанию

Настройка баз данных

Настройка автоформата для формы или отчета

Настройка среды Microsoft Access по умолчанию


Получение результатов - распространение документов

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения о распространении документов в электронной форме.

Объединение данных из таблицы или запроса с помощью мастера слияния с Microsoft Word

Совместный доступ к базе данных в сети

Вложение данных из объектов в сообщение электронной почты

Экспорт объекта базы данных на FTP-сервер Интернета


Получение результатов - Web и Office

Ниже перечислены некоторые разделы справочной системы, содержащие конкретные инструкции по работе с Microsoft Access. В них содержатся сведения об Office и сети Web.

Обзор

Адреса гиперссылок в полях гиперссылки и элементах управления

Файлы шаблонов HTML

Гиперссылки

Добавление гиперссылки к форме, отчету или таблице

Изменение гиперссылки в таблице

Удаление гиперссылки из таблицы

Открытие страницы Web

Открытие страницы поиска Web

Открытие начальной страницы Web

Открытие последних просмотренных файлов

Добавление файла в папку «Избранное»


Создание, изменение или просмотр результатов запроса

Предполагаемые действия

Общие сведения о запросах

Создание запроса

Открытие запроса

Настройка запроса

Изменение запроса


Добавление полей и работа с ними

Предполагаемые действия

Добавление полей к бланку запроса

Перемещение поля в бланке запроса

Удаление поля из бланка запроса

Вставка поля в бланк запроса

Вывод на экран или скрытие поля в результатах запроса

Изменение имени поля

Задание свойств для запроса, его полей или их списка

Использование звездочки (*) в бланке запроса

Выполнение расчетов или изменение значений полей с помощью запроса


Добавление или изменение условия отбора

Предполагаемые действия

Общие сведения об использовании условия отбора для поиска определенных записей в запросе

Ввод условия отбора в запрос

Задание нескольких условий отбора одновременно

Использование условия отбора

Просмотр примеров условий отбора, содержащих выражения

Задание условия отбора после выполнения вычислений

Ввод условия отбора с помощью звездочки (*) в бланке

Создание запроса с параметрами, который запрашивает условие отбора при запуске

Вставка или удаление условий отбора в запросе


Добавление или изменение порядка сортировки

Предполагаемые действия

Сортировка записей с помощью бланка запроса

Ввод условия отбора или порядка сортировки при использовании звездочки (*) в бланке

Просмотр сведений о проблемах, возникающих при сортировке записей

Удаление порядка сортировки из таблицы, запроса или формы


Использование условия отбора

Предполагаемые действия

Отбор записей, содержащих значения, которые больше, меньше, равны, не равны или находятся между указанными значениями

Отбор записей, начинающихся или кончающихся определенными буквами, цифрами или словами, а также содержащих их записей

Отбор записей, содержащих значения, не совпадающие с определенным значением

Отбор записей с непустыми значениями

Отбор записей с пустыми значениями

Отбор записей с текущими значениями даты

Отбор записей, содержащих значение из списка значений


Выведение итогов и другие вычисление или работа со значениями полей

Предполагаемые действия

Выполнение вычислений или работа с полями с использованием запроса

Работа с пустыми полями в запросах

Создание перекрестного запроса без помощи мастера

Просмотр примера перекрестного запроса


Работа с данными из нескольких таблиц

Предполагаемые действия

Объединение в запросе данных из нескольких таблиц или запросов

Объединение в запросе нескольких таблиц или запросов

Просмотр типов объединения и их влияние на результаты запроса

Изменение в запросе типа объединения между таблицами или запросами


Создание и изменение схемы данных

Предполагаемые действия

Общие сведения о связях в базе данных

Определение связей между таблицами

Просмотр существующих связей


Работа со схемой данных

Предполагаемые действия

Общие сведения о связях в базе данных

Просмотр существующих связей

Определение связей между таблицами

Определение связи между таблицами с отношением «многие-ко-многим»

Определение стандартного типа связи между двумя таблицами

Редактирование существующей связи

Удаление связи

Удаление таблицы в окне схемы данных

Изменение структуры таблицы из окна схемы данных

Общие сведения о целостности данных

Общие сведения о каскадном обновлении и удалении


Создание, изменение и печать отчетов

Предполагаемые действия

Общие сведения об отчетах

Создание отчета

Открытие отчета

Настройка отчета

Просмотр отчета

Печать отчета


Перемещение, изменение размера, выравнивание и форматирование полей или элементов управления в форме или отчете

В формах и отчетах для просмотра данных из полей, включения описательного текста и добавления декоративных линий используются элементы управления.

Предполагаемые действия

Перемещение элемента управления и его подписи

Раздельное перемещение элемента управления или его подписи

Перемещение двух и более элементов управления одновременно

Перемещение элемента управления вперед или за другие элементы управления

Изменение размера элемента управления

Изменение размера элемента управления по размерам его содержимого

Изменение размеров сразу нескольких элементов управления

Одновременное изменение размеров нескольких элементов управления с помощью сетки

Выравнивание элементов управления друг с другом

Привязка размеров элементов управления к сетке

Выравнивание расстояния между элементами управления

Увеличение или уменьшение расстояния между элементами управления

Изменение выравнивания текста в элементе управления

Изменение формата данных в элементе управления

Форматирование формы, отчета, раздела или выделенных элементов управления с помощью заранее определенных форматов


Сортировка или группировка записей в отчете

Предполагаемые действия

Сортировка записей в отчете

Группировка записей в отчете

Изменение порядка сортировки или группировки

Указание дополнительного поля или выражения для сортировки или группировки в отчете

Отмена сортировки или группировки в отчете по конкретному полю или выражению

Вывод группы в отчете на одной странице или в одном столбце

Повторение заголовка группы на новой странице или в новом столбце

Разрешение вопросов при сортировке или группировке в отчете


Добавление, удаление или форматирование колонтитулов и других частей отчета или страницы

Предполагаемые действия

Добавление или удаление верхнего и нижнего колонтитула отчета или верхнего и нижнего колонтитула страницы

Изменение размера верхнего или нижнего колонтитула, а также других частей формы или отчета

Форматирование формы, отчета, раздела или выбранных элементов управления с помощью заранее определенных форматов


Анализ и ведение базы данных

Предполагаемые действия

Создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм

Изменение кнопочной формы, созданной мастером баз данных

Управление запуском базы данных Microsoft Access или приложения

Импорт или связывание данных

Разбиение таблицы на связанные таблицы с помощью анализатора таблиц

Просмотр и печать описаний объектов базы данных

Повышение быстродействия базы данных с помощью анализатора быстродействия

Сжатие базы данных для дефрагментации файла и освобождения места на диске

Создание реплики базы данных


Добавление полей и работа с ними

Предполагаемые действия

Добавление поля

Копирование поля

Перемещение поля

Переименование поля

Удаление поля


Определение и изменение типа данных

Предполагаемые действия

Выбор типа данных

Изменение типа данных поля

Создание полей даты и времени

Создание полей для сохранения объектов OLE (рисунков, документов Word и других)

Создание логических полей

Создание поля с автоматической нумерацией

Создание числовых или денежных полей

Создание текстового поля или поля МЕМО

Создание поля для сохранения гиперссылок

Создание в таблице поля со списком подстановок или списком значений

Последствия преобразования типа данных поля

Поля с автоматической нумерацией и репликация


Определение и изменение ключевого поля

Предполагаемые действия

Определение или изменение ключевого поля

Удаление ключевого поля

Выбор ключевого поля


Определение и просмотр связей

Предполагаемые действия

Вывод на экран окна схемы данных

Определение связей

Определение связи между таблицами с отношением «многие-ко-многим»

Просмотр существующих связей


Создание макроса

1	В окне базы данных выберите вкладку Макросы.

2	Нажмите кнопку Создать.

3	В ячейке столбца Макрокоманда нажмите кнопку раскрытия списка, открывающую список макрокоманд.

4	Выберите имя макрокоманды.

5	Введите текст комментария к макрокоманде (необязательно).

6	В нижней половине окна, при необходимости, укажите аргументы макрокоманды. Для получения дополнительных сведений о задании аргументов макрокоманд нажмите кнопку  [image].

7	Для добавления в макрос других макрокоманд перейдите на следующую строку и повторите шаги с 3 по 6. Макрокоманды выполняются в порядке их расположения в бланке.

Совет.   Существует следующий прием быстрого создания макроса, выполняющего действия над конкретным объектом базы данных. Выберите объект в окне базы данных и переместите его с помощью мыши в ячейку макрокоманды в окне макроса. Например, для того чтобы создать макрос, открывающий форму, переместите с помощью мыши форму в ячейку макрокоманды. Для этого расположите окно базы данных и окно макроса рядом на экране с помощью команды Сверху вниз или Слева направо из меню Окно; затем выберите в окне базы данных вкладку объектов нужного типа, выберите объект и переместите его с помощью мыши в ячейку макрокоманды. При переносе макроса в ячейку макрокоманды вводится макрокоманда, запускающая этот макрос, а при переносе других объектов (таблиц, запросов, форм, отчетов или модулей) в макрос добавляется макрокоманда, открывающая объект.


Способы указания аргументов макрокоманды

После ввода в ячейку окна макроса имени макрокоманды необходимо указать в бланке в нижней половине окна макроса аргументы макрокоманды. С помощью аргументов вводятся сведения, необходимые для выполнения макрокоманды.

Следующие приемы оказываются полезными при вводе макрокоманд.

•	Пользователь имеет возможность ввести значение в ячейку аргумента с клавиатуры, но в большинстве случаев допускается выбор значения аргумента в раскрывающемся списке.

•	Рекомендуется вводить значения аргументов в порядке расположения аргументов в бланке, поскольку возможные значения конкретного аргумента могут определяться ранее указанными аргументами.

•	Если макрокоманда была введена путем переноса объекта базы данных из окна базы данных, правильный набор значений аргументов задается автоматически.

•	Если в аргументе макрокоманды требуется указать имя объекта базы данных, то требуемое значение автоматически вводится при переносе объекта базы данных с помощью мыши в ячейку аргумента макрокоманды.

•	Допускается задание значений аргументов макрокоманды с помощью выражения с предшествующим знаком равенства (=). Однако для следующих аргументов использование выражений недопустимо.

Аргумент	Макрокоманда
Тип объекта	Закрыть (Close), КопироватьОбъект (CopyObject), УдалитьОбъект (DeleteObject), НаЗапись (GoToRecord), ВывестиВФормате (OutputTo), Переименовать (Rename), ОбновитьОбъект (RepaintObject), Сохранить (Save); ВыделитьОбъект (SelectObject), ОтправитьОбъект (SendObject), ПреобразоватьБазуДанных (TransferDatabase)
Тип базы данных	ПреобразоватьБазуДанных (TransferDatabase)
Тип электронной таблицы	ПреобразоватьЭлектроннуюТаблицу (TransferSpreadsheet)
Название спецификации	ПреобразоватьТекст (TransferText)
Название панели	ПанельИнструментов (ShowToolbar)
Формат вывода	ВывестиВФормате (OutputTo), ОтправитьОбъект (SendObject)
Все аргументы	ВыполнитьКоманду (RunCommand)


Ввод выражения в аргумент макрокоманды

•	Введите знак равенства (=), за которым следует выражение. Например, следующее выражение задает в качестве аргумента текущее значение элемента управления «ВыборНазвания»:

=ВыборНазвания

Из этого правила существуют два исключения: аргумент «Выражение» макрокоманды ЗадатьЗначение (SetValue) и аргумент «Число повторений» макрокоманды ЗапускМакроса (RunMacro). Если ввести знак равенства перед выражением, задающим значение аргумента, то выражение будет рассчитываться дважды, что может привести к непредсказуемым результатам.

Совет.   Кнопка построителя  [image],  находящаяся рядом с ячейкой аргумента, открывает окно построителя выражений, позволяющего автоматически создать выражение. Для получения дополнительных сведений о построителе выражений нажмите кнопку  [image].

Для получения дополнительных сведений о задании аргументов макрокоманды нажмите кнопку  [image].


Добавление макрокоманды в макрос

1	В окне макроса выберите первую пустую ячейку в столбце Макрокоманда. Чтобы вставить макрокоманду между двумя строками макрокоманд, выберите область выделения строки макрокоманды, перед которой требуется вставить новую макрокоманду, и нажмите кнопку Добавить строки  [image]  на панели инструментов.

2	В ячейке столбца Макрокоманда нажмите кнопку раскрытия списка макрокоманд.

3	Выберите имя макрокоманды.

4	Введите текст комментария к макрокоманде (необязательный).

5	В нижней половине окна, при необходимости, укажите аргументы макрокоманды. Для получения дополнительных сведений о задании аргументов макрокоманд нажмите кнопку  [image].

Совет.   Многие из макрокоманд, значениями аргументов которых являются имена объектов базы данных, допускают задание значений аргументов путем переноса объекта с помощью мыши из окна базы данных в ячейку аргумента Имя объекта. Например, чтобы задать имя формы в качестве значения аргумента «Имя объекта» макрокоманды ВыделитьОбъект (SelectObject), следует переместить с помощью мыши форму в ячейку аргумента. Для этого с помощью команды Сверху вниз из меню Окно расположите окно базы данных и окно макроса так, чтобы они оба были отображены на экране; затем выберите в окне базы данных вкладку объектов нужного типа, выберите объект и переместите его с помощью мыши в ячейку аргумента. Аналогично задается и значение аргумента «Тип объекта».


Изменение положения макрокоманды в макросе

1	В окне макроса выберите область выделения строки макрокоманды.

2	Еще раз установите указатель на область выделения строки и переместите строку с помощью мыши в новое положение.


Указание условий выполнения макроса

1	В окне макроса нажмите кнопку Условия [image]  на панели инструментов.

2	Введите условное выражение в ячейку столбца Условие той строки, для которой необходимо указать условие.

Примечания

•	Чтобы создать выражение с помощью построителя выражений, щелкните правой кнопкой мыши ячейку Условие и выберите команду Построить.

•	Нельзя использовать выражения SQL в ячейках столбца Условие.

3	Введите в ячейку столбца Макрокоманда имя макрокоманды, которая должны выполняться, если условное выражение истинно.

При запуске макроса проверяется значение каждого условного выражения. Если это выражение истинно, выполняется макрокоманда, находящаяся в той же строке и все идущие подряд макрокоманды, у которых в ячейках столбца Условие содержится многоточие (...). Например, в следующем макросе макрокоманды Сообщение (MsgBox) и ОстановитьМакрос (StopMacro) выполняются только в том случае, если поле «КодПоставщика» имеет пустое (Null) значение.

После этого будут выполнены все макрокоманды, у которых ячейки столбца Условие являются пустыми, до следующей макрокоманды с определенным условием, до следующего имени макроса или до конца макроса.

Если условное выражение ложно, Microsoft Access игнорирует эту макрокоманду и все идущие подряд макрокоманды, у которых в ячейках столбца Условие содержится многоточие (...), и переходит к ближайшей строке, в которой содержится новое условие или ячейка условий является пустой.

Для просмотра примеров условных выражений в макросах нажмите кнопку  [image].  Для получения дополнительных сведений о создании условных выражений нажмите кнопку  [image].


Примеры условных выражений в макросах

Выражение	Условие выполнения макрокоманды
Город="Москва"	Поле «Город» в форме, из которой запускается макрос, содержит значение «Москва».
DCount("[КодЗаказа]", "Заказы")>35	Имеется более 35 значений в поле «КодЗаказа» таблицы «Заказы».
DCount("*", "Заказано", "[КодЗаказа]=Forms![ПримерФормы]! [КодЗаказа]")>35	Имеется более 35 записей в таблице «Заказано», у которых значение поля «КодЗаказа» совпадает со значением поля «КодЗаказа» в форме «ПримерФормы».
[Дата исполнения] Between #2-фев-95#  And #2-мар-95#	Поле «Дата исполнения» в форме, из которой запускается макрос, содержит значение не раньше 2-фев-95 и не позже 2-мар-95.
Forms!Товары!На складе<5	Значение поля «На складе» в форме «Товары» меньше 5.
IsNull([Имя])	Поле «Имя» в форме, из которой запускается макрос, содержит пустое (Null) значение. Данное выражение эквивалентно следующему: [Имя] Is Null.
[Страна]="Литва" And Forms![Сумма продаж]![Объем заказов]>100	Одновременное выполнение двух условий. Поле «Страна» в форме, из которой запускается макрос, содержит значение «Литва»; а значение поля «Объем заказов» в форме «Сумма продаж» превышает 100.
[Страна] In ("Латвия", "Литва", "Эстония") And Len([Индекс])<>5	Поле «Страна» имеет значение «Латвия», «Литва» или «Эстония», а длина содержимого поля «Индекс» не равняется пяти символам.
MsgBox("Изменить?",1)=1	Пользователь нажимает кнопку OK в диалоговом окне, которое открывается функцией MsgBox. Нажатие кнопки Отмена в диалоговом окне игнорируется.
Совет.   Для того чтобы временно пропустить макрокоманду, введите False в ячейку условия. Такой прием часто используют при отладке макросов.


Использование условий в макросе

В некоторых случаях требуется выполнять макрокоманду или серию макрокоманд только при выполнении некоторых условий. Например, если в макросе проверяется соответствие данных в форме условиям на значение, то для одних значений может потребоваться вывести одно сообщение, а для других значений другое сообщение. В подобных случаях условия позволяют определить порядок передачи управления между макрокомандами в макросе.

Например, в следующем макросе макрокоманда ОстановитьМакрос (StopMacro) выполняется только в том случае, если поле «Страна» имеет пустое (Null) значение. Если длина или структура значения поля «Индекс» не соответствует значению, соответствующему указанной стране, то выполняется одна или несколько пар макрокоманд Сообщение (MsgBox) и ОтменитьСобытие (CancelEvent).

Условие задается с помощью логического выражения. В зависимости от значения логического выражения управление передается разным макрокомандам. Для просмотра примеров условных выражений в макросе нажмите кнопку  [image].

Условное выражение вводится в ячейку столбца Условие в окне макроса. Если условие истинно, выполняется макрокоманда, содержащаяся в данной строке. Для того чтобы выполнить набор макрокоманд при истинности условия, следует ввести начиная со следующей строки многоточие (...) в ячейки столбца Условие идущих подряд макрокоманд, принадлежащих к этому набору.

Для получения сведений о том, как запустить макрос при наличии специальных условий, нажмите кнопку  [image].


Создание группы макросов

Для того чтобы объединить несколько родственных макросов, пользователь имеет возможность создать группу макросов. Работать с группой часто оказывается удобнее, чем с несколькими отдельными макросами.

1	В окне базы данных выберите вкладку Макросы.

2	Нажмите кнопку Создать.

3	Нажмите кнопку Имена макросов  [image]  на панели инструментов, если она еще не нажата.

4	Введите в ячейку столбца Имя макроса имя первого макроса, входящего в группу макросов.

5	Введите макрокоманды, выполняемые в первом макросе.

Инструкции

6	Повторите шаги 4 и 5 для всех остальных макросов, входящих в группу.

Примечание.   Имя, указанное при сохранении группы макросов, будет являться именем группы. Имя сохраненной группы макросов выводится в списке макросов в окне базы данных. Для ссылок на макросы, входящие в группу макросов, используется следующий синтаксис:

имяГруппыМакросов.имяМакроса

Например, имя «Кнопки.Товары» задает ссылку на макрос «Товары» в группе «Кнопки». В списках имен макросов, например, в списке возможных значений аргумента «Имя макроса» макрокоманды ЗапускМакроса (RunMacro) имя этого макроса будет иметь вид «Кнопки.Товары».


Вывод на экран и скрытие имен макросов и условий в окне макроса

•	Для вывода на экран или скрытия столбца Имя макроса нажмите кнопку Имена макросов  [image]  на панели инструментов. Для вывода на экран или скрытия столбца Условие нажмите кнопку Условия  [image].

Чтобы указать вывод на экран или скрытие этих столбцов при первом открытии окна макросов, выберите в меню Сервис команду Настройка, выберите вкладку Вид и установите или снимите флажки Столбец имен и Столбец условий в группе Конструктор макросов.


Сохранение или обновление меню, созданных с помощью макросов в предыдущих версиях Microsoft Access

Хотя Microsoft Access 97 по-прежнему поддерживает макросы создания меню для приложений, созданных в предыдущих версиях Microsoft Access, отпала необходимость их использования для создания специальных строк меню и общих строк меню, а также специальных и общих контекстных меню. Новые строки меню и контекстные меню (также как и панели инструментов) создаются и настраиваются в диалоговом окне Настройка. Для доступа к нему следует выбрать в меню Вид команду Панели инструментов и подкоманду Настройка. Данное диалоговое окно используется также для настройки встроенной строки меню (и панелей инструментов).

Примечание.   В Microsoft Access 97 существует возможность работы с новыми строками меню, контекстными меню и панелями инструментов с использованием Visual Basic для приложений. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Предполагаемые действия

Создание в Microsoft Access 97 новых строк меню и контекстных меню на основе макросов созданных ранее

Сохранение существующих макросов создания меню с помощью макрокоманды Добавить меню (AddMenu)

Макросы создания меню в базе данных, преобразованной из Microsoft Access 95

Макросы создания меню в базе данных, преобразованной из Microsoft Access версия 1.x или 2.0


Запуск макроса

При запуске макроса выполнение макрокоманд начинается с первой строки макроса и продолжается до конца макроса, или, если макрос входит в группу макросов, до начала следующего макроса.

Выполнение макроса может начинаться по команде пользователя, при вызове из другого макроса или процедуры обработки события, а также в ответ на событие в форме, отчете или элементе управления. Например, можно назначить макрос на кнопку в форме, в результате чего макрос будет запускаться при нажатии кнопки. Допускается также создание специальной команды меню или кнопки панели инструментов, запускающей макрос, определение сочетания клавиш, нажатие которых запускает макрос, а также автоматический запуск макроса при открытии базы данных.

Предполагаемые действия

Запуск макроса пользователем

Запуск макроса, входящего в группу макросов

Запуск макроса из другого макроса или из процедуры обработки события

Запуск макроса в ответ на событие в форме, отчете или элементе управления

Создание кнопки, запускающей макрос

Создание специальной команды меню, запускающей макрос

Создание кнопки панели инструментов, запускающей макрос

Назначение сочетания клавиш для запуска макроса

Запуск макроса при открытии базы данных


Запуск макроса пользователем

Варианты запуска макроса пользователем.

•	Чтобы запустить макрос из окна макроса, нажмите кнопку Запуск  [image]  на панели инструментов.

•	Чтобы запустить макрос из окна базы данных, выберите вкладку Макросы, установите указатель на имя макроса и дважды нажмите кнопку мыши.

•	Чтобы запустить макрос из режима конструктора формы или режима конструктора отчета, выберите в меню Сервис команду Макрос и подкоманду Запустить макрос.

•	Чтобы запустить макрос из любого окна Microsoft Access, выберите в меню Сервис команду Запустить макрос. Затем выберите нужный макрос в поле Имя макроса.

Примечание.   Обычно прямой запуск макроса используется только при тестировании макросов. После этого создают специальную команду меню, запускающую макрос, или связывают макрос с формой, отчетом или элементом управления и указывают запуск макроса в ответ на событие.


Запуск макроса в группе макросов

Чтобы запустить макрос, находящийся в группе макросов, выполните одно из следующих действий.

•	Определите с помощью макроса значение свойства события в форме или отчете или укажите макрос в аргументе Имя макроса макрокоманды ЗапускМакроса (RunMacro). При этом используется следующий синтаксис:

имяГруппыМакросов.имяМакроса

Например, ссылка на макрос «Типы» в группе макросов «Кнопки кнопочной панели» выглядит следующим образом:

Кнопки кнопочной панели.Типы

•	В меню Сервис выберите команду Макрос и подкоманду Запустить макрос, затем выберите нужный макрос в поле со списком Имя макроса. При выборе имени макроса в списке каждый макрос, содержащийся в группе макросов, входит в список как отдельный элемент.

•	Запустите макрос, находящийся в группе, из процедуры Visual Basic для приложений с помощью метода RunMacro объекта DoCmd, используя при этом описанный выше синтаксис для ссылки на макрос.


Отладка макроса в пошаговом режиме

Выполнение макроса в пошаговом режиме позволяет проследить передачу управления и результаты выполнения каждой макрокоманды. Это облегчает поиск макрокоманды, которая приводит к возникновению ошибки или дает неверные результаты.

1	Откройте макрос.

Инструкции

2	Нажмите кнопку По шагам  [image]  на панели инструментов.

3	Нажмите кнопку Запуск  [image]  на панели инструментов.

4	Нажмите кнопку Шаг для выполнения макрокоманды, имя которой выведено в окно диалога Пошаговое исполнение макроса.

5	Нажмите кнопку Прервать, чтобы прекратить выполнение макроса и закрыть окно диалога.

6	Нажмите кнопку Продолжить, чтобы отключить режим пошагового исполнения и выполнить оставшуюся часть макроса.

Совет.   Для того чтобы прервать выполнение макроса и перейти в пошаговый режим, нажмите клавиши CTRL+BREAK.


Запуск макроса из другого макроса или из процедуры Visual Basic

Для запуска макроса из другого макроса или из процедуры Visual Basic следует включить в макрос или в процедуру макрокоманду ЗапускМакроса (RunMacro).

•	Для добавления макрокоманды ЗапускМакроса (RunMacro) в макрос выберите ее в списке макрокоманд в пустой строке макрокоманды и укажите в аргументе Имя макроса имя запускаемого макроса.

•	Для добавления макрокоманды ЗапускМакроса (RunMacro) в процедуру Visual Basic включите в процедуру метод RunMacro объекта DoCmd и укажите имя вызываемого макроса. Например, в следующей конструкции метод RunMacro вызывает макрос «Макрос 2»:

DoCmd.RunMacro "Макрос 2"

Для получения дополнительных сведений о макрокоманде ЗапускМакроса (RunMacro) нажмите кнопку  [image].


Открытие макроса

1	В окне базы данных выберите вкладку Макросы.

2	Выберите макрос, который нужно открыть.

3	Нажмите кнопку Конструктор.

4	Внесите требуемые изменения. Например:

•	для добавления макрокоманды нажмите кнопку [image];

•	для перемещения или копирования макрокоманды нажмите кнопку  [image];

•	для добавления условий нажмите кнопку  [image].


Разрешение вопросов при работе с макросами

Вопросы

Общие сведения о работе макросов

Как определить, в каком месте в макросе возникает ошибка?

С каким событием следует связать макрос для выполнения нужных действий?

Как временно отключить макрокоманду в макросе?

Аргумент «Условие отбора» макрокоманды «ОткрытьФорму» (OpenForm) или «ОткрытьОтчет» (OpenReport) дает неверные результаты.

Макрокоманда ЗапускПрограммы (RunCode) не запускает модуль Visual Basic.

При выполнении макроса Microsoft Access выводит ненужное сообщение.

Макрокоманда КомандыКлавиатуры (SendKeys) используется в макросе для передачи нажатий клавиш в диалоговое окно, но нажатия клавиш не передаются.


Как временно отключить макрокоманду в макросе?

Для того чтобы временно указать пропуск макрокоманды в макросе, введите значение False в ячейку строки Условие. Временное отключение макрокоманд оказывается полезным при поиске ошибок в макросах. Такой прием аналогичен временному превращению строки программы Visual Basic в строку комментария с помощью символа одинарных кавычек (') в начале строки.

Для получения дополнительных сведений об условиях выполнения макрокоманд нажмите кнопку  [image].


Аргумент «Условие отбора» макрокоманды «ОткрытьФорму» (OpenForm) или «ОткрытьОтчет» (OpenReport) дает неверные результаты.

Аргумент «Условие отбора» макрокоманды ОткрытьФорму (OpenForm) или ОткрытьОтчет (OpenReport) может давать неверные результаты по одной из следующих причин:

•	Неверный синтаксис ссылок на значение элемента управления или свойства в выражении, определяющем аргумент «Условие отбора». Для получения дополнительных сведений о ссылках на значения элементов управления нажмите кнопку  [image].

•	Неверный синтаксис в операции, используемой в аргументе «Условие отбора» для слияния значения поля, элемента управления или свойства со строковым значением. Для получения дополнительных сведений об использовании значений в выражениях нажмите кнопку  [image].

•	Макрокоманда ОткрытьФорму (OpenForm) или ОткрытьОтчет (OpenReport) выполняется с помощью соответствующего метода в процедуре Visual Basic для приложений, а аргумент «Условие отбора» указан в неверном месте в списке аргументов. Аргумент «Условие отбора» должен быть четвертым аргументом. Если перед аргументом «Условие отбора» не задаются значения аргументов «Режим» и «Имя фильтра», то следует ввести запятую, представляющую необязательные аргументы.

Для получения дополнительных сведений о макрокоманде ОткрытьФорму (OpenForm) нажмите кнопку  [image].  Для получения дополнительных сведений о макрокоманде ОткрытьОтчет (OpenReport) нажмите кнопку  [image].


Макрокоманда «ЗапускПрограммы» (RunCode) не запускает модуль Visual Basic.

Макрокоманда ЗапускПрограммы (RunCode) запускает процедуру-функцию Function, а не модуль. В Microsoft Access выполняются не модули, а процедуры. Замените имя модуля на имя содержащейся в этом модуле функции, которую требуется вызвать. Для запуска процедуры-подпрограммы Sub следует вызвать эту процедуру в функции.

Для того чтобы открыть модуль, следует использовать макрокоманду ОткрытьМодуль (OpenModule).


При выполнении макроса Microsoft Access выводит ненужное сообщение.

Для того чтобы временно отключить вывод предупреждений и других сообщений на время выполнения макроса, следует вызвать в макросе макрокоманду УстановитьСообщения (SetWarnings) с аргументом «Нет». Повторный вызов макрокоманды УстановитьСообщения (SetWarnings) позволяет снова включить режим вывода сообщений. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Макрокоманда «КомандыКлавиатуры» (SendKeys) используется в макросе для передачи нажатий клавиш в окно диалога, но нажатия
Макрокоманда «КомандыКлавиатуры» (SendKeys) используется в макросе для передачи нажатий клавиш в диалоговое окно, но нажатия клавиш не передаются.

Открытие диалогового окна прерывает выполнение макроса, поэтому макрокоманду КомандыКлавиатуры (SendKeys) следует поместить в макросе до макрокоманды, открывающей диалоговое окно. Для того чтобы выполнение макроса не прерывалось, следует задать для аргумента «Пауза» значение «Нет». Для получения дополнительных сведений о макрокоманде КомандыКлавиатуры (SendKeys) нажмите кнопку  [image].


Автоматическое создание ярлыка базы данных в папке «Избранное»

В папку «Избранное» помещают ярлыки баз данных и других часто используемых файлов, в том числе хранящихся на удаленных станциях, что позволяет не проводить каждый раз поиск этих файлов. Положение исходных файлов или папок при этом не изменяется.

1	В меню Файл выберите команду Открыть базу данных.

2	Выполните одно из следующих действий.

•	Для создания ярлыка вложенной папки или базы данных, выведенных в диалоговом окне «Открытие файла базы данных», выделите файл или папку, нажмите кнопку Поместить в папку "Избранное"  [image]  на панели инструментов, а затем выберите команду Добавить выделенный объект в папку "Избранное".

•	Для создания ярлыка папки, имя которой указано в поле «Папка», нажмите кнопку Поместить в папку "Избранное"  [image]  на панели инструментов и выберите команду Добавить 'имя папки' в личную папку.

Примечание.   Чтобы быстро открыть папку «Избранное» после запуска Microsoft Access в диалоговом окне Открытие файла базы данных нажмите кнопку Открыть папку "Избранное"  [image].


Почему при открытии или создании новой базы данных по умолчанию открывается папка «Мои документы»?

В предыдущих версиях файлы сохранялись в той же папке или каталоге, в которой были созданы. Однако при необходимости резервирования всех файлов пользователь обнаруживал, что эта операция является сложной и занимает много времени, поскольку файлы сохраняются в разных местах. Поэтому в Microsoft Access каждый раз при запуске приложения по умолчанию предлагается папка «Мои документы». Там можно хранить все файлы, при необходимости приходится резервировать только одну папку.

При переименовании или перемещении папки «Мои документы» Microsoft Windows запоминает новое имя папки. Это означает, что при перезапуске Microsoft Access папка «Мои документы» будет по-прежнему использоваться по умолчанию вне зависимости от ее имени и места хранения. Если папка «Мои документы» удаляется, то при повторном запуске приложения она автоматически воссоздается.

При желании пользователь может назначить другую папку в качестве используемой по умолчанию. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Выводится сообщение «Невозможно присоединить имя <имя>»

Данное сообщение выводится на экран, если в диалоговом окне Параметры запроса не были четко определены параметры, используемые для перекрестных запросов или для запросов, на которых основан перекрестный запрос или диаграмма. Для разрешения этой проблемы выполните следующие действия.

1	В запросе, содержащем данный параметр, в диалоговом окне Параметры запроса укажите параметр и его тип данных. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

2	В том же самом запросе установите свойство Заголовки столбцов (ColumnHeadings). Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Использование папок «Мои документы» и «Избранное»

Папку «Избранное» используют для сохранения ярлыков часто используемых баз данных, включая и находящиеся на удаленных компьютерах. Исходный файл или папка при этом не перемещается. Ярлык обеспечивает быстрый доступ к файлу без необходимости помнить его место расположения. Для получения дополнительных сведений об автоматическом добавлении ярлыка базы данных в папку «Избранное» нажмите кнопку  [image].

В папке «Мои документы» удобно хранить все исходные собственные базы данных и файлы. Это позволяет одновременно создавать резервные копии всех собственных документов. Папка «Мои документы» является папкой, используемой по умолчанию при создании новых баз данных Microsoft Access, если пользователь не указал другую папку, используемую по умолчанию. Для получения дополнительных сведений об используемой по умолчанию папке нажмите кнопку  [image].


После использования команды «Ввод данных» снова вывести записи на экран невозможно

•	В меню Записи выберите команду Удалить фильтр.


На экран выводится сообщение «Запрос содержит неоднозначные внешние связи»

Это может произойти при попытке запустить запрос с определенными комбинациями объединений. Для получения примера, что может вызвать такой конфликт, и сведений о способах его разрешения см. статью Q124937 «Explanation of 'Ambiguous outer joins' error message» в базе данных Microsoft Knowledge Base. Для связывания страницы поиска Microsoft Access Knowledge Base в сети Web нажмите кнопку  [image]. Для получения дополнительных сведений о доступе к базе данных Knowledge Base или другим техническим ресурсам нажмите кнопку  [image].


Создание запроса с параметрами, условия которого находятся в специальном диалоговом окне

Специальные диалоговые окна используются для определения условий для запроса, который является базовым для формы или отчета. Например, в специальном диалоговом окне могут быть определены записи, включенные в выводимый на печать отчет.

1	Создайте или откройте запрос, значения условий которого будут взяты из диалогового окна.

2	Убедитесь, что запрос содержит необходимые таблицы.

3	Добавьте в бланк запроса поля, связанные с каждым из элементов управления диалоговых окон, куда затем будут введены значения условий. Для каждого из данных полей в ячейку Условие отбора введите выражение, указывающее, что за определенными значениями условий необходимо обращаться к данному элементу управления диалогового окна. Если при создании выражения понадобится помощь, используйте построитель выражений. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

4	Добавьте в бланк запроса поля, значения которых должны возвращаться.

Например, можно создать форму диалогового окна «Сведения о клиенте», содержащую элемент управления для поля «КодКлиента». При вводе кода клиента в диалоговое окно запрос возвращает правильное название фирмы клиента, его адрес и город. Для создания такого запроса выполните следующие действия.

•	Добавьте поле «КодКлиента» в бланк запроса. В ячейку Условие отбора введите выражение, указывающее Microsoft Access, что за значением условия отбора, используемым запросом, следует обращаться к элементу управления «КодКлиента» в диалоговом окне. В этом случае необходимо ввести выражение Forms![Сведения о клиенте]![КодКлиента].

•	Добавьте в бланк запроса поля, значения которых должны возвращаться на основе значения «КодКлиента» (поля «Название», «Адрес» и «Город»).

Для получения дополнительных сведений об использовании форм для сбора и отображения данных см главу 3 «Использование форм для ввода, вывода и отбора данных» книги Разработка приложений для Microsoft Access 97.


Изменение размеров и пропорций рисунка в форме или отчете

Способ изменения размеров и пропорций рисунка зависит от того, будет ли данный рисунок использован как фоновый рисунок (подложка) или будет выведен в рамке рисунка, в свободной рамке объекта или в присоединенной рамке объекта.

Предполагаемые действия

Изменение размеров фонового рисунка

Изменение размеров рисунка выводящегося в рамке рисунка, в свободной или присоединенной рамке объекта


Изменение размеров и пропорций фонового рисунка

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет режиме конструктора отчета.

2	Установите указатель на область выделения формы или область выделения отчета и откройте окно свойств двойным нажатием кнопки мыши.

3	Выберите одно из следующих значений в ячейке свойства Масштабы рисунка.

•	Фрагмент. Отображает рисунок, сохраняя его настоящие размеры. Если рисунок больше окна формы, он обрезается.

•	Вписать в рамку. Изменяет размер рисунка, заполняя им все окно формы. Это значение может нарушить пропорции рисунка.

•	По размеру рамки. Изменяет размер рисунка, размещая его по всей длине или ширине окна форм. Рисунок не обрезается, и его пропорции не искажаются.

Примечание.   Если для свойства Мозаичный рисунок задано значение Да, следует выбрать для свойства Масштабы рисунка значение Фрагмент.


Создание и изменение кнопочной формы

При создании базы данных с помощью мастера автоматически создается кнопочная форма, помогающая перемещаться по базе данных. На кнопочную панель помещаются кнопки, при нажатии которых открываются формы или отчеты (или открываются другие кнопочные формы, с помощью которых открываются другие формы или отчеты), осуществляется выход из Microsoft Access или изменяется сама кнопочная форма. Диспетчер кнопочных форм позволяет создавать кнопочные формы, подобные тем, что создает мастер баз данных.

Предполагаемые действия

Создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм

Создание новой кнопочной формы, которая открывается из стартовой кнопочной формы

Изменение существующей кнопочной формы

Выбор кнопочной формы, автоматически открываемой при открытии базы данных

Удаление кнопочной формы


Создание новой кнопочной формы, которая открывается из стартовой кнопочной формы

1	Откройте базу данных.

2	Для открытия диалогового окна Диспетчер кнопочных форм выполните одно из следующих действий.

•	При создании кнопочной формы с помощью мастера баз данных нажмите кнопку Изменение элементов кнопочной формы в кнопочной форме, открывающейся при запуске.

•	При создании кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм выберите в меню Сервис команду Надстройки и подкоманду Диспетчер кнопочных форм.

3	Нажмите кнопку Создать.

4	Введите имя новой кнопочной формы и нажмите кнопку OK.

Имя новой кнопочной формы добавляется в поле Имя страницы кнопочной формы.

5	Выберите имя новой кнопочной формы и нажмите кнопку Изменить.

6	Нажмите кнопку Создать.

7	В поле Текст введите текст для первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите для нее команду в поле Команда. Например, введите текст Просмотр заказов, а затем выберите в поле Команда команду Открытие формы в режиме редактирования.

8	Для большинства выбранных команд под полем Команда открывается новое поле со списком. При необходимости, выберите нужный элемент в этом поле. Например, если в шаге 7 была выбрана команда Открытие формы в режиме редактирования, выберите имя нужной формы в поле Форма и нажмите кнопку OK.

9	Повторите шаги с 6 по 8 для создания всех нужных кнопок кнопочной формы. Чтобы изменить или удалить какую-либо из созданных кнопок, выберите имя этой кнопки в списке Элементы данной кнопочной формы и нажмите кнопку Изменить или Удалить. Чтобы изменить порядок кнопок в списке, выберите элемент и нажмите кнопку Вверх или Вниз.

10	Закончив создание кнопочной формы, нажмите кнопку Закрыть.


Изменение существующей кнопочной формы

1	Откройте базу данных.

2	Для открытия диалогового окна Диспетчер кнопочных форм выполните одно из следующих действий.

•	При создании кнопочной формы с помощью мастера баз данных нажмите кнопку Изменение элементов кнопочной формы в кнопочной форме, открывающейся при запуске.

•	При создании кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм выберите в меню Сервис команду Надстройки и подкоманду Диспетчер кнопочных форм.

3	Выберите кнопочную форму в списке Страницы кнопочной формы и нажмите кнопку Изменить.

4	Выберите кнопку кнопочной формы, которую требуется изменить, и выполните одно из следующих действий.

•	Для изменения текста подписи кнопки, команды, выполняемой при нажатии кнопки, или объекта, который открывается кнопкой, нажмите кнопку Изменить.

•	Для добавления кнопки нажмите кнопку Создать, введите текст подписи, а затем выберите для нее команду в поле со списком Команда. Для большинства выбранных команд под полем Команда открывается новое поле со списком. При необходимости, выберите нужный элемент в этом поле. Например, если выбрана одна из команд работы с формами, то в поле со списком Форма следует выбрать имя открываемой формы.

•	Для удаления кнопки нажмите кнопку Удалить.

•	При необходимости изменить порядок кнопок в списке выберите элемент и нажмите кнопку Вверх или Вниз.

5	Закончив изменение кнопочной формы, нажмите кнопку Закрыть.


Выбор кнопочной формы, автоматически открываемой при открытии базы данных.

1	Откройте базу данных.

2	Для открытия диалогового окна Диспетчер кнопочных форм выполните одно из следующих действий.

•	При создании кнопочной формы с помощью мастера баз данных нажмите кнопку Изменение элементов кнопочной формы в кнопочной форме, открывающейся при запуске.

•	При создании кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм выберите в меню Сервис команду Надстройки и подкоманду Диспетчер кнопочных форм.

3	Если имя кнопочной формы, которую требуется назначить стартовой кнопочной формой, присутствует в списке Страницы кнопочной формы, выберите это имя. В противном случае создайте кнопочную форму.

Инструкции

4	Нажмите кнопку По умолчанию.

При следующем открытии базы данных указанная кнопочная форма будет открываться автоматически.


Удаление кнопочной формы

1	Откройте базу данных.

2	Для открытия диалогового окна Диспетчер кнопочных форм выполните одно из следующих действий.

•	При создании кнопочной формы с помощью мастера баз данных нажмите кнопку Изменение элементов кнопочной формы в кнопочной форме, открывающейся при запуске.

•	При создании кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм выберите в меню Сервис команду Надстройки и подкоманду Диспетчер кнопочных форм.

3	Выберите удаляемую кнопочную форму в списке Страницы кнопочной формы и нажмите кнопку Удалить.


Сохранение формы в виде отчета

1	Переключитесь в окно базы данных.

2	Выберите вкладку Формы.

3	Щелкните правой кнопкой мыши сохраняемую форму.

4	В появившемся контекстном меню выберите команду Сохранить как отчет.

5	Введите имя для отчета в поле Имя отчета.

6	Нажмите кнопку OK.

7	Выберите вкладку Отчеты и дважды щелкните мышью на отчете для его предварительного просмотра.

Отчет будет иметь те же элементы управления и свойства, что и форма.


Указание для поля типа элемента управления, создающегося по умолчанию

1	Откройте таблицу, содержащую нужное поле, в режиме конструктора.

2	Для текстового, числового или логического поля выберите ячейку в столбце Тип данных.

3	В нижней половине окна выберите вкладку Подстановка.

4	В ячейке свойства Тип элемента управления выберите нужный тип в раскрывающемся списке.

Примечания

•	Для полей типа «Текстовый», «Числовой» и «Логический» допускается указание стандартного типа элемента управления. После определения стандартного типа элемента управления для поля, Microsoft Access автоматически создает элемент управления указанного типа при добавлении этого поля в форму или отчет. Для текстовых и числовых полей в качестве стандартного типа элемента управления можно выбрать поле, список или поле со списком (только для форм). Для логических полей допустимыми типами элементов управления, которые создаются по умолчанию, являются флажок, поле или поле со списком.

•	Чтобы поле выводилось на экран как поле со списком в таблице, но как текстовое поле в запросе, нужно для него установить, свойство Подстановка в режиме конструктора запроса в дополнение к свойству таблицы.


Создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм

При создании базы данных с помощью мастера автоматически создается кнопочная форма, позволяющая легко перемещаться по формам и отчетам базы данных. Пользователь имеет возможность создавать кнопочную форму самостоятельно с помощью диспетчера кнопочных форм.

1	Выберите в меню Сервис команду Надстройки и подкоманду Диспетчер кнопочных форм.

2	Если выводится приглашение подтвердить создание кнопочной формы, нажмите кнопку Да.

3	В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм нажмите кнопку Изменить.

4	В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы введите имя в поле Название кнопочной формы и нажмите кнопку Создать.

5	В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы введите текст подписи для первой кнопки и выберите команду в поле со списком Команда. Например, введите текст Просмотр заказов, а затем выберите в поле Команда команду Открытие формы в режиме редактирования.

6	Для большинства выбранных команд под полем Команда открывается новое поле со списком. При необходимости, выберите нужный элемент в этом поле. Например, если выбрана одна из команд работы с формами, то в поле со списком Форма следует выбрать имя открываемой формы.

7	Повторите шаги с 4 по 6 для создания всех нужных кнопок кнопочной формы. Чтобы изменить или удалить какую-либо из созданных кнопок, выберите имя этой кнопки в списке Элементы данной кнопочной формы и нажмите кнопку Изменить или Удалить. При необходимости изменить порядок кнопок в списке выберите элемент и нажмите кнопку Вверх или Вниз.

8	Закончив создание кнопочной формы, нажмите кнопку Закрыть.

Примечания

•	Диспетчер кнопочных форм позволяет создавать кнопочную форму, кнопки которой открывают другие кнопочные формы. С помощью описанных выше действий могут быть созданы несколько кнопочных форм. Для того чтобы сделать кнопочную форму стартовой кнопочной формой, которая открывается по умолчанию при запуске базы данных, выберите имя кнопочной формы в диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм и нажмите кнопку По умолчанию. Для того чтобы открыть из кнопочной формы другую кнопочную форму, выберите на шаге 5 команду Переход к кнопочной форме и укажите имя кнопочной формы, на которую требуется перейти.

•	При создании кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм Microsoft Access создает таблицу Элементы кнопочной формы, содержащую описания кнопок, выводящихся в форме, и выполняемых ими действий. Попытка изменить кнопочную форму в режиме конструктора формы, может привести к тому, что приложение перестанет работать. Если требуется внести в кнопочную форму существенные изменения, рекомендуется создать кнопочную форму заново, а затем указать новую форму в качестве стартовой формы. Для получения дополнительных сведений о назначении формы стартовой формой см. главу 1 «Создание приложений» в книге Разработка приложений для Microsoft Access 97.


Оптимизация работы с таблицами

Существует несколько возможностей оптимизировать работу с таблицами. Помимо перечисленных ниже советов, можно использовать анализатор быстродействия для анализа определенных таблиц в базе данных. Для получения дополнительных сведений по работе с анализатором быстродействия нажмите кнопку  [image].

•	Проектируйте таблицы, не содержащие избыточных данных. Хорошая структура таблицы является необходимым исходным условием для эффективного получения и обновления данных. Если все же таблицы содержат слишком много данных, используйте мастер анализа таблиц для разделения их на связанные таблицы, что повысит эффективность хранения данных. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Выбирайте подходящий тип данных для полей. Это поможет уменьшить размеры базы данных и увеличит скорость выполнения операций связи. При описании поля следует задать для него тип данных наименьшего размера, позволяющий хранить нужные данные. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку [image].

•	Создавайте индексы для сортируемых и объединяемых полей, а также для полей, используемых при задании условий отбора. Существенное повышение скорости выполнения запросов приносит индексирование полей, расположенных по обе стороны отношения, или создание связи между этими полями, а также индексирование всех полей, используемых для заданий условий отбора в запросе. Поиск записей при помощи диалогового окна Поиск также выполняется намного быстрее, если он ведется по индексированному полю.

Индексы занимают место на диске и замедляют операции добавления, изменения и удаления записей. Однако в большинстве случаев выигрыш в скорости получения данных перевешивает неудобства при обновлении данных. Если приложение обновляет данные очень часто, или если на жестком диске мало свободного места, использование индексов можно ограничить; во всех остальных случаях их следует использовать везде, где это возможно. Если данные в поле являются однозначными, обязательно используйте однозначный индекс.

•	В составном индексе, включающем несколько полей, используйте ровно столько полей, сколько для него необходимо. Для получения дополнительных сведений по использованию индексов нажмите кнопку [image].


Поле типа «Счетчик» и репликация

При репликации базы данных необходимо определить подходящий размер для поля типа «Счетчик», используемого в качестве ключевого поля таблицы. При использовании поля типа «Счетчик» как ключевого поля для таблицы в реплицированной базе данных следует установить для его свойства Размер поля (FieldSize) либо значение «Длинное целое», либо «Код репликации».

•	Если между операциями синхронизации реплик обычно добавляется менее 100 записей, то с целью экономии дискового пространства для свойства Размер поля (FieldSize) используется значение «Длинное целое».

•	Если между операциями синхронизациями добавляется более 100 записей, следует использовать значение «Код репликации» с целью предотвращения повторения значений в ключевых полях в разных репликах. Однако следует отметить, что в поле типа «Счетчик» с размером «Код репликации» генерируются 128-байтовые значения, требующие больше места на диске.


Указание файла рабочей группы с помощью параметров реестра

Осторожно!   Настоятельно рекомендуется использовать для изменения файла рабочей группы программу «Администратор рабочих групп» вместо прямого изменения параметров реестра. Программа «Администратор рабочих групп» открывает диалоговые окна, позволяющие легко присоединиться к существующей рабочей группе или создать новый файл рабочей группы. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

1	Запустите редактор реестра.

Инструкции

2	Откройте раздел \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines.

3	Установите указатель на параметр SystemDB в правой половине окна редактора и дважды нажмите кнопку мыши.

4	Введите в поле Значение новый путь и имя файла рабочей группы - например, C:\Workgroup\System.mdw. Если файл рабочей группы находится в сети, можно опустить букву диска, указав путь UNC.

5	Закройте редактор реестра.

6	Для загрузки новых параметров закройте и перезапустите Microsoft Access.

Примечание.   Можно использовать метод DAO DBEngine.SetOption для оперативного изменения значений реестра Microsoft Jet, действующего в течение только одного сеанса работы, не изменяя при этом значений реестра Windows. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Работа с автозаменой

Предполагаемые действия

Автоматическое исправление ошибок при вводе данных

Автоматическое исправление двух заглавных букв при вводе данных

Автоматическое написание дней недели с заглавной буквы при вводе данных

Добавление автоматически заменяемого элемента при проверке данных

Отмена автоматической замены конкретного элемента при вводе данных

Прекращение автоматического исправления вводящихся данных

Использование автозамены в тестовых полях и в списках


Изменение настроек Microsoft Access в реестре Windows

Microsoft Access сохраняет необходимые для его инициализации сведения в реестре Windows. Реестр Windows является централизованной базой данных, которая используется для установки и определения конфигурации программ и устройств, работающих в среде Windows. Реестр является аналогом файлов инициализации .ini, используемых в версиях Windows 3.x: Каждый раздел реестра аналогичен заключенному в квадратные скобки заголовку раздела в файле .ini, а параметры в разделе реестра аналогичны элементам раздела с соответствующим заголовком.

Осторожно!   Многие из параметров реестра, относящиеся к Microsoft Access, добавляются автоматически при установке Microsoft Access. Изменение значений установленных параметров может привести к возникновению ошибок, что в свою очередь потребует переустановки Microsoft Access. Настоятельно рекомендуется не изменять настройки реестра Windows самостоятельно. Однако, если изменения параметров или их значений являются необходимыми, следует их изменять только с помощью редактора реестра Windows. Изменять следует только те значения или параметры, которые явно документированы в приведенных ниже разделах справки. Измененные параметры вступают в действие при следующем запуске Microsoft Access. Рекомендуется также резервировать весь реестр или по крайней мере его изменяемые разделы. Для получения подробного описания см. в указателе встроенной справки в окне редактора реестра раздел «реестр: создание новой копии».

Предполагаемые действия

Настройка драйвера ядра базы данных Microsoft Jet версии 3.5

Настройка драйвера ядра базы данных Microsoft Jet версии 2.x

Настройка драйвера Lotus

Настройка драйвера Microsoft Excel

Настройка текстовых драйверов

Настройка драйвера HTML

Настройка драйверов Microsoft FoxPro и dBASE

Настройка драйвера Paradox

Настройка драйвера ODBC

Указание файла рабочей группы, определяющего ее

Указание, сохранены ли связи OLE в формате OLE версий 2.0 или 1.0

Настройка среды приложения профилей пользователей

Создание мастеров, построителей и надстроек.


Работа с редактором реестра

Осторожно!   Многие из параметров реестра, относящиеся к Microsoft Access, добавляются автоматически при установке Microsoft Access. Изменение значений установленных параметров может привести к возникновению ошибок, что в свою очередь потребует переустановки Microsoft Access. Настоятельно рекомендуется не изменять настройки реестра Windows самостоятельно. Однако, если изменения параметров или их значений в реестре являются необходимыми, следует их изменять только с помощью редактора реестра Windows. Изменять следует только те значения или параметры, которые явно документированы в приведенных ниже разделах справки. Измененные настройки реестра вступают в действие при следующем запуске Microsoft Access. Рекомендуется также резервировать весь реестр или по крайней мере его изменяемые элементы. Для получения подробного описания см. в указателе встроенной справки в окне редактора реестра раздел «реестр: создание резервной копии».

1	Для запуска редактора реестра в среде Windows 95 нажмите кнопку Пуск, выберите команду Выполнить, введите regedit и нажмите кнопку OK.

Для запуска редактора реестра в среде Windows NT в окне диспетчера программ или диспетчера файлов выберите команду Выполнить в меню Файл, введите regedt32 и нажмите кнопку OK.

2	Дважды щелкните значки разделов, открывающие путь к соответствующему разделу реестра. Параметры, определяющие работу Microsoft Access содержатся в двух основных разделах:

•	\HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access

•	\HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5

Если слева от значка раздела выводится символ «плюс» (+), данный раздел содержит другие вложенные разделы. Для того, чтобы изменить параметры, ходящие в раздел, откройте раздел в левой половине окна редактора реестра двойным нажатием кнопки мыши, а затем выберите параметр в правой половине окна также двойным нажатием кнопки мыши. В некоторых случаях приходится добавлять новые разделы или параметры. Для получения дополнительных сведений о добавлении разделов и параметров следует обратиться к встроенной справке редактора реестра.

Внимание!   Разделы, вложенные в раздел \Microsoft\Office\8.0\Access, относятся только к Microsoft Access 8.0. Разделы, вложенные в раздел \Microsoft\Jet\3.5, относятся к ядру базы данных Мicrosoft Jet, с помощью которого в Microsoft Access осуществляется доступ к данным. Изменение параметров в этих разделах затрагивает Microsoft Access 97 и другие программы, использующие ядро базы данных Microsoft Jet, например, Microsoft Excel 97, Visual Basic 4.0 или более поздняя версия, Visual C++ 4.0 или более поздняя, а также некоторые другие. Для изменения настроек ядра базы данных Microsoft Jet, которые будут действительны только для Microsoft Access, следует изменить параметры раздела \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5.


Перемещение элемента управления на выходную форму или отчет при помощи клавиатуры

1	Нажмите клавишу ALT для перемещения фокуса на меню.

2	Два раза нажмите клавиши CTRL+TAB для перемещения на панель элементов.

3	При помощи клавиши TAB переместите курсор на необходимый элемент управления.

4	Для перемещения элемента управления в правый верхний угол области данных выходной формы или отчета нажмите клавиши SHIFT+ENTER.

5	Убедитесь, что фокус все еще находится на элементе управления, и нажмите клавиши ALT+В+C для вывода окна свойств элемента.

6	Используйте клавиши управления курсором Налево и Вверх для перемещения элемента управления на желаемую позицию в выходной форме или отчете.


Указание сохранения связей OLE в формате OLE версии 2.0 или 1.0

Пользователь имеет возможность указать сохранение в Microsoft Access связей ОLE в формате OLE версии 2.0 или OLE версии 1.0. Формат OLE версии 2.0 сохраняет как абсолютные, так относительные ссылки на источники связи, а в формате OLE версии 1.0 сохраняются только абсолютные ссылки на источники. При абсолютных ссылках на источник данные принимаются из объекта, сохраненного как отдельный файл. Относительная ссылка на источник связи может указывать на данные из объекта, внедренного в документ. В среде, где одновременно используются версии Microsoft Access 8.0 и 1.x, для этого параметра следует задавать значение 1, обеспечивающее совместимость операций OLE с базами данных Microsoft Access версии 1.x.

1	Загрузите редактор реестра.

Инструкции

2	Установите курсор на раздел реестра \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access.

3	Выберите подраздел \Options двойным нажатием кнопки мыши. Если в столбце Параметр в правой части редактора реестра уже указано AllowOLE1LinkFormat, то переходите к пункту 6.

4	В меню Правка выберите команду  Создать, а затем выберите Параметр DWORD.

5	Введите AllowOLE1LinkFormat и нажмите клавишу ENTER.

6	Два раза нажмите кнопку мыши на AllowOLE1LinkFormat. Затем в поле Значение, чтобы сохранить формат связи OLE 1.0, введите 1, а для формата связи OLE 2.0 введите 0.

7	Закройте редактор реестра.

8	Для работы с новыми параметрами закройте и перезагрузите Microsoft Access.


Настройка среды приложения с помощью профилей пользователя

В Microsoft Access имеются свойства базы данных и параметры запуска, отвечающие основным требованиям пользователей по настройке приложения. Однако разработчиком приложения является сам пользователь, и для настройки среды приложения ему могут понадобиться дополнительные возможности, предоставляемые профилем пользователя.

Профиль пользователя - это особый набор разделов реестра Windows, который пользователь может использовать в дополнение к стандартным параметрам Microsoft Access и ядра базы данных Мicrosoft Jet и для определения дополнительных параметров. При загрузке приложения для определения профиля пользователя используется параметр /profile.

Например, профиль пользователя используется для:

•	предотвращения противоречий между стандартными параметрами Microsoft Access, которые пользователь может использовать для изменения свойств базы данных и параметров запуска, и его требованиями к приложению;

•	обеспечения согласованной работы при распределении приложений настроек пользователя, отвечающих его требованиям, и других программ, использующих Microsoft Jet;

•	проверки работы приложения с использованием разных конфигураций.

Для создания профилей пользователя и изменения среды приложения рекомендуется использовать мастера загрузки, определенного в Microsoft Office 97, издание для разработчиков.

Профиль пользователя можно создавать и в самом реестре Windows.

Предполагаемые действия

Создание профиля пользователя

Установка временных параметров в Microsoft Access


Создание профиля пользователя

Для создания профиля пользователя необходимо выполнить следующие действия.

1	Загрузить редактор реестра.

Инструкции

2	Установить курсор на раздел \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE.

3	Для предотвращения повторов добавить три вложенных раздела, используя следующий формат: \ваша организация\ваше приложение\номер версии.

4	В разделе \номер версии создать заново все поля, расположенные в разделе \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access и содержащие значения, в которые необходимо внести изменения (за исключением раздела \Profiles, который будет создан на этапе 7), а затем скопировать необходимые значения в каждое поле.

5	Внести необходимые изменения в значения.

6	Установить курсор на раздел \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access.

7	Ввести новый ключ и дать ему имя \Profiles.

8	Ввести значение строки в раздел \Profiles и дать ему имя, которое далее будет использовано в командной строке.

9	Ввести строку, указывающую расположение полей, созданных на этапе 3: \ваша организация\ваше приложение\номер версии.

10	Создать командную строку для приложения и в ней в двойных кавычках (") указать имя, введенное на этапе 8. Например,: MSAccess.exe /profile "ваш профиль" ваше приложение.mdb

Установление параметров, используемых наряду с параметрами ядра базы данных Jet 3.5

1	Установите курсор на раздел профиля \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\ваша организация\ваше приложение\номер версии.

2	Создайте раздел с именем \Jet\3.5\Engines.

3	Для каждого встроенного драйвера, настройку которого требуется переписать, выполните следующие действия.

•	Добавьте подраздел в раздел, созданный на шаге 2. Например, чтобы изменить настройку Jet Paradox, добавьте раздел с именем Paradox.

•	Введите в раздел соответствующие название и тип, а затем определите параметры

В качестве образца используйте подразделы и параметры из раздела \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5\Engines.

Примечания

•	Чтобы проверить, правильно ли приложение загрузило созданный профиль пользователя, используется аргумент acSysCmdProfile функции SysCmd. Например, пользователи могут случайно при помощи Windows Explorer открыть приложение и не использовать параметр /profile. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Можно также использовать метод DAO DBEngine.SetOption для оперативного изменения значений реестра Jet, действующего в течение только одного сеанса работы, не изменяя при этом значений реестра Windows. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Несмотря на то, что один и тот же раздел может быть представлен тремя разными путями, использоваться может только одно значение. В таких случаях параметры профиля пользователя имеют приоритет над параметрами Microsoft Access, а параметры Microsoft Access в свою очередь имеют приоритет над параметрами Microsoft Jet. Таблица, приведенная ниже, иллюстрирует порядок приоритетов, используя параметры ODBC ConnectionTimeout в качестве примера.

№	Расположение	Параметры реестра в разделе \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE…
1	Профиль пользователя	\ваша организация\ваше приложение\номер версии\ODBC\ConnectionTimeout=100
2	Microsoft Access	\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines \ODBC\ConnectionTimeout=300
3	Microsoft Jet	\Microsoft\Jet\3.5\Engines \ODBC\ConnectionTimeout=600
Если приложение использует командную строку, содержащую профиль пользователя, то Microsoft Access присваивает значение 100 параметру ConnectionTimeout. Если приложение использует командную строку, не содержащую профиль пользователя, то Microsoft Access присваивает значение 300 параметру ConnectionTimeout.


Установка временных параметров в Microsoft Access

1	Создайте профиль пользователя.

Инструкции

2	В разделе профиля пользователя создайте раздел с именем \Run-Time Options.

3	В разделе \Run-Time Options создайте разделы, определяющие следующие параметры приложения.

Параметры реестра Windows	Описание
AppTitleBar	Текст в заголовке главного окна приложения.
AppIcon	Значок в заголовке приложения или значок приложения, когда оно минимизировано.
AppHelpFile	Файл справки, используемый, когда пользователь обращается за помощью.
AppStartupScreen	Всплывающий экран, рисунок, который появляется при загрузке приложения.
Примечания

•	Параметры AppTitleBar и AppIcon используются при замене заголовка и значка Microsoft Access новыми заголовком и значком приложения. Параметры AppTitleBar и AppIcon связаны со свойствами загрузки заголовка и значка приложения базы данных. Для получения дополнительных сведений о свойствах загрузки параметров базы данных нажмите кнопку  [image].

•	Параметр AppHelpFile используется для определения файла справки приложения.

•	Параметр AppStartupScreen используется для вывода на экран заставки, определяющей и объявляющей о загрузке приложения. Необходимо отличать заставку от главной формы, определенной в диалоговом окне Параметры запуска. Заставка появляется на экране до главной формы.

•	Заставку можно также создавать при помощи рисунка с расширением .bmp. Для этого необходимо дать рисунку такое же имя, что и приложению базы данных, и поместить его в одну папку с приложением. Затем, используя Windows Explorer, создать ярлык для приложения, в котором в командной строке указать имя рисунка .bmp, и потом ввести его в поле Цель вкладки Ярлык диалогового окна Свойства ярлыка. Например,

"C:\Program Files\Microsoft Office\Office\MSAccess.exe C:\My Files\Taxes.mdb"

•	Если при открытии базы данных Microsoft Access находит такой файл, то он использует его в качестве заставки. Но временный параметр AppStartupScreen имеет преимущество перед заставкой, созданной таким образом.


Создание мастеров, построителей и надстроек

При разработке надстроек (мастеров, построителей, или меню надстроек), необходимо задать несколько свойств базы данных и в базе данных надстроек (*.mda) создать таблицу USysRegInfo с тем, чтобы она устанавливалась при помощи диспетчера надстроек. Для получения дополнительных сведений о том, какие свойства базы данных необходимо определить, и как скопировать пример из таблицы USysRegInfo, см. главу 17 «Создание мастеров, построителей и других надстроек» в книге Разработка приложений для Microsoft Access 97.


Копирование и перемещение данных

Предполагаемые действия

Копирование и перемещение данных из одного поля в другое

Копирование и перемещение данных из нескольких полей в режиме таблицы

Копирование и перемещение записей в режиме таблицы

Копирование и перемещение записей в форме

Копирование и перемещение данных из Microsoft Access в другие приложения

Копирование и перемещение записей из другого приложения в Microsoft Access


Проверка орфографии

Предполагаемые действия

Проверка орфографии в режиме таблицы

Проверка орфографии в режиме формы

Проверка орфографии в таблицах, запросах и формах в окне базы данных


Настройка драйвера Lotus

1	Загрузите редактор реестра.

Инструкции

2	Установите курсор на раздел \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5\Engines\Lotus и внесите необходимые изменения.

Для получения дополнительных сведений о настройках драйвера Lotus нажмите кнопку  [image].

3	Закройте редактор реестра.

4	Для работы с новыми установками закройте и перезагрузите Microsoft Access.

Внимание!   Изменение параметров этого раздела может повлечь за собой изменения и других программ, установленных на компьютере и использующих ядро базы данных Мicrosoft Jet для доступа к данным Lotus 1-2-3, таких как Microsoft Excel 97, Visual Basic 4.0 и далее, Visual C++ 4.0 и далее и, возможно, других. Для внесения изменений, используемых только Microsoft Access 97 установите курсор на раздел \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines\Lotus, и измените необходимые значения там. Если раздел \Lotus не существует, создайте его, а затем внесите значения.

Примечание. Можно также использовать метод DAO DBEngine.SetOption для оперативного изменения значений реестра Microsoft Jet, действующего в течение только одного сеанса работы, не изменяя при этом значений реестра Windows. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку [image].


Настройка драйвера Microsoft Excel

1	Загрузите редактор реестра.

Инструкция

2	Установите курсор на раздел \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5\Engines\Excel и внесите необходимые изменения.

Для получения дополнительных сведений о настройках драйвера Microsoft Excel нажмите кнопку  [image].

3	Закройте редактор реестра.

4	Для работы с новыми настройками закройте и перезагрузите Microsoft Access.

Внимание!   Изменение параметров этого раздела может повлечь за собой изменение и других программ, установленных на компьютере и использующих ядро базы данных Мicrosoft Jet для доступа к данным Microsoft Excel, таких как Microsoft Excel 97, Visual Basic 4.0 и далее, Visual C++ 4.0 и далее, и, возможно, других. Для внесения изменений, используемых только Microsoft Access 97 установите курсор на раздел \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines\Excel, и сделайте необходимые изменения там. Если раздел не существует, создайте его, а затем внесите значения.

Примечание.   Можно также использовать метод DAO DBEngine.SetOption для оперативного изменения значений реестра Microsoft Jet, действующего в течение только одного сеанса работы, не изменяя при этом значений реестра Windows. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Настройка текстовых драйверов

1	Загрузите редактор реестра.

Инструкция

2	Установите курсор на раздел \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5\Engines\Text и внесите необходимые изменения.

Для получения дополнительных сведений о настройке текстовых драйверов нажмите кнопку  [image].

3	Закройте редактор реестра.

4	Для работы с новыми установками закройте и перезагрузите Microsoft Access.

Внимание!   Изменение параметров этого раздела может повлечь за собой изменение других программ, установленных на компьютере и использующих ядро базы данных Мicrosoft Jet для доступа к текстовым данным, таких как Microsoft Excel 97, Visual Basic 4.0 и далее, Visual C++ 4.0 и далее, и, возможно, других. Для внесения изменений, используемых только Microsoft Access 97 установите курсор на раздел \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines\Text и сделайте необходимые изменения там. Если раздел текста не существует, создайте его, а затем внесите значения.

Примечание.   Можно также использовать метод DAO DBEngine.SetOption для оперативного изменения значений реестра Microsoft Jet, действующего в течение только одного сеанса работы, не изменяя при этом значений реестра Windows. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Настройка драйверов Microsoft FoxPro или dBASE

1	Загрузите редактор реестра.

Инструкция

2	Установите курсор на раздел \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5\Engines\Xbase и внесите необходимые изменения.

Для получения сведений о настройке драйверов FoxPro нажмите кнопку  [image].

Для получения сведений о настройке драйверов dBASE нажмите кнопку  [image].

3	Закройте редактор реестра.

4	Для работы с новыми настройками закройте и перезагрузите Microsoft Access.

Внимание!   Изменение параметров этого раздела может повлечь за собой изменение и других программ, установленных на компьютере и использующих ядро базы данных Мicrosoft Jet для доступа к данным dBASE или FoxPro, таких как Microsoft Excel 97, Visual Basic 4.0 и далее, Visual C++ 4.0 и далее, и, возможно других. Для внесения изменений, используемых только Microsoft Access 97 установите курсор на раздел \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines\Xbase и сделайте необходимые изменения там. Если раздел \Xbase не существует, создайте его, а затем внесите значения.

Примечание.   Можно также использовать метод DAO DBEngine.SetOption для оперативного изменения значений реестра Microsoft Jet, действующего в течение только одного сеанса работы, не изменяя при этом значений реестра Windows. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку [image].


Настройка драйверов Paradox

1	Загрузите редактор реестра.

Инструкция

2	Установите курсор на раздел \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5\Engines\Paradox и внесите необходимые изменения.

Для получения сведений о настройке драйверов Paradox нажмите кнопку  [image].

3	Закройте редактор реестра.

4	Для работы в новыми настройками закройте и перезагрузите Microsoft Access.

Внимание!   Изменение параметров этого раздела может повлечь за собой изменение и других программ, установленных на компьютере и использующих ядро базы данных Мicrosoft Jet для доступа к данным Paradox, таких как Microsoft Excel 97, Visual Basic 4.0 и далее, Visual C++ 4.0 и далее, и, возможно, других. Для внесения изменений, используемых только Microsoft Access 97 установите курсор на раздел \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines\Paradox и сделайте необходимые изменения там. Если раздел \Paradox не существует, создайте его, а затем внесите значения.

Примечание.   Можно также использовать метод DAO DBEngine.SetOption для оперативного изменения значений реестра Microsoft Jet, действующего в течение только одного сеанса работы, не изменяя при этом значений реестра Windows. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку [image].


Пути оптимизации работы нескольких пользователей

Для оптимизации работы базы данных в многопользовательской среде следует руководствоваться следующим.

•	В сетевом сервере должны находится только таблицы, а остальные объекты базы данных должны оставаться на компьютерах пользователей. Тогда работа базы данных будет намного быстрее, так как по сети передаются только данные. При помощи мастера разделения баз данных можно отделять таблицы от других объектов базы данных. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Необходимо выбрать подходящую стратегию блокирования записей. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Необходимо избегать противоречий при настройке параметров Период обновления, Период повторов обновления, Число повторов обновления и Период обновления ODBC. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Желательно оптимизировать работу таблиц. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Необходимо обеспечить работу базы данных с использованием связанных таблиц. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Необходимо наладить работу баз данных, связанных с таблицами SQL. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Необходимо преобразовать файл рабочей группы. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Просмотр и изменение общих свойств объекта базы данных

1	В окне базы данных выберите объект, свойства которого требуется изменить.

2	Нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

Для получения справки о каждом элементе диалогового окна нажмите кнопку со знаком вопроса  [image]  и выберите нужный элемент.

Примечание.   Содержимое поля Описание диалогового окна Свойства выводится также в окне базы данных в группе Описание при нажатии кнопки Таблица  [image]  на панели инструментов.


Изменение вида значков объектов в окне базы данных

1	В окне базы данных нажмите одну из следующих кнопок на панели инструментов: Крупные значки [image], Мелкие значки [image], Список [image] или Таблица [image].

2	Для сортировки объектов выберите в меню Вид команду Упорядочить значки и одну из следующих подкоманд: по имени, по типу, по дате создания или по дате изменения.


Изменение интерфейса пользователя Microsoft Access

Предполагаемые действия

Изменение размера кнопок панели инструментов

Добавление разделителя между группами кнопок панели инструментов, командами или меню

Создание настраиваемой панели инструментов для текущей базы данных

Создание специальных цветов для разделов и элементов управления форм или отчетов

Изменение цвета фона раздела или элемента управления

Быстрая вставка повторяющихся значений в столбец

Автозамена

Использование сочетаний клавиш

Использование служб текстового телефона Microsoft (TT/DD)


Обновление таблицы с помощью значений из другой таблицы

1	Создайте запрос на обновление, содержащий обновляемую таблицу и таблицу, служащую источником значений. Для того чтобы получить справку о создании запроса на обновление, нажмите кнопку  [image].

2	Если для таблиц еще не создано объединение, выполните объединение по полям, содержащим родственные данные. Для получения дополнительных сведений о создании объединения нажмите кнопку  [image].

Например, для копирования данных из поля «Марка» таблицы «Товары» в поле другой таблицы, выполните объединение двух таблиц по ключевым полям, которым можно присвоить имя «КодТовара».

3	Введите в ячейки строки Обновление для обновляемых полей выражения следующего вида:

[имяТаблицы].[имяПоля]

где имяТаблицы и имяПоля представляют имя таблицы и поля, в которых содержатся исходные данные. Например, для копирования данных из поля «Марка» таблицы «Товары» следует ввести в ячейки строки Обновление такое выражение: [Товары].[Марка].


Изменение порядка столбцов в объекте в режиме таблицы

1	Переведите курсор в поле в столбце, который требуется переместить.

2	Если все поле не выделено, нажмите клавишу F2.

3	Для выделения всего столбца нажмите клавиши CTRL+ПРОБЕЛ.

4	Для перехода в режим перемещения нажмите клавиши CTRL+F8.

5	Для того чтобы сдвинуть столбец вправо, нажмите кнопку СТРЕЛКА ВПРАВО.

Для того чтобы сдвинуть столбец влево, нажмите кнопку СТРЕЛКА ВЛЕВО.

6	Для выхода из режима перемещения нажмите клавишу ESC.

Примечание.   В режиме перемещения можно перемещать сразу несколько столбцов.


Добавление кнопки «Диаграмма» на панель инструментов

1	Переключитесь в нужный режим и проверьте, что панель инструментов, на которую следует добавить кнопку, выведена на экран.

2	Установите указатель на панель инструментов и нажмите правую кнопку мыши.

3	Выберите команду Настройка.

4	Выберите вкладку Команды.

5	В списке Категории выберите Панель элементов.

6	Переместите с помощью мыши кнопку Диаграмма  [image]  в нужное место на панели инструментов.


Просмотр контекстной справки

Просмотр контекстной справки для команд меню, команд контекстного меню, кнопок панели инструментов и других элементов экрана

1	Выберите в меню ? команду Что это такое?. Указатель мыши превратится в указатель со знаком вопроса.

2	Щелкните мышью элемент, по которому нужно получить справку.

Просмотр контекстной справки для параметров диалогового окна

1	Для получения справки по конкретному параметру нажмите кнопку со знаком вопроса  [image]. Указатель мыши превратится в указатель со знаком вопроса.

2	Щелкните мышью параметр, по которому нужно получить справку.

Совет.   Кнопка контекстной справки Что это такое?   может быть добавлена на панель инструментов. Для получения дополнительных сведений о добавлении кнопки на панель инструментов нажмите кнопку  [image]. Кнопка Что это такое? расположена в категории Окна и справка в диалоговом окне Настройка (на вкладке Команды).


Работа с базой данных в сети

Если компьютер подключен к сети, то с одной и той же базой данных могут одновременно работать несколько пользователей.

Совместный доступ ко всей базе данных

Можно поместить всю базу данных на сетевой сервер или в общую папку. Это наиболее легкий способ. Все пользуются одними и теми же данными и применяют одинаковые формы, отчеты, запросы, макросы и модули. Это удобно, когда все пользователи должны использовать базу данных одинаково или когда нет возможности обеспечивать поддержку пользователям, создающим свои собственные объекты.

Совместный доступ только к таблицам базы данных

Можно поместить на сетевой сервер только таблицы и хранить остальные объекты базы данных на компьютерах пользователей. В этом случае работа с базой данных происходит быстрее, так как по сети передаются только данные. Пользователи могут изменять формы, отчеты и другие объекты в соответствии со своими конкретными требованиями, не влияя при этом на работу других пользователей.

Для отделения таблиц от других объектов базы данных применяется мастер по разделению баз данных.

Совместный доступ к базе данных через Интернет

Пользователь легко может превратить объекты Access в страницы Web. При этом имеется возможность как экспорта объектов, например форм или таблиц, в формате HTML, так и публикации данных и приложений в сети Web с помощью специального мастера.

Создание реплики базы данных

При использовании двух компьютеров, например, стоящего в офисе и переносного, имеется возможность создавать с помощью портфеля Microsoft Windows реплики базы данных Microsoft Access и поддерживать синхронизацию этих реплик. При этом находящиеся в разных местах пользователи могут одновременно работать со своими копиями, а затем синхронизировать их по сети.

Создание приложения клиент/сервер

При работе в среде клиент/сервер, чтобы использовать имеющиеся дополнительные возможности и способы защиты, следует создавать приложения, работающие в конфигурации клиент/сервер. Для получения дополнительных сведений см. главу 19 «Разработка приложений клиент/сервер» в книге Разработка приложений для Microsoft Access 97.

Предполагаемые действия

Совместное использование базы данных на сетевом сервере

Совместное использование базы данных без сетевого сервера

Разделение базы данных на таблицы и интерфейс

Общие сведения об экспорте объектов Microsoft Access в Интернет

Общие сведения об использовании портфеля для репликации баз данных


Совместное использование базы данных на сетевом сервере

1	Создайте на сетевом сервере общую папку. Возможно, потребуется помощь администратора сети.

2	Скопируйте базу данных на сетевой сервер.

3	Убедитесь, что задано открытие базы данных для общего доступа. Эта настройка используется по умолчанию.

Инструкции

Примечание.   Каждый компьютер, работающий в сети, должен иметь свою собственную копию выполняемого файла Microsoft Access, соответствующую лицензионным соглашениям Microsoft Access.


Совместное использование базы данных без сетевого сервера

1	Скопируйте базу данных в общую папку. Дополнительные сведения о совместном использовании папок содержатся в справочных файлах Windows.

2	Убедитесь, что задано открытие базы данных для общего доступа. Эта настройка используется по умолчанию.

Инструкции

Примечание.   Каждый компьютер, работающий в сети, должен иметь свою собственную копию выполняемого файла Microsoft Access, соответствующую лицензионным соглашением Microsoft Access.


Разделение существующей базы данных на таблицы и объекты

Следующие действия приводят к разделению базы данных на два файла, в одном из которых содержатся таблицы, а в другом запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Это позволяет пользователям иметь доступ к общему источнику данных и при этом создавать свои собственные формы, отчеты и другие объекты.

1	Выберите в меню Сервис команду Надстройки и подкоманду Разделить базу данных.

2	Выполните действия, заданные в окнах диалога мастера по разделению баз данных.


Изменение данных в многопользовательской среде

В сети несколько пользователей могут одновременно работать с одними и теми же записями. Поскольку в то время, когда один пользователь пытается внести изменения в записи, другой пользователь может также вносить в них изменения или даже удалить данные, иногда возникают противоречия.

Microsoft Access позволяет отслеживать состояние записей во время внесения в них изменений и обеспечить использование самых свежих данных. Если два или несколько пользователей пытаются внести изменения в одну и ту же запись, на экране появляется сообщение, помогающее разрешить конфликт. Например, при попытке сохранить запись, заблокированную другим пользователем, на экране появляется имя заблокировавшего ее пользователя.

Чтобы облегчить отслеживание состояния записей, Microsoft Access отображает перечисленные ниже маркеры в области выделения текущей записи.

Маркер	Значение
	Запись является текущей; изменения в нее не вносились.
	В запись внесены изменения, которые еще не сохранены. Пока на экране находится этот маркер, другие пользователи не видят изменения, внесенные вами в эту запись. Если запись заблокирована, другие пользователи не смогут ее изменить. Для того чтобы освободить запись и сделать ее доступной для других пользователей, следует сохранить или отменить внесенные изменения.
	Запись заблокирована другим пользователем. В нее нельзя вносить изменения. При попытке ввести данные в заблокированную запись раздается звуковой сигнал.
Для получения дополнительных сведений о выборе способа блокировки записей нажмите кнопку  [image].


Выбор параметров блокировки записи при работе в сети

Когда один пользователь изменяет запись, Microsoft Access позволяет автоматически запретить другим пользователям вносить изменения до тех пор, пока первый пользователь не закончит внесение своих изменений.

Предоставление одному пользователю исключительного права доступа к записи называется блокировкой. Существуют три параметра блокировки.

•	Отсутствует. Изменяемая запись не блокируется. При попытке сохранить измененную запись, которую в это же время изменял другой пользователь, на экране появляется сообщение, предлагающее следующие возможности: сохранить данный вариант записи, уничтожив изменения, внесенные другим пользователем; скопировать свою измененную запись в буфер обмена; отказаться от собственных изменений. Этот параметр позволяет изменять записи в любое время, но при внесении изменений разными пользователями могут возникать конфликты.

•	Изменяемой записи. Microsoft Access блокирует изменяемую в данный момент запись, не позволяя изменять ее другим пользователям. Заблокированными могут оказаться другие записи, расположенные рядом на диске. Если другой пользователь пытается изменить заблокированную запись, в его объекте в режиме таблицы появляется маркер  [image].  Данный параметр гарантирует завершение всех начатых изменений. Это хороший выбор, если противоречия с другими пользователями возникают редко.

•	Всех записей. Microsoft Access блокирует все записи формы или объекта в режиме таблицы (и базовых таблиц) на весь период их открытия, поэтому другие пользователи не могут изменить или заблокировать записи. Этот параметр накладывает слишком  жесткие ограничения. Его следует использовать, только в тех случаях, когда есть уверенность, что именно вы имеете приоритетное право на изменение записей.

Чтобы получить сведения о выборе одной из этих стратегий, нажмите кнопку  [image].

Примечание.   При изменении данных из связанной таблицы базы данных SQL, поддерживающей протокол ODBC, Microsoft Access не блокирует записи. Вместо этого действуют правила блокировки этой базы данных SQL. В этом случае, независимо от выбранного параметра блокировки для конкретной базы данных, Microsoft Access ведет себя так, как будто выбрано значение Отсутствует.


Открытие базы данных по умолчанию в режиме монопольного или общего доступа

Следующие действия определяют способ открытия базы данных только на компьютере выполняющего их пользователя. Они не влияют на настройки по умолчанию на компьютерах других пользователей.

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры.

  Подсказка

2	Выберите вкладку Другие.

3	Для того чтобы другие пользователи могли открывать открытую вами базу данных, выберите параметр Общий доступ.

Для того чтобы иметь монопольный доступ к открытой базе данных, выберите параметр Монопольный доступ.

Примечания

•	В сети базу данных можно открывать для монопольного доступа и/или только для чтения, даже если по умолчанию принят режим общего доступа. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Если в сети действует система защиты, то можно запретить пользователям открывать базу данных для монопольного доступа, лишив их возможности получать такое право. Для получения дополнительных сведений об удалении прав доступа нажмите кнопку  [image].


Указание типа блокировки записей в сети, используемого по умолчанию

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры.

  Подсказка

2	Выберите вкладку Другие.

3	Выберите один из параметров в группе Блокировка по умолчанию.

Для получения дополнительных сведений об этих параметрах нажмите кнопку  [image].


Предотвращение конфликтов при блокировке записей в сети

Следующие четыре параметра помогают избежать конфликтов при блокировки записей в сети.

•	Период обновления. Этот параметр задает число секунд, по истечении которых Microsoft Access автоматически обновляет записи в объекте в режиме таблицы или в режиме формы. Допустимыми являются значения от 0 до 32 766 секунд. При обновлении текущего объекта в режиме таблицы или формы записи не сортируются заново, не добавляются новые записи и не убираются с экрана удаленные записи. Для того чтобы увидеть эти изменения, необходимо выполнить операцию обновления данных.

•	Период повтора обновления. Этот параметр задает число миллисекунд, по истечении которых Microsoft Access автоматически пытается сохранить измененную запись, заблокированную другим пользователем. Допустимыми являются значения от 0 до 1000 миллисекунд.

•	Число повторов обновления. Этот параметр задает число попыток сохранения измененной записи, заблокированной другим пользователем. Допустимыми являются значения от 0 до 10.

•	Период обновления ODBC. Этот параметр задает интервал, после которого Microsoft Access автоматически обновляет записи, доступ к которым осуществляется по протоколу ODBC. Допустимыми являются значения от 1 до 32 766 секунд.

Для получения дополнительных сведений о задании значений этих параметров нажмите кнопку  [image].


Задание значений параметров обновления при работе в сети и по протоколу ODBC

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры.

  Подсказка

2	Выберите вкладку Другие.

3	Введите значения в поля тех параметров, которые требуется изменить.

Для получения дополнительных сведений об этих параметрах нажмите кнопку  [image].


Советы по внесению изменений в объекты базы данных при работе в сети

•	Хотя допускается изменение базы данных во время работы с ней других пользователей, лучше создать макеты большинства объектов до того, как другие пользователи получат возможность открыть базу данных в сети. Для того чтобы при внесении серьезных изменений в структуру базы данных запретить другим пользователям доступ к этой базе данных, следует при открытии базы данных установить флажок Монопольный доступ в окне диалога Открытие файла базы данных.

•	Если другой пользователь открыл таблицу или просматривает данные в запросах, формах или отчетах, для которых эта таблица является базовой, изменять структуру этой таблицы нельзя. Появляется сообщение, что таблица доступна только для чтения.

•	Поскольку никто не может просматривать данные таблицы, которую другой пользователь открыл в режиме конструктора, открывайте таблицу в режиме конструктора только на строго необходимое время, если другим пользователям может потребоваться сама таблица или любые запросы, формы или отчеты, для которых она является базовой.

•	Если объекты зависят друг от друга, обновляйте их все одновременно, чтобы другие пользователи не начали работать с несогласованными версиями объектов. Например, при добавлении полей в форму следует до обновления формы добавить поля в базовый запрос.

•	Если внести изменения в запрос, форму или отчет, открытые другим пользователем, этот пользователь должен закрыть и снова открыть измененный объект, чтобы получить самую свежую его версию. В модулях языка Visual Basic для приложений другие пользователи не могут выполнить измененные процедуры Function или Sub, пока они не закроют и снова не откроют базу данных.

•	Если сохранить изменения, внесенные в макрос в то время, когда другой пользователь выполняет этот макрос, у этого пользователя может возникнуть ошибка. Во избежание этого открывайте базу данных для монопольного доступа перед изменением макросов.


Разрешение вопросов, связанных с просмотром в сети данных или объектов

Вопросы

Не удается изменить структуру таблицы

Не удается просмотреть данные в таблице

Не удается открыть объект базы данных


Не удается изменить структуру таблицы

•	Если другой пользователь открыл таблицу или просматривает данные в запросах, формах или отчетах, для которых эта таблице является базовой, то вносить изменения в структуру таблицы нельзя. Появляется сообщение, что таблица доступна только для чтения.

•	Возможно, у вас нет разрешения на изменение макета таблицы. Если общая база данных защищена, доступ к объектам обеспечивается людьми, которые ее создали или управляют ею. Права отдельного пользователя могут определяться группой, в которую он входит.


Не удается просмотреть данные в таблице

•	Нельзя просматривать данные в таблице, которую другой пользователь открыл в режиме конструктора. Подождите, пока таблица освободится. Открыв таблицу в режиме конструктора, держите ее открытой только необходимое время, если другим пользователям может потребоваться сама таблица или любые запросы, формы или отчеты, для которых она является базовой.

•	Возможно, у вас нет разрешения на изменение макета таблицы. Если общая база данных защищена, доступ к объектам обеспечивается людьми, которые ее создали или управляют ею. Права отдельного пользователя могут определяться группой, в которую он входит.


Не удается открыть объект базы данных

Возможно, у вас нет разрешения на открытие объекта. Если общая база данных защищена, доступ к объектам обеспечивается людьми, которые ее создали или управляют ею. Возможно, имеется разрешение на просмотр объекта, но нет права на его просмотр в режиме конструктора или права на его обновление. Права отдельного пользователя могут определяться группой, в которую он входит.


Открытие и закрытие помощника

•	Для открытия помощника нажмите кнопку Помощник  [image].

•	Для закрытия помощника нажмите кнопку Закрыть.


Перемещение помощника и его сообщений

•	Перетащите окно помощника в любое положение на экране.

Примечание.   Для вызова помощника после вывода на экран раздела справки щелкните любое место в окне Microsoft Access или закройте раздел справки.


Выбор другого помощника

1	Если помощника нет на экране, нажмите кнопку Помощник  [image]..

2	Нажмите кнопку Параметры.

Если кнопки Параметры нет на экране, щелкните окно помощника, а затем нажмите кнопку Параметры.

3	Выберите вкладку Коллекция, а затем при помощи кнопок Назад и Далее выберите необходимого помощника.

Примечания

•	Помощники «Планета Земля» и «Ученый» (недоступные при установке Microsoft Access с дискет 3.5") требуют для работы, чтобы монитор и адаптер поддерживали по крайней мере 256 цветов. Для получения сведений о том, как изменить количество цветов, см. справку Windows.

•	Пользователи, имеющие доступ к Интернету, могут загружать других помощников с узла Web. В меню ? выберите команду Microsoft на Web и подкоманду Основная страница Microsoft Office.


Разрешение вопросов, связанных с работой помощника

Возникающие вопросы

Неверная работа помощника

Невозможно выключить помощника

Отсутствие помощника

Помощник не выдает необходимой справки

Причины исчезновения панели элементов и панелей инструментов при выдаче справки

Особенности сообщений помощника

Случаи, когда нельзя получить совет


Неверная работа помощника

•	Некоторые помощники являются более активными, чем остальные. Для выбора другого помощника щелкните окно помощника правой кнопкой и выберите в контекстном меню команду Выбрать помощника. На вкладке Коллекция для просмотра имеющихся помощников используйте кнопки Назад и Далее. Наименее активным является помощник «Эмблема Office». Наиболее активными помощниками, работа которых наиболее часто сопровождается звуком, являются помощники «Колобок» и «Пес-барбос». Если Microsoft Access устанавливался с дискет 3.5", эти помощники не устанавливаются.

•	Для ограничения движения помощника по экрану щелкните окно помощника и нажмите кнопку Параметры. На вкладке Параметры снимите флажок Не закрывать данные.

•	Для отключения звука при работе помощника щелкните окно помощника и нажмите кнопку Параметры. На вкладке Параметры снимите флажок Звуковое сопровождение.

•	Окно помощника может быть двух размеров. Для изменения размера окна установите указатель на любую границу окна помощника. Когда указатель принимает форму двойной стрелки, перетащите границу до желаемого размера.


Невозможно отключить помощника

•	Чтобы закрыть помощника, щелкните окно помощника правой кнопкой, затем в контекстном меню выберите команду Скрыть помощника. Если помощник открыл совет, сообщение или справку, закройте их, а затем закройте помощника.

•	Чтобы помощник не давал справок о работе мастеров, щелкните окно помощника, а затем нажмите кнопку Параметры. На вкладке Параметры снимите флажок Отображать справку для мастеров.

•	Чтобы отключить помощника только для одного мастера, загрузите этого мастера, а затем нажмите кнопку Помощник  [image].

•	Отключить помощника от всех программ Microsoft Office можно при помощи программы установки Microsoft Access. Для получения дополнительных сведений об отключении помощника нажмите кнопку  [image].


Отсутствие помощника

Если помощник не выводится на экран, нажмите кнопку Помощник  [image].  Если помощник так и не появился на экране, то, возможно, он не был установлен во время установки. Для получения дополнительных сведений об установке помощника нажмите кнопку  [image].


Помощник не выдает нужной справки

Если помощник не выводится на экран, нажмите кнопку Помощник  [image].

•	Помощник выводит справку по интерфейсу Microsoft Office только при работе с не программируемыми компонентами приложений. При работе с программируемыми компонентами помощник по умолчанию выдает справки только по программированию.

Если при программировании необходимо получать справки на все темы, щелкните окно помощника, а затем нажмите кнопку Параметры. На вкладке Параметры установите флажок Просматривать две справочных системы при работе с VBA.


Причины исчезновения панели элементов и панелей инструментов при выдаче справки.

При получении справки либо с помощью помощника, либо по команде Вызов справки из меню ? панель элементов и перемещаемые панели инструментов временно скрываются. Это происходит потому, что при выводе на экран справки активным является не окно Microsoft Access, а окно справки. Панель элементов и перемещаемые панели инструментов возвращаются на экран автоматически. Для немедленного вывода панелей на экран щелкните любое место в окне Microsoft Access.


Получение справки без помощника

•	В меню ? выберите команду Вызов справки.

Совет.   Для получения справки без помощника при нажатии клавиши F1 нажмите кнопку Параметры. Если кнопки Параметры нет на экране, щелкните окно помощника, а затем нажмите кнопку Параметры. На вкладке Параметры снимите флажок Вызывать при нажатии клавиши F1.


Вывод на экран совета при загрузке Microsoft Access

1	Если на экране нет помощника, нажмите кнопку Помощник  [image].

2	Нажмите кнопку Параметры.

Если кнопки Параметры нет на экране, щелкните окно помощника, а затем нажмите кнопку Параметры.

3	На вкладке Параметры установите флажок Отображать совет дня при запуске.


Получение от помощника справок, советов и сообщений

Помощник отвечает на вопросы, выдает советы и справки об особенностях используемой программы Office. Помощник может выполнять следующие действия.

•	Подбирать разделы справки о выполняемом задании. Справка выдается еще до того, как к ней обратились. Например, если при изменении таблицы обратиться к помощнику, то он выдаст справку о работе с таблицами.

•	Выдавать советы о том, как более эффективно использовать особенности программы и сочетания клавиш.

•	Выдавать сообщения при работе, которые можно просмотреть либо в окне помощника, либо в другом диалоговом окне.

Помощник используется всеми программами Office. Изменение параметров помощника, таких как виды советов, отразится на его работе и в других программах Office. Для вывода на экран помощника после раздела справки щелкните любое место в окне Microsoft Access или закройте раздел справки.

Предполагаемые действия

Автоматическая выдача справок помощником

Вывод на экран советов помощника

Вывод на экран сообщений без использования помощника


Вывод на экран советов помощника

1	Если на экране нет помощника, нажмите кнопку Помощник  [image].

2	Нажмите кнопку Советы.

Если на экране нет кнопки Советы, щелкните окно помощника, а затем нажмите кнопку Советы.

3	Для вывода на экран другого совета используйте кнопки Назад или Далее.


Автоматическая выдача справок помощником

1	Если на экране нет помощника, нажмите кнопку Помощник  [image].

2	Нажмите кнопку Параметры.

Если кнопки Параметры нет на экране, щелкните окно помощника, а затем нажмите кнопку Параметры.

3	На вкладке Параметры установите флажок Подбирать разделы справки.


Вывод на экран сообщений без использования помощника

1	Если на экране нет помощника, нажмите кнопку Помощник  [image].

2	Нажмите кнопку Параметры.

Если на экране нет кнопки Параметры, щелкните окно помощника, а затем нажмите кнопку Параметры.

3	На вкладке Параметры снимите флажок Отображать сообщения программ.


Изменение размера окна помощника

1	Для изменения размера окна помощника установите указатель на границу окна, чтобы он принял форму двойной стрелки.

2	Перетащите границу окна до большего или меньшего размера.

Примечание.   Для вывода на экран помощника после раздела справки щелкните любое место в окне Microsoft Access или закройте раздел справки.

Совет.   Чтобы окно помощника, не используемое более 5 минут, автоматически преобразовывалось из большего размера в меньший, необходимо нажать кнопку Параметры. Если на экране нет кнопки Параметры, щелкните окно помощника, а затем нажмите кнопку Параметры. На вкладке Параметры установите флажок Не закрывать данные.


Включение и отключение звука в помощнике

Для озвучивания работы помощника в компьютере должна быть установлена звуковая плата.

1	В помощнике нажмите кнопку Параметры.

Если на экране нет кнопки Параметры, щелкните окно помощника, а затем нажмите кнопку Параметры.

2	На вкладке Параметры установите или снимите флажок Звуковое сопровождение.

Примечание.   Для вывода на экран помощника после раздела справки щелкните любое место в окне Microsoft Access или закройте раздел справки.


Особенности сообщений помощника

•	На экран сообщения могут выводиться одно за другим. Для просмотра нижнего сообщения необходимо закрыть верхнее.

•	Советы, сообщения и памятки исчезают с экрана при выводе справки, а при закрытии окна справки автоматически появляются снова. Для их вывода можно также щелкнуть любое место в окне Microsoft Access.

•	При переключении на другую программу, сообщения для первой программы выводиться на экран уже не будут. Выдаваемые сообщения касаются только используемой в данный момент программы и не относятся к той, на которую переключается пользователь.

•	Некоторые из сообщений помощника закрываются автоматически при нажатии кнопки в окне Microsoft Access. К ним относятся информационные сообщения, не требующие ответа со стороны пользователя. Например, при нажатии кнопки проверки орфографии, выводится сообщение, дающее знать, что проверка закончена. Повторить вывод на экран этих сообщений можно, только заново проделав действия, в результате которых они были выведены на экран. Например, еще раз проверив орфографию.

•	Если для одной программы помощник вывел на экран совет, то при переключении на другую программу совет будет выведен и для нее.


Случаи, когда нельзя получить совет

Если памятка Outlook находится на экране, то помощник не выдает совет. Чтобы закрыть памятку, выберите соответствующий переключатель, а затем выведите совет на экран.


Сочетания клавиш, используемые для работы с помощником

Цель	Сочетание клавиш
Активизация сообщений помощника	ALT+F6: нажимайте клавиши, пока помощник не станет активным.
Выбор справки из разделов, представленных в помощнике	ALT+цифра (1 - первый раздел, 2 - второй и т.д.)
Просмотр других разделов справки	ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ
Просмотр предыдущих разделов справки	ALT+СТРЕЛКА ВВЕРХ
Закрытие сообщение помощника	ESC
Получение справки от помощника	F1
Вывод на экран следующего совета	ALT+Д
Вывод на экран предыдущего совета	ALT+Н
Закрытие советов	ESC


Поиск файлов

Для поиска файлов используются диалоговые окна Открытие файла базы данных, Импорт и Связь (меню Файл), а также База данных для преобразования, База данных для сжатия, Восстановление базы данных, Сохранение файла MDE под именем и База данных для шифрования/дешифрования (меню Сервис). Файл можно найти по имени, типу, дате последнего изменения или содержащемуся в нем тексту. Также поиск осуществляется по специальным свойствам файла, таким как автор, тема, должность или дата создания.

Такие свойства как размер файла, дата создания и тип файла, задаются автоматически при создании файла. Дополнительно вводятся свойства, по которым можно быстро найти файл. Это ключевые слова и заметки.

Условия, используемые для поиска файлов, могут быть сохранены, изменены или удалены. Допускается использование и изменение всех сохраненных условий поиска в любом диалоговом окне.

Примечание.   В Microsoft Office 97 существует функция быстрого поиска. Создаютя индексы для увеличения скорости поиска файлов по их свойствам и содержанию. Для доступа к быстрому поиску дважды щелкните мышью кнопку Быстрый поиск на панели управления. Для получения дополнительной информации по использованию функции быстрого поиска нажмите кнопку Справка в диалоговом окне Быстрый поиск.

Предполагаемые действия

Открытие базы данных

Поиск файлов

Поиск файлов по их свойствам

Основное условие поиска, задаваемое в поле Имя файла

Подробное условие поиска, задаваемое в диалоговом окне Расширенный поиск файлов

Условия и значения в диалоговом окне Расширенный поиск файлов

Сохранение набора условий поиска

Изменение сохраненного набора условий поиска

Удаление сохраненного набора условий поиска

Сортировка списка файлов в диалоговых окнах Открытие файла базы данных, Импорт и Связи

Одновременный вывод на экран имен файлов из папок и подчиненных папок

Вывод на экран имен файлов из разных папок как единого списка


Выполнение поиска файлов

1	Выберите в меню Файл команду Открыть базу данных или установите указатель на пункт меню Внешние данные в меню Файл и выберите Импорт или Связь с таблицами, в зависимости от того, что нужно сделать. (Для поиска файлов также используются следующие диалоговые окна в меню Сервис: База данных для преобразования, База данных для сжатия, Восстановление базы данных, Сохранение файла MDE под именем и База данных для шифрования/дешифрования.)

2	В поле Папка выберите диск, на котором находится файл базы данных.

3	В списке папок дважды щелкните мышью папку, содержащую базу данных.

Для получения дополнительной информации по использованию поля Имя файла нажмите кнопку  [image].

4	Под заголовком Найти файлы, отвечающие условиям введите любое дополнительное условие поиска.

Для получения справки по любому из параметров нажмите кнопку со знаком вопроса [image],  а затем щелкните мышью любой параметр.

5	Для поиска всех подчиненных папок из выбранных папок, а также для просмотра папок, содержащих найденные файлы нажмите кнопку Команды и режимы [image],  а затем выберите команду Просмотреть вложенные папки.

6	Для создания более подробного условия поиска с использованием свойств файла нажмите кнопку Дополнительно.

Для получения дополнительных сведений по использованию диалогового окна Расширенный поиск файлов нажмите кнопку  [image].

7	Нажмите кнопку Найти.

8	Для отмены поиска нажмите кнопку Остановить.

Совет.   Для поиска файлов с использованием сохраненных наборов условий поиска нажмите кнопку Команды и режимы [image]  и в разделе Наборы условий поиска выберите нужный.


Сохранение набора условий поиска

1	Выберите в меню Файл команду Открыть базу данных или установите указатель на пункт меню Внешние данные в меню Файл и выберите Импорт или Связь с таблицами, в зависимости от того, что нужно сделать. (Для поиска файлов также используются следующие диалоговые окна в меню Сервис: База данных для преобразования, База данных для сжатия, Восстановление базы данных, Сохранение файла MDE под именем и База данных для шифрования/дешифрования.)

2	Укажите условие поиска.

Инструкции

3	Для открытия диалогового окна Расширенный поиск файлов нажмите кнопку Отбор. В этом окне можно указать более подробное условие поиска.

Инструкции

4	Нажмите кнопку Сохранить набор.

5	В диалоговом окне Сохранение набора условий поиска введите имя для сохраняемого набора.

Примечание.   Здесь можно использовать длинные (до 250 символов, включая пробелы), подробные имена наборов условий поиска.


Изменение сохраненного набора условий поиска

1	Выберите в меню Файл команду Открыть базу данных или установите указатель на пункт меню Внешние данные в меню Файл и выберите Импорт или Связь с таблицами, в зависимости от того, что нужно сделать. (Для поиска файлов также используются следующие диалоговые окна в меню Сервис: База данных для преобразования, База данных для сжатия, Восстановление базы данных, Сохранение файла MDE под именем и База данных для шифрования/дешифрования.)

2	Нажмите кнопку Дополнительно.

3	В диалоговом окне Расширенный поиск файлов нажмите кнопку Открыть набор.

4	Выберите имя изменяемого сохраненного набора условий поиска и нажмите кнопку Открыть.

5	В верхней части диалогового окна Расширенный поиск файлов выберите изменяемое условие и нажмите кнопку Удалить.

Значения параметров, с помощью которых было определено удаленное условие, появятся  в полях в группе Условие. Для восстановления удаленного условия нажмите кнопку Добавить

Для удаления всех условий и использования стандартных условий поиска нажмите кнопку Сброс.

6	В нижней части диалогового окна Расширенный поиск файлов укажите новый набор условий поиска.

7	Нажмите кнопку Добавить.

8	Нажмите кнопку Сохранить набор.

9	Для замены существующих сохраненных наборов условий поиска введите имя набора в диалоговом окне Сохранение набора условий поиска, нажмите кнопку OK, а затем Да.

Для присвоения нового имени измененному набору условий поиска введите новое имя и нажмите кнопку OK.


Поиск файлов с помощью их свойств

1	Выберите в меню Файл команду Открыть базу данных или установите указатель на пункт меню Внешние данные в меню Файл и выберите Импорт или Связь с таблицами, в зависимости от того, что нужно сделать. (Для поиска файлов также используются следующие диалоговые окна в меню Сервис: База данных для преобразования, База данных для сжатия, Восстановление базы данных, Сохранение файла MDE под именем и База данных для шифрования/дешифрования.)

2	В поле Папка выберите диск, на котором находится файл базы данных.

3	В списке папок дважды щелкните мышью папку, содержащую базу данных.

Для получения дополнительной информации по использованию поля Имя файла нажмите кнопку  [image].

4	В поле Свойство введите значение одного из свойств искомого файла.

Примечание.   При поиске файла, не являющегося базой данных Microsoft Access, его также можно найти по какой-либо фразе в файле, например, "яблочный пирог". Такая фраза должна быть введена в двойных кавычках ("").

5	Для поиска всех подчиненных папок из выбранных папок, а также для просмотра папок, содержащих найденные файлы нажмите кнопку Команды и режимы  [image],  а затем выберите команду Просмотреть вложенные папки.

6	Для создания более подробного условия поиска с использованием свойств файла нажмите кнопку Дополнительно.

Для получения дополнительных сведений по использованию диалогового окна Расширенный поиск файлов нажмите кнопку  [image].

7	Нажмите кнопку Найти.

8	Для отмены поиска нажмите кнопку Остановить.


Условия и значения в диалоговом окне «Расширенный поиск файлов»

Доступные отношения зависят от выбранного свойства. Некоторые операции требуют наличия значения. В этом случае при выборе свойства и операции поле Значение будет доступным.

В поле Значение для разделения нескольких значений используются операторы И и Или. Например, для поиска файлов, авторами которых являются Мэри или Джон, выберите параметр Автор в поле Свойства. В поле Отношение выберите параметр Содержит, а затем введите значение Мэри или Джон в поле Значение.

Текстовые значения

В поле Значение с отношением Содержит иногда используются подстановочные знаки. Введите знак вопроса (?) для поиска любого одиночного символа или звездочку (*) для поиска любой последовательности символов. Например,если ввести s?t, то будут найдены файлы sat и set; а если ввести s*d, будут найдены файлы sad и started.

Цифровые значения

Для использования отношения Число в диапозоне от...до... введите в поле Значение два числа, между которыми находится нужное значение, разделенные параметром и. Например, введите 1 и 5.

Значения даты

Для использования отношения В любое время с... по... введите в поле Значение две даты, разделенные параметром и. Например, введите 1 марта 1996 и 30 марта 1996.


Наборы условий поиска для поиска файлов

Выберите в меню Файл команду Открыть базу данных или установите указатель на пункт меню Внешние данные в меню Файл и выберите Импорт или Связь с таблицами, в зависимости от того, что нужно сделать. (Для поиска файлов также используются следующие диалоговые окна в меню Сервис: База данных для преобразования, База данных для сжатия, Восстановление базы данных, Сохранение файла MDE под именем и База данных для шифрования/дешифрования.)

Тип	Пример
Неполные имена файлов	Введите регион для поиска всех файлов, имена которых содержат строку "регион."
Расширения имен файлов	Введите *.txt для поиска всех текстовых файлов.
Подстановочные знаки	Для поиска файлов, имена которых заканчиваются строкой "регион", следует ввести *регион, для поиска имен "gray" и "grey" следует ввести gr?y. Звездочка (*) заменяет произвольное количество символов, а вопросительный знак (?) любой одиночный символ..
Полный путь к файлу	Введите С:\Хобби\Каталог книг. Если пользователь указывает букву диска, подкаталог или папку, то автоматически обновляется содержимое поля Папка, в поле Имя Файла выводится только имя файла, а затем открывается файл.
Несколько путей	Введите С:\Каталог книг;С:\Опись 1995. Обычно разделителем служит точка с запятой (;).
Подключение к Интернету	Для подключения к Интернету или к внутренней сети вашей организации введите адрес URL (только FTP и HTTP); например, ftp://ftp.microsoft.com/ или http://www.microsoft.com/.
Совет. Для того чтобы еще раз использовать введенное значение, выберите его в раскрывающемся списке в поле Имя файла.


 Удаление сохраненного набора условий поиска

1	Выберите в меню Файл команду Открыть базу данных или установите указатель на пункт меню Внешние данные в меню Файл и выберите Импорт или Связь с таблицами, в зависимости от того, что нужно сделать. (Для поиска файлов также используются следующие диалоговые окна в меню Сервис: База данных для преобразования, База данных для сжатия, Восстановление базы данных, Сохранение файла MDE под именем и База данных для шифрования/дешифрования.)

2	Нажмите кнопку Дополнительно.

3	В диалоговом окне Расширенный поиск файлов нажмите кнопку Открыть набор.

4	Выберите имя набора условий поиска и нажмите кнопку Удалить.


Сортировка списка файлов в диалоговых окнах «Открыть базу данных», «Импорт» и «Связь»

1	Выберите в меню Файл команду Открыть базу данных или установите указатель на пункт меню Внешние данные в меню Файл и выберите Импорт или Связь с таблицами, в зависимости от того, что нужно сделать. (Для поиска файлов также используются следующие диалоговые окна в меню Сервис: База данных для преобразования, База данных для сжатия, Восстановление базы данных, Сохранение файла MDE под именем и База данных для шифрования/дешифрования.)

2	Нажмите кнопку Команды и режимы  [image]  и выберите команду Сортировка.

3	Выберите нужные параметры.


Вывод на экран имен файлов из разных папок как единого списка

1	Выберите в меню Файл команду Открыть базу данных или установите указатель на пункт меню Внешние данные в меню Файл и выберите Импорт или Связь с таблицами, в зависимости от того, что нужно сделать. (Для поиска файлов также используются следующие диалоговые окна в меню Сервис: База данных для преобразования, База данных для сжатия, Восстановление базы данных, Сохранение файла MDE под именем и База данных для шифрования/дешифрования.)

2	Нажмите кнопку Команды и режимы  [image]  и выберите команду Просмотреть вложенные папки.

Файлы будут выведены на экран под соответствующими папками и подчиненными папками.

3	Нажмите кнопку Команды и режимы; [image] команда Показать без структуры будет уже отмечена. Выберите эту команду, чтобы снять отметку.

Файлы будут выведены в едином списке.


Одновременный вывод на экран имен файлов из папок и подчиненных папок

1	Выберите в меню Файл команду Открыть базу данных или установите указатель на пункт меню Внешние данные в меню Файл и выберите Импорт или Связь с таблицами, в зависимости от того, что нужно сделать. (Для поиска файлов также используются следующие диалоговые окна в меню Сервис: База данных для преобразования, База данных для сжатия, Восстановление базы данных, Сохранение файла MDE под именем и База данных для шифрования/дешифрования.)

2	Нажмите кнопку Команды и режимы  [image]  и выберите команду Просмотреть вложенные папки.


Разрешение вопросов при поиске и открытии файлов

Вопросы

Файл находится на диске или в папке, установленной в диалоговом окне Открытие файла базы данных, но он не выводится на экран.

При поиске файлов с использованием сохраненных наборов условий поиска отбирается меньшее количество файлов, чем ранее.

Проблемы с открытием файла в Интернете.


Файл находится на диске или в папке, установленной в диалоговом окне «Открытие файла базы данных», но он не выводится на экран.

Искомый файл может удовлетворять текущему условию поиска в диалоговом окне Открытие файла базы данных, Импорт, Связь, База данных для преобразования, База данных для сжатия, Восстановление базы данных, Сохранение файла MDE под именем или База данных для шифрования/дешифрования, но не удовлетворять остальным условиям. Попробуйте выполнить следующие действия.

•	Проверьте условие поиска, указанное в нижней части диалогового окна.

•	Нажмите кнопку Сброс, чтобы удалить все текущие условия поиска кроме текущей папки и типа файла, используемого по умолчанию. Попробуйте указать другие условия и нажмите кнопку Найти.

•	В поле Тип файлов выберите параметр Все файлы.

•	Для поиска во всех подкаталогах нажмите кнопку Команды и режимы, [image] а затем выберите команду Просмотреть вложенные папки.

•	Если в нижней части диалогового окна присутствует надпись Найти файлы, отвечающие условиям, нажмите кнопку Дополнительно, а затем проверьте правильность условия поиска в диалоговом окне Расширенный поиск файлов.

•	Файл может оказаться скрытым. Для того чтобы вывести все файлы, включая такие типы файлов как *.dll и *.sys, нажмите кнопку Пуск в Windows, выберите команду Программы и подкоманду Проводник. Выберите в меню Вид команду Параметры, а затем выберите параметр Отображать все файлы на вкладке Просмотр.


При поиске файлов с использованием сохраненных наборов  условий поиска отбирается меньшее количество файлов, чем ранее.

Проверьте, содержит ли набор условий поиска сетевой диск.

•	Если да, то убедитесь, что он доступен.

•	Если нет, то потерянные файлы могли быть удалены, переименованы или перемещены со времени последнего поиска.


Графические фильтры и форматы файлов, используемые Microsoft Access

В Microsoft Access есть возможность использования в выходных формах или отчетах графического формата файлов. Происходит это либо напрямую, либо при помощи отдельных графических фильтров. Для использования графических фильтров необходимо выбрать команду Рисунок в меню Вставка. Для вставки файлов формата Enhanced Metafile (.emf), точечных рисунков Windows (.bmp, .rle, .dib), метафайлов Windows (.wmf) и значков (.ico) не обязательно устанавливать отдельный графический фильтр. Однако такие фильтры необходимы для вставки всех остальных файлов графических форматов, перечисленных ниже.

Форматы файлов, требующие отдельного графического фильтра

AutoCAD Format 2-D (.dxf)	Computer Graphics Metafile (.cgm)
CorelDRAW (.cdr)	Encapsulated PostScript (.eps)
Graphics Interchange Format (.gif)	JPEG File Interchange Format (.jpg)
Kodak Photo CD (.pcd)	Micrografx Designer/Draw (.drw)
PC Paintbrush (.pcx)	Portable Network Graphics (.png)
Tagged Image File Format (.tif)	Targa (.tga)
WordPerfect Graphics (.wpg)	HG Graphics Language (.hgl, plt)
Macintosh PICT (.pct)
Если на компьютере Microsoft Access 97 установлен независимо от Office, то перечисленные выше графические фильтры не прилагаются. Для их установки необходимо иметь Microsoft Office 97, профессиональный выпуск или отдельные приложения Microsoft Word 97 и Microsoft Access 97.

Если отдельные графические фильтры не установлены, то для их добавления необходимо снова запустить программу установки Microsoft Office 97, профессиональный выпуск или Microsoft Word 97. Для получения дополнительных сведений об установке программ и их компонентов нажмите кнопку  [image].  Для получения дополнительных сведений о графических фильтрах см. документацию по Microsoft Word.


Контроль за работой над базой данных и поиск файлов при помощи Microsoft Outlook

Microsoft Outlook - это программа управления данными в рабочем окне, используемая для отправки почты, планирования собраний, встреч, событий, работы со списком контактных лиц, выполнения собственных заданий, распределения заданий между сотрудниками, а также для контроля за деятельностью фирмы. Некоторые свойства Outlook могут быть использованы при работе с другими программами Office. Задание, которое необходимо выполнить для работы над базой данных , можно добавить в список заданий в Outlook,  а также можно проследить работу с базой данных в дневнике Outlook.

Если программа Outlook не установлена, то для ее установки необходимо снова загрузить программу установки Office. Для получения дополнительных сведений об установке программы или ее компонентов нажмите кнопку  [image].

•	Дневник Outlook позволяет автоматически проверять все файлы, созданные в любой программе Office. Например, чтобы отследить базу данных по времени ее создания, а не по месту расположения, необходимо, чтобы каждый раз при работе с этой базой данных Outlook делал пометки в дневнике. Каждая пометка в дневнике соответствует одному действию. Отметки в дневнике показывают, когда был создан файл или когда имело место какое-либо действие, например, закрытие файла.

•	Для того, чтобы отследить только один файл из программы Office или других программ, то в дневнике Outlook необходимо вручную записывать каждое действие, произведенное с файлом.

•	Outlook служит для поиска файлов в любой программе Office, файлов в сети и документов Outlook. Это приложение применяется также для сортировки, группировки и изменения вида результатов поиска. Для открытия пункта или файла необходимо дважды щелкнуть его. Сохранять результаты поиска можно в виде файла, который будет использоваться также и остальными программами. Для начала поиска необходимо два раза щелкнуть сохраненный файл поиска.

Предполагаемые действия

Автоматическое отслеживание баз данных в дневнике Outlook

Запись работы любого файла в дневнике Outlook вручную

Использование Microsoft Outlook для поиска файлов или пунктов Outlook


Автоматическое отслеживание баз данных в дневнике Outlook

1	Запустите Outlook.

2	В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем выберите вкладку Дневник.

3	В списке Записывать также файлы из установите флажок Microsoft Access.

Примечание.   Базы данных, записываемые автоматически, могут появиться в дневнике Outlook через несколько минут.


Запись работы любого файла в дневнике Outlook вручную

1	Убедитесь, что файл, работу которого необходимо записать, закрыт.

2	Загрузите Outlook.

3	На панели Outlook нажмите кнопку Другие папки.

4	Дважды щелкните значок Мой Компьютер,  [image]  а затем найдите файл, который необходимо записать.

5	На панели Outlook нажмите кнопку Outlook и убедитесь, что значок Дневник  [image]  является видимым.

6	Перетащите записываемый файл в Дневник  [image].


Использование Microsoft Outlook для поиска файлов и пунктов Outlook

•	Нажмите кнопку Пуск Windows, выберите команду Поиск и подкоманду С помощью Microsoft Outlook.


Установка свойств файла

Свойства файла - это данные о файле, которые помогают его идентифицировать, например, заголовок, имя автора, тема и ключевые слова, определяющие темы или важные сведения в файле. Пользователь может установить свойства файла для любой активной базы данных и для любой базы данных Microsoft Access или файла Microsoft Excel, которую нужно импортировать или связать с таблицами.

Существуют три различных вида свойств файла.

•	Встроенные свойства файла. К таким свойствам относятся автор, заголовок и тема файла. Такие свойства уже созданы и в них можно вводить значения. Например, можно ввести имя автора, чтобы можно было организовать поиск всех баз данных, созданных определённым автором.

•	Настраиваемые свойства файла. Создаются пользователем и могут включать любую информацию . Например, можно создать свойство базы данных, содержащее информацию о номере ее версии.

•	Автоматически обновляемые свойства файла. К таким свойствам относится размер базы данных, даты её создания и внесения последних изменений. Например, можно организовать поиск всех баз данных, которые были созданы после 3 марта 1996 года или вчера последний раз были изменены.

Предполагаемые действия

Документирование характеристик и ключевых слов базы данных

Создание настраиваемых свойств базы данных, используемых при определении местонахождения файла

Изменение или удаление настраиваемых свойств базы данных

Просмотр списка объектов в активной базе данных

Просмотр атрибутов файла базы данных

Примечания

•	Все свойства за исключением тех, которые указаны на вкладках Общие и Статистика, могут быть изменены при помощи Visual Basic для приложений.

•	При попытке пользователя определить местонахождение базы данных с помощью окна диалога Открытие базы данных в Microsoft Access, Microsoft Word или Microsoft Excel, он может обозначить свойства, по которым нужно найти файл. Например, можно задать условие отбора для базы данных, у которой свойство Содержание включает таблицу с названием Поставщики.


Общие сведения о панелях инструментов, строках меню и контекстных меню

Панели инструментов, строки меню и контекстные меню позволяют организовать команды так, чтобы их можно быстро найти и использовать. В предыдущих версиях Microsoft Access панели инструментов состояли только из кнопок. В этой же версии панели инструментов могут состоять только из кнопок, только из меню или из того и другого. Это значит, что строки меню и контекстные меню являются лишь разновидностями панелей инструментов, что позволяет настраивать их одним и тем же способом. Например, несмотря на то, что встроенная строка меню по-прежнему появляется по умолчанию в верхней части экрана и содержит стандартные меню, такие как Файл, Правка и Вид, теперь в ней можно добавлять или удалять кнопки и меню, а также перемещать ее. Кроме того, при настройке встроенной строки меню, контекстных меню или панелей инструментов можно создавать собственные панели инструментов, строки меню и контекстные меню.

Для создания и настройки панелей инструментов, строк меню и контекстных меню, а также для установки свойств, влияющих на их вид и работу, используется диалоговое окно Настройка. Для его открытия выберите в меню Вид команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

Примечание.   Несмотря на то, что для создания строк меню и контекстных меню уже не нужны макросы, они по-прежнему действуют. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку [image].


Отображение или скрытие панели инструментов, строки меню или контекстного меню

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	На вкладке Панели инструментов установите или снимите флажок для элемента, который должен быть отображен или скрыт. Чтобы отобразить определенное контекстное меню, установите флажок Контекстные меню, и выберите категорию и имя открываемого контекстного меню. Чтобы отобразить специальное контекстное меню, выберите категорию Прочие.

Советы

•	Чтобы быстро спрятать перемещаемую панель инструментов, нажмите на ней кнопку Закрыть.

•	Чтобы быстро открыть или закрыть специальную панель инструментов или строку меню, щелкните правой кнопкой мыши любую панель инструментов или строку меню, а затем выберите имя строки в контекстном меню.


Перемещение панели инструментов или строки меню

1	Выполните одно из следующих действий.

•	На закрепленной панели инструментов или строке меню щелкните маркер перемещения [image].

•	На перемещаемой панели инструментов или строке меню щелкните область заголовка.

2	Перетащите панель инструментов или строку меню в новое положение. При перемещении панели инструментов или строки меню к границе окна программы она становится закрепленной.


Изменение размера панели инструментов или строки меню

•	Чтобы изменить размер перемещаемой панели инструментов или строки меню, установите указатель мыши на любой границе панели инструментов или строки меню. Когда указатель примет вид двухсторонней стрелки, перетащите границу.

Примечание.   Нельзя изменить размер закрепленной панели инструментов.


Создание специальной панели инструментов для открытой базы данных

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	На вкладке Панели инструментов нажмите кнопку Создать.

3	В поле Панель инструментов введите нужное имя и нажмите кнопку OK.

4	На вкладке Панели инструментов нажмите кнопку Свойства.

5	Установите нужные свойства и нажмите кнопку Закрыть.

Новая панель инструментов появится за диалоговым окном Настройка. Чтобы посмотреть на нее, переместите диалоговое окно Настройка в сторону и выполните шаг 6.

6	Чтобы закончить создание панели инструментов, выполните следующие действия.

•	Добавьте кнопки из диалогового окна Настройка. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Переместите или скопируйте кнопку с другой панели инструментов. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Примечания

•	Пользователь может добавить меню к панели инструментов.

•	Панели инструментов, содержащие кнопки, запускающие существующие макросы, создаются автоматически. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Специальную панель инструментов можно присоединить к форме или отчету. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Переименование специальной панели инструментов или строки меню

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	На вкладке Панели инструментов выберите имя панели инструментов или строки меню.

Примечание.   Чтобы открыть или закрыть панель инструментов или строку меню, установите или снимите флажок в диалоговом окне Панели инструментов.

3	Нажмите кнопку Переименовать.

4	Введите новое имя в поле Панель инструментов.

Примечание.   Нельзя переименовать встроенную панель инструментов или строку меню.


Удаление специальной панели инструментов или строки меню

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	На вкладке Панели инструментов выберите удаляемую панель инструментов или строку меню.

3	Нажмите кнопку Удалить.

Примечание.   Нельзя удалить встроенную панель инструментов или строку меню. При выборе встроенной панели инструментов или строки меню кнопка Удалить не доступна. Однако доступна кнопка Сброс; при нажатии на нее панели инструментов или строке меню будет возвращен первоначальный вид.


Восстановление исходных кнопок и меню на встроенной панели инструментов, строке меню или контекстном меню

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	На вкладке Панель инструментов выберите имя восстанавливаемой панели инструментов или строки меню. Для восстановления всех контекстных меню выберите панель инструментов Контекстные меню.

Примечание. Чтобы открыть или закрыть панель инструментов или строку меню, установите или снимите флажок в диалоговом окне Панели инструментов.

3	Нажмите кнопку Сброс.

Примечание.   Нельзя сбросить специальную панель инструментов или строку меню.


Добавление разделителей между панелями инструментов, командами меню или меню

Добавление разделителей позволяет создавать группы связанных друг с другом кнопок, команд и меню. Например, кнопки Создать базу данных, Открыть базу данных и Сохранить сгруппированы на панели инструментов База данных с разделителем после кнопки Сохранить.

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	Отобразите на экране панель инструментов, строку меню или контекстное меню, в которых нужно сгруппировать связанные друг с другом кнопки, меню или команды.

Инструкции

3	Оставьте открытым диалоговое окно Настройка. На панели инструментов, строке меню или контекстном меню щелкните правой кнопкой мыши кнопку, меню или команду, перед которой нужно добавить разделитель, а затем выберите команду Начать группу в контекстном меню.

Чтобы удалить разделитель, выберите команду Начать группу еще раз.


Изменение ширины поля со списком на панели инструментов

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	Отобразите на экране изменяемую панель инструментов.

Инструкции

3	При открытом диалоговом окне Настройка выберите на панели инструментов поле со списком, например, Шрифт или Размер шрифта.

4	Установите указатель мыши на левую или правую границу поля так, чтобы он представлял собой двустороннюю стрелку, а затем переместите границу поля, изменяя его ширину.


Изменение значка или текста на кнопке панели инструментов или команде меню

На кнопке панели инструментов можно вывести текст, значок или и то и другое. На команде меню можно вывести либо текст и значок, либо только текст. Текст для кнопки панели инструментов или команды меню можно изменить. Также можно изменить и значок на любой панели инструментов или команде меню, кроме тех, которые выводят на экран список или меню. Рисунок изменяется путем копирования и вставки значка с кнопки другой панели инструментов или команды меню, выбора из списка значков или создания значка в графической программе и последующей вставки его на кнопку панели инструментов или команду меню. Можно редактировать существующие значки кнопок или команд меню.

Предполагаемые действия

Вывод на экран только текста или текста и значка в команде меню

Вывод на экран текста, значка или и текста, и значка на кнопке панели инструментов

Переименование команды меню или кнопки панели инструментов

Копирование значка с одной кнопки панели инструментов или команды меню на другую

Копирование значка из графической программы на кнопку панели инструментов или команду меню

Выбор значка для кнопки панели инструментов или команды меню из списка значков

Редактирование значка кнопки панели инструментов или команды меню


Копирование значка с одной кнопки панели инструментов или команды меню на другую

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	Откройте панель инструментов, строку меню или контекстное меню с копируемым значком кнопки или команды меню. При копировании на другую панель инструментов или строку меню откройте и ее.

Инструкции

3	При открытом диалоговом окне Настройка выполните одно из следующих действий.

•	Чтобы скопировать рисунок кнопки панели инструментов, щелкните правой кнопкой мыши кнопку (на панели инструментов), которая содержит копируемый рисунок, и выберите команду Копировать значок на кнопке в контекстном меню.

•	Чтобы скопировать рисунок команды меню, выберите меню в строке меню или на панели инструментов или выберите контекстное меню, содержащее команду с копируемым значком. Щелкните правой кнопкой мыши команду меню, а затем выберите команду Копировать значок на кнопке в контекстном меню.

4	Выполните одно из следующих действий.

•	Чтобы вставить скопированный рисунок в кнопку панели инструментов, щелкните правой кнопкой мыши кнопку (на панели инструментов), в которую нужно вставить рисунок, а затем выберите команду Вставить значок для кнопки в контекстном меню.

•	Чтобы вставить скопированный рисунок в команду меню, выберите меню в строке меню или на панели инструментов или выберите контекстное меню, в которое нужно вставить рисунок. Щелкните правой кнопкой мыши команду меню, а затем выберите команду Вставить значок для кнопки в контекстном меню.

Примечание.   При изменении значка для команды встроенного меню (например, меню Правка) новый рисунок будет появляться во всех вариантах вывода на экран этого меню с этой командой.


Копирование значка из графической программы на кнопку панели инструментов или команду меню

Для пустого значка можно скопировать графический рисунок того же размера, что и встроенный значок кнопки или команды меню. Стандартный значок кнопки имеет размер 1616 пикселов. Поэтому рисунок большего размера может быть искажен, так как его размер будет подогнан под размер кнопки.

1	В графической программе скопируйте в буфер обмена нужный значок.

Для копируемого значка следует выбирать формат .bmp.

2	Переключитесь в Microsoft Access.

3	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

4	Откройте панель инструментов, строку меню или контекстное меню, содержащие изменяемый рисунок кнопки панели инструментов или команды меню.

Инструкции

5	При открытом диалоговом окне Настройка выполните одно из следующих действий.

•	Чтобы вставить скопированный рисунок в кнопку панели инструментов, щелкните правой кнопкой мыши кнопку (на панели инструментов) с изменяемым значком, а затем выберите команду Вставить значок для кнопки в контекстном меню.

•	Чтобы вставить скопированный рисунок в команду меню, выберите меню в строке меню или на панели инструментов или выберите контекстное меню, в которое нужно вставить рисунок. Щелкните правой кнопкой мыши команду меню, а затем выберите команду Вставить значок для кнопки в контекстном меню.

Примечание.   При изменении значка для команды встроенного меню (например, меню Правка) новый рисунок будет появляться во всех вариантах вывода на экран этого меню с этой командой.


Редактирование значка для кнопки панели инструментов или команды меню

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	Откройте панель инструментов, строку меню или контекстное меню, содержащие изменяемый рисунок кнопки панели инструментов или команды меню.

Инструкции

3	При открытом диалоговом окне Настройка выполните одно из следующих действий.

•	Чтобы отредактировать рисунок кнопки панели инструментов, щелкните правой кнопкой мыши кнопку, содержащую рисунок, а затем выберите команду Изменить значок на кнопке в контекстном меню.

•	Чтобы отредактировать рисунок команды меню, выберите меню в строке меню или на панели инструментов или выберите контекстное меню, содержащее команду со значком, который нужно отредактировать.

Щелкните правой кнопкой мыши команду меню, а затем выберите команду Изменить значок на кнопке в контекстном меню.

4	Сделайте необходимые изменения.

Примечание.   При изменении значка для команды встроенного меню (например, меню Правка) новый рисунок будет появляться во всех вариантах вывода на экран этого меню с этой командой.


Добавление кнопки к панели инструментов

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	Откройте панель инструментов, к которой нужно добавить кнопку.

Инструкции

3	Выберите вкладку Команды.

4	В поле Категории выберите категорию для команды, которая будет выполняться при нажатии на эту кнопку.

Добавляемый элемент	Выбираемый параметр
Встроенная кнопка	Соответствующее меню или категория
Кнопки для управления страницами HTML	Web
Кнопки для работы с SourceSafe	Элемент управления для работы с источниками
Кнопки для создания специальных элементов управления	Элементы ActiveX
Кнопки, открывающие формы, отчеты и другие объекты баз данных в стандартном виде	Один из следующих: Все таблицы, Все запросы, Все формы, Все отчеты
Кнопки, запускающие макрос	Все макросы
5	Перетащите нужную кнопку, объект или элемент ActiveX из поля Команды на открытую панель инструментов.

Примечания

•	Пользователь может добавлять кнопки, запускающие функции Visual Basic. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Чтобы быстро добавить кнопку, открывающую объект базы данных, следует перетащить с помощью мыши объект из окна базы данных на панель инструментов.

•	Пользователь может назначить клавишу для кнопки. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Панели инструментов, содержащие кнопки, запускающие существующие макросы, создаются автоматически. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Удаление кнопки панели инструментов

1	Откройте изменяемую панель инструментов.

Инструкции

2	Если диалоговое окно Настройка открыто, просто уберите кнопку с панели инструментов, если нет, то уберите кнопку, удерживая при этом клавишу ALT.

Примечание.   Встроенная кнопка после удаления с панели инструментов остается доступной в диалоговом окне Настройка. Однако специальная кнопка удаляется навсегда. Чтобы удалить специальную кнопку с данной панели инструментов, но сделать ее доступной для последующего использования, следует создать панель инструментов для хранения неиспользуемых в данный момент кнопок, переместить кнопку на эту панель и закрыть ее.


Перемещение или копирование кнопки панели инструментов

1	Откройте панель инструментов, содержащую кнопку, которую нужно переместить или скопировать, а также панель инструментов, на которую нужно переместить или скопировать кнопку.

Инструкции

2	Выполните одно из следующих действий.

•	Чтобы переместить кнопку панели инструментов при открытом диалоговом окне Настройка, просто перетащите в другое место на той же панели инструментов или на другую панель. Если диалоговое окно закрыто, выполните это, удерживая клавишу ALT.

•	Чтобы скопировать кнопку панели инструментов при открытом диалоговом окне Настройка, перетащите, удерживая клавишу CTRL. Если диалоговое окно закрыто, выполните это, удерживая клавиши CTRL+ALT.

Примечание.   Пользователь также имеет возможность переместить или скопировать кнопку с панели инструментов в меню.


Восстановление встроенной кнопки панели инструментов или команды меню

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	Откройте панель инструментов, строку меню или контекстное меню, содержащее восстанавливаемую кнопку или команду меню.

Инструкции

3	При открытом диалоговом окне Настройка выполните одно из следующих действий

•	Чтобы восстановить кнопку панели инструментов, щелкните правой кнопкой мыши восстанавливаемую кнопку (на панели инструментов) и выберите команду Сброс в контекстном меню.

•	Чтобы восстановить команду меню, выберите меню в строке меню или панели инструментов или выберите контекстное меню, содержащее восстанавливаемую команду. Щелкните правой кнопкой мыши команду меню и выберите команду Сброс в контекстном меню.

Примечание.   Команда Сброс недоступна для кнопки, которая выводит на экран список. Если рисунок был изменен на встроенной кнопке или команде, исходный рисунок можно восстановить, щелкнув правой кнопкой мыши кнопку или команду при открытом диалоговом окне Настройка, и выбрав команду Восстановить значок на кнопке в контекстном меню.


Вывод на экран текста, значка или текста и значка на кнопке панели инструментов

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	Откройте панель инструментов, содержащую изменяемую кнопку.

Инструкции

3	Оставьте открытым диалоговое окно Настройка. Щелкните правой кнопкой мыши на изменяемой кнопке на панели инструментов, а затем выберите нужный параметр в контекстном меню.

Примечания

•	Нельзя изменить формат текста и значка у кнопок, при нажатии на которые на экран выводится список или меню.

•	Если для кнопки установлен формат По умочанию, при ее копировании или перемещении в меню автоматически будет выдаваться имя команды и значок (установленный для меню по умолчанию).


Вывод на экран только текста или текста и значка в команде меню

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	Откройте строку меню, контекстное меню или панель инструментов, содержащую изменяемую команду меню.

Инструкции

3	При открытом диалоговом окне Настройка выберите меню в строке меню или на панели инструментов или выберите контекстное меню, содержащее изменяемую команду.

4	Щелкните правой кнопкой команду в меню и выберите нужный параметр в контекстном меню.

Примечания

•	Для некоторых команд не существует соответствующих значков, поэтому они выводятся в меню только как текст.

•	Команда меню не может быть выведена на экран только в виде значка. Однако если для команды установлен формат По умолчанию, при ее копировании или перемещении на панель инструментов команда автоматически будет выводиться в виде значка на панели инструментов или в строке меню (такой режим отображения устанавливается по умолчанию для панелей обоих типов).

•	При изменении способа отображения команды встроенного меню (например, меню Правка) новый способ отображения будет применяться во всех режимах вывода на экран этого меню с этой командой.


Переименование команды меню или кнопки панели инструментов

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	Откройте строку меню, контекстное меню или панель инструментов, содержащую изменяемую команду меню или кнопку панели инструментов.

Инструкции

3	При открытом диалоговом окне Настройка выполните одно из следующих действий.

•	Чтобы переименовать команду меню, выберите меню в строке меню или на панели инструментов или выберите контекстное меню, содержащее команду, которую нужно переименовать. Щелкните правой кнопкой мыши эту команду, введите новое имя в поле Переименовать в контекстном меню и нажмите клавишу ENTER.

•	Чтобы переименовать кнопку панели инструментов, щелкните ее правой кнопкой мыши, введите новое имя в поле Переименовать в контекстном меню нажмите клавишу ENTER.

Примечания

•	Если на кнопке панели инструментов не выводится текст, то и изменения имени не будет видно, кроме тех случаев, когда используется всплывающая подсказка. Для получения дополнительных сведений о выводе на экран текста, значка или и текста, и значка на кнопке панели инструментов нажмите кнопку  [image].

•	После указания нового имени для команды меню или кнопки панели инструментов, пользователь может назначить клавишу доступа. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку [image].


Перемещение или копирование меню в строку меню или панель инструментов

1	Откройте строку меню или панель инструментов, содержащую перемещаемое или копируемое меню, а также строку меню или панель инструментов, на которые оно будет перемещаться или копироваться.

Инструкции

2	Выполните одно из следующих действий.

•	Чтобы переместить меню при открытом диалоговом окне Настройка, просто перетащите его с помощью мыши на новое место в этой же или в другой строке меню или панели инструментов. Если диалоговое окно закрыто, сделайте это, удерживая клавишу ALT.

•	Чтобы скопировать меню, когда диалоговое окно Настройка открыто, перетащите его с помощью мыши, удерживая клавишу CTRL. Если диалоговое окно закрыто, выполните это, удерживая клавиши CTRL+ALT.


Удаление меню из строки меню или с панели инструментов

1	Откройте панель инструментов или строку меню, из которой нужно удалить меню.

Инструкции

2	Если диалоговое окно Настройка открыто, просто уберите меню из строки меню или панели инструментов. Если нет, сделайте это, удерживая клавишу ALT.

Совет.   Встроенное меню после удаления остается доступным в диалоговом окне Настройка. Однако специальное меню удаляется навсегда. Чтобы удалить специальное меню, но сделать его доступным для последующего использования, следует создать панель инструментов для хранения неиспользуемых в данный момент меню, переместить меню на эту панель и закрыть ее.


Добавление специального меню к строке меню или панели инструментов

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	Откройте строку меню или панель инструментов, к которой нужно добавить меню.

Инструкции

3	Выберите вкладку Команды.

4	В поле Категории выберите параметр Новое меню.

5	Перетащите Новое меню из поля Команды на выведенную на экран строку меню или панель инструментов.

6	Щелкните правой кнопкой мыши новое меню в строке меню или на панели инструментов и введите имя в поле Имя в контекстном меню. Нажмите клавишу ENTER.

7	Для завершения создания дополнительного меню выполните следующие действия.

•	Добавьте команды из диалогового окна Настройка. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Переместите или скопируйте команды из других меню. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Восстановление исходных параметров для встроенного меню

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	Откройте строку меню или панель инструментов, содержащую восстанавливаемое встроенное меню.

Инструкции

3	Оставьте диалоговое окно Настройка открытым. На панели инструментов щелкните правой кнопкой мыши восстанавливаемое меню и выберите команду Сброс в контекстном меню.

Примечание.   При восстановлении меню (например, меню Правка) восстанавливается во всех вариантах вывода на экран.


Переименование меню в строке меню или на панели инструментов

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	Откройте строку меню или панель инструментов, содержащую меню, которое нужно переименовать.

Инструкции

3	Оставьте диалоговое окно Настройка открытым. На панели инструментов щелкните правой кнопкой мыши изменяемое меню и введите имя команды в поле Имя в контекстном меню.


Добавление команды к меню

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	Откройте строку меню, контекстное меню или панель инструментов, к которой нужно добавить команду.

Инструкции

3	Выберите вкладку Команды.

4	В поле Категории выберите нужный параметр.

Добавляемый элемент	Выбираемый параметр
Встроенная команда	Соответствующее меню или категория
Кнопки для управления страницами HTML	Web
Кнопки для работы с SourceSafe	Элемент управления для работы с источниками
Кнопки для создания специальных элементов управления	Элементы ActiveX
Кнопки, открывающие формы, отчеты и другие объекты баз данных в стандартном виде	Один из следующих: Все таблицы, Все запросы, Все формы, Все отчеты
Кнопки, запускающие макрос	Все макросы
5	Перетащите нужную команду из поля Команды в меню в строке меню, на панели инструментов Контекстные меню или на любой другой. После того, как будет выведен список команд (или пустой бланк, если меню новое), выберите нужное расположение для команды в меню и отпустите кнопку мыши.

Примечания

•	Пользователь имеет возможность добавить команду, запускающую функции Visual Basic. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку [image].

•	Пользователь может назначить для команды клавишу. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	При добавлении команды в меню (например, меню Правка) эта команда появляется во всех вариантах вывода на экран этого меню.


Удаление команды из меню

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	Откройте строку меню, контекстное меню или панель инструментов, содержащую удаляемую команду.

Инструкции

3	При открытом диалоговом окне Настройка выберите меню в строке меню или на панели инструментов или выберите контекстное меню, содержащее удаляемую команду.

4	Уберите удаляемую команду с панели инструментов или из меню.

Примечание.   При удалении команды из встроенного меню (например, меню Правка) эта команда удаляется из всех вариантов вывода на экран этого меню.


Перемещение или копирование команды меню

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	Откройте строку меню, контекстное меню или панель инструментов, содержащую меню с командой, которую нужно переместить или скопировать. При перемещении или копировании команды на другую панель инструментов или строку меню откройте и ее.

Инструкции

3	При открытом диалоговом окне Настройка выберите меню в строке меню или на панели инструментов или выберите контекстное меню, содержащее команду, которую нужно переместить или скопировать.

4	Выполните одно из следующих действий.

•	Чтобы переместить команду, перетащите ее в нужное меню. После того, как будет выведен список команд (или пустой бланк, если меню новое), выберите нужное расположение для команды в меню и отпустите кнопку мыши.

•	Чтобы скопировать команду, проделайте все то же самое, удерживая клавишу CTRL.

Примечание.   При перемещении или копировании команды во встроенное меню (например, меню Правка) эта команда появляется во всех вариантах вывода на экран этого меню.


Вывод и скрытие всплывающих подсказок для панелей инструментов

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	Выберите вкладку Параметры.

3	Установите или снимите флажок Отображать подсказки для кнопок.

Примечание.   Эта настройка повлияет на все программы Microsoft Office.


Изменение размера всех кнопок панели инструментов одновременно

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	Выберите вкладку Параметры и установите или снимите флажок Крупные значки.

Примечание.   Эта настройка повлияет на все программы Microsoft Office.


Отображение или скрытие сочетаний клавиш в подсказках

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем подкоманду Настройка.

2	Выберите вкладку Параметры.

3	Установите или снимите флажок Включить в подсказки сочетания клавиш.

Примечание.  Эта настройка повлияет на все программы Microsoft Office, кроме Microsoft Excel.


Добавление узла протокола FTP в список узлов Интернета

Для облегчения открытия узлов протокола FTP их можно внести в список узлов Интернета. Для выполнения этой процедуры необходимо иметь корпоративную сеть или доступ к Интернету. Например, будучи зарегистрированным в Интернете и имея модем, можно подключаться к Интернету через службу доступа или через корпоративную сеть. Для получения сведений об установке доступа к Интернету см. Microsoft Office 97 Resource Kit. Для получения сведений о приобретении Resource Kit нажмите кнопку  [image].

1	Выберите команду Открыть базу данных  [image].

2	В поле Папка выберите команду Добавить/изменить адреса FTP.

3	В поле Имя узла FTP введите название узла протокола FTP, например, введите ftp://ftp.microsoft.com

4	Если необходимо войти в узел протокола FTP, позволяющий анонимное подключение, выберите команду Анонимно.

Если необходимо войти в узел протокола FTP, обеспечивающий привилегии для пользователей, то выберите команду Пользователь и введите пароль.

5	Выберите команду Добавить.


Удаление узла протокола FTP из списка узлов Интернета

1	Выберите команду Открыть базу данных  [image].

2	В поле Папка выберите команду Адреса Internet (FTP).

3	Нажмите правую кнопку мыши на узле протокола FTP, который необходимо удалить, а затем в контекстном меню выберите команду Удалить.


Изменение входного имени и пароля для узла протокола FTP

Для изменения способа подключения к узлу протокола FTP необходимо иметь корпоративную сеть или доступ к Интернету. Например, будучи зарегистрированным в Интернете и имея модем, можно подключаться к Интернету через службу доступа или через корпоративную сеть. Для получения сведений об установке доступа к Интернету см. Microsoft Office 97 Resource Kit. Для получения сведений о приобретении Resource Kit нажмите кнопку  [image].

1	Выберите Открыть базу данных  [image].

2	В поле Папка выберите команду Адреса Internet (FTP).

3	Нажмите правую кнопку мыши на узле протокола FTP, который необходимо изменить, а затем в контекстном меню выберите команду Изменить.

4	Внесите необходимые изменения.


Открытие начальной страницы Web

При запуске средств просмотра World Wide Web начальной страницей является первая страница средства просмотра. Установить ее можно в любой желаемый узел Web или в файл на жестком диске. Начальная страница открывается из панели инструментов Web. Она может содержать гиперссылки на другие файлы, находящиеся на компьютере, в сети или в Web.

Для выполнения данной операции панель инструментов Web должна быть выведена на экран. В меню Вид выберите команду Панель инструментов и подкоманду Web.

•	На панели инструментов Web нажмите кнопку Начальная страница  [image].

Примечание   Для получения сведений об изменении начальной страницы нажмите кнопку  [image].


Изменение начальной страницы Web

Для выполнения этой операции панель инструментов Web должна быть выведена на экран. В меню Вид выберите команду Панель инструментов и подкоманду Web.

1	Откройте файл, базу данных или таблицу, запрос, форму, отчет, которые необходимо использовать в качестве начальной страницы.

2	На панели инструментов Web нажмите кнопку Переход, а затем в контекстном меню выберите команду Начальная страница.

3	Нажмите кнопку Да.

Примечание.   При изменении начальной страницы в панели инструментов Web в программе Office новая начальная страница будет также использоваться и в средствах просмотра World Wide Web до тех пор, пока данное средство просмотра совместимо с Office.


Открытие страницы поиска Web

Страница поиска используется для поиска и перехода к другим узлам Интернета или к файлам в корпоративной сети. Многие страницы поиска предоставляют возможность поиска по разделам и ключевым словам. Другие предоставляют список гиперссылок на узлы Интернета или на файлы в корпоративной сети. Страница поиска открывается из панели инструментов Web.

Для выполнения данной операции панель инструментов Web должна быть выведена на экран. В меню Вид выберите команду Панель инструментов и подкоманду Web.

•	На панели инструментов Web выберите команду Найти в Web  [image].

Примечание.   Для получения дополнительных сведений об использовании страницы поиска нажмите кнопку  [image].


Изменение страницы поиска Web

Для выполнения данной операции панель инструментов Web должна быть выведена на экран. В меню Вид выберите команду Панель инструментов и подкоманду Web.

1	Откройте файл, который необходимо использовать в качестве страницы поиска.

2	На панели инструментов Web нажмите кнопку Переход, а затем выберите команду Найти в Web.

3	Нажмите кнопку Да.

Примечание.   При изменении страницы поиска в панели инструментов Web в программе Office новая страница поиска будет также использоваться и в средствах просмотра World Wide Web до тех пор, пока данное средство просмотра совместимо с Office.


Открытие последних просмотренных файлов

•	Для выполнения данной операции панель инструментов Web должна быть выведена на экран. В меню Вид выберите команду Панель инструментов и подкоманду Web. Для открытия предыдущего файла в журнале необходимо нажать кнопку Назад  [image]  на панели инструментов Web.

Для открытия следующего файла в списке использованных разделов необходимо нажать кнопку Далее  [image]  на панели инструментов Web.


Добавление активного файла в папку «Избранное»

При открытии файла в Интернете, World Wide Web, корпоративной сети или даже расположенного на жестком диске, рекомендуется поместить его в папку «Избранное» с тем, чтобы при следующем его открытии не пришлось вспоминать путь к файлу, который был указан в первый раз.

Если на жестком диске хранится база данных, то в папку «Избранное» можно добавить открытую базу данных или ее активный объект.

Для выполнения данной операции панель инструментов Web должна быть выведена на экран. В меню Вид выберите команду Панель инструментов и подкоманду Web.

•	На панели инструментов Web нажмите кнопку Избранное а затем выберите команду Поместить в папку "Избранное".


Закрытие всех панелей инструментов кроме Web

Для выполнения данной операции панель инструментов Web должна быть выведена на экран. В меню Вид выберите команду Панель инструментов, а затем подкоманду Web.

•	На панели инструментов Web нажмите кнопку Отображать только панель Web [image].

Внимание!   Чтобы вывести скрытые панели инструментов, снова нажмите кнопку Отображать только панель Web [image]  на панели инструментов Web.


Установка основы гиперссылки для базы данных

При создании гиперссылки в базе данных можно задать путь или адрес гиперссылки как путь к определенно расположенному файлу (абсолютная гиперссылка), который при помощи полного адреса определяет ее место назначения, например, c:\My Documents\Sales.doc. Также есть возможность создания относительной гиперссылки. Относительная гиперссылка используется при перемещении или копировании файла, содержащего гиперссылку или адрес  файла. Для изменения пути относительной гиперссылки необходимо установить основу гиперссылки для базы данных.

1	Откройте базу данных, для которой необходимо установить основу гиперссылки.

2	В меню Файл выберите команду Свойства базы данных, а затем перейдите к вкладке Документ.

3	В поле База гиперссылки введите путь относительной гиперссылки, который будет использован для всех гиперссылок, созданных в данной базе данных.


Проблемы при открытии файла в Интернете.

Для открытия файлов в узлах протокола FTP или в World Wide Web необходимо иметь доступ к Интернету. Например, будучи зарегистрированным в Интернете и имея модем, можно подключаться к Интернету через службу доступа или через корпоративную сеть. Для получения сведений об установке доступа к Интернету см Microsoft Office 97 Resource Kit. Для получения сведений о приобретении Resource Kit нажмите кнопку  [image].

•	Если все, перечисленное выше, выполнено, а проблемы все же остались, то узел может быть в данный момент перегружен. Попытайтесь открыть файл позже.


При выборе гиперссылки появляется сообщение об ошибке.

•	Адрес гиперссылки может быть удален или переименован.

•	Путь к гиперссылке мог указывать на определенно расположенный файл, определяющий место назначения гиперссылки при помощи полного адреса, например, c:\Мои документы\Sales.doc, а затем расположение данного файла могло измениться. Для изменения гиперссылки необходимо нажать правую кнопку мыши на гиперссылке, в контекстном меню установить указатель на команду Гиперссылка и выбрать команду Изменить гиперссылку.

•	Если в гиперссылке задан адрес в Интернете, то необходимо иметь доступ в Интернет. Если имеется модем и доступ в Интернет, то в данный момент узел может быть перегружен. Попытайтесь открыть файл позже.

•	Если в гиперссылке задан адрес во внутренней сети, рекомендуется проверить сетевые подключения и убедиться, что работает сетевой сервер. Кроме того, проверьте у администратора сети, имеется ли у вас доступ к адресу гиперссылки.


Страница поиска в Web

Для поиска файлов во внутренней сети в Microsoft Office используется страница поиска. Страница поиска в Web позволяет быстро найти файл, даже если его расположение не известно. Эта страница также позволяет быстро получить всю информацию на определенную тему, даже если она расположена за пределами рабочей группы. Например, поквартальный отчет компании или все файлы, касающиеся мероприятий компании.

Для получения страницы поиска в Web следует обратиться к администратору сети.


Установка стандартной рабочей папки для диалоговых окон «Открытие» и «Сохранение объекта»

При первом открытии диалоговых окон Открытие файла базы данных и Сохранение объекта после запуска Microsoft Access, папка «Мои документы» по умолчанию установлена как активная. Эта папка по умолчанию является активной в любой установленной программе Office. Кроме того, если установлена панель Office, то папка «Мои документы» также является активной и открывается при помощи кнопки Открыть базу данных на панели Office и при помощи команды Открыть документ Office в главном меню Windows. При использовании Microsoft Windows NT Workstation 3.51 по умолчанию устанавливается каталог Personal.

Папка «Мои документы» расположена в корневом каталоге. Каталог Personal помещается в программный каталог Windows NT Workstation. Эти папки удобно использовать для хранения документов, книг, презентаций, баз данных и других файлов.

Если установленная по умолчанию активная папка не была изменена, то изменить ее для Microsoft Access можно как в Windows, так и в Windows NT Workstation 3.51. Изменить установленную по умолчанию активную папку для всех программ Office можно только в Windows, в Windows NT Workstation 3.51 сделать это невозможно.

Предполагаемые действия

Изменение стандартной рабочей папки для Office

Изменение стандартной рабочей папки только для Microsoft Access


Изменение стандартной рабочей папки для Office

1	Сначала сохраните и закройте все файлы Office, а затем закройте все программы Office.

2	Для быстрого поиска файлов в проводнике Windows переместите или скопируйте их в папку «Мои документы».

3	Чтобы переименовать папку «Мои документы», выберите ее в проводнике Windows, а затем в контекстном меню выберите команду Переименовать. Введите новое имя папки и нажмите клавишу ENTER.

4	Для изменения расположения папки «Мои документы» переместите ее на новую позицию в проводнике Windows.


Изменение стандартной рабочей папки только для Microsoft Access

1	В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем вкладку Общие.

2	В поле Папка по умолчанию введите путь к папке, которая по умолчанию должна выводиться на экран как активная.

Например, введите c:\work


Описание панели Microsoft Office

Если установлен Microsoft Office, то для удобства доступа к наиболее часто используемым программам можно воспользоваться панелью Office. Она позволяет быстро начать разработку нового плана бюджета, найти и открыть презентацию, послать сообщение по электронной почте, запланировать встречу, дать задание, создать примечание или создать новое сообщение в дневнике Microsoft Outlook.

Панель Office можно переместить в любое положение на экране или временно скрыть ее. Если панель закреплена, то чтобы ее скрыть, необходимо в оконном меню панели Office  [image]  выбрать команду Автоматически убирать с экрана.

Для быстрого создания файлов всех типов при помощи панели Microsoft Office, например, Office Binder или книги Microsoft Excel, следует нажать кнопку Создать документ  [image]. Далее необходимо выбрать вкладку, содержащую желаемый тип файла, а затем дважды щелкнуть значок нужного файла или шаблона. Необходимая программа загружается автоматически.

Для быстрого поиска и открытия файлов из панели Office следует нажать кнопку Открыть документ  [image],  найти в списке нужный файл и дважды щелкнуть его.

При первом запуске Microsoft Office на экран выводится тольуо панель инструментов Office. Дополнительные кнопки и панели инструментов также являются доступными, но скрытыми. Для вывода на экран скрытых кнопок или панелей инструментов, необходимо щелкнуть любую панель инструментов на панели Office, а затем из контекстного меню выбрать команду Настройка. Например, чтобы легко открывать файлы или программы из рабочего стола Windows, даже если его не видно, необходимо выводить на экран панель инструментов  Рабочий стол на панели Office. Для отображения другой панели инструментов на панели Office нужно выбрать значок, соответствующий этой панели инструментов  [image]. Для вывода названия кнопки или панели инструментов необходимо поместить указатель мыши на значок, соответствующий данной кнопке или панели инструментов.

Также имеется возможность добавления своих собственных кнопок и панелей инструментов. Для добавления наиболее часто используемых файлов или программ в качестве кнопок на панели инструментов необходимо переместить их из окна проводника Windows или папки «Мой компьютер» на панель Office. В среде Windows NT Workstation 3.51 файлы необходимо переместить из диспетчера файлов на панель Office.

Если панель Office не установлена, то необходимо еще раз запустить программу установки Office. При запуске Windows панель Office загружается автоматически. Для получения дополнительных сведений об установке программы или ее компонента нажмите кнопку  [image].


Работа со временем, контактными лицами, заданиями и сообщениями при помощи панели Office

Если на компьютере установлен Microsoft Office и Microsoft Outlook, на панели инструментов Office на панели Office есть шесть ярлыков, представляющих наиболее распространенные свойства Microsoft Outlook.

Действие	Кнопка
Отправка почты из Outlook	Создать сообщение
Добавление новой встречи в Календарь Outlook	Создать встречу
Добавления нового задания в список заданий Outlook	Создать задачу
Создания контакта в Outlook	Создать контакт
Записи действий вручную в журнале в Outlook	Создать запись в дневнике
Создание примечаний в Outlook	Создать заметку


Описание Microsoft Camcorder

Если Office устанавливался с компакт-диска, то для записи действий, процедур и звукозаписи с компьютера можно использовать Microsoft Camcorder. Запись можно сохранить как видеозапись, а затем проиграть ее с помощью Camcorder. Можно также сохранить видеозапись как отдельную программу, которую затем можно переслать другим пользователям, которое смогут ее воспроизвести, даже не имея Camcorder. Например, Camcorder позволяет создать учебную компьютерную программу, доступную для других пользователей. Пользователь имеет возможность задать параметры видеозаписи, такие как клавиша, останавливающая видеозапись, качество записываемого звука, а также вывод окна Camcorder поверх открытых окон программ.

Запустить Camcorder в среде Microsoft Windows NT Workstation невозможно, для воспроизведения видеозаписи следует запустить ее как отдельную программу.

Для получения дополнительных сведений об использовании Microsoft Camcorder см. справку Microsoft Camcorder.

Примечание.   Если Microsoft Camcorder еще не установлен, то необходимо вставить компакт-диск с Microsoft Office в устройство для чтения компакт-дисков и запустить Microsoft Camcorder Setup. Для этого нужно дважды щелкнуть папку ValuPack на компакт-диске, затем папку MSCam, далее необходимо выбрать команду Camcordr.exe. Для запуска Microsoft Camcorder нужно нажать кнопку Пуск в окне Windows, установить указатель на пункт Программы и выбрать команду Microsoft Camcorder.


Не работает программа Office.

В этом случае программа Office или ее компонента могут быть не установлены, или могут быть перемещены, или же может не хватать каких-либо файлов, необходимых для работы программы. Для получения дополнительных сведений об установке программы Office или ее компоненты нажмите кнопку  [image].

Если при совместном использовании программы Office, такой как редактор формул, после ее переустановки было получено неверное сообщение, это может означать, что программа была неправильно зарегистрирована. Для правильной регистрации программы совместного использования необходимо выполнить следующие шаги.

1	В меню Пуск  выберите команду Выполнить.

2	В поле Открыть введите путь к программе Setup для Microsoft Access или для Microsoft Office, расположенным на компакт-диске, Setup диск 1 или на сетевом диске, с которого программа бала установлена, а затем символы /y /r.

Например, введите d:\Setup /y /r

3	Нажмите кнопку OK.

Примечание.   В среде Windows NT Workstation 3.51 выберите команду Run в меню File в диспетчере файлов или в диспетчере программ. В поле Command Line введите путь к программе установки, а затем символы /y /r.


Установка принтера по умолчанию

Чтобы выполнить эту процедуру необходимо иметь установленный принтер. Для получения дополнительных сведений об установке принтера нажмите кнопку  [image].

1	В меню Windows Пуск установите курсор на пункт Настройка, а затем выберите команду Принтеры.

2	При помощи правой кнопки мыши выберите значок для принтера, который должен использоваться по умолчанию, а затем в контекстном меню выберите команду Установить по умолчанию.

Если эта команда уже выбрана, то данный принтер используется по умолчанию.

Примечание.   В среде Windows NT Workstation 3.51 запустите панель управления Windows, а затем дважды щелкните значок «Printers». На панели инструментов диспетчера печати выберите принтер в поле Default.


Установка нового принтера

Для получения сведений об установке принтера в среде Windows NT Workstation 3.51 см. документацию по работе с Windows NT Workstation.

1	В меню Windows Пуск выберите пункт Настройка, а затем нажмите кнопку Принтеры.

2	Дважды щелкните значок Установка принтера  [image].

3	Следуйте инструкциям, выводимым мастером.

Если необходимо распечатать пробную страницу, убедитесь, что принтер включен и готов к печати.

Важно!  При использовании сетевого принтера для быстрой его установки необходимо два раза щелкнуть значок «Сетевое окружение» на рабочем столе Windows. Щелкните значок «Принтеры», затем в меню Файл выберите команду Установить.


Просмотр состояния принтера и печатаемых файлов

•	Дважды щелкните значок принтера, расположенный рядом с часами на панели задач Windows.

Когда печать файла завершена, значок принтера исчезает.

Примечание.   В среде Windows NT Workstation 3.51 запустите панель управления Windows, затем дважды щелкните значок «Printers». Выберите окно принтера, состояние которого необходимо узнать.


Удаление файла

1	Нажмите кнопку Открыть  [image].

2	В поле Папка выберите диск или папку, содержащую файл, который нужно удалить.

3	Выберите из списка папку, содержащую файл, который необходимо удалить.

Если в списке желаемый файл найти нельзя, то можно воспользоваться поиском.

Инструкции

4	Щелкните правой кнопкой мыши файл, который необходимо удалить, затем в контекстном меню выберите команду Удалить.


Переименовние файла

1	Выберите команду Открыть  [image].

2	В поле Папка выберите диск или папку, содержащую файл, который необходимо переименовать.

3	Выберите из списка папку, содержащую необходимый файл.

Если в списке желаемый файл найти нельзя, то можно воспользоваться поиском.

Инструкции

4	Щелкните правой кнопкой мыши файл, который необходимо переименовать, затем в контекстном меню выберите команду Переименовать.

5	Введите новое имя, а затем нажмите ENTER.


Копирование файла

Для получения сведений о работе этой процедуры в среде Windows NT Workstation 3.51 см. документацию по работе Windows NT Workstation.

1	Выберите команду Открыть  [image].

2	В поле Папка выберите диск или папку, содержащую файл, который необходимо скопировать.

3	Выберите из списка папку, содержащую необходимый файл.

Если в списке желаемый файл найти нельзя, то можно воспользоваться поиском.

Инструкции

4	Щелкните правой кнопкой мыши файл, который необходимо скопировать, а затем в контекстном меню выбрать команду Копировать.

5	В поле Папка выберите диск или папку, в которую необходимо скопировать файл.

6	Выберите из списка папку, в которую нужно скопировать файл.

7	Убедитесь, что не выбрано никаких файлов, а затем в контекстном меню выберите команду Вставить.

Если в списке выбран какой-нибудь файл, то команда Вставить недоступна.


Перемещение файла

Для получения сведений о работе этой процедуры в среде Windows NT Workstation 3.51 см. документацию по Windows NT Workstation.

1	Выберите команду Открыть  [image].

2	В поле Папка выберите диск или папку, содержащую файл, который необходимо переместить.

3	Выберите из списка папку, содержащую необходимый файл.

Если в списке желаемый файл найти нельзя, то можно воспользоваться поиском.

Инструкции

4	Щелкните правой кнопкой мыши файл, который необходимо переместить, а затем в контекстном меню выберите команду Вырезать.

5	В поле Папка выберите диск или папку, в которую необходимо скопировать файл.

6	Выберите из списка папку, в которую необходимо переместить файл.

7	Убедитесь, то не выбран никакой файл, затем в контекстном меню выберите команду Вставить.

Если в списке выбран какой-нибудь файл, то команда Вставить недоступна.


Печать справки

1	В окне со справкой выберите команду Параметры.

2	Выберите команду Печать справки.


Минимизация всех окон программ на рабочем столе Windows

Эта процедура недоступна в среде Windows NT Workstation 3.51.

•	Щелкните правой кнопкой мыши панель задач Windows, а затем в контекстном меню выберите команду Свернуть все.


Установка разрешения экрана

1	В меню Windows Пуск выберите команду Настройка и подкоманду Панель управления.

2	Дважды щелкните значок Экран  [image].

3	Выберите вкладку Параметры.

4	Для изменения разрешения экрана в поле Рабочий стол переместите ползунок.

Примечания

•	В Windows NT Workstation 3.51 дважды щелкните значок «Control Panel» в главной группе диспетчера программ. Выберите значок «Display», а затем для изменения разрешения экрана переместите ползунок в поле Desktop Area.

•	Монитор и видеоадаптер определят, можно ли изменить разрешение экрана.


Просмотр всех типов файлов и их расширений

1	В папке «Мой компьютер» или в проводнике Windows откройте папку, в которой необходимо просмотреть файлы.

2	В меню Вид выберите команду Параметры.

3	Для просмотра всех типов файлов выберите параметр Отображать все файлы на вкладке Просмотр.

Для просмотра файлов со всеми расширениями в Windows 95 снимите флажок Не отображать расширения MS-DOS для файлов зарегистрированных типов на вкладке Просмотр.

Для просмотра файлов со всеми расширениями в Windows NT Workstation 4.0 снимите флажок Не отображать файлы следующих типов.

Примечание.   Для просмотра всех типов файлов в среде Windows NT Workstation 3.51 необходимо запустить диспетчер файлов. В меню View выберите команду By File Type, а затем установите флажки Programs, Documents, Other Files и Show Hidden/System Files.


Ввод символов ў, Ј, Ґ, ® и других символов, которых нет на клавиатуре

1	В меню Windows Пуск выберите команду Программы и подкоманды Стандартные и Таблица символов.

В среде Windows NT Workstation 3.51 откройте группу «Accessories» в диспетчере программ, а затем дважды щелкните значок «Character Map».

Если программа Таблица символов недоступна, то для получения сведений по установке компонентов Windows см. справку Windows.

2	В поле Шрифт выберите шрифт, содержащий необходимый символ.

3	Выберите в таблице необходимый символ.

4	Нажмите кнопку Выбрать, а затем кнопку Копировать.

5	Переключитесь в базу данных и установите указатель в то место, куда необходимо вставить символ.

6	Выберите команду Вставить  [image].

7	Если вставленный символ отличается от выбранного, то выделите его и установите тот шрифт, который был выбран в таблице символов.

Внимание!   Программа Таблица символов показывает сочетание клавиш, которую можно использовать в Microsoft Access для вставки символов. Для ввода цифр с помощью сочетания клавиш необходимо использовать цифровую, а не основную клавиатуру.


Использование сочетаний клавиш в меню

Действия	Клавиши
Вывод контекстного меню	SHIFT+F10
Активизация области меню	F10
Вывод меню значков программ в верхней строке	ALT+ПРОБЕЛ
Выбор следующей или предыдущей команды в меню или подменю	СТРЕЛКА ВВЕРХ или ВНИЗ, если меню или подменю выведено на экран
Выбор меню справа или слева либо при выведенном на экран подменю переключение между главным меню и подменю	СТРЕЛКА ВПРАВО или ВЛЕВО
Выбор первой или последней команды меню или подменю	Клавиши HOME или END
Одновременный выход из видимых меню и подменю	ALT
Выход из видимых меню или, если на экран выведено только подменю, выход только из подменю	ESC


Использование сочетаний клавиш для панели инструментов

Действия	Клавиши
Активизация области меню	F10
Выбор следующей или предыдущей панели инструментов	CTRL+TAB или CTRL+SHIFT+TAB
Выбор следующей или предыдущей кнопки или меню на панели инструментов	TAB или SHIFT+TAB, если панель инструментов активизирована
Открытие меню	ENTER, когда выбрано меню на панели инструментов
Применение действия кнопки	ENTER, когда выбрана кнопка
Ввод текста в поле текста	ENTER, если выбрано поле текста
Выбор параметров из ниспадающих списков или из ниспадающих меню	Кнопки со стрелками для перемещения по параметрам в списке или меню и клавишу ENTER для выбора необходимого параметра, когда выбран ниспадающий список


Использование сочетаний клавиш для работы с окнами и диалоговыми окнами

Действия	Клавиши
Переключение на следующую программу	ALT+TAB
Переключение на предыдущую программу	ALT+SHIFT+TAB
Вывод меню Windows Пуск	CTRL+ESC
Выход из активного окна базы данных	CTRL+W
Переключение на следующее окно базы данных	CTRL+F6
Переключение на предыдущее окно базы данных	CTRL+SHIFT+F6
Выбор папки в диалоговых окнах Открытие или Сохрание объекта (меню Файл)	ALT+0 для выбора списка папок и стрелки для выбора папки
Выбор кнопки панели инструментов в диалоговых окнах Открытие или Сохрание объекта (меню Файл)	ALT+ цифра (1 - левая кнопка, 2 - следующая и т.д.)
Изменение видимых файлов в диалоговых окнах Открытие или Сохрание объекта (меню Файл)	F5
Действия	Клавиши
Переключение на следующую вкладку в диалоговом окне	CTRL+TAB или CTRL+PAGE DOWN
Переключение на предыдущую вкладку  диалоговом окне	CTRL+SHIFT+TAB или CTRL+PAGE UP
Перемещение на следующий параметр или группу параметров	TAB
Перемещение на предыдущий параметр или группу параметров	SHIFT+TAB
Перемещение между параметрами в выбранном ниспадающем списке или между параметрами в группе параметров	Клавиши со стрелками
Выполнение действия выбранной клавиши; установление или снятие флажка с поля	ПРОБЕЛ
Переход на параметр по первой букве в имени в раскрывающемся списке	Клавиша с первой буквой в имени параметра (когда открыт раскрывающийся список).
Выбор параметра либо установка или снятие флажка при помощи буквы, подчеркнутой в названии параметра	ALT+ буква
Открытие раскрывающегося списка	ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ, когда выбран ниспадающий список
Выбор ниспадающего списка	ESC, когда выбран раскрывающийся список
Выполнение действия кнопки по умолчанию в диалоговых окнах	ENTER
Отмена команды и выход из диалогового окна	ESC
Редактирование поля	Клавиши
Переход на начало поля	HOME
Переход на конец поля	END
Переход на один символ вправо или влево	СРЕЛКИ ВЛЕВО и ВПРАВО
Переход на одно слово вправо или влево	CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО или CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО
Выделение от позиции курсора до начала поля	SHIFT+HOME
Выделение от позиции курсора до конца поля	SHIFT+END
Выделение или снятие выделения с символа слева	SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО
Выделение или снятие выделения с символа справа	SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО
Выделение или снятие выделения с одного слова слева	CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО
Выделение или снятие выделения с одного слова справа	CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО


Создание новой таблицы в запросе на создание таблицы

1	Создайте запрос, выбрав таблицы или запросы, содержащие записи, которые следует поместить в новую таблицу.

Инструкции

2	В режиме конструктора запроса нажмите стрелку рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Создание таблицы. На экране появится диалоговое окно Создание таблицы.

3	В поле Имя таблицы введите имя таблицы, которую необходимо создать или заменить.

4	Выберите параметр В текущей базе данных, чтобы поместить таблицу в открытую в данный момент базу данных, или выберите параметр В другой базе данных и введите имя базы данных, в которую требуется поместить новую таблицу. В случае необходимости укажите путь.

5	Нажмите кнопку OK.

6	Переместите поля, которые должна содержать новая таблица, из списка полей в бланк запроса.

7	Для полей, перемещенных в бланк запроса, в ячейке Условие отбора введите условие.

Для получения дополнительных сведений об определении условий нажмите кнопку  [image].

8	Для просмотра новой таблицы до ее создания на панели инструментов нажмите кнопку Вид. Чтобы вернуться в режим конструктора запроса и внести необходимые изменения или запустить запрос, на панели инструментов нажмите кнопку Вид.

9	Для создания новой таблицы нажмите кнопку Запуск  [image]  на панели инструментов.

Примечания

•	Чтобы остановить выполнение запроса, нажмите клавиши CTRL+BREAK.

•	Установленные в исходной таблице свойства полей и ключевые поля не переходят к данным в новой таблице.


Сведения, которые необходимо учитывать при выполнении запроса на удаление записей

•	При удалении записей с помощью запроса на удаление отменить данную операцию невозможно. Следовательно, прежде чем выполнить данный запрос, необходимо просмотреть выбранные для удаления данные. Для этого на панели инструментов нажмите кнопку Вид  [image]  и просмотрите запрос в режиме таблицы.

•	Рекомендуется всегда делать резервные копии данных. Таким образом, если были удалены не те записи, их можно восстановить из резервных копий.

•	Иногда при выполнении запроса на удаление также могут быть удалены и некоторые записи из связанных таблиц, не включенные в запрос. Это случается, если в запрос включена таблицы, находящаяся на стороне «один» отношения «один-ко-многим», и для этого отношения было установлено каскадное удаление. При удалении записей из данной таблицы будут также удаляться записи из таблицы, находящейся на стороне «многие». Для получения дополнительных сведений об установлении каскадного удаления нажмите кнопку  [image].

•	При изменении таблиц Paradox, dBASE или FoxPro, присоединенных к базе данных, операцию удаления записей после запуска запроса на удаление отменить невозможно.


Удаление группы записей при помощи запроса

Запрос на удаление позволяет удалить записи из одной таблицы, из нескольких таблиц с отношением «один-к-одному» или с отношением «один-ко-многим», если было установлено каскадное удаление, (например, все клиенты в Твери и сделанные ими заказы). Однако, если для добавления условия таблицу на стороне «многие» необходимо включить вместе с таблицей на стороне «один», запрос придется выполнить дважды, так как один запрос не позволяет удалить записи из главной таблицы и из связанных таблиц одновременно.

Отношение «один-ко-многим» можно различать в режиме конструктора запроса по изображению связей между таблицами. Если один конец связи отмечен символом «бесконечность»  [image],  то это отношение «один-ко-многим». Если оба конца отмечена знаком 1, то это отношение «один-к-одному».

Предполагаемые действия

Удаление записей из одной или нескольких таблиц, связанных отношением «один-к-одному»

Удаление записей с помощью запроса, включающего только таблицу стороны «один», связанную отношением «один-ко-многим»

Удаление записей с помощью запроса, включающего обе таблицы, связанных отношением «один-ко-многим»


Удаление записей из одной или нескольких таблиц, связанных отношением «один-к-одному»

Для получения сведений, которые необходимо учитывать при использовании запроса на удаление записей, нажмите кнопку  [image].

1	Создайте новый запрос, содержащий таблицы, из которых необходимо удалить записи.

Инструкции

2	В режиме конструктора запроса нажмите стрелку рядом с кнопкой Тип запроса  [image]  на панели инструментов и выберите команду Удаление.

3	Для таблиц, из которых необходимо удалить записи, переместите символ «звездочка» (*) из списка полей в бланк запроса.

В ячейке Удаление в этом поле появляется значение Из, как показано на приведенном ниже рисунке.

4	Чтобы задать условия отбора удаляемых записей, переместите с помощью мыши в бланк запроса поля, для которых устанавливаются условия отбора.

В ячейке Удаление в этом поле появляется значение Условие, как показано на приведенном ниже рисунке.

5	Введите условие отбора в ячейку Условие отбора для полей, перемещенных в бланк запроса.

Для получения дополнительных сведений об условиях отбора нажмите кнопку  [image].

6	Для предварительного просмотра удаляемых записей нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов. Для возврата в режим конструктора снова нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов. Любые изменения следует вносить в режиме конструктора.

7	Для удаления записей нажмите кнопку Запуск  [image]  на панели инструментов.

Примечание.   Чтобы остановить выполнение запроса, нажмите клавиши CTRL+BREAK.


Удаление записей с помощью запроса, включающего обе таблицы, связанные отношением «один-ко-многим»

Для получения сведений, которые необходимо учитывать при использовании запроса на удаление записей, нажмите кнопку  [image].

1	Создайте новый запрос, содержащий таблицы, из которых необходимо удалить записи или установить условие отбора.

Инструкции

2	В режиме конструктора запроса нажмите стрелку рядом с кнопкой Тип запроса  [image]  на панели инструментов и выберите команду Удаление.

3	Из таблицы, содержащей связанные записи (на стороне «многие» отношения «один-ко-многим»), переместите с помощью мыши символ «звездочка» (*) из списка полей в бланк запроса.

В ячейке Удаление в этом поле появляется значение Из, как показано на приведенном ниже рисунке.

4	Из главной таблицы (на стороне «один» отношения «один-ко-многим») переместите поля, для которых необходимо установить условие отбора, в бланк запроса.

В ячейке Удаление в этом поле появляется значение Условие, как показано на приведенном ниже рисунке.

5	Введите условие отбора в ячейку Условие отбора для полей, перемещенных в бланк запроса.

Для получения дополнительных сведений об условиях отбора нажмите кнопку  [image].

6	Для предварительного просмотра удаляемых записей нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов. Для возврата в режим конструктора снова нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов. Любые изменения следует вносить в режиме конструктора.

7	Для удаления записей из таблицы на стороне «многие» нажмите кнопку Запуск  [image]  на панели инструментов.

8	Для каждой таблицы на стороне «многие» выделите список полей, которые необходимо удалить из запроса, и нажмите клавишу DELETE.

9	Для главной таблицы, оставшейся в запросе и поля, для которого необходимо установить условие отбора в бланке запроса снова нажмите кнопку Запуск  [image]. При этом будут удалены указанные записи из таблицы на стороне «один».

Примечание.   Чтобы остановить выполнение запроса, нажмите клавиши CTRL+BREAK.


Удаление записей с помощью запроса, включающего только таблицу на стороне «один», связанную отношением «один-ко-многим»

При выполнении запроса на удаление, включающего только таблицу на стороне «один» отношения «один-ко-многим», если для данного отношения было указано каскадное удаление, удаляются также и связанные записи на стороне «многие». Для получения сведений, которые необходимо учитывать при использовании запроса на удаление записей, нажмите кнопку  [image].

1	Создайте запрос, содержащий таблицу на стороне «один», из которой необходимо удалить записи.

Инструкции

2	В режиме конструктора запроса нажмите стрелку рядом с кнопкой Тип запроса  [image]  на панели инструментов и выберите команду Удаление.

3	Переместите с помощью мыши символ «звездочка» из списка полей для данной таблицы в бланк запроса.

В ячейке Удаление в этом поле появляется значение Из, как показано на приведенном ниже рисунке.

4	Чтобы указать условия отбора для удаляемых записей, переместите поля, для которых необходимо установить условия отбора, в бланк запроса.

В ячейке Удаление в этом поле появляется значение Условие, как показано на приведенном ниже рисунке.

5	Введите условие отбора в ячейку Условие отбора для полей, перемещенных в бланк запроса.

Для получения дополнительных сведений об условиях отбора нажмите кнопку  [image].

6	Для предварительного просмотра удаляемых записей нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов. Для возврата в режим конструктора снова нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов. Любые изменения следует вносить в режиме конструктора.

7	Для удаления записей нажмите кнопку Запуск  [image]  на панели инструментов.

Примечание.   Чтобы остановить выполнение запроса, нажмите клавиши CTRL+BREAK.


Добавление записей из одной таблицы в другую с помощью запроса на добавление записей

1	Создайте запрос, содержащий таблицу, записи из которой необходимо добавить в другую.

Инструкции

2	В режиме конструктора запроса нажмите стрелку рядом с кнопкой Тип запроса  [image]  на панели инструментов и выберите команду Добавление. На экране появится диалоговое окно Добавление.

3	В поле Имя таблицы введите имя таблицы, в которую необходимо добавить записи.

4	Выберите параметр В текущей базе данных, чтобы поместить таблицу в открытую в данный момент базу данных, или выберите параметр В другой базе данных и введите имя базы данных, в которую требуется поместить новую таблицу. В случае необходимости укажите путь.

Можно также ввести путь к базе данных Microsoft FoxPro, Paradox или dBASE, а также строку соединения с базой данных SQL.

5	Нажмите кнопку OK.

6	Из списка полей в бланк запроса переместите с помощью мыши поля, которые необходимо добавить, а также те, которые будут использованы при определении условия отбора. При желании можно добавить ключевое поле, если оно имеет тип данных счетчик. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Если все поля в обеих таблицах имеют одинаковые имена, то можно просто переместить с помощью мыши символ «звездочка» (*) в бланк запроса. Однако при работе с репликой базы данных добавлять придется все поля.

7	Если в обеих таблицах выделенные поля имеют одинаковые имена, соответствующие имена автоматически вводятся в строку Добавление. Если имена полей двух таблиц отличны друг от друга, в строку Добавление введите имена полей, добавляемых в таблицу.

8	Введите условие отбора, по которому будет осуществляться добавление, в ячейку Условие отбора для полей, перемещенных в бланк запроса.

Для получения дополнительных сведений об условиях отбора нажмите кнопку  [image].

9	Для предварительного просмотра удаляемых записей нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов. Для возврата в режим конструктора снова нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов. Любые изменения следует вносить в режиме конструктора.

10	Для добавления записей нажмите кнопку Запуск  [image]  на панели инструментов.

Примечание.   Чтобы остановить выполнение запроса, нажмите клавиши CTRL+BREAK.


Добавлении записей с полями типа «Счетчик»

От заданной структуры запроса на добавление записей зависит, будут ли автоматически добавлены новые значения счетчика, или будут использованы значения исходной таблицы.

•	Для автоматического добавления значений счетчика не следует при создании запроса перемещать поле счетчика в бланк запроса.

В этом случае при добавлении записей значения в поле счетчика вставляются автоматически. Первая добавленная запись получит значение на единицу большее, чем имела последняя ранее введенная в поле счетчика запись (даже если запись, содержащая в поле счетчика максимальное значение, была удалена).

•	Для сохранения в поле счетчика значений из исходной таблицы переместите при создании запроса поле счетчика в бланк запроса.

Если поле счетчика в таблице, в которую добавляются записи, является ключевым, а исходная таблица содержит в поле счетчика значения, совпадающие со значениями в таблице-получателе, рекомендуется использовать первый способ.


Примеры выражений в запросах на обновление записей

В следующей таблице приводятся примеры выражений, вводимых в ячейку строки Обновление бланка запроса для обновляемого поля.

Выражение	Результат
"Продавец"	Изменяет значение на «Продавец»
#10.08.96#	Изменяет значение даты на 10-авг-96
Да	Изменяет в логическом поле значения «Нет» на «Да»
"PN"&[код]	Присоединяет строку «PN» в начало каждого определенного поля
[Цена]*[Количество]	Вычисляет произведение полей «Цена» и «Количество»
[Фрахт]*1.5	Увеличивает значение стоимости фрахта на 50 процентов
DSum("[Количество]*[Цена]", "Заказано","[КодТовара]=" & [КодТовара])	Если значение поля «КодТовара» в текущей таблице совпадает со значением поля «КодТовара» в таблице «Заказано», обновляет итоговые значения продаж, рассчитываемые как произведение полей «Цена» и «Количество».
Right([ИмяПоля],5)	Обрезает левые символы в поле, оставляя пять правых символов


Изменение группы записей с помощью запроса на обновление записей

1	Создайте запрос, выбрав таблицы или запросы, включающие записи, которые необходимо обновить, и поля, которые должны быть использованы в условиях отбора.

Инструкции

2	В режиме конструктора запроса нажмите стрелку рядом с кнопкой Тип запроса  [image]  на панели инструментов и выберите команду Обновление.

3	Переместите с помощью мыши из списка полей в бланк запроса поля, которые необходимо обновить или определить для них условие отбора.

4	В случае необходимости в ячейке Условие отбора укажите условие отбора.

Для получения дополнительных сведений об условиях отбора нажмите кнопку  [image].

5	Для полей, которые необходимо обновить, в ячейку Обновление введите выражение или значение, которое должно быть использовано для изменения полей, как показано на приведенном ниже рисунке.

Для получения примеров выражений нажмите кнопку  [image].

6	Чтобы просмотреть обновляемые записи нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов. Выводимый список не будет содержать новых значений. Для возврата в режим конструктора запроса снова нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов. Любые изменения следует вносить в режиме конструктора.

7	Для создания новой таблицы нажмите кнопку Запуск  [image]  на панели инструментов.

Примечание.   Чтобы остановить выполнение запроса, нажмите клавиши CTRL+BREAK.


Выполнение запросов на создание таблицы, добавление и удаление записей

1	Откройте запрос в режиме конструктора.

2	Для предварительного просмотра записей, которые в результате выполнения запроса могут быть изменены, нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов и проверьте записи. Для получения дополнительных сведений о предварительном просмотре нажмите кнопку  [image]. Для возвращения в режим конструктора запроса снова нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов. Любые изменения следует вносить в режиме конструктора.

3	Для выполнения запроса нажмите кнопку Запуск  [image]  на панели инструментов.

Примечание.   Чтобы остановить выполнение запроса, нажмите клавиши CTRL+BREAK.

Для получения дополнительных сведений о просмотре результатов выполнения запросов на создание таблицы, добавление и удаление записей нажмите кнопку  [image].

Для получения дополнительных сведений о просмотре результатов выполнения запроса на обновление нажмите кнопку  [image].


Просмотр результатов выполнения запросов на создание таблицы, добавление и удаление записей

1	Нажмите кнопку Окно базы данных  [image]  на панели инструментов.

2	В окне базы данных перейдите к вкладке Таблицы.

3	Выберите созданную или измененную таблицу и нажмите кнопку Открыть.


Просмотр результатов выполнения запроса на обновление записей

1	В режиме конструктора запроса нажмите стрелку рядом с кнопкой Тип запроса  [image]  на панели инструментов и выберите команду Выборка.

2	На панели инструментов нажмите кнопку Вид  [image].


Предварительный просмотр записей, которые в результате выполнения запроса на создание таблицы, удаление, добавление или
Предварительный просмотр записей, которые в результате выполнения запроса на создание таблицы, удаление, добавление или обновление записей могут быть изменены

•	В режиме конструктора запроса на панели инструментов нажмите кнопку Вид  [image],  чтобы запрос был выведен на экран в режиме таблицы.

Тип  запроса	Выводятся на просмотр
Обновление	Обновляемые поля
Удаление	Удаляемые записи
Создание таблицы	Поля, включаемые в новую таблицу
Добавление	Записи, добавляемые в другую таблицу


Остановка выполнения запроса

•	Нажмите клавиши CTRL+BREAK.


Переключение между режимами отображения запроса

Запрос может быть выведен на экран в трех режимах: режиме конструктора, режиме таблицы и режиме SQL.

1	Нажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Вид на панели инструментов.

2	Выберите нужный режим из списка.


Открытие и запуск запроса

Пользователь может открыть в режиме конструктора различные запросы: запрос на выборку, перекрестный запрос и запрос на изменение. Запрос на выборку и перекрестный запрос также можно открыть в режиме таблицы для просмотра результатов.

Запрос на изменение нельзя открыть в режиме таблицы. Однако в этом режиме можно выполнить предварительный просмотр данных, которые будут задействованы в запросе на изменение. Такой запрос отличается тем, что в окне базы данных рядом с его именем стоит восклицательный знак (!).

Предполагаемые действия

Открытие запроса в режиме таблицы

Просмотр результатов запроса на выборку или перекрестного запроса в режиме таблицы

Переключение между режимами отображения запроса

Предварительный просмотр в режиме таблицы записей, которые будут задействованы в запросе на создание таблицы, запросе на удаление, добавление или обновление записей

Запуск запроса на создание таблицы, запроса на удаление, добавление или обновление записей


Открытие запроса в режиме конструктора

1	В окне базы данных выберите вкладку Запросы.

2	Выберите нужный запрос и нажмите кнопку Конструктор.

Примечания

•	Если форма или отчет основаны на запросе, то изменить макет запроса можно, открыв его прямо из формы или отчета. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Если в последний раз запрос был сохранен в режиме SQL, то в этом же режиме он будет отображен при следующем открытии запроса с помощью кнопки Конструктор в окне базы данных.


Просмотр результатов запроса на выборку или перекрестного запроса

В Microsoft Access результаты запроса на выборку или перекрестного запроса отображаются в режиме таблицы. Их можно просмотреть из режима конструктора запроса или из окна базы данных.

Режим, из которого происходит просмотр	Действия
Режим конструктора запроса	Нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов.
Окно базы данных	Выберите вкладку Запросы и дважды щелкните мышью имя нужного запроса или выделите запрос и нажмите кнопку Открыть.
Для прерывания выполнения запроса нажмите клавиши CTRL+BREAK. (Однако это не всегда срабатывает по отношению к очень большим запросам.)


Создание поля, выполняющего специальные вычисления или управляющего значениями поля в запросе

Можно создать поле, в котором будут отображаться результаты вычислений, определенных в выражении.

1	Откройте запрос в режиме конструктора.

2	Выполните одно из следующих действий.

•	Введите выражение в пустую ячейку в строке Поле. Если выражение содержит имя поля, то имя поля необходимо поместить в скобки.

•	Для создания выражения используйте построитель выражений. Для этого нажмите правую кнопку мыши на ячейке Поле, куда необходимо поместить вычисляемое поле, и нажмите кнопку построителя. Для получения дополнительных сведений об использовании построителя выражений нажмите кнопку  [image].

По умолчанию после нажатия клавиши ENTER или перемещения в другую ячейку полю будет автоматически присвоено имя «ВыражениеN», где N является целым числом, возрастающим на единицу для каждого нового поля, содержащего выражение, в запросе. Имя находится перед выражением, за ним следует двоеточие. В объекте в режиме таблицы данное имя является заголовком столбца.

«ВыражениеN» можно выделить и ввести вместо него более содержательное имя, например, «НоваяЦена».

3	Если выражение содержит одну или несколько статистических функций (Sum, Avg, Count, Min, Max, StDev или Var), и если бланк запроса включает другое поле или поля, которые необходимо использовать для группировки, нажмите кнопку Групповые операции  [image]  на панели инструментов (если строка Групповая операция уже не отображена на экране). Оставьте в ячейке Групповая операция значение Группировка для группируемого поля,  а в вычисляемом поле измените значение Группировка на Выражение.

4	Для завершения запроса можно выполнить одно из следующих действий.

•	Введите для вычислений условие отбора. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Выполните сортировку результатов. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Установите такие свойства полей как Формат поля (Format) (так как свойства базовой таблицы не переходят к данной таблице). Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Примечания

•	Запрос «Сведения о заказах» в базе данных «Борей» содержит пример вычисляемого поля, оно называется «ОтпускнаяЦена». Запрос «Промежуточная сумма заказа» содержит пример вычисляемого поля, вычисляющего группы записей. Оно называется «ПромежуточнаяСумма». Для просмотра данных запросов откройте базу данных «Борей» во вложенной папке Samples папки Office. В окне базы данных перейдите к вкладке Запросы и выберите нужный запрос, затем нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].

•	Для ввода или просмотра всего выражения, не прибегая к прокрутке, нажмите клавиши SHIFT+F2 и выведите на экран окно Масштаб.

•	Для получения примеров выражений нажмите кнопку  [image].


Примеры выражений, вычисляющих или управляющих значениями, используя вычисляемые поля

В бланке запроса в ячейку Поле введите выражение для вычисляемого поля.

Предполагаемые действия

Просмотр примеров выражений, управляющих текстом

Просмотр примеров выражений, выполняющих арифметические действия

Просмотр примеров выражений, вычисляющих и управляющих датами

Просмотр примеров выражений, пересчитывающих, вычисляющих сумму и среднее значений с использованием статистических функций по подмножеству или статистических функций SQL

Просмотр примеров выражений для работы с пустыми полями (пустыми значениями)

Просмотр примера выражения, использующего подчиненный запрос

Получение сведений о создании выражения

Получение дополнительных сведений о вычисляемых полях


Примеры управления текстом в вычисляемых полях

В бланк запроса в ячейку Поле вводится выражение. Поля, на которые в выражении содержатся ссылки, находятся в таблицах или запросах текущего запроса.

Выражение	Описание
ПолноеИмя: [Имя] & " " &  [Фамилия]	Отображает значения полей «Имя» и «Фамилия», разделенные пробелом в поле «Полное имя».
Адрес2: [Город] & " " & [Район] & " " & [Индекс]	Отображает значения полей «Город», «Район» и «Индекс», разделенные пробелами в поле «Адрес2».
ПерваяБукваТовара: Left([НазваниеТовара], 1)	Использует функцию Left для отображения в поле «ПерваяБукваТовара» первого символа значения поля «НазваниеТовара».
КодТипа: Right([КодПродукта], 2)	Использует функцию Right для отображения в поле «КодТипа» последних двух символов значения поля «КодПродукта».
КодРайона: Mid([Телефон],2,3)	Использует функцию Mid для отображения в поле «КодРайона» трех символов, начиная со второго, значения поля «Телефон».


Примеры выполнения арифметических операций в вычисляемых полях

В бланк запроса в ячейку Поле вводится выражение. Поля, на которые в выражении содержатся ссылки, находятся в таблицах или запросах текущего запроса.

Выражение	Описание
ПервоначальныйФрахт: [Фрахт] * 1.1	Отображает в поле «ПервоначальныйФрахт» стоимость фрахта плюс 10 процентов.
ОбъемЗаказа: [Количество] * [Цена]	Отображает в поле «ОбъемЗаказа» произведение значений полей «Количество» и «Цена».
ВремяДоставки: [ДатаЗаказа] - [ДатаОтгрузки]	Отображает в поле «ВремяДоставки» разницу между значениями полей «ДатаЗаказа» и «ДатаОтгрузки».
ВсегоВНаличии: [ТоварыНаСкладе]+[ЗаказаныеТовары]	Отображает в поле «ВсегоВНаличии» сумму значений полей «ТоварыНаСкладе» и «ЗаказанныеТовары».
ДоляФрахта: Sum([Фрахт])/Sum([ОбщийИтог]) *100	Отображает в поле «ДоляФрахта» процент на оплату фрахта для каждого итога. Для этого сумма всех значений поля «Фрахт» делится на сумму всех значений поля «ОбщийИтог». (В данном примере использована функция Sum.)  На экране должна быть отображена строка Групповая операция в бланке запроса, а в ячейке Групповая операция для данного поля должно быть установлено значение Выражение. Если для данного поля в ячейке свойства Формат поля (Format) установлено значение Процентный, не включайте выражение *100.
Примечание.   Если в выражении были использованы арифметические операторы (+, -, *, /), а значение одного из полей является пустым, результат всего выражения тоже будет пустым. Если какие-либо записи в одном из использованных в выражении полей содержат пустое значение, то это пустое значение можно преобразовать в нулевое при помощи функции Nz; например:

Nz([ТоварыНаСкладе])+Nz([ЗаказанныеТовары])

Для получения дополнительных сведений о функции Nz нажмите кнопку  [image].


Примеры вычисления и управления датами в вычисляемых полях

В бланк запроса в ячейку Поле вводится выражение. Поля, на которые в выражении содержатся ссылки, находятся в таблицах или запросах текущего запроса.

Выражение	Описание
ВремяДоставки: DateDiff("d", [ДатаЗаказа], [ДатаОтгрузки])	Использует функцию DateDiff для отображения в поле «ВремяДоставки» числа дней между датой заказа и датой отгрузки.
ГодНайма: DatePart("yyyy",[ДатаНайма])	Использует функцию DatePart для отображения в поле «ГодНайма» года найма сотрудника.
Date( )- 30	Использует функцию Date для отображения даты, предшествующей текущей на 30 дней.


Примеры использования статистических функций по подмножествам или статистических функций SQL в вычисляемых полях

В бланк запроса в ячейку Поле вводится выражение. Поля, на которые в выражении содержатся ссылки, находятся в таблицах или запросах текущего запроса.

Выражение	Описание
Count(*)	Использует функцию Count для пересчета числа записей в запроса, включая записи, содержащие пустые поля.
ДоляФрахта: Sum([Фрахт])/Sum([ОбщийИтог]) *100	Отображает в поле «ДоляФрахта» процент на оплату фрахта для каждого итога. Для этого сумма всех значений поля «Фрахт» делится на сумму всех значений поля «ОбщийИтог». (В данном примере использована функция Sum.)  На экране должна быть отображена строка Групповая операция в бланке запроса, а в ячейке Групповая операция для данного поля должно быть установлено значение Выражение. Если для данного поля в ячейке свойства Формат поля (Format) установлено значение Процентный, не включайте выражение *100.
СредняяСкидка: DAvg("[Скидки]", "[Заказы]")	Использует функцию DAvg для отображения в поле «СредняяСкидка» значения средней скидки, предоставляемой по всем заказам, объединенным в общий запрос.
Для получения дополнительных сведений об использовании статистических функций по подмножествам нажмите кнопку  [image].


Примеры работы с пустыми значениями с помощью вычисляемых полей

В бланк запроса в ячейку Поле вводится выражение. Поля, на которые в выражении содержатся ссылки, находятся в таблицах или запросах текущего запроса.

Выражение	Описание
ТекущаяСтрана: IIf(IsNull([Страна]), " ", [Страна])	Использует функции IIf и IsNull для отображения пустой строки в поле «ТекущаяСтрана», если значение поля «Страна» имеет значение Null; в обратном случае отображается содержимое поля «Страна».
ВремяДоставки: IIf(IsNull([ДатаЗаказа] - [ДатаОтгрузки]), "Проверьте отсутствующую дату ", [ДатаЗаказа] - [ДатаОтгрузки])	Использует функции IIf и IsNull для отображения в поле «ВремяДоставки» сообщения «Проверьте пропущенную дату», если значение хотя бы одного поля «ДатаЗаказа» или «ДатаОтгрузки» является пустым; в обратном случае отображается разница значений полей.
ПродажиЗаПолгода: Nz([Продажи 1кв]) + Nz([Продажи 2кв])	Отображает в поле «ПродажиЗаПолгода» суммы значений полей по продажам за первый и второй кварталы, используя функции Nz для изначального преобразования пустых значений в нулевые.
IIf(IsNull([Цена]),0,[Цена])	Преобразует пустые значения в нулевые (0) в поле «Цена».
Примечание. Если в выражении были использованы арифметические операторы (+, -, *, /), а значение одного из полей является пустым, результат всего выражения тоже будет пустым. Если какие-либо записи в одном из использованных в выражении полей содержат пустое значение, то это пустое значение можно преобразовать в нулевое при помощи функции Nz, как показано в приведенной выше таблице. Для получения дополнительных сведений о функции Nz нажмите кнопку  [image].


Пример подчиненного запроса в вычисляемом поле

В бланк запроса в ячейку Поле вводится выражение. Поля, на которые в выражении содержатся ссылки, находятся в таблицах или запросах текущего запроса.

Выражение	Описание
Cat: (SELECT [Категория] FROM [Типы]  WHERE [Товары].[КодТипа]=[Типы].[КодТипа])	Отображает название категории товаров, если код типа из таблицы «Типы» совпадает с кодом типа из таблицы «Товары».


Использование условия отбора в запросах или фильтрах для восстановления определенных записей

Условия отбора - это ограничения, которые пользователь накладывает на запрос или расширенный фильтр для определения записей, с которыми он будет работать. Например, вместо просмотра всех поставщиков фирмы, можно просмотреть только поставщиков из Литвы. Для этого необходимо указать условие отбора, отсеивающее все записи, кроме тех, у которых в поле «Страна» указано «Литва».

Чтобы установить условие отбора для поля в бланке запроса, в ячейку Условие отбора для данного поля введите выражение. В предыдущем примере выражением является «Литва». Могут быть использованы и более сложные выражения, например, Between 1000 And 5000. Если запрос содержит связанные таблицы, то значения, указанные в условии отбора для полей из связанных таблиц, должны быть с учетом регистра, — это означает, что они должны соответствовать регистру значений в базовой таблице.

Для того же поля или для нескольких полей можно ввести дополнительные условия отбора. Если выражения вводятся в несколько ячеек Условие отбора, то они автоматически комбинируются с помощью операторов And или Or. Если выражения находятся в разных ячейках, но в одной строке, то автоматически используется оператор And, что означает, что будут возвращены только записи, отвечающие условиям отбора, указанным во всех ячейках. Если же выражения находятся в разных строках бланка запроса, то автоматически используется оператор Or, что означает, что возвращены будут записи, отвечающие любому условию отбора, указанным в ячейках. Для получения примеров использования нескольких условий отбора в бланке запроса нажмите кнопку  [image].

Можно также указать условия отбора для изменения результатов вычислений. При помощи условий отбора можно ограничить группы, для которых производятся вычисления, записи, включенные в вычисления, или результаты вычислений, выводимые на экран. Для получения дополнительных сведений о вводе условия отбора в запрос, выполняющий вычисления, нажмите кнопку  [image].


Ввод условий отбора в запрос или расширенный фильтр для восстановления определенных записей

Для получения дополнительных сведений об использовании условий отбора нажмите кнопку  [image].

1	Откройте запрос в режиме конструктора или выведите на экран окно расширенного фильтра для таблицы, запроса или формы.

2	Выберите первую ячейку Условие отбора для поля, для которого необходимо установить условие отбора.

3	Введите выражение условия отбора путем прямого ввода выражения в ячейку или с помощью построителя выражений. Для запуска построителя выражений нажмите правую кнопку мыши в ячейке Условие отбора и выберите команду Построить. Для получения дополнительных сведений об использовании построителя выражений нажмите кнопку  [image].

Если запрос содержит связанные таблицы, то значения, указанные в условии отбора для полей из связанных таблиц, должны быть с учетом регистра, — это означает, что они должны соответствовать регистру значений в базовой таблице.

4	Для ввода другого выражения в то же самое поле или в другое поле перейдите в соответствующую ячейку Условие отбора и введите выражение.

Примечание

•	Для получения примеров выражений условий отбора нажмите кнопку  [image].

•	Для получения дополнительных сведений о вводе условия отбора в запрос, выполняющий вычисления, нажмите кнопку  [image].


Определение условия отбора или порядка сортировки при использовании символа «звездочка» в бланке запроса

1	Откройте запрос в режиме конструктора.

2	С помощью мыши переместите символ «звездочка» (*) из списка полей в строку Поле в бланке запроса.

3	Добавьте поля, которые необходимо сортировать или для которых необходимо указать условия отбора, путем их перемещения из списка полей в строку Поле.

4	В ячейке Сортировка выберите порядок сортировки полей.

Инструкции

5	В строку Условие отбора введите условия отбора для соответствующих полей.

Инструкции

6	Для всех полей за исключением символа «звездочка» снимите флажок Вывод на экран; иначе эти поля дважды отобразятся в результатах запроса.

7	Для просмотра результатов нажмите кнопку Вид на панели инструментов.


Куда вводить выражения в запросах и фильтрах?

Выражения — в бланке запроса или в окне расширенного фильтра, в инструкциях SQL в режиме SQL запросов или в окне обычного фильтра — можно использовать для указания условия отбора, определяющее записи, с которыми пользователь будет работать. В запросах выражения также используются для обновления значений в группе записей или для создания вычисляемых полей.

В бланке запроса выражение может введено в разные позиции в зависимости от выполняемой операции. (В приведенной ниже таблице указаны позиции, в которые можно вводить выражения.) После ввода выражения в бланк запроса и нажатия клавиши ENTER в отображенном на экране выражении будет использован синтаксис, понятный Microsoft Access. Если в выражение не был включен оператор, то подразумевается, что был использован оператор =. Например, если в качестве условия отбора в поле «Страна» будет введено Дания, то на экране будет отображено «Дания», а для Microsoft Access данное выражение будет означать Страна="Дания". Если выражение содержит ссылки на имена полей, то эти поля должны находиться в одной из таблиц, добавленных в запрос (исключениями являются использование функции DLookup или подчиненного запроса). Однако переместить поля в выражение в бланке запроса с помощью мыши невозможно.

Действие	Место ввода выражения
Определение условия отбора для запросов на выборку, перекрестных запросов или запросов на изменение, а также для расширенных фильтров	Ячейка Условие отбора в бланке запроса или в расширенном фильтре.
Создание вычисляемых полей	Ячейка Поле в бланке запроса или в расширенном фильтре.
Обновление записей в зависимости от результатов выражения (только обновление запросов)	Ячейка Обновление в бланке обновленного запроса.
Определение записей, с которыми будет работать пользователь, их группировки, условий группировки или способа сортировки записей	Инструкция SQL в режиме SQL.
Определение условия отбора при использовании обычного фильтра	Поле в окне обычного фильтра для специального выражения, либо выбрать выражение из списка, представленного в поле.
Примечание.   Просмотреть, как Microsoft Access определяет выражения запроса, можно, переключившись в режим SQL запроса, где будут отображены его базовые инструкции SQL. Чтобы отобразить запрос в режиме SQL нажмите стрелку рядом с кнопкой Вид на панели инструментов и выберите команду Режим SQL. Если запрос содержит связанные таблицы, то значения, указанные в условии отбора для полей из связанных таблиц, должны быть с учетом регистра, — это означает, что они должны соответствовать регистру значений в базовой таблице.


Примеры выражений, используемых в запросах или фильтрах

Предполагаемые действия

Примеры выражений, выполняющих вычисления или управляющих значениями полей

Примеры выражений, используемых в качестве условия отбора для ограничения записей, с которыми работает пользователь

Примеры выражений, используемых для обновления данных в запросе на обновление записей

Примеры выражений, используемых в инструкциях SQL

Сведения о месте расположения выражений в запросах или фильтрах

Сведения о создании выражения


Примеры выражений условий отбора для запросов или фильтров

Выражение условия отбора может быть использовано в ячейке Условие отбора либо в окне расширенного фильтра, либо в режиме конструктора запроса.

Примечание.   Можно также использовать специальные выражения условий отбора в поле в окне обычного фильтра, либо использовать выражения из списка, представленного в полях.

Предполагаемые действия

Примеры выражений, использующие в качестве условий отбора текстовые значения

Примеры выражений, вычисляющих или управляющих датами и использующих полученные результаты в качестве условия отбора

Примеры выражений, использующих пустые значения полей (пустые значения или пустые строки) в качестве условия отбора

Примеры выражений, использующих в качестве условия отбора часть значения поля

Примеры выражений, использующих в качестве условия отбора результаты статистических функций по подмножеству

Примеры выражений, использующих в качестве условия отбора результаты подчиненных запросов

Примеры использования нескольких условий отбора в одном или нескольких полях в запросе


Примеры выражений, использующих в качестве условий отбора текстовые значения

Поле	Выражение	Описание
ПунктНазначения	"Киев"	Отображает заказы на доставку товаров в Киев.
ПунктНазначения	"Киев" Or "Минск"	Использует оператор Or для отображения заказов на доставку товаров в Киев или Минск.
ДатаОтгрузки	Between #05.01.95# And #10.01.95#	Использует оператор Between...And для отображения заказов на отгрузку товаров не ранее 5-янв-95 и не позднее 10-янв-95.
ДатаОтгрузки	#02.02.95#	Отображает заказы на отгрузку товаров 2-фев-95.
СтранаДоставки	In("Канада", "Великобритания")	Использует оператор In для отображения заказов на доставку товаров в Канаду или Великобританию.
СтранаДоставки	Not "США"	Использует оператор Not для отображения заказов на доставку товаров во все страны, за исключением США.
ИмяПолучателя	Like "С*"	Заказы на доставку товаров клиентам, имена которых начинаются с буквы С.
Название	>="Н"	Отображает заказы на доставку товаров в фирмы, названия которых начинаются с букв, находящихся в диапазоне от Н до Я.
КодЗаказа	Right([КодЗаказа], 2) ="99"	Использует функцию Right для отображения заказов, код которых заканчивается на 99.
Название	Len([Название]) >Val(30)	Использует функции Len и Val для отображения заказов для фирм, названия которых состоят из более чем 30 символов.


Примеры выражений, которые вычисляют или управляют датами, а затем используют полученные результаты в качестве условия отбора

Поле	Выражение	Описание
ДатаИсполнения	Between Date( ) And DateAdd("m", 3, Date( ))	Использует оператор Between...And и функции DateAdd и Date для отображения заказов, требующих исполнения в течение трех месяцев, начиная с сегодняшней даты включительно.
ДатаЗаказа	< Date( )- 30	Использует функцию Date для отображения заказов, сделанных ранее, чем 30 дней назад.
ДатаЗаказа	Year([ДатаЗаказа])=1996	Использует функцию Year для отображения заказов, сделанных в 1996 году.
ДатаЗаказа	DatePart("q", [ДатаЗаказа])=4	Использует функцию DatePart для отображения заказов на четвертый квартал.
ДатаЗаказа	DateSerial(Year ([ДатаЗаказа]),  Month([ДатаЗаказа])+1, 1)-1	Использует функции DateSerial, Year и Month для отображения заказов на последний день каждого месяца.
ДатаЗаказа	Year([ДатаЗаказа])= Year(Now()) And Month([ДатаЗаказа])= Month(Now())	Использует функции Year и Month, а также оператор And для отображения заказов текущего года и месяца.


Примеры выражений, использующих пустые значения полей (пустые значения и пустые строки) в качестве условия отбора

Для получения дополнительных сведений об использовании пустых значений и пустых строк нажмите кнопку  [image].

Поле	Выражение	Описание
ОбластьДоставки	Is Null	Отображает заказы для клиентов, у которых поле «ОбластьДоставки» является пустым.
ОбластьДоставки	Is Not Null	Отображает заказы для клиентов, у которых поле «РайонДоставки» содержит какое-либо значение.
Факс	" "	Отображает заказы для клиентов, у которых нет факсимильного аппарата, то есть для тех клиентов, у которых поле «Факс» содержит пустую строку, а не пустое значение.


Примеры выражений, которые в качестве условия отбора используют часть значения поля

Поле	Выражение	Отображает
ИмяКлиента	Like "С*"	Выполненные заказы для клиентов, имена которых начинаются с буквы С.
ИмяКлиента	Like "*Импорт"	Выполненные заказы для клиентов, имена которых заканчиваются на слово "Импорт".
ИмяКлиента	Like "[А-Д]*"	Выполненные заказы для клиентов, имена которых начинаются с букв от А до Д.
ИмяКлиента	Like "*тр*"	Выполненные заказы для клиентов, имена которых содержат сочетание букв «тр».
ИмяКлиента	Like "Дом мод?"	Выполненные заказы для клиентов, у которых имя начинается со слова «Дом», а второе слово в имени содержит четыре буквы, причем первые три из них «мод», а четвертая неизвестна.


Примеры выражений, которые в качестве условия отбора используют результаты подчиненного запроса

Поле	Выражение	Отображает
Цена	(SELECT [Цена] FROM [Товары] WHERE [НазваниеТовара] = "Анисовый сироп")	Товары, цена которых равна цене анисового сиропа.
Цена	>(SELECT AVG([Цена]) FROM [Товары])	Товары, цена которых превышает среднюю.
Оплата	> ALL (SELECT [Оплата] FROM [Сотрудники] WHERE ([Должность] LIKE "*Менеджер*") OR ([Должность] LIKE  "*Вице-Президент*"))	Заработная плата каждого торгового представителя, превышающая заработную плату всех сотрудников, занимающих должность «Менеджера» или «Вице-Президента».
Итог: [Цена]* [Количество]	> ALL (SELECT AVG([Цена] * [Количество]) FROM [Заказано])	Заказы, итоговая сумма  которых превышает среднее значение заказа.


Примеры выражений, использующих в качестве условия отбора результат статистической функции по подмножеству

Поле	Выражение	Описание
Фрахт	>(DStDev("[Фрахт]", "Заказы") + DAvg("[Фрахт]", "Заказы"))	Использует функции DAvg и DStDev для отображения всех заказов, для которых цена фрахта поднялась выше средней плюс стандартное отклонение цены.
Количество	>Davg("[Количество]", "Заказано")	Использует функцию DAvg для отображения заказанных товаров, количество которых превышает среднее.
Для получения дополнительных сведений об использовании статистических функций по подмножеству нажмите кнопку  [image].


Разработка или изменение запроса

Перечисленные ниже действия предназначены для завершения разработки только что созданного запроса или изменения уже существующего запроса в режиме конструктора. Эти же действия используются для внесения изменений в инструкции SQL, которые являются источником записей для формы или отчета. Изменения, внесенные в режиме конструктора, отражаются в инструкциях SQL.

При создании или изменении запроса в многопользовательской среде следует учитывать некоторые особые правила. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Предполагаемые действия

Добавление таблицы или запроса

Удаление таблицы или запроса

Объединение нескольких таблиц

Изменение типа объединения двух таблиц

Удаление связи между двумя таблицами

Добавление поля

Удаление поля

Перемещение поля

Вставка поля между другими полями

Изменение имени поля

Изменение ширины столбцов

Вставка или удаление строки условия отбора

Задание или изменение условия отбора

Задание порядка сортировки результирующего набора записей

Отображение или скрытие поля в результатах запроса

Выполнение вычислений над данными

Очистка бланка запроса

Задание свойств

Прямое изменение инструкций SQL

Добавление столбца к бланку запроса или расширенного фильтра


Добавление полей в бланк запроса или расширенного фильтра

В запрос следует добавлять только те поля, данные из которых выводятся на просмотр, обновляются или используются для задания условий отбора, группировки и сортировки. В расширенный фильтр следует добавлять поля, используемые при сортировке или задании условий отбора. После применения фильтра на экран автоматически выводятся все поля, содержащие отобранные данные.

1	Откройте запрос в режиме конструктора или откройте форму или объект в режиме таблицы, а затем откройте окно расширенного фильтра.

2	При работе с запросами в режиме конструктора проверьте, что список полей таблицы, содержащей добавляемые поля, открыт в верхней части окна. Если требуемый список полей не выводится на экран, добавьте таблицу или запрос.

Инструкции

В окне расширенного фильтра список полей базовой таблицы или запроса выводится автоматически. В это окно нельзя добавить другие таблицы или запросы.

3	Выберите из списка полей одно или несколько полей и перенесите их с помощью мыши в столбцы бланка.

Инструкции


Выбор полей для добавления в бланк запроса или расширенного фильтра

Выбор	Выполняемые действия
Одно поле.	Установите указатель на имя поля и нажмите кнопку мыши.
Набор полей, расположенных друг за другом.	Нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, выберите первое и последнее поле набора.
Произвольный набор полей.	Выбирайте поля при нажатой клавише CTRL.
Все поля.	Установите указатель на заголовок списка полей и дважды нажмите кнопку мыши или установите указатель на символ звездочки (*) и нажмите кнопку мыши. Для получения дополнительных сведений об использовании символа звездочки, нажмите кнопку  [image].
Примечания

•	После выделения полей в списке полей перенесите их в бланк с помощью мыши.

•	Если одновременно перенести в бланк несколько полей, Microsoft Access помещает каждое поле в отдельный столбец. Если перенести в бланк символ звездочки, Microsoft Access помещает имя таблицы или запроса в один столбец и добавляет к имени символы точки и звездочки (например, Типы.*). Оба эти действия приводят к одинаковому результату.

•	Кроме переноса с помощью мыши существуют другие способы добавления поля в бланк: установите указатель на его имя в списке полей и дважды нажмите кнопку мыши или выберите поле в раскрывающемся списке полей в строке Поле бланка.


Удаление поля из бланка запроса или расширенного фильтра

1	Откройте запрос в режиме конструктора или откройте форму или объект в режиме таблицы, а затем откройте окно расширенного фильтра.

2	Выделите нужное поле, выбрав в бланке область выделения столбца, а затем нажмите клавишу DEL.

Примечание.   При удалении поля из бланка, оно исчезает только из бланка запроса или бланка фильтра. Из базовой таблицы поле и его содержимое не удаляется, также как и из отфильтрованных данных.


Отображение или скрытие имен таблиц для каждого поля в бланке запроса

Если в бланк добавляются поля из разных таблиц, полезно указать таблицы, из которых берутся поля, отображая имена таблиц под именами полей.

•	В режиме конструктора запроса выберите команду Имена таблиц в меню Вид.

Для того чтобы отображать или не отображать на экране имена таблиц по умолчанию, выберите в меню Сервис команду Параметры, выберите вкладку Таблицы/запросы и установите или снимите флажок Вывод имен таблиц.


Вставка поля между другими полями в бланке запроса или расширенного фильтра

1	Откройте запрос в режиме конструктора или откройте форму или объект в режиме таблицы, а затем откройте окно расширенного фильтра.

2	Переместите с помощью мыши нужное поле из списка полей в тот столбец бланка, в который его требуется вставить.


Вставка или удаление строки условий отбора из бланка запроса или расширенного фильтра

•	Для того чтобы вставить строку условий отбора в окне режима конструктора запроса или в окне расширенного фильтра, выберите строку, расположенную под той, где должна появиться новая, а затем выберите в меню Вставка команду Строка. Новая строка вставляется над выбранной строкой.

•	Для удаления строки условий отбора, выберите любое место в этой строке, а затем выберите в меню Правка команду Удалить строку.


Использование символа звездочки в бланке запроса

•	В запросе удобнее применять символ звездочки (*), а не выбирать все поля. При использовании символа звездочки в результаты запроса автоматически включаются все поля, добавленные в базовые таблицу или запрос после создания данного запроса. Все удаленные поля будут автоматически удаляться из запроса.

•	Для полей, добавленных в запрос с помощью символа звездочки, нельзя задавать условия отбора или условия сортировки. Для этого следует явно добавить требуемые поля в запрос. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Если символ звездочки вводится в строку Поле с помощью клавиатуры, а не методом перетаскивания, то необходимо ввести с клавиатуры и имя таблицы. Например, введите Клиенты.*.


Удаление таблицы или запроса из запроса

1	Откройте запрос в режиме конструктора.

2	В верхней части окна запроса выделите удаляемую таблицу или запрос, выбрав любое место в их списке полей, и нажмите клавишу DEL.

Поля, добавленные в бланк путем переноса с помощью мыши из списка полей, также будут удалены из запроса. Однако таблица или запрос из базы данных не удаляются.


Добавление в запрос таблицы или запроса

1	Откройте запрос в режиме конструктора.

2	Нажмите кнопку Добавить таблицу  [image]  на панели инструментов.

3	В диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку, содержащую нужные объекты. Если нужная таблица находится в другой базе данных или другом приложении, сначала свяжите эту таблицу с активной базой данных.

Инструкции

4	Выберите имя объекта, добавляемого в запрос. Для одновременного выбора нескольких произвольных объектов выбирайте объекты при нажатой клавише CTRL. Для выбора группы соседних объектов выберите имя первого и последнего объекта группы при нажатой клавише SHIFT.

5	Нажмите кнопку Добавить, а затем кнопку Закрыть.

Примечания

•	Допускается также добавление в запрос таблицы или запроса путем переноса имени таблицы или запроса с помощью мыши из окна базы данных в верхнюю половину окна запроса в режиме конструктора.

•	Если запрос содержит несколько таблиц или запросов, необходимо их объединить. Для получения сведений об объединении таблиц нажмите кнопку  [image].


Добавление столбца в бланк запроса или расширенного фильтра

1	Выберите любое место в столбце, слева от которого требуется добавить новый столбец.

2	Выберите команду Столбец в меню Вставка.


Отображение или скрытие поля в результатах запроса

В бланк запроса можно добавить поле, используемое для задания условия отбора или порядка сортировки, без отображения данных из этого поля в результатах запроса.

•	В режиме конструктора запросов установите флажки в строке Вывод на экран бланка для тех полей, которые требуется отображать, и снимите флажки для неотображаемых полей.

Примечания

•	Если создается форма или отчет, для которых запрос является базовым, а для свойства Вывод всех полей (OutputAllFields) задано значение «Нет», необходимо отображать поля, для которых будут созданы присоединенные элементы управления в форме или отчете.

•	После закрытия запроса все скрытые поля автоматически перемещаются в правые столбцы бланка.


Изменение имени поля в запросе

Поля запроса переименовывают, чтобы точнее описать их содержимое. Это особенно полезно при определении нового вычисляемого поля или при расчетах суммы, количества записей или других итоговых значений по данным существующего поля. В таких случаях, если пользователь не указывает имя, Microsoft Access по умолчанию использует имена типа «Выражение1» или «Sum_Количество». Новое имя поля должно удовлетворять соглашениям об именах объектов.

Изменение имени поля в бланке запроса приводит к изменению заголовка столбца в запросе в режиме таблицы. Кроме того, если на основе запроса создать новый объект, такой как новая форма или отчет, в новом объекте будет использовано новое имя поля. Например, если создать элемент управления для вывода значений переименованного поля, то новое имя поля будет использовано для имени элемента управления и в его подписи. Имя поля базовой таблицы при этом не изменяется. Это имя также не изменяется в формах и отчетах, которые были созданы на основе запроса до изменения имени поля.

Примечание.   Изменение имени поля в текущем запросе не влияет на запрос в режиме таблицы, если в базовой таблице или запросе было задано значение свойства Подпись (Caption).

Чтобы использовать новое имя поля только в заголовках столбцов в режиме таблицы или как подпись полей в формах и отчетах, следует задать для этого поля свойство Подпись (Caption), а не переименовывать поле в бланке.

Предполагаемые действия

Вывод новых имен полей путем изменения имен в бланке

Вывод новых имен полей путем изменения значений свойства Подпись (Caption)


Переименование поля в запросе

1	Откройте запрос в режиме конструктора.

2	Установите курсор в бланке перед первой буквой текущего имени поля.

3	Введите новое имя с последующим символом двоеточия.

Примечание.   При замене имени «Выражение1 » (или «Выражение2» и т. п.), автоматически задаваемого Microsoft Access, замените только имя, не изменяя выражение, которое следует за двоеточием.


Изменение подписи поля в запросе

1	Откройте запрос в режиме конструктора.

2	Выберите в бланке столбец, содержащий поле, подпись которого нужно изменить, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

3	Введите текст подписи поля в ячейку свойства Подпись (Caption).


Изменение ширины столбца в бланке запроса или расширенного фильтра

1	В режиме конструктора запроса или в окне расширенного фильтра перемещайте указатель к правой границе области выделения столбца, ширину которого нужно изменить, пока указатель не примет вид двусторонней стрелки.

2	Чтобы сделать столбец более узким, переместите границу с помощью мыши влево; чтобы расширить столбец, перетащите границу вправо. Чтобы установить длину столбца по самой длинной видимой записи бланка, дважды щелкните кнопку мыши.

Примечания

•	Для того чтобы одновременно изменить ширину нескольких столбцов, выделите столбцы, перетаскивая указатель по областям выделения столбцов, а затем выполните описанные выше действия.

•	Изменение ширины столбцов в режиме конструктора запроса или в окне расширенного фильтра не влияет на ширину столбцов запроса в режиме таблицы или объекта, для которого применен фильтр.


Перемещение поля в бланке запроса или расширенного фильтра

1	Откройте запрос в режиме конструктора или откройте форму или объект в режиме таблицы, а затем откройте окно расширенного фильтра.

2	Выделите столбец, который требуется переместить.

•	Для выделения столбца выберите область выделения столбца.

•	Чтобы выделить несколько смежных столбцов, перетащите указатель по их областям выделения.

3	Снова выберите область выделения любого выделенного столбца, а затем перетащите поле (или поля) на новое место.

Перемещаемое поле и все поля, расположенные справа от него, сдвигаются вправо.


Особенности разработки или изменения запросов в сетевой среде

Если вы откроете запрос и начнете изменять его структуру, а в это время другой пользователь изменит структуру запроса до сохранения внесенных вами изменений, то Microsoft Access выведет на экран сообщение о том, что структура запроса была изменена. В этом случае имеется выбор, заменить новую версию своей версией или сохранить свою версию под другим именем. Если в то время, пока вы меняете структуру запроса, другие пользователи используют этот запрос для просмотра данных, они не увидят изменения структуры запроса, пока не закроют и снова не откроют запрос.


Способы объединения данных из нескольких таблиц или запросов в запросе

Запросы удобно использовать для объединения или выполнения действий над данными, расположенными в нескольких таблицах или запросах. Например, необходимо просмотреть данные о клиенте, а также заказы, которые он разместил. Для получения этих сведений необходимо получить данные из таблиц «Клиенты» и «Заказы».

При добавлении в запрос нескольких таблиц или запросов необходимо убедиться, что их списки полей соединены друг с другом линией объединения, что позволяет Microsoft Access определить тип объединения.

Если таблицы в запросе не соединены прямо или косвенно друг с другом, то для Microsoft Access остается неизвестным, какие записи связаны с какими, и на экране отображаются все комбинации записей между двумя таблицами (это называется «полное объединение» или «декартово произведение»). Таким образом, если таблица содержит 10 записей, то в результате запроса будет 100 записей (10X10). Также время выполнения запроса очень увеличится, а полученные в конечном счете результаты будут не столь значительны.

Если же ранее в окне «Схема данных» были созданы связи между таблицами, то при добавлении связанных таблиц в режиме конструктора линии объединения выводятся на экран автоматически. Если необходима целостность данных, то над линией объединения автоматически отображается цифра «1», означающая, что таблица находится на стороне «один» в отношении связей «один-ко-многим», а также знак целостности  [image]  для указания таблиц, находящихся на стороне «многие».

Если связи не были созданы, то при добавлении в запрос двух таблиц, содержащих поля с одинаковым или совместимым типом данных, а также если одно из объединенных полей является ключевым, то связи будут созданы автоматически. В этом случае символы «один» и «многие» отображены не будут, так как целостность данных не требуется.

Иногда таблицы, добавляемые в запрос, не содержат полей, которые могут быть объединены. В этом случае рекомендуется создать одну или несколько дополнительных таблиц или запросов, которые будут служить в качестве моста между таблицами, данные которых должны быть использованы. Например, если в запрос добавить таблицы «Клиенты» и «Заказано», то между ними не будет линии связи, так как они не содержат полей, которые могут быть объединены. А таблица «Заказы» связана с обеими таблицами. Таким образом, таблицу «Заказы» можно включить в запрос, тем самым обеспечив связь между указанными двумя таблицами.

Если таблицы и запросы объединены, и из обеих таблиц или запросов в бланк запроса были добавлены поля в режиме конструктора запроса, то по  умолчанию запрос производит проверку на наличие в объединенных полях соответствующих значений. (В терминологии баз данных это называется внутреннее объединение.) Если соответствующие записи обнаружены, то они объединяются и отображаются в результатах запроса как одна запись. Если таблицы или запросы не содержат соответствующих записей, то в результатах запроса ничего не отображено. Если необходимо выделить все записи таблицы или запроса, не зависимо от того, содержит или вторая таблица или запрос соответствующие им записи, нужно изменить тип объединения. Для получения примеров различных типов объединений и их воздействия на результаты запроса нажмите кнопку  [image].

Если требуется выделить записи, основанные на значении из объединенного поля, которое больше, меньше, не равно, равно, больше или равно или меньше или равно  значению из другого объединенного поля, необходимо в режиме SQL создать инструкцию SQL.

Примечание.   При создании запроса на несколько таблиц, пользователь может иметь или не иметь возможность обновления данных. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Объединение нескольких таблиц и запросов в запросе

•	В режиме конструктора запроса переместите с помощью мыши поле из списка полей одной таблицы или запроса в соответствующее поле (поле, имеющее одинаковый или совместимый тип данных, содержащее похожие данные) из списка полей другой таблицы или запроса.

При использовании этого типа объединения из обеих таблиц или запросов выбираются записи, только если значения объединенных полей равны.

Примечания

•	Числовые поля могут быть объединены, только если свойство Размер поля (FieldSize) имеет значения Байт (Byte), Целое (Integer) или Длинное целое (Long Integer).

•	Тип объединения можно изменить таким образом, что из таблицы или запроса будут выбраны все записи, не зависимо от того, содержит ли вторая таблица или запрос соответствующие им записи. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Изменение типа объединения между таблицами или запросами в запросе

1	Откройте запрос в режиме конструктора.

2	Дважды щелкните кнопкой мыши на линии объединения между двумя списками полей таблиц или запросов.

3	В диалоговом окне Параметры объединения выберите необходимый параметр и нажмите кнопку OK.

Для получения примеров различных типов объединений и их воздействия на результаты запроса нажмите кнопку  [image].

Примечания

•	Установленный по умолчанию тип объединения таблиц можно изменить в окне «Схема данных».Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	При использовании любого объединения, указанного в диалоговом окне Параметры объединения, записи будут выбраны, только если значения объединенных полей равны. Можно также создать объединения, выбирающие записи, только если они больше, меньше, не равны, больше или равны или меньше или равны значениям из другого объединенного поля. Для этого в режиме SQL создайте инструкцию SQL.


Объединение двух копий одной и той же таблицы в запросе

При объединении двух копий одной и той же таблицы пользователь создает самообъединение, объединяющее записи одной и той же таблицы, если соединенные поля содержат соответствующие значения. Например, имеется таблица «Сотрудники», в которой для каждого сотрудника в поле «Отчитывается» вместо имени указан код ее или его менеджера. Самообъединение можно использовать для отображения в записи каждого сотрудника имени менеджера.

1	В режиме конструктора запроса дважды добавьте таблицу в запрос.

2	Создайте объединение. Для этого переместите поле из списка полей первой таблицы в соответствующее поле в списке полей другой таблицы.

Примечания

•	Для получения сведений о том, как выполнить самообъединение в указанном выше примере, нажмите кнопку  [image].

•	В имя таблицы во втором списке полей автоматически добавляется «_1». Например, если таблица «Сотрудники» была добавлена дважды, то в первом списке полей она будет называться «Сотрудники», а во втором - «Сотрудники_1». Переименовать таблицу так, чтобы ее название было более описательным, можно, установив для списка полей свойство Псевдоним (Alias). Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Удаление линии объединения между таблицами или запросами в запросе

•	В режиме конструктора запроса выберите линию объединения и нажмите клавишу DEL.

Примечание.   Можно предотвратить автоматическое создание объединений между таблицами в запросе. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Разрешение и запрет автоматических объединений между таблицами или запросами в запросе

Даже если связи между таблицами не были созданы пользователем, то при добавлении в запрос двух таблиц, содержащих поля с одинаковым или совместимым типом данных, а также если одно из объединенных полей является ключевым, связи будут созданы автоматически. Это автоматическое объединение можно разрешить или запретить.

1	В меню Сервис выберите команду Параметры.

Подсказка

2	Перейдите к вкладке Таблицы/Запросы.

3	Установите или снимите флажок Автоматическое объединение.

Примечания

•	Если автоматическое объединение было запрещено, пользователь сам может создавать объединение.

•	Данный параметр относится только к новым запросам.


Запросы на автоподстановку значений, обеспечивающие автоматический ввод данных

Для автоматического заполнения определенных полей для новой записи можно создать запрос на несколько таблиц. При вводе значения в объединенное поле в запросе или в форму, основанную на запросе, происходит автоматический поиск и заполнение данными, связанными с этим значением. Например, если значение объединенного поля таблиц «Клиенты» и «Заказы» известно (обычно это идентификатор клиента, такой как «КодКлиента»), то можно ввести только код клиента, в все остальные данные о клиенте будут введены автоматически. Если соответствующие данных найдены не были, то при выходе из данной записи на экран будет выведено сообщение об ошибке.

Для обеспечения автоподстановки значений должны быть выполнены следующие требования.

•	Запрос должен основываться на нескольких таблицах, а таблицы должны быть связаны отношением «один-ко-многим». (Целостность данных не обязательна.)

•	Объединенное поле, находящееся на стороне «один» данного отношения должно иметь уникальный индекс. Уникальный индекс означает, что поле должно быть ключевым или свойство Индексы (Indexed) в режиме конструктора таблицы должно быть установлено на Да (Совпадения не допускаются).

•	Объединенное поле, добавленное в бланк запроса, изначально должно находиться на стороне «многие» отношения «один-ко-многим». (Другими словами оно должно быть внешним ключом для данной таблицы.) Для выполнения автоподстановки значений это поле не может быть ключом, а также свойство Индексы (Indexed) для него не могут иметь значение Да (Совпадения не допускаются). Например, в запросе, содержащем таблицы «Клиенты» и «Заказы», переместите поле «КодКлиента» в бланк запроса из таблицы «Заказы», а не их таблицы «Клиенты».

•	Значение, вводимое в объединенное поле на стороне «многие», уже должно существовать в объединенном поле на стороне «один».

Если значение объединенного поля на стороне «многие» было добавлено или изменено в записи, то поиск и отображение на экране соответствующих значений таблицы на стороне «один» осуществляется автоматически.

Объединенное поле на стороне «многие» всегда можно обновить, в то время как объединенной поле на стороне «один» можно обновлять, только если при определении связей между таблицами было установлено каскадное обновление.. В любом случае, при обновлении данных все значения итогов и выражений в запросе, зависящие от изменяемых данных, пересчитываются автоматически.


Создание запроса на автоподстановку значений

Для осуществления автоподстановки значений в новые записи должны быть выполнены определенные условия. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

1	Создайте запрос на выборку, добавив для этого две таблицы, связанные отношением «один-ко-многим».

Инструкции

2	Добавьте поля в бланк запроса.

Необходимо включить объединенные поля на стороне «многие» отношения «один-ко-многим».

3	В случае необходимости для определения особых записей в строке Условие отбора укажите требуемое условие.

Инструкции

4	Для просмотра результатов запроса нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов.

При вводе новых данных о объединенное поле на стороне «многие» поиск и подстановка соответствующих данных на стороне «один» будет осуществляться автоматически.

Примечание.   Для получения дополнительных сведений о разрешении вопросов в запросах на автоподстановку значений нажмите кнопку  [image].


Обновление данных в запросе

В некоторых случаях для изменения данных в базовой таблице их можно отредактировать в режиме таблицы запроса. В других случаях этого сделать нельзя. В приведенной ниже таблице указано, можно ли изменить результаты запроса и есть ли какие-либо альтернативы.

Запрос или поле запроса	Изменение	Решение
Запрос, основанный на таблице	Возможно
Запрос, основанный на таблицах, связанных отношением «один-к-одному»	Возможно
Запрос, основанный на таблицах, связанных отношением «один-ко-многим»	Обычно возможно	Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].
Запрос, основанный на трех и более таблицах, связанных отношение многие-к-одному-ко-многим.	Невозможно	Напрямую обновлять данные в запросе невозможно, однако их можно изменять в форме, основанной на запросе, если для нее в свойстве Тип набора записей (RecordsetType) установлено значение «Динамический набор (несогласованные изменения)».
Перекрестный запрос	Невозможно
Запрос к серверу SQL	Невозможно
Запрос, вычисляющий сумму, среднее значений, пересчитывающий значения, а также выполняющий другие виды вычислений итогов значений поля, либо запрос на обновление, имеющий ссылки на поле в строке Обновление из перекрестного запроса, запроса на выборку или подчиненного запроса, содержащего итоговые значения или статистические функции	Невозможно	С помощью статистических функций по подмножеству в строке Обновление запроса на обновление можно указать ссылки на поля перекрестного запроса, запроса на выборку или подчиненного запроса, содержащего итоговые значения или статистические функции. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].
Запрос на объединение	Невозможно
Запросы, для которых в свойстве Уникальные значения (UniqueValues) установлено значение Да	Невозможно
Запрос, включающий связанную таблицу ODBC, не содержащую уникального индекса, или таблицу Paradox, не содержащую ключевого поля	Невозможно
Запрос (или базовая таблица), для которого не присвоено разрешение «Обновление данных»	Невозможно удаление, но возможно обновление	Для изменения данных должны быть присвоены разрешения. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].
Запрос (или базовая таблица), для которого не присвоено разрешение «Обновление Данных»	Возможно изменение, но не удаление	Для удаления данных должны быть присвоены разрешения. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].
Запрос, включающий несколько таблиц или запросов, не объединенных линией объединения в режиме конструктора	Невозможно	Необходимо объединить свойства таблиц, чтобы их обновить. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].
Вычисляемое поле	Невозможно
Поля только для чтения; база данных была открыта как база только для чтения или расположена на диске только для чтения	Невозможно
Поле записи, которое было удалено или заблокировано другим пользователем	Невозможно	Заблокированная запись должна быть изменена, как только будет разблокирована.
Поля MЕМО, гиперссылки или объектов OLE в результатах запроса	Возможно


Обновление данных в запросе, таблицы которого связаны отношением «один-ко-многим»

Если запрос основан на отношении «один-ко-многим», то, возможно, изменить данные в результатах запроса будет нельзя. В приведенной ниже таблице указаны типы полей, изменить которые невозможно, а также другие возможные способы их  изменения.

Тип поля	Решение
Объединенное поле на стороне «один»	Установить каскадное обновление между двумя таблицами. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].
Новые записи, если объединенное поле стороны «многие» не отображено в таблице	Добавление в запрос объединенного поля из стороны «многие», чтобы разрешить ввод новых записей.
Объединенные поля на стороне «многие» после обновления данных на стороне «один»	Сохранение записи; затем будет предоставлена возможность внести изменения в объединенное поле на стороне «многие».
Пустое поле таблицы на стороне «один» отношения «один-ко-многим» с существующим внешним объединением	Ввод значений в поля из таблицы на стороне «многие», но только если объединенные поля на стороне «один» содержат значения для этой записи.
Новые записи, если весь уникальный ключ таблицы ODBC не является выходным	Выбор всех ключевых полей таблиц ODBC для разрешения в них ввода.


Отображение или скрытие названий таблиц в бланке запроса, установленное по умолчанию

1	В меню Сервис выберите команду Параметры.

Подсказка

2	Перейдите к вкладке Таблицы/Запросы.

3	Установите или снимите флажок Вывод имен таблиц.

Примечание.   Данный параметр относится только к новым запросам.


Примеры самообъединений

Для отображения в поле «Отчитывается» имен менеджеров вместо их кодов выполните следующие действия.

1	В режиме конструктора запроса дважды добавьте таблицу «Сотрудники» в запрос.

2	Создайте объединение. Для этого переместите поле «Отчитывается» списка полей первой таблицы в поле «КодСотрудника» списка полей второй таблицы.

3	Добавьте из первого списка полей в бланк запроса поля «Фамилия», «Имя» и «Должность».

4	Из второго списка полей в бланк запроса добавьте поле «Фамилия». Чтобы поле отображалось с подписью «Менеджер» вместо «Фамилия», введите новое значение в ячейку свойства Подпись (Caption) в окне свойств этого поля. Для получения дополнительных сведений об изменении свойства Подпись (Caption) для поля нажмите кнопку  [image].


Создание перекрестных запросов с помощью мастера

Для получения примера перекрестного запроса нажмите кнопку  [image].

1	В окне базы данных перейдите к вкладке Запросы и нажмите кнопку Создать.

2	В диалоговом окне Новый запрос выберите мастера Перекрестный запрос.

3	Нажмите кнопку OK.

4	Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера. В последнем диалоговом окне пользователю предлагается выбор выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме конструктора.

Если полученный запрос не соответствует требованиям, можно снова обратиться к мастеру или внести изменения в запрос в режиме конструктора. Для получения дополнительных сведений о внесении изменений в запрос в режиме конструктора нажмите кнопку  [image].

Для разрешения проблем в запросах нажмите кнопку  [image].

Совет.   При помощи мастера сводных таблиц данные перекрестных таблиц можно вывести на экран, не создавая отдельного запроса. С помощью сводной таблицы заголовки строк и столбцов можно изменять таким образом, чтобы разными способами можно было анализировать данные. Для получения дополнительных сведений о создании сводной таблицы нажмите кнопку   [image].


Создание простого запроса на выборку с помощью мастера

Мастер простого запроса на выборку используется для создания запросов для восстановления данных из полей, определенных в одной или нескольких таблицах или запросах. С помощью мастера можно также суммировать, пересчитывать, вычислять средние значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле. Восстанавливаемые записи можно ограничить, установив условие отбора.

1	В окне базы данных перейдите к вкладке Запросы и нажмите кнопку Создать.

2	В диалоговом окне Новый запрос выберите мастера Простой запрос.

3	Нажмите кнопку OK.

4	Укажите имя таблицы или запроса, на котором должен быть основан создаваемый запрос, а затем выберите поля, из которых должны быть восстановлены данные.

5	Если необходимо, укажите дополнительные таблицы или запрос, а затем выберите из них поля, которые должны быть использованы. Повторяйте данные действия до тех пор, пока не будут выбраны все необходимые поля.

6	Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера. В последнем диалоговом окне пользователю предлагается выбор выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме конструктора.

Если полученный запрос не соответствует требованиям, можно снова обратиться к мастеру или внести изменения в запрос в режиме конструктора. Для получения дополнительных сведений о внесении изменений в запрос в режиме конструктора нажмите кнопку  [image].

Для разрешения проблем в запросах нажмите кнопку  [image].


Поиск повторяющихся значений записей или полей в таблице при помощи мастера запросов

Мастер по созданию запросов на поиск повторяющихся записей позволяет определить, содержит ли таблица повторяющиеся записи, а также определить, какие именно записи имеют одно и то же значение. Например, по совпадающим значениям в поле «Адрес» можно найти повторяющиеся записи, относящиеся к одному поставщику. Повторяющиеся значения в поле «Город» позволяют отобрать всех поставщиков, находящихся в одном городе.

Примечание.   В некоторых случаях, несмотря на то, что мастер для поиска повторяющихся значений не был использован, повторяющиеся записи могут быть удалены автоматически. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку   [image].

1	В окне базы данных перейдите к вкладке Запросы и нажмите кнопку Создать.

2	В диалоговом окне Новый запрос выберите мастера Повторяющиеся записи.

3	Нажмите кнопку OK.

4	Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера. Если вместе с полями, содержащими повторяющиеся значения, отображать все остальные поля не требуется, то в запросе будут суммированы все повторяющиеся значения. В последнем диалоговом окне пользователю предлагается выбор выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме конструктора.

Если полученный запрос не соответствует требованиям, можно снова обратиться к мастеру или внести изменения в запрос в режиме конструктора. Для получения дополнительных сведений о внесении изменений в запрос в режиме конструктора нажмите кнопку  [image].

Все найденные мастером повторяющиеся значения можно удалить вручную. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Поиск записей, не соответствующих записям из другой таблицы, с помощью мастера запросов

Мастер для поиска записей, не соответствующих записям из другой таблицы, используется для поиска записей, не имеющих связей с записями в другой таблице. Например, можно найти клиентов, не имеющих заказов.

1	В окне базы данных перейдите к вкладке Запросы и нажмите кнопку Создать.

2	В диалоговом окне Новый запрос выберите выберите мастера Записи без подчиненных.

3	Нажмите кнопку OK.

4	Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера. В последнем диалоговом окне пользователю предлагается выбор выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме конструктора.

Если полученный запрос не соответствует требованиям, можно снова обратиться к мастеру или внести изменения в запрос в режиме конструктора. Для получения дополнительных сведений о внесении изменений в запрос в режиме конструктора нажмите кнопку  [image].


Создания запроса на выборку без использования мастера

1	В окне базы данных перейдите к вкладке Запросы и нажмите кнопку Создать.

2	В диалоговом окне Новый запрос выберите команду Конструктор и нажмите кнопку OK.

3	В диалоговом окне Добавление таблицы перейдите к вкладке, которая включает объекты, содержащие требуемые данные.

4	Для добавления объектов в запрос дважды щелкните кнопкой мыши на имени каждого, а затем нажмите кнопку Закрыть.

5	Если запрос содержит несколько таблиц или запросов, убедитесь, что между собой их соединяет линия. Для Microsoft Access это означает, что данные связаны. Если же линий нет, создайте их.

Инструкции

Если таблицы или запросы связаны, то тип соединения можно изменить, тем самым влияя на выбор записей в запросе.

Инструкции

6	Добавьте поля в запрос, перемещая их имена с помощью мыши из списка полей в бланк запроса. Для получения дополнительных сведений о добавлении полей нажмите кнопку  [image].

7	Внесите в запрос необходимые усовершенствования: определите условие отбора, порядок сортировки, создайте вычисляемые поля (для вычисления суммы, среднего значения, пересчета и других действий с данными), либо измените структуру запроса.

Инструкции

8	Для сохранения запроса нажмите кнопку Сохранить  [image]  на панели инструментов. Введите имя, соответствующее соглашениям об именах объектов Microsoft Access, и нажмите кнопку OK.

9	Для просмотра результатов запроса нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов.

Для разрешения проблем в запросах нажмите кнопку  [image].


Создание запроса

Часто запросы в Microsoft Access создаются автоматически, и пользователю не приходится самостоятельно их создавать.

•	Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, попытайтесь использовать мастер форм или мастер отчетов. Они служат для создания форм и отчетов. Если отчет или форма основаны на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются их базовые инструкции SQL. При желании инструкции SQL можно сохранить в качестве запроса.

•	Чтобы упростить создание запросов, которые можно выполнить независимо, либо использовать как базовые для нескольких форм или отчетов, пользуйтесь мастерами запросов. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастера можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Затем для его наладки переключитесь в режим конструктора.

•	Для создания запросов на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля, сохраните фильтр как запрос.

Если ни один из перечисленных методов не удовлетворяет требованиям, создайте самостоятельно запрос в режиме конструктора.

Предполагаемые действия

Получение сведений о типах запросов, которые можно создавать

Получение сведений о запросах на автоподстановку значений

Сохранение инструкции SQL в качестве запроса

Создание фильтра, сохраняемого как запрос

Используйте мастеров для создания следующих запросов.

Простой запрос на выборку.

Перекрестный запрос.

Запрос на поиск повторяющихся записей.

Запрос на поиск записей, не имеющих подчиненных.

Не используйте мастеров для создания следующих запросов.

Запрос на выборку.

Запрос с параметрами.

Перекрестный запрос.

Запросы SQL (запрос на объединение, запрос к серверу, управляющий запрос, подчиненный запрос).

Запросы на изменение (на создание таблицы, на удаление, на добавление, на обновление записей).

Запрос на автоподстановку значений.


Создание запроса SQL

Предполагаемые действия

Получение дополнительных сведений о запросах SQL

Создание запроса на обновление

Создание запроса к серверу

Создание управляющего запроса

Создание подчиненного запроса


Создание запроса на изменение

Предполагаемые действия

Получение дополнительных сведений о запросах на изменение

Создание запроса на создание таблицы

Создание запроса на удаление

Создание запроса на добавление записей

Создание запроса на обновление записей


Типы запросов, создаваемых в Microsoft Access

Типы

Запросы на выборку

Запросы с параметрами

Перекрестные запросы

Запросы на изменение (запросы на создание таблицы, удаление, обновление, добавление записей)

Запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы)


Запросы на выборку и их использование

Наиболее часто используемым запросом является запрос на выборку. Запрос на выборку возвращает данные из одной или нескольких таблиц, а также результаты, которые при желании пользователь может изменить (с некоторыми ограничениями). Также можно использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий. Для получения примеров запросов на выборку нажмите кнопку [image]. Для получения дополнительных сведений о создании запросов нажмите кнопку  [image].


Запросы с параметрами и их использование

Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое должно содержаться в поле. Можно создать запрос, в результате которого выводится приглашение на ввод нескольких данных, например, двух дат. В результате будут возвращены все записи, находящиеся между указанными двумя датами.

Также запросы с параметрами удобно использовать в качестве основы для форм и отчетов. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При выводе данного отчета, на экране появится приглашение ввести месяц, доходы которого интересуют пользователя. После ввода месяца на экране будет представлен требуемый отчет. Для получения дополнительных сведений о запросах с параметрами нажмите кнопку  [image].

Можно создать специальную форму или диалоговое окно, которое вместо диалогового окна запроса с параметрами будет выводить приглашение на ввод параметров запроса. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Перекрестные запросы и их использование

В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие как суммы, количество записей и средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй - в верхней строке. Для получения примера перекрестного запроса нажмите кнопку  [image]. Для получения дополнительных сведений о создании перекрестного запроса с помощью мастера нажмите кнопку  [image]. Для получения дополнительных сведений о самостоятельном создании перекрестного запроса нажмите кнопку  [image].

Совет.   Существует возможность вывести данные в перекрестной таблице без создания в базе данных отдельного запроса. Для этого следует использовать мастер сводных таблиц. В сводной таблице пользователь имеет возможность изменять заголовки строк или столбцов, что позволяет анализировать данные различными способами. Для получения дополнительных сведений о создании сводных таблиц нажмите кнопку  [image].


Запросы на изменение и их использование

Запрос на изменение - это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, на обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.

Запрос на удаление

Удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

Для получения дополнительных сведений о создании запросов на удаление записей нажмите кнопку  [image].

Запрос на обновление записей

Вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

Для получения дополнительных сведений о создании запроса на обновление записей нажмите кнопку  [image].

Запрос на добавление

Добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу «Клиенты». Запрос на добавление также полезен при выполнении следующих действий.

•	Добавление полей на основе условий отбора. Например, необходимо добавить имена и адреса клиентов с очень крупными заказами.

•	Добавление записей, если некоторые поля из одной таблицы не существуют в другой. Например, в демонстрационной базе данных «Борей» таблица «Клиенты» содержит 11 полей. Пусть требуется добавить записи из другой таблицы с полями, соответствующими 9 из 11 полям таблицы «Клиенты». Запрос на добавление добавит данные в совпадающие поля и пропустит остальные.

Для получения дополнительных сведений о создании запросов на добавление записей нажмите кнопку  [image].

Запрос на создание таблицы

Создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен для выполнения следующих действий.

•	Создание таблицы для экспорта в другую базу данных Microsoft Access. Например, требуется создать таблицу, содержащую несколько полей из таблицы «Сотрудники», а затем экспортировать эту таблицу в базу данных, используемую отделом кадров.

•	Создание отчетов, содержащих данные, соответствующие определенному моменту времени. Например, 15 мая 96 года необходимо напечатать отчет об объеме продаж, сделанных в первом квартале, основанный на данных, содержащихся в базовой таблице на 9:00 A.M. 1 апреля 96. Отчет, основанный на запросе или инструкции SQL, выбирает из таблиц самые последние данные (данные на 15 мая 96), а не записи на указанный момент времени. Чтобы получить данные на 9:00 A.M. 1 апреля 96 , необходимо разработать запрос на создание таблицы, в котором требуемые записи отбираются в зависимости от указанного момента времени и помещаются в новую таблицу. Затем в качестве основы для отчета следует использовать эту таблицу, а не запрос.

•	Создание резервной копии таблицы.

•	Создание архивной таблицы, содержащей старые записи. Например, можно создать таблицу, сохраняющую все старые заказы, прежде чем удалить их из текущей таблицы «Заказы».

•	Повышение быстродействия форм и отчетов, базирующихся на многотабличных запросах или инструкциях SQL. Например, требуется вывести на печать несколько отчетов, базирующихся на запросе, включающем пять таблиц, в котором рассчитываются общие итоги. Чтобы ускорить процесс, разработайте запрос на создание таблицы, извлекающий необходимые записи и сохраняющий их в одной таблице. Затем на базе этой таблицы создайте отчет или укажите ее в инструкции SQL как источник записей для формы или отчета. Это позволит обойтись без повторных запусков запроса для каждого отчета. Однако следует помнить, что после выполнения запроса на создание таблицы данные в этой таблице не изменяются.

Для получения дополнительных сведений о разработке запросов на создание таблицы нажмите кнопку  [image].


Запросы SQL и их использование

Запрос SQL - это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Примерами запросов SQL могут служить запросы на объединение, запросы к серверу, перекрестные и подчиненные запросы.

Запрос на объединение

Этот тип запроса комбинирует поля (столбцы) из одной или нескольких таблиц или запросов в одно поле в результатах запроса. Например, если шесть поставщиков ежемесячно посылают новые списки оборудования, то с помощью запроса на объединение эти списки можно объединить в один. А затем результаты поместить в новую таблицу, созданную с помощью запроса на создание таблицы, основанного на запросе на объединение. Для получения примеров запросов на объединение нажмите кнопку  [image].

Для получения дополнительных сведений о создании запросов на объединение нажмите кнопку  [image].

Запрос к серверу

Этот тип запроса отправляет команды непосредственно в базы данных ODBC, например Microsoft SQL, причем используются только команды, поддерживаемые сервером. Например, запрос к серверу используется для возвращения или изменения данных.

Для получения дополнительных сведений о создании запросов к серверу нажмите кнопку  [image].

Управляющий запрос

Данный тип запроса создает или вносит изменения в объекты базы данных, такие как таблицы Microsoft Access или Microsoft SQL Server.

Для получения дополнительных сведений о создании управляющих запросов нажмите кнопку  [image].

Подчиненный запрос

Этот тип запроса состоит из вложенной в запрос на выборку или запрос на изменение инструкцию SQL SELECT. Чтобы определить новое поле, данную инструкцию можно ввести о строку Поле в бланке запроса. Чтобы указать для данного поля условие отбора, введите инструкцию в строку Условие отбора. Подчиненные запросы используются для:

•	проверки наличия результатов подчиненного запроса (используются зарезервированные слова EXISTS или NOT EXISTS);

•	поиска значений в основном запросе, которые равны, превышают или меньше значений, возвращаемых подчиненным запросом (используются зарезервированные слова  ANY, IN или ALL);

•	создания подчиненных запросов внутри подчиненных запросов (вложенные запросы).

Для получения дополнительных сведений о создании подчиненных запросов нажмите кнопку  [image].


Сохранение инструкции SQL как запроса для формы или отчета

Если инструкция SQL, указанная в свойстве Источник записи (RecordSource) формы или отчета, была сохранена как запрос, то данный запрос можно выполнить независимо, а также базировать на нем отчеты или формы.

1	Откройте форму в режиме конструктора форм или отчет в режиме конструктора отчетов.

2	Чтобы открыть для данной формы или отчета окно свойств, дважды щелкните кнопкой мыши на области данных формы или области данных отчета.

3	Для вывода режима конструктора запросов нажмите рядом с ячейкой свойства Источник записи (RecordSource) кнопку построителя  [image].

4	Нажмите кнопку Сохранить  [image]  на панели инструментов.

5	В диалоговом окне Сохранить как введите имя, следуя соглашению об именах объектов Microsoft Access, и нажмите кнопку OK.

Далее запрос будет автоматически добавлен на вкладку Запросы в окне базы данных.


Оптимизация запросов

Существует ряд способов ускорения выполнения запросов. В дополнение к перечисленным ниже приемам конкретные запросы в базе данных могут быть исследованы с помощью анализатора быстродействия. Для получения дополнительных сведений об использовании анализатора быстродействия нажмите кнопку  [image].

•	Производите сжатие баз данных. Это повысит быстродействие запросов, так как при сжатии происходит преобразование записей в таблице таким образом, чтобы они находились на соседних страницах базы данных, упорядоченные по ключу таблицы. Это повысит скорость отбора записей в таблице, так как количество читаемых страниц базы данных с целью отбора записей будет минимальным. После сжатия базы данных запустите каждый запрос, чтобы скомпилировать его, используя обновленные характеристики таблицы.

•	Индексируйте все поля, используемые для определения условий отбора в запросе, а также поля на обеих сторонах объединения или создайте связь между этими полями. При создании связей ядро базы данных Microsoft Jet создает индекс внешнего ключа, если он еще не создан; в противном случае, используется существующий индекс.

Примечание. Ядро базы данных Microsoft Jet автоматически оптимизирует запрос, в котором выполняется объединение таблицы Microsoft Access на жестком диске пользователя и таблицы на сервере ODBC, если таблица Microsoft Access достаточно мала, а поля, участвующие в объединении, являются индексированными. В этом случае Microsoft Access повышает производительность за счет загрузки с сервера только необходимых записей. Всегда старайтесь при объединении таблиц из различных источников обеспечить индексирование полей, участвующих в объединении.

•	При описании полей таблицы выбирайте типы данных минимального размера, достаточные для содержащихся в поле данных. Кроме того, для полей, участвующих в объединении, следует выбирать одинаковые или совместимые типы данных, такие как тип «Счетчик» и числовой тип (если для свойства Размер поля (FieldSize) задано значение Длинное целое).

•	При создании запроса не добавляйте лишние поля в запрос. Снимите флажок Вывод на экран для полей, используемых в условиях отбора, если не предполагается вывод в запросе содержимого этих полей.

•	Если в качестве значения для свойства Источник записей (RecordSource) формы или отчета задана инструкция SQL, то следует сохранить ее как запрос, а затем указать в качестве источника записей имя запроса. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Старайтесь не использовать вычисляемые поля в подчиненных запросах. Необходимость расчета выражения при добавлении запроса с вычисляемыми полями в другой запрос замедляет выполнение запроса верхнего уровня. Предположим, например, что запрос Q1 является подчиненным для запроса Q2:

Q1: SELECT IIF([MyColumn]="Да","Заказ подтвержден","Заказ не подтвержден") AS X FROM MyTable;

Q2: SELECT * FROM Q1 WHERE X="Заказ подтвержден";

Так как выражение с IIf в запросе Q1 нельзя оптимизировать, то и запрос Q2 не может быть оптимизирован. Таким образом, если нельзя оптимизировать выражение во вложенном запросе, то и весь запрос целиком не может быть оптимизирован.

Существует другой вариант построения запроса:

Q1: SELECT * FROM MyTable WHERE MyColumn = "Да";

Если в результатах запроса необходимо присутствие выражений, то следует поместить их в элементе управления в форме или отчете. Например, предыдущий запрос можно было преобразовать в запрос с параметрами, в который бы вводились значения для поля «MyColumn», а затем на его основе создать форму или отчет. Затем в форму или отчет можно добавить вычисляемый элемент управления, выводящий на экран строки «Привет» или «Пока» в зависимости от значения в поле «MyColumn».

Запрос следует построить следующим образом:

PARAMETERS [Для просмотра подтвержденных заказов введите Да. Для просмотра неподтвержденных заказов введите Нет.] Text;

SELECT *

FROM MyTable

WHERE MyColumn = [Для просмотра подтвержденных заказов введите Да. Для просмотра неподтвержденных заказов введите Нет.];

В вычисляемый элемент управления в форме или отчете вводится следующее:

=IIF([MyColumn]="Да","Заказ подтвержден","Заказ не подтвержден")

•	При группировке записей по значениям полей, участвующих в объединении, определяйте условие группировки в ячейке Групповая операция для поля в той же таблице, в которой находится поле, для которого выполняются расчеты статистических функций. Например, если рассчитывается итоговое значение поля «Количество» в таблице «Заказано», а записи группируются по полю «КодЗаказа», то условие группировки следует определить для поля «КодЗаказа» в таблице «Заказано», а не для поля «КодЗаказа» в таблице «Заказы». Если условие группировки определить для поля «КодЗаказа» в таблице «Заказы», то сначала будут объединены все записи, а потом выполнен расчет статистических функций, вместо того, чтобы сделать наоборот, сначала проведя расчет, а потом объединив только необходимые поля.

Для повышения производительности определяйте условия группировки для минимально возможного числа полей. В качестве альтернативы используйте функцию First. Для получения дополнительных сведений о функции First нажмите кнопку  [image].

Если в итоговом запросе выполняется объединение, старайтесь использовать группировку записей только в одном запросе и добавляйте этот запрос в отдельный запрос, в котором выполняется объединение. Это повысит быстродействие некоторых запросов.

•	По возможности избегайте определения в запросах условий отбора для вычисляемых и неиндексированных полей.

Используйте для условий отбора выражения, позволяющие оптимизировать запрос. Для получения дополнительных сведений об оптимизации выражений с помощью технологии Rushmore нажмите кнопку  [image].

•	Если условия отбора ограничивают значения полей, используемых в объединении таблиц с отношением «один-ко-многим», проверьте, будет ли запрос выполняться быстрее, при определении условий для поля на стороне «один», чем при их определении на стороне «многие». Иногда после определения в запросе условий для поля на стороне «один» вместо условия на стороне «многие» запрос выполняется быстрее.

•	Индексируйте поля, используемые для сортировки.

•	Если не предполагается частое изменение данных, создавайте таблицы по результатам запроса с помощью запросов на создание таблиц. Создавайте формы, отчеты и другие запросы на базе результирующих таблиц, а не на базе исходных запросов, а также убедитесь что правильно проведена индексация.

•	Старайтесь не использовать статистические функции по подмножеству, например функцию Dlookup, в запросе, в котором производится обращение к табличным данным. Статистические функции по подмножеству довольно специфичны для Microsoft Access, поэтому ядро базы данных Microsoft Jet не может оптимизировать использующие их запросы. Вместо этого добавляйте таблицу в запрос или создавайте подчиненный запрос.

•	При создании перекрестного запроса по возможности используйте постоянные заголовки столбцов. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Применяйте операторы Between...And, In и = к индексированным полям.

•	Чтобы ускорить выполнение на сервере запросов на обновление больших объемов данных из источников данных ODBC, задайте для свойства FailOnError значение Да. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Примечание.   Для получения сведений об оптимизации выполнения внешней базы данных SQL нажмите кнопку  [image].


Оптимизация выражений для условий в запросах по технологии Rushmore

Существует возможность оптимизации простых и сложных выражений в строке Условие отбора в бланке запроса или в предложении WHERE в инструкции SQL SELECT. Для определенных типов сложных выражений используется Rushmore — технология доступа к данным, используемая ядром базы данных Microsoft Jet для достижения более высокого уровня оптимизации.

Простые оптимизируемые выражения

Простые оптимизируемые выражения могут составлять целое выражение или быть его частью. Простое оптимизируемое выражение записывается одним из следующих способов:

Индексированное поле  Оператор сравнения  Выражение

[Дата заказа]=#11/09/96#

или

Выражение  Оператор сравнения  Индексированное поле

#01/11/96#<[ДатаНайма]

В простом оптимизируемом выражении:

•	Индексированное поле представляет собой поле, имеющее собственный индекс, или первое поле в индексе по нескольким полям.

•	Оператор сравнения является одним из следующих операторов: <, >, =, <=, >=, <>, Between…And, Like, In.

•	Выражение представляет любое допустимое выражение, в том числе константы, функции и значения полей из других таблиц.

Для просмотра примеров простых оптимизируемых выражений нажмите кнопку  [image].

Сложные выражения

Сложное выражение создается путем комбинирования двух простых выражений с помощью операторов And или Or. Сложное выражение может быть записано одним из следующих способов:

Простое выражение  And  Простое выражение

или

Простое выражение  Or  Простое выражение

Сложное выражение является полностью или частично оптимизируемым в зависимости от оператора, использованного для их комбинирования и от того, являются ли оптимизируемыми оба простых выражения или только одно. Сложное выражение является оптимизируемым, если выполняются три следующих условия.

•	В выражении для объединения условий отбора используются операторы And или Or.

•	Оба условия отбора являются простыми оптимизируемыми выражениями.

•	Оба выражения содержат индексированные поля. Поля могут быть индексированы по отдельности или быть частью индекса, построенного по нескольким полям.

Примечание. Индексы, построенные по нескольким полям, допускают оптимизацию, если поля в запросе проверяются в том порядке, в котором они выводятся в окне индексов, начиная с первого индексированного поля и далее по соседним полям (до 10 полей включительно). Например, если индекс, построен по полям «Фамилия» и «Имя», то запрос может быть оптимизирован по полю «Фамилия» или по полям «Фамилия» и «Имя», но нельзя оптимизировать этот запрос по полю «Имя».

В следующей таблице показано, в каких случаях запросы являются оптимизируемыми.

Выражение	Оператор	Выражение	Запрос
Оптимизируемое	And	Оптимизируемое	Полностью оптимизируемый (с помощью технологии Rushmore)
Оптимизируемое	Or	Оптимизируемое	Полностью оптимизируемый (с помощью технологии Rushmore)
Оптимизируемое	And	Неоптимизируемое	Частично оптимизируемый (без использования технологии Rushmore)
Оптимизируемое	Or	Неоптимизируемое	Неоптимизируемый
Неоптимизируемое	And	Неоптимизируемое	Неоптимизируемый
Неоптимизируемое	Or	Неоптимизируемое	Неоптимизируемый
--	Not	Оптимизируемое	Неоптимизируемый
--	Not	Неоптимизируемое	Неоптимизируемый
При комбинировании простых выражений допускается использование скобок. Приведенные выше правила действуют и при группировке выражений в скобках.

Сложные оптимизируемые выражения могут быть в свою очередь сгруппированы для создания других более сложных оптимизируемых выражений.

Для просмотра примеров сложных оптимизируемых выражений нажмите кнопку  [image].

Примечания

•	Функция Count оптимизирована для запросов, использующих технологию Rushmore. Для получения дополнительных сведений о функции Count нажмите кнопку  [image].

•	В запросах по технологии Rushmore могут быть использованы таблицы Microsoft Access, а также таблицы Microsoft FoxPro и dBASE (файлы .dbf). Невозможно использовать технологию Rushmore с источниками данных ODBC, поскольку Microsoft Access пересылает запросы к источнику данных ODBC, а не обрабатывает их на локальном уровне.


Примеры простых оптимизируемых выражений

Если были созданы индексы для полей «Фамилия», «Возврат» и «ДатаНайма» в таблице «Сотрудники», существуют следующие простые оптимизируемые выражения:

•	[Фамилия]="Иванов"

•	[Возраст]>=21

•	#11/12/90#<[ДатаНайма]

•	Сотрудники.[Фамилия]=Клиенты.[Фамилия]

•	[Фамилия] In ("Иванов", "Петров", "Сидоров")

•	[Возраст] Between 18 And 65


Примеры сложных оптимизируемых выражений

Следующие примеры подразумевают, что поля «Фамилия» и «ДатаНайма» были проиндексированы, а поля «Отчество» или «Имя» нет. Следующая таблица содержит список комбинаций простых выражений и соответствующую степень оптимизации сложного выражения, получающего в результате.

Оптимизируемое  выражение	Оператор	Оптимизируемое  выражение	Сложное выражение
[Фамилия]="Иванов"	And	[ДатаНайма]<#11/12/90#	Оптимизируемое с помощью технологии Rushmore
[Фамилия]="Иванов"	Or	[ДатаНайма]<#11/12/90#	Оптимизируемое с помощью технологии Rushmore
Оптимизируемое  выражение	Оператор	Неоптимизируемое  выражение	Сложное выражение
[Фамилия]="Иванов"	And	[Отчество]="C"	Частично оптимизируемое (без использования технологии Rushmore)
[Фамилия]="Иванов"	Or	[Отчество]="C"	Неоптимизируемое
Неоптимизируемое  выражение	Оператор	Неоптимизируемое  выражение	Сложное выражение
[Имя]="Рома"	And	[Отчество]="C"	Частично оптимизируемое (без использования технологии Rushmore)
[Имя]="Рома"	Or	[Отчество]="C"	Неоптимизируемое


Создание запроса с параметрами с приглашением на ввод условий отбора

Запрос с параметрами отображает одно или несколько определенных диалоговых окон, выводящих приглашение пользователю ввести условия отбора. Можно создать специальное диалоговое окно для ввода параметров запроса. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

1	Создайте запрос на выборку или перекрестный запрос.

2	В режиме конструктора запроса переместите с помощью мыши поля из списка полей в бланк запроса.

3	Для каждого поля, которое предполагается использовать как параметр, введите в ячейку строки Условие отбора текст приглашения, заключенный в квадратные скобки. Это приглашение будет выводиться при запуске запроса. Текст подсказки должен отличаться от имени поля, но может включать его.

Для поля, в котором отображаются даты, можно вывести приглашения "Введите начальную дату:" и "Введите конечную дату:" для определения диапазона отбираемых значений. Для этого введите в ячейку строки Условие отбора выражение Between [Введите начальную дату:] And [Введите конечную дату:].

4	Для просмотра результатов нажмите кнопку Вид на панели инструментов и введите значение параметра. Для возвращения в режим конструктора запроса снова нажмите кнопку Вид на панели инструментов.

Примечания

•	Необходимо определить тип данных для параметров, в перекрестном запросе или в запросе с параметрами, являющемся базовым для диаграммы или для перекрестного запроса. В перекрестном запросе необходимо также задать значение свойства Заголовки столбцов (ColumnHeadings). В других запросах с параметрами необходимо указать тип данных параметра для логических полей и для полей из таблиц во внешних базах данных SQL. Для получения дополнительных сведений об указании типа данных параметра нажмите кнопку  [image].  Для получения дополнительных сведений о свойстве Заголовки столбцов (ColumnHeadings) нажмите кнопку  [image].

•	В отчете допускается вывод параметров на печать. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Указание типа данных для параметра в запросе с параметрами

1	Создайте запрос с параметрами и в режиме конструктора этого запроса выберите в меню Запрос команду Параметры.

2	Введите в первую ячейку в столбце Параметр первое приглашение, введенное в бланк запроса.

3	В ячейке столбца Тип данных в этой строке выберите требуемый тип данных.

4	Повторите шаги 2 и 3 для каждого параметра, для которого следует задать тип данных.


Связь свойств полей в запросе со свойствами полей в базовой таблице или запросе

Поле в запросе по умолчанию наследует все свойства, которые оно имеет в базовой таблице или запросе. Например, если в таблице свойство Формат поля (Format) поля «ДатаРазмещения» имеет значение «Средний формат даты», то поле «ДатаРазмещения» в результирующем наборе записей запрос также имеет «Средний формат даты». В окне свойств запроса выводятся только те свойства поля, которые может изменить пользователь.

Если изменяется свойство поля в режиме конструктора таблицы, то любой новый или существующий запрос автоматически наследует изменения, если это свойство ранее не было изменено в запросе в режиме конструктора. Значения свойств, заданные в режиме конструктора запроса, не изменяются в результате последующих изменений в режиме конструктора таблицы, а значения свойств таблицы не зависят от изменений, сделанных в режиме конструктора запроса.

Вычисляемые поля, в которых отображаются данные, не сохраняемые в таблице, не наследуют свойств таблицы. Например, если в запрос следует включить поле, в котором вычисляется значение типа «Денежный», то значения этого поля не будут отображаться в данном формате, пока свойство Формат поля (Format) этого поля не получит значение «Денежный».

При создании формы или отчета, основанных на запросе, поля формы или отчета принимают те свойства полей, которые заданы в запросе или в базовой таблице. Если затем в форме или отчете изменяется значение свойства элемента управления, это изменение не влияет на значение этого свойства поля в базовом запросе. Аналогично этому, изменение значение свойства поля в запросе после создания формы, в которой используется это поле, не приводит к обновлению значения свойства элемента управления; при необходимости, его следует обновить вручную.


Задание значений свойств запроса, полей запроса или списков полей

Пользователь имеет возможность задавать значения свойств для запроса, списков полей в запросе и полей, добавляемых в бланк запроса.

1	Откройте запрос в режиме конструктора.

2	Выберите поле, список полей или запрос.

•	Для выбора поля выберите ячейку в строке Поле.

•	Для выбора списка полей выберите любое место в списке.

•	Для выбора всего запроса выберите любое место в окне конструктора запроса вне бланка запроса и списка полей.

3	Нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов для вывода окна свойств выбранного объекта.

4	В окне свойств выберите ячейку свойства и выполните одно из следующих действий.

•	Если в ячейке свойства появляется кнопка раскрытия списка, нажмите эту кнопку и выберите значение в списке.

•	Введите в ячейку свойства значение или выражение.

•	Если рядом с ячейкой свойства появляется кнопка построителя  [image], нажмите ее, чтобы вызвать построитель.

Если требуется больше места для ввода или редактирования значения свойства, нажмите клавиши SHIFT+F2 для открытия окна Область ввода.

Совет.   Для получения дополнительных сведений о свойстве и его значениях выберите свойство и нажмите клавишу F1.


Переименование таблицы или запроса, добавляемых в запрос

Существует возможность переименования в запросе нескольких копий одной и той же таблицы или запроса.

1	Откройте запрос в режиме конструктора.

2	Выберите любое место во втором экземпляре списка полей таблицы или запроса и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов для вывода окна свойств.

3	В ячейку свойства Псевдоним (Alias) введите новое имя таблицы или запроса.

Примечание.   Переименование копий таблицы или запроса в запросе не приводит к переименованию базовой таблицы или запроса.


Отображение в запросе максимальных или минимальных значений

В запросе могут быть отображены, например, записи с 10 максимальными или минимальными значениями в определенном поле, а также 10 процентов записей с максимальными или минимальными значениями.

1	Откройте запрос в режиме конструктора.

2	Добавьте в бланк запроса поля, которые следует вывести в результирующем наборе записей.

3	В ячейке строки Сортировка поля, для которого следует вывести максимальные или минимальные значения, выберите по убыванию для вывода наибольших значений, или по возрастанию для вывода наименьших значений. Если производится сортировка по другим полям, то эти поля должны находиться в бланке запроса справа от поля, для которого отбирается набор значений.

4	Выберите поле со списком Набор значений  [image]  на панели инструментов.

5	Введите или выберите процентную долю или число наибольших или наименьших значений, отображаемых в результирующем наборе записей.

Примечание.   Для того чтобы вывести процентную долю, введите после числа знак процентов (%).

6	Для просмотра результатов запроса нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов.

Примечание.   Задание значения свойства Набор значений (TopValues) в окне свойств запроса приводит к тем же результатам, что и ввод значения в одноименное поле со списком на панели инструментов.


Разрешение другим пользователям просматривать или выполнять запрос без изменения данных или структуры запроса

В защищенной рабочей группе можно предоставить другим пользователям разрешение на просмотр результатов запроса или в случае запроса на изменение разрешение на выполнение запроса, даже если им не разрешено просматривать базовые таблицу или запрос этого запроса.

1	Откройте запрос в режиме конструктора.

2	Выберите произвольное место вне бланка запроса и списка полей для выделения запроса.

3	Нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов для вывода окна свойств запроса.

4	Задайте для свойства При запуске предоставляются права (RunPermissions) значение «Владельца».

При установке этого значения выполняется следующее:

•	все пользователи запроса имеют права владельца на просмотр или выполнение запроса;

•	только владелец запроса имеет право сохранять изменения в запросе;

•	никто не может изменить владельца запроса.

Примечание.   Допускается также указание прав, предоставляемых по умолчанию. Для этого следует выбрать команду Параметры в меню Сервис, выбрать вкладку Таблицы/запросы, а затем выбрать один из параметров в группе При запуске предоставляются права.


Изменение прав по умолчанию для всех запросов

Допускается изменение разрешений, предоставляемых по умолчанию другим пользователям на просмотр результатов запроса или в случае запроса на изменение на выполнение запроса, даже если им не разрешено просматривать базовые таблицу или запрос этого запроса.

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры.

  Подсказка

2	Выберите вкладку Таблицы/запросы.

3	Выберите требуемое значение параметра в группе При запуске предоставляются права.

Если выбран параметр Владельца, то:

•	все пользователи имеют права владельца запроса на просмотр и выполнение запроса;

•	только владелец запроса имеет право сохранять изменения в запросе;

•	никто не может изменить владельца запроса.

Если выбран параметр Пользователя, то действуют права, предоставленные пользователям, и любой пользователь, имеющий на запрос права администратора, имеет возможность изменить его владельца.


Запрет на вывод в запросе повторяющихся записей

В Microsoft Access запись считается уникальной, если значение в произвольном поле записи отличается от значения в том же поле в любой другой записи. В запросе не обязательно выводить все поля записей из базовых таблиц или запросов. Поэтому если поле, отличающее одну запись от другой, не включено в бланк запроса, то в результирующем наборе записей могут появиться одинаковые записи. Например, если в бланк запроса добавлены только поля «Фамилия» и «Страна», появятся одинаковые записи, если несколько сотрудников имеют одну и ту же фамилию и живут в одной стране. В базовой таблице эти записи не являются одинаковыми, так как поле «КодСотрудника» является уникальным для каждой записи.

Существует возможность отображения записей, уникальность которых определяется всеми полями в базовой таблице или запросе, а не только полями в бланке запроса, а также уникальных записей, определяемых полями, включенными в бланк запроса. При любом из этих вариантов в запросе будет выведена только одна запись, а не все повторяющиеся.

Предполагаемые действия

Запрет на вывод в запросе повторяющихся записей по значениям полей в базовой таблице

Запрет на вывод в запросе повторяющихся записей по значениям полей в бланке


Запрет на вывод в запросе повторяющихся записей по значениям полей в бланке

1	Откройте запрос в режиме конструктора.

2	Выберите произвольное место вне бланка запроса и списка полей для выделения запроса.

3	Нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов для вывода окна свойств запроса.

4	Задайте для свойства Уникальные значения (UniqueValues) значение «Да».

Если запрос содержит несколько полей, то для включения записи в результирующий набор комбинация значений этих полей должна быть уникальной.

5	Для просмотра результатов запроса нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов.

Примечание.   Если для свойства Уникальные значения (UniqueValues) задано значение «Да», свойство Уникальные записи (UniqueRecords) автоматически получает значение «Нет».


Запрет на вывод в запросе повторяющихся записей по значениям полей в базовой таблице

1	Откройте запрос в режиме конструктора.

2	Выберите произвольное место вне бланка запроса и списка полей для выделения запроса.

3	Нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов для вывода окна свойств запроса.

4	Задайте для свойства Уникальные записи (UniqueRecords) значение «Да».

Примечания

•	Свойство Уникальные записи (UniqueRecords) действует только в тех случаях, когда в запросе используются несколько таблиц и выбираются поля из этих таблиц.

•	Если свойство Уникальные записи (UniqueRecords) имеет значение «Да», свойство Уникальные значения (UniqueValues) автоматически получает значение «Нет».

•	В качестве альтернативы определению свойства Уникальные записи (UniqueRecords) можно добавить в бланк запроса поле, по которому одна запись будет отличаться от другой.


Определение для запроса времени ожидания перед возвращением  ошибки подключения к базе данных ODBC

Выполнение запроса, использующего базу данных ODBC в качестве базового источника данных, может быть задержано из-за высокой загрузки сети или занятости сервера ODBC.

1	Откройте запрос в режиме конструктора.

2	Выберите произвольное место вне бланка запроса и списка полей для выделения запроса.

3	Нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов для вывода окна свойств запроса.

4	Задайте в значении свойства Время ожидания ODBC (ODBCTimeout) число секунд, после которого возвращается сообщения об ошибке превышения времени ожидания. По умолчанию задается значение 60 секунд.

Примечание.   Если задать для этого свойства нулевое значение, ошибка превышения времени ожидания не возникает.


Определение режима блокировки записей в сети для конкретного запроса

Существует возможность указания того, следует ли при изменении записи в результирующем наборе блокировать все записи в базовой таблице или блокировать только изменяемую запись. Во втором случае, другие пользователи не смогут изменять запись в базовой таблице пока данный пользователь будет изменять ее в результирующем наборе.

1	Откройте запрос в режиме конструктора. В многопользовательской среде подтвердите, что все пользователи закрыли данный запрос, базовую таблицу или запрос и другие объекты, основанные на данном запросе.

2	Выберите произвольное место вне бланка запроса и списка полей для выделения запроса.

3	Нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов для вывода окна свойств запроса.

4	Выберите требуемое значение свойства Блокировка записей (RecordLocks).

Для получения сведений о задании для этого свойства значения, используемого по умолчанию всеми запросами, нажмите кнопку  [image].


Отображение специального описания поля в строке состояния запроса

Существует возможность создать специальное описание поля, которое будет выводиться при выборе поля в результирующем наборе записей.

1	Откройте запрос в режиме конструктора.

2	Выберите в бланке запроса поле, описание которого следует изменить, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов для вывода окна свойств поля.

3	Введите в ячейку свойства Описание (Description) текст, который будет выводиться в строке состояния при выборе этого поля в результирующем наборе записей. Максимальная длина текста описания составляет 255 символов.

Чтобы увидеть новое описание в строке состояния, следует выбрать нужное поле запроса в режиме конструктора.


Автоматический вывод в запросе всех полей базовой таблицы или запроса

Все поля можно вывести на экран, не добавляя их в бланк запроса.

1	Откройте запрос в режиме конструктора.

2	Выберите произвольное место вне бланка запроса и списка полей для выделения запроса.

3	Нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов для вывода окна свойств запроса.

4	Задайте для свойства Вывод всех полей (OutputAllFields) значение «Да».

Примечания

•	Если требуется ограничить записи, возвращаемые в запросе, с помощью условий отбора, создать вычисляемое поле или задать порядок сортировки, следует добавить в бланк запросов только те поля, которые нужны для этого. Флажки в строке Вывод на экран для любого из добавленных полей должны быть сняты; в противном случае, эти поля будут выводиться в результирующем наборе записей дважды.

•	Допускается также изменение значения, которое свойство Вывод всех полей (OutputAllFields) получает по умолчанию для всех новых запросов. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Изменение значения по умолчанию свойства «Вывод всех полей»

Изменение данного параметра повлияет только на новые запросы и не затронет уже существующие.

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры.

  Подсказка

2	Выберите вкладку Таблицы/запросы и установите или снимите флажок Вывод всех полей.

Примечание.   Этот параметр определяет, включаются ли автоматически в результирующий набор записей запроса все поля из базовых таблиц или запросов (без добавления полей в бланк запроса) или только поля, явно добавленные в бланк запроса.


Использование инструкций SQL в запросах, формах, отчетах, макросах и модулях

Язык SQL (Structured Query Language) используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access. Когда пользователь создает запрос в режиме конструктора запроса, Microsoft Access автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL. Пользователь имеет возможность просматривать и изменять инструкции SQL в режиме SQL. Изменения, внесенные в запрос в режиме SQL, приведут к соответствующим изменениям в бланке запроса в режиме конструктора.

Некоторые запросы не могут быть определены в бланке запроса. Это запросы к серверу, управляющие запросы и запросы на объединение. Для создания таких запросов требуется ввести инструкцию SQL непосредственно в окно запроса в режиме SQL.

Инструкции SQL могут быть использованы в Microsoft Access в тех ситуациях, когда требуется указать имя таблицы, запроса или поля. Иногда автоматически создается инструкция SQL. Например, при использовании мастера для создания формы или отчета, получающего данные из нескольких таблиц, автоматически создается инструкция SQL, которая становится значением свойства Источник строк (RowSource) формы или отчета. При создании списка или поля со списком с помощью мастера также создается инструкция SQL, которая становится значением свойства Источник строк (RowSource) списка или поля со списком. Кроме того, с помощью инструкций SQL определяются подчиненные запросы в бланке запроса, аргументы макрокоманды ЗапускЗапросаSQL (RunSQL), а также конструкции в программах.

Предполагаемые действия

Просмотр и изменение инструкции SQL для существующего запроса

Создание инструкции SQL с помощью запроса в режиме конструктора для последующего копирования и вставки

Изменение базовой инструкции SQL для формы или отчета

Использование инструкции SQL в качестве источника строк для списка или поля со списком

Создание запросов SQL (запрос на объединение, запрос к серверу, управляющий запрос, подчиненный запрос)

Выполнение запроса на изменение или управляющего запроса из макроса вместо использования сохраненного запроса

Использование инструкций SQL в программе


Передача команд в базу данных SQL с помощью запроса к серверу

Запросы к серверу позволяют посылать команды непосредственно на сервер базы данных ODBC (например, Microsoft SQL Server). В запросах к серверу работа производится непосредственно с таблицами, сохраняемыми на сервере, вместо их связывания.

1	В окне базы данных выберите вкладку Запросы и нажмите кнопку Создать.

2	В диалоговом окне Новый запрос выберите в списке команду Конструктор и нажмите кнопку OK.

3	Не добавляя таблицы или запросы, нажмите кнопку Закрыть в диалоговом окне Добавление таблицы.

4	В меню Запрос выберите команду Запрос SQL и подкоманду Запрос к серверу.

5	Нажмите на панели инструментов кнопку Свойства  [image]  для открытия окна свойств запроса.

6	В окне свойств запроса укажите в свойстве Строка подключения ODBC (ODBCConnectStr) сведения, необходимые для подключения к внешней базе данных. Введите строку подключения самостоятельно или нажмите кнопку построителя  [image]  и введите данные о сервере, к которому необходимо подключиться.

За сведениями о синтаксисе запроса следует обращаться к документации сервера базы данных SQL, на который посылается запрос.

7	Если запрос не принадлежит к типу запросов, в которых возвращаются записи, выберите для свойства Возврат записей (ReturnsRecords) значение Нет.

8	Введите инструкцию SQL в окно запроса к серверу.

9	Для запуска запроса нажмите кнопку Запуск  [image]  на панели инструментов. (Для запроса к серверу, возвращающего записи, можно также нажать на панели инструментов кнопку Вид  [image] ).

При необходимости, Microsoft Access выведет приглашение ввести сведения, требуемые для подключения к базе данных на сервере SQL.

Осторожно!   При преобразовании запроса к серверу в запрос другого типа, например, в запрос на выборку, введенная инструкция SQL будет потеряна.

Примечания

•	Запросы к серверу рекомендуется использовать для запуска сохраненных процедур на сервере ODBC.

•	Если в свойстве Строка подключения ODBC (ODBCConnectStr) не указана строка подключения или если существующая строка удалена, Microsoft Access по умолчанию использует строку "ODBC;". В этом случае при каждом запуске запроса будет выводиться приглашение ввести необходимые для подключения сведения.

•	В некоторых запросах к серверу наряду с данными возвращаются сообщения. При заданном для свойства Таблица сообщений (LogMessages) значении Да Microsoft Access создает таблицу, в которую записываются возвращаемые сообщения. Имя этой таблицы образуется из имени пользователя, к которому добавляется дефис ( - ) и порядковый номер, отсчет которых начинается с 00. Например, для пользователя, получившего по умолчанию имя «ADMIN», таблицы возвращаемых сообщений будут иметь имена «ADMIN-00», «ADMIN-01» и т. д.

Если создан запрос, возвращающий несколько результирующих наборов записей, то каждый из этих наборов может быть сохранен в отдельной таблице. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Создание отдельных таблиц для различных наборов записей, возвращаемых в запросе к серверу

1	После создания запроса к серверу создайте запрос на создание таблицы, базирующийся на запросе к серверу.

Инструкции

2	Включите в запрос на создание таблицы все поля из запроса к серверу путем переноса символа звездочки (*) в бланк запроса.

При запуске запроса на создание таблицы будет создана отдельная таблица для каждого возвращаемого набора записей. Первая созданная таблица получит имя, указанное в запросе; последующие таблицы получат то же имя с добавлением порядкового номера, начинающегося с 1. Например, если требуется создать таблицы для четырех возвращаемых наборов записей и указано имя «НоваяТаблица», то создаваемые таблицы получат имена «НоваяТаблица», «НоваяТаблица1», «НоваяТаблица2» и «НоваяТаблица3».


Комбинирование в полях данных из двух или нескольких таблиц с помощью запроса на объединение

Запросы на объединение позволяют вводить в одно поле таблицы данные из соответствующих полей двух или нескольких таблиц или запросов. При запуске запроса на объединение возвращаются записи из соответствующих полей всех включенных в запрос таблиц или запросов.

1	В окне базы данных выберите вкладку Запросы и нажмите кнопку Создать.

2	В диалоговом окне Новый запрос выберите в списке пункт Конструктор и нажмите кнопку OK.

3	Не добавляя таблицы или запросы, нажмите кнопку Закрыть в диалоговом окне Добавление таблицы.

4	В меню Запрос выберите команду Запрос SQL и подкоманду Объединение.

5	Введите инструкции SQL SELECT, которые комбинируются с помощью операции UNION, если не требуется возвращать повторяющиеся записи, или с помощью операции UNION ALL для возвращения всех записей, в том числе и повторяющихся.

Примечание.   Все инструкции SELECT должны возвращать одинаковое число полей в том же порядке. Соответствующие поля должны иметь совместимые типы данных, с одним исключением: допускается объединение в одном поле значений полей типа «Числовой» и «Текстовый».

Для получения дополнительных сведений об инструкции SELECT нажмите кнопку  [image].  Для получения дополнительных сведений об операциях UNION и UNION ALL нажмите кнопку  [image].

6	Для выполнения сортировки в запросе на объединение добавьте вслед за последней инструкцией SELECT предложение ORDER BY. В предложении ORDER BY укажите поле, по которому проводится сортировка; это поле должно быть указано в первой инструкции SELECT. Для получения дополнительных сведений о предложении ORDER BY нажмите кнопку  [image].

7	Для просмотра результатов запроса нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов.

Осторожно!   При преобразовании запроса на объединение в запрос другого типа, например, в запрос на выборку, введенная инструкция SQL будет потеряна.

Примечания

•	Примером запроса на объединение может служить запрос «Клиенты и поставщики» в демонстрационной базе данных «Борей». Для просмотра этого запроса откройте базу данных «Борей» в папке Samples, вложенной в программную папку Office. В окне базы данных выберите вкладку Запросы, выберите запрос «Клиенты и поставщики» и нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].

•	Для просмотра других примеров запросов на объединение нажмите кнопку  [image].

•	В запросах на объединение именами столбцов становятся имена полей из первой таблицы или из первой инструкции SELECT. Для переименования полей в результирующей таблице следует использовать предложение AS. Для просмотра примеров нажмите кнопку  [image].


Примеры запросов на объединение

Запросы на объединение позволяют вводить в одно поле таблицы данные из соответствующих полей двух или нескольких таблиц или запросов. Ниже приведены примеры простого запроса на объединение, сортировки в запросе на объединение, переименования полей и возвращения повторяющихся записей.

Простой запрос на объединение

Следующий запрос на объединение содержит две инструкции SQL SELECT, определяющие возвращение из таблиц «Поставщики» и «Клиенты» названий организаций и городов, находящихся в указанной стране.

Сортировка в запросе на объединение

В следующем запросе на объединение отбираются все названия организаций и городов из таблиц «Поставщики» и «Клиенты» и выполняется сортировка по названием городов:

SELECT Название, Город
FROM Поставщики

UNION SELECT Название, Город
FROM Клиенты
ORDER BY Город;

Переименование полей в запросе на объединение

В следующем запросе на объединение поле «Название» получает при выводе результатов имя «Поставщик/Клиент»:

SELECT Название AS [Поставщик/Клиент], Город
FROM Поставщики

UNION SELECT Название AS [Поставщик/Клиент], Город
FROM Клиенты;

Возвращение повторяющихся записей в запросе на объединение

В следующем запросе на объединение инструкция UNION ALL обеспечивает возвращение всех записей, в том числе повторяющихся:

SELECT Название, Город
FROM Поставщики

UNION ALL SELECT Название, Город
FROM Клиенты;


Просмотр и изменение инструкции SQL для существующего запроса

Опытные пользователи могут работать непосредственно с базовой инструкцией запроса в окне запроса в режиме SQL.

1	Создайте или откройте существующий запрос.

2	Нажмите на панели инструментов кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Вид и выберите Режим SQL.

Microsoft Access выводит эквивалентную инструкцию SQL для запроса, созданного в режиме конструктора.

3	При необходимости, введите изменения в инструкцию SQL.

4	Для просмотра соответствующих изменений в режиме конструктора запроса нажмите кнопку Вид на панели инструментов и выберите пункт Конструктор.


Использование запроса в режиме конструктора для создания инструкции SQL, предназначенной для вставки в другом месте базы данных

Инструкции SQL и предложения SQL используются в различных выражениях, в аргументах процедур и в значениях свойств. Например, инструкция SQL, указанная в свойстве Источник строк (RowSource), определяет создание списка.

1	В режиме конструктора запроса, создайте запрос, служащий источником инструкции SQL.

2	Нажмите на панели инструментов кнопку Вид  [image]  и выберите команду Режим SQL.

3	Выделите всю или часть инструкции SQL и нажмите клавиши CTRL+C для копирования выделенного текста в буфер обмена.

4	Переведите курсор в позицию, в которую требуется вставить инструкцию SQL, например, в нужную позицию в окне модуля или в ячейке свойства.

5	Нажмите клавиши CTRL+V.

Примечания

•	Пользователь имеет возможность создавать или изменять запросы в режиме SQL вместо того, чтобы делать это в режиме конструктора. После перехода в режим SQL следует ввести или изменить инструкцию SQL, определяющую запрос. Если затем переключиться обратно в режим конструктора, то запрос будет иметь вид, соответствующий измененной инструкции SQL.

•	Для большинства свойств запроса, доступных в режиме конструктора, имеются эквивалентные предложения или параметры языка SQL.

•	При создании с помощью мастера формы или отчета на базе нескольких таблиц или при создании с помощью соответствующего мастера списка или поля со списком Microsoft Access автоматически создает инструкцию SQL, определяющую источник записей для формы или отчета или источник строк для списка или поля со списком. Если объект создается без помощи мастера, инструкцию SQL можно создать для свойств Источник записей (RecordSource) или Источник строк (RowSource) с помощью кнопки построителя  [image],  расположенной рядом с ячейками соответствующих свойств, а затем создать запрос в режиме конструктора.

•	Некоторые типы запросов SQL невозможно определить в бланке запроса. Для таких запросов используется режим SQL. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Определение поля или условий для поля с помощью подчиненного запроса

Подчиненные запросы используются, например, для проверки наличия каких-либо результатов из подчиненного запроса, поиска в главном запросе значений, равных, больших или меньших чем, значения, возвращаемые подчиненным запросом, или для создания подчиненных запросов внутри таких же запросов.

1	Создайте новый запрос.

2	В режиме конструктора запроса добавьте нужные поля в бланк запроса, в том числе те, для которых определяется подчиненный запрос.

3	Если подчиненный запрос используется для определения условий для поля, введите инструкцию SELECT в ячейку строки Условие отбора в столбце этого поля. Инструкцию SELECT необходимо заключить в круглые скобки.

Если подчиненный запрос используется для определения поля, введите инструкцию SELECT в ячейку строки Поле. Инструкцию SELECT необходимо заключить в круглые скобки. После выхода из ячейки Microsoft Access автоматически вставит стандартное имя поля «Выражение1:», «Выражение2:» и т.д. перед инструкцией SELECT.

Примечание.   Для того чтобы иметь больше места при вводе инструкции SELECT в ячейку Условие отбора или Поле, нажмите клавиши SHIFT+F2 и откройте окно Область ввода.

Для переименования поля замените «Выражение1:» на имя поля, например, «Прибыль:».

4	Для просмотра результатов нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов.

Примечания

•	Для просмотра примеров определения условий отбора с помощью подчиненного запроса нажмите кнопку  [image].

•	Не допускается группировка записей по полю, определенному с помощью подчиненного запроса.

•	Инструкция SELECT подчиненного запроса не может определить запрос на объединение или перекрестный запрос.


Работа с таблицами или индексами с помощью управляющих запросов SQL

Управляющие запросы SQL используются для создания, удаления или изменения таблиц в текущей базе данных.

1	В окне базы данных выберите вкладку Запросы и нажмите кнопку Создать.

2	В диалоговом окне Новый запрос выберите в списке пункт Конструктор и нажмите кнопку OK.

3	Не добавляя таблицы или запросы, нажмите кнопку Закрыть в диалоговом окне Добавление таблицы.

4	В меню Запрос выберите команду Запрос SQL и подкоманду Управление.

5	Введите инструкцию SQL управляющего запроса. Каждый управляющий запрос содержит по крайней мере одну инструкцию, определяющую данные. Microsoft Access поддерживает следующие управляющие инструкции.

•	CREATE TABLE создает таблицу. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	ALTER TABLE добавляет новое поле или индекс в существующую таблицу. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	DROP удаляет таблицу из базы данных или удаляет индекс, определенный для поля или группы полей. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	CREATE INDEX создает индекс для поля или группы полей. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

6	Для запуска запроса нажмите кнопку Запуск  [image]  на панели инструментов.

Осторожно!   При преобразовании управляющего запроса в запрос другого типа, например, в запрос на выборку, введенная инструкция SQL будет потеряна.

Примечания

•	Для просмотра примеров управляющих запросов нажмите кнопку  [image].

•	Для создания или изменения объектов в базе данных на сервере ODBC, например, Microsoft SQL Server, следует использовать запросы к серверу, а не управляющие запросы.


Примеры управляющих запросов

Создание таблицы

В следующем управляющем запросе с помощью инструкции CREATE TABLE создается таблица «Друзья». Приведенная инструкция определяет имена и типы полей таблицы и создает для поля «Код» индекс, назначающий это поле ключевым.

CREATE TABLE Друзья
([Код] integer,
[Фамилия] text,
[Имя] text,
[ДатаРождения] date,
[Телефон] text,
[Примечания] memo,
CONSTRAINT [Индекс1] PRIMARY KEY ([Код]));

Создание индекса

Следующая управляющая инструкция с помощью инструкции CREATE INDEX создает составной индекс по полям «Фамилия» и «Имя».

CREATE INDEX НовыйИндекс
ON Друзья ([Фамилия], [Имя]);


Создание строки подключения ODBC для запроса к серверу SQL

1	Откройте запрос к серверу.

2	Нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов, открывающую окно свойств запроса.

3	В окне свойств запроса нажмите кнопку построителя  [image]  справа от ячейки свойства Строка подключения ODBC (ODBCConnectStr) и введите сведения, необходимые для подключения к требуемому серверу.

4	В ответ на приглашение сохранить пароль в строке подключения нажмите кнопку Да, если требуется сохранить в строке подключения пароль и имя.

Примечание.   По умолчанию, строка подключения ODBC имеет вид "ODBC;". После создания с помощью построителя новой строки подключения ODBC, эта строка вводится в ячейку свойства Строка подключения ODBC (ODBCConnectStr) в окне свойств запроса.


Использование выражений в инструкциях SQL

Пользователь вводит выражения в инструкции SQL при изменении запроса в режиме SQL, а также при определении значений некоторых свойств и аргументов. Например, с помощью инструкции SQL определяется значение свойства "Источник строк" (RowSource) при заполнении списка.

Ввод выражений в режиме SQL

Для ввода выражения в режиме SQL нажмите на панели инструментов кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Вид и выберите Режим SQL. Будет открыта инструкция SQL, соответствующая активному запросу.

Допускается ввод выражений в инструкцию SELECT, а также в предложения WHERE, ORDER BY, GROUP BY или HAVING.

Для просмотра примеров выражений в инструкциях SQL нажмите кнопку  [image].

Ввод выражений SQL в значения свойств и аргументов

Значения некоторых свойств и аргументов могут быть определены с помощью вводящейся пользователем инструкции SQL. Проще всего скопировать и вставить выражение из окна режима SQL. Например, выражения SQL используются в качестве аргумента «Условие отбора» макрокоманд ОткрытьФорму (OpenForm) и ПрименитьФильтр (ApplyFilter), в качестве аргументов, определяющих подмножество или условия в статистических функциях по подмножеству, а также как значения свойств Источник записей (RecordSource) или Источник строк (RowSource).


Примеры выражений в инструкциях SQL

Как показывают приведенные примеры, выражения используются в различных компонентах инструкции SQL. Выражения выделены красным цветом.

Выражение	Результат
SELECT [Имя],[Фамилия] FROM [Сотрудники] WHERE [Фамилия]="Сидоров";	Выводит значения полей «Имя» и «Фамилия» для сотрудников, имеющих фамилию Сидоров.
SELECT [КодТовара],[Марка] FROM [Товары] WHERE [КодТипа]=Forms![Новые товары]![КодТипа];	Выводит значения полей «КодТовара» и «Марка» из таблицы «Товары» для записей, у которых значение поля «КодТипа» совпадает со значением элемента управления «КодТипа» в открытой форме «Новые товары».
SELECT Avg([ОтпускнаяЦена]) AS [Средняя отпускная цена] FROM [Сведения о заказах] WHERE [Отпускная цена]>1000;	Вычисляет среднюю отпускную цену для заказов, у которых значение в поле «ОтпускнаяЦена» превышает 1000, и выводит их в поле «Средняя отпускная цена».
SELECT [КодТипа],Count([КодТовара]) AS [КодКоличестваТоваров]  FROM [Товары] GROUP BY [КодТипа] HAVING Count([КодТовара])>10;	Выводит в поле «КодКоличестваТоваров» общее количество товаров для типов, имеющих более 10 товаров.


Особенности сортировки записей

•	При сохранении таблицы, запроса или формы сохраняется и их порядок сортировки. Если новая форма или отчет основываются на таблице или запросе, порядок сортировки которых был сохранен вместе с ними, то он перейдет и к новой форме или отчету.

•	В одном или нескольких полях результатов запроса или расширенного фильтра может быть отсортировано до 255 символов.

•	Порядок сортировки зависит от настроек языка, определенных в диалоговом окне Параметры при создании базы данных. Чтобы проверить или изменить данную настройку в меню Сервис выберите команду Параметры, перейдите к вкладке Общие и обратитесь там к полю Порядок сортировки базы данных.

•	Если бланк запроса или фильтра содержит знак «звездочка» из списка полей, то определить в нем порядок сортировки можно, только добавив в него поля, которые необходимо отсортировать. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Для сортировки данных от более ранней даты к более поздней используйте возрастающий порядок сортировки. В обратном случае используйте убывающий порядок.

•	Цифры, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Чтобы их отсортировать в числовом порядке, все текстовые строки содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то в начале должны стоять незначащие нули. Например, результатом сортировки по возрастанию текстовых строк «1», «2», «11» и «22» будет «1», «11», «2», «22». Чтобы строки были отсортированы надлежащим образом, перед числами с меньшей разрядностью введите нули: «01», «02», «11», «22». Еще одним решением данной проблемы для полей, не содержащих пустые значения, будет использование функции Val для сортировки числовых значений строк. Например, если столбец «Возраст» является текстовым полем, то, чтобы должным образом произвести в нем сортировку данных, в ячейке Поле необходимо указать функцию Val([Возраст]), а в ячейке Сортировка указать требуемый порядок сортировки. Если в текстовом поле находятся только числовые значения или значения дат, то рекомендуется изменить в данной таблице тип поля на числовой, денежный или Дата/время. Тогда сортировка содержащихся в данном поле чисел или дат будет выполнена надлежащим образом без ввода дополнительных нулей.

•	При сортировке поля в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми. Если поле содержит записи как с пустыми значениями, так и с пустыми строками, при сортировке первыми будут отображены поля с пустыми значениями, а сразу за ними поля с пустыми строками.

•	Невозможно сортировать поля МЕМО, гиперссылки или объекты OLE.


Сортировка записей с помощью бланка запроса или расширенного фильтра

Прежде чем определять порядок сортировки, необходимо рассмотреть некоторые вопросы. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

1	Откройте для таблицы, запроса или формы запрос в режиме конструктора или выведите на экран окно расширенного фильтра.

2	Для сортировки нескольких полей сначала необходимо в бланке запроса установить поля в требуемом порядке. Сначала происходит сортировка самого левого поля, затем поля, находящегося справа от него, и так далее. Например, чтобы произвести сортировку сначала для поля «Фамилия», а затем «Имя», в бланке запроса поле «Фамилия» должно находится слева от поля «Имя».

3	В ячейке Сортировка для каждого требуемого поля укажите соответствующий параметр.

4	Для просмотра результатов запроса нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов.


Создание перекрестного запроса без помощи мастера

Для просмотра примера перекрестного запроса перед началом работы нажмите кнопку  [image].

1	В окне базы данных выберите вкладку Запросы и нажмите кнопку Создать.

2	В окне диалога Новый запрос выберите Режим конструктора и нажмите кнопку OK.

3	В окне диалога Добавление таблицы выберите вкладку, на которой перечислены объекты, данные из которых будут использованы в запросе.

4	Выберите объекты, добавляемые в запрос, двойным нажатием кнопки мыши на имени каждого объекта, а затем нажмите кнопку Закрыть.

5	Добавьте поля в строку Поле в бланке запроса и задайте условия отбора.

6	На панели инструментов нажмите кнопку Тип запроса  [image]  и выберите Перекрестный.

7	Для поля или полей, значения которых должны быть представлены в запросе как заголовки строк, выберите ячейку в строке Перекрестная таблица и выберите Заголовки строк.

Для этих полей следует оставить в строке Групповая операция стандартное значение Группировка.

8	Для поля, значения которого должны быть представлены в запросе как заголовки столбцов, выберите ячейку в строке Перекрестная таблица и выберите Заголовки строк. Значение Заголовки столбцов можно выбрать только для одного поля. Для этого поля следует оставить в строке Групповая операция стандартное значение Группировка.

По умолчанию, заголовки столбцов сортируются по алфавиту или по числовым значениям. Если требуется расположить их в другом порядке, или если нужно ограничить количество отображаемых заголовков столбцов, следует использовать свойство запроса Заголовки столбцов (ColumnHeadings).

Инструкции

9	Для поля, значения которого следует использовать при создании перекрестной таблицы, выберите ячейку в строке Перекрестная таблица и выберите Значения.

Значение может быть задано только для одного поля.

10	В строке Групповая операция выберите статистическую функцию, которая будет использована для заполнения перекрестной таблицы (например, Sum, Avg или Count).

11	Для того чтобы задать условие отбора, ограничивающее отбираемые заголовки строк до выполнения вычислений, введите выражение в строку Условие отбора для поля со значением Заголовки строк в ячейке строки Перекрестная таблица. Например, можно вывести итоговые суммы продаж для некоторых категорий товаров, таких как мясные или рыбные продукты.

Для того чтобы задать условие отбора, ограничивающее отбираемые записи до группировки заголовков строк и до заполнения перекрестной таблицы, добавьте в бланк запроса поле, для которого будет задано условие отбора, выберите для него Условие в ячейке строки Групповая операция, оставьте ячейку в строке Перекрестная таблица пустой и введите выражение в ячейку строки Условие отбора. (Поля, имеющие значение Условие в строке Групповая операция не выводятся в результатах запроса). Для того чтобы увидеть примеры влияния условий на результаты расчетов в запросах, нажмите кнопку  [image].

12	Для просмотра результатов запроса нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов.

Если требуется прервать выполнение запроса после его запуска, нажмите клавиши  CTRL+BREAK.

Примечания

•	Примером перекрестного запроса является запрос "Квартальные обороты по товарам" в демонстрационной базе данных "Борей". Для ознакомления с этим запросом откройте базу данных "Борей" в папке "примеры", вложенной в программную папку Office. В окне базы данных нажмите на вкладку Запросы, выберите "Квартальные обороты по товарам", а затем нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных "Борей" нажмите кнопку  [image].

•	Если включить поле в бланк запроса и выбрать для него (не отображается) в ячейке строки Перекрестная таблица и Группировка в ячейке строки Групповая операция, то по этому производится группировка так же, как и по полям, отобранным для заголовков строк, но отдельная строка в результатах запроса не выводится.

•	Если значение Заголовки столбцов включает символы, обычно не используемые для имен полей, такие как десятичные разделители, в таблице они заменяются на символ подчеркивания.

•	Для получения сведений по разрешению вопросов, возникающих при создании перекрестных запросов, нажмите кнопку  [image].


Сортировка или ограничение заголовков столбцов, выводящихся в перекрестном запросе

В перекрестном запросе, в котором заголовками столбцов являются, например, названия месяцев, можно вывести их в хронологическом, а не в алфавитном порядке или вывести столбцы только с января по июнь.

1	Создайте перекрестный запрос с помощью или без помощи мастера.

2	Отобразите его в режиме конструктора.

3	Выберите фоновую область окна конструктора запроса вне бланка запроса и списка полей.

4	Откройте окно свойств запроса нажатием кнопки Свойства  [image]  на панели инструментов.

5	В ячейку свойства Заголовки столбцов (ColumnHeadings) введите заголовки столбцов в том порядке, в котором их следует выводить в запросе. Заголовки столбцов следует разделять точкой с запятой или использовать символ разделителя списка данной страны. (Для того чтобы найти конкретный символ разделителя списка, откройте окно Язык и стандарты панели управления Windows.)

Введенные заголовки столбцов должны точно соответствовать заголовкам столбцов в запросе в режиме таблицы. Например, если в заголовке столбца в режиме таблицы выводится "USA", следует ввести именно "USA", а не "US." (После нажатия клавиши ENTER или перевода указателя в другую ячейку, имя каждого заголовка заключается в кавычки).

6	Для просмотра результатов запроса нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов.

Примечания

•	Если перекрестный запрос выполняется часто или если он используется как базовый для формы или отчета, то описанные выше действия по заданию фиксированных заголовков столбцов позволяют уменьшить время выполнения запроса.

•	При частом использовании одних и тех же заголовков в разных запросах создайте таблицу с одним текстовым полем, в которой сохраняются заголовки столбцов. После этого открывайте таблицу и копируйте заголовки в ячейку свойства Заголовки столбцов (ColumnHeadings).


Вычисления в запросе

Существует ряд вычислений, которые можно выполнить в запросе, например, найти сумму или среднее по значениям одного поля, перемножить значения двух полей или вычислить дату, отстоящую на три месяца от текущей даты.

Результаты вычислений, выводящиеся в поле, не запоминаются в базовой таблице. Вместо этого, вычисления снова производятся всякий раз, когда выполняется запрос, поэтому результаты всегда представляют текущее содержимое базы данных. Обновить вычисленные результаты вручную невозможно.

Для определения вычисляемого поля можно использовать встроенные функции Microsoft Access или выражения, создаваемые пользователем. Встроенные функции позволяют найти следующие итоговые значения для групп записей или для всех записей: сумму значений поля, среднее, число значений в поле, минимальное значение, максимальное значение, среднеквадратичное отклонение или дисперсию. Для каждого вычисляемого поля следует выбрать одно выражение.

Выражения, определяющие вычисляемые поля, создаются с помощью мастера простых запросов или вводятся пользователем в строку Групповая операция бланка запроса, в которой допускается выбор статистических функций для выполняемых над полем вычислений.

В бланке запроса задают также условия отбора, с помощью которых определяются группы, для которых вычисляются итоговые значения, записи, включаемые в вычисления, или результаты, отображаемые после выполнения расчетов.

Выражения, определяемые пользователем, дают возможность выполнять действия с числами, датами и текстовыми значениями в каждой записи с использованием данных из одного или нескольких полей. Например, обычное выражение позволяет умножить значения одного поля на итоговое значение, найти разность значений двух полей типа даты, соединять несколько строковых значений в текстовом поле или создавать подчиненные запросы. Заполняя ячейки в строке Групповая операция в бланке запроса, можно выполнить расчеты для групп записей и вычислить сумму, среднее, количество или другой тип итогового значения для вычисляемого поля.

Для расчетов с использованием формул, определяемых пользователем, требуется создать новое вычисляемое поле прямо в бланке запроса. Вычисляемое поле создается с помощью выражения, которое вводится в пустую ячейку Поле в бланке запроса.

При выполнении расчетов допускаются сложные выражения, например, Sum([НаСкладе]+[Заказано]). Имеется также возможность определить для вычисляемого поля условие отбора, позволяющее отбирать используемые в расчетах данные.

Результаты вычислений не обязательно должны отображаться в поле. Вместо этого, их можно использовать в условиях отбора для определения записей, которые выбираются в запросе, или для определения записей, над которыми производятся какие-либо действия. Например, следующее выражение в ячейке строки Условие отбора позволяет отбирать в запросе только записи, которые имеют значение в поле «ДатаНазначения», попадающее в интервал между текущей датой и датой, отстоящей от нее на три месяца.

Вычисляемые поля используются также для обновления данных в запросе на обновление. Например, следующее выражение в ячейке Обновление позволяет увеличить все значения в поле «Цена» на 5 процентов.


Выполнение вычислений в запросе

Запросы позволяют выводить на экран в поле результаты вычислений следующих типов.

•	Итоговые значения, которые определяются с помощью следующих встроенных функций, выполняющих операции над группами записей или над всеми записями, отобранными в запросе: расчет суммы, расчет среднего, подсчет числа значений, определение минимального или максимального значения, расчет среднеквадратичного отклонения или дисперсии.

•	Действия с помощью определяемых пользователем выражений над числовыми и строковыми значениями или над значениями дат, которые выполняются для всех записей с использованием значений одного или нескольких полей. Для ввода выражения следует создать новое вычисляемое поле непосредственно в бланке запроса.

Наряду с выводом результатов вычислений на экран допускается следующее использование вычисляемых полей:

•	для определения условий отбора записей в запросе или для определения записей, над которыми производятся действия;

•	для обновления данных в запросе на обновление.

Предполагаемые действия

Дополнительные сведения о выполнении вычислений в запросах

Дополнительные сведения о каждом типе итоговых вычислений

Создание с помощью мастера запроса, в который вычисляется сумма или среднее, подчитывается число значений или определяются другие итоговые значения для одной или нескольких групп записей

Использование бланка запроса для вычисления суммы, среднего, числа элементов или других итоговых значений

Создание вычисляемого поля с помощью выражения, определяемого пользователем

Примеры определения условий отбора с помощью выражений

Примеры вычислений, используемых для обновляемые данных


Вычисление суммы, среднего, числа элементов или других итоговых значений для записей в запросе

В ячейке строки Групповая операция в режиме конструктора запроса выбираются функции, с помощью которых вычисляется сумма, среднее, число элементов, максимальное или минимальное значение, дисперсия или среднеквадратичное отклонение для значений одного или нескольких полей. Эти действия выполняются над значениями из всех записей в запросе или для одной или нескольких групп записей. В ячейку строки Условие отбора добавляется условие отбора, определяющее данные, участвующие в расчетах.

Примечание.   Для вычисления суммы, среднего, числа элементов, максимального или минимального значения используется также мастер по созданию простого запроса, однако, для добавления условия отбора пользователь должен самостоятельно ввести его в бланк запроса.

Предполагаемые действия

Вычисление итоговых значений для всех записей в запросе

Вычисление итоговых значений для групп записей в запросе

Типы итоговых расчетов и их использование


Вычисление суммы, среднего, числа элементов или других итоговых значений для групп записей в запросе.

1	В режиме конструктора запроса создайте запрос на выборку. Добавьте таблицы, записи из которых требуется использовать в вычислениях, а затем добавьте поля, над которыми требуется выполнять вычисления, определите условия группировки и условия отбора.

2	Нажмите кнопку Групповые операции  [image]  на панели инструментов.

В бланке запроса выводится строка Групповая операция.

3	Для поля или полей, по которым выполняется группировка, оставьте значение Группировка в ячейке Групповая операция.

4	Для каждого поля, которое следует сделать вычисляемым, выберите его ячейку в строке Групповая операция, а затем выберите одну из следующих статистических функций: Sum, Avg, Min, Max, Count, StDev или Var.

Для получения сведений о каждой статистической функции нажмите кнопку  [image]. (Для вывода подробного описания функций First и Last нажмите кнопку [image]).

5	При необходимости, введите условие отбора.

Инструкции

6	При необходимости, укажите порядок сортировки.

Инструкции

7	Нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов для просмотра результатов.

Если получены не те результаты, которые требовались, нажмите кнопку  [image].

Примечания

•	Если вычисляемое поле определяется с помощью статистической функции, то Microsoft Access создает имя, под которым поле будет выводиться в режиме таблицы, путем объединения имени функции и имени поля, содержащего данные (например, «Avg_СтоимостьДоставки»). Для получения сведений о том, как присвоить полю имя, лучше отражающее его содержимое, нажмите кнопку  [image].

•	Если вычисляемое поле определяется с помощью выражения, которое включает одну или несколько статистических функций, необходимо выбрать в ячейке строки Групповая операция элемент Выражение.

•	Для создания перекрестного запроса, в котором вычисляются итоговые значения для групп записей, нажмите кнопку  [image].

•	Запрос «Продажи по типам» в демонстрационной базе данных «Борей» включает пример вычисления суммы для групп записей. Для просмотра этого запроса откройте базу данных «Борей» во вложенной папке «Примеры». В окне базы данных выберите вкладку Запросы, выберите «Продажи по типам» и нажмите кнопку Конструктор. Для получения сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Ввод условия отбора в запрос, в котором выполняются вычисления.

В бланке запроса следует определить условие отбора, используемое при выполнении вычислений.

Примечание.   Хотя в следующих примерах демонстрируются только те запросы, в которых выполняются расчеты итоговых значений, эти рекомендации применимы также и к запросам с использованием вычисляемых полей.

•	Для выполнения группировки до выполнения вычислений над группами записей следует определить условия в ячейках строки Группировка.

•	Для того чтобы после выполнения вычислений возвращались только отобранные результаты, следует определить условия отбора в поле, для которого выполняются расчеты. Это правило применяется всегда при выполнении вычислений для каждой записи, для групп записей или для всех записей.

Для отбора записей до их группировки и до выполнения вычислений добавьте в бланк запроса поле, по которому будет проводиться отбор записей, а затем определите условия отбора в ячейке строки Условие отбора этого поля. При вычислении итоговых значений, следует выбрать элемент Условие в ячейке строки Групповая операция для поля, содержащего условие отбора. Это правило всегда применяется при расчетах итоговых значений для всех записей или для групп записей. (При этом автоматически снимается флажок Вывод на экран).

В приведенном ниже примере поле «ОтпускнаяЦена» используется дважды, один раз для отбора записей и второй для вычисления итогового значения. Можно использовать и другое поле для отбора записей, переместив это поле с помощью мыши в бланк запроса и выбрав в его ячейке Групповая операция элемент Условие.

Примечание.   Для просмотра примеров использования выражений в условиях отбора нажмите кнопку  [image].


Вычисление сумм, средних, числа элементов или других итоговых значений для всех записей в запросе.

1	В режиме конструктора запроса создайте запрос на выборку. Добавьте таблицы, записи которых требуется использовать в расчетах, затем добавьте поля, над которыми требуется выполнять вычисления, и определите условие отбора.

2	Нажмите кнопку Групповые операции  [image]  на панели инструментов.

В бланке запроса выводится строка Групповая операция.

3	Для каждого поля в бланке запроса выберите его ячейку в строке Групповая операция и выберите одну из следующих статистических функций: Sum, Avg, Min, Max, Count, StDev или Var.

Для получения сведений о каждой статистической функции нажмите кнопку  [image]. (Для вывода подробного описания функций First и Last нажмите кнопку [image]).

4	При необходимости, введите условия отбора.

Инструкции

5	При необходимости, определите порядок сортировки результатов.

Инструкции

6	Нажмите кнопку Вид  [image]  на панели инструментов для просмотра результатов.

Если получены не те результаты, которые ожидались, нажмите кнопку  [image].

Примечания

•	Если вычисляемое поле определяется с помощью статистической функции, то Microsoft Access создает имя, под которым поле будет выводиться в режиме таблицы, путем объединения имени функции и имени поля, содержащего данные (например, «Avg_СтоимостьДоставки»). Для получения сведений о том, как присвоить полю имя, лучше отражающее его содержимое, нажмите кнопку  [image].

•	Если вычисляемое поле определяется с помощью выражения, которое включает одну или несколько статистических функций, необходимо выбрать в ячейке строки Групповая операция элемент «Выражение».


Статистические функции в строке «Групповая операция» бланка запроса и их использование

В бланке запроса девять из двенадцати элементов раскрывающегося списка в ячейке строки Групповая операция являются статистическими функциями. Все функции кроме функций First и Last перечислены ниже в таблице. Для вывода описания функций First и Last нажмите кнопку  [image]. Остальные три элемента списка приведены во второй таблице.

Примечание.   При вычислении статистических функций не учитываются записи, содержащие пустые (Null) значения. Например, функция Count возвращает количество всех непустых полей. Существуют способы подсчета количества пустых значений, имеется также возможность преобразовать пустые значения в нулевые для их включения в расчеты. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Функция	Результат	Тип поля
Sum	Сумма значений поля.	Числовой, Дата/время, Денежный и Счетчик
Avg	Среднее от значений поля.	Числовой, Дата/время, Денежный и Счетчик
Min	Наименьшее значение поля.	Текстовый, Числовой, Дата/время, Денежный и Счетчик
Max	Наибольшее значение поля.	Текстовый, Числовой, Дата/время, Денежный и Счетчик
Count	Число значений поля без учета пустых значений.	Текстовый, Числовой, Дата/время, Денежный, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE
StDev	Среднеквадратичное отклонение от среднего значения поля.	Числовой, Дата/время, Денежный и Счетчик
Var	Дисперсия значений поля.	Числовой, Дата/время, Денежный и Счетчик
Элемент	Результат
Группировка	Определяет группы, для которых выполняются вычисления. Например, чтобы показать суммарные продажи по типам товаров, выберите элемент Группировка для поля «Тип».
Выражение	Создает вычисляемое поле с помощью выражения, включающего статистическую функцию. Обычно вычисляемое поле создается, если требуется включить в выражение несколько функций.
Условие	Определяет условия отбора для поля, которое не участвует в группировке. Если для поля выбирается этот параметр, автоматически снимается флажок Вывод на экран, и поле не выводится на экран при выполнении запроса.


Обработка пустых полей (пустые значения и пустые строки) в запросах

Когда поле не содержит значения, оно содержит значение Null (пустое) или, для текстовых, Memo и полей гиперссылок, пустое значение или пустую строку. Наличие пустых значений в поле может отразиться на результатах запроса. Ниже приводятся рекомендации по работе с пустыми значениями и пустыми строками в запросах. (Для получения сведений о различиях между пустыми значениями и пустыми строками нажмите кнопку  [image]).

Объединение полей, которые содержат пустые значения

При объединении таблиц в запросе, в результирующий набор будут включены только записи, не имеющие пустых значений в связанных полях. Например, для создания списка поставщиков и клиентов, которые живут в одной области, следует создать запрос, включающий таблицы «Поставщики» и «Клиенты», и связать эти таблицы по полю «Область». При просмотре результатов будут выведены значения только тех записей, которые содержат непустое значение в поле «Область» в обеих таблицах.

Поиск пустых значений или пустых строк

Если для поиска пустых значений или пустых строк используется запрос, введите Is Null в ячейку строки Условие отбора для поиска пустых значений, или введите (« «) (два символа прямых кавычек) для поиска пустых строк (не следует вводить пробел между символами кавычек).

Влияние пустых значений на результат вычислений

Если используется статистическая функция для вычисления суммы, среднего, числа элементов или другого итогового значения поля, то записи с пустыми значениями в этом поле не будут включены в вычисления. Так обстоит дело, если статистическая функция выбирается в строке Групповая операция в бланке запросов, определяется с помощью мастера по созданию простых запросов или вводится пользователем в выражение. Например, если использовать функцию Count для подсчета числа значений поля, она возвратит число всех записей с непустыми значениями. Если требуется найти общее число записей, включая записи с пустыми значениями, используйте функцию Count с символом «звездочка» (*) , как показано на следующей иллюстрации.

Если используется арифметический оператор (такой как +, -, *, /) в выражении (например, [НаСкладе]+[Заказано]), и одно из полей в выражении содержит пустое значение, то результатом всего выражения будет пустое значение.

Преобразование пустых значений в нулевые

Если имеются поля, которые содержат пустые значения, можно создать выражение, преобразующее пустые значения в нулевые. Это следует сделать, если требуется включить в статистические вычисления записи, содержащие пустые значения, или если нужно предотвратить возможность попадания в выражение пустого значения, когда поле, используемое в выражении, содержит пустые значения. Для преобразования пустых значений в нулевые используйте функцию Nz. Например:

Nz([СуммаЗаказа])+Nz([СтоимостьДоставки])

Для получения дополнительных сведений о функции Nz нажмите кнопку  [image].

Объединение текстовых полей, которые содержат пустые значения.

Если для объединения двух полей, содержащих текстовые значения, используется выражение, а одно или оба поля содержат пустые значения, используйте для объединения значений оператор & вместо оператора +. Оператор & выполняет операцию слияния строковых значений, даже если они содержат пустые значения, тогда как оператор + возвратит пустое значение, если хотя бы одно из двух значений является пустым. Например:

ПолноеИмя: [Фамилия] & " " & [Имя]

Сортировка полей, содержащих пустые значения и пустые строки.

При сортировке поля по возрастанию, любые записи, в которых это поле является пустым, появляются в начале. Если поле содержит и пустые значения, и пустые строки, то пустые значения выводятся сначала, а за ними в порядке сортировки немедленно следуют пустые строки.

Использование символа «звездочка» (*) для возвращения непустых значений

Если в запросе при определении условий отбора для поля используется выражение Like "*", в результирующий набор будут включены записи, содержащие пустую строку в этом поле, и не будут включены записи, содержащие пустое значение.


Разрешение вопросов по работе с запросами на выборку

Вопросы

Возвращаются не те записи

Записи возвращаются в неверном порядке

Неверные столбцы

Неверные вычисления в запросе

Не удается обновить данные в запросе

Не выполняется автоматический ввод данных в запросе с автоподстановкой

Требуется помощь в указании условий отбора

Microsoft Access автоматически выполняет объединение таблиц или запросов в бланке запроса, когда объединение выполнять не требуется

Получено сообщение «Запрос содержит неоднозначные внешние связи»

Получено сообщение об несогласованности типов

Запрос выполняется слишком медленно

Приглашение на ввод параметров выводится не там, где нужно


В запросе возвращаются не те записи

Вопросы

В запросе возвращается слишком много записей

В запросе возвращается слишком мало записей

В запросе возвращаются неверные записи


В запросе возвращается слишком много записей

•	Если в запрос включено несколько таблиц или запросов, и они еще не связаны, выполните объединение таблиц или запросов. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Если объединение таблиц или запросов уже выполнено, проверьте тип объединения для каждой линии связи. Тип объединения определяет, будут ли выбираться из данной таблицы или запроса все записи или только записи, связанные с записями в другой таблице. Для того чтобы увидеть примеры различных типов объединения и способов их изменения, а также примеры влияния типа объединения на результаты запроса, нажмите кнопку  [image].

•	Добавьте условия отбора, ограничивающие возвращаемый в запросе набор записей. В запросе будут возвращаться только записи, удовлетворяющие условиям отбора. Для получения дополнительных сведений об указании условий отбора нажмите кнопку  [image].

•	Если условия отбора уже заданы, возможно, требуется указать дополнительные условия либо для того же поля с помощью оператора And, либо для других полей. Кроме того, следует проверить правильность введенных условных выражений. Проверьте, нет ли ошибок в именах, лишних пробелов или посторонних символов. Проверьте, что условия заданы для нужного поля и что заданы именно те условия, которые требуются. При использовании альтернативного условия отбора в строке Or (Или) в бланке запроса или в выражении для условий отбора с оператором Or, возможно, следует удалить лишние выражения. Для просмотра примеров сложных условий отбора нажмите кнопку  [image].

•	Проверьте искомые данные. Если значения содержат дополнительные пробелы или специальные символы, это должно быть отражено в условиях отбора. Если искомые значения известны неточно, то следует определять условия отбора с помощью подстановочных знаков. Если условия отбора уже задаются с помощью подстановочных знаков, но при этом возвращаются не те записи, возможно, используются подстановочные знаки, соответствующие неверному типу данных. Для получения дополнительных сведений об использовании подстановочных знаков нажмите кнопку  [image].

•	В запросах на выборку, на добавление записей или на создание таблицы, в которых отбирается определенное количество максимальных или минимальных значений поля с помощью кнопки Набор значений  [image]  на панели инструментов в режиме конструктора запроса (или указания значения свойства Набор значений (TopValues) в окне свойств запроса), может возвращаться больше записей, чем указано. Причина заключается в том, что возвращаются все записи, у которых значение поля совпадает со значением поля в последней записи. Таким образом, будут возвращены все три следующие записи, даже если даже пользователь захочет просмотреть только сотрудников, имеющих два наивысших результата продаж, потому что запрос не делает разницы между двумя объемами продаж в 50000.

КодСотрудника	Объем продаж
1	60000
2	50000
3	50000
Чтобы дублирующиеся значения не возвращались, следует в окне свойств запроса задать для свойства Уникальные значения (UniqueValues) значение Да. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку


В запросе возвращается слишком мало записей

•	Если в запрос включено несколько таблиц или запросов, проверьте тип объединения для каждой линии связи. Тип объединения определяет, будут ли выбираться из данной таблицы или запроса все записи или только записи, связанные с записями в другой таблице. Для того чтобы увидеть примеры различных типов объединения и способов их изменения, а также примеры влияния типа объединения на результаты запроса, нажмите кнопку  [image].

Если используется тип объединения, при котором из двух таблиц возвращаются только связанные записи, то любые записи, у которых в связанных полях содержатся пустые значения, не будут включены в результаты запроса. Пустые значения можно преобразовать в ноль, пустые строки или другие указанные значения с тем, чтобы они были включены в результаты запроса. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Возможно, указаны слишком жесткие условия отбора. Например, если в строке Условие отбора заданы условия для двух различных полей, то возвращаются только те записи, для которых каждое из условий является истинным. Для того чтобы в запросе возвращалось больше записей, часть лишних условий следует удалить.

•	Следует проверить правильность введенных условных выражений. Проверьте, нет ли ошибок в именах, лишних пробелов или посторонних символов. Проверьте, что условия заданы для нужного поля, и что заданы именно те условия, которые требуется.

•	Если имя поля содержит двоеточие, необходимо заключать это имя в скобки всякий раз при ссылке на поле в выражении. В противном случае, имя поля будет воспринято как простой текст, и не будут возвращаться нужные записи.

•	Если искомые значения известны неточно, то следует определять условия отбора с помощью подстановочных знаков. Если условия отбора уже задаются с помощью подстановочных знаков, но при этом возвращаются не те записи, возможно, используются подстановочные знаки, соответствующие неверному типу данных. Для получения дополнительных сведений об использовании подстановочных знаков нажмите кнопку  [image].

•	Добавьте альтернативные условия, расширяющие диапазон отбираемых записей. Для этого следует добавить выражение в ячейку строки Условие отбора или в ячейку строки Or (Или) и связать его с уже имеющимися выражениями с помощью оператора Or. Для того чтобы увидеть примеры альтернативных условий отбора нажмите кнопку  [image].

•	Если в условиях отбора задается поиск определенных значений в поле или полях, то записи с пустыми значениями в этом поле или полях отбираться не будут. Для того чтобы включить в результирующий набор записей записи, содержащие пустые значения, введите в строку Or (Или) выражение Is Null. Для получения дополнительных сведений о пустых значениях нажмите кнопку  [image].


В запросе возвращаются неверные записи

•	Проверьте правильность используемых условий отбора. Проверьте, нет ли ошибок в именах, лишних пробелов или посторонних символов. Проверьте, что условия заданы для нужного поля и что заданы именно те условия, которые требуется. Если запрос содержит связанные таблицы, то значения, указанные в условии отбора для полей из связанных таблиц, должны быть с учетом регистра, — это означает, что они должны соответствовать регистру значений в базовой таблице.

•	Проверьте в верхней половине окна запроса в режиме конструктора набор таблиц или запросов, включенных в запрос. Для получения дополнительных сведений о добавлении таблиц или запросов нажмите кнопку  [image].  Для получения дополнительных сведений об удалении таблиц или запросов нажмите кнопку  [image].


Записи в запросе возвращаются в неверном порядке

•	Если порядок сортировки не указан, укажите его. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

При работе в сети другой пользователь может указать другой порядок сортировки. Порядок сортировки сохраняется вместе с запросом. Вы можете в любой момент изменить порядок сортировки.

•	Если порядок сортировки уже задан, возможно, выбрано неверное поле. Удалите текущее условие сортировки и укажите новый порядок сортировки для нужного поля.

•	Если порядок сортировки задан для нужного поля, возможно, выбрана сортировка По возрастанию вместо сортировки По убыванию или наоборот. Выберите правильный порядок сортировки.

•	Если определена сортировка по нескольким полям, проверьте правильность порядка полей в бланке запроса. Microsoft Access выполняет сортировку по нескольким полям в порядке их расположения в бланке запроса слева направо.

•	Поле, для которого определен порядок сортировки, может оказаться скрытым. Для того чтобы поле, по которому сортируются записи, выводилось на экран, необходимо, чтобы был установлен флажок Вывод на экран в столбце этого поля в бланке запроса.

•	Для получения дополнительных сведений о сортировке записей нажмите кнопку  [image].


В запросе выводятся неверные столбцы

Вопросы

В запросе выводится слишком много столбцов

В запросе выводится слишком мало столбцов

В запросе выводятся не те столбцы


В запросе выводится слишком много столбцов

•	Удалите из бланка запроса поля, которые не должны выводиться в результате выполнения запроса, и удалите символ звездочки (*), если он добавлен в бланк. Символ звездочки определяет автоматический вывод в запросе всех полей из базовой таблицы или запроса. Для получения дополнительных сведений об удалении полей нажмите кнопку  [image].

•	Сделайте скрытыми поля, которые не требуется выводить в запросе. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Проверьте, что снят флажок Вывод всех полей в диалоговом окне Параметры. Для этого выберите в меню Сервис команду Параметры и выберите вкладку Таблицы/запросы. При установленном флажке в запросах будут выводиться все поля из базовых таблиц или запросов даже без их явного добавления в бланк запроса. Изменение данной настройки затрагивает только новые запросы и не изменяет существующие. Если поле добавляется в бланк запроса только для определения условий отбора, снимите флажок Вывод на экран для этого поля; в противном случае в запросе будет выводиться лишний столбец.


В запросе выводится слишком мало столбцов

•	Добавьте поля в бланк запроса. Символ звездочки (*), добавленный в бланк запроса, определяет автоматический вывод в запросе всех полей из базовой таблицы или запроса. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Добавьте другие таблицы или запросы, а затем добавьте другие нужные поля. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Отобразите скрытые поля. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Проверьте, что снят флажок Вывод всех полей в диалоговом окне Параметры. Для этого выберите в меню Сервис команду Параметры и выберите вкладку Таблицы/запросы. При установленном флажке в запросах будут выводиться все поля из базовых таблиц или запросов даже без их явного добавления в бланк запроса. Изменение данной настройки затрагивает только новые запросы и не изменяет существующие. Если поле добавляется в бланк запроса только для определения условий отбора, снимите флажок Вывод на экран для этого поля; в противном случае в запросе будет выводиться лишний столбец.


В запросе выводятся не те столбцы

•	Удалите из бланка запроса имена полей, которые не требуется выводить в запросе. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Если нужные столбцы не выводятся, добавьте имена полей в бланк запроса. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Проверьте, что правильно выбраны таблицы или запросы, из которых отбираются записи. Для получения дополнительных сведений о добавлении таблиц или запросов нажмите кнопку  [image].  Для получения дополнительных сведений об удалении таблиц или запросов нажмите кнопку  [image].


Неверные вычисления в запросе

Вопросы

Неверные результаты итоговых расчетов в запросе

Результаты итоговых расчетов выводятся не в том столбце

Арифметические операции, определенные в вычисляемых полях бланка запроса, возвращают пустые значения


Результаты итоговых (статистических) расчетов выводятся не в том столбце

В бланке запроса удалите статистическую функцию из ячейки строки Групповая операция и выберите статистическую функцию в другом поле.


Арифметические операции, определенные в бланке запроса, возвращают пустые значения

Если арифметический оператор (например, +, -, *, /) используется в выражении типа НаСкладе+Заказано, и одно из полей, входящих в выражение, содержит значение Null, результатом выражения также будет пустое значение. Для того чтобы избежать появления пустых значений в результирующем наборе записей, следует преобразовать пустые значения в нулевые. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Неверные результаты итоговых (статистических) расчетов в запросе

•	Если имеются записи с пустыми значениями полей, включенных в расчеты, то эти записи не будут учитываться при вычислениях. Для получения дополнительных сведений о пустых значениях, в том числе о способах их включения в расчеты, нажмите кнопку  [image].

•	Если в запросе неправильно выполняется группировка записей, проверьте, что в ячейке строки Групповая операция для поля или полей, по которым должны группироваться записи, выбран элемент Группировка. Для получения дополнительных сведений о проведении расчетов над группами записей нажмите кнопку  [image].

•	В перекрестном запросе причиной неверных результатов может быть слишком большое или слишком малое количество полей группировки. Добавьте, удалите или измените поля, указанные в качестве заголовков строк, по которым итоговые значения группируются по вертикали. Проверьте, что выбраны правильные значения полей, используемые в качестве заголовков столбцов, в которых итоговые значения группируются по горизонтали.

•	Положение условий отбора в бланке запроса определяет, будет ли проводиться отбор записей до группировки или выполнения расчетов, будут ли отбираться группы до проведения расчетов, а также какие результаты будут возвращаться после проведения вычислений. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Проверьте, что выбраны правильные статистические функции. Если нет, выберите другую функцию из списка в ячейке Групповая операция. Для получения дополнительных сведений о статистических функциях нажмите кнопку  [image].


Не удается обновить данные в запросе

В запросах некоторых типов или для некоторых полей в запросах обновление невозможно. Для получения дополнительных сведений о возможности обновления данных в запросах нажмите кнопку  [image].


Не выполняется автоматический ввод данных в запросе с автоподстановкой

Для выполнения автоподстановки необходимо, чтобы связанные поля удовлетворяли определенным условиям. Кроме того, необходимо добавить в бланк запроса определенные поля из обеих таблиц. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Требуется помощь в указании условий отбора

Предполагаемые действия

Определение условий отбора

Поиск записей, удовлетворяющих одному условию и/или другому условию для того же или для другого поля

Поиск записей, содержащих значения, равные, большие или меньшие указанных

Поиск записей, содержащих значения, начинающиеся или заканчивающиеся определенными символами или включающие определенные символы

Поиск записей, не совпадающих с определенным значением

Поиск записей, содержащих непустые значения

Поиск записей, не содержащих значений

Поиск записей, содержащих текущую дату

Поиск записей, содержащих значение из списка значений

Ограничение записей, используемых в расчетах

Отображение части содержимого текстового поля

Отображение части содержимого поля даты

Разрешение ошибки несогласованности типов


Получение сообщения о несогласованности типов

•	Проверьте, что условия отбора определены для тех же типов данных, что и данные в базовых таблицах или запросах. Например, поле «МинимальныйЗапас» в таблице «Товары» имеет тип «Числовой». Условие отбора, определенное для этого поля с помощью выражения "50", приведет к ошибке, поскольку Microsoft Access воспринимает значения в прямых кавычках как текстовые, а не как числовые.

Ниже перечислены другие ситуации, вызывающие конфликт типов данных.

•	Было указано условие отбора для подстановочного поля и при отборе используются значения, отображаемые в подстановочном списке, вместо соответствующих значений внешних ключей. Так как значения внешних ключей являются значениями, хранящимися в базовой таблице, то при определении условия отбора для поля должны использоваться именно они. Для получения дополнительных сведений о подстановочных полях нажмите кнопку  [image].

•	Был введен знак доллара ($) в условие отбора, указанное для поля типа «Денежный». Удалите знак доллара и просмотрите результаты.

•	Проверьте, что совпадают типы данных полей, участвующих в объединении. Если нет, замените тип данных одного из полей на тип данных другого. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Запрос выполняется слишком медленно

Для ускорения выполнения запроса выполните следующее.

•	Вызовите анализатор быстродействия, который автоматически проверит запрос и выдаст рекомендации по повышению его производительности. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Создайте индексы для базовых таблиц. Для получения дополнительных сведений об индексах и их использовании нажмите кнопку  [image].

Примечание.   В случае использования анализатора быстродействия, он выдает предложения по создания необходимых индексов и связей.

•	Измените макет запроса или сделайте другие изменения в базе данных для повышения быстродействия запроса. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Разрешение вопросов с перекрестными запросами

Вопросы

Заголовки столбцов выводятся не в том порядке или некоторые из них являются лишними

Один или несколько столбцов имеют заголовок "< >"

Получено сообщение "Невозможно присоединить имя <имя>"

В заголовках строк или столбцов выводятся неверные значения полей

Возвращаются не те записи

Записи возвращаются не в том порядке

Неверные столбцы

Неверные результаты вычислений

Требуется помощь в указании условий отбора в запросе

Не удается обновить данные в запросе

Запрос выполняется слишком медленно


Заголовки столбцов выводятся не в том порядке или некоторые из них являются лишними

Укажите в свойстве Заголовки столбцов (ColumnHeadings) имена заголовков столбцов и порядок, в котором они выводятся. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Один или несколько столбцов имеют заголовок "< >"

Microsoft Access возвращает символы "<>" в заголовке столбца для любого пустого значения поля, для которого в строке Перекрестная таблица указано Заголовки столбцов. Чтобы избежать этого выполните одно из следующих действий.

•	В явном виде определите заголовки столбцов с помощью свойства запроса Заголовки столбцов (ColumnHeadings). Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	В бланке запроса введите выражение Is Not Null в ячейку Условие отбора в столбце поля, выбранного для заголовков столбцов.

•	В ячейке Условие отбора в столбце поля, выбранного для заголовков столбцов, с помощью функции Nz преобразуйте пустые значения в более осмысленные, например, Отсутствует. Для получения дополнительных сведений о функции Nz нажмите кнопку  [image].


В заголовках строк или столбцов выводятся неверные значения полей

Проверьте, что для полей, значения которых требуется вывести в заголовках столбцов, выбран элемент Заголовки столбцов в строке Перекрестная таблица бланка запроса, а для полей, значения которых требуется вывести в заголовках строк, выбран элемент Заголовки строк в строке Перекрестная таблица бланка запроса. Для того чтобы изменить значение в ячейке, выберите ячейку, а затем выберите нужный элемент в раскрывающемся списке. Если требуется вывести в заголовках столбцов конкретные значения, укажите эти значения в свойстве запроса Заголовки столбцов (ColumnHeadings). Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку   [image].


Не удается обновить данные в перекрестном запросе

Данные в перекрестном запросе не допускают обновления. Для получения сведений о возможности обновления данных в запросе нажмите кнопку  [image].


Возвращение записей из указанного диапазона

1	Создайте запрос в режиме конструктора запроса. Добавьте в запрос таблицы, служащие источником записей, и включите в бланк запроса поля, которые должны быть включены в результаты.

2	Введите в ячейку строки Условие отбора выражение, определяющее диапазон значений с помощью оператора Between...And или операторов сравнения (<, >, <>, <= и >=). Например, можно указать отбор заказов, размещенных до 1-янв-94 или товаров, запас которых составляет от 10 до 35 единиц. В следующей таблице приведены примеры определения диапазонов значений с помощью операторов.

Выражение	Описание
>234	Числа, превышающие 234.
Between #02.02.93# And #01.12.93#	Даты в диапазоне от 2-фев-93 до 1-дек-93.
<1200,45	Числа, меньшие чем 1200,45.
>="Иванов"	Все фамилии, начиная с «Иванов» и до конца алфавита.
Примечание.   Значения даты и времени отображаются в бланке запроса в формате, соответствующем настройкам, выбранным в окне Язык и стандарты панели управления Windows. Например, месяц/день/год для США, день.месяц.год для России или год/день/месяц для Швеции.


Возвращение в запросе записей, содержащих значения, не совпадающие с определенным значением

1	Создайте запрос в режиме конструктора запроса. Добавьте в запрос таблицы, служащие источником записей, и включите в бланк запроса поля, которые должны быть включены в результаты.

2	Введите в ячейку строки Условие отбора для соответствующего поля выражение, содержащее оператор Not. Например, выражение Not Ф* в ячейке Условие отбора для поля «Название» определяет отбор всех названий, не начинающихся с буквы «Ф», а выражение Not 2 для поля КодДоставки определяет отбор всех транспортных компаний, код которых не равен 2.


Возвращение в запросе записей с непустыми значениями

1	Создайте запрос в режиме конструктора запроса. Добавьте в запрос таблицы, служащие источником записей, и включите в бланк запроса поля, которые должны быть включены в результаты.

2	Введите в ячейку строки Условие отбора для соответствующего поля выражение Not Null или Is Not Null. Например, если требуется отобрать в базе данных «Борей» записи о всех поставщиках, имеющих факс, введите Not Null или Is Not Null в ячейку строки Условие отбора для поля «Факс».


Возвращение в запросе записей с пустыми значениями

1	Создайте запрос в режиме конструктора запроса. Добавьте в запрос таблицы, служащие источником записей, и включите в бланк запроса поля, которые должны быть включены в результаты.

2	Введите в ячейку строки Условие отбора для соответствующего поля выражение Is Null. Например, если требуется отобрать в базе данных «Борей» записи о всех поставщиках, не указавших номер факса, введите Is Null в ячейку строки Условие отбора для поля «Факс».


Возвращение в запросе записей с текущими значениями даты

Microsoft Access определяет текущую дату по системным часам компьютера.

1	Создайте запрос в режиме конструктора запроса. Добавьте в запрос таблицы, служащие источником записей, и включите в бланк запроса поля, которые должны быть включены в результаты.

2	Введите в ячейку строки Условие отбора для соответствующего поля выражение Date() (без пробела между скобками). Например, можно отобрать все заказы, у которых датаисполнения совпадает с текущей датой, введя выражение Date() в поле «ДатаИсполнения».


Возвращение в запросе записей, содержащих значение из списка значений

1	Создайте запрос в режиме конструктора запроса. Добавьте в запрос таблицы, служащие источником записей, и включите в бланк запроса поля, которые должны быть включены в результаты.

2	Введите в ячейку строки Условие отбора для соответствующего поля выражение, в котором используется оператор In. Например, для поиска поставщиков из Латвии, Литвы или Эстонии введите следующее выражение в ячейку Условие отбора для поля «Страна» таблицы «Поставщики»:

In(Латвия;Литва;Эстония)

Это же условие может быть задано в следующем виде:

Латвия Or Литва Or Эстония


Отображение в вычисляемом поле части содержимого текстового поля

1	Создайте запрос в режиме конструктора запроса. Добавьте в запрос таблицы, служащие источником записей.

2	Для отображения части значения текстового поля введите выражение, содержащее функцию Left, Right или Mid в пустую ячейку строки Поле в бланке запроса.

Для вызова этих функций требуется следующий синтаксис:

Left(строка,n)
Right(строка,n)
Mid(строка,начало,n)

Аргумент строка представляет либо имя поля (заключенное в квадратные скобки) либо строковое выражение; n определяет число возвращаемых символов; аргумент начало задает позицию первого возвращаемого символа.

Ниже приводятся примеры использования этих функций.

Значение в поле "ИнвНомер"	Выражение	Результат
BA-7893-R12	Left([ИнвНомер],2)	BA
BA-7893-R12	Right([ИнвНомер],3)	R12
BA-7893-R12	Mid([ИнвНомер],4,4)	7893
3	Добавьте в бланк запроса любые другие поля, которые требуется вывести в запросе.


Отображение в вычисляемом поле части содержимого поля даты

1	Создайте запрос в режиме конструктора запроса. Добавьте в запрос таблицы, служащие источником записей.

2	Введите выражение, содержащее функцию DatePart, в пустую ячейку строки Поле в бланке запроса.

Для вызова этой функции требуется следующий синтаксис:

DatePart(компонентДаты,дата)

Аргумент компонентДаты задается с помощью специальных символов, определяющих часть даты, которую требуется возвратить. Например, «yyyy» определяет год в формате четырех разрядов, а «q» календарный квартал. Аргумент дата представляет либо поле типа «Дата/время», либо дату в явном представлении, например, 7-фев-93.

Ниже приводятся примеры вызова функции DatePart для поля "ДатаРазмещения" из таблицы "Заказы".

Значение в поле «ДатаРазмещения»	Выражение	Результат
3-июн-93	DatePart("m",[ДатаРазмещения])	6 (номер месяца)
28-мар-92	DatePart("yyyy",[ДатаРазмещения])	1992 (год в формате с 4 символами)
3	Добавьте в бланк запроса любые другие поля, которые требуется вывести в запросе.


Удаление повторяющихся записей после создания запроса на поиск повторяющихся записей с помощью мастера

Можно удалить дубликат или оригинал записи непосредственно в запросе в режиме таблицы. Выделите запись и нажмите кнопку Удалить запись  [image]  на панели инструментов.

Если требуется автоматически удалить все дубликаты и оставить оригиналы записей, не следует использовать мастер по созданию запросов на поиск повторяющихся записей или преобразовывать запрос на поиск повторяющихся записей в запрос на удаление. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Разрешение вопросов с запросами на удаление записей

Вопросы

Возвращаются не те записи

Запрос на удаление удаляет записи не из той таблицы

Необходимо удалить только повторяющиеся записи после использования мастера запроса на поиск повторяющихся записей

Не удается сформулировать условие отбора

Возвращается сообщение о нарушении уникальности ключа

Запрос выполняется слишком медленно


Запрос на удаление удаляет записи не из той таблицы

Запрос на удаление записей должен включать в себя следующее.

•	Таблицу, из которой удаляются записи. Переместите с помощью мыши звездочку (*) из списка полей этой таблицы в бланк запроса.

•	Поля, для которых определяются условия отбора. Перетащите с помощью мыши нужное поле из списка полей таблицы в бланк запроса.

В бланке запроса в ячейки строки Удаление автоматически вводятся слова Из или Условие. Слово Из появляется в столбце таблицы, из которой удаляются записи, а Условие в столбцах полей, для которых задаются условия отбора.


Автоматическое удаление из таблицы повторяющихся записей

Для того чтобы удалить из таблицы повторяющиеся записи, необходимо скопировать структуру исходной таблицы, создать ключ, содержащий все поля с повторяющимися значениями, а затем выполнить запрос на добавление, добавляющий записи из исходной таблицы в новую таблицу. Так как повторяющиеся значения ключа являются недопустимыми, в новую таблицу повторяющиеся записи включены не будут.

Создание новой таблицы

1	В окне базы данных выберите вкладку Таблицы.

2	Выберите значок таблицы, из которой требуется удалить повторяющиеся записи.

3	Нажмите кнопку Копировать  [image]  на панели инструментов.

4	Нажмите кнопку Вставить  [image]  на панели инструментов.

5	В диалоговом окне Вставка таблицы введите имя таблицы-получателя, выберите параметр Только структура и нажмите кнопку OK.

6	Откройте новую таблицу в режиме конструктора и выберите поле или поля, содержащие повторяющиеся значения в скопированной таблице.

7	Нажмите кнопку Ключевое поле  [image]  на панели инструментов для создания ключа, содержащего выделенные поля.

8	Сохраните и закройте таблицу.

Добавление в новую таблицу уникальных записей

1	Создайте новый запрос на базе таблицы, содержащей повторяющиеся записи.

2	В режиме конструктора запроса нажмите кнопку Тип запроса  на панели инструментов и выберите пункт Добавление.

3	В диалоговом окне Добавление выберите в раскрывающемся списке Имя таблицы имя новой таблицы-получателя и нажмите кнопку OK.

4	Переместите с помощью мыши звездочку (*) из списка полей в бланк запроса для включения в запрос всех полей исходной таблицы.

5	Нажмите кнопку Запуск [image]  на панели инструментов.

6	Нажмите кнопку Да при получении запроса на подтверждение добавления строк.

7	Нажмите кнопку Да при получении сообщения о том, что будут добавлены не все записи. После этого в новую таблицу будут вставлены только уникальные записи.

8	Для просмотра результатов откройте таблицу со вкладки Таблицы в окне базы данных.

9	Проверьте, правильно ли добавлены записи в новую таблицу. После этого можно удалить исходную таблицу и присвоить новой таблице имя исходной.


Возвращается сообщение о нарушении уникальности ключа

Нарушение уникальности ключа возникает в следующих ситуациях.

•	При попытке выполнить запрос на добавление, удаление или обновления записей, в результате которого нарушаются условия целостности данных для связанных таблиц.

•	При попытках выполнить добавление или обновление записей, в результате которых в ключевом поле появляется значение, уже существующее в таблице-получателе.

При попытке выполнить такой запрос изменения, приводящие к нарушению уникальности ключа, выполнены не будут.

Для того чтобы выполнить изменения, приводящие к нарушению уникальности ключа, необходимо сначала разорвать связи между таблицами или отключить режим поддержания условий целостности данных и только после этого вносить изменения в каждую из таблиц по отдельности. Однако следует помнить, что в результате этого в таблицах могут появиться противоречивые данные. Для получения дополнительных сведений об условиях целостности данных нажмите кнопку  [image].

Для получения дополнительных сведений о назначении и изменении ключа нажмите кнопку  [image].


Возвращается сообщение о нарушении условий на значение

Нарушение условий на значение возникает при попытке добавления или обновления записей, в результате которой нарушаются условия на значение поля или записи.

Для получения дополнительных сведений об условиях на значение нажмите кнопку  [image].


Разрешение вопросов с запросами на создание таблицы

Вопросы

Возвращаются не те записи

Неправильный порядок столбцов

Возвращаются не те столбцы

Неверные результаты вычислений в запросе

Не удается сформулировать условия отбора

Запрос выполняется слишком медленно


Разрешение вопросов с запросами на обновление

Вопросы

Записи в запросе обновляются не так, как требуется

Возвращаются не те записи

Не удается сформулировать условия отбора

Математические расчеты, определенные в бланке запроса, возвращают пустые значения

Возвращается сообщение о необходимости использовать запрос, допускающий обновление

Возвращается сообщение о нарушении уникальности ключа

Возвращается сообщение о нарушении условий на значение

Требуется справка о возможности обновления данных в запросе

Запрос выполняется слишком медленно


Обновление не выполняется требуемым образом

•	Необходимо изменить выражения в строке Обновление, определяющие условия обновления записей. Например, если требуется повысить заработную плату сотрудникам на 5 процентов, следует ввести выражение [Оклад]*1,05 в ячейку строки Обновление в столбце поля "Оклад". Для того чтобы увидеть примеры других запросов на обновление, нажмите кнопку  [image].

•	Если обновляются данные не в том поле, определите условия обновления для нужного поля. Для указания условия обновления следует ввести выражение в ячейку строки Обновление в столбце этого поля в бланке запроса.


Возвращается сообщение о необходимости использовать запрос, допускающий обновление

Такая ошибка возникает, если ячейка строки Обновление заполняется для поля из перекрестного запроса или из запроса на выборку, в котором для этого поля выполняется расчет статистических (итоговых) значений (такие расчеты задаются либо в строке Групповая операция, либо с помощью статистической функции по подмножеству, введенной в строку Поле). Для того чтобы выполнить обновление для поля, участвующего в групповой операции, следует выполнить статистические расчеты в запросе на обновление, а не в другом запросе.

1	В текущем запросе в режиме конструктора удалите поле, добавленное из перекрестного запроса или из запроса на выборку (в котором для этого поля определен расчет статистической функции).

2	Введите в ячейку строки Обновление нужного поля статистическую функцию по подмножеству, выполняющую ту же операцию, которая выполнялась для этого поля в запросе на выборку или в перекрестном запросе.

Например, если в таблице "Товары" имеется вычисляемое поле "Сумма продаж", то для обновления этого поля следует ввести в бланке запроса на обновление следующее выражение в ячейку строки Обновление в столбце этого поля:

DSum("[Количество]*[Цена]","Заказано","[КодТовара]=" & [КодТовара])

3	Для запуска запроса нажмите кнопку Запуск  [image]  на панели инструментов.

4	Для просмотра результатов откройте таблицу со вкладки Таблицы в окне базы данных.


Разрешение вопросов с запросами на добавление

Вопросы

Возвращаются не те записи

Неверные результаты вычислений в запросе

Данные добавляются не в те или не из тех полей

Возвращается сообщение о нарушении уникальности ключа

Возвращается сообщение о нарушении условий на значение

Возвращается сообщение об ошибке s_Generation

Не удается сформулировать условия отбора

Запрос выполняется слишком медленно


Данные добавляются не в те поля или не из тех полей

Выбор полей, из которых необходимо добавить данные

В бланке запроса на добавление должны быть указаны следующие поля:

•	поля, участвующие в добавлении;

•	поля, для которых задаются условия отбора;

•	поле, соответствующее ключевому полю таблицы, в которую производится добавление записей.

Выбор полей, в которые необходимо добавить данные

•	В раскрывающемся списке в ячейке строки Добавление полей, данные из которых необходимо добавить, выберите имя поля, в которое требуется добавить данные.

Примечание.   Если в ячейку строки Поле добавлена звездочка (*), необходимо также ввести звездочку в ячейку строки Добавление. Все имена полей в обеих таблицах должны точно совпадать. Указание условий отбора в столбце, содержащем звездочку не допускается, однако, условия отбора можно определить в соседних столбцах.


Разрешение вопросов при работе с запросами с параметрами

Вопросы

Приглашение на ввод параметров выводится не там, где нужно

Требуется параметр, обеспечивающий возвращение в запросе с параметрами всех записей

Получено сообщение "Невозможно присоединить имя <имя>"


Приглашение на ввод параметров выводится не там, где нужно

Если приглашение на ввод параметров выводится в тот момент, когда по мнению разработчика оно выводиться не должно, то возможна одна из следующих причин.

•	Параметр был удален из бланка запроса, но не удален из диалогового окна Параметры запроса.

•	Было переименовано или неправильно указано поле в запросе или отчете и его имя не совпадает с полем таблицы.

•	Имеется ссылка на вычисляемое поле. Если для поля в запросе определены операции с участием значения вычисляемого поля, необходимо в бланке запроса установить для вычисляемого поля флажок Вывод на экран.


Требуется параметр, обеспечивающий возвращение в запросе с параметрами всех записей

В бланке запроса под ячейкой поля в строке Условие отбора, содержащей приглашение на ввод параметра, введите в ячейку строки Или выражение [текстПриглашения] Is Null, где текстПриглашения должен совпадать с приглашением, введенным в строку Условие отбора для этого поля. Например, для поля «КодТовара» введите в следующие строки выражения:

Строка	Выражение
Условие отбора	Like [Введите код товара:]
Или	[Введите код товара:] Is Null
Если при запуске такого запроса оставить пустым диалоговое окно Введите значение параметра, запрос будет возвращать все записи.


Возвращается сообщение об ошибке s_Generation

Это сообщение может быть получено в реплицированной базе данных при запуске запроса на добавление, содержащего звездочку (*) в строке Поле бланка запроса, для отбора всех полей из базовой таблицы. Чтобы избежать появления этого сообщения об ошибке, следует удалить звездочку (*) из бланка запроса, а затем добавить в него каждое поле из списка полей таблицы.


Работа с повторяющимися записями в запросе в режиме таблицы

Предполагаемые действия

Удаление повторяющихся записей

Изменение данных в поле

Печать всей таблицы или отобранных записей


Работа с записями, не имеющими подчиненных, в запросе в режиме таблицы

Предполагаемые действия

Удаление записи, не имеющей подчиненных

Добавление подчиненных записей в другую таблицу

Печать всей таблицы или отобранных записей


Добавление подчиненных записей в другую таблицу

Откройте таблицу, в которой мастер обнаружил записи, не имеющие подчиненных (вторая таблица была указана при вызове мастера) и добавьте подчиненные записи.

Инструкции


Работа с перекрестным запросом в режиме таблицы

Предполагаемые действия

Изменение имени, размера, цвета или начертания шрифта

Изменение вида сетки или цвета фона

Изменение размеров строк

Изменение размеров столбцов

Печать всей таблицы или отобранных записей

Примечание.   Не допускается изменение данных, выведенных в перекрестном запросе.


Изменение перекрестного запроса

Предполагаемые действия

Изменение порядка вывода или количества заголовков столбцов

Сортировка записей

Указание условий отбора записей

Исключение записей с пустыми значениями, приводящих к появлению заголовков столбцов вида "<>"


Изменение запроса на поиск повторяющихся записей

Предполагаемые действия

Добавление полей

Удаление полей

Сортировка записей

Примечание.   Нельзя удалить повторяющиеся записи путем преобразования запроса на поиск повторяющихся записей в запрос на удаление, так как в запросе на поиск повторяющихся записей выводятся как повторяющиеся записи, так и их оригиналы. Если преобразовать запрос в запрос на удаление, будут удалены и те, и другие.

Однако существуют способы удаления повторяющихся записей без удаления оригиналов. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Изменение запроса на поиск записей, не имеющих подчиненных.

Предполагаемые действия

Добавление полей

Удаление полей

Перемещение полей


Сброс нумерации страниц для каждой группы в отчете

Создание макроса для сброса нумерации страниц

1	Создайте макрос, в котором макрокоманда ЗадатьЗначение (SetValue) задает для свойства Page значение 1.

Инструкции

Определите, следует ли выводить номера страниц в верхнем или нижнем колонтитуле, и укажите следующие значения аргументов макрокоманды ЗадатьЗначение (SetValue).

Позиция	Аргументы
Верхний колонтитул	Элемент:  [Page] Выражение:  0
Нижний колонтитул	Элемент:  [Page] Выражение:  1
2	Сохраните и закройте макрос.

Изменение отчета

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Создайте поле для номера страницы в верхнем или нижнем колонтитуле отчета.

Инструкции

3	Задайте следующие значения для свойств заголовка группы и примечаний группы первого уровня.

Если номер страницы выводится в верхнем колонтитуле, задайте следующие значения для свойств.

Раздел	Свойство	Значение	Цель
Заголовок группы	Конец страницы	До раздела	Печать каждой группы с новой страницы.
Примечание группы	Форматирование	Имя макроса, созданного в предыдущей процедуре.	Сброс номера страницы до 1 для каждой новой группы.
Если номер страницы выводится в нижнем колонтитуле, установите следующие значения для свойств.

Раздел	Свойство	Значение	Цель
Заголовок группы	Форматирование	Имя макроса, созданного в предыдущей процедуре.	Сброс номера страницы до 1 для каждой новой группы.
Примечание группы	Конец страницы	После раздела	Печать каждой группы с новой страницы.
Примечание.   Сброс нумерации страниц выполняется в отчете «Выработка сотрудников» в учебной базе данных «Борей» для группы записей, относящихся к каждой стране. Для просмотра макета этого отчета выберите базу данных Борей.mdb в папке Samples в папке программ Office. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите отчет «Выработка сотрудников» и нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Настройка автоформата для формы или отчета

1	Откройте существующую форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	В меню Формат выберите команду Автоформат.

  Подсказка

3	В диалоговом окне Автоформат выберите автоформат из списка.

4	Нажмите кнопку Параметры и выберите изменяемые атрибуты.

5	Нажмите кнопку Настройка и выберите нужный параметр. Допускаются следующие действия:

•	создание нового автоформата на основе открытой формы или отчета;

•	обновление выбранного автоформата на основе открытой формы или отчета;

•	удаление выбранного автоформата из списка.

6	Дважды нажмите кнопку OK для закрытия диалогового окна.


Создание отчета, печатающегося в несколько столбцов

1	Создайте отчет.

Инструкции

Примечания

•	При печати отчета в несколько столбцов заголовок и примечание отчета, а также верхний и нижний колонтитулы выводятся на полную ширину отчета, поэтому размещать в режиме конструктора элементы управления в этих разделах можно в произвольных местах.

•	При выводе отчета на печать заголовок и примечание группы, а также область данных группы выводятся на ширину одного столбца. Например, если данные выводятся в два столбца, каждый шириной по 8 см, то необходимо, чтобы на этой ширине умещались все элементы управления в группе; другими словами, в режиме конструктора необходимо разместить эти элементы управления на первых 8 см слева.

2	Выберите в меню Файл команду Параметры страницы.

  Подсказка

3	В диалоговом окне Параметры страницы выберите вкладку Столбцы.

4	В группе Параметры сетки введите в поле Число столбцов число столбцов, которые должны выводиться на каждой странице.

5	Введите в поле Интервал величину промежутка между записями в области данных.

Примечание.   Если оставлен промежуток между последним элементом управления в области данных и нижней границей области данных, можно оставить в поле Интервал значение 0.

6	Введите в поле Столбцов величину промежутка между столбцами.

7	В группе Размер столбца введите требуемую ширину столбца в поле Ширина, например, 8 см. Высоту области данных можно указать, введя значение в поле Высота или установив высоту раздела в режиме конструктора.

8	Выберите один из параметров в группе Макет столбца: Сверху вниз или Слева направо.

9	Выберите вкладку Вкладка.

10	В группе Ориентация выберите параметр Книжная или Альбомная.

11	Нажмите кнопку OK.

Для получения дополнительных сведений о том, как начинать каждую группу в новой строке или столбце, нажмите кнопку  [image].


Создание перекрестного отчета с постоянными заголовками столбцов

Создание базового запроса

1	Создайте перекрестный запрос.

Инструкции

2	В режиме конструктора запроса откройте окно свойств запроса двойным нажатием кнопки мыши при указателе, установленном в любом месте вне бланка запроса и списка полей.

3	Введите требуемые заголовки столбцов, которые должны выводиться в отчете, в ячейку свойства Заголовки столбцов (ColumnHeadings), разделяя из точкой с запятой. Если заголовок столбца содержит пробелы, необходимо ввести его в прямых кавычках (" "). Например, для вывода в отчете поквартальных итоговых продаж введите:

"Квартал 1";"Квартал 2";"Квартал 3";"Квартал 4"

Создание отчета

1	Создайте пустой отчет, связанный с перекрестным запросом.

Инструкции

2	Добавьте в отчет требуемые элементы управления.

•	Поместите подписи заголовков строк и столбцов в верхний колонтитул.

•	Поместите поля для заголовков строк и значений столбцов в область данных.


Ввод условий отбора в запрос через форму

Создание свободной формы для ввода в запрос условий отбора

1	Создайте свободную форму.

2	В режиме конструктора задайте следующие значения свойств формы.

Свойство	Значение
Подпись (Caption)	Имя, которое будет выводиться в строке заголовка формы.
Режим по умолчанию (DefaultView)	Простая форма
Допустимые режимы (ViewsAllowed)	Форма
Полосы прокрутки (ScrollBars)	Отсутствуют
Область выделения (RecordSelectors)	Нет
Поле номера записи (NavigationButtons)	Нет
Тип границы (BorderStyle)	Окно диалога
3	Добавьте свободное поле для каждого вводящегося условия.

4	Определите свойства этих полей следующим образом.

Свойство	Значение
Имя (Name)	Имя, описывающее тип условия; например, НачальнаяДата.
Формат поля (Format)	Формат, соответствующий типу данных, используемому в условии. Например, если определяется условие на дату, выберите значение Средний формат даты.
5	Сохраните форму и присвойте ей имя, например, «Условия продаж».

Кнопки OK и Отмена следует добавлять в форму после определения связанных с этими кнопками макросов.

Создание для формы группы макросов

1	В окне базы данных выберите вкладку Макросы и нажмите кнопку Создать.

В данном случае создается группа из четырех макросов.

2	Создайте макрос, открывающий свободную форму. Для этого нажмите кнопку Имена макросов [image]  на панели инструментов, открывающую столбец Имя макроса. Введите имя макроса, например, «Открыть Условия продаж», в ячейку столбца Имя макроса, а затем выберите макрокоманду ОткрытьФорму. Определите аргументы макрокоманды следующим образом:

Аргумент	Значение
Имя формы	Имя свободной формы; например, Условия продаж
Режим	Форма
Режим данных	Изменение
Режим окна	Окно диалога
Добавьте вторую макрокоманду, ОтменитьСобытие, отменяющую просмотр или печать отчета при нажатии в форме кнопки Отмена. После этого нажмите кнопку Условия [image]  на панели инструментов, открывающую столбец Условие, и введите в ячейку этого столбца выражение:

Not IsLoaded("Условия продаж")

Функция IsLoaded определена в модуле «Служебные функции» в демонстрационной базе данных «Борей». Она используется для проверки, открыта ли форма в режиме формы или в режиме таблицы. Перед вызовом этой функции необходимо описать ее в собственной базе данных. (Эту функцию можно скопировать и вставить в модуль служебных функций базы данных.) Для получения дополнительных сведений об описании функции нажмите кнопку [image]. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].

3	Создайте макрос, закрывающий форму. Введите имя макроса, например, «Закрыть Условия продаж», а затем выберите макрокоманду Закрыть. Определите аргументы макрокоманды следующим образом:

Аргумент	Значение
Тип объекта	Форма
Имя объекта	Имя свободной формы
Сохранить	Нет
4	Создайте макрос для кнопки OK. Этот макрос делает форму скрытой. Введите имя макроса, например, «OK», а затем выберите макрокоманду ЗадатьЗначение. Определите аргументы макрокоманды следующим образом:

Аргумент	Значение
Элемент	[Visible]
Выражение	Нет
5	Создайте макрос для кнопки Отмена. Этот макрос закрывает форму. Введите имя макроса, например, «Отмена», а затем выберите макрокоманду Закрыть. Определите аргументы макрокоманды следующим образом:

Аргумент	Значение
Тип объекта	Форма
Имя объекта	Имя свободной формы
Сохранить	Нет
6	Сохраните и закройте группу макросов. Присвойте имя группе макросов, например, совпадающее с именем свободной формы.

Добавление в форму кнопок «OK» и «Отмена»

1	Снова откройте свободную форму в режиме конструктора.

2	Создайте кнопку OK и определите ее свойства следующим образом. (Проверьте, что кнопка Мастера  [image]  на панели элементов не нажата).

Свойство	Значение
Имя (Name)	OK
Подпись (Caption)	OK
Значение по умолчанию (Default)	Да
Нажатие кнопки (OnClick)	Имя макроса; например, Условия продаж.OK
3	Создайте кнопку Отмена и определите ее свойства следующим образом.

Свойство	Значение
Имя (Name)	Отмена
Подпись (Caption)	Отмена
Нажатие кнопки (OnClick)	Имя макроса; например, Условия продаж.Отмена
4	Сохраните и закройте форму.

Ввод условий в базовый запрос отчета

1	Откройте базовый запрос в режиме конструктора..

2	Введите условия отбора данных. В выражении для условий отбора следует указать семейство Forms, имя формы и имена элементов управления. Например, для формы с именем «Условия продаж», следующее выражение содержит ссылки на поля «Начальная дата» и «Конечная дата»:

Between [Forms]![Условия продаж]![Начальная дата] And [Forms]![Условия продаж]![Конечная дата]

Связывание макросов с главным отчетом

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Задайте значения для следующих свойств отчета.

Свойство	Значение
Открытие (OnOpen)	Имя макроса, открывающего свободную форму; например, Условия продаж.Открыть Условия продаж
Закрытие (OnClose)	Имя макроса, закрывающего свободную форму; например, Условия продаж.Закрыть Условия продаж


Печать условий отбора в заголовке отчета

1	Определите параметры в базовом запросе отчета.

Инструкции

2	Откройте отчет в режиме конструктора.

3	Создайте свободное поле для каждого отображаемого параметра. Для этого нажмите кнопку Поле [image]  на панели элементов, а затем установите указатель в области заголовка отчета и нажмите кнопку мыши.

4	Для отображения окна свойств убедитесь, что нужное поле выделено, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

5	Укажите в свойстве Данные (ControlSource) параметр или параметры, определенные в строке Условие отбора в бланке запроса.

Например, если параметры запроса определены следующим образом:

Between [Начальная дата] And [Конечная дата]

и предполагается вывести их в двух полях, введите в ячейку свойства Данные (ControlSource) первого поля:

[Начальная дата]

а в ячейку свойства Данные (ControlSource) второго поля:

[Конечная дата]

Если требуется вывести значения обоих параметров в одном поле, следует ввести в ячейку свойства Данные (ControlSource) выражение, например:

="От " & [Начальная дата] & " до " & [Конечная дата]

Microsoft Access выведет значения параметров, введенные пользователем в ответ на приглашение.

6	Для просмотра условий следует вывести отчет на печать или в окно предварительного просмотра.

Примечание.   Условия отбора печатаются в заголовке отчета  «Выработка сотрудников» в учебной базе данных «Борей». Для просмотра макета этого отчета выберите базу данных Борей.mdb в папке Samples в папке программ Office. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите отчет «Выработка сотрудников» и нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Создание почтовых и других наклеек

1	В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.

2	Нажмите кнопку Создать.

3	В диалоговом окне Новый отчет выберите мастера по созданию почтовых наклеек.

4	Выберите таблицу или запрос, содержащие данные для наклеек, и нажмите кнопку OK.

5	Выполняйте инструкции, выводящиеся в диалоговых окнах мастера.

Если созданный отчет, содержащий почтовые наклейки, вас не удовлетворяет, удалите его и снова вызовите мастера.

Примечания

•	Для получения дополнительных сведений о создании наклеек, предназначенных для печати на матричном принтере, нажмите кнопку  [image].

•	В отчете «Наклейки для клиентов» создаются почтовые наклейки, размещенные рядами по три. Для просмотра макета этого отчета выберите базу данных Борей.mdb в папке Samples в папке программ Office. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите отчет «Наклейки для клиентов» и нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Создание почтовых и других наклеек для печати на матричном принтере

При создании наклеек для печати на матричном принтере или на принтере с механической протяжкой бумаги обычно требуется выполнить дополнительные настройки размеров страниц. Перед тем как создавать отчет с наклейками, необходимо определить используемый по умолчанию принтер и специальные размеры страницы в панели управления Microsoft Windows.

Определение стандартного принтера и размеров страницы

1	Нажмите кнопку Пуск в Windows, установите указатель на пункт Настройка и выберите команду Панель управления.

2	Дважды щелкните значок «Принтеры», выберите значок матричного принтера и команду Использовать по умолчанию в меню Файл.

3	В меню Файл выберите команду Свойства и вкладку Бумага.

4	В поле Размер бумаги выберите значок Другой.

5	В диалоговом окне Определяемые пользователем размеры выберите единицу измерения и введите значения ширины и высоты страницы наклеек.

Ширину следует измерять от левого края левого столбца наклеек до правого края правого столбца наклеек. Высоту следует измерять от верхнего края первой строки наклеек до верхнего края следующей строки наклеек. Например, если в строку помещаются две наклейки с размерами 7 на 5 см, с промежутком 1 см между наклейками, выберите в группе Единицы измерения параметр 0,1 миллиметра и введите значение 1500 в поле Ширина и 600 в поле Высота.

6	Нажмите кнопку OK для сохранения настроек, заданных в диалоговом окне Определяемые пользователем размеры.

7	Нажмите кнопку OK для сохранения настроек, заданных в диалоговом окне Свойства: <принтер>.

После определения размеров бумаги можно приступить к созданию отчета наклеек для матричного принтера с помощью мастера по созданию наклеек или к самостоятельному созданию отчета наклеек в режиме конструктора. Для получения дополнительных сведений об использовании мастера по созданию наклеек нажмите кнопку  [image].

Создание отчета наклеек без помощи мастера

1	Создайте пустой отчет, связанный с таблицей или запросом, содержащими данные, используемые для создания наклеек.

Инструкции

2	В режиме конструктора отчета снимите метку с команды Колонтитулы в меню Вид. (Для этого отчета требуется только область данных).

3	Укажите в качестве ширины и высоты отчета ширину и высоту страницы наклеек.

Инструкции

4	Добавьте поля в область данных и проверьте, что они не перекрываются. (Оставьте отступы не менее 0,5 см вдоль каждой границы области данных).

Инструкции

5	Выберите в меню Файл команду Параметры страницы.

  Подсказка

6	Выберите следующие параметры в диалоговом окне Параметры страницы.

•	Если стандартным принтером не является матричный принтер, выберите на вкладке Вкладка параметр Другой принтер, нажмите кнопку Принтер и выберите матричный принтер в поле со списком Имя.

•	На вкладке Вкладка выберите в группе Бумага в поле Размер параметр Определяемые пользователем размеры, а в поле Подача параметр Автоподача.

•	На вкладке Поля задайте для всех полей значение 0.0.

•	На вкладке Столбцы в группе Размер столбца установите флажок По размеру данных.

Если в строке печатается несколько наклеек, необходимо определить на вкладке Столбцы следующие параметры в группе Параметры сетки.

•	В поле Число столбцов введите число наклеек в строке.

•	В поле Интервал введите величину промежутка между нижним краем наклейки и верхним краем наклейки в следующей строке.

•	В поле Столбцов введите величину промежутка между правым краем наклейки и левым краем следующей наклейки в строке.

Примечание.   Если матричный принтер указан в панели управления Windows как используемый по умолчанию и выбран формат бумаги, определяемый пользователем, Microsoft Access будет использовать данный формат бумаги. Если потребуется создать или напечатать наклейки или отчет на странице другого размера, необходимо определить размеры бумаги в панели управления Windows перед созданием или выводом на печать этого отчета.


Вывод каждой группы в отчете в новой строке или столбце

1	Создайте отчет, содержащий несколько столбцов и имеющий хотя бы один уровень группировки.

Для получения сведений о создании отчета, содержащего несколько столбцов, нажмите кнопку  [image]. Для получения сведений о создании уровней группировки нажмите кнопку  [image].

2	В режиме конструктора отчета выберите команду Параметры страницы в меню Файл.

  Подсказка

3	Выберите вкладку Столбцы. В группе Параметры сетки для параметра Число столбцов должно быть задано значение больше 1.

4	В группе Макет столбца выполните одно из следующих действий:

•	для начала каждой группы в новом столбце выберите параметр Сверху вниз;

•	для начала каждой группы в новой строке выберите параметр Слева направо.

5	Нажмите кнопку OK.

6	Установите указатель на область выделения раздела заголовка или примечания группы и откройте окно свойств двойным нажатием кнопки мыши.

7	Задайте для свойства Новая строка или столбец (NewRowOrCol) одно из следующих значений.

Значение	Описание
Отсутствует	(Значение по умолчанию). Разбиение строк и столбцов определяется настройками, заданными в диалоговом окне Параметры страницы и свободным местом на листе бумаги.
До раздела	Печать текущего раздела (для которого определяется свойство, например, заголовка группы) начинается с новой строки или столбца. Печать следующего раздела, например, области данных, начнется в той же строке или столбце.
После раздела	Печать текущего раздела , например, заголовка группы, начинается в текущей строке или столбце. Печать следующего раздела, например, области данных, начнется с новой строки или столбца.
До и после раздела	Печать текущего раздела, например, заголовка группы, начинается с новой строки или столбца. Печать следующего раздела, например, области данных, также начнется с новой строки или столбца.
Примечания

•	Для просмотра примеров отчетов, в которых каждая группа начинается в новом столбце или новой строке, нажмите кнопку  [image].

•	В отчете «Продажи по типам» в базе данных «Борей» каждая группа печатается в новом столбце. Для просмотра макета этого отчета выберите базу данных Борей.mdb в папке Samples в папке программ Office. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите отчет «Продажи по типам» и нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Общие сведения о подчиненных отчетах

Подчиненным отчетом называют отчет, вставленный в другой отчет. При комбинировании отчетов один из отчетов является главным. Главный отчет может быть как присоединенным, так и свободным, т.е. не базирующимся на таблице, запросе или инструкции SQL.

Свободный главный отчет может служить контейнером нескольких не связанных между собой отчетов, которые требуется объединить.

Главный отчет связывают с таблицей, запросом или инструкцией SQL в тех случаях, когда в него требуется вставить подчиненные отчеты, в которых выводятся данные связанные с данными в главном отчете. Например, в главном отчете могут быть выведены все записи о продажах за год, а в подчиненном отчете итоговые данные, например, суммы продаж за каждый квартал.

В главном отчете могут также  содержаться данные, являющиеся общими для двух или нескольких подчиненных отчетов. В этом случае области данных выводятся в подчиненных отчетах.

В главный отчет наряду с подчиненными отчетами включают также подчиненные формы, причем число таких подчиненных форм не ограничивается. Более того, главный отчет может содержать подчиненные формы или отчеты двух уровней вложенности. Например, в отчете может содержаться подчиненный отчет, который в свою очередь содержит подчиненную форму или подчиненный отчет. Возможные комбинации подчиненных форм и отчетов демонстрируются в следующей таблице.

Уровень 1	Уровень 2
Подчиненный отчет 1	Подчиненный отчет 2
Подчиненный отчет 1	Подчиненная форма 1
Подчиненная форма 1	Подчиненная форма 2
Примечание.   Подчиненные отчеты используются в отчетах «Продажи по типам» и «Продажи по годам» в учебной базе данных «Борей». Для просмотра макетов этих отчетов выберите базу данных Борей.mdb в папке Samples в папке программ Office. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите имя отчета и нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Связь между главным и подчиненным отчетом

При включении в главный отчет подчиненного отчета, содержащего данные, относящиеся к данным в главном отчете, необходимо установить связь подчиненного отчета с главным. Связь обеспечивает соответствие записей, выводящихся в подчиненном отчете, записям в главном отчете.

При создании подчиненного отчета с помощью мастера или путем переноса с помощью мыши отчета или таблицы в другой отчет, Microsoft Access автоматически выполняет синхронизацию главного и подчиненного отчета в следующих случаях:

•	Отчеты базируются на таблицах, между которыми установлены связи в окне Схема данных. При создании отчетов на основе запроса или запросов синхронизация отчета с подчиненным отчетом выполняется автоматически, если связи установлены для базовых таблиц запроса или запросов. Если связи базовых таблиц установлены корректно, Microsoft Access выполнит синхронизацию главного и подчиненного отчетов автоматически.

•	Главный отчет базируется на таблице, содержащей ключевое поле, а подчиненный отчет базируется на таблице, содержащей поле с тем же именем и с тем же или совместимым типом данных. Это же условие должно выполняться для базовых таблиц запросов, если отчеты базируются на запросах.

Примечания

•	При связывании главного и подчиненного отчетов Microsoft Access использует свойства Основные поля (LinkMasterFields) и Подчиненные поля (LinkChildFields) элемента управления «Подчиненная форма/отчет». Если по каким-либо причинам Microsoft Access не связывает главный и подчиненный отчет автоматически, пользователь имеет возможность задать значения этих свойств самостоятельно.

Инструкции

•	Для получения дополнительных сведений о связывании таблиц нажмите кнопку  [image].

•	Для получения дополнительных сведений о создании ключа нажмите кнопку  [image].


Создание подчиненного отчета

Подчиненные отчеты создаются двумя способами, либо путем создания подчиненного отчета в существующем отчете, либо путем добавления существующего отчета в другой существующий отчет. В последнем случае добавляемый отчет становится подчиненным.

Предполагаемые действия

Создание подчиненного отчета в существующем отчете

Добавление существующего отчета в другой существующий отчет

Дополнительные сведения о подчиненных отчетах


Создание подчиненного отчета в существующем отчете

Если подчиненный отчет должен быть связан с главным отчетом, то перед выполнением следующих действий убедитесь, что правильно установлены связи между таблицами. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

1	Откройте отчет, который должен быть главным отчетом, в режиме конструктора.

2	Убедитесь, что кнопка Мастера [image]  на панели элементов нажата.

3	Нажмите кнопку Подчиненная форма/отчет  [image]  на панели элементов.

4	Установите указатель в отчете на том месте, куда требуется поместить подчиненный отчет, и нажмите кнопку мыши.

5	Выполняйте инструкции, выводящиеся в диалоговых окнах мастера.

После нажатия кнопки Готово элемент управления «Подчиненная форма/отчет» будет вставлен в главный отчет. Кроме того, будет создан отдельный отчет, выводящийся как подчиненный отчет.

Примечания

•	Для получения дополнительных сведений об изменении макета подчиненного отчета нажмите кнопку  [image].

•	Для получения дополнительных сведений о ссылках на значение элемента управления в подчиненном отчете нажмите кнопку  [image].

•	Для получения сведений о разрешении вопросов, возникающих при работе с подчиненными отчетами, нажмите кнопку  [image].


Добавление существующего отчета в другой существующий отчет

Если подчиненный отчет должен быть связан с главным отчетом, то перед выполнением следующих действий убедитесь, что правильно установлены связи между таблицами. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

1	Откройте отчет, который должен быть главным отчетом, в режиме конструктора.

2	Убедитесь, что кнопка Мастера  [image]  на панели элементов нажата.

3	Нажмите клавишу F11 для перехода в окно базы данных.

4	Переместите с помощью мыши отчет или таблицу из окна базы данных в тот раздел главного отчета, в который требуется поместить подчиненный отчет.

Элемент управления «Подчиненная форма/отчет» будет вставлен в главный отчет.

Примечания

•	Для получения дополнительных сведений об изменении макета подчиненного отчета нажмите кнопку  [image].

•	Для получения дополнительных сведений о ссылках на значение элемента управления в подчиненном отчете нажмите кнопку  [image].

•	Для получения сведений о разрешении вопросов, возникающих при работе с подчиненными отчетами, нажмите кнопку  [image].


Связывание главного отчета с подчиненным отчетом

Если подчиненный отчет создается с помощью мастера по созданию отчетов или мастера по созданию подчиненных отчетов, то при выполнении некоторых условий Microsoft Access автоматически связывает главный отчет с подчиненным отчетом. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image]. Если такие условия не выполняются, для связывания отчетов необходимо выполнить следующие действия.

1	Откройте главный отчет в режиме конструктора.

2	Для отображения окна свойств, убедитесь, что нужный подчиненный отчет выделен, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

3	Введите в ячейку свойства Подчиненные поля (LinkChildFields) имя связываемого поля подчиненного отчета, а в ячейку свойства Основные поля (LinkMasterFields) имя связываемого поля или элемента управления главного отчета.

Примечание.   Не допускается ввод имени элемента управления в ячейку свойства Подчиненные поля (LinkChildFields).

Если вы затрудняетесь в выборе связываемых полей, нажмите кнопку построителя  [image] для вызова построителя связанных полей. Для того чтобы определить связь по нескольким полям, разделяйте имена полей точкой с запятой.

Примечания

•	Связываемые поля не обязательно должны выводиться в главном или подчиненном отчете, однако, они обязательно должны быть включены в базовые источники записей отчетов. Если подчиненный отчет создается с помощью мастера по созданию отчетов, Microsoft Access автоматически включит связываемые поля в источник записей, даже если эти поля и не выбраны явно пользователем.

•	Связываемые поля должны содержать данные одного вида и иметь совместимые типы данных или размеры полей. Например, поле типа «Счетчик» является совместимым с числовым полем, для которого в свойстве Размер поля (FieldSize) указан размер Длинное целое.

•	Для получения дополнительных сведений о разрешении вопросов, возникающих при работе с подчиненными отчетами, нажмите кнопку  [image].


Изменение макета подчиненного отчета

1	Откройте главный отчет в режиме конструктора.

2	Установите указатель и нажмите кнопку мыши за пределами подчиненного отчета, чтобы убедиться, что он не выделен.

3	Установите указатель внутри подчиненного отчета и дважды нажмите кнопку мыши.

Подчиненный отчет будет открыт в режиме конструктора.

4	Внесите изменения в макет подчиненного отчета.

5	Сохраните и закройте подчиненный отчет.

Примечания

•	Если изменена ширина подчиненного отчета, то может потребоваться изменение ширины главного отчета.

•	Можно также для изменения макета подчиненного отчета прямо открыть подчиненный отчет из окна базы данных.


Примеры отчетов, в которых каждая группа начинается с новой строки или столбца

В отчетах, содержащих несколько столбцов, можно обозначить заголовки групп, поместив их либо слева на странице (сверху вниз), либо вверху страницы (слева направо). В следующем примере приведен отчет, в котором поле «КодТипа» используется как заголовок группы, а поле «Марка» как данные.

Чтобы создать этот отчет, поместите поле «КодаТипа» в заголовок группы и поле «Марка» в область данных. Затем задайте для свойства заголовка «КодТипа» Новая строка или столбец (NewRowOrCol) значение «До и после раздела» и задайте значения для свойств, перечисленных ниже, на вкладке Столбцы в диалоговом окне Параметры страницы (команда Параметры страницы из меню Файл).

Группа	Свойство	Значение
Параметры сетки	Число столбцов	3
Размер столбца	Ширина	Ширина столбца в области данных, например, 2"
	Высота	Высота строки, например, 0.25"
Макет столбца	Слева направо	Выбрано
Чтобы создать отчет в следующем примере следует использовать такой же макет отчета, как и в предыдущем примере, но задать для свойства заголовка «КодТипа» Новая строка или столбец (NewRowOrCol) значение «До раздела», а также установить в группе Макет столбца параметр Сверху вниз в диалоговом окне Параметры страницы.


Работа с подчиненными отчетами

Предполагаемые действия

Перемещение элемента управления подчиненного отчета

Изменение размера элемента управления подчиненного отчета

Изменение макета подчиненного отчета


Изменение наклеек, созданных с помощью мастера

Предполагаемые действия

Для того чтобы внести серьезные изменения в макет почтовых наклеек, лучше всего создать новый отчет, содержащий наклейки, с помощью мастера по созданию наклеек.

Для того чтобы самостоятельно внести отдельные изменения, у пользователя имеются следующие возможности.

Изменение шрифта в элементах управления

Изменение размера шрифта в элементах управления

Изменение размеров элементов управления

Добавление элементов управления

Изменение параметров макета страницы


Скрытие повторяющихся данных в отчете

Скрыть повторяющиеся данные можно в отчете с либо отсортированными, либо сгруппированными записями.

Скрытие повторяющихся данных в отчете с отсортированными записями

1	Создайте отчет, сортирующий записи по одному или нескольким полям, которые могут содержать повторяющиеся значения.

Инструкции

2	В режиме конструктора отчета поместите в отчет поле для всех полей в области данных.

3	Для отображения окна свойств элемента управления Поле, который может содержать повторяющиеся записи, убедитесь, что он выделен, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

4	Задайте для свойства Не выводить повторы (HideDuplicates) значение «Да».

Примечание.   Если для элемента управления Поле свойство Не выводить повторы (HideDuplicates) имеет значение «Да», Microsoft Access печатает встретившееся значение в первой записи, в которой оно появляется, а если значение повторяется в записях на другой странице, то в начале новой страницы.

Скрытие повторяющихся данных в отчете со сгруппированными записями

1	Создайте отчет с одним или несколькими уровнями группировки.

Инструкции

2	В режиме конструктора отчета переместите элемент управления Поле для поля, по которому проводится группировка, из заголовка группы в область данных.

3	Для отображения окна свойств элемента управления Поле, который может содержать повторяющиеся записи, убедитесь, что он выделен, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

4	Задайте для свойства Не выводить повторы (HideDuplicates) значение «Да».

5	Удалите линии и все остальные элементы управления из заголовка группы.

6	Откройте окно свойств группы двойным нажатием кнопки мыши на области выделения раздела.

7	Задайте значение 0 для свойства Высота (Height) заголовка группы.

Примечание.   Имя группы будет выводиться только в начале группы или в начале новой страницы при продолжении группы на новой странице.


Отмена печати отчета, не содержащего записей

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Откройте окно свойств двойным нажатием кнопки мыши на области выделения отчета.

3	Укажите в свойстве Отсутствие данных (OnNoData) элемент [Процедура обработки событий] или имя макроса, отменяющего просмотр или печать отчета.

•	Если используется макрос, то с помощью макрокоманды Сообщение (MsgBox) выведите сообщение, объясняющее причину отсутствия данных в отчете, и с помощью макрокоманды ОтменитьСобытие (CancelEvent) отмените вывод отчета на просмотр или на печать. Для получения дополнительных сведений о создании макросов нажмите кнопку  [image].

•	Если используется процедура обработки события, то с помощью инструкции MsgBox выведите сообщение и задайте для аргумента Cancel процедуры Sub Report_NoData значение True. Для получения сведений об изменении процедур обработки событий нажмите кнопку  [image].

Примечание.   В отчете «Выработка сотрудников» в учебной базе данных «Борей» для свойства Отсутствие данных (OnNoData) используется процедура обработки события. Для просмотра этого отчета откройте базу данных «Борей» в папке «Samples», вложенной в папку программ Office. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите отчет «Выработка сотрудников» и нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Советы по повышению быстродействия для отчетов и подчиненных отчетов

Существует ряд правил, соблюдение которых позволяет повысить скорость печати отчетов. Наряду с перечисленными ниже советами полезно проверить конкретные отчеты с помощью анализатора быстродействия. Для получения дополнительных сведений об использовании анализатора быстродействия нажмите кнопку  [image].

Советы по повышению быстродействия

•	Не создавайте перекрывающиеся элементы управления.

•	Не создавайте лишние рисунки и другие графические объекты.

•	Преобразуйте свободные рамки объекта, в которых выводятся рисунки, в рамки рисунков.

•	Старайтесь использовать черно-белые рисунки вместо цветных.

•	По возможности, не выполняйте сортировку и группировку по выражениям.

•	Индексируйте поля, по которым проводится сортировка и группировка.

•	Создавайте подчиненные отчеты на базе запросов, а не на базе таблиц. Включайте в запросы только необходимые поля. Лишние поля замедляют выполнение подчиненных отчетов.

•	Индексируйте в подчиненном отчете все поля, связанные с главным отчетом.

•	Индексируйте в подчиненном отчете все поля, используемые в условиях отбора.

•	Старайтесь не использовать статистические функции по подмножеству. Включите поле в базовый запрос отчета или используйте подчиненный отчет.

•	Убедитесь, что базовый запрос отчета оптимизирован.

•	Используйте свойство HasData или событие Отсутствие данных (No Data) для присоединения отчета к пустому набору записей или наоборот.


Создание элементов управления в отчете

Предполагаемые действия

Создание надписи

Создание элемента управления-поля

Создание флажка или переключателя, не входящего в группу параметров

Создание группы, содержащей флажки или переключатели

Создание линии

Создание прямоугольника

Создание подчиненного отчета

Создание рамки для рисунка или другого объекта, созданного в другом приложении

Создание диаграммы

Создание элемента ActiveX


Пустые места в отчете

Если отчет содержит слишком много пустых мест, следует уменьшить промежутки между разделами и элементами управления и сжать пустые места.

Уменьшение промежутков между разделами и элементами управления

•	Измените значение ширины отчета.

Инструкции

•	Измените значение высоты разделов.

Инструкции

•	Сдвиньте разделы ближе друг к другу.

Инструкции

Сжатие пустых мест внутри подчиненной формы, подчиненного отчета или поля

•	Задайте значение Да для свойства элемента управления Сжатие (CanShrink).

Инструкции


В подчиненном отчете не печатаются заголовки столбцов

Microsoft Access не печатает колонтитулы в подчиненном отчете, поэтому заголовки столбцов, помещенные в верхний колонтитул, на печать выведены не будут.

•	Если подчиненный отчет всегда умещается на одной странице, поместите заголовки столбцов в заголовок подчиненного отчета.

•	Если подчиненный отчет занимает несколько печатных страниц, поместите заголовки столбцов подчиненного отчета в заголовок группы и задайте для свойства Повторение раздела (RepeatSection) заголовка группы значение «Да».


Пример перекрестного отчета с динамическими заголовками столбцов

В отчете «ВыработкаСотрудников» в учебном приложении «Решения» печатаются динамические заголовки столбцов. В данном отчете используются процедуры обработки событий, которые пользователи могут скопировать в собственные приложения и изменить в соответствие с собственными потребностями.

Для просмотра этого отчета откройте приложение «Решения». В форме «КаталогПримеров» выберите в верхнем списке элемент «Примеры отчетов». В нижнем списке выберите двойным нажатием кнопки мыши элемент «ВыработкаСотрудников».

Для получения дополнительных сведений об открытии учебного приложения «Решения» нажмите кнопку  [image].


Пример ввода условий отбора в диалоговое окно

В отчете «ВыработкаСотрудников» в учебном приложении «Решения» открывается окно диалога с приглашением ввести условия отбора. В данном отчете используются процедуры обработки событий, которые пользователи могут скопировать в собственные приложения и изменить в соответствие с собственными потребностями.

Для просмотра этого отчета откройте приложение «Решения». В форме «КаталогПримеров» выберите в верхнем списке элемент «Примеры отчетов». В нижнем списке выберите двойным нажатием кнопки мыши элемент «ВыработкаСотрудников».

Для получения дополнительных сведений об открытии учебного приложения «Решения» нажмите кнопку  [image].


Пример печати значений из первой и последней записи в верхнем колонтитуле

В отчете «ТелефоныКлиентов» в учебном приложении «Решения» значения из первой и последней записи печатаются в верхнем колонтитуле. В данном отчете используются процедуры обработки событий, которые пользователи могут скопировать в собственные приложения и изменить в соответствие с собственными потребностями.

Для просмотра этого отчета откройте приложение «Решения». В форме «КаталогПримеров» выберите в верхнем списке элемент «Примеры отчетов». В нижнем списке выберите двойным нажатием кнопки мыши элемент «ТелефоныКлиентов».

Для получения дополнительных сведений об открытии учебного приложения «Решения» нажмите кнопку  [image].


Пример составного документа

В отчете «ДеловоеПисьмо» в учебном приложении «Решения» печатается стандартное письмо, в которое включаются сведения, изменяющиеся для каждого адресата.

Для просмотра этого отчета откройте приложение «Решения». В форме «КаталогПримеров» выберите в верхнем списке элемент «Примеры отчетов». В нижнем списке выберите двойным нажатием кнопки мыши элемент «ДеловоеПисьмо».

Для получения дополнительных сведений об открытии учебного приложения «Решения» нажмите кнопку  [image].


Пример проведения эллипса вокруг значений

В отчете «ДеловоеПисьмо» в учебном приложении «Решения» вокруг значений, удовлетворяющих определенным условиям, проводятся эллипсы. В данном отчете используются процедуры обработки событий, которые пользователи могут скопировать в собственные приложения и изменить в соответствие с собственными потребностями.

Для просмотра этого отчета откройте приложение «Решения». В форме «КаталогПримеров» выберите в верхнем списке элемент «Примеры отчетов». В нижнем списке выберите двойным нажатием кнопки мыши элемент «ДеловоеПисьмо».

Для получения дополнительных сведений об открытии учебного приложения «Решения» нажмите кнопку  [image].


Пример отчета с размещением данных в нескольких колонках

В отчете «ЖурналОтгрузкиТоваров» в учебном приложении «Решения» данные выводятся в двух колонках. Заголовки групп повторяются, если печать записей из области данных группы продолжается в следующей колонке или на следующей странице.

Для просмотра этого отчета откройте приложение «Решения». В форме «КаталогПримеров» выберите в верхнем списке элемент «Примеры отчетов». В нижнем списке выберите двойным нажатием кнопки мыши элемент «ЖурналОтгрузкиТоваров».

Для получения дополнительных сведений об открытии учебного приложения «Решения» нажмите кнопку  [image].


Пример комбинированных заголовков в перекрестном отчете

В перекрестном отчете «СтатистикаПродаж» в учебном приложении «Решения» заголовки строк образуются путем комбинирования разнообразных данных. В данном отчете используются процедуры обработки событий, которые пользователи могут скопировать в собственные приложения и изменить в соответствие с собственными потребностями.

Для просмотра этого отчета откройте приложение «Решения». В форме «КаталогПримеров» выберите в верхнем списке элемент «Примеры отчетов». В нижнем списке выберите двойным нажатием кнопки мыши элемент «СтатистикаПродаж».

Для получения дополнительных сведений об открытии учебного приложения «Решения» нажмите кнопку  [image].


Пример отчета, печатающегося на готовом бланке

Отчет «Счет» в учебном приложении «Решения» предназначен для печати на готовом бланке. В данном отчете используются процедуры обработки событий, которые пользователи могут скопировать в собственные приложения и изменить в соответствие с собственными потребностями.

Для просмотра этого отчета откройте приложение «Решения». В форме «КаталогПримеров» выберите в верхнем списке элемент «Примеры отчетов». В нижнем списке выберите двойным нажатием кнопки мыши элемент «Счет».

Для получения дополнительных сведений об открытии учебного приложения «Решения» нажмите кнопку  [image].


Пример печати сообщения в нижней строке готового бланка

В отчете «Счет» в учебном приложении «Решения» при продолжении печати счета на следующей странице печатается сообщение в нижней строке бланка. В данном отчете используются процедуры обработки событий, которые пользователи могут скопировать в собственные приложения и изменить в соответствие с собственными потребностями.

Для просмотра этого отчета откройте приложение «Решения». В форме «КаталогПримеров» выберите в верхнем списке элемент «Примеры отчетов». В нижнем списке выберите двойным нажатием кнопки мыши элемент «Счет».

Для получения дополнительных сведений об открытии учебного приложения «Решения» нажмите кнопку  [image].


Создание отчета

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Предполагаемые действия

Создание отчета из одной колонки с помощью автоотчета

Создание отчета с помощью мастера

Создание отчета без помощи мастера

Создание отчета по нескольким таблицам


Создание отчета с помощью автоотчета

Автоотчет является средством создания отчета, в котором выводятся все поля и записи из базовой таблицы или запроса.

1	В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.

2	Нажмите кнопку Создать.

3	В диалоговом окне Новый отчет выберите одного из следующих мастеров.

•	Автоотчет: в столбец — каждое поле образует отдельную строку с заголовком слева.

•	Автоотчет: ленточный — поля каждой записи образуют отдельную строку. Заголовки печатаются сверху на каждой странице.

4	Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, выводящиеся в отчете.

5	Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access применяет последний автоформат, использованный для создания отчета. Если вы ранее не создавали отчет с помощью мастера или не использовали команду Автоформат из меню Формат, будет применен стандартный автоформат.

Совет.   Также можно создать отчет с полями, размещенными в один столбец, базовым источником данных которого являются таблица или запрос, выбранные в окне базы данных. Выберите команду Автоотчет в меню Вставка или нажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов и выберите команду Автоотчет. Отчеты, созданные подобным образом, содержат только сами записи (в них нет верхнего и нижнего колонтитулов).


Создание отчета с помощью мастера

1	В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.

2	Нажмите кнопку Создать.

3	В диалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.

4	Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет.

Примечание.   Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как базовый источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.

5	Нажмите кнопку OK.

6	Если на шаге 3 выбран мастер отчетов, мастер диаграмм или мастер наклеек, выполняйте инструкции мастера, выводящиеся в диалоговом окне. Если выбран один из мастеров автоотчетов, отчет создается автоматически

Если созданный мастером отчет требует внесения изменений, сделайте это в режиме конструктора отчета.. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Создание отчета без помощи мастера

1	В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.

2	Нажмите кнопку Создать.

3	В диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Конструктор.

4	Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет. (Если требуется создать свободный отчет, не выбирайте имя из списка).

Совет.   Для того чтобы использовать в отчете данные из нескольких таблиц, создавайте отчет на основе запроса.

5	Нажмите кнопку OK.

Новый отчет будет открыт в окне отчета в режиме конструктора. Для получения дополнительных сведений о работе в режиме конструктора нажмите кнопку  [image]. Для получения дополнительных сведений о добавлении элементов управления, таких как поля и надписи, нажмите кнопку  [image].


Создание отчета по нескольким таблицам

Создание отчета с помощью мастера является самым простым и быстрым способом разработки отчета, в котором используются данные из нескольких таблиц. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. В первом окне, открываемом мастером, следует выбрать поля, включаемые в новый отчет. Допускается выбор полей из одной или из нескольких таблиц. При создании многотабличного отчета с помощью мастера Microsoft Access создает запрос для данного отчета. Запрос содержит сведения об используемых таблицах и полях.

Если пользователь создает отчет самостоятельно, необходимо сначала создать запрос, а затем отчет на базе этого запроса.

Предполагаемые действия

Создание отчета с помощью мастера

Создание запроса

Создание без помощи мастера отчета на основе запроса


Открытие отчета

1	В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.

2	Выберите имя отчета.

3	Нажмите кнопку Конструктор, чтобы открыть отчет в режиме конструктора, или кнопку Просмотр, чтобы открыть отчет в режиме предварительного просмотра.

Совет.   Можно также открыть отчет в режиме предварительного просмотра, переместив отчет с помощью мыши из окна базы данных в рабочую область приложения.


Переключение между режимами отображения отчета

Отчеты могут быть открыты в трех режимах: в режиме конструктора, в режиме предварительного просмотра и в режиме просмотра образца. Режим конструктора используют для создания отчета или изменения структуры существующего  отчета. Режим предварительного просмотра позволяет просматривать данные в том виде, в котором они будут размещаться на печатных страницах. В режиме просмотра образца выводятся основные элементы макета отчета с образцами данных, демонстрирующих представление данных в отчете.

1	Откройте отчет в любом режиме.

2	Нажмите кнопку Вид на панели инструментов, чтобы изменить режим отображения отчета. Чтобы просмотреть список всех возможных режимов вывода отчета на экран, нажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Вид.


Добавление в форму или отчет поля текущей даты и времени

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите в меню Вставка команду Дата и время.

3	Для вставки текущей даты установите флажок Формат даты и выберите нужный формат.

4	Для вставки текущего времени установите флажок Формат времени и выберите нужный формат.

В форму или отчет будет добавлено поле с соответствующим выражением для свойства Данные (ControlSource). Если в форме или отчете имеется область заголовка, поле добавляется в этот раздел. В противном случае поле добавляется в область данных.


Нумерация страниц формы или отчета

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выберите в меню Вставка команду Номера страниц.

3	В окне диалога Номера страниц выберите параметры, определяющие формат, расположение и выравнивание номеров страниц. Доступными являются следующие параметры выравнивания.

•	По левому краю — добавляет поле номера страницы на границу левого поля страницы.

•	По центру — размещает поле номера страницы по центру между левым и правым полями страницы.

•	По правому краю  — добавляет поле номера страницы на границу правого поля страницы.

•	Внутри — добавляет поле номера страницы на левый и правый края страницы. Нечетные номера страниц  печатаются слева, а четные справа.

•	Снаружи — добавляет поле номера страницы на левый и правый края страницы. Четные номера страниц  печатаются слева, а нечетные справа.

4	Для печати номера страницы на первой странице установите флажок Отображать номер на первой странице.

Номера страниц печатаются с помощью выражения. Для того чтобы увидеть примеры нумерации страниц, нажмите кнопку  [image].


Примеры выражений для нумерации страниц

В следующей таблице приводятся примеры выражений, задающих нумерацию страниц, которые могут быть заданы в режиме конструктора формы или режиме конструктора отчета, и результаты, к которым они приводят.

Выражение	Результат
=[Page]	1, 2, 3
="Стр. " & [Page]	Стр. 1, Стр. 2, Стр. 3
="Стр. " & [Page] & " из " & [Pages]	Стр. 1 из 3, Стр. 2 из 3, Стр. 3 из 3
=[Page] & " из " & [Pages] & " стр."	1 из 3 стр., 2 из 3 стр., 3 из 3 стр.
="Стр. " & [Page] & "/" & [Pages]	Стр. 1/3, Стр. 2/3, Стр. 3/3
=[Страна] & " - " & [Page]	UK - 1, UK - 2, UK - 3
=Format([Page], "000")	001, 002, 003


Изменение размеров поля по размеру данных при печати

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Чтобы открыть окно свойств, убедитесь, что нужное поле выбрано, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

3	Задайте значение «Да» для свойств Расширение (CanGrow) или Сжатие (CanShrink).

•	Включение свойства Расширение (CanGrow) задает увеличение размера поля по вертикали при печати формы или отчета в соответствие с размерами содержимого поля.

•	Включение свойства Сжатие (CanShrink) задает уменьшение размера поля по вертикали при печати формы или отчета, если текущее содержимое поля не заполняет его полностью.

Для того чтобы увидеть примеры расширения или сжатия поля, нажмите кнопку  [image].

Примечания

•	Если значение «Да» задается для свойства Расширение (CanGrow) поля, то автоматически задается значение «Да» для свойства Расширение (CanGrow) раздела формы или отчета.

•	Примеры полей, допускающих расширение или сжатие, можно найти в отчетах «Каталог» и «Счет» в учебной базе данных «Борей». Для того чтобы просмотреть эти отчеты, откройте базу данных «Борей» в папке Samples учебных приложений Microsoft Access. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите имя отчета и нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений о базе данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Примеры полей, допускающих расширение и сжатие при печати

Для того чтобы определить поле, вертикальный размер которого может увеличиваться и сжиматься по размеру содержимого поля в каждой записи,  следует задать значение «Да» для свойств поля Расширение (CanGrow) и Сжатие (CanShrink). Например, поле Memo может содержать достаточно длинные текстовые значения. Для такого поля следует задать размер, достаточный для большинства значений поля, и установить значение «Да» для свойства Расширение (CanGrow). Это позволит полностью вывести на печать значения, не умещающиеся в стандартном размере поля. Если в каких то записях это поле окажется пустым, заданное для свойства Сжатие (CanShrink) значение «Да» позволит избежать печати пустых строк.

При расширении или сжатии поля автоматически изменяется высота соответствующего раздела. Поэтому существенным является согласование размеров поля и положения размещаемых рядом элементов управления.

При сжатии поля его высота не может стать меньшей, чем высота размещенных в той же строке элементов управления. Например, если рядом с полем помещается подпись, то подпись имеет значение (текст подписи), даже если поле остается пустым. В этом случае поле сожмется по высоте только до размера подписи.


Вставка разрыва страницы в отчет

Элемент управления «разрыв страницы» указывает, в каком месте отчета следует начать новую страницу внутри текущего раздела. Например, если требуется напечатать на разных страницах титульный лист и аннотацию отчета, следует поместить элемент управления «разрыв страницы» в области заголовка отчета после элементов управления, печатающихся на титульном листе, и перед элементами управления, печатающимися на второй странице.

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Нажмите кнопку Разрыв страницы  [image]  на панели элементов.

3	Установите указатель в отчете в положение, в котором следует указать разрыв страницы. Помещайте разрыв страницы выше или ниже элементов управления, чтобы не разбивать данные, выводящиеся в этих элементах управления.

Разрыв страницы обозначается короткой точечной линией на левой границе отчета.

Для того чтобы печатать каждую группу или запись в отчете на отдельной странице, следует включить свойство Конец страницы (ForceNewPage) для заголовка группы, области примечаний группы или области данных.

Инструкции

Примечание.   Пример помещения разрыва страницы в заголовке отчета можно найти в отчете «Каталог» в учебной базе данных «Борей». Для того чтобы просмотреть этот отчет, откройте базу данных «Борей» в каталоге Samples. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите имя отчета и нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений о базе данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Помещение фонового рисунка на страницу отчета

Фоновый рисунок, помещенный на страницу отчета, выполняет роль подложки. Фоновый рисунок задается для целой страницы.

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Установите указатель на область выделения отчета и откройте окно свойств двойным нажатием кнопки мыши.

3	Укажите в свойстве Рисунок (Picture) файл .bmp, .ico, .wmf, .dib или .emf. При установленных графических фильтрах для других приложений, можно использовать любые файлы, поддерживаемые этими фильтрами. Если имя или путь файла точно неизвестны, нажмите кнопку построителя  [image].

4	В свойстве Тип рисунка (PictureType) укажите, должен ли рисунок быть внедренным или связанным. Внедренный рисунок сохраняется в файле базы данных. Если внедрить этот рисунок в другую форму или отчет, он будет добавлен в файл базы данных еще раз. Связанный рисунок не сохраняется в базе данных, его файл должен присутствовать на жестком диске. Если требуется сэкономить место на диске, используйте для данного свойства значение Связанный.

5	Свойство Масштабы рисунка (PictureSizeMode) позволяет изменять пропорции рисунка. Данное свойство может иметь три значения.

•	Фрагмент. Задает вывод рисунка в его исходном размере. Если размер рисунка превышает расстояние между полями страницы, часть рисунка обрезается.

•	Вписать в рамку. Задает размеры рисунка равные расстоянию между полями. При этом возможно изменение пропорций рисунка.

•	По размеру рамки. Рисунок заполняет рамку либо по горизонтали, либо по вертикали без изменения пропорций и обрезания рисунка.

6	Положение рисунка на странице задается с помощью свойства Выравнивание рисунка (PictureAlignment). Microsoft Access выравнивает рисунок по полям страницы отчета. Возможными значениями данного свойства являются: Вверх влево, Вверх вправо, По центру, Вниз влево и Вниз вправо.

7	Если размер рисунка меньше размера страницы, допускается мозаичное заполнение страницы рисунком. Для этого следует задать значение «Да» для свойства Мозаичный рисунок (PictureTiling). Исходной позицией для заполнения страницы является указанная в свойстве Выравнивание рисунка (PictureAlignment).

Примечание.   Фоновые рисунки с мозаичным заполнением лучше всего выглядят, когда свойство Масштабы рисунка (PictureSizeMode) имеет значение Фрагмент.

8	Свойство Страницы с рисунком (PicturePages) позволяет указать, на каких страницах отчета следует помещать рисунок. Возможные значения: Все страницы, Первая страница и Отсутствует.

Примечания

•	Если цвета на фоновом рисунке отличаются от цветов исходного рисунка, пользователь имеет возможность указать использование в Microsoft Access цветов исходного приложения.

Инструкции

•	Пользователи, имеющие установленную графическую программу, позволяющую создавать метафайлы, могут создавать и использовать собственные фоновые рисунки в формате метафайлов вместо точечных рисунков (bitmap). Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Пример фонового рисунка можно найти в отчете «Выработка сотрудников» в учебной базе данных «Борей». Для того чтобы просмотреть этот отчет, откройте базу данных «Борей» в каталоге Samples. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите имя отчета и нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений о базе данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Указание нового шаблона для формы или отчета

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры.

Подсказка.

2	Выберите вкладку Формы/отчеты.

3	Введите имя нового шаблона в поле Шаблон формы или Шаблон отчета.

Примечание.   Допускается использование существующих форм и отчетов в качестве шаблонов, а также создание специальных форм и отчетов, предназначенных для использования в виде шаблонов.

4	Нажмите кнопку OK.

Для получения дополнительных сведений о шаблонах нажмите кнопку  [image].


Шаблоны форм и отчетов

Если форма или отчет создаются с помощью мастера, то по умолчанию задаются стандартные характеристики формы или отчета, определяемые используемым шаблоном.

Шаблон определяет, какие разделы будут содержаться в создаваемом документе и какие размеры будут иметь эти разделы. Кроме того, шаблон определяет стандартные настройки свойств формы или отчета, их разделов и содержащихся в них элементов управления.

Для форм или отчетов по умолчанию используются шаблоны с именем «Обычный». Однако пользователь имеет возможность указать в качестве шаблона имя любой существующей формы или отчета. Допускается также создание специальных форм и отчетов, предназначенных для использования в виде шаблонов. Для получения дополнительных сведений о назначении нового шаблона нажмите кнопку  [image].

Примечания

•	Замена шаблона не влияет на уже созданные формы и отчеты.

•	Шаблон не позволяет создавать элементы управления в новой форме или отчете.

•	Настройки параметров Шаблон формы и Шаблон отчета сохраняются в файле рабочей группы Microsoft Access, а не в базе данных пользователя (файле .mdb). Изменение этих настроек затрагивает все существующие и создаваемые базы данных. Чтобы просмотреть имя текущего шаблона, используемого для новых форм и отчетов, выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Формы/отчеты.

•	Для того чтобы использовать новые шаблоны в других базах данных, следует скопировать или экспортировать шаблоны в эти базы данных. Имена указанных шаблонов будут выводиться в полях параметров Шаблон формы и Шаблон отчета во всех базах данных. Однако если указанный шаблон отсутствует в базе данных, будет использоваться шаблон «Обычный».


Примеры выражений, используемых в формах и отчетах

Предполагаемые действия

Просмотр примеров выражений с текстовыми значениями

Просмотр примеров выражений для номеров страниц

Просмотр примеров выражений, содержащих арифметические операторы

Просмотр примеров выражений, содержащих ссылки на значения элементов управления

Просмотр примеров выражений, обеспечивающих подсчет количества, суммы и средних значений с помощью статистических функций

Просмотр примеров выражений, содержащих статистические функций по подмножеству

Просмотр примеров выражений, содержащих функции даты

Просмотр примеров выражений, возвращающих одно из двух возможных значений

Изучение способов создания выражений


Примеры использования текстовых значений в формах и отчетах

Следующая таблица содержит примеры выражений, которые используются в вычисляемых элементах управления в формах и отчетах.

Выражение	Описание
="Неприменимо"	Отображает слово «Неприменимо».
=[Имя] & " " & [Фамилия]	Отображает значения элементов управления «Имя» и «Фамилия», разделенные пробелом.
=Left([Марка], 1)	Использует функцию Left для отображения первого символа значения элемента управления «Марка».
=Right([КодТовара], 2)	Использует функцию Right для отображения двух последних символов значения элемента управления «КодТовара».
=Trim([Адрес])	Использует функцию Trim для отображения значения элемента управления «Адрес» с удалением всех пробелов в начале или в конце.
=IIf(IsNull([Область]), [Город] & " " & [Индекс], [Город] & " " & [Область] & "  " & [Индекс])	Использует функцию IIf для отображения значений элементов управления «Город» и «Индекс», если элемент управления «Область» содержит пустое значение; в противном случае отображает значения элементов управления «Город», «Область» и «Индекс», разделенные пробелами.
Примечания

•	В вычисляемых элементах управления перед каждым выражением необходимо ставить знак равенства (=).

•	Имя вычисляемого элемента управления, заданное в свойстве Имя (Name), должно быть уникальным. Нельзя использовать имя одного из элементов управления, использованных в выражении.


Примеры использования арифметических операторов в формах и отчетах

Следующая таблица содержит примеры выражений, которые используются в вычисляемых элементах управления в формах и отчетах.

Используемое выражение	Отображаемый результат
=[СтоимостьЗаказа]+ [СтоимостьДоставки]	Сумма значений элементов управления «СтоимостьЗаказа» и «СтоимостьДоставки».
=[ДатаНазначения]- [ДатаИсполнения]	Разность значений элементов управления «ДатаНазначения» и «ДатаИсполнения».
=[Цена]* 1,06	Результат умножения значения элемента управления «Цена» на 1,06 (добавление 6 процентов к значению элемента управления «Цена»).
=[Количество]*[Цена]	Произведение значений элементов управления «Количество» и «Цена».
=[КоличествоСотрудников]/ [КоличествоСтран]	Результат деления значения элемента управления «КоличествоСотрудников» на значение элемента управления «КоличествоСтран».
Примечания

•	В вычисляемых элементах управления перед каждым выражением необходимо ставить знак равенства (=).

•	Имя вычисляемого элемента управления, заданное в свойстве Имя (Name), должно быть уникальным. Нельзя использовать имя одного из элементов управления, использованных в выражении.

•	Если в выражении используются арифметические операторы (+, -, *, /), и один из элементов управления выражения имеет значение Null, результатом всего выражения будет значение Null. Если некоторые записи в одном из элементов управления, используемых в выражении, могут иметь значения Null, эти значения следует преобразовать в нулевые с помощью функции Nz; например:

=Nz([СтоимостьЗаказа])+Nz([СтоимостьДоставки])

Для получения дополнительных сведений о функции Nz нажмите кнопку  [image].


Примеры использования статистических функций в формах и отчетах

Следующая таблица содержит примеры выражений, которые используются в вычисляемых элементах управления в формах и отчетах.

Выражение	Описание
=Avg([СтоимостьДоставки])	Использует функцию Avg для отображения среднего значения элемента управления «СтоимостьДоставки».
=Count([КодЗаказа])	Использует функцию Count для отображения количества записей в элементе управления «КодЗаказа».
=Sum([Продажи])	Использует функцию Sum для отображения суммы значений элемента управления «Продажи».
=Sum([Количество]*[Цена])	Использует функцию Sum для отображения суммы произведений значений элементов управления «Количество» и «Цена».
=[Продажи]/ Sum([Продажи])*100	Отображает относительные значения продаж, определенные путем деления значения из элемента управления «Продажи» на сумму всех значений этого элемента управления. Примечание.   Если свойство Формат поля (Format) данного элемента управления имеет значение Процентный, не следует включать в выражение множитель * 100.
Примечания

•	В вычисляемых элементах управления перед каждым выражением необходимо ставить знак равенства (=).

•	Имя вычисляемого элемента управления, заданное в свойстве Имя (Name), должно быть уникальным. Нельзя использовать имя одного из элементов управления, использованных в выражении.

•	Нельзя использовать имя элемента управления в выражении, в котором участвует статистическая функция. Следует использовать только имена полей из таблицы, запроса или инструкции SQL. Для получения дополнительных сведений об использовании статистических функций в вычисляемых элементах управления нажмите кнопку  [image].


Примеры ссылок на значения элементов управления в формах и отчетах

Следующая таблица содержит примеры выражений, которые используются в вычисляемых элементах управления форм.

Выражение	Отображаемый результат
=Forms![Заказы]![КодЗаказа]	Значение элемента управления «КодЗаказа» в форме «Заказы».
=Forms![Заказы]![Заказано]!  [ОтпускнаяЦена]	Значение элемента управления «ОтпускнаяЦена» из подчиненной формы «Заказано» в форме «Заказы».
=Forms![Заказы]![Заказано]! [КодТовара].Column(2)	Значение третьего столбца поля «КодТовара», список из нескольких столбцов из подчиненной формы «Заказано» в форме «Заказы». (значение 0 задает ссылку на первый столбец, 1 - на второй и т. д.)
=Forms![Заказы]![Заказано]!  [Цена]* 1,06	Результат умножения значения элемента управления «Цена» подчиненной формы «Заказано» в форме «Заказы» на 1,06 (добавление 6 процентов к значению элемента управления «Цена»).
=Parent![КодЗаказа]	Значение элемента управления «КодЗаказа» в форме, которая является главной для текущей подчиненной формы.
Следующая таблица содержит примеры выражений, которые используются в вычисляемых элементах управления в отчетах.

Выражение	Отображаемый результат
=Reports![Счет]![КодЗаказа]	Значение элемента управления «КодЗаказа» в отчете «Счет».
=Reports![Итоги]![Подотчет]! [Сумма заказов]	Значение элемента управления «Сумма заказов» из подчиненного отчета «Подотчет» в отчете «Итоги».
=Parent![КодЗаказа]	Значение элемента управления «КодЗаказа» в отчете, который является главным для текущего подчиненного отчета.
Примечания

•	В вычисляемых элементах управления перед каждым выражением необходимо ставить знак равенства (=).

•	Имя вычисляемого элемента управления, заданное в свойстве Имя (Name), должно быть уникальным. Нельзя использовать имя одного из элементов управления, использованных в выражении.


Примеры использования статистических функций по подмножеству в формах и отчетах

Следующая таблица содержит примеры выражений, которые используются в вычисляемых элементах управления в формах и отчетах.

Выражение	Описание
=Dlookup("[ОбращатьсяК]", "[Поставщики]", "[КодПоставщика] = Forms![КодПоставщика]")	Использует функцию DLookup для отображения значения поля «ОбращатьсяК» из записи в таблице «Поставщики», в которой значение поля «КодПоставщика» совпадает со значением элемента управления «КодПоставщика» в активной форме.
=Dlookup("[ОбращатьсяК]", "[Поставщики]", "[КодПоставщика] = Forms![НовыеПоставщики] ![КодПоставщика]")	Использует функцию Dlookup для отображения значения поля «ОбращатьсяК» из записи в таблице «Поставщики», в которой значение поля «КодПоставщика» совпадает со значением элемента управления «КодПоставщика» в форме «НовыеПоставщики».
=Dsum("[КоличествоЗаказов]", "[Заказы]", "[КодКлиента] =  'РАТТС'")	Использует функцию DSum для отображения суммы значений поля «КоличествоЗаказов» из записей в таблице «Заказы», у которых в поле «КодКлиента» находится значение "РАТТС".
Примечания

•	В вычисляемых элементах управления перед каждым выражением необходимо ставить знак равенства (=).

•	Имя вычисляемого элемента управления, заданное в свойстве Имя (Name), должно быть уникальным. Нельзя использовать имя одного из элементов управления, использованных в выражении.

•	Нельзя использовать имя элемента управления в выражении, в котором участвует статистическая функция по подмножеству. Следует использовать только имена полей из таблицы, запроса или инструкции SQL. Для получения дополнительных сведений об использовании статистических функций в вычисляемых элементах управления нажмите кнопку  [image].


Примеры выражений, возвращающих одно из двух значений в формах и отчетах

Следующая таблица содержит примеры выражений, которые используются в вычисляемых элементах управления в формах и отчетах.

Выражение	Описание
=IIf([Подтверждено] = "Да", "Заказ подтвержден", "Заказ не подтвержден")	Использует функцию IIf для отображения сообщения «Заказ подтвержден», если элемент управления «Подтверждено» содержит значение «Да»; в противном случае отображает сообщение «Заказ не подтвержден».
=IIf(IsNull([Страна]), " ", [Страна])	Использует функцию IIf для отображения пустой строки, если элемент управления «Страна» содержит значение Null; в противном случае отображает значение элемента управления «Страна».
=IIf(IsNull([Область]), [Город] & " " & [Индекс], [Город] & " " & [Область] & "  " & [Индекс])	Использует функцию IIf для отображения значений элементов управления «Город» и «Индекс», если поле «Область» содержит значение Null; в противном случае отображает значения элементов  управления «Город», «Область» и «Индекс».
=IIf(IsNull([ДатаНазначения] - [ДатаИсполнения]), "Проверьте отсутствующую дату", [ДатаНазначения] - [ДатаИсполнения])	Использует функцию IIf для отображения сообщения «Проверьте отсутствующую дату», если результат вычитания значения элемента управления «ДатаИсполнения» из значения элемента управления «ДатаНазначения» оказывается Null; в противном случае отображает разность значений элементов управления «ДатаНазначения» и «ДатаИсполнения».
Примечания

•	В вычисляемых элементах управления перед каждым выражением необходимо ставить знак равенства (=).

•	Имя вычисляемого элемента управления, заданное в свойстве Имя (Name), должно быть уникальным. Нельзя использовать имя одного из элементов управления, использованных в выражении.


Примеры использования функций даты в формах и отчетах

Следующая таблица содержит примеры выражений, которые используются в вычисляемых элементах управления в формах и отчетах.

Выражение	Описание
=Date()	Использует функцию Date для отображения текущей даты в формате дд.мм.гг, где дд означает день (от 1 до 31), мм означает месяц (от 1 до 12), а гг означает последние две цифры года (в диапазоне от 1980 до 2079).
=Format(Now(), "ww")	Использует функцию Format для отображения последовательного номера недели года для текущей даты, где ww представляет номер недели в диапазоне от 1 до 53.
=DatePart("yyyy", [ДатаРазмещения])	Использует функцию DatePart для отображения года в значении элемента управления «ДатаРазмещения». Год отображается четырьмя цифрами
=DateAdd("y", -10, [Дата])	Использует функцию DateAdd для отображения даты, наступающей на 10 раньше даты, находящейся в элементе управления «Дата».
=DateDiff("d", [ДатаРазмещения], [ДатаИсполнения])	Использует функцию DateDiff для отображения числа дней, равных разнице между значениями элементов управления «ДатаРазмещения» и «ДатаИсполнения».
Примечания

•	В вычисляемых элементах управления перед каждым выражением необходимо ставить знак равенства (=).

•	Имя вычисляемого элемента управления, заданное в свойстве Имя (Name), должно быть уникальным. Нельзя использовать имя одного из элементов управления, использованных в выражении.


Создание итогового поля в записи в отчете

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Добавьте в область данных вычисляемое поле.

Инструкции

3	Чтобы открыть окно свойств, убедитесь, что нужное поле выбрано, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

4	Выполните одно из следующих действий.

•	Введите выражение в ячейку свойства Данные.

•	Для того чтобы создать выражение с помощью построителя выражений, нажмите кнопку построителя  [image].

Примечания

•	Если источником данных отчета является запрос, выражение можно поместить в базовый запрос отчета. Это повышает быстродействие отчета, и, если предполагается вычислять итоговые значения по группам записей, позволяет использовать имя вычисляемого поля в статистической функции. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Для просмотра примеров других выражений, используемых в вычисляемом поле в записи, нажмите кнопку  [image].

•	Для получения дополнительных сведений о создании выражений нажмите кнопку  [image].


Вычисление в отчете итоговых значений для групп записей или для всех записей

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Добавьте вычисляемое поле в одну из следующих областей.

Инструкции

•	Для расчета итогового значения по группе записей добавьте поле в заголовок группы или в примечание группы.

•	Для расчета итогового значения по всем записям отчета добавьте поле в заголовок отчета или в примечание отчета.

3	Чтобы открыть окно свойств, убедитесь, что нужное поле выбрано, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

4	Выполните одно из следующих действий.

•	В ячейку свойства Данные (ControlSource) введите выражение, содержащее функцию Sum, чтобы вычислить итоги, или функцию Avg для вычисления среднего.

•	Для того чтобы создать выражение с помощью построителя выражений, нажмите кнопку построителя  [image].

Примечания

•	Для получения дополнительных сведений о создании выражений нажмите кнопку  [image].

•	Для получения дополнительных сведений о вычислении итоговых и средних значений с помощью статистических функций Sum и Avg нажмите кнопку  [image].

•	Для просмотра примеров выражений, в которых используются статистические функции, нажмите кнопку  [image].

•	Примеры расчетов групповых итоговых значений и общего итогового значения содержатся в отчете «Продажи по сотрудникам и странам» в базе данных «Борей». Для просмотра этого отчета откройте базу данных «Борей» в папке Samples. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите отчет «Продажи по сотрудникам и странам» и нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Нумерация записей в области данных отчета

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Добавьте в область данных вычисляемое поле.

Инструкции

3	Чтобы открыть окно свойств, убедитесь, что нужное поле выбрано, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

4	Введите в ячейку свойства Данные выражение  =1.

5	В ячейке свойства Сумма с накоплением выберите значение Для всего.

Во время предварительного просмотра или вывода отчета на печать, номер каждой следующей записи будет увеличиваться на 1 (1, 2, 3...).

Примечание.    Пример нумерации записей в области данных содержится в отчете «Продажи по годам» в базе данных «Борей». Для просмотра этого отчета откройте базу данных «Борей» в папке Samples. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите отчет «Продажи по годам» и нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Подсчет количества записей в каждой группе отчета

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Добавьте в область данных вычисляемое поле.

Инструкции

3	Чтобы открыть окно свойств, убедитесь, что нужное поле выбрано, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

4	Задайте указанные значения для следующих свойств.

Свойство	Значение
Имя	ЧислоЗаписей
Данные	=1
Сумма с накоплением	Для группы
Вывод на экран	Нет
5	Добавьте вычисляемое поле в примечание группы.

6	Чтобы открыть окно свойств, убедитесь, что нужное поле выбрано, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

7	Задайте в качестве значения свойства Данные (ControlSource) имя элемента управления из области данных, в котором рассчитывается сумма с накоплением, например: =[ЧислоЗаписей].


Подсчет количества записей во всем отчете

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Добавьте вычисляемое поле в заголовок отчета или в примечание отчета.

Инструкции

3	Чтобы открыть окно свойств, убедитесь, что нужное поле выбрано, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

4	Введите в ячейку свойства Данные вычисляемого поля выражение =Count(*). Это выражение использует функцию Count для подсчета всех записей отчета включая записи, имеющие пустые значения в некоторых поля. Для получения дополнительных сведений о функции Count нажмите кнопку  [image].


Вычисление в отчете суммы с накоплением

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Добавьте поле в одну из областей отчета.

Инструкции

•	Для расчета суммы с накоплением, которая увеличивается для каждой записи, добавьте в область данных присоединенное поле или вычисляемое поле.

•	Для расчета суммы с накоплением по каждой группе записей добавьте в  заголовок группы или в примечание группы присоединенное поле или вычисляемое поле.

3	Чтобы открыть окно свойств, убедитесь, что нужное поле выбрано, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

4	Задайте для свойства Сумма с накоплением (RunningSum) значение, соответствующее типу суммы с накоплением.

•	Для группы. Значение сбрасывается до 0 в начале каждой группы более высокого уровня.

•	Для всего. Сумма накапливается до конца отчета.

Примечания

•	Для просмотра пример отчета, в котором вычисляется сумма с накоплением, нажмите кнопку  [image].

•	Если для свойства Сумма с накоплением (RunningSum) задано значение «Для всего», общее итоговое значение можно повторить в примечании отчета. Создайте в примечании отчета поле и задайте в качестве значения его свойства Данные имя поля, в котором вычисляется сумма с накоплением, например: =[КоличествоЗаказов].


Пример отчета, в котором вычисляется сумма с накоплением

Существуют суммы с накоплением двух типов. В первом сумма накапливается внутри каждой группы и сбрасывается до нуля при переходе к новой группе записей. Сумма с накоплением второго типа вычисляется по всему отчету.

В следующем примере у двух расположенных справа присоединенных полей свойство Сумма с накоплением (RunningSum) имеет значение «Для группы» и «Для всего», соответственно.

В следующем напечатанном отчете демонстрируются результаты вычисления сумм с накоплением.


Вычисление относительных значений в отчете

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Добавьте поля, в которых вычисляются итоговые значения для записей, групп и всего отчета.

Инструкции

3	В подходящем разделе создайте поле, в котором будет проводиться расчет относительных значений.

•	Для того чтобы рассчитать долю каждого элемента относительно суммарного значения по группе или относительно общей суммы, поместите поле в область данных.

•	Для того чтобы рассчитать долю суммы по группе относительно общей суммы, поместите поле в заголовок группы или в примечание группы.

Если отчет включает несколько уровней группировки, поместите поле в заголовок или примечание группы того уровня, для которого требуется вычислить относительное значение.

4	Чтобы открыть окно свойств, убедитесь, что нужное поле выбрано, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

5	Выполните одно из следующих действий.

•	Введите в ячейку свойства Данные (ControlSource) выражение, в котором значение элемента или промежуточное итоговое значение делится на общее итоговое значение. Например, разделите значение элемента управления «ЕжедневныйИтог» на значение элемента управления «ОбщийИтог».

•	Для создания выражения с помощью построителя выражений, нажмите кнопку построителя  [image].

6	При необходимости, задайте для свойства данного поля Формат поля (Format) значение «Процентный».

Примечания

•	Для получения дополнительных сведений о создании выражений нажмите кнопку  [image].

•	Примеры расчетов относительных значений содержатся в отчете «Продажи по сотрудникам и странам» в учебной базе данных «Борей». Для просмотра этого отчета откройте базу данных «Борей» в папке Samples. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите отчет «Продажи по сотрудникам и странам» и нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Объединение в форме или отчете текстовых значений из нескольких полей

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Добавьте вычисляемое поле, в котором будут объединятся значения полей.

 Инструкции

3	Чтобы открыть окно свойств, убедитесь, что нужное поле выбрано, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

4	Выполните одно из следующих действий.

•	Введите в ячейку свойства Данные (ControlSource) выражение, объединяющее значения полей.

•	Для создания выражения с помощью построителя выражений нажмите кнопку построителя  [image].

Например, чтобы напечатать адрес типа:

Мытищи, Московская область, 179321, Комарова 20, 123

введите выражение:

=[Город] & ", " & [Область] & " область, " & [Индекс] & ", " & [Адрес]

Примечания

•	Для получения дополнительных сведений о создании выражений нажмите кнопку  [image].

•	Для получения дополнительных сведений об использовании полей, в некоторых записях которых могут содержаться пустые значение, нажмите кнопку  [image].

•	Примеры объединения текстовых  значений содержатся в отчетах «Продажи по сотрудникам и странам» и «Наклейки для клиентов» в учебной базе данных «Борей». Для просмотра этих отчетов откройте базу данных «Борей» в папке Samples. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите имя отчета и нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Объединение текстовых значений нескольких полей, некоторые из которых могут не содержать данных

При объединении текстовых значений нескольких полей некоторые записи могут содержать пустые поля. Это приводит к нежелательным результатам, например, к появлению лишних пробелов.

Для обработки пустых значений применяется функция IIf. Функция IIf используется в тех случаях, когда значение (или отсутствия значения) в поле определяет, какое из двух возможных значений будет возвращено.

Например, если известно, что в некоторых  записях поле «Область» является пустым, используют следующее выражение:

=[Город] & ", " & IIf(IsNull([Область]),"", ", " & [Область]) & ", " & [Индекс] & ", " & [Адрес]

Если поле «Область» пусто, функция не возвращает значение, что определяется аргументом "". Если в поле «Область» имеется значение, возвращается запятая, пробел и название области, что определяется аргументом ", " & [Область].

Примечания

•	Для получения дополнительных сведений о функции Ilf нажмите кнопку  [image].

•	Пример объединения текстовых  значений с использованием функции IIf содержится в отчете «Счет» в учебной базе данных «Борей». Для просмотра этого отчета откройте базу данных «Борей» в папке Samples. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите имя отчета и нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Вычисление в форме или отчете итогового значения для вычисляемого элемента управления

При вычислении итогового значения с помощью статистической функции, например, Sum, или статистической функции по подмножеству, например, DSum, нельзя использовать имена вычисляемых элементов управления в статистической функции. В этом случае следует повторить выражение в элементе управления. Например:

=Sum([Количество]*[Цена])

Однако, если вычисляемое поле включено в базовый запрос, например:

= ОтпускнаяЦена: [Количество]*[Цена]

то имя этого поля можно использовать в функции Sum:

=Sum([ОтпускнаяЦена])

Примечания

•	Для получения дополнительных сведений о создании вычисляемого поля в запросе нажмите кнопку  [image].

•	Для получения дополнительных сведений о функции Sum нажмите кнопку  [image].

•	Для получения дополнительных сведений о функции DSum нажмите кнопку  [image].


Вывод на печать в заголовке группы отчета первых нескольких букв или цифр значения

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Нажмите кнопку Сортировка и группировка  [image]  на панели инструментов и задайте следующие значения свойств в окне Сортировка и группировка.

Свойство	Значение
Поле/выражение	(Выберите поле или введите выражение).
Заголовок группы	Да
Примечание группы	Да или Нет
Группировка	По первым символам
Интервал	(Введите количество символов)
Не разрывать	(Выберите значение)
3	Добавьте вычисляемое поле в заголовок группы.

 Инструкции

4	Чтобы открыть окно свойств, убедитесь, что нужное поле выбрано, и нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

5	Выполните одно из следующих действий.

•	Введите в ячейку свойства Данные (ControlSource) выражение (содержащее функции Left или Right), которое позволит отобрать требуемое количество символов.

•	Для создания выражения с помощью построителя выражений нажмите кнопку построителя  [image].

Предположим, что инвентарный номер каждого предмета содержит буквенный код, позволяющий отличить один тип предметов от другого (например, МБ100 для мебели). В этом случае следующие выражения позволяют отобрать буквенную и цифровую части кода.

Выражение	Возвращает
=Left([КодПредмета], 2)	МБ
=Right([КодПредмета], 3)	100
Примечания

•	Для получения дополнительных сведений о создании выражений нажмите кнопку  [image].

•	Для получения дополнительных сведений о функции Left нажмите кнопку  [image].

•	Для получения дополнительных сведений о функции Right нажмите кнопку  [image].

•	Пример вывода на печать первой буквы названия каждой группы товаров в заголовке группы содержится в отчете «Товары по типам» в учебной базе данных «Борей». Для просмотра этого отчета откройте базу данных «Борей» в папке Samples. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите имя отчета и нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Сортировка записей в отчете

В отчете допускается сортировка по 10 и менее полям или выражениям.

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Нажмите кнопку Сортировка и группировка  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть окно Сортировка и группировка.

3	В первой строке бланка выберите в ячейке столбца Поле/выражение имя поля или введите выражение.

Поле или выражение, указанное в первой строке, определяет первый (основной) уровень сортировки. Вторая строка бланка определяет второй уровень сортировки и т.д.

При заполнении ячейки столбца Поле/выражение в ячейку столбца Порядок сортировки автоматически вводится значение По возрастанию. При сортировке по возрастанию значения сортируются в порядке от «А» до «Я» и от 0 до 9.

4	Для изменения порядка сортировки выберите По убыванию в ячейке Порядок сортировки. При сортировке по убыванию значения сортируются в порядке от «Я» до «А» и от 9 до 0.

Примечание.   В отчете «Наклейки для клиентов» в учебной базе данных «Борей» выполняется сортировка записей по трем полям. Для просмотра этого отчета откройте базу данных «Борей» в папке Samples. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите имя отчета и нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Группировка записей в отчете

В отчетах допускается группировка по 10 и менее полям или выражениям. Для просмотра примера группировки записей в отчете нажмите кнопку  [image].

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Нажмите кнопку Сортировка и группировка  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть окно Сортировка и группировка.

3	Укажите порядок сортировки данных в отчете.

  Инструкции

4	Выберите поле или выражение, для которого задаются параметры группировки.

5	Задайте значения свойств группы, перечисленных в следующем списке. Чтобы создать уровень группировки и определить другие свойства группы, необходимо задать значение «Да» по крайней мере для одного из свойств Заголовок группы (GroupHeader) или Примечание группы (GroupFooter).

•	Заголовок группы (GroupHeader). Добавляет или удаляет заголовок группы, определяемой полем или выражением.

•	Примечание группы (GroupFooter). Добавляет или удаляет область примечаний группы, определяемой полем или выражением.

•	Группировка (GroupOn). Определяет способ группировки значений. Список доступных значений этого свойства зависит от типа данных поля, по которому проводится группировка. При группировке по выражению выводится полный список значений данного свойства.

•	Интервал (GroupInterval). Определяет любой допустимый интервал значений поля или выражения, по которому проводится группировка.

•	Не разрывать (KeepTogether). Задает или отменяет обязательную печать группы на одной странице.

Для получения дополнительных сведений о группировке в текстовых полях нажмите кнопку  [image].

Для получения дополнительных сведений о группировке в полях даты/времени нажмите кнопку [image].

Для получения дополнительных сведений о группировке в полях счетчика, денежных или числовых нажмите кнопку [image].

Примечание.   В отчете «Продажи по сотрудникам и странам» в учебной базе данных «Борей» выполняется группировка записей по двум уровням. Для просмотра этого отчета откройте базу данных «Борей» в папке Samples. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите имя отчета и нажмите кнопку Конструктор. Для получения сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Изменение порядка сортировки и группировки в отчете

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Нажмите кнопку Сортировка и группировка  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть окно Сортировка и группировка.

3	В окне Сортировка и группировка выберите область выделения строки для поля или выражения, положение которого в бланке требуется изменить.

4	Снова нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите строку на новую позицию в бланке.

Если перемещаемые группы имеют заголовки или примечания, то на новую позицию будут перемещены заголовки, области примечаний и все созданные в них элементы управления. Однако при этом может оказаться необходимым уточнение положения элементов управления в областях заголовка и примечаний.


Указание дополнительного поля или выражения для сортировки или группировки в отчете

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Нажмите кнопку Сортировка и группировка  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть окно Сортировка и группировка.

3	В окне Сортировка и группировка выберите область выделения строки, в которую требуется вставить новое поле или выражение, и нажмите клавишу INS.

4	В ячейке столбца Поле/выражение вставленной пустой строки выберите имя поля, по которому проводится сортировка, или введите выражение.

При заполнении ячейки столбца Поле/выражение в ячейку столбца Порядок сортировки автоматически вводится значение По возрастанию.

5	Для изменения порядка сортировки выберите По убыванию в ячейке Порядок сортировки.


Отмена сортировки или группировки в отчете по конкретному полю или выражению

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Нажмите кнопку Сортировка и группировка  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть окно Сортировка и группировка.

3	В окне Сортировка и группировка выберите область выделения строки для поля или выражения, которое требуется исключить из бланка сортировки и группировки, и нажмите клавишу DEL.

4	Подтвердите удаление поля или выражения из бланка нажатием кнопки OK или нажмите кнопку Отмена для отмены удаления.

Примечание.   Если для удаляемого из бланка поля или выражения был указан вывод областей заголовка и/или примечаний, то эти области будут удалены вместе с содержащимися в них элементами управления.


Группировка записей в отчете по текстовым значениям

При группировке записей в отчете по значениям текстового поля можно указать интервалы группировки с помощью одного из значений свойства Группировка (GroupOn), представленных в следующей таблице. Если для свойства Группировка (GroupOn) выбрано значение По первым символам, то в свойстве Интервал (GroupInterval) можно указать любое число символов, допустимое для поля или выражения, по которому проводится группировка. Если же для свойства Группировка (GroupOn) выбрано значение По полному значению, то для свойства Интервал (GroupInterval) следует оставить значение по умолчанию 1.

Значение свойства «Группировка»	Группировка записей
По полному значению	По значению поля или выражения.
По первым символам	По первым n символам в значении поля или выражения.
В следующей таблице перечислены спецификации сортировки и группировки данного отчета. Поле «Наименование» в первой строке столбца Поле/выражение в окне Сортировка и группировка задает создание заголовка группы по первой букве в названии товара. Поле «Марка» во второй строке бланка задает сортировку записей по алфавиту внутри каждой группы.

Поле/ выражение	Порядок сортировки	Заголовок группы	Примечание группы	Группировка	Интервал	Не разрывать
Марка	По возрастанию	Да	Да	По первым символам	1	Полную группу
Марка	По возрастанию	Нет	Нет	По полному значению	1	Отсутствует
Примечания

•	Для печати первой буквы в заголовке каждой группы пользуйтесь функцией Left. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Примером может служить отчет «Список товаров» в учебной базе данных «Борей». Для просмотра этого отчета откройте базу данных «Борей» в папке Samples. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите имя отчета и нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Группировка записей в отчете по значениям даты или времени

При группировке записей по значениям поля даты/времени необходимо задать одно из значений свойства Группировка (GroupOn), представленных в следующей таблице. Если указан любой из временных диапазонов кроме По полному значению, то в свойстве Интервал (GroupInterval) можно указать любое число, являющееся допустимым значением для поля или выражения, по которому проводится группировка. Если же для свойства Группировка (GroupOn) выбрано значение По полному значению, то для свойства Интервал (GroupInterval) следует задать значение 1.

Значение свойства «Группировка»	Группировка записей
По полному значению	По значению поля или выражения.
По годам	По датам, принадлежащим к одному году.
По кварталам	По датам, принадлежащим к одному кварталу.
По месяцам	По датам, принадлежащим к одному месяцу.
По неделям	По датам, принадлежащим к одной неделе.
По дням	По одинаковым датам.
По часам	По значениям времени с совпадающими часами.
По минутам	По значениям времени с совпадающими часами и минутами.

В следующей таблице перечислены спецификации сортировки и группировки данного отчета. Поле «ДатаНазначения» в первой строке столбца Поле/выражение в окне Сортировка и группировка задает создание заголовка группы по годам. Поле «ДатаНазначения» во второй строке бланка задает группировку записей, относящихся к одному году, по кварталам.

Поле/ выражение	Порядок сортировки	Заголовок группы	Примечание группы	Группировка	Интервал	Не разрывать
Дата назначения	По возрастанию	Да	Да	По годам	1	Полную группу
Дата назначения	По возрастанию	Нет	Да	По кварталам	1	Отсутствует
Примечания

•	Для печати только года или квартала вместо полной даты пользуйтесь функцией DatePart. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Подсчитать число выполненных заказов позволяет функция Count. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	В отчете «Суммы продаж по годам» в учебной базе данных «Борей» печатаются суммы продаж за каждый квартал разных лет. Для просмотра этого отчета откройте базу данных «Борей» в папке Samples. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите имя отчета и нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].

•	В отчете «Суммы продаж по кварталам» в учебной базе данных «Борей» отображаются суммы продаж за каждый квартал разных лет. Для просмотра этого отчета откройте базу данных «Борей» в папке Samples. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите имя отчета и нажмите кнопку Конструктор.


Группировка записей в отчете по значениям счетчика, денежным или числовым

При группировке записей в отчете по значениям полей с типами «Счетчик», «Денежный» или «Числовой» необходимо задать одно из значений свойства Группировка (GroupOn), представленных в следующей таблице. Если для свойства Группировка (GroupOn) задано значение Интервал, то в свойстве Интервал (GroupInterval) можно указать любое число, являющееся допустимым значением для поля или выражения, по которому проводится группировка. Если же для свойства Группировка (GroupOn) выбрано значение По полному значению, то для свойства Интервал (GroupInterval) следует задать значение 1.

Значение свойства «Группировка»	Группировка записей
По полному значению	По значению поля или выражения.
Интервал	По значениям, попадающим в указанный интервал.
Отсчет значений при группировке по полям типа счетчика, денежным или числовым начинается с 0. Например, если указать значение Интервал для свойства Группировка (GroupOn) и значение 5 для свойства Интервал (GroupInterval), то записи с целыми значениями поля будут группироваться следующим образом: от 0 до 4, от 5 до 9, от 10 до 14 и т.д.

В следующей таблице перечислены спецификации сортировки и группировки данного отчета. Поле «Общая сумма заказа» в первой строке столбца Поле/выражение в окне Сортировка и группировка задает создание области примечаний группы при группировке по указанному интервалу значений. Поле «Общая сумма заказа» во второй строке бланка задает сортировку записей по возрастанию внутри каждого интервала.

Поле/ выражение	Порядок сортировки	Заголовок группы	Примечание группы	Группировка	Интервал	Не разрывать
Общая сумма заказа	По возрастанию	Нет	Да	Интервал	100	Полную группу
Общая сумма заказа	По возрастанию	Нет	Нет	По полному значению	1	Отсутствует
Примечание.   В отчете «Итоги продаж по объему» в учебной базе данных «Борей» записи группируются по числовым интервалам 1000. Для просмотра этого отчета откройте базу данных «Борей» в папке Samples. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите имя отчета и нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Вывод группы в отчете на одной странице или в одном столбце

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Нажмите кнопку Сортировка и группировка  [image]  на панели инструментов, чтобы открыть окно Сортировка и группировка.

3	Укажите уровни группировки в отчете.

 Инструкции

4	Выберите поле или выражение, определяющее группу, которую требуется удерживать на одной странице.

5	В окне Сортировка и группировка выберите в бланке свойств группы значение свойства Не разрывать (KeepTogether).

•	Полную группу. Заголовок группы, все записи в области данных и область примечаний группы печатаются на одной странице или в одном столбце.

•	Первую область данных. Заголовок группы печатается на странице или в столбце только в том случае, если удается напечатать на той же странице первую запись из области данных.

6	Откройте окно свойств отчета.

 Инструкции

7	Выберите значение свойства Неразрывная группа (GroupKeepTogether).

•	На страницу. Группа помещается на одну страницу.

•	На столбец/ряд. Группа помещается в один столбец или ряд.

Примечания

•	Если необходимо удерживать вместе данные из конкретного раздела отчета, например, записи в области данных, следует задать для свойства Не разрывать (KeepTogether) этого раздела значение «Да».

Инструкции

•	В отчете «Список товаров» в учебной базе данных «Борей» группу образуют товары, с названиями, начинающимися на определенную букву. Для просмотра этого отчета откройте базу данных «Борей» в папке Samples. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты, выберите имя отчета и нажмите кнопку Конструктор. Для получения дополнительных сведений об открытии базы данных «Борей» нажмите кнопку  [image].


Повторение заголовка группы на новой странице или в новом столбце

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Откройте окно свойств заголовка группы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения раздела.

3	Выберите значение «Да» для свойства Повторение раздела (RepeatSection).


Разрешение вопросов при сортировке и группировке в отчете

Вопросы

Требуется напечатать записи в отчете в том же порядке, в котором они выводятся в базовой таблице или запросе.

Записи в группах не сортируются.

Записи не сортируются в соответствие с правилами языка.

Требуется напечатать заголовок группы в одной строке с первой записью из области данных группы.

Требуется скрыть повторяющиеся значения при печати группы.


Печать записей в том же порядке, в котором они выводятся в базовой таблице или запросе

Необходимо задать для отчета соответствующий порядок сортировки в окне Сортировка и группировка.

Инструкции


Записи в группах не сортируются

Необходимо в режиме конструктора отчета указать порядок сортировки записей внутри группы в окне Сортировка и группировка. Например, для сортировки по полю «КодЗаказа» заказов, отгружаемых каждый день, создайте группу по полю «ДатаИсполнения» и укажите порядок сортировки по полю «КодЗаказа».

Инструкции


Сортировка записей в соответствие с правилами конкретного языка

В окне диалога Параметры выберите язык, по правилам которого будет выполняться сортировка в базе данных.

Инструкции


Печать заголовка группы в одной строке с первой записью из области данных группы

Существуют два способа создания отчета, имеющего блоковую структуру.

•	При создании нового отчета создавайте отчет с помощью мастера и выберите макет Блок.

 Инструкции

•	Для существующего отчета необходимо изменить макет отчета.

 Инструкции


Скрытие повторяющихся значений в группе

Задайте значение «Да» для свойства Не выводить повторы (HideDuplicates) поля, в котором требуется скрыть повторяющиеся значения.

Инструкции


Предварительный просмотр отчета

Режим предварительного просмотра отчета позволяет увидеть отчет таким, как он будет выглядеть в напечатанном виде. При этом у пользователя имеется возможность просмотра макета отчета с образцами представления данных или просмотра полного содержимого отчета.

Предполагаемые действия

Просмотр образца макета отчета

Просмотр полного содержимого отчета


Просмотр содержимого отчета

Просмотр отчета из окна режима конструктора

•	В режиме конструктора отчета нажмите кнопку Предварительный просмотр  [image]  на панели инструментов.

Просмотр отчета из окна базы данных

1	В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.

2	Выберите имя нужного отчета.

3	Нажмите кнопку Предварительный просмотр.

Примечания

•	Для перемещения по страницам отчета пользуйтесь кнопками перехода на нижней границе окна предварительного просмотра. Для перемещения по текущей странице можно использовать полосы прокрутки или колесико мыши Microsoft IntelliMouse.

•	Для получения дополнительных сведений об изменении масштаба при просмотре нажмите кнопку  [image].

•	Для получения дополнительных сведений о способах одновременного просмотра двух или нескольких страниц нажмите кнопку  [image].


Просмотр образца макета отчета

Режим просмотра образца является удобным средством проверки макета создаваемого отчета. В этом режиме в окно просмотра выводятся только те данные, которые необходимы для заполнения каждого из элементов макета отчета. Для просмотра всех данных, выводящихся в отчете, следует использовать режим предварительного просмотра. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	В режиме конструктора отчета нажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Вид на панели инструментов и выберите команду Образец.

Примечания

•	Если отчет создается на основе запроса с параметрами, то для просмотра образца нет необходимости вводить параметры; достаточно просто нажать кнопку OK. При выводе отчета в режиме просмотра параметры игнорируются.

•	Для перемещения по страницам отчета пользуйтесь кнопками перехода на нижней границе окна предварительного просмотра. Для перемещения по текущей странице можно использовать полосы прокрутки или колесико мыши Microsoft IntelliMouse.

•	Для получения дополнительных сведений об изменении масштаба при просмотре нажмите кнопку [image].

•	Для получения дополнительных сведений о способах одновременного просмотра двух или нескольких страниц нажмите кнопку [image].


Изменение масштаба при просмотре таблицы, формы или отчета

•	На панели инструментов окна предварительного просмотра нажмите кнопку раскрытия списка рядом с полем Масштаб и выберите в списке или введите в поле требуемую величину масштаба в процентах.

Примечания

•	При выборе масштаба Окно страница выводится в масштабе, позволяющем полностью вписать страницу в текущие размеры окна.

•	Для того чтобы переключаться между выбранным масштабом и масштабом Окно, следует поместить указатель на документ и нажимать кнопку мыши, когда указатель примет вид лупы.

•	Для перемещения по страницам отчета пользуйтесь кнопками перехода на нижней границе окна предварительного просмотра. Для перемещения по текущей странице можно использовать полосы прокрутки или колесико мыши Microsoft IntelliMouse.


Просмотр нескольких страниц одновременно

Просмотр двух страниц

1	Откройте таблицу, запрос, форму, отчет или модуль в режиме предварительного просмотра.

2	Нажмите кнопку Две страницы  [image]  на панели инструментов.

Просмотр нескольких страниц

1	Откройте таблицу, запрос, форму, отчет или модуль в режиме предварительного просмотра.

2	Нажмите кнопку Несколько страниц  [image]  на панели инструментов.

3	С помощью перемещения указателя мыши выберите количество страниц, которое должно отображаться на экране.

Возврат в режим просмотра одной страницы

1	Откройте таблицу, запрос, форму, отчет или модуль в режиме предварительного просмотра.

2	Нажмите кнопку Одна страница  [image]  на панели инструментов.

Примечание.   Для перемещения по страницам отчета пользуйтесь кнопками перехода на нижней границе окна предварительного просмотра. Для перемещения по текущей странице можно использовать полосы прокрутки или колесико мыши Microsoft IntelliMouse.


Печать отчета

Перед тем как открывать отчет в первый раз, рекомендуется проверить ориентацию страницы, размеры полей и другие параметры страницы. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

1	Выберите отчет в окне базы данных или откройте отчет в режиме конструктора, режиме предварительного просмотра или режиме просмотра образца.

2	Выберите в меню Файл команду Печать.

3	Укажите требуемые значения параметров в диалоговом окне Печать.

•	В группе Принтер выберите принтер.

•	В группе Печатать выберите печать всего отчета или определенного диапазона страниц.

•	В группе Копии укажите число печатающихся копий и, при необходимости, печать с раскладкой по копиям.

4	Нажмите кнопку OK.

Совет.   Для вывода отчета на печать без открытия диалогового окна нажмите кнопку Печать  [image]  на панели инструментов.


Задание величины полей, ориентации и других параметров страницы

1	Откройте объект базы данных в одном из перечисленных ниже режимов.

•	Откройте таблицу или запрос в режиме таблицы или в режиме предварительного просмотра.

•	Откройте форму или отчет в любом режиме (или из окна базы данных).

•	Откройте модуль в любом режиме.

Примечание.   Нельзя установить параметры страницы для макроса.

2	В меню Файл выберите команду Параметры страницы.

  Подсказка

3	Выберите одну из следующих вкладок, содержащую нужные параметры.

•	Поля. Здесь задается ширина полей, а также режим печати только данных.

•	Вкладка. Здесь определяется ориентация, размер бумаги, принтер.

•	Столбцы. Здесь задается число, размер и макет столбца только для форм, отчетов и макросов.

4	Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access сохраняет заданные параметры страницы вместе с формой и отчетом, поэтому для каждой формы или отчета эти параметры достаточно задать один раз. Для таблиц, запросов и модулей параметры страницы необходимо указывать при каждом выводе объекта на печать.


Разрешение вопросов при печати и просмотре отчетов

Вопросы

При печати отчета печатаются пустые страницы

В отчете слишком много лишних пробелов

Неверные данные в режиме просмотра образца

Выводится приглашение ввести непонятные параметры

В подчиненном отчете не печатаются заголовки столбцов

В элементе управления выводятся сообщения «#Ошибка?» или «#Имя?»


Пустые страницы при печати формы или отчета

Если лишние пустые места появляются только в конце отчета или напечатанной формы, задайте нулевое значение для свойства Высота (Height) примечания формы или примечания отчета. Для получения сведений о задании значений свойств нажмите кнопку  [image].

Для того чтобы избежать появления пустых страниц при печати, необходимо, чтобы сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышала ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл). При разработке макетов не забывайте о следующей формуле:

ширина формы или отчета + левое поле + правое поле =< ширина бумаги

Для того чтобы уместить форму или отчет на печатной странице, пользуйтесь следующими приемами.

•	Уменьшение ширины формы или отчета.

Инструкции

•	Уменьшение ширины полей или изменение ориентации страницы.

Инструкции


Неверные данные в режиме просмотра образца

В режиме просмотра образца выводятся все разделы отчета и несколько записей в области данных. В этом режиме демонстрируется сортировка и группировка данных, но игнорируются любые параметры, условия отбора или межтабличные связи в базовом запросе. Например, в области группы могут быть выведены записи, не принадлежащие к этой группе.

Проверять выводящиеся в отчете данные следует в режиме предварительного просмотра. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


В отчете выводится приглашение ввести непонятные параметры

Проверьте, правильно ли указаны имена полей в следующих элементах макета отчета и соответствуют ли эти имена именам полей базовой таблицы или запроса.

•	Свойство Данные (ControlSource) присоединенного элемента управления.

•	Столбец Поле/выражение в окне Сортировка и группировка.

•	Выражения в элементах управления или в окне Сортировка и группировка.

Проверьте также, что в статистических функциях ссылки делаются на имена полей базовой таблицы или запроса, а не на имена элементов управления. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Добавление и удаление областей заголовка, примечаний и колонтитулов отчета

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Выберите в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета или команду Колонтитулы.

Примечания

•	Области заголовка и примечаний, а также верхнего и нижнего колонтитулов всегда добавляются парами. Если не требуется выводить на печать одну из областей такой пары, следует задать для лишней области значение «Нет» для свойства Вывод на экран (Visible) или же удалить все элементы управления из этой области и установить для нее нулевую высоту или задать значение 0 для свойства Высота (Height).

•	При удалении области заголовка, примечаний или колонтитулов, удаляются все элементы управления, содержащиеся в этих областях.

•	Для просмотра примеров использования различных разделов в отчетах нажмите кнопку  [image].


Изменение размеров разделов в форме или отчете

Для каждого раздела формы или отчета допускается произвольное указание высоты раздела. Однако ширина всех разделов в форме или отчете должна быть одинаковой. Изменение ширины одного раздела приводит к автоматическому изменению ширины всех остальных разделов.

Изменение ширины или высоты

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Установите указатель на правую или нижнюю границу раздела.

3	Для изменения высоты раздела переместите границу с помощью мыши вверх или вниз. Для изменения ширины раздела переместите границу вправо или влево.

Одновременное изменение ширины и высоты

•	Установите указатель на правый нижний угол раздела и переместите границу в любом направлении.


Печать содержимого записи на одной странице или в одном столбце формы или отчета

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Установите указатель на область выделения раздела и откройте окно свойств двойным нажатием кнопки мыши.

3	Задайте значение «Да» для свойства Не разрывать (KeepTogether). Если содержимое данной области нельзя уместить на текущей странице, то эта область будет печататься с начала следующей страницы. Если размер области превышает размер страницы, свойство Не разрывать (KeepTogether) игнорируется.

Свойство Не разрывать (KeepTogether) определено для всех разделов кроме верхнего и нижнего колонтитулов.

Совет.   Для того чтобы напечатать на одной странице все содержимое группы, например, заголовок группы, область данных и примечания группы, следует установить свойство Не разрывать (KeepTogether) для группы.

Инструкции


Печать каждой записи, группы или раздела на отдельной странице формы или отчета

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Установите указатель на область выделения раздела и откройте окно свойств двойным нажатием кнопки мыши.

3	Выберите одно из следующих значений свойства раздела Конец страницы (ForceNewPage).

•	Отсутствует. (Значение по умолчанию). Раздел печатается на текущей странице.

•	До раздела. Раздел печатается с начала новой страницы.

•	После раздела. Следующий раздел печатается с начала новой страницы.

•	До и после раздела. Раздел печатается с начала новой страницы. Печать следующего раздела также начнется с новой страницы.

Примечания

•	Свойство Конец страницы (ForceNewPage) определено для всех разделов кроме верхнего и нижнего колонтитулов.

•	Для того чтобы печатать каждую запись на отдельной странице, следует задать значение После раздела для свойства Конец страницы (ForceNewPage) области данных. Для печати каждой группы на отдельной странице задайте значение До раздела для свойства Конец страницы (ForceNewPage) заголовка группы или значение После раздела для свойства Конец страницы (ForceNewPage) области примечаний группы.


Отказ от печати верхнего или нижнего колонтитула на одной странице с заголовком или примечаниями отчета

1	Откройте отчет в режиме конструктора.

2	Установите указатель на область выделения отчета и откройте окно свойств двойным нажатием кнопки мыши.

3	Выберите одно из следующих значений свойства отчета Верхний колонтитул (PageHeader) или Нижний колонтитул (PageFooter).

•	Все страницы. (Значение по умолчанию). Колонтитул печатается на всех страницах.

•	Без заголовка. Колонтитул не печатается на одной странице с заголовком отчета.

•	Без примечания. Колонтитул не печатается на одной странице с примечанием отчета.

•	Без заголовка/примечания. Колонтитул не печатается на одной странице ни с заголовком, ни с примечанием отчета.

Примечание.   При заданном для свойства Верхний колонтитул (PageHeader) значении «Без примечания» или «Без заголовка/примечания» примечание отчета печатается на отдельной странице.


Защита базы данных с помощью пароля

1	Закройте базу данных. Если база данных используется в сети, проверьте, что все остальные пользователи закрыли ее.

2	Сделайте резервную копию базы данных и сохраните ее в надежном месте.

3	Выберите в меню Файл команду Открыть.

4	Установите флажок Монопольный доступ и откройте базу данных.

5	В меню Сервис выберите команду Защита и подкоманду Задать пароль базы данных.

6	Введите пароль в поле Пароль. Пароль вводится с учетом регистра.

7	Подтвердите ваш пароль, повторно введя его в поле Подтверждение, а затем нажмите кнопку OK.

Пароль будет установлен. При следующем открытии базы данных вами или любым другим пользователем будет выводиться диалоговое окно, в которое следует ввести пароль.

Внимание!

•	Если вы потеряли или забыли пароль, восстановить его будет невозможно, и вы не сможете открыть базу данных. Храните список ваших паролей, соответствующих базам данных, в надежном месте.

•	Не используйте пароль базы данных, если предполагается выполнять репликацию базы данных. Реплицированные базы данных не могут быть синхронизованы, если определен пароль базы данных.

Примечания

•	Если требуется более разветвленная система защиты, чем та, которая обеспечивается паролем базы данных, следует определить защиту на уровне пользователей. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Нельзя установить пароль базы данных, если для базы данных была определена защита на уровне пользователей, а пользователь не имеете права администратора для базы данных. Кроме того, пароль базы данных определяется дополнительно к защите на уровне пользователей. Если была определена защита на уровне пользователей, то любые ограничения, основанные на разрешениях на доступ на уровне пользователей, остаются в силе.

•	Если таблица из защищенной паролем базы данных является связанной, то при установлении связи пароль сохраняется (помещается во временный буфер) в базе данных, с которой связывается таблица. Это может иметь нежелательные последствия. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Удаление пароля базы данных

1	Выберите в меню Файл команду Открыть.

2	Установите флажок Монопольный доступ и откройте базу данных.

3	В диалоговом окне Требуется пароль введите пароль для базы данных и нажмите кнопку OK. Пароли вводятся с учетом регистра.

4	В меню Сервис выберите команду Защита и выберите команду Удалить пароль базы данных. Эта команда доступна, только если пароль базы данных уже установлен.

5	В поле Снять пароль базы данных введите текущий пароль.

6	Нажмите кнопку OK.


Защита программы на языке Visual Basic

Пользователь может с помощью мастера защиты (меню Сервис, подменю Защита) запретить другим пользователям чтение программ Visual Basic для приложений в модулях. В первом диалоговом окне мастера защиты установите флажок Модули. После выполнения этой процедуры модули будут защищены так, что прочесть их можно будет только с помощью учетной записи администратора и любых других членов группы «Admins», определенной в текущем файле рабочей группы во время запуска мастера. Все пользователи смогут только выполнять эти программы.

Для защиты программ Visual Basic, определенных для форм, отчетов и элементов управления, установите флажки Формы и Отчеты, а затем предоставьте пользователям или группам разрешения только на открытие и выполнение (меню Сервис, подменю Защита, команда Пользователи и группы). Это позволит им использовать, но не изменять ваши формы и отчеты.

При предоставлении базы данных пользователям на удаленной рабочей станции, имеющим другой файл рабочей группы, члены группы «Admins», определенной в этом файле, не будут иметь особых разрешений на любой из защищенных объектов в вашей базе данных. Если требуется предоставить им специальные привилегии, следует передать им файл, в котором определены рабочие группы (и разрешения), а затем позволить членам группы «Admins» добавлять учетные записи собственных пользователей в эти группы. Можно также определить разрешения на доступ для группы в собственном файле рабочей группы, а затем позволить пользователям на удаленной рабочей станции образовать группу с использованием точного имени и личного кода группы, которую вы создали.

Для получения дополнительных сведений по использованию мастера защиты нажмите кнопку  [image].

Существуют также способы защиты приложения, не требующие от пользователей подключения к системе. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image]. Также можно сохранить базу данных как файл в формате MDE, чтобы удалить изменяемую программу Visual Basic и защитить структуру и связи между объектами базы данных. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку


Защита базы данных без требования подключения пользователей

1	Защитите вашу базу данных с помощью мастера защиты.

Инструкции

2	Предоставьте учетной записи пользователя «Admin» разрешения на доступ ко всем объектам базы данных, которые следует сделать доступными для всех пользователей.

Инструкции

3	Отключите диалоговое окно Вход.

Инструкции

Если пользователи запускают Microsoft Access без подключения, то Microsoft Access автоматически подключает их с учетной записью пользователя «Admin». В результате они будут иметь только разрешения, описанные в шаге 2. Это верно для любой рабочей группы, так как учетные записи «Admin» в каждом файле рабочей группы совпадают. Все разрешения на объекты вашей базы данных будет иметь только учетная запись администратора и любых других членов группы «Admins» из файла рабочей группы, которая была текущей, когда запускался мастер на шаге 1.

Для выполнения административных функций можно или снова активизировать процедуру подключения и войти в систему как член группы «Admins», или использовать параметры командной строки /Pwd и /User для указания пароля и имени пользователя при запуске Microsoft Access.


Скрытие объектов в окне базы данных

1	В окне базы данных выберите объект, который требуется сделать скрытым.

2	Нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

3	Установите флажок Скрытый и нажмите кнопку OK.

Примечание.  Для того чтобы показать все скрытые объекты, выберите в меню Сервис команду Параметры, выберите вкладку Вид, а затем установите флажок Скрытые объекты. Значки скрытых объектов будут отображены как неконтрастные.


Удаление защиты на уровне пользователей

Эти действия выполняются в две стадии. Сначала следует подключиться к системе как администратор рабочей группы и предоставить группе «Users» разрешения на все объекты. Затем следует возвратить права владельца базы данных и ее объектов стандартной учетной записи пользователя «Admin», выйти и снова подключится к системе под именем «Admin», создать пустую базу данных, а затем импортировать все объекты из исходной базы данных в новую.

1	Запустите Microsoft Access и подключитесь к системе как администратор (член группы «Admins»).

2	Откройте базу данных.

3	Предоставьте группе «Users» все разрешения на доступ к объектам в базе данных.

Инструкции

4	Выйдите и снова запустите Microsoft Access, а затем подключитесь к системе с именем «Admin».

5	Создайте новую пустую базу данных и оставьте ее открытой.

6	Импортируйте все объекты из исходной базы данных в новую.

Инструкции

7	Если пользователи при открытии базы данных будут использовать файл рабочей группы, следует снять пароль записи «Admin», чтобы отключить вывод диалогового окна подключения Вход для текущей рабочей группы. Это необязательно, если пользователи будут использовать стандартный файл рабочей группы, созданный при установке Microsoft Access.

Новая база данных теперь полностью не защищена. Любой пользователь, открывший новую базу данных, будет иметь все разрешения на доступ ко всем объектам. Это верно для любой рабочей группы, так как учетная запись «Admin» является одной и той же в каждом файле рабочей группы. Файл рабочей группы, который был текущим при создании новой базы данных в шаге 6, определяет группу «Admins» для новой базы данных.


Защита базы данных

Microsoft Access обеспечивает два традиционных способа защиты базы данных: установка пароля, требуемого при открытии базы данных, и защита на уровне пользователей, которая позволяет ограничить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую ее часть он сможет изменять. Кроме того, можно удалить изменяемую программу Visual Basic из базы данных, чтобы предотвратить изменения структуры форм, отчетов и модулей, сохранив базу данных как файл MDE.

Установка пароля

Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. После того как пароль установлен, при каждом открытии базы данных будет появляться диалоговое окно, в которое требуется ввести пароль. Только те пользователи, которые введут правильный пароль, смогут открыть базу данных. Этот способ достаточно надежен (Microsoft Access шифрует пароль, так что к нему нет прямого доступа при чтении файла базы данных), но он применяется только при открытии базы данных. После открытия базы данных все объекты становятся доступными для пользователя (пока не определена защита на уровне пользователей, описанная ниже в этом разделе). Для базы данных, которая совместно используется небольшой группой пользователей или на автономном компьютере, установка пароля обычно оказывается достаточной.

Внимание!   Не используйте пароль базы данных, если предполагается выполнять репликацию базы данных. Реплицированные базы данных не могут быть синхронизированы, если определен пароль базы данных.

Защита на уровне пользователей

Наиболее гибкий и распространенный способ защиты базы данных называется защитой на уровне пользователей. Этот способ защиты подобен способам, используемым в большинстве сетевых систем. От пользователей требуется идентифицировать себя и ввести пароль, когда они запускают Microsoft Access. Внутри файла рабочей группы они идентифицируются как члены группы. Microsoft Access по умолчанию создает две группы: администраторы (группа «Admins») и пользователи (группа «Users»). Допускается также определение других групп.

Группам и пользователям предоставляются разрешения на доступ, определяющие возможность их доступа к каждому объекту базы данных. Например, члены группы «Users» могут иметь разрешения на просмотр, ввод или изменение данных в таблице «Клиенты», но им не будет разрешено изменять структуру этой таблицы. Группа «Users» может быть допущена только к просмотру данных в таблице, содержащей сведения о заказах, и не иметь доступа к таблице «Платежная ведомость». Члены группы «Admins» имеют все разрешения на доступ ко всем объектам базы данных. Имеется возможность установить более разветвленную структуру управления, создавая собственные учетные записи групп, предоставляя этим группам соответствующие разрешения и добавляя в них пользователей.

Следует отметить три главных преимущества защиты на уровне пользователей.

•	Защищается ваша программа как интеллектуальная собственность.

•	Приложение защищается от повреждения из-за неумышленного изменения пользователями программ или объектов, от которых зависит работа приложения.

•	Защищаются конфиденциальные сведения в базе данных.

Примечание.   Для получения дополнительных сведений о системе защиты Microsoft Access см. главу 14 «Защита приложений» в книге Разработка приложений для Microsoft Access 97.

Предполагаемые действия

Защита базы данных с помощью установки пароля

Защита базы данных с помощью мастера

Сохранение базы данных как файла MDE с целью удаления программы Visual Basic и предотвращения изменений структуры форм, отчетов и модулей


Защита базы данных с помощью мастера

Мастер защиты используется достаточно просто, но запуск одного мастера не обеспечивает полной защиты вашей базы данных.

Примечание.   Выполнение программы мастера защиты может занимать довольно много времени. Например, на компьютере 486/50 защита учебной базы данных «Борей» занимает приблизительно 13 минут.

1	Присоединитесь к рабочей группе или создайте новый файл рабочей группы.

Внимание!   Для того чтобы обеспечить полную защиту вашей базы данных, не используйте стандартный файл рабочей группы, создаваемый при установке Microsoft Access. Следует удостовериться, что файл рабочей группы, определяющий рабочую группу, к которой вы присоединяетесь, был создан с уникальным кодом рабочей группы или, если это не так, следует создать новую рабочую группу.

Для получения дополнительных сведений о присоединении к существующей рабочей группе нажмите кнопку  [image].  Для получения сведений о создании нового файла рабочей группы нажмите кнопку  [image].

2	Активизируйте диалоговое окно Вход.

Инструкции

3	Создайте учетную запись пользователя-администратора.

Инструкции

4	Выйдите из Microsoft Access и подключитесь снова как администратор.

5	Удалите пользователя «Admin» из группы «Admins».

Инструкции

Примечание.   Если пользователь, не являющийся администратором, должен быть владельцем базы данных и всех ее объектов, следует выйти из Microsoft Access и снова подключиться как такой пользователь. Этот пользователь должен по крайней мере иметь разрешения «Чтение данных» и «Чтение макета» для всех объектов базы данных, которые требуется защитить.

6	Откройте базу данных, которую требуется защитить.

7	В меню Сервис выберите команду Защита и затем вызовите мастер защиты.

8	Следуйте указаниям в диалоговых окнах мастера.

Мастер защиты создает новую базу данных, экспортирует копии всех объектов из исходной базы данных, защищает типы объектов, выбранные в первом диалоговом окне мастера защиты, отбирая у группы «Users» все разрешения на доступ к этим объектам в новой базе данных, а затем зашифровывает новую базу данных. Исходная база данных при этом не изменяется. Межтабличные связи и любые связанные таблицы также воссоздаются в новой базе данных.

С этого момента только члены группы «Admins» в рабочей группе, к которую вы присоединились в шаге 1, будут иметь доступ к защищенным объектам в новой базе данных. Группа «Users» не получает разрешений на доступ к защищенным объектам. Для того чтобы управлять доступом к защищенным объектам, следует предоставить разрешения учетным записям пользователей и/или групп. Для получения дополнительных сведений о предоставлении разрешений и создании учетных записей нажмите кнопку  [image].


Что такое рабочая группа Microsoft Access?

Рабочая группа Microsoft Access это группа пользователей, которые совместно используют данные в сети. Если определена защита на уровне пользователя, члены рабочей группы регистрируются с помощью учетных записей пользователей и групп, которые сохраняются в файле рабочей группы Microsoft Access. Пароли пользователей также запоминаются в файле рабочей группы. Этим учетным записям системы защиты могут быть предоставлены разрешения на доступ к базе данных и ее объектам. Сами разрешения запоминаются в базе данных системы защиты.

В Microsoft Access 97 общие параметры, определенные пользователем, записываются в системный реестр Windows в разделе \Hkey_Current_User\Software\Microsoft\Office\8.0\Access\Settings. В предыдущих версиях Microsoft Access общие параметры, определенные пользователем в диалоговом окне Параметры, записывались в файл рабочей группы.

Стандартная рабочая группа определяется файлом рабочей группы, который программа установки автоматически создает в папке, в которую устанавливается Microsoft Access. Пока с помощью служебной программы администратора рабочих групп не определен другой файл рабочей группы, при каждом запуске Microsoft Access используется стандартный файл рабочей группы. Администратор рабочих групп позволяет также  создавать новый файл рабочей группы Microsoft Access.

До того как создавать учетные записи системы защиты, следует выбрать файл рабочей группы Microsoft Access, в котором эти учетные записи будут сохраняться. Можно использовать стандартный файл рабочей группы, определить другой файл или создать новый. Для большей уверенности в том, что рабочая группа и ее разрешения на доступ не могут быть скопированы, не следует использовать стандартный файл рабочей группы; необходимо убедиться, что выбранный файл рабочей группы создан с уникальным кодом рабочей группы. Если такого файла рабочей группы не существует, следует создать его с помощью администратора рабочих групп.


Присоединение к рабочей группе Microsoft Access

1	Выйдите из Microsoft Access.

2	Для запуска администратора рабочих групп выполните одно из следующих действий, в зависимости от используемой операционной системы.

•	В Windows 95 откройте в папке «Мой Компьютер» или проводнике Windows папку System в программной папке Windows, а затем дважды щелкните значок файла Wrkgadm.exe.

•	В Windows NT Workstation 4.0 откройте в папке «Мой Компьютер» или проводнике Windows папку System32 в программной папке WinNT, а затем дважды щелкните значок файла Wrkgadm.exe.

•	В Windows NT Workstation 3.51 откройте диспетчер программ и дважды щелкните значок «Workgroup Administrator» в группе программ, в которой установлен Microsoft Access.

3	В диалоговом окне администратора нажмите кнопку Связать.

4	Введите путь и имя файла рабочей группы, определяющего рабочую группу Microsoft Access, к которой требуется присоединиться, а затем нажмите кнопку OK, или нажмите кнопку Обзор и затем выберите файл в диалоговом окне Выбор файла рабочей группы.

При следующем запуске Microsoft Access будут использованы учетные записи пользователей и групп, а также пароли, сохраненные в той рабочей группы, к которой вы присоединились.

Внимание!   Если устанавливается защита на уровне пользователей и нужна уверенность в том, что ваша рабочая группа и ее разрешения на доступ не могут быть скопированы, следует удостовериться, что файл рабочей группы, определяющий рабочую группу, к которой вы присоединяетесь, был создан с уникальным кодом рабочей группы. Если такого файла рабочей группы не существует, следует его создать. Для получения дополнительных сведений о создании нового файла рабочей группы нажмите кнопку  [image].

Примечание.   Можно также указать файл рабочей группы при запуске Microsoft Access с параметром командной строки /wrkgrp. Для получения дополнительных сведений о параметрах командной строки нажмите кнопку  [image].


Создание нового файла рабочей группы Microsoft Access

Программа установки Microsoft Access автоматически создает файл рабочей группы Microsoft Access, который идентифицируется по указанным пользователем имени и названию организации. Так как эта информация является легко доступной, несанкционированные пользователи могут создать другую версию этого файла и приобрести неотъемлемые разрешения на доступ учетной записи администратора (члена группы «Admins») в рабочей группе, определенной этим файлом. Во избежание этого, создайте новый файл рабочей группы и определите код рабочей группы. Только тот, кто знает код рабочей группы, будет иметь возможность создать копию файла рабочей группы.

1	Выйдите из Microsoft Access.

2	Для запуска программы администратора рабочих групп выполните одно из следующих действий, в зависимости от используемой операционной системы.

•	В Windows 95 откройте в папке «Мой Компьютер» или проводнике Windows папку System в программной папке Windows, а затем дважды щелкните значок файла Wrkgadm.exe.

•	В Windows NT Workstation 4.0 откройте в папке «Мой Компьютер» или проводнике Windows папку System32 в программной папке WinNT, а затем дважды щелкните значок файла Wrkgadm.exe.

•	В Windows NT Workstation 3.51 откройте диспетчер программ и дважды щелкните значок «Workgroup Administrator» в группе программ, в которой установлен Microsoft Access.

3	В диалоговом окне администратора нажмите кнопку Создать и введите свое имя и название организации.

4	В поле Код рабочей группы введите любую комбинацию, содержащую до 20 цифр и букв, и нажмите кнопку OK.

Внимание!   Обязательно точно запишите введенное имя, название организацию и код рабочей группы с учетом регистра (для всех трех элементов) и храните их в надежном месте. Если потребуется снова создать файл рабочей группы, необходимо будет точно повторить имя, название организации и код рабочей группы. Если они забыты или потеряны, восстановить их и получить доступ к собственным базам данных будет невозможно.

5	Введите имя нового файла рабочей группы и нажмите кнопку OK. По умолчанию файл рабочей группы сохраняется в папке, в которую установлен Microsoft Access. Для сохранения его в другом месте введите новый путь или нажмите кнопку Обзор и определите новый путь.

Новый файл рабочей группы будет использован при следующем запуске Microsoft Access. Любые учетные записи пользователя и группы или заданные пароли сохраняются в новом файле рабочей группы. Чтобы использовать другие параметры или пароли, присоединитесь к рабочей группе, определенной этим новым файлом рабочей группы, скопируйте его в совместно используемую папку (если этот файл еще не сохранен в отдельной папке в шаге 4), а затем каждый пользователь должен выполнить программу администратора рабочих групп для присоединения к новому файлу рабочей группы.


Восстановление поврежденного или удаленного файла рабочей группы Microsoft Access

В некоторых обстоятельствах файл рабочей группы Microsoft Access может оказаться поврежденным. Если при запуске Microsoft Access этот файл не удается открыть, пользователю выводится сообщение. Способ решения этой проблемы зависит от того, имеется ли в распоряжении пользователя резервная копия и каким способом был первоначально создан или определен файл рабочей группы. В следующей таблице разобраны наиболее типичные ситуации.

Использование администратора рабочих групп	Наличие резервной копии	Выход из ситуации
Нет. Использовался стандартный файл, созданный при установке Microsoft Access.	Нет	Переустановите Microsoft Access, чтобы создать стандартный файл рабочей группы.
Нет. Использовался стандартный файл, созданный при установке Microsoft Access.	Да	Используйте проводник Windows, папку «Мой компьютер», команду MS-DOS copy или программы резервирования для копирования последней версии файла в папку, где установлен Microsoft Access.
Да. Создан новый файл рабочей группы.	Нет	Снова запустите администратора рабочих групп, введя то же то же имя, название организации и код рабочей группы, которые использовались первоначально (все эти элементы должны вводиться с учетом регистра). Для получения дополнительных сведений о создании файла рабочей группы нажмите кнопку  [image].
Да. Создан новый файл рабочей группы.	Да	Скопируйте или восстановите резервную копию файла в путь, где первоначально сохранялся файл рабочей группы.
Да. Файл присоединен на пути, отличном от папки, в которой установлен Microsoft Access.	Да	Скопируйте или восстановите резервную копию файла в исходный путь.
Да. Файл присоединен на пути, отличном от папки, в которой установлен Microsoft Access.	Нет	Создайте новую копию тем же способом, который был использован для создания исходного файла: или повторно установите Microsoft Access, или с помощью администратора рабочих групп введите с учетом регистра то же имя, название организации и код рабочей группы, которые использовались при его создании.
Важно!   Microsoft Access сохраняет учетные записи системы защиты в файле рабочей группы. Поэтому во всех случаях, когда резервной копии нет, и требуется снова создать файл рабочей группы для пользователя, имеющего ограниченные разрешения на доступ к базе данных, необходимо снова создать учетные записи системы защиты с теми же (с учетом регистра) именем и личным кодом, что были введены до этого. Для получения дополнительных сведений о перестройке файла рабочей группы с использованием имен и кодов отдельных пользователей и групп нажмите кнопку  [image].

Не требуется снова определять разрешения на доступ или владельца объектов, так как эта информация запоминается в самих защищенных базах данных.


Создание нескольких рабочих групп для одной защищенной базы данных

Разработчик имеет возможность предоставить пользователям из различных рабочих групп Microsoft Access доступ к защищенной базе данных и ее объектам, создавая учетные записи группы с идентичным именами и личным кодом в каждой рабочей группе, членам которой требуется совместно использовать защищенную базу данных. Затем следует добавить пользователей в каждую рабочую группу с этой учетной записью группы. Это дает возможность пользователям на удаленных рабочих станциях поддерживать собственную систему членства в рабочей группе.

1	Выйдите из Microsoft Access.

2	Используйте программу администратора рабочих групп для присоединения к одной из рабочих групп.

Инструкции

3	Запустите Microsoft Access, подключитесь к системе как администратор рабочей группы (член группы «Admins») и затем откройте базу данных.

4	Создайте учетную запись группы и точно запишите с учетом регистра имя группы и личный код.

Инструкции

5	Добавьте пользователей в новую группу.

Инструкции

Примечание.   Добавлять пользователей в эту группу или удалять их разрешается в любое время.

6	Повторите шаги с 1 по 5 для каждой рабочей группы, в которой будет совместно использоваться одна и та же защищенная база данных. При выполнении шага 3 проверьте, верно ли введены (с учетом регистра) те же имя группы и личный код, как и для учетной записи первой рабочей группы.

7	Откройте защищенную базу данных, которая будет совместно использоваться несколькими рабочими группами, и определите разрешения на доступ для новых групп.

Инструкции

Примечание.   Можно также с помощью администратора рабочей группы на удаленной станции добавить ту же группу в местный файл рабочей группы, снабдив для этой цели администратора точным (с учетом регистра) именем группы и личным кодом, которые вы использовали для создания этой группы в своем файле рабочей группы.


Требование подключения пользователей к Microsoft Access

Пока процедура подключения для рабочей группы не активизирована, Microsoft Access при загрузке автоматически подключает всех пользователей с использованием встроенной учетной записи пользователя «Admin». Для того чтобы потребовать от пользователей, входящих в рабочую группу, выполнения процедуры подключения, следует определить пароль для учетной записи пользователя «Admin».

1	Присоединитесь к рабочей группе, для которой требуется активизировать процедуру подключения.

Инструкции

2	Запустите Microsoft Access и откройте базу данных.

3	Выберите в меню Сервис команду Защита и подкоманду Пользователи и группы.

4	Выберите вкладку Пользователи и проверьте, что в поле со списком Имя выбрана стандартная учетная запись пользователя «Admin».

5	Выберите вкладку Изменение пароля, поле Новый пароль и введите новый пароль. Ничего не вводите в поле Текущий пароль

Чтобы защитить вводящийся пароль, Microsoft Access отображает вводящиеся символы звездочками (*). Пароли могут содержать от 1 до 14 любых символов, кроме символа с кодом ASCII 0 (пустой). Пароли вводятся с учетом регистра.

6	Подтвердите пароль, повторно введя его в поле Подтверждение, и нажмите кнопку OK.

Диалоговое окно Вход будет выводится на экран при запуске Microsoft Access любым членом рабочей группы, к которой вы присоединились на шаге 1 Если в этой рабочей группе не создавались учетные записи пользователя, то единственной записью пользователя в этой группе является запись с именем «Admin». Для получения дополнительных сведений об определении учетных записей пользователя нажмите кнопку  [image].

Примечание.   При организации системы защиты базы данных создаются учетные записи пользователей в рабочей группе Microsoft Access, и затем разрешения на доступ к этим базам данных и их объектам передаются этим учетным записям и любым учетным записям групп, к которым эти пользователи принадлежат. Пользователи, которые подключаются к Microsoft Access, используя эти учетные записи, получают только те разрешения, которые определены для этих учетных записей. Для подключения к Microsoft Access необходимо ввести имя пользователя и пароль в диалоговое окно Вход.


Отключение вывода диалогового окна «Вход»

1	Присоединитесь к рабочей группе, для которой следует отменить процедуру подключения.

Инструкции

2	Запустите Microsoft Access и откройте базу данных.

3	В меню Сервис выберите команду Защита и подкоманду Пользователи и группы.

4	Выберите вкладку Пользователи. В поле со списком Имя, выберите «Admin» и нажмите кнопку Снять пароль.

При следующем запуске Microsoft Access любым членом рабочей группы, к которой вы присоединились на шаге 1, диалоговое окно Вход открываться не будет.

Примечание.   Эти действия не снимают любую защиту на уровне пользователей, определенную в базе данных. Для получения дополнительных сведений о полном удалении защиты на уровне пользователей нажмите кнопку  [image].


Способы доступа пользователей к защищенному приложению и рабочим группам

Работа защищенного приложения определяется доступом пользователей как к базе данных приложения, в которой регистрируются разрешения пользователей, так и к рабочей группе, в которой сохраняются учетные записи пользователей и групп, а также пароли. В зависимости от того, как планируется использовать приложение, можно по-разному определить доступ пользователей к приложению и рабочей группе.

Копирование файлов приложения и файла рабочей группы, определяющего рабочую группу, на сетевой сервер.

С помощью программы администратора рабочих групп пользователи смогут присоединяться к рабочей группе, указывая сетевой путь к файлу рабочей группы и выполняя приложение с сетевого сервера. Имеется возможность запретить пользователям открывать приложение для монопольного доступа. Для этого следует снять флажок Монопольный доступ для группы «Users».

Предоставление каждому пользователю копии файлов приложения и файла рабочей группы, определяющего рабочую группу.

С помощью программы администратора рабочих групп пользователи могут присоединиться к рабочей группе, указав путь к файлу рабочей группы на своем компьютере, и затем выполняя копии приложения на своих компьютерах. Однако, если возникает необходимость обновить приложение, содержащиеся в нем данные или файл рабочей группы, следует предоставить каждому пользователю копии всех обновляемых файлов.

В качестве альтернативы удобно разбить приложение на базу данных с данными, размещенную на сетевом сервере, и базу данных приложения, содержащую все остальные объекты базы данных, помещаемую на каждый пользовательский компьютер. Обычно в такой конфигурации следует держать файл рабочей группы на сервере. Тогда при необходимости обновить приложение достаточно дать пользователям обновленные версии только файла базы данных приложения. Для получения дополнительных сведений о разделении базы данных на архив и интерфейс нажмите кнопку  [image].

Предоставление пользователям в различных рабочих группах Microsoft Access доступа к приложению путем создания одинаковых групп в каждой рабочей группе

Существует возможность создать в каждой рабочей группе учетную запись группы с одним и тем же именем и личным кодом, а затем добавлять в эту группу пользователей в каждой рабочей группе. Например, пользователь, работающий в сети в рабочей группе Microsoft Access в Гонолулу, может использовать приложение, созданное для рабочей группы Microsoft Access в Урюпинске, если он является членом групп с идентичным именем и личным кодом в обеих рабочих группах.

Для выполнения приложения каждый пользователь должен иметь копию Microsoft Access. Для создания автономного приложения, не требующего для своей работы установки Microsoft Access, следует использовать Microsoft Office 97, издание для разработчиков.


Создание учетной записи пользователя и группы и предоставление разрешений на доступ

Если для защиты приложения необходимо иметь только группу администраторов и группу пользователей, то нет необходимости создавать группы самостоятельно; достаточно использовать создающиеся по умолчанию группы Admins и Users. В этом случае разработчик должен определить подходящие разрешения на доступ для стандартной группы «Users» и добавить все дополнительные учетные записи администраторов в группу «Admins». Любые новые пользователи будут автоматически включены в группу «Users». Как правило, члены группы «Users» имеют следующие разрешения: «Чтение данных» и «Обновление данных» для таблиц и запросов, а также «Открытие/запуск» для форм и отчетов.

При необходимости иметь более дифференцированную структуру различных групп пользователей следует создать другие группы, присвоить каждой группе определенный набор разрешений на доступ, а затем распределить пользователей по группам. Чтобы упростить управление системой разрешений, рекомендуется присваивать их группам (а не отдельным пользователям) и распределять пользователей по соответствующим группам.

Предполагаемые действия

Создание новых учетных записей пользователей

Создание собственных групп (при необходимости)

Предоставление группам или пользователям разрешений на выбранные объекты

Добавление пользователей в группы

Общие сведения об учетных записях


Преобразование защищенной базы данных из предыдущей версии Microsoft Access

Использование защищенной базы данных, созданной в предыдущей версии Microsoft Access, требует некоторых дополнительных действий.

Важно!   Для преобразования или установления доступа к защищенной базе данных необходимо соблюдать следующие требования:

•	При установке Microsoft Access 97 создается новый файл рабочей группы, который становится текущим. Таким образом, перед преобразованием защищенной базы данных необходимо присоединиться к файлу рабочей группы, определяющему учетные записи пользователей, используемые для доступа к базе данных или при ее защите. Для получения сведений о присоединении к файлу рабочей группы нажмите кнопку  [image].

•	Учетная запись пользователя, используемая для подключения в ходе электронного разговора должна иметь следующие разрешения:

•	«Открытие/запуск» и «Монопольный доступ» для базы данных;

•	«Изменение макета» или разрешение «Администратора» для всех таблиц базы данных или необходимо быть владельцем всех таблиц базы данных;

•	«Чтение макета» для всех объектов базы данных.

Если все пользователи защищенной базы данных, созданной в предыдущей версии, имеют возможность запуска Microsoft Access 97, следует преобразовать базу данных и ее файл рабочей группы. Трудоемкость получения возможности запуска Microsoft Access 97 зависит от того, какая текущая версия продукта установлена на компьютере.

Если не все пользователи защищенной базы данных имеют возможность запуска Microsoft Access 97, можно сделать базу данных и ее файл рабочей группы доступными во всех используемых версиях Microsoft Access. Для этого существует несколько возможностей.

Важно!   Преобразовывать защищенную базу данных, созданную в предыдущей версии Microsoft Access, можно только если все ее пользователи имеют возможность запуска Microsoft Access 97 на своих компьютерах. Если эту возможность имеют только часть пользователей, можно сделать базу данных доступной во всех используемых версиях Microsoft Access.

Предполагаемые действия

Преобразование защищенной базы данных Microsoft Access версии 1.x или 2.0, в случае, когда все пользователи имеют возможность запуска Microsoft Access 97

Преобразование защищенной базы данных Microsoft Access 95, в случае, когда все пользователи имеют возможность запуска Microsoft Access 97

Сведения о совместном использовании защищенной базы данных, созданной в предыдущей версии Microsoft Access, в нескольких версиях Microsoft Access


Преобразование защищенной базы данных, созданной в Microsoft Access версии 1.x или 2.0

1	Преобразуйте защищенную базу данных.

  Инструкции

2	Преобразуйте файл рабочей группы (обычно, system.mda), используемый для защищенной базы данных.

  Инструкции

3	Сообщите остальным пользователям о необходимости присоединения к преобразованному файлу рабочей группы перед открытием защищенной базы данных.

  Инструкции


Преобразование защищенной базы данных Microsoft Access 95

При преобразовании базы данных Microsoft Access 95 необходимо преобразовать саму базу данных, а файл рабочей группы можно оставить прежним и использовать его в Microsoft Access 97. Однако перед использованием необходимо сжать файл рабочей группы.

1	Преобразуйте защищенную базу данных.

  Инструкции

2	Выполните сжатие этой базы данных.

  Инструкции

3	Выйдите из Microsoft Access.

4	Перед сжатием файла рабочей группы (обычно, system.mdw), использовавшегося для защищенной базы данных, временно присоединитесь к другому файлу рабочей группы.

  Инструкции

5	Запустите Microsoft Access, не открывая базу данных.

6	Выполните сжатие файла рабочей группы, использовавшегося для защищенной базы данных.

7	Сообщите остальным пользователям о необходимости присоединения к сжатому файлу рабочей группы перед открытием защищенной базы данных.


Совместное использование в нескольких версиях Microsoft Access защищенной базы данных, созданной в предыдущей версии

С одним исключением, установление совместного доступа к защищенной базе данных в нескольких версиях Microsoft Access аналогично установлению совместного доступа к незащищенной базе данных в нескольких версиях. Для получения дополнительных сведений об установлении совместного доступа к базе данных в нескольких версиях Microsoft Access нажмите кнопку  [image].

Единственное исключение касается использования файлов рабочей группы для защищенной базы данных. Существует две возможности.

•	Сообщить пользователям, которые имеют возможность запуска Microsoft Access 97 о необходимости присоединения к соответствующему файлу рабочей группы, созданному в самой старой версии Microsoft Access из тех, которые используются для совместной работы с защищенной базой данных. В Microsoft Access 97 могут использоваться файлы рабочих групп, созданные в предыдущих версиях, но в более ранних версиях могут использоваться только файлы рабочих групп, созданные в данных или более ранних версиях. Для получения дополнительных сведений о присоединении к файлу рабочей группы нажмите кнопку  [image].

Важно!   Если пользователи будут совместно работать с защищенной базой данных Microsoft Access 95, то текущий файл рабочей группы необходимо сжать в Microsoft Access 97 перед его использованием. Сжатие файла в Microsoft Access 97 не изменяет формат файла, поэтому он может использоваться пользователями, работающими с базой данных в Microsoft Access 95. Для получения дополнительных сведений о сжатии базы данных нажмите кнопку  [image].

•	Если общая база данных используется в Microsoft Access версии 1.x или 2.0, следует преобразовать файл рабочей группы, который будет использоваться для защищенной базы данных, а затем сообщить пользователям, имеющим возможность запуска Microsoft Access 97, о необходимости присоединения к преобразованному файлу рабочей группы. Все пользователи, использующие только версии 1.x или 2.0 должны продолжать использовать файл рабочей группы, созданный в этих версиях. Для получения дополнительных сведений о преобразовании файла рабочей группы нажмите кнопку  [image].


Преобразование файла рабочей группы из ранних версий Microsoft Access

Для реализации преимуществ в защите и повышения быстродействия следует заново создать файл рабочей группы, как описано ниже.

1	Создайте новый файл рабочей группы, проверяя правильность ввода точного, с учетом регистра, имени, названия организации и кода рабочей группы, использованных для создания исходного файла. Несоблюдение точного соответствия данных приведет к созданию неправильной группы «Admins».

Инструкции

2	Заново создайте все учетные записи, проверяя правильность ввода точного, с учетом регистра, названия группы и личного кода для каждой группы.

Инструкции

3	Заново создайте каждую учетную запись пользователя, проверяя правильность ввода точного, с учетом регистра, имени пользователя и личного кода для каждого пользователя.

Инструкции

4	Сообщите другим пользователям Microsoft Access 97 в файле рабочей группы о необходимости присоединения к новому файлу с помощью администратора рабочих групп.


Повторное создание файла рабочей группы на основе имен пользователей, групп и кодов

Если файл рабочей группы был испорчен или удален, и резервная копия не доступна, можно заново создать файл при наличии точных, с учетом регистра, данных, использованных для создания исходного файла и определения в нем учетных записей и групп.

1	Создайте новый файл рабочей группы, проверяя правильность ввода точного, с учетом регистра, имени, названия организации и кода рабочей группы, использованных для создания исходного файла. Несоблюдение точного соответствия данных приведет к созданию неправильной группы «Admins».

Инструкции

2	Заново создайте все учетные записи, проверяя правильность ввода точного, с учетом регистра, названия группы и личного кода для каждой группы.

Инструкции

3	Заново создайте каждую учетную запись пользователя, проверяя правильность ввода точного, с учетом регистра, имени пользователя и личного кода для каждого пользователя.

Инструкции

4	Если новый файл рабочей группы был сохранен под новым именем или в другой папке, сообщите другим пользователям в файле рабочей группы о необходимости присоединения к новому файлу с помощью администратора рабочих групп.


Использование мастера защиты

Предполагаемые действия

Создание учетных записей пользователей и групп и предоставление разрешений на доступ

Общие сведения о защите базы данных


Общие сведения о MDE-файлах

Если база данных содержит программы Visual Basic, то ее сохранение как MDE-файла скомпилирует все модули, удалит все изменяемые исходные программы и выполнит сжатие базы данных. Программы Visual Basic будут по-прежнему выполняться, но их нельзя будет просмотреть или изменить, благодаря чему уменьшится размер базы данных. Кроме того, будет оптимизировано использование памяти, что повысит быстродействие.

Сохранение базы данных как MDE-файла сделает невозможным выполнение следующих действий.

•	Просмотр, изменение или создание форм, отчетов или модулей в режиме конструктора.

•	Добавление, удаление или изменение ссылок на библиотеки объектов или базы данных.

•	Изменение программы с помощью свойств или методов Microsoft Access или модели объектов VBA — MDE-файл не содержит текстов исходных программ.

•	Изменение названия проекта VBA базы данных в диалоговом окне Параметры.

•	Импорт и экспорт форм, отчетов или модулей. Однако таблицы, запросы и макросы можно импортировать и экспортировать в базы данных, не являющиеся MDE-файлами. Любые таблицы, запросы или макросы в базах данных, являющихся MDE-файлами, могут быть импортированы в другую базу данных, но формы, отчеты или модули не импортируются.

Осторожно!   Обязательно сохраните копию исходной базы данных. В базе данных, сохраненной как MDE-файл, нельзя изменять структуру форм, отчетов или модулей. Чтобы изменить структуру этих объектов, следует сделать это в исходной базе данных, а затем снова преобразовать ее в MDE-файл. При сохранении базы данных, содержащей таблицы, как MDE-файла возникают сложности согласования различных версий данных в случае последующего изменения структуры форм, отчетов или модулей. Поэтому, сохранение базы данных как MDE-файла больше соответствует базе данных с интерфейсом в модели приложений с интерфейсом и данными. Также нельзя будет открыть, преобразовать и запустить программу MDE-файла Microsoft Access 97 в его будущих версиях Microsoft Access. Единственным способом преобразования MDE-файла Microsoft Access 97 в будущие версии будет открытие исходной базы данных, ее преобразование и последующее сохранение преобразованной базы данных как MDE-файла.

Важно!   Существует ряд ограничений, которые могут сделать нецелесообразным сохранение базы данных как MDE-файла.

•	Если база данных защищена на уровне пользователей, необходимо выполнение определенных условий.

•	Если база данных реплицирована, необходимо сначала удалить таблицы и свойства системы репликации.

•	Если база данных содержит ссылки на другую базу данных или надстройку, необходимо сохранить все базы данных или надстройки, на которые происходит ссылка, как MDE-файлы.

Предполагаемые действия

Сохранение базы данных как MDE-файла

Использование других средств защиты базы данных, сохраненной как MDE-файл

Сохранение реплицированной базы данных как MDE-файла

Сохранение как MDE-файла базы данных, содержащей ссылки на другую базу данных


Использование других средств защиты базы данных, сохраненной как MDE-файл

Создание MDE-файла защищает формы, отчеты и программы Visual Basic в базе данных, не создавая необходимости в подключении пользователей, создании учетной записи пользователя и предоставления разрешений на доступ, нужных для защиты на уровне пользователей. Однако, если перед сохранением базы данных как MDE-файла были определены пароль для базы данных или защита на уровне пользователей, то они будут применяться и к MDE-файлу, созданному из этой базы данных. Чтобы удалить пароль или защиту на уровне пользователей, необходимо сделать это до сохранения базы данных как MDE-файла. Для получения сведений об удалении пароля базы данных нажмите кнопку  [image]. Для получения сведений об удалении защиты на уровне пользователей нажмите кнопку  [image].

Для сохранения базы данных, защищенной на уровне пользователей, как MDE-файла необходимо сначала выполнить следующие требования.

•	Присоединиться к файлу рабочей группы, определяющему учетные записи пользователей, которые используются для доступа к базе данных, или использованные при создании базы данных.

•	Учетная запись пользователя должна иметь разрешения «Открытие/запуск» и «Монопольный доступ» для базы данных.

•	Учетная запись пользователя должна иметь разрешение «Изменение макета» или разрешение «Администратора» для всех таблиц базы данных, или же пользователь должен быть владельцем всех таблиц базы данных.

•	Учетная запись пользователя должна иметь разрешение «Чтение макета» для всех объектов базы данных.


Сохранение реплицированной базы данных как MDE-файла

Реплицированная база данных (либо реплика, либо основная реплика) не могут быть сохранены как MDE-файл. Для сохранения реплицированной базы данных как MDE-файла необходимо сначала удалить таблицы и свойства системы репликации. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

После сохранения базы данных как MDE-файла она может быть реплицирована; однако это рекомендуется, только если не планируется дальнейшее изменение исходной базы данных. В основной реплике MDE-файла нельзя изменить структуру форм, отчетов или программ, и изменения структуры, сделанные в исходной базе данных, не могут быть синхронизированы с ранее существовавшими репликами MDE. Поэтому для внесения структурных изменений в реплику MDE-файла необходимо выполнить их в исходной базе данных, затем заново сохранить ее как MDE-файл и создать новую реплику из нового MDE-файла.


Сохранение как MDE-файла базы данных, содержащей ссылки на другую базу данных

При попытке сохранения в качестве MDE-файла базы данных (.mdb) или надстройки (.mda), содержащей ссылки на другую базу данных или надстройку, появляется сообщение об ошибке, и операцию завершить не представляется возможным. Чтобы сохранить базу данных, содержащую ссылки на другую базу данных, в качестве MDE-файла, необходимо сохранить все базы данных, на которые происходит ссылка, как MDE-файлы, начиная с базы данных, на которую происходит первая ссылка. После сохранения первой базы данных как MDE-файла необходимо обновить ссылку в следующей базе данных перед ее сохранением ее как MDE-файла, указав имя нового MDE-файла, и т. д.

Например, если база данных Database1.mdb содержит ссылку на базу данных Database2.mdb, которая в свою очередь ссылается на базу данных Database3.mda, необходимо выполнить следующие действия.

1	Сохраните файл Database3.mda как Database3.mde.

2	Откройте файл Database2.mdb и измените ссылку, указав в ней файл Database3.mde.

3	Сохраните файл Database2.mdb как Database2.mde.

4	Откройте файл Database1.mdb и измените ссылку, указав в ней файл Database2.mde.

5	Сохраните файл Database1.mdb как Database1.mde.


Создание MDE-файла

1	Закройте базу данных. При работе в сети убедитесь, что база данных закрыта у всех остальных пользователей.

2	Выберите в меню Сервис команду Служебные программы и подкоманду Создать MDE-файл.

3	В диалоговом окне База данных для сохранения как MDE укажите базу данных, которую нужно сохранить как MDE-файл, и нажмите кнопку Создать MDE.

4	В диалоговом окне Сохранение файла MDE под именем укажите имя, диск и папку для базы данных.

Осторожно!   Обязательно сохраните копию исходной базы данных. В базе данных, сохраненной как MDE-файл, нельзя изменять структуру форм, отчетов или модулей. Чтобы изменить структуру этих объектов, следует сделать это в исходной базе данных, а затем снова преобразовать ее в MDE-файл. Также нельзя запускать или преобразовывать базу данных, сохраненную как MDE-файл, в более поздних версиях Microsoft Access. В них можно открыть или преобразовать только исходную базу данных.


Функционирование системы разрешений на доступ и их присваивание

Существуют два типа разрешений на доступ: явные и неявные. Разрешения называются явными, если они непосредственно присвоены учетной записи пользователя; такие разрешения не влияют на разрешения других пользователей. Неявными называются разрешения на доступ, присвоенные учетной записи группы. Пользователь, включенный в такую группу, получает все разрешения, предоставленные группе; удаление пользователя из этой группы лишает его всех разрешений, присвоенных данной группе.

При попытке пользователя выполнить какую-либо операцию с защищенным объектом базы данных его текущие разрешения определяются комбинацией явных и неявных разрешений на доступ. На уровне пользователей всегда действуют минимальные ограничения из налагаемых явными разрешениями для пользователя и для всех групп, к которым принадлежит данный пользователь. Поэтому простейшим способом управления рабочей группой является создание новых групп и определение разрешений на доступ для этих групп, а не для индивидуальных пользователей. После этого изменение разрешений для отдельных пользователей осуществляется путем добавления пользователей в группы или удаления их из групп. Кроме того, при необходимости предоставить новые разрешения, они предоставляются сразу всем членам группы в одной операции.

Изменять разрешения других пользователей на отдельные объекты базы данных могут следующие пользователи:

•	члены группы «Admins», определенной в файле рабочей группы, который использовался при создании конкретной базы данных;

•	владелец объекта;

•	любой пользователь, получивший на этот объект разрешения администратора.

В ряде случаев пользователи, не имеющие разрешения на выполнение какого-либо действия, имеют возможность присвоить их себе. Такая ситуация имеет место для пользователя, являющегося членом группы «Admins» или владельцем объекта.

Владельцем объекта является пользователь, создавший этот объект. Изменить владельца объекта имеет возможность та же группа пользователей, которая может создать этот объект заново или изменить разрешения на доступ к этому объекту с помощью команды Пользователи и группы из подменю Защита (меню Сервис). Для создания объекта заново нет необходимости начинать работу с нуля. Достаточно импортировать или экспортировать этот объект в другую базу данных или сделать копию объекта. Если требуется защитить всю базу данных, такой прием является простейшим способом передачи прав владельца на все объекты, в том числе и на саму базу данных. Наилучшую возможность защиты всей базы данных предоставляет мастер защиты, создающий новую базу данных и импортирующий в нее все объекты.

Примечание.   Копирование, импорт или экспорт не приводит к изменению прав владельца для запросов, у которых свойство При запуске предоставляются права (RunPermissions) имеет значение «Владельца». Изменение владельца допускается только для запросов, у которых свойство При запуске предоставляются права (RunPermissions) имеет значение «Пользователя».

Для получения дополнительных сведений о различных типах разрешений на доступ нажмите кнопку  [image].


Типы разрешений на доступ

В следующей таблице перечислены все разрешения, которые могут быть присвоены пользователям.

Разрешения	Разрешенные действия	Объекты
Открытие/запуск	Открытие базы данных, формы или отчета, запуск макроса.	Базы данных, формы, отчеты и макросы
Монопольный доступ	Открытие базы данных для монопольного доступа.	Базы данных
Чтение макета	Просмотр объектов в режиме конструктора.	Таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули
Изменение макета	Просмотр и изменение  макета объектов или удаление объектов.	Таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули
Администратора	Для баз данных, установка пароля базы данных, репликация базы данных и изменение параметров запуска. Для объектов базы данных, все разрешения на объекты и данные, в том числе предоставление разрешений на доступ.	Базы данных, таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули
Чтение данных	Просмотр данных.	Таблицы и запросы
Обновление данных	Просмотр и изменение данных, но без их вставки или удаления.	Таблицы и запросы
Вставка данных	Просмотр и вставка данных, но без их изменения и удаления.	Таблицы и запросы
Удаление данных	Просмотр и удаление данных, но без их изменения и вставки.	Таблицы и запросы
Примечание.   Некоторые разрешения на доступ автоматически предоставляют другие разрешения. Например, разрешение «Обновление данных» для таблицы автоматически предоставляют разрешения «Чтение данных» и «Чтение макета», необходимые для изменения данных в таблице. Разрешения «Изменение макета» и «Чтение данных» автоматически предоставляют разрешение «Чтение макета». Для макросов, разрешение «Чтение макета» означает предоставление разрешения «Открытие/запуск».


Присваивание и удаление разрешений на доступ для учетных записей

После запуска мастера защиты разработчик имеет возможность присваивать и удалять разрешения на доступ к базе данных и существующие в ней объекты для учетных записей пользователей и учетных записей групп в собственной рабочей группе.

Кроме того, имеется возможность определить стандартные разрешения на доступ, которые Microsoft Access присваивает по умолчанию новым объектам, создаваемым в базе данных.

Предполагаемые действия

Присваивание и удаление разрешений на доступ к базе данных и существующим объектам

 	Определение стандартных разрешений на доступ к новым объектам базы данных


Присваивание и удаление разрешений на доступ к базе данных и существующим объектам

1	Откройте базу данных, содержащую объекты, которые требуется защитить.

Учетные записи пользователей и групп, для которых производится определение разрешений, должны содержаться в файле рабочей группы, который используется при подключении в текущем сеансе. Однако имеется возможность присвоить разрешения на доступ группам и входящим в них пользователям впоследствии.

2	В меню Сервис выберите команду Защита и подкоманду Пользователи и группы.

3	На вкладке Разрешения выберите параметр Пользователи или Группы, а затем выберите в списке Пользователи/группы нужное имя учетной записи пользователя или группы.

4	Выберите нужный тип объекта в раскрывающемся списке Тип объекта, а затем выберите нужный объект в списке Имя объекта.

Совет.   Допускается одновременное выделение нескольких имен объектов в списке Имя объекта. Для этого проведите указатель по именам объектов при нажатой кнопке мыши или выбирайте имена объектов при нажатой клавише CTRL.

5	В группе Разрешения установите или снимите флажки, определяющие соответствующие разрешения, и нажмите кнопку Применить. Для того чтобы определить разрешения на доступ к другим объектам для конкретного пользователя или группы, повторите шаги 4 и 5.

Для получения дополнительных сведений о всех разрешениях на доступ, которые можно присвоить, нажмите кнопку  [image].

6	Повторите шаги с 3 по 5 для других пользователей или групп и нажмите кнопку OK.

Внимание!   После присвоения или удаления разрешений на программы Visual Basic (в формах, отчетах или модулях) новые разрешения на доступ вступают в силу после закрытия и повторного открытия базы данных.

Примечания

•	Для получения сведений о том, кто может присвоить или удалить разрешения на доступ, нажмите кнопку  [image].

•	Некоторые разрешения на доступ автоматически предоставляют другие разрешения. Например, разрешение «Обновление данных» на таблицу автоматически предоставляет разрешения «Чтение данных» и «Чтение макета», необходимые для изменения данных в таблице. Разрешения «Изменение макета» и «Чтение данных» автоматически предоставляют разрешение «Чтение макета». Для макросов, разрешение «Чтение макета» означает предоставление разрешения «Открытие/запуск».

•	При изменении объекта и его последующем сохранении этот объект сохраняет определенные для него разрешения на доступ. Однако для объекта, сохраненного под новым именем с помощью команды Сохранить как из меню Файл, или для объекта, созданного путем копирования и вставки из буфера, импорта или экспорта, определенные разрешения на доступ теряются; и их необходимо присваивать заново. Созданный в этих операциях объект рассматривается как новый объект, стандартные разрешения на доступ к которому присваиваются по умолчанию.


Определение стандартных разрешений на доступ к новым объектам базы данных

1	Откройте базу данных, содержащую объекты.

2	В меню Сервис выберите команду Защита и подкоманду Пользователи и группы.

3	На вкладке Разрешения выберите параметр Пользователи или Группы, а затем выберите в списке Пользователи/группы нужное имя учетной записи пользователя или группы.

4	Выберите тип объекта в раскрывающемся списке Тип объекта и выберите элемент <Новые объекты> в списке Имя объекта.

Конкретный вид элемента <Новые объекты> зависит от выбранного типа объектов: <Новые таблицы/запросы>, <Новые формы>, <Новые отчеты>, <Новые макросы> или <Новые модули>.

5	Установите или снимите флажки, определяющие стандартные разрешения на доступ для объектов выбранного типа, и нажмите кнопку Применить. Повторите шаги 4 и 5 для определения стандартных разрешений на доступ к объектам других типов для выбранного пользователя или группы.

Для получения дополнительных сведений о всех разрешениях на доступ, которые можно присвоить, нажмите кнопку  [image].

6	Повторите шаги с 3 по 5 для других пользователей или групп и нажмите кнопку OK.

Примечания

•	Разрешения на доступ к объекту могут быть определены только пользователем, имеющим учетную запись администратора (членом группы «Admins» той рабочей группы, в которой была создана содержащая объект база данных) или владельцем базы данных.

•	Некоторые разрешения на доступ автоматически предоставляют другие разрешения. Например, разрешение «Обновление данных» на таблицу автоматически предоставляет разрешения «Чтение данных» и «Чтение макета», необходимые для изменения данных в таблице. Разрешения «Изменение макета» и «Чтение данных» автоматически предоставляют разрешение «Чтение макета». Для макросов, разрешение «Чтение макета» означает предоставление разрешения «Открытие/запуск».

•	Объединение учетных записей пользователей в группы упрощает управление системой защиты. Например, вместо того чтобы определять для каждого пользователя разрешения на доступ к каждому объекту базы данных, можно определить их для нескольких групп, а затем распределить пользователей по соответствующим группам. При подключении пользователя к Microsoft Access, он получает все разрешения, предоставленные группе, к которой этот пользователь принадлежит.


Запрет на репликацию, установку пароля базы данных или изменение параметров запуска пользователями

Во многих ситуациях необходимо запретить пользователям репликацию базы данных. Репликация базы данных позволяет пользователям создавать копию общей базы данных, после чего появляется возможность добавлять поля и вносить другие изменения в текущую базу данных. Кроме того, обычно разработчику требуется запретить пользователям устанавливать пароль для базы данных. Если один из пользователей устанавливает пароль для общей базы данных, то другие пользователи не смогут открыть эту базу данных, не указав этот пароль. Иногда требуется также запретить пользователям изменять параметры запуска, определяющие такие характеристики базы данных как специальные меню, специальные панели инструментов и форму, открываемую при запуске.

Если для общей базы данных не определена защита на уровне пользователя, то невозможно запретить пользователям перечисленные выше действия. Вызов для базы данных мастера защиты устанавливает защиту на уровне пользователей, после чего разработчик имеет возможность контролировать доступ к определенным характеристикам базы данных и определять способы использования объектов базы данных. После того как установлена защита на уровне пользователей, пользователь или группа для репликации базы данных, установки пароля базы данных или изменения ее параметров запуска должны иметь разрешения администратора на эту базу данных. После запуска мастера защиты это разрешение предоставляются только членам группы «Admins» в текущей рабочей группе.

Если защита на уровне пользователей уже определена, и существуют пользователь или группа, имеющие разрешение администратора на базу данных, то удаление этого разрешения сделает внесение перечисленных выше изменений невозможным для пользователя или этой группы. Чтобы вернуть им эти возможности, следует снова установить разрешение администратора. Контролировать выполнение каждой из перечисленных задач по отдельности невозможно.

Предполагаемые действия

Защита базы данных с помощью мастера защиты

Присваивание разрешений на доступ к защищенной базе данных


Просмотр и передача прав владельца на отдельные объекты в защищенной базе данных

При наличии разрешения администратора на доступ к объекту допускается смена текущего владельца объекта на выбранного пользователя или группу.

1	Откройте базу данных.

2	В меню Сервис выберите команду Защита и подкоманду Пользователи и группы.

На вкладке Смена владельца выводится список объектов, выведенных в данный момент в окне базы данных, и имена текущих владельцев этих объектов.

3	Выберите тип объектов в раскрывающемся списке.

4	В списке Объект выделите один или несколько объектов, для которых требуется произвести смену владельца. Для одновременного выделения нескольких имен объектов проведите указатель по именам объектов при нажатой кнопке мыши или выбирайте имена объектов при нажатой клавише CTRL.

5	В раскрывающемся списке Новый владелец выберите имя учетной записи пользователя или группы, которым передаются права владельца объекта или объектов.

6	Нажмите кнопку Сменить владельца.

Примечание.   Если права владельца передаются учетной записи группы, то эти права автоматически получат все пользователи, принадлежащие к группе.


Передача прав владельца базы данных другому администратору

1	Запустите Microsoft Access для защищенной рабочей группы, в которую входит учетная запись пользователя, которой требуется передать права владельца базы данных.

2	Подключитесь с помощью этой учетной записи.

3	Создайте новую базу данных.

4	Импортируйте в новую базу данных все объекты из исходной базы данных.

Инструкции

Примечание.   Для импорта базы данных необходимо иметь разрешение «Открытие/запуск» для базы данных и «Чтение макета» на ее объекты. Для импорта таблиц необходимо кроме этого иметь разрешение «Чтение данных». Если разрешения имеются не на все объекты, Microsoft Access импортирует только те объекты, на которые имеются достаточные разрешения.


Шифрование и дешифрование базы данных

При шифровании базы данных ее файл сжимается и делается недоступным для чтения с помощью служебных программ или текстовых редакторов. Дешифрование базы данных отменяет результаты операции шифрования.

1	Запустите Microsoft Access без открытия базы данных.

Внимание!   Невозможно зашифровать или дешифровать открытую базу данных. В сети попытка шифрования или дешифрования окажется неудачной, если база данных открыта другим пользователем.

2	В меню Сервис выберите команду Защита и подкоманду Шифровать/дешифровать.

3	Укажите имя базы данных, которую требуется зашифровать или дешифровать, и нажмите кнопку OK.

4	Укажите имя, диск и папку для конечной базы данных и нажмите кнопку OK.

Можно указать новое имя или имя, совпадающее с исходным. Если указаны те же имя, диск и папка, а шифрование или дешифрование базы данных выполнено успешно, то исходный файл будет заменен на зашифрованный или дешифрованный. Если же операция приводит к ошибке, то исходный файл удален не будет.

Примечания

•	Если определена защита на уровне пользователей, то для шифрования или дешифрования базы данных необходимо разрешение «Изменение макета» для всех таблиц базы данных. В противном случае попытка шифрования или дешифрования окажется неудачной.

•	Если имя объекта базы данных версии 1.x содержит символ обратных одинарных кавычек (`), шифрование базы данных выполнить невозможно. В этом случае необходимо предварительно переименовать объект с помощью Microsoft Access версии 1.x, после чего изменить ссылки на объект в запросах, формах, отчетах, макросах и программах Visual Basic.

•	Шифрование базы данных не препятствует доступу к ней легальных пользователей или групп. Разрешения на доступ к объектам являются частью системы защиты базы данных на уровне пользователей. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Для выполнения шифрования и дешифрования базы данных необходимо иметь на диске достаточно места для двух версий базы данных, зашифрованной и дешифрованной.


Разрешение вопросов при работе с паролями

Не удается  удалить собственный пароль

Удалять пароль может только пользователь, имеющий учетную запись администратора (член группы «Admins», управляющий системой защиты в вашей рабочей группе). Если вы забыли и потеряли собственный пароль, то для удаления пароля следует обратиться к администратору.


Создание и поддерживание системы учетных записей

Файл рабочей группы Microsoft Access содержит следующие встроенные учетные записи.

Запись	Описание
Admin	Стандартная учетная запись пользователя. Данные записи являются одинаковыми для всех экземпляров Microsoft Access и других приложений, использующих ядро базы данных Microsoft Jet, таких как Microsoft Visual Basic для приложений и Microsoft Excel.
Admins	Учетная запись группы администраторов. Данная запись является уникальной в каждом файле рабочей группы. По умолчанию, пользователь «Admin» является членом группы «Admins». В каждый момент в группу «Admins» должен входить по крайней мере один пользователь.
Users	Учетная запись группы, содержащая все учетные записи пользователей. Microsoft Access автоматически добавляет учетные записи пользователей в группу «Users» при их создании членом группы «Admins». Данные записи являются одинаковыми в каждом файле рабочей группы, однако, этот файл содержит только учетные записи пользователей, созданные членами группы «Admins», входящими в данную рабочую группу. По умолчанию, данная учетная запись имеет все разрешения на все новые объекты. Единственным способом удаления учетной записи из группы «Users» является удаление пользователя членом группы «Admins».
В действительности, система защиты Microsoft Access всегда включена. До активизации пользователем процедуры подключения для рабочей группы, Microsoft Access при запуске автоматически подключает всех пользователей с помощью встроенной учетной записи пользователя «Admin» с пустым паролем. Неявно Microsoft Access использует учетную запись «Admin» как учетную запись администратора рабочей группы, а также как владельца всех создаваемых баз данных и объектов.

Наличие администраторов и владельцев является необходимым, поскольку им предоставляются разрешения, которые невозможно отобрать.

•	Администраторы (члены группы «Admins») всегда могут получить все разрешения на объекты, созданные в рабочей группе.

•	Учетная запись, являющаяся владельцем объекта, всегда может получить все разрешения на этот объект.

•	Учетная запись, являющаяся владельцем базы данных, всегда может открыть базу данных.

Поскольку учетные записи пользователя «Admin» являются одинаковыми для всех экземпляров Microsoft Access, то первым шагом при организации системы защиты является определение учетных записей администратора и владельца (или единственной учетной записи, являющейся записью и администратора, и владельца). После этого разработчик базы данных должен удалить учетную запись пользователя «Admin» из группы «Admins». Если этого не сделать, любой пользователь Microsoft Access сможет подключиться к вашей рабочей группе с помощью учетной записи «Admin» и получить все разрешения на доступ к объектам рабочей группы.

Например, для защиты базы данных «Заказы» разработчик может создать собственные учетные записи с именами «АдминистраторЗаказов» и «ВладелецЗаказов», а затем определить пароли для этих учетных записей.

В группу «Admins» разрешается добавлять произвольное число учетных записей, однако, владельцем базы данных может быть только одна учетная запись; либо та, которая была активной при создании базы данных, либо та, которой переданы права владельца при создании новой базы данных и импорте в нее всех объектов из исходной базы данных. Разрешения на объекты базы данных могут быть переданы учетным записям групп.

Внимание!

•	Учетные записи, созданные для пользователей базы данных, должны сохраняться в файле той рабочей группы, к которой пользователи будут присоединяться для работы с базой данных. Если для создания базы данных используется другой файл рабочей группы, разработчик должен сменить свой файл рабочей группы перед созданием учетных записей.

•	Необходимо создать уникальный пароль для учетных записей администратора и владельца. Пользователь, подключившийся с помощью учетной записи администратора, всегда сможет получить все разрешения на все объекты, созданные в рабочей группе. Пользователь, подключившийся с помощью учетной записи владельца, всегда сможет получить все разрешения на все объекты, принадлежащие данному владельцу.

Объединение пользователей в группы облегчает управление системой защиты. Это позволяет не определять разрешения каждого пользователя на каждый объект базы данных, а создать несколько групп, определить для них разрешения на доступ и затем распределить пользователей по этим группам. При подключении к Microsoft Access пользователи получат разрешения, определенные для групп, к которым они принадлежат. Для подключения к Microsoft Access могут быть использованы только учетные записи пользователя; подключиться с помощью учетной записи группы невозможно.

Например, можно организовать защиту базы данных «Заказы» с помощью создания учетных записей «Управляющие» для руководства фирмы, «Представители» для торговых представителей и «Персонал» для административного персонала. После этого следует присвоить наибольшее количество разрешений группе «Управляющие», промежуточное количество группе «Представители» и минимальное — группе «Персонал». При создании учетной записи для нового сотрудника эта запись будет добавляться в одну из групп и сотрудник автоматически получит разрешения, принадлежащие этой группе.

После создания всех учетных записей пользователей и групп имеется возможность просмотра взаимосвязей между ними. Для этого следует выбрать в подменю Защита (меню Сервис) команду Пользователи и группы и нажать кнопку Отчет о защите. Будет создан отчет для учетных записей в рабочей группе, демонстрирующий все группы, к которым принадлежит каждый пользователь, и всех пользователей, входящих в каждую группу.


Создание защищенной учетной записи администратора

Для выполнения данной процедуры необходимо подключиться как член группы «Admins».

1	Запустите Microsoft Access в защищенной рабочей группе.

Внимание!   Для надежной защиты базы данных не следует использовать стандартный файл рабочей группы, который создается при установке Microsoft Access. Разработчик должен обеспечить создание файла, определяющего рабочую группу с помощью уникального кода рабочей группы, и если такого файла рабочей группы нет, следует его создать.

Для получения дополнительных сведений о присоединении к существующей рабочей группе нажмите кнопку  [image].  Для получения дополнительных сведений о создании нового файла рабочей группы нажмите кнопку  [image].

2	Откройте базу данных.

3	В меню Сервис выберите команду Защита и подкоманду Пользователи и группы.

4	На вкладке Пользователи нажмите кнопку Создать.

5	В окне диалога Новый пользователь/группа введите имя и код учетной записи администратора и нажмите кнопку OK.

Имена учетных записей пользователей должны содержать от 1 до 20 символов, в том числе буквы, цифры, пробелы и символы из расширенных наборов за исключением следующих:

Символы " / \ [ ] : | < > + = ; , ? *

Ведущие пробелы

Управляющие символы (с кодами ASCII от 00 до ASCII 31)

Внимание!   Запишите имя и код учетной записи, отметив регистр символов, и храните их в надежном месте. Для воссоздания учетной записи необходимо точное совпадение имени и кода с исходными. Если имя или код записи потеряны или забыты, извлечь их из базы данных невозможно.

6	В списке Имеющиеся группы выберите Admins и нажмите кнопку Добавить.

7	Новая учетная запись администратора будет добавлена в группу «Admins», а в списке Участие в группе появится имя группы Admins.

8	Для создания новой учетной записи администратора нажмите кнопку OK.

Примечание.   Созданный на шаге 5 код не является паролем. Microsoft Access использует код и имя пользователя как исходные значения для алгоритма шифрования, создающего защищенный идентификатор учетной записи пользователя. Для получения дополнительных сведений о создании паролей нажмите кнопку  [image].


Создание учетной записи пользователя

Для выполнения данной процедуры необходимо подключиться как член группы «Admins».

1	Запустите Microsoft Access в той рабочей группе, которой будет принадлежать создаваемая учетная запись.

Внимание!   Учетные записи, созданные для пользователей базы данных, должны сохраняться в том файле рабочей группы, который будет использован пользователями. Если для создания базы данных использовался другой файл рабочей группы, разработчик должен сменить свой файл рабочей группы перед созданием учетных записей.

Для получения дополнительных сведений о присоединении к существующей рабочей группе нажмите кнопку  [image].  Для получения дополнительных сведений о создании нового файла рабочей группы нажмите кнопку  [image].

2	Откройте базу данных.

3	В меню Сервис выберите команду Защита и подкоманду Пользователи и группы.

4	На вкладке Пользователи нажмите кнопку Создать.

5	В окне диалога Новый пользователь/группа введите имя и код учетной записи и нажмите кнопку OK. Это имя будет автоматически добавлено в группу «Users».

Имена учетных записей пользователей должны содержать от 1 до 20 символов, в том числе буквы, цифры, пробелы и символы из расширенных наборов за исключением следующих:

•	Символы " / \ [ ] : | < > + = ; , ? *

•	Ведущие пробелы

•	Управляющие символы (с кодами ASCII от 00 до ASCII 31)

Внимание!   Запишите имя и код учетной записи, отметив регистр символов, и храните их в надежном месте. Для воссоздания учетной записи необходимо точное совпадение имени и кода с исходными. Если имя или код записи потеряны или забыты, извлечь их из базы данных невозможно.

Примечания

•	Созданный на шаге 5 код не является паролем. Microsoft Access использует код и имя пользователя как исходные значения для алгоритма шифрования, создающего защищенный идентификатор учетной записи пользователя. Для получения дополнительных сведений о создании паролей нажмите кнопку  [image].

•	Проще всего организовать систему защиты, распределяя пользователей по группам и определяя разрешения на доступ для групп, а не для отдельных пользователей.


Удаление учетной записи пользователя

Для выполнения данной процедуры необходимо подключиться как член группы «Admins».

1	Откройте базу данных.

2	В меню Сервис выберите команду Защита и подкоманду Пользователи и группы.

3	На вкладке Пользователи выберите имя пользователя в раскрывающемся списке Имя и нажмите кнопку Удалить.

4	Для подтверждения удаления учетной записи нажмите кнопку OK.

5	Повторите шаги 3 и 4 для удаления других учетных записей; закончив удаление, нажмите кнопку OK.

Примечание.   Учетную запись пользователя «Admin» удалить невозможно.


Создание учетной записи группы

Частью системы защиты базы данных являются учетные записи групп, входящих в рабочую группу Microsoft Access. Создание группы позволяет присвоить общие разрешения на доступ сразу нескольким пользователям.

Для выполнения данной процедуры необходимо подключиться как член группы «Admins».

1	Запустите Microsoft Access в той рабочей группе, которой будет принадлежать создаваемая учетная запись.

Внимание!   Учетные записи, созданные для пользователей базы данных, должны сохраняться в том файле рабочей группы, который пользователи будут использовать для работы с базой данных. Если для создания базы данных используется другая рабочая группа, разработчик должен изменить свою рабочую группу перед созданием учетных записей.

2	Откройте базу данных.

3	В меню Сервис выберите команду Защита и подкоманду Пользователи и группы.

4	На вкладке Группы нажмите кнопку Создать.

5	В окне диалога Новый пользователь/группа введите имя и код учетной записи.

Имена учетных записей групп должны содержать от 1 до 20 символов, в том числе буквы, цифры, пробелы и символы из расширенных наборов за исключением следующих:

Символы " / \ [ ] : | < > + = ; , ? *

Ведущие пробелы

Управляющие символы (с кодами ASCII от 00 до ASCII 31)

Внимание!   Запишите имя и код учетной записи, отметив регистр символов, и храните их в надежном месте. Для воссоздания учетной записи, которая была удалена или создана в другой рабочей группе, необходимо точное совпадение имени и кода с исходными. Если имя или код записи потеряны или забыты, извлечь их из базы данных невозможно.

6	Для создания новой учетной записи группы нажмите кнопку OK.


Удаление учетной записи группы

Для выполнения данной процедуры необходимо подключиться как член группы «Admins».

1	Запустите Microsoft Access в той рабочей группе, которой принадлежит удаляемая учетная запись.

Для проверки имени текущей рабочей группы или для изменения рабочей группы следует использовать служебную программу «Администратор рабочих групп».

2	Откройте базу данных.

3	В меню Сервис выберите команду Защита и подкоманду Пользователи и группы.

4	На вкладке Группы выберите имя пользователя в раскрывающемся списке Имя и нажмите кнопку Удалить.

5	Для подтверждения удаления учетной записи нажмите кнопку OK.

6	Повторите шаги 4 и 5 для удаления других учетных записей групп; закончив удаление, нажмите кнопку OK.

Примечание.   Учетные записи групп «Admins» и «Users» удалить невозможно.


Добавление пользователей в группы

Для выполнения данной процедуры необходимо подключиться как член группы «Admins».

1	Запустите Microsoft Access в рабочей группе, которой принадлежат учетные записи пользователя и группы.

Для проверки имени текущей рабочей группы или для изменения рабочей группы следует использовать служебную программу «Администратор рабочих групп».

2	Откройте базу данных.

3	В меню Сервис выберите команду Защита и подкоманду Пользователи и группы.

4	На вкладке Пользователи введите в поле Имя учетной записи пользователя, добавляемой в группу.

5	В списке Имеющиеся группы выберите группу, в которую добавляется пользователь, и нажмите кнопку Добавить.

Имя выбранной группы появится в списке Участие в группе.

6	Повторите шаг 5, если требуется добавить текущего пользователя в другие группы. Повторите шаги 4 и 5 для добавления в группы других пользователей. Закончив, нажмите кнопку OK.


Удаление пользователей из групп

Для выполнения данной процедуры необходимо подключиться как член группы «Admins».

1	Запустите Microsoft Access в рабочей группе, которой принадлежат учетные записи пользователя и группы.

Для проверки имени текущей рабочей группы или для изменения рабочей группы следует использовать служебную программу «Администратор рабочих групп».

2	Откройте базу данных.

3	В меню Сервис выберите команду Защита и подкоманду Пользователи и группы.

4	На вкладке Пользователи введите в поле Имя учетной записи пользователя, удаляемой из группы.

5	В списке Участие в группе выберите имя группы, из которой удаляется пользователь, и нажмите кнопку Удалить.

6	Повторите шаг 5, если требуется удалить текущего пользователя из других групп. Повторите шаги 4 и 5 для удаления из групп других пользователей. Закончив, нажмите кнопку OK.

Примечания

•	Не допускается удаление пользователей из стандартной группы «Users». Microsoft Access автоматически добавляет в группу «Users» всех пользователей. Для удаления любой учетной записи пользователя из группы «Users» необходимо удалить саму учетную запись. Для получения дополнительных сведений об удалении учетной записи пользователя нажмите кнопку  [image].

•	В каждый момент времени по крайней мере один пользователь должен входить в стандартную группу "Admins".


Печать сведений о пользователях и группах

1	Запустите Microsoft Access с использованием файла рабочей группы, сведения из которого требуется напечатать.

Для проверки имени текущего файла рабочей группы или для изменения рабочей группы следует использовать служебную программу «Администратор рабочих групп».

2	Откройте базу данных.

3	В меню Сервис выберите команду Защита и подкоманду Пользователи и группы.

4	На вкладке Пользователи нажмите кнопку Отчет о защите.

5	Выберите один из параметров в окне диалога Печать сведений о защите. При выборе параметра Только пользователей выводится список имен учетных записей пользователей с именами учетных записей групп, в которые входит данный пользователь. При выборе параметра Только групп выводится список имен групп с именами пользователей, входящих в данную группу. При выборе параметра Пользователей и групп выводятся оба списка.

6	Нажмите кнопку OK.

Примечание.   Для печати сведений об учетных записях пользователей и групп при использовании файла рабочей группы, созданного в версиях Microsoft Access 2.0 или 1.x, необходимо подключиться как член группы «Admins». Если файл рабочей группы был создан в Microsoft Access 7.0 или 8.0, то напечатать сведения о защите смогут все пользователи, входящие в рабочую группу.


Создание и изменение паролей

В Microsoft Access пароли используются в двух случаях.

•	Для ограничения круга лиц, имеющих возможность открывать базу данных.

•	Для проверки пользователей при подключении к рабочей группе, если определена защита на уровне пользователя для этой рабочей группы и одной или нескольких принадлежащих ей баз данных.

Пароль первого типа называют «паролем базы данных.» Если установлен пароль базы данных, ввод этого пароля требуется от каждого пользователя, открывающего базу данных. Определение пароля базы данных является простейшим средством защиты от открытия базы данных несанкционированным пользователем; однако, после открытия базы данных других средств защиты при этом не имеется. При включенной системе защиты базы данных существует возможность запретить пользователям установку пароля базы данных.

Пароль второго типа называют «паролем учетной записи»; такие пароли используются только при включенной системе защиты на уровне пользователя в рабочей группе. Пароль учетной записи создается для того, чтобы запретить другим пользователям подключение с использованием имени данного пользователя.

Microsoft Access по умолчанию присваивает пустой пароль встроенной учетной записи пользователя «Admin» и всем учетным записям пользователей, создаваемым в рабочей группе. При организации защиты базы данных разработчик должен определить пароль для следующих учетных записей:

•	учетная запись пользователя «Admin» (для активизации окна диалога Вход);

•	учетная запись пользователя, являющегося владельцем базы данных и ее объектов;

•	любая учетная запись пользователя, добавленная в группу «Admins».

Кроме того, разработчик может добавить пароли для создаваемых учетных записей пользователя или проинструктировать пользователей, как им определять собственные пароли учетных записей.

Каждый пользователь имеет возможность создать или изменить собственный пароль; однако, если пользователь забыл свой пароль, то снять этот пароль может только администратор.

Предполагаемые действия

Установка пароля базы данных

Удаление пароля базы данных

Запрет пользователям на установку пароля базы данных

Создание или изменение пароля учетной записи пользователя

Снятие пароля учетной записи пользователя


Создание или изменение пароля учетной записи пользователя

Пароль учетной записи пользователя определяется для того, чтобы запретить другим пользователям подключение с помощью данного имени учетной записи. По умолчанию, Microsoft Access присваивает пустой пароль учетной записи пользователя «Admin» и любой новой учетной записи пользователя, создаваемой в рабочей группе.

1	Запустите Microsoft Access в рабочей группе, в которой сохраняется учетная запись пользователя, и подключитесь с помощью имени записи, для которой требуется создать или изменить пароль.

Для проверки имени текущей рабочей группы или для изменения рабочей группы следует использовать служебную программу «Администратор рабочих групп».

2	Откройте базу данных.

3	В меню Сервис выберите команду Защита и подкоманду Пользователи и группы.

4	На вкладке Изменение пароля введите установленный пароль в поле Текущий пароль или оставьте это поле пустым, если пароль учетной записи не был установлен.

5	Введите новый пароль в поле Новый пароль.

Пароль должен содержать от 1 до 14 любых символов кроме пустого символа ASCII с кодом 0. Пароли вводятся с учетом регистра.

6	Повторно введите пароль в  поле Подтверждение и нажмите кнопку OK.

Внимание!   Если пароль потерян или забыт, извлечь его из базы данных невозможно, поэтому запишите пароль и храните его в надежном месте. Пользователь, потерявший пароль, должен обратиться к администратору (члену группы «Admins» той рабочей группы, в которой была создана учетная запись пользователя и пароль) для снятия пароля. Только после этого станет возможным подключение к базе данных.


Снятие пароля учетной записи пользователя

Для выполнения данной процедуры необходимо подключиться как член группы «Admins».

1	Запустите Microsoft Access с использованием файла рабочей группы, в котором сохраняется учетная запись пользователя и пароль.

Для проверки имени текущего файла рабочей группы или для изменения рабочей группы следует использовать служебную программу «Администратор рабочих групп».

2	Откройте базу данных.

3	В меню Сервис выберите команду Защита и подкоманду Пользователи и группы.

4	На вкладке Пользователи введите имя учетной записи пользователя в поле Имя.

5	Нажмите кнопку Снять пароль.

6	Повторите шаги 4 и 5 для снятия других паролей; закончив, нажмите кнопку OK.


Работа с импортированными или связанными данными

Предполагаемые действия

Настройка таблицы, созданной с помощью мастера

Работа с данными в режиме таблицы

Разрешение вопросов по импорту

Задание свойств для связанных таблиц


Работа с подстановочными полями

Предполагаемые действия

Сведения о свойствах, используемых для изменения подстановочного поля

Общие сведения о подстановочных полях


Добавление новых данных в режиме таблицы или формы

1	Откройте таблицу в режиме таблицы или форму в режиме формы.

2	Нажмите на панели инструментов кнопку Новая запись  [image].

3	Введите данные и нажмите клавишу TAB для перехода к следующему полю.

4	В конце записи нажмите клавишу TAB для перехода к следующей записи.


Сохранение записи

Добавленная или измененная запись автоматически сохраняется при переводе курсора в другую запись или при закрытии формы или таблицы.

•	Для сохранения данных в записи во время ее изменения выберите в меню Записи команду Сохранить запись.


Удаление записи в режиме таблицы или формы

1	Откройте таблицу в режиме таблицы или форму в режиме формы.

2	Выберите удаляемую запись.

3	Нажмите на панели инструментов кнопку Удалить запись  [image].

Примечание.   Иногда при удалении данных требуется удалить связанные с ними данные из других таблиц. Например, при удалении поставщика следует удалить и поставляемые им товары. В некоторых случаях удаление соответствующих данных обеспечивается с помощью условий целостности данных и включения режима каскадного удаления. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Копирование или перемещение данных из одного поля в другое

1	Откройте таблицу в режиме таблицы или форму в режиме формы.

2	Выберите данные для копирования или вырезания.

Инструкции

3	Для копирования данных нажмите на панели инструментов кнопку Копировать  [image].

Для перемещения данных нажмите на панели инструментов кнопку Вырезать  [image].

4	Для того чтобы заменить текущее значение поля получателя, выделите все поле.

Для вставки данных в уже существующие данные установите курсор в подходящее место.

5	Нажмите на панели инструментов кнопку Вставить  [image].

Для разрешения вопросов, возникающих при вставке, нажмите кнопку  [image].


Копирование или перемещение данных из нескольких полей в режиме таблицы

1	Откройте таблицу в режиме таблицы или форму в режиме формы.

2	Выделите поля или столбцы, содержимое которых требуется скопировать или вырезать.

Инструкции

3	Для копирования данных нажмите на панели инструментов кнопку Копировать  [image].

Для перемещения данных нажмите на панели инструментов кнопку Вырезать  [image].

4	Выделите поле или поля, являющиеся получателем, или перейдите в приложение, в которое требуется вставить данные, и выберите место вставки.

5	Нажмите на панели инструментов кнопку Вставить  [image].

Для разрешения вопросов, возникающих при вставке, нажмите кнопку  [image].


Копирование или перемещение записей в таблицу

1	Откройте таблицу в режиме таблицы или форму в режиме формы.

2	Выделите запись или записи для копирования или перемещения.

Инструкции

Примечание.   Если записи копируются или перемещаются из другого приложения, то перед началом копирования проверьте, что данные организованы в виде таблицы или электронной таблицы или разделены символами табуляции.

3	Для того чтобы скопировать записи, нажмите на панели инструментов кнопку Копировать  [image].

Для перемещения записей нажмите на панели инструментов кнопку Вырезать  [image].

4	Откройте в режиме таблицы объект, в который требуется скопировать записи. При необходимости, переставьте столбцы, чтобы они соответствовали порядку копируемых или перемещаемых данных.

5	Для замены записей копируемыми записями, выделите заменяемые записи и нажмите на панели инструментов кнопку Вставить  [image].

Для добавления записей в конец объекта в режиме таблицы выберите в меню Правка команду Добавить из буфера.

Если исходный объект в режиме таблицы содержит больше полей чем объект получатель, лишние поля не вставляются. Для разрешения вопросов, возникающих при вставке, нажмите кнопку  [image].


Копирование или перемещение записей в форму

1	Откройте таблицу в режиме таблицы или форму в режиме формы.

2	Выделите запись или записи для копирования или перемещения.

Инструкции

3	Для копирования записей нажмите на панели инструментов кнопку Копировать [image].

Для перемещения записей нажмите на панели инструментов кнопку Вырезать [image].

4	Откройте форму, в которую требуется скопировать записи.

5	Для замены записей копируемыми записями выделите записи, которые требуется заменить, и нажмите на панели инструментов кнопку Вставить [image].

Для добавления записей выберите в меню Правка команду Добавить из буфера.

Содержимое записей вставляется в поля, имеющие те же имена, что и исходные поля, вне зависимости от их порядка в форме. Если исходная форма, из которой копируются или перемещаются записи, содержит поля, отсутствующие в форме получателе, Microsoft Access запрашивает разрешение на вставку только полей с одинаковыми именами. Если совпадающих имен полей нет, поля вставляются в соответствие с последовательностью перехода в форме получателе, которая может не совпадать с требуемым порядком. Поэтому поля, имеющие разные имена в источнике и получателе, следует вставлять в объект в режиме таблицы, а не в форму.

Для разрешения вопросов, возникающих при вставке, нажмите кнопку  [image].


Копирование или перемещение записей из Microsoft Access в другое приложение

1	Откройте таблицу в режиме таблицы или форму в режиме формы.

2	Выделите данные для копирования или перемещения.

Инструкции

3	Для копирования данных нажмите на панели инструментов кнопку Копировать  [image].

Для перемещения данных нажмите на панели инструментов кнопку Вырезать [image].

4	Откройте приложение, в которое требуется вставить данные.

5	Для замены данных на данные из Microsoft Access, выделите заменяемые данные.

Для вставки данных в существующие данные установите курсор в место вставки данных.

Примечание.   Если вставка происходит в таблицу Microsoft Excel, выберите ячейку, в которой должен находиться первый заголовок столбца. Если вставка происходит в документ Microsoft Word для Windows, установите указатель в позицию, с которой начинается размещение записей. Записи вставляются в документ Word в виде таблицы.

6	Выберите в меню Правка команду Вставить.

Примечание.   Если исходное приложение не имеет этой команды, воспользуйтесь способом выполнения аналогичных действий, имеющимся в этом приложении.

При вставке записей в другое приложение имена полей вставляются в первой строке, а за ними размещаются данные.


Копирование или перемещение записей из другого приложения в Microsoft Access

1	В другом приложении выделите одну или несколько строк, которые требуется скопировать или переместить. Если копирование происходит из документа текстового процессора, то перед выделением записей проверьте, что они организованы в виде таблицы или разделены символами табуляции.

2	Перед вставкой в объект в режиме таблицы проверьте, что порядок столбцов в объекте соответствует порядку в копируемых или перемещаемых данных.

Если происходит вставка в форму, и имена элементов управления в форме совпадают с именами копируемых столбцов, данные будут вставлены в соответствующие элементы управления. Если имена не совпадают или если отсутствуют имена столбцов, Microsoft Access выполнит вставку данных в соответствие с последовательностью перехода в форме.

3	Для копирования записей выберите в меню Правка команду Копировать.

Для перемещения записей выберите в меню Правка команду Вырезать.

Примечание.   Если исходное приложение не имеет этих команд, воспользуйтесь способом выполнения аналогичных действий, имеющимся в этом приложении.

4	В Microsoft Access откройте объект получатель в режиме таблицы или формы.

5	Выполните одно из следующих действий.

•	Для замены существующих записей выделите эти записи и нажмите кнопку Вставить  [image]  на панели инструментов. Если в форме не выводится область выделения записей, выберите в меню Правка команду Выделить запись.

•	Для добавления данных в виде новых записей выберите в меню Правка команду Добавить из буфера.


Разрешение вопросов, возникающих при вставке данных

Вопросы

Не удается вставить данные

Данные вставляются в неверное поле


Не удается вставить данные

В большинстве случаев данные, которые не удалось вставить, помещаются в таблицу «Ошибки вставки». В этом случае пользователю выводится сообщение. Для получения дополнительных сведений об открытии таблицы «Ошибки вставки» нажмите кнопку  [image].

Microsoft Access не вставляет все или часть данных в следующих случаях.

•	При попытке вставить все содержимое поля или полей, не выбрав место назначения. Выделите поле или поля, в которые требуется вставить данные. Для получения дополнительных сведений о выделении полей нажмите кнопку  [image].

•	При попытке вставить больше полей, чем имеется в результирующем объекте в режиме таблицы, или больше полей, чем выделено в объекте получателя. Лишние поля не вставляются.

•	При попытке вставить значение, несовместимое с типом данных поля получателя. Возможно, была сделана попытка вставить в числовое поле набор букв и цифр.

•	При попытке вставить в поле слишком длинный текст. Значение свойства Размер поля (FieldSize) определяет максимальный размер значения поля. Проверьте значение этого свойства поля в режиме конструктора таблицы.

•	При попытке вставить повторяющееся значение в ключевое поле таблицы или в поле, у которого свойство Индексированное поле (Indexed) имеет значение «Совпадения не допускаются». Проверьте в режиме конструктора таблицы значение этого свойства поля.

•	При попытке вставить данные в скрытое поле. Такая операция не разрешена. Для того чтобы вывести на экран скрытые столбцы, выберите в меню Формат команду Отобразить столбцы.

•	При попытке удалить или вставить данные в недоступное поле, заблокированное поле, вычисляемое поле или поле типа «Счетчик». Для получения дополнительных сведений о полях этих типов нажмите кнопку  [image].

•	При отсутствии разрешений на добавление или изменение данные в объекте базы данных.

•	При попытке вставки значения, несовместимого со значениями свойств Условие на значение (ValidationRule), Маска ввода (InputMask), Обязательное поле (Required) или Пустые строки (AllowZeroLength).

•	Обновление было отменено в макросе, определенном в свойствах событий До обновления (BeforeUpdate) или До вставки (BeforeInsert), поскольку вставляемые данные не удовлетворяли проверяемым в макросе условиям.


Вывод на экран таблицы «Ошибки вставки»

1	Переключитесь в окно базы данных.

2	Выберите вкладку Таблицы.

3	Установите указатель на таблицу «Ошибки вставки» и дважды нажмите кнопку мыши.


Данные вставляются в неверное поле

•	Когда записи вставляются в объект в режиме таблицы, Microsoft Access размещает данные в соответствии с порядком столбцов объекта в режиме таблицы, независимо от имен полей. Чтобы вставлять данные в соответствии с именами полей, вставляйте их в форму в режиме формы.

•	Когда записи вставляются в форму, данные помещаются в поля с теми же именами, что и исходные поля, независимо от их порядка в форме. При отсутствии совпадающих имен данные размещаются в соответствии с последовательностью перехода в форме, которая может не совпадать с желаемой.


Вставка в поле значения по умолчанию

1	Откройте таблицу в режиме таблицы.

2	Выберите поле, в которое требуется вставить значение по умолчанию.

3	Нажмите клавиши CTRL+ALT+ПРОБЕЛ.

Примечание.   Для того чтобы увидеть стандартное значение, откройте таблицу в режиме конструктора таблицы и просмотрите значение свойства Значение по умолчанию (DefaultValue).


Вставка в поле значения этого поля из предыдущей записи

1	Откройте таблицу в режиме таблицы.

2	Выберите поле, в которое требуется вставить значение.

3	Нажмите клавиши CTRL+' (апостроф).


Изменение данных в поле

1	Откройте таблицу в режиме таблицы или форму в режиме формы.

2	Чтобы изменять данные внутри поля, установите указатель в любое место в пределах этого поля и нажмите кнопку мыши.

Для выделения всего поля в режиме таблицы установите указатель на левый край поля. Когда указатель примет вид  [image], нажмите кнопку мыши.

3	Введите текст с клавиатуры.

Примечания

•	Если при вводе текста допущена ошибка, нажмите клавишу BACKSPACE. Для отмены изменений, внесенных в текущее поле, нажмите клавишу ESC. Для того чтобы отменить изменения, внесенные во всю запись, снова нажмите клавишу ESC перед выходом из поля.

•	Microsoft Access сохраняет изменения в момент перехода к другой записи.


Открытие окна «Область ввода»

1	Откройте таблицу в режиме таблицы или форму в режиме формы.

2	Выберите поле, содержимое которого требуется изменить.

3	Нажмите клавиши SHIFT+F2.

Примечание.   В режиме конструктора таблицы, запроса, формы, отчета или макроса окно Область ввода открывается также командой Область ввода в контекстном меню, которое выводится при нажатии правой кнопки мыши в ячейке свойства.


Ввод в поле пустой строки, указывающей отсутствие данных

1	Откройте таблицу в режиме таблицы или форму в режиме формы.

2	Введите двойные кавычки (" ") в поле, которое должно содержать пустую строку.

Поле сохранит пустое значение, хотя символы кавычек исчезают при переходе к другому полю или объекту.

Если появляется сообщение «Поле не допускает ввод пустых строк», измените для этого поля значение свойства Пустые строки (AllowZeroLength). Для получения дополнительных сведений о данном свойстве нажмите кнопку  [image].


Отмена изменений при добавлении или редактировании записей

•	Для отказа от последних несохраненных изменений нажмите на панели инструментов кнопку Отменить  [image].

•	Если изменения, внесенные в текущую запись, уже сохранены, или выполнен переход к другой записи, выберите в меню Правка команду Восстановить запись.

Отмена изменений становится невозможной при начале изменений следующей записи, применении или удалении фильтра или переходе в другое окно.


Влияние типа данных поля и условий на значение на допустимые для ввода данные

При попытке выйти из поля после ввода данных Microsoft Access проверяет, являются ли введенные данные допустимыми для этого поля. Если значение не является допустимым, появляется предупреждающее сообщение. Для того чтобы выйти из поля, следует ввести правильное значение или отменить внесенные изменения.

Значение поля может оказаться недопустимым по следующим причинам.

•	Значение несовместимо с типом данных поля (например, в числовых и текстовых полях или в поле даты). Если введено значение, не соответствующее типу данных поля, Microsoft Access пытается преобразовать его в правильный тип данных. Однако некоторые данные нельзя преобразовать в данные другого типа. Например, нельзя хранить текстовое значение в числовом поле.

•	Данные нарушают условие на значение, заданное в свойстве Условие на значение (ValidationRule) этого поля.

•	В поле необходимо ввести данные, а была сделана попытка оставить его пустым.

•	Обновление поля было отменено в макросе, связанном с событием До обновления (BeforeUpdate), так как оно противоречит проверяемому условию.

Данные проверяются также при выходе из записи. Перед сохранением записи Microsoft Access проверяет все условия, заданные в свойстве Условие на значение (ValidationRule) записи. Кроме того, если таблица, в которую вносятся изменения, имеет ключ или уникальный индекс, то проверяется, что изменяемая запись не содержит в этом поля или полях значений, совпадающих со значениями в других записях таблицы. Если запись нельзя сохранить, внесите необходимые изменения или нажмите кнопку Отменить  [image]  для отмены всех изменений, внесенных в запись.


Разрешение вопросов при изменении данных в поле

В формах или объектах в режиме таблицы есть несколько типов полей, которые нельзя изменять. Следующие поля отображают значения так же, как и обычные поля, но при попытке ввода в них данных ничего не происходит.

•	Поля типа «Счетчик». Если поле имеет тип «Счетчик», Microsoft Access автоматически вводит в это поле в каждой добавляемой записи следующее по порядку число или неповторяющееся случайное число. Поля этого типа часто используются как код записи или ключевые поля. При добавлении новой записи в это поле автоматически вводится значение, которое нельзя изменить.

•	Вычисляемые поля. В вычисляемых полях выводятся результаты расчетов, в которых обычно используются значения других полей таблиц. Эти результаты не сохраняются в таблице. Значение вычисляемого поля изменить нельзя.

•	Блокированные или недоступные поля. Если для свойства Блокировка (Locked) элемента управления в форме задано значение Да или если для его свойства Доступ (Enabled) задано значение «Нет» содержимое поля изменить нельзя.

•	Поля в блокированной записи. Если при работе в сети запись заблокирована другим пользователем, данные в этой записи изменять нельзя. При переходе к блокированной записи в области выделения записи выводится маркер  [image].

•	Поля в статическом наборе записей. В большинстве запросов возвращается набор записей, которые допускают изменение, но некоторые запросы возвращают статические наборы записей, которые изменять нельзя.

•	Поля в форме, открытой только для чтения, или в блокированной базе данных. Если для свойства Разрешение изменений (AllowEdits) изменяемой формы задано значение «Нет», а также если базовый источник данных открыт только для чтения или блокирован другим пользователем, данные в форме изменять нельзя.


Проверка орфографии в таблице, запросе или форме в окне базы данных

1	Переключитесь в окно базы данных.

2	Выберите таблицу, запрос или форму, в которых требуется проверить орфографию.

3	Нажмите кнопку Орфография  [image]  на панели инструментов.

Примечание.   Для добавления слова, выведенного в поле Нет в словаре, в специальный словарь, указанный в поле Добавлять слова в, нажмите в диалоговом окне Орфография кнопку Добавить.


Проверка орфографии в режиме таблицы

1	Откройте объект в режиме таблицы.

2	Выберите записи, столбцы, поля или часть текста поля, в которых требуется проверить правописание.

Инструкции

3	Нажмите кнопку Орфография  [image]  на панели инструментов.

Примечание.   Для добавления слова, выведенного в поле Нет в словаре, в специальный словарь, указанный в поле Добавлять слова в, нажмите в диалоговом окне Орфография кнопку Добавить.


Проверка орфографии в режиме формы

1	Откройте форму в режиме формы.

2	Выберите поле или текст, в которых требуется проверить правописание.

3	Нажмите кнопку Орфография  [image]  на панели инструментов.

Примечание.   Для добавления слова, выведенного в поле Нет в словаре, в специальный словарь, указанный в поле Добавлять слова в, нажмите в диалоговом окне Орфография кнопку Добавить.


Выбор специального словаря для проверки орфографии

1	Переключитесь в окно базы данных.

2	Выберите любую таблицу, запрос или форму.

3	Нажмите кнопку Орфография  [image]  на панели инструментов.

Примечание. Возможно придется умышленно временно написать какое-нибудь слово неправильно временно, чтобы появилось диалоговое окно Орфография.

4	Нажмите кнопку Параметры.

5	Выберите нужный словарь в поле Словарь.


Автоматическое исправление двух прописных букв при вводе данных

1	Выберите в меню Сервис команду Автозамена.

2	Установите флажок Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова.


Автоматическое написание дней недели с прописной буквы при вводе данных

1	Выберите в меню Сервис команду Автозамена.

2	Установите флажок Писать Названия Дней с Прописной Буквы.


Автоматическое исправление орфографических ошибок при вводе данных

Режим автозамены позволяет автоматически исправлять слова, при вводе которых часто допускаются ошибки, а также автоматически заменять сокращения полными значениями. Например, можно определить аббревиатуру «тк» для слов «Торговая компания». Всякий раз при вводе слова тк, сопровождаемого пробелом или знаком препинания, это слово будет автоматически заменяться на слова «Торговая компания».

1	Выберите в меню Сервис команду Автозамена.

2	Установите флажок Заменять при вводе.

3	В поле Заменить введите образец, который должен заменяться автоматически.

4	В поле на введите текст, который подставляется вместо образца.

5	Нажмите кнопку Добавить.

Примечания

•	Текст, введенный до установки флажка Заменять при вводе, исправлен не будет.

•	Если в приведенном примере потребуется в отдельном случае сохранить в тексте слово «тк», снимите флажок Заменять при вводе, введите в поле слово тк и сохраните поле, перейдя к следующей записи. Затем снова установите флажок Заменять при вводе. Введенное ранее и сохраненное слово «тк» заменено не будет.


Отмена автоматической замены конкретного элемента при вводе данных

1	Выберите в меню Сервис команду Автозамена.

2	В списке, расположенном в нижней части окна, выберите удаляемый элемент.

3	Нажмите кнопку Удалить.


Добавление автоматически заменяемого элемента при проверке орфографии

1	В диалоговом окне Орфография введите исправленный текст в поле Заменить на.

2	Установите флажок Автозамена.

При вводе в таблицу или форму текста, выведенного в поле Нет в словаре, он будет автоматически заменен на текст, указанный в поле Заменить на.


Прекращение автоматического исправления вводящихся данных

1	Выберите в меню Сервис команду Автозамена.

2	Снимите флажки, которые не требуется больше использовать.


Импорт или связывание (только для чтения) таблиц и списков HTML

1	Откройте базу данных или переключитесь в окно базы данных, если она уже открыта.

2	Выполните одно из следующих действий.

•	Для импорта таблиц или списков HTML в меню Файл установите указатель на пункт Внешние данные и выберите команду Импорт.
  Подсказка

•	Для связывания таблиц или списков HTML в меню Файл установите указатель на пункт Внешние данные и выберите команду Связь с таблицами.
  Подсказка

3	В диалоговом окне Импорт или Связь в поле Тип файлов установите значение Документы HTML (*.html;*.htm).

4	Нажмите кнопку раскрытия списка справа от поля Папка, выберите диск и папку, где расположен файл HTML, который необходимо импортировать или связать, и дважды щелкните имя этого файла.

5	Следуйте инструкциям, выдаваемым мастером импорта HTML или мастером ссылок HTML. Для изменения особенностей импорта/экспорта или определения другого имени файла или его формата нажмите кнопку Дополнительно.

6	Если файл HTML содержит более одной таблицы или списка, повторите для каждого импортируемой или связываемой таблицы или списка шаги 1-5.

Примечание.   Таблица, внедренная в ячейку таблицы в файле HTML, при импорте или связывании воспринимается как отдельная таблица. Внедренный в ячейку таблицы список воспринимается как содержимое ячейки, а элементы в данном списке отделены друг от друга символами конца страницы.

Примечания

•	По умолчанию гиперссылки HTML преобразуются в столбец типа данных гиперссылки, но только в том случае, если все значения в столбце таблицы или списка содержат адреса гиперссылок, определенные командой <A HREF>. Тип данных можно изменить при помощи мастера импорта HTML или мастера ссылок HTML. Для получения дополнительных сведений об адресах гиперссылок нажмите кнопку  [image].

•	Изображения в форматах GIF и JPEG, внедренные в таблицы или списки HTML, игнорируются.

•	Для данных, охватывающих несколько строк или столбцов, в каждой ячейке автоматически создаются копии данных. С другой стороны хранятся данные только первой или левой верхней ячейки, а остальные ячейки остаются пустыми.


Экспорт таблицы, запроса, формы или отчета в формат HTML

Microsoft Access 97 можно использовать для создания приложения Web. Например, можно создать общую начальную страницу в электронном журнале или статье, систему регистрации для выставки или электронный каталог товаров. Для создания этого приложения Web объекты должны быть сохранены в формате HTML либо должен быть использован мастер публикации в Web.

Отчеты могут быть экспортированы в статический формат HTML, а таблицы и формы могут быть экспортированы в динамический или статический формат HTML. Для каждой страницы экспортируемой таблицы, отчета или формы создается страница Web. Экспорт объектов в формат HTML удобен при создании простого приложения Web. Он позволяет подтвердить формат и внешний вид объекта, а также добавить файлы в уже существующие приложения Web.

Вместе с выходными файлами можно использовать файл шаблона HTML. Шаблон HTML содержит особые для Microsoft Access 97 команды и специальные описатели, которые улучшают внешний вид, согласованность и возможности перемещения для создаваемых страниц Web.

Также можно использовать мастер публикации в Web. Для этого в меню Файл выберите команду Сохранить в формате HTML. Данный мастер выполняет следующие действия: с помощью одного или нескольких файлов шаблонов HTML преобразует одну или несколько таблиц, форм или отчетов в статический или динамический формат HTML; создает начальную страницу; сохраняет все файлы в специальной папке в качестве публикаций Web, с помощью мастера размещения в Web копирует файлы на сервер Web и сохраняет профиль публикации Web для дальнейшего использования.

Примечание.   Для установке мастера публикаций в Web выберите папку ValuPack на установочном компакт-диске Microsoft Office или Microsoft Access, выберите вложенную папку WebPost и дважды щелкните значок файла WebPost.exe.

Предполагаемые действия

Получение дополнительных сведений о приложениях Web-сервера и поддерживаемых системах

Получение дополнительных сведений о статическом и динамическом формате HTML

Получение дополнительных сведений о файлах шаблонов HTML

Экспорт таблицы в статический формат HTML

Экспорт объекта в режиме таблицы в динамический формат HTML

Экспорт отчета в статический формат HTML

Экспорт формы в динамический формат HTML


Описание приложений Web-сервера и поддерживаемых систем

При использовании динамического формата файлов HTML (файлы IDC/HTX или файлы ASP) для запуска приложения Web в поддерживаемом сервере Web необходимо выполнить следующее.

•	Определить систему или источник данных файла. Для получения дополнительных сведений об определении источника данных нажмите кнопку  [image].

•	Скопируйте базу данных Microsoft Access на сервер Web или укажите расположение его сети в определении источника данных ODBC.

Примечание.   Для копирования базы данных Microsoft Access можно использовать мастер размещения в Web (запускаемый из мастера публикации в Web).

•	Установите драйвер рабочего стола Microsoft Access на сервере Web. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Убедитесь, что пользователи приложения Web могут войти в источник данных ODBC для базы данных Microsoft Access.

•	Убедитесь, что для папки, содержащей файлы с расширением. idc или .asp, заданы необходимые свойства совместного доступа, включая свойство Выполнение для Microsoft Internet Information Server и Выполнение сценариев для личного Web-сервера.

Для получения дополнительных сведений см. документацию об используемом продукте Web-сервера.

В следующей таблице приведены поддерживаемые продукты, операционные системы и выходные файлы, которые можно использовать для запуска приложения Web, созданного в Microsoft Access.

Продукт/Система	Поддерживаемые файлы
Microsoft Internet Information Server версий 1.x и 2.0 с использованием средства Internet Database Connector в Windows NT Server версии 3.51	.htm, .html, .idc, .htx
Microsoft Internet Information Server версии 2.0 и более поздние с использованием средства Internet Database Connector или сервера ActiveX в Windows NT Server версии 4.0 и выше	.htm, .html, .idc, .htx, .asp
Личный Web-сервер Microsoft в Windows 95 и более поздних версиях или Windows NT Workstation версии 4.0 и выше	.htm, .html, .idc, .htx, .asp
Примечания

•	Для использования приложения Web с компьютера клиента необходимо иметь средство просмотра Web, например, Microsoft Internet Explorer, а также модем или сетевую связь с сервером Интернета или корпоративной сети, на котором действует приложение Web.

•	Сведения о приобретении доступа к Интернету приведены в книге Microsoft Office 97 Resource Kit. Для получения сведений о приобретении книги «Resource Kit» нажмите кнопку [image].

•	Если для доступа к базе данных Microsoft Access приложение Web использует динамические файлы HTML (IDC/HTX или ASP), то для оптимального его функционирования количество пользователей следует ограничить. Максимальное число пользователей составляет 64, но фактически их может быть меньше в зависимости от приложения. Если число пользователей, имеющих доступ к приложению растет, то для преобразования базы данных Microsoft Access в базу данных Microsoft Сервера SQL следует использовать продукт Microsoft Access Upsizing Tools. Для получения дополнительных сведений в меню ? установите указатель на пункт Microsoft на Web и выберите команду Бесплатные материалы.


Описание динамических и статических форматов HTML

В зависимости от потребностей приложения определяется, какой формат файла HTML следует использовать. Статический формат HTML используется, если данные изменяются редко, и для приложения Web не использует формы. Динамический формат используется, если часто происходит изменение данных, а данные базы данных Microsoft Access должны находится и извлекаться из приложения Web с помощью форм.

Использование приложением Web статического формата HTML

Статические страницы HTML можно создать на основе таблиц, запросов, форм и отчетов. Полученные в результате файлы HTML являются снимком данных на время публикации файлов. При изменении данных файлы вновь необходимо опубликовать для просмотра новые данные в приложении Web.

Использование приложением Web динамических файлов IDC/HTX

При преобразовании объектов в формат файлов IDC/HTX автоматически вместо файлов с расширением .html создаются файлы с расширением HTML (.htx).и файлы Internet Database Connector (.idc). Библиотека Internet Database Connector (httpodbc.dll) является частью продукта Microsoft Internet Information Server.

Файл с расширением .idc содержит запрос в форме инструкции SQL и данные, используемые Microsoft Internet Information Server для связи с источником данных ODBC, в данном случае, с базой данных Microsoft Access 97. Данные о связи включают название источника данных, а также имя пользователя и пароль, если для открытия базы данных используется защита на уровне пользователей.

Файл с расширением .htx является файлом в формате HTML и содержит команды и инструкции по форматированию, а вместо данных содержит шаблоны, указывающие место вставки значений из запроса в файле с расширением .idc.

После публикации базы данных и установки приложения Web, Microsoft Internet Information Server, используя средство просмотра Web, открывает базу данных Microsoft Access (с помощью драйвера рабочего стола Microsoft Access и данных о связи файла с расширением .idc), запускает запрос в файле .idc для доступа к данным, объединяет результаты и данные файла .htx в один файл с расширением .html, а затем отправляет файл .html обратно в средство просмотра Web для его отображения в виде страницы Web.

Использование приложением Web динамических файлов ASP

При преобразовании объектов в динамический формат файлов ASP автоматически вместо файлов с расширением .html создается файл страницы сервера ActiveX (.asp). Сервер ActiveX входит в состав Microsoft Internet Information Server версии 3.0 и выше.

Файл с расширением .asp содержит команды HTML, а также один или несколько запросов в форме инструкций SQL, инструкции форматирования шаблонов и программы VBScript, включающие ссылки на элементы управления сервера ActiveX. Также файл с расширением .asp содержит сведения о связи ODBC, используемые для связи с источником данных, в этом случае с базой данных Microsoft Access 97. Сведения о связи включают имя источника данных, а также имя пользователя и пароль, если для входа в базу данных предусмотрена защита на уровне пользователей.

После публикации базы данных и установки приложения Web сервер Microsoft Internet Information Server по запросу от средства просмотра Web выполняет программы VBScript, вызывает элементы управления сервера ActiveX, открывает базу данных Microsoft Access (с помощью драйвера рабочего стола Microsoft Access и данных о связи файла с расширением .idc), запускает запросы в файле. idc для доступа к данным, объединяет результаты и данные файла .htx в один файл с расширением .html, а затем отправляет файл .html обратно в средство просмотра Web для его отображения в виде страницы Web.


Экспорт объекта в режиме таблицы в статический формат HTML

1	В окне базы данных укажите имя таблицы, запроса или формы, а затем в меню Файл выберите команду Сохранить как/Экспорт.

Подсказка

2	В диалоговом окне Сохранение объекта выберите параметр Во внешнем файле или базе данных и нажмите кнопку OK.

3	В поле Тип файла установите значение Документы HTML (*.html;*.htm).

4	Рядом с полем Папка нажмите кнопку раскрытия списка и выберите диск или папку, в которую необходимо экспортировать таблицу.

5	В поле Имя файла введите имя файла.

6	Установите флажок Сохранить формат, если таблицу необходимо сохранить в формате, близком ее внешнему виду в режиме таблицы, установите флажок Автозагрузка, и после нажатия кнопки Экспорт (см. шаг 7) на экран будет выведено диалоговое окно Параметры вывода в формате HTML.

Флажок Автозагрузка устанавливается для отображения результатов в установленном по умолчанию средстве просмотра Web.

7	Нажмите кнопку Экспорт.

8	Если в шаге 6 был установлен флажок Сохранить формат, то на экран будет выведено диалоговое окно Параметры вывода в формате HTML. Там можно определить шаблон HTML. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image]. Также можно установить используемый по умолчанию параметр Шаблон HTML. Для этого в меню Сервис выберите команду Параметры и перейдите к вкладке Гиперссылки/HTML.

Примечания

•	Файл HTML создается на основе набора записей для объекта в режиме таблицы, включая значения его свойств Порядок сортировки (OrderBy) и Фильтр (Filter).

•	Если таблица содержит запрос с параметрами, то сначала происходит поиск значений параметров, а затем экспорт результатов.

•	Если в шаге 6 был установлен флажок Сохранить формат, то таблица в формате HTML повторяет внешний вид исходной таблицы, создавая команды HTML для подбора соответствующих атрибутов (таких как цвет, шрифт, выравнивание).

•	Значения большинства полей (за исключением полей объектов OLE и гиперссылок) отображаются в виде строк и имеют тот же формат, что и в таблице, включая настройки свойств Формат поля (Format) или Маска ввода (InputMask).

•	Поля с типом данных гиперссылки отображаются в виде связей HTML с помощью команд <A HREF>.

•	По умолчанию все неформатированные типы данных, за исключением текстовых и MEMO, сохраняются с выравниванием по правому краю. Текстовые поля и поля MEMO по умолчанию сохраняются с выравниванием по левому краю.

•	Если размеры таблицы достаточно велики, то ее вывод на экран и отображение через средство просмотра Web может занять значительное время. Возможно, следует сократить размер таблицы, разделив ее на несколько таблиц меньшего размера с помощью условия отбора, например по полю даты, или использовать отчет или форму для просмотра данных.


Экспорт объекта в режиме таблицы в динамический формат HTML

1	В окне базы данных укажите имя таблицы, запроса или формы, а затем в меню Файл выберите команду Сохранить как/Экспорт.

Подсказка

2	В диалоговом окне Сохранение объекта выберите параметр Во внешнем файле или базе данных и нажмите кнопку OK.

3	В поле Тип файла установите значение Microsoft IIS 1-2 (*.htx;*.idc) или Microsoft ActiveX Server (*.asp), в зависимости от требуемого динамического формата HTML. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

4	Рядом с полем Папка нажмите кнопку раскрытия списка и выберите диск или папку, в которую необходимо экспортировать таблицу.

5	В поле Имя файла введите имя файла.

6	Нажмите кнопку Экспорт.

7	В диалоговом окне Параметры вывода в формате HTML укажите необходимый шаблон HTML. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Необходимо указать компьютер или имя файла источника данных, которые будут использованы на сервере Web, а также для входа в базу данных может потребоваться ввод имени пользователя и пароля. При экспорте данных в формат файла ASP необходимо ввести адрес URL сервера, где на сервере Web будет расположен файл ASP. Например, если файлы ASP находятся в папке \SalesApp на сервере \\Pubweb, необходимо ввести http://pubweb//salesapp/. Для получения дополнительных сведений о динамическом формате нажмите кнопку  [image].

В диалоговом окне Параметры вывода в формате HTML для каждого параметра можно указать значения, используемые по умолчанию. Для этого в меню Сервис выберите команду Параметры, а затем перейдите к вкладке Гиперсылки/HTML.

Примечания

•	Файл в формате HTML основан на настройках таблицы, включая свойства Порядок сортировки (OrderBy) и Фильтр (Filter).

•	Если объект в режиме таблицы содержит запрос с параметрами, то Microsoft Access имитирует диалоговое окно Введите значение параметра. Для этого создается дополнительная страница параметров HTML, содержащая элемент управления текстовым полем формы HTML для ввода значения параметра и кнопку для запуска запроса. Страница параметров HTML должна быть выведена на экран до страницы таблицы в формате HTML в приложении Web. Если используется мастер публикации в Web и определена страница кнопочной формы, то в нее будет добавлена страница параметров HTML. Во время экспорта Microsoft Access выполняет запрос и выводит на экран окно Введите значение параметра, но в нем достаточно просто нажать кнопку OK, поскольку любой ввод данных будет проигнорирован.

•	Выходные файлы с максимальной точностью воспроизводят внешний вид объекта в режиме таблицы, создавая команды HTML для подбора соответствующих атрибутов (таких как цвет, шрифт, выравнивание).

•	Значения большинства полей (за исключением полей объектов OLE и гиперссылок) отображаются в виде строк и имеют тот же формат, что и в таблице, включая настройки свойств Формат поля (Format) или Маска ввода (InputMask).

•	Поля с типом данных гиперссылки отображаются в виде связей HTML с помощью команд <A HREF>.

•	По умолчанию все неформатированные типы данных, за исключением текстовых и полей МЕМО, сохраняются с выравниванием по правому краю. Текстовые поля и поля MЕМО по умолчанию сохраняются с выравниванием по левому краю.

•	При экспорте в формат файла ASP, если форма находится в режиме таблицы или в ячейке свойства Режим по умолчанию (Default View) для этой формы установлено значение Таблица, то форма отображается на экране в виде таблицы. Если же форма находится в режиме формы или в режиме конструктора, либо если в ячейке свойства Режим по умолчанию (Default View) для этой формы установлены значения Простая форма или Ленточная форма, то форма отображается на экране в виде формы.

•	Параметры страницы HTML повторяют поля и ориентацию страниц в таблице. Для изменения данных настроек прежде чем экспортировать таблицу выведите ее на экран, а затем в меню Файл выберите команду Параметры страницы. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Если размеры таблицы достаточно велики, то ее вывод на экран и отображение через средство просмотра Web может занять значительное время. Возможно, следует сократить размер таблицы, разделив ее на несколько таблиц меньшего размера с помощью такого условия отбора, как поле даты, или использовать отчет или форму для просмотра данных.


Экспорт отчета в статический формат HTML

1	В окне базы данных укажите имя таблицы, запроса или формы, а затем в меню Файл выберите команду Сохранить как/Экспорт.

Подсказка

2	В диалоговом окне Сохранение объекта выберите параметр Во внешнем файле или базе данных и нажмите кнопку OK.

3	В поле Тип файла установите значение Документы HTML (*.html;*.htm).

4	Рядом с полем Папка нажмите кнопку раскрытия списка и выберите диск или папку, в которую необходимо экспортировать отчет.

5	В поле Имя файла введите имя файла.

6	Установите флажок Автозагрузка для вывода результатов в используемом по умолчанию средстве просмотра Web.

7	Нажмите кнопку Экспорт.

8	В диалоговом окне Параметры вывода в формате HTML можно указать шаблон HTML. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image]. Если файл шаблона HTML, содержащий описатели перехода, не был определен, то Microsoft Access 97 не обеспечивает установленную по умолчанию схему перехода, а если в шаге 6 был установлен флажок Автозагрузка, то на экране будет отображена только первая страница.

Для каждого параметра Шаблона HTML можно указать значения, используемые по умолчанию. Для этого в меню Сервис выберите команду Параметры, а затем перейдите к вкладке Гиперсылки/HTML.

Примечания

•	Файл в формате HTML основан на настройках таблицы, включая свойства Порядок сортировки (OrderBy) и Фильтр (Filter).

•	Если таблица содержит запрос на параметры, то сначала происходит поиск значений параметров, а затем экспорт результатов.

•	Поддерживается большинство элементов управления и характеристик отчетов, включая подчиненные отчеты, за исключением линий, прямоугольников, объектов OLE и подчиненных форм. Однако для включения изображения в колонтитулы выходных файлов можно использовать файл шаблона HTML. Для получения примера см. файл шаблона Nwindtem.htm в папке \Program Files\Microsoft Office\Office\Samples.

•	Выходные файлы с максимальной точностью воспроизводят внешний вид отчета, создавая для подбора соответствующих атрибутов (таких как цвет, шрифт, выравнивание) команды HTML. Поля с типом данных гиперссылки отображаются в виде связей HTML с помощью команд <A HREF>.

•	Вывод отчетов в Microsoft Access 97, в отличие от таблиц, происходит в виде файлов HTML (один файл на одну печатную страницу). Для создания имени файла используется имя объекта и к нему присоединяется соответствующая приставка, например, Товары.htm, ТоварыСтр1.htm, ТоварыСтр2.htm и т.д.

•	Параметры страницы HTML повторяют поля и ориентацию страниц в отчете. Для изменения данных настроек прежде чем экспортировать отчет выведите ее на экран, а затем в меню Файл выберите команду Параметры страницы. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Вывести отчет в динамический формат HTML невозможно.


Экспорт формы в динамический формат HTML

Можно создать форму для использования в приложении Web, а затем сохранить ее в динамическом формате HTML (только файлы ASP). На экран можно вывести несколько типов форм: формы просмотра (для отображения записей), кнопочные формы (в качестве начальной страницы или для обращения к связанным страницам, например, ко всем отчетам) и формы ввода данных (для добавления, обновления и удаления записей).

1	В окне базы данных укажите имя формы, которую необходимо экспортировать, а затем в меню Файл выберите команду Сохранить как/Экспорт.

Подсказка

2	В диалоговом окне Сохранение объекта выберите параметр Во внешнем файле или базе данных и нажмите кнопку OK.

3	В поле Тип файла установите значение Microsoft ActiveX Server (*.asp).

4	Рядом с полем Папка нажмите кнопку раскрытия списка и выберите диск или папку, в которую необходимо экспортировать отчет.

5	В поле Имя файла введите имя файла.

6	Нажмите кнопку Экспорт.

7	В диалоговом окне Параметры вывода в формате HTML можно указать шаблон HTML. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Необходимо указать компьютер или имя файла источника данных, которые будут использованы на сервере Web, а также для входа в базу данных может потребоваться ввод имени пользователя и пароль. При экспорте данных в формат файла ASP необходимо ввести адрес URL сервера, где на сервере Web будет расположен файл ASP. Например, если файлы ASP находятся в папке \SalesApp на сервере \\Pubweb, необходимо ввести http://pubweb//salesapp/. Для получения дополнительных сведений о динамическом формате нажмите кнопку  [image].

В диалоговом окне Параметры вывода в формате HTML для каждого параметра можно указать значения, используемые по умолчанию. Для этого в меню Сервис выберите команду Параметры, а затем перейдите к вкладке Гиперсылки/HTML.

Примечания

•	Ленточная форма выводится как простая форма.

•	Большинство элементов управления выводятся в виде элементов управления ActiveX, все стоящие за ними программы Visual Basic игнорируются. Для получения списка поддерживаемых и неподдерживаемых элементов управления нажмите кнопку  [image].

•	Выходные файлы с максимальной точностью воспроизводят внешний вид формы, создавая команды HTML для подбора соответствующих атрибутов (таких как цвет, шрифт, выравнивание). Однако все типы данных выводятся неформатированными и значения свойств Формат поля (Format) и Маска ввода (InputMask) игнорируются.

•	При экспорте в формат файла ASP, если форма находится в режиме таблицы или в ячейке свойства Режим по умолчанию (Default View) для этой формы установлено значение Таблица, то форма отображается на экране в виде таблицы. Если же форма находится в режиме формы или в режиме конструктора или в ячейке свойства Режим по умолчанию (Default View) для этой формы установлены значения Простая форма или Ленточная форма, то форма отображается на экране в виде формы.


Описание файлов шаблонов HTML

Можно использовать один или несколько файлов шаблонов HTML, чтобы наследовать внешний вид, содержимое и направление приложения Web. Например, в верхний колонтитул страницы Web можно включить логотип компании, фоновый рисунок — в область данных, а стандартные кнопки перехода - в нижний колонтитул.

Шаблоном HTML может быть любой текстовый файл, использующий для указания места вставки данных уникальные Microsoft Access команды и описатели HTML.

При выводе таблицы, формы, отчета или при использовании мастера публикации Web, если файл шаблона HTML указан, то он автоматически объединяется с выходными файлами, замещая описатели следующим образом.

Описатель шаблона HTML	Замещение
<!--AccessTemplate_Title-->	Имя объекта (помещенное в заголовке средства просмотра Web)
<!--AcessTemplate_Body-->	Вывод объекта
<!--AccessTemplate_FirstPage-->	Команда привязки к первой странице
<!--AccessTemplate_PreviousPage-->	Команда привязки к предыдущей странице
<!--AccessTemplate_NextPage-->	Команда привязки к следующей странице
<!--AccessTemplate_LastPage-->	Команда привязки к последней странице документа
<!--AccessTemplate_PageNumber-->	Номер текущей страницы
Примечания

•	Для получения примера файла шаблона HTML нажмите кнопку  [image].

•	По умолчанию поиск файлов шаблонов происходит в папке \Program Files\Microsoft Office\Шаблоны\Access. Используемую по умолчанию папку можно изменить. Для этого необходимо ввести другую папку в поле Шаблон HTML, расположенное на вкладке Гиперссылки/HTML диалогового окна Параметры.

•	Команды HTML, указывающие файлы, (например, команда <IMG SRC>) принимают файлы, находящиеся в той же папке, как выходные файлы, созданные Microsoft Access. Расположение папки можно указать с помощью мастера публикации Web или команды Сохранить как/Экспорт из меню Файл.

•	Если при преобразовании объекта в формат HTML был указан файл шаблона HTML, то во время преобразования данный файл объединяется с файлом с расширением .htx или .asp.


Пример файла шаблона HTML

<HTML>

<!--Следующий описатель помещает имя объекта в заголовок средства просмотра Web.-->

<TITLE><!--AccessTemplate_Title--></TITLE>

<!--Следующая команда HTML создает фоновый цвет, отличный от установленного по умолчанию цвета в средстве просмотра Web.-->

<BODY BACKGROUND = "gray.jpg">

<!--Следующий описатель размещает все выходные объекты в команде <BODY>.-->

<!--AccessTemplate_Body-->

</BODY>

<BR><BR>

<!--Следующие четыре описателя создают текстовые кнопки для перехода на первую, предыдущую, следующую и последнюю страницы отчета.-->

<A HREF = "<!--AccessTemplate_FirstPage-->">First</A>

<A HREF = "<!--AccessTemplate_PreviousPage-->">Previous</A>

<A HREF = "<!--AccessTemplate_NextPage-->">Next</A>

<A HREF = "<!--AccessTemplate_LastPage-->">Last</A>

<!--Следующий описатель вставляет текст "Страница №", где № - номер текущей страницы отчета.-->

<P ALIGN = CENTER>Page <!--AccessTemplate_PageNumber-->.</P>

<!--Следующая команда HTML добавляет логотип компании вниз страницы Web.-->

<IMG SRC = "company_logo.jpg">

</HTML>


Экспорт объекта базы данных на сервер FTP Интернета

Существует возможность экспорта объекта базы данных на сервер FTP. Это позволяет копировать данные через Интернет без подключения к сетевому серверу. Для получения списка поддерживаемых форматов экспорта данных нажмите кнопку  [image].

Примечание.   Экспорт данных в базу данных Microsoft Access или в источник данных ODBC на сервере FTP невозможен.

1	В окне базы данных укажите имя экспортируемого объекта, а затем в меню Файл выберите команду Сохранить как/Экспорт.

Подсказка

2	В диалоговом окне Сохранение объекта выберите параметр Во внешнем файле или базе данных и нажмите кнопку OK.

3	Нажмите кнопку раскрытия списка справа от поля Папка и выберите значение Адреса Internet (FTP).

Можно также ввести адрес Интернета в поле Имя файла. Например, для экспорта таблицы «Сотрудники» в текстовом формате на FTP-сервер //pubweb введите ftp://pubweb/employees.txt.

4	В списке адресов FTP дважды щелкните требуемый элемент, а затем нужный адрес.

При выборе узла FTP предоставляемый список отражает все текущие файлы выбранного сервера FTP. Узел FTP можно добавить в поле Папка диалогового окна Сохранение объекта. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

5	Для получения дополнительных сведений о каждом экспортируемом типе файла нажмите кнопку  [image].


Импорт или связь (только для чтения) данных на серверах FTP или HTTP Интернета

Файл данных можно импортировать или связать (только для чтения) на сервер FTP или HTTP. Это позволяет копировать данные через Интернет без подключения к сетевому серверу. Для получения списка данных, которые можно импортировать или связать, нажмите кнопку   [image].

Примечание.   Импортировать или связать базу данных Microsoft Access или источник данных ODBC на сервере FTP или HTTP невозможно.

1	Откройте базу данных или, если она уже открыта, переключитесь в окно базы данных.

2	Выполните одно из следующих действий.

•	Для импорта данных установите указатель в меню Файл на пункт Внешние данные и выберите команду Импорт.
  Подсказка

•	Для связывания данных установите указатель в меню Файл на пункт Внешние данные и выберите команду Связь с таблицами.
  Подсказка

3	Выполните одно из следующий действий.

•	Для импорта или связывания данных с сервера HTTP введите адрес Интернета в поле Имя файла. Это является единственным способом для импорта или связывания данных с сервера HTTP. Например, чтобы связать файл Jansales.html на HTTP-сервере //pubweb server, введите http://pubweb/jansales.html.

•	Для импорта или связывания данных с сервера FTP либо введите адрес Интернета в поле Имя файла, либо нажмите кнопку раскрытия списка справа от поля Папка и выберите Адреса Интернета (FTP). В списке адресов FTP дважды щелкните нужный адрес, а затем дважды щелкните элемент.

При выборе узла FTP в список отображаются все текущие файлы выбранного сервера FTP. Узел FTP можно добавить в поле Папка диалогового окна Открытие. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Для получения дополнительных сведений о каждом типе файла, который можно импортировать или связать, нажмите кнопку  [image].

Примечания

•	Весь файл копируется во папку буфера Microsoft Internet Explorer на локальном компьютере. Однако этот процесс может занять значительное время, так как по Интернету передается достаточно большой объем данных.

•	Связанная таблица представляет статический набором записей исходного удаленного источника данных на момент установления связи. В открытой таблице не будут отражены все изменения, вносимые в исходный файл,. Однако при следующем ее открытии происходит обновление данных локального файла в папке буфера.


Установка драйвера рабочего стола Microsoft Access

Для получения доступа к базе данных Microsoft Access из приложения Web, используя Microsoft Internet Information Server или личный сервер Web, на сервере Web должен быть установлен драйвер рабочего стола Microsoft Access (Odbcjt32.dll).

При запуске программы установки Microsoft Internet Information Server, этот драйвер можно установить, выбрав параметр ODBC Drivers and Administration. Однако, драйвер рабочего стола Microsoft Access не включается в состав личного сервера Web.

Установите на одном из серверов драйвер рабочего стола Microsoft Access.

1	Запустите программу установки Microsoft Office Professional или Microsoft Access.

2	Если программа установки была запущена в первый раз, выберите параметр Выборочная.

Если же программа установки уже запускалась на данном компьютере, выберите Добавить/удалить.

3	Выберите Доступ к данным и нажмите кнопку Состав.

4	Выберите Драйверы баз данных и нажмите кнопку Состав.

5	Выберите Драйвер Microsoft Access и нажмите кнопку OK.

6	Нажмите кнопку Далее и следуйте инструкциям, выводящимся в следующих окнах программы установки.


Настройка драйвера HTML

1	Запустите редактор системного реестра.

Инструкции

2	Установите указатель на раздел \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5\Engines\Text и внесите необходимые изменения.

Для получения дополнительных сведений о настройках драйвера HTML нажмите кнопку  [image].

3	Закройте редактор системного реестра.

4	Для использования новых настроек закройте и снова загрузите Microsoft Access.

Внимание!   Изменение параметров данных разделов реестра повлечет за собой изменение программ, установленных на компьютере и использующих для доступа к данным HTML ядро базы данных Microsoft Jet. Помимо Microsoft Access версии 8.0/97, это относится также к Microsoft Excel версии 8.0/97, Visual Basic 4.0 и выше, Visual C++ 4.0 и выше и, возможно, к другим программам. Для внесения изменений, касающихся только Microsoft Access версии 8.0/97 перейдите к разделу \HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\8.0\Access\Jet\3.5\Engines\Text и измените требуемые значения там. Если раздел \Text не существует, создайте его, а затем задайте его значение.

Примечание.   Также можно использовать метод DBEngine.SetOption объектов доступа к данным (DAO) для быстрого изменения значений системного реестра Microsoft Jet, не внося при этом изменений в системный реестр Windows. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Поддерживаемые и неподдерживаемые элементы управления в формах для динамического формата ASP

При преобразовании формы в динамический формат файла ASP его элементы управления преобразуются в элементы управления ActiveX следующим способом.

Элемент управления Microsoft Access	Элемент управления ActiveX
Поле	Поле
Элемент управления-поле, связанное с полем гиперссылки	Поле, отображающее текст гиперссылки, но не позволяющее выполнить переход по ней.
Список	Список (только один столбец)
Поле со списком	Поле со списком
Надпись	Надпись. Если для надписи установлены свойства Адрес гиперссылки (HyperlinkAddress) и/или Дополнительный адрес (HyperlinkSubAddress), для нее создается связь HTML.
Кнопка	Кнопка, но программы за данной кнопкой не сохраняются. Если для кнопки установлены свойства Адрес гиперссылки (HyperlinkAddress) и/или Дополнительный адрес (HyperlinkSubAddress), для нее создается связь HTML.
Группа	Группа, но без рамки.
Переключатель	Переключатель
Флажок	Флажок
Выключатель	Выключатель
Элемент управления ActiveX	Элемент управления ActiveX, но программы для данного элемента управления не сохраняются.
Подчиненная форма	Подчиненная форма только в виде таблицы
Прямоугольник	Не поддерживается, но его можно заменить, использовав элемент управления надписи без подписи
Линия	Не поддерживается, но ее можно заменить, использовав элемент управления надписи без подписи
Разрыв страницы	Не поддерживается
Связанная и свободная рамка объекта	Не поддерживается
Набор вкладок	Не поддерживается
Рисунок	Не поддерживается
Форма с установленным в свойстве Рисунок (Picture) фоном	Не поддерживается


Импорт или связывание данных

Внимание!   Перед тем как приступить к импорту или связыванию данных, необходимо создать или открыть базу данных Microsoft Access, в которой будут содержаться импортированные или связанные таблицы. Для получения дополнительных сведений о создании базы данных нажмите кнопку  [image].

Microsoft Access поддерживает импорт или связывание данных из таблиц других баз данных Microsoft Access (версий 1.x, 2.0 и 7.0/95 и 8.0/97), а также данные из других приложений и файлов других форматов, например, Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro или Paradox. Microsoft Access также обеспечивает импортирование и связывание языковых таблиц и списков (только для чтения), которые могут находится на персональном компьютере, на сетевом сервере или на сервере Интернета.

При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных Microsoft Access. Исходная таблица или файл при этом не изменяются. Связывание данных позволяет читать и в большинстве случаев обновлять данные во внешнем источнике данных без их импорта. Формат внешних источников данных не меняется, поэтому файл можно продолжать использовать в приложении, в котором он был создан, но при этом появляется возможность добавлять, удалять или изменять данные в Microsoft Access.

В Microsoft Access для обозначения связанных таблиц и таблиц, хранящихся в текущей базе данных, используются разные значки. Если удалить значок связанной таблицы, удаляется связь с таблицей, но не сама внешняя таблица.

Импортируемые данные нельзя сразу добавлять в существующие таблицы (за исключением импорта таблиц или текстовых файлов). Однако после импорта таблицы можно добавить данные в другую таблицу с помощью запроса на добавление.

Допускается импорт не только таблиц, но и других объектов баз данных, например, форм или отчетов из другой базы данных Microsoft Access.

Если приходится регулярно повторять операцию импорта, автоматизируйте этот процесс с помощью макросов или программ на языке Visual Basic для приложений.

Предполагаемые действия

Дополнительные сведения для принятия решения об импорте или связывании таблиц.

Импорт или связывание данных из других программ и файлов других форматов.

Импорт или связывание таблиц из другой базы данных Microsoft Access.

Импорт из другой базы данных Microsoft Access объектов базы данных, не являющихся таблицами.

Импорт пользовательских панелей инструментов и меню из другой базы данных Microsoft Access

Импорт всех объектов базы данных из другой базы данных Microsoft Access

Автоматизация импорта данных с помощью макроса или программы Visual Basic

Импорт или связывание языковых таблиц и списков

Импорт или связь данных (только для чтения) в протоколах FTP или HTTP сервера Интернета


Выбор операции импорта или связывание таблицы

Microsoft Access поддерживает два способа использования данных из внешних источников:

•	Импорт данных в новую таблицу Microsoft Access текущей базы данных.

•	Сохранение данных в их текущем формате и их использование без импорта. Этот процесс называется связыванием.

Примерами внешних источников данных могут служить находящиеся в сети таблицы из других баз данных Microsoft Access, таблицы и списки HTML и HTX, находящиеся на сервере в местной сети, в корпоративной сети или в Интернете server, а также данные из других приложений, таких как Microsoft Excel, Microsoft Exchange, Microsoft FoxPro, Paradox и Microsoft SQL Server.

Если предполагается использовать данные только в Microsoft Access, их следует импортировать. Microsoft Access обычно работает быстрее со своими собственными таблицами, и в случае необходимости импортированные таблицы легко преобразовать к нужному виду, как и любые другие таблицы, созданные в Microsoft Access.

Если предполагается изменять данные в других приложениях, следует использовать связывание. При таком подходе сохраняются старые способы обновления, обработки и совместного использования данных, а также появляется возможность работать с данными в Microsoft Access. Например, можно создать запросы, формы и отчеты, в которых используются внешние данные, объединить внешние данные с данными из таблиц Microsoft Access и даже просматривать и изменять внешние данные, когда другие пользователи работают с ними в исходной программе.

Кроме того, существует возможность связывания таблиц из других баз данных Microsoft Access. Например, это позволяет работать с используемой в сети таблицей, из другой базы данных Microsoft Access. Такая возможность особенно полезна при хранении всех таблиц в одной базе данных на сетевом сервере и при хранении форм, отчетов и других объектов в отдельной базе данных, копии которой имеются у всех пользователей общей базы данных. Существующую базу данных легко разделить на две части с помощью команды Разделить базу данных из подменю Надстройки в меню Сервис. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Импорт или связывание таблиц из другой базы данных Microsoft Access

1	Откройте базу данных или перейдите в окно открытой базы данных.

2	Для импорта таблиц выберите в меню Файл команду Внешние данные и подкоманду Импорт.

Подсказка

Для связывания таблиц выберите в меню Файл команду Внешние данные и подкоманду Связь с таблицами.

Подсказка

3	Проверьте, что в поле со списком Тип файла выбрано значение «Microsoft Access (.mdb)».

4	Нажмите кнопку раскрытия списка в поле со списком Папка, выберите диск и папку, в которой находится база данных (.mdb) Microsoft Access, из которой выполняется импорт или связывание, и дважды щелкните значок базы данных.

5	В диалоговом окне Импорт объектов выберите каждую связываемую или импортируемую таблицу.

6	Если импортируются только структуры выбранных таблиц (а не содержащиеся в них данные), нажмите кнопку Параметры и выберите параметр Только структура.

Если требуется импортировать также межтабличные связи, специальные меню и панели инструментов или спецификации импорта/экспорта, нажмите кнопку Параметры и установите соответствующие флажки в группе Импорт. Для получения дополнительных сведений об импорте меню и панелей инструментов нажмите кнопку  [image].

Примечания

•	При импорте уже связанной таблицы Microsoft Access вместо импорта данных связывает таблицу с ее источником данных (копирует сведения о связи).

•	Если база данных, которую необходимо импортировать или связать, защищена паролем, то для продолжения операции необходимо ввести пароль. Связывание таблиц из такой базы данных может иметь непредвиденные последствия. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Если устанавливается связь с двумя таблицами из одной базы данных Microsoft Access, то остаются в силе все отношения, установленные между этими таблицами в другой базе данных.

•	При импорте таблицы, содержащей поля подстановки, необходимо импортировать также таблицы или запросы, на которые имеются ссылки в полях подстановок. Если этого не сделать, то при открытии импортированной таблицы в режиме конструктора будет выведено сообщение об ошибке для каждой отсутствующей таблицы или запроса. Для исправления ошибки необходимо будет импортировать все недостающие таблицы или запросы. Если возможности или желания импортировать эти таблицы или запросы нет, откройте импортированную таблицу в режиме конструктора, выберите поле подстановки, содержащее ссылку на отсутствующую таблицу или запрос, выберите вкладку Подстановка и задайте для свойства Тип элемента управления (DisplayControl) значение «Поле». Повторите эти действия для каждого поля подстановки, которое содержит ссылку на отсутствующую таблицу или запрос.


Импорт из другой базы данных Microsoft Access объектов, не являющиеся таблицами

1	Откройте базу данных или перейдите в окно открытой базы данных.

2	Выберите в меню Файл команду Внешние данные и подкоманду Импорт.

Подсказка

3	Проверьте, что в поле со списком Тип файла выбрано значение «Microsoft Access (.mdb)».

4	Нажмите кнопку раскрытия списка в поле со списком Папка, выберите диск и папку, в которой находится база данных (.mdb) Microsoft Access, из которой выполняется импорт, и дважды щелкните значок базы данных.

5	В диалоговом окне Импорт объектов выберите вкладку, содержащую импортируемые объекты, а затем выберите каждый импортируемый объект. Повторите это для каждого типа импортируемых объектов.

Если импортируется запрос на выборку, который требуется преобразовать в таблицу, нажмите кнопку  Параметры и выберите в группе Импорт запросов параметр Как таблиц. Запросы на изменение импортируются как запросы, независимо от выбранного параметра.

Если необходимо включить связи, специальные меню и панели инструментов или спецификации импорта/экспорта, выберите команду Параметры, а затем в группе Импорт укажите пункты, которые должны быть включены. Для получения дополнительных сведений об импорте меню и панелей инструментов нажмите кнопку  [image].


Импорт всех объектов базы данных из другой базы данных Microsoft Access

Все объекты другой базы данных можно одновременно импортировать в текущую. Это особенно удобно, если создана защищенная база данных Microsoft Access, владельца которой предстоит изменить.

1	Откройте базу данных, в которую выполняется импорт, или перейдите в окно открытой базы данных.

2	Выберите в меню Файл команду Внешние данные и подкоманду Импорт.

Подсказка

3	Проверьте, что в поле со списком Тип файла выбрано значение «Microsoft Access (.mdb)».

4	Нажмите кнопку раскрытия списка в поле со списком Папка, выберите диск и папку, в которой находится база данных (.mdb) Microsoft Access, из которой выполняется импорт, и дважды щелкните значок базы данных.

5	Для импорта всех таблицы, нажмите кнопку Выделить все. Если импортируются только структуры выбранных таблиц (а не содержащиеся в них данные), нажмите кнопку Параметры и в группе Импорт таблиц выберите параметр Только структура.

6	Выберите вкладку Запросы и нажмите кнопку Выделить все, чтобы импортировать все запросы.. Если необходимо импортировать запросы как таблицы (например, для создания базы данных только для чтения) выберите команду Параметры, а затем в группе Импорт запросов выберите параметр Как таблиц.

7	Для получения форм, отчетов, макросов и модулей выберите соответствующую вкладку объекта базы данных, а затем щелкните мышью на команде Выделить все. Если необходимо также включить связи, специальные меню и панели инструментов или спецификации импорта/экспорта, выберите команду Параметры, а затем в группе Импорт, укажите пункты, которые необходимо включить. Для получения дополнительных сведений об импорте меню и панелей инструментов нажмите кнопку  [image].


Импорт или связывание данных из файлов форматов других приложений

Допускается импорт или связывание данных из широкого набора форматов других приложений. Для получения сводки данных, которые можно импортировать или связать, нажмите кнопку  [image].

Данные, сохраняемые в файлах этих приложений или форматов, могут быть импортированы или связаны. Если имеется программа, которая сохранят данные в другом формате, но позволяет экспортировать, конвертировать или сохранять данные в одном из перечисленных форматов, то эти данные также могут быть импортированы.

Если вы не знаете, допускается ли импорт или связывание имеющихся данных, нажмите кнопку  [image].

Предполагаемые действия

Импорт или связывание таблиц Microsoft FoxPro.

Импорт или связывание таблиц Paradox.

Импорт или связывание таблицы из базы данных SQL и других источников данных ODBC.

Импорт или связывание электронной таблицы.

Импорт или связывание текстовых файлов с разделителями и с фиксированной длиной записей.

Импорт базы данных Microsoft Works.


Импорт базы данных Microsoft Works

Базу данных Microsoft Works (имеющую расширение .wdb) нельзя непосредственно импортировать в Microsoft Access. Сначала в Microsoft Works следует сохранить файл в одном из форматов, для которых поддерживается импорт в Microsoft Access.

1	Откройте базу данных в Microsoft Works.

2	Выберите в меню Файл команду Сохранить как.

3	Выберите из списка Тип файла значение «dBASE IV» и нажмите кнопку OK.

4	Импортируйте в Microsoft Access файл dBASE IV с расширением .dbf, созданный на шаге 3.

Инструкции


Импорт или связывание файлов Microsoft FoxPro и dBASE

Допускается импорт или связывание файлов .dbf  в форматах Microsoft FoxPro 2.x, а также в форматах dBASE III, IV или V. Для файлов в формате FoxPro 3.0 (.dbc) поддерживается только импорт.

1	Откройте базу данных или перейдите в окно открытой базы данных.

2	Выберите в меню Файл команду Внешние данные и подкоманду Импорт.

Подсказка

Для связывания файлов выберите в меню Файл команду Внешние данные и подкоманду Связь с таблицами.

Подсказка

3	В диалоговом окне Импорт (или Связь) выберите в списке Тип файла одно из значений FoxPro или dBASE.

4	Нажмите кнопку раскрытия списка рядом с полем Папка, выберите диск и папку, где находится файл .dbf, и дважды щелните значок файла.

Если данные импортируются, создается таблица с именем выбранного файла, в которую импортируются данные из файла .dbf. Переходите к шагу 7.

Если данные связываются, открывается диалоговое окно, в котором следует выбрать индексные файлы FoxPro или dBASE. Переходите к шагу 5.

5	Установите указатель на каждый индексный файл FoxPro (с расширением .idx или .cdx) или индексный файл dBASE (с расширением .ndx или .mdx), который требуется использовать, и дважды нажмите кнопку мыши, а затем нажмите кнопку Закрыть. Если индексных файлов нет, нажмите кнопку Отмена.

6	В диалоговом окне Выбор уникального индекса выберите индекс, служащий уникальным идентификатором каждой записи в таблице. Индекс не должен содержать повторяющиеся значения, в противном случае обновление данных в запросах с объединением таблиц может оказаться невозможным.

7	Для того чтобы импортировать или связать другой файл FoxPro или dBASE, повторите шаги с 4 по 7.

Примечания

•	После импорта или связывания файла .dbf или .dbc пользователь имеет возможность задать свойства полей таблицы. Кроме того, если файл .dbf или .dbc импортирован, то можно определить ключ таблицы. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	После установления связи с файлом .dbf присоединенный к нему индексный файл (.idx, .cdx, .ndx или .mdx) будет использоваться для открытия связанной таблицы в Microsoft Access. Если удалить или переместить индексные файлы FoxPro или dBASE, а также создаваемый Microsoft Access информационный (.inf) файл, то открыть присоединенную таблицу будет невозможно.

•	При обновлении данных в файле .dbf изменяются в Microsoft Access, индексный файл обновляется. Если же для обновления данных используется FoxPro или dBASE, то необходимо также обновить соответствующие индексы в рамках FoxPro или dBASE. Если указанные пользователем индексы не обновлены, присоединенная таблица не может быть использована в Microsoft Access.

•	Если таблицы FoxPro или dBASE хранятся на диске, доступном только для чтения, или на компакт диске, Microsoft Access не может создать файл .inf в той же папке, где находятся файлы .dbf. Выполняя связывание таблицы, сохраняемой на диске с доступом только для чтения, необходимо поместить файл .inf на диск c доступом и для чтения и для записи, а затем указать в реестре Windows путь к файлу .inf, создаваемому в Microsoft Access. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Импорт или связывание таблиц Paradox

Допускается импорт или связывание таблиц Paradox или Paradox для Windows (версии 3.x, 4.x и 5.0).

1	Откройте базу данных или перейдите в окно открытой базы данных.

2	Для импорта таблиц выберите в меню Файл команду Внешние данные и подкоманду Импорт.

Подсказка

Для связывания таблиц выберите в меню Файл команду Внешние данные и подкоманду Связь с таблицами.

Подсказка

3	В диалоговом окне Импорт (или Связь) выберите в списке Тип файла элемент Paradox (*.db).

4	Нажмите кнопку раскрытия списка рядом с полем Папка, выберите диск и папку, где находится файл .db, и дважды щелните значок файла.

5	Если выбранная таблица Paradox зашифрована, Microsoft Access запрашивает пароль. Введите пароль таблицы Paradox и нажмите кнопку ОK.

6	Для того чтобы импортировать или связать другую таблицу Paradox, повторите шаги с 2 по 5. Закончив импорт или установление связи, нажмите кнопку Закрыть.

Примечания

•	Драйвер Paradox не включен в программу установки, но его можно найти в Office 97 ValuPack. Для получения дополнительных сведений о работе ValuPack нажмите кнопку  [image].

•	Если связанная таблица Paradox имеет ключ, то для открытия связанной таблицы необходим индексный файл (.px). Если связанная таблица Paradox содержит поле MEMO, для открытия связанной таблицы необходим файл с данными полей MEMO (.mb). Если эти файлы удалены или перемещены, открыть связанную таблицу будет невозможно.

•	Если связать таблицу Paradox, не имеющую ключа, то данные этой таблицы нельзя будет обновлять в Microsoft Access. Для того чтобы иметь возможность обновлять данные в таблице, следует определить в Paradox ключ для этой таблицы.

•	Нельзя открывать в Microsoft Access объекты OLE, сохраняемые в связанной или импортированной таблице Paradox.

•	При установлении связи с таблицей Paradox, хранящейся на сетевом сервере и используемой в режиме общего доступа, следует указать в записи ParadoxNetPath в реестре Windows к путь к файлу Paradox.net или Pdoxusrs.net. Кроме того, если для совместного доступа к данным в рабочей группе используется Paradox версии 4.x, следует указать в записи ParadoxNetStyle значение «4.x». Для получения дополнительных сведений об этих настройках нажмите кнопку  [image].


Импорт или связывание таблиц из базы данных SQL или других источников данных ODBC

Допускается импорт или связывание данных из баз данных ODBC, таких как Microsoft SQL Server, а также других приложений, совместимых с протоколом ODBC первого уровня.

Примечание.   При установке Microsoft Access с параметром Обычная драйвер SQL Server и файлы поддержки ODBC не устанавливаются. В этом случае импорт или связывание из машинных источников данных ODBC выполнить невозможно. Для того чтобы установить драйвер SQL Server требуется повторный запуск программы установки. Кроме того, для каждого используемого источника данных ODBC необходимо иметь подходящий драйвер ODBC, установленный на компьютере до импорта или связывания этой базы данных. Чтобы получить подробные сведения о установке и настройке драйверов ODBC, нажмите кнопку  [image].

1	Откройте базу данных или перейдите в окно открытой базы данных.

2	Для импорта таблиц выберите в меню Файл команду Внешние данные и подкоманду Импорт.

Подсказка

Для связывания таблиц выберите в меню Файл команду Внешние данные и подкоманду Связь с таблицами.

Подсказка

3	В диалоговом окне Импорт (или Связь) выберите в списке Тип файла элемент «Базы данных ODBC».

4	Для просмотра списка, содержащего перечень источников данных ODBC, поддерживаемых драйверами, установленными на компьютере, в диалоговом окне Select Data Sources перейдите к вкладке Machine Data Sources. В этом списке могут оказаться драйверы, не проверенные на совместную работу с Microsoft Access. Для выяснения вопросов совместимости следует обращаться к поставщикам конкретных драйверов.

Если необходимо использовать файлы-источники данных, выберите вкладку File Data Source и введите имя файла или найдите его. Файл-источник данных особенно удобен при совместной работе с разделением информации связи драйвера ODBC между различными компьютерами, и он не требует регистрации. Для получения дополнительных сведений о файлах источников данных нажмите кнопку  [image] или см. книгу ODBC 3.0 Programmer's Reference Manual.

Если требуется определить новый источник данных для любого установленного драйвера, нажмите кнопку Создать, выберите имя драйвера ODBC двойным нажатием кнопки мыши, введите описание источника данных (определяемое требованиями драйвера ODBC) и нажмите кнопку OK.

5	В диалоговом окне Select Data Source выберите двойным нажатием кнопки мыши машинный источник ODBC, данные из которого требуется импортировать или связать.

6	Если выбранный источник данных ODBC требует подключения, введите имя пользователя и пароль (и, при необходимости, другие сведения) и нажмите кнопку OK.

Microsoft Access выполнит подключение к источнику данных ODBC и откроет список таблиц, доступных для импорта или связывания.

7	При связывании таблицы установите флажок, обеспечивающий сохранение в базе данных Microsoft Access регистрационного имени пользователя и пароля. Если во время связывания этот флажок снят, то при каждом открытии таблицы в Microsoft Access пользователи должны будут вводить регистрационное имя и пароль. Администратор базы данных SQL может снять этот флажок, тем самым обязав всех пользователей вводить свое сетевое имя и пароль при каждом подключении к базе данных SQL. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

8	Выберите каждую импортируемую или связываемую таблицу и нажмите кнопку OK. Если у связываемой таблицы нет индекса, однозначно определяющего каждую запись, автоматически открывается список полей связываемой таблицы. Выберите поле или набор полей, которые будут однозначно определять каждую запись, и нажмите кнопку OK.

Примечания

•	После импорта или связывания таблицы из базы данных SQL можно задать свойства полей таблицы. Для импортированной таблицы имеется возможность определить ключ. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Если при импорте, связывании или использовании таблицы базы данных SQL возникает ошибка, она может быть вызвана проблемами с учетной записью на сервере базы данных SQL или с самой базой данных. Если нет доступа к таблице базы данных SQL, обратитесь к администратору базы данных SQL.

•	Для того чтобы вносить изменения в связанную таблицу базы данных SQL, эта таблица обычно должна иметь на сервере уникальный индекс. Если требуется внести изменения в таблицу, не имеющую уникального индекса, или получить возможность редактирования в режиме SQL, создайте в Microsoft Access индекс, независимый от базы данных SQL. Для этого создайте управляющий запрос с инструкцией Create Index. Необходимо помнить, что индекс создается для поля или набора полей, содержащих неповторяющиеся значения. Если в поле имеются повторяющиеся значения, внести в таблицу изменения не удастся. Для удаления индекса примените другой управляющий запрос. Для получения дополнительных сведений о создании управляющих запросов нажмите кнопку  [image].

•	Если после установления связи с таблицей базы данных SQL изменяется структура таблицы, обновите связь с помощью диспетчера связанных таблиц. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Использование таблицы MSysConf со связанными базами данных SQL

Если вы являетесь администратором базы данных SQL, использующей Microsoft Access как интерфейс, создайте в своей базе данных SQL таблицу с именем MSysConf, которая будет использоваться при управлении совместной работой двух приложений. Таблица MSysConf имеет две основных функции:

•	Позволяет отключать возможность, дающую пользователям право сохранять в базе данных Microsoft Access сетевое имя и пароль связанной базы данных SQL.

•	Оптимизирует работу Microsoft Access с фоновым набором записей, когда  приложение не занято, позволяя задать количество одновременно извлекаемых строк данных и время задержки (в секундах) между последующими извлечениями. Если таблица MSysConf не создана, Microsoft Access использует стандартные значения: 100 записей,  возвращаемые каждые 10 секунд.

Структура таблицы MSysConf

Таблица MSysConf базы данных SQL должна иметь следующую структуру.

Имя столбца	Тип данных	Пустое значение
Config	Тип данных, соответствующий  2-байтовому целому числу.	Не допускается
chValue	VARCHAR(255).	Допускается
nValue	Тип данных, соответствующий  4-байтовому целому числу.	Допускается
Comments	VARCHAR(255)	Допускается
Примечание.   Если в используемом источнике данных учитывается регистр символов, введите имена столбцов и таблицы точно так, как они написаны.

Все пользователи должны иметь право применять инструкцию Select к этой таблице, и только системный администратор должен иметь право на операции insert/update/delete.

Данные в таблице MSysConf

Таблица MSysConf может иметь три допустимые записи. В следующей таблице перечислены значения, которые следует ввести в поля Config и nValue. Остальные столбцы зарезервированы для дальнейшего использования, и их содержимое игнорируется.

Config	nValue	Значение
101	0	Запрещение местного хранения сетевого имени и пароля связанной таблицы.
101	1	Разрешение местного хранения сетевого имени и пароля связанной таблицы.
102	D	D - время в секундах между последовательными операциями.
103	N	N - количество загружаемых строк.
Примечания

•	Более длительное время задержки уменьшает нагрузку на сеть, но увеличивает время, в течение которого данные открыты только для чтения (если сервер использует блокировку, допускающую только чтение).

•	Если таблица MSysConf должна создана неправильно, подключение к таблице базы данных SQL станет невозможным.


Удаление связи со связанной таблицей

1	В окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем выберите связанную таблицу.

2	Нажмите клавишу DELETE. Microsoft Access удаляет связь и убирает имя таблицы из списка.

Примечание.   При удалении связанной таблицы удаляются только сведения, которые используются для открытия таблицы, а не сама таблица. С этой таблицей можно позднее снова установить связь.


Просмотр, обновление или изменение имени файла и пути к связанной таблице.

Следующие действия предназначены для просмотра или обновления связей в том случае, когда изменились структура или положение связанной таблицы. Диспетчер связанных таблиц содержит пути к таблицам, с которыми в данный момент имеется установленная связь.

Просмотр или обновление связей

1	Откройте базу данных, содержащую связи с таблицами.

2	Выберите в меню Сервис команду Надстройки и подкоманду Диспетчер связанных таблиц.

3	Установите флажки для таблиц, связи с которыми требуется обновить.

4	Для обновления связей нажмите кнопку OK.

Появляется подтверждение успешного обновления или, если таблица не найдена, открывается диалоговое окно Выберите новое место <имя таблицы>, в котором необходимо указать новый путь.

Если в один новый каталог перемещены несколько выбранных таблиц, диспетчер связанных таблиц ищет в этом месте все выбранные таблицы и сразу обновляет все связи.

Изменение пути к набору связанных таблиц

1	Откройте базу данных со связанными таблицами.

2	Выберите в меню Сервис команду Надстройки и подкоманду Диспетчер связанных таблиц.

3	Установите флажок Всегда выдавать запрос нового местонахождения.

4	Установите флажки для таблиц, связи с которыми требуется изменить, и нажмите кнопку OK.

5	В диалоговом окне Выберите новое место <имя таблицы> выберите новый каталог, затем команду Открыть и нажмите кнопку OK.

Примечания

•	Диспетчер связанных таблиц не перемещает файлы баз данных или таблиц. Для того чтобы переместить базу данных или файлы таблиц в новое место, пользуйтесь проводником Windows, папкой «Мой компьютер» или командами MS-DOS copy или move. После перемещения базы данных или таблицы используйте диспетчер связанных таблиц для обновления связей со связанными таблицами.

•	Диспетчер связанных таблиц не позволяет обновлять связи с теми таблицами Microsoft Access, имена которых были изменены после установления связей. Удалите текущую связь и снова установите связь.


Переименование и установка значений свойств связанных таблиц

Задание значений свойств для связанных таблиц

Когда связанная таблица открывается в режиме конструктора, она похожа на обычную таблицу Microsoft Access. Хотя невозможно изменить определение таблицы и ее полей, заданное во внешней базе данных, допускается изменение значений свойств, управляющих внешним видом полей в Microsoft Access. Изменения, внесенные в значения свойств связанных таблиц, затрагивают только способы обработки и отображения данных связанной таблицы в Microsoft Access. Исходная таблица при этом остается неизменной. Ниже приведен список свойств, значения которых могут быть заданы для связанных таблиц.

Свойство	Действие
Формат поля (Format)	Управляет отображением данных в поле.
Число десятичных знаков (DecimalPlaces)	Указывает количеством отображаемых десятичных знаков.
Маска ввода (InputMask)	Используется для создания маски ввода данных с символами-разделителями и пробелами, которые нужно заполнять.
Подпись (Caption)	Изменяет имя, используемое для заголовка столбца таблицы, и задает стандартное имя, используемое как подпись при добавлении поля в форму.
Для получения дополнительных сведений о задании значений свойств полей нажмите кнопку  [image].

Значения других свойств полей связанной таблицы изменять нельзя. Однако для более эффективного и надежного ввода данных в связанные таблицы можно создать формы и задать значения свойств для элементов управления, которые присоединены к полям связанных таблиц. Например, для элементов управления в этих формах допускается задание значений свойств Значение по умолчанию (DefaultValue), Условие на значение (ValidationRule) и Сообщение об ошибке (ValidationText).

Примечание.   Если связываются таблицы из другой базы данных Microsoft Access, то они используют значения свойств, заданные в той базе данных, в которой они сохраняются. Например, если в исходной базе данных для таблицы заданы условия на значения, данные, вводящиеся в связанную таблицу, должны отвечать этим условиям. Для того чтобы изменить значения этих свойств, необходимо открыть таблицу в исходной базе данных.

Переименование связанных таблиц

Иногда связанные таблицы требуется переименовать. Поскольку имена таблиц Microsoft Access могут содержать до 64 символов и пробелы, имеется возможность дать связанной таблице более содержательное имя. Например, если установлена связь с таблицей dBASE с именем «SLSDATA», ее имя можно заменить на «Продажи в 1995 (dBASE)». Обратите внимание, что сама таблица не будет переименована. Изменится только имя, которое Microsoft Access использует в ссылке на эту таблицу.

Переименование связанной таблицы выполняется так же, как переименование любого другого объекта базы данных. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Повышение производительности при работе со связанной таблицей

Связанные таблицы используются как обычные таблицы Microsoft Access, но следует помнить, что на самом деле они не находятся в базе данных Microsoft Access. Для каждого просмотра данные связанной таблицы извлекаются из другого файла. Это требует времени, особенно если связанная таблица находится в сети или в базе данных SQL.

Если связанная таблица хранится в сети или в базе данных SQL, следующие правила помогут получить наилучшие результаты:

•	Если оставлять открытыми связанные базы данных, то можно повысить производительность при открытии основной базы данных и при открытии таблиц и форм. Для этого необходимо создать пустую таблицу в связанной базе данных и связать ее с основной базой данных. Для открытия связанной таблицы используется метод OpenRecordset. Это предотвращает постоянное открытие и закрытие связанных баз данных, а также создание и удаление связанных файлов .ldb ядром базы данных Microsoft Jet.

•	Просматривайте только необходимые данные. Не перемещайтесь без необходимости по экранам в режиме таблицы. В больших таблицах избегайте перехода к последней записи. Если требуется добавить в большую таблицу новые записи, выполняйте команду Ввод данных из меню Записи, чтобы не загружать в память существующие записи.

•	Применяйте фильтры или запросы, чтобы ограничить количество записей, просматриваемых в режиме формы или таблицы. В этом случае по сети передается меньше данных.

•	В запросах, включающих связанные таблицы, старайтесь не использовать функции в условиях отбора в запросе. Особенно избегайте в любых местах запроса применения статистических функций по подмножеству, таких как Dsum. При вызове статистической функции по подмножеству, Microsoft Access для выполнения запроса загружает все данные из связанной таблицы.

•	Если приходится часто добавлять данные в связанную таблицу, создайте для добавления записей форму, у которой в свойстве Ввод данных (Data Entry) задано значение «Да». В этом случае в форме, открываемой для ввода данных, не выводятся существующие записи. Это экономит много времени, позволяя избежать загрузки всех записей из связанной таблицы.

•	Помните, что другие пользователи могут пытаться получить доступ к внешней таблице одновременно с вами. Если база данных Microsoft Access используется в сети, старайтесь не блокировать записи дольше, чем это необходимо.


Импорт или связывание данных из электронных таблиц

Допускается импорт или связывание данных из электронных таблиц Microsoft Excel (версий 3.0, 4.0, 5.0, 7.0/95 и 8.0/97). Также можно импортировать или связывать данные (только для чтения) из Lotus 1-2-3. В обоих случаях эти данные должны быть организованы в приемлемом для таблицы формате. Перед началом операции проверьте, что в каждом поле (столбце) электронной таблицы содержатся данные одного типа и что все строки содержат одни и те же поля.

Существует возможность импортировать или связать как все данные электронной таблицы, так и данные из именованного диапазона ячеек. Обычно в Microsoft Access для принимаемых данных создается новая таблица, но можно добавлять данные в существующую таблицу, если заголовки столбцов электронной таблицы соответствуют именам полей таблицы.

1	Откройте базу данных или перейдите в окно открытой базы данных.

2	Для импорта электронной таблицы выберите в меню Файл команду Внешние данные и подкоманду Импорт.

Подсказка

Для связывания электронной таблицы выберите в меню Файл команду Внешние данные и подкоманду Связь с таблицами.

Подсказка

3	В диалоговом окне Импорт (или Связь) в списке Тип файла выберите «Microsoft Excel» или «Lotus 1-2-3».

4	Нажмите кнопку раскрытия списка в поле Папка, выберите диск и папку, где находится файл электронной таблицы, и дважды щелните значок файла.

5	Выполняйте инструкции, выводящиеся в диалоговых окнах мастера по импорту электронных таблиц. Если импорт выполняется из рабочей книги Microsoft Excel версии 5.0 или 7.0/95 или 8.0/97, допускается импорт данных из одного листа рабочей книги. Нельзя импортировать данные из других файлов многолистных электронных таблиц, таких как рабочие книги Microsoft Excel версии 4.0 или блокноты Lotus. Для импорта данных из этих файлов, следует сначала сохранить каждый лист электронной таблицы в отдельном файле.

Примечания

•	Драйвер Lotus 1-2-3 не включен в программу установки, но его можно найти в Office 97 ValuPack. Для получения дополнительных сведений о ValuPack нажмите кнопку  [image].

•	Если импорт таблицы занимает слишком много времени, это может быть связано с обнаружением большого количества ошибок. Для того чтобы прервать импорт, нажмите клавиши CTRL+BREAK.

•	Microsoft Access пытается присвоить импортируемым полям подходящий тип данных, но результаты следует проверять, чтобы убедиться, что каждое поле получило правильный тип. Например, поле телефонных номеров или почтовых индексов может быть импортировано как числовое поле, но должно быть заменено в Microsoft Access на текстовое поле, поскольку данные из этих полей не используются в вычислениях. Следует проверить, а в случае необходимости, задать значения свойств полей, определяющих форматирование.

•	Для импорта данные из электронных таблиц других приложений следует сохранить их в формате Microsoft Excel или Lotus 1-2-3.


Импорт или связывание текстового файла с разделителями или текстового файла с фиксированной длиной записей

Допускается импорт или связывание данных из текстового файла с разделителями или текстового файла с фиксированной длиной записей. Прежде чем импортировать или связывать данные, проверьте, что файл содержит данные одного и того же типа в каждом поле и одинаковые поля во всех строках. В Microsoft Access для данных обычно создается новая таблица, но можно добавлять данные в существующую таблицу, если первая строка текстового файла содержит те же самые имена полей или совпадает порядок следования столбцов.

1	Откройте базу данных или перейдите в окно открытой базы данных..

2	Для импорта данных выберите в меню Файл команду Внешние данные и подкоманду Импорт.

Подсказка

Для связывания данных выберите в меню Файл команду Внешние данные и подкоманду Связь с таблицами.

Подсказка

3	В диалоговом окне Импорт (или Связь) в списке Тип файла выберите «Текстовые файлы».

4	Нажмите кнопку раскрытия списка в поле Папка, выберите диск и папку, где находится файл, и дважды щелните значок файла.

5	Выполняйте инструкции, выводящиеся в диалоговых окнах Импорт текста.

Примечания

•	Если импорт текста занимает слишком много времени, это может быть связано с обнаружением большого количества ошибок. Для того чтобы прервать импорт, нажмите клавиши CTRL+BREAK.

•	В текстовом файле с фиксированной длиной записей можно пропускать пустые поля в конце записи. Кроме того, ширина последнего поля, содержащего данные в записи, может быть меньше максимальной.

•	Если все записи текстового файла с фиксированной длиной записей имеют одну и ту же длину, допускается присутствие в середине строки вставленных разделителей строк (например, символов возврата каретки и начала новой строки). Если длина записей неодинакова, присутствие внутри строки вставленных символов разделителей строк приведет к ошибкам, поскольку Microsoft Access будет считать их концами записей.


Разрешение вопросов, возникающих при импорте текста или электронной таблицы

Вопросы

При импорте электронной таблицы или текстового файла появляются сообщения об ошибках.

При добавлении данных из электронной таблицы или текстового файла в существующую таблицу появляются сообщения об ошибках.


При импорте электронной таблицы или текстового файла появляются сообщения об ошибках

Для каждой записи, вызвавшей ошибку, Microsoft Access добавляет строку в таблицу «Ошибки импорта». Чтобы просмотреть список встретившихся ошибок, откройте таблицу «Ошибки импорта» в окне базы данных. Для получения дополнительных сведений о сообщениях об ошибках, содержащихся в таблице «Ошибки импорта», нажмите кнопку  [image].

Ниже перечислены наиболее типичные причины появления ошибок:

•	Поле содержит данные, которые нельзя поместить в поле того типа данных, который присвоен ему в Microsoft Access. Например, в числовом поле или поле даты случайно оказалось текстовое значение. Возможно, строка текстового файла или электронной таблицы содержит итоговое значение или не поддерживаемые символы.

Если Microsoft Access присвоил правильный тип данных этому полю, исправьте ошибки в текстовом файле или электронной таблице и повторите импорт. В противном случае повторите импорт и задайте подходящий тип данных.

•	Microsoft Access присвоил полю неправильный тип данных. Microsoft Access присваивает каждому полю тип данных на основе данных из первой импортируемой строки. Например, если поле, содержащее в основном текстовые значения, в первой строке содержит число, Microsoft Access присвоит ему числовой тип данных и, в результате, не сможет импортировать остальные записи.

Повторите импорт и задайте во время импорта подходящий тип данных.

•	Одна или несколько строк текстового файла или электронной таблицы содержат больше полей, чем первая строка. Например, во второй строке файла находится лишний символ разделителя полей, за которым следует значение, которое Microsoft Access не может поместить в новую таблицу.

Измените текстовый файл или электронную таблицу таким образом, чтобы в каждой строке было равное количество полей, и повторите импорт.

•	Поля дат, импортированные из электронной таблицы Microsoft Excel по истечении четырех лет пропадают. Microsoft Excel для Windows использует систему дат 1900, в которой номера варьируются от 1 до 65380 и согласуются с датами от 1 января 1900 до 31 декабря 2078. Microsoft Excel для Macintosh использует систему дат 1904, в которой номера варьируются 0 до 63918 и согласуются с датами от 1 января 1904 до 31 декабря 2078.

Прежде чем импортировать данные, необходимо изменить систему дат для электронной таблицы Microsoft или после импорта данных необходимо выполнить обновление запроса, используя выражение [Имя поля даты] + 1462 для корректировки дат. Дополнительные сведения о системе дат Microsoft Excel см. в документации Microsoft Excel.


При добавлении данных из электронной таблицы или текстового файла в существующую таблицу появляются сообщения об ошибках.
При добавлении данных из электронной таблицы или текстового файла в существующую таблицу появляются сообщения об ошибках

Для каждой записи, вызвавшей ошибку, Microsoft Access добавляет строку в таблицу «Ошибки импорта». Чтобы просмотреть список встретившихся ошибок, откройте таблицу «Ошибки импорта» в окне базы данных. Для получения дополнительных сведений о сообщениях об ошибках, содержащихся в таблице «Ошибки импорта», нажмите кнопку  [image].

Добавляемые записи должны быть совместимыми с существующей структурой таблицы: у каждого поля должен быть тот же тип данных, что и у соответствующего поля таблицы получателя, а поля должны следовать в том же порядке (кроме тех случаев, когда первая строка файла используется как набор имен полей; тогда должны совпадать имена полей).

Если вероятная ошибка вызвана неверными данными, измените электронную таблицу или текстовый файл и повторите импорт. В противном случае следует изменить таблицу получатель. Можно переустановить значения полей, изменить тип данных, обновить запрос (например, для переформатирования или пересчета данных) или выполнить запрос на создание таблицы (например, для того, чтобы разбить одно поле на два или чтобы объединить несколько полей в одно).

Ниже перечислены наиболее типичные причины появления ошибок:

•	Данные в исходном поле не соответствуют типу данных поля получателя. Например, результирующее поле имеет тип данных даты/времени, но среди данных имеется текстовое значение, которое Microsoft Access не может преобразовать в значение даты или времени.

•	Размер данных в числовом поле превышают размер результирующего поля. Например, для свойства Размер поля (FieldSize) результирующего поля задано значение «Байт», но данные содержат значения, превышающие 255.

•	Импортируемые записи содержат повторяющиеся значения, которые нельзя поместить в ключевое поле результирующей таблицы или в любое поле таблицы, у которого свойство Индексированное поле (Indexed) имеет значение «Да (Совпадения не допускаются)».

•	Одна или несколько строк текстового файла или электронной таблицы содержат больше полей, чем таблица получатель.

•	Поля дат, импортированные из электронной таблицы Microsoft Excel по истечении четырех лет пропадают. Microsoft Excel для Windows использует систему дат 1900, в которой номера варьируются от 1 до 65380 и согласуются с датами от 1 января 1900 до 31 декабря 2078. Microsoft Excel для Macintosh использует систему дат 1904, в которой номера варьируются 0 до 63918 и согласуются с датами от 1 января 1904 до 31 декабря 2078.

Прежде чем импортировать данные, необходимо изменить систему дат для электронной таблицы Microsoft или после импорта данных необходимо выполнить обновление запроса, используя выражение [имя поля даты] + 1462 для корректировки дат. Дополнительные сведения о системе дат Microsoft Excel см. в документации Microsoft Excel.


Сообщения об ошибках в таблице «Ошибки импорта»

Таблица «Ошибки импорта» содержит описание ошибок, которые встретились при попытке импортировать текстовый файл или электронную таблицу. Таблица включает имена полей и номера строк, показывающие, какие данные вызвали ошибку.

Если выводится сообщение о наличии ошибок, откройте таблицу «Ошибки импорта»и попытайтесь определить, почему эти записи не удается импортировать. Следующая таблица содержит список возможных ошибок импорта и описание причин их возникновения.

Ошибка	Описание
Обрезание поля	Длина текстового значение превышает значение свойства Размер поля (FieldSize).
Ошибка преобразования типа	Значение текстового поля или электронной таблицы не совпадает по типу данных с полем, в которое оно вставляется.
Нарушение уникальности ключа	Значение ключевого поля в записи совпадает со значением, уже имеющимся в таблице.
Нарушение условия на значение	Значение противоречит значению свойства Условие на значение (ValidationRule), заданному для этого поля или таблицы.
Null в обязательном поле	Не допускается ввод в это поле пустого значения, поскольку для свойства Обязательное поле (Required) задано значение «Да».
Не интерпретируемая запись	Текстовое значение содержит символ-ограничитель (обычно, двойные кавычки). Если значение содержит символ-ограничитель, этот символ должен быть повторен в текстовом файле дважды; например: "10 дискет 3 1/2"" в коробке"
 Если вероятная ошибка вызвана неверными данными, измените электронную таблицу или текстовый файл и повторите импорт. При добавлении данных в существующую таблицу, возможно, следует изменить таблицу-получатель (например, задайте другой порядок полей или тип данных).


Разрешение вопросов, возникающих при работе со связанными таблицами.

Вопросы

Не удается открыть или обновить связанную таблицу Microsoft FoxPro или dBASE.

Не удается открыть или обновить связанную таблицу Paradox.

Не удается открыть или обновить связанную таблицу SQL.

Изменение результатов запросов в связанных таблицах

Изменение результатов фильтров в связанных таблицах


Не удается открыть или обновить связанную таблицу FoxPro или dBASE

•	После установления связи с файлом .dbf присоединенный к нему индексный файл (.idx, .cdx, .ndx или .mdx) будет использоваться для открытия связанной таблицы в Microsoft Access. Если удалить или переместить индексные файлы Microsoft FoxPro или dBASE, а также создаваемый Microsoft Access информационный (.INF) файл, то открыть присоединенную таблицу будет невозможно.

•	Если связанная таблица FoxPro или dBASE содержит поле MEMO, то для открытия связанной таблицы необходим файл с данными полей MEMO (файл .dbt). Если этот файл удален или перемещен, связанную таблицу открыть невозможно.

•	При обновлении данных в файле .dbf в Microsoft Access, автоматически обновляются индексные файлы. Если данные обновляются в FoxPro или dBASE, то индексы следует обновить в FoxPro или dBASE. Microsoft Access не может использовать связанную таблицу, если указанные индексы устарели.

•	Нельзя обновлять таблицу FoxPro или dBASE, если ее файлы данных (.dbf) или индексные файлы (.idx, .cdx, .ndx или .mdx) доступны только для чтения. Для проверки откройте папку с файлами с помощью папки Мой компьютер или проводника Windows, установите указатель на файл и нажмите кнопку мыши, выберите команду Свойства, а затем выберите вкладку Общие. Если установлен флажок Только чтение, снимите его и нажмите кнопку ОК.

•	Если таблицы FoxPro или dBASE хранятся на диске, доступном только для чтения, или на компакт диске, Microsoft Access не может создать файл .inf в той же папке, где находятся файлы .dbf. Выполняя связывание таблицы, сохраняемой на диске с доступом только для чтения, пользователь должен указать в реестре Windows путь к файлу .inf, создаваемому в Microsoft Access. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Не удается открыть или обновить связанную таблицу Paradox

•	 Если связанная таблица Paradox имеет ключ, то для открытия связанной таблицы необходим индексный файл (.px). Если связанная таблица Paradox содержит поле MEMO, для открытия связанной таблицы необходим файл с данными полей MEMO (.mb). Если эти файлы удалены или перемещены, открыть связанную таблицу будет невозможно.

•	Если связать таблицу Paradox, не имеющую ключа, то данные этой таблицы невозможно обновлять в Microsoft Access. Для того чтобы иметь возможность обновлять данные в таблице, следует определить в Paradox ключ для этой таблицы.

•	Нельзя открывать в Microsoft Access объекты OLE, сохраняемые в связанной или импортированной таблице Paradox.

•	Нельзя обновлять таблицу Paradox, если ее файл данных (.dbf) или индексный файл (.idx, .cdx, .ndx, or .mdx) доступны только для чтения. Для проверки, откройте папку с файлами с помощью папки «Мой компьютер» или проводника Windows, установите указатель на файл и нажмите кнопку мыши, выберите команду Свойства, а затем выберите вкладку Общие. Если установлен флажок Только чтение, снимите его и нажмите кнопку OK.

•	Нельзя обновлять таблицу Paradox, если ее файл данных (.db) или индексный файл (.px) доступны только для чтения. Для проверки, откройте папку с файлами с помощью папки «Мой компьютер» или проводника Windows, установите указатель на файл и нажмите кнопку мыши, выберите команду Свойства, а затем выберите вкладку Общие. Если установлен флажок Только чтение, снимите его и нажмите кнопку OK.

•	При установлении связи с таблицей Paradox, хранящейся на сетевом сервере и используемой в режиме общего доступа, следует указать в записи ParadoxNetPath в реестре Windows к путь к файлу Paradox.net или Pdoxusrs.net. Кроме того, если для совместного доступа к данным в рабочей группе используется Paradox версии 4.x, следует указать в записи ParadoxNetStyle значение «4.x». Для получения дополнительных сведений об этих настройках нажмите кнопку  [image].

•	Если для связи данных Paradox в сети при работе пользователей с ними, используется Microsoft Access, то необходимо определить все три параметра реестра: ParadoxUserName, ParadoxNetPath и ParadoxNetStyle. Параметр ParadoxUserName используется для определения имени пользователя при совместном доступе к данным Paradox. Параметр ParadoxNetPath используется для определения пути к папке, содержащей сетевой файл Paradox (для Paradox 3.x) или сетевой файл Pdoxusrs (для Paradox 4.x и 5.0). Параметр ParadoxNetPath (включая и название диска)должен быть последовательным для всех пользователей, работающих с определенной базой данных. Параметр ParadoxNetStyle используется для определения типа сетевой блокировки доступа к данным Paradox. Для Paradox 3.x возможны значения «3.x», а для Paradox 4.x и 5.0. - «4.x». Для получения дополнительных сведений см. книгу Paradox Network Administrator's Guide. Для получения дополнительных сведений об установке параметров нажмите кнопку  [image].


Не удается открыть или обновить связанную таблицу SQL

•	В Microsoft Access для обновления, удаления или вставки данных в таблицу SQL или в ее отображение требуется уникальный индекс. При установлении связи с обновляемым отображением Microsoft SQL Server или с таблицей базы данных SQL, не имеющей уникального индекса, Microsoft Access предлагает выбрать одно или несколько полей для создания такого индекса. Однако Microsoft Access не проверяет, действительно ли выбранные поля однозначно определяют каждую запись. Записи с повторяющимися значениями в построенном индексе обновить будет невозможно.

Если индекс оказался неуникальным, удалите связь с таблицей, установите связь повторно и выберите поле или поля, подходящие для создания уникального индекса.

С другой стороны, можно создать индекс в Microsoft Access с помощью управляющего запроса, содержащего инструкцию Create Index. При этом также необходимо выбрать поле или набор полей, которые будут однозначно определять каждую запись. Если индекс содержит повторяющиеся значения, в таблицу нельзя внести изменения. Для удаления индекса примените другой управляющий запрос. Для получения дополнительных сведений о создании управляющих запросов нажмите кнопку  [image].

•	Если устанавливается связь с таблицей SQL, имеющей свой собственный уникальный индекс, и этот индекс определен для числового поля с плавающей запятой, таблица может оказаться необновляемой. Разные серверы с разной точностью обрабатывают данные с плавающей запятой, поэтому иногда может иметь место потеря точности. Обычно различия настолько малы, что не оказывают никакого влияния, но если данные образуют часть закладки в таблице SQL, то в Microsoft Access затронутые записи могут выглядеть как удаленные.

Если при импорте, связывании или использовании таблицы базы данных SQL возникают другие ошибки, они могут быть вызвана проблемами с учетной записью на сервере базы данных SQL или с самой базой данных. Если нет доступа к таблице базы данных SQL, обратитесь к администратору базы данных SQL.


Источники данных, которые Microsoft Access может импортировать или связать

Примечание   Драйверы Lotus 1-2-3 и Paradox не включены в программу установки, но их можно найти в Office 97 ValuPack. Для получения дополнительных сведений о ValuPack нажмите кнопку  [image].

Источник данных	Версия формата
Microsoft FoxPro	2.x и 3.0 (только импорт)
dBASE	III, III+, IV и 5
Paradox	3.x, 4.x и 5.0
Электронные таблицы Microsoft Excel	3.0, 4.0, 5.0, 7.0/95 и 8.0/97
Электронные таблицы Lotus 1-2-3 (связь только для чтения)	.wks, .wk1, .wk3 и .wk4
Текстовые файлы с разделителями	Большинство файлов, значения которых разделены запятыми, символами TAB и другими символами, должны быть в текстовых форматах MS-DOS или Windows ANSI.
Текстовые файлы фиксированной длины	Большинство файлов, значения которых установлены таким образом, что каждой поле имеет фиксированную длину, должны быть в текстовых форматах MS-DOS или Windows ANSI.
HTML	1.0 (в списке) 2.0, 3.x (в таблице или списке)
Таблицы SQL и данные из программ и баз данных, поддерживающих протокол ODBC.	Для получения списка драйверов, поддерживающих ODBC, см. в Microsoft Knowledge Base статью Q140548 «List of ODBC Drivers Installed by Product». Для связи со страницей поиска Microsoft Access Knowledge Base в Web нажмите кнопку  [image].  Для получения сведений о доступе к базе данных Knowledge Base или к другим техническим ресурсам нажмите кнопку  [image].


Переключение между режимами таблиц

При работе с компьютером можно пользоваться двумя режимами: режимом конструктора и режимом таблицы. Режим конструктора используется для создания и изменения структуры таблицы, а режим таблицы - для просмотра, добавления, удаления и редактирования данных в таблице.

•	Нажмите кнопку Вид на панели инструментов.

Кнопка Вид является кнопкой переключения. Если таблица открыта в режиме таблицы, то на экране отображена только кнопка переключения в режим конструктора, и наоборот.


Создание таблицы

В Microsoft Access существует два способа создания таблицы. Для ввода собственных данных можно создать пустую таблицу. Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные из другого источника.

Предполагаемые действия

Создание новой пустой таблицы

Создание новой таблицы, используя уже существующие данные

Получение сведений о таблицах и их работе


Создание новой пустой таблицы

В Microsoft Access существует четыре способа создания пустой таблицы.

•	Использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащией все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастера баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.

•	Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.

•	Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.

•	Опредеоление всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

Предполагаемые действия

Создание базы данных при помощи мастера баз данных

Создание таблиц при помощи мастера таблиц

Создание таблицы путем ввода данных в таблицу

Быстрое создание таблицы в режиме конструктора


Создание новой таблицы с использованием существующих данных

В Microsoft Access существует два способа для создания таблиц на основе уже существующих данных.

•	Данные можно связать или импортировать из другой базы данных Microsoft Access или из множества форматов файлов других программ.

•	Создать таблицу, основанную на данных текущей таблицы, можно при помощи запроса на создание таблицы. Например, запросы на создание таблиц можно использовать для архивации старых записей, копирования таблиц, выбора групп записей для экспорта в другую базу данных или для использования в качестве основы для отчетов, отражающих данные в определенный момент времени.

Предполагаемые действия

Создание таблицы при помощи импорта или связывания данных

Создание новой таблицы при помощи запросов на создание таблицы


Создание таблицы при помощи мастера таблиц

1	Переключитесь в окно базы данных. Для переключения из другого окна в окно базы данных нажмите клавишу F11.

2	На вкладке Таблица нажмите кнопку Создать.

3	Дважды щелкните элемент «Мастер таблиц».

4	Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера таблиц.

Примечание.   В случае необходимости по окончании работы с мастером таблиц изменить или расширить полученную таблицу можно в режиме конструктора.


Быстрое создание таблицы в режиме конструктора

1	Переключитесь в окно базы данных. Для переключения из другого окна в окно базы данных нажмите клавишу F11.

2	На вкладке Таблица нажмите кнопку Создать.

3	Дважды щелкните элемент «Конструктор».

4	Определите в таблице каждое поле.

Инструкции

5	Определите ключевые поля до сохранения таблицы.

Инструкции

Примечание.   Рекомендуется определять ключевые поля, хотя это вовсе не обязательно. Если они не были определены, то при сохранении таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать. Для получения дополнительных сведений о ключевых полях нажмите кнопку  [image].

6	Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить  [image]  на панели инструментов, а затем введите имя таблицы, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

Примечание. Для получения дополнительных сведений о средствах, используемых для наладки полей в таблицах, нажмите кнопку  [image].


Создание таблиц путем ввода данных в таблицу

1	Переключитесь в окно базы данных. Для переключения из другого окна в окно базы данных нажмите клавишу F11.

2	На вкладке Таблица нажмите кнопку Создать.

3	Дважды щелкните элемент «Режим таблицы». На экране появится пустая таблица, состоящая из 20 столбцов и 30 строк. По умолчанию задаются следующие имена столбцов: «Поле1», «Поле2» и т. д.

4	Для переименования каждого столбца дважды щелкните название столбца, введите имя, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access, и нажмите клавишу ENTER.

5	Если таблица должна содержать более 20 столбцов, то можно добавить дополнительные. Для этого нажмите кнопку мыши справа от столбца, рядом с которым необходимо разместить новый, и в меню Вставка выберите команду Столбец. Переименование столбцов описано в шаге 4.

6	Введите данные в таблицу.

Вводите в каждый столбец данные определенного типа ( в таблицах Microsoft Access каждый столбец называют полем). Например, вводите в один столбец фамилии, а в другой имена. При вводе чисел, значений дат и времени необходимо использовать согласованные форматы, чтобы Microsoft Access мог автоматически определить соответствующий тип данных и формат отображения столбца. Все столбцы с неизмененными именами, оставленные пустыми, будут удалены при сохранении таблицы.

7	Закончив ввод данных вовсе нужные столбцы, нажмите кнопку Сохранить  [image]  на панели инструментов, чтобы сохранить таблицу.

8	При сохранении таблицы выводится приглашение создать ключевое поле. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись, такие как инвентарные номера или коды, еще не были введены, то рекомендуется нажать кнопку Да. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись, введены, то это поле можно определить как ключевое.

  Инструкции

Тип данных каждого поля (столбца) определяется типом введенных данных. Если в дальнейшем придется изменить определение поле, например, задать другой тип данных или определить условие на значение, эти действия можно выполнить в режиме конструктора.

Примечание.   Кроме переименования и вставки столбцов в любое время, как до, так и после сохранения новой таблицы, допускается удаление столбцов или изменение их положения в таблице. Для получения дополнительных сведений об удалении столбцов нажмите кнопку  [image].  Для получения дополнительных сведений об изменении порядка столбцов в таблице нажмите кнопку  [image].


Добавление полей в таблицу в режиме конструктора

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	Для добавления поля в таблицу выберите строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажмите кнопку Добавить строки  [image]  на панели инструментов.

Для добавления поля в конец таблицы выберите первую пустую строку.

3	Выберите столбец Имя столбца и введите имя поля, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

4	В столбце Тип данных можно оставить настройку по умолчанию («Текстовый») или выбрать требуемый типа данных в раскрывающемся списке в ячейке столбца Тип данных.

Для получения дополнительных сведений о выборе типа данных нажмите кнопку  [image].

5	В столбце Описание введите описание, помещаемое в это поле. Текст описания будет выводится в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Ввод описания является необязательным.

6	При необходимости, задайте значения свойств поля в бланке свойств в нижней части окна.

Инструкции

Примечание.   Если данная таблица является связанной, то добавлять в нее новое поле в текущей базе данных невозможно. Если связанная таблица является таблицей Microsoft Access, для добавления поля необходимо открыть исходную базу данных. Если связанная таблица является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимо открыть исходный файл в этом приложении.


Добавление поля (столбца) в таблицу в режиме таблицы

1	Откройте таблицу в режиме таблицы.

2	Выберите столбец, слева от которого требуется добавить новый столбец, и выберите в меню Вставка команду Столбец.

3	Установите указатель на заголовок столбца, дважды нажмите кнопку мыши и введите имя поля, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

Если в дальнейшем потребуется изменить определение поля, например, задать другой тип данных или определить условие на значение, эти действия следует выполнить в режиме конструктора.

Примечание.   Для связанной таблицы команда Столбец недоступна. Если связанная таблица является таблицей Microsoft Access, то для добавления поля необходимо открыть исходную базу данных. Если связанная таблица является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимо открыть исходный файл в этом приложении.


Данные, используемые в поле таблицы

При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее.

•	Какие значения должны отображаться в поле? Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных.

•	Сколько места необходимо для хранения значений в поле.

•	Какие операции должны производиться со значениями в поле. Например, суммировать значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а значения в текстовых полях и полях объектов OLE нельзя.

•	Нужна ли сортировка или индексирование поля. Сортировать и индексировать поля MЕМО, гиперссылки и объекты OLE невозможно.

•	Необходимо ли использование полей в группировке записей в запросах или отчетах. Поля MЕМО, гиперссылки и объекты OLE использовать для группировки записей нельзя.

•	Каким образом должны быть отсортированы значения в поле. Числа в текстовых полях сортируются как строки чисел (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т.д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как числовых значений используйте числовые поля или поля, имеющие денежный формат. Также многие форматы дат невозможно отсортировать надлежащим образом, если они были введены в текстовое поле. Для обеспечения сортировки используйте поле типа «Дата/время».

В приведенной ниже таблице указаны все типы данных в Microsoft Access, их использование и размеры.

Тип данных	Используется	Размер
Текстовый	Текст или комбинация текста и чисел, например, адрес, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс. Для получения дополнительных сведений об определении тестового поля нажмите кнопку  [image].	До 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы, позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов определите свойство Размер поля (FieldSize).
Поле MЕМО	Длинный  текст или числа, например, пометки или описание. Для получения дополнительных сведений об определении полей MЕМО нажмите кнопку  [image].	До 64 000 символов.
Числовой	Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (используйте денежный тип). Для определения числового типа определите свойство Размер поля (FieldSize). Для получения дополнительных сведений об определении числовых полей нажмите кнопку  [image].	1, 2, 4 или 8 байт. 16 байт только для кодов репликации. Для получения дополнительных сведений об изменении числовых полей нажмите кнопку  [image].
Дата/время	Даты и время. Для получения дополнительных сведений об определении полей дата/время нажмите кнопку  [image].	8 байт.
Денежный	Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 - в дробной. Для получения дополнительных сведений об определении денежных полей нажмите кнопку  [image].	8 байт.
Счетчик	Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Для получения дополнительных сведений об определении полей счетчика нажмите кнопку  [image].	4 байта. 16 байт только для репликации кодов.
Логический	Поля, содержащие только одно или два значения, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Включено/Выключено». Для получения дополнительных сведений об определении логических полей нажмите кнопку  [image].	1 бит.
Объекты OLE	Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать присоединенную рамку объекта. Для получения дополнительных сведений об определении полей объектов OLE нажмите кнопку  [image].	До 1 гигабайта (ограничено объемом диска).
Гиперссылки	Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа путь UNC, либо URL. Для получения дополнительных сведений об определении полей гиперссылки нажмите кнопку  [image].	До 64 000 символов.
Мастер подстановок	Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается мастер. Для получения дополнительных сведений об определении поля мастера подстановок нажмите кнопку  [image].	Размер такой же, как и размер ключевого поля, которое также является мастером подстановок, обычно 4 байта.
Примечание.   Числовые, денежные и логические типы данных, а также Дата/Время, обеспечивают определенные ранее форматы отображения. Для выбора форматов для каждого типа данных определите свойство Формат. Также можно создать пользовательский формат отображения для всех данных, кроме объектов OLE. Для получения дополнительных сведений об определении пользовательских форматов отображения нажмите кнопку  [image].


Изменение типа данных поля

1	Если таблица уже содержит данные, то до изменения типов данных и размеров полей, сделайте ее копию.

2	Откройте таблицу в режиме конструктора.

3	Выберите ячейку в столбце Тип данных поля, которое необходимо изменить, нажмите кнопку раскрытия списка, а затем выберите новый тип данных.

4	На панели инструментов нажмите кнопку Сохранить  [image].

Предупреждение.   Если в результате изменений данные будут потеряны, то до сохранения изменений на экран выдается сообщение об имевших место ошибках. Для отмены преобразований нажмите кнопку Отменить. Для сохранения изменений и продолжения работы нажмите кнопку OK.

Для получения дополнительных сведений о последствиях изменения типа данных поля нажмите кнопку  [image].

Примечание.   В больших таблиц изменение типов данных может занять значительное время. Для отмены преобразования в течение его работы нажмите клавиши CTRL+BREAK, а затем кнопку OK.


Последствия изменения типа данных поля

По какой-либо причине изменение типа данных полей, уже содержащих данные, может оказаться необходимым. Например, в Microsoft Access были импортированы данные, а необходимый тип данных установлен не был. Или установленный тип данных полей больше не соответствует содержащимся в этих полях данным.

Прежде чем изменять тип данных, оцените последствия этого преобразования для всей базы данных. Какие запросы, формы, отчеты используют поле, тип данных которого необходимо изменить? Возможно, понадобится изменить выражения, которые зависят от изменяемого поля.

Наиболее часто встречающиеся преобразования типов данных можно представить следующими четырьмя категориями: преобразование в текст других типов данных; преобразование текстовых данных в числовые, денежные, логические форматы или в формат дата/время; преобразование денежного типа данных в числовой, текстового в поле MЕМО и наоборот; а также изменение настройки свойства Размер поля (FieldSize) для числовых полей.

Преобразование в текст других типов данных

Числа, используемые в вычислениях хранятся в числовых или денежных полях, но может оказаться, что в поле, которое изначально использовалось только для чисел, теперь необходимо вводить буквы и другие нечисловые символы. Например, в числовом поле хранятся коды. В дальнейшем в кодах стали использоваться буквы, дефисы, скобки и другие нечисловые символы, следовательно тип данных этого поля необходимо преобразовать в текстовый.

В Microsoft Access числовые данные преобразуются в текстовые при помощи стандартного числового формата , а даты преобразуются в текст при помощи полного формата даты. Преобразованные значения не будут содержать никаких обозначений валют и других специальных символов, указываемых для этого поля.

Преобразование текстовых данных в числовые, денежные, логические или в форматы даты/времени

Если данные, хранящиеся в текстовом поле, необходимо преобразовать в другой тип, то преобразовать можно только значения, подходящие для нового типа данных. Например, если необходимо произвести математические вычисления с числами, хранящимися в текстовом поле, то тип этого поля нужно преобразовать в числовой или денежный. Если все данные, хранящиеся в этом поле, являются числами, то никакие данные в результате преобразования не будут потеряны.

При преобразовании текстового типа данных в числовой десятичные запятые и разделители разрядов воспринимаются должным образом. Обозначения валют воспринимаются в соответствии с установленными языком и национальными настройками. Определить их можно с помощью значка «Язык и стандарты» на панели управления Windows.

При преобразовании текстового типа данных в тип Дата/Время большинство дат и форматов времени изменяются должным образом. Форматы дат и времени воспринимаются в соответствии с установленными языком и национальными настройками. Определить их можно с помощью значка «Язык и стандарты» на панели управления Windows.

При преобразовании текстового типа данных в логический, слова «Да», «Истина» и «Вкл» преобразуются в значение «Да», а слова «Нет», «Ложь» и «Выкл» в значение «Нет». Для вывода на экран значений «Да» или «Нет» в режиме конструктора таблицы необходимо перейти на вкладку Подстановка и задать для свойства Тип элемента управления (DisplayControl) значение «Поле». (Также можно преобразовать числовой тип данных в логический тип, при этом нулевые и пустые значения преобразуются в «Нет», а ненулевые в «Да»).

Преобразование денежного типа данных в числовой, текстового в поле MEMO и наоборот

Числовой тип данных всегда можно преобразовать в денежный, а денежный в числовой. Для обеспечения правильности вычислений для хранения значений валют должен быть использован денежный тип данных. Если с данными, содержащими от одного до четырех знаков после запятой, необходимо производить много вычислений, то рекомендуется также использовать денежный тип. В денежных полях для вычислений используется метод с фиксированной запятой, что позволяет избежать ошибок при округлении. Также всегда можно преобразовать текстовый тип данных в поле MEMO и наоборот. Например, если в поле необходимо хранить более длинный текст, чем предполагалось ранее, тип данных поля можно преобразовать в поле MEMO, но при этом не следует забывать, что поля MEMO нельзя сортировать и индексировать. Если нет необходимости хранить в поле более 255 символов, то следует использовать текстовый тип данных.

Изменение настройки свойства «Размер поля» (FieldSize) для числовых полей

Для полей с числовым типом данных конкретный тип определяется одним из следующих значений свойства Размер поля (FieldSize): «Байт», «Целое», «Длинное целое», «С плавающей запятой (4 байт)», «С плавающей запятой (8 байт)» или «Код репликации». При преобразовании поля к числовому типу определите, может ли потребоваться для уже введенных в поле значений изменение свойства Размер поля (FieldSize). Если размер поля преобразуется от большего, например, «С плавающей запятой (8 байт)», к меньшему, например, к целочисленному, то имеющиеся значения должны соответствовать новому размеру поля. Если имеющиеся значения не соответствуют размеру поля, значения будут округляться. Например, при преобразовании от размера «С плавающей точкой (8 байт)» к размеру «Длинное целое» число округляется до ближайшего целого. Кроме того, значения, размеры которых превышают новый размер поля, удаляются и заменяются значениями Null.

Для получения сводки результатов преобразования типов полей нажмите кнопку  [image].

Для получения дополнительных сведений о диапазонах допустимых значений для всех размеров полей нажмите кнопку  [image].


Результаты преобразования типов полей

В следующей таблице приведена сводка результатов преобразования типов полей для таблиц, содержащих данные, а также краткие комментарии.

Исходный	Конечный	Результат	Комментарии
Все типы данных	Счетчик	В Microsoft Access запрещено	Отсутствует.
Текстовый	Числовой, денежный, Дата/Время и логический	Текст преобразуется в соответствующее значение	Необходимо обеспечить соответствие исходных значений новому типу данных; недопустимые значения удаляются.
Поле МЕМО	Текстовый	Простое преобразование	Обрезаются данные, размеры которых превышают размер, заданный в свойстве Размер поля (FieldSize).
Числовой	Текстовый	Значения преобразуются в текст	Числа записываются в общем формате.
Числовой	Денежный	Числа преобразуются в денежные значения	Необходимо обеспечить соответствие исходных значений новому типу данных; недопустимые значения удаляются.
Дата/Время	Текстовый	Значения преобразуются в текст	Значения даты или времени преобразуются к полному формату даты.
Денежный	Текстовый	Значения преобразуются в текст	В текстовое значение не включаются символы денежных единиц, например символ $.
Денежный	Числовой	Простое преобразование	Необходимо обеспечить соответствие исходных значений новому типу данных; недопустимые значения удаляются.
Счетчик	Текстовый	Значения преобразуются в текст	возможно обрезание значений в соответствии со значением свойства Размер поля (FieldSize).
Счетчик	Числовой	Простое преобразование	Возможно обрезание значений в соответствии со значением свойства Размер поля (FieldSize).
Логический	Текстовый	Значения преобразуются в текст	Отсутствует.


Типы используемых ключевых полей

Сила реляционных баз данных, таких как Microsoft Access, заключается в том, что они могут быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице. Это называется ключевым полем таблицы. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Ключевые поля счетчика

Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика. Также таблица может быть использована при репликации базы данных. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Простой ключ

Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое. Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, то оно не будет определено как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

Составной ключ

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим». Примером такой таблицы может служить таблица «Заказано» из демонстрационной базы данных «Борей», связывающая таблицы «Заказы» и «Товары». Ключ в этой таблице состоит из двух полей: «КодЗаказа» и «КодТовара». В таблице «Заказано» может быть представлено много товаров и много заказов, но каждый товар включается в заказ только один раз, поэтому комбинация значений полей «КодЗаказа» и «КодТовара» достаточна для образования ключа.

Другим примером может служить база данных по складским запасам, в которой используются один основной и один или несколько вспомогательных инвентарных номеров.

Примечание.   Если определить подходящий набор полей для составного ключа сложно, просто добавьте поле счетчика и сделайте его ключевым. Например, не рекомендуется определять ключ по полям «Имена» и «Фамилии», поскольку нельзя исключить повторения этой пары значений для разных людей.

Для получения дополнительных сведений о создании ключевых полей нажмите кнопку  [image].


Содание и изменение ключевых полей

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	Выделите одно или несколько полей, которые необходимо определить как ключевые.

Для выделения одного поля выберите область выделения строки нужного поля.

Для выделения нескольких полей нажмите и удерживайте клавишу CTRL и выберите область выделения для каждого поля.

3	Нажмите кнопку Ключевое поле  [image]  на панели инструментов.

Для получения дополнительных сведений о выборе ключевых полей нажмите кнопку  [image].

Примечания

•	Допускается назначение ключевым полем поля, содержащего данные, однако, если в этом поле имеются повторяющиеся или пустые значения, будет выведено сообщение об ошибке. Получивший такое сообщение пользователь имеет три возможности: выполнить запрос на поиск повторяющихся записей для поиска записей, содержащих повторяющиеся или пустые значения в поле, и изменить эти значения; выбрать другое поле или добавить поле счетчика и определить его как ключевое. Для получения дополнительных сведений о поиске повторяющихся значений нажмите кнопку  [image].

•	Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей. Сортировка записей осуществляется в соответствии с порядком ключевых полей в бланке в режиме конструктора таблицы. Если необходимо указать другой порядок сортировки без изменения порядка ключевых полей, то сначала определите ключ, как это описано выше, а затем нажатием кнопки Индексы  [image]  на панели инструментов откройте окно «Индексы» и укажите другой порядок полей для индекса с именем «PrimaryKey».


Удаление ключевых полей

1	Если ключевое поле связано, то до удаления ключа необходимо удалить данную связь.

Инструкции

2	Откройте таблицу в режиме конструктора.

3	Выберите область выделения строки для текущего ключевого поля и нажмите кнопку Ключевое поле  [image]  на панели инструментов.

Примечание.   При удалении поле или поля, обозначенные как ключевые, физически не удаляются, но они перестают быть ключевыми. В некоторых ситуациях может понадобится временно удалить ключ. Например, импортированные в таблицу записи могут оказаться повторяющимися. До тех пор пока повторения не будут устранены, ключи должны быть удалены. Для получения дополнительных сведений о поиске повторяющихся записей нажмите кнопку  [image].


Изменение имени поля в таблице

Изменение имени поля никак не влияет на содержащиеся в нем данные, но оно может повлечь за собой изменение других частей базы данных. Если какие-либо объекты базы данных содержат ссылки на поле, имя которого изменилось, то в них тоже необходимо внести соответствующие исправления. Например, если текстовое поле содержится в форме, связанной с изменившимся полем, то данные в нем отображаться не будут до тех пор, пока свойство Данные (ControlSource) не будет изменено в соответствии с новым именем.

Изменять имя поля можно как в режиме конструктора, так и в режиме таблицы.

Предполагаемые действия

Изменение имени поля в режиме конструктора

Изменение имени поля в режиме таблицы


Изменение имени поля в режиме конструктора

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	Дважды щелкните имя поля, которое необходимо изменить.

3	Введите новое имя поля, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

4	Для сохранения изменений нажмите кнопку Сохранить  [image]  на панели инструментов.

Внимание!   Если запросы, формы, отчеты, выражения или программы Visual Basic для приложений содержат ссылки на поле, имя которого изменилось, то в них необходимо внести соответствующие исправления.


Изменение имени поля в режиме таблицы

1	Откройте базу данных в режиме таблицы.

2	Дважды щелкните область выделения столбца, который необходимо.

Примечание.   Если задано значение свойства Подпись (Caption), то текст заголовка столбца может не совпадать с именем поля. В этом случае, если дважды щелкнуть заголовок столбца, то значение свойства Подпись (Caption) будет замещено именем поля. Если редактирование имени поля продолжится, то при нажатии клавиши ENTER для сохранения изменений текст подписи будет удален. Если его не следует удалять, то для отмены данного действия сразу после двойного нажатия кнопки мыши необходимо нажать клавишу ESC. Для получения дополнительных сведений об использовании свойства Подпись (Caption) нажмите кнопку  [image].

3	Введите новое имя поля, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

4	Для сохранения нового имени нажмите клавишу ENTER.

Внимание!   Если запросы, формы, отчеты, выражения или программы Visual Basic для приложений содержат ссылки на поле, имя которого изменилось, то в них необходимо внести соответствующие исправления.


Копирование описания поля в режиме конструктора

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	Выделите одно или несколько полей, которые необходимо скопировать.

Для выделения одного поля выберите область выделения строки этого поля.

Для выделения нескольких полей, не отпуская кнопки мыши, перемесите указатель по областям выделения строк этих полей.

3	На панели инструментов нажмите кнопку Копировать  [image],  а затем выберите первую пустую строку.

4	Нажмите кнопку Вставить  [image]  на панели инструментов.

5	Введите новое имя для скопированного поля.

Примечание.   При выполнении данных действий копируется только определение поля, но не его данные.


Перемещение поля в таблице в режиме конструктора

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	Выделите одно или несколько полей, которые необходимо переместить.

Для выделения одного поля выберите область выделения строки этого поля.

Для выделения нескольких полей, не отпуская кнопки мыши, перемесите указатель по областям выделения строк этих полей.

3	Если на области выделения строки снова нажать и не отпускайте кнопку мыши, то над последней выделенной строкой появится тонкая горизонтальная черта.

4	Переместите горизонтальную черту на строку, над которой необходимо поместить поля.

Примечание.   В режиме конструктора можно изменить как порядок полей таблице, так и порядок столбцов. Для получения дополнительных сведений об изменении порядка только для столбцов нажмите кнопку  [image].


Удаление поля из таблицы

Способ удаления поля зависит от текущего режима: режима конструктора и режима таблицы.

Предполагаемые действия

Удаление поля из таблицы в режиме конструктора

Удаление поля из таблицы в режиме таблицы


Удаление поля из таблицы в режиме конструктора

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	Выделите одно или несколько полей, которые необходимо удалить.

Для выделения одного поля выберите область выделения строки этого поля.

Для выделения нескольких полей, не отпуская кнопки мыши, перемесите указатель по областям выделения строк этих полей.

3	На панели инструментов нажмите кнопку Удалить строки  [image].

Примечания

•	Ссылки на удаленное поле, содержащиеся в других объектах базы данных, также необходимо удалить. Например, если в отчете содержится элемент управления, связанный с удаленным полем, то невозможно будет найти данные из этого поля, и на экран будет выдано соответствующее сообщение.

•	Нельзя удалить поле, которое является частью отношения. Сначала необходимо удалить связи.


Удаление поля из таблицы в режиме таблицы

1	Откройте таблицу в режиме таблицы.

2	Выберите область выделения поля столбца, которое необходимо удалить.

3	В меню Правка выберите команду Удалить столбец.

Примечания.

•	Ссылки на удаленное поле, содержащиеся в других объектах базы данных, также необходимо удалить. Например, если в отчете содержится элемент управления, связанный с удаленным полем, то невозможно будет найти данные из этого поля, и на экран будет выдано соответствующее сообщение.

•	Нельзя удалить поле, которое является частью отношения. Сначала необходимо удалить связи.


Создание поля для текста или поля МЕМО

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	Для вставки поля выберите строку, над которой его необходимо поместить, и на панели инструментов нажмите кнопку Добавить строки  [image].

Для добавления поля в конец таблицы выберите первую пустую строку.

3	В столбце Имя поля введите имя, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

4	В столбце Тип данных нажмите кнопку мыши на стрелке и выберите либо Текстовый тип, либо Поле МЕМО. Для получения дополнительных сведений о типах данных, используемых при различных обстоятельствах, нажмите кнопку  [image].

5	В случае необходимости установите другие свойства поля.

Инструкции

Примечание.   Установленный по умолчанию размер поля составляет 50 символов. Чтобы его изменить для определенного поля, необходимо установить свойство Размер поля (FieldSize). Для изменения установленного по умолчанию размера поля в меню Сервис выберите команду Параметры и перейдите к вкладке Таблицы/запросы.


Создание полей для чисел и денежных знаков

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	Для вставки поля выберите строку, над которой его необходимо поместить, и на панели инструментов нажмите кнопку Добавить строки  [image].

Для добавления поля в конец таблицы выберите первую пустую строку.

3	В столбце Имя поля введите имя, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

4	В столбце Тип данных нажмите кнопку мыши на стрелке и выберите либо Числовой тип, либо Денежный. Для получения дополнительных сведений о типах данных, используемых при различных обстоятельствах, нажмите кнопку  [image].

5	Для создания числового поля в нижней части окна необходимо установить свойство Размер поля (FieldSize) для требуемого размера. Для получения дополнительных сведений о размерах полей нажмите кнопку  [image].

6	Для установления формата отображения в нижней части окна в поле Формат нажмите стрелку и выберите требуемый формат. Если указанные форматы не отвечают требованиям, можно создать пользовательский формат отображения данных. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

7	Если необходимо, установите и другие свойства полей.

 	Инструкции

Примечание.   Изменения, внесенные в форматы валют в окне «Языки и стандарты» панели управления Windows, будут автоматически отображаться в денежных полях базы данных. Изменения касаются только форматов и никак не влияют на содержащиеся в полях данные.


Создание поля, автоматически генерирующего числа

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	Для вставки поля выберите строку, над которой его необходимо поместить, и на панели инструментов нажмите кнопку Добавить строки  [image].

Для добавления поля в конец таблицы выберите первую пустую строку.

3	В столбце Имя поля введите имя, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

4	В столбце Тип данных нажмите кнопку на стрелке и выберите тип Счетчик.

5	Для создания возрастающего счетчика оставьте все настройки свойства в нижней части окна прежними (по умолчанию в свойстве Размер поля (FieldSize) задано значение «Длинное целое», а в свойстве Новые значения - «Последовательные»).

Для создания счетчика случайных чисел в нижней части окна установите для свойства Новые значения значение Случайные. Для получения дополнительных сведений о возможных типах счетчика, включая поля для репликации базы данных, нажмите кнопку  [image].

6	Если необходимо, установите и другие свойства поля.

Инструкции


Создание полей для дат и времени

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	Для вставки поля выберите строку, над которой его необходимо поместить, и на панели инструментов нажмите кнопку Добавить строки  [image].

Для добавления поля в конец таблицы выберите первую пустую строку.

3	В столбце Имя поля введите имя, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

4	В столбце Тип данных нажмите стрелку и выберите пункт Дата/Время.

5	Для установления формата отображения в нижней части окна в поле Формат нажмите стрелку и выберите требуемый формат. Если указанные форматы не отвечают требованиям, можно создать пользовательский формат отображения. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

6	Если необходимо, установите и другие свойства полей.

Инструкции

Примечание.   Хранение значений дат и времени в поле типа Дата/Время обеспечивает правильную сортировку. Все изменения, внесенные в форматы дат и времени в окне «Язык и стандарты» на панели управления Windows, будут автоматически отражены в полях типа Дата/Время.


Создание полей для хранения объектов OLE (рисунков, документов Word и т. д.)

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	Для вставки поля выберите строку, над которой его необходимо поместить, и на панели инструментов нажмите кнопку Добавить строки  [image].

Для добавления поля в конец таблицы выберите первую пустую строку.

3	В столбце Имя поля введите имя, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

4	В столбце Тип данных нажмите стрелку и выберите пункт Объекты OLE.

Примечание.   Поля объектов OLE используются для хранения таких данных, как документы Microsoft Word или Microsoft Excel, рисунки, звук и объекты других программ. Объекты OLE могут быть связаны или внедрены в поле таблицы Microsoft Access. Для отображения объектов OLE в форме или отчете необходимо использовать элемент управления. Для получения дополнительных сведений о редактировании и отображении объектов, хранящихся в полях объектов OLE, нажмите кнопку  [image].


Создание логических полей

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	Для вставки поля выберите строку, над которой его необходимо поместить, и на панели инструментов нажмите кнопку Добавить строки  [image].

Для добавления поля в конец таблицы выберите первую пустую строку.

3	В столбце Имя поля введите имя, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

4	В столбце Тип данных нажмите стрелку и выберите пункт Логический.

5	Чтобы в поле вместо установленных по умолчанию значений «Да/Нет» отображались «Истина/Ложь» или «Включено/Выключено», в нижней части окна в поле Формат выберите требуемый формат.

6	Если необходимо, установите и другие свойства полей.

Инструкции


Создание в таблице поля со списком подстановок или списком значений

Мастер подстановок позволяет создать поле, в котором выводится список значений одного из следующих двух видов, что облегчает ввод данных:

•	список подстановок, в котором выводятся значения из существующей таблицы или отчета;

•	список постоянных значений, которые вводятся при создании поля.

Наиболее распространенным видом списка подстановок является список  значений из ссылочной таблицы. Например, в поле «Код поставщика» из базы данных «Борей» можно вывести следующий список:

Такой список создается путем поиска значений в поле «КодПоставщика» таблицы «Поставщики» и вывода соответствующих значений поля «Название». При выборе значения из списка задается значение внешнего ключа в текущей записи (поле «КодПоставщика» в таблице «Товары»), совпадающее со значением ключевого поля соответствующей записи в связанной таблице (поле «КодПоставщика» в таблице «Поставщики»). При этом создается объединение со связанной таблицей, позволяющее отображать (но не сохранять) значения поля «Название» из таблицы «Поставщики». Внешний ключ (значение поля «КодПоставщика») сохраняется, но не отображается. Это приводит к тому, что любое обновление данных в таблице «Поставщики» будет отражаться как в списке, так и в записях в таблице «Товары». Поле списка подстановок необходимо определять из таблицы, содержащей внешний ключ и отображающей список подстановок. В приведенном примере поле списка подстановок будет определено из таблицы «Товары».

Список постоянных значений выгладит так же, как список подстановок, но такой список содержит постоянный набор значений, которые вводятся при создании списка. Список постоянных значений используется для ввода а поля значений, которые не нужно хранить в таблице и для которых не предполагается частое изменение. Например, удобно создать для заполнения поля «Обращение» список значений типа «Mr.», «Mrs.» или «Ms.». Выбираемое из списка значение заносится в запись без создания отношения со связанной таблицей. Если какое-либо значение из списка будет в дальнейшем изменено, это не отразится на ранее заполненных записях.

Создавать новые поля со списком подстановок или со списком значений можно как в режиме конструктора, так и в режиме таблицы. Однако, если поле, которое будет использовано как внешний ключ для поля подстановок, уже существует, необходимо открыть содержащую это поле таблицу в режиме конструктора и определить поле подстановок. Например, если имеется таблица «Товары», в которой уже определено поле «КодПоставщика», и требуется превратить его в поле подстановок, в котором будут выводиться названия поставщиков из таблицы «Поставщики», то необходимо открыть таблицу «Товары» в режиме конструктора и преобразовать поле «КодПоставщика» в поле подстановок.

Предполагаемые действия

Создание поля списка подстановок в режиме конструктора

Создание поля списка подстановок в режиме таблицы

Создание поля списка значений в режиме конструктора

Создание поля списка значений а режиме таблицы


Создание поля со списком подстановок из ссылочной таблицы в режиме конструктора

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	Выполните одно из следующих действий.

•	Для вставки поля выберите строку, над которой его необходимо поместить, и на панели инструментов нажмите кнопку Добавить строки  [image].  Для добавления поля в конец таблицы выберите первую пустую строку. В столбце Имя поля введите имя, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

•	Если поле, которое будет использовано как внешний ключ для поля подстановок, уже существует, необходимо выбрать строку этого поля. Например, если имеется таблица «Товары», в которой уже определено поле «КодПоставщика», и требуется превратить его в поле подстановок, в котором будут выводиться названия поставщиков из  таблицы «Поставщики», то необходимо открыть таблицу «Товары» в режиме конструктора и преобразовать поле «КодПоставщика» в поле подстановок, то необходимо выбрать строку поля «КодПоставщика».

3	В столбце Тип данных нажмите стрелку и выберите пункт Мастер подстановок.

4	Выберите параметр, идентифицирующий требуемое поле подстановок для значений из таблицы или запроса.

5	Нажмите кнопку Далее и следуйте инструкциям, выдаваемым Мастером подстановок.

После нажатия кнопку Готово создается поле подстановок и задаются некоторые свойства поля на основании параметров, выбираемых пользователем в окнах мастера подстановок. Если созданное поле списка подстановок добавляется в форму, то туда копируется его определение. Таким образом, не придется создавать поля со списком и их описание полей списка подстановок или значений для формы. Однако, если после добавления описания полей списка подстановок или значений оно было изменено, то в форме эти исправления отображены не будут. Чтобы это исправить, удалите поле из формы и снова скопируйте его туда. Для получения дополнительных сведений о свойствах, устанавливаемых мастером подстановок, нажмите кнопку  [image].

Примечание.   Допускается также создание в таблице поля подстановок со ссылкой на другое поле в той же таблице. Например, в таблице «Сотрудники» из демонстрационной баз данных «Борей» поле «Подчиняется» является подстановочным полем, в котором выводятся значения из полей «Имя» и «Фамилия» той же таблицы, определяемые соответствующим кодом сотрудника из поля «Сотрудники».


Создание в режиме таблицы поля, заполняемого значениями из ссылочной таблицы

1	Откройте таблицу в режиме таблицы.

2	Для вставки подстановочного поля в таблицу выберите ячейку в столбце, слева от которого требуется вставить поле, и выберите в меню Вставка команду Поле подстановок.

3	В первом диалоговом окне мастера подстановок выберите параметр, указывающий требуемое поле подстановки для значений из таблицы или запроса.

4	Нажмите кнопку Далее и следуйте инструкциям мастера подстановок.

После завершения работы мастера подстановок в таблиц будет добавлено подстановочное поле. По умолчанию подстановочному полю присвоено значение «Поле#», где # является каким-либо числом. При желании имя этого поля можно изменить. Для получения дополнительных сведений об изменении имен полей в режиме таблицы нажмите кнопку  [image].

Примечания

•	При использовании мастера подстановок для создания списка подстановок, то некоторые свойства поля задаются на основании параметров, выбираемых пользователем в окнах мастера подстановок. Если созданное поле списка подстановок добавляется в форму, то туда копируется его определение. Таким образом, не придется создавать поля со списком и их описание полей списка подстановок или значений для формы. Однако, если после добавления описания полей списка подстановок или значений оно было изменено, то в форме эти исправления отображены не будут. Чтобы это исправить, удалите поле из формы и снова скопируйте его туда. Для получения дополнительных сведений о свойствах, устанавливаемых мастером подстановок, нажмите кнопку  [image].

•	Допускается также создание в таблице поля подстановок со ссылкой на другое поле в той же таблице. Например, в таблице «Сотрудники» из демонстрационной баз данных «Борей» поле «Подчиняется» является подстановочным полем, в котором выводятся значения из полей «Имя» и «Фамилия» той же таблицы, определяемые соответствующим кодом сотрудника из поля «Сотрудники».


Создание поля списка значений в режиме конструктора

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	Для вставки поля выберите строку, над которой его необходимо поместить, и на панели инструментов нажмите кнопку Добавить строки  [image].

Для добавления поля в конец таблицы выберите первую пустую строку.

3	В столбце Имя поля введите имя поля, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

4	В столбце Тип данных нажмите стрелку и выберите Мастер подстановок.

5	В диалоговом окне мастера подстановок выберите параметр, указывающий требуемый тип значений.

6	Нажмите кнопку Далее и следуйте инструкциям, выдаваемым Мастером подстановок.

Примечание.   При использовании мастера подстановок для создания списка подстановок, то некоторые свойства поля задаются на основании параметров, выбираемых пользователем в окнах мастера подстановок. Если созданное поле списка подстановок добавляется в форму, то туда копируется его определение. Таким образом, не придется создавать поля со списком и их описание полей списка подстановок или значений для формы. Однако, если после добавления описания полей списка подстановок или значений оно было изменено, то в форме эти исправления отображены не будут. Чтобы это исправить, удалите поле из формы и снова скопируйте его туда. Для получения дополнительных сведений о свойствах, устанавливаемых мастером подстановок, нажмите кнопку  [image].


Создание поля списка значений в режиме таблицы

1	Откройте таблицу в режиме таблицы.

2	Для вставки подстановочного поля в таблицу выберите ячейку в столбце, слева от которого требуется вставить поле, и выберите в меню Вставка команду Поле подстановок.

3	В первом диалоговом окне мастера подстановок выберите параметр, указывающий требуемое поле подстановки для значений из таблицы или запроса.

4	Нажмите кнопку Далее и следуйте инструкциям, выдаваемым Мастером подстановок.

После завершения работы мастера подстановок в таблиц будет добавлено подстановочное поле. По умолчанию подстановочному полю присвоено значение «Поле#», где # является каким-либо числом. При желании имя этого поля можно изменить. Для получения дополнительных сведений об именах полей в режиме таблицы нажмите кнопку  [image].

Примечание. При использовании мастера подстановок для создания списка подстановок, то некоторые свойства поля задаются на основании параметров, выбираемых пользователем в окнах мастера подстановок. Если созданное поле списка подстановок добавляется в форму, то туда копируется его определение. Таким образом, не придется создавать поля со списком и их описание полей списка подстановок или значений для формы. Однако, если после добавления описания полей списка подстановок или значений оно было изменено, то в форме эти исправления отображены не будут. Чтобы это исправить, удалите поле из формы и снова скопируйте его туда. Для получения дополнительных сведений о свойствах, устанавливаемых мастером подстановок, нажмите кнопку  [image].


Определение связей между таблицами

1	Закройте все открытые таблицы. Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

2	Переключитесь в окно базы данных. Для переключения в окно базы данных из других окон нажмите клавишу F11.

3	Нажмите кнопку Схема данных  [image]  на панели инструментов.

4	Если в базе данных не определено никаких связей, то на экран автоматически будет выведено окно Добавление таблицы. Если необходимо добавить таблицы до определения связей, а диалогового окна Добавление таблицы на экране нет, нажмите кнопку Добавить таблицу  [image]  на панели инструментов. Если же таблицы, которые необходимо связать, отображены на экране, перейдите к шагу 6.

5	Дважды щелкните имена таблиц, для которых требуется определить связи. Затем закройте диалоговое окно Добавление таблицы.

6	Для связывания полей выберите поле в одной таблице и перетащите его на соответствующее поле во второй таблице.

Для связывания сразу нескольких полей переместите их при нажатой клавише CTRL.

В большинстве случаев связывают ключевое поле (представленное в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полем внешнего ключа во второй таблице. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но они должны иметь одинаковые типы данных (из этого правила существует два исключения) и иметь содержимое одного типа. Кроме того, связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойства Размер поля (FieldSize). Существуют следующие два исключения из правила: поле счетчика можно связывать с числовым полем, если в последнем в свойстве Размер поля (FieldSize) задано значение «Длинное целое»; а также поле счетчика можно связать с числовым, если для обоих полей в свойстве Размер поля (FieldSize) задано значение «Код репликации».

7	В диалоговом окне Схема данных, отображенном на экране, проверьте имена полей, представленные в двух колонках. В случае необходимости внесите изменения.

Если необходимо, установите параметры связи. Для получения дополнительных сведений об определенном пункте в диалоговом окне Схема данных нажмите кнопку со знаком вопроса  [image], а затем интересующий пункт.

8	Для создания связи нажмите кнопку Создать.

9	Для каждой пары таблиц, которые необходимо связать, выполните шаги 5-8.

При закрытии окна схемы данных на экран будет выведено сообщение, нужно ли сохранять макет. Не зависимо от того, будет он сохранен или нет, связи, созданные в базе данных, будут сохранены.

Примечания

•	Если необходимо просмотреть все связи, определенные в базе данных, нажмите кнопку Показать все связи  [image]  на панели инструментов. Для просмотра связей только для определенной таблицы выберите таблицу, а затем на панели инструментов нажмите кнопку Показать прямые связи  [image].

•	Если в структуру таблицы необходимо внести изменения, щелкните таблицу правой кнопкой и выберите команду Конструктор таблиц.

•	Допускается определение связей не только для таблиц, но и для запросов. Однако для запросов целостность данных вовсе не обязательна.

•	Для связывания таблицы самой с собой или для связывания поля таблицы с другим полем той же таблицы следует дважды добавить таблицу. Такая ситуация возникает при определении поля с подстановкой значений из той же таблицы. Например, в таблице «Сотрудники» из демонстрационной базы данных «Борей» поля «КодСотрудника» и «Подчиняется» связаны между собой таким образом, что в поле «Подчиняется» отображаются данные о сотруднике из поля «КодСотрудника».


Изменение структуры таблицы в окне «Схема данных»

1	В окне схемы данных щелкните правой кнопкой на таблице, которую необходимо изменить, а затем выберите команду Конструктор таблиц.

2	Внесите в описание таблицы необходимые изменения.


Отображение окна «Схема данных»

1	Переключитесь в окно базы данных. Для переключения в окно базы данных из других окон нажмите клавишу F11.

2	На панели инструментов нажмите кнопку Схема данных  [image].

На экран выведено окно схемы данных. Если макет связей был ранее сохранен, то он будет отображен на экране. В обратном случае появится диалоговое окно Добавление таблицы, в котором нужно выбрать таблицы или запросы для добавления в окно схемы данных.


Изменение существующих связей

1	Закройте все открытые таблицы. Изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

2	Переключитесь в окно базы данных. Для переключения в окно базы данных из другого окна нажмите клавишу F11.

3	На панели инструментов нажмите кнопку Схема данных  [image].

4	Если таблицы, в которых необходимо изменить связи, не отображены на экране, на панели инструментов нажмите кнопку Добавить таблицу  [image],  а затем дважды щелкните имя каждой таблицы, которую необходимо добавить.

5	Дважды щелкните линию связи, которую необходимо изменить.

6	Установите параметры связи. Для получения дополнительных сведений об определенном параметре в диалоговом окне Схема данных нажмите кнопку с вопросительным знаком  [image],  а затем выберите нужный параметр.


Удаление связи

1	Закройте все открытые таблицы. Удалять связи между открытыми таблицами нельзя.

2	Переключитесь в окно базы данных. Для переключения в окно базы данных их другого окна нажмите клавишу F11.

3	На панели инструментов нажмите кнопку Схема данных  [image].

4	Если таблицы, в которых необходимо удалить связи, не отображены на экране, на панели инструментов нажмите кнопку Добавить таблицу  [image]  и дважды щелкните имя каждой таблицы, которую необходимо добавить. Затем нажмите кнопку Закрыть.

5	Выберите линию связи, которую необходимо удалить (выбранная линия становится выделенной), а затем нажмите клавишу DELETE.


Удаление таблицы из окна «Схема данных»

•	Выберите таблицу, которую необходимо удалить, а затем нажмите клавишу DELETE.

При этом из окна «Схема данных» удаляется таблица и ее линии связи. Это только перестают быть отображены в окне схемы данных. Сама таблица и ее связи остаются в базе данных.


Просмотр существующих связей

1	Переключитесь в окно базы данных. Для переключения в окно базы данных из другого окна нажмите клавишу F11.

2	На панели инструментов нажмите кнопку Схема данных  [image].

3	Для просмотра всех связей, созданных в базе данных на панели инструментов нажмите кнопку Показать все связи  [image].

Для просмотра связей, созданных для определенной таблицы, укажите таблицу и на панели инструментов нажмите кнопку Показать прямые связи  [image].

Примечание.   Если в окне схемы данных уже отображены все связи данной таблицы, то нажатие кнопки Показать прямые связи не даст никаких результатов. При нажатии этой кнопки на экран только добавляются таблицы, связанные с данной. Если же необходимо просмотреть только одну определенную связь, то для удаления из окна схемы данных всех таблиц на панели инструментов нажмите кнопку Очистить макет  [image] (при этом таблицы и связи физически из базы данных удалены не будут, они просто пропадут из окна схемы данных). Затем снова добавьте таблицу в окно схемы данных и нажмите кнопку Показать прямые связи. Для добавления таблицы на панели инструментов нажмите кнопку Добавить таблицу  [image],  дважды щелкните требуемую таблицу, а затем нажмите кнопку Закрыть.


Установленный по умолчанию тип объединения для связей между двумя таблиц

1	Переключитесь в окно базы данных. Для переключения в окно базы данных из другого окна нажмите клавишу F11.

2	Чтобы открыть окно схемы данных, на панели инструментов нажмите кнопку Схема данных  [image].

3	Для открытия диалогового окна Связи дважды щелкните линию связи между двумя таблицами.

4	Нажмите кнопку Объединение и выберите требуемый тип объединения.

Параметр 1 определяет внутреннее объединение. Установлен по умолчанию.

Параметр 2 определяет левое внешнее объединение.

Параметр 3 определяет правое внешнее объединение.

Примечание.   Кнопка Объединение действовать не будет, если таблицы являются связанными. Если таблицы имеют формат Microsoft Access, то для установки типа объединения необходимо открыть базу данных, в которой они находятся.

Изменение типа объединения для связей в окне схемы данных на саму связь никак не влияет. Устанавливается тип объединения, который будет использован по умолчанию при создании запросов, основанных на связанных таблицах. Изменить установленный по умолчанию тип объединения можно позже, при описании запроса.

Для получения дополнительных сведений о типах объединений нажмите кнопку  [image].


Что означает целостность данных?

Целостность данных означает систему правил, используемых в Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить целостность данных можно, если выполнены следующие условия.

•	Связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс.

•	Связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует два исключения. Поле счетчика может быть связано с числовым полем, если в последнем в свойстве Размер поля (FieldSize) указано значение «Длинное целое». А также поле счетчика можно связать с числовым полем, если и в обеих ячейках свойства Размер поля (FieldSize) задано значение «Код репликации».

•	Обе таблицы принадлежат одной базе данных Microsoft Access. Если таблицы являются связанными, то они должны быть таблицами Microsoft Access. Для установки целостности данных база данных, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связанных таблиц из баз данных других форматов установить целостность данных невозможно.

Установив целостность данных, необходимо следовать следующим правилам.

•	Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы. Однако в поле внешнего ключа возможен ввод пустых значений, показывающих, что записи не являются связанными. Например, нельзя сохранить запись, регистрирующую заказ, сделанный несуществующим клиентом, но можно создать запись для заказа, который пока не отнесен ни к одному из клиентов, если ввести пустое значение в поле «КодКлиента».

•	Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице. Например, невозможно удалить запись из таблицы «Сотрудники», если в таблице «Заказы» имеются заказы, относящиеся к данному сотруднику.

•	Невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют записи, связанные с данной. Например, невозможно изменить код сотрудника в таблице «Сотрудники», если в таблице «Заказы» имеются заказы, относящиеся к этому сотруднику.

Чтобы наложить эти правила на конкретную связь, при ее создании следует установить флажок Обеспечение целостности данных. Если данный флажок установлен, то любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из перечисленных выше правил, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет.

Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Если установлен флажок Каскадное обновление связанных полей, то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически изменяются и соответствующие значения связанных записей. Если установлен флажок Каскадное удаление связанных полей, то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице. Для получения дополнительных сведений о параметрах Каскадное удаление связанных полей и Каскадное изменение связанных полей нажмите кнопку  [image].

Для получения дополнительных сведений об изменении существующих связей и установлении целостности данных нажмите кнопку  [image].

Для получения дополнительных сведений об определении новой связи нажмите кнопку  [image].


Режимы каскадного обновления каскадного удаления

Для связей, для которых определена целостность данных, пользователь имеет возможность указать, следует ли автоматически выполнять для связанных записей операции каскадного обновления и каскадного удаления. Если включить данные параметры, станут возможными операции удаления и обновления, которые в противном случае запрещены условиями целостности данных. Чтобы обеспечить целостность данных при удалении записей или изменении значения ключевого поля в главной таблице, автоматически вносятся необходимые изменения в связанные таблицы.

Если при определении связи установить флажок Каскадное обновление связанных полей, любое изменение значения в ключевом поле главной таблицы приведет к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях. Например, при изменении кода клиента в таблице «Клиенты» будет автоматически обновлено поле «КодКлиента» во всех записях таблицы «Заказы» для заказов каждого клиента, поэтому целостность данных не будет нарушена. Microsoft Access выполнит каскадное обновление без ввода предупреждающих сообщений.

Примечание.   Если в главной таблице ключевым полем является поле счетчика, то установление флажка Каскадное обновление связанных полей не приведет к каким-либо результатам, так как изменить значение поля счетчика невозможно.

Если при определении связи установить флажок Каскадное удаление связанных записей, любое удаление записи в главной таблице приведет к автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице. Например, при удалении из таблицы «Клиенты» записи конкретного клиента будут автоматически удалены все связанные записи в таблице «Заказы» (а также записи в таблице «Заказано», связанные с записями в таблице «Заказы»). Если записи удаляются из формы или таблицы при установленном флажке Каскадное удаление связанных записей, Microsoft Access выводит предупреждение о возможности удаления связанных записей. Если же записи удаляются с помощью запроса на удаление записей, то удаление осуществляется автоматически без вывода предупреждения.

Для получения дополнительных сведений об изменении существующих связей и установлении целостности данных нажмите кнопку  [image].

Для получения дополнительных сведений об определении новой связи нажмите кнопку  [image].


Определение отношения «многие-ко-многим» между таблицами

1	Создайте две таблицы, которые будут иметь отношение «многие-ко-многим».

Инструкции

2	Создайте третью, связующую таблицу и добавьте в эту таблицу поля, описание которых совпадает с описанием ключевых полей в каждой из двух связываемых таблиц. В связующей таблице ключевые поля выполняют роль внешнего ключа. Другие поля в связующую таблиц можно добавлять без ограничений.

3	Определите в связующей таблице ключ, содержащий все ключевые поля двух связываемых таблиц. Например, в связующей таблице «Заказано» ключ состоит из полей «КодЗаказа» и «КодТовара».

Инструкции

4	Между каждой из двух таблиц и связующей таблицей определите отношение «один-ко-многим».

Инструкции

5	Для добавления данных в таблицы выполните одно из следующих действий.

•	Создайте запрос, который будет работать с несколькими таблицами. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Создайте форму, которая будет работать с несколькими таблицами. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Примечание.   В демонстрационной базе данных «Борей» отношение «многие-ко-многим» установлено между таблицами «Заказы» и «Товары». В каждый заказ в таблице «Заказы» может быть включено несколько товаров из таблицы «Товары», а каждый отдельный товар может фигурировать в большом количестве заказов. В демонстрационной базе данных связующей таблицей для таблиц «Заказы» и «Товары» является таблица «Заказано».


Определение допустимости пустых строк для текстовых полей, полей MЕМО и полей гиперссылки

1	Откройте таблицу, содержащую требуемое поле, в режиме конструктора.

2	Выберите поле, в которое необходимо разрешить вставку пустых строк.

3	Убедитесь, что в ячейке свойства Пустые строки (AllowZeroLength) задано значение «Да».

Примечание.   Разрешение на ввод пустых строк можно определить только для текстовых полей, полей MЕМО и гиперссылки.


Выбор между текстовыми полями и полями MЕМО

Для хранения данных в виде текста или комбинации текста и цифр в Microsoft Access существует два типа данных для полей: текстовые и поля МЕМО.

Текстовый тип данных используется для хранения таких данных, как имена, адреса, а также чисел, не требующих вычислений, например, номера телефонов, номенклатурные номера, потовые индексы. В текстовом поле может находиться до 255 символов. По умолчанию размер поля установлен равным 50 символам. Для указания максимально возможного числа символов, которые могут находиться в текстовом поле, определите свойство Размер поля (FieldSize).

Тип данных поля MЕМО используется для хранения более 255 символов. В поле MЕМО может находится до 64,000 символов. Поля MЕМО не могут быть индексированы или отсортированы. Для хранения форматированного текста или длинных документов вместо поля MЕМО создайте поле объекта OLE. Для получения дополнительных сведений о полях OLE нажмите кнопку  [image].

В текстовых полях и полях MЕМО могут храниться только введенные символы, пустые символы для неиспользованных позиций в поле храниться не будут.


Выбор между числовыми и денежными полями

Для хранения числовых данных в Microsoft Access существует два типа данных для полей: числовой и денежный.

Числовые поля используются для хранения числовых данных, которые должны быть использованы в математических вычислениях, за исключением вычислений, включающих денежные знаки, а также вычислений, требующих высокой точности. Тип и размер значений, которые могут находиться в числовом поле, можно изменить в свойстве Размер поля (FieldSize). Например, в занимающее 1 байт на диске поле с размеров «Байт» допускается ввод только целых чисел от (без десятичных знаков) от 0 до 255.

Денежный тип поля используют для предотвращения округления во время вычислений. В денежных полях обеспечивается 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа. Денежное поле занимает 8 байт на диске.

Для числовых и денежных полей определен ряд встроенных форматов отображения. Для выбора встроенных форматов и для создания пользовательских форматов используется свойство Формат. Для получения дополнительных сведений о создании пользовательских (специальных) форматов нажмите кнопку  [image].


Выбор типа поля счетчика

Для создания полей, в которые при добавлении записи автоматически вводится число, в Microsoft Access существует тип данных счетчика. Созданный для записи номер уже не может быть удален или изменен. В поле счетчика могут быть использованы три типа чисел: последовательно возрастающие на один, случайные числа, а также коды репликации (также называемые GUID — глобальные уникальные идентификаторы). Наиболее часто используется счетчик последовательно возрастающих чисел. Такой тип счетчика удобно использовать как ключевое поле таблицы. Счетчик случайных чисел создает уникальный номер для каждой записи в таблице. Код репликации используется при репликации базы данных для создания уникальных идентификаторов, обеспечивающих синхронизацию реплик. Для получения дополнительных сведений о кодах репликации и их использовании нажмите кнопку  [image].


Свойства полей, определяющие обработку, сохранение и отображение данных

Каждое поле имеет набор свойств, определяющих параметры обработки, сохранения и отображения данных. Например, свойство Размер поля (FieldSize) позволяет указать максимальное число символов, которые могут быть введены в текстовое поле. Чтобы задать значения свойств поля, следует открыть таблицу в режиме конструктора, выбрать поле в верхней части окна, а затем в нижней части окна указать требуемое свойство.

Набор свойств каждого поля определяется указанным для поля типом данных.

Совет.   При создании присоединенного элемента управления в форме или отчете путем переноса поля с помощью мыши из списка полей некоторые свойства поля автоматически копируются в элемент управления. Такой способ добавления поля в форму или отчет обеспечивает согласованные настройки свойств. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Предполагаемые действия

Ускорение процедуры поиска в полях, для которых в запросах часто приходится выполнять поиск, сортировку или объединение

Указание максимального размера текстового или числового поля

Указание числа десятичных разрядов, выводящихся в числовом или денежном поле

Определение формата отображения для поля, например, формата данных

Определение с помощью текстовых констант и пробелов маски ввода для полей, содержащих номера телефонов, почтовые индексы и даты

Определение подписи, отличной от имени поля, для заголовка столбца в режиме таблицы и для элемента управления в форме или отчете, созданного путем переноса поля с помощью мыши

Определение значения, автоматически вводящегося в поле при добавлении новой записи

Определение условий, ограничивающих допустимые значения, которые могут быть введены в поле

Определение поля, требующего обязательного ввода данных

Определение возможности сохранения пустых строк в текстовых поля и полях МЕМО и гиперссылки


Изменение размера поля для текстовых и числовых полей

Данная процедура используется для определения максимального числа символов, которые могут быть введены в текстовое поле, а также для определения диапазона и типа числовых данных, вводимых в числовое поле.

1	В верхней части окна в режиме конструктора таблицы выберите поле, для которого необходимо установить свойство Размер поля (FieldSize).

2	В нижней части окна выберите ячейку свойства Размер поля (FieldSize).

3	Введите максимальное число символов для текстового поля (до 255).

Для числового поля нажмите стрелку и выберите требуемый размер поля. Для получения дополнительных сведений о размерах числовых полей нажмите кнопку  [image].


Определение формата отображения для поля или элемента управления

Для установления формата отображения данных для поля или для элемента управления используется свойство Формат поля. Например, можно выбрать, чтобы все даты отображались в формате месяц/день/год или в каком-либо другом формате. Форматы можно выбирать из списка встроенных форматов для полей, имеющих числовой, денежный, логический типы данных, а также типы данных счетчика и даты/времени. Также для любых типов данных полей, отличных от объектов OLE, есть возможность создания собственных специальных форматов.

Свойство Формат поля (Format) можно установить в режиме конструктора таблицы, режиме конструктора запроса, режиме конструктора формы или режиме конструктора отчета. В большинстве случаев свойства устанавливаются для полей в режиме конструктора таблицы. В таком случае установленные свойства применяются к полю в режиме конструктора запросов, а также к элементам управления в формах и отчетах, присоединенных к данному полю (действует после установления свойств в режиме конструктора таблицы при создании элементов управления). Однако в некоторых случаях может понадобиться установка свойства в режиме конструктора запроса, формы или отчета. Например, формат отображения таблицы должен быть отличен от формата отображения в отчете. Свойство Формат поля (Format) для поля может быть установлено в режиме конструктора запроса, а затем на данном запросе может быть основан отчет. При использовании не присоединенного элемента управления свойство Формат поля (Format) должно быть установлено в режиме конструктора формы или отчета.

Примечание.   Для создания текстовой константы отображения для ввода данных во встроенный формат может понадобиться использование маски ввода вместо формата. Для получения дополнительных сведений о различиях между форматом и маской ввода нажмите кнопку  [image].

Предполагаемые действия

Определение формата отображения данных для поля в режиме конструктора таблицы

Определение формата отображения данных для поля а режиме конструктора запроса

Определение формата отображения данных для элемента управления в форме или отчете


Определение формата отображения данных для поля в режиме конструктора таблицы

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	В верхней части окна выберите поле, формат которого необходимо изменить.

3	В нижней части окна выберите ячейку свойств Формат поля (Format), нажмите стрелку и укажите один из встроенных форматов. Если ни один из встроенных форматов не отвечает требованиям, для всех типов данных полей, отличных от объектов OLE, в ячейке свойств Формат поля (Format) можно ввести собственный специальный формат. Для получения дополнительных сведений об определении специального формата нажмите кнопку  [image].

Примечание.   Для обеспечения согласованности в работе приложений в Microsoft Access существуют настройки языка и стандартов. Для этого в окне Язык и стандарты панели управления Windows указаны встроенные числовые форматы и форматы Дата/время. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Определение формата отображения данных для поля в режиме конструктора запросов

1	Откройте запрос в режиме конструктора.

2	В бланке запроса поместите указатель на поле, формат которого необходимо изменить. Указатель можно поместить на любую строку поля.

3	Для открытия окна свойств для данного поля на панели инструментов нажмите кнопку Свойства  [image].

4	Выберите ячейку свойств Формат поля (Format), нажмите стрелку и укажите один из встроенных форматов. Если ни один из встроенных форматов не отвечает требованиям, для всех типов данных полей, отличных от объектов OLE, в ячейке свойств Формат поля (Format) можно ввести собственный специальный формат. Для получения дополнительных сведений об определении специального формата нажмите кнопку  [image].

Примечание. Для обеспечения согласованности в работе приложений в Microsoft Access существуют настройки языка и стандартов. Для этого в окне Язык и стандарты панели инструментов Windows указаны встроенные числовые форматы и форматы даты/времени. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Изменение международных форматов отображения данных

В Microsoft Access есть возможности отображения многих международных форматов. Для обеспечения согласованности в работе приложений в Microsoft Access существуют настройки языка и стандартов. Для этого в окне «Язык и стандарты» панели инструментов Windows указаны встроенные числовые форматы и форматы даты/времени, перечисленные в таблице.

Формат Microsoft Access	Вкладка диалогового окна  «Язык и стандарты»
Стандартный (и другие числовые форматы кроме денежного)	Вкладка Числа
Денежный	Вкладка Денежная единица
Краткий формат даты	Вкладка Дата
Длинный формат даты	Вкладка Дата
Длинный формат времени	Вкладка Время
Если формат данных по какой-либо стране отображен неверно, измените настройку языка и стандартов на панели управления.

Примечание.   В результате передачи данных между компьютерами, у которых настройка языка и стандартов не совпадает, значения валют могут повредиться. Например, значение 5,47 рублей на компьютере, настроенным на русские стандарты, отобразится как $5.47 на компьютере, настроенном на стандарты США. Для предотвращения подобных ошибок определите специальный формат для валюты в виде #,## р. Специальный формат имеет преимущества над настройками языка и стандартов на панели управления Windows. Такие проблемы не возникнут при передаче стандартных числовых данных, а также времени и дат между компьютерами, имеющими разные настройки языка и стандартов.


Указание числа десятичных разрядов для отображения в поле или в элементе управления

Для указания числа десятичных знаков для отображения в числовых или денежных полях, а также в элементе управления, содержащем числовые или денежные данные, используется свойство Число десятичных разрядов (DecimalPlaces). Установить свойство Число десятичных разрядов (DecimalPlaces) можно в режиме конструктора таблицы, режиме конструктора запросов, режиме конструктора форм или режиме конструктора отчетов. В большинстве случаев свойства устанавливаются для полей в режиме конструктора таблицы. В таком случае установленные свойства применяются к полю в режиме конструктора запросов, а также к элементам управления в формах и отчетах, присоединенных к данному полю (действует после установления свойств в режиме конструктора таблицы при создании элементов управления). Однако в некоторых случая может понадобиться установка свойства в режиме конструктора запроса, формы или отчета. Например, в таблице и в отчете необходимо отображать разное число десятичных знаков. Свойство Число десятичных разрядов (DecimalPlaces) для поля может быть установлено в режиме конструктора запроса, а затем на данном запросе может быть основан отчет. При использовании не присоединенного элемента управления свойство Число десятичных разрядов (DecimalPlaces) должно быть установлено в режиме конструктора формы или отчета.

Предполагаемые действия

Установление числа десятичных разрядов для отображения в поле в режиме конструктора таблиц

Установление числа десятичных разрядов для отображения в поле в режиме конструктора запросов

Установление числа десятичных разрядов для отображения в элементе управления в режиме конструктора форм или отчетов


Установление числа десятичных разрядов для отображения в поле в режиме конструктора таблицы

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	В верхней части окна укажите поле, для которого необходимо определить число десятичных разрядов.

3	В нижней части окна выберите поле Число десятичных разрядов (DecimalPlaces), нажмите стрелку и укажите требуемое число десятичных разрядов.

Свойство Число десятичных разрядов (DecimalPlaces) может иметь значение Авто, установленное по умолчанию, и параметр определения от 0 до 15 десятичных разрядов. В первом случае в полях, для которых в свойстве Формат поля (Format) установлено Денежный, Фиксированный, Основной, Процентный и Экспоненциальный, в дробной части числа отображаются два знака. Если свойство Формат поля (Format) не было задано, то установка свойства Число десятичных разрядов (DecimalPlaces) не приведет ни к какому результату. Для получения дополнительных сведений о настройке формата отображения данных в поле нажмите кнопку  [image].

Примечание.   При установке свойства Число десятичных разрядов (DecimalPlaces) изменяется только количество десятичных разрядов, отображаемых на экране. На число десятичных разрядов, хранимых в поле, данное свойство не влияет. Например, если в числовом поле для свойства Размер поля (FieldSize) установлено значение Длинное целое, а для свойства Число десятичных разрядов (DecimalPlaces) значение 2, то во всех числах после десятичной запятой будут отображаться два нуля, так как значение Длинное целое означает, что в поле должны храниться только целые числа, а заданное значение свойства Число десятичных разрядов (DecimalPlaces) указывает, что в дробной части числа должны отображаться два знака. Чтобы изменить количество десятичных разрядов, которое будет храниться в числовом поле, необходимо соответствующим образом изменить свойство Размер поля (FieldSize). Для получения дополнительных сведений о настройке свойства Размер поля (FieldSize) нажмите кнопку  [image].


Определение количества десятичных разрядов, отображаемых в поле в режиме конструктора запроса

1	Откройте запрос в режиме конструктора.

2	В бланке запроса поместите указатель на любую строку в поле, которое необходимо изменить.

3	Чтобы открыть окно свойств нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели инструментов.

4	Выберите ячейку свойства Число десятичных разрядов (DecimalPlaces), нажмите кнопку мыши на стрелке и укажите требуемое число десятичных разрядов.

Свойство Число десятичных разрядов (DecimalPlaces) может иметь значение Авто, установленное по умолчанию, и параметр определения от 0 до 15 десятичных разрядов. В первом случае в полях, для которых в свойстве Формат поля (Format) установлено значение Денежный, Фиксированный, Основной, Процентный и Экспоненциальный, в дробной части числа отображаются два знака. Если свойство Формат поля (Format) не было задано, то установка свойства Число десятичных разрядов (DecimalPlaces) не приведет ни к какому результату. Для получения дополнительных сведений о настройке формата отображения данных в поле нажмите кнопку  [image].

Примечание.   При установке свойства Число десятичных разрядов (DecimalPlaces) изменяется только количество десятичных разрядов, отображаемых на экране. На число десятичных разрядов, хранимых в поле, данное свойство не влияет. Например, если в числовом поле для свойства Размер поля (FieldSize) установлено значение Длинное целое, а для свойства Число десятичных разрядов (DecimalPlaces) значение 2, то во всех числах после десятичной запятой будут отображаться два нуля, так как значение Длинное целое означает, что в поле должны храниться только целые числа, а заданное значение свойства Число десятичных разрядов (DecimalPlaces) указывает, что в дробной части числа должны отображаться два знака. Чтобы изменить количество десятичных разрядов, которое будет храниться в числовом поле, необходимо соответствующим образом изменить свойство Размер поля (FieldSize). Для получения дополнительных сведений о настройке свойства Размер поля (FieldSize) нажмите кнопку  [image].


Определение числа десятичных разрядов для отображения в элементе управления

1	Откройте форму в режиме конструктора или отчет в режиме конструктора.

2	Выделите элемент управления, который необходимо изменить. Чтобы открыть окно свойств для данного элемента управления, нажмите кнопку Свойства  [image]  на панели управления.

3	Выберите ячейку свойства Число десятичных разрядов (DecimalPlaces), нажмите стрелку и укажите требуемое число десятичных разрядов.

Свойство Число десятичных разрядов (DecimalPlaces) может иметь значение Авто, установленное по умолчанию, и параметр определения от 0 до 15 десятичных разрядов. В первом случае в полях, для которых в свойстве Формат поля (Format) установлено значение Денежный, Фиксированный, Основной, Процентный и Экспоненциальный, в дробной части числа отображаются два знака. Если свойство Формат поля (Format) не было задано, то установка свойства Число десятичных разрядов (DecimalPlaces) не приведет ни к какому результату. Для получения дополнительных сведений о настройке формата отображения данных в поле нажмите кнопку  [image].

Примечание.   При установке свойства Число десятичных разрядов (DecimalPlaces) изменяется только количество десятичных разрядов, отображаемых на экране. На число десятичных разрядов, хранимых в поле, данное свойство не влияет. Например, если в числовом поле для свойства Размер поля (FieldSize) установлено значение Длинное целое, а для свойства Число десятичных разрядов (DecimalPlaces) значение 2, то во всех числах после десятичной запятой будут отображаться два нуля, так как значение Длинное целое означает, что в поле должны храниться только целые числа, а заданное значение свойства Число десятичных разрядов (DecimalPlaces) указывает, что в дробной части числа должны отображаться два знака. Чтобы изменить количество десятичных разрядов, которое будет храниться в числовом поле, необходимо соответствующим образом изменить свойство Размер поля (FieldSize). Для получения дополнительных сведений о настройке свойства Размер поля (FieldSize) нажмите кнопку  [image].


Создание маски ввода для управления вводом данных в поле или элемент управления

Для создания маски ввода (иногда ее называют «шаблоном поля») используется свойство Маска ввода (InputMask). Для управления вводом данных в поле или в элемент управления маска ввода использует текстовые константы отображения. Например, в приведенной ниже маске ввода требуется, чтобы все вводимые телефонные номера содержали точное число только цифровых знаков и составляли полный номер телефона в США: код штата, код города и номер абонента. Пользователь должен только заполнить бланки.

Свойство Маска ввода (InputMask) можно установить только в режиме конструктора таблицы, режиме конструктора запроса или режиме конструктора формы. В большинстве случаев свойства устанавливаются для полей в режиме конструктора таблицы. В таком случае установленные свойства применяются к полю в режиме конструктора запросов, а также к элементам управления в формах и отчетах, присоединенных к данному полю (действует после установления свойств в режиме конструктора таблицы при создании элементов управления). Однако в некоторых случаях может понадобиться установка свойства в режиме конструктора запроса, формы или отчета. Например, если потребуется не включать маску ввода в таблицу, но включить ее в текстовое поле. При использовании не присоединенного элемента управления свойство Маска ввода (InputMask) необходимо установить в режиме конструктора формы.

Примечание.   Если требуется определить отображение сохраненных данных, то вместо маски ввода желательно использовать формат. Для получения дополнительных сведений о различиях между форматом и маской ввода нажмите кнопку  [image].

Предполагаемые действия

Определение маски ввода для поля в режиме конструктора таблицы

Определение маски ввода для поля в режиме конструктора запроса

Определение маски ввода для текстового поля или поля со списком в режиме конструктора форм


Выбор между форматом и маской данных

В Microsoft Access существует два свойства полей, изменение которых приводит к походим результатам: свойство Формат поля (Format) и свойство Маска ввода (InputMask).

Свойство Формат поля (Format) используется для отображения данных в постоянном формате. Например, если свойство Формат поля (Format) для полей типа Дата/Время установлен на Средний формат даты, то все вводимые данные будут отображаться в следующем формате: 12-янв-96. Если же пользователь базы данных введет число в виде 12.01.96 (или в другом определенном виде), то при сохранении записи формат даты будет преобразован в Средний формат даты.

При установке свойства Формат поля (Format) изменяется только отображение значения, однако данное свойство никак не влияет на хранение значения в таблице. Изменения в формате отображения применяются только после сохранения введенных данных, до этого момента определить, в каком формате были введены данные в поле, невозможно. Если же вводом данных необходимо управлять, в дополнение к формату отображения данных или вместо него используйте маску ввода. Если же требуется, чтобы данные отображались так, как они были введены, не устанавливайте свойство Формат поля (Format).

Для числовых, денежных, логических полей, а также полей Дата/время и счетчика существуют встроенные форматы отображения. Для данных типов полей можно также установить специальные форматы. Для текстовых полей, полей МЕМО и гиперссылки встроенных форматов нет, но для них можно указать специальные форматы. Для полей объектов OLE форматы отображения данных определить невозможно.

Для отображения текстовых констант в поле, содержащем позиции для заполнения, используйте свойство Маска ввода (InputMask). Например, если все вводимые в поле телефонные номера имеют одинаковый формат, то можно создать маску ввода, как показано на следующей иллюстрации.

Маска ввода обеспечивает соответствие данных определенному формату, а также заданному типу значений, вводимых в каждую позицию. Например, в указанной выше маске ввода требуется, чтобы все вводимые телефонные номера содержали точное число только цифровых знаков и составляли полный номер телефона в США: код штата, код города и номер абонента.

Если для поля определены как формат отображения, так и маска ввода, то при добавлении и редактировании данных используется маска ввода, а параметр Формат поля (Format) определяет отображение данных при сохранении записи. Если используется как свойство Формат поля (Format), так и свойство Маска ввода (InputMask), следите за тем, чтобы их результаты действий не противоречили друг другу.


Определение маски ввода для поля в таблице

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	В верхней части окна выберите поле, для которого необходимо указать маску ввода.

3	Для запуска мастера масок в нижней части окна выберите ячейку свойства Маска ввода (InputMask), нажмите кнопку построителя [image], а затем следуйте инструкциям, выдаваемым мастером.

Примечание.   Ввести маску ввода в окно свойств можно также без использования мастера. В большинстве случаев использование мастера масок является наиболее простым способом создания маски ввода. Но для числовых и денежных полей описание маски ввода необходимо вводить вручную. Для получения дополнительных сведений об описании маски ввод вручную нажмите кнопку  [image].


Определение маски ввода для поля в запросе

1	Откройте запрос в режиме конструктора.

2	В бланке запроса поместите указатель на любую строку в поле, которое необходимо изменить.

3	Чтобы открыть окно свойств для данного поля, на панели инструментов нажмите кнопку Свойства  [image].

4	Для запуска мастера масок в нижней части окна выберите ячейку свойства Маска ввода (InputMask), нажмите кнопку построителя  [image], а затем следуйте инструкциям, выдаваемым мастером.

Примечание.   Ввести маску ввода в окно свойств можно также без использования мастера. В большинстве случаев использование мастера масок является наиболее простым способом создания маски ввода. Но для числовых и денежных полей описание маски ввода необходимо вводить вручную. Для получения дополнительных сведений об описании маски ввод вручную нажмите кнопку  [image].


Примеры масок ввода

Маски ввода используются в полях (в таблицах и запросах), в текстовых полях и в полях со списком (в формах) для форматирования данных и управления вводимыми значениями. Маска ввода состоит из текстовых символов (таких как точки, тире, скобки), разделяющих пустые интервалы, предназначенные для заполнения. Свойство Маска ввода (InputMask) состоит из текстовых и специальных символов, определяющих тип значений, которые могут быть введены в данную позицию. В основном маски ввода используются в текстовых полях и полях Дата/Время, а также в числовых и денежных.

В приведенной ниже таблице указаны описания некоторых масок ввода и примеры значений, которые в них могут быть введены. В конце данного раздела снова обратитесь к таблице за сведениями о кодах, используемых для создания масок ввода.

Описание маски ввода	Примеры значений
(000) 000-0000	(206) 555-0248
(999) 999-9999!	(206) 555-0248
	(   ) 555-0248
(000) AAA-AAAA	(206) 555-TELE
#999	-20
	2000
>L????L?000L0	GREENGR339М3
	МАЙ  Р 452Ю7
>L0L 0L0	Т2Ф 8М4
00000-9999	98115-
	98115-3007
>L<??????????????	Мария
	Иван
ISBN 0-&&&&&&&&&-0	ISBN 1-55615-507-7
	ISBN 0-13-964262-5
>LL00000-0000	DB51392-0493
Описание маски ввода может состоять из трех разделов, разделенных знаком точка с запятой, например, (999) 000-0000!;0;" ".

Раздел	Значение
Первый	Сама маска ввода.
Второй	Указывает, следует ли сохранять текстовые символы. 0 = текстовые символы сохраняются вместе с введенными значениями 1 или пустое значение = сохраняются только введенные символы
Третий	Символ, выводящийся в маске ввода на месте пустых символов. Допускается использование любого символа; для отображения пробела, следует ввести " " (прямые кавычки, пробел, прямые кавычки). Если данный раздел описания оставить пустым, то для представления пустых символов используется символ подчеркивания ( _ ).
В приведенной ниже таблице указано, как Microsoft Access интерпретирует символы, содержащиеся в первой части описания в свойстве Маска ввода (InputMask). Чтобы включить в маску текстовые константы, отличные от представленных в таблице, в том числе символы и пробелы, следует просто ввести их в нужную позицию. Чтобы включить один из следующих символов в качестве текстовой константы, необходимо перед ним ввести символ обратной косой черты \.

Символ	Описание
0	Цифра (от 0 до 9, ввод обязателен; символы плюс [+] и минус [-] не допускаются).
9	Цифра или пробел (ввод не обязателен; символы плюс и минус не допускаются).
#	Цифра или пробел (ввод не обязателен; пустые символы преобразуются в пробелы, допускаются символы плюс и минус).
L	Буква (от A до Z или от А до Я, ввод обязателен).
?	Буква (от A до Z или от А до Я, ввод не обязателен).
A	Буква или цифра (ввод обязателен).
a	Буква или цифра (ввод необязателен).
&	Любой символ или пробел (ввод обязателен).
C	Любой символ или пробел (ввод необязателен).
.  ,  :  ;  -  /	Десятичный разделитель и разделители тысяч, значений дат и времени. (Отображаемый символ зависит от настроек языка и стандартов на панели управления Windows.)
<	Указывает перевод всех следующих символов на нижний регистр.
>	Указывает перевод всех следующих символов на верхний регистр.
!	Указывает заполнение маски ввода справа налево, а не слева направо. Заполнение маски символами всегда происходит слева направо. Восклицательный знак в маске ввода можно помещать в любую позицию.
\	Указывает ввод любого следующего символа в качестве текстовой константы. Используется для отображения всех перечисленных в данной таблице символов как текстовых констант (например, \A выводится как символ «A»).
Пароль	Значение Пароль, заданное для свойства Маска ввода (InputMask), создает поле для ввода пароля. Любой символ, введенный в поле, сохраняется как символ, но отображается как звездочка (*).


Определение значения, вводимого в поле или элемент управления по умолчанию

Свойство Значение по умолчанию (DefaultValue) используется для определения значения, вводимого автоматически при добавлении новой записи. Например, если большая часть поставщиков находится в Нью-Йорке, в поле «Город» таблицы «Поставщики» значение «Нью-Йорк» можно обозначить как значение, используемое по умолчанию. Такое значение можно либо принять, либо вместо него ввести новое.

Свойство Значение по умолчанию (DefaultValue) можно определить для поля в режиме конструктора таблиц, для элемента управления  в режиме конструктора форм или режиме конструктора отчетов. В большинстве случаев установленное по умолчанию значение будет использоваться в полях в режиме конструктора таблицы, так как оно будет использоваться и для элементов управления, основанных на данном поле (действует после установления свойств в режиме конструктора таблицы при создании элементов управления). Если же элемент управления не присоединен или же он основан на данных из связанной (внешней) таблицы, то для него значение по умолчанию придется устанавливать в форме или в отчете.

Предполагаемые действия

Определение значения, используемого по умолчанию, для полей в режиме конструктора таблицы

Определение значения, используемого по умолчанию, для элемента управления в форме или отчете


Определение значения, используемого по умолчанию, в режиме конструктора таблицы

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	В верхней части окна выберите поле, для которого необходимо установить значение, используемое по умолчанию.

3	В нижней части окна выберите ячейку свойства Значение по умолчанию (DefaultValue) и введите значение, которое должно использоваться по умолчанию (например, Москва), или выражение (например, Date()).

Для просмотра примеров значений, используемых по умолчанию, нажмите кнопку  [image].

Примечания

•	Установка свойства Значение по умолчанию (DefaultValue) для поля на существующие данные не влияет. Однако, заместить текущее значение значением по умолчанию можно, нажав сочетание клавиш CTRL+ALT+ПРОБЕЛ.

•	Если в базе данных, которая будет использоваться в нескольких странах, для поля логического типа устанавливается значение по умолчанию, то перед ним рекомендуется ставить знак равенства. Тогда используемое по умолчанию значение будет отображено на местном языке. Например, введите значение =Да, чтобы в Германии было выведено «Ja». Чтобы увидеть требуемое значение в свойстве Тип элемента управления (DisplayControl) установите значения Поле или Поле со списком.


Примеры значений, используемых по умолчанию в полях

Поле	Выражение	Значение по умолчанию
Количество	1	1
Город	"Тверь"	Тверь
Город	"Звенигород, Московская обл."	Звенигород, Московская обл. (если значение содержит знаки препинания, то его следует поместить в кавычки)
Факс	" "	Пустая строка указывает, что по умолчанию данное поле должно быть пустым
Дата заказа	Date( )	Сегодня


Проверка значений, вводимых в поле, запись или элемент управления

Чтобы поверить значение, вводимое в поле, запись или элемент управления, создайте условие на значение, а затем укажите текст, который должен быть отображен на экране, если введенные данные не соответствуют данному условию. Например, можно задать условие, что год всех вводимых дат должен быть 1996.

В Microsoft Access существует несколько способов для определения условий на значение.

Условия на значение поля. Определение условия на значение поля позволяет обеспечить ввод верных данных в поле. Значение, введенное в поле, проверяется, когда пользователь оставил данное поле. Если введенное значение не соответствует заданному условию, на экран выводится сообщение, ранее указанное пользователем. Условие на значение поля определяется в таблице.

Условия на значение записи. Условия на значение записи проверяются при сохранении записи. В отличие от условий на значение поля, в условиях на значение записи допускаются ссылки на другие поля. Это позволяет использовать такие условия для сравнения значений, введенных в разные поля таблицы. Условие на значение записи определяется в таблице.

Условия на значение элемента управления. Условие на значение можно также определить в элементе управления в форме. В большинстве случаев лучше определить условие на значение поля в таблице, так как любое условие на значение поля автоматически применяется и для элемента управления, основанного на этом поле (действует после определения условий на значение в режиме конструктора таблицы при создании элементов управления). Если же элемент управления не присоединен или же не основан на данных из связанной (внешней) таблицы, условие на значение необходимо определить в элементе управления. Также условие на значение необходимо определить в элементе управления, если оно ссылается на поля или другие формы, или если оно содержит статистические функции по подмножеству, статистические функции, функции, определенные пользователем или функции CurrentUser и Eval.

Проверка условий на значения на уровне форм при помощи макросов или Visual Basic для приложений. Также бывают ситуации, когда для осуществления более сложной проверки вместе с формами необходимо использовать макросы или программу Visual Basic для приложений. Например, при некоторых обстоятельствах может потребоваться обойти заданное условие на значение или сравнить значения из разных таблиц.

Предполагаемые действия

Создание условия на значение поля

Создание условия на значение записи

Создание условия на значение элемента управления

Создание более сложных условий, используя макрос или Visual Basic для приложений


Определение условий на значение для управления вводимыми в поле данными

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	В верхней части окна выберите поле, на которое необходимо наложить условие на значение.

3	В нижней части окна выберите ячейку свойства Условие на значение (ValidationRule) и введите необходимое условие или нажмите кнопку построителя  [image]  для определения условий на значение при помощи построителя выражений.

Например, чтобы пользователь в поле «Количество» не мог ввести заказ, меньший, чем 10 единиц, для данного поля можно определить условие на значения с помощью выражения «>9».

4	В ячейке свойства Сообщение об ошибке (ValidationText) введите сообщение, которое должно быть выведено на экран, если данные не соответствуют заданному условию.

Например, для выражения «>9», определяющего условие на значения, можно ввести сообщение «Необходимо заказать более 10 единиц». Для получения дополнительных примеров условий на значение поля нажмите кнопку  [image].

Если условие на значение накладывается на поле, содержащее данные, то при сохранении таблицы Microsoft Access выдаст вопрос, нужно ли применять новое условие для существующих данных.

Примечания

•	Условия на значение полей проверяются при вводе или изменении данных в таблице в режиме таблицы, в элементе управления в форме, связанном с полем, в запросе на добавление, в запросе на обновление, в программе Visual Basic для приложений или при импорте данных из другой таблицы.

•	Чтобы проверить соответствие текущих данных в таблице условиям на значение, следует на заголовке таблицы в режиме конструктора нажать правую кнопку мыши, а затем выбрать команду Проверка условий.


Определение условий на значение для управления сохранением данных

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	Для вывода на экран окна свойств таблицы на панели инструментов нажмите кнопку Свойства  [image].

3	В ячейке свойства Условие на значение (ValidationRule) введите необходимое условие или нажмите кнопку построителя  [image]  для определения условия на значение при помощи построителя выражений.

Например, чтобы убедиться, что дата, введенная в поле «КонечнаяДата», находится в пределах 30 дней от даты, указанной в поле «ДатаЗаказа», определите условие на значения с помощью следующего выражения: [КонечнаяДата]<=[ДатаЗаказа]+30.

4	В ячейке свойства Сообщение об ошибке (ValidationText) введите сообщение, которое должно выдаваться на экран, если данные не соответствуют указанному условию.

Например, для выражения [КонечнаяДата]<=[ДатаЗаказа]+30  можно ввести сообщение «Дата должна быть в пределах 30 дней от даты заказа».

Если условие на значение накладывается на поле, содержащее данные, то при сохранении таблицы Microsoft Access выдаст вопрос, нужно ли применять новое условие для существующих данных.

Примечания

•	Для таблицы можно указать только одно выражение, определяющее условия на значения. Если же необходимо наложить более одного условия, то в ячейке свойства Условие на значение (ValidationRule) выражения можно объединить при помощи оператора And.

•	Условия на значение полей проверяются при вводе или изменении данных в таблице в режиме таблицы, в форме, связанной с таблицей, в запросе на добавление, в запросе на обновление, в программе Visual Basic для приложений или при импорте данных из другой таблицы.

•	Чтобы проверить соответствие текущих данных в таблице условиям на значение, следует на заголовке таблицы в режиме конструктора нажать правую кнопку мыши, а затем выбрать команду Проверка условий.


Проверка условий на значение и ограничение данных

В Microsoft Access существует несколько способов управления вводом данных в базу данных. Например, можно ограничить данные, вводимые в поле, определив для этого поля условие на значение. Если введенные в поле данные не соответствуют заданному условию, то на экран будет выведено сообщение, извещающее о том, какие данные разрешено вводить в указанное поле. Еще одним способом управления вводом данных является создание маски ввода. Этот способ используется для ограничения типов значений, вводимых в поле. Эти простые формы проверки условий на значение и ограничения можно реализовать, установив свойства для полей в таблицах или для элементов управления в формах.

В большинстве случаев способы проверки условий на значение и ограничение данных рекомендуется определять в свойствах в таблицах в режиме конструктора. Это экономит время, так как, если в форме было использовано поле, то при вводе данных с помощью этой формы к ним будут применены условия на значение и другие ограничения, описанные в этом поле.

Однако, если данные, введенные в элемент управления в форме, не связаны с полем в таблице, то для наложения ограничений и условий на ввод данных эти свойства необходимо описать в форме. Кроме того, в таких ситуациях для выполнения проверки более сложных условий в формах необходимо использовать макросы или программы Visual Basic для приложений. Например, в некоторых случаях может возникнуть необходимость нарушить текущее условие на значение поля или сравнить значения таблиц.

Предполагаемые действия

Получение дополнительных сведений об определении условий на значение и ограничение ввода данных с помощью свойств полей или таблиц

Получение дополнительных сведений об определении условий на значение и ограничение ввода данных с помощью свойств форм и макросов


Проверка условий на значение и ограничение ввода данных в таблицах

В Microsoft Access существует множество способов управления вводом данных в поля таблицы.

В первую очередь необходимо убедиться, что поле имеет требуемый тип данных. Например, в поля типа Дата/Время разрешен ввод данных только соответствующего формата даты и времени. Если в настоящий момент для таких данных используются текстовые поля, то, возможно, имеет смысл изменить тип поля на «Дата/время».

Для обеспечения дальнейшего управления значениями, вводимыми в поле, в Microsoft Access существуют и другие свойства.

•	В числовых полях для управления типом и диапазоном вводимых значений существует множество размеров полей.

•	Для текстовых полей можно установить максимальное число символов, которое может быть введено в поле.

•	Для всех полей, кроме поля счетчика (которое генерирует свои собственные данные, можно установить, какие данные должны быть введены в это поле.

•	Для текстовых, числовых полей и полей Дата/Время можно определить маску ввода и указать интервалы, в которые необходимо ввести значения. Таким образом можно управлять вводом значений в интервалы.

•	Во всех полях, кроме МЕМО, гиперссылки и объектов OLE можно предотвратить ввод в поле или в комбинацию полей повторяющихся значений.

Также можно определить два типа условий на значение: условие на значение поля и условие на значение записи. Определение условий на значения позволяет установить условие, не позволяющее использовать любые данные.

•	При помощи условий на значение поля, когда пользователь из него вышел, осуществляется проверка введенных значений. Например, в качестве условия на значение для числового поля можно указать выражение «>=10 And <=100», что разрешит ввод значений только от 10 до 100.

•	Условие на значение записи вступает в силу при сохранении всей записи. В отличие от условий на значение поля, в условиях на значение записи допускаются ссылки на другие поля. Это позволяет использовать такие условия для сравнения значений, введенных в разные поля таблицы. Например, в качестве условия на значение для таблицы «Заказы» можно указать выражение: [КонечнаяДата]<=[ДатаЗаказа]+30. Это позволяет убедиться, что дата, введенная в поле «КонечнаяДата», отлична от даты в поле «ДатаЗаказа» не более чем на 30 дней.

При использовании обоих типов условий на значение, если данные не совпадают с указанным условием, на экран выводится сообщение о том, как правильно ввести данные.

Предполагаемые действия

Получение дополнительных сведений о выборе правильного типа данных для поля

Установление размера для числовых и текстовых полей

Определение данных, вводимых в поле

Определение маски ввода для управления вводом данных

Предотвращение повторений в полях

Определение условия на значение поля

Определение условия на значение записи


Примеры условий на значение поля

Условие на значение поля	Сообщение об ошибке
<>0	Введите, пожалуйста, значение, отличное от нуля.
0 Or >100	Значение должно быть, либо равное 0, либо больше 100.
Like "K???"	Значение должно содержать четыре символа и начинаться с буквы K.
<#1/1/96#	Введите дату, предшествующую 1996.
>=#1/1/97# And <#1/1/98#	Дата должна быть в пределах 1997 года.
Примечание.   Для получения примера проверки уровня формы при помощи макроса или процедуры событий нажмите кнопку  [image].


Определение данных, вводимых в поле

1	В режиме конструктора таблицы в верхней части окна укажите поле, ввод данных в которое обязателен.

2	В нижней части окна выберите ячейку свойства Обязательное поле (Required), а затем укажите значение «Да».

При сохранении изменений в таблице пользователю будет предоставлена возможность проверить, во всех ли существующих записях поля есть значение. Однако, можно установить, что во все новые записи поля должно быть добавлено значение, даже если существуют записи с пустыми значениями, изменять которые нельзя.

Примечание.   Если в таблицах для свойства Обязательное поле (Required) установлен параметр Да, то поле должно содержать значение во всех копиях, в которые могут быть введены данные, – в таблицах, формах, а также объектах, основанных на таблице, когда значение поля устанавливается с помощью макроса или программы Visual Basic для приложений или в случае импорта данных в таблицу.


Свойства, определяющие обработку пустых полей

Управлять пустыми строками можно при помощи различных комбинаций свойств Обязательное поле (Required) и Пустые строки (AllowZeroLength). Свойство Пустые строки (AllowZeroLength) можно использовать только для текстовых полей, полей МЕМО и гиперссылки. Свойство Обязательное поле (Required) определяет, должны ли данные быть введены в поле. Если для свойства Пустые строки (AllowZeroLength) установлен параметр Да, то необходимо различать два типа пустых значений: пустые (Null) значения и пустые строки.

Отличие пустых (Null) значений и пустых строк

В некоторых ситуациях поле может быть оставлено пустым, либо потому что данные для него Существуют, но пока не известны, либо их не существует вовсе. В связи с этим и различают два типа пустых строк. Например, если в таблице есть поле «Номер факса», то оно может быть пустым, потому что пользователь не знает, есть ли у клиента номер факса или нет, или потому что он знает, что номера факса у клиента нет. Таким образом, если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает «Я  не знаю». Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек (" ")), то это означает «Я  знаю, что значения нет».

Разрешение на существование пустых (Null) значения в поле

Если поле нужно оставить пустым и нет необходимости определять почему, следует установить значение «Нет» для обоих свойств Обязательное поле (Required) и Пустые строки (AllowZeroLength). Это значение установлено по умолчанию при создании текстовых полей, полей МЕМО и гиперссылки.

Запрет на пустые (Null) значения и пустые строки

Если требуется, чтобы поле никогда не было пустым, установите для свойства Обязательное поле (Required) значение «Да», а для свойства Пустые строки (AllowZeroLength) значение «Нет».

Разрешение на одновременное существование и пустых (Null) значений, и пустых строк

Если пустые поля необходимо различать в зависимости от того, существуют ли для них данные, но они не известны, или таких данных нет, установите для свойства Обязательное поле (Required) значение «Нет», а для свойства Пустые строки (AllowZeroLength) значение «Да».

В таком случае, если данные не известны, то данное поле нужно оставить пустым (задать ему пустое (Null) значение), а если данных для этого поля нет вовсе, то необходимо ввести два знака прямых кавычек и пробел между ними (определить пустую строку).

Разрешение на ввод в поле только пустых строк или каких-либо значений

Если известно, что в данное поле записи введены не будут и может потребоваться, чтобы поле оставалось пустым, установите значение «Да» и для свойства Обязательное поле (Required), и для свойства Пустые строки (AllowZeroLength).

В таком случае, чтобы поле оставалось пустым, введите в него два знака прямых кавычек без пробела между ними или для ввода пустой строки нажмите клавишу ПРОБЕЛ.

В следующей таблице приведены результаты всех возможных комбинаций значений свойств Обязательное поле (Required) и Пустые строки (AllowZeroLength).

Обязательное поле (Required)	Пустые строки (AllowZeroLength)	Действия пользователя	Вводимое значение
Нет	Нет	Нажатие клавиши ENTER	<пустое Null>
		Нажатие клавиши ПРОБЕЛ	<пустое Null>
		Ввод " "	(не допускается)
Да	Нет	Нажатие клавиши ENTER	(не допускается)
		Нажатие клавиши ПРОБЕЛ	(не допускается)
		Ввод " "	(не допускается)
Нет	Да	Нажатие клавиши ENTER	<пустое Null>
		Нажатие клавиши ПРОБЕЛ	<пустое Null>
		Ввод " "	<пустая строка>
Да	Да	Нажатие клавиши ENTER	(не допускается)
		Нажатие клавиши ПРОБЕЛ	<пустая строка>
		Ввод " "	<пустая строка>
Создание формата отображения поля, позволяющего различать пустые (Null) значения и пустые строки

При просмотре данных в поле, содержащем пустые (Null) значения и пустые строки, поля выглядят одинаково - они не содержат никаких значений. Если же требуется, чтобы пустые строки и пустые значения на экране были различны, установите для данного поля свойство Формат поля (Format). Например, для поля «Номера телефонов» свойство Формат поля (Format) можно установить таким образом, чтобы при вводе пустых (Null) значений на экран выдавалось сообщение «Не известно». Для этого введите следующий формат поля:

@;"Не известно"

Для получения дополнительных сведений о форматах отображения поля нажмите кнопку  [image].

Поиск пустых строк и пустых (Null) значений

Для поиска пустых строк и пустых значений используется команда Найти в меню Правка. В режиме таблицы или в режиме формы выберите поле, в котором необходимо осуществить поиск. Для поиска пустых значений введите образец Null в поле Образец, а для поиска пустых строк введите два знака прямых кавычек без пробела между ними (" "). В поле со списком Совпадения выберите «Поля целиком» и убедитесь, что снят флажок С учетом формата полей.

Для получения дополнительных сведений об использовании команды Найти нажмите кнопку  [image].


Создание индекса для одного поля

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	В верхней части окна выберите поле, для которого необходимо создать индекс.

3	В нижней части окна укажите ячейку свойства Индексированное поле (Indexed), а затем выберите значение «Да (Допускаются совпадения)» или «Да (Совпадения не допускаются)».

Если необходимо убедиться, что в данном поле совпадающих записей нет, выберите значение «Да (Совпадения не допускаются)».


Создание составного индекса

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	На панели инструментов нажмите кнопку Индексы  [image].

3	В первой пустой строке поля Индекс введите имя индекса. Для индекса можно использовать либо имя одного из индексируемых поле, либо другое подходящее имя.

4	В поле Имя поля нажмите стрелку и выберите первое поле, для которого необходимо создать индекс.

5	В следующей строке поля Имя поля укажите второе индексируемое поле. (Для данной строки поле Индекс оставьте пустым.) Повторите эти действия для всех полей, которые необходимо включить в индекс. Может быть использовано до 10 полей.

Примечание.   По умолчанию установлен порядок сортировки «По возрастанию». Для сортировки данных полей по убыванию в поле Порядок сортировки в окне индексов укажите значение «По убыванию».


Создание индекса для ускорения поиска и сортировки записей

При помощи индексов сортировка и поиск записей ускоряется. В таблицах Microsoft Access индексы используются также как и в книгах: чтобы найти данные, осуществляется их поиск в индексе. Можно создать индексы, основанные на одном или нескольких полях. Составные индексы позволяют пользователю провести различия между записями, в которых первые поля могут иметь одинаковые значения.

Выбор полей для индексирования

В основном требуется индексировать поля, для которых часто осуществляется поиск, сортировка или поля, объединенные с полями из других таблиц в запросах. Однако иногда при использовании индексов действие замедляется, например, при добавлении запросов составные индексы должны обновляться.

Ключевые поля таблицы индексируются автоматически. Нельзя индексировать поля с типом данных поле МЕМО, гиперссылка или объект OLE. Для остальных полей индексирование используется, если выполняются следующие условия.

•	Поле имеет текстовый, числовой, денежный тип или тип даты/времени.

•	Не нужно осуществлять поиск значений в поле.

•	Не нужно осуществлять сортировку значений в поле.

•	Не нужно осуществлять сортировку различных значений в поле. Если поле содержит много одинаковых значений, то применение индекса незначительно ускорит работу запросов.

Составные индексы

Если предполагается, что сортировка или поиск двух и более полей одновременно будет часто выполняться, можно создать составной индекс. Например, если для одного и того же запроса часто устанавливается критерий для полей «Имя» и «Фамилия», то для этих двух полей имеет смысл создать составной индекс.

При сортировке таблицы по составному индексу сначала осуществляется сортировка по первому полю, определенному для данного индекса. Если в первом поле содержатся записи с повторяющимися значениями, то сортировка осуществляется по второму полю, определенному для данного индекса, и так далее.

Предполагаемые действия

Определение индекса для одного поля

Определение составного индекса

Просмотр и редактирование индексов


Просмотр и редактирование индексов

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	На панели инструментов нажмите кнопку Индексы  [image].

3	Внесите необходимые изменения в индексы или их свойства. Для удаления индекса удалите соответствующую строку в окне индексов. При этом будет удален только индекс, но не поле.


Предотвращение ввода в поле повторяющихся значений

Использование ключевого поля (для одного поля) запрещает ввод в него повторяющихся значений, тем самым обеспечивая для каждой записи уникальный идентификатор. Однако, запрет на ввод повторяющихся значений может потребоваться и для других полей. Например, может потребоваться, чтобы компьютеры были предписаны сотрудникам по серийным номерам.

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	В верхней части окна выберите поле, в котором повторение значений должно быть запрещено.

3	В нижней части окна укажите ячейку свойства Индексированное поле (Indexed) и выберите значение «Да (Совпадения не допускаются)».

Для получения дополнительных сведений о том, как предотвратить ввод повторяющихся значений в несколько полей нажмите кнопку  [image].


Предотвращение ввода повторяющихся значений в несколько полей

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	Создайте составной индекс, используя те поля, в которые ввод повторяющихся значений должен быть запрещен. Определив индекс, оставьте окно индексов открытым.

Инструкции

3	В верхней части окна индексов выберите новое имя индекса.

4	В нижней части окна индексов в ячейке свойства Уникальный индекс (Unique) выберите значение «Да».


Удаление индекса

Использование индексов ускоряет поиск, но также может и замедлять работу при обновлении записей, например, при добавлении запросов. Если индексы созданы для одного или нескольких полей, не используемых для поиска, сортировки или объединения, но часто выполняются такие операции как обновление записей, то для ускорения работы необходимо удалить индекс. При удалении индекса поле или данные в поле не удаляются.

Удаление индекса для одного поля

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	В верхней части окна выберите поле, индекс которого необходимо удалить.

3	В нижней части окна в ячейке свойства Индексированное поле (Indexed) выберите значение «Нет».

Удаление составного индекса

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	На панели инструментов нажмите кнопку Индексы  [image].

3	В окне индексов выберите строку, содержащую индекс, который необходимо удалить, и нажмите клавишу DELETE. При этом удаляется только индекс, но не поле.


Изменение имени поля (столбца), отображаемого на экране, в режиме таблицы

1	Откройте таблицу в режиме конструктора.

2	В верхней части окна выберите поле, для которого необходимо определить новое имя.

3	В нижней части окна в ячейке свойства Подпись (Caption) введите текст, который должен быть использован в качестве заголовка столбца. Текст может содержать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и других специальных символов. Длина его может составлять до 255 символов.

Примечания

•	Подпись применяется в ситуациях, когда необходимо, чтобы заголовок столбца был длиннее или содержал больше сведений о данных, нежели имя поля. Например, имя поля, используемое в программах Visual Basic для приложений или в выражениях, может быть «ФИО», а в заголовке столбца может быть выведено «Фамилия Имя Отчество».

•	В ячейке свойства Подпись (Caption) может быть также указан текст, используемый по умолчанию, для меток элементов управления в формах и отчетах, созданных при помощи мастера или путем перемещения поля из списка полей.

•	Если было установлено свойство Подпись (Caption), а потом имя данного поля было изменено в режиме таблице, то подпись для данного поля будет удалена. В этом случае подпись для данного поля можно снова определить, как описано выше. Избежать этого можно, изменив имя поля в режиме конструктора.


Выбор параметров отображения объекта в режиме таблицы

1	Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.

2	Выберите команду Параметры в меню Сервис.

Подсказка

3	Выберите вкладку Режим таблицы.

4	Выберите нужные параметры.

Примечание.   Изменение данных параметров не влияет на формат таблиц, которые были изменены ранее с помощью команд меню Формат. Чтобы и эти таблицы имели такой же формат, необходимо выполнить в них те же изменения с помощью команд меню Формат или удалить сохраненные свойства с помощью программы Visual Basic.


Изменение шрифта и его начертания, размера и цвета в режиме таблицы

1	Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.

2	Выберите команду Шрифт в меню Формат.

Подсказка

3	Выберите нужные параметры.

Примечание.   Изменение формата таблицы отразится на установленном по умолчанию формате, который указывается на вкладке Режим таблицы. Для отображения этой вкладки выберите в меню Сервис команду Параметры.


Изменение вида сетки и цвета фона в режиме таблицы

1	Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.

2	Выберите команду Ячейки в меню Формат.

3	Выберите нужные параметры.

Примечание.   Изменение формата таблицы отразится на установленном по умолчанию формате, который указывается на вкладке Режим таблицы. Для отображения этой вкладки выберите в меню Сервис команду Параметры.


Отображение текущих данных в режиме таблицы или формы

Если работа с базой данных происходит в сети, другие пользователи могут изменить данные в то время, когда вы просматриваете их в режиме таблицы или формы. Microsoft Access автоматически обновляет просматриваемые данные через определенные промежутки времени. Существует возможность изменять интервал автоматического обновления. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Чтобы немедленно отобразить текущие данные, выполните следующие действия.

1	Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы или форму в режиме формы.

2	Выберите команду Обновить в меню Записи.

Команда Обновить обновляет только те данные, которые уже находятся в таблице или форме. Она не изменяет порядок следования записей, не выводит на экран новые записи и не убирает удаленные записи, а также записи, переставшие удовлетворять условию отбора. Чтобы выполнить эти действия, следует повторно отобрать записи в источнике данных, нажав клавиши SHIFT+F9.


Изменение периода автоматического обновления данных в режиме таблицы или формы

1	Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы или форму в режиме формы.

2	Выберите команду Параметры в меню Сервис.

Подсказка

3	Выберите вкладку Другие.

4	В поле Период обновления (с) введите в секундах величину интервала, через который следует автоматически обновлять данные. Например, если ввести число 120, данные будут обновляться через каждые 2 минуты.

Примечание.   Этот параметр действует только при работе с базой данных в сети. Он позволяет обновлять только те данные, которые уже существуют в таблице или форме. При обновлении экрана не изменяется порядок следования записей, не выводятся новые записи и не убираются удаленные записи, а также записи, переставшие удовлетворять условию отбора. Для того чтобы в режиме таблицы или формы повторно отобрать записи в источнике данных, нажмите клавиши SHIFT+F9.


Выделение полей и записей в режиме таблицы

Следующая таблица содержит описание действий с мышью, обеспечивающих выделение данных или записей в режиме таблицы.

Выделение	Установка указателя и нажатие кнопки мыши
Данные в поле	В месте начала выделения. Для расширения области выделения перемещайте указатель при нажатой кнопке мыши.
Целое поле	На левой границе поля таблицы, где указатель принимает вид  [image].
Соседние поля	На левой границе поля. Для расширения области выделения перемещайте указатель при нажатой кнопке мыши.
Столбец	В области выделения поля.
Соседние столбцы	На имени поля в верхней части столбца. Для расширения области выделения перемещайте указатель при нажатой кнопке мыши.
Запись	В области выделения записи.
Несколько записей	В области выделения первой записи. Для расширения области выделения перемещайте указатель при нажатой кнопке мыши.
Все записи	Выберите в меню Правка команду Выделить все записи.

Следующая таблица содержит описание действий с клавиатурой, обеспечивающих выделение данных или записей в режиме таблицы.

Выбор	Действие
Данные в поле	Поместите курсор в начало выделяемого текста и, удерживая клавишу SHIFT, нажимайте клавиши перемещения курсора для перехода в конец выделяемого текста.
Целое поле	Поместите курсор в поле и нажмите клавишу F2.
Соседние поля	Выделите поле, нажмите клавишу SHIFT и, не отпуская ее, нажмите подходящую клавишу перемещения курсора.
Текущий столбец	Нажмите клавиши CTRL+ПРОБЕЛ.
Текущая запись	Нажмите клавиши SHIFT+ПРОБЕЛ.
Несколько записей	Нажмите клавиши SHIFT+ПРОБЕЛ, а затем клавиши SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ или SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ.


Перемещение по записям с помощью кнопок перехода в режиме таблицы или формы

В режиме таблицы или формы кнопки перехода расположены в нижней части окна. Эти кнопки предназначены для быстрого перемещения по записям.


Поиск записи по ее номеру в режиме таблицы или формы

1	Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы или форму в режиме формы.

2	Установите указатель на номер в поле номера записи и дважды нажмите кнопку мыши.

3	Введите номер нужной записи и нажмите клавишу ENTER.


Перемещение в режиме таблицы по полям в длинных записях с помощью поля со списком «Переход к полю»

В режиме таблицы  поле со списком "Переход к полю" облегчает перемещение по полям длинных записей.

1	Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.

2	В меню Вид выберите команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

3	Установите флажок для панели Форматирование (Режим таблицы).

4	Нажмите кнопку Закрыть.

Поле со списком Переход к полю расположено слева на панели инструментов Форматирование (Режим таблицы). Выберите в раскрывающемся списке имя поля, к которому нужно перейти в текущей записи.


Перемещение столбцов в режиме таблицы

1	Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.

2	Выделите перемещаемые столбцы.

Для выделения одного столбца выберите область выделения поля в этом столбце.

Для выделения нескольких столбцов выберите область выделения поля в крайнем столбце и, не отпуская кнопки мыши, перемещайте указатель по соседним столбцам для расширения выделения.

3	Снова нажмите и удерживайте кнопку мыши в области выделения поля.

4	Перетащите столбцы в нужное положение.


Изменение высоты строк в режиме таблицы

1	Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.

2	Установите указатель на границу между двумя областями выделения записей, расположенными в левой части объекта в режиме таблицы, как показано на следующем рисунке.

3	Нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, перемещайте нижнюю границу строки, пока строка не достигнет требуемой высоты.

Примечания

•	Эта операция одновременно изменяет высоту всех строк объекта в режиме таблицы.

•	Изменение высоты строк нельзя отменить с помощью команды Отменить из меню Правка. Для того чтобы отменить результаты этой операции, закройте объект в режиме таблицы и нажмите кнопку Нет в ответ на приглашение сохранить изменение макета.


Изменение ширины столбца в режиме таблицы

1	Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.

2	Как показано на следующем рисунке, установите указатель в на правую границу столбца, ширину которого нужно изменить.

3	Нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, перемещайте правую границу, пока столбец не достигнет подходящей ширины.

Примечание.   Изменение ширины столбцов нельзя отменить с помощью команды Отменить из меню Правка. Для того чтобы отменить результаты этой операции, закройте объект в режиме таблицы и нажмите кнопку Нет в ответ на приглашение сохранить изменение макета.


Закрепление и освобождение столбцов в режиме таблицы

Один или несколько столбцов, расположенных в левой части объекта в режиме таблицы, можно закрепить таким образом, что они будут оставаться на экране при любой прокрутке объекта.

1	Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.

2	Выделите закрепляемые столбцы.

Для выделения одного столбца выберите область выделения поля в этом столбце.

Для выделения нескольких столбцов выберите область выделения поля в крайнем столбце и, не отпуская кнопки мыши, перемещайте указатель по соседним столбцам для расширения выделения.

3	Для того чтобы закрепить выделенные столбцы, выберите в меню Формат команду Закрепить столбцы.

Для освобождения закрепленных столбцов выберите в меню Формат команду Освободить все столбцы.


Скрытие столбцов в режиме таблицы

1	Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.

2	Выделите столбцы, которые требуется скрыть.

Для выделения одного столбца выберите область выделения поля в этом столбце.

Для выделения нескольких столбцов выберите область выделения поля в крайнем столбце и, не отпуская кнопки мыши, перемещайте указатель по соседним столбцам для расширения выделения.

3	Выберите в меню Формат команду Скрыть столбцы.

Для получения справки о выводе на экран скрытых столбцов нажмите кнопку  [image].


Отображение скрытых столбцов в режиме таблицы

1	Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.

2	Выберите команду Отобразить столбцы в меню Формат.

Подсказка

3	В диалоговом окне Отображение столбцов выберите имена столбцов, которые требуется вывести на экран.


Поиск конкретной записи с помощью прокрутки объекта в режиме таблицы или ленточной формы

Если записей больше, чем может одновременно отображаться в окне режима таблицы или ленточной формы, то для поиска конкретной записи следует использовать полосу прокрутки.

•	Перетащите бегунок вверх или вниз по полосе прокрутки.

Microsoft Access отображает около бегунка номер верхней записи, выведенной на экран.

При наличии мыши Microsoft IntelliMouse™ существует возможность использования колесика для поиска определенной записи с помощью полосы прокрутки в зависимости от текущего режима (вида), в котором открыт объект.

Вид	Описание
Таблица или подчиненная форма отображены в режиме таблицы.	Колесико выполняет перемещение между строками, а курсор остается на месте.
Простая или подчиненная форма отображена в режиме формы.	Колесико выполняет перемещение между записями, причем курсор также перемещается.
Ленточная или подчиненная форма отображены в режиме ленточной формы.	Колесико выполняет перемещение между записями, а курсор остается на месте.


Экспорт данных в другую базу данных или в файл другого формата

Экспорт данных может быть осуществлен из таблицы или запроса в файлы различных форматов. Для получения сведений о форматах файлов, в которые можно экспортировать данные, нажмите кнопку  [image].

Имеется также возможность экспортировать любой объект базы данных в другую базу данных Microsoft Access. Фактически это эквивалентно копированию и вставке объектов из одной базы данных в другую.

Таблицы, запросы и отчеты могут экспортироваться в файлы HTML. Таблицы, запросы и формы экспортируются в файлы IDC/HTX, которые потом можно использовать как часть узла World Wide Web.

Существует несколько способов обмена данными Microsoft Access с приложениями Microsoft Word и Microsoft Excel.

При работе с приложениями Microsoft Exchange, Microsoft Mail и другими приложениями электронной почты, которые поддерживают стандарт MAPI (Messaging Application Programming Interface), допускается присоединение к сообщению электронной почты запроса, таблицы, формы, отчета или модуля в различных форматах.

Часто выполняемые операции экспорта можно автоматизировать с помощью макроса или программы на языке Visual Basic для приложений.

Предполагаемые действия

Экспорт таблицы или другого объекта базы данных в существующую базу данных Microsoft Access

Экспорт таблицы, запроса, формы или отчета в формат HTML

Экспорт объекта базы данных в протоколах FTP или HTTP сервера Интернета

Экспорт таблицы или запроса в файл приложения FoxPro, Paradox или dBASE

Экспорт таблицы или запроса в базу данных или таблицу SQL или в другой источник данных ODBC

Экспорт таблицы или запроса в файл электронной таблицы

Экспорт таблицы или запроса в текстовый файл с разделителями или в текстовый файл с фиксированной длиной записей

Обмен данными между Microsoft Access и Microsoft Word

Присоединение объекта базы данных к сообщению электронной почты

Использование макросов или программ Visual Basic для автоматизации экспорта данных


Экспорт таблицы или другого объекта в существующую базу данных Microsoft Access

Примечание   В базы данных Microsoft Access версий 7.0 и 95 можно экспортировать таблицы, запросы и макросы из версий 8.0 и 97, но в базы данных Microsoft Access версий 1.x и 2.0 можно экспортировать только таблицы.

1	В окне базы данных выберите имя экспортируемого объекта, а затем выполните команду Сохранить как/Экспорт из меню Файл.

  Подсказка

2	В диалоговом окне Сохранение объекта выберите параметр Во внешнем файле или базе данных и нажмите кнопку OK.

3	В поле со списком Папка выберите диск и папку, где находится база данных Microsoft Access, в которую требуется экспортировать объект.

4	Установите указатель на значок базы данных, в которую копируется объект, и дважды нажмите кнопку мыши.

5	В диалоговом окне Экспорт введите новое имя объекта (или оставьте текущее имя). Если экспортируется таблица, выберите в группе Экспорт таблиц экспорт структуры таблицы и данных или только структуры. Для того чтобы экспортировать объект, нажмите кнопку OK.

Совет.   Этот способ позволяет экспортировать объекты по одному. Для того чтобы одновременно экспортировать несколько объектов, откройте базу данных, в которую следует выполнить экспорт, а затем импортируйте в нее объекты. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Экспорт таблицы или запроса в файл FoxPro, Paradox или dBASE

1	В окне базы данных выберите имя экспортируемой таблицы или экспортируемого запроса, а затем выполните команду Сохранить как/Экспорт из меню Файл.

  Подсказка

2	В диалоговом окне Сохранение объекта выберите параметр Во внешнем файле или базе данных и нажмите кнопку OK.

3	В поле со списком Тип файла выберите требуемый формат базы данных.

4	В поле со списком Папка выберите диск и папку  для экспорта.

5	Введите имя в поле Имя файла и нажмите кнопку Экспорт.

Примечания

•	Драйвер Paradox не входит в программу установки Setup, но доступ к нему можно получить через Office 97 ValuPack. Для получения дополнительных сведений о ValuPack нажмите кнопку [image].

•	Если имя экспортируемой таблицы или имена ее полей являются неразрешенными в результирующей базе данных, Microsoft Access вносит изменения в имена. Например, если экспортировать данные в таблицу dBASE, будут обрезаны все имена полей, длина которых превышает 10 символов.


Экспорт таблицы или запроса в таблицу базы данных SQL или в другой источник данных ODBC

Внимание!   Экспорт в базу данных SQL или в другой источник данных ODBC невозможен, если не установлен соответствующий драйвер. Для получения дополнительных сведений об установке драйверов ODBC нажмите кнопку  [image].

1	В окне базы данных выберите имя экспортируемой таблицы или экспортируемого запроса, а затем выполните команду Сохранить как/Экспорт из меню Файл.

  Подсказка

2	В диалоговом окне Сохранить как выберите параметр Во внешнем файле или базе данных и нажмите кнопку OK.

3	В диалоговом окне Сохранение объекта: имя в поле Тип файла выберите параметр Базы данных ODBC.

4	В диалоговом окне Экспорт введите имя файла (или оставьте старое имя) и нажмите кнопку OK

Открывается диалоговое окно Select Data Sources со списком источников данных, поддерживаемых всеми драйверами ODBC, которые установлены на компьютере. Для того чтобы определить новый источник данных для любого установленного драйвера ODBC, нажмите кнопку New и выполняйте действия, требуемые в диалоговом окне Create New Data Source и других открывающихся после него диалоговых окнах.

5	В диалоговом окне Select Data Sources выберите вкладку Machine Data Source, а затем дважды щелкните кнопкой мыши имя источника данных ODBC, в который требуется экспортировать данные.

Чтобы использовать в качестве источника данных файл, выберите вкладку File Data Source и введите или выберите имя файла. Файл полезно использовать для разделения информации соединения драйвера ODBC между разными компьютерами, а также это не требует регистрации. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image] или обратитесь к книге ODBC 3.0 Programmer's Reference Manual.

6	Разные источники данных, поддерживающие протокол ODBC, предъявляют разные требования для доступа к их данным. Например, в большинстве из них требуются ввод сетевого имени и пароля. Эти сведения можно получить у системного администратора. Введите в диалоговое окно нужные сведения и нажмите кнопку OK.

Microsoft Access устанавливает связь с источником данных ODBC и создает новую таблицу.

Примечания

•	Экспорт данных из таблицы или запроса Microsoft Access возможен в новую таблицу в базе данных SQL или в любом другом приложении, поддерживающем драйвер ODBC, установленный на компьютере. Для получения информации о дополнительных драйверах ODBC, их установке и указании источников данных нажмите кнопку [image].

•	После экспорта таблицы Microsoft Access в базу данных SQL, становится возможным добавление в таблицу индекса с помощью запроса к серверу SQL. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Экспорт таблицы или запроса в электронную таблицу

1	В окне базы данных выберите имя экспортируемой таблицы или экспортируемого запроса, а затем выполните команду Сохранить как/Экспорт из меню Файл.

  Подсказка

2	В диалоговом окне Сохранение объекта выберите параметр Во внешнем файле или базе данных и нажмите кнопку OK.

3	В поле со списком Тип файла выберите требуемый формат электронной таблицы.

4	В поле со списком Папка выберите диск и папку  для экспорта.

5	Установите указатель на имя существующей электронную таблицы и дважды нажмите кнопку мыши или введите новое имя в поле Имя файла.

Внимание!   За исключением трех случаев, экспорт в существующий файл электронной таблицы приводит к автоматическому удалению и замене данных в этой электронной таблице. Исключением является экспорт в рабочие книги Microsoft Excel версий 5.0, 7.0/95 или 8.0/97, при котором данные копируются на следующий доступный лист.

Если на шаге 3 выбрать Microsoft Excel 5-7 или Microsoft Excel 97, то для сохранения шрифтов и длины полей, а также для отображения данных в полях подстановок, установите флажок С учетом форматирования. Скорость при этом сохранения уменьшится.

6	Нажмите кнопку Экспорт.

Microsoft Access создает файл электронной таблицы, содержащий данные из таблицы или запроса. Имена полей таблицы или запроса помещаются в первую строку электронной таблицы.

Примечания

•	Драйвер Lotus 1-2-3 не входит в программу установки Setup, но доступ к нему можно получить через Office 97 ValuPack. Для получения дополнительных сведений о ValuPack нажмите кнопку [image].

•	Для того чтобы сохранить атрибуты форматирования, а также уровни группировки в отчете, сохраните объект в режиме таблицы, форму или отчет непосредственно в листе Microsoft Excel. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку [image].


Загрузка данных из объекта в режиме таблицы, формы или отчета в Microsoft Excel

Примечание.   Сохранение объекта в формате Microsoft Excel позволяет сохранить большую часть атрибутов форматирования, например, шрифты и цвета. Уровни группировки отчета сохраняются как уровни структуры Microsoft Excel. Форма сохраняется в виде таблицы с данными.

1	В окне базы данных выберите имя таблицы, запроса, формы или отчета, которые следует сохранить и загрузить в Microsoft Excel. Для того чтобы сохранить выделенный фрагмент объекта в режиме таблицы, откройте этот объект и выделите требуемую часть.

2	Выберите команду Связи с Office в меню Сервис, а затем выполните команду Анализ в MS Excel.

Содержимое объекта сохраняется в файле Microsoft Excel с расширением .xls в папке, в которую установлен Microsoft Access. Microsoft Excel запускается автоматически и открывает этот файл.


Экспорт таблицы или запроса в текстовый файл с разделителями или в текстовый файл с фиксированной длиной записей

1	В окне базы данных выберите имя экспортируемой таблицы или экспортируемого запроса, а затем выполните команду Сохранить как/Экспорт из меню Файл.

  Подсказка

2	В диалоговом окне Сохранение объекта выберите параметр Во внешнем файле или базе данных и нажмите кнопку OK.

3	В поле со списком Тип файла выберите Текстовые файлы.

4	В поле со списком Папка выберите диск и папку  для экспорта.

5	Введите имя в поле Имя файла и нажмите кнопку Экспорт.

Запускается мастер по экспорту в текстовые файлы.

Если требуется загрузить спецификации экспорта, сохраненные при предыдущем экспорте таблицы или запроса, нажмите кнопку Дополнительно, а затем кнопку Спецификации, установите указатель на имя спецификации и дважды нажмите кнопку мыши.

Примечание.   В любой момент до нажатия кнопки Готово можно нажать кнопку Дополнительно и указать формат сохраняемого текста (Windows (ANSI) или DOS OS/2 (PC-8)), форматы дат, времени и чисел, а также экспортируемые столбцы.

6	Выберите создание текстового файла с разделителями или с фиксированной длиной записей и нажмите кнопку Далее.

7	Выполните требуемые действия в остальных диалоговых окнах.

Примечания

•	После завершения работы мастера для сохранения выбранных параметров экспорта предлагается стандартное имя спецификации «ИмяФайла Спецификация экспорта». Для того чтобы задать имя спецификации самостоятельно, нажмите кнопку Дополнительно и кнопку Сохранить как. Сохраненная спецификация может быть загружена при следующей операции экспорта данных из этой таблицы или запроса.

•	Для того чтобы включить шрифт объекта в режиме таблицы и другие атрибуты форматирования, которые не копируются в текстовый файл, следует объект сохранить или его фрагмент в формате RTF. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Обмен данными между Microsoft Access и Microsoft Word

Существуют четыре способа использования данных Microsoft Access в Microsoft Word:

•	При работе с Microsoft Word версии 7.0/95 или более поздней можно с помощью мастера по созданию составных документов Microsoft Word создавать документы Word, связанные с данными Microsoft Access. После установления связи документ может быть в любое время открыт в Microsoft Word и использован для печати новых стандартных писем или почтовых наклеек, в которых используются текущие данные из Microsoft Access.

•	При работе с любой версией Microsoft Word допускается экспорт данных из Microsoft Access в файл данных составного документа, который применяется при создании составных документов Word.

•	Допускается сохранение объекта в режиме таблицы, формы или отчета в файле формата RTF. В файле RTF сохраняются такие атрибуты форматирования как шрифты и стили. Этот файл может быть открыт в Microsoft Word, в других текстовых процессорах на платформе Windows или в издательских программах.

•	Допускается сохранение объекта в режиме таблицы, формы или отчета в файле формата RTF с автоматической загрузкой этого файла в Microsoft Word.

Предполагаемые действия

 	Создание составного документа Microsoft Word с помощью мастера

Экспорт таблицы или запроса в файл данных составного документа Microsoft Word

Сохранение объекта в режиме таблицы, формы или отчета в файле формата RTF

Сохранение объекта в режиме таблицы, формы или отчета в файле формата RTF с автоматическим открытием этого файла в Microsoft Word


Создание составного документа Microsoft Word с помощью мастера

1	В окне базы данных выберите имя экспортируемой таблицы или экспортируемого запроса, выберите в меню Сервис команду Связи с Office и подкоманду Слияние с MS Word.

  Подсказка

2	Следуйте инструкциям мастера слияния с MS Word.

3	В окне Microsoft Word нажмите кнопку Вставить поле слияния, чтобы вставить в документ нужные поля.

Примечание.   Допускается также начало операции создания составного документа из Microsoft Word. Подробное описание см. в документации Microsoft Word.


Экспорт в файл данных составного документа Microsoft Word

1	В окне базы данных выберите имя экспортируемой таблицы или экспортируемого запроса, а затем выполните команду Сохранить как/Экспорт из меню Файл.

  Подсказка

2	В диалоговом окне Сохранение объекта  выберите параметр Во внешнем файле или базе данных и нажмите кнопку OK.

3	В поле со списком Тип файла выберите Слияние с Microsoft Word.

4	В поле со списком Папка выберите диск и папку  для экспорта.

5	Введите имя в поле Имя файла и нажмите кнопку Экспорт.

Microsoft Access автоматически создает файл данных, содержащий имена полей и все данные из таблицы.

Примечания

•	При создании файла данных составного документа Microsoft Access использует имена полей из таблицы или запроса. Однако в соответствие с правилами форматирования Word для Windows автоматически обрезаются имена полей, длина которых превышает 20 символов, а символы, не являющиеся буквами, цифрами или символом подчеркивания, преобразуются в символы подчеркивания.

•	В файле данных составного документа Word первая запись файла содержит имена полей и называется строкой заголовков. Все остальные записи являются строками данных. Имена полей в заголовочной записи должны совпадать с именами полей главного документа. Если имена не совпадают, следует изменить имена полей в источнике данных (его можно открыть в Word для Windows) или в главном документе.


Загрузка объекта в режиме таблицы, формы или отчета в Microsoft Word

1	В окне базы данных выберите имя таблицы, запроса, формы или отчета, который требуется сохранить и загрузить в Microsoft Word. Для того чтобы сохранить фрагмент объекта в режиме таблицы, откройте объект в режиме таблицы и выделите его часть.

2	Выберите в меню Сервис команду Связи с Office и подкоманду Публикация в MS Word.

Выходные данные сохраняются в файле формата RTF в папке, в которую установлен Microsoft Access. Word загружается автоматически, и в нем открывается сохраненный файл.


Сохранение объекта в Microsoft Excel или в файле формата RTF

Сохранение объекта в Microsoft Excel версии 7.0/95 или 8.0/97, а также в файле формата RTF позволяет сохранить большую часть атрибутов форматирования, в частности, шрифты и цвета. При сохранении в Microsoft Excel, уровни группировки отчета сохраняются как уровни структуры Microsoft Excel. В обоих случаях форма сохраняется в виде таблицы с данными.

1	В окне базы данных выберите имя сохраняемого объекта. Для того чтобы сохранить выделенный фрагмент объекта в режиме таблицы, откройте этот объект и выделите требуемую часть.

2	Выполните команду Сохранить как/Экспорт из меню Файл.

  Подсказка

3	В диалоговом окне Сохранение объекта  выберите параметр Во внешнем файле или базе данных и нажмите кнопку OK. Открывается диалоговое окно Сохранение объекта: имя.

4	В поле со списком Тип файла выберите Microsoft Excel 5-7, Microsoft Excel 97 или Формат RTF.

5	В поле со списком Папка выберите диск и папку  для экспорта.

6	Введите имя в поле Имя файла и нажмите кнопку Экспорт (или используйте предложенное имя).

7	При сохранении в формате Microsoft Excel 5-7 или Microsoft Excel 97 установите флажок С учетом форматирования. При сохранении в формате RTF флажок С учетом форматирования устанавливается автоматически.

8	Нажмите кнопку Экспорт.

Примечание.   Сохранить объект в файле формата другого приложения позволяет также макрокоманда ВывестиВФормате (OutputTo). При вызове этой макрокоманды достаточно указать сохраняемый объект базы данных. Этот объект не нужно открывать или выбирать в окне базы данных.


Присоединение выходных данных объекта к сообщению электронной почты

Объект базы данных можно присоединить к сообщению электронной почты в формате Microsoft Excel (.xls), RTF (.rtf), текстового файла (.txt) MS-DOS или файла HTML (.html).

1	В окне базы данных выберите имя объекта. Для того чтобы отправить фрагмент объекта, откройте этот объект в режиме таблицы и выделите нужную часть.

2	Выберите в меню Файл команду Отправить.

3	Выберите формат, в котором файл присоединяется к сообщению, и нажмите кнопку OK.

Microsoft Access открывает новое почтовое сообщение и присоединяет к нему объект в указанном формате.

Примечания

•	Если команда Отправить недоступна,  возможно, почтовое приложение установлено неверно или оно не поддерживает стандарт MAPI (Messaging Application Programming Interface). Проверьте по документации, поддерживает ли почтовое приложение MAPI, и, если поддерживает, попытайтесь переустановить почтовое приложение.

•	Присоединять файл к сообщению электронной почты позволяет также макрокоманда ОтправитьОбъект (SendObject). При вызове этой макрокоманды достаточно указать объект базы данных. Этот объект не нужно открывать или выбирать в окне базы данных.


Форматы данных, экспортируемые Microsoft Access

Примечание.   Драйверы Lotus 1-2-3 и Paradox не входят в программу установки Setup, но доступ к ним можно получить через Office 97 ValuPack. Для получения дополнительных сведений о ValuPack нажмите кнопку  [image].

Приложение	Версия или поддерживаемый формат
Microsoft FoxPro	2.x и 3.0
dBASE	III, III+, IV и 5
Paradox	3.x, 4.x и 5.0
Microsoft Excel	3.0, 4.0, 5.0, 7.0/95 и 8.0/97
Lotus 1-2-3	.форматы wk1 и .wk3
Текстовые файлы с разделителями	Windows (ANSI) и DOS (PC-8)
Текстовые файлы с фиксированной длиной записей	Windows (ANSI) и DOS (PC-8)
HTML и IDC/HTX	1.1  (если список) 2.0, 3.x (если список или таблица)
Программы и базы данных, поддерживающие протокол ODBC	Чтобы просмотреть список поддерживаемых драйверов ODBC, найдите в Microsoft Knowledge Base статью Q140548, «Список установленных драйверов ODBC». Для связи со страницей поиска Microsoft Access Knowledge Base в World Wide Web нажмите кнопку [image].  Для получения сведений о доступе к базе данных Knowledge Base или другим техническим службам нажмите кнопку [image].


Импорт специальных панелей инструментов и меню из другой базы данных Microsoft Access

Пользователь имеет возможность импортировать все специальные меню и панели инструментов из другой базы данных. Однако, если они имеют одинаковые имена с панелями инструментов, строками меню или контекстными меню той базы данных, куда импортируются, то они импортироваться не будут.

1	Откройте базу данных.

2	В меню Файл выберите команду Внешние данные и подкоманду Импорт.

  Подсказка

3	В поле Тип файла убедитесь в том, что выбран тип файла Microsoft Access (*.mdb).

4	В поле Папка выберите диск и папку, где находится база данных Microsoft Access (.mdb), из которой будут импортироваться меню, и выберите эту базу данных двойным щелчком мыши.

5	В диалоговом окне Импорт объектов нажмите кнопку Параметры.

6	Под заголовком Импорт выберите параметр Меню и панели инструментов.


Создание строки меню или контекстного меню Microsoft Access 97 с помощью макроса

Приведенная ниже процедура позволяет создавать строки меню и контекстные меню нового типа для Microsoft Access 97 на основе макросов, созданных в прошлых версиях Microsoft Access.

1	В окне базы данных выберите вкладку Макросы, а затем имя макроса, нужного для создания строки меню или контекстного меню.

Чтобы создать строку меню или контекстное меню нового типа с помощью макросов, которые использовались ранее для специальных меню, выберите только макрос создания меню верхнего уровня. Нет необходимости выбирать группу макросов для каждого меню.

2	В меню Сервис выберите команду Макрос и подкоманду Создать меню из макроса или Создать контекстное меню из макроса.

Примечания

•	Пользователь получает возможность настройки строки меню или контекстного меню с помощью диалогового окна Настройка. Для его открытия выберите в меню Вид команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

•	После создания новой строки меню или контекстного меню исходный макрос (или макросы при работе с макросом меню и соответствующими группами макросов) удален не будет. Новая строка меню будет по-прежнему зависеть от исходного макроса или макросов, кроме макросов, содержащих только макрокоманды ДобавитьМеню (AddMenu) или ВыполнитьКоманду (RunCommand) (ранее КомандаМеню (DoMenuItem)).


Создание панели инструментов с помощью макроса

1	В окне базы данных выберите вкладку Макросы и имя макроса, с помощью которого нужно создать панель инструментов.

2	В меню Сервис выберите команду Макрос и нажмите кнопку Создать панель инструментов из макроса.

Примечание.   После создания новой панели инструментов исходный макрос (или макросы при работе с макросом меню и соответствующими группами макросов) удален не будет. Новая панель инструментов будет по-прежнему зависеть от исходного макроса или макросов, кроме макросов, содержащих только макрокоманды ДобавитьМеню (AddMenu) или ВыполнитьКоманду (RunCommand) (ранее КомандаМеню (DoMenuItem)).


Присоединение специальной строки меню к форме или отчету

Однажды присоединенная, специальная строка меню заменяет встроенную строку меню для формы или отчета.

1	Создайте строку меню.

Инструкции

2	Откройте форму или отчет в режиме конструктора.

3	Выберите область выделения формы или область выделения отчета в режиме конструктора.

4	На панели инструментов нажмите кнопку Свойства  [image].

5	В поле Строка меню укажите имя строки меню.

Повторите эту процедуру для каждого отчета или формы, к которым нужно присоединить строку меню.


Присоединение специальной панели инструментов к форме или отчету

Однажды присоединенная, панель инструментов заменяет встроенную панель инструментов для формы или отчета.

1	Создайте панель инструментов.

Инструкции

2	Откройте форму или отчет в режиме конструктора.

3	Выберите область выделения формы или область выделения отчета в режиме конструктора.

4	На панели инструментов нажмите кнопку Свойства  [image].

5	В поле Панель инструментов укажите имя панели инструментов.

Повторите эту процедуру для каждого отчета или формы, к которым нужно присоединить панель инструментов.


Присоединение контекстного меню к форме, элементу управления формы или отчету

Однажды присоединенное, контекстное меню заменяет встроенное контекстное меню для формы, элемента управления или отчета.

1	Создайте контекстное меню.

Инструкции

2	Откройте форму или отчет в режиме конструктора.

3	Выберите область выделения формы, область выделения отчета или элемент управления в режиме конструктора.

4	На панели инструментов нажмите кнопку Свойства  [image].

5	В поле Контекстное меню укажите имя контекстного меню.

Если контекстное меню присоединяется к форме, убедитесь, что свойство Контекстное меню имеет значение Да.

Повторите эту процедуру для каждой формы, отчета или элемента управления, к которым нужно присоединить контекстное меню.


Создание специальной строки меню для активной базы данных

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

2	На вкладке Панели инструментов нажмите кнопку Создать.

3	В поле Панель инструментов введите нужное имя и нажмите кнопку OK.

4	На вкладке Панели инструментов нажмите кнопку Свойства.

5	В поле со списком Тип выберите пункт «Строка меню».

6	Установите любые другие нужные свойства и нажмите кнопку Закрыть.

Новая строка меню появится за диалоговым окном Настройка. Чтобы увидеть ее, следует переместить диалоговое окно Настройка в сторону и перейти к шагу 7.

7	Для завершения создания строки меню добавьте специальные меню. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Примечания

•	Microsoft Access 97 поддерживает макросы строки меню для приложений, созданных в более ранних версиях. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Пользователь может присоединить специальную строку меню к форме или отчету. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image]. Также строку меню можно обозначить как общую строку меню. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Создание специального контекстного меню для активной базы данных

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

2	На вкладке Панели инструментов нажмите кнопку Создать.

3	В поле Панель инструментов введите нужное имя и нажмите кнопку OK.

4	На вкладке Панели инструментов нажмите кнопку Свойства.

5	В поле со списком Тип выберите пункт «Контекстное меню».

6	Установите или снимите флажок Настройка и нажмите кнопку Закрыть.

Контекстное меню будет добавлено на панель инструментов Контекстные меню, с помощью которой настраиваются все контекстные меню.

7	На вкладке Панели инструментов в поле со списком Панели инструментов выберите панель Контекстные меню.

8	На панели инструментов Контекстные меню выберите панель команд Настраиваемая.

9	Для завершения создания меню выполните следующие действия.

•	Добавьте команды из диалогового окна Настройка. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Переместите или скопируйте команды из других меню. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Примечания

•	Microsoft Access 97 поддерживает макросы строки меню для приложений, созданных в более ранних версиях. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Пользователь может присоединить специальное контекстное меню к форме, отчету или элементу управления. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image]. Также меню можно обозначить как общее контекстное меню. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Выбор параметров для открытия меню на экране

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

2	На вкладке Параметры выберите нужные параметры.


Переименование специального контекстного меню

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

2	На вкладке Панели инструментов нажмите кнопку Свойства.

3	Выберите в списке контекстное меню, которое нужно переименовать.

4	В поле Панель инструментов введите новое имя.


Удаление специального контекстного меню

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

2	На вкладке Панели инструментов нажмите кнопку Свойства.

3	Выберите в списке имя удаляемого специального контекстного меню.

4	В поле со списком Тип измените тип меню на тип Панель инструментов и закройте окно свойств.

Имя контекстного меню появится в поле Панели инструментов на вкладке Панели инструментов.

5	Выберите имя удаляемого специального контекстного меню в поле Панели инструментов и нажмите кнопку Удалить.


Выбор значка для кнопки панели инструментов или команды меню

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

2	Откройте панель инструментов, строку меню или контекстное меню, содержащие изменяемый значок кнопки панели инструментов или команды меню.

Инструкции

3	При открытом диалоговом окне Настройка выполните одно из следующих действий:

•	чтобы изменить значок на кнопке панели инструментов, щелкните правой кнопкой мыши кнопку с данным значком, а затем выберите команду Изменить значок на кнопке в контекстном меню;

•	чтобы изменить значок команды меню, выберите меню в строке меню или на панели инструментов или выберите контекстное меню, содержащее команду с данным значком, который нужно изменить. Щелкните правой кнопкой мыши команду меню, выберите команду Изменить значок на кнопке в контекстном меню, а затем нужный значок.

Примечание.   При изменении значка команды встроенного меню (например, меню Правка) новый значок будет появляться во всех вариантах вывода на экран этого меню с этой командой.


Добавление в меню специальной команды, запускающей функцию Visual Basic

1	Создайте функцию, которую должна запускать данная команда.

Инструкции

2	В меню Вид выберите команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

3	Откройте строку меню, контекстное меню или панель инструментов, содержащую меню, к которому добавляется команда.

Инструкции

4	В диалоговом окне Настройка выберите вкладку Команды.

5	В списке Категории выберите Файл.

6	Перетащите команду Сециальные из поля Команды в меню, содержащееся в строке меню или на панели инструментов, или в соответствующую категорию на панели инструментов Контекстные меню. При появлении списка команд меню (или пустого поля, если меню новое) выберите нужное положение команды в меню и отпустите кнопку мыши.

7	При открытом диалоговом окне Настройка щелкните правой кнопкой команду меню и введите новое имя команды в поле Имя в контекстном меню.

8	В этом же контекстном меню выберите команду Свойства.

9	В поле Действие введите имя нужной функции в формате =имяФункции. Например, для специальной функции SetCaption введите =SetCaption(). Для встроенной функции следует ввести имя функции и все обязательные аргументы, например, =MsgBox(IIf(Instr(Time(), "PM"), "Добрый день", "Доброе утро").

10	Укажите любые другие свойства для команды.

Примечание.   При добавлении команды ко встроенному меню (например, меню Правка) она будет появляться во всех вариантах вывода на экран этого меню.


Добавление на панель инструментов специальной кнопки, запускающей функцию Visual Basic

1	Создайте функцию, которую должна запускать данная кнопка.

Инструкции

2	В меню Вид выберите команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

3	Откройте панель инструментов, к которой нужно добавить кнопку.

Инструкции

4	В диалоговом окне Настройка выберите вкладку Команды.

5	В списке Категории выберите Файл.

6	Перетащите нужную команду из поля Команды на выведенную на экран панель инструментов.

7	При открытом диалоговом окне Настройка щелкните правой кнопкой мыши кнопку на панели инструментов и введите новое имя для кнопки в поле Имя в контекстном меню.

8	В этом же контекстном меню выберите команду Свойства.

9	В поле Действие введите имя нужной функции в формате =имяФункции(). Например, для специальной функции SetCaption введите =SetCaption(). Для встроенной функции следует ввести имя функции и все обязательные аргументы, например, =MsgBox(IIf(Instr(Time(), "PM"), "Добрый день", "Доброе утро").

10	Укажите любые другие свойства для кнопки.


Добавление подменю ко встроенному или специальному меню

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

2	Откройте панель инструментов или строку меню, содержащую меню, к которому нужно добавить подменю.

Инструкции

3	В диалоговом окне Настройка выберите вкладку Команды.

4	В списке Категории выберите Новое меню.

5	Из поля Команды перетащите команду Новое меню в меню, в которое нужно добавить подменю, так, чтобы меню верхнего уровня открылось, а затем поместите ее в нужное место.

6	Щелкните правой кнопкой мыши новое подменю и введите имя в поле Имя в контекстном меню. Нажмите клавишу ENTER.

7	Завершите создание меню, выполнив следующие действия.

•	Добавьте команды из диалогового окна Настройка. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Переместите или скопируйте команды из других меню. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].


Вывод на экран палитр цветов и образцов в режиме конструктора формы или отчета

Чтобы палитра была на экране все время в процессе проектирования формы или отчета, перетащите ее с помощью мыши от кнопки панели инструментов в любое удобное место.

1	В режиме конструктора формы или в режиме конструктора отчета нажмите на панели форматирования одну из следующих кнопок, открывающих соответствующую палитру.

Кнопка	Палитра	Определяет
	Цвет заливки/фона	Цвет фона элемента управления или раздела.
	Цвет текста	Цвет текста, выводящегося в элементе управления.
	Цвет линии/границы	Цвет границы элемента управления.
	Ширина линии/границы	Ширина границы элемента управления.
	Оформление	Плоское, приподнятое или утопленное оформление элементов управления.
2	Переместите с помощью мыши палитру от кнопки панели инструментов в удобное для вас положение.


Создание панели инструментов для всех баз данных

Чтобы создать панель инструментов, доступную во всех базах данных Microsoft Access, следует добавить кнопки на пустые встроенные панели инструментов Служебная программа 1 и Служебная программа 2.

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

2	На вкладке Панели инструментов установите флажок Служебная программа 1 или Служебная программа 2 в списке панелей инструментов.

3	Для завершения создания панели инструментов выполните следующие действия.

•	Добавьте кнопки из диалогового окна Настройка. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Переместите или скопируйте кнопки с другой панели инструментов. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку  [image].

Примечание.   Пользователь имеет возможность добавлять меню к панели инструментов.


Разрешение вопросов, возникающих при работе с панелями инструментов, строками меню или контекстными меню

Вопросы

Встроенные панели инструментов или меню исчезли с экрана. Как вернуть их обратно?

Были внесены изменения во встроенные панели инструментов Microsoft Access. Как восстановить их в исходном виде?

Была удалена команда Панели инструментов из меню Вид или было удалено меню Вид из строки меню. Как вывести на экран диалоговое окно Настройка или вернуть обратно команду Панели инструментов или меню Вид?

Возникновение проблем при вставке или восстановлении значка кнопки в меню или на панели инструментов.


Возвращение на экран исчезнувших встроенных панелей инструментов и меню

При исчезновении с экрана всех встроенных панелей инструментов и некоторых встроенных меню следует изменить установки в диалоговом окне Параметры запуска или временно игнорировать их.

Изменение установок

В меню Сервис выберите команду Параметры запуска и установите флажок Стандартные панели инструментов, чтобы вывести на экран все встроенные панели инструментов и флажок Полный набор меню, чтобы вывести все встроенные меню. Закройте базу данных, а затем откройте ее заново.

Если на экран по-прежнему не выводятся некоторые меню, то, возможно, они были удалены из строки меню.

Временное игнорирование установок в диалоговом окне «Параметры запуска»

Пользователь может временно игнорировать установки, сделанные в диалоговом окне Параметры запуска, вместо того, чтобы изменять их. Для этого при открытии базы данных следует удерживать клавишу SHIFT.


Доступ к диалоговому окну «Настройка» после удаления команды «Панели инструментов» в меню «Вид»

•	Чтобы настроить панель инструментов, строку меню или контекстное меню после удаления команды Панели инструментов из меню Вид или после удаления меню Вид, щелкните правой кнопкой мыши любую панель инструментов или строку меню и выберите команду Настройка в контекстном меню.

•	Чтобы восстановить в меню Вид исходный набор команд, в том числе и команду Панель инструментов, щелкните правой кнопкой мыши любую панель инструментов или строку меню и выберите команду Настройка в контекстном меню. Щелкните правой кнопкой мыши меню Вид в строке меню и выберите команду Сброс в контекстном меню.

•	Чтобы восстановить все меню и команды во встроенной строке меню, в том числе и меню Вид, щелкните правой кнопкой мыши любую панель инструментов или строку меню и выберите команду Настройка в контекстном меню. На вкладке Панели инструментов выберите имя строки меню и нажмите кнопку Сброс.


Восстановление панелей инструментов или строк меню, отдельных кнопок, команд или меню

Пользователь имеет возможность восстановить различные элементы встроенной панели инструментов или строки меню.

•	Восстановление исходных установок для всей встроенной панели инструментов или строки меню. Сюда входит восстановление исходных кнопок или меню и команд, а также их первоначальных свойств. Автоматически восстанавливаются свойства для панели инструментов или строки меню, в том числе расположение на экране и размер, а также то, будет ли выводиться панель инструментов или строка меню на экран в соответствии с исходными установками.

•	Восстановление всех исходных кнопок, меню (в том числе и контекстных меню) и команд, а также их свойств без восстановления свойств панели инструментов или строки меню (таких как расположение на экране и размер).

•	Восстановление отдельной кнопки, команды или меню (кроме отдельного контекстного меню), не затрагивая других установок панели инструментов и строки меню. При восстановлении отдельной кнопки, команды или меню происходит ее возвращение к первоначальному виду.

Предполагаемые действия

Восстановление всех исходных установок для панели инструментов или строки меню, в том числе свойств и установок для отдельных кнопок, меню и команд

Восстановление исходных кнопок, меню и команд во встроенной панели инструментов, строке меню или контекстном меню

Восстановление вида отдельной кнопки панели инструментов или команды меню

Восстановление меню


Возникновение проблем при вставке или восстановлении значка кнопки панели инструментов или меню

Команда может иметь формат, исключающий появление значка. Поэтому чтобы вставить или восстановить значок, следует сначала изменить формат команды.

1	В меню Вид выберите команду Панели инструментов и подкоманду Настройка.

2	Откройте панель инструментов или меню, содержащее команду, формат которой нужно изменить.

Инструкции

3	Оставьте открытым диалоговое окно Настройка. На панели инструментов или в меню щелкните правой кнопкой мыши команду, формат которой нужно изменить.

4	В контекстном меню выберите параметр Основной стиль или Значок и текст.

Примечание.   В меню по умолчанию выводятся на экран текст команды и соответствующий значок (если он есть). На панели инструментов или в строке меню по умолчанию выводятся только значки кнопок.


Мастера, надстройки и построители в Microsoft Access 97

Мастер	Описание
Создание диаграмм	Добавляет в форму или отчет, основанные на данных таблицы или запроса, диаграмму.
Создание полей со списком	Создает в форме элемент управления полями со списком.
Создание кнопок	Создает в форме элемент управления кнопками.
Устранение конфликтов	Разрешает конфликты между реплицированными базами данных во время синхронизации.
Создание перекрестных запросов	Создает запрос, суммирующий данные в формат электронных таблиц.
Разделение баз данных	Разделяет базу данных на данные и интерфейс с тем, чтобы несколько пользователей имели на своих компьютерах копии интерфейса, связанного с данными на сервере.
Создание баз данных	Создает новую базу данных для различных применений на основе 22 заранее подготовленных шаблонов.
Экспорт текста	Экспортирует данные в текстовый файл.
Создание запросов для поиска повторяющихся записей	Создает запрос на поиск записей, содержащих повторяющиеся значения полей в таблице или запросе.
Создание запросов для поиска записей, не имеющих связанных	Создает запрос на поиск записей в таблице, не имеющих связанных с ними записей в другой таблице.
Создание форм	Создает новую форму.
Импорт HTML	Импортирует таблицы HTML и выводит списки из Интернета или из корпоративной сети в таблицу Microsoft Access.
Импорт электронных таблиц	Импортирует электронные таблицы Microsoft Excel и других программ в таблицу Microsoft Access.
Импорт текста	Импортирует текстовый файл в таблицу Microsoft Access.
Создание маски ввода	Создает маску ввода для поля, выбранного из таблицы.
Создание наклеек	Создает почтовые наклейки стандартных и специальных размеров.
Создание ссылок HTML	Связывает таблицу или список HTML из Интернета или из корпоративной сети с таблицей Microsoft Access.
Связь с электронной таблицей	Связывает данные электронных таблиц с таблицей Microsoft Access.
Связь с текстом	Связывает текстовый файл с таблицей Microsoft Access.
Создание списков	Создает в форме элемент управления списками.
Мастер подстановки	Создает в таблице столбец подстановок, отображающий список значений, которые может выбрать пользователь.
Слияние с Microsoft Word	Управляет операциями по объединению почты, используя письма из Microsoft Word и адреса из Microsoft Access.
Создание групп	Создает в форме группу переключателей.
Анализ быстродействия	Анализирует эффективность базы данных и выдает список рекомендаций по ее совершенствованию.
Создание сводных таблиц	Помещает сводную таблицу Microsoft Excel в форму Microsoft Access.
Публикация в Web	Создает статические и/или динамические документы HTML из приложения Microsoft Access для размещения в Интернете или в корпоративной сети.
Создание отчетов	Создает отчет, основанный на таблице или запросе.
Создание простых запросов	Создает запрос на выборку на основе выбранных полей.
Связь полей подчиненных форм и отчетовr	Связывает поля из главной и подчиненной формы или из главного и подчиненного отчета.
Создание подчиненных форм и отчетов	Создает подчиненный отчет или форму в отчете или форме.
Анализ таблиц	Разбивает таблицу, содержащую много повторяющихся записей, на несколько связанных таблиц для более эффективной работы.
Создание таблиц	Создает новую таблицу.
Защита на уровне пользователей	Создает новую зашифрованную базу данных с регулируемым доступом пользователей из уже существующей базы данных.
Размещение в Web	Этот мастер запускается из мастера публикации в Web. Размещает документы HTML на сервере Интернета или корпоративной сети.
Построитель	Описание
Построитель цветов	Отображает палитру для создания настраиваемых цветов.
Построитель выражений	Создает выражения для макросов, запросов и окон свойств.
Построитель полей	Создает поля в таблице.
Построитель строк подключения ODBC	Создает правильный синтаксис для связи с объектами ODBC.
Построитель рисунков	Создает точечные изображения для форм и отчетов.
Построитель запросов	Создает правильный синтаксис для запроса.
Надстройка	Описание
Диспетчер надстроек	Устанавливает и снимает установку мастеров, построителей и надстроек.
Диспетчер связанных таблиц	Управляет связями с таблицами между базами данных.
Диспетчер кнопочных форм	Создает и управляет кнопочными формами для приложений.


Подключение к службам технической поддержки Microsoft

При возникновении вопросов, касающихся программ Microsoft Office, следует использовать помощника, ознакомиться с книгой Как работать с Office или файлом Readme, который устанавливается вместе с данной программой. Если после этого нужные сведения все же не найдены, следует обратиться к различным службам технической поддержки Microsoft, в том числе к основной странице Microsoft, Microsoft Knowledge Base (KB), Microsoft Software Library (MSL), Microsoft TechNet и Microsoft Developer Network на компакт-дисках, а также к публикациям Microsoft Press.

•	При наличии доступа к World Wide Web и средству просмотра Интернета имеется возможность прямого доступа из Microsoft Access к нескольким службам в узле Microsoft Web.

•	База данных Microsoft Knowledge Base (KB) — обширное и ежедневно обновляемое собрание материалов, содержащее сведения о выполнении конкретных задач; ответы на вопросы, связанные с технической поддержкой продуктов; списки обнаруженных ошибок и способов их исправления.

•	Библиотека Microsoft Software Library (MSL) — собрание двоичных (нетекстовых) файлов, таких как драйверы устройств, служебные программы, файлы справки и техническая документация для всех продуктов Microsoft.

•	При отсутствии доступа к Web можно получать материалы базы данных Microsoft Knowledge Base (KB), библиотеки Microsoft Software Library (MSL) и другую техническую информацию на компакт-дисках. Для этого нужно подписаться на Microsoft TechNet и Microsoft Developer Network (MSDN).

•	Microsoft Press предлагает широкий выбор технических публикаций о продуктах Microsoft и родственных компьютерных технологиях. Эти публикации включают средства разработчика, средства управления ресурсами, серии учебников и справочников, книги по программированию и т.п.

•	Служба Microsoft Download Service (MSDL) является стандартной электронной доской объявлений, поэтому она доступна только при наличии компьютера с модемом и программным обеспечением связи. Через эту службу могут быть получены технические материалы, драйверы устройств, файлы исправления программ и другие вспомогательные материалы Microsoft.

•	Служба Microsoft FastTips позволяет получать бюллетень Application Notes и наиболее популярные материалы из базы данных Microsoft Knowledge Base (KB) по факсу или по почте.

Службы технической поддержки Microsoft

Связь с Microsoft на Web из Microsoft Access

Microsoft Knowledge Base (KB)

Microsoft Software Library (MSL)

Microsoft TechNet и Microsoft Developer Network на компакт-дисках

Microsoft Press

Microsoft Download Service (MSDL)

FastTips


Связь с Microsoft на Web из Microsoft Access

Команда Microsoft на Web (меню ?) выводит на экран подменю, состоящее из команд, соединяющих пользователя со справочными узлами Microsoft Web в процессе работы в Microsoft Access. Например, команда Типичные вопросы дает ответы на наиболее часто возникающие вопросы о Microsoft Access. Команда Поддержка пользователей позволяет получать советы, основанные на последних данных, ответы на наиболее сложные вопросы о поддержке программных продуктов и результаты дискуссий о Microsoft Access. Команда Бесплатные материалы позволяет получить образцы баз данных и другие полезные элементы.

•	В Microsoft Access выберите в меню ? команду Microsoft на Web и нужную подкоманду.


Microsoft Knowledge Base (KB)

База данных Microsoft Knowledge Base (KB) является основным источником информации о продуктах Microsoft для инженеров служб поддержки и для пользователей. В этом обширном и ежедневно обновляемом собрании материалов содержатся сведения о выполнении конкретных задач; ответы на вопросы, связанные с технической поддержкой продуктов; списки обнаруженных ошибок и способов их исправления. Для доступа к информации в базе данных KB используются текстовые запросы с ключевыми словами.

Для подключения к странице поиска Microsoft Access Knowledge Base на Web нажмите кнопку  [image]. Этот узел предоставляет возможность поиска полного текста и автоматической гиперссылки на файлы в библиотеке Microsoft Software Library, так что можно загрузить файлы прямо из документации KB.

Доступ к KB также может быть осуществлен с компакт-дисков Microsoft TechNet и Microsoft Developer Network. Для получения дополнительных сведений о компакт-дисках Microsoft TechNet и Microsoft Developer Network нажмите кнопку  [image].


Microsoft Software Library (MSL)

Библиотека программных продуктов Microsoft Software Library (MSL) является собранием двоичных (нетекстовых) файлов, в которое входят все продукты Microsoft. Например, библиотека MSL содержит драйверы устройств, служебные программы, файлы справки и техническую документацию.

Для подключения к Microsoft Software Library на Web нажмите кнопку  [image].

MSL также является доступной на компакт-дисках Microsoft TechNet и Microsoft Developer Network. Для получения дополнительных сведений о компакт-дисках Microsoft TechNet и Microsoft Developer Network нажмите кнопку [image].


Microsoft TechNet и Microsoft Developer Network на компакт-дисках

Microsoft TechNet представляет собой всеобъемлющий источник информации для оценки, внедрения и поддержки продуктов Microsoft. Подписка на TechNet позволяет ежемесячно получать компакт-диски с полным объемом информации о продуктах Microsoft. TechNet обеспечивает быстрые и полные ответы на вопросы о программах, управлении в сетях, работе системы, администрировании баз данных, драйверах устройств, оценке продукта и т.д. Более 150 тысяч страниц подробной технической информации помогут работать качественно и быстро. В США и Канаде подписка на Microsoft TechNet оформляется по телефону (800) 344-2121.

Microsoft Developer Network Library представляет собой источник всесторонней информации о программировании. В этой библиотеке доступны комплекты разработчика для тех, кто создает приложения для операционных систем Microsoft Windows, Windows 95 и Windows NT, а также для тех, кто занимается усовершенствованием продуктов Microsoft. Ежегодная подписка на MSDN позволяет получать новейшую информацию. В США и Канаде подписка на Microsoft Developer Network оформляется по телефону (800) 759-5474.

Оба номера из США и Канады вызываются бесплатно. За их пределами свяжитесь с местным представительством Microsoft.


Microsoft Press

Microsoft Press содержит учебные и справочные продукты, которые будут полезны при работе Microsoft Office, Microsoft Windows 95 и Microsoft Windows NT.

Microsoft Press содержит информацию, необходимую как начинающему пользователю, так и опытному программисту или разработчику программного обеспечения. Сюда входит все, начиная от доступных и удобных справочников и учебников и до средств управления ресурсами, средств разработчика и книг по программированию.

Чтобы найти ближайший источник продукции Microsoft Press, подключитесь к узлу Microsoft Press на Web с помощью кнопки  [image] или свяжитесь с местным представительством Microsoft. В США продукцию Microsoft Press можно заказать по адресу (800) MS-PRESS. В Канаде по телефону (800) 667-1115.


Microsoft Download Service (MSDL)

Служба Microsoft Download Service (MSDL) является стандартной электронной доской объявлений. Через эту службу могут быть получены образцы программ, драйверы устройств, файлы справки и другие вспомогательные материалы Microsoft. Прямой доступ через модем осуществляется по номеру (206) 936-6735 в США или (905) 507-3022 в Канаде. Служба работает 24 часа в сутки и 365 дней в году. Параметры связи: скорость 1200, 2400, 9600 или 14400 бод, без четности, 8 бит данных и 1 стоповый бит. За пределами США и Канады свяжитесь с местным представительством Microsoft.


FastTips

Служба Microsoft FastTips предлагает записанные ответы или передаваемую по факсу  информацию на английском языке о наиболее часто возникающих технических проблемах. Служба Microsoft FastTips доступна бесплатно круглосуточно и ежедневно без выходных по телефону (800) 936-4100 с бесплатным вызовом из США при доступе с кнопочного телефона. Отвечайте нажатием кнопок собственного телефона на выводящиеся приглашения. Вы сможете услышать записанные ответы на интересующие вас технические вопросы, получить каталог имеющихся данных, а также заказать материалы, которые будут переданы по факсу. Например, пользователи имеют возможность получать бюллетень Application Notes и наиболее популярные материалы из базы данных Microsoft Knowledge Base (KB) по факсу или по почте.


Отправка предложений по продукту

1	В меню ? выберите команду Microsoft на Web и подкоманду Обратная связь.

2	Выберите нужную гиперссылку.


Получение информации о программе и компьютере пользователя

1	В меню ? в Microsoft Access выберите команду О программе.

2	Появится информация о программе.

Для просмотра сведений о своем компьютере пользователь должен нажать кнопку О системе.


Получение Microsoft Office 97 Resource Kit

Microsoft Office 97 Resource Kit представляет собой пособие по установке, настройке и поддержке Microsoft Office в организации. Предназначенное для администраторов системы, консультантов и опытных пользователей, оно содержит полную информацию, независимо от того, запускается ли Microsoft Office в Windows 95, Windows NT Workstation или Macintosh.

Получить Office Resource Kit можно в специализированных компьютерных магазинах или напрямую из Microsoft Press.

Напрямую заказать Office Resource Kit (ISBN: 1-57231-329-3) можно по адресу (800) MSPRESS в США или по телефону (800) 667-1115 в Канаде, а также через CompuServe Electronic Mall (GO MSP). Для получения дополнительных сведений подключитесь к узлу Microsoft Press на Web с помощью кнопки  [image].

Для подключения к узлу Web, с которого можно загрузить Microsoft Office Resource Kit, нажмите кнопку  [image].


Получение Microsoft Office 97/Visual Basic Programmer's Guide

Руководство программиста Microsoft Office 97/Visual Basic Programmer's Guide будет полезно пользователям, имеющим представление об основах Visual Basic, при разработке четких, кратких и рациональных программ на языке программирования, используемом в Microsoft Office 97. В этой книге даны советы по наиболее эффективному использованию Visual Basic для приложений, о том, как создать настраиваемые команды, меню, диалоговые окна, сообщения и кнопки, а также сведения о создании справочных файлов для любых из этих элементов.

Получить Microsoft Office 97/Visual Basic Programmer's Guide можно в специализированных компьютерных магазинах или непосредственно из Microsoft Press.

Напрямую заказать Programmer's Guide (ISBN: 1-57231-340-4) можно по адресу (800) MSPRESS в США или по телефону (800) 667-1115 в Канаде, а также через CompuServe Electronic Mall (GO MSP). Для получения дополнительных сведений подключитесь к узлу Microsoft Press на Web с помощью кнопки  [image].


Проблемы с использованием команд в подменю Microsoft на Web (меню ?)

•	Чтобы использовать команды в подменю Microsoft на Web (меню ?), необходимо иметь доступ к Интернету либо через внутреннюю сеть вашей компании, либо через модем вашего компьютера. Кроме того, необходимо иметь учетную запись в Интернете. Для получения дополнительных сведений обратитесь к Microsoft Office 97 Resource Kit. Для получения дополнительных сведений о получении Office Resource Kit нажмите кнопку  [image].

•	Причиной затруднений может быть неверная настройка связи с Интернетом с личного компьютера. Чтобы проверить настройку, дважды щелкните значок Интернет на панели управления Windows.

•	Убедитесь в нормальной работе модема. Сведения о том, как это сделать, приведены в разделе Разрешение вопросов при работе с модемом справки Microsoft Windows.

•	Может быть закрыт узел Microsoft World Wide Web. Если приведенные выше советы не устранят возникшую проблему, а другие узлы Web являются доступными, подождите несколько часов и повторите попытку.


Форматирование диаграмм


Существует возможность определения цветов, границ и эффектов заливки для меток данных, области диаграммы и других элементов диаграммы.

	Для применения эффектов заливки, например, текстурной заливки или заливки с рисунком, выберите элемент диаграммы, нажмите кнопку со стрелкой рядом с кнопкой Цвет заливки, а затем нажмите кнопку Способы заливки. Выберите нужные параметры на вкладках Градиентная, Текстура, Узор или Рисунок.


Существует возможность форматировать текст на диаграмме аналогично форматированию любого другого теста. Выделите надпись или элемент, а затем измените шрифт или размер шрифта с помощью кнопок на панели инструментов Форматирование.

Кнопки форматирования

	Для поворота теста на 45 градусов нажмите кнопку Текст сверху вниз или Текст снизу вверх.


Существует возможность указать диапазон значений, отображаемых на оси диаграммы, и изменить интервал между значениями, откладываемыми вдоль оси. На рисунке приведен пример диаграммы, на которой значения откладываются не от 0. Кроме того, имеется возможность указать, следует ли откладывать деления оси.

Числа на диаграмме форматируются аналогично любым другим числам. Для применения наиболее часто используемых числовых форматов выделите ось или метку данных, а затем нажмите кнопку процентного формата, денежного формата или формата с разделителями на панели инструментов Форматирование.


Для диаграмм различных типов доступными являются специальные линии, столбцы, метки данных и другие параметры. Например, пользователь имеет возможность создать диаграмму из нескольких слоев, изменяя свойство перекрытия рядов данных.

На графике в примере под каждой меткой данных содержится тень и используются сглаженные линии.

	Линии соединяют ряды данных на гистограмме с наложением.

Чтобы задать специальное форматирование для ряда данных, выделите ряд, выберите команду Выделенный ряд в меню Формат, а затем выберите нужные параметры на вкладках Вид и Параметры.


Что такое база данных?

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.


Что такое база данных?

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.


Что такое база данных?

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами.


Что такое база данных?

Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления.


Что такое база данных?

Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.


С помощью макросов или программ Visual Basic можно создать кнопки для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии кнопки «Печать счета» будет напечатан счет для выведенного в форме заказа.

Использование гиперссылок позволяет создавать надписи, рисунки или кнопки, открывающие другие объекты Microsoft Access или Microsoft Office, а также документы из сети Web.


Что такое база данных?

Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.


Что такое база данных?


Настройка формы


Нетрудно изменить внешний вид всей формы или ее части.

• Чтобы изменить всю форму, нажмите кнопку Автоформат на панели инструментов и выберите новый внешний вид для формы.

•	   Для изменения внешнего вида одного элемента управления, например поля, выделите его.

Затем на панели инструментов Форматирование выберите другой шрифт, размер шрифта или другие параметры.

•	Чтобы добавить в форму фоновый рисунок, в окне свойств формы укажите имя файла нового рисунка в ячейке свойства Рисунок (Picture) или вызовите построитель рисунков с помощью кнопки построителя  [image].


Существует возможность перемещения, изменения размеров и выравнивания выделенных элементов управления.

•	Для выделения элемента управления, например поля, установите на него указатель и нажмите кнопку мыши. Чтобы выделить несколько элементов управления, нажмите клавишу SHIFT и, не отпуская ее, выделите все нужные элементы.

•	Выделив элемент управления, можно с помощью мыши:

•	Чтобы выровнять элементы управления по одному из них, выделите элементы, которые следует выровнять. Затем в меню Формат выберите команду Выровнять и нужную подкоманду.


Для элемента управления можно изменить текст подписи и источник его данных.

•	Чтобы изменить текст подписи, установите указатель на подпись и нажмите кнопку мыши, затем выделите текст и введите новый.

•	Чтобы изменить поле, с которым связан элемент управления, выделите этот элемент.

	Нажмите кнопку Свойства на панели инструментов для отображения окна свойств.


Имеется возможность изменения типа элемента управления. Например, можно изменить...

Для изменения типа элемента управления...


Нетрудно добавить в форму другие поля из таблицы, являющейся источником данных формы.

	Нажмите кнопку Список полей на панели инструментов для отображения списка всех полей базовой таблицы.

Для добавления в форму таких элементов управления как надписи или кнопки служит панель элементов.

	Чтобы создать надпись, нажмите кнопку Надпись на панели элементов. Затем выберите в форме место, куда ее следует поместить, введите нужный текст и нажмите клавишу ENTER.
	Чтобы создать элемент управления с помощью мастера, нажмите кнопку Мастера на панели элементов, а затем нажмите кнопку нужного элемента управления.


Разделы формы

Эффективность формы повышается посредством добавления в нее разделов. Формы могут содержать следующие разделы: заголовок, верхний колонтитул, область данных, нижний колонтитул и примечание.


Разделы формы

На этом рисунке форма «Новый товар» отображена в режиме формы и режиме предварительного просмотра.


Разделы формы


Заголовок формы может содержать название формы, инструкции по ее использованию, а также кнопки, предназначенные для открытия подчиненных форм и выполнения других задач. В режиме формы заголовок отображается в верхней части экрана, а при печати — в верхней части первой страницы.


Верхний колонтитул может содержать заголовок формы, графические объекты, заголовки столбцов и любые другие сведения, которые должны изображаться в верхней части каждой страницы. Верхние колонтитулы используются только при печати формы.


Область данных содержит записи. На экране одновременно их может располагаться от одной до нескольких, помещающихся в нем.


Нижний колонтитул может содержать дату, номер страницы и любые другие сведения, которые должны отображаться в нижней части каждой страницы. Нижний колонтитул появляется только при печати формы.


Примечание формы может содержать кнопки и инструкции по использованию формы. В режиме формы примечание отображается в нижней части экрана, а при печати — на последней странице после области данных.


Общие сведения о формах

Формы используются для различных целей.


Общие сведения о формах

Большая часть данных, представленных в форме, берется из таблицы или запроса. Другая информация, несвязанная ни с таблицей, ни с запросом, хранится в макете формы.


Общие сведения о формах

Для создания связи между формой и записями таблицы, являющейся источником данных формы, используются графические объекты, называемые элементами управления. Чаще всего для отображения и ввода данных используется поле.


Работа с данными в форме


Имеется возможность переключения режимов отображения формы на экране с помощью кнопки Вид на панели инструментов.


			Для копирования и перемещения выделенного текста, полей, одной или нескольких записей используются кнопки Вырезать, Копировать и Вставить, расположенные на панели инструментов.
			Кнопка Орфография на панели инструментов используется для проверки орфографии в текстовых полях или полях MЕМО.
			Для печати формы используется кнопка Печать на панели инструментов, а кнопка Предварительный просмотр служит для просмотра формы перед печатью.


В форме легко отсортировать записи согласно содержимому поля.

		Выберите поле для сортировки и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.
Фильтрация позволяет просмотреть в форме только определенные записи. Существует три метода фильтрации.

		Выберите данные, по которым следует провести отбор, и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов.
		Для вывода требуемых значений в одно или несколько полей формы нажмите кнопку Изменить фильтр.
		Чтобы задать более подробное условие для фильтрации или сортировки записей, выберите в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр.
		Для применения обычного или расширенного фильтра нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов.
В форме существует возможность поиска и замены значений.

		Нажмите кнопку Найти на панели инструментов для поиска определенного значения в поле, поочередно перемещаясь по всем записям, в которых оно присутствует.
	Выберите команду Заменить в меню Правка для замены найденного значения.


	Чтобы добавить запись, нажмите кнопку Новая запись на панели инструментов. В форме появится незаполненная запись, в которую следует ввести новые данные.
	Чтобы удалить запись, выберите в ней любое поле и нажмите кнопку Удалить запись на панели инструментов.


Для быстрого перемещения по записям используются кнопки перехода.


Помощь во время работы


Помощник может автоматически открывать разделы справки, соответствующие выполняемым задачам, даже без прямого вопроса пользователя.

Пользователь имеет возможность выбрать помощника и определить параметры его работы. Помощник является общим для всех программ Office, любые заданные параметры будут действовать при работе с другими программами.


Помощник дает советы по работе с программой, например, как эффективно использовать возможности программы, приемы работы с мышью или клавиши быстрого вызова.


Пользователь имеет возможность вызвать справку обычным образом. Выберите команду Вызов справки в меню ? в любой программе Office. Для просмотра оглавления справочной системы выберите вкладку Содержание. Для поиска нужного раздела по ключевым словам выберите вкладку Предметный указатель. Для поиска разделов справки, содержащих конкретные слова и фразы, выберите вкладку Поиск.


  В контекстной справке выводятся сведения о конкретных элементах экрана.

  Чтобы вызвать контекстную справку для команды меню, кнопки панели инструментов или области экрана, выберите в меню ? команду Что это такое?, а затем щелкните нужный элемент.

Чтобы вызвать всплывающую подсказку для элемента диалогового окна, нажмите кнопку с вопросительным знаком, а затем щелкните нужный элемент. (Если диалоговое окно не содержит кнопки вызова контекстной справки, выделите элемент и нажмите клавиши SHIFT+F1).

  Чтобы увидеть всплывающую подсказку для кнопки панели инструментов, установите указатель на кнопку и подождите, пока появится подсказка.


Пользователь имеет возможность непосредственно подключаться к узлам Microsoft Web из программ Office с помощью команды Microsoft на Web из меню ?. Например, можно получить доступ к техническим ресурсам и загрузить общедоступные программы, не прерывая работу с текущей программой Office.


Запрос, создаваемый мастером анализа таблиц

Мастер анализа таблиц преобразует таблицу, содержащую повторяющиеся данные, в набор связанных таблиц, где уже нет повторений. Это повышает эффективность работы с базой данных и уменьшает ее размер. После создания набора таблиц данные по-прежнему можно просматривать и обрабатывать вместе, создав для этого запрос.


Запрос, создаваемый мастером анализа таблиц

Запрос позволяет обновлять данные одновременно из нескольких таблиц. Запрос также обладает специальными возможностями, повышающими быстродействие и точность работы с данными.


Наследуемые запросом списки подстановок позволяют проводить обновление данных с помощью выбора из списка значений базовой таблицы, вместо ввода вручную. Если результат выполнения запроса содержит повторяющиеся сведения, применение списков подстановок уменьшает вероятность ошибок ввода и обеспечивает согласованность данных.


При изменении значения поля, повторяющегося в запросе, все записи с этим значением автоматически обновляются, так как обновляется фактически одно поле базовой таблицы запроса.


Формы и отчеты, ранее созданные на основе исходной таблицы, автоматически становятся основанными на запросе, так как мастер присваивает имя исходной таблицы запросу, а таблица переименуется.

Формы и отчеты, создаваемые на основе запроса, наследуют все характеристики запроса, включая автоматическое обновление полей и списки подстановок.


Задание условий отбора в полях запроса

Выберите пример задания условий отбора для просмотра

Одно поле с Or Одно поле с And Два поля с Or Два поля с And Три поля с And и Or


Задание условий отбора в полях запроса

Выберите пример задания условий отбора для просмотра

Одно поле с Or Одно поле с And Два поля с Or Два поля с And Три поля с And и Or


Задание условий отбора в полях запроса

Выберите пример задания условий отбора для просмотра

Одно поле с Or Одно поле с And Два поля с Or Два поля с And Три поля с And и Or


Задание условий отбора в полях запроса

Выберите пример задания условий отбора для просмотра

Одно поле с Or Одно поле с And Два поля с Or Два поля с And Три поля с And и Or


Задание условий отбора в полях запроса

Выберите пример задания условий отбора для просмотра

Одно поле с Or Одно поле с And Два поля с Or Два поля с And Три поля с And и Or


Настройка запроса


	Для добавления к запросу другого запроса или таблицы нажмите кнопку Добавить таблицу на панели инструментов и выберите нужное имя в диалоговом окне.


Чтобы добавить в запрос поле, переместите его из списка в бланк с помощью мыши или просто дважды щелкните его мышью в списке.

Чтобы удалить поле из запроса, щелкните любое место области маркировки столбца и нажмите клавишу DELETE.


	Для выполнения вычислений над значениями в поле нажмите кнопку Групповые операции на панели инструментов. В бланке запроса появится строка Групповая операция.


При указании порядка сортировки для нескольких полей Microsoft Access сортирует сначала крайние левые поля и далее слева направо. Однако порядок сортировки легко изменить.


Чтобы ограничить записи, которые следует включить в динамический набор при выполнении запроса, нужно определить условия отбора в строке Условие отбора для одного или нескольких полей.

Чтобы определить дополнительное условие отбора, введите нужное выражение в строку Или в бланке запроса.

Для определения условий отбора в различных полях введите условие отбора для каждого поля.


Типы объединения и результаты запроса


Типы объединения и результаты запроса


Типы объединения и результаты запроса


Линии связи автоматически создаются между таблицами, связь между которыми (соединение между одинаковыми полями) была определена ранее. В противном случае можно создать линию связи самостоятельно, переместив с помощью мыши поле из одной таблицы в соответствующее поле другой таблицы.

Символы, расположенные над линией связи, обозначают тип отношения, в данном случае, «один-ко-многим». Эти символы появляются, только если существует поддержка целостности данных.


По умолчанию используется тип объединения, при котором из обеих таблиц или запросов отбираются только те записи, которые содержат одинаковые значения в объединенных полях. Если значения в этих полях одинаковы, запрос комбинирует две соответствующие записи из обеих таблиц и отображает их как одну запись в динамическом наборе данных. Если для записей одной таблицы нет соответствующих записей из другой таблицы, то никакие записи не будут показаны в результатах запроса. Такой тип объединения называется внутренним.


При использовании второго и третьего типа объединения записи из двух таблиц с одинаковыми значениями в связанных полях будут объединены в одну запись динамического набора (как при внутреннем типе объединения). Однако в динамический набор будут отобраны и записи из главной таблицы, для которых нет подходящих записей в другой таблице, при этом соответствующие поля в отобранных записях останутся незаполненными. Этот тип объединения называется внешним.


Запросы и их применение

С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов.


Запросы и их применение

Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.


Запросы и их применение


Работа с запросом в режиме таблицы


Для изменения режима просмотра запроса используется кнопка Вид на панели инструментов. Она доступна во всех режимах просмотра запроса.


В обновляемом запросе доступны следующие команды.

			Для копирования или перемещения выбранного текста, полей, записей или всего объекта используются кнопки Вырезать, Копировать и Вставить, расположенные на панели инструментов.
			Для проверки орфографии в выделенных текстовых полях или полях МЕМО используется кнопка Орфография на панели инструментов.
			Для печати служит кнопка Печать на панели инструментов, а для просмотра объекта перед печатью используется кнопка Предварительный просмотр.


В обновляемом запросе доступны следующие команды.

	Для добавления записей используется кнопка Новая запись на панели инструментов. При нажатии этой кнопки в конце таблицы появляется незаполненная строка.
	Для удаления записей необходимо выбрать любое поле записи и нажать кнопку Удалить запись на панели инструментов.


•	Чтобы переместить столбец, выделите его (щелкните мышью заголовок столбца). Затем перетащите столбец с помощью мыши на нужное место.

•	Чтобы скрыть столбец, выделите его и выберите команду Скрыть столбцы в меню Формат.

•	Для фиксации столбца на экране в левой части таблицы таким образом, чтобы при прокрутке таблицы вправо он оставался видимым в левой части экрана, выделите его и выберите команду Закрепить столбцы в меню Формат.

•	Нетрудно изменить размеры столбцов и строк.


Пример перекрестного запроса

Перекрестный запрос вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде, напоминающем электронную таблицу.


Пример перекрестного запроса

Перекрестный запрос создается с помощью соответствующего мастера или в конструкторе запросов. В бланке запроса указывается, значения каких полей будут использоваться в вычислениях или в качестве заголовков строк и столбцов.


Настройка отчета


Нетрудно изменить внешний вид всего отчета или его части.

• Чтобы изменить весь отчет, нажмите кнопку Автоформат на панели инструментов и выберите новый внешний вид для отчета.

•	Для изменения внешнего вида одного элемента управления, например надписи, выделите его.

Затем на панели инструментов Форматирование выберите другой шрифт, размер шрифта или другие параметры.

•	Для изменения формата отображения данных в элементе управления, например в поле, убедитесь, что данный элемент выделен.

	Нажмите кнопку Свойства на панели инструментов для вывода окна свойств.


Существует возможность перемещения, изменения размеров и выравнивания выделенных элементов управления.

•	Для выделения элемента управления, например поля, установите на него указатель и нажмите кнопку мыши. Чтобы выделить несколько элементов управления, нажмите клавишу SHIFT и , не отпуская ее, выделите все нужные элементы.

•	Выделив элемент управления, можно с помощью мыши:

•	Чтобы выровнять элементы управления по одному из них, выделите элементы, которые следует выровнять. Затем в меню Формат выберите команду Выровнять и нужную подкоманду.


Нетрудно добавить в отчет другие поля из таблицы, являющейся источником данных отчета.

	Нажмите кнопку Список полей на панели инструментов для отображения списка всех полей базовой таблицы.

Для добавления в отчет таких элементов управления как надписи или рисунки служит панель элементов.

	Чтобы создать надпись, нажмите кнопку Надпись на панели элементов. Затем выберите в отчете место, куда ее следует поместить, введите нужный текст и нажмите клавишу ENTER.
	Чтобы создать элемент управления с помощью мастера, нажмите кнопку Мастера на панели элементов, а затем нажмите кнопку нужного элемента управления.


Для элемента управления можно изменить текст подписи и данные.

•	Чтобы изменить текст подписи, установите указатель на подпись и нажмите кнопку мыши, затем выделите текст и введите новый.

•	Чтобы изменить поле, с которым связан элемент управления, выделите этот элемент.

	Нажмите кнопку Свойства на панели инструментов для вывода окна свойств.

•	Чтобы изменить элемент управления (например поле), содержащий выражение, убедитесь, что он выделен.

	Нажмите кнопку Свойства на панели инструментов для вывода окна свойств.


Нетрудно изменить порядок сортировки или группировки для записей в отчете.

	Нажмите кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов для вывода соответствующего диалогового окна.


Пример группировки записей в отчете


Пример группировки записей в отчете


Пример группировки записей в отчете


Этот отчет содержит список заказов, отправленных за несколько дней. В нем записи отсортированы по полям «ДатаОтправки», «Страна» и «Организация», но они не сгруппированы.

В отчете записи следуют без разделения их по различным датам отправки заказов. Все сведения располагаются в отдельной строке и повторяются для каждой записи из списка.


В этом отчете записи сгруппированы по значению из поля «ДатаОтправки» и отсортированы по полям «Страна» и «Организация». Новая группа начинается с указания даты, что позволяет быстро найти требуемые записи.

При группировке записей можно вычислить количество данных в каждой группе. В этом отчете напечатано число заказов отправляемых ежедневно.


Разделы отчета

Вся информация в отчете разбивается на разделы, каждый из которых имеет специальное назначение. При печати разделы располагаются на страницах в определенном порядке.


Разделы отчета

В режиме конструктора на экране отображается макет каждого раздела отчета в одном экземпляре. При печати некоторые разделы могут неоднократно повторяться. Элементы управления, такие как надпись или поле, находящиеся в разделе, определяют местоположение информации в отчете.


Разделы отчета

Отчет с группировкой данных позволяет вычислить итоговые значения для групп, а также представить информацию в удобном для использования виде. В этом отчете заказы сгруппированы по дате отгрузки.


Заголовок отчета печатается один раз в начале отчета и может содержать эмблему, название и дату печати отчета. Заголовок печатается на первой странице отчета перед верхним колонтитулом.


Верхний колонтитул печатается в верхней части каждой страницы отчета и может содержать заголовки столбцов.


Область данных содержит основную часть данных, которые требуется представить в отчете. Этот раздел повторяется для каждой записи из базового источника данных отчета.


Нижний колонтитул печатается в нижней части каждой страницы отчета и может содержать номера страниц.


Примечание отчета печатается один раз в конце отчета (на последней странице перед нижним колонтитулом) и может содержать результаты вычислений над всеми записями отчета. Этот раздел является самым последним в отчете.


Заголовок группы печатается в начале каждой новой группы записей и может содержать имя группы и другие сведения, применимые ко всей группе целиком.


Примечание группы печатается в конце группы записей и обычно содержит результаты групповых вычислений.


Общие сведения об отчетах

Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется.


Общие сведения об отчетах

Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета.


Общие сведения об отчетах


Настройка таблицы


Конструктор позволяет добавлять и удалять поля, а также устанавливать их свойства.

Чтобы открыть таблицу в режиме конструктора, в окне базы данных перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Конструктор. Если таблица уже открыта, то можно переключаться между режимами конструктора и таблицы.


Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы в режиме конструктора следует ввести имя поля и определить его тип.

Чтобы переименовать поле, измените его имя в столбце Имя поля.


Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций.

Чтобы определить или изменить тип данных, выберите столбец Тип данных, нажмите в поле кнопку со стрелкой и выберите тип данных из списка.


Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись.

Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Например, поле «КодТовара» из таблицы «Товары» используется  для объединения сведений о товарах и заказах из разных таблиц для их вывода на печать.

	Чтобы определить ключ, выделите строку с описанием нужного поля и нажмите кнопку Ключ на панели инструментов.


Каждое поле имеет свойства, изменяя которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Например, при задании свойству Формат (Format) значения Денежный для поля с числовым или денежным типом данных автоматически добавляется разделитель групп разрядов и символ рубля (1 234р.).

Для задания свойства поля выберите его в верхней части окна конструктора таблиц и в нижней части окна введите значение этого свойства или выберите его из списка. Набор доступных свойств определяется типом данных поля.


Общие сведения о таблицах


Общие сведения о таблицах

В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы.


Общие сведения о таблицах

В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы.


Код поставщика, название организации и т. д. вводятся один раз для каждого поставщика товаров в таблицу «Поставщики». Таблица «Товары» также имеет поле «КодПоставщика», чтобы при вводе нового товара указать код фирмы поставщика.

Значение поля «КодПоставщика» из таблиц «Товары» и «Поставщики» используется для редактирования, просмотра и печати данных одновременно из двух таблиц.


Каждое поле в таблице «Товары» содержит данные определенного рода о каждом товаре, например, название товара.


Каждая запись в таблице «Товары» содержит все сведения об одном товаре, такие как название, код поставщика, количество товара на складе и т.д.


Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы в режиме конструктора следует ввести имя поля и определить его тип.

Чтобы переименовать поле, измените его имя в столбце Имя поля.


Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций.

Чтобы определить или изменить тип данных, выберите столбец Тип данных, нажмите в поле кнопку со стрелкой и выберите тип данных из списка.


Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись.

Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Например, поле «КодТовара» из таблицы «Товары» используется  для объединения сведений о товарах и заказах из разных таблиц для их вывода на печать.

	Чтобы определить ключ, выделите строку с описанием нужного поля и нажмите кнопку Ключ на панели инструментов.


Каждое поле имеет свойства, изменяя которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Например, при задании свойству Формат (Format) значения Денежный для поля с числовым или денежным типом данных автоматически добавляется разделитель групп разрядов и символ рубля (1 234р.).

Для задания свойства поля выберите его в верхней части окна конструктора таблиц и в нижней части окна введите значение этого свойства или выберите его из списка. Набор доступных свойств определяется типом данных поля.


Работа с таблицей в режиме таблицы


Для изменения режима просмотра запроса используется кнопка Вид на панели инструментов. Она доступна во всех режимах просмотра запроса.


			Для копирования или перемещения выбранного текста, полей, записей или всего объекта используются кнопки Вырезать, Копировать и Вставить, расположенные на панели инструментов.
			Для проверки орфографии в выделенных текстовых полях или полях МЕМО используется кнопка Орфография на панели инструментов.
			Для печати служит кнопка Печать на панели инструментов, а для просмотра объекта перед печатью используется кнопка Предварительный просмотр.


Строки в таблице можно отсортировать согласно содержимому одного или нескольких столбцов.

		Для этого выберите поле, по которому будет осуществляться сортировка, и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов. Сортировка осуществляется слева направо.
Фильтрация позволяет просмотреть в форме только определенные записи. Существует три метода фильтрации.

		Выберите данные, по которым следует провести отбор, и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов.
		Для вывода требуемых значений в одно или несколько полей формы нажмите кнопку Изменить фильтр.
		Чтобы задать более подробное условие для фильтрации или сортировки записей, выберите в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр.
		Для применения обычного или расширенного фильтра нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов.
В форме существует возможность поиска и замены значений.

		Нажмите кнопку Найти на панели инструментов для поиска определенного значения в поле, поочередно перемещаясь по всем записям, в которых оно присутствует. Выберите команду Заменить в меню Правка для замены найденного значения.


	Для добавления записей используется кнопка Новая запись на панели инструментов. При нажатии этой кнопки в конце таблицы появляется незаполненная строка.
	Для удаления записей необходимо выбрать любое поле записи и нажать кнопку Удалить запись на панели инструментов.


•	Чтобы переместить столбец, выделите его (щелкните мышью заголовок столбца). Затем перетащите столбец с помощью мыши на нужное место.

•	Чтобы скрыть столбец, выделите его и выберите команду Скрыть столбцы в меню Формат.

•	Для фиксации столбца на экране в левой части таблицы таким образом, чтобы при прокрутке таблицы вправо он оставался видимым в левой части экрана, выделите его и выберите команду Закрепить столбцы в меню Формат.

•	Нетрудно изменить размеры столбцов и строк.


При добавлении или удалении столбцов фактически происходит добавление или удаление полей в таблице.

•	Чтобы вставить новый столбец слева от текущего, выберите команду Столбец в меню Вставка.

•	Чтобы присвоить имя новому столбцу, дважды щелкните мышью его заголовок и введите нужное имя.

•	Чтобы удалить столбец, выделите его и выберите команду Удалить столбец в меню Правка.

•	Для переименования столбца дважды щелкните мышью его заголовок и введите новое имя. Однако, необходимо помнить, что после изменения названия столбца нужно изменить все ссылки на текущее имя поля в каждом объекте базы данных (форме, отчете или запросе), в котором оно используется.


Применение встроенных форматов к форме, отчету или элементу управления

1	Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2	Выполните одно из следующих действий.

•	Для форматирования всей формы или отчета выберите область выделения формы или область выделения отчета.

•	Для форматирования отдельного раздела выберите область выделения раздела.

•	Для форматирования одного или нескольких элементов управления выберите элементы управления.

3	Нажмите кнопку Автоформат  [image]  на панели инструментов.

4	Выберите имя формата в списке.

5	Для того чтобы указать применение отдельных атрибутов форматирования (шрифт, цвет или тип границы), нажмите кнопку Параметры.

Примечание.   Для применения фонового рисунка необходимо выделить всю форму или отчет.