Объединение и организация связанных файлов


Office Binder объединяет связанные документы как обычный скоросшиватель. Например, для совместной обработки образующих один отчет документа Word, листа Microsoft Excel и слайдов PowerPoint имеет смысл поместить их в подшивку. Существует возможность использовать для всех документов единообразный стиль, пронумеровать страницы последовательно по всем документам в подшивке и вывести сразу все документы на печать. С документами подшивки можно также работать и по отдельности.

При работе с подшивками в левой области окна видны значки всех документов, входящих в подшивку, а в правой его части отображается текущий документ, с которым ведется работа. Чтобы скрыть или отобразить левую область, нажмите кнопку Отобразить/скрыть левую область  [image].

Для запуска программы Office Binder откройте главное меню Windows, а затем подменю Программы и выберите Microsoft Binder.


Для создания новой подшивки выполните команду Создать подшивку в меню Файл или просто откройте приложение Office Binder. Для создания подшивки можно использовать шаблоны. Документы помещаются в подшивку в виде разделов. Разделу может соответствовать как новый, так и уже существующий документ.


Перемещение документов в подшивке выполняется с помощью перетаскивания. Например, чтобы сделать первый документ подшивки последним, перетащите значок документа в конец левой области окна подшивки. Чтобы добавить документ в подшивку, перетащите его из папки Windows в левую область окна подшивки. Для перемещения документа в другую подшивку перетащите его в левую область окна этой подшивки.


На печать можно вывести как отдельный документ из подшивки, так и выбранные документы или подшивку целиком. Каждый из документов в подшивке может иметь собственные колонтитулы, однако нетрудно при печати сделать все колонтитулы одинаковыми.


Для работы с отдельным документом, выберите его значок в левой области окна. После этого документ появится в правой области окна, а для работы с ним будет запущено соответствующее приложение, например Word.

Команды меню Файл применимы ко всем документам и разделам подшивки. Так, чтобы напечатать все документы подшивки, выберите команду Печать подшивки. Команды меню Раздел применимы только к выбранному документу. Так, для обработки выбранного документа в отдельном окне, выберите пункт Извлечь в меню Раздел.


Создание подшивки

1	В меню Файл выберите команду Создать подшивку.

2	Для создания новой подшивки дважды щелкните значок «Новая подшивка» на вкладке Общие.

Для создания подшивки на основе шаблона дважды щелкните значок на вкладке Подшивки.

3	Для добавления в подшивку существующего документа нажмите кнопку [image].

Для добавления в подшивку нового документа нажмите кнопку [image].

Совет.   При запуске Office Binder новая подшивка создается автоматически.


Открытие существующей подшивки

1	В меню Файл выберите команду Открыть подшивку.

2	В поле Папка выберите диск, содержащий подшивку.

3	В списке файлов и папок выбирайте нужные папки, пока не откроете папку, содержащую подшивку.

4	Дважды щелкните требуемую подшивку.

Дополнительные сведения о местоположении открываемых и сохраняемых приложением Microsoft Office Binder файлов подшивок можно получить, нажав кнопку  [image].

Советы

•	Чтобы открыть подшивку в сети Web, введите Web-адрес требуемой подшивки в поле Имя файла и нажмите клавишу ENTER.

Например, введите http://www.someones.homepage/mypage.obd

•	Чтобы открыть подшивку на узле FTP, выберите Адреса Интернета (FTP) в поле Папка. В списке узлов FTP дважды щелкните требуемый узел и определите местоположение подшивки на узле. Затем дважды щелкните открываемую подшивку.

•	Чтобы открыть подшивку на сетевом диске при помощи адреса UNC, введите адрес в поле Имя файла, а затем нажмите клавишу ENTER. Например, для открытия подшивки из общей папки Files на сервере Computer1, введите \\Computer1\Files\Binder.obd.


Добавление в подшивку нового документа

1	В меню Раздел выберите команду Добавить.

2	Для добавления в подшивку нового документа на вкладке Общие дважды щелкните значок документа нужного типа.

Для добавления нового документа, основанного на шаблоне, выберите вкладку для требуемого типа документа и дважды щелкните нужный шаблон.


Добавление в подшивку уже существующего документа

•	Перетащите документ из проводника Windows, папки «Мой компьютер» или с рабочего стола в левую область окна подшивки.

Примечание.   Если окно подшивки не разделено на левую и правую области, нажмите кнопку Отобразить/скрыть левую область [image].


Удаление раздела

1	Выберите раздел, который необходимо удалить.

Инструкции

2	В меню Раздел выберите команду Удалить.

Совет.   Для быстрого удаления раздела щелкните правой кнопкой мыши название раздела в левой области окна и выберите команду Удалить из контекстного меню.


Переименование раздела

1	Выберите раздел, который необходимо переименовать.

Инструкции

2	В меню Раздел выберите команду Переименовать.

3	Введите новое название раздела.

4	Нажмите клавишу ENTER.

Совет.   Для быстрого переименования раздела выделите его название в левой области окна и введите новое название.


Создание копии раздела

1	Выберите раздел, который необходимо скопировать.

Инструкции

2	В меню Раздел выберите команду Дублировать.

3	В поле Поместить после раздела дважды щелкните раздел, после которого должен идти скопированный.


Скрытие и отображение раздела

•	Чтобы скрыть раздел, установите курсор в любое место внутри него, а затем выберите команду Скрыть в меню Раздел.

Чтобы отобразить скрытый раздел, выберите команду Отобразить раздел в меню Раздел, а затем дважды щелкните название раздела.


Выбор раздела

Для выбора раздела, не являющегося следующим или предыдущим по отношению к текущему, левая область окна должна присутствовать на экране. Если это не так, нажмите кнопку Отобразить/скрыть левую область  [image].

Чтобы выбрать	Действия
Один раздел	Выберите значок раздела.
Соседние разделы	Выберите значок первого раздела, нажмите клавишу SHIFT и затем выберите последний значок.
Несмежные разделы	Нажмите клавишу CTRL и затем выделите значки разделов.
Все разделы подшивки	В меню Раздел выберите команду Выделить все.
Советы

•	Для выбора следующего или предыдущего раздела служат команды Следующий раздел и Предыдущий раздел в меню Раздел.

•	Снять выделения со всех разделов позволяет команда Снять выделение в меню Раздел.


Сохранение раздела как отдельного документа

1	Выберите раздел, который следует сохранить в виде отдельного документа.

Инструкции

2	В меню Раздел выберите команду Сохранить в файле.

3	Задайте для файла новое имя и папку.

Примечание.   При сохранении раздела в виде отдельного документа из подшивки он не удаляется.


Сохранение всех разделов как отдельных документов

1	Выделите нужную подшивку в проводнике Windows, папке «Мой компьютер» или на рабочем столе и щелкните ее правой кнопкой мыши.

2	В контекстном меню выберите команду Разобрать.

Разделы подшивки сохраняются как отдельные документы в той же папке, что и подшивка. Сама подшивка не изменяется.

Примечание.   Команда Разобрать недоступна в Microsoft Windows NT Workstation версии 3.51, однако остается возможность сохранить как отдельный документ любой из разделов. Чтобы получить дополнительные сведения, нажмите кнопку [image].


Печать подшивки

Существует возможность напечатать все разделы, один раздел или выбранные разделы подшивки.

Виды печати

Печать всех разделов

Печать раздела

Печать выбранных разделов


Печать всех разделов

1	В меню Файл выберите команду Печать подшивки.

2	Установите флажок Все видимые разделы.

Совет.   Чтобы каждый раз выводить на печать все видимые разделы, в диалоговом окне Параметры страницы подшивки (меню Файл) на вкладке Настройка печати установите флажок все видимые разделы.


Печать выбранных разделов

1	Выделите разделы подшивки для вывода на печать.

Инструкции

2	В меню Файл выберите команду Печать подшивки.

3	Установите флажок разделы, выделенные в левой области.

Совет.   Чтобы каждый раз выводить на печать все видимые разделы, в диалоговом окне Параметры страницы подшивки (меню Файл) на вкладке Настройка печати установите флажок все видимые разделы.


Печать раздела

1	Выберите раздел подшивки для печати.

Инструкции

2	В меню Раздел выберите команду Печать.

3	Установите требуемые параметры.


Печать колонтитулов для подшивки

Верхние и нижние колонтитулы могут быть сделаны одинаковыми для всех или нескольких разделов. Индивидуальные колонтитулы нетрудно задать и только для одного раздела подшивки. Кроме того, подшивка может быть напечатана без колонтитулов.

Чтобы создать одинаковые колонтитулы для всех или нескольких разделов подшивки, установите требуемые параметры на вкладке Колонтитулы в диалоговом окне Макет страницы подшивки (меню Файл). Выбранные колонтитулы печатаются только для видимых разделов, в которых поддерживается использование колонтитулов из подшивки.

При создании колонтитулов для выделенных разделов при помощи вкладки Колонтитулы для остальных разделов будут использоваться колонтитулы, определенные в них самих.

Общие колонтитулы не могут использоваться в случае скрытых разделов и разделов, не поддерживающих описанную возможность. Нельзя применить их и для документа, созданного в предыдущей версии любой из программ Microsoft Office, например Microsoft Word версии 7.0.

Варианты действий

Печать всех разделов с одинаковыми колонтитулами

Печать нескольких разделов с одинаковыми колонтитулами

Печать одного раздела с индивидуальными колонтитулами

Печать подшивки без колонтитулов


Печать всех разделов с одинаковыми колонтитулами

1	В меню Файл выберите команду Макет страницы подшивки и выберите вкладку Колонтитулы.

2	В группе Применить колонтитулы подшивки выберите ко всем поддерживаемым разделам.


Печать нескольких разделов с одинаковыми колонтитулами

1	В меню Файл выберите команду Макет страницы подшивки и выберите вкладку Колонтитулы.

2	Выберите параметр только к выделенным разделам.

3	Отметьте нужные разделы.


Печать одного раздела с индивидуальными колонтитулами

1	Выберите раздел, который необходимо напечатать с индивидуальными колонтитулами.

Инструкции

2	Задайте для этого раздела подшивки колонтитулы. Например, для раздела Microsoft Excel выберите команду Макет страницы в меню Раздел и откройте вкладку Колонтитулы.

Примечание.   При добавлении в подшивку существующего документа в нем сохраняются исходные колонтитулы.


Печать подшивки без колонтитулов

1	В меню Файл выберите команду Макет страницы подшивки и выберите вкладку Колонтитулы.

2	Установите флажок ко всем поддерживаемым разделам.

3	В поле Верхний колонтитул установите значение [нет].

4	В поле Нижний колонтитул установите значение [нет].


Проверка правописания в подшивке

1	Выберите любой раздел.

Инструкции

2	В меню Сервис выберите команду Орфография.

3	Повторите шаги 1 и 2 для каждого раздела в подшивке.


Скрытие и отображение левой области окна подшивки

•	Нажмите кнопку Отобразить/скрыть левую область [image].

Примечание.   Если кнопки Отобразить/скрыть левую область нет на экране, установите флажок отображать левую область и соответствующую кнопку в окне Параметры подшивки (меню Файл).


Совместное использование подшивок несколькими пользователями

Чтобы организовать общий доступ к подшивке, ее следует поместить на сетевой диск. При одновременной работе с подшивкой нескольких пользователей для учета всех внесенных изменений целесообразно использовать портфель Windows. Следует учесть, что в Microsoft Windows NT Workstation версии 3.51 это приложение отсутствует.

1	Поместите файл подшивки на сетевой диск.

2	Проинструктируйте пользователей, совместно использующих подшивку, о необходимости копирования файла в локальные портфели. Каждый пользователь сможет открывать и обрабатывать копию подшивки в портфеле на своем компьютере.

Дополнительные сведения о портфеле можно найти в справке по Windows.

3	Подшивку можно обновить при помощи команды Обновить все в меню Портфель. Это позволяет пользователям копировать данные в общую подшивку, а также изменения из общей подшивки в ее локальные копии.

Примечание.   Колонтитулы подшивки, созданные при помощи вкладки Колонтитулы из диалогового окна Макет страницы подшивки (меню Файл), не обновляются при хранении общей копии подшивки в портфеле.


Изменение формата выводимых на печать страниц раздела

1	В меню Раздел выберите команду Макет страницы.

2	Установите требуемые параметры.


Сохранение подшивки

•	В меню Файл выберите команду Сохранить подшивку. Чтобы изменить название подшивки, воспользуйтесь командой Сохранить подшивку как.

Совет.   Для сохранения подшивки на узле FTP в поле Сохранить в выберите Адреса Интернета (FTP). В списке узлов FTP дважды щелкните нужный узел и выберите место, в котором необходимо сохранить подшивку. Сохранение подшивки на узле FTP требует наличия на предприятии внутренней сети интранет или доступа к узлу Интернета, поддерживающему сохранение файлов. В последнем случае необходимо иметь соответствующие права доступа.


Создание шаблона подшивки

1	Если созданную подшивку необходимо использовать для других проектов, выберите команду Открыть подшивку в меню Файл и откройте эту подшивку.

Для создания новой подшивки выберите команду Создать подшивку в меню Файл.

2	При необходимости добавьте в шаблон подшивки нужные документы.

Инструкции

Чтобы создать новый раздел, добавьте документ в шаблон подшивки.

Инструкции

3	Продолжайте добавление новых и существующих документов, пока шаблон подшивки не будет содержать все требуемые разделы.

4	В меню Файл выберите команду Сохранить подшивку как.

5	В поле Тип файла выберите Шаблоны подшивок.

6	В списке файлов и папок выберите папку для сохраняемого шаблона подшивки.

7	В поле Имя файла введите название шаблона.

Примечание.   Важно сохранять шаблоны подшивок в специально предназначенной для этого папке «Шаблоны». Тогда они будут появляться при создании новой подшивки в диалоговом окне Создание подшивки.


Изменение шаблона подшивки

1	В меню Файл выберите команду Открыть подшивку.

2	В окне Папка выберите диск, содержащий папку Microsoft Office.

3	В списке папок и файлов дважды щелкните папку Microsoft Office, папку «Шаблоны», а затем папку, содержащую шаблоны подшивок.

Если шаблоны подшивки расположены в другой папке, откройте эту папку.

4	Выберите изменяемый шаблон подшивки.

5	Добавьте, удалите или переставьте разделы в подшивке.

6	Для изменения формата или содержания конкретного раздела выберите раздел в левой области и внесите в него требуемые изменения.

7	В подшивке нажмите кнопку Сохранить  [image].

Примечание   По умолчанию папка Microsoft Office при первой установке помещается внутрь папки Program Files. Если же было выполнено обновление предыдущей версии Office, по умолчанию будет использоваться папка, в которую была установлена старая версия.


Разрешение вопросов при работе с подшивками

Возникшая проблема

Невозможно добавить документ.

Невозможно отправить подшивку или организовать совместный доступ к ней.

Невозможно просмотреть раздел перед печатью.

Невозможно напечатать подшивку.

Невозможно найти кнопку Отобразить/скрыть левую область.

В подшивке на печать выводятся неверные колонтитулы.

Подшивка выводится на печать с неправильными номерами страниц.

Колонтитулы подшивки не выводятся на печать или выводятся с ошибками для разделов Word.

Невозможно открыть подшивку на Интернете.

Недоступна кнопка Обновить текущую страницу панели инструментов Web.

Неверны статистические данные для файла подшивки.


Невозможно добавить документ

Тип добавляемого документа не поддерживается приложением Office Binder или неправильно зарегистрирован в Microsoft Windows. Если тип документа поддерживается приложением Office Binder (например, это лист или диаграмма Microsoft Excel, документ Microsoft Word или презентация Microsoft PowerPoint), необходимо переустановить программу, чтобы правильно зарегистрировать документ.


Невозможно отправить подшивку или организовать совместный доступ к ней

•	Проверьте подключения к сетевым ресурсам и работоспособность серверов.

•	Убедитесь в правильности установки и работы программного обеспечения (например, сервера Microsoft Exchange, электронной почты и локальной сети).

•	Проверьте имена пользователей и компьютеров для всех маршрутов отправки.

•	Файл подшивки может быть слишком большим для отправки по электронной почте. Обеспечьте совместный  доступ к подшивке из локальной сети, поместив файл в общую папку или сохранив разделы подшивки как отдельные документы, которые можно распространять по отдельности.


Невозможно просмотреть раздел перед печатью

•	Раздел может оказаться скрытым. В меню Раздел выберите команду Отобразить раздел и просмотрите список, в котором перечисляются скрытые разделы.

•	Раздел не выделен, а на вкладке Настройка печати в диалоговом окне Макет страницы подшивки (меню Файл) установлен флажок Разделы, выделенные в левой области. Выделите раздел перед предварительным просмотром подшивки или установите флажок Все видимые разделы.

•	Раздел может быть открыт при помощи программы, использовавшейся для его создания. Закройте раздел в программе, в которой он был создан.

•	Просмотр раздела данного типа может быть невозможен. Для просмотра этого раздела выделите его и выберите команду Извлечь в меню Раздел. Просмотрите раздел в программе, в которой он был создан.


Невозможно напечатать подшивку

Принтер не в состоянии напечатать подшивку как одно задание печати. Чтобы напечатать раздел подшивки в виде отдельных заданий печати и обеспечить печать всей подшивки целиком, выберите команду Параметры подшивки в меню Файл и снимите флажок Печатать подшивку как единое задание. Это следует сделать только в случае возникновения проблем при печати подшивки.


Невозможно найти кнопку Отобразить/скрыть левую область

Чтобы увидеть кнопку Отобразить/скрыть левую область [image], установите флажок Отображать левую область и соответствующую кнопку в диалоговом окне Параметры подшивки (меню Файл).


В подшивке на печать выводятся неверные колонтитулы

•	Установленные в подшивке колонтитулы не будут печататься для документа, созданного в предыдущей версии любой из программ Microsoft Office, например Microsoft Word версии 7.0. В данном случае следует установить колонтитулы непосредственно для раздела. Чтобы использовать колонтитулы подшивки для документов, созданных в предыдущих версиях программ из Office, перед добавлением в подшивку сохраните документ в текущем формате файла соответствующей программы Office.

•	Чтобы напечатать с одинаковыми колонтитулами все видимые разделы, созданные при помощи текущей версии программы из Office, выберите параметр ко всем поддерживаемым разделам на вкладке Колонтитулы в диалоговом окне Макет страницы подшивки (меню Файл).

•	При добавлении в подшивку уже существующего документа его исходные колонтитулы сохраняются. Чтобы вывести этот раздел на печать с теми же колонтитулами, что и другие, выберите параметр только к выделенным разделам на вкладке Колонтитулы в диалоговом окне Макет страницы подшивки (меню Файл), а затем отметьте все необходимые разделы.

•	Чтобы изменить колонтитулы для отдельного раздела, выберите раздел и задайте колонтитулы непосредственно в нем самом. Например, в разделе Microsoft Excel выберите команду Макет страницы в меню Раздел и выберите вкладку Колонтитулы.

•	Чтобы напечатать подшивку без колонтитулов, выберите [Нет] в полях Верхний колонтитул и Нижний колонтитул на вкладке Колонтитулы в диалоговом окне Макет страницы подшивки (меню Файл).


Подшивка выводится на печать с неправильными номерами страниц

Если в программе, использовавшейся для создания раздела, была изменена нумерация страниц, то при печати подшивки раздел будет начинаться с заданного вручную номера страницы вместо номера, определенного на вкладке Настройка печати в диалоговом окне Макет страницы подшивки (меню Файл). Например, если в документе Word первой странице явным образом назначен номер 1, при печати подшивки она будет выведена именно с этим номером. Единственным выходом является в данном случае печать всех разделов по отдельности с помощью команды Печать в меню Раздел.


Разрешение вопросов при работе с разделами подшивки

Возникшая проблема

Невозможно найти раздел.

Невозможно открыть раздел.

Невозможно найти команду, обычно находящуюся в меню Файл.

Невозможно изменить макрос, содержащийся в разделе.

Макросы и элементы автотекста отсутствуют в разделах Word.

В строке состояния не выдается информация о разделе.

Невозможно сохранить изменения в разделе Microsoft Excel.


Невозможно найти раздел

•	Если в левой области окна подшивки не появляются значки разделов, нажмите кнопку Отобразить/скрыть левую область [image]. Это приведет к отображению панели, содержащей значки разделов. Если кнопки Отобразить/скрыть левую область на экране нет, установите флажок Отображать левую область и соответствующую кнопку в диалоговом окне Параметры подшивки (меню Файл).

•	Нужный раздел может быть скрыт. В меню Раздел выберите команду Отобразить раздел и проверьте его наличие в списке, содержащем скрытые разделы.

•	В подшивке может содержаться несколько разделов. Воспользуйтесь кнопками прокрутки в левой панели, чтобы найти нужный. Если найти раздел не удается, щелкните кнопку прокрутки правой кнопкой мыши и выберите команду Все разделы в контекстном меню.


Невозможно открыть раздел

•	Убедитесь, что программа, в которой создавался раздел, правильно установлена.

•	Не исключена нехватка памяти. Закройте несколько программ и снова попробуйте открыть раздел.


Невозможно найти команду, обычно находящуюся в меню «Файл»

Меню Office Binder всегда объединяются с меню программы, использовавшейся для создания раздела. Для устранения несоответствий Office Binder переносит некоторые команды программы в меню Раздел. Иногда команда исходной программы оказывается недоступной при работе с Office Binder. При необходимости выполнения такой команды воспользуйтесь командой Извлечь из меню Раздел и откройте раздел как отдельный документ.

Примечание.   Команды Доступ к книге и Исправления (меню Сервис) недоступны в разделах Microsoft Excel даже при их просмотре в виде отдельных документов.


Невозможно изменить макрос, содержащийся в разделе

Office Binder не поддерживает возможность изменения макросов, хранящихся в разделах подшивки. Чтобы отредактировать такой макрос, выделите содержащий его раздел, а затем выберите команду Извлечь в меню Раздел. Указанный раздел будет открыт как отдельный документ, после чего можно приступить к изменению макроса.


Макросы и элементы автотекста отсутствуют в разделах Word

Макросы, элементы автотекста и специальные параметры настройки, такие, как панели инструментов и сочетания клавиш, которыми можно пользоваться в документах Word, хранятся в присоединенном к документу шаблоне или в общем шаблоне под названием «Обычный». Если перенести подшивку на другой компьютер, шаблоны просто не будут найдены.

Чтобы сделать перечисленные элементы доступными на другом компьютере, скопируйте в папку подшивки вместе с документом соответствующие ему шаблоны.


В строке состояния не выдается информация о разделе

В строке состояния подшивки выводятся сведения о ее разделах. Строки состояния программ, использовавшихся для создания разделов, отключаются, чтобы избежать конфликтов. Из-за этого, в частности, невозможно увидеть такие данные, как количество страниц в разделе, а также использовать функцию автовычисления Microsoft Excel. Чтобы отобразить строку состояния программы, использовавшейся для создания раздела, выберите команду Извлечь в меню Раздел.


Невозможно сохранить изменения в разделе Microsoft Excel

Некоторые изменения вида (вкладка Вид, команда Параметры в меню Сервис) раздела Microsoft Excel не сохраняются при закрытии подшивки.


Предварительный просмотр подшивки перед выводом на печать

•	В меню Файл выберите команду Предварительный просмотр подшивки.


Предварительный просмотр раздела перед выводом на печать

•	В меню Раздел выберите команду Предварительный просмотр.

Примечание.   Если эта команда недоступна, это значит, что она не поддерживается для данного раздела. Для предварительного просмотра этого раздела перед выводом на печать используйте команду Извлечь в меню Раздел. Просмотр будет при этом происходить в программе, использованной для создания раздела.


Изменение нумерации страниц при печати

1	В меню Файл выберите команду Макет страницы подшивки и перейдите на вкладку Настройка печати.

2	В разделе Нумерация страниц выберите требуемые параметры.

Примечание.   С нумерацией на печать выводятся только разделы с колонтитулами, содержащими поля номеров страниц. Чтобы получить дополнительные сведения о настройке колонтитулов подшивки, нажмите кнопку [image].


Отображение и скрытие строки состояния

1	В меню Файл выберите команду Параметры подшивки.

2	Установите или снимите флажок Отображать строку состояния.

Примечание.   В строке состояния Office Binder отображаются только данные о разделах подшивки. Строка состояния программы, использовавшейся для создания раздела, в подшивке не видна.


Изменение местоположения подшивки

1	В меню Файл выберите команду Параметры подшивки.

2	Нажмите кнопку Изменить.

3	Выберите в списке папку для размещения файла подшивки.


Форматирование колонтитулов подшивки

1	В меню Файл выберите команду Макет страницы подшивки и откройте вкладку Колонтитулы.

2	Нажмите кнопку Настроить для выбранного колонтитула.

3	Введите текст в поля Слева, В центре и Справа и нажмите кнопку Шрифт  [image].

4	Выберите требуемые параметры.

Совет.   Для форматирования колонтитулов конкретного раздела подшивки используйте соответствующие команды для этого раздела. Для раздела Microsoft Excel используйте вкладку Колонтитулы в диалоговом окне Макет страницы (меню Раздел). Для раздела Word выберите команду Колонтитулы в меню Вид.


Создание колонтитулов подшивки

1	В меню Файл выберите команду Макет страницы подшивки и выберите вкладку Колонтитулы.

2	Заполните поля Верхний колонтитул и Нижний колонтитул.

3	Для настройки колонтитулов можно воспользоваться кнопкой Настроить.

4	Выберите поле Слева, В центре или Справа.

5	Для добавления в колонтитулы необходимых полей служат кнопки в верхней части окна.

Чтобы получить дополнительные сведения о полях и кнопках, нажмите кнопку [image].

6	Текст колонтитулов следует просто ввести в поле Слева, В центре и/или Справа.

Вставка кода перехода на новую строку выполняется с помощью клавиш CTRL+ENTER.

Примечание.   Одновременно определить для подшивки два настраиваемых колонтитула нельзя. Настраиваемый колонтитул, созданный последним, заменяет предыдущий.


Поля колонтитулов

Кнопка	Вставляется поле
Номер страницы	&[Страница]
Номер раздела	&[Номер раздела]
Имя раздела	&[Имя раздела]
Число разделов	&[Число разделов]
Имя подшивки	&[Имя подшивки]
Дата	&[Дата]
Время	&[Время]
Совет.   Поля номеров раздела и страницы можно использовать совместно. При этом возникнет сочетание типа «Стр. 2, раздел 8». Удобно наряду с номером раздела печатать также общее число разделов в подшивке, например «Раздел 3 из 12».


Работа с разделом вне подшивки

1	Выберите раздел для работы вне подшивки.

Инструкции

2	В меню Раздел выберите команду Извлечь.

3	Для возвращения в подшивку после работы вне ее выберите команду Обновить в меню Файл, а затем команду Закрыть и вернуться к ИмяПодшивки.


Перемещение раздела

Разделы в подшивке нетрудно переставить, перенести в другую подшивку или любое другое место. Например, Раздел1 совсем нетрудно поместить после Раздела2, а также переместить в любую папку или на рабочий стол. При помещении в папку раздел сохраняется в виде файла в формате программы, использовавшейся для его создания.

Варианты действий

Перенос раздела в рамках подшивки

Перенос раздела в другую подшивку

Перенос раздела за пределы подшивки


Перенос раздела в рамках подшивки

1	В меню Раздел выберите команду Переместить.

2	В окне Порядок разделов выберите раздел и нажимайте кнопку Вверх или Вниз, пока раздел не окажется на нужном месте.


Перенос раздела в другую подшивку

1	Разместите окна подшивок таким образом, чтобы одновременно видеть левую область подшивки, содержащей переносимый раздел, и левую область подшивки, в которую его необходимо поместить.

2	Выделите переносимые разделы.

Инструкции

3	Перетащите разделы в новое место в левой области конечной подшивки.


Перенос раздела за пределы подшивки

1	Разместите окна таким образом, чтобы стало видимым конечное местоположение разделов.

2	Выберите переносимые разделы.

Инструкции

3	Перетащите разделы в новое место.


Выбор принтера. Подробные данные о принтере выводятся в полях Состояние, Тип, Порт и Заметки.


Название выбранного принтера находится в поле Имя. Информация, выводимая после поля Имя, относится к выбранному принтеру.


Описание состояния выбранного принтера, например, занят он или нет.


Описание типа выбранного принтера.


Описание местоположения сетевого принтера.


Описание выбранного принтера и дополнительные сведения о нем.


Установка этого флажка обеспечивает печать документа в файл, а не на принтер.


Установка этого флажка позволяет напечатать только выбранные разделы.


Выбор разделов, выводимых на печать.


Количество копий, выводимых на печать.


Количество копий, выводимых на печать.


Выбор порядка вывода на печать нескольких копий документа. Если флажок установлен, печать первой страницы каждой следующей копии начинается после завершения печати предыдущей копии. В противном случае вначале печатаются все первые страницы, затем все вторые и т. д.


Закрытие диалогового окна с сохранением всех измененных значений параметров.


Просмотр вида подшивки с учетом установленных параметров.


Закрытие диалогового окна без сохранения изменений в значениях параметров.


Последовательная нумерация страниц всех разделов при выводе подшивки на печать. Этот параметр устанавливается в окне печати по умолчанию.


Выбор нужного колонтитула. Он выводится в следующем поле.


Изменение колонтитула или создание нестандартного колонтитула.


Вставка колонтитулов во все разделы подшивки, которые их поддерживают. При этом все имеющиеся в этих разделах колонтитулы заменяются новыми.


Вставка колонтитулов только в выбранные разделы.


Изображение выбранного нижнего колонтитула.


Вывод на печать сразу всех разделов подшивки. Снимите флажок Печатать подшивку как единое задание, если при печати возникают проблемы.


Определение папки для хранения подшивок. Чтобы изменить их местоположение, нажмите кнопку Изменить.


Выбор папки, используемой по умолчанию для хранения подшивок.


Вывод строки состояния в нижней части окна подшивки.


Вывод на экран левой области для просмотра имен разделов и кнопки Отобразить/скрыть левую область.


Вставка копии открытого раздела после выделенного.


Изменение позиции раздела в подшивке. Выберите название раздела и нажмите кнопку Вверх или Вниз.


Список всех скрытых разделов подшивки. Дважды щелкните раздел, который необходимо отобразить.


Значения полей и текст из этого поля появляются в левой части колонтитула.


Значения полей и текст из этого поля появляются в средней части колонтитула.


Значения полей и текст из этого поля появляются в правой части колонтитула.


Печать всех видимых разделов. Скрытые разделы не печатаются, пока не станут видимыми.


Параметры нумерации страниц.


Номер первой печатаемой страницы.


Изображение выбранного верхнего колонтитула.


Список разделов, для которых могут быть применены колонтитулы.


Вывод на экран окна свойств выбранного принтера.


Нумерация страниц разделов подшивки, при которой каждый раздел начинается со страницы 1.


Выбранные параметры будут использоваться для всех создаваемых подшивок.


Выбранные параметры будут использоваться только для текущей подшивки.


Просмотр других разделов подшивки.


Закрытие окна предварительного просмотра раздела.


Выбор раздела. Чтобы изменить порядок расположения разделов, перетащите нужный раздел вверх или вниз.


Чтобы добавить раздел в подшивку, выберите команду Добавить в меню Раздел.


Вставка поля. Чтобы изменить шрифт, выделите текст или поле и нажмите кнопку Шрифт.


Установка свойств активной подшивки или раздела

1	Установка свойств активной подшивки выполняется с помощью команды Параметры подшивки из меню Файл.

Установка свойств активного раздела выполняется с помощью команды Свойства раздела из меню Раздел.

2	Выберите вкладку Документ.

3	Введите необходимые данные в поля свойств файла.

Примечания

•	Чтобы получить дополнительные сведения об установке настраиваемых свойств для активной подшивки, нажмите кнопку [image].

•	Заданные свойства вступают в силу только после сохранения подшивки.


Задание настраиваемых свойств активной подшивки

1	В меню Файл выберите команду Свойства.

2	Перейдите на вкладку Прочие.

3	Введите название свойства в поле Название или выберите его из списка.

4	Выберите требуемый тип свойства в поле Тип.

5	Введите значение свойства в поле Значение.

Введенное значение должно соответствовать данным, введенным в поле Тип. Например, если в поле Тип выбрано Число, в поле Значение необходимо ввести число. Значения, не удовлетворяющие заданному типу, хранятся в виде текста.

6	Нажмите кнопку Добавить.


Как получить Microsoft Office 97 Resource Kit

Microsoft Office 97 Resource Kit является руководством по установке, настройке и сопровождению приложений Microsoft Office в рамках организации. Это руководство разработано для системных администраторов, консультантов и опытных пользователей. Оно предоставляет полный обзор приложений Microsoft Office для всех поддерживаемых операционных систем, таких, как Windows 95, Windows NT Workstation и Macintosh.

Руководство Office Resource Kit можно приобрести в магазинах или непосредственно в Microsoft Press.

Книги Microsoft Press доступны по всему миру. Чтобы непосредственно заказать Office Resource Kit (ISBN: 1-57231-329-3), позвоните по телефону (800) MS PRESS в США или (800) 667-1115 в Канаде. Заказ нетрудно разместить и по электронной почте CompuServe (GO MSP). Дополнительные сведения можно получить на Web-узле Microsoft Press.

Microsoft Office Resource Kit можно и просто загрузить с Web-узла Microsoft.


Колонтитулы подшивки отображаются или печатаются неверно для разделов Word

При добавлении в подшивку колонтитулов, состоящих из нескольких строк и содержащих текст в нескольких областях (левой, средней и/или правой), они появляются или печатаются неверно для разделов Word. Чтобы исправить положение, установите флажок разделы, выделенные в левой области на вкладке Колонтитулы в диалоговом окне Макет страницы подшивки (меню Файл). В расположенном ниже списке снимите флажки для разделов Word и нажмите кнопку ОК. Создайте правильные колонтитулы для каждого раздела Word при помощи команды Колонтитулы из меню Вид.


Неверны статистические сведения о подшивке

Данные на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл) автоматически не обновляются. Для их обновления воспользуйтесь командой Свойства раздела из меню Раздел, а затем откройте вкладку Статистика. Повторите эти действия для каждого из разделов подшивки и сохраните ее.


Раздел

Один из документов, собранных в подшивке. Раздел может представлять собой документ Word, книгу или диаграмму Microsoft Excel, презентацию PowerPoint или другой документ, созданный программой, поддерживающей работу с Office Binder.


Шрифт (окна настройки колонтитулов)

Выбор типа, размера и стиля выделенного текста в полях Слева, В центре и Справа.


Отправка подшивки другим пользователям

Если необходимо доставить подшивку нескольким пользователям одновременно, отправьте ее по электронной почте.

Чтобы обеспечить последовательный просмотр подшивки пользователями, отправьте ее, предварительно указав маршрут. В этом случае каждый следующий получатель сможет увидеть исправления, сделанные предыдущими получателями. При следовании подшивки по маршруту ее состояние можно постоянно контролировать. После просмотра всеми адресатами подшивка автоматически вернется к отправителю.

Чтобы сделать подшивку общедоступной, не пользуясь электронной почтой, поместите ее в общую папку Microsoft Exchange или в папку Microsoft Outlook.

Отправка подшивки по электронной почте требует наличия одного из перечисленных приложений:

•	Microsoft Exchange или другой почтовой системы, совместимой с интерфейсом MAPI (Messaging Application Programming Interface);

•	Lotus cc:Mail или другой почтовой системы, совместимой с протоколом VIM (Vendor Independent Messaging).

Используйте сервер Microsoft Exchange для отправки подшивки.

Примечание.   Создание маршрута или отправка подшивки по электронной почте может не выполняться при использовании некоторых шлюзов.

Выполняемые действия

Отправка подшивки по электронной почте

Отправки подшивки по маршруту

Помещение подшивки в папку Microsoft Exchange


Отправка подшивки по электронной почте

1	Откройте подшивку.

2	Если к подшивке не прикреплен маршрут, выберите в меню Файл команду Отправить, а затем команду Сообщение. Укажите адреса пользователей, которые должны получить подшивку.

Если подшивка содержит маршрут, выберите в меню Файл команду Отправить, а затем команду По маршруту. Нажмите кнопку ОК.


Отправка подшивки по маршруту

Отправитель подшивки, распространяемой по маршруту, должен создать этот маршрут.

Инструкции

Получатель подшивки должен выполнить следующие действия.

1	Открыть подшивку, которую необходимо отправить по маршруту.

2	Для отправки подшивки следующему пользователю в маршруте выберите команду Отправить в меню Файл, а затем команду По маршруту. Нажмите кнопку отправки документа по маршруту.

Для отправки подшивки пользователю, не включенному в список, выберите в меню Файл команду Отправить, а затем команду Другой адресат.

Совет.   Отправляемая по маршруту подшивка помещается в сообщение электронной почты в виде вложения. Открывать ее следует в соответствии с правилами, действующими для выбранной почтовой программы. При работе с Microsoft Exchange для открытия подшивки достаточно дважды щелкнуть ее значок.


Помещение подшивки в папку Microsoft Exchange

1	Откройте подшивку, которую необходимо поместить в папку.

2	В меню Файл выберите команду Отправить, а затем команду Папка Exchange.

3	Выберите нужную папку из списка.


Создание маршрута

1	Откройте подшивку, которую необходимо отправить по маршруту.

2	В меню Файл выберите команду Отправить, а затем команду По маршруту.

3	Для выбора адресатов нажмите кнопку Адрес.

4	Введите имя адресата в поле Введите или выберите имя и нажмите кнопку Кому. По завершении ввода имен адресатов в поле Кому нажмите кнопку ОК.

Вместо имени конкретного адресата может использоваться название группы. Все члены группы рассматриваются как один адресат. При необходимости отправить подшивку не всем членам группы сразу, а по маршруту от одного члена группы другому, в маршруте следует перечислить всех адресатов по отдельности. Чтобы изменить порядок следования сообщения от одного адресата другому, достаточно изменить соответствующим образом порядок расположения их имен в списке.

5	Установите другие необходимые параметры маршрутизации.

Чтобы получить справку о конкретном параметре, нажмите кнопку со знаком вопроса [image] и выберите интересующий элемент.

6	Нажмите кнопку отправки подшивки по маршруту.

Чтобы просто закрыть окно и отложить отправку, нажмите кнопку Добавить. Для последующей отправки подшивки выберите в меню Файл команду Отправить, а затем команду Следующий адресат.

Примечание. Отправляемая по маршруту подшивка помещается в сообщение электронной почты в виде вложения.


Изменение маршрута подшивки

1	Откройте подшивку, маршрут для которой необходимо изменить.

2	В меню Файл выберите команду Отправить, а затем команду Другой адресат.

3	Создатель подшивки может изменить любые параметры маршрута.

Получатель в состоянии изменить только порядок адресатов, еще не получивших подшивку. Выберите имя любого из адресатов и нажмите соответствующую кнопку.

4	Нажмите кнопку отправки подшивки.

Чтобы просто закрыть окно и отложить отправку, нажмите кнопку Добавить.


Разрешение вопросов, возникающих при отправке подшивок по электронной почте

Вопросы

Возможна ли отправка подшивки без Microsoft Exchange?

Какие программы необходимы для отправки подшивки по электронной почте (в том числе и по маршруту)?

Команды Сообщение и По маршруту не отображаются в подменю Отправить (меню Файл).


Возможна ли отправка подшивки без Microsoft Exchange?

Подшивку можно отправить при помощи любой 32-разрядной программы электронной почты, совместимой с интерфейсом MAPI (Messaging Application Programming Interface) или любой 16-разрядной программы, совместимой с протоколом VIM (Vendor Independent Messaging). Использовать Microsoft Exchange не обязательно. Если программа электронной почты совместима с MAPI или VIM, то в подменю Отправить меню Файл появляются команды Сообщение и По маршруту.

Если программа электронной почты несовместима с MAPI или VIM, подшивки можно будет распространять только вручную по сети или на дисках.


Какие программы необходимы для отправки подшивки по электронной почте (в том числе и по маршруту)?

Для отправки подшивки по электронной почте необходимо одно из следующих приложений:

•	Microsoft Exchange или другая 32-разрядная программа электронной почты, совместимая с интерфейсом MAPI (Messaging Application Programming Interface).

•	Lotus cc:Mail или другая 16-разрядная программа электронной почты, совместимая с протоколом VIM (Vendor Independent Messaging).

Примечание.   Создание маршрута или отправка подшивки по электронной почте может не выполняться при использовании некоторых шлюзов.


Команды «Сообщение» и «По маршруту» не отображаются в подменю «Отправить» (меню «Файл»)

Убедитесь, что на компьютере установлено приложение Microsoft Exchange или любая другая 32-разрядная программа электронной почты, совместимая с интерфейсом MAPI (Messaging Application Programming Interface). Допускается также использование Lotus cc:Mail или любой другой 16-разрядной программы электронной почты, совместимой с VIM (Vendor Independent Messaging). По вопросам установки нужной программы электронной почты обратитесь к системному администратору.

Если Microsoft Exchange или совместимая программа электронной почты установлена, убедитесь, что файл Mapi32.dll находится в системной папке Windows.

Если используется Lotus cc:Mail или совместимая программа электронной почты, убедитесь, что файлы Mapivi32.dll, Mapivitk.dll и Mvthksvr.exe находятся в системной папке Windows.


Открытие начальной страницы Web в Office Binder

При запуске средства просмотра Web первой по умолчанию открывается страница, называемая начальной. Ее нетрудно настроить на любой узел Web или подшивку на локальном компьютере. Начальную страницу нетрудно открыть при помощи панели инструментов Web. Она может содержать гиперссылки на другие документы на компьютере, в локальной сети или в сети Web.

Чтобы открыть начальную страницу, панель инструментов Web должна присутствовать на экране. В меню Переход выберите команду Отобразить панель Web.

•	В панели инструментов Web нажмите кнопку Начальная страница [image].

Примечание.   Чтобы получить дополнительные сведения об изменении начальной страницы, нажмите кнопку  [image].


Изменение начальной страницы Web из Office Binder

Для этой процедуры панель инструментов Web должна присутствовать на экране. Выберите команду Отобразить панель Web в меню Переход.

1	Откройте подшивку, которую необходимо использовать как начальную страницу.

2	В меню Переход панели инструментов Web выберите команду Установить начальную страницу.

3	Нажмите кнопку Да.

Примечание.   После изменения начальной страницы при помощи панели инструментов Web Microsoft Office новая начальная страница будет также использоваться и средством просмотра Web, если оно совместимо с приложениями Office.


Открытие страницы поиска Web в Office Binder

Страница поиска предоставляет возможность поиска и перехода к другим узлам Интернета или подшивкам в сети интранет.. Многие страницы поиска предоставляют возможность поиска по теме или ключевому слову. Другие содержат хорошо организованные списки гиперссылок на узлы Интернета или папки в сети интранет. Страницу поиска нетрудно открыть при помощи панели инструментов Web.

Для этого панель инструментов Web должна присутствовать на экране. В меню Переход выберите команду Отобразить панель Web.

•	В панели инструментов Web нажмите кнопку Найти в Web [image].

Примечание.   Чтобы получить дополнительные сведения об изменении страницы поиска, нажмите кнопку [image].


Изменение страницы поиска Web из Office Binder

Для этой процедуры панель инструментов Web должна присутствовать на экране. Выберите команду Отобразить панель Web в меню Переход.

1	Откройте подшивку, которую необходимо использовать как страницу поиска.

2	В меню Переход панели инструментов Web выберите команду Установить страницу поиска.

3	Нажмите кнопку Да.

Примечание.   После изменения страницы поиска при помощи панели инструментов Web Microsoft Office новая страница поиска будет также использоваться и средством просмотра Web, если оно совместимо с приложениями Office.


Отмена переходов, занимающих слишком много времени, из Office Binder

Для этой процедуры панель инструментов Web должна присутствовать на экране. Выберите команду Отобразить панель Web в меню Переход.

•	В панели инструментов Web нажмите кнопку Остановить переход [image].

Примечание.   Использование кнопки Остановить переход возможно только при открытии файла или переходе к файлу, расположенному в Интернете, в сети Web или в локальной сети интранет. При обращении к файлу на жестком диске или в сети она не действует.


Добавление текущей подшивки в папку «Избранное» из Office Binder

Ярлык любой подшивки, открытой в Интернете, в сети Web, в локальной сети интранет и даже на жестком диске нетрудно поместить в папку «Избранное». Это позволит не вводить путь заново при повторном открытии подшивки.

Для этого панель инструментов Web должна присутствовать на экране. Выберите команду Отобразить панель Web в меню Переход.

•	В меню Избранное панели инструментов Web выберите команду Поместить в папку «Избранное».


Скрытие всех панелей инструментов, кроме панели Web, при работе с Office Binder

Для этой процедуры панель инструментов Web должна присутствовать на экране. Выберите команду Отобразить панель Web в меню Переход.

•	В панели инструментов Web нажмите  кнопку Отображать только панель Web [image].

Совет.   Для отображения скрытых панелей инструментов нажмите  кнопку Отображать только панель Web [image]  в панели инструментов Web еще раз.


Невозможно открыть подшивку на Интернете.
Невозможно открыть подшивку в Интернете

Чтобы открывать файлы на узлах FTP и Web, необходимо иметь доступ к Интернету через поставщика услуг Интернет при помощи модема или через сеть предприятия. Дополнительные сведения о настройке доступа к Интернету можно найти в руководстве Microsoft Office 97 Resource Kit. Чтобы получить сведения о приобретении Office Resource Kit, нажмите кнопку [image].

Если доступ к Интернету имеется, недоступный узел может быть просто перегружен. Повторите попытку открыть подшивку позднее.


Страница поиска файлов в Web приложения Office Binder

Microsoft Office поставляется со страницей поиска, которую можно использовать для поиска файлов в локальной сети интранет. Страница поиска файлов в Web позволяет быстро и легко находить файлы, местоположение которых неизвестно, а также находить информацию по заданной теме или ключевым словам. Благодаря такой возможности совсем нетрудно оказывается, к примеру, отыскать квартальный отчет предприятия или все файлы, относящиеся к его внутреннему распорядку.

Чтобы получить доступ к странице поиска файлов в Web, обратитесь к администратору сети.


Подшивки на Интернете

Наличие доступа к Интернету (через поставщика услуг Интернета при помощи модема или через сеть предприятия) дает возможность из диалогового окна Открыть любой программы Office открывать подшивки в сети Web и на других узлах Интернета. Указанное окно позволяет явным образом добавлять в список просмотра доступные FTP-узлы. Если на предприятии используется локальная сеть интранет, подшивки можно открывать и в ней. Более того, при наличии соответствующих прав в случае, когда FTP-узел поддерживает запись, нетрудно из любой программы Office сохранить подшивку прямо в Интернете.

Такие приложения, как Microsoft Excel, Word, PowerPoint и Microsoft Access позволяют работать с документами Office, содержащими гиперссылки на другие документы, находящиеся на локальном компьютере, на сетевом диске или в Интернете. Само по себе использование гиперссылок в документах Office не требует подключения к Интернету.

Для облегчения просмотра документов, содержащих гиперссылки, в программах Office используется панель инструментов Web. Она позволяет также быстро открыть начальную страницу и страницу поиска в средстве просмотра Web и поместить ярлыки, указывающие на наиболее интересные документы, в папку «Избранное». Панель Web сохраняет список последних десяти документов, открытых при помощи гиперссылок, что позволяет легко к ним вернуться.


Недоступна кнопка «Обновить текущую страницу» в панели инструментов Web

При работе с подшивками кнопка Обновить текущую страницу в панели инструментов Web действительно недоступна. Если подшивка расположена в сети или в Интернете, ее необходимо время от времени закрывать и открывать снова. В противном случае не будут видны изменения, внесенные в нее другими пользователями.


Новое в Office Binder 97

Office Binder позволяет группировать все необходимые для проекта документы, книги и презентации. Для начала необходимо добавить в подшивку новый или уже существующий документ. При работе с подшивкой можно использовать все новые возможности Office 97. Например, подшивку нетрудно поместить в дневник Microsoft Outlook. (Дополнительные сведения о записи подшивок в дневник Outlook можно найти в справке по Microsoft Outlook.) Ниже перечислены новые возможности Office Binder.

•	Файлы, входящие в подшивку, можно вывести на печать с одинаковыми колонтитулами.

•	В режиме предварительного просмотра теперь можно просмотреть всю подшивку.

•	При наличии соответствующих разрешений можно открывать и сохранять подшивки на Интернете и в локальной сети интранет..

•	Меню Переход и панель инструментов Web позволяет из Office Binder открывать установленные ранее начальную страницу и страницу поиска Web, а также работать с подшивками в Интернете. Гиперссылки и панель инструментов Web дают возможность при работе с разделами подшивок переходить от одной подшивки к другой и открывать другие файлы Office в Интернете и интранете, в сети и на жестком диске компьютера.

•	Теперь можно задать папку, которая будет по умолчанию использоваться для открытия и сохранения подшивок.

•	Строку состояния Office Binder можно теперь при желании скрыть.

Дополнительные сведения

Начало работы с Office Binder 97

Печать колонтитулов для подшивки

Предварительный просмотр подшивки перед печатью

Открытие существующей подшивки

Открытие страницы поиска Web в Office Binder

Открытие начальной страницы Web в Office Binder

Подшивки на Интернете

Выбор места для открытия и сохранения файлов

Отображение и скрытие строки состояния