Запуск программы, создающей индексные файлы для поиска документов.


Индексирование осуществляется в указанной папке или на заданном диске. Гораздо лучше задать диск или папку верхнего уровня, чем создавать небольшие индексы для подпапок.


Выбор папки, диска или совместно используемого сетевого ресурса.


Тип индексируемых документов. Для индексирования всех документов, включая созданные в приложениях, не входящих в Microsoft Office, таких, как Lotus 1-2-3 или Word Perfect, выберите тип Все файлы.


Интервал автоматического обновления индекса. По умолчанию он равен двум часам.


Создание отдельного индекса, содержащего такие характеристики индексируемых файлов, как имя автора. Это ускоряет отображение данных в Microsoft Outlook, а также при поиске в Web. Снятие флажка Ускорить отображение свойств позволяет уменьшить размер индекса.


Добавление в индекс данных, необходимых для ускорения поиска фраз. Это имеет смысл, если в поле Текст/свойство в диалоговом окне Открыть (меню Файл) часто вводятся фразы в кавычках (" "), а также при использовании условий типа "содержит фразу" или "содержит рядом" в диалоговом окне Расширенный поиск файлов. Применение этого параметра приводит к увеличению размера индексного файла на 5 -30 процентов от размера индексируемых документов.


Добавление в индекс, предназначенный для поиска в Web, данных для сортировки документов по значимости. Эти данные не используются ни при открытии файлов, ни в Outlook.


Добавление папки в список поиска для Web, назначение индексу имени и HTTP-адреса.


Выбор папок и типов документов для индексирования.


Закрытие диалогового окна с сохранением всех измененных значений параметров.


Закрытие диалогового окна. После нажатия кнопки Отмена внесенные в окно изменения не сохраняются. Сохранить их позволяет кнопка Закрыть.


Путь к диску или папке, содержащим документы, индекс для которых необходимо удалить. Путь выбирается в списке или задается при помощи кнопки Обзор. Следует учесть, что удаляется только сам индекс, а не проиндексированные документы.


Поиск папки, диска и общего ресурса, содержащих документы, для которых необходимо удалить индекс. Могут быть выбраны только проиндексированные ранее папки, диски и общие ресурсы.


Сведения о том, были ли добавлены в индекс дополнительные данные для поиска фраз.


Описание типа документов, содержащихся в выбранном индексе.


Сведения об индексе.


Сведения о том, построен ли для индексируемых файлов отдельный индекс, содержащий значения дополнительных свойств.


Сведения о том, была ли добавлена в индекс дополнительная информация для распознавания фраз при поиске.


Сведения о том, были ли добавлены в индекс данные о значимости документа (при поиске в Web).


Сведения о типе индексируемых документов и содержащей их папке.


Сведения об индексе программы поиска файлов для местоположения, заданного в предыдущем диалоговом окне.


Дата и время создания индекса.


Дата и время последнего обновления индекса.


Количество проиндексированных документов.


Размер файла индекса.


Сведения о том, был ли выбран для индекса режим Ускорить отображение свойств.


Сведения о том, был ли выбран для индекса режим Ускорить поиск по фразам.


Сведения о том, был ли выбран режим Включить дополнительные данные.


Просмотр списка проиндексированных папок и документов в Web.


Количество часов до обновления индекса. Ноль означает непрерывное обновление индекса.


Путь к индексируемому диску или папке. Это поле содержит выбранный в списке или заданный при помощи кнопки Обзор путь к диску или папке, для которых необходимо обновить индекс.


Эта кнопка позволяет вручную найти папку, диск или общий ресурс, содержащие документы, для которых необходимо обновить индекс. Выбрать можно только уже проиндексированные папки, диски и общие ресурсы.


Этот флажок дает возможность обновлять индексы автоматически.


Эта кнопка позволяет просмотреть сведения об индексе для выбранных в поле Документы в выбранной папке и ее подпапках папки или диска. К ним относятся дата последнего обновления, количество проиндексированных документов и размер индекса.


Эта кнопка позволяет просмотреть проиндексированные папки и документы в Web.


Тип проиндексированных документов.


Путь к папкам, данные для которых необходимо обновить.


Папки в индексе, доступные для поиска в Web.


Эта кнопка позволяет добавить в индекс папку из поля Папка.


Эта кнопка позволяет удалить из индекса папки, выбранные в поле Индексировать следующие папки для поиска в Web.


Путь к индексируемой папке.


Список папок, для которых возможно индексирование.


Путь к папке в формате HTTP (Интернет), например http://mydocs.


Имя индекса. Оно может быть использовано на странице Query.htm для выбора индекса при поиске в Web.


О программе поиска файлов

Программа поиска файлов создает индексы для ускорения поиска документов в диалоговых окнах Открыть программ Microsoft Office и приложения Microsoft Outlook. Индексы программы поиска файлов, расположенные на сервере Microsoft Windows NT, могут использоваться приложением Office WebSearch. После установки программа поиска файлов автоматически индексирует все документы Office на каждом логическом диске. Программа поиска файлов не создает индексы для файлов, расположенных на съемных и компакт-дисках. Индексы обновляются автоматически, что позволяет использовать преимущества более быстрого поиска без выполнения дополнительных действий.

Чтобы проиндексировать папку, расположенную в локальной сети, или изменить существующий индекс, воспользуйтесь значком «Поиск файлов» [image] в панели управления Windows. На экран выводятся сведения о каждой задаче индексирования, включая местоположение диска, общего ресурса и папки, а также дату последнего индексирования. Чтобы просмотреть такие сведения об индексе, как его размер и количество проиндексированных документов, нажмите кнопку Сведения в диалоговом окне Обновление индекса (меню Индекс).


Просмотр журнала задач индексирования

1	В меню Индекс выберите пункт Вывести журнал.

2	Чтобы просмотреть список последних задач индексирования, пролистайте журнал до конца.

3	Чтобы вернуться в программу поиска файлов, выберите команду Выход в меню Файл.

Примечание.   Старые сведения автоматически удаляется из журнала после того, как он достигает размера 24 Кбайт.


Отмена задач индексирования

1	В столбце Индекс для папки выберите путь для задачи индексирования, (столбец Состояние), которую необходимо отменить.

2	В меню Индекс выберите команду Отменить выделенную задачу.

Примечание.   Если отменяется задача, имеющая состояние Идет создание, Создание прервано или Скоро начнется создание, индекс удаляется или не создается. Если отменяется задача, имеющая состояние Идет обновление, обновление отменяется и задача больше автоматически не выполняется. В результате задача индексирования более не появляется в приложении поиска файлов, хотя созданный ей индекс существует.


Временная остановка задачи индексирования

•	Чтобы временно остановить создание и обновление всех индексов, выберите команду Пауза в меню Индекс.

Совет.   Чтобы возобновить фоновое индексирование во время текущего сеанса работы, снова выберите команду Пауза в меню Индекс. Индексирование для поиска файлов автоматически возобновляется после перезагрузки компьютера.


Создание индекса

1	В меню Индекс выберите команду Создать индекс.

2	В поле Документы в выбранной папке и ее подпапках задайте путь к документам, которые необходимо проиндексировать при помощи программы поиска файлов, или нажмите кнопку Обзор, чтобы самостоятельно выбрать папку или общий сетевой ресурс.

3	В поле Документы типа введите тип индексируемых документов.

Примечания

•	В уже проиндексированной папке создать индекс нельзя. Для каждой папки может быть создан только один индекс.

•	Создание и обновление индексов при работе компьютера от батарей не производится и становится возможным только при переходе на питание от сети. Это сделано для экономии энергии батарей.

Советы

•	Если при индексировании в поле Документы типа был выбран тип Документы MS Office и Web, индексы строятся для файлов, созданных всеми программами Microsoft Office, включая Microsoft Project, а также для текстовых файлов и файлов в форматах RTF и HTML. Этот режим наиболее удобен для индексирования. Режим Все файлы имеет смысл использовать только при частом поиске файлов, не входящих в приведенный выше список. Индекс, охватывающий все файлы, обычно намного больше индекса, охватывающего документы Microsoft Office.

•	Гораздо лучше создать индекс для поиска файлов сразу на всем диске или в папке верхнего уровня, чем несколько небольших индексов для подпапок.


Обновление индекса

1	В меню Индекс выберите команду Обновить индекс.

2	В поле Документы в папке и ее подпапках задайте путь к документам, для которых необходимо обновить индекс поиска файлов.

Чтобы обновить не входящий в список индекс поиска файлов, нажмите кнопку Обзор. Папку, диск или общий сетевой ресурс можно будет выбрать лишь при наличии разрешения на их использование.

Примечания

•	Если установлен флажок Обновлять автоматически, обновление индексов будет осуществляться автоматически.

•	Создание и обновление индексов при работе компьютера от батарей не производится и становится возможным только при переходе на питание от сети. Это сделано для экономии энергии батарей.


Изменение типа индексируемых файлов и местоположения индекса

Чтобы изменить тип индексируемых файлов или создать индекс в папке, являющейся родительской для индексируемой папки, необходимо удалить существующий индекс и создать новый.

1	Удалите индекс, который необходимо изменить.

Сведения.

2	Создайте новый индекс.

Сведения.


Удаление индекса

1	В меню Индекс выберите команду Удалить индекс.

2	В поле Документы в выбранной папке и ее подпапках задайте местоположение индекса, который необходимо удалить.

Чтобы удалить индекс, которого нет в списке, нажмите кнопку Обзор. Папку, диск или общий сетевой ресурс можно будет выбрать лишь при наличии разрешения на их использование.


Изменение интервала автоматического обновления индекса

1	В меню Индекс выберите команду Интервал обновления.

2	Введите новое значение интервала.

Примечание.   При изменении величины интервала автоматического обновления его новое значение будет действовать для всех индексов.

Совет.   Ввод значения 0 позволяет обновлять индексы непрерывно.


Просмотр сведений об индексе

1	В меню Индекс выберите команду Обновить индекс.

2	Выберите индекс в поле Документы в выбранной папке и ее подпапках и нажмите кнопку Сведения.


задачи индексирования

Действия, выполняемые программой поиска файлов, такие, как создание, удаление или обновление индекса. Список задач индексирования выводится в столбце Состояние. Выполнить различные задачи индексирования позволяют команды из меню Индекс.


индексирование в фоновом режиме

Программа поиска файлов создает и обновляет индексы во время работы с другими файлами. По умолчанию обновление индексов происходит каждые 2 часа.


документ

Документы являются основными объектами, с которыми оперирует Outlook, и являются для Outlook аналогами файлов в других программах. Понятие документа включает сообщения, записи дневника, примечания, записи о встречах, контактных лицах и задачах.


Язык Hypertext Markup Language (HTML)

Язык Hypertext Markup Language или HTML позволяет готовить документы для размещения в сети Web. Созданные в формате HTML документы содержат графическую систему ссылок и метки форматирования. Открыть эти документы можно с помощью средств просмотра Web, таких, как Microsoft Internet Explorer.