Адресная книга

Диалоговое окно Адресная книга используется для поиска информации, указываемой в адресах сообщений электронной почты и факсимильной связи. Папка «Контакты» предназначена для хранения любых сведений о других пользователях; например, названий улиц, номеров телефонов, адресов электронной почты, номеров факсов. Если контакт из этой папки содержит какие-либо сведения в поле «Эл. почта» или в одном из полей номеров факсов, этот контакт автоматически включается в адресную книгу Outlook в диалоговом окне Адресная книга. Чтобы открыть диалоговое окно Адресная книга, нажмите кнопку Адресная книга  [image], или выберите команду Адресная книга в меню Сервис.

В диалоговом окне Адресная книга могут находиться адресные книги разных типов, в том числе глобальный список адресов, личная адресная книга или адресная книга Outlook. Вид адресной книги выберите в списке Источник адресов. Для получения сведений о том, как задать адресную книгу, показываемую в окне по умолчанию, нажмите кнопку  [image].

Тип адресной книги	Описание
Глобальный список адресов	Адресная книга, содержащая все адреса электронной почты для пользователей, групп и списков рассылки по данной организации. По этим адресам направляются сообщения. Данную адресную книгу создает и ведет администратор. В нее также включаются адреса электронной почты для общих папок.
Адресная книга Outlook	Адресная книга, автоматически формирующаяся из контактов в папке «Контакты», для которых заполнено поле «Эл. почта» или одно из полей номеров факсов. Вашими контактами могут быть сотрудники вашей организации и другие лица. Каждому из них можно поставить в соответствие несколько адресов электронной почты. При обновлении контактов в папке «Контакты» автоматически обновляется адресная книга Outlook. В списке Источник адресов (диалоговое окно Адресная книга) папка «Контакты» показана отдельной строкой под Адресной книгой Outlook.
Личная адресная книга	Собственная адресная книга пользователя, в которой рекомендуется хранить личные списки рассылки с часто используемыми адресами; например, список всех членов теннисного клуба. При использовании сервера Microsoft Exchange в личную адресную книгу можно добавить адрес общей папки.. Файлы личных адресных книг имеют расширение имени .pab и могут храниться на диске.
Адресную книгу Outlook и личную адресную книгу можно включать и исключать из конфигурации.

Личные адресные книги можно импортировать из Microsoft Mail 3.x или Microsoft Exchange Client в папку «Контакты» или использовать в Outlook без изменений. Однако изменения, внесенные в личную адресную книгу в диалоговом окне Адресная книга, не будут отражаться в папке «Контакты». Для сведений об импортировании личной адресной книги в папку Контакты» нажмите кнопку  [image].


Копирование глобального списка адресов на компьютер

•	Укажите в меню Сервис на команду Синхронизовать, затем щелкните Загрузить адресную книгу.

Замечания

•	Для отсылки зашифрованных сообщений в автономном режиме установите флажок Загрузить автономную адресную книгу: он позволяет включить подробную информацию. Для получения сведений о средствах защиты, таких как шифрование сообщений, нажмите кнопку  [image].

•	Если вы работаете в автономном режиме, но подключены к сети, или используете коммутируемое соединение, данная команда соединит вас с сервером, загрузит с него автономную адресную книгу, затем отсоединит от сервера.


Адрес сообщения

Для быстрого задания адреса сообщения введите имена адресатов в полях Кому, Копия и СК сообщения. Если имен в поле несколько, разделяйте их точкой с запятой (;). Если нужное поле не показано на экране, выберите его имя в меню Вид. Outlook проверяет введенные данные по адресной книге и принимает адреса, имеющие стандартный формат адреса электронной почты Internet; например, jim256@msn.com. Для получения сведений о ходе проверки имен перед отправкой нажмите кнопку  [image].

Чтобы быстро адресовать сообщение контакту, нажмите кнопку Контакты  [image], и щелкните контакт, которому посылается сообщение. Выберите в меню Контакты команду Создать сообщение контакту.

Сообщение можно адресовать и пользователю другой системы электронной почты, а также группе товарищей при помощи личного списка рассылки.

См. также

Задание адреса сообщения для пользователя другой системы электронной почты

Создание личного списка рассылки


Задание адреса сообщения для пользователя другой системы электронной почты

1	Создайте сообщение.

2	Нажмите кнопку Кому, Копия или СК.

Для отображения в окне сообщения какой-либо их этих кнопок выберите ее имя в меню Вид.

3	Нажмите кнопку Создать.

4	Установите флажок Только в это сообщение.

5	Выберите в списке Тип адреса тип системы электронной почты, пользователю которой адресуется сообщение.

6	Нажмите кнопку OK.

7	Выберите нужные параметры.

Для получения справки о каком-либо параметре нажмите кнопку Справка.


Задание адреса сообщения для пользователя другой системы электронной почты от контакта

1	В окне контакта нажмите кнопку Адресная книга  [image].

2	Нажмите кнопку Создать.

3	Установите флажок Только в это сообщение.

4	Выберите в списке Тип адреса тип системы электронной почты, пользователю которой адресуется сообщение.

5	Нажмите кнопку OK.

6	Выберите нужные параметры.

Для получения справки о каком-либо параметре нажмите кнопку Справка.


Создание личного списка рассылки

Для создания личного списка рассылки включите в конфигурацию личную адресную книгу. Для более подробных сведений нажмите кнопку  [image].

1	Выберите в меню Сервис команду Адресная книга.

2	Нажмите кнопку Создать адрес  [image].

3	В списке Тип адреса выберите Личный список рассылки, затем нажмите кнопку OK.

4	В поле Имя введите имя группы.

5	Нажмите кнопку Изменить состав.

6	Выберите в списке Источник адресов адресную книгу, где содержатся имена для добавления к личному списку рассылки.

7	В поле Введите или выберите имя введите имена для добавления. Затем дважды щелкните каждое имя в расположенном ниже списке.


Удаление личного списка рассылки

1	Выберите в меню Сервис команду Адресная книга.

2	В списке Источник адресов выберите Личная адресная книга.

3	В поле Введите или выберите имя введите имя удаляемого личного списка рассылки. Затем щелкните это имя в списке.

4	Нажмите кнопку Удалить  [image].


Добавление имени к личному списку рассылки

1	Выберите в меню Сервис команду Адресная книга.

2	В списке Источник адресов выберите Личная адресная книга.

3	В поле Введите или выберите имя введите имя личного списка рассылки, к которому нужно добавить имя получателя. Затем дважды щелкните имя списка в расположенном ниже списке.

4	Нажмите кнопку Изменить состав.

5	В списке Источник адресов выберите адресную книгу, содержащую имена для добавления к личному списку рассылки.

6	В поле Введите или выберите имя введите и затем дважды щелкните каждое добавляемое имя адресата.


Удаление имени из личного списка рассылки

1	Выберите в меню Сервис команду Адресная книга.

2	В списке Источник адресов выберите Личная адресная книга.

3	В поле Введите или выберите имя введите имя личного списка рассылки, из которого удаляется имя адресата. Затем дважды щелкните имя списка в расположенном ниже списке.

4	Нажмите кнопку Изменить состав.

5	В поле Личный список рассылки выберите удаляемое имя и нажмите клавишу DELETE.


Поиск имен в адресной книге

1	Выберите в меню Сервис команду Адресная книга.

2	В списке Источник адресов выберите адресную книгу для поиска имен.

3	Нажмите кнопку Найти  [image].

4	Задайте нужные параметры.


Получение сведений о получателе из адресной книги

1	Выберите в меню Сервис команду Адресная книга.

2	В списке Источник адресов выберите адресную книгу, содержащую имя, о котором необходимо получить сведения.

3	В поле Введите или выберите имя введите нужное имя. Затем дважды щелкните это имя в списке.


Проверка имен адресатов перед отправкой сообщения

Перед отправкой сообщения Outlook автоматически проверяет по адресной книге имена, заданные в полях Кому, Копия и СК. Найденное в адресной книге имя подчеркивается. Имя, которому соответствуют несколько имен, подчеркивается красной волнистой чертой. Для просмотра других найденных имен и выбора из них правильного щелкните правой кнопкой мыши.

Если найдено несколько имен, соответствующих заданному, и данный адрес использовался ранее, имя, выбранное на тот момент среди найденных, подчеркивается зеленым пунктиром. Это напомнит вам о других вариантах. Для просмотра других найденных имен и выбора из них правильного щелкните правой кнопкой мыши.

Автоматическую проверку имен можно отключать и включать снова. Отключенная автоматическая проверка не помешает проверять имена в сообщениях вручную.

См. также

Включение или отключение автоматической проверки имен

Проверка имен вручную перед отправкой сообщения


Включение или отключение автоматической проверки имен

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Отправка.

2	Установите или сбросьте флажок Автоматически проверять имена.


Проверка имен вручную перед отправкой сообщения

1	Создайте сообщение и задайте адрес.

2	Нажмите кнопку Проверить имена  [image].


Задание отображения папки «Контакты» в диалоговом окне «Адресная книга»

1	Если список папок на экране не показан, нажмите кнопку Список папок  [image].

2	Щелкните папку «Контакты» для ее отображения в диалоговом окне Адресная книга.

3	Укажите в меню Файл на команду Папка, щелкните Свойства и перейдите на вкладку Адресная книга Outlook.

Покажи как

4	Установите флажок Показать эту папку как адресную книгу.

5	В поле Имя адресной книги введите имя для папки контактов. Оно отобразится в списке Источник адресов диалогового окна Адресная книга.


Удаление папки «Контакты», показанной в диалоговом окне «Адресная книга»

1	Если список папок на экране не показан, нажмите кнопку Список папок  [image].

2	Щелкните папку «Контакты» для ее удаления из диалогового окна Адресная книга.

3	Укажите в меню Файл на команду Папка, щелкните Свойства и перейдите на вкладку Адресная книга Outlook.

Покажи как

4	Сбросьте флажок Показать эту папку как адресную книгу.


Задание адресной книги, показываемой по умолчанию

1	Нажмите кнопку Входящие  [image].

2	Выберите в меню Сервис команду Службы, затем перейдите на вкладку Адреса.

3	В списке Отображать первым список адресов выберите адресную книгу. Она отобразится вначале.

Для отображения вначале папки «Контакты» выберите имя этой папки, а не Адресную книгу Outlook.

4	Выйдите из Outlook и снова запустите.


Изменение порядка адресных книг при проверке имен

1	Нажмите кнопку Входящие [image].

2	Выберите в меню Сервис команду Службы, затем перейдите на вкладку Адреса.

3	Для перемещения адресной книги на новую позицию щелкните ее в списке При отправке почты.

4	Переместите адресную книгу, используя кнопки со стрелками вверх и вниз рядом со списком При отправке почты. Адресные книги, включенные в этот список, проверяются в порядке следования.

5	Нажмите кнопку OK.

6	Выйдите из Outlook и снова запустите.


Включение адресной книги в процедуру проверки имен

1	Нажмите кнопку Входящие [image].

2	Выберите в меню Сервис команду Службы, затем перейдите на вкладку Адреса.

3	Нажмите кнопку Добавить.

4	Для добавления адресной книги щелкните ее в списке Списки адресов.

Для добавления папки «Контакты» выбрите имя этой папки, а не адресную книгу Outlook.

5	Нажмите кнопку Добавить, затем дважды кнопку OK.

6	Выйдите из Outlook и снова запустите.


Исключение адресной книги из процедуры проверки имен

1	Нажмите кнопку Входящие [image].

2	Выберите в меню Сервис команду Службы, затем перейдите на вкладку Адреса.

3	Для удаления адресной книги щелкните ее в списке При отправке почты.

4	Нажмите кнопку Удалить.

5	Выйдите из Outlook и снова запустите.


Разрешение или запрет на разделение адресов электронной почты запятыми

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Отправка.

2	Установите или сбросьте флажок Разрешать запятую как разделитель адресов.

Замечание   В качестве разделителя адресов электронной почты используйте точку с запятой.


Устранение неполадок, связанных с адресной книгой

Описание неполадки

Невозможно найти контакт в адресной книге

Как включить в адресную книгу новое имя, чтобы оно появилось в списке контактов

Появилось подчеркивание красной волнистой и зеленой чертой

При попытке выбрать папку контактов в диалоговом окне «Адресная книга» происходит ошибка


Как включить в адресную книгу новое имя, чтобы оно появилось в списке контактов

Любое имя, добавленное в диалоговом окне Адресная книга, включается в личную адресную книгу. Обновление личной адресной книги не отражается в содержимом папки «Контакты». Добавьте контакт к списку контактов и заполните поле «Эл. почта» или одно из полей номеров факсов. После этого контакт появится в папке «Контакты» и будет стоять под строкой Адресная книга Outlook в списке Источник адресов (диалоговое окно Адресная книга). Для сведений о добавлении контакта нажмите кнопку  [image].


Появилось подчеркивание красной волнистой и зеленой чертой

Перед отправкой сообщения Outlook автоматически проверяет по адресной книге имена, заданные в полях Кому, Копия и СК. Найденное в адресной книге имя подчеркивается. Имя, которому соответствуют несколько имен, подчеркивается красной волнистой чертой. Для просмотра других найденных имен и выбора из них правильного щелкните имя правой кнопкой мыши.

Если найдено несколько имен, соответствующих заданному, и данный адрес использовался ранее, имя, выбранное на тот момент среди найденных, подчеркивается зеленым пунктиром. Это напомнит вам о других вариантах. Для просмотра других найденных имен и выбора среди них правильного щелкните имя правой кнопкой мыши.


Добавление примечаний к элементу

1	Откройте элемент. (любой, кроме заметки).

2	Щелкните в текстовом поле и введите примечание.

Совет   Если добавляемые данные содержатся в каком-либо файле, вставьте содержимое файла в текстовое поле.


Открытие элемента календаря

1	Нажмите кнопку Календарь  [image].

2	Щелкните открываемый элемент,

3	Выберите в меню Файл команду Открыть  [image].

Совет   Если элемент не выбран, его можно открыть двойным щелчком.


Копирование встречи

1	Для копирования встречи установите в календаре курсор слева от нее.

2	Когда курсор примет вид [image], щелкните встречу.

3	Выберите в меню Правка команду Копировать.

4	Щелкните новую дату или время встречи.

5	Выберите в меню Правка команду Вставить.

Совет   Если встреча проводится снова, сделайте ее повторяющейся. Для более подробных сведений нажмите кнопку  [image].


Удаление элемента календаря

1	Щелкните удаляемый элемент.

Для удаления нескольких элементов календаря щелкните их по очереди при нажатой клавише CTRL.

2	Нажмите кнопку Удалить  [image].


Изменение параметров встречи

1	Откройте изменяемую встречу.

Как?

2	На вкладке Встреча измените нужные параметры.

Совет   Перенесите встречу на другую дату в календаре. Можно щелкнуть текст описания и непосредственно изменить тему.


Изменение параметров повторяющейся встречи

1	Для изменения повторяющейся встречи откройте ее.

Как?

2	Чтобы изменить время встречи, шаблон повторения или пределы повторения для всех копий встречи, выберите в меню Встреча команду Повторение, затем установите нужные параметры.

3	Для изменения других параметров для всех копий встречи (например, места или темы) выберите в меню Встреча команду Изменить ряд, затем установите нужные параметры.

Совет   При изменении только одной копии повторяющейся встречи откройте встречу и внесите изменения на вкладке Встреча.


Перенесение встречи

1	Для перенесения встречи установите в календаре курсор слева от нее.

2	Когда курсор примет вид [image], щелкните встречу.

3	Выберите в меню Файл команду Вырезать.

4	Щелкните новую дату или время встречи.

5	Выберите в меню Файл команду Вставить.

Замечание   Если встреча повторяющаяся, переносится только ее выбранная копия. Чтобы перенести все копии встречи, откройте ее, выберите в меню Встреча команду Повторение, затем измените шаблон повторения.

Совет   Для быстрого перенесения встречи перетащите ее в календаре или календарике на новую дату или новое время.


Все о встречах, собраниях и событиях

Встречи – это мероприятия, для которых в календаре вы резервируете время, но на которые не приглашаются лица и ресурсы.

Можно задать выдачу оповещения о встрече. Также можно установить вид календаря для его просмотра другими пользователями. Для этого время, отведенное для встречи, обозначается как занятое, свободное, под вопросом или нет на работе. Можно планировать повторяющиеся встречи. Для выбора встречи щелкните ее. Для открытия встречи дважды щелкните левый маркер перемещения. Встречи можно просматривать по дням, неделям или месяцам.

Выбирая время начала и окончания встречи, воспользуйтесь функцией автодатировки: достаточно ввести текст, например, «следующий вторник» или «полдень», и не набирать дату или время.

Можно запланировать встречу в своем календаре, а также получить от других пользователей права на планирование или изменение встреч в их календарях. Встречи также можно сделать частными.

Собрание – это встреча, на которую приглашаются лица и ресурсы.

С помощью планировщика собраний можно создавать и рассылать приглашения на собрание, а также заказывать ресурсы. При создании собрания определите приглашаемых лиц, а также ресурсы. Выберите время проведения собрания. Ответы на посланное вами приглашение направляются в папку «Входящие». Для отслеживания получения ответов установите переключатель Показать состояние участника на вкладке Планировщик собрания диалогового окна Встреча. Можно расширять круг приглашенных после создания собрания, а также переносить собрание.

Событие – это мероприятие, продолжающееся 24 часа или дольше.

Примеры событий: выставка-ярмарка, Олимпийские игры, отпуск, семинар. События могут быть ежегодными (например, день рождения или годовщина), т.е. происходить раз в году в определенный день, и обычными, т.е. происходить однажды и протекать в течение одного или нескольких дней. Под события, простые и ежегодные, время в календаре не отводится, но они указываются в шапках. Для других пользователей, просматривающих ваш календарь, время встречи, запланированной на целый день, помечается как занятое, а время события – как свободное.


Планирование повторяющейся встречи

1	Нажмите кнопку Календарь  [image].

2	Выберите в меню Календарь команду Создать повторяющуюся встречу.

3	Введите время начала и время окончания встречи.

4	Выберите частоту повторения встречи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно) и установите параметры выбранной частоты.

5	Нажмите кнопку OK.

6	В поле Тема введите описание.

7	В поле Место определите место встречи.

8	Установите прочие параметры по мере необходимости.

9	Нажмите кнопку Сохранить и закрыть  [image].


Планирование встречи

1	Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Встреча.

2	В поле Тема введите описание.

3	В поле Место определите место встречи.

4	Введите время начала и время окончания встречи.

5	Установите прочие параметры по мере необходимости.

6	Нажмите кнопку Сохранить и закрыть  [image].

Совет   Возможен другой способ создания встречи в календаре. Для этого выделите интервал времени, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите в открывающемся меню команду Создать встречу.


Установка оповещения о встрече

1	Откройте встречу или ряд встреч (для повторяющейся встречи), для которых должны отправляться оповещения.

Как?

2	Установите флажок Оповещение и укажите, за какой интервал времени до встречи отправить оповещение.

3	Чтобы сопроводить оповещение о встрече звуковым сигналом, нажмите кнопку  [image], и выберите звук.


Планирование встречи, собрания или события

Встреча – это мероприятие, для которого в календаре вы резервируете время, но на которые не приглашаются лица и ресурсы. Повторяющаяся встреча происходит регулярно с определенным интервалом.

Собрание – это встреча, на которую приглашаются лица и ресурсы. Повторяющееся собрание происходит регулярно с определенным интервалом.

Событие – это мероприятие, продолжающееся 24 часа или дольше, в течение нескольких дней. Ежегодное событие, такое как день рождения или годовщина, происходит раз в году в определенный день. Под события, простые и ежегодные, время в календаре не отводится, но они указываются в заголовках.

См. также

Планирование встречи

Планирование повторяющейся встречи

Планирование собрания

Планирование повторяющегося собрания

Создание события

Создание ежегодного события


Изменение состояния занятости элемента календаря

1	Откройте элемент календаря, для которого необходимо изменить время занятости.

Как?

2	Выберите в списке Свободен/занят нужное значение.

Замечание   От состояния встречи зависит ее вид при просмотре вашего календаря другими пользователями. По умолчанию время встречи показывается как занятое (заштрихованный интервал). События указываются в заголовке и их время не штрихуется.


Преобразование встречи в повторяющуюся

1	Откройте встречу, чтобы сделать ее повторяющейся.

Как?

2	Выберите в меню Встреча команду Повторение.

3	Выберите частоту повторения встречи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно) и установите параметры выбранной частоты.

4	Нажмите кнопку OK, а затем кнопку Сохранить и закрыть  [image].


Назначение задач

Механизм назначения задач позволяет следить за ходом выполнения работы, порученной другим пользователям, или совместной работы над проектом. Например, руководитель может назначить задачу своему помощнику, сотрудник – своему коллеге по рабочей группе. В операции назначения задачи участвуют по крайней мере двое: один отправляет поручение, а другой отвечает на него.

Отправляя поручение, пользователь перестает быть владельцем задачи. Он хранит обновляемую копию задачи в своем списке задач и получает отчеты о состоянии задачи, но не в праве изменять такие данные, как срок или процент выполнения задачи.

Получив поручение, вы становитесь временным владельцем задачи. Вы можете принять ее, отклонить или переназначить кому-либо другому. Принимая задачу, вы становитесь ее новым, постоянным владельцем – единственным, кто имеет право изменять задачу. Если вы отклоняете задачу, она возвращается отправившему поручение. Назначая задачу кому-нибудь другому, вы можете оставить у себя обновляемую копию в списке задач и получать отчеты о состоянии, но права владения передаются лицу, которому назначена задача.

Обновлять задачу в праве только ее владелец, постоянный или временный. Каждое изменение, внесенное вами в задачу, если вы являетесь ее владельцем, автоматически отражается в ее копиях, принадлежащих предыдущим владельцам задачи. Последним также автоматически посылаются отчеты о состоянии после выполнения вами задачи.

Назначая задачи одновременно нескольким пользователям, вы не в состоянии хранить в своем списке задач обновляемую копию данной задачи. Чтобы назначить работу нескольким пользователям и при этом следить за ходом выполнения работы, разбейте работу на ряд задач и назначьте их по отдельности. Например, для назначения составления отчета трем сотрудникам создайте три задачи с именами «Отчет: составитель 1», «Отчет: составитель 2» и «Отчет: составитель 3».


Назначение задачи другому пользователю

Для назначения задачи пошлите поручение. Получивший поручение может принять задачу, отклонить или переназначить кому-либо другому. Вы в праве оставить обновляемую копию поручения в своем списке задач и получать отчеты о состоянии, но не в праве изменять поручение. Назначать задачу можно несколькими способами:

•	Создайте новое поручение. Копия поручения автоматически добавляется к списку задач.

•	Создайте поручение на основе какой-либо задачи из списка задач. Копия задачи останется в списке задач.

•	Получив поручение, сразу переназначьте задачу кому-нибудь другому, не принимая и не отклоняя ее.

•	Если посланное вами поручение отклонено, переназначьте его другому пользователю или верните себе права владения задачей, восстановив ее в списке задач.

•	Если посланное вами поручение принято, но вы посчитали, что назначили его не тому лицу, создайте неназначенную копию этой задачи и назначьте эту копию кому нужно. Для создания неназначенной копии задачи необходимо в первоначальном отправленном поручении установить флажок Сохранить обновленную копию поручения в списке задач. При создании неназначенной копии содержимое списка Обновить для на вкладке Состояние (диалоговое окно Задача) стирается, и те, кто ранее получал обновления задачи и отчеты о состоянии, в дальнейшем получать их не будут.

Первоначально посланное вами поручение остается в списке задач пользователя, принявшего ее первым. Вы не в праве хранить у себя обновляемую копию этой задачи. Но если вы или кто-нибудь другой, пославший поручение, запросит отчет о ее состоянии, он будет предоставлен после пометки задачи первоначальным владельцем как выполненной.

После назначения задачи Outlook отслеживает владельцев задачи и сроки ее обновления. При обновлении задачи ее владельцем одновременно обновляются все ее копии в списках задач пользователей, имеющих копии. После выполнения задачи Outlook посылает отчет о состоянии пользователям, которым задача была назначена и которые запросили отчет.

Аннулировать еще не отправленное поручение можно нажатием кнопки Отмена  [image].

См. также

Создание нового поручения

Создание поручения на основе существующей задачи

Переназначение поручения

Переназначение отклоненной задачи

Возвращение прав владельца назначенной задачи после ее отклонения

Создание неназначенной копии задачи и ее назначение


Создание нового поручения

1	Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Поручение.

2	В поле Кому введите имя пользователя, которому назначается поручение, или выберите имя из списка, нажав кнопку Кому.

3	В поле Тема введите имя поручения.

4	Выберите срок исполнения и требуемые параметры состояния.

5	Для хранения в своем списке задач обновляемой копии поручения установите флажок Сохранить обновленную копию поручения в списке задач. Чтобы получить отчет о состоянии после выполнения поручения, установите флажок Направить мне отчет после выполнения поручения.

6	Для повторяющейся задачи нажмите кнопку Повторение  [image], установите нужные параметры и нажмите кнопку OK.

Чтобы получить справку о каком-либо параметре, нажмите кнопку с вопросительным знаком [image] , затем щелкните этот параметр.

7	Введите в текстовом поле указания или сведения о поручении.

8	Нажмите кнопку Отправить  [image].


Создание поручения на основе существующей задачи

1	Откройте назначаемую задачу.

Как?

2	Нажмите кнопку Назначить задачу  [image].

3	Введите в поле Кому имя пользователя, кому предназначено поручение или выберите имя из списка, нажав кнопку Кому.

4	Выберите срок исполнения и требуемые параметры состояния.

5	Для повторяющегося поручения нажмите кнопку Повторение, [image], установите нужные параметры и нажмите кнопку OK.

Чтобы получить справку о каком-либо параметре, нажмите кнопку с вопросительным знаком [image] , затем щелкните этот параметр.

6	Чтобы после выполнения поручения получить отчет о его состоянии, установите флажок Направить мне отчет после выполнения поручения.

Если поучение не является повторяющимся, для хранения обновляемой копии в своем списке задач установите флажок Сохранить обновленную копию поручения в списке задач.

7	Введите в текстовом поле указания или сведения о поручении.

8	Нажмите кнопку Отправить [image].

Замечание   Если назначить повторяющуюся задачу, ее копия останется в списке задач, но обновляться она не будет. При установленном флажке Направить мне отчет после выполнения поручения вы получите отчет о состоянии по каждому экземпляру поручения.


Переназначение поручения

1	Откройте сообщение, содержащее поручение.

Как?

2	Нажмите кнопку Назначить задачу  [image].

3	Введите в поле Кому имя пользователя, которому назначается задача.

4	Для хранения в своем списке задач обновляемой копии поручения установите флажок Сохранить обновленную копию поручения в списке задач. Чтобы получить отчет о состоянии задачи после ее выполнения установите флажок Направить мне отчет после выполнения поручения.

5	Нажмите кнопку Отправить  [image].


Переназначение отклоненной задачи

1	В списке задач откройте отклоненную задачу для ее переназначения.

Как?

2	Нажмите кнопку Назначить задачу  [image].

3	Введите в поле Кому имя пользователя, которому назначается задача.

4	Нажмите кнопку Отправить  [image].


Возвращение прав владельца назначенной задачи после ее отклонения

1	Откройте сообщение, содержащее отклоненное поручение.

Как?

2	Выберите в меню Задача команду Вернуться к списку задач.


Создание неназначенной копии задачи и ее назначение

Для выполнения этой процедуры необходимо в первоначальном отправленном поручении установить флажок Сохранить обновленную копию поручения в списке задач.

1	В списке задач откройте свою копию задачи, для которой создается неназначенная копия.

Как?

2	Перейдите на вкладку Состояние.

3	Нажмите кнопку Создать копию без поручения, затем кнопку OK.

4	Нажмите кнопку Назначить задачу  [image].

5	Введите в поле Кому имя пользователя, которому назначается задача.

6	Нажмите кнопку Отправить [image].


Ответ на поручение

Получив поручение, вы становитесь временным владельцем задачи. Вы можете принять ее, отклонить или переназначить кому-либо другому. Принимая задачу, вы становитесь ее новым, постоянным владельцем – единственным, кто имеет право изменять задачу. Если вы отклоняете задачу, она возвращается отправившему поручение. Вы можете объяснить причину отклонения задачи. Назначая задачу кому-либо другому, вы в праве оставить у себя обновляемую копию в списке задач и получать отчеты о состоянии задачи, но права владения передаются пользователю, которому назначена задача.

См. также

Принятие поручения

Отклонение поручения

Переназначение поручения


Принятие поручения

1	Откройте сообщение, содержащее поручение.

Как?

2	Щелкните Принять  [image].

3	Для принятия без комментариев щелкните Послать ответ сейчас.

Чтобы принять задачу и возвратить комментарий, щелкните Отредактировать ответ перед посылкой и введите в текстовом поле свой комментарий. Нажмите кнопку Отправить  [image].


Отклонение поручения

1	Откройте сообщение, содержащее поручение.

Как?

2	Щелкните Отклонить  [image].

3	Для отклонения без комментариев щелкните Послать ответ сейчас.

Чтобы отклонить задачу и возвратить комментарий, щелкните Отредактировать ответ перед посылкой и введите в текстовом поле свой комментарий. Нажмите кнопку Отправить  [image].


Просмотр списка пользователей, хранящих обновляемые копии назначенной задачи

1	Откройте назначенную задачу, для которой необходимо просмотреть список обновлений.

Как?

2	Перейдите на вкладку Состояние.

3	Посмотрите имена в списке Обновить для.


Отправка сведений о задаче другим пользователям

Сведения о задаче посылаются другим пользователям следующими способами:

•	Отправляется отчет о состоянии, составляемый для задачи. Он посылается в составе сообщения электронной почты и содержит сведения: о начале работы над задачей, выполненном объеме, затраченном времени, владельце задачи и т.п. Outlook автоматически адресует отчет о состоянии назначенной задачи всем членам списка обновления.

•	Введите свой комментарий или ответ на назначенную задачу в почтовом сообщении, адресуемом автоматически. Outlook адресует ответ пользователям, хранящим в своих списках задач обновляемую копию задачи, или получает отчеты о состоянии после ее выполнения; или адресует ответ логическому получателю. Например, если вы владелец задачи, ответ адресуется назначившему ее; если вы назначили задачу, ответ адресуется ее владельцу.

•	Отправьте копию задачи в виде вложения в почтовое сообщение. Например, отправьте копию задачи сотрудникам другого отдела для сведений о ходе работы над задачей. Адресаты могут открыть задачу, дважды щелкнув вложение, и скопировать ее в свой список задач.

См. также

Отправка отчета о состоянии задачи

Отправка примечаний к назначенной задаче

Отправка копии задачи другим пользователям

Просмотр списка пользователей, хранящих обновляемые копии назначенной задачи


Отправка отчета о состоянии задачи

1	Откройте задачу, о сотоянии которой отправляется отчет.

Как?

2	Выберите в меню Задача команду Отправить отчет о состоянии дел.

3	Введите имена адресатов в полях Кому, Копия и СК.

Если задача назначена вам, имена членов списка обновления будут внесены в эти поля.

4	Нажмите кнопку Отправить  [image].


Отправка примечаний к назначенной задаче

1	Откройте назначенную задачу, для которой необходимо послать примечания.

Как?

2	Выберите в меню Задача команду Ответить или Ответить всем.

3	Введите в текстовом поле свои примечания.

4	Нажмите кнопку Отправить [image].


Отправка копии задачи другим пользователям

1	Откройте отсылаемую задачу.

Как?

2	Выберите в меню Задача команду Переслать.

3	Введите имена адресатов в полях Кому и Копия.

4	Если нужно, введите сообщение в текстовом поле.

5	Нажмите кнопку Отправить  [image].

Совет   Чтобы отправить копии нескольких задач, перенесите остальные задачи из списка задач в текстовое поле пересылаемого сообщения.


Просмотр задач, назначенных вами другим пользователям

1	Нажмите кнопку Задачи  [image].

2	В списке Текущее представление  [image], выберите Назначение.


Пометка задачи как выполненной

1	Откройте задачу, помечаемую как выполненную.

Как?

2	В поле % выполнения введите 100%.

Совет   Если в списке задач отображено поле Завершение (оно показано в виде галочки в заголовке столбца), задачу можно пометить как выполненную, установив флажок в этом поле. Если в списке задач отображено поле Состояние, можно ввести в него значение Выполнено.


Отклонение задачи после ее принятия

1	Откройте принятую задачу.

Как?

2	Выберите в меню Задача команду Отклонить  [image].

3	Для отклонения без комментариев щелкните Послать ответ сейчас.

Чтобы отклонить и возвратить комментарий, щелкните Отредактировать ответ перед посылкой и введите комментарий в текстовом поле. Нажмите кнопку Отправить  [image].


Ведение дневника

В дневнике записываются связи с некоторыми контактами, важные элементы или документы, а также ведется учет различных действий.

В дневнике можно задать автоматическую запись элементов, отправляемых, получаемых или создаваемых для выбранных контактов. Например, задать автоматическую запись в дневнике всех сообщений электронной почты для заданных контактов.

Можно задать автоматическую запись документов Office, создаваемых во всех приложениях Office, например, документов Microsoft Word или баз данных Microsoft Access.

Можно вручную записывать в дневнике существующие конкретные элементы и документы, а также элементы и документы, не поддающиеся автоматической записи. Например, задачи и встречи не записываются автоматически (в отличие от приглашений на собрания, поручений и ответов на приглашения и поручения). Чтобы зарегистрировать задачу или встречу, впишите их в дневник вручную. Элементы или документы, регистрируемые автоматически, записываются и вручную.

В дневник можно также записать любое мероприятие, в том числе не являющееся элементом Outlook. Это производится вручную. Например, можно записать беседу в коридоре или письмо, посланное партнеру.

Можно задать автоматический набор номера и автоматическое занесение в дневник записи о звонке. Для более подробных сведений нажмите кнопку  [image].

См. также

Автоматическая запись в дневник элементов для некоторых контактов

Автоматическая запись в дневник документов

Запись элемента в дневник вручную

Запись документа в дневник вручную

Запись какого-либо мероприятия в дневник вручную


Автоматическая запись в дневник элементов для некоторых контактов

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Дневник.

Покажи как

2	В списке Автозапись элементов установите флажки для элементов, автоматически записываемых в дневник.

3	В списке Для следующих контактов установите флажки рядом с именами контактов, для которых необходимо автоматически записывать выбранные элементы.

Все выбранные элементы будут автоматически записываться для всех заданных контактов.

Совет   Создавая новый контакт, задайте для него автоматическую запись элементов в дневнике, установив флажок Автозапись в дневник для этого контакта на вкладке Дневник элемента папки «Контакты».


Автоматическая запись в дневник документов

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Дневник.

Покажи как

2	В списке Записывать также файлы из установите флажки рядом с названиями приложений, файлы которых необходимо автоматически записать в дневнике.


Запись элементов в дневник вручную

1	Откройте записываемый элемент.

2	Выберите в меню Сервис команду Занести в дневник.

3	Установите параметры для записи в дневник.


Запись документа в дневник вручную

1	Найдите нужный документ в Outlook, в проводнике Windows или на основном экране.

2	Перенесите документ на кнопку Дневник  [image].

3	Установите параметры для записи в дневник.


Запись какого-либо мероприятия в дневник вручную

1	Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Запись в дневнике.

2	Введите описание в поле Тема.

3	В списке Тип выберите тип записи для занесения в дневник.

4	Установите остальные параметры в требуемом порядке.

5	Нажмите кнопку Сохранить и закрыть  [image].

Совет   Чтобы вручную записать какое-либо действие для контакта, откройте контакт и нажмите кнопку Добавить на вкладке Дневник.


Удаление записи из дневника

1	Выберите в дневнике удаляемую запись.

Как?

2	Выберите в меню Правка команду Удалить.

Замечание   Удаление записи из дневника не означает удаления элемента, документа или контактов, на которые указывает запись. Также при удалении элемента или документа, записанного в дневнике, запись в дневнике для этого элемента или документа не удаляется.

Совет   Для быстрого удаления записи из дневника щелкните ее правой кнопкой мыши, затем выберите в открывающемся меню команду Удалить.


Изменение записи в дневнике

1	Откройте в дневнике изменяемую запись.

Как?

2	Выберите установки, которые необходимо изменить.


Объекты, которые можно автоматически записывать в дневник

Элементы, допускающие автоматическую запись в дневник

Сообщение электронной почты

Приглашение на собрание

Ответ на приглашение

Поручение

Ответ на поручение

Приложения, документы которых допускают автоматическую запись в дневник *

Microsoft Access

Microsoft Excel

Microsoft Office Binder

Microsoft PowerPoint

Microsoft Word

Другие приложения, входящие в программу Microsoft Office

* Для записи документов в дневник установите соответствующее приложение.


Перемещение записи в дневнике

1	Откройте перемещаемую запись в дневнике.

Как?

2	Введите новую дату и время начала.

Замечание   При перемещении записи дневника время начала описываемого элемента, документа или контакта не изменяется.


Открытие записи в дневнике

1	Нажмите кнопку Дневник  [image].

2	Щелкните правой кнопкой мыши открываемую запись в дневнике,  затем выберите в открывающемся меню команду Открыть.

Совет   Для открывания записей в дневнике двойным щелчком мыши установите переключатель Открыть запись в дневнике на вкладке Дневник диалогового окна Параметры (меню Сервис).


Отключение автоматической записи контакта в дневник

Покажи как

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Дневник.

2	В списке Для следующих контактов сбросьте флажок у имени контакта, для которого необходимо отключить автоматическую запись.


Устранение неполадок, связанных с дневником

Описание неполадок

Как открыть элемент или документ, указываемый записью в дневнике, двойным щелчком по записи

Контакт, для которого необходимо автоматически записывать элементы в дневник, не показан на вкладке «Дневник» диалогового окна «Параметры»


Как открыть элемент или документ, указываемый записью в дневнике, двойным щелчком по записи

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Дневник.

2	Установите переключатель Открыть элемент, на который ссылается запись в дневнике.


Контакт, для которого необходимо автоматически записывать элементы в дневник, не показан на вкладке «Дневник» диалогового окна
Контакт, для которого необходимо автоматически записывать элементы в дневник, не показан на вкладке «Дневник» диалогового окна «Параметры»

Возможно, контакт находится в папке, отличной от папки Контакты  [image], или в подпапке последней. Автоматически записываются в дневник только элементы контактов, размещенных в главной папке «Контакты». Переместите или скопируйте туда свой контакт, чтобы он появился на вкладке Дневник диалогового окна Параметры (меню Сервис), или запишите контакт в дневнике вручную: откройте контакт, перейдите на вкладку Дневник и нажмите кнопку Создать запись.


Создание задачи

Задача – это мероприятие или поручение личного или служебного характера, выполнение которого вы контролируете. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с регулярными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей является отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.

Повторяющиеся задачи по одной добавляются к списку задач. После выполнения одной копии такой задачи в списке появляется следующая копия.

См. также

Создание разовой задачи

Создание задачи, повторяющейся с регулярными интервалами

Создание задачи, повторяющейся в зависимости от даты выполнения


Создание разовой задачи

1	Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Задача.

2	В поле Тема введите имя задачи.

3	Выберите нужные установки.

4	Нажмите кнопку Сохранить и закрыть  [image].

Совет   Для быстрого добавления задачи к списку задач щелкните Щелкните здесь, добавить элемент (задача), затем наберите имя задачи и нажмите клавишу ENTER.


Создание задачи, повторяющейся с регулярными интервалами

1	Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Задача.

2	В поле Тема введите имя задачи.

3	Выберите нужные установки.

4	Нажмите кнопку Повторение  [image].

5	Выберите частоту повторения задачи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно) и установите соответствующие параметры.

Для повторения задачи с регулярными интервалами не устанавливайте переключатель Ставить новую задачу на.

6	Если задача должна начинаться и заканчиваться в конкретное время, введите дату начала и дату окончания.

7	Нажмите кнопку OK, а затем кнопку Сохранить и закрыть  [image].


Создание задачи, повторяющейся в зависимости от даты выполнения

1	Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Задача.

2	В поле Тема введите имя задачи.

3	Выберите нужные установки.

4	Нажмите кнопку Повторение [image].

5	Выберите частоту повторения задачи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно).

6	Установите переключатель Ставить новую задачу на, затем введите в поле значение частоты повторения.

7	Если задача должна начинаться и заканчиваться в конкретное время, введите дату начала и дату окончания.

8	Нажмите кнопку OK, а затем кнопку Сохранить и закрыть  [image].


Копирование задачи

1	В списке задач выберите копируемые задачи.

Как?

2	Выберите в меню Правка команду Копировать.

3	Выберите в меню Правка команду Вставить.

4	Если нужно, откройте задачу и измените ее параметры.

Совет   Для быстрого копирования задачи щелкните ее и перенесите на другую позицию в списке задач при нажатой клавише CTRL.


Удаление задачи

1	В списке задач выберите удаляемые задачи.

Как?

2	Нажмите кнопку Удалить  [image].

Замечание   При удалении задачи, назначенной другому пользователю, она выводится только из вашего списка задач. В списке задач пользователя, принявшего задачу, она остается. Отчеты о состоянии, получаемые вами ранее, в дальнейшем приходить не будут.


Восстановление удаленного элемента

1	На панели Outlook щелкните Outlook.

2	Нажмите кнопку Удаленные  [image].

3	Выберите восстанавливаемые элементы.

Как?

4	Щелкните выделенную группу правой кнопкой мыши, затем выберите в открывающемся меню команду Переместить в папку.

5	В списке Переместить выбранные элементы в папку щелкните папку, куда необходимо поместить элементы.

Замечания

•	Для быстрого восстановления удаленного элемента перенесите его из папки Удаленные в другую папку.

•	Восстанавливая удаленную задачу, назначенную вами другому человеку, вы не будете получать отчеты о состоянии задачи, которые получали ранее.


Перемещение по календарику с помощью мыши

Календарик – это маленький календарь, расположенный в окне папки «Календарь» рядом с панелью задач. С помощью календарика можно быстро менять и просматривать даты.

Чтобы	Выполните
Перейти в определенную неделю	Щелкните слева от нужной недели или щелкните номер недели.
Перейти в предыдущий месяц	Щелкните в календарике стрелку влево.
Перейти в следующий месяц	Щелкните в календарике стрелку вправо.
Показать текущий месяц, последние три месяца или следующие три месяца	Щелкните название месяца или год. Перетащите курсор вверх или вниз для выделения другого месяца.


Клавиши для перемещения по календарику

Календарик – это маленький календарь, расположенный в окне папки «Календарь» рядом с панелью задач. С помощью календарика можно быстро менять и просматривать даты.

Чтобы	Нажмите
Перейти к первому дню текущей недели	ALT+HOME
Перейти к последнему дню текущей недели	ALT+END
Перейти к тому же дню предыдущей недели	ALT+СТРЕЛКА ВВЕРХ
Перейти к тому же дню следующей недели	ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ
Перейти к первому дню месяца	ALT+PAGE UP
Перейти к последнему дню месяца	ALT+PAGE DOWN
Исключить один день из выделенного фрагмента	ALT+СТРЕЛКА ВЛЕВО
Расширить выделенный фрагмент на один день	ALT+СТРЕЛКА ВПРАВО


Перемещение в представлении день/неделя/месяц с помощью мыши

Чтобы	Выполните
Открыть встречу	Дважды щелкните маркер перемещения встречи.
Изменить дату начала или окончания встречи	Выделите встречу и перенесите ее верхнюю или нижнюю границу (при просмотре по дням).
Перенести встречу	Перенесите левую границу встречи (при просмотре по дням).
Скопировать встречу в другой день на то же время	Нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, перетащите встречу в календарик.
Перенести встречу на другой день на то же время	Перенесите встречу в календарик.
Создать событие	Дважды щелкните вверху дня.


Клавиши для перемещения в представлении день/неделя/месяц

Общие

Чтобы	Нажмите
Просмотреть 1 день	ALT+1
Просмотреть от 2 до 9 дней	ALT+клавиша с числом дней
Просмотреть 10 дней	ALT+0 (НУЛЬ)
Переключиться на недели	ALT+ДЕФИС
Переключиться на месяцы	ALT+ЗНАК РАВНО, ALT+SHIFT+ЗНАК РАВНО
Переключаться между календарем, панелью задач и списком папок	CTRL+TAB или F6
Выделить предыдущую встречу	SHIFT+TAB
Выделить следующую встречу	TAB
Перейти к предыдущему дню	СТРЕЛКА ВЛЕВО
Перейти к следующему дню	СТРЕЛКА ВПРАВО
Перенести выделенный элемент на предыдущий день при отображении нескольких дней	ALT+СТРЕЛКА ВЛЕВО
Перенести выделенный элемент на следующий день при отображении нескольких дней	ALT+СТРЕЛКА ВПРАВО
Перейти к тому же дню предыдущей недели	ALT+СТРЕЛКА ВВЕРХ
Перейти к тому же дню следующей недели	ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ
Перенести выделенный элемент на тот же день предыдущей недели	ALT+СТРЕЛКА ВВЕРХ
Перенести выделенный элемент на тот же день следующей недели	ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ
Переходить от одного элемента к другому	TAB
День

Чтобы	Нажмите
Выделить время начала рабочего дня	HOME
Выделить время окончания рабочего дня	END
Выделить предыдущий интервал времени	СТРЕЛКА ВВЕРХ
Выделить следующий интервал времени	СТРЕЛКА ВНИЗ
Выделить интервал времени вверху экрана	PAGE UP
Выделить интервал времени внизу экрана	PAGE DOWN
Расширить или уменьшить выделенный интервал времени	SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ
Перенести встречу	ALT+СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ, указав курсором на встречу
Изменить время начала или окончания встречи	ALT+SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ, указав курсором на встречу
Неделя или месяц

Чтобы	Нажмите
Перейти к первому дню недели	HOME
Перейти к последнему дню недели	END
Перейти к тому же дню предыдущей недели (или 5 неделями раньше при просмотре по месяцам)	PAGE UP или СТРЕЛКА ВВЕРХ
Перейти к тому же дню следующей недели (или 5 неделями позже при просмотре по месяцам)	PAGE DOWN или СТРЕЛКА ВНИЗ
Изменить длительность выделенного интервала времени	SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО, ВПРАВО, ВВЕРХ или ВНИЗ; либо SHIFT+HOME или END
Переместить встречу вверх, вниз, влево или вправо	ALT+СТРЕЛКА ВВЕРХ, ВНИЗ, ВЛЕВО или ВПРАВО


Перемещение по интерфейсу Outlook

Для перемещения по интерфейсу Outlook можно использовать мышь или клавиши быстрого доступа. В некоторых представлениях Outlook используются специальные комбинации клавиш или функции мыши, действующие только в данном представлении. Существуют комбинации клавиш и функции мыши, действующие во всех представлениях.

См. также

Перемещение с помощью мыши

Клавиши быстрого доступа


Перемещение с помощью мыши

Для перемещения по интерфейсу Outlook можно использовать мышь или новое устройство указания позиции Microsoft IntelliMouse.

Устройство IntelliMouse расширяет функциональные возможности мыши. На нем установлено колесико с кнопкой, благодаря которым передвижение упрощается. В Outlook при помощи IntelliMouse можно прокручивать панель Outlook и область предварительного просмотра, быстро изменять размер и количество карточек в представлении карточками, разворачивать и сворачивать группы в таблице и на временной шкале, раскрывать подпапки в списке папок, быстро переходить в другое представление.

Чтобы напечатать группу взаимосвязанных разделов справки, щелкните нужную книгу на вкладке Содержание окна справки и нажмите кнопку Печать.

См. также

Перемещение в представлении день/неделя/месяц с помощью мыши

Перемещение по временной шкале с помощью мыши

Перемещение по календарику с помощью мыши

Устройство указания позиции IntelliMouse


Клавиши быстрого доступа

Чтобы распечатать все разделы справки о клавишах быстрого доступа, щелкните книгу Дополнительные сведениия на вкладке Содержание окна справки, щелкните книгу Комбинации клавиш, затем нажмите кнопку Печать.

Клавиши быстрого доступа, описываемые в системе справки и используемые в меню и диалоговых окнах Outlook, относятся к американской клавиатуре. Например, для введения знака < на этой клавиатуре нужно держать нажатой клавишу SHIFT. Поэтому в справке указывается, что для выделения предыдущего элемента необходимо нажать клавиши CTRL+SHIFT+<. На клавиатурах другого типа символы могут располагаться иначе ѕ например, в нижнем регистре, поэтому в нашем примере достаточно нажать CTRL+<. Существуют клавиатуры с дополнительной клавишей ALTGR; в этом случае нажимают CTRL+ALTGR+<.

См. также

Клавиши для перемещения между элементами, их форматирования, создания и изменения

Клавиши для перемещения по карточке

Клавиши для перемещения в представлении день/неделя/месяц

Клавиши для перемещения по таблице

Клавиши для перемещения по временной шкале

Клавиши для перемещения в окне помощника Office

Клавиши для перемещения по календарику

Клавиши для перемещения по панелям инструментов


Специальные возможности для людей с ограниченной трудоспособностью

В Microsoft Outlook предусмотрен ряд возможностей, облегчающих условия работы в Outlook лицам с дефектами зрения и с нарушениями координации движения рук. К числу таких возможностей относятся следующие.

•	Увеличение размера шрифта в таблице.

•	Увеличение размера текста в текстовом поле элемента.

•	Просмотр и печать списков всех клавиш быстрого доступа.

•	Прокручивание изображения, переход на крупный план и изменение типа представления с помощью мыши (если установлено устройство указания позиции Microsoft IntelliMouse).

Более подробные сведения о сервисе Microsoft, предназначенном для людей с ограниченной трудоспособностью, содержатся в приложении к книге «Как работать с Microsoft Office», включаемой в комплект каждого из приложений Office 97. Например, там описывается, как люди с дефектами слуха могут связаться со службой Microsoft Sales и с информационным центром сети Microsoft Support Network; как люди с дефектами зрения могут получать документацию Microsoft в компании Recording for the Blind, Inc. В этом приложении также описаны аппаратные и программные продукты независимых фирм, облегчающих работу на персональных компьютерах людям с ограниченной трудоспособностью; имеется список организаций, в которых можно получить дополнительные сведения.

В Windows 95 можно установить или изменить специальные возможности. Например, средство Windows MouseKeys позволяет имитировать на цифровой клавиатуре функции мыши: щелчок, двойной щелчок и перетаскивание. Для получения более подробных сведений о специальных возможностях в Windows 95 выберите в меню Пуск команду Справка, затем наберите возможности.

Если у вас есть доступ к службе Web, вы можете дополнительно узнать о специальных возможностях, имеющихся в составе операционных систем Microsoft Windows 95, Windows 3.1, Windows NT Workstation и MS-DOS, а также в составе Microsoft Internet Explorer. Для этого воспользуйтесь страницей Microsoft accessibility support (поддержка специальных возможностей в продуктах Microsoft).

См. также

Изменение шрифтов и форматов представления

Изменение размера текста

Просмотр и распечатка списков клавиш быстрого доступа

Использование устройства Microsoft IntelliMouse для прокручивания, увеличения и изменения типа представления


Перемещение по временной шкале с помощью мыши

Чтобы	Выполните
Перейти вперед на единицу времени, отложенную на временной шкале	Щелкните стрелку вправо на горизонтальной полосе прокрутки.
Перейти назад на единицу времени, отложенную на временной шкале	Щелкните стрелку влево на горизонтальной полосе прокрутки.
Перейти вперед примерно на один экран	Щелкните справа от бегунка на горизонтальной полосе прокрутки.
Перейти назад примерно на один экран	Щелкните слева от бегунка на горизонтальной полосе прокрутки.
Быстро просмотреть элементы на временной шкале	Перенесите бегунок влево или вправо по горизонтальной полосе прокрутки.
Перейти к произвольному дню на временной шкале	Щелкните стрелку вниз рядом с месяцем и годом на верхней временной шкале, затем щелкните нужный день в календарике.


Выделение нескольких элементов

•	Для выделения соседних элементов щелкните первый из них, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните последний элемент.

•	Для выделения элементов, расположенных вразброс, щелкните первый элемент, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкните поочередно остальные элементы.

•	Для выделения всех элементов выберите в меню Правка команду Выделить все.

Замечания

•	Команда Выделить все доступна только в представлениях таблицей, карточками и значками.

•	Для выделения элементов на карточке щелкните для каждого из них заголовок карточки. Если элемент не показан на экране, щелкните соответствующую букву или цифру справа от окна. Например, для просмотра сведений о контакте по фамилии Сидоров нажмите кнопку с.


Клавиши для перемещения по таблице

Чтобы	Нажмите
Перейти к элементу, находящемуся ниже	СТРЕЛКА ВНИЗ
Перейти к элементу, находящемуся выше	СТРЕЛКА ВВЕРХ
Перейти к первому элементу	HOME
Перейти к последнему элементу	END
Перейти к элементу внизу экрана, затем показать следующую страницу элементов	PAGE DOWN
Перейти к элементу вверху экрана	PAGE UP
Расширить или уменьшить выделенный фрагмент на один элемент	SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ или SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ
Открыть элемент	ENTER
Перейти к следующему или предыдущему элементу, не расширяя выделенного фрагмента	CTRL+СТРЕЛКА ВВЕРХ или CTRL+СТРЕЛКА ВНИЗ
Выделить активный элемент или снять с него выделение	CTRL+ПРОБЕЛ
Выделить все элементы в папке	CTRL+A
Переместить все элементы выделенного фрагмента в начало или в конец списка	CTRL+HOME или CTRL+END
Если в таблице выделена группа

Чтобы	Нажмите
Развернуть группу	ENTER или СТРЕЛКА ВПРАВО
Свернуть группу	ENTER или СТРЕЛКА ВЛЕВО
Выделить предыдущую группу	СТРЕЛКА ВВЕРХ
Выделить следующую группу	СТРЕЛКА ВНИЗ
Выделить первую группу на временной шкале	HOME
Выделить последнюю группу на временной шкале	END
Выделить первый отображенный элемент развернутой группы или первый элемент вне экрана справа	СТРЕЛКА ВПРАВО


Клавиши для перемещения по карточке

Клавиши выделения карточек

Следующие клавиши действуют при условии выделенной карточки. Для выделения карточки щелкните ее заголовок.

Чтобы	Нажмите
Выделить предыдущую карточку	СТРЕЛКА ВВЕРХ
Выделить следующую карточку	СТРЕЛКА ВНИЗ
Выделить первую карточку в списке	HOME
Выделить последнюю карточку в списке	END
Выделить первую карточку на первой странице	PAGE UP
Выделить первую карточку на последней странице	PAGE DOWN
Выделить ближайшую карточку в следующем столбце	СТРЕЛКА ВПРАВО
Выделить ближайшую карточку в предыдущем столбце	СТРЕЛКА ВЛЕВО
Выделить активную карточку или снять с нее выделение	CTRL+ПРОБЕЛ
Выделить конкретную карточку в списке	Наберите одну или несколько букв имени, под которым хранится карточка, или имени поля сортировки
Включить в выделенный фрагмент предыдущую карточку и снять выделение с карточек, находящихся после исходной точки	SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ
Включить в выделенный фрагмент следующую карточку и снять выделение с карточек, находящихся перед исходной точкой	SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ
Включить в выделенный фрагмент предыдущую карточку, независимо от исходной точки	CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ
Включить в выделенный фрагмент следующую карточку, независимо от исходной точки	CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ
Выделить все до первой карточки в списке	SHIFT+HOME
Выделить все до последней карточки в списке	SHIFT+END
Выделить все до первой карточки на предыдущей странице	SHIFT+PAGE UP
Выделить все до последней карточки на последней странице	SHIFT+PAGE DOWN
Клавиши для перемещения между карточками

Следующие клавиши действуют при условии выделенной карточки. Для выделения карточки щелкните ее заголовок.

Чтобы, не меняя выделенный фрагмент, перейти	Нажмите
К следующей карточке	CTRL+СТРЕЛКА ВНИЗ
К предыдущей карточке	CTRL+СТРЕЛКА ВВЕРХ
К первой карточке в списке	CTRL+HOME
К последней карточке в списке	CTRL+END
К первой карточке на предыдущей странице	CTRL+PAGE UP
К первой карточке на следующей странице	CTRL+PAGE DOWN
К ближайшей карточке в предыдущем столбце	CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО
К ближайшей карточке в следующем столбце	CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО
К конкретной карточке в списке	Наберите одну или несколько букв имени, под которым хранится карточка, или имени поля сортировки
В поле активной карточки	F2
Клавиши для перемещения между полями карточки

Следующие клавиши действуют при условии выделенного поля в какой-либо карточке. Для выделения поля в выделенной карточке щелкните это поле или нажмите клавишу F2.

Чтобы	Нажмите
Выделить поле	TAB
Перейти в следующее поле или из последнего поля в первое поле следующей карточки	TAB
Перейти в предыдущее поле или из первого поля в последнее поле предыдущей карточки	SHIFT+TAB
Перейти в следующее поле или начать новую строку многострочного поля	ENTER
Перейти в предыдущее поле, не выходя из активной карточки	SHIFT+ENTER
Показать курсор в активном поле и начать правку текста	F2 или щелкните поле
Клавиши для перемещения внутри поля

Следующие клавиши действуют при условии выделенного поля в какой-либо карточке. Для выделения поля в выделенной карточке щелкните это поле или нажмите клавишу F2.

Чтобы	Нажмите
Добавить строку в многострочное поле	ENTER
Перейти в начало строки	HOME
Перейти в конец строки	END
Перейти в начало многострочного поля	PAGE UP
Перейти в конец многострочного поля	PAGE DOWN
Перейти в предыдущую строку многострочного поля	СТРЕЛКА ВВЕРХ
Перейти в следующую строку многострочного поля	СТРЕЛКА ВНИЗ
Перейти к предыдущему символу в поле	СТРЕЛКА ВЛЕВО
Перейти к следующему символу в поле	СТРЕЛКА ВПРАВО


Клавиши для перемещения между элементами, их форматирования, создания и изменения

Общие функции

Чтобы	Нажмите
Отменить текущую операцию	ESC
Показать подсказку для активного элемента	SHIFT+F1
Развернуть или свернуть группу (когда группа выделена)	ЗНАК ПЛЮС или ЗНАК МИНУС на цифровой клавиатуре
Выделить	ENTER
Включить правку в поле (за исключением представления значками)	F2
Перейти от одного элемента к другому	СТРЕЛКА ВВЕРХ, ВНИЗ, ВЛЕВО, ВПРАВО
Перейти на следующую вкладку элемента	CTRL+TAB или CTRL+PAGE DOWN
Перейти на предыдущую вкладку элемента	CTRL+SHIFT+TAB или CTRL+PAGE UP
Показать адресную книгу	CTRL+SHIFT+B
Набрать номер	CTRL+SHIFT+D
Найти	CTRL+SHIFT+F
Перейти к следующему элементу (когда элемент открыт)	CTRL+SHIFT+>
Перейти к предыдущему элементу (когда элемент открыт)	CTRL+SHIFT+<
Пометить как прочитанное	CTRL+Q
Ответить на сообщение почты	CTRL+R
Ответить всем на сообщение почты	CTRL+SHIFT+R
Переключить регистр символов (при условии выделенного текста)	SHIFT+F3
Перейти из списка папок вправо в окно просмотра информации или обратно	F6
Включить в элементы данные из Web

Чтобы	Нажмите
Изменить URL в тексте заметки	CTRL+левая кнопка мыши
Задать программу просмотра Web	SHIFT+левая кнопка мыши
Вставить гиперссылку	CTRL+K (только для WordMail)
Форматирование

Чтобы	Нажмите
Выделить полужирным шрифтом	CTRL+B
Добавить маркеры списка	CTRL+SHIFT+L
Выровнять по центру	CTRL+E
Выделить курсивом	CTRL+I
Увеличить отступ	CTRL+T
Уменьшить отступ	CTRL+SHIFT+T
Выровнять влево	CTRL+L
Подчеркнуть	CRTL+U
Увеличить размер шрифта	CTRL+]
Уменьшить размер шрифта	CTRL+[
Отменить форматирование	CTRL+SHIFT+Z или CTRL+ПРОБЕЛ
Создание элемента или файла

Чтобы создать	Нажмите
Встречу	CTRL+SHIFT+A
Контакт	CTRL+SHIFT+C
Папку	CTRL+SHIFT+E
Запись в дневник	CTRL+SHIFT+J
Сообщение	CTRL+SHIFT+M
Приглашение на собрание	CTRL+SHIFT+Q
Заметку	CTRL+SHIFT+N
Записку в папку	CTRL+SHIFT+P
Задачу	CTRL+SHIFT+K
Поручение	CTRL+SHIFT+U
Команды меню

Любую команду меню можно выбрать с помощью клавиатуры. Нажмите ALT+клавишу с буквой, подчеркнутой в имени меню, затем нажмите клавишу с буквой, подчеркнутой в имени нужной команды.

Чтобы	Нажмите
Перейти к меню	ALT+клавиша с буквой, подчеркнутой в имени меню
Сохранить	CTRL+S или SHIFT+F12
Сохранить и закрыть; Отправить	ALT+S
Сохранить как	F12
Перейти в папку	CTRL+Y
Напечатать	CTRL+P
Создать	CTRL+N
Вырезать	CTRL+X или SHIFT+DELETE
Скопировать	CTRL+C или CTRL+INSERT
Скопировать элемент	CTRL+SHIFT+Y
Вставить	CTRL+V или SHIFT+INSERT
Переместить элемент	CTRL+SHIFT+V
Проверить имена	CTRL+K (за исключением WordMail) ALT+K (только для WordMail)
Отменить	CTRL+Z или ALT+ПРОБЕЛ
Удалить	CTRL+D
Выделить все	CTRL+A или CTRL+5 (цифровая клавиатура)
Показать оперативное меню	SHIFT+F10
Показать управляющее меню приложения	ПРОБЕЛ (когда строка меню активна)
Показать меню значков приложения (в строке заголовка приложения)	ALT+ПРОБЕЛ
Выбрать в меню или подменю следующую или предыдущую команду	СТРЕЛКА ВНИЗ или СТРЕЛКА ВВЕРХ (когда показано меню или подменю)
Выбрать меню, находящееся левее или правее; или, при открытом подменю, перейти из него в главное меню или обратно	СТРЕЛКА ВЛЕВО или СТРЕЛКА ВПРАВО
Выбрать в меню или подменю первую или последнюю команду	HOME или END
Сделать активной строку меню	F10
Перейти из одной панели инструментов в другую	SHIFT+CTRL+TAB
Найти; Найти элементы	F3, CTRL+SHIFT+F
Найти текст	F4
Найти следующее вхождение	SHIFT+F4
Обновить	F5
Проверить орфографию	F7
Форматировать меню	ALT+O
Закончить предварительный просмотр печати Принять (в элементе)	ALT+C
Отклонить	ALT+D
Показать меню папки Задачи	ALT+K (в папке Задачи)
Переслать	CTRL+F
Проверить наличие новой почты	CTRL+M, F5
Поместить в папку	ALT+P
Отправить/поместить в папку/пригласить всех	CTRL+ENTER (за исключением WordMail)
Одновременно закрыть открытые меню и подменю	ALT
Закрыть открытое меню; или, при открытом подменю, закрыть только подменю	ESC
Перемещение в диалоговом окне

Чтобы	Нажмите
Перейти на следующую вкладку в диалоговом окне	CTRL+TAB или CTRL+PAGE DOWN
Перейти на предыдущую вкладку в диалоговом окне	CTRL+SHIFT+TAB или CTRL+PAGE UP
Перейти к следующему элементу окна или группе элементов	TAB
Перейти к следующему элементу окна или группе элементов	SHIFT+TAB
Переходить между значениями в выбранном поле ввода с раскрывающимся списком или между некоторыми элементами окна в группе элементов	Клавиши со стрелками
Выполнить действие, назначенное выбранной кнопке; установить или снять флажок	ПРОБЕЛ
Перейти к элементу списка в поле ввода с раскрывающимся списком	Клавишу с первой буквой имени нужного элемента (при выбранном поле ввода со списком)
Выбрать элемент окна или установить либо сбросить флажок, если в имени элемента или флажка подчеркнута буква	ALT+клавиша с буквой
Открыть поле ввода с раскрывающимся списком	ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ (когда это поле выбрано)
Закрыть поле ввода с раскрывающимся списком	ALT+СТРЕЛКА ВВЕРХ или ESC (когда это поле выбрано)
Выполнить действие, назначенное кнопке	ENTER
Отменить команду и закрыть диалоговое окно	ESC
Перемещение в текстовом поле

Чтобы	Нажмите
Перейти в начало текста	HOME
Перейти в конец текста	END
Перейти на один символ влево или вправо	СТРЕЛКА ВЛЕВО или СТРЕЛКА ВПРАВО
Перейти на одно слово влево или вправо	CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО или CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО
Выделить текст от курсора до начала текста	SHIFT+HOME
Выделить текст от курсора до конца текста	SHIFT+END
Выделить один символ слева или снять с него выделение	SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО
Выделить один символ справа или снять с него выделение	SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО
Выделить одно слово слева или снять с него выделение	CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО
Выделить одно слово справа или снять с него выделение	CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО
Перемещение в окне предварительного просмотра печати

Чтобы	Нажмите
Просмотреть перед печатью	CTRL+F2
Напечатать в режиме предварительного просмотра	ALT+P
Установить параметры страницы в режиме предварительного просмотра	ALT+S, ALT+U
Увеличить	ALT+Z или ALT+1/2/3
Пролистать страницы	СТРЕЛКА ВВЕРХ, СТРЕЛКА ВНИЗ, PAGE UP или PAGE DOWN
Перейти в начало элемента	CTRL+СТРЕЛКА ВВЕРХ или HOME
Перейти в конец элемента	CTRL+СТРЕЛКА ВНИЗ или END
Переход между окнами

Чтобы	Нажмите
Перейти в следующее приложение	ALT+TAB
Перейти в предыдущее приложение	ALT+SHIFT+TAB
Перейти в следующее окно	SHIFT+ALT+ESC
Показать меню Пуск	CTRL+ESC
Завершить активное приложение или остановить систему	CTRL+ALT+DELETE
Перейти в следующее/предыдущее подокно	F6/SHIFT+F6
Перейти в следующее/предыдущее окно Outlook	SHIFT+CTRL+F6
Закрыть выбранное окно Outlook; если это единственное открытое окно, закрыть Outlook	ALT+F4
Скопировать образ активного окна в буфер обмена	ALT+PRTSCR
Скопировать образ экрана в буфер обмена	PRTSCR
Показать строку меню активного окна	ALT+SPACE
Переходить по цепочке подокон активного окна	F6
Выбрать папку в диалоговом окне Сохранить как (меню Файл)	ALT+0, для выбора списка папок; клавиши со стрелками для выбора папки
Нажать кнопку на панели инструментов диалогового окна Сохранить как (меню Файл)	ALT+номер (1 для самой левой кнопки, 2 для следующей и т.д.)
Обновить файлы, показанные в диалоговом окне Сохранить как (меню Файл)	F5
Переход в папку «Входящие» или «Исходящие»

Чтобы	Нажмите
Перейти в папку «Входящие»	CTRL+SHIFT+I
Перейти в папку «Исходящие»	CTRL+SHIFT+O


Клавиши для перемещения по временной шкале

Когда на временной шкале выделен элемент

Чтобы	Нажмите
Выделить предыдущий элемент	СТРЕЛКА ВЛЕВО
Выделить следующий элемент	СТРЕЛКА ВПРАВО
Выделить несколько подряд идущих элементов	SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО или SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО
Выделить несколько элементов вразброс	CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО+ПРОБЕЛ или CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО+ПРОБЕЛ
Открыть выделенные элементы	ENTER
Показать предыдущий экран с элементами	PAGE UP
Показать следующий экран с элементами	PAGE DOWN
Выделить первый элемент на временной шкале (если они не сгруппированы) или первый элемент группы	HOME
Выделить последний элемент на временной шкале (если они не сгруппированы) или последний элемент группы	END
Показать (не выделяя) первый элемент на временной шкале (если элементы не сгруппированы) или первый элемент группы	CTRL+HOME
Показать (не выделяя) последний элемент на временной шкале (если элементы не сгруппированы) или последний элемент группы	CTRL+END
Когда на временной шкале выделена группа

Чтобы	Нажмите
Развернуть группу	ENTER или СТРЕЛКА ВПРАВО
Свернуть группу	ENTER или СТРЕЛКА ВЛЕВО
Выделить предыдущую группу	СТРЕЛКА ВВЕРХ
Выделить следующую группу	СТРЕЛКА ВНИЗ
Выделить первую группу на временной шкале	HOME
Выделить последнюю группу на временной шкале	END
Выделить первый элемент на экране в развернутой группе или первый элемент вне экрана справа	СТРЕЛКА ВПРАВО
Когда на временной шкале при просмотре по дням выделена единица времени

Чтобы	Нажмите
Перейти назад на единицу времени, показанную на временной шкале	СТРЕЛКА ВЛЕВО
Перейти вперед на единицу времени, показанную на временной шкале	СТРЕЛКА ВПРАВО
Выбрать верхнюю временную шкалу (при выбранной нижней)	SHIFT+TAB
Выбрать нижнюю временную шкалу (при выбранной верхней)	TAB
Выделить первый элемент на экране или, если элементы сгруппированы, первую группу на экране (при выбранной нижней временной шкале)	TAB


Клавиши для перемещения в окне помощника Office

Большинство этих действий можно выполнить только при активном помощнике Office.

Чтобы	Нажмите
Сделать активным окно помощника Office	ALT+F6; повторите, пока окно не откроется
Выбрать раздел справки среди показанных помощником Office	ALT+номер (1 для первого показанного раздела, 2 для второго и т.д.)
Показать следующую группу разделов справки	ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ
Показать предыдущие разделы справки	ALT+СТРЕЛКА ВВЕРХ
Закрыть окно помощника Office	ESC
Получить справку у помощника Office	F1
Показать следующую подсказку	ALT+N
Показать предыдущую подсказку	ALT+B
Закрыть подсказки	ESC
Показать окно Помощника Office во время работы мастера или отключить справку в программе мастера	TAB для нажатия кнопки Помощник; ПРОБЕЛ для показа окна помощника или отключения справки в программе мастера


Устройство указания позиции IntelliMouse

Общие функции

Чтобы	Выполните
Обеспечить быстрый панорамный просмотр в горизонтальном или вертикальном направлении	Нажмите кнопку колесика и, удерживая ее, перемещайте курсор влево-вправо или вверх-вниз.
Прокручивать вверх или вниз по три строки	Вращайте колесико вперед или назад.
Развернуть или свернуть папку или элементы группы	Нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, вращайте колесико вперед или назад по папке.
Переключаться между днями, неделями и месяцами в представлении день/неделя/месяц или между крупными значками, мелкими значками и списком значков в представлении значками	Нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, вращайте колесико вперед или назад.
Использование на карточке

Чтобы	Выполните
Прокручивать вправо или влево по одному столбцу карточек	Вращайте колесико вперед или назад.
Изменить ширину и количество показанных карточек	Нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, вращайте колесико назад: карточки увеличатся, а их число уменьшится. Если вращать колесико вперед при нажатой клавише SHIFT, карточки уменьшатся, а их число увеличится.
Использование в представлении значками

Чтобы	Выполните
Прокручивать значки вверх или вниз экранами	Вращайте колесико вперед или назад.
Использование в таблице

Чтобы	Выполните
Переходить в таблице на три элемента вверх или вниз	Вращайте колесико вперед или назад.
Быстро прокрутить элементы вверх или вниз	Нажмите кнопку колесика и, удерживая ее, переместите курсор по элементам вверх или вниз.
Быстро прокрутить поля таблицы влево или вправо	Нажмите кнопку колесика и, удерживая ее, переместите курсор по полям влево или вправо.  Замечание   При этом необходимо отключить автоматическую регулировку размера столбцов. Для более подробных сведений нажмите кнопку  [image].
Использование на временной шкале

Чтобы	Выполните
Прокручивать по строкам вправо или влево	Вращайте колесико вперед или назад.
Изменить показанный промежуток времени	Нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, вращайте колесико вперед (для уменьшения промежутка времени) или назад (для увеличения).
Использование при предварительном просмотре печати

Чтобы	Выполните
Перейти вверх или вниз на странице или в представлении	Вращайте колесико вперед или назад.
Быстро прокручивать страницу или представление вверх или вниз	Нажмите кнопку колесика и, удерживая ее, переместите курсор по элементам вверх или вниз.
Переключать режимы просмотра: в фактических размерах, на одной странице или на нескольких страницах	Нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, вращайте колесико вперед или назад.


Клавиши для перемещения по панелям инструментов

Чтобы на панели инструментов	Нажмите
Сделать активной строку меню	F10
Выбрать следующую или предыдущую панель инструментов	CTRL+TAB или CTRL+SHIFT+TAB
Выбрать на панели инструментов следующее или предыдущее меню или кнопку	TAB или SHIFT+TAB (при условии активной панели инструментов)
Открыть меню	ENTER (при выбранном меню на панели инструментов)
Выполнить действие, назначенное кнопке	ENTER (если нажимается кнопка)
Ввести текст в текстовое поле	ENTER (когда текстовое поле выбрано)
Выбрать значение в поле ввода с раскрывающимся списком или команду в раскрывающемся меню	Клавиши со стрелками для прохода по списку или меню; ENTER для выбора нужного элемента списка или меню значения (при выбранном поле ввода с раскрывающимся списком)


Загрузка, установка или удаление дополнительного приложения

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Общие.

2	Нажмите кнопку Приложения.

3	Чтобы загрузить какое-либо приложение, установите флажок рядом с его именем.

Для исключения приложения из системы сбросьте флажок рядом с его именем.

Если нужного приложения нет в списке, установите его.

4	Чтобы установить приложение, нажмите кнопку Установить. Выберите в списке нужное приложение (файл .ecf) и нажмите кнопку Открыть.

Для получения описания приложений, поставляемых в комплекте Outlook, нажмите кнопку  [image].

При отсутствии в перечне нужного приложения (.ecf) установите его, используя программу установки Outlook. Для сведений о порядке устанавливания отдельных компонентов нажмите кнопку  [image].

5	Для удаления приложения сбросьте флажок рядом с его именем в диалоговом окне Приложения, затем нажмите кнопку Удалить.


Ответ на приглашение на собрание или на уведомление

1	Откройте приглашение на собрание.

Как?

2	Нажмите кнопку Принять  [image], Под вопросом  [image], или Отклонить  [image].

Советы

•	Перед ответом посмотрите, как собрание вписывается в ваш календарь, нажав кнопку Календарь  [image].

•	Чтобы уничтожить уведомление об отмене собрания и удалить собрание из календаря, нажмите кнопку Удалить.


Экспорт части списка контактов

1	Создайте новую папку для экспортируемых контактов.

Как?

2	Если список папок на экране не показан, нажмите кнопку Список папок  [image].

3	Используя команду Найти документы, сгруппируйте экспортируемые контакты.

Как?

4	Скопируйте контакты в новую папку: нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, перенесите контакты в папку.

5	Выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт для экспортирования новой папки контактов.

6	Щелкните Экспорт в файл.

7	Выполните указания мастера импорта и экспорта.

Замечание   Если экспорт производится в файл для Microsoft Word, выберите тип файла «Текст с разделителями-запятыми» или «Текст с разделителями-табуляторами».


Включение или выключение выделения дат в календарике полужирным шрифтом

1	Нажмите кнопку Календарь  [image].

2	Выберите в меню Вид команду Форматирование представления.

3	Для выделения дат полужирным шрифтом установите соответствующий флажок в группе Общие настройки.

Для отмены выделения дат полужирным шрифтом сбросьте флажок.


Отмена собрания

1	Откройте в календаре организуемое собрание.

Как?

2	Выберите в меню Встреча команду Отменить приглашение.

Совет   Для отмены собрания щелкните его и нажмите кнопку Удалить  [image].


Как автоматически удалять ответы на приглашение на собрание без комментариев

•	Если на вкладке Электронная почта диалогового окна Параметры (меню Сервис) установлен флажок Удалять уведомления и пустые ответы после обработки, ответы на приглашение на собрание, присланные без комментариев, будут накапливаться в первоначальном приглашении, а затем удаляться, не попадая в папку «Входящие». Для оставления ответов без комментариев в папке «Входящие» сбросьте флажок. Ответы на приглашение, дополненные комментариями, всегда включаются в папку «Входящие».


Обновление содержимого формы, доступной только для чтения

1	Откройте элемент, построенный на основе обновляемой формы.

2	Выберите в меню Правка команду Обновить.

3	Внесите необходимые именения.

4	Сохраните форму.

Как?


Как изменить содержимое формы, доступной только для чтения

Для редактирования формы, доступной только для чтения, измените режим доступа к этой форме. Для более подробных сведений нажмите кнопку  [image].


Почему папка, элементы которой архивировались, не удаляется

При архивировании исходные элементы копируются в файл архива, а затем удаляются из активной папки. Исходные папки после архивации остаются на месте, даже если становятся пустыми. Для удаления пустой папки щелкните ее правой кнопкой мыши, затем выберите в открывающемся меню команду Удалить имя папки.


Отображение времени встреч в виде маленьких часов

1	Нажмите кнопку Календарь  [image].

2	Выберите в меню Вид команду Формат представления.

Покажи как

3	В группе Неделя или Месяц установите флажок Показывать время как часы.


Отображение времени окончания встреч

1	Нажмите кнопку Календарь  [image].

2	Выберите в меню Вид команду Формат представления.

Покажи как

3	В группе Неделя или Месяц установите флажок Показывать время окончания.


Отображение в ежемесячнике субботы вместе с воскресеньем

1	Нажмите кнопку Календарь [image].

2	Выберите в меню Вид команду Формат представления.

Покажи как

3	Установите флажок Сокращать выходные дни.


Создание ежегодного события

1	Нажмите кнопку Календарь  [image].

2	Выберите в меню Календарь команду Создать событие.

3	В поле Тема введите описание.

4	В поле Место задайте место события.

5	Выберите другие настройки, если это необходимо.

6	Выберите в меню Встреча команду Повторение

7	Если событие продолжается дольше одного дня, измените содержимое поля Длительность.

8	Установите переключатель Ежегодно, затем выберите дату или день в году.

9	Нажмите кнопку OK, затем кнопку Сохранить и закрыть  [image].


Создание события

1	Нажмите кнопку Календарь  [image].

2	Выберите в меню Календарь команду Создать событие.

3	В поле Тема введите описание.

4	В поле Место задайте место события.

5	Выберите другие настройки, если это необходимо.

Чтобы просматривающим ваш календарь показать, что вы не свободны, хотя вас нет на работе, измените состояние в поле Состояние.

6	Нажмите кнопку Сохранить и закрыть  [image].

Совет   В представлении день/неделя/месяц можно быстро создать событие, дважды щелкнув заголовок дня, на который приходится событие


Изменение события

1	Откройте изменяемое событие.

Как?

2	На вкладке Встреча выберите настройки, которые необходимо изменить.

Совет   Для преобразования события во встречу сбросьте флажок Целый день и введите время начала и время окончания. В результате этот интервал времени в календаре будет заштрихован. События по определению продолжаются от полуночи до полуночи. Для задания другого интервала сбросьте флажок.


Праздники

Праздники – это события или встречи, продолжающиеся целый день. Название праздника содержится в поле Тема на вкладке Встреча диалогового окна Встреча или Событие, а в поле Состояние показывается состояние Свободен. В поле Место указывается страна, к которой относится праздник. В поле Категории отображено Праздник, что позволяет отбирать праздники фильтром.

Папки праздников импортируются нажатием кнопки Добавить праздники на вкладке Календарь (меню Сервис, команда Параметры).

Совет   Праздники можно копировать в календарь по отдельности. Для этого откройте папку праздников и перенесите встречу в календарь.


Автоматический прием приглашений на собрания и обработка отказов

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Календарь.

Покажи как

2	Нажмите кнопку Дополнительно.

3	Установите флажок Автоматически принимать приглашения и обрабатывать отказы.

Замечание   Данный параметр планирования групп управляет только приглашениями на собрания, присылаемыми вам. Если вы передаете права доступа и получаете ответы на приглашения на собрания от другого лица, данный параметр теряет силу.


Автоматическое отклонение конфликтующих приглашений на собрания

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Календарь.

Покажи как

2	Нажмите кнопку Дополнительно.

3	Установите флажок Автоматически отклонять конфликтующие приглашения.

Замечание   Данный параметр планирования групп управляет только приглашениями на собрания, присылаемыми вам. Если вы передаете права доступа и получаете ответы на приглашения на собрания от другого лица, данный параметр теряет силу.


Автоматической отклонение приглашений на повторяющиеся собрания

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Календарь.

Покажи как

2	Нажмите кнопку Дополнительно.

3	Установите флажок Автоматически отклонять повторяющиеся приглашения.

Замечание   Данный параметр планирования групп управляет только приглашениями на собрания, присылаемыми вам. Если вы передаете права доступа и получаете ответы на приглашения на собрания от другого лица, данный параметр теряет силу.


Выбор дней для рабочей недели

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Календарь.

Покажи как

2	Установите флажки рядом с днями рабочей недели.


Установка времени оповещения по умолчанию

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Календарь.

Покажи как

2	Задайте время в поле Оповещение.


Установка первого и последнего часов рабочего дня

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Календарь.

Покажи как

2	Введите время в поле Начало.

3	Введите время в поле Конец.


Установка первого дня недели

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Календарь.

Покажи как

2	В списке Первый день недели щелкните нужный день.


Установка первой недели года

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Календарь.

Покажи как

2	В списке Первая неделя года выберите нужное значение.


Отображение в календарике номеров недель

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Календарь.

Покажи как

2	Для отображения номеров недель установите флажок Показывать номер недели.


Ограничение числа месяцев с данными занятости, доступными для просмотра другими пользователями

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Календарь.

Покажи как

2	Нажмите кнопку Дополнительно.

3	В поле Помещать данные свободен/занят за введите число месяцев для показа другим пользователям.


Изменение частоты обновления данных занятости

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Календарь.

Покажи как

2	Нажмите кнопку Дополнительно.

3	В поле Обновлять данные свободен/занят на сервере каждые введите величину интервала времени (в минутах) между последовательными обновлениями.


Категории

Категория – это ключевое слово или фраза, характеризующая элементы. Использование категорий облегчает поиск, сортировку, фильтрацию и группировку элементов. При помощи категорий отслеживаются элементы различных типов, связанные между собой, но хранящиеся в разных папках. Например, можно создать категорию «Проект Север» и объединить под ее названием все собрания, контакты и сообщения, относящиеся к проекту «Север».

Категории также позволяют отслеживать элементы, не разъединяя их по отдельным папкам. Например, в одном списке задач можно держать задачи и служебного, и личного характера, но просматривать их по отдельности, создав категории «Дела» и «Личные данные».

В Outlook имеется перечень категорий, к которым могут относится элементы, – так называемый главный список категорий. Этот список можно использовать без изменений или расширить его своими категориями.

Элементам могут принадлежать несколько категорий. Например, задачу можно отнести к категориям «Дела», «Важные клиенты» и «Планы на будущее».

Элементы, сгруппированные по категориям (за исключением почтовых сообщений), можно быстро просматривать. Для этого в списке Текущее представление  [image] выберите По категориям.


Назначение элементам категорий

В Outlook имеется перечень категорий, на которые могут подразделятся элементы, – так называемый главный список категорий. Категории в зависимости от режима работы используются по-разному: категории, назначаемые элементам, берутся из главного списка категорий; элементам назначается новая категория, добавляемая в список; в главном списке заранее создаются новые категории для дальнейшего назначения их элементам;. элементы подразделяются на категориям, по мере их создания.

Элементу можно назначать категории, имеющиеся в Outlook. Используйте имеющиеся категории в случае быстрого назначения одной-двух категорий элементу.

Для добавления одновременно нескольких категорий в главный список категорий создайте новые категории для последующего использования. Тщательно спланировав и заранее создав категории, вы сэкономите время при работе с элементами Outlook.

Можно также назначать категорию элементу вслед за его созданием. Такая ситуация возможна, например, при создании и назначении элементу уже существующей категории. Имя категории выбирается из списка или вводится в диалоговом окне элемента. Выбирайте категории из списка для гарантии правильности назначения и избежания орфографических ошибок.

При импортировании задач из Microsoft Schedule+ назначение категорий задачам в Outlook эквивалентно включению задач в проекты в Schedule+.

См. также

Категории, имеющиеся в Outlook

Назначение категории элементу

Создание новой категории

Назначение категории элементу при его создании


Категории, имеющиеся в Outlook

Ниже приводится перечень категорий, включенных в главный список категорий. Если сбросить главный список категорий, эти категории останутся в списке Имеющиеся категории диалогового окна Категории (меню Правка).

Дела	Важные клиенты
Соревнования	Разное
Избранное	Личные данные
Подарки	Телефонные звонки
Цели и задачи	Состояние
Праздник	Планы на будущее
Поздравления	Поставщики
Важные контакты	Время и расходы
Мысли	Важные персоны
Международные контакты	Отложенные дела


Назначение категории элементу

1	Выберите элементы для назначения им какой-либо категории.

Как?

2	Выберите в меню Правка команду Категории.

Покажи как

3	В списке Имеющиеся категории установите флажки рядом с нужными категориями.

Если требуемой категории нет в списке, включите в главный список категорий новую категорию. Наберите ее имя в поле Элемент принадлежит следующим категориям, затем нажмите кнопку Добавить.

Замечание   Если какой-либо флажок затенен, значит, только некоторым из выбранных элементов соответствует категория. Для назначения категории всем выбранным элементам щелкайте флажок до появления в нем галочки. Для отмены такого назначения щелкайте затененный флажок до исчезновения галочки.


Создание новой категории

1	Выберите в меню Правка команду Категории.

Ели команда недоступна, щелкните любой элемент, затем попробуйте снова.

Покажи как

2	Нажмите кнопку Главный список категорий.

3	В поле Новая категория введите имя категории.

4	Нажмите кнопку Добавить.

5	Для создания новых категорий повторите пункты 3 и 4.

6	Нажмите кнопку OK, затем снова OK.


Назначение категории элементу при его создании

1	Создайте элемент.

2	В почтовом сообщении перейдите на вкладку Параметры.

В окне встречи или собрания перейдите на вкладку Встреча.

В окне задачи или поручения перейдите на вкладку Задача.

В окне контакта перейдите на вкладку Общие.

В окне заметки щелкните вверху окна значок заметки   [image].

3	Нажмите кнопку Категории.

4	В списке Имеющиеся категории установите флажки рядом с нужными категориями.

Если требуемой категории нет в списке, включите в главный список категорий новую категорию. Наберите ее имя в поле Элемент принадлежит следующим категориям, затем нажмите кнопку Добавить.

Замечание   Для любого элемента, за исключением заметки, можно ввести имя категории в поле Категории, чтобы не выбирать его в списке Имеющиеся категории в диалоговом окне Категории (кнопка Категории). Будьте внимательны при написании названия категории. Если оно будет написано неверно, категория из главного списка не назначится элементу. Нельзя назначать элементу категории, не включенные в главный список (диалоговое окно Категории, меню Правка) .


Удаление категории

1	Выберите в меню Правка команду Категории.

Если команда недоступна, щелкните любой элемент, затем попробуйте еще раз.

Покажи как

2	Нажмите кнопку Главный список категорий.

3	Щелкните удаляемую категорию.

Для выбора нескольких категорий щелкните их поочередно при нажатой клавише CTRL.

4	Нажмите кнопку Удалить.

Замечания

•	После удаления категории из главного списка категорий ей по-прежнему будут принадлежать соответствующие элементы. Например, категория «Дела» останется назначенной элементам и после ее удаления из главного списка. Таким образом, элементы можно искать, сортировать, фильтровать и группировать по удаленным категориям. Для получения сведений об удалении категории нажмите кнопку  [image].

•	Чтобы удалить категорию, помеченную как (нет в главном списке), в группе Имеющиеся категории в диалоговом окне Категории (меню Правка), в первую очередь удалите принадлежность этой категории всех элементов. Для получения сведений об удалении принадлежности категории щелкните [image].


Исключение элементов из категории

1	Найдите исключаемые из категории элементы.

Как?

2	Выделите элементы.

Как?

3	Выберите в меню Правка команду Категории.

4	В списке Имеющиеся категории сбросьте флажки рядом с категориями, из которых необходимо исключить элементы.


Сброс главного списка категорий

1	Выберите в меню Правка команду Категории.

Если команда недоступна, щелкните любой элемент, затем попробуйте снова.

Покажи как

2	Нажмите кнопку Главный список категорий.

3	Нажмите кнопку Сброс.

Замечание   После сброса главного списка категорий в нем останутся только категории, изначально включенные в состав Outlook. Все добавленные вами категории удаляются. Для получения более подробных сведений о категориях, включенных в состав Outlook, нажмите кнопку  [image]. Эти изменения касаются только главного списка категорий. Элементы, принадлежащие удаленным категориям, по-прежнему будут им принадлежать, поэтому можно искать, сортировать, фильтровать и группировать элементы по удаленным категориям.


Устранение неполадок, связанных с категориями

Описание неполадок

Созданной категории нет в списке имеющихся категорий

Элементы, которым назначена категория, не отображаются при поиске

Элементам назначена удаленная категория

Список имеющихся категорий содержит категории, которые мною в него не включались


Созданной категории нет в списке имеющихся категорий

Возможно, вы создали категорию, набрав ее имя в поле Категории окна элемента. Чтобы категория была доступна всем элементам, она должна войти в главный список категорий. Для получения сведений о добавлении категорий к главному списку нажмите кнопку  [image].

Совет   Если вы находитесь на вкладке Параметры отбора диалогового окна Поиск (меню Сервис) и помните имя категории, элементы которой необходимо найти, введите это имя в поле Категории, а не выбирайте его из списка с помощью кнопки Категории.


Элементы, которым назначена категория, не отображаются при поиске

Если вы назначали элементы данной категории, открывая их и вводя имя категории, а не выбирая его из списка Имеющиеся категории диалогового окна Категории (меню Правка), возможно, вы неправильно написали имя. Имя категории должно быть одинаковым для всех принадлежащих ей элементов.


Элементам назначена удаленная категория

При удалении категории из главного списка категорий принадлежащие ей элементы по-прежнему будут ей принадлежать. Чтобы полностью удалить категорию, необходимо также отменить принадлежность всех элементов этой категории. Для получения сведений об исключении элементов из категории нажмите кнопку  [image].


Список имеющихся категорий содержит категории, которые мною в него не включались

Возможно, вы получили почтовое сообщение, принадлежащее какой-либо категории отправителя. При выборе этого сообщения его категория появится в списке Имеющиеся категории диалогового окна Категории (меню Правка) и будет снабжена пометкой (нет в главном списке).


В новом элементе пропало вложение

При копировании элемента, содержащего вложение, последнее не копируется. В текстовом поле нового элемента ставится ярлык исходного элемента (это не относится к заметкам, содержащим только текст). Чтобы открыть вложение в исходный элемент, дважды щелкните этот ярлык в новом элементе и, после появления исходного элемента на экране, дважды щелкните значок вложения.


Создание новых элементов на основе существующих (автосоздание)

С помощью средства автосоздания можно быстро создавать новые элементы. Для этого перетащите имеющийся элемент в папку, предназначенную для элементов другого типа. Например, для создания встречи на основе почтового сообщения перетащите сообщение в папку «Календарь». Содержащиеся в сообщении сведения размещаются в соответствующих полях новой встречи, а весь элемент сообщения в текстовом формате отображается в текстовом поле встречи.

Создается только один новый элемент, даже при перетаскивании нескольких элементов. Средство автосоздания не изменяет исходного элемента, если не задано его перемещение. При перетаскивании из папки «Входящие» приглашения на собрание в папку «Календарь» или поручения в папку «Задачи» запросы автоматически принимаются и отправителю посылается соответствующий ответ.

Средство автосоздания также используется командами Копировать в папку и Переместить в папку в меню Правка при выборе папки, содержащей элементы другого типа.

Если перетаскиваемый, копируемый или перемещаемый элемент принадлежит тому же типу, что и элементы папки назначения (например, встреча перетаскивается в календарь), происходит копирование или перемещение. Автосоздание работает, если тип этого элемента отличается от типа элементов папки назначения.

Средство автосоздания позволяет при помощи ярлыка в элементе Outlook указать на файл, находящийся в любом месте системы. Например, при перетаскивании в папку Outlook какого-либо файла (например, документа Word) создается новый элемент, содержащий в текстовом поле ярлык этого документа Word. Можно также сделать элемент Outlook доступным извне Outlook. Например, при перетаскивании элемента Outlook в основной экран Windows создастся копия элемента, открываемая из основного экрана. В Outlook можно перетаскивать элементы в ярлыки на панели Outlook, на папки в списке папок, на любое представление, на любую папку, включая общие. Элементы, перетаскиваемые в папку «Удаленные», считаются удаленными.


Создание элемента Outlook, доступного извне Outlook

•	Перетащите элемент в папку, предназначенную только для файлов, или в основной экран Windows.

Замечание   Такой элемент можно открывать двойным щелчком, даже при закрытом приложении Outlook .


Создание нового элемента на основе элемента другого типа

1	Перетащите элемент, используемый в качестве образца, в панель Outlook на ярлык папки, содержащей элементы типа, к которому будет принадлежать новый элемент.

2	Выберите нужные настройки.

3	Нажмите кнопку Сохранить и закрыть  [image].

Замечания

•	Создается только один новый элемент, даже при перетаскивании нескольких элементов.

•	Для перетаскивания элемента в группу, не открытую на панели Outlook, установите курсор на имени этой группы. Чтобы прокрутить элементы открытой группы, установите курсор у верхнего или нижнего края этой группы.


Создание заметки на основе произвольного элемента

1	Перетащите элемент, используемый для создания заметки, на кнопку Заметки  [image].

2	Внесите в заметку необходимые изменения. Для прокрутки используйте клавиши со стрелками.

3	Нажмите кнопку Закрыть.

Совет   В заметках нет полос прокрутки, вместо них используйте мышь. Выделите текст и нажмите кнопку мыши. Содержимое заметки прокручивается на экране при нажатой мыши.


Создание встречи на основе почтового сообщения

1	Перетащите сообщение, используемое для создания встречи, на кнопку Календарь  [image].

2	В поле Место введите место встречи.

3	Задайте время начала и время окончания встречи.

4	Выберите другие настройки, если это необходимо.

5	Нажмите кнопку Сохранить и закрыть  [image].


Создание почтового сообщения на основе контакта

1	Перетащите контакт, используемый для создания сообщения, на кнопку Входящие  [image].

2	В поле Тема введите тему сообщения.

3	В текстовом поле введите сообщение.

4	Нажмите кнопку Отправить  [image].


Создание элемента на основе выделенного текста

1	Выделите текст, используемый для создания элемента.

2	Перетащите выделенный текст на панель Outlook на ярлык папки, содержащей элементы типа, которому будет принадлежать новый элемент.

3	Выберите нужные настройки.

Замечание   Для перетаскивания текста в группу, не открытую на панели Outlook, установите курсор на имени этой группы. Чтобы прокрутить элементы открытой группы, установите курсор у верхнего или нижнего края этой группы.


Планирование в календаре времени для выполнения задачи

1	Перетащите задачу, для которой необходимо запланировать время, из папки Задачи на кнопку Календарь  [image].

2	На вкладке Встреча выберите нужные настройки.

3	Нажмите кнопку Сохранить и закрыть  [image].


Устранение неполадок, связанных с автосозданием

Описание неполадок

  После перенесения нескольких элементов на экране отображается только один новый элемент

По ошибке удален исходный элемент

Как открыть исходный элемент, ярлык которого удален в новом элементе

В новом элементе пропало вложение


Создание элемента и задание ярлыка или вложения с помощью правой кнопки мыши

1	Используя правую кнопку мыши, перетащите элемент, используемый в качестве образца, в папку с элементами типа, которому будет принадлежать новый элемент.

2	В открывающемся меню выберите нужную команду.

Ярлык – это указатель исходного элемента. Вложение – это копия данных из исходного элемента, которая перетаскивается в новый элемент и тем самым увеличивает размер его файла.

3	Выберите в диалоговом окне нового элемента необходимые настройки.


После перенесения нескольких элементов на экране отображается только один новый элемент

Если одновременно перетащить несколько элементов в папку Outlook или на ярлык, все данные занесутся в один новый элемент. Например, при одновременном перетаскивании в календарь трех почтовых сообщений будет создана встреча, в текстовом поле которой будет содержаться текст всех трех сообщений. Для создания новой встречи для каждого из этих сообщений перетащите их по очереди.


По ошибке удален исходный элемент

•	Попробуйте восстановить удаленный элемент из папки Удаленные. Для более подробных сведений о восстановлении удаленных элементов нажмите кнопку  [image].

•	Если восстановить элемент не удается, текст этого элемента остается в текстовом поле нового элемента.


Как открыть исходный элемент, ярлык которого удален в новом элементе

При удалении ярлыка соответствующий исходный элемент не удаляется. Перейдите в папку, где содержится этот элемент, и откройте его. Все будет в порядке, если вы не удалили сам исходный элемент.


Создать элемент Outlook, содержащий ярлык файла

1	Перетащите файл, используемый в качестве образца, на панель Outlook на ярлык папки, содержащей элементы типа, которому будет принадлежать новый элемент.

2	Выберите нужные настройки.

Совет   Для перетаскивания файла в группу, не открытую на панели Outlook, установите курсор на имени этой группы. Чтобы прокрутить элементы открытой группы, установите курсор у верхнего или нижнего края этой группы.


Создание новых элементов на основе элементов других типов

С помощью средства автосоздания можно быстро создавать новые элементы. Для этого перетащите имеющийся элемент в папку, предназначенную для элементов другого типа. Например, для создания встречи на основе почтового сообщения перетащите сообщение в папку «Календарь». Содержащиеся в сообщении сведения размещаются в соответствующих полях новой встречи, а весь элемент сообщения в текстовом формате отображается в текстовом поле встречи.

Создается только один новый элемент, даже при перетаскивании нескольких элементов. Средство автосоздания не изменяет исходного элемента, если не задано его перемещение.

Если перетаскиваемый, копируемый или перемещаемый элемент принадлежит тому же типу, что и элементы папки назначения (например, встреча перетаскивается в календарь), происходит копирование или перемещение. Автосоздание работает, если тип этого элемента отличается от типа элементов папки назначения.

Средство автосоздания позволяет при помощи ярлыка в элементе Outlook указать на файл, находящийся в любом месте системы. Например, при перетаскивании в папку Outlook какого-либо файла (например, документа Word) создается новый элемент, содержащий в текстовом поле ярлык этого документа Word. Можно также сделать элемент Outlook доступным извне Outlook. Например, при перетаскивании элемента Outlook в основной экран Windows создастся копия элемента, открываемая из основного экрана.

Для создания элемента путем перетаскивания в папку или на ярлык можно используйте правую кнопку мыши. В этом случае на экране открывается оперативное меню, в котором находятся команды копирования и перемещения элемента в виде текста, с ярлыком или с вложением. При выборе команды копирования с ярлыком в текстовое поле нового элемента вставится ярлык исходного элемента (это не относится к заметкам, которые содержат только текст). Ярлык – это указатель исходного элемента. Вложение – это копия данных из исходного элемента, которая перетаскивается в новый элемент и тем самым увеличивает размер его файла.

См. также

Создание нового элемента на основе элемента другого типа

Создание заметки на основе произвольного элемента

Создание элемента Outlook, содержащего ярлык файла

Создание элемента Outlook, доступного извне Outlook

Создание элемента на основе выделенного текста

Создание элемента и задание ярлыка или вложения с помощью правой кнопки мыши


Создание приглашения на собрание на основе контакта

1	Перетащите контакт, с участием которого планируется собрание, на кнопку Календарь  [image].

2	В поле Тема введите описание.

3	В поле Место введите место собрания.

4	Задайте время начала и время окончания собрания.

5	Выберите другие настройки, если это необходимо.

6	Нажмите кнопку Отправить  [image].


Создание задачи на основе почтового сообщения

1	Перетащите сообщение, используемое для создания задачи, на кнопку Задачи  [image].

2	На вкладке Задача выберите нужные настройки.

3	Нажмите кнопку Сохранить и закрыть  [image].


 Создание контактов

Контакт – это лицо или организация, с которыми вы поддерживаете связь. Вы можете хранить у себя различные данные, относящиеся к контактам: названия должностей, номера телефонов, почтовые адреса, адреса электронной почты, адреса электронной почты Интернет и заметки.

Контакт создается двумя способами: с помощью копии данных другого контакта из той же организации или путем введения данных заново .

См. также

Создание контакта с новыми данными

Создание контакта на основе другого контакта из той же организации


Создание контакта с новыми данными

1	Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Контакт.

2	В поле Полное имя введите имя контакта.

3	Введите все необходимые сведения о новом контакте.

4	Нажмите кнопку Сохранить и закрыть  [image].


Создание контакта на основе другого контакта из той же организации

1	Нажмите кнопку Контакты  [image].

2	Щелкните контакт, по образцу которого создается новый контакт.

3	Выберите в меню Контакты команду Создать контакт из той же организации.

4	В поле Полное имя введите имя контакта.

5	Введите все необходимые сведения о новом контакте.

6	Нажмите кнопку Сохранить и закрыть  [image].


Удаление контакта

1	Нажмите кнопку Контакты [image].

2	Выберите контакты для удаления.

Как?

3	Нажмите кнопку Удалить  [image].

Замечание   Удаление контакта не влечет за собой удаления записей в дневнике, относящихся к этому контакту.


Ввод полного имени контакта

1	Создайте или откройте контакт.

Как?

2	В поле Полное имя введите полное имя контакта.

Замечания

•	Для гарантии правильности разбиения полного имени на компоненты (это важно для сортировки, фильтрации и слияния почты) нажмите кнопку Полное имя. Проверьте каждое имя и, если необходимо, внесите изменения.

•	В поле имени можно ввести два имени, соединив их словом «и» или знаком амперсанда (&), например, Иван & Марья.

•	Можно изменить имя, под которым контакт хранится в списке контактов. Для более подробных сведений нажмите кнопку  [image].


Ввод адреса контакта

1	Создайте или откройте контакт.

Как?

2	В списке Адрес щелкните Рабочий, Домашний или Дополнит.

3	В поле Адрес наберите адрес.

После каждой строки адреса нажимайте клавишу RETURN.

4	Для введения других адресов контакта повторите пункты 2 и 3, выбирая в пункте 2 другой вид адреса.

5	Для указания почтового адреса щелкните Рабочий, Домашний или Дополнит., затем установите флажок Это адрес для почты.

Если введен один адрес, он будет использоваться для почты.

Замечания

•	Для гарантии правильности разбиения адреса на компоненты (это важно для сортировки, фильтрации и слияния почты) отобразите адрес для проверки, щелкнув Рабочий, Домашний или Дополнит., затем нажмите кнопку Адрес. Проверьте каждый адрес и, если необходимо, внесите изменения.

•	Если название страны не задано, будет использоваться страна, которая указана в диалоговом окне Язык и стандарты, открываемом из панели управления Windows.


Ввод адреса электронной почты для контакта

1	Создайте или откройте контакт.

Как?

2	Для введения стандартного адреса электронной почты Internet  наберите адрес электронной почты в поле Эл. почта или нажмите кнопку Адресная книга  [image]  и выберите адрес из списка адресов электронной почты, если он создан для вашей организации.

Чтобы ввести адрес электронной почты для другой системы почты, нажмите кнопку  [image].

3	Для введения дополнительных адресов электронной почты контакта повторите пункт 2, используя вариант Эл. почта 2 или Эл. почта 3.


Ввод сведений личного характера о контакте

1	Создайте или откройте контакт.

Как?

2	Перейдите на вкладку Подробности.

3	Введите сведения о контакте.


Ввод номеров телефонов контакта

1	Создайте или откройте контакт.

Как?

2	В открывающемся списке группы Телефон выберите вид телефона.

3	В соответствующем текстовом поле группы Телефон введите номер телефона.

Для международных номеров и автоматического набора используйте следующий формат: +код страны (код города) местный номер.

4	Для введения дополнительных номеров телефонов повторите пункты 2 и 3, используя в группе Телефон другой список видов телефонов и другое поле номера.

Замечания

•	Если в номере телефона опущен код страны и код города, при автонаборе используются значения с вкладки Свойства соединения диалогового окна Новый звонок (укажите в меню Сервис команду Набрать номер и щелкните Новый звонок).

•	Автонабиратель не распознает буквы, включаемые в номер телефона.

•	После номера телефона можно ввести примечания (например, «доб. 1234» или «до 10:00»). Автонабиратель набирает номер, игнорируя примечания.


Изменение способа хранения контакта в списке контактов

1	Откройте контакт.

Как?

2	В поле Хранить как введите или выберите имя или название организации для данного контакта.

Замечание   Название организации, начинающееся с артикля (например, «The» или «A») будет показано, начиная со следующего слова. Например, «The Microsoft Network» отображается как «Microsoft Network, The».


Переход на страницу Web какого-либо контакта

1	В папке Контакты щелкните контакт, содержащий Web-страницу.

2	Нажмите кнопку Просмотреть страницу Web  [image].


Открытие контакта

1	Нажмите кнопку Контакты  [image].

2	Выберите открываемые контакты.

Как?

3	Выберите в меню Файл команду Открыть.

Советы

•	Чтобы быстро открыть один или несколько выбранных контактов, нажмите клавишу ENTER.

•	Чтобы быстро открыть контакт в представлении карточками, дважды щелкните заголовок карточки.


Добавление поля в карточку

1	В списке Текущее представление  [image] выберите нужное значение типа представления карточками.

2	Выберите в меню Вид команду Поля.

Покажи как

3	В списке Имеющиеся поля выберите добавляемое поле.

Если нужного поля нет в списке, щелкните другую группу полей в списке Группы полей для выбора.

4	Нажмите кнопку Добавить.

Замечания

•	Если добавленное поле пустое, оно, скорее всего, не отобразится в элементах. Для более подробных сведений об отображении пустых полей нажмите кнопку  [image].

•	Порядок отображения полей можно изменить. Щелкните какое-либо поле в списке Отображаемые поля диалогового окна Поля (меню Вид), затем нажмите кнопку Вверх или Вниз.


Удаление поля из карточки

1	В списке Текущее представление  [image] выберите нужное значение типа представления карточками.

2	Выберите в меню Вид команду Отображать поля.

Покажи как

3	В списке Отображаемые поля выберите удаляемое поле.

4	Нажмите кнопку Удалить.


Изменение ширины карточки и высоты поля в представлении карточками

1	В списке Текущее представление  [image] выберите нужное значение типа представления карточками.

2	Выберите в меню Вид команду Формат представления.

Покажи как

3	В поле Ширина карточки введите значение ширины в символах.

4	В поле Высота многострочного поля введите минимальное число строк текста, отображаемого в поле, если текст в нем не умещается или карточка узкая.

Совет   Ширина карточек также изменяется путем перенесения вертикальных разделителей между карточками. Для установления наиболее удобной для просмотра ширины дважды щелкните вертикальный разделитель.


Отображение или скрытие пустых полей в представлении карточками

1	В списке Текущее представление  [image] выберите нужное значение типа представления карточками.

2	Выберите в меню Вид команду Формат представления.

Покажи как

3	Установите или сбросьте флажок Показывать пустые поля.


Обновление сведений о контакте

1	Откройте контакт.

Как?

2	Внесите необходимые изменения на вкладке Общие или Подробности.

Совет   Также редактируйте контакты непосредственно в списке контактов.


Изменение содержимого полей непосредственно в карточке

1	В списке Текущее представление  [image] выберите нужное значение типа представления карточками.

2	Выберите в меню Вид команду Формат представления.

Покажи как

3	Установите флажок Разрешить правку в ячейках и нажмите кнопку OK.

4	Щелкните редактируемое поле карточки и внесите необходимые изменения.

Замечание   Некоторые поля не редактируются непосредственно в представлении карточками. Например, нельзя изменить имя контакта в заголовке карточки или содержимое поля Заметки. Для такого редактирования необходимо открыть контакт.


Поиск сведений о контакте на основе данного элемента

Сведения о контакте можно найти по почтовому сообщению, приглашению на собрание, поручению, а также на основе дневниковой записи, если имя контакта подчеркнуто в списке Контакт. Данный контакт должен принадлежать исходному списку контактов. Из нескольких списков контактов в разных папках исходным считается тот, который появляется при нажатии кнопки Контакты в группе Outlook на панели Outlook.

•	Щелкните правой кнопкой мыши имя контакта в поле Кому, Копия или СК полученного почтового сообщения, приглашения на собрание или поручения, затем выберите в открывающемся меню команду Поиск в контактах.

В списке Контакт записи дневника щелкните правой кнопкой мыши подчеркнутое имя контакта, затем выберите в открывающемся меню команду Свойства.

Замечание   Если почтовое сообщение создано с помощью Адресной книги (меню Сервис), путем использования команды Создать сообщение из меню Файл, команда Поиск в контактах будет недоступна.


Устранение неполадок, связанных с контактами

Описание неполадок

Не отображены мои контакты

Видны не все сведения, относящиеся к моим контактам

Не удается отсортировать контакты в нужном порядке

При поиске контакта выдается сообщение об ошибке

Невозможно найти контакт в адресной книге

При наборе имени из строчных букв последние изменяются

Как ввести адрес в другой стране

Как заменить страну, указываемую по умолчанию в адресах контактов

Как перейти в страницу Web своего контакта

Рядом с карточками нет кнопок с буквами

Контакт, элементы которого я планирую регистрировать в дневнике, не показан на вкладке «Дневник» диалогового окна «Параметры»

Автонабиратель неправильно набрал мой номер телефона

При попытке выбрать папку контактов в диалоговом окне «Адресная книга» происходит ошибка


Не отображены мои контакты

•	Некоторые контакты могут быть временно скрытыми, если в используемом представлении действуют какие-либо фильтры. Для просмотра всех контактов, имеющихся в папке «Контакты» выберите в меню Вид команду Отбор, затем нажмите кнопку Сброс.

•	В представлении таблицей контакты могут быть сгруппированы, а группы свернуты. В таких группах контакты не видны. Чтобы развернуть группу и показать ее содержимое, нажмите кнопку  [image]. Чтобы свернуть группу и скрыть подробности, нажмите кнопку  [image]. Для более подробных сведений о разворачивании и сворачивании групп нажмите кнопку  [image].

•	Возможно, контакты расположены или отсортированы не так, как вы рассчитывали. В большинстве представлений контакты сортируются по содержимому поля Хранить как. Это поле может содержать имя контакта, название организации или псевдоним. Для изменения способа хранения сведений о контакте откройте контакт и введите или выберите другое значение в поле Хранить как. Можно отсортировать контакты по другому полю. Закройте контакт, выберите в меню Вид команду Сортировка, затем выберите поле, по которому выполняется сортировка.

•	При поиске контактов в папке, выбранной в группе Адресная книга Outlook списка Источник адресов диалогового окна Адресная книга (меню Сервис), будут показаны только контакты с заполненным полем электронной почты или полем номера факса.

•	Если в группе Адресная книга Outlook списка Источник адресов диалогового окна Адресная книга (меню Сервис) не осталось имен ваших папок контактов, вы можете снова задать их отображение в этом списке. Для более подробных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Если в списке Источник адресов диалогового окна Адресная книга (меню Сервис) нет строки Адресная книга Outlook, или в диалоговом окне Свойства (команда Папка, меню Файл) нет вкладки Контакт, включите адресную книгу Outlook в конфигурацию. Для более подробных сведений нажмите кнопку  [image].


Видны не все сведения, относящиеся к моим контактам

•	В используемом представлении интересующие вас поля могут опускаться. Например, некоторые представления могут показывать только почтовый адрес. Будет показан только он, даже если вы введете другой адрес. В текущее представление можно добавлять поля. Выберите в меню Вид команду Поля, затем добавьте поля для отображения. Для сведений о добавлении полей нажмите кнопку  [image].

•	Если созданы нестандартные поля, они доступны только в папке, где были созданы.

•	Если в представление карточками добавлено поле, в котором не содержится никаких данных для какого-либо контакта, в карточке этого контакта данное поле не отображается. Для сведений о задании отображения пустых полей нажмите кнопку  [image].

•	Если в представлении карточками задано отображение пустых полей, длинные карточки могут не умещаться в окне. Увеличьте окно или прокрутите содержимое нужной карточки. Выберите карточку, щелкнув любое ее поле. Перенесите курсор от любого поля карточки вниз для прокручивания в окне скрытых полей .

•	Если в представлении карточками содержимое полей видно не полностью, расширьте карточки. Можно также увеличить число строк, показываемых в многострочных полях; например, в поле «Адрес». Для более подробных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Вводимое имя или адрес Outlook разбивает на логические компоненты, затем копирует каждую часть в отдельное поле; например, «Имя», «Отчество», «Фамилия» или «Улица (раб. адрес)», «Город (раб. адрес)» и т.п. Если Outlook не может разбить имя или адрес на компоненты, предназначенные для них поля остаются пустыми. Для заполнения пустых полей имени или адреса откройте контакт и нажмите кнопку Полное имя или Адрес.


Не удается отсортировать контакты в нужном порядке

•	В большинстве представлений контакты сортируются по содержимому поля Хранить как. Это поле может содержать имя контакта, название организации или псевдоним контакта. Для изменения способа хранения сведений о контакте откройте контакт и введите или выберите другое значение в поле Хранить как. Можно отсортировать контакты по другому полю. Закройте контакт, выберите в меню Вид команду Сортировка, затем выберите поле, по которому выполняется сортировка.

•	Возможно, вы сортировали контакты по полному адресу, а не по его компоненте. Например, при задании сортировки контактов по полю «Рабочий адрес» Outlook использует для сортировки первую строку текста в этом поле. Чтобы отсортировать контакты по городу или стране в рабочем адресе, задайте сортировку по полю «Город (раб. адрес)» или «Страна (раб. адрес)». Выберите в меню Вид команду Сортировка, затем в списке Поля для сортировки выберите Поля адреса. В группе Сортировать списки по полю щелкните поле, по которому сортируются контакты.

•	Возможно, при сортировке контактов перепутались рабочие и домашние адреса. Если задавалась сортировка по полю «Область» или «Страна», для сортировки контактов использовался почтовый адрес. Возможно, для одних контактов в качестве почтового адреса указывался рабочий, а для других – домашний. Чтобы изменить почтовый адрес, откройте контакт. В списке под адресом щелкните Рабочий, Домашний или Дополнит., затем установите флажок Это адрес для почты.


При поиске контакта выдается сообщение об ошибке

•	Возможно, задавался поиск контакта, которого нет в списке контактов. Ищутся данные, относящиеся к только входящим в список контактам. Для сведений о добавлении контакта к списку контактов нажмите кнопку  [image].

•	Если в результате поиска какого-либо имени найдено несколько соответствующих ему имен контактов в списке контактов, открывается первый из найденных контактов.


Невозможно найти контакт в адресной книге

•	Адресная книга Outlook обычно содержит несколько адресных книг. Возможно, нужное имя находится в другой адресной книге. Войдите в диалоговое окно Адресная книга и щелкните другую адресную книгу в списке Источник адресов. Для отображения контактов из списка контактов Outlook щелкните имя нужной папки контактов в группе Адресная книга Outlook списка Источник адресов.

•	Чтобы включить контакт в адресную книгу Outlook, для него необходимо заполнить поле электронной почты или поле номера факса. Для получения сведений о том, как ввести адрес электронной почты контакта, нажмите кнопку  [image]. Для сведений о том, как ввести номер факса, нажмите кнопку  [image].

•	Возможно, не задано отображение папки «Контакты» в списке «Адресная книга Outlook» диалогового окна Адресная книга (меню Сервис). Для сведений о том, как задать отображение папки «Контакты» в адресной книге Outlook, нажмите кнопку  [image].


При наборе имени из строчных букв последние изменяются на прописные

При наборе имени контакта, названия организации или обращения только строчными буквами начальная буква каждого слова становится прописной. Чтобы составить имя только из строчных букв, начните его с апострофа ('). При переходе в другое поле апостроф исчезнет. Если в дальнейшем вы измените имя, оно сохранится в варианте последнего набора.

При введении имени, состоящего только из прописных букв или из комбинации прописных и строчных букв, оно сохранится в этом же виде.


Как ввести адрес в другой стране

Outlook разделяет на логические компоненты (улица, страна, индекс) адреса большинства стран, в число которых входят Аргентина, Австралия, Австрия, Бельгия, Бразилия, Канада, Китай, Чехия, Дания, Египет, Франция, Германия, Греция, Гонконг, Ирландия, Израиль, Италия, Южная Корея, Люксембург, Нидерланды, Новая Зеландия, Норвегия, Польша, Саудовская Аравия, Словакия и Великобритания.

Для введения адреса в какой-либо другой стране наберите его в поле Адрес. Нажмите кнопку Адрес и проверьте правильность разделения адреса. Если он разделен неверно, разместите компоненты адреса в соответствующие поля вручную.


Как перейти в страницу Web своего контакта

Для перехода в Web-страницу контакта получите у поставщика сервиса Интернета учетную запись Интернета и настройте компьютер на подключение к Интернету. Сведения о подключении к сети Интернет см. в разделе Подключение к Интернет документации Windows.


Рядом с карточками нет кнопок с буквами

При сортировке контактов по нетекстовому полю, такому как «День рождения», в представлении карточками кнопок с буквами не появится. Чтобы показать кнопки с буквами, отсортируйте контакты по текстовому полю; например, по полю Хранить как. Для получения более подробных сведений о сортировке нажмите кнопку  [image].


Представления

Представления – это различные способы отображения одних и тех же данных из папки, использующие разные виды размещения данных и разные форматы. Для каждой папки Outlook существует несколько стандартных представлений, по-разному изображающих элементы или файлы (нужное представление можно выбрать в списке Текущее представление [image],). Представления также позволяют контролировать степень подробности отображения элементов и файлов.

Например, в папке «Контакты» представление «Адресные карточки» демонстрирует имена и адреса по блокам аналогично визитным карточкам. Это представление удобно использовать для поиска почтового адреса контакта. В представлении «Список телефонов» контакты просматриваются в таблице по строкам, а такие сведения, как должность и название отдела, показаны в столбцах. Такое представление позволяет быстро найти нужный номер телефона контакта или его должность.

Представление определяется такими параметрами, как тип представления, поля с данными об элементах, порядок сортировки, цвета, шрифты и др.

В представление можно вносить временные изменения; например, изменять принцип группировки или сортировки элементов, добавлять или удалять поля. Чтобы сохранить эти изменения для использования в дальнейшем, сохраните их перед переключением в другое представление или в копии данного представления. Можно также создавать собственные, нестандартные представления.


Изменение представления

Для каждой папки в Microsoft Outlook предусмотрен набор стандартных представлений. Состав такого набора для конкретной папки зависит от типа ее элементов. Например, стандартные представления для просмотра сообщений в папке «Входящие» отличаются от стандартных представлений для просмотра встреч и собраний в календаре.

Чтобы изменить представление папки, можно переключиться из текущего представления в другое. Также можно остаться в текущем представлении и организовать данные другим способом: например, сгруппировать, отсортировать, профильтровать, добавить или удалить поля, изменить шрифты и прочие форматы.

Чтобы после изменения представления сохранить его в новом виде, оставив и оригинал, сохраните изменения в копии представления. Можно также создать собственное, нестандартное представление.

См. также

Переключение в другое представление

Организация данных в виде списка

Добавление или удаление поля в представлении

Изменение шрифтов и форматов в представлении

Сохранить изменения, внесенные в текущее представление

Создать нестандартное представление


Стандартные представления

Стандартные представления в Outlook позволяют быстро изменять способ организации и форматирования данных.

Смотри подробнее

Представления в папке «Входящие»

Представления в папке «Календарь»

Представления в папке «Контакты»

Представления в папке «Задачи»

Представления в папке «Дневник»

Представления в папке «Заметки»

Представления в папке файлов


Представления в папке «Календарь»

Для использования этих представлений нажмите кнопку Календарь  [image]. В списке Текущее представление  [image] щелкните нужное представление. В каждом из них, за исключением «День/неделя/месяц», указывается тема, время начала и окончания, местоположение и категории, а также наличие вложения и повторяемость элементов календаря.

Представление	Показывает
День/неделя/месяц	Встречи, события и собрания в течение одного или нескольких дней, одной или нескольких недель или в течение месяца. Включает список задач. Это представление имеет вид бумажного календаря.
Активные встречи	Список всех встреч и собраний со всеми их подробностями, начиная с текущего дня.
События	Список всех событий и их подробности.
Ежегодные события	Список всех событий, происходящих раз в году, и их подробности.
Повторяющиеся встречи	Список повторяющихся встреч и их подробности.
По категориям	Список всех элементов календаря, сгруппированных по категориям, и их подробности.
Задачи просматриваются разными способами, путем изменения отображения задач в представлении «День/неделя/месяц». Представления панели задач календаря образуют подмножество множества представлений папки «Задачи». Нажмите кнопку Календарь  [image], а затем в списке Текущее представление  [image] щелкните представление День/неделя/месяц. Укажите в меню Вид на команду Отображение задач, затем выберите нужное представление.

Представление	Показывает
Все задачи	Все задачи в списке.
Задачи на сегодня	Задачи, сроком исполнения которых является текущий или следующий день.
Активные задачи для выделенных дней	Задачи, сроком исполнения которых является один из указанных дней. Если выбрано несколько дней вразброс при просмотре по дням, отображаются только задачи со сроком в первый из выбранных дней.
Задачи на следующие 7 дней	Задачи, не помеченные как выполненные.
Просроченные задачи	Невыполненные задачи с истекшими сроками.
Задачи, завершенные в выбранные дни	Задачи, помеченные как выполненные в указанные дни.
В каждом из этих представлений панели задач можно указать на необходимость включения в список задач всех задач или только задач с заданным сроком. Укажите в меню Вид на команду Отображение задач, а затем выберите Включить задачи без даты завершения.


Представления в папке «Контакты»

Для использования этих представлений нажмите кнопку Контакты  [image]. В списке Текущее представление  [image], щелкните нужное представление.

Представление	Показывает
Адресные карточки	Контакты на отдельных карточках с одним почтовым адресом, номерами рабочего и домашнего телефонов.
Подробные адресные карточки	Контакты на отдельных карточках с рабочими и домашними адресами, номерами телефонов и дополнительными сведениями.
Список телефонов	Список контактов с названием организации, номером рабочего телефона, номером рабочего факса и номером домашнего телефона.
По категориям	Список контактов, сгруппированный по категориям и отсортированный в них по именам, под которыми файлы включены в категории.
По организациям	Список контактов, сгруппированный по организациям с указанием должности, названия организации и отдела, номера рабочего телефона и рабочего факса.
По местоположению	В списке, сгруппированном по странам с указанием названия организации, страны, области, номеров рабочего и домашнего телефонов.


Представления в папке файлов

Для использования этих представлений щелкните название группы Другие папки на панели Outlook, затем щелкните Мой компьютер  [image], Мои документы  [image] или Избранное  [image]. (Для папки Мой компьютер доступны только представления «Значки», «Подробности» и «По типу».) В списке Текущее представление  [image], щелкните нужное представление.

Представление	Показывает
Значки	Файлы в виде значков, расположенных в алфавитном порядке по именам слева направо.
Подробности	Список файлов, отсортированных по имени файла, с указанием автора, типа, размера, даты изменения, ключевых слов и примечаний (только при автопросмотре).
По автору	Список файлов, сгруппированных по автору и отсортированных по имени файла, с указанием типа, размера, даты изменения, ключевых слов и примечаний.
По типу файла	Список файлов, сгруппированных по типу, с указанием автора, размера, даты изменения, ключевых слов и примечаний.
Временная шкала для документов	Файлы в виде значков, расположенных на временной шкале в хронологическом порядке по дате создания.
Программы	Файлы программ или файлы, используемые только системой; например, файлы .exe и .dll.


Представления в папке Входящие

Для использования этих представлений нажмите кнопку Входящие  [image]. В списке Текущее представление  [image], щелкните нужное представление. В каждом из них, за исключением «Временной шкалы для сообщений», показана важность и тип сообщения, наличие вложения, отметка сообщения и тема.

Представление	Показывает
Сообщения	Список сообщений.
Сообщения с автопросмотром	Список сообщений с первыми тремя строками текста каждого сообщения.
По отметке сообщения	Список сообщений, сгруппированных по отметке сообщения. Показывает срок принятия мер согласно отметке сообщения.
За последние семь дней	Список сообщений, поступивших в течение последних семи дней.
Отмеченные на следующие семь дней	Список сообщений с отметкой о принятии мер в срок в пределах следующих семи дней.
По темам	Список сообщений, сгруппированных по теме.
По отправителю	Список сообщений, сгруппированных по отправителю.
Непрочтенные сообщения	Список сообщений, помеченных как непрочитанные.
По адресату	Список сообщений с указанием имени получателя (а не отправителя).
Временная шкала для сообщений	Сообщения в виде значков, расположенных на временной шкале в хронологическом порядке по дате отправки.
Замечание   В общих папках используются те же представления, что и в папке «Входящие».


Представления в папке «Заметки»

Для использования этих представлений нажмите кнопку Заметки  [image]. В списке Текущее представление  [image], щелкните нужное представление.

Представление	Показывает
Значки	Заметки в виде значков, расположенных по дате создания слева направо.
Список заметок	Список заметок, отсортированных по дате создания.
За последние семь дней	Список заметок, созданных в течение последних семи дней.
По категориям	Список заметок, сгруппированных по категориям и отсортированных в них по дате создания.
По цвету	Список заметок, сгруппированных по цвету и отсортированных в группах по дате создания.


Представления в папке «Дневник»

Для использования этих представлений нажмите кнопку Дневник  [image]. В списке Текущее представление  [image], щелкните нужное представление. В представлениях показаны записи дневника, расположенные по датам начала (на временной шкале в хронологическом порядке, а в списке в обратном порядке).

Представление	Показывает
По типу	Все записи дневника в виде значков на временной шкале, сгруппированные по типам элементов.
По контактам	Все записи дневника в виде значков на временной шкале, сгруппированные по именам контактов.
По категориям	Все записи дневника в виде значков на временной шкале, сгруппированные по категориям.
Список элементов	Список всех записей дневника.
За последние семь дней	Список записей дневника, внесенных в в течение последних семи дней.
Телефонные звонки	Список записей дневника, касающихся телефонных звонков.


Представления в папке «Задачи»

Для использования этих представлений нажмите кнопку Задачи  [image]. В списке Текущее представление  [image], щелкните нужное представление. В представлениях показан значок задачи, тема и срок исполнения. В некоторых их них приводятся дополнительные сведения о задачах.

Представление	Показывает
Простой список	Список задач с минимумом подробностей для удобства просмотра выполненных задач.
Подробный список	Список задач с различными подробностями, включая важность и процент выполнения.
Активные задачи	Список еще не выполненных задач (включая просроченные).
Следующие семь дней	Список задач, сроком исполнения которых является один из следующих семи дней.
Просроченные задачи	Список просроченных задач.
По категориям	Список задач, сгруппированных по категориям и отсортированных в них по срокам.
Назначение	Список назначенных другим пользователям задач, отсортированный по владельцам и срокам.
По ответственным	Список задач, сгруппированных по владельцу и отсортированных для каждого владельца по срокам.
Завершенные задачи	Список задач, помеченных как выполненные.
Временная шкала для задач	Задачи в виде значков, расположенных на временной шкале в хронологическом порядке по датам начала. Задачи, не имеющие даты начала, упорядочиваются по срокам.


Сброс стандартного представления

1	Выберите в меню Вид команду Определить представления.

Покажи как

2	В списке Представления для папки щелкните представление, для которого необходимо восстановить первоначальные настройки.

3	Нажмите кнопку Сброс.

Замечание   Если кнопка Сброс недоступна, вы, вероятно, выбрали нестандартное представление или стандартное с первоначальными настройками.


Добавление и удаление полей в представлении

Если типом представления являются карточки или таблица, можно добавлять или удалять поля с данными, чтобы сделать представление более подробным или более сжатым. В таблице полем является столбец данных. В карточке – графа с меткой и определенными сведениями.

См. также

Добавление столбца

Удаление столбца

Добавление поля в карточку

Удаление поля из карточки


Изменение шрифтов и форматов в представлении

1	Переключитесь в изменяемое представление.

Как?

2	Выберите в меню Вид команду Формат представления.

Покажи как

3	Выберите нужные настройки и нажмите кнопку OK.

4	Для получения справки о каком-либо элементе диалогового окна щелкните вопросительный знак  [image] , затем щелкните сам элемент.

5	Для сохранения нового представления с внесенными изменениями наберите новое имя представления в поле Текущее представление  [image] и нажмите клавишу ENTER.

6	Чтобы указать место доступа нового представления, установите соответствующий переключатель в группе Может быть использовано.


Сохранение изменений, внесенных в текущее представление

1	Наберите новое имя представления в поле Текущее представление  [image] и нажмите клавишу ENTER.

2	Чтобы указать место доступа этого представления, установите соответствующий переключатель в группе Может быть использовано.

Замечание   Новые представления включаются в список Текущее представление  [image]  и в подменю Текущее представление (меню Вид).


Создание нестандартного представления

1	Выберите в меню Вид команду Определить представления.

Покажи как

2	Нажмите кнопку Создать.

3	В поле Имя представления введите имя.

4	В списке Тип представления выберите нужный тип представления.

Как?

5	Чтобы указать, где будет доступно это представление, установите соответствующий переключатель в группе Может быть использовано.

6	Нажмите кнопку OK.

7	Нажмите кнопку, затем установите необходимые параметры.

Для получения справки о каком-либо элементе диалогового окна щелкните вопросительный знак  [image] , затем щелкните сам элемент.

8	По окончании настройки параметров нажмите кнопку OK.

9	Чтобы использовать представление сейчас, нажмите кнопку Применить.

Замечание   Новые представления включаются в список Текущее представление  [image]  и в подменю Текущее представление (меню Вид).


Удаление нестандартного представления

1	Выберите в меню Вид команду Определить представления.

Покажи как

2	В списке Представления для папки щелкните удаляемое представление.

3	Нажмите кнопку Удалить.

Замечание   Стандартное представление не подлежит удалению, даже при изменении его настроек.


Переименование нестандартного представления

1	Выберите в меню Вид команду Определить представления.

Покажи как

2	В списке Представления для папки щелкните представление, которое вы переименовываете.

3	Нажмите кнопку Переименовать.

4	В поле Новое имя представления введите новое имя.

Замечание Стандартное представление не подлежит переименованию, даже при изменении его настроек. Скопируйте стандартное представление, присвойте ему новое имя, затем изменяйте настройки.


Переключение в другое представление

•	В списке Текущее представление  [image], щелкните нужное представление.


Указание условий использования представления

1	Выберите в меню Вид команду Определить представления.

Покажи как

2	В списке Представления для папки щелкните представление, для которого вы изменяете место доступа.

3	Нажмите кнопку Копировать.

4	В поле Имя представления введите имя.

5	Чтобы указать место доступа этого представления, установите соответствующий переключатель в группе Может быть использовано.

Для получения справки о каком-либо элементе диалогового окна щелкните вопросительный знак  [image] , затем щелкните сам элемент.

6	Нажмите кнопку OK дважды.

7	Чтобы использовать представление сейчас, нажмите кнопку Применить.

Замечание   Новые представления включаются в список Текущее представление  [image]  и в подменю Текущее представление (меню Вид).


Исправление неполадок, связанных с представлениями

Описание неполадки

Не удается найти созданное представление

Невозможно редактировать созданные элементы

При переключении в другое представление элементы исчезают

По ощибке удалено представление


Не удается найти созданное представление

•	Созданное нестандартное представление добавляется к списку Текущее представление  [image]. Для перехода в новое представление щелкните его в списке Текущее представление.

•	Представление используется только в папках типа, для которых оно создано. Например, представление, созданное для папки «Входящие», не используется в папке «Задачи». Если вам необходимы те же параметры представления, создайте другое представление папки «Задачи». Для получения сведений о создании нестандартного представления нажмите кнопку  [image].

•	Можно обеспечить доступность нестандартного представления в текущей папке и во всех папках того же типа; например, во всех папках контактов. Это представление может оказаться недоступным в папке, где вы находитесь в данный момент. Перейдите в папку, для которой представление создано, затем измените тип папок, в которых оно доступно. Для более подробных сведений нажмите кнопку  [image].


Невозможно редактировать элементы

Если типом представления являются карточки или таблица, редактирование можно разрешать и запрещать. Возможно, вы переключились в представление, в котором редактирование запрещено. Для получения сведений о том, как разрешить редактирование в табличном представлении, нажмите кнопку  [image]. Для получения сведений о том, как разрешить редактирование в представлении карточками, нажмите кнопку  [image].


При переключении в другое представление элементы исчезают

Некоторые элементы папки бывают временно скрыты, если в используемом представлении установлен фильтр. Для просмотра всех элементов в текущей папке выберите в меню Вид команду Отбор, затем нажмите кнопку Очистить все.


По ошибке удалено представление

Удаленное представление не подлежит восстановлению. Если вы ошибочно удалили представление, попробуйте реконструировать его следующим образом. Переключитесь в аналогичное представление, внесите необходимые изменения и сохраните их.

•	Для получения сведений о переключении в другое представление нажмите кнопку  [image].

•	Для получения сведений о добавлении и удалении полей в представлении нажмите кнопку  [image].

•	Для получения сведений об изменении в представлении шрифтов и форматов нажмите кнопку  [image].

•	Для получения сведений о сохранении изменений, внесенных в представление, нажмите кнопку  [image].


Прием приглашений на собрания, предназначенных руководителю, в качестве представителя

1	Откройте папку руководителя «Входящие», если его приглашения не передаются непосредственно вам.

Как?

2	Откройте приглашение на собрание.

Как?

3	Нажмите кнопку Принять  [image],  Под вопросом  [image]  или Отклонить  [image].


Планирование встречи для другого пользователя

Если вы не являетесь представителем, для выполнения этой процедуры необходимо иметь права автора или редактора.

1	Откройте календарь руководителя.

Как?

2	Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Встреча.

3	В поле Тема введите описание.

4	В поле Место задайте место встречи.

5	Введите время начала и время окончания встречи.

6	Выберите другие настройки, если это необходимо.

7	Нажмите кнопку Сохранить и закрыть  [image].


Лишение представителя прав совместного пользования

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Представители.

2	В списке Представители щелкните имя представителя, лишаемого прав.

3	Нажмите кнопку Удалить.

Совет   Для лишения прав сразу нескольких представителей нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкните поочередно всех представителей, затем нажмите кнопку Удалить.


Отсылка приглашений на собрания и ответов только представителю

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Представители.

2	Установите флажок Отправлять приглашения на встречи и ответы представителям, а не мне.


Установка прав совместного пользования для представителя

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Представители.

2	Нажмите кнопку Добавить.

3	Введите в поле Введите или выберите имя имя представителя для передачи прав.

4	Нажмите кнопку Добавить, затем кнопку OK.

5	В списке Представители выберите добавленного представителя.

6	Нажмите кнопку Права доступа, затем выберите уровень прав для каждой папки Outlook, к которой имеет доступ представитель. Для получения более подробных сведений о правах представителей нажмите кнопку  [image].

7	Для уведомления представителя о его статусе и правах установите флажок Автоматически послать сообщение представителю о его правах.

Замечания

•	Для отправления представителю копий ваших приглашений на собрания и ответов наделите его правами редактора, затем установите флажок Представитель получает копии сообщений о моих встречах.

•	Для добавления одновременно нескольких представителей выберите их имена в диалоговом окне Добавить пользователей. Выбранные права будут установлены для всех представителей.


Изменение прав совместного пользования для представителя

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Представители.

2	В списке Представители выберите представителя, для которого необходимо изменить права доступа.

3	Нажмите кнопку Права доступа, затем измените уровень прав представителя по отношению к конкретным папкам Outlook. Для получения более подробных сведений о правах представителей нажмите кнопку  [image].

4	Для уведомления представителя об изменении в его правах установите флажок Автоматически послать сообщение представителю о его правах.

Замечание   Для отправления представителю копий посылаемых вам приглашений на собрания и ответов наделите его правами редактора, затем установите флажок Представитель получает копии сообщений о моих встречах.


Устранение неполадок, связанных с передачей прав доступа представителям

Описание неполадок

Вкладка «Представители» недоступна

Не отображена встреча в календаре пользователя, представителем которого я являюсь

Мне приходят приглашения на собрания и ответы, адресованные представителю

Как представитель может изменить порядок задач в списке задач

Не открываются папки пользователя, представителем которого я являюсь

 	Кнопка «Добавить» на вкладке «Представители» недоступна


Кнопка «Добавить» на вкладке «Представители» недоступна

Чтобы представители открывали ваши папки Outlook, ваша почта должна доставляться в ваш почтовый ящик на сервере, а не в файл личных папок (.pst) на вашем жестком диске. Если почта попадает в файл личных папок, на вкладке Представители добавьте представителей, обладающих правами на отправку от вашего имени, но не новых представителей.


Не открываются папки пользователя, представителем которого я являюсь

•	Возможно, вы не подключены к серверу Microsoft Exchange. Проверьте соединение с сервером.

•	Возможно, у вас недостаточно прав. Чтобы это проверить, попросите пользователя, объявившего вас своим представителем, выполнить следующее. Войти в меню Сервис, выбрать команду Параметры, перейти на вкладку Представители, щелкнуть имя представителя в списке Представители, затем нажать кнопку Права доступа.


Не отображена встреча в календаре пользователя, представителем которого я являюсь

Если встреча, созданная пользователем, объявившим вас своим представителем в своем календаре, помечается как частная, вы ее не увидите. При просмотре вами календаря по дням подробности встречи для вас будут скрыты, но интервал занятости будет показан как недоступный. Для просмотра этой встречи попросите пользователя, предоставившего вам права доступа, сбросить флажок Частное на вкладке Встреча окна данной встречи.


Мне приходят приглашения на собрания и ответы, адресованные представителю

•	Ваш представитель удален из глобального списка адресов Microsoft Exchange или на сервере произошел внутренний сбой обработки правил. Для восстановления прав представителя нажмите кнопку Приложения на вкладке Общие (команда Параметры, меню Сервис) и установите флажок Права доступа.

•	Сброшен флажок Отправлять приглашения на встречи и ответы представителям, а не мне. Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Представители и установите флажок.


Передача прав доступа представителям

Если вы не справляетесь с потоком поступающих писем, вы приглашаете помощника. Microsoft Outlook предоставляет аналогичные возможности, позволяя вам объявить другого пользователя своим представителем в вашей папке «Входящие» и в любой другой папке Outlook. Предоставление другому пользователю полномочий, позволяющих ему открывать ваши папки, создавать элементы и отвечать на предназначенные вам приглашения, означает передачу прав доступа представителю. Если вы используете эту возможность при работе со средством удаленной почты, ваша почта должна доставляться в ваш почтовый ящик на сервере, но не в файл личных папок (.pst) на вашем жестком диске. Если почта попадает в файл личных папок, на вкладке Представители (команда Параметры, меню Сервис) можно добавить представителей, обладающих правами на отправку от вашего имени, но нельзя добавить новых представителей. Функция передачи прав доступа представителям действует только в условиях сервера Microsoft Exchange.

Передавая права доступа, вы определяете уровень полномочий, допустимых для представителя. Если вы предоставляете доступ к своим папкам, представитель получает доступ к вашим личным элементам в этих папках. Наделение пользователя правами представителя какого-либо уровня означает, что он получает полномочия отправки от вашего имени. Для получения более подробных сведений о правах представителей нажмите кнопку  [image].

Представитель вправе посылать сообщения от вашего имени. Обладая доступом к вашей папке «Входящие», он может от вашего имени отвечать на почту. Представитель вправе организовывать собрания от вашего имени и отвечать на присылаемые вам приглашения на собрания, а также отвечать на направляемые вам поручения.

Получив уведомление о том, что кто-либо объявил вас своим представителем, вы можете открывать его папки Outlook. Для этого укажите в меню Файл на команду Открыть специальную папку, затем щелкните на сервере Exchange.


Открытие папки другого пользователя

1	Укажите в меню Файл на команду Открыть специальную папку, затем щелкните на сервере Exchange.

2	В поле Имя введите имя передавшего вам права совместного пользования или представительства, или нажмите кнопку Имя и выберите имя из списка.

3	В списке Папка выберите открываемую папку.

Замечание   Если вы обладаете правами автора или редактора, элементы, созданные вами в период активности папки совместного доступа, сохранятся в папке другого пользователя.


Включение в свою конфигурацию почтового ящика другого пользователя

1	Нажмите кнопку Входящие  [image].

2	Выберите в меню Сервис команду Службы.

3	В списке Конфигурация содержит следующие информационные службы выберите Microsoft Exchange Server.

4	Нажмите кнопку Свойства, затем перейдите на вкладку Дополнительно.

5	Нажмите кнопку Добавить, затем введите имя почтового ящика, который вы включаете в свою конфигурацию.

Замечание   Чтобы представитель выполнял эту процедуру, почтовый ящик руководителя должен задаваться как совместно используемая папка. Для получения более подробных сведений нажмите кнопку  [image].


Разрешение совместного использования папки почтового ящика

1	Если на экране не показан список папок, нажмите кнопку Список папок  [image].

2	Щелкните правой кнопкой мыши папку почтового ящика, назначаемую к совместному использованию, затем выберите в открывающемся меню команду Свойства.

3	Перейдите на вкладку Права доступа, затем нажмите кнопку Добавить.

4	В поле Введите или выберите имя введите имя пользователя, которому вы передаете права совместного пользования.

5	Нажмите кнопку Добавить, затем кнопку OK.

6	В списке Имя щелкните имя представителя.

7	В группе Роли щелкните Читатель.


Аннулирование прав совместного пользования папкой

1	Если на экране не показан список папок, нажмите кнопку Список папок [image].

2	Щелкните правой кнопкой мыши нужную папку, затем выберите в открывающемся меню команду Свойства.

3	Перейдите на вкладку Права доступа.

4	В списке Имя щелкните имя пользователя, которого вы лишаете прав совместного пользования.

5	Нажмите кнопку Удалить.


Ответ от имени руководителя на почтовое сообщение, находящееся в его папке «Входящие»

1	Откройте папку «Входящие» руководителя.

Как?

2	Откройте почтовое сообщение, на которое необходимо ответить.

Как?

3	Чтобы ответить только отправителю сообщения, нажмите кнопку Ответить  [image].

Чтобы ответить всем получателям, указанным в полях Кому и Копия, нажмите кнопку Ответить всем  [image].

4	Введите в текстовом поле свой ответ.

5	Нажмите кнопку Отправить  [image].


Планирование собрания от имени другого пользователя

1	Откройте календарь руководителя.

Как?

2	Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Приглашение на собрание.

3	В поле Кому введите имена участников.

4	В поле Тема опишите цель собрания.

5	В поле Место задайте место проведения собрания.

6	Введите время начала и время окончания собрания.

7	Выберите другие настройки, если необходимо.

8	Нажмите кнопку Отправить  [image].


Создание поручения представителем

1	Откройте папку «Задачи» руководителя.

Как?

2	Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Поручение.

3	В поле Кому введите имя пользователя, которому назначается задача.

4	В поле Тема введите название задачи.

5	Выберите временные рамки и требуемые параметры состояния.

6	Для повторяющейся задачи нажмите кнопку Повторение  [image], выберите нужные настройки, а затем нажмите кнопку OK.

Для получения справки о каком-либо элементе диалогового окна щелкните вопросительный знак [image] , затем щелкните сам элемент.

7	Введите в текстовом поле необходимые указания и сведения о задаче.

8	Нажмите кнопку Отправить  [image].

Замечание   Ответы на поручение направляются пользователю, передавшему вам права.


Ответ на поручение представителем

1	Откройте папку «Входящие» руководителя.

Как?

2	Откройте сообщение, содержащее поручение.

Как?

3	Нажмите кнопку Принять  [image], Отклонить  [image] или Назначить задачу  [image].

4	Если поручение принято, установите переключатель Послать ответ сейчас или Отредактировать ответ перед отправкой.

Если поручение отклонено, установите переключатель Послать ответ сейчас или Отредактировать ответ перед отправкой.

5	Если выбран ответ с примечаниями, введите в текстовом поле свои примечания.

6	Нажмите кнопку Отправить  [image].


Создание задачу в папке «Задачи» другого пользователя

1	Откройте папку «Задачи» руководителя.

Как?

2	Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Задача.

3	В поле Тема введите название задачи.

4	Выберите нужные настройки.

5	Для повторяющейся задачи нажмите кнопку Повторение [image], выберите нужные настройки, затем нажмите кнопку OK.

Для получения справки о каком-либо элементе диалогового окна щелкните вопросительный знак [image] , затем щелкните сам элемент.

6	Нажмите кнопку Сохранить и закрыть  [image].

Совет   Чтобы быстро добавить задачу к списку задач, щелкните Щелкните здесь, чтобы добавить задачу, наберите название задачи и нажмите клавишу ENTER.


Права представителей

Представитель, получивший от руководителя какое-либо из нижеперечисленных прав, может отправлять почту от имени руководителя, т.е. имеет право включать в сообщения электронной почты поле От (меню Вид) и отправлять эти сообщения от имени руководителя. В таких сообщениях указывается и имя руководителя, и имя представителя. Для получателей сообщения имя руководителя представлено в поле Отправить от имени, а имя представителя – в поле От.

Чтобы представитель принимал приглашения на собрания и поручения, предназначенные руководителю, он должен иметь полномочия редактора в папке «Календарь» или «Задачи» руководителя и полномочия читателя в папке «Входящие».

Если на вкладке Представители (команда Параметры, меню Сервис)руководителем установлен флажок Отправлять приглашения на встречи и ответы представителям, а не мне, представителю не обязательно иметь права читателя в папке «Входящие» своего руководителя. Приглашения на собрания и ответы будут направляться непосредственно в папку «Входящие» представителя.

Права доступа	Позволяет представителю
Автор	Читать и создавать элементы, изменять и удалять созданные представителем элементы. Например, представитель вправе создавать поручения и приглашения на собрания непосредственно в папке «Задачи» или «Календарь» руководителя, затем отправлять их от его имени.
Особый	Выполнять функции, определенные руководителем.
Редактор	Читать и создавать элементы, изменять и удалять любые элементы. Например, представитель вправе отвечать на предназначенные руководителю сообщения, поручения и приглашения на собрания.
Нет	Отсутствие прав. Папку открыть нельзя.
Читатель	Только читать элементы. Например, читать сообщения в папке «Входящие» другого человека.


Вкладка «Представители» недоступна

Передача прав доступа представителям действует только при работе с сервером Microsoft Exchange.

•	Необходимо подключиться к серверу.

•	Необходимо установить приложение, содержащее функцию передачи прав доступа представителям. Проверьте появление флажка Права доступа при нажатии кнопки Приложения на вкладке Общие (команда Параметры, меню Сервис). Если флажок Права доступа недоступен, установите дополнительное приложение. Для получения более подробных сведений нажмите кнопку  [image].


Установка прав совместного пользования папкой

1	Если на экране не показан список папок, нажмите кнопку Список папок [image], затем выберите папку для совместного использования.

2	Щелкните нужную папку правой кнопкой мыши и выберите в открывающемся меню команду Свойства. Перейдите на вкладку Разрешения.

3	Нажмите кнопку Добавить.

4	В поле Введите или выберите имя введите имя пользователя, которому вы предоставляете права совместного пользования.

5	Нажмите кнопку Добавить, затем кнопку OK.

6	В списке Имя щелкните введенное имя.

7	В списке Роли выберите нужный уровень прав.

Для получения справки о каком-либо элементе диалогового окна щелкните вопросительный знак [image] , затем щелкните сам элемент.

Совет   Чтобы установить права доступа одновременно ко всем папкам Outlook, воспользуйтесь параметрами на вкладке Права доступа диалогового окна Параметры (меню Сервис).

Замечания

•	Для получения сведений о том, как использовать общие папки для совместного доступа к данным, нажмите кнопку  [image].

•	Для совместного использования папки из файла личных папок (.pst) импортируйте ее. Для получения более подробных сведений нажмите кнопку  [image].


Просмотр календаря другого пользователя

1	Укажите в меню Файл на команду Открыть специальную папку, затем щелкните на сервере Exchange.

2	В поле Имя введите имя пользователя, объявившего вас своим представителем, или нажмите кнопку Имя и выберите имя из списка.

3	В списке Папка щелкните Календарь.

Советы

•	Для быстрого доступа к часто используемым календарям создайте на панели Outlook ярлыки этих календарей. Щелкните правой кнопкой мыши на заднем плане панели Outlook и выберите в открывающемся меню команду Добавить к панели Outlook. (Необходимо иметь права читателя по отношению к почтовым ящикам других пользователей и включить эти почтовые ящики в свою конфигурацию.)

Как?

•	При работе с календарями нескольких людей создайте на панели Outlook новую группу и включите в нее ярлыки этих календарей. Щелкните правой кнопкой мыши на заднем плане панели Outlook и выберите в открывающемся меню команду Добавить к панели Outlook. Перенесите созданные ярлыки календарей в новую группу.

•	Можно задать автоматическое открывание календаря другого пользователя при запуске Outlook, а также любой другой папки Outlook. Достаточно оставить открытым окно этой папки при выходе из Outlook.

•	Если вы обладаете правами автора или редактора, элементы, созданные вами в период активности совместно используемого календаря, сохраняются в календаре другого пользователя.


Отсылка почтового сообщения с именами представителя и руководителя

1	Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Собщение.

2	Выберите в меню Вид команду Поле «От».

3	В поле От введите имя пользователя, от имени которого вы отправляете сообщение.

4	В полях Кому, Копия и СК введите имена адресатов.

5	В поле Тема введите тему сообщения.

6	В текстовом поле наберите текст сообщения.

7	Нажмите кнопку Отправить  [image].


Предоставление прав доступа к своим папкам

Вы можете предоставить какому-либо пользователю право совместного пользования любой из ваших папок. Это позволит ему открывать и читать содержимое папки, что соответствует уровню прав читателя. (В случае работы с папкой «Входящие» права читателя также позволяют удалять вашу почту.) Кроме того, в Outlook возможна передача права совместного пользования, позволяющего планировать ваши встречи и собрания в календаре, а также создавать и изменять задачи в вашей папке «Задачи», в зависимости от степени предоставленных полномочий.

В отношении папок Outlook (и только этих папок) возможна передача другому пользователю права представителя, что позволит ему выполнять вышеупомянутые действия в папках Outlook, а также, в зависимости от степени предоставленных полномочий, управлять вашим календарем, отвечать на приглашения на собрания и поручения, посылать сообщения и ответы от вашего имени.

Для предоставления папки в совместное пользование (обычному пользователю или представителю) необходимо передать права и выбрать уровень полномочий в отношении этой папки. Функция передачи прав представителям действует только при использовании Microsoft Exchange Server. Необходимо подключиться к серверу и установить приложение, содержащее функцию передачи прав. Проверьте появление флажка Передача прав доступа при нажатии кнопки Приложения на вкладке Общие (команда Параметры, меню Сервис). Если флажок Передача прав доступа недоступен, установите дополнительное приложение. Для получения более подробных сведений нажмите кнопку  [image].

См. также

Установка прав совместного пользования папкой

Установка прав совместного пользования для представителя

Отсылка приглашений на собрания и ответов не руководителю, а только представителю

Изменение прав совместного пользования для представителя


Открытие папок другого пользователя и управление ими

Если ваш коллега или руководитель объявляет о предоставлении вам доступа к совместному пользованию одной из своих папок, или если вы получаете почтовое сообщение о передаче вам прав представителя на совместное пользование папкой, вы вправе открывать эту папку и выполнять определенные действия. Диапазон этих действий зависит от самой папки, уровня предоставленных прав, а также вашей роли в совместном использовании папки (в качестве обычного пользователя или представителя).

Функция передачи прав представителям действует только при работе с Microsoft Exchange Server. Необходимо подключиться к серверу и установить приложение, содержащее функцию передачи прав. Проверьте появление флажка Передача прав доступа при нажатии кнопки Приложения на вкладке Общие (команда Параметры, меню Сервис). Если флажок Передача прав доступа недоступен, установите дополнительное приложение. Для получения более подробных сведений нажмите кнопку  [image].

См. также

Открытие папки другого пользователя

Управление встречами и собраниями в календаре другого пользователя

Управление задачами в списке задач другого пользователя

Управление сообщениями электронной почты в папке Входящие другого пользователя


Управление встречами и собраниями в календаре другого пользователя

Если ваш коллега или руководитель объявляет о предоставлении вам доступа к совместному пользованию своим календарем, значит, вы вправе открывать календарь и читать расписание владельца, а также планировать для него встречи и собрания.

Если вы получаете почтовое сообщение о передаче вам права представителя на совместное пользование календарем коллеги или руководителя, значит, вы вправе, помимо вышеупомянутых действий, отправлять и принимать приглашения на собрания, предназначенные владельцу.

См. также

Планирование встречи для другого пользователя

Планирование собрания от имени другого пользователя

Прием приглашений на собрания, предназначенных другому пользователю, в качестве представителя

Просмотр календаря другого пользователя


Управление задачами в списке задач другого пользователя

Если ваш коллега или руководитель объявляет о предоставлении вам доступа к совместному пользованию своей папкой «Задачи», значит, вы вправе открывать список его задач и читать задачи, а также создавать и изменять их.

Если вы получаете почтовое сообщение о передаче вам прав представителя на совместное пользование папкой «Задачи» коллеги или руководителя, значит, вы вправе, помимо вышеупомянутых действий, отправлять поручения и отвечать на поручения, предназначенные владельцу.

См. также

Создание задачи в папке «Задачи» другого пользователя

Создание поручения представителем

Ответ представителя на поручение

Изменение порядка задач представителем


Управление сообщениями электронной почты в папке «Входящие» другого пользователя

Если ваш коллега или руководитель объявляет о предоставлении вам доступа к совместному пользованию своей папкой «Входящие» и вы получаете права редактора, значит, вы вправе открывать папку, читать почтовые сообщения владельца и удалять ненужную почту.

Если вы получили почтовое сообщение о передаче вам права представителя на совместное пользование папкой «Входящие» коллеги или руководителя, вы получаете полномочия, помимо вышеупомянутых действий, отправлять сообщения и приглашения от имени владельца, добавляя в приглашения на собрания и в сообщения поле От. Сообщения можно посылать из вашей папки «Входящие». Они будут содержать и имя руководителя, и имя представителя. Для получателей сообщения в поле Отправить от имени отобразится имя предоставившего права, а в поле От – имя представителя.

Обладая правом автора или редактора, представитель вправе составлять и отсылать сообщения под видом владельца.

Ответы направляются представителю, а не передавшему права. Отправленная почта сохраняется в папке «Отправленные» представителя; уведомления об отслеживании сообщений посылаются представителю. Если он задает автоматическую запись в дневнике определенных элементов, и таковым является элемент, отправленный от имени руководителя, он регистрируется в дневнике представителя.

См. также

Отсылка почтового сообщения с именами руководителя и представителя

Ответ от имени руководителя на почтовое сообщение, находящееся в его папке «Входящие»


Как представитель может изменить порядок задач в списке задач

Если вы изменяете порядок задач в папке «Задачи», по отношению к которой вы объявлены представителем, передавший вам права должен также предоставить вам права владельца папки, т.е.выполнить следующие действия. Щелкнуть правой кнопкой мыши папку «Задачи», выбрать в открывающемся меню команду Свойства, перейти на вкладку Разрешения, выбрать в списке Имя имя представителя, затем в группе Роли щелкнуть Владелец папки.


Отображение или скрытие номеров недель на временной шкале

Покажи как

1	Находясь на временной шкале, выберите в меню Вид команду Формат представления.

2	Чтобы показать или скрыть номера недель, установите или сбросьте флажок Показывать номер недели.


Запуск нового файла Office из Outlook

В Outlook возможен запуск процедур создания новых файлов Office при установленном пакете Microsoft Office или каком-либо приложении Office. Запуск осуществляется из нижеуказанных папок. От выбора папки зависит, куда поместится ваш файл Office.

•	Папка Outlook. Запустите создание файла Office из папки Outlook, затем отправьте его другому пользователю в виде почтового сообщения. Чтобы открыть файл, запущенный из папки Outlook, необходимо находиться в Outlook.

•	Общая папка. Запустите создание файла Office из общей папки, а затем поместите туда этот файл для его доступности другим членам группы. Так вы сможете, например, рассылать им данные и собирать ответные сведения. Для помещения файла Office в общую папку необходимо использовать Microsoft Exchange Server, имея права создания элементов в этой папке.

•	«Мой компьютер». Можно запустить создание файла Office на жестком диске или из сети, не переключаясь в приложение Office, используемое для создания файла. В этом случае файл сохраните в любом месте на жестком диске или в сети. Вы можете также открыть его в приложении Office, использованном для создания файла.

См. также

Запуск нового файла Office из папки Outlook

Запуск нового файла Office из общей папки

Запуск нового файла Office из папки «Мой компьютер»


Запуск нового файла Office из папки Outlook

1	Находясь в папке Outlook (например, «Входящие»), укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Документ Office.

2	Дважды щелкните значок, соответствующий типу создаваемого файла.

3	Щелкните Отправить документ.

4	Наберите в полях Кому и Копия имена адресатов, затем перейдите на вкладку Документ и введите в файл данные.

5	Для отправки файла нажмите кнопку Отправить  [image].


Запуск нового файла Office из общей папки

1	Откройте общую папку с сообщениями, в которой необходимо запустить создание файла Office.

Как?

2	Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Документ Office.

3	Дважды щелкните значок, соответствующий типу создаваемого файла.

4	Чтобы поместить файл в активную общую папку, щелкните Поместить документ в эту папку.

5	Для помещения файла в папку нажмите кнопку Поместить в папку  [image].


Запуск нового файла Office из папки «Мой компьютер»

1	На панели Outlook щелкните название группы Другие папки.

2	Щелкните папку «Мой компьютер»  [image].

3	Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Документ Office.

4	Перейдите на вкладку, соответствующую типу создаваемого файла.

5	Дважды щелкните название шаблона или мастера, используемого для создания файла.

6	Для сохранения файла нажмите кнопку Сохранить  [image].


Поиск всех сообщений от данного пользователя

•	В папке «Входящие» щелкните правой кнопкой мыши какое-либо сообщение от пользователя, для которого необходимо найти все остальные сообщения. Выберите в открывающемся меню команду Найти все, затем щелкните Сообщения от.


Занесение файла Office в папку Microsoft Exchange

1	Запустите приложение Office, используемое для занесения файла в папку.

2	Откройте или создайте файл, заносимый в папку.

3	Укажите в меню Файл на команду Отправить, затем щелкните Папка Exchange.

4	В списке папок дважды щелкните папку, куда необходимо поместить файл.

Совет   Для получения сведений о том, как запустить создание файла Office из общей папки, нажмите кнопку  [image].


Как изменить способ открытия и закрытия меню и вид панели инструментов?

В приложениях Microsoft Word, Microsoft Excel, PowerPoint и Microsoft Access можно изменять способ открытия и закрытия меню, скрывать и вновь показывать подсказки к панелям инструментов, а также показывать или скрывать в подсказках клавиши быстрого доступа. При изменении подобной настройки в каком-либо приложении Office она изменится и во всех остальных приложениях Office, включая Outlook, хотя в Outlook эти настройки не подлежат изменению. Для изменения какого-либо из этих параметров во всех приложениях Office запустите любое приложение Office, кроме Outlook. Укажите в меню Вид на команду Панели инструментов, затем щелкните Настройка. Перейдите на вкладку Параметры и выберите нужную установку в списке Эффекты при выводе меню.

Замечание   В Microsoft Excel нельзя задать отображение клавиш быстрого доступа в подсказках. Для остальных приложений Office эту настройка изменяется из Word, PowerPoint или Microsoft Access.


Вставка файла в элемент

1	Откройте элемент, куда необходимо вставить файл (любой элемент, кроме заметки).

2	Выберите в меню Вставить команду Файл.

3	Найдите и щелкните вставляемый файл.

4	Установите подходящий переключатель в группе Вставить как.

Советы

•	Перенесите файл из основного экрана или из окна проводника Windows в текстовое поле открытого элемента, и он будет вставлен в элемент.

•	Для создания элемента того же типа, что и элементы некоторой папки Outlook, перенесите файл на ярлык этой папки на панели Outlook. Если перенести файл на ярлык папки «Входящие», файл станет вложением в новое сообщение. Если перенести файл на ярлык какой-нибудь другой папки (кроме «Заметок»), он будет отображен в виде ярлыка нового элемента. Если перенести файл на ярлык почтовой папки (кроме папки «Входящие»), Outlook скопирует файл непосредственно в эту папку без создания нового сообщения.

•	При перенесении файла на ярлык папки панели Outlook (кроме папки «Заметки») при помощи правой кнопки мыши выберите вариант создания элемента: с файлом в виде ярлыка или в виде вложения.


Закрытие элемента без сохранения изменений

•	Выберите в меню Файл команду Закрыть.


Изменение параметров задачи

1	Откройте задачу, для которой необходимо изменить настройки.

Как?

2	Установите на вкладках Задача и Состояние необходимые параметры.


Преобразование задачи в повторяющуюся

1	Откройте задачу, которую необходимо сделать повторяющейся.

Как?

2	Нажмите кнопку Повторение  [image].

3	Выберите частоту повторения задачи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно).

4	Для повторения задачи с регулярными интервалами установите справа от частоты соответствующий переключатель, кроме Ставить новую задачу на.

Для повторения задачи в зависимости от даты ее выполнения установите переключатель Ставить новую задачу на, затем введите в поле величину интервала времени.

5	Задайте даты начала и окончания задачи.

Замечание   Повторяющиеся задачи отображаются в списке задач по одной: как только ее текущая копия будет помечена как выполненная, в списке появляется следующая копия.


Прекращение повторяющейся задачи

1	Откройте повторяющуюся задачу для ее прекращения.

Как?

2	Нажмите кнопку Повторение  [image].

3	Нажмите кнопку Удалить повторение.


Изменение срока выполнения задачи

1	Откройте задачу для изменения срока ее выполнения.

Как?

2	В поле Срок введите новую дату.

Замечание   Если в качестве срока устанавливается дата, не соответствующая шаблону обычного повторения этой задачи (например, заданная дата приходится на пятницу, а задача повторяется каждый четверг), в списке задач появится новая задача, представляющая исключение. Новая задача повторяться не будет в отличие от начальной, которая будет повторяться, как предписано.


Пропускание одной копии повторяющейся задачи

1	В списке задач откройте повторяющуюся задачу, которую необходимо пропустить.

Как?

2	Выберите в меню Задача команду Пропустить.

Замечание   Если повторяющаяся задача заканчивается после определенного числа повторов, пропуск задачи будет сосчитан как повтор.


Открытие задачи

1	Нажмите кнопку Задачи  [image]  или Календарь  [image].

2	Найдите нужную задачу в списке задач и дважды щелкните ее значок.


Переименование задачи

1	В списке задач щелкните изменяемое имя задачи.

2	Наберите новое имя и нажмите клавишу ENTER.

Замечание   Если задача повторяющаяся, для ее выполненных копий сохранится прежнее имя.


Установка даты начала и даты окончания задачи

1	Откройте задачу, для которой устанавливаются даты начала и окончания.

Как?

2	Щелкните Срок, затем введите в поле дату окончания работы над задачей.

3	В поле Начало введите дату начала работы над задачей.

Чтобы сбросить дату начала без изменения срока, введите Нет, нажмите клавишу ENTER, затем наберите новую дату начала.

Совет   Вместо набора даты можете вводить краткое описание типа «следующий понедельник» или «через месяц».

Как?


Установка выдачи оповещения о задаче

1	Откройте задачу, для которой устанавливается выдача оповещения.

Как?

2	Установите флажок Оповещение, затем введите дату и время.

Замечание   Если время оповещения не устанавливается, по умолчанию используется время из вкладки Задачи/Заметки диалогового окна Параметры (меню Сервис).


Изменение степени важности задачи

1	Откройте задачу, для которой изменяется степень важности.

Как?

2	В списке Важность щелкните нужную степень важности.


Добавление столбца

1	Выберите в меню Вид команду Выбор поля.

Покажи как

2	Перенесите нужное поле в строку заголовков так, чтобы оно стало новым заголовком столбца. Для регулирования позиции нового заголовка в строке используйте маркер в виде двойной стрелки  [image].

Если требуемое поле не показано на экране, щелкните в списке, расположенном над полями, другую группу полей.

Замечание   Для добавления столбца к панели задач укажите в меню Вид на команду Настройки панели задач, затем щелкните Поля. В списке Имеющиеся поля щелкните поле, которое станет заголовком нового столбца, нажмите кнопку Добавить. Если в списке Имеющиеся поля нет нужного поля, выберите другую группу полей в списке Группы полей для выбора.


Регулировка ширины столбца

1	Установите курсор у правого края заголовка столбца, который необходимо изменить.

2	Когда курсор примет вид двунаправленной стрелки  [image], перенесите границу столбца влево или вправо.

Совет   Для установки ширины столбца, равной длине его содержимого, дважды щелкните правый край заголовка столбца.


Выравнивание содержимого столбца

•	Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца, укажите на команду Выравнивание и выберите нужный вид выравнивания.


Изменение в таблице формата значков, дат и чисел

1	Выберите в меню Вид команду Формат столбцов.

Покажи как

2	В списке Имеющиеся поля щелкните поле, содержащее изменяемый элемент.

3	В списке Формат выберите нужный формат.


Изменение порядка столбцов

•	Перенесите заголовок столбца , накладывая его на границу между заголовками столбцов, между которыми вставляется данный столбец. При появлении маркера в виде двойной стрелки  [image] отпустите кнопку мыши.


Удаление столбца

•	Перенесите заголовок столбца за пределы строки заголовков столбцов. Когда вместо него в строке появятся символы X, отпустите кнопку мыши.


Разрешение или запрет на редактирование в таблице

1	Выберите в меню Вид команду Формат представления.

Покажи как

Находясь на панели задач, укажите в меню Вид на команду Настройки панели задач, затем щелкните Формат представления.

2	Установите флажок Разрешить правку в ячейках.

Совет   При необходимости вносите изменения в ячейки, находящиеся в списках задач (используется по умолчанию).


Нестандартные поля и типы данных

Нестандартные поля используются в Outlook несколькими способами.

•	Для представления или формы создаются новые поля ввода данных, куда заносится информация. Например, в папке контактов можно создать поле типа даты/времени под названием «Последний разговор» и включить его в представление «Список телефонов».

•	Создаются новые представления путем объединения стандартных полей в одном столбце. Например, для экономии места в списке адресов можно создать столбец, объединяющий поля «Область» и «Страна».

•	Создается поле формулы для отображения данных разными способами. Например, можно создать поле, в котором появляется слово «Большое», если сообщение содержит более 10000 байтов, или слово «Маленькое» в противном случае.

Любое созданное вами поле сохраняется в папке, где оно создано. Для использования поля в других папках создайте это поле заново в каждой из них.

Нестандартные поля создаются и просматриваются в представлении таблицей и представлении карточками. В Outlook допускается создание полей следующих типов.

Тип данных	Представляет
Выражение	Комбинации значений полей и текста в одном столбце (представление таблицей) или строке (представление карточками). Можно задать, какие поля будут показаны – все или только первое непустое. Можно комбинировать текст с полями без кавычек. Для просмотра примеров допустимых полей выражений нажмите кнопку  [image].
Денежный	Числовые данные денежного типа или математические вычисления с участием денежных сумм.
Дата/время	Значения дат и времени.
Длительность	Числовые данные. Длительность задается в минутах, часах или днях. С помощью стандартного формата можно задать, какой день будет использоваться при пересчете вводимых в поле данных – 24-часовой или рабочий, согласно рабочим установкам на вкладке Задачи/заметки диалогового окна Параметры (меню Сервис). Например, если на вкладке установлен 8-часовой день, введя в поле 12 часов, вы увидите значение 1,5 дня. Значения сохраняются в минутах.
Формула	Вычисления с участием стандартных и нестандартных полей. В формуле можно использовать любые подходящие функции и операторы. Для просмотра примеров полей формул нажмите кнопку  [image].
Целое число	Целочисленные данные.
Ключевые слова	Такое поле используется для группирования и поиска родственных элементов, аналогично категориям Outlook. Если в тексте несколько значений, разделяйте их запятыми. В представлении можно группировать по каждому значению в отдельности.
Число	Числовые данные или математические вычисления, не включающие денежные суммы (для них используется тип данных «Денежный»).
Процент	Числовые данные, выраженные в процентах.
Текст	Текст или комбинации из текста и чисел; например, адреса. Может содержать до 255 символов.
Да/нет	Данные, принимающие одно из двух значений; например, «Да» и «Нет», «Истина» и «Ложь», «Включено» и «Выключено». Эти поля также отображаются в виде  [image]  или  [image].
Для каждого типа данных, за исключением «Выражения», «Формулы» и «Ключевых слов», предусмотрен ряд стандартных форматов для значений этих полей. Для получения более подробных сведений о стандартных форматах нажмите кнопку  [image].


Создание нестандартного поля

В Outlook можно создавать нестандартные поля разных видов, в зависимости от выбранного типа данных. Для получения сведений об используемых типах данных нажмите кнопку  [image].

•	Для ввода и показа информации о каком-либо элементе создайте простое поле с одним типом данных. Например, для ввода дат создайте поле даты/времени.

•	Для показа нескольких полей в столбце таблицы (или в строке карточки) создайте поле выражения. При этом можно показывать все участвующие в выражении поля или только первое непустое. Это удобно для оптимального использования экрана в представлении.

•	Для показа результатов вычислений с участием стандартных или нестандартных полей создайте поле формулы. Для получения более подробных сведений о стандартных полях для элементов Outlook нажмите кнопку  [image]. Для сведений об используемых функциях нажмите кнопку  [image].

См. также

Создание простого поля для папки

Создание поля выражения для папки

Создание поля формулы для папки


Создание простого поля для папки

1	Выберите папку, для которой создается поле.

2	В списке Текущее представление  [image] щелкните представление, соответствующее одному из двух типов представления – таблица или карточки.

3	Выберите в меню Вид команду Поля.

Покажи как

4	Нажмите кнопку Новое поле.

5	В поле Имя введите имя поля.

6	В списке Тип выберите тип данных, используемых в поле, кроме типов Выражение или Формула.

Для получения более подробных сведений о стандартных форматах типов данных нажмите кнопку  [image].

7	В списке Формат выберите нужный формат для поля.

8	Нажмите кнопку OK.

9	Нажимая кнопки Вверх и Вниз, поставьте новое поле в нужное место между другими полями представления.

Для удаления поля из представления нажмите кнопку Удалить.

Совет   Изменяйте содержимое поля непосредственно в таблице. Для получения более подробных сведений нажмите кнопку  [image].


Создание поля выражения для папки

1	Выберите папку, для которой создается поле выражения.

2	В списке Текущее представление  [image] щелкните представление, соответствующее одному из двух типов представления – таблица или карточки.

3	Выберите в меню Вид команду Поля.

Покажи как

4	Нажмите кнопку Новое поле.

5	В поле Имя введите имя поля.

6	В списке Тип выберите тип Выражение.

7	Нажмите кнопку Изменить.

8	Для объединения значений всех необходимых полей установите переключатель объединять поля и любые фрагменты текста друг с другом.

Для показа только первого поля, не являющегося пустым, установите переключатель отображать только первое непустое поле, пропуская последующие.

9	Нажмите кнопку Поле, укажите на нужную группу полей и щелкните показываемое поле.

10	Повторите пункт 9 для каждого поля, включаемого в выражение.

11	Дважды нажмите кнопку OK.

12	Нажимая кнопки Вверх и Вниз, поставьте новое поле в нужное место между другими полями представления.

Для удаления поля из представления нажмите кнопку Удалить.

Замечания

•	Данные в полях выражений отображаются в формате, используемом по умолчанию. Для показа данных в нестандартном формате создайте поле формулы и воспользуйтесь функцией Format.

•	Содержимое поля выражения не подлежит сортировке, группировке или фильтрации.


Создание поля формулы для папки

1	Выберите папку, для которой создается поле формулы.

2	В списке Текущее представление  [image] щелкните представление, соответствующее одному из двух типов представления – таблица или карточки

3	Выберите в меню Вид команду Поля.

Покажи как

4	Нажмите кнопку Новое поле.

5	В поле Имя введите имя поля.

6	В списке Тип выберите тип Формула.

7	Нажмите кнопку Изменить.

8	Чтобы вставить в формулу функцию, нажмите кнопку Функция, укажите на нужный набор функций и выберите функцию. Для сведений о функциях, используемых при создании, нажмите кнопку  [image]. Для сведений об используемых операторах нажмите кнопку  [image].

Чтобы вставить в формулу поле, выделите аргумент, заменяемый полем, нажмите кнопку Поле, укажите на нужный набор полей и выберите поле. Для сведений о стандартных полях, предусмотренных для каждого типа элементов Outlook, нажмите кнопку  [image].

9	Дважды нажмите кнопку OK.

10	Нажимая кнопки Вверх и Вниз, поставьте новое поле в нужное место между другими полями представления.

Для удаления поля из представления нажмите кнопку Удалить.

Замечания

•	Поля формул обновляются при каждом изменении представления; например, при изменении ширины столбца.

•	Содержимое поля формулы не подлежит сортировке, группировке или фильтрации.


Примеры стандартных форматов типов данных

Формат созданных полей можно изменять. Набор допустимых форматов зависит от типа данных. Ниже в таблице приведен список некоторых форматов, поддерживаемых в Outlook.

Для получения полного списка стандартных форматов для некоторого поля в представлении выберите в меню Вид команду Форматировать столбцы. В списке Имеющиеся поля выберите форматируемое поле, затем в списке Формат выберите формат. Если нужного формата нет в списке, создайте свой формат, используя тип данных «Формула» и функцию Format. Для получения более подробных сведений о функции Format нажмите кнопку  [image].

Тип данных	Примеры стандартных форматов
Денежный	12,345.60 р. или (12,345.60 р.) 12,346 р. или (12,346 р.)
Дата/время	Январь 1997 03.03.97 8:00 3 марта, 1997 Пн. 03.03 8:00  8:00
Длительность	12ч 12 часов 12ч (рабочее время) (см. примечание) 12 часов (рабочее время) (см. примечание)
Целое число	1234
Ключевые слова	Текст
Число	Все цифры: 1234,567 или -1234,567 Округление: 1235 или -1235 Научный: 1235E+03 или -1235E+03 Компьютер: 64 K, 128Mбайт или 1 Гбайт
Процент	65,4321% 65,43% или -65,43% 65% или -65%
Текст	Текст
Да/нет	Да или Нет Включено или Выключено Истина или Ложь   или
Замечание   Для значений, введенных в поле длительности в обычном формате, предполагается 24-часовой день. Значения, введенные в формате рабочего времени, используют число часов в рабочем дне и число дней в рабочем месяце, установленные на вкладке Задачи/заметки диалогового окна Параметры (меню Сервис). Все значения типа длительности сохраняются в минутах.


Различие между полем и столбцом

Столбец таблицы, как правило, содержит значение одного поля; например, поля «Получено». Однако в одном столбце можно показать несколько полей, если речь идет о поле формулы или выражения. В представлении карточками поля могут изображаться в виде строк, а в формах – в виде элементов управления. Столбец – это один из способов отображения содержимого поля.


Просмотр всех стандартных полей, допустимых для элемента

1	Откройте элемент, для которого необходимо показать поля.

2	Выберите в меню Сервис команду Конструктор форм Outlook, затем перейдите на вкладку (Все поля).

3	В списке Группы полей для выбора выберите Все поля имя элемента.

Замечания

•	Нельзя показать все поля заметки.

•	Для показа всех полей контакта откройте контакт и перейдите на вкладку Все поля.


Изменение нестандартного поля в таблице

1	Выберите папку, для которой необходимо изменить нестандартное поле.

2	В списке Текущее представление  [image] щелкните какое-либо представление, относящееся к табличному типу представления.

3	Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца нестандартного поля, затем выберите в открывающемся меню команду Форматировать столбцы.

4	Измените настройки нужным образом.


Примеры полей формул и выражений

Что нужно показать	Нестандартное поле	Результат в поле
Число дней с момента получения элемента (поле формулы)	DateValue (Now())-DateValue ([Получено]) & " дн."	6 дн.
Описание встречи или собрания в календаре (поле формулы)	"Собрание проводится " & [Шаблон повторения] & " в " & [Местоположение]	Собрание проводится ежедневно с 12:00 до 1:30 в комнате 1231
Счет за телефонный разговор, зарегистрированный в дневнике, по тарифу 1000 рублей за минуту (поле формулы)	IIF ([Тип] = "Телефонный звонок" , Format ([Длительность] * 1000, "Денежный"), "Нет")	1000р.
Описание Отметки сообщения (поле формулы)	IIF ( [Состояние отметки] = "2", [Отметка сообщения] & " " & [Срок],"")	Дополнение 03/05/97 8:00:00.
Первый номер телефона, указанный для контакта, в порядке появления в формуле (поле выражения)	[Телефон раб.] [Телефон раб. 2] [Телефон дом.] [Телефон дом. 2] [Телефон автомоб.]	(095) 465-1234
Описание поля, объединенного с самим собой (поле выражения)	Срок выполнения: [Срок]	Срок выполнения: 03/05/97 8:00.


Изменение подписи в заголовке столбца

1	Щелкните правой кнопкой мыши изменяемый заголовок столбца, и выберите команду Форматировать столбцы.

2	В поле Подпись введите новую подпись.

Замечание   При изменении подписи имя поля не изменяется.


Автоматическая регулировка ширины столбцов по размеру таблицы

По умолчанию ширина столбцов в таблице устанавливается так, чтобы они поместились в окне Outlook. Если в представлении слишком много столбцов и все они не помещаются, сбросьте нижеупомянутый флажок и измените размеры столбцов. После этого их можно просмотреть, прокрутив окно вправо.

1	В списке Текущее представление  [image] щелкните какое-либо представление, относящееся к табличному типу представления.

2	Выберите в меню Вид команду Формат представления.

 Покажи как

3	Установите или сбросьте флажок Автоматический размер.


Устранение неполадок, связанных с нестандартными полями

Описание неполадок

Созданного поля нет на экране

При попытке сортировки, группировки или фильтрации поля формулы или поля выражения выдается сообщение об ошибке

Созданное поле формулы не отображается в диалоговом окне Найти


Созданного поля нет на экране

•	Нестандартные поля хранятся в папке, где они созданы. Откройте папку, где вы создали поле, и посмотрите, не появится ли оно на экране. Для использования такого поля в другой папке заново создайте его в ней.

•	Нестандартные поля хранятся в группе полей, которая в окне Выбор поля и в диалоговом окне Поля изображается под названием «Поля пользователя». Для просмотра всех нестандартных полей папки откройте ее, выберите в меню Вид команду Поля, затем в списке Группы полей для выбора щелкните Поля пользователя в папке.


При попытке сортировки, группировки или фильтрации поля формулы или поля выражения выдается сообщение об ошибке

Поле формулы и поле выражения в Outlook не подлежат сортировке, группировке и фильтрации.


Стандартные поля Microsoft Outlook

Microsoft Outlook поддерживает нижеперечисленные стандартные поля. Некоторые поля доступны в отдельных элементах. Можно добавить или удалить все поля в представлении таблицей или карточками. Для получения сведений о добавлении и удалении полей в представлении нажмите кнопку  [image]. Для сведений о просмотре всех полей какого-либо элемента нажмите кнопку  [image].

В качестве значения поля типа «Да/Нет» сохраняется -1 или 0. Значение полей длительности сохраняется в минутах.

См. также

Стандартные поля элемента календаря

Стандартные поля контакта

Стандартные поля записи в дневнике

Стандартные поля почтового сообщения

Стандартные поля заметки

Стандартные поля задачи

Стандартные поля записки


Стандартные поля элемента календаря

Поле	Тип данных и значение	Можно изменять в представлении
Целый день	Да/нет. Если имеет значение «Да», в поле длительности задается 24 часа (1440 минут).	Да
Вложение	Да/нет.	Нет
Счета	Текст.	Да
Категории	Текст. Используется для группировки и поиска взаимосвязанных элементов. Если категорий несколько, они разделяются запятыми.	Да
Предмет	Текст. Содержимое поля «Тема» из первоначального сообщения в сеансе обмена сообщениями.	Нет
Создано	Дата/время. Дата и время создания элемента календаря.	Нет
Не автоархивировать	Да/нет. Указывает на необходимость архивирования данного элемента календаря.	Да
Длительность	Длительность. 24 часа (1440 минут), если поле «Целый день» содержит «Да». В противном случае – разность между значениями полей «Конец» и «Начало». Сохраняется в минутах.	Нет
Конец	Дата/время. Дата и время окончания элемента календаря.	Да
Важность	Возможны следующие установки: 0 Низкая  1 Обычная  2 Высокая	Да
Папка	Текст. Имя папки, в которой содержится элемент календаря.	Нет
Помещение	Текст. Место проведения встречи или собрания.	Да
Состояние собрания	Возможны следующие установки: 0 Отсутствует 1 Организатор собрания 2 Принято под вопросом 3 Принято 4 Отклонено 5 Еще не принято	Нет
Класс сообщений	Задает класс сообщений для элемента данного типа. Для получения более подробных сведений о стандартных классах сообщений Outlook нажмите кнопку  [image].	Нет
Расстояние	Текст.	Да
Изменено	Дата/время. Момент последнего изменения элемента календаря.	Нет
Заметки	Текст. Значение соответствующего текстового поля в окне элемента календаря.	Нет
Необязательные участники	Текст. Имена необязательных участников собрания или встречи. Если имен несколько, они разделяются точкой с запятой.	Нет
Организатор	Текст. Имя организатора собрания или встречи.	Нет
Внутренняя версия Outlook	Используется только администратором.	Нет
Версия Outlook	Текст. Номер версии Outlook, в которой был создан элемент календаря.	Нет
Прочтено	Да/нет. Указывает, помечен ли элемент календаря как прочитанный.	Нет
Повторение	Возможны следующие установки: 0 Нет 1 Ежедневно 2 Еженедельно 3 Ежемесячно 4 Ежегодно	Нет
Шаблон повторения	Текст. Комбинация значений полей «Повторение», «Начало» и «Конец».	Нет
Конец повторения	Дата/время. Дата и время последней копии повторяющегося элемента календаря.	Нет
Начало повторения	Дата/время. Дата и время первой копии повторяющегося элемента календаря.	Нет
Повторяющаяся	Да/нет. Указывает на повторяемость элемента календаря.	Нет
Оповестить заранее	Число. Показывает, за сколько минут до встречи или собрания выдается оповещение.	Да
Оповещение	Да/нет. По истечении времени начала собрания или встречи поле «Оповещение» установить нельзя.	Да
Отказ от оповещения по умолчанию	Да/нет. Если установлено «Да», оповещение для элемента контролируется полями «Оповестить заранее», «Звук оповещения» и «Звуковой файл оповещения». Если установлено «Нет», используются настройки с вкладки Оповещения диалогового окна Параметры (меню Сервис).	Да
Звук оповещения	Да/нет. Указывает на наличие звукового сопровождения оповещения.	Да
Звуковой файл оповещения	Текст. Путь к звуковому файлу, воспроизводимому при оповещении.	Да
Обязательные участники	Текст. Имена обязательных участников собрания или встречи. Если имен несколько, они разделяются точкой с запятой.	Нет
Ресурсы	Текст. Имена ресурсов собрания или встречи. Если имен несколько, они разделяются точкой с запятой.	Нет
Ответ по запросу	Да/нет. В приглашении на собрание задает, запрошен ли ответ участника.	Да
Пометка	Возможны следующие установки: 0 Обычное 1 Личное 2 Частное 3 ДСП	Нет
Свободен/занят	Возможны следующие установки: 0 Свободен 1 Под вопросом 2 Занят 3 Нет на работе	Да
Размер	Число. Число байтов в элементе календаря.	Нет
Начало	Дата/время. Время начала элемента календаря.	Да
Тема	Текст.	Да


Стандартные поля контакта

Поле	Тип данных и значение	Можно изменять в представлении
Учетная запись	Текст.	Да
Годовщина	Дата/время. Если это поле содержит значение, элемент календаря становится вложением в контакт и в поле «Вложение» заносится «Да».	Да
Помощник	Текст.	Да
Телефон помощника	Текст.	Да
Вложение	Да/нет. Устанавливается значение «Да», если поле «Годовщина» или «День рождения» не пустое.	Нет
Счета	Текст.	Да
День рождения	Дата/время. Если это поле содержит значение, элемент календаря становится вложением в контакт и в поле «Вложение» заносится «Да».	Да
Рабочий адрес	Текст.	Да (только в представлении карточками)
Город (раб. адрес)	Текст.	Да
Страна (раб. адрес)	Текст.	Да
Почтовый ящик (раб. адрес)	Текст.	Да
Индекс (раб. адрес)	Текст.	Да
Область (раб. адрес)	Текст.	Да
Улица (раб. адрес)	Текст.	Да (только в представлении карточками)
Факс раб.	Текст.	Да
Деловая страница	Текст.	Да
Телефон раб.	Текст.	Да
Телефон раб. 2	Текст.	Да
Обратный вызов	Текст.	Да
Телефон автомоб.	Текст.	Да
Категории	Текст. Используется для группировки и поиска взаимосвязанных элементов. Если категорий несколько, они разделяются запятыми.	Да
Дети	Текст.	Да
Город	Текст.	Да
Организация	Текст.	Да
Телефон организации осн.	Текст.	Да
Имя в компьютерной сети	Текст.	Да
Страна	Текст.	Да
Создано	Дата/время. Дата и время создания контакта.	Нет
Код пользователя	Текст.	Да
Отдел	Текст.	Да
Эл. почта	Текст.	Нет
Эл. почта 2	Текст.	Нет
Эл. почта 3	Текст.	Нет
Хранить как	Текст. Содержимое поля «Полное имя», если оно не изменено пользователем.	Нет
Имя	Текст.	Да
Адрес FTP	Текст. Значение адреса FTP для контакта.	Да
Полное имя	Текст. Содержимое полей «Обращение», «Имя», «Отчество», «Фамилия» и «Суффикс» через пробелы. В этих полях отражаются любые изменения поля «Полное имя».	Да
Пол	Возможны следующие установки: 0 Неопределенный 1 Женский 2 Мужской	Да
Личный номер	Текст.	Да
Увлечения	Текст.	Да
Домашний адрес	Текст.	Да (только в представлении карточками)
Город (дом. адрес)	Текст.	Да
Страна (дом. адрес)	Текст.	Да
Почтовый ящик (дом. адрес)	Текст.	Да
Индекс (дом. адрес)	Текст.	Да
Область (дом. адрес)	Текст.	Да
Улица (дом. адрес)	Текст.	Да (только в представлении карточками)
Факс дом.	Текст.	Да
Телефон дом.	Текст.	Да
Телефон дом. 2	Текст.	Да
Папка	Текст. Имя папки, содержащей контакт.	Да
Инициалы	Текст.	Да
ISDN	Текст. Номер телефона для соединения ISDN.	Да
Должность	Текст.	Да
Дневник	Да/нет. Указывает, заносятся ли автоматически в дневник записи о действиях контакта.	Да
Язык	Текст.	Да
Фамилия	Текст.	Да
Место	Текст.	Да
Почтовый адрес	Текст.	Да (только в представлении карточками)
Руководитель	Текст.	Да
Класс сообщений	Текст. Задает класс сообщений для элемента данного типа. Для получения более подробных сведений о стандартных классах сообщений Outlook нажмите кнопку  [image].
Отчество	Текст.	Да
Расстояние	Текст.	Да
Телефон переносной	Текст.	Да
Изменено	Дата/время. Дата и время последнего изменения контакта.	Нет
Псевдоним	Текст.	Да
Заметки	Текст. Содержимое текстового поля контакта.	Нет
Местонахождение офиса	Текст.	Да
Личный номер (организ.)	Текст.	Да
Дополнит. адрес	Текст.	Да (только в представлении карточками)
Город (дополн. адрес)	Текст.	Да
Страна (дополн. адрес)	Текст.	Да
Почтовый ящик (доп. адрес)	Текст.	Да
Индекс (дополн. адрес)	Текст.	Да
Область (дополн. адрес)	Текст.	Да
Улица (дополн. адрес)	Текст.	Да (только в представлении карточками)
Факс дополн.	Текст.	Да
Телефон дополн.	Текст.	Да
Внутренняя версия Outlook	Используется только администратором.	Нет
Версия Outlook	Текст. Номер версии Outlook, в которой создан контакт.	Нет
Пейджер	Текст.	Да
Личная основная страница	Текст.	Да
Почтовый ящик	Текст.	Да
Телефон основной	Текст.	Да
Профессия	Текст.	Да
Радиотелефон	Текст.	Да
Прочитано	Да/нет. Указывает, помечен ли контакт как прочитанный.	Нет
Ссылается из	Текст.	Да
Пометка	Возможны следующие установки: 0 Обычное 1 Личное 2 Частное 3 ДСП	Нет
Размер	Число. Количество байтов, используемых контактом	Нет
Супруг(а)	Текст.	Да
Область	Текст.	Да
Улица	Текст.	Да (только в представлении карточками)
Тема	Текст. Содержимое поля «Полное имя». Если последнее пусто, используется содержимое поля «Хранить как».	Да
Суффикс	Текст. Суффикс имени, например, мл. или II.	Да
Телекс	Текст.	Да
Обращение	Текст. Обращение, например, Г-н, Г-жа, Тов.	Да
Телефон TTY/TDD	Текст. Номер телефона для соединения TTY/TDD.	Да
Сертификат пользователя	Текст.	Да
Пользователь 1 – 4	Текст. Определяемые пользователем поля, предусмотренные для совмещения с другими приложениями. Для сведений о создании в Outlook нестандартного поля нажмите кнопку  [image].	Да
Веб-страница	Текст.	Да
Индекс	Текст.	Да


Стандартные поля записи дневника

Поле	Тип данных и значение	Можно изменять в представлении
Вложение	Да/нет.	Нет
Счета	Текст.	Да
Категории	Текст. Поле пользователя, применяемое для группирования и поиска взаимосвязанных элементов. Если категорий несколько, они разделяются запятыми.	Да
Организация	Текст.	Да
Контакт	Текст. Имя контакта, для которого создана запись в дневник.	Нет
Создано	Дата/время. Дата и время создания записи в дневник.	Нет
Не автоархивировать	Да/нет. Указывает на необходимость архивирования записи дневника.	Да
Длительнасть	Длительность. Сохраняется в минутах.	Нет
Конец	Дата/время. Дата и время окончания, установленные для записи дневника.	Да
Тип	Текст. Тип записи в дневник.	Нет
Папка	Текст. Имя папки, содержащей запись дневника.	Нет
Класс сообщений	Текст. Задает класс сообщений для элемента данного типа. Для получения более подробных сведений о стандартных классах сообщений Outlook нажмите кнопку  [image].	Нет
Расстояние	Текст.	Да
Изменено	Дата/время. Момент последнего изменения записи дневника.	Нет
Заметки	Текст. Первые 255 символов из текстового поля записи дневника.	Нет
Внутренняя версия Outlook	Используется только администратором.	Нет
Версия Outlook	Текст. Номер версии Outlook, где создана запись дневника.	Нет
Прочитано	Да/нет. Указывает, помечена ли запись дневника как прочитанная.	Нет
Пометка	Возможны следующие установки: 0 Обычное 1 Личное 2 Частное 3 ДСП	Нет
Размер	Число. Число байтов, используемое записью дневника.	Нет
Начало	Дата/время. Время начала для записи в дневник.	Да
Тема	Текст.	Да


Стандартные поля почтового сообщения

Поле	Тип данных и значение	Можно изменять в представлении
Вложение	Да/нет.	Нет
СК	Текст. Имена из поля СК сообщения.	Нет
Счета	Текст.	Да
Категории	Текст. Используется для группировки и поиска взаимосвязанных элементов. Если категорий несколько, они разделяются запятыми.	Да
Копия	Текст. Имена из поля Копия сообщения.	Нет
Предмет	Текст. Содержимое поля «Тема» из первоначального сообщения в сеансе обмена сообщениями.	Нет
Создано	Дата/время. Дата и время создания сообщения.	Нет
Отложить до	Дата/время. Дата и время доставки сообщения. Сервер задерживает доставку сообщения.	Да
Не автоархивировать	Да/нет. Указывает на необходимость архивирования сообщения.	Да
Срок	Дата/время. Дата и время выполнения действия, связанного с отметкой сообщения. Если в данное поле заносится значение, в поле «Состояние отметки» устанавливается 2.	Да
Аннулировать	Дата/время. Дата и время истечения срока действия сообщения.	Да
Состояние отметки	Возможны следующие установки: 0 Обычное 1 Выполнено 2 Отмечено	Да
От	Текст. Имена из поля От сообщения.	Нет
Посылать ответы	Текст. Имена из поля Посылать ответы в сообщении.	Нет
Важность	Возможны следующие установки: 0 Низкая  1 Обычная  2 Высокая	Да
Папка	Текст. Имя папки, где содержится сообщение.	Нет
Сообщение	Текст. Содержимое текстового поля сообщения.	Нет
Класс сообщений	Задает класс сообщений для элемента данного типа. Для получения более подробных сведений о стандартных классах сообщений Outlook нажмите кнопку  [image].	Нет
Отметка сообщения	Текст. Действие, выполняемое для данного сообщения. Если в этом поле задано какое-либо действие, значение поля «Состояние отметки» устанавливается равным 2.	Да
Расстояние	Текст.	Да
Изменено	Дата/время. Дата и время последнего изменения сообщения.	Нет
Внутренняя версия Outlook	Используется только администратором.	Нет
Версия Outlook	Текст. Номер версии Outlook, в которой создано сообщение.	Нет
Прочитано	Истина/ложь. Указывает, помечено ли сообщение как прочитанное.	Нет
Получено	Дата/время. Дата и время получения сообщения.	Нет
Удаленный статус	Задает состояние заголовка сообщения удаленного доступа. Возможны следующие установки: 0 Не помечено 1 Помечено 2 Пометить для загрузки 3 Пометить для загрузки копий	Нет
Время загрузки	Длительность. Задает время для загрузки сообщения с сервера при помощи средства удаленной почты. Сохраняется в минутах.	Нет
Важность	Возможны следующие установки: 0 Обычное 1 Личное 2 Частное 3 ДСП	Нет
Отправлено	Дата/время. Дата и время отправки сообщения.	Нет
Размер	Число. Число байтов, используемых в сообщении.	Нет
Тема	Текст.	Да
Кому	Текст. Имена из поля Кому сообщения.	Нет
Статус отслеживания	Статус отслеживания сообщения. Возможны следующие установки: 1 Доставлено 5 Прочитано 6 Не прочитано	Нет


Стандартные поля заметки

Поле	Тип данных и значение	Можно изменять в представлении
Категории	Текст. Используется для группирования и поиска взаимосвязанных элементов. Если категорий несколько, они разделяются запятыми.	Да
Цвет	Возможны следующие установки: 0 Синий 1 Зеленый 2 Розовый 3 Желтый 4 Белый	Да
Содержание	Текст. Содержимое текстового поля заметки.	Нет
Создано	Дата/время. Дата и время создания заметки.	Нет
Не автоархивировать	Да/нет. Указывает на необходимость архивирования заметки.	Да
Папка	Текст. Имя папки, где содержится заметка.	Нет
Класс сообщений	Текст. Задает класс сообщений для элемента данного типа. Для получения более подробных сведений о стандартных классах сообщений Outlook нажмите кнопку  [image].	Нет
Изменено	Дата/время. Дата и время последнего изменения заметки.	Нет
Внутренняя версия Outlook	Используется только администратором.	Нет
Версия Outlook	Текст. Номер версии Outlook, в которой создана заметка.	Нет
Прочитано	Да/нет. Указывает, помечена ли заметка как выполненная.	Нет
Размер	Число. Число байтов, используемой заметкой.	Нет
Тема	Текст.	Нет


Стандартные поля задачи

Поле	Тип данных и значение	Можно изменять в представлении
Выполнено	Процент.	Да
Реально затрачено	Длительность. Время, затраченное на задачу. Число часов дня и число дней в году задаются на вкладке Задачи/заметки диалогового окна Параметры (меню Сервис). Сохраняется в минутах.	Да
Назначено	Возможны следующие установки: 0 Не назначен 1 Назначен мной 2 Назначен мне	Нет
Вложение	Да/нет.	Нет
Счета	Текст.	Да
Категории	Текст. Используется для группировки и поиска взаимосвязанных элементов. Если категорий несколько, они разделяются запятыми.	Да
Организация	Текст.	Да
Завершено	Да/нет. Указывает, помечена ли задача как выполненная.	Да
Контакты	Текст.	Да
Предмет	Текст. Содержимое поля «Тема» первоначальной задачи.	Нет
Создано	Дата/время. Дата и время создания задачи.	Нет
Дата завершения	Дата/время. Дата и время выполнения задачи. Если это поле не пусто, в поле «Завершено» устанавливается значение «Да», а в поле «Выполнено» – значение 100.	Только для неповторяющихся задач.
Не автоархивировать	Да/нет. Указывает на необходимость архивирования задачи.	Да
Срок	Дата/время.	Да
Папка	Текст. Имя папки, в которой содержится задача.	Нет
Класс сообщений	Текст. Задает класс сообщений для элемента данного типа. Для получения более подробных сведений о стандартных классах сообщений Outlook нажмите кнопку  [image].	Нет
Расстояние	Текст.	Да
Изменен	Дата/время. Дата и время последнего изменения задачи.	Нет
Заметки	Текст. Содержимое текстового поля задачи.	Да
Внутренняя версия Outlook	Используется только администратором.	Нет
Версия Outlook	Текст. Номер версии Outlook, в которой создана задача.	Нет
Владелец	Текст. Владелец задачи.	Только для задачи из общей папки.
Важность	Возможны следующие установки: 0 Низкая  1 Обычная  2 Высокая	Да
Прочитано	Да/нет. Указывает, помечена ли задача как прочитанная.	Нет
Повторяющаяся	Да/нет. Указывает, является ли задача повторяющейся.	Нет
Оповещение	Да/нет. Указывает, установлено ли для задачи оповещение.	Нет
Отказ от оповещения по умолчанию	Да/нет.	Да
Звук оповещения	Да/нет. Указывает на наличие звукового сопровождения оповещения.	Да
Звуковой файл оповещения	Текст. Путь к звуковому файлу, воспроизводимому при оповещении.	Да
Время оповещения	Дата/время. Дата и время выдачи оповещения о задаче.	Да
Состояние запроса	Возможны следующие установки: 0 No setting 1 Нет ответа 2 Принято 3 Отклонено	Нет
Запрошено	Текст. В поручении – имя назначившего задачу.	Нет
Участие	Текст.	Да
Важность Schedule+	Текст.	Да
Пометка	Возможны следующие установки: 0 Обычное 1 Личное 2 Частное 3 ДСП	Нет
Размер	Число. Число байтов, используемой задачей.	Нет
Дата начала	Дата/время. Дата и время начала задачи.	Да
Состояние	Возможны следующие установки: 0 Не началась 1 Выполняется 2 Завершена 3 В ожидании 4 Отложена	Да
Тема	Текст.	Да
Задача команды	Да/нет.	Да
Всего работы	Длительность. Время на выполнение задачи. Сохраняется в минутах.	Да


Стандартные поля записки

Поле	Тип данных и значение	Можно изменять в представлении
Вложение	Да/нет.	Нет
Счета	Текст.	Да
Категории	Текст. Используется для группировки и поиска взаимосвязанных элементов. Если категорий несколько, они разделяются запятыми.	Да
Предмет	Текст. Содержимое поля «Тема» из первоначального элемента в сеансе обмена сообщениями.	Нет
Создано	Дата/время. Дата и время создания сообщения.	Нет
Отложить до	Дата/время. Дата и время доставки сообщения. Сервер задерживает доставку сообщения.	Да
Не автоархивировать	Да/нет. Указывает на необходимость архивирования сообщения.	Да
Аннулировать	Дата/время. Дата и время истечения срока действия сообщения.	Да
От	Текст. Имена из поля От в сообщении.	Нет
Важность	Возможны следующие установки: 0 Низкая  1 Обычная  2 Высокая	Да
Папка	Текст. Имя папки, где содержится сообщение.	Нет
Класс сообщений	Задает класс сообщений для элемента данного типа. Для получения более подробных сведений о стандартных классах сообщений Outlook нажмите кнопку  [image].	Нет
Расстояние	Текст.	Да
Изменено	Дата/время. Дата и время последнего изменения сообщения.	Нет
Внутренняя версия Outlook	Используется только администратором.	Нет
Версия Outlook	Текст. Номер версии Outlook, в которой создано сообщение.	Нет
Прочитано	Истина/ложь. Указывает, помечено ли сообщение как прочитанное.	Нет
Получено	Дата/время. Дата и время получения сообщения.	Нет
Удаленный статус	Задает статус заголовка сообщения удаленной почты. Возможны следующие установки: 0 Не помечено 1 Помечено 2 Пометить для загрузки 3 Пометить для загрузки копий	Нет
Время загрузки	Длительность. Задает время, необходимое для загрузки сообщения с сервера при помощи средства удаленной почты. Сохраняется в минутах.	Нет
Пометка	Возможны следующие установки: 0 Обычное 1 Личное 2 Частное 3 ДСП	Нет
Отправлено	Дата/время. Дата и время отправки сообщения.	Нет
Размер	Число. Число байтов, используемых сообщением.	Нет
Тема	Текст.	Да


Abs (функция)

Возвращает значение того же типа, что было передано функции, и равное абсолютной величине числа.

Синтаксис

Abs(number)

В качестве обязательного аргумента number используется любое допустимое числовое выражение.  Если number содержит значение Null, возвращается также Null.

Примечания

Абсолютная величина числа равна его значению без знака.  Например, ABS(-1) и ABS(1) возвращают 1.


Пример функции Abs

В следующем примере обе функции возвращают 53.

ABS(-53)

ABS(53)


Asc (функция)

Возвращает значение типа Целое число, выражающее код первой буквы символьной строки.

Синтаксис

Asc(string)

В качестве обязательного аргумента string используется любое допустимое строковое выражение. Если string не содержит ни одного символа, возникает ошибка этапа выполнения.

Примечания

Диапазон возвращаемых значений составляет 0-255 в системах, не поддерживающих DBCS, или -32768-32767 в системах, поддерживающих DBCS.

Замечание   Функция AscW возвращает код символа из набора, принятого в данной системе (ANSI в случае Windows 95 и Unicode в случае Windows NT).


Пример функции Asc

В следующем примере возвращается код первого символа в поле «Тема».

Поле «Тема»	Возвращается
Международная торговля	73
Стратегия маркетинга	77
ASC([Тема])


Atn (функция)

Возвращает значение типа Двойной, выражающее арктангенс данного числа.

Синтаксис

Atn(number)

В качестве обязательного аргумента number можно использовать значение типа Двойной или любое допустимое числовое выражение.

Примечания

Функция Atn для заданного отношения двух катетов прямоугольного треугольника (number) возвращает соответствующий угол в радианах. Аргумент соответствует отношению длины противолежащего катета к длине прилежащего.

Результат находится в диапазоне от -/2 до /2 радиан.

Для перевода градусов в радианы умножьте число на /180. Для перевода радиан в градусы умножьте на 180/.

Замечание   Atn – тригонометрическая функция, обратная функции Tan, которая для заданного угла возвращает отношение двух катетов. Не путайте функцию Atn с котангенсом, являющимся обратной величиной тангенса (1/Tan).


Пример функции Atn

В следующем примере функция Atn используется для получения числа .

ATN(1)*4


Choose (функция)

Выбирает и возвращает значение из списка аргументов.

Синтаксис

Choose(index, choice-1[, choice-2, ... [, choice-n]])

Синтаксис функции Choose состоит из трех компонентов:

Компонент	Описание
index	Обязательный. Числовое выражение или поле, результат которого есть значение в диапазоне от 1 до числа элементов списка.
Choice	Обязательный. Выражение типа Variant, содержащее один из возможных вариантов выбора.
Примечания

Функция Choose возвращает значение из списка, соответствующее величине index.  Если index равен 1, Choose возвращает первый элемент списка; если index равен 2, возвращается второй элемент и т.д.

Функция Choose обрабатывает каждый элемент списка, хотя возвращает только один. Это необходимо иметь в виду во избежание побочных эффектов. Например, если вычисление какого-либо выражения приводит к делению на нуль, происходит ошибка.

Если index меньше 1 или больше числа элементов в списке, функция Choose возвращает значение Null.

Если index не является целым числом, он перед вычислением округляется до ближайшего целого с избытком.


Пример функции Choose

В следующем примере функция Choose используется для отображения нестандартных значений поля «Важность».

Поле «Важность»	Возвращается
0	Игнорировать
1	Прочитать сегодня
2	Прочитано вчера
Choose([Важность]+1, "Игнорировать", "Прочитать сегодня", "Прочитано вчера")


Chr (функция)

Возвращает значение типа Строка, содержащее символ, который соответствует заданному коду.

Синтаксис

Chr(charcode)

Обязательный аргумент charcode является значением типа Длинный, идентифицирующим требуемый символ.

Примечания

Числа в диапазоне от 0 до 31 совпадают со стандартными, непечатаемыми кодами ASCII. Например, Chr(10) возвращает символ перевода строки. Обычным диапазоном значений charcode является 0 – 255. Однако в системах DBCS фактический диапазон значений charcode от  – 32768 до 65536.

Замечание   Функция ChrW возвращает строку, которая содержит символ в формате, принятом в операционной системе (ANSI в случае Windows 95, Unicode в случае Windows NT).


Пример функции Chr

В примере в поле «КодСимвола» возвращаются символы, соответствующие заданным кодам.

Поле КодСимвола	Возвращается
223	Я
255	я
155	>
37	%
Chr([КодСимвола])


Cos (функция)

Возвращает значение типа Двойной, выражающее косинус угла.

Синтаксис

Cos(number)

В качестве обязательного аргумента number можно использовать число типа Двойной или любое допустимое числовое выражение, задающее угол в радианах.

Примечания

Функция Cos для заданного угла возвращает отношение двух сторон прямоугольного треугольника (прилежащего катета к гипотенузе).

Результат лежит в диапазоне от -1 до 1.

Для перевода градусов в радианы умножьте градусы на /180. Для перевода радиан в градусы умножьте радианы на 180/.


Пример функции Cos

В следующем примере функция Cos возвращает косинус поля «Угол».

Cos([Угол])


Date (функция)

Возвращает значение типа Variant (Дата), содержащее текущую системную дату.

Синтаксис

Date( )


Пример функции Date

В следующем примере функция Date используется для получения текущей системной даты.

Date( )


DateAdd (функция)

Возвращает значение типа Variant (Дата), содержащее дату, которая получена после прибавления заданного интервала времени.

Синтаксис

DateAdd(interval, number, date)

Синтаксис функции DateAdd предусматривает три именованных аргумента:

Компонент	Описание
interval	Обязательный. Строковое выражение, задающее прибавляемый интервал времени.
Number	Обязательный. Числовое выражение, задающее количество прибавляемых интервалов. Оно может быть положительным (если нужно получить дату из будущего) или отрицательным (если нужно получить дату из прошлого).
Date	Обязательный. Значение типа Variant (Дата) или литерал, представляющий дату, к которой прибавляется интервал.
Установки

Для аргумента interval предусмотрены следующие установки:

Установка	Описание
yyyy	Год
q	Квартал
m	Месяц
y	День года
d	День
w	День недели
ww	Неделя
h	Час
n	Минута
s	Секунда
Примечания

С помощью функции DateAdd к дате прибавляется или вычитается из нее заданный интервал времени. Например, функция DateAdd используется для определения даты, которая настанет через 30 дней, или времени, которое было 45 минут назад.

Для прибавления дней к дате date можно использовать установки "y" (день года), "d" (день) или "w" (день недели).

Функция DateAdd возвращает только допустимые даты.  В следующем примере к 31 января прибавляется один месяц:

DateAdd("m", 1, "31-янв-95")

В этом случае DateAdd возвращает 28-фев-95, а не 31-фев-95.  Если в качестве date задать 31-янв-96, то возвращается 29-фев-96, так как 1996 год – високосный.

Если вычисленная дата оказывается раньше 100 года (т.е. вы вычли больше лет, чем задает date), возникает ошибка.

Если number не является значением типа Длинный, оно перед вычислением округляется до ближайшего целого.


Пример функции DateAdd

В следующем примере берется дата из поля «Получено» и с помощью функции DateAdd определяется дата, которая будет через месяц после нее.

DateAdd("m", 1, [Получено])


DateDiff (функция)

Возвращает значение типа Variant (Длинный), указывающее количество интервалов времени между двумя заданными датами.

Синтаксис

DateDiff(interval, date1, date2[, firstdayofweek[, firstweekofyear]])

Синтаксис функции DateDiff предусматривает три именованных аргумента:

Компонент	Описание
interval	Обязательный. Строковое выражение, задающее интервал времени, в которых вычисляется разница между датами date1 и date2.
date1, date2	Обязательный. Variant (Дата). Две даты, используемые в вычислении.
Firstdayofweek	Необязательный. Задает первый день недели. По умолчанию предполагается воскресенье.
Firstweekofyear	Необязательный. Задает первую неделю года. По умолчанию предполагается неделя, на которую приходится 1 января.
Установки

Для аргумента interval предусмотрены следующие установки:

Установка	Описание
yyyy	Год
q	Квартал
m	Месяц
y	День года
d	День
w	День недели
ww	Неделя
h	Час
n	Минута
s	Секунда
Для аргумента firstdayofweek предусмотрены следующие установки:

Значение	Описание
0	Используется установка NLS API.
1	Воскресенье (по умолчанию)
2	Понедельник
3	Вторник
4	Среда
5	Четверг
6	Пятница
7	Суббота
Для аргумента firstweekofyear предусмотрены следующие установки:

Значение	Описание
0	Используется установка NLS API.
1	Неделя, на которую приходится 1 января (по умолчанию).
2	Первая неделя, на которую приходится не менее четырех дней нового года.
3	Первая полная неделя года.
Примечания

С помощью функции DateDiff определяется, сколько заданных временных интервалов разделяют две даты. Например, функция DateDiff позволяет вычислить число дней между двумя датами или количество недель до конца года.

Для вычисления количества дней между датами date1 и date2 можно использовать установку "y" (день года) или "d" (день). Если в качестве interval задан день недели ("w"), DateDiff возвращает число недель между датами. Так, если date1 приходится на понедельник, DateDiff подсчитывает число понедельников вплоть до date2 (включая date2, но исключая date1). Однако если в качестве interval задана неделя ("ww"), функция DateDiff возвращает число календарных недель между двумя датами, а именно число воскресений, включая дату date2, если она приходится на воскресенье, но исключая дату date1, даже если она также приходится на воскресенье.

Если date1 наступает позже date2, функция DateDiff возвращает отрицательное число.

Аргумент firstdayofweek влияет на вычисления, использующие интервалы "w" и "ww".

Если date является литералом даты, указанный год становится постоянной частью этой даты. Однако если аргумент date заключен в кавычки (" "), а год опущен, то при каждом вычислении выражения date используется текущий год.  Это позволяет составлять формулы, применяемые в различные годы.

При сравнении 31 декабря с 1 января следующего года функция DateDiff в случае интервала в год ("yyyy") возвращает 1, несмотря на то, что прошел только один день.


Пример функции DateDiff

В следующем примере функция DateDiff используется для выдачи количества дней между датой, стоящей в поле «Получено», и текущей системной датой.

DateDiff("d", Now(), [Получено])


DatePart (функция)

Возвращает значение типа Variant (Целое число), содержащее указанную часть заданной даты.

Синтаксис

DatePart(interval, date[,firstdayofweek[, firstweekofyear]])

Синтаксис функции DatePart предусматривает следующие именованные аргументы:

Компонент	Описание
interval	Обязательный. Строковое выражение, задающее возвращаемый интервал времени.
Date	Обязательный. Значение типа Variant (Дата), которое необходимо обработать.
Firstdayofweek	Необязательный. Задает первый день недели. По умолчанию предполагается воскресенье.
Firstweekofyear	Необязательный. Задает первую неделю года. По умолчанию предполагается неделя, на которую приходится 1 января.
Установки

Для аргумента interval предусмотрены следующие установки:

Установка	Описание
yyyy	Год
q	Квартал
m	Месяц
y	День года
d	День
w	День недели
ww	Неделя
h	Час
n	Минута
s	Секунда
Для аргумента firstdayofweek предусмотрены следующие установки:

Значение	Описание
0	Используется установка NLS API.
1	Воскресенье (по умолчанию)
2	Понедельник
3	Вторник
4	Среда
5	Четверг
6	Пятница
7	Суббота
Для аргумента firstweekofyear предусмотрены следующие установки:

Значение	Описание
0	Используется установка NLS API.
1	Неделя, на которую приходится 1 января (по умолчанию).
2	Первая неделя, на которую приходится не менее четырех дней нового года.
3	Первая полная неделя года.
Примечания

С помощью функции DatePart для указанной даты возвращается определенный интервал времени.  Например, функция DatePart позволяет вычислить день недели или текущий час.

Аргумент firstdayofweek влияет на вычисления, использующие интервалы "w" и "ww".

Если date является литералом даты, указанный год становится постоянной частью этой даты. Однако если аргумент date заключен в кавычки (" "), а год опущен, при каждом вычислении выражения date используется текущий год. Это позволяет составлять формулы, применяемые в различные годы.


Пример функции DatePart

В следующем примере берется поле даты «Получено» и с помощью функции DatePart возвращается квартал, на который приходится эта дата.

DatePart("q", [Получено])


DateSerial (функция)

Возвращает значение типа Variant (Дата), если заданы год, месяц и день.

Синтаксис

DateSerial(year, month, day)

Синтаксис функции DateSerial предусматривает следующие именованные аргументы:

Компонент	Описание
year	Обязательный. Целое число. Число от 100 до 9999 включительно или числовое выражение.
month	Обязательный. Целое число. Любое числовое выражение.
day	Обязательный. Целое число. Любое числовое выражение.
Примечания

Чтобы в результате задать дату, каждый аргумент функции DateSerial должен принадлежать соответствующему допустимому диапазону, например, 1 – 31 для дней и 1 – 12 для месяцев. Однако для каждого аргумента можно задавать и относительные даты, используя числовое выражение, которое представляет некоторое число дней, месяцев или лет, предшествующих определенной дате или следующих за ней.

В следующем примере вместо абсолютных дат используются именно такие числовые выражения. Здесь функция DateSerial возвращает дату, которая приходится на день раньше первого числа (1 - 1), двумя месяцами раньше августа (8 - 2) и 10 годами раньше 1990-го (1990 - 10); иными словами, 31 мая 1980 года.

DateSerial(1990 - 10, 8 - 2, 1 - 1)

Значения аргумента year в диапазоне от 0 до 99 включительно интерпретируются как годы 1900 – 1999. Во всех остальных случаяхт используется номер года из четырех цифр (например, 1800).

Если какой-либо аргумент выходит за пределы допустимого для него диапазона, он порождает более крупный интервал. Например, если задать 35 дней, результатом вычисления этого аргумента будет один месяц и несколько дней (в зависимости от конкретного месяца). Если какой-либо аргумент оказывается за пределами диапазона от -32768 до 32767, возникает ошибка. Если дата, заданная тремя аргументами, выходит за пределы диапазона допустимых дат, также возникает ошибка.


Пример функции DateSerial

В следующем примере функция DateSerial используется для получения даты по заданному году, месяцу и числу.

DateSerial(1969, 2, 12)


DateValue (функция)

Возвращает значение типа Variant (Дата).

Синтаксис

DateValue(date)

В качестве обязательного аргумента date обычно используется строковое выражение, представляющее дату в диапазоне от 1 января 100 года до 31 декабря 9999 года.  Впрочем, date может быть и любым выражением, представляющим дату и/или время в этом диапазоне.

Примечания

Если date является строкой, содержащей только числа, между которыми стоят допустимые разделители дат, функция DateValue распознает месторасположение числа, месяца и года в соответствии с форматом сокращенной даты, заданным в вашей системе. Кроме того, DateValue распознает даты, содержащие названия месяцев как в полном виде, так и в сокращенном. Так, распознаются не только даты 30.12.1991 и 30.12.91, но и 30 декабря 1991 г. и 30 дек 1991.

Если в дате date опущен год, DateValue использует текущий год из системной даты вашего компьютера.

Если в аргументе date указано и время, DateValue не возвращает его. Однако если время в аргументе date задано неправильно (например, "89:98"), возникает ошибка.

В Outlook можно воспользоваться полем даты/времени. В этом случае даты, введенные в виде описаний, преобразуются в стандартный формат даты. Для получения сведений о задаваемых типах описаний нажмите кнопку  [image].


Пример функции DateValue

В следующем примере функция DateValue используется для преобразования строки в дату.

DateValue("12 февраля 1969 г.")


Day (функция)

Возвращает значение типа Variant (Целое число), задающее целое число в диапазоне от 1 до 31 включительно и представляющее день месяца.

Синтаксис

Day(date)

В качестве обязательного аргумента date используется любое значение типа Variant, числовое выражение, строковое выражение или произвольная комибинация, представляющая дату. Если значение date равно Null, функция также возвращает Null.


Пример функции Day

В следующем примере функция Day возвращает день, заданный в поле «Получено».

Day([Получено])


DDB (функция)

Возвращает значение типа Двойной, которое задает величину амортизации имущества за указанный период времени, рассчитанную по методу двойного составления баланса или по другому заданному методу.

Синтаксис

DDB(cost, salvage, life, period[, factor])

Для функции DDB предусмотрены следующие именованные аргументы:

Компонент	Описание
cost	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее стоимость имущества.
Salvage	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее стоимость имущества по окончании его срока службы.
Life	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее срок службы имущества.
Period	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее период расчета амортизации.
Factor	Необязательный. Значение типа Variant, задающее ставку снижения стоимости. Если этот аргумент не задан, предполагается значение 2.
Примечания

По методу двойного составления баланса амортизация рассчитывается по двойной ставке. Выше всего амортизация за первый период, далее она снижается.

Аргументы life и period должны выражаться в строго определенных единицах. Например, если life задана в месяцах, period должен также выражаться в месяцах. Все аргументы должны быть положительными.

Функция DDB вычисляет амортизацию за данный период по следующей формуле:

Амортизация за время period = ((cost – salvage) * factor) / life


Пример функции DDB

В данном примере функция DDB используется для расчета амортизации по методу двойного составления баланса за указанный период при заданной начальной стоимости (НачСтоим), итоговая стоимость имущества в конце его срока службы (Стоим), срок службы в годах (Срок) и период расчета амортизации (Аморт), также в годах.

DDB([НачСтоим], [Стоим], [Срок], [Аморт])


Exp (функция)

Возвращает значение типа Двойной, равное числу e (основанию натурального логарифма) в указанной степени.

Синтаксис

Exp(number)

В качестве обязательного аргумента number можно использовать значение типа Двойной или любое допустимое числовое выражение.

Примечания

Если значение number превышает 709 782712893, возникает ошибка. Константа e приблизительно равна 2,718282.

Замечание   Функция Exp является обратной по отношению к функции Log и иногда называется антилогарифмом.


Пример функции Exp

В данном примере возвращается число e.

Exp(1)


Int и Fix (функции)

Возвращают значение того же типа, что и заданное число, но содержащее только его целую часть.

Синтаксис

Int(number)

Fix(number)

В качестве обязательного аргумента number используется значение типа Двойной или любое допустимое числовое выражение. Если значение number равно Null, функция также возвращает Null.

Примечания

Каждая из функций Int и Fix отбрасывает дробную часть аргумента number и возвращает оставшуюся целую часть.

Различие между Int и Fix заключается в том, что если значение number отрицательно, Int возвращает ближайшее отрицательное целое число, не превышающее number, а Fix возвращает ближайшее отрицательное целое число, не меньшее number.  Например, Int(-8,4) = -9, а Fix(-8,4) = -8.

Fix(number) эквивалентно следующему:

Sgn(number) * Int(Abs(number))


Примеры функций Int и Fix

Следующие примеры иллюстрируют действие функций Int и Fix. В случае отрицательного аргумента функция Int возвращает ближайшее отрицательное целое число, не превышающее заданного, а функция Fix возвращает ближайшее отрицательное целое число, не меньшее заданного.

Функция	Возвращает
Int(99,8)	99
Fix(99,2)	99
Int(-99,8)	-100
Fix (-99,8)	-99
Int(-99,2)	-100
Fix(-99,2)	-99


Format (функция)

Возвращает значение типа Variant (Строка), которое содержит выражение, отформатированное согласно указаниям, определяемым выражением формата.

Синтаксис

Format(expression[, format[, firstdayofweek[, firstweekofyear]]])

Синтаксис функции Format предусматривает три компонента:

Компонент	Описание
expression	Обязательный. Любое допустимое выражение.
Format	Необязательный. Допустимое именованное или пользовательское выражение формата.
Firstdayofweek	Необязательный. Задает первый день недели.
Firstweekofyear	Необязательный. Задает первую неделю года.
Установки

Для аргумента firstdayofweek предусмотрены следующие установки:

Значение	Описание
0	Используется установка NLS API.
1	Воскресенье (по умолчанию)
2	Понедельник
3	Вторник
4	Среда
5	Четверг
6	Пятница
7	Суббота
Для аргумента firstweekofyear предусмотрены следующие установки:

Значение	Описание
0	Используется установка NLS API.
1	Неделя, на которую приходится 1 января (по умолчанию).
2	Первая неделя, на которую приходится не менее четырех дней нового года.
3	Первая полная неделя года.
Примечания

Чтобы форматировать	Выполните
Числа	Используйте предварительно определенные именованные числовые форматы или создайте собственные числовые форматы.
Даты и время	Используйте предварительно определенные именованные форматы даты/времени или создайте собственные форматы даты/времени.
Последовательности значений даты и времени	Используйте форматы даты и времени или числовые форматы.
Строки	Создайте свои собственные строковые форматы.
Если аргумент format не задан, функция Format выполняет действия, аналогичные функции Str. Однако положительные числа, отформатированные с помощью функции Format как строки, не включают начальный пробел, зарезервированный для знака. В числах, преобразованных функцией Str, такой пробел остается.


Именованные числовые форматы (функция Format)

В следующей таблице описаны стандартные именованные числовые форматы:

Имя формата	Описание
Общее число	Число без разделителей групп разрядов.
Денежный	Число с разделителями групп разрядов, если они заданы. Справа от десятичного разделителя отображаются две цифры. Вывод зависит от настроек «Язык и стандарты».
Фиксированный	Отображает по крайней мере одну цифру слева от десятичного разделителя и две цифры справа.
Стандартный	Число с разделителями групп разрядов, по крайней мере одна цифра слева от десятичного разделителя и две цифры справа.
Процент	Отображает число, умноженное на 100, и знак процента (%) справа. Справа от десятичного разделителя всегда отображаются две цифры.
Научный	Стандартное экспоненциальное представление.
Да/нет	Отображает «Нет», если число равно 0, и «Да» в противном случае.
Истина/ложь	Отображает Ложь, если число равно 0, и Истина в противном случае.
Включено/выключено	Отображает Выключено, если число равно 0, и Включено в противном случае.


Числовые форматы, определяемые пользователем (функция Format)

В следующей таблице показаны символы, используемые для создания нестандартных числовых форматов:

Символ	Описание
Отсутствует	Нет форматирования
	Число отображается в неформатированном виде.
0	Метка-заполнитель цифры
	Отображает цифру или нуль.  Если в некоторой позиции строки формата стоит 0, а в соответствующей позиции числа – какая-то цифра, отображается цифра. В противном случае в этой позиции отображается нуль.
	Если в числе меньше цифр, чем нулей в выражении формата (по какую-либо сторону от десятичного разделителя), отображаются начальные или конечные нули. Если в числе справа от десятичного разделителя больше цифр, чем нулей в выражении формата справа от десятичного разделителя, дробная часть числа округляется по количеству нулей. Если в числе слева от десятичного разделителя больше цифр, чем нулей в выражении формата слева от десятичного разделителя, лишние цифры изображаются без изменений.
#	Метка-заполнитель цифры
	Отображает цифру или ничего не отображает. Если в некоторой позиции строки формата стоит #, а в соответствующей позиции числа – какая-то цифра, то отображается цифра. В противном случае в этой позиции ничего не отображается.
	Данный символ работает аналогично метке-заполнителю 0, за исключением следующего случая. Если в числе по какую-либо сторону от десятичного разделителя столько же или меньше цифр, чем символов # в той же части выражения формата, начальные или конечные нули не отображаются.
.	Метка-заполнитель десятичного разделителя
	В некоторых настройках «Язык и стандарты» в качестве десятичного разделителя используется запятая. Метка-заполнитель десятичного разделителя определяет количество отображаемых цифр слева от разделителя и справа. Если в выражении формата слева от данного символа стоит только знак числа, число, меньшее 1, начинается с десятичного разделителя. Чтобы в целой части отображался нуль, используйте 0 в качестве метки-заполнителя первой цифры слева от десятичного разделителя.  Конкретный символ, используемый в форматированном выводе в качестве десятичного разделителя, определяется числовым форматом, распознаваемым вашей системой.
%	Метка-заполнитель процента
	Выражение умножается на 100. Символ процента (%) вставляется в позиции как в строке формата.
,	Разделитель групп разрядов
	В некоторых настройках «Язык и стандарты» в качестве разделителя групп разрядов используется точка. Этот символ отделяет друг от друга группы из трех цифр слева от десятичного разделителя, если в этой части больше трех цифр. Разделитель групп разрядов действует, если он вставлен в строку формата в окружении меток-заполнителей цифр (0 или #). Если слева от десятичного разделителя стоит один или два подряд разделителя групп разрядов (независимо от того, задана ли дробная часть), число нужно разделить на 1000 и соответствующим образом округлить. Например, строка формата "##0,," представляет 100 миллионов как 100. Числа меньше 1 миллиона отображаются как 0. Если два подряд разделителя групп разрядов стоят не рядом с десятичным разделителем, а в другом месте, они трактуются как один разделитель. Конкретный символ, используемый в форматированном выводе в качестве разделителя групп разрядов, определяется числовым форматом, распознаваемым вашей системой.
:	Разделитель времени
	В некоторых настройках «Язык и стандарты» разделитель времени представляется другим символом. Этот символ в форматированном изображении значения времени разделяет часы, минуты и секунды. Конкретный символ, используемый в форматированном выводе в качестве разделителя времени, определяется системными настройками.
/	Разделитель даты
	В некоторых настройках «Язык и стандарты» разделитель даты представляется другим символом. Этот символ в форматированном изображении значения даты разделяет число, месяц и год. Конкретный символ, используемый в форматированном выводе в качестве разделителя даты, определяется системными настройками.
E- E+ e- e+	Экспоненциальный формат
	Если в выражении формата справа от символов E-, E+, e- или e+ содержится по крайней мере одна метка-заполнитель цифры (0 или #), то число изображается в экспоненциальном представлении, а между мантиссой и порядком вставляется E или e. Число меток-заполнителей цифр справа определяет число цифр в значении порядка. Символы E- или e- задают знак минус перед отрицательными степенями.  Символы E+ или e+ задают знак минус перед отрицательными степенями и знак плюс перед положительными.
- + $ ( ) пробел	Отображение символа-литерала
	Для отображения символа, отличного от указанных, поставьте перед ним обратную косую черту (\) или заключите его в кавычки (" ").
\	Отображение следующего символа в строке формата
	Для отображения символа, имеющего особое назначение, в виде литерала, поставьте перед ним обратную косую черту (\). Сама обратная косая черта не отображается. Вместо нее поставьте следующий символ в кавычки. Чтобы показать обратную косую черту, поставьте перед ней такую же (\\).
	Примеры символов, не отображающихся в виде литералов: символы форматирования даты и времени (a, c, d, h, m, n, p, q, s, t, w, y, /:), символы форматирования чисел (#, 0, %, E, e, точка и запятая) и символы форматирования строк (@, &, <, >, !).
"ABC"	Отображение строки в кавычках
	Для включения в выражение format строки из формулы поставьте текст в кавычки, используя функцию Chr(34) (34 – код символа для кавычек (" ").


Форматы для различных числовых значений (функция Format)

Выражение формата, определяемого пользователем для чисел, включает от одной до четырех секций, разделенных точкой с запятой. (Если аргумент format содержит один из именованных числовых форматов, можно задать только одну секцию.)

Если используется	То
Только одна секция	Выражение формата применяется ко всем значениям.
Две секции	Первая секция применяется к неотрицательным значениям, а вторая к отрицательным.
Три секции	Первая секция применяется к положительным значениям, вторая к отрицательным, а третья к нулевым.
Четыре секции	Первая секция применяется к положительным значениям, вторая к отрицательным, третья к нулевым, а четвертая к значениям Null.
Следующий пример содержит две секции: первая определяет формат положительных и нулевых значений, а вторая – формат отрицательных значений.

"#,##0;(#,##0)"

Если после точки с запятой ничего не стоит, кроме следующей точки с запятой, то числа, соответствующие отсутствующей секции, печатаются в формате положительных значений. Например, следующий формат определяет отображение положительных и отрицательных значений в формате первой секции. В случае нулевых значений отображается слово «Нуль».

"#,##0;;\Н\у\л\ь"


Выражения числовых форматов, определяемых пользователем

В следующей таблице приводятся примеры выражений форматов для чисел. (В этих примерах предполагается, что в настройках «Язык и стандарты» вашей системы задан русский язык.) Первый столбец содержит строки форматов; в остальных столбцах приведены результаты вывода для разных значений форматируемых данных.

Формат (format)	Число 5	Число  - 5	Число 0,5	Null
Строка нулевой длины	5	-5	0.5
0	5	-5	1
0.00	5.00	-5.00	0.50
#,##0	5	-5	1
#,##0.00;;;Nil	5.00	-5.00	0.50	Nil
#,##0р;(#,##0р)	5р	(5р)	1р
#,##0,00р;(#,##0,00р)	5,00р	(5,00р)	0,50р
0%	500%	-500%	50%
0.00%	500.00%	-500.00%	50.00%
0.00E+00	5.00E+00	-5.00E+00	5.00E-01
0.00E-00	5.00E00	-5.00E00	5.00E-01


Именованные форматы даты/времени (функция Format)

В следующей таблице описаны стандартные именованные форматы даты и времени:

Имя формата	Описание
Общая дата	Отображает дату и/или время. Если число действительное, отображается дата и время (например, 04.03.93 05:34). Если число без дробной части, отображается только дата (например, 04.03.93). Если число без целой части, отображается только время (например, 05:34). Изображение даты определяется системными настройками.
Длинная дата	Отображает дату в длинном формате, принятом в системе.
Средняя дата	Отображает дату в среднем формате, принятом в используемой версии Outlook. Например, в русской версии этот формат включает число, месяц и год (например, 05-янв-96).
Короткая дата	Отображает дату в коротком формате, принятом в системе.
Длинное время	Отображает время в длинном формате, принятом в системе: включая часы, минуты и секунды.
Среднее время	Отображает время в 12-часовом формате, показывая часы, минуты.
Короткое время	Отображает время в 24-часовом формате (например, 17:45).


Форматы даты/времени, определяемые пользователем (функция Format)

В следующей таблице показаны символы, используемые для создания нестандартных форматов даты/времени:

Символ	Описание
:	Разделитель времени. В некоторых настройках «Язык и стандарты» разделитель времени представляется другим символом. Этот символ в форматированном изображении значения времени разделяет часы, минуты и секунды. Конкретный символ, используемый в форматированном выводе в качестве разделителя времени, определяется системными настройками.
.	Разделитель даты. В некоторых настройках «Язык и стандарты» разделитель даты представляется другим символом. Этот символ в форматированном изображении значения даты отделяет друг от друга число, месяц и год. Конкретный символ, используемый в форматированном выводе в качестве разделителя даты, определяется системными настройками.
C	Отображает дату в формате ддддд и за ней время в формате вввв. Если у порядкового номера даты нет дробной части, отображается только дата; если нет целой части, отображается только время.
D	Отображает день в виде числа без начального нуля (1 – 31).
Dd	Отображает день в виде числа с начальным нулем (01 – 31).
Ddd	Отображает сокращенное название дня (Вск – Суб).
dddd	Отображает полное название дня (Воскресенье – Суббота).
Ddddd	Отображает дату полностью (включая число, месяц и год) в коротком формате даты, принятом в системе. В Microsoft Windows короткий формат даты по умолчанию – дд.мм.гг.
dddddd	Отображает дату полностью (включая число, месяц и год) в длинном формате даты, принятом в системе. В Microsoft Windows длинный формат даты по умолчанию д мммм гггг ‘г.’.
w	Отображает номер дня недели (1 – воскресенье, 2 – понедельник, ..., 7 – суббота).
ww	Отображает номер недели года (1 – 53).
m	Отображает номер месяца без начального нуля (1 – 12). Если после м сразу стоит ч или чч, отображается не месяц, а минута.
mm	Отображает номер месяца с начальным нулем (01 – 12). Если после м сразу стоит ч или чч, отображается не месяц, а минута.
mmm	Отображает сокращенное название месяца (янв – дек).
mmmm	Отображает полное название месяца (январь – декабрь).
q	Отображает номер квартала года (1 – 4).
y	Отображает номер дня года (1 – 366).
yy	Отображает номер года из двух цифр (00 – 99).
yyyy	Отображает номер года из четырех цифр (100 – 9999).
h	Отображает часы без начальных нулей (0 – 23).
hh	Отображает часы с начальными нулями (00 – 23).
n	Отображает минуты без начальных нулей (0 – 59).
nn	Отображает минуты с начальными нулями (00 – 59).
s	Отображает секунды без начальных нулей (0 – 59).
ss	Отображает секунды с начальными нулями (00 – 59).
t t t t t	Отображает время полностью (включая часы, минуты и секунды) в формате с разделителем времени, определенном в вашей системе. Если задано отображение начального нуля и значение времени меньше 10:00, оно показывается с начальным нулем.  В Microsoft Windows время по умолчанию имеет формат ч:мм:сс.


Форматы даты/времени, определенные пользователем

Ниже приведены примеры пользовательских форматов даты и времени для 7 декабря 1958 года:

Формат	Результат
дд.мм.гг	07.12.58
д ммм	7 дек
д мммм гг	7 декабря 58 г.
д мммм	7 декабря
мммм гг	Декабрь 58 г.
чч:мм	08:50
ч:мм:сс	8:50:35
ч:мм	20:50
чч:мм:сс	20:50:35
д.м.гг ч:мм	7/12/58 20:50


Строковые форматы, определяемые пользователем (функция Format)

При создании выражения формата для строк можно использовать следующие символы:

Символ	Описание
@	Метка-заполнитель символа
	Отображает символ или пробел. Если в некоторой позиции строки формата стоит @, а в соответствующей позиции строки – какой-либо символ, отображается этот символ. В противном случае в этой позиции отображается пробел. Метки заполняются справа налево, если в строке формата нет символа !.
&	Метка-заполнитель символа
	Отображает символ или ничего не отображает. Если в некоторой позиции строки формата стоит &, а в соответствующей позиции строки – какой-либо символ, отображается этот символ. В противном случае ничего не отображается. Метки заполняются справа налево, если в строке формата нет символа !.
<	Строчные
	Отображает все символы как строчные буквы.
>	Прописные
	Отображает все символы как прописные буквы.
!	Заполнение меток слева направо
	По умолчанию метки заполняются справа налево.


Форматы для различных строковых значений (функция Format)

Выражение формата для строки может включать одну секцию или две, разделенные точкой с запятой.

Если используется	То
Только одна секция	Формат применяется ко всем строковым данным.
Две секции	Первая секция применяется к строковым данным, а вторая к значениям Null и строкам нулевой длины ("").


Пример функции Format

Ниже показаны различные примеры применения функции Format для форматирования значений, включающие как именованные форматы, так и определенные пользователем. Вид разделителя даты (.), разделителя времени (:) в форматированном выводе зависит от действующих в вашей системе настроек «Язык и стандарты». Если дата или время отображаются в поле, используются короткие форматы даты и времени, которые могут отличаться от системных настроек. В этих примерах предполагается русская версия.

Функция	Возвращает
Format([Получено], "h:m:s")	17:4:23
Format([Получено], "Long Time")	17:4:23
Format([Получено], "Long Date")	Пн. 27.01.97
Format([Получено], "чч:мм:сс")	05:04:23
Format([Получено], "дддд д.м")	Пн. 27.01
Функция	Возвращает
Format(23)	23
Format(5459.4, "## ##0,00")	5 459.40
Format(334.9, "###0,00")	334,90
Format(5, "0,00%")	500,00%
Format("ПРИВЕТ", "<")	привет
Format("Вот и все", ">")	ВОТ И ВСЕ


FV (функция)

Возвращает значение типа Двойной, задающее будущую величину ренты при условии периодических постоянных выплат и постоянной процентной ставки.

Синтаксис

FV(rate, nper, pmt[, pv[, type]])

Функция FV использует следующие именованные аргументы:

Компонент	Описание
rate	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее процентную ставку для данного периода. Например, если вы взяли кредит на покупку автомобиля с выплатой 10 процентов годовых, а выплаты производятся ежемесячно, то значение ставки для этого периода составит 0,1/12 = 0,0083.
Nper	Обязательный. Значение типа Целое число, задающее общее число платежных периодов, предусмотренное рентой. Например, если вы купили автомобиль в рассрочку на четыре года и делаете ежемесячные выплаты, всего платежных периодов будет 4 * 12 = 48.
Pmt	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее величину выплаты для каждого периода. Выплаты обычно предусматривают наличие капитала и процентов, которые не изменяются в течение срока действия ренты.
Pv	Необязательный. Значение типа Variant, задающее текущую (или общую) сумму для серии будущих платежей. Например, если вы взяли кредит на покупку автомобиля, размер кредита будет текущей суммой для кредитора, которому вы ежемесячно выплачиваете деньги. Если этот аргумент опущен, по умолчанию используется 0.
Type	Необязательный. Значение типа Variant, задающее время платежа. Если платеж делается в конце платежного периода, используется значение 0, а если в начале, то 1. Если этот аргумент опущен, по умолчанию используется 0.
Примечания

Рента – это соглашение о серии выплат наличными в постоянном размере в течение оговоренного периода времени. Рента может быть кредитом (например, под закладную на дом) или инвестированием (например, вклад в сберегательный банк).

Аргументы rate и nper должны вычисляться на основе платежных периодов, выраженных в строго определенных единицах. Например, если rate вычисляется из расчета на месячный период, аргумент nper также должен выражаться в месяцах.

Для всех аргументов выплачиваемые наличные суммы (например, депозиты по вкладам) представляются отрицательными числами, а получаемые суммы (например, дивиденды) – положительными числами.


Пример функции FV

В данном примере функция FV используется для вычисления будущей величины вклада, если заданы: ставка процентов, которые накапливаются за платежный период (APR / 12), общее число взносов (TotPmts), размер взноса (Payment), текущая величина вклада (PVal) и индикатор, указывающий, когда делаются взносы – в начале платежного периода или в конце (PayType).  Заметьте: т.к. аргумент Payment представляет выплачиваемую сумму, он задан как отрицательное число.

FV([APR] / 12, [TotPmts], -[Payment], -[PVal], [PayType])


Hex (функция)

Возвращает значение типа Строка, т.е. шестнадцатеричное представление заданного числа.

Синтаксис

Hex(number)

В качестве обязательного аргумента number используется любое допустимое числовое выражение или строковое выражение.

Примечания

Если аргумент number не является целым числом, перед преобразованием он округляется до ближайшего целого

Если number равно	Hex возвращает
Null	Null.
Empty	Нуль (0).
Любому другому числу	До восьми шестнадцатеричных цифр.
Шестнадцатеричные числа можно представлять непосредственно, ставя перед ними &H.  Например, &H10 – это десятичное число 16 в шестнадцатеричной системе счисления.


Пример функции Hex

В следующих примерах функция Hex используется для получения шестнадцатеричного представления содержимого поля «Число».

Поле Число	Возвращается
5	5
10	A
459	1CB
Hex([Число])


Hour (функция)

Возвращает значение типа Variant (Целое число), которое задает целое число в диапазоне от 0 до 23 включительно, представляющее количество часов для данного значения времени.

Синтаксис

Hour(time)

В качестве обязательного аргумента time используется любое значение типа Variant, числовое выражение, строковое выражение или любая комбинация, представляющая время. Если значение time равно Null, функция также возвращает Null.


Пример функции Hour

В следующем примере функция Hour возвращает количество часов из поля «Получено».

Hour([Получено])


IIf (функция)

Возвращает один из двух аргументов, в зависимости от результата вычисления некоторого выражения.

Синтаксис

IIf(expr, truepart, falsepart)

Синтаксисом функции IIf предусмотрены следующие именованные аргументы:

Компонент	Описание
expr	Обязательный. Выисляемое выражение.
truepart	Обязательный. Значение или выражение, возвращаемое, если expr имеет значение Истина.
falsepart	Обязательный. Значение или выражение, возвращаемое, если expr имеет значение Ложь.
Примечания

Функция IIf вычисляет оба выражения, и truepart, и falsepart, однако возвращает только одно. Это необходимо иметь в виду во избежание побочных эффектов. Например, если вычисление falsepart приводит к делению на нуль, возникает ошибка, даже если expr имеет значение Истина.


Пример функции IIf

В следующем примере функция IIf возвращает слово «Большой», если значение поля «Размер» больше 10000; в противном случае возвращается слово «Маленький».

IIf([Размер] > 10000, "Большой", "Маленький")


InStr (функция)

Возвращает значение типа Variant (Длинный), задающее место вхождения одной строки в другую.

Синтаксис

InStr([start, ]string1, string2[, compare])

Синтаксисом функции InStr предусмотрены следующие именованные аргументы:

Компонент	Описание
start	Необязательный. Числовое выражение, задающее место начала поиска. Если этот аргумент опущен, поиск начинается с первой позиции. Если start имеет значение Null, возникает ошибка. Аргумент start становится обязательным, если задан аргумент compare.
string1	Обязательный. Строковое выражение, которое просматривается в поисках другой строки.
string2	Обязательный. Искомое выражение типа Строка.
compare	Необязательный. Задает тип сравнения строк.  Аргумент compare можно опустить. Если он задан, то может иметь значение 0 или 1. Значение 0 (принимается по умолчанию) определяет двоичное сравнение. Значение 1 определяет текстуальное сравнение, без различения прописных и строчных букв. Если compare имеет значение Null, возникает ошибка. Если аргумент compare опущен, используется метод двоичного сравнения.
Возвращаемые значения

Если	Возвращается
string1 является строкой нулевой длины	0
string1 имеет значение Null	Null
string2 является строкой нулевой длины	start
string2 имеет значение Null	Null
Строка string2 не найдена	0
Строка string2 найдена в строке string1	Позиция, начиная с которой строки совпадают
start > string2	0


Пример функции InStr

В следующем примере функция InStr возвращает позицию первого вхождения буквы М в поле «Тема».

Поле «Тема»	Возвращается
Международная торговля	1
Стратегия маркетинга	11
InStr(1, [Тема], "М", 1)


IPmt (функция)

Возвращает значение типа Двойной, задающее сумму выплачиваемых процентов для заданного периода в условиях ренты, которая предусматривает периодические платежи постоянного размера и постоянную процентную ставку.

Синтаксис

IPmt(rate, per, nper, pv[, fv[, type]])

У функции IPmt имеются следующие именованные аргументы:

Компонент	Описание
rate	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее величину процентной ставки на один период. Например, если вы взяли кредит на покупку автомобиля с выплатой 10 процентов годовых, а выплаты производятся ежемесячно, значение ставки для этого периода составит 0,1/12 = 0,0083.
Per	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее платежный период в диапазоне от 1 до nper.
Nper	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее общее число платежных периодов. Например, если вы купили автомобиль в рассрочку на четыре года и делаете ежемесячные выплаты, всего платежных периодов будет 4 * 12 = 48.
Pv	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее текущую (сегодняшнюю) сумму с точки зрения будущих выплат или поступлений.  Например, если вы заняли деньги на покупку автомобиля, размер ссуды является текущей суммой для кредитора, которому вы ежемесячно будете выплачивать деньги.
Fv	Необязательный. Значение типа Variant, задающее будущее значение или наличный остаток, который должен остаться после последней выплаты. Например, будущее значение для кредита равно 0 руб., т.к. как именно столько должно остаться после последнего платежа. Но если вы хотите, чтобы через 18 лет у вас на счету осталось 100 млн.руб., будущим значением является 100 млн.руб. Если этот аргумент опущен, по умолчанию принимается 0.
Type	Необязательный. Значение типа Variant, задающее время платежа. Если платеж делается в конце платежного периода, используется значение 0, а если в начале, то 1. Если этот аргумент опущен, по умолчанию используется 0.
Примечания

Рента – это соглашение о серии выплат наличными в постоянном размере в течение оговоренного периода времени. Рента может быть кредитом (например, под закладную на дом) или инвестированием (например, вклад в сберегательный банк).

Аргументы rate и nper должны вычисляться на основе платежных периодов, выраженных в строго определенных единицах. Например, если rate вычисляется из расчета на месячный период, аргумент nper также должен выражаться в месяцах.

Для всех аргументов выплачиваемые наличные суммы (например, депозиты по вкладам) представляются отрицательными числами, а получаемые суммы (например, дивиденды) – положительными числами.


Пример функции IPmt

В данном примере функция IPmt вычисляет, какую часть выплаты составляют проценты, если все выплаты имеют одинаковые размеры. Даны: процентная ставка за один период (APR / 12), платежный период, за который вычисляются проценты (Period), общее число платежей (TotPmts), текущая сумма, или кредитный капитал (PVal), будущая сумма кредита (FVal) и индикатор, указывающий, когда делаются выплаты – в начале платежного периода или в конце (PayType).

IPmt([APR] / 12, [Period], [TotPmts], -[PVal], [FVal], [PayType])


IsDate (функция)

Возвращает Булево значение, указывающее, можно ли данное выражение преобразовать в дату.

Синтаксис

IsDate(expression)

В качестве обязательного аргумента expression используется значение типа Variant, которое содержит выражение даты или строковое выражение, распознаваемое как дата или время.

Примечания

Функция IsDate возвращает значение Истина, когда данное выражение является датой или может быть преобразовано в допустимую дату; в противном случае возвращается Ложь. В Microsoft Windows диапазон допустимых дат определен от 1 января 100 года от Р.Х. до 31 декабря 9999 года. В других операционных системах диапазон может быть другим.

В отличие от полей даты/времени Outlook, функция IsDate не распознает словесные описания даты, такие как «следующий четверг».


Пример функции IsDate

В следующем примере функция IsDate определяет, можно ли преобразовать в дату содержимое поля «Другой».

IsDate([Другой])


LCase (функция)

Возвращает значение типа Строка, являющееся результатом преобразования данной строки в строчные буквы.

Синтаксис

LCase(string)

В качестве обязательного аргумента string можно использовать любое допустимое строковое выражение. Если string имеет значение Null, возвращается также Null.

Примечания

Происходит только замена прописных букв строчными. Строчные буквы и небуквенные символы не изменяются.


Пример функции LCase

В следующем примере возвращается содержимое поля «Тема», изображенное строчными буквами.

Поле «Тема»	Возвращается
Международная торговля	международная торговля
Стратегия маркетинга	стратегия маркетинга
LCase([Тема])


Left (функция)

Возвращает значение типа Variant (Строка), содержащее заданное число символов, считая от левого конца данной строки.

Синтаксис

Left(string, length)

Синтаксисом функции Left предусмотрены следующие именованные аргументы:

Компонент	Описание
string	Обязательный. Строковое выражение, левые символы которого необходимо возвратить.  Если string содержит значение Null, возвращается также Null.
length	Обязательный. Значение типа Variant (Длинный). Числовое выражение, указывающее количество возвращаемых символов. Если задан 0, возвращается строка нулевой длины ("").  Если задано значение, не меньшее длины строки string, возвращается вся строка.
Примечания

Для определения числа символов в строке string используйте функцию Len.


Пример функции Left

В следующем примере возвращаются четыре левых крайних символа содержимого поля «Тема».

Поле «Тема»	Возвращается
Международная торговля	Межд
Стратегия маркетинга	Стра
Left([Тема], 4)


Len (функция)

Возвращает значение типа Длинный, равное числу символов в строке.

Синтаксис

Len(string)

Функция Len имеет следующий аргумент:

Компонент	Описание
string	Любое допустимое строковое выражение.  Если string содержит Null, возвращается также Null.


Пример функции Len

В следующем примере функция Len возвращает число символов в поле «Тема».

Поле «Тема»	Возвращается
Международная торговля	22
Стратегия маркетинга	20
Len([Тема])


Log (функция)

Возвращает значение типа Двойной, представляющее натуральный логарифм данного числа.

Синтаксис

Log(number)

В качестве обязательного аргумента number используется положительное значение типа Двойной или любое допустимое положительное числовое выражение..

Примечания

Натуральный логарифм – это логарифм по основанию e (e приблизительно равно 2,718282).

Для любого числа x можно вычислить логарифм по основанию n; достаточно разделить натуральный логарифм x на натуральный логарифм n:

Logn(x) = Log(x) / Log(n)

В следующем примере показан способ вычисления в поле формулы десятичного логарифма содержимого числового поля X:

Log([X]) / Log(10)


Пример функции Log

В этом примере функция логарифма используется для вычисления гиперболического арксинуса поля «Угол».

Log([Угол] + Sqr([Угол] * [Угол ] + 1))


LTrim, Rtrim и Trim (функция)

Возвращают значение типа Variant (Строка), содержащее копию данной строки без начальных пробелов (функция LTrim), без конечных пробелов (функция RTrim) или без начальных и конечных пробелов (функция Trim).

Синтаксис

LTrim(string)

RTrim(string)

Trim(string)

В качестве обязательного аргумента string используется любое допустимое строковое выражение.  Если string содержит Null, возвращается также Null.


Примеры функций LTrim, Rtrim и Trim

В следующих примерах функции LTrim и RTrim используются для отбрасывания соответственно начального и конечного пробелов в поле «Тема», содержащего значение " <-Тело-> ".  Функция Trim отбрасывает оба пробела.  Кавычки показаны для обозначения конца строки, в строку они не входят.

Функция	Возвращает
LTrim([Тема])	"<-Тело-> "
RTrim([Тема])	" <-Тело->"
Trim([Тема])	"<-Тело->"


Mid (функция)

Возвращает значение типа Variant (Строка), содержащее заданное число символов некоторой строки.

Синтаксис

Mid(string, start[, length])

Синтаксисом функции Mid предусмотрены следующие именованные аргументы:

Компонент	Описание
string	Обязательный. Строковое выражение, из которого возвращаются символы. Если string содержит Null, возвращается также Null.
Start	Обязательный. Значение типа Длинный. Номер позиции в строке string, с которой начинается возвращаемая подстрока. Если значение start превышает длину строки string, возвращается строка нулевой длины ("").
Length	Необязательный. Значение типа Variant (Длинный), указывающее количество возвращаемых символов. Если этот аргумент опущен или если в тексте меньше символов (включая символ в позиции start), чем задает length, возвращаются все символы, начиная с позиции start и до конца строки.
Примечания

Для определения количества символов в строке string используйте функцию Len.


Пример функции Mid

В следующем примере функция Mid возвращает заданное число символов из поля «Тема», содержащего строку «Стратегия маркетинга».

Function	Возвращает
Mid ([Тема], 1, 3)	Стр
Mid ([Тема], 11, 9)	маркетинг
Mid ([Тема], 5)	тегия маркетинга


Minute (функция)

Возвращает значение типа Variant (Целое число), задающее целое число в диапазоне от 0 до 59 включительно, которое представляет количество минут для данного значения времени.

Синтаксис

Minute(time)

В качестве обязательного аргумента time используется любое значение типа Variant, числовое выражение, строковое выражение или любая комбинация, представляющая время. Если значение time равно Null, возвращается также Null.


Пример функции Minute

В следующем примере функция Minute возвращает минуты из поля «Получено».

Minute([Получено])


Month (функция)

Возвращает значение типа Variant (Целое число), задающее целое число в диапазоне от 1 до 12 включительно, которое представляет месяц года.

Синтаксис

Month(date)

В качестве обязательного аргумента date используется любое значение типа Variant, числовое выражение, строковое выражение или любая комбинация, представляющая дату. Если date имеет значение Null, возвращается также Null.


Пример функции Month

В следующем примере функция Month возвращает месяц из поля «Получено».

Month([Получено])


Now (функция)

Возвращает значение типа Variant (Дата), задающее текущую дату и текущее время согласно системным значениям даты и времени.

Синтаксис

Now( )


Пример функции Now

В следующем примере функция Now возвращает число дней после получения элемента.

DateValue(Now())-DateValue([Получено]) & " дней "


NPer (функция)

Возвращает значение типа Двойной, задающее число платежных периодов ренты при условии периодических постоянных выплат и постоянной процентной ставки.

Синтаксис

NPer(rate, pmt, pv[, fv[, type]])

У функции NPer есть следующие именованные аргументы:

Компонент	Описание
rate	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее процентную ставку для данного периода. Например, если вы взяли кредит на покупку автомобиля с выплатой 10 процентов годовых, и выплаты производятся ежемесячно, значение ставки для этого периода составит 0,1/12 = 0,0083.
Pmt	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее величину выплаты для каждого периода. Выплаты обычно предусматривают наличие капитала и процентов, которые не изменяются в течение срока действия ренты.
Pv	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее текущую (сегодняшнюю) сумму с точки зрения будущих выплат или поступлений. Например, если вы заняли деньги на покупку автомобиля, размер ссуды является текущей суммой для кредитора, которому вы будете ежемесячно выплачивать деньги.
Fv	Необязательный. Значение типа Variant, задающее будущее значение или наличный остаток от последней выплаты. Например, будущее значение для кредита равно 0 руб., т.к. именно столько останется после последнего платежа. Однако если вы хотите, чтобы через 18 лет у вас на счету осталось 100 млн.руб., будущим значением является 100 млн.руб. Если этот аргумент опущен, по умолчанию принимается 0.
Type	Необязательный. Значение типа Variant, задающее время платежа. Если платеж делается в конце платежного периода, используется значение 0, если в начале, то 1. Если этот аргумент опущен, по умолчанию используется 0.
Примечания

Рента – это соглашение о серии выплат наличными в постоянном размере в течение оговоренного периода времени. Рента может быть кредитом (например, под закладную на дом) или инвестированием (например, вклад в сберегательный банк).

Для всех аргументов выплачиваемые наличные суммы (например, депозиты по вкладам) представляются отрицательными числами, а получаемые суммы (например, дивиденды) – положительными числами.


Пример функции NPer

В данном примере функция NPer используется для вычисления числа периодов выплаты кредита, сумма которого содержится в поле PVal. Также заданы: ставка процентов, которые накапливаются за платежный период (APR / 12), размер платежа (Payment), будущая величина кредита (FVal) и индикатор, указывающий, когда делаются выплаты – в начале платежного периода или в конце (PayType).

IPmt([APR] / 12, [Period], [TotPmts], -[PVal], [FVal], [PayType])


Oct (функция)

Возвращает значение типа Variant (Строка), задающее восьмеричное представление заданного числа.

Синтаксис

Oct(number)

В качестве обязательного аргумента number используется любое допустимое числовое выражение или строковое выражение.

Примечания

Если значение number не является целым, оно перед вычислением округляется до ближайшего целого числа.

Если number равно	Oct возвращает
Null	Null.
Empty	Нуль (0).
Любому другому числу	До 11 восьмеричных символов.
Восьмеричные числа можно представлять непосредственно, ставя перед ними &O. Например, &O10 – это десятичное число 8 в восьмеричной системе счисления.


Пример функции Oct

В следующем примере функция Oct возвращает восьмеричное представление содержимого поля «Число».

Поле «Число»	Возвращается
4	4
8	10
459	713
Oct([Число])


Pmt (функция)

Возвращает значение типа Двойной, задающее размер платежей по ренте при условии периодических постоянных выплат и постоянной процентной ставки.

Синтаксис

Pmt(rate, nper, pv[, fv[, type]])

У функции Pmt есть следующие именованные аргументы:

Компонент	Описание
rate	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее процентную ставку для данного периода. Например, если вы взяли кредит на покупку автомобиля с выплатой 10 процентов годовых, и выплаты производятся ежемесячно, значение ставки для этого периода составит 0,1/12 = 0,0083.
nper	Обязательный. Значение типа Целое число, задающее общее число платежных периодов, предусмотренное рентой. Например, если вы купили автомобиль в рассрочку на четыре года и делаете ежемесячные выплаты, всего платежных периодов будет 4 * 12 = 48.
pv	Необязательный.  Значение типа Variant, задающее текущую (или общую) сумму для серии будущих платежей. Например, если вы взяли кредит на покупку автомобиля, размер кредита будет текущей суммой для кредитора, которому вы будете ежемесячно выплачивать деньги. Если этот аргумент опущен, по умолчанию используется 0.
fv	Необязательный. Значение типа Variant, задающее будущее значение или наличный остаток от после последней выплаты. Например, будущее значение для кредита равно 0 руб., т.к. именно столько останется после последнего платежа. Однако если вы хотите, чтобы через 18 лет у вас на счету осталось 100 млн.руб., будущим значением является 100 млн.руб. Если этот аргумент опущен, по умолчанию принимается 0.
type	Необязательный. Значение типа Variant, задающее время платежа. Если платеж делается в конце платежного периода, используется значение 0, если в начале, то 1. Если этот аргумент опущен, по умолчанию используется 0.
Примечания

Рента – это соглашение о серии выплат наличными в постоянном размере в течение оговоренного периода времени. Рента может быть кредитом (например, под закладную на дом) или инвестированием (например, вклад в сберегательный банк).

Аргументы rate и nper вычисляются на основе платежных периодов, выраженных в строго определенных единицах. Например, если rate вычисляется из расчета на месячный период, аргумент nper также должен выражаться в месяцах.

Для всех аргументов выплачиваемые наличные суммы (например, депозиты по вкладам) представляются отрицательными числами, а получаемые суммы (например, дивиденды) – положительными числами.


Пример функции Pmt

В этом примере функция Pmt вычисляет размер платежа по ренте за фиксированный период. Даны: процентная ставка за один период (APR / 12), общее число платежей (TotPmts), текущая сумма, или кредитный капитал (PVal), будущая сумма кредита (FVal) и индикатор, указывающий, когда делаются выплаты – в начале платежного периода или в конце (PayType).

Pmt([APR] / 12, [TotPmts], -[PVal], [FVal], [PayType])


PPmt (функция)

Возвращает значение типа Двойной, задающее основную сумму платежа за данный период в условиях ренты, предусматривающей периодические платежи постоянного размера и постоянную процентную ставку.

Синтаксис

PPmt(rate, per, nper, pv[, fv[, type]])

У функции PPmt есть следующие именованные аргументы:

Компонент	Описание
rate	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее величину процентной ставки на один период. Например, если вы взяли кредит на покупку автомобиля с выплатой 10 процентов годовых, и выплаты производятся ежемесячно, значение ставки для этого периода составит 0,1/12 = 0,0083.
per	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее платежный период в диапазоне от 1 до nper.
Nper	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее общее число платежных периодов.  Например, если вы купили автомобиль в рассрочку на четыре года и делаете ежемесячные выплаты, всего платежных периодов будет 4 * 12 = 48.
Pv	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее текущую (сегодняшнюю) сумму с точки зрения будущих выплат или поступлений. Например, если вы заняли деньги на покупку автомобиля, размер ссуды является текущей суммой для кредитора, которому вы будете ежемесячно выплачивать деньги.
fv	Необязательный. Значение типа Variant, задающее будущее значение или наличный остаток от последней выплаты. Например, будущее значение для кредита равно 0 руб., т.к. именно столько останется после последнего платежа. Однако если вы хотите, чтобы через 18 лет у вас на счету осталось 100 млн.руб., будущим значением является 100 млн.руб. Если этот аргумент опущен, по умолчанию принимается 0.
type	Необязательный. Значение типа Variant, задающее время платежа. Если платеж делается в конце платежного периода, используется значение 0, если в начале, то 1. Если этот аргумент опущен, по умолчанию используется 0.
Примечания

Рента – это соглашение о серии выплат наличными в постоянном размере в течение оговоренного периода времени. Рента может быть кредитом (например, под закладную на дом) или инвестированием (например, вклад в сберегательный банк).

Аргументы rate и nper вычисляются на основе платежных периодов, выраженных в строго определенных единицах. Например, если rate вычисляется из расчета на месячный период, аргумент nper также должен выражаться в месяцах.

Для всех аргументов выплачиваемые наличные суммы (например, депозиты по вкладам) представляются отрицательными числами, а получаемые суммы (например, дивиденды) – положительными числами.


Пример функции PPmt

В данном примере функция PPmt вычисляет, какую часть выплаты составляет основная сумма при одинаковых размерах выплат. Даны: процентная ставка за один период (APR / 12), платежный период, за который вычисляется сумма капитала (Period), общее число платежей (TotPmts), текущая сумма, или кредитный капитал (PVal), будущая сумма кредита (FVal) и индикатор, указывающий, когда делаются выплаты – в начале платежного периода или в конце (PayType).

PPmt([APR] / 12, [Period], [TotPmts], -[PVal], [FVal], [PayType])


PV (функция)

Возвращает значение типа Двойной, задающее текущую сумму ренты при условии периодических постоянных выплат в будущем и постоянной процентной ставки.

Синтаксис

PV(rate, nper, pmt[, fv[, type]])

У функции PV есть следующие именованные аргументы:

Компонент	Описание
rate	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее процентную ставку для данного периода. Например, если вы взяли кредит на покупку автомобиля с выплатой 10 процентов годовых, и выплаты производятся ежемесячно, значение ставки для этого периода составит 0,1/12 = 0,0083.
Nper	Обязательный. Значение типа Целое число, задающее общее число платежных периодов, предусмотренное рентой. Например, если вы купили автомобиль в рассрочку на четыре года и делаете ежемесячные выплаты, всего платежных периодов будет 4 * 12 = 48.
Pmt	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее величину выплаты для каждого периода. Выплаты обычно предусматривают наличие капитала и процентов, которые не изменяются в течение срока действия ренты.
Fv	Необязательный. Значение типа Variant, задающее будущее значение или наличный остаток от последней выплаты. Например, будущее значение для кредита равно 0 руб., т.к. именно столько останется после последнего платежа. Однако если вы хотите, чтобы через 18 лет у вас на счету осталось 100 млн.руб., будущим значением является 100 млн. руб. Если этот аргумент опущен, по умолчанию принимается 0.
type	Необязательный. Значение типа Variant, задающее время платежа. Если платеж делается в конце платежного периода, используется значение 0, если в начале, то 1. Если этот аргумент опущен, по умолчанию используется 0.
Примечания

Рента – это соглашение о серии выплат наличными в постоянном размере в течение оговоренного периода времени. Рента может быть кредитом (например, под закладную на дом) или инвестированием (например, вклад в сберегательный банк).

Аргументы rate и nper вычисляются на основе платежных периодов, выраженных в строго определенных единицах. Например, если rate вычисляется из расчета на месячный период, аргумент nper также должен выражаться в месяцах.

Для всех аргументов выплачиваемые наличные суммы (например, депозиты по вкладам) представляются отрицательными числами, а получаемые суммы (например, дивиденды) – положительными числами.


Пример функции PV

В этом примере функция PV возвращает текущую сумму ренты, если заданы ожидаемая годовая процентная ставка (APR), общее число выплат (TotPmts), размер каждой выплаты (YrIncome), итоговая будущая сумма вклада (FVal) и индикатор, указывающий, когда делаются выплаты – в начале платежного периода или в конце (PayType). Заметьте: т.к. аргумент YrIncome представляет выплачиваемую сумму из ренты, он задан как отрицательное число.

PV([APR], [TotPmts], -[YrIncome], [FVal], [PayType])


Rate (функция)

Возвращает значение типа Двойной, выражающее процентную ставку ренты за один период.

Синтаксис

Rate(nper, pmt, pv[, fv[, type[, guess]]])

У функции Rate есть следующие именованные аргументы:

Компонент	Описание
nper	Обязательный. Значение типа Целое число, задающее общее число платежных периодов, предусмотренное рентой. Например, если вы купили автомобиль в рассрочку на четыре года и делаете ежемесячные выплаты, всего платежных периодов будет 4 * 12 = 48.
pmt	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее величину выплаты для каждого периода. Выплаты обычно предусматривают наличие капитала и процентов, которые не изменяются в течение срока действия ренты.
pv	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее текущую (сегодняшнюю) сумму с точки зрения будущих выплат или поступлений. Например, если вы заняли деньги на покупку автомобиля, размер ссуды является текущей суммой для кредитора, которому вы будете ежемесячно выплачивать деньги.
fv	Необязательный. Значение типа Variant, задающее будущее значение или наличный остаток от последней выплаты. Например, будущее значение для кредита равно 0 руб., т.к. именно столько останется после последнего платежа. Однако если вы хотите, чтобы через 18 лет у вас на счету осталось 100 млн. руб., будущим значением является 100 млн.руб. Если этот аргумент опущен, по умолчанию принимается 0.
Type	Необязательный. Значение типа Variant, задающее время платежа. Если платеж делается в конце платежного периода, используется значение 0, если в начале, то 1. Если этот аргумент опущен, по умолчанию используется 0.
Guess	Необязательный. Значение типа Variant, задающее предполагаемую величину ставки, которая должна быть возвращена функцией Rate. Если этот аргумент опущен, по умолчанию принимается 0,1 (10 процентов).
Примечания

Рента – это соглашение о серии выплат наличными в постоянном размере в течение оговоренного периода времени. Рента может быть кредитом (например, под закладную на дом) или инвестированием (например, вклад в сберегательный банк).

Для всех аргументов выплачиваемые наличные суммы (например, депозиты по вкладам) представляются отрицательными числами, а получаемые суммы (например, дивиденды) – положительными числами.

Результат функции Rate вычисляется путем итераций. Начальным значением служит аргумент guess, итерации выполняются до получения точности 0,00001 процента. Если функция Rate не находит результат за 20 итераций, она завершается с ошибкой. Если в качестве начального значения использовались 10 процентов и функция Rate завершилась с ошибкой, попробуйте задать другое значение аргумента guess.


Пример функции Rate

В данном примере функция Rate вычисляет процентную ставку ренты, если заданы: общее число выплат (TotPmts), размер каждой выплаты (Payment), текущая сумма кредита, или кредитный капитал (PVal), будущая сумма кредита (FVal), индикатор, указывающий, когда делаются выплаты – в начале платежного периода или в конце (PayType), и примерное значение ожидаемой процентной ставки (Guess).

(Rate([TotPmts], -[Payment], [PVal], [FVal], [PayType], [Guess]) * 12) * 100


Right (функция)

Возвращает значение типа Variant (Строка), содержащее заданное число символов, считая от правого конца данной строки.

Синтаксис

Right(string, length)

Синтаксисом функции Right предусмотрены следующие именованные аргументы:

Компонент	Описание
string	Обязательный. Строковое выражение, правые символы которого возвращаются. Если string содержит Null, возвращается также Null.
length	Обязательный. Значение типа Variant (Длинный). Числовое выражение, указывающее количество возвращаемых символов. Если задан 0, возвращается строка нулевой длины (""). Если задано значение, не меньшее длины строки string, возвращается вся строка.
Примечания

Для определения числа символов в строке string используйте функцию Len.


Пример функции Right

В следующем примере возвращаются четыре правых крайних символа содержимого поля «Тема».

Поле «Тема»	Возвращается
Международная торговля	овля
Стратегия маркетинга	инга
Right([Тема], 4)


Rnd (функция)

Возвращает значение типа Одиночный, содержащее случайное число.

Синтаксис

Rnd[(number)]

В качестве необязательного аргумента number можно использовать значение типа Одиночный или любое допустимое числовое выражение.

Возвращаемые значения

Если аргумент number	Rnd генерирует
Меньше нуля	Определенное число каждый раз, используя number в качестве начального значения.
Больше нуля	Очередное случайное число последовательности.
Равен нулю	Последнее из сгенерированных случайных чисел.
Не задан	Очередное случайное число последовательности.
Примечания

Функция Rnd возвращает значение, большее или равное нулю и меньшее единицы.

Аргумент number определяет, каким образом Rnd генерирует случайное число:

При любом начальном значении числа генерируются из одной и той же последовательности, т. к. каждый очередной вызов функции Rnd использует предыдущее число в качестве начального значения для получения следующего члена последовательности.

Для генерирации случайных целых чисел в определенном диапазоне используйте следующую формулу:

Int(([B] - [A] + 1) * Rnd + [A])

Здесь B – поле, содержащее верхнюю границу диапазона, а A – поле, содержащее нижнюю границу.


Пример функции Rnd

В следующем примере функция Rnd используется для получения случайного целого числа в диапазоне от 1 до 6.

Int((6 * Rnd) + 1)


Second (функция)

Возвращает значение типа Variant (Целое число), задающее целое число в диапазоне от 0 до 59 включительно, которое представляет число секунд для данного значения времени.

Синтаксис

Second(time)

В качестве обязательного аргумента time используется любое значение Variant, числовое выражение, строковое выражение или любая комбинация, представляющая время. Если time имеет значение Null, возвращается также Null.


Пример функции Second

В следующем примере функция Second возвращает секунды из показания времени, содержащегося в поле «Получено».

Second([Получено])


Sgn (функция)

Возвращает значение типа Variant (Целое число), определяющее знак числа.

Синтаксис

Sgn(number)

В качестве обязательного аргумента number используется любое допустимое числовое выражение.

Возвращаемые значения

Если аргумент number	Sgn возвращает
Больше нуля	1
Равен нулю	0
Меньше нуля	-1
Примечания

Значение, возвращаемое функцией Sgn, определяется знаком аргумента number.


Пример функции Sgn

В этом примере для содержимого поля «Угол» возвращаются следующие значения.

Поле «Угол»	Возвращается
30	1
-45	-1
Sgn([Угол])


Sin (функция)

Возвращает значение типа Двойной, выражающее синус угла.

Синтаксис

Sin(number)

В качестве обязательного аргумента number используется значение типа Двойной или любое допустимое числовое выражение, представляющее угол в радианах.

Примечания

Функция Sin для заданного угла возвращает отношение двух сторон прямоугольного треугольника (противолежащего катета к гипотенузе).

Результат лежит в диапазоне от -1 до 1.

Для перевода градусов в радианы умножьте градусы на /180. Для перевода радиан в градусы умножьте радианы на 180/.


Пример функции Sin

В следующем примере функция Sin возвращает синус содержимого поля «Угол».

Sin([Угол])


SLN (функция)

Возвращает значение типа Двойной, задающее величину амортизации имущества за один период времени, рассчитанную по методу прямой амортизации (straight-line depreciation).

Синтаксис

SLN(cost, salvage, life)

Для функции SLN предусмотрены следующие именованные аргументы:

Компонент	Описание
cost	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее начальную стоимость имущества.
Salvage	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее стоимость имущества по окончании его срока службы.
Life	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее срок службы имущества.
Примечания

Период расчета амортизации должен выражаться в тех же единицах, что и срок службы. Все аргументы должны быть положительными числами.


Пример функции SLN

В данном примере функция SLN возвращает прямую амортизацию имущества за один период, если заданы его начальная стоимость (InitCost), итоговая стоимость в конце срока службы (SalvageVal) и срок службы имущества в годах (LifeTime).

SLN([InitCost], [SalvageVal], [LifeTime])


Space (функция)

Возвращает значение типа Variant (Строка), содержащее заданное число пробелов.

Синтаксис

Space(number)

В качестве обязательного аргумента number задается количество пробелов, которые необходимо получить.

Примечания

Функция Space используется для форматирования вывода с отбросом данных в строках фиксированной длины.


Пример функции Space

В следующем примере функция Space используется для вставки 10 пробелов в столбце между значениями полей «Отправлено» и «Получено».

[Отправлено] & Space(10) & [Получено]


Sqr (функция)

Возвращает значения типа Двойной, выражающее квадратный корень из данного числа.

Синтаксис

Sqr(number)

В качестве обязательного аргумента number используется неотрицательное значение типа Двойной или любое допустимое неотрицательное числовое выражение..


Пример функции Sqr

В этом примере возвращаются следующие значения для содержимого поля «Угол».

Поле «Угол»	Возвращается
4	2
23	4,795831523313
0	0
Sqr([Угол])


Str (функция)

Возвращает заданное число в представлении типа Variant (Строка).

Синтаксис

Str(number)

В качестве обязательного аргумента number используется значение типа Длинный, содержащее любое допустимое числовое выражение.

Примечания

При преобразовании чисел в строки всегда резервируется начальный пробел для знака. Если number больше нуля, возвращаемая строка содержит начальный пробел; знак плюс подразумевается.

Для преобразования числового значения в дату, время, денежное значение или в какой-нибудь нестандартный формат используйте функцию Format. В отличие от функции Str, она не добавляет начальный пробел для знака числа.

Замечание   Функция Str распознает в качестве десятичного разделителя только точку (.). Если есть вероятность появления другого разделителя (например, в интернациональных приложениях), используйте для преобразования чисел в строки функцию CStr.


Пример функции Str

В следующем примере функция Str возвращает строковое представление поля «Число». При преобразовании числа в строку всегда резервируется начальный пробел для знака.

Поле «Число»	Возвращается
459	" 459"
-459.65	"-459.65"
459.001	" 459.001"
Str([Число])


StrComp (функция)

Возвращает значение типа Variant (Целое число), обозначающее результат сравнения строк.

Синтаксис

StrComp(string1, string2[, compare])

Синтаксисом функции StrComp предусмотрены следующие именованные аргументы:

Компонент	Описание
string1	Обязательный. Любое допустимое строковое выражение.
string2	Обязательный. Любое допустимое строковое выражение.
Compare	Необязательный. Задает тип сравнения строк. Если аргумент compare указан, он может принимать значения 0 или 1. Значение 0 (используется по умолчанию) задает двоичное сравнение. Значение 1 задает текстуальное сравнение. Если compare имеет значение Null, возникает ошибка. Если аргумент compare опущен, используется двоичный метод сравнения.
Возвращаемые значения

Если	Возвращается
string1 меньше, чем string2	-1
string1 равно string2	0
string1 больше, чем string2	1
string1 или string2 имеет значение Null	Null


Пример функции StrComp

В следующем примере содержимое поля «Хранить как» сравнивается с комбинацией полей «Имя» и «Фамилия».

StrComp([Хранить как], [Фамилия] & ", " & [Имя], 1)


String (функция)

Возвращает значение типа Variant (Строка), которое содержит строку заданной длины, состоящую из повторяющегося символа.

Синтаксис

String(number, character)

Синтаксисом функции String предусмотрены следующие именованные аргументы:

Компонент	Описание
number	Обязательный. Значение типа Длинный, задающее длину возвращаемой строки. Если number имеет значение Null, возвращается также Null.
Character	Обязательный. Значение типа Variant. Код символа, используемого для формирования возвращаемой строки, или строковое выражение, первый символ которого используется в тех же целях. Если character имеет значение Null, возвращается также Null.
Примечания

Если в качестве character задается число, превышающее 255, функция String преобразует это число в допустимый код символа по следующей формуле:

character Mod 256


Пример функции String

В следующих примерах функция String используется для получения символьных строк заданной длины.

Функция	Возвращает
String(5, "*")	*****
String(5, 42)	*****
String(10, "ABC")	AAAAAAAAAA


Switch (функция)

Обрабатывает список выражений и возвращает значение типа Variant или выражение, которые соответствует первому выражению в списке, имеющему значение Истина.

Синтаксис

Switch(expr-1, value-1[, expr-2, value-2 … [, expr-n, value-n]])

Синтаксисом функции Switch предусмотрены следующие компоненты:

Компонент	Описание
expr	Обязательный. Выражение Variant, которое необходимо оценить.
value	Обязательный. Значение или выражение, возвращаемое, если соответствующее выражение имеет значение Истина.
Примечания

В списке аргументов функции Switch образуют пары, каждая из которых состоит из выражения и значения. Выражения вычисляются слева направо. При нахождении первого выражения, имеющего значение Истина, соответствующее ему значение возвращается. В результате неправильного составления пар возникает ошибка этапа выполнения. Например, если expr-1 имеет значение Истина, функция Switch возвращает value-1. Если значение expr-1 есть Ложь, но значением expr-2 является Истина, возвращается value-2 и т.д.

Функция Switch возвращает значение Null в следующих случаях.

•	Ни одно из выражений не имеет значения Истина.

•	Первому выражению, имеющему значение Истина, в паре соответствует значение Null.

Функция Switch вычисляет все выражения, хотя возвращает только одно из них. Это необходимо учитывать во избежание побочных эффектов. Например, если вычисление какого-либо выражения приводит к делению на нуль, возникает ошибка.


Пример функции Switch

В следующем примере функция Switch возвращает название языка, соответствующего содержимому поля «Город (раб. адрес)».

Поле «Город (раб. адрес)»	Возвращается
Лондон	Английский
Париж	Французский
Switch([Город (раб. адрес)] = "Лондон",
"Английский", [Город (раб. адрес)]= "Париж", "Французский")


SYD (функция)

Возвращает значение типа Двойной, которое задает величину амортизации имущества за указанный период, рассчитанную по методу суммарного годового числа.

Синтаксис

SYD(cost, salvage, life, period)

Функция SYD имеет следующие именованные аргументы:

Компонент	Описание
cost	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее начальную стоимость имущества.
Salvage	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее стоимость имущества по окончании его срока службы.
Life	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее срок службы имущества.
Period	Обязательный. Значение типа Двойной, задающее период расчета амортизации.
Примечания

Аргументы life и period должны выражаться в строго определенных единицах. Например, если значение life задано в месяцах, period также должен задаваться в месяцах. Все аргументы должны быть положительными числами.


Пример функции SYD

Данный пример иллюстрирует использование функции SYD для расчета амортизации за указанный период по методу годовой суммы (sum-of-years digits), если даны начальная стоимость имущества (InitCost), его итоговая стоимость в конце строка службы (SalvageVal) и общий срок службы в годах (LifeTime). Период, на который рассчитывается амортизация (DepYear), также задан в годах.

SYD([InitCost], [SalvageVal], [LifeTime], [DepYear])


Tan (функция)

Возвращает значение типа Двойной, выражающее тангенс угла.

Синтаксис

Tan(number)

В качестве обязательного аргумента number используется значение типа Двойной или любое допустимое числовое выражение, выражающее угол в радианах.

Примечания

Функция Tan для заданного угла возвращает отношение двух сторон прямоугольного треугольника (противолежащего катета к прилежащему).

Для перевода градусов в радианы умножьте градусы на /180. Для перевода радиан в градусы умножьте радианы на 180/.


Пример функции Tan

В следующем примере функция Tan возвращает тангенс содержимого числового поля «Угол».

Tan([Угол])


Time (функция)

Возвращает значение типа Variant (Дата), показывающее текущее системное время.

Синтаксис

Time( )


Пример функции Time

В следующем примере функция Time возвращает текущее системное время.

Time( )


Timer (функция)

Возвращает значение типа Одиночный, показывающее число прошедших после полуночи секунд.

Синтаксис

Timer( )


Пример функции Timer

В следующем примере функция Timer возвращает число прошедших после полуночи секунд.

Timer( )


TimeSerial (функция)

Возвращает значение типа Variant (Дата), которое показывает время, составленное из заданных часов, минут и секунд.

Синтаксис

TimeSerial(hour, minute, second)

Синтаксисом функции TimeSerial предусмотрены следующие именованные аргументы:

Компонент	Описание
hour	Обязательный. Число типа Variant (Целое число) в диапазоне от 0:00) до 23:00 включительно, или числовое выражение.
minute	Обязательный. Значение типа Variant (Целое число) – любое числовое выражение.
Second	Обязательный. Значение типа Variant (Целое число) – любое числовое выражение.
Примечания

При задании нормального времени, например, 11:59:59, диапазон значений каждого аргумента функции TimeSerial должен быть допустимым для соответствующей единицы времени, т.е. 0 – 23 для часов и 0 – 59 для минут и секунд. Однако для каждого аргумента можно задать относительное время – числовое выражение, указывающее определенное число часов, минут или секунд до или после какого-либо определенного момента. В следующем примере показан способ использования подобных выражений вместо абсолютных значений времени. Функция TimeSerial возвращает время 5:45:00: без четверти (-15) шесть часов до полудня (12 - 6).

TimeSerial(12 - 6, -15, 0)

Какой-либо аргумент, выходя за пределы допустимого для него диапазона, порождает более крупный интервал; например, если задать 75 минут, результатом вычисления этого аргумента будет час и 15 минут. Если какой-либо аргумент выходит за пределы диапазона от -32768 до 32767, возникает ошибка. Если время, заданное тремя аргументами, выводит соответствующую дату за пределы диапазона допустимых дат, также возникает ошибка.


Пример функции TimeSerial

В следующем примере функция TimeSerial возвращает время, составленное из содержимого нестандартных полей «Часы», «Минуты» и «Секунды».

TimeSerial([Часы], [Минуты], [Секунды])


TimeValue (функция)

Возвращает значение типа Variant (Дата), содержащее показания времени.

Синтаксис

TimeValue(time)

В качестве обязательного аргумента time обычно используется строковое выражение, представляющее время из диапазона от 0:00:00 (12:00:00) до 23:59:59 (11:59:59) включительно. Однако в качестве time можно также использовать любое выражение, представляющее время в этом диапазоне. Если time имеет значение Null, возвращается также Null.

Примечания

Время можно задавать и по 12-часовой шкале, и по 24-часовой. Например, значения "2:24" и "14:24" можно использовать в качестве аргумента time.

Если аргумент time содержит информацию о дате, функция TimeValue не возвращает ее. Однако если эта информация имеет недопустимый формат, возникает ошибка.


Пример функции TimeValue

В следующем примере функция TimeValue используется для получения строки, введенной в поле «Другой» в виде времени.

TimeValue([Другой])


UCase (функция)

Возвращает значение типа Variant (Строка), являющееся результатом преобразования данной строки в прописные буквы.

Синтаксис

UCase(string)

В качестве обязательного аргумента string используется любое допустимое строковое выражение.  Если string содержит значение Null, возвращается также Null.

Примечания

Происходит только замена строчных букв прописными; прописные буквы и небуквенные символы не изменяются.


Пример функции UCase

В следующем примере возвращается содержимое поля «Тема», изображенное прописными буквами.

Поле «Тема»	Возвращается
Международная торговля	МЕЖДУНАРОДНАЯ ТОРГОВЛЯ
Стратегия маркетинга	СТРАТЕГИЯ МАРКЕТИНГА
UCase([Тема])


Val (функция)

Возвращает содержащиеся в строке числа в виде числового значения соответствующего типа.

Синтаксис

Val(string)

В качестве обязательного аргумента string используется любое допустимое строковое выражение.

Примечания

Функция Val считывает строку, пока не дойдет до первого символа, который не распознается как часть числа. Специальные символы, часто включенные в состав числовых значений (например, знак доллара и запятые), не распознаются. Однако распознаваемыми являются обозначения основания системы счисления: &O (восьмеричная) и &H (шестнадцатеричная). Пробелы, табуляторы и символы перевода строки из аргумента удаляются.

Следующая функция возвращает значение 168:

Val("    16 8ая улица N.")

В следующем примере возвращается десятичное число -1, соответствующее заданному шестнадцатеричному:

Val("&HFFFF")

Замечание   Функция Val в качестве десятичного разделителя признает только точку (.).Если есть вероятность появления другого разделителя (например, в интернациональных приложениях), используйте для преобразования строк в числа функцию CDbl.


Пример функции Val

В следующем примере функция Val возвращает числа, содержащиеся в поле «Строка».

Поле «Строка»	Возвращается
"2457"	2457
"2 45 7"	2457
"24 и 57"	24
Val([Строка])


Weekday (функция)

Возвращает значение типа Variant (Целое число), которое содержит целое число, обозначающее день недели.

Синтаксис

Weekday(date, [firstdayofweek])

Синтаксисом функции Weekday предусмотрены следующие именованные аргументы:

Компонент	Описание
date	Обязательный. Значение Variant, числовое выражение, строковое выражение или любая комбинация, представляющая дату. Если date содержит значение Null, возвращается также Null.
Firstdayofweek	Необязательный. Задает первый день недели. Если этот аргумент опущен, предполагается Воскресенье.
Установки

Для аргумента firstdayofweek предусмотрены следующие установки:

Значение	Описание
0	Используется установка NLS API.
1	Воскресенье (по умолчанию)
2	Понедельник
3	Вторник
4	Среда
5	Четверг
6	Пятница
7	Суббота
Возвращаемые значения

Функция Weekday возвращает следующие значения:

Значение	Описание
1	Воскресенье
2	Понедельник
3	Вторник
4	Среда
5	Четверг
6	Пятница
7	Суббота


Пример функции Weekday

В следующем примере функция Weekday используется для определения дня недели, указанного в поле «Получено».

Weekday([Получено])


Year (функция)

Возвращает значение типа Variant (Целое число), которое содержит целое число, обозначающее год.

Синтаксис

Year(date)

В качестве обязательного аргумента date используется любое значение типа Variant, числовое выражение, строковое выражение или любая комбинация, представляющая дату. Если date содержит значение Null, возвращается также Null.


Пример функции Year

В следующем примере функция Year используется для возвращения года, указанного в поле «Получено».

Year([Получено])


Выводимые математические функции

Далее приводится список вспомогательных функций, выводимых из основных математических функций:

Функция	Способ вывода
Секанс	Sec([X]) = 1 / Cos([X])
Косеканс	Cosec([X]) = 1 / Sin([X])
Котангенс	Cotan([X]) = 1 / Tan([X])
Арксинус	Arcsin([X]) = Atn([X] / Sqr(-[X] * [X] + 1))
Арккосинус	Arccos([X]) = Atn(-[X] / Sqr(-[X] * [X] + 1)) + 2 * Atn(1)
Арксеканс	Arcsec([X]) = Atn([X] / Sqr([X] * [X] - 1)) + Sgn(([X]) - 1) * (2 * Atn(1))
Арккосеканс	Arccosec([X]) = Atn([X] / Sqr([X] * [X] - 1)) + (Sgn([X]) - 1) * (2 * Atn(1))
Арккотангенс	Arccotan([X]) = Atn([X]) + 2 * Atn(1)
Синус гиперболический	HSin([X]) = (Exp([X]) - Exp(-[X])) / 2
Косинус гиперболический	HCos([X]) = (Exp([X]) + Exp(-[X])) / 2
Тангенс гиперболический	HTan([X]) = (Exp([X]) - Exp(-[X])) / (Exp([X]) + Exp(-[X]))
Секанс гиперболический	HSec([X]) = 2 / (Exp([X]) + Exp(-[X]))
Косеканс гиперболический	HCosec([X]) = 2 / (Exp([X]) - Exp(-[X]))
Котангенс гиперболический	HCotan([X]) = (Exp([X]) + Exp(-[X])) / (Exp([X]) - Exp(-[X]))
Арксинус гиперболический	HArcsin([X]) = Log([X] + Sqr([X] * [X] + 1))
Арккосинус гиперболический	HArccos([X]) = Log([X] + Sqr([X] * [X] - 1))
Арктангенс гиперболический	HArctan([X]) = Log((1 + [X]) / (1 - [X])) / 2
Арксеканс гиперболический	HArcsec([X]) = Log((Sqr(-[X] * [X] + 1) + 1) / [X])
Арккосеканс гиперболический	HArccosec([X]) = Log((Sgn([X]) * Sqr([X] * [X] + 1) + 1) / [X])
Арккотангенс гиперболический	HArccotan([X]) = Log(([X] + 1) / ([X] - 1)) / 2
Логарифм по основанию N	LogN([X]) = Log([X]) / Log(N)


Возвращение строк

Для некоторых функций предусмотрено два варианта: в одном случае возвращаются данные типа Variant, в другом – данные типа строки. Первый вариант является предпочтительным, т.к. при этом происходит автоматическое преобразование одних типов данных в другие.

Вариант со строковыми данными используется в следующих случаях.

•	Программа включает множество переменных.

•	Отслеживаются факты преобразования данных одного типа в данные другого типа.

•	Данные записываются непосредственно в файл с произвольной выборкой.

Перечисленные ниже функции, к имени которых добавлен знак доллара ($), возвращают значения в переменной строкового типа. Для этих функций действуют те же правила синтаксиса и выполнения, что и их эквиваленты без знака доллара.

Chr$	Date$	Format$	Hex$
LCase$	Left$	Mid$	Oct$
Right$	Rtrim$	Space$	Str$
String$	Time$	Trim$	UCase$


Функции преобразования типов

Каждая из этих функций приводит выражение к конкретному типу данных.

Синтаксис

CCur(expression)

CDate(expression)

CDbl(expression)

CInt(expression)

CLng(expression)

CSng(expression)

CVar(expression)

CStr(expression)

В качестве обязательного аргумента expression используется любое строковое выражение или числовое выражение.

Примечания

Имя функции определяет тип возвращаемого значения, как показано в таблице.

Функция	Возвращаемый тип	Диапазон аргумента expression
CCur	Денежный	От -922 337 203 685 477,5808 до  922 337 203 685 477,5807.
CDate	Дата	Любое допустимое выражение типа даты.
CDbl	Двойной	От -1,79769313486232E308 до 4,94065645841247E-324 для отрицательных чисел; от 4,94065645841247E-324 до 1,79769313486232E308 для положительных.
Cint	Целое число	От -32768 до 32767; дроби округляются.
CLng	Длинный	От -2 147 483 648 до 2 147 483 647; дроби округляются.
CSng	Одиночный	От -3,402823E38 до -1,401298E-45 для отрицательных чисел; от 1,401298E-45 до 3,402823E38 для положительных.
Cvar	Variant	Для чисел тот же диапазон, что и для типа Двойной; в остальных случаях тот же диапазон, что и для типа Строка.
CStr	Строка	Возвращаемые типы для CStr зависят от аргумента expression (см. ниже).

Если переданный функции аргумент expression выходит за пределы диапазона, установленного для типа приводимого аргумента, возникает ошибка.

Функции приведения типов используются для документирования программ в целях указания принадлежности результата некоторой операции вполне конкретному типу данных. Например, с помощью функции CCur можно принудительно задать действия над денежными значениями в случаях применения арифметики единичной точности, двойной точности или целочисленная.

Функции приведения типов используются вместо функции Val в случае учета атрибутов иноязычных версий при преобразовании данных одного типа в другой. Например при использовании функции CCur различные десятичные разделители будут правильно распознаны в соответствии с настройками «Язык и стандарты» на вашем компьютере, так же, как и разделители групп разрядов и денежные атрибуты.

Функции CInt и CLng, в отличие от функций Fix и Int, не отбрасывают дробную часть числа, а округляют ее. Если дробная часть равна 0,5, функции CInt и CLng округляют число до ближайшего четного значения. Например, 0,5 округляется до 0, а 1,5 до 2. Кроме того, Fix и Int возвращают значение того же типа, что и заданное.

Функция IsDate используется для определения возможности преобразования значения date в дату или время. Функция CDate распознает литералы даты и времени, а также некоторые числа, попадающие в диапазон допустимых дат. При преобразовании числа в дату его целая часть преобразуется в дату. Дробная часть преобразуется в значение времени, считая от полуночи.

Функция CDate распознает форматы дат согласно действующим настройкам «Язык и стандарты». Правильный порядок компонентов даты может не определяться, если дата задана в формате, не описанном в допустимых настройках. Кроме того, длинный формат даты не распознается, если он содержит название дня недели.


Возвращаемые типы для функции CStr

Тип аргумента  expression	Возвращаемый тип
Дата	Строка, содержащая дату в коротком формате даты, принятом в системе.
Null	Ошибка этапа выполнения.
Empty	Строка нулевой длины ("").
Error	Строка, содержащее слово Ошибка и номер ошибки.
Другие числа	Строка, содержащее число.


Округление

Функции CInt и CLng, в отличие от функций Fix и Int, не отбрасывают дробную часть числа, а округляют ее. Если дробная часть равна 0,5, функции CInt и CLng округляют число до ближайшего четного значения. Например, 0,5 округляется до 0, а 1,5 до 2. Кроме того, Fix и Int всегда возвращают значение того же типа, что и заданное.


Все функции

Функции преобразования

Функции даты/времени

Финансовые функции

Общие функции

Математические функции

Текстовые функции


Математические функции

Abs (функция)

Atn (функция)

Cos (функция)

Exp (функция)

Fix (функция)

Int (функция)

Log (функция)

Rnd (функция)

Sgn (функция)

Sin (функция)

Sqr (функция)

Tan (функция)

Выводимые математические функции


Финансовые функции

DDB (функция)

FV (функция)

IPmt (функция)

NPer (функция)

Pmt (функция)

PPmt (функция)

PV (функция)

Rate (функция)

SLN (функция)

SYD (функция)


Текстовые функции

Asc (функция)

Chr (функция)

Format (функция)

InStr (функция)

LCase (функция)

Left (функция)

Len (функция)

LTrim (функция)

Mid (функция)

Right (функция)

RTrim (функция)

Space (функция)

StrComp (функция)

String (функция)

Trim (функция)

UCase (функция)


Общие функции

Choose (функция)

IIf (функция)

Switch (функция)


Функции даты/времени

Date (функция)

DateAdd (функция)

DateDiff (функция)

DatePart (функция)

DateSerial (функция)

DateValue (функция)

Day (функция)

Hour (функция)

IsDate (функция)

Minute (функция)

Month (функция)

Now (функция)

Second (функция)

Time (функция)

Timer (функция)

TimeSerial (функция)

TimeValue (функция)

Weekday (функция)

Year (функция)


Функции преобразования

Asc (функция)

CCur (функция)

CDbl (функция)

Chr (функция)

CInt (функция)

CLng (функция)

CSng (функция)

CStr (функция)

CVar (функция)

DateSerial (функция)

DateValue (функция)

Day (функция)

Hex (функция)

Hour (функция)

Minute (функция)

Month (функция)

Oct (функция)

Second (функция)

Str (функция)

TimeSerial (функция)

TimeValue (функция)

Val (функция)

Weekday (функция)

Year (функция)


Просмотр файлов в Microsoft Outlook

Для просмотра списка файлов на своем компьютере или на сетевом диске, к которому вы подключены, и открытия какого-либо файла щелкните название группы Другие папки на панели Outlook, затем щелкните Мой компьютер. Файлы просматриваются в виде значков, в таблице или на временной шкале. При просмотре файлов в таблице можно задать отображение таких характеристик, как автор, дата создания и тип файла. По этим характеристикам файлы можно сортировать и группировать.

Просматривая список файлов, можно быстро открыть, скопировать, переместить, напечатать или удалить любой из них, а также создать ярлык файла. Можно подключиться к сетевому диску или отключить его от любой папки.

В папке «Мои документы», имеющейся в Microsoft Windows 95, удобно хранить документы, электронные таблицы, презентации и базы данных Microsoft Office, с которыми вы работаете. В системе Microsoft Windows NT Workstation для тех же целей предназначена папка Избранное. Обе папки, «Мои документы» и Избранное, являются рабочими (активными). Они всегда по умолчанию отображаются в диалоговых окнах Открыть и Сохранить как в приложениях Office.


Разрешение использования папки файлов совместно с другим пользователем

1	Щелкните на панели Outlook группу Другие папки.

2	Щелкните Мой компьютер  [image].

3	Дважды щелкните диск, где находится нужная папка.

4	Щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите в открывающемся меню команду Доступ.

5	Щелкните Общий ресурс, затем выберите нужные настройки.

Замечание   Если команда Доступ недоступна, активизируйте службы совместного использования файлов и печати. Подробнее об этом см. документацию Windows.

Совет   Для быстрого поиска нужной папки воспользуйтесь списком папок. Если его нет на экране, нажмите кнопку Список папок  [image].


Создание ярлыка папки или файла

Эта процедура создает ярлык папки или ярлык файла из данной папки. Для добавления ярлыка к панели Outlook нажмите кнопку  [image].

1	Щелкните на панели Outlook группу Другие папки.

2	Щелкните Мой компьютер  [image].

3	Дважды щелкните диск, содержащий папку или файл, для которых создается ярлык.

4	Дважды щелкните папку, содержащую нужную папку или файл.

5	Щелкните правой кнопкой мыши нужную папку или файл, затем выберите в открывающемся меню команду Копировать.

6	Откройте папку, в которой отобразится ярлык, и выберите в меню Правка команду Вставить ярлык.

Совет   Для быстрого поиска нужной папки воспользуйтесь списком папок. Если его нет на экране, нажмите кнопку Список папок  [image].


Просмотр содержимого файлов

1	Щелкните на панели Outlook группу Другие папки.

2	Щелкните Мой компьютер [image].

3	Дважды щелкните диск, на котором находится нужный файл.

4	Если файл находится в папке, дважды щелкните папку.

5	Щелкните правой кнопкой мыши файл, который необходимо просмотреть, и выберите в открывающемся меню команду Быстрый просмотр.

Замечание   Если команда Быстрый просмотр недоступна, значит, отсутствует программа просмотра файлов данного типа или не установлено средство быстрого просмотра. Подробнее об этом см. документацию Windows.

Совет   Для быстрого поиска нужного файла воспользуйтесь списком папок. Если его нет на экране, нажмите кнопку Список папок  [image].


Открытие файла из окна «Мой компьютер»

1	Щелкните на панели Outlook группу Другие папки.

2	Щелкните Мой компьютер [image].

3	Дважды щелкните диск, содержащий нужный файл.

4	Если файл находится в папке, дважды щелкните папку.

5	Дважды щелкните открываемый файл.

Совет   Для быстрого поиска нужного файла воспользуйтесь списком папок. Если его нет на экране, нажмите кнопку Список папок  [image].


Создание нового документа на основе существующего

1	Щелкните на панели Outlook группу Другие папки.

2	Щелкните Мой компьютер [image].

3	Дважды щелкните диск, содержащий нужный документ.

4	Если файл находится в папке, дважды щелкните папку.

5	Щелкните правой кнопкой мыши документ, на основе которого создается новый, и выберите в открывающемся меню команду Создать.

6	Для сохранения нового документа выберите команду Сохранить как из меню Файл приложения, использовавшегося для создания файла, затем введите имя нового файла.

Замечание   Если команда Создать недоступна, значит, она не поддерживается для файлов этого типа.

Совет   Для быстрого поиска нужного документа воспользуйтесь списком папок. Если его нет на экране, нажмите кнопку Список папок  [image].


Устранение неполадок, связанных с файлами и папками файлов

Описание неполадок

После изменения файлов не отображаются изменения в папке

Как просматривать файлы или папки файлов в Outlook


После изменения файлов не отображаются изменения в папке

После таких операций над файлами, как переименование, копирование, удаление и перемещение, изменения сразу не видны. Чтобы сделать их видимыми, выберите в меню Вид команду Обновить.

Совет   Для быстрого просмотра произведенных изменений нажмите клавишу F5.


Как просматривать файлы или папки файлов в Outlook

Если вы работаете в системе Microsoft Windows NT Workstation 3.51, вам не доступен просмотр в Outlook файлов и папок файлов. Поскольку к этим папкам доступа нет, в группе «Другие папки» на панели Outlook нет ярлыка «Мой компьютер» и других ярлыков папок файлов.


Использование портфеля для хранения обновляемых документов

Для работы с файлами дома или в пути воспользуйтесь Портфелем. Это компонент Windows, в котором можно хранить копии файлов, актуальность которых необходимо поддерживать автоматически. Для добавления файла в папку «Мой портфель» или обновления файла в этой папке используйте команды Портфеля в Outlook. Подробнее о работе с портфелем см. в документации Windows.


Подключение к сетевому диску

1	Щелкните на панели Outlook группу Другие папки.

2	Щелкните Мой компьютер [image].

3	Выберите в меню Сервис команду Подключить сетевой диск.

4	В списке Диск щелкните нужную букву дисковода.

5	В поле Путь введите путь к папке, к которой необходимо подключиться.

Совет   Чтобы при следующем запуске Windows автоматически подключиться к этому диску, установите флажок Автоматически подключать при входе в систему.


Отключение от сетевого диска

1	Щелкните на панели Outlook группу Другие папки.

2	Щелкните Мой компьютер [image].

3	Выберите в меню Сервис команду Отключить сетевой диск.

4	Щелкните отключаемый диск.

Совет   Для быстрого отключения сетевого диска щелкните его правой кнопкой мыши и выберите в открывающемся меню команду Отключить.


Просмотр файлов или элементов в другой папке

1	Выберите в меню Переход команду Перейти к папке.

2	Для просмотра файлов щелкните Файловая система в списке Просмотреть.

Для просмотра элементов щелкните Outlook в списке Просмотреть.

3	В списке папок выберите папку, которую необходимо просмотреть.

Совет   Для просмотра папки, которая просматривалась в последнее время, щелкните ее имя в списке Имя папки.


Открытие папок с файлами в одном и том же окне

Для выполнения этой процедуры перейдите в отдельное окно, где отображена папка, содержащая файлы, а не элементы; например, папка «Мои документы». Чтобы открыть папку с файлами в отдельном окне, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите в открывающемся меню команду Открыть.

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры.

2	На вкладке Папка установите переключатель Просматривать содержимое открываемых папок в одном окне.


Создание папки для файлов

1	Щелкните на панели Outlook группу Другие папки.

2	Щелкните Мой компьютер [image].

3	Дважды щелкните диск, где разместится новая папка.

4	Дважды щелкните папку, в которой разместится новая папка.

5	Укажите в меню Файл на команду Создать и щелкните Папка.

6	Введите имя для новой папки.


Переименование папки или файла на жестком диске

1	Щелкните на панели Outlook группу Другие папки.

2	Щелкните Мой компьютер  [image].

3	Дважды щелкните диск, содержащий папку или файл, которые необходимо переименовать.

4	Дважды щелкните папку, содержащую папку или файл, которые необходимо переименовать.

5	Щелкните правой кнопкой мыши переименовываемый файл, затем выберите в открывающемся меню команду Переименовать.

6	Введите новое имя.

Совет   Для быстрого поиска нужной папки или файла воспользуйтесь списком папок. Если его нет на экране, нажмите кнопку Список папок  [image].


Копирование папки или файла на диск

1	Щелкните на панели Outlook группу Другие папки.

2	Щелкните Мой компьютер  [image].

3	Дважды щелкните диск, содержащий папку или файл, которые необходимо скопировать.

4	Щелкните правой кнопкой мыши копируемые папку или файл, укажите в открывающемся меню на команду Отправить, затем щелкните диск для копирования на него файла или папки.

Совет   Для быстрого поиска нужной папки или файла воспользуйтесь списком папок. Если его нет на экране, нажмите кнопку Список папок  [image].


Просмотр свойств файла

1	Щелкните на панели Outlook группу Другие папки.

2	Щелкните Мой компьютер  [image].

3	Дважды щелкните диск, содержащий нужный файл.

4	Щелкните правой кнопкой мыши файл, характеристики которого необходимо просмотреть, затем выберите в открывающемся меню команду Свойства.

Совет   Для быстрого поиска нужного файла воспользуйтесь списком папок. Если его нет на экране, нажмите кнопку Список папок  [image].


Фильтры

Фильтр – это средство отбора, позволяющее просматривать только элементы или файлы, удовлетворяющие заданным условиям. Например, с помощью фильтра по значению «Андрей Козлов» в поле «От» можно отобрать только элементы, полученные от Андрея Козлова. Остальные элементы из папки не пропадают. Для их просмотра снимите фильтр.

При применении фильтра к выбранной папке в строке состояния слева появляется фраза «Выполнен отбор».


Отображение или скрытие элементов или файлов с помощью фильтра

1	Щелкните папку, к которой применяется фильтр.

2	Выберите в меню Вид команду Фильтр.

Покажи как

3	Выберите нужные условия отбора.

Для получения справки о каком-либо элементе окна щелкните вопросительный знак  [image] , затем щелкните элемент.

4	Чтобы применить при отборе дополнительные условия, такие как категория или важность, перейдите на вкладку Другие условия и выберите нужные настройки.

5	Чтобы применить при отборе дополнительные или нестандартные поля, перейдите на вкладку Дополнительно и выберите нужные настройки.

Как?

Замечание   Если установлено несколько параметров отбора, отображаются только элементы, удовлетворяющие всем условиям. Если установлено несколько условий, использующих одно и то же поле, отбираются элементы, удовлетворяющие по крайней мере одному их этих условий.


Снятие фильтра

1	Выберите в меню Вид команду Фильтр.

Покажи как

2	Нажмите кнопку Очистить все в правом нижнем углу.


Отображение или скрытие элементов или файлов в зависимости от времени или длительности

1	Щелкните папку, к которой применяется фильтр.

2	Выберите в меню Вид команду Фильтр.

Покажи как

3	В первом поле Выбрать элементы щелкните нужное условие. Например, для просмотра элементов, отправленных на прошлой неделе, щелкните отправленные.

4	Во втором поле Выбрать элементы щелкните значение для выбранного условия. Например, для просмотра элементов, отправленных на прошлой неделе, щелкните в последние 7 дней.


Отбор всех элементов некоторой категории

1	Щелкните папку, к которой применяется фильтр.

2	Выберите в меню Вид команду Фильтр, затем перейдите на вкладку Другие условия.

Покажи как

3	Нажмите кнопку Категории и установите флажок рядом с нужной категорией.

При отсутствии нужной категории в списке Имеющиеся категории включите ее в главный список категорий.

Как?


Устранение неполадок, связанных с фильтрами

Описание неполадок

Не отображается элемент или файл, хотя он есть в показанной папке

При поиске элементов, назначенных категории, они не отображаются

Созданной категории нет в списке имеющихся категорий

Поле, которое планируется использовать для поиска или отбора элементов, не показано на вкладке «Дополнительно»


Поиск элементов и файлов

Для поиска элементов и файлов в Outlook используйте команду Найти документы из меню Сервис. Элементы можно искать по всем папкам. Например, можно задать поиск всех элементов, отнесенных к категории «Важные клиенты», а также всех сообщений, полученных от начальника, или всех сообщений, посланных только вам. Можно искать файлы на своем компьютере и на любом доступном сетевом диске. При поиске элементов и файлов также просматриваются подпапки выбранных папок.

При использовании диалогового окна Поиск для определения местонахождения файлов или элементов можно сортировать результаты поиска, группировать их и изменять их представление. Для открытия элемента или файла, включенного в результаты поиска, дважды щелкните его. Также можно просмотреть содержимое почтовых сообщений, приглашений на собрания, поручений, заметок и примечаний к документам, включенных в результаты поиска.

Параметры поиска сохраняются в виде файла, который можно передать в совместное пользование. Чтобы открыть сохраненные параметры поиска, дважды щелкните файл сохраненного поиска.

Диалоговое окно Поиск приложения Outlook можно использовать в других приложениях, даже если Outlook не работает. Для этого нажмите в Windows кнопку Пуск, укажите на команду Поиск и щелкните С помощью Microsoft Outlook.


Как искать элементы и файлы

1	Выберите в меню Сервис команду Найти документы.

2	В списке Просмотреть выберите тип искомого элемента или файла.

3	Если в списке в папках нет папки, которую необходимо просмотреть, или если необходимо просмотреть несколько папок, нажмите кнопку Обзор и выберите папку из списка. В списке Папки установите флажки рядом с просматриваемыми папками и сбросьте флажки рядом с папками, которые не просматриваются. Нажмите кнопку OK.

4	Установите необходимые параметры просмотра.

5	Для поиска с учетом дополнительных условий, таких как размер файла или совпадение прописных и строчных букв, перейдите на вкладку Другие условия и выберите нужные настройки.

6	Для поиска с использованием дополнительных или нестандартных полей перейдите на вкладку Дополнительно и выберите нужные настройки.

Как?

7	Нажмите кнопку Найти.

Замечание   Если при установке условий поиска выбрано несколько параметров, ищутся все элементы или файлы, удовлетворяющие всем услвиям поиска. Однако если установлено несколько условий на основе одного и того же поля, ищутся элементы, удовлетворяющие по крайней мере одному их этих условий.

Советы

•	Для сохранения параметров поиска с целью последующего использования выберите в меню Файл команду Сохранить поиск и введите имя для поиска.

•	Чтобы воспользоваться сохраненными параметрами поиска, выберите в меню Файл команду Открыть поиск, затем дважды щелкните нужное имя поиска.


Поиск элементов и файлов с использованием дополнительных или нестандартных полей

1	Щелкните вкладку Дополнительно.

2	Нажмите кнопку Поле.

3	Укажите на нужную группу полей, затем щелкните поле для его использования в условиях поиска.

4	В списке Условие щелкните условие для его использования в сочетании с выбранным полем.

5	Чтобы для этого условия задать значение, введите нужные данные в поле Значение.

Как?

6	Нажмите кнопку Добавить к списку.

7	Для добавления каких-либо других условий повторите пункты 2 – 6.

Замечание   Если при установке условий поиска выбрано несколько параметров, ищутся все элементы, удовлетворяющие всем условиям поиска. Если установлено несколько условий на основе одного и того же поля, ищутся элементы, удовлетворяющие по крайней мере одному их этих условий.


Поиск всех сообщений, посланных только мне

Покажи как

1	Выберите в меню Сервис команду Найти документы.

2	В списке Просмотреть выберите Сообщения.

3	Если в списке в папках нет папки, которую нужно просмотреть, или необходимо просмотреть несколько папок, нажмите кнопку Обзор и выберите папку из списка. В списке Папки установите флажки рядом с просматриваемыми папками и сбросьте флажки рядом с папками, которые не просматриваются. Нажмите кнопку OK.

4	Установите флажок Мое имя является и затем щелкните единственным адресом в строке Кому.

5	Нажмите кнопку Найти.


Поиск сообщений, отправленных конкретным пользователем

Покажи как

1	Выберите в меню Сервис команду Найти документы.

2	В списке Просмотреть выберите Сообщения.

3	Если в списке в папках нет папки, которую нужно просмотреть, или необходимо просмотреть несколько папок, нажмите кнопку Обзор и выберите папку из списка. В списке Папки установите флажки рядом с просматриваемыми папками и сбросьте флажки рядом с папками, которые не просматриваются. Нажмите кнопку OK.

4	Введите в поле От имя пользователя или нажмите кнопку От и выберите имя из списка.

Результатом поиска явятся сообщения от всех пользователей, имена которых содержат введенный вами текст. Например, для поиска сообщений от Алексея и от Александра наберите Алекс.

5	Нажмите кнопку Найти.

Замечание   Для поиска сообщений от конкретного пользователя введите его имя в варианте, заданном в поле От сообщения, т.к. там может стоять имя, не являющееся адресом электронной почты. Например, для поиска всех сообщений от Марии Мироновой введите в поле От имя Мария Миронова, а не мариям.


Поиск сообщений, отправленных по данному адресу электронной почты

Покажи как

1	Выберите в меню Сервис команду Найти документы.

2	В списке Просмотреть выберите Сообщения.

3	Если в списке в папках нет папки, которую нужно просмотреть, или необходимо просмотреть несколько папок, нажмите кнопку Обзор и выберите папку из списка. В списке Папки установите флажки рядом с просматриваемыми папками и сбросьте флажки рядом с папками, которые не просматриваются. Нажмите кнопку OK.

4	Введите в поле Кому полное имя, представляемое данным адресом электронной почты, или нажмите кнопку Кому и выберите имя из списка.

Результатом поиска явятся сообщения для всех пользователей, имена которых содержат введенный вами текст. Например, для поиска сообщений, посланных Алексею и Александру, наберите Алекс.

5	Нажмите кнопку Найти.

Замечание   Для поиска сообщений, отправленных по какому-либо адресу электронной почты, введите имя в варианте, заданном в поле Кому сообщения, т.к. там может стоять имя, не являющееся адресом электронной почты. Например, для поиска всех сообщений, посланных в «Московские новости», введите в поле Кому имя Московские новости, а не daily.


Поиск собраний, посещаемых конкретным пользователем

Покажи как

1	Выберите в меню Сервис команду Найти документы.

2	В списке Просмотреть выберите Встречи и собрания.

3	Еслив списке в папках нет папки, которую нужно просмотреть, или необходимо просмотреть несколько папок, нажмите кнопку Обзор и выберите папку из списка. В списке Папки установите флажки рядом с просматриваемыми папками и сбросьте флажки рядом с папками, которые не просматриваются. Нажмите кнопку OK.

4	Введите в поле Участники нужное имя или нажмите кнопку Участники и выберите имя из списка.

5	Нажмите кнопку Найти.


Поиск собраний, организованных конкретным лицом

Покажи как

1	Выберите в меню Сервис команду Найти документы.

2	В списке Просмотреть выберите Встречи и собрания.

3	Если в списке в папках  нет папки, которую нужно просмотреть, или необходимо просмотреть несколько папок, нажмите кнопку Обзор и выберите папку из списка. В списке Папки установите флажки рядом с просматриваемыми папками и сбросьте флажки рядом с папками, которые не просматриваются. Нажмите кнопку OK.

4	Введите в поле Организатор нужное имя или нажмите кнопку Организатор и выберите имя из списка.

5	Нажмите кнопку Найти.


Поиск встреч и собраний, начинающихся в конкретное время

1	Выберите в меню Сервис команду Найти документы.

2	В списке Просмотреть выберите Встречи и собрания.

3	Если в списке в папках нет папки, которую нужно просмотреть, или необходимо просмотреть несколько папок, нажмите кнопку Обзор и выберите папку из списка. В списке Папки установите флажки рядом с просматриваемыми папками и сбросьте флажки рядом с папками, которые не просматриваются. Нажмите кнопку OK.

4	В первом списке Выбрать элементы выберите начинающиеся.

5	Во втором списке Выбрать элементы выберите условие времени; например, в следующем месяце.


Поиск сообщений, отправленных с файлами-вложениями

1	Выберите в меню Сервис команду Найти документы.

2	В списке Просмотреть выберите Сообщения.

3	Если в списке в папках нет папки, которую нужно просмотреть, или необходимо просмотреть несколько папок, нажмите кнопку Обзор и выберите папку из списка. В списке Папки установите флажки рядом с просматриваемыми папками и сбросьте флажки рядом с папками, которые не просматриваются. Нажмите кнопку OK.

4	Установите нужные параметры поиска.

5	Щелкните вкладку Другие условия.

6	Установите флажок Вложения и щелкните одно или несколько вложений.

7	Нажмите кнопку Найти.


Поиск всех элементов некоторой категории

1	Выберите в меню Сервис команду Найти документы.

2	В списке Просмотреть выберите Любые элементы Outlook.

3	Если в списке в папках нет папки, которую нужно просмотреть, или необходимо просмотреть несколько папок, нажмите кнопку Обзор и выберите папку из списка. В списке Папки установите флажки рядом с просматриваемыми папками и сбросьте флажки рядом с папками, которые не просматриваются. Нажмите кнопку OK.

4	Щелкните вкладку Другие условия.

5	Нажмите кнопку Категории, затем установите флажок рядом с нужной категорией.

Если в списке Имеющиеся категории нет требуемой категории, нажмите кнопку Главный список категорий, введите имя категории, нажмите кнопку Добавить, а затем кнопку OK.

6	Нажмите кнопку OK, затем кнопку Найти.


Использование условий и значений, заданных в диалоговом окне «Поиск» или «Фильтр»

Имеющиеся условия зависят от выбора поля. Для некоторых условий задается значение. Если поле и условие выбраны, но кнопка Добавить к списку недоступна, введите значение.

Для текстовых полей

Для разделения нескольких текстовых значений в поле Значение используйте такие операторы, как и (или пробел) и или (или запятую либо точку с запятой). Например, для поиска файлов, авторами которых являются Петр или Павел, нажмите кнопку Поле, укажите на Все поля документа, затем щелкните Автор. Выберите содержит в списке Условие, затем в поле Значение введите Петр или Павел.

Если для поиска файлов на компьютере или в сети выбрано значение Файлы в списке Просмотреть (диалоговое окно Поиск), в поле Значение для условий содержит и равно используйте символы подстановки: знак ? заменяет любой одиночный символ, а * заменяет любую строку символов. Например, при задании к?т будут найдены слова «кит» и «кот»; при задании к*б, будут найдены «куб» и «краб».

Для дат

Для получения сведений о значениях, используемых с условиями равно, не ранее или не позднее, нажмите кнопку  [image].

Для числовых полей

Для использования условия между введите в поле Значение два числа, определяющие границы диапазона, поставив между ними и. Например, введите 1 и 5.


Использование составных условий поиска файлов

Если для поиска файлов на компьютере или в сети выбрано значение Файлы в списке Просмотреть (диалоговое окно Поиск), в полях Имя и Искать текст на вкладке Файлы задайте составные условия поиска. Для повторного использования какого-либо из предыдущих шаблонов поиска выберите его в списке Имя или Искать текст.

Для поиска файлов по именам можно ввести в поле Имя следующее.

Можно вводить	Пример
Неполные имена файлов	Введите область для поиска файлов с именами, включающими слово «область».
Расширения имен файлов	Введите *.txt для поиска текстовых файлов.
Символы подстановки	Для поиска имен файлов, оканчивающихся комбинацией «область», введите *область. Для поиска файлов, в именах которых встречаются сочетания кит или кот, введите к?т. Звездочка (*) заменяет любую последовательность символов, а вопросительный знак (?) – любой одиночный символ.
Для поиска файлов, содержащих конкретное слово или текст с конкретными атрибутами, можно задать в поле Искать текст следующее.

Чтобы найти	Используйте	Пример
Любой одиночный символ	?	При вводе к?т будут найдены «кит» и «кот».
Любую строку символов	*	При вводе к*б будут найдены «куб» и «краб».


Сохранение условий поиска

1	Создайте поиск, который необходимо сохранить.

Как?

2	Выберите в меню Файл команду Сохранить набор.

3	В списке Папка щелкните диск или папку, где сохранятся параметры поиска.

4	В списке папок дважды щелкните папку, в которой сохранятся параметры поиска.

5	В поле Имя файла введите имя, под которым сохранится поиск.

Замечание   Для сохранения активного представления вместе с параметрами поиска выполните поиск перед сохранением, нажав кнопку Найти документы.

Совет   Для передачи условий поиска в общее пользование сохраните поиск в совместно используемой папке или на сетевом диске. Вместе с параметрами поиска сохраняется содержимое поля в папках (справа от списка Просмотреть), поэтому на компьютере другого пользователя эти условия могут оказаться недействительными.


Удаление сохраненного поиска

1	Выберите в меню Сервис команду Найти документы.

2	Выберите в меню Файл команду Открыть поиск.

3	В списке Просмотреть щелкните диск или папку, где содержится файл параметров удаляемого поиска.

4	В списке папок дважды щелкните папку, содержащую файл поиска.

5	Щелкните файл параметров поиска правой кнопкой мыши, затем в открывающемся меню выберите команду Удалить.


Открытие сохраненного поиска

1	Выберите в меню Сервис команду Найти документы.

2	Выберите в меню Файл команду Открыть условия поиска.

3	В списке Просмотреть щелкните диск или папку, где содержится файл параметров открываемого поиска.

4	В списке папок дважды щелкните папку, содержащую файл поиска.

5	Дважды щелкните открываемый поиск.

6	Если параметры поиска сохранены после выполнения поиска, открытый поиск выполняется сразу. Если параметры поиска сохранены до выполнения поиска, для начала поиска нажмите кнопку Найти.

Совет   Файл с сохраненными условиями поиска имеет расширение имени .oss.


Отображение остальных результатов поиска

1	Укажите на линию, расположенную над результатами поиска. Когда курсор примет вид  [image], перенесите линию вверх, открывая остальные результаты поиска.

2	Нажмите кнопку Развернуть.


Устранение неполадок, связанных с поиском элементов и файлов

Описание неполадок

Не отображен элемент или файл, хотя он есть в папке, показанной в диалоговом окне «Поиск»

При использовании сохраненного поиска не находятся многие из элементов или файлов, которые отыскивались ранее

Не работает сохраненный поиск, функционировавший на компьютере другого пользователя

При поиске элементов, которым назначена категория, они не отображаются

При поиске документа в диалоговом окне «Выбор папки» доступны только папки сообщений

При поиске элементов в общей папке выдается сообщение об ошибке

На вкладке «Дополнительно» нет поля, которое планируется использовать для поиска или отбора элементов

Созданной категории нет в списке имеющихся категорий

Некоторые из встреч и собраний, искомых по времени начала, не удовлетворяют условиям

Изменения, вносимые в элемент в результатах поиска, не отражаются на экране


Не отображен элемент или файл, хотя он есть в папке

Текущие условия поиска могут задавать правильное местоположение искомого файла, однако он может исключаться по другим условиям. Проделайте следующее.

•	Проверьте условия, заданные на каждой вкладке.

•	Если вы выполняете не отбор, а поиск, нажмите кнопку Сброс, что приведет к отмене всех условий, за исключением местоположения папки и типа искомого элемента или файла. Задайте другие условия.

•	При поиске или отборе файлов выберите Все файлы (*.*) в списке Тип на вкладке Файлы.

•	Если вы выполняете не отбор, а поиск, проверьте заданность просмотра всех подпапок. Нажмите кнопку Обзор в диалоговом окне Поиск и убедитесь, что флажок Просмотреть подпапки установлен.

•	При поиске или отборе сообщений, посланных или полученных от конкретного пользователя или группы, введите имя пользователя или группы в варианте, указанном в поле Кому или От сообщения, т.к. имя в этих полях может не являться адресом электронной почты. Сообщения, посланные по адресу электронной почты или полученные из такого адреса, не подлежат поиску и фильтрации. Кроме того, имена в полях Кому или От почтового сообщения могут не соответствовать содержимому адресной книги. Для поиска сообщений от Марии Мироновой введите в поле От имя Мария Миронова, а не мариям или Мария Миронова (Эл.почта).

•	Если при поиске или отборе контактов в диалоговом окне Поиск или Фильтр задан номер телефона, последний не форматируется автоматически и не разбивается на компоненты. Например, при вводе 1234567890 Outlook не находит номер (123)456-7890. Если вы не можете вспомнить полный номер телефона, задайте для поиска что помните, например, 7890, 123 или 456. Для задания поиска конкретного номера телефона заключите код города в скобки и поставьте дефис после префикса.

•	Созданное вами поле даты/времени будет содержать значение «нет», пока вы его не измените. Однако при поиске или отборе элементов, содержащих нестандартное поле, Outlook не найдет элементы с полем, содержащим значение «нет».

•	При поиске или отборе элементов с нестандартным полем денежного типа, содержимое которого не совпадает с заданным значением, элементы, в которых для этого поля не задано значение, не выявляются. Несуществующее значение поля не может совпадать с каким-либо значением.

•	Файлы могут быть скрытыми. Для просмотра всех файлы, включая файлы таких типов, как *.dll и *.sys, нажмите в Windows кнопку Пуск, укажите на Программы и щелкните Проводник. Выберите в меню Вид команду Параметры и установите переключатель Отображать все файлы.


При использовании сохраненного поиска не находятся многие из элементов или файлов, которые отыскивались ранее

Проверьте, не используется ли в условиях поиска сетевой диск.

•	Если сетевой диск используется, убедитесь в его доступности.

•	Если сетевой диск не используется, возможно, пропавшие элементы или файлы удалены или переименованы после последнего поиска.


Не работает сохраненный поиск, функционировавший на компьютере другого пользователя

Папки на вашем компьютере могут называться иначе, чем на компьютере создавшего поиск. Процедура поиска может функционировать на одном компьютере, а на другом выдавать другие результаты или не выдавать никаких. При поиске элементов или файлов в совместно используемой папке отображение элементов, помеченных как «частные», происходит только при условии предоставленных вам достаточных прав доступа.

•	Если папка, показанная в поле в папках (справа от списка Просмотреть в диалоговом окне Поиск), на вашем компьютере недоступна, нажмите кнопку Обзор и выберите папку из списка.


При поиске документа в диалоговом окне «Выбор папки» доступны только папки сообщений

Возможно, вы выбрали тип Файлы (Outlook/Exchange) в списке Просмотреть (диалоговое окно Поиск). Это позволяет искать только файлы, содержащиеся в какой-либо папке Outlook; например, документы Word в папке «Входящие». Для поиска документов на своем жестком диске или на сетевом диске выберите в списке Просмотреть значение Файлы.


При поиске элементов в общей папке выдается сообщение об ошибке

При поиске элементов в общей папке возможен просмотр только одной папки. Подпапки и все остальные папки просматриваются отдельно.

•	Нажмите в диалоговом окне Поиск кнопку Обзор, затем сбросьте флажки для общих папок и установите флажок только общей папки, просматриваемой в этот момент.


На вкладке «Дополнительно» нет поля, которое следует использовать для поиска или отбора элементов

•	На вкладке Дополнительно в диалоговых окнах Поиск и Фильтр могут показываться разные нестандартные поля, что зависит от папки, указанной в поле в папках (справа от списка Просмотреть). Если в поле в папках задано несколько папок, например, «Задачи;Заметки», при нажатии кнопки Поля на вкладке Дополнительно нестандартные поля не отобразятся. Для поиска элементов с использованием нестандартных полей задавайте каждый раз только одну папку.

•	На вкладке Дополнительно не отображаются вычисляемые поля, такие как «Размер».


Некоторые из встреч и собраний, искомых по времени начала, не удовлетворяют условиям

При поиске всех встреч и собраний, начинающихся не ранее конкретного времени, можно получить результаты, не соответствующие условиям. Например, при задании поиска всех встреч и собраний, начинающихся 4/25/96, в число результатов поиска может войти повторяющаяся встреча, начинающаяся 3/7/96. При поиске возвращаются все повторяющиеся встречи и собрания, даты окончания которых не наступили, даже если дата начала повторяющейся встречи или собрания не удовлетворяет условию.


Устранение неполадок, связанных со встречами

Описание неполадок

Выдаются оповещения о прошедшей встрече

Встречи стали отображаться в другое время

Отображены не все встречи

Исчез маленький календарь

Календарь и другие установки, связанные со временем, ошибаются на час

Не удается использовать Schedule+ 7.0 в качестве основного календаря


Выдаются оповещения о прошедшей встрече

Возможно, по ошибке вы сделали какую-то встречу повторяющейся. Для отмены повторения откройте встречу, установите переключатель Открыть весь ряд и нажмите кнопку OK. Нажмите кнопку Повторение  [image]. Нажмите кнопку Удалить повторение.


Исчезла панель задач

•	Возможно, вы расширили один или несколько элементов в окне календаря, что привело к исчезновению панели задач. Для ее отображения выполните следующее:

•	Скройте список задач, если он показан, или уменьшите его размер. Чтобы скрыть список задач, нажмите кнопку Список задач  [image]. Для изменения размера списка задач установите курсор на границе справа от полосы прокрутки списка. Когда курсор примет вид двунаправленной стрелки  [image] , перенесите границу влево.

•	Измените размер области встреч. Установите курсор на ее границе справа от полосы прокрутки области. Когда курсор примет вид двунаправленной стрелки  [image] , перенесите границу влево.

•	Измените размер календарика, если в нем показано более двух месяцев. Установите курсор на границе под календариком. Когда курсор примет вид двунаправленной стрелки  [image] , перенесите границу вверх.

•	Измените размер панели Outlook. Установите курсор на границе справа от панели Outlook. Когда курсор примет вид двунаправленной стрелки  [image] , перенесите границу влево.

•	Разверните окно, нажав кнопку Развернуть  [image].

•	Возможно, вам предоставлено право просматривать календарь другого пользователя, но вы не в праве открывать его папку «Задачи». Попросите пользователя проверить предоставленные вам права: для этого он должен выбрать в меню Сервис команду Параметры, перейти на вкладку Представители, выбрать в списке Представители ваше имя, затем нажать кнопку Права доступа.

•	Возможно, вы пользуетесь представлением день/неделя/месяц в папке, не являющейся календарем Outlook. Перейдите в папку «Календарь».

•	Возможно, в файле личных папок, содержащем этот календарь, нет папки «Задачи». Например, ее может не быть в резервной копии файла личных папок или в архивированном файле личных папок.


Отображены не все встречи или собрания

Некоторые встречи или собрания могут быть временно скрытыми, в зависимости от используемого представления или фильтра. Для изменения состава элементов календаря, показываемых в представлении, выполните одно из следующих действий:

•	Для просмотра элементов календаря, запланированных с текущего момента, выберите в списке Текущее представление  [image] тип Активные встречи.

•	Для просмотра всех элементов календаря выберите в меню Вид команду Отбор, затем нажмите кнопку Очистить все.


Исчез маленький календарь

Возможно, вы расширили один или несколько элементов в окне календаря, что привело к исчезновению календарика. Для его отображения выполните следующее:

•	Скройте список задач, если он показан, или уменьшите его размер. Чтобы скрыть список задач, нажмите кнопку Список задач  [image]. Для изменения размера списка задач установите курсор на границе справа от полосы прокрутки списка. Когда курсор примет вид двунаправленной стрелки  [image] , перенесите границу влево.

•	Измените размер области встреч. Установите курсор на ее границе справа от полосы прокрутки области. Когда курсор примет вид двунаправленной стрелки  [image] , перенесите границу влево.

•	Измените размер панели задач. Установите курсор на границе над панелью задач. Когда курсор примет вид двунаправленной стрелки  [image] , перенесите границу вниз.

•	Измените размер панели Outlook. Установите курсор на границе справа от панели Outlook. Когда курсор примет вид двунаправленной стрелки  [image] , перенесите границу влево.

•	Разверните окно, нажав кнопку Развернуть  [image].


Как отменить получение ответов на приглашения на собрания

Если вы организуете собрание, однако вам не обязательно знать, кто его посетит, запретите или удалите ответы на приглашения для избежания их накопления в вашей папке «Входящие».

•	Если вы еще не разослали приглашения на собрание, запретите адресатам присылать ответы. В приглашении на собрание выберите в меню Встреча команду Запросить ответы для удаления рядом стоящей галочки.

•	Если приглашения отправлены, создайте правило, по которому ответы на приглашения, попадающие в вашу папку «Входящие», будут автоматически переправляться в папку «Удаленные». Для получения более подробных сведений о том, как создавать правила, нажмите кнопку  [image].


Встречи стали отображаться в другое время

•	Возможно, вы по ошибке изменили часовой пояс. Нажмите кнопку Часовой пояс на вкладке Календарь диалогового окна Параметры (меню Сервис) и проверьте часовой пояс.

•	Возможно, вы по ошибке переключили часовой пояс. Для переключения между текущим и вторым часовыми поясами нажмите кнопку Часовой пояс на вкладке Календарь диалогового окна Параметры (меню Сервис) и затем нажмите кнопку Обменять часовые пояса. Это приведет к изменению всех связанных со временем установок во всех приложениях Windows. Такая замена равносильна смене текущего часового пояса на панели управления Windows.


Устранение неполадок, связанных с собраниями

Описание неполадок

Не приходят ответы на приглашение на собрание

Как поступать с ответами на приглашение на собрание, если приглашение удалено

Календарь и другие установки, связанные со временем, ошибаются на час

Отображены не все собрания

Собрания стали отображаться в другое время

Пользователи Schedule+ не видят элементы, вставленные в мои приглашения на собрания

Как учесть в расписании время проезда на собрание и обратно, сохранив время начала собрания

Как отменить получение ответов на приглашения на собрания

Как автоматически удалять ответы на приглашения без примечаний


Как поступать с ответами на приглашение на собрание, если приглашение удалено

Если вы удалили приглашение на собрание или переместили его за пределы календаря, ответы на приглашения будут оставаться в вашей папке «Входящие» независимо от заданности автоматической обработки почты на вкладке Электронная почта диалогового окна Параметры (меню Сервис). Просмотрите эти ответы в папке «Входящие» и затем удалите.


Не приходят ответы на приглашение на собрание

•	Если на вкладке Электронная почта диалогового окна Параметры (меню Сервис) установлен флажок Удалять уведомления и пустые ответы после обработки, направляемые вам ответы без примечаний будут накапливаться в исходном приглашении на собрание и затем удаляться, не попадая в папку «Входящие». Для просмотра ответов в папке «Входящие» сбросьте флажок Удалять уведомления и пустые ответы после обработки.

•	Вы назначили своего представителя и установили на вкладке Представители (команда Параметры, меню Сервис) флажок Отправлять приглашения на встречи и ответы представителям, а не мне. Для получения ответов на приглашения сбросьте флажок.


Календарь и другие установки, связанные со временем, ошибаются на час

•	Вы не перешли на летнее или зимнее время. Переведите вручную системные часы на час вперед или назад в диалоговом окне Свойства: Дата/время панели управления Windows. Это приведет к изменению всех связанных со временем установок во всех ваших приложениях Windows. Для дальнейшей автоматизации этой процедуры установите на вкладке Часовой пояс флажок Учесть переход на летнее время.

•	Если в вашей стране изменена дата перехода на летнее или зимнее время, она может не соответствовать дате, установленной в используемой версии Windows. Все сведения о часовых поясах Outlook получает от системы. Поставьте вручную системные часы на правильное время в диалоговом окне Свойства: Дата/время панели управления Windows. Это приведет к изменению всех связанных со временем установок во всех ваших приложениях Windows.


Пользователи Schedule+ не видят элементов, вставленных в мои приглашения на собрания

Элементы или объекты, вставленные в приглашение на собрание, которое вы послали из Outlook пользователю Schedule+ 7.0, не обнаружатся адресатом. Чтобы вся вставленные сведения дошли до участников собрания, поместите их в файл и перед отправкой вложите его в приглашение на собрание.


Как учесть в расписании время проезда на собрание и обратно, сохранив время начала собрания

Создайте две разные встречи «проезд» ѕ на собрание и обратно, отведя на них соответствующее время.


Получение помощи в ходе работы


Вопросы о приложении Office, возникающие по ходу работы, задавайте помощнику. Например, для получения справки о том, как напечатать несколько копий файла или элемента, введите в помощнике вопрос печать нескольких копий.

Можно обеспечить автоматическую выдачу помощником справки по выполняемым действиям до задания вопроса.

Можно выбрать помощника и настройки, наиболее точно соответствующие вашим привычкам и методам работы. Помощник используется всеми приложениями Office, поэтому изменение настроек влияет на функционирование помощника во всех приложениях Office.


Помощник Office дает советы по использованию текущего приложения; например, о более эффективном применении каких-либо программных возможностей или функций мыши, об использовании клавиш быстрого доступа.

  Помощник также дает советы в зависимости от метода работы. Для просмотра очередного совета щелкните изображение лампочки в окне помощника.


Справку можно получать обычным путем. Достаточно выбрать команду Вызов справки в меню ? любого приложения Office. На вкладке Содержание можно просмотреть перечень содержимого файла справки. На вкладке Предметный указатель можно искать разделы справки, используя предметный указатель тем справки. На вкладке Поиск можно задать поиск в справке конкретного текста.


  Экранные подсказки содержат сведения о каких-либо элементах экрана. Чтобы увидеть подсказку для какого-либо параметра диалогового окна, щелкните вопросительный знак, затем щелкните параметр. (Если в диалоговом окне нет кнопки с вопросительным знаком, выберите нужный параметр и нажмите клавиши SHIFT+F1.)

  Чтобы увидеть подсказку для команды меню, кнопки панели инструментов или области экрана, выберите в меню ? команду Что это такое?, затем щелкните элемент, о котором необходимо получить сведения.

  Чтобы отобразить на экране название кнопки панели инструментов, установите на ней курсор.


Непосредственно из приложений Office можно подключаться к странице Microsoft Web. Для этого используется команда Microsoft на Web из меню ?. Например, можно получить доступ к техническим ресурсам и бесплатно загрузить в свой компьютер предоставляемые материалы, не выходя из приложения Office.


Подключение к техническим ресурсам Microsoft

Вопрос, возникший по поводу приложения Office, задайте в первую очередь помощнику Office или загляните в книгу «Как работать с Microsoft Office» или файл Readme, включенные в комплект приложения. Если там нет ответа, для получения сведений воспользуйтесь такими техническими ресурсами Microsoft, как основная страница Microsoft, база знаний Microsoft Knowledge Base (KB), библиотека программ Microsoft Software Library (MSL), диски CD-ROM для Microsoft TechNet и Microsoft Developer Network, а также издания Microsoft Press.

•	Если вы имеете доступ к службе Web, программа просмотра Интернет поможет связаться с Microsoft Web непосредственно из Outlook

•	Используйте Microsoft Knowledge Base (KB) ѕ обновляемое собрание статей, содержащих подробные указания по работе, ответы на вопросы, касающиеся технической поддержки, и другие интересные сведения.

•	Используйте Microsoft Software Library (MSL) ѕ совокупность бесплатных двоичных (нетекстовых) файлов, таких как драйверы устройств, утилиты, файлы справки и технические статьи по всем продуктам Microsoft.

•	Если вы не имеете доступа к службе Web, можно подписаться на диск Microsoft TechNet CD-ROM или Microsoft Developer Network CD-ROM, что позволит вам пользоваться базой знаний KB, библиотекой MSL и другими техническими сведениями.

•	Заказывайте книги издательства Microsoft Press, комплекты ресурсов и интерактивные обучающие материалы. Они помогут вам научиться работать с приложениями Microsoft Office.

•	Если у вас есть модем и программа поддержки связи, воспользуйтесь службой Microsoft Download Service (MSDL). Через нее вы сможете получать драйверы устройств, исправленные и обновленные версии программ.

•	Бюллетень Application Notes и популярные статьи из KB можно заказать по факсу через бесплатную службу FastTips.

Обращение к источникам технических сведений

Подключение к Web-страницам Microsoft из Outlook

Microsoft Knowledge Base (KB)

Microsoft Software Library (MSL)

Microsoft TechNet CD-ROM и Microsoft Developer Network CD-ROM

Microsoft Press

Microsoft Download Service (MSDL)

FastTips


Подключение к Web-страницам Microsoft из Outlook

Команда Microsoft на Web (меню ?) открывает подменю с командами, позволяющими во время работы в Outlook подключаться к различным страницам Microsoft Web. Например, по команде Типичные вопросы можно получать ответы на наиболее распространенные вопросы об использовании Outlook. Команда Поддержка пользователей открывает доступ к актуальным рекомендациям по технической поддержке и к оперативному обсуждению проблем, связанных с Outlook. Команда Бесплатные материалы позволяет бесплатно получать образцы форм и другие полезные материалы.

•	Находясь в Outlook, укажите в меню ? на команду Microsoft на Web, затем щелкните нужную команду подменю.


Microsoft Knowledge Base (KB)

База знаний Microsoft Knowledge Base является основным источником сведений о продуктах для специалистов Microsoft по поддержке и обычных клиентов Microsoft. KB представляет собой обширное собрание статей (обновляемых ежедневно), содержащих подробные сведения практического характера, ответы на вопросы, связанные с технической поддержкой, сведения по некоторым актуальным проблемам, а также методы решения этих проблем, предложенные Microsoft. Для доступа к содержимому KB используйте текстовые запросы и ключевые слова.

Доступ к Microsoft Knowledge Base можно получить через Web. Соответствующая Web-страница поддерживает поиск по полному тексту и автоматические гиперссылки с файлами MSL, что позволяет загружать файлы непосредственно из статей KB.

Содержимое KB также предлагается на CD-ROM-дисках Microsoft TechNet и Microsoft Developer Network. Для получения более подробных сведений об этих дисках нажмите кнопку  [image].


Microsoft Software Library (MSL)

Библиотека Microsoft Software Library (MSL) представляет собой собрание находящихся на Интернет бесплатных двоичных (нетекстовых) файлов по всем продуктам Microsoft. Например, в MSL содержатся драйверы устройств, утилиты, файлы справки, технические статьи.

Доступ к Microsoft Software Library можно получить через службу Web.

Содержимое MSL также предлагается на CD-ROM-дисках Microsoft TechNet и Microsoft Developer Network. Для получения более подробных сведений об этих дисках нажмите кнопку  [image].


Microsoft TechNet CD-ROM и Microsoft Developer Network CD-ROM

Microsoft TechNet – это универсальный информационный ресурс, используемый при оценке, внедрении и поддержке бизнес-продуктов Microsoft. Подписавшись на TechNet, каждый месяц вы будете получать на CD-ROM сведения, относящиеся к технической поддержке всех продуктов Microsoft. TechNet предлагает быстрые и полные ответы на вопросы, касающиеся программ, сетевого управления, администрирования баз данных, ввода систем в действие, драйверов и исправлений, технологических стратегий и оценки продуктов; в общей сложности – свыше 150000 страниц с подробными сведениями технического характера. Для подписки на Microsoft TechNet в США и Канаде позвоните по телефону (800) 344-2121.

Библиотека Microsoft Developer Network Library – это обширное хранилище данных по программированию и инструментариев для пользователей, разрабатывающих приложения для операционных систем Microsoft Windows, Windows 95 и Windows NT, а также для системных разработчиков, использующих продукты Microsoft. Подписчики MSDN регулярно получают свежие сведения в виде бюллетеней и т.п. Для подписки на Microsoft Developer Network в США и Канаде звоните по телефону (800) 759-5474.

По обоим указанным номерам в США и Канаде можно звонить бесплатно. Вне США и Канады обращайтесь за сведениями в местное представительство Microsoft.


Microsoft Press

Издательство Microsoft Press предлагает обучающие и справочные продукты, позволяющие ближе познакомиться с продуктами Microsoft Office, Microsoft Windows 95 и Microsoft Windows NT Workstation.

Предлагаются издания для начинающих и опытных пользователей, для специалистов по обслуживанию и разработчиков программ ѕ начиная от кратких путеводителей и самоучителей и кончая компьютерными справочниками, техническими ресурсами и изданиями по программированию.

Чтобы найти ближайший источник продуктов Microsoft Press, войдите на узел Microsoft Press или обратитесь в местное представительство Microsoft.


Microsoft Download Service (MSDL)

Библиотека Microsoft Download Service содержит примеры программ, драйверы устройств, программные исправления и обновления, а также средства программирования. Доступ к MSDL возможен непосредственно через модем по номеру (206) 936-6735 в США или (905) 507-3022 в Канаде. Звонить можно в любой день и любое время суток. Параметры соединения: 1200, 2400, 9600 или 14400 бод, без контроля четности, 8 бит данных и 1 стоп-бит. Вне США и Канады обращайтесь за сведениями в местное представительство Microsoft.


FastTips

Microsoft FastTips – автоматизированная бесплатная служба, по которой в любой день и любое время суток можно быстро получать ответы на типичные вопросы технического плана. Для доступа к FastTips в США позвоните по кнопочному телефону по номеру (800) 936-4100. Нажимая нужные кнопки согласно указаниям, вы сможете прослушать записанные ответы на вопросы, получить каталог имеющихся сведений или заказать материалы по факсу. Например, через службу FastTips по факсу можно заказать бюллетень Application Notes и популярные статьи из KB. Вне США обращайтесь за сведениями в местное представительство Microsoft.


Отправка предложений по продукту

1	Укажите в меню ? на команду Microsoft на Web, затем щелкните Обратная связь.

2	Щелкните нужную гиперссылку.


Получение сведений о приложении и используемом компьютере

1	Находясь в Outlook, выберите в меню ? команду О программе Microsoft Outlook.

Покажи как

2	Откроется диалоговое окно О программе Microsoft Outlook, содержащее сведения о продукте.

Для просмотра сведений о своем компьютере нажмите кнопку О системе.


Как получить Microsoft Office 97 Resource Kit

Книга Microsoft Office 97 Resource Kit представляет собой руководство по проведению установки, настройке конфигурации и поддержке Microsoft Office в вашей организации. Это руководство предназначено для системных администраторов, консультантов и коллективов пользователей. Оно охватывает платформы Windows 95, Windows NT Workstation и Macintosh.

Office Resource Kit можно приобрести в магазинах, продающих книги издательства Microsoft Press. Чтобы заказать Office Resource Kit (ISBN: 1-57231-329-3) в издательстве, позвоните по номеру (800) MS PRESS в США или (800) 667-1115 в Канаде; заказ также можно сделать через службу электронной почты CompuServe (GO MSP). Для получения более подробных сведений войдите на узел Microsoft Press.

Загрузить Microsoft Office Resource Kit можно также из Web-страницы Microsoft.


Как получить Microsoft Office 97/Visual Basic Programmer's Guide

Книга Microsoft Office 97/Visual Basic Programmer's Guide предназначена для пользователей, знакомых с основами языка Visual Basic. В ней объясняются особенности написания компактных и эффективных программ на этом языке, используемом в Microsoft Office 97. В книге описано, как с помощью Visual Basic for Applications можно настраивать и адаптировать инструментальные средства языка для конкретных целей: в частности, как создавать свои, нестандартные команды, меню, диалоговые окна, сообщения и кнопки, а также как показывать справку по всем этим элементам.

Microsoft Office 97/Visual Basic Programmer's Guide можно приобрести в магазинах, продающих книги издательства Microsoft Press. Чтобы заказать книгу (ISBN: 1-57231-340-4) в издательстве, позвоните по номеру (800) MS PRESS в США или (800) 667-1115 в Канаде. Заказ также можно сделать через службу электронной почты CompuServe (GO MSP). Для получения более подробных сведений войдите на узел Microsoft Press.


Получение справки по языку Visual Basic в Microsoft Outlook

Для выполнения этой процедуры установите файл справки для Microsoft Outlook Visual Basic. Для получения сведений об установке файла нажмите кнопку  [image].

1	Откройте элемент (любой элемент, кроме заметки).

2	Выберите в меню Сервис команду Конструктор форм Outlook.

3	Выберите в меню Форма команду Исходный текст.

4	Выберите в меню ? команду Справка по объектной библиотеке Microsoft Outlook.


Как пользоваться командами подменю Microsoft на Web (меню ?)

•	Для возможности пользования командами подменю Microsoft на Web (меню ?) необходимо иметь доступ к сети Интернет через Интернет вашей организации или через модем на вашем компьютере или в сети. Для этого также необходимо получить у поставщика услуг Интернет адрес в сети Интернет. Подробнее об этом см. Microsoft Office 97 Resource Kit. Для сведений о получении книги Office Resource Kit нажмите кнопку  [image].

•	Возможно, неправильно установлены параметры соединения компьютера с сетью Интернет. Дважды щелкните значок Интернет на панели управления Windows и проверьте параметры Интернет.

•	Убедитесь в правильности работы модема. О проверке модема см. раздел Устранение неполадок, возникающих при работе с модемом справки Microsoft Windows.

•	Возможно, отключена страница Microsoft Web. Если вышеуказанные меры не устраняют проблему и если вы имеете доступ к другим узлам Web, подождите несколько часов, затем попробуйте снова.


Сортировка

Сортировка – это упорядочение элементов определенным способом, в возрастающем или убывающем порядке. Элементы сортируются в любом представлении, на основе содержимого одного или нескольких полей. Исключение составляют представления, связанные с временем, например, день/неделя/месяц или временная шкала. Так, список сообщений электронной почты можно отсортировать в алфавитном порядке по отправителю, а затем по теме. Или список задач отсортировать по срокам для определения очередности работы над задачами.

В результате сортировки элементы отображаются в списке в порядке возрастания или убывания, например, почтовые сообщения  в алфавитном порядке тем. Родственные элементы объединяются в группы под общим названием, например, группы почтовых сообщений от одного отправителя. В определеном смысле группирование аналогично структурированию: заголовки можно разворачивать для просмотра объединяемых ими элементов или сворачивать.


Сортировка списка элементов

1	Укажите меню Вид на команду Текущее представление, затем щелкните тип представления, показывающего элементы в виде таблицы, карточек или значков.

2	Выберите в меню Вид команду Сортировка.

3	В группе Сортировать списки по полю выберите поле, по которому производится сортировка.

Если нужного поля нет в списке Сортировать списки по полю, щелкните другую группу полей в списке Поля для сортировки.

4	В качестве порядка сортировки выберите по возрастанию или по убыванию.

5	Для сортировки по дополнительному полю выберите его в списке Затем по полю.

Замечания

•	При сортировке по нескольким полям все элементы в первую очередь сортируются по первому полю, затем, в рамках полученной структуры выполняется сортировка по второму полю. Например, если вы сортируете сначала по алфавиту, а затем по номерам, получится структура A 1 2 3, Б 1 2 3.

•	Столбец, созданный при помощи нестандартного поля или поля формулы, не подлежит сортировке.

•	При сортировке сообщений в алфавитном порядке тем сокращения пересылки и посылки копии в поле темы игнорируются.

Совет   Чтобы отсортировать столбец или изменить направление сортировки в столбце в представлении таблицей, щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца. Если сортировка производится по нескольким полям, для изменения направления сортировки щелкните заголовок столбца, одновременно нажав клавишу SHIFT.


Отмена сортировки

1	Выберите в меню Вид команду Сортировка.

2	Нажмите кнопку Очистить все.


Сортировка сгруппированных элементов в таблице

1	Укажите в меню Вид на команду Текущее представление, затем щелкните представление, показывающее элементы в виде таблицы.

2	Если элементы не сгруппированы, сгруппируйте их.

Как?

3	Выберите в меню Вид команду Сортировка.

4	В группе Сортировать списки по полю выберите поле, по которому производится сортировка.

Если нужного поля нет в списке Сортировать списки по полю, щелкните другую группу полей в списке Поля для сортировки.

5	В качестве порядка сортировки выберите по возрастанию или по убыванию.

6	Для сортировки по дополнительному полю выберите его в списке Затем по полю.

Замечание   Если сортировка производится по тому же полю, что и группировка, отсортируются заголовки групп, а не элементы внутри групп. Для сортировки содержимого группы выберите в списке Сортировать списки по полю поле, отличное от выбранного в списке Группировать по полю.


Включение автоархивации

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Автоархивация.

2	Для включения автоархивации при запуске Outlook установите флажок Автоархивация каждый.

3	Для задания частоты автоархивации введите число в поле день при запуске.

4	Чтобы обеспечить выдачу уведомления перед архивированием элементов, установите флажок Запрос перед автоархивацией.

5	В поле Файл архива по умолчанию введите имя файла, куда переместятся архивируемые элементы, или нажмите кнопку Обзор и выберите имя из списка.

6	Автоархивация включена, но для ее активизации в конкретной папке необходимо установить свойства автоархивации для этой папки.

Как?


Установка свойств автоархивации для папки

1	Щелкните правой кнопкой мыши папку, в которой нужно выполнять автоархивацию, затем в открывающемся меню выберите команду Свойства.

2	Щелкните вкладку Автоархивация.

3	Для задания автоматической архивации данной папки установите флажок Удалять элементы старше.

4	Для указания давности элементов, которые следует автоматически отправлять в файл архива, введите число в поле мес.

5	Чтобы задать файл, куда отправятся архивируемые элементы, установите переключатель Перемещать старые элементы в папку.

6	В поле Перемещать старые элементы в папку введите имя файла для архивируемых элементов, или нажмите кнопку Обзор и выберите имя из списка.

Замечание   Для активизации автоархивации включите ее на вкладке Автоархивация диалогового окна Параметры (меню Сервис).


Архив и автоархивация

Содержимое вашего почтового ящика Outlook увеличивается по мере создания элементов  аналогично скоплению бумаг на столе. Свой рабочий стол вы иногда приводите в порядок: просматриваете и откладываете на хранение документы, имеющие важное значение, но используемые не очень часто; менее важные бумаги (например, газеты, журналы) вы выбрасываете в зависимости от их давности.

В Outlook старые элементы передаются в файл архива вручную, с помощью команды Архивация из меню Файл, или автоматически, с помощью средства автоархивации. Элементы считаются старыми, если истек установленный вами срок их действия. При автоархивации старые элементы удаляются или перемещаются. Архивировать можно не все элементы, а только файлы, хранящиеся в папке почты, такие как вложенная электронная таблица Microsoft Excel или документ Word. Файл, сохраненный в другой папке, не подлежит архивации.

Автоархивация производится в два этапа. В первую очередь включите автоархивацию на вкладке Автоархивация диалогового окна Параметры (меню Сервис). Затем установите свойства автоархивации для каждой папки, в которой выполняется архивирование. Архивируемые элементы и время их архивации определяются на уровне папки. Отдельные папки, группы папок или все папки Outlook автоматически архивируются при запуске Outlook. Свойства автоархивации для каждой папки сверяются с датой, и старые элементы переносятся в файл архива. Элементы из папки «Удаленные» удаляются.

Автоархивация автоматически активизируется при формировании следующих папок Outlook: «Календарь» (период устаревания элементов по умолчанию – 6 месяцев), «Задачи» (6 месяцев), «Дневник» (6 месяцев), «Отправленные» (2 месяца) и «Удаленные» (2 месяца). Для папок «Входящие», «Заметки» и «Контакты» автоархивация автоматически не активизируется.

Между архивированием и экспортированием существуют различия. В первом случае исходные элементы копируются в файл архива и затем удаляются из текущей папки. В случае экспортирования исходные элементы копируются в файл экспорта, но из текущей папки не удаляются. Кроме того, архивировать можно только в файлы одного типа – файлы личных папок, а экспортировать  в файлы разных типов, например, в текстовые.

При архивации текущая структура папки сохраняется в новом файле архива. Если у папки, в которую архивируются элементы, есть родительская папка, такая же папка будет создана и в файле архива, но ее элементы не переносятся в архив. Таким образом, структуры папок в файле архива и почтовом ящике идентичны. Папки остаются на месте, даже пустые.


Извлечение архивированных элементов

Для извлечения элементов из файла архива включите этот файл в конфигурацию или импортируйте его. Чтобы включить файл архива в конфигурацию, необходимо добавить в нее еще одну информационную службу. для прикрепления файла архива к почтовому ящику и сохранения в виде отдельного файла, содержащего все архивированные элементы. При импортировании файла архива переместите архивированные элементы обратно в почтовый ящик.

См. также

Извлечение архивированных элементов в виде отдельного файла путем включения в конфигурацию информационной службы

Импорт архивированных элементов в исходный файл


Архивирование элементов вручную

1	Выберите в меню Файл команду Архивировать.

2	Для архивирования всех папок установите переключатель Архивировать все папки согласно настройкам автоархивации.

Для архивирования одной папки установите переключатель Архивировать эту папку и все ее подпапки, затем выберите папку с архивируемыми элементами.

3	В поле Файл архива введите имя файла, куда переместятся архивируемые элементы, или нажмите кнопку Обзор и выберите имя из списка.

4	В поле Архивировать элементы, созданные до введите дату. Элементы, созданные ранее этой даты, передадутся в архив.


Удаление файла архива

•	Для удаления файла архива, закрепленного за вашим почтовым ящиком Outlook, удалите информационную службу из конфигурации.

Как?


Дата, учитываемая при архивации

Устаревание элементов и необходимость передачи их в архив определяет дата, зависящая от типа элемента.

Тип элемента	Дата архивации
Сообщение	Дата отправки или получения (более поздняя из двух), или дата/время последнего изменения.
Встреча	Дата встречи или дата/время последнего изменения (более поздняя из двух).
Задача	Дата выполнения или дата/время последнего изменения. Задачи, не помеченные как выполненные, не подлежат автоархивации. Задачи, назначенные другим пользователям, архивируются, если они помечены как выполненные.
Заметки	Дата/время последнего изменения.
Запись в дневник	Дата создания записи или дата/время ее последнего изменения.
Контакт	Не архивируется.


Устранение неполадок, связанных с архивацией и автоархивацией

Описание неполадок

Не удается выбрать для архивирования несколько папок

Не архивируется файл

Не находится файл архива

При попытке архивирования выдается сообщение о нарушении ограничений на размер файла

Как восстановить элементы после архивирования

После включения автоархивации ничего не произошло

Исчезли элементы

Папка, из которой архивировались элементы, остается на месте


Не удается выбрать для архивирования несколько папок

Автоархивировать можно несколько папок. Однако свойства автоархивации необходимо устанавливать для каждой папки в отдельности. Для получения более подробных сведений об установке свойств автоархивации для отдельных папок нажмите кнопку  [image].


Не находится файл архива

Возможно, файл архива перемещен, переименован или удален.

•	Если файл перемещен, укажите в Windows в меню Пуск на команду Поиск, затем щелкните Файлы и папки для поиска своего файла. Найденный файл верните на прежнее место.

•	Если файл переименован, щелкните его правой кнопкой мыши, выберите в открывающемся меню команду Переименовать, затем введите первоначальное имя файла.

•	Если файл удален, загляните в корзину: возможно, он еще там. Если файла в корзине нет, создайте новый файл архива, используя команду Архивация (меню Файл) или вкладку Автоархивация диалогового окна Параметры (меню Сервис).

Замечание   Если файл архива не найден, Outlook создаст новый файл архива. Однако архивированные элементы будут утеряны.

Совет   Файл архива по умолчанию имеет расширение имени .pst. Попробуйте искать его, не задавая расширения: возможно, оно изменено или отброшено.


Исчезли элементы

Возможно, вы включали автоархивацию после заданной вами даты. Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем щелкните вкладку Автоархивация. Имя файла архива показано в поле Файл архива по умолчанию. Зная имя файла, можно извлекать архивированные элементы. Для получения сведений об архивированных элементах нажмите кнопку  [image].


Не архивируется файл

Файлы имеют иную структуру, чем элементы Outlook, и хранятся иначе. Файлы хранятся в таблице File Allocation Table (FAT), а элементы  в папках, известных как хранилища данных MAPI или контейнеры. Outlook архивирует любой элемент MAPI, но из файлов архивируются только хранящиеся в папке почты, например, во вложенном документе Word или электронной таблице Microsoft Excel. Файл, хранящийся не в папке почты, не подлежит архивациии.


После включения автоархивации ничего не произошло

Автоархивация производится в два этапа. После включения автоархивации необходимо ее активизировать, установив свойства автоархивации для каждой папки. Для сведений о том, как устанавливаются свойства автоархивации для папок, нажмите кнопку  [image].


При попытке архивирования выдается сообщение о нарушении ограничений на размер файла

Возможна одна из следующих ситуаций:

•	Вы пытаетесь архивировать в файл на сервере, где не хватает места на диске. Обратитесь к администратору.

•	Вы архивируете в файл на своем жестком диске, где также не хватает места. Освободите место, удалив старые файлы.

•	Вы превысили ограничения на размер файла, установленные администратором. Обратитесь к администратору.

•	В вашей папке более 64000 элементов. Создайте новый файл архива или удалите какие-либо элементы.


Архивирование и удаление старых элементов

В Outlook можно задать автоматическое удаление элементов заданного срока давности с передачей их в файл архива. Для этого включите автоархивацию, затем установите свойства автоархивации для каждой папки, включаемой в процесс. Автоархивация автоматически активизируется при формировании следующих папок Outlook: это «Календарь» (период устаревания элементов по умолчанию – 6 месяцев), «Задачи» (также 6 месяцев), «Дневник» (6 месяцев), «Отправленные» (2 месяца) и «Удаленные» (2 месяца). Когда автоархивация включена, она происходит автоматически при запуске Outlook. Свойства автоархивации для каждой папки сверяются с датой, и старые элементы переносятся в файл архива.

Архивировать элементы можно также вручную. Например, если после завершения работы над проектом вы решили сразу отправить данные на хранение, чтобы навести порядок в файлах, архивируйте элементы вручную, а не ждите, когда они созреют для автоархивации.

По истечении заданного срока старения элементы можно удалять вместо передачи в файл архива. Можно задать автоматическое удаление направляемых вам сообщений при наступлении назначенной даты удаления.

См. также

Включение автоархивации

Установка свойств автоархивации для папки

Архивирование элементов вручную

Автоматическое удаление старых элементов

Удаление при архивировании почтовых сообщений с истекшим сроком действия


Выключение автоархивации

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Автоархивация.

2	Сбросьте флажок Автоархивация каждый.


Автоматическое удаление старых элементов

1	Щелкните правой кнопкой мыши папку, содержащую автоматически удаляемые элементы, затем в открывающемся меню выберите команду Свойства.

2	Щелкните вкладку Автоархивация.

3	Для включения автоматической архивации данной папки установите флажок Удалять элементы старше.

4	Задайте срок давности удаляемых элементов. Введите число в поле мес.

5	Для автоматического удаления элементов установите переключатель Удалять старые элементы навсегда.

Замечание   Для активизации автоархивации включите ее на вкладке Автоархивация диалогового окна Параметры (меню Сервис) до установки свойств отдельных папок.

Как?


Удаление при архивации почтовых сообщений с истекшим сроком действия

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Автоархивация.

2	Для включения автоархивации установите флажок Автоархивация каждый.

3	Для задания частоты автоархивации введите число в поле день.

4	Чтобы сообщения с истекшим сроком действия не архивировались, а удалялись, установите флажок Удалять аннулированные элементы при автоархивации.

5	В поле Файл архива по умолчанию введите имя файла для архивируемых элементов или нажмите кнопку Обзор и выберите имя из списка.

6	Чтобы активизировать автоархивацию, установите свойства автоархивации для каждой папки почты в отдельности.

Как?


Отмена группировки элементов

1	Выберите в меню Вид команду Группировка.

Покажи как

2	Нажмите кнопку Очистить все.

Совет   Для отмены группирования элементов непосредственно в таблице перенесите заголовок группы из области группировки в строку заголовков столбцов таблицы. Используя маркер в виде двойной стрелки  [image], расположите заголовок группы в нужном месте строки заголовков столбцов.


Группировка элементов

1	Укажите в меню Вид на команду Текущее представление, затем щелкните тип представления, показывающего элементы в таблице или на временной шкале.

2	Выберите в меню Вид команду Группировка.

Покажи как

3	В списке Группировать по полю щелкните поле, по которому производится группировка.

Если нужного поля нет в списке Группировать по полю, щелкните другую группу полей в списке Группы полей для выбора.

4	Выберите порядок сортировки заголовков групп  по возрастанию или по убыванию.

5	Для показа поля, по которому группируются элементы, установите флажок Показать поле в представлении.

6	Для группировки по подгруппам выберите поле в списке Затем по полю.

Советы

•	Для группировки элементов непосредственно в таблице нажмите кнопку Область группировки  [image], и перенесите в область группировки заголовок столбца, по которому группируются элементы. Чтобы сгруппировать элементы по дополнительному полю, перенесите второй заголовок столбца в область группировки. Используя маркер в виде двойной стрелки  [image], расположите заголовки столбцов перед или после остальных заголовков.

•	Чтобы быстро открыть в таблице диалоговое окно Группировка, дважды щелкните на заднем плане области группировки.


Разворачивание или сворачивание сгруппированных элементов или заголовков групп

Чтобы	Выполните
Показать элементы в группе	Нажмите кнопку разворачивания  [image].
Скрыть элементы в группе	Нажмите кнопку сворачивания  [image].
Показать все элементы во всех группах	Укажите в меню Вид на команду Развернуть/свернуть группы, затем щелкните Развернуть все.
Показать все заголовки групп без элементов	Укажите в меню Вид на команду Развернуть/свернуть группы, затем щелкните Свернуть все.
Сохранить вид сгруппированных элементов	Выберите в меню Вид команду Группировка. В списке Развернуть/свернуть группы щелкните Как при последнем просмотре.


Отображение или скрытие области группировки

•	Нажмите кнопку Область группировки  [image].


Группы

Группа – это совокупность элементов, имеющих между собой что-либо общее, например, набор сообщений от одного отправителя или задачи с одинаковым сроком исполнения. Группировка позволяет просмотреть взаимосвязанные элементы во всей совокупности, как в структурном представлении. Например, при группировке элементов важности более важные элементы будут отделены от менее важных. Разворачивая или сворачивая группы, вы показываете или скрываете входящие в них элементы.

Группировать элементы можно только в представлении, принадлежащем типу таблицы или временной шкалы. При группировке элементов по полю, которое содержит несколько значений, например, по полю «Категории», элементы могут многократно встречаться в таблице или на временной шкале. Так, если вы группируете по полю «Категории» и какой-либо элемент имеет две категории (например, «Дела» и «Мысли»), он будет записан и в группу «Дела», и в группу «Мысли». Элемент по-прежнему один, хотя вы видите два элемента. Изменяя какой-либо экземпляр элемента, вы изменяете и все остальные.


Устранение неполадок, связанных с группировкой

Описание неполадок

Не отображены элементы в моих группах

Не отображено поле в таблице после группировки элементов по полю

В диалоговом окне «Группировка» нет поля, по которому группируются элементы

Элемент показан в таблице многократно

При попытке группировки элементов или отмены группировки исчез столбец


Не отображены элементы в моих группах

Возможно, сгруппированные элементы свернуты. Чтобы развернуть группы и показать их содержимое, нажмите кнопку разворачивания  [image]. Чтобы свернуть группы и скрыть содержимое, нажмите кнопку сворачивания  [image]. Для получения более подробных сведений о том, как разворачивать и сворачивать группы, нажмите кнопку  [image].


Не отображено поле в таблице после группировки элементов по полю

Поле может не включаться в текущее представление. Выберите в меню Вид команду Выбор поля, затем перенесите нужное поле в строку заголовков столбцов таблицы.

Замечание   Если нужного поля нет в списке Имеющиеся поля, выберите другую группу полей в списке Группы полей для выбора.


В диалоговом окне «Группировка» нет поля, по которому группируются элементы

В диалоговом окне Группировка поля разбиты на несколько групп для удобства поиска. Возможно, вам следует выбрать другую группу полей. Щелкните другую группу в списке Группы полей для выбора.


Элемент показан в таблице многократно

Возможно, элементы в таблице сгруппированы по полю, которое содержит несколько значений; например, по полю «Категории». Так, если некоторый элемент назначен двум категориям (например, «Дела» и «Мысли»), он будет записан и в группу «Дела», и в группу «Мысли». Элемент по-прежнему один, хотя вы видите два элемента. Изменяя какой-либо экземпляр элемента, вы изменяете и все остальные экземпляры.


При попытке группировки элементов или отмены группировки исчез столбец

•	Если вы группировали элементы, возможно, при перенесении из таблицы поля, по которому производилось группирование, закрылся список «Группировка». Вероятно, вы удалили столбец из таблицы.

•	Если вы отменяли группировку элементов, возможно, вы перенесли поле не в строку заголовков столбцов, а в какое-то другое место. Вероятно, вы удалили столбец из таблицы.

Для получения сведений о том, как добавить столбец, нажмите кнопку  [image].


Добавление к календарю праздников какой-либо страны

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Календарь.

Покажи как

2	Нажмите кнопку Добавить праздники.

3	Установите флажок рядом с названием страны, праздники которой включаются в календарь.

Замечание   Включение праздников не в папку Outlook «Календарь», а в какой-либо другой календарь, придется делать вручную.


Удаление из календаря праздников какой-либо страны

1	В календаре в списке Текущее представление выберите События  [image].

2	Выберите удаляемые праздники. Для получения сведений о выборе нескольких элементов нажмите кнопку  [image].

3	Нажмите кнопку Удалить  [image].

Совет   Для быстрого удаления из календаря всех праздников какой-либо страны щелкните заголовок столбца Место и отсортируйте список событий, чтобы собрать воедино все праздники по странам.


Экспорт элементов

Элементы экспортируются в файл личных папок, просматриваемый только в Outlook, или в файл другого типа, например, текстовый, который затем импортируется в другое приложение. Если позднее эта информация снова понадобится в Outlook (например, для извлечения элементов, хранящихся в папке архива), экспортируйте в файл личных папок. Для работы с этими данными в другом приложении (например, в Word) экспортируйте в файл, затем выберите формат файла, который Word сможет импортировать. Для получения сведений о файлах, форматы которых экспортирует Outlook, нажмите кнопку  [image].

Экспортирование, помимо остального, удобно использовать для создания резервной копии папки. Во время экспортирования элементы папки копируются в файл экспорта. Во время архивирования элементы папки перемещаются в файл архива. Кроме того, архивировать можно только в файл личных папок, а экспортировать разрешается и в файлы других типов.

Для получения более подробных сведений об экспортировании элементов нажмите кнопку  [image].


Экспорт элементов в файл личных папок или в другой файл

1	Выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.

2	Установите переключатель Экспорт в файл или Экспорт в файл личных папок (pst).

3	Выполните указания мастера импорта и экспорта.

Замечание   Если элементы экспортируются в файл, предназначенный для Microsoft Word или PowerPoint, выберите тип файла «Текст с разделителями-табуляторами» или «Текст с разделителями-запятыми». Для экспортирования в файл для Microsoft Publisher выберите тип файла «Текст с разделителями-запятыми».


Типы файлов, которые можно импортировать в Outlook или экспортировать из Outlook

Конвертеры импорта и экспорта файлов для ACT! 2.0; ECCO Pro 3.0, 3.01 или 3.02; SideKick 1.0/95; Journal и Notes не включены в состав Outlook. Получите их из папки ValuPack на диске Office 97 CD-ROM или в сети, из которой был установлен пакет Office. Если вы не устанавливали Office 97 с диска CD-ROM, но у вас есть доступ к службе Web, укажите на команду Microsoft на Web (меню ?), затем щелкните Бесплатные материалы.

Продукт	Расширение имени файла	Импорт	Экспорт
Microsoft Schedule+ 1.0	.cal	Да	Нет
Microsoft Schedule+ 7.0	.scd	Да	Нет
Microsoft Exchange Personal Address Book	.pab	Да	Нет
ACT! 2.0 для Windows	.dbf	Да	Нет
ECCO 3.0, 3.01 или 3.02	.eco	Да	Нет
SideKick 1.0/95	.skcard	Да	Нет
Lotus Organizer 1.0, 1.1, 2.1	.org, .or2	Да	Нет
Файлы с разделителями-запятыми (DOS)	.txt	Да	Да
Файлы с разделителями-запятыми (Windows)	.csv	Да	Да
Файлы с разделителями-табуляторами (DOS)	.txt	Да	Да
Файлы с разделителями-табуляторами (Windows)	.txt	Да	Да
Microsoft Access	.mdb	Да	Да
Microsoft Excel	.xls	Да	Да
Microsoft FoxPro	.dbf	Да	Да
dBASE	.dbf	Да	Да


Импорт информации из файла личных папок или из другого файла

1	Выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.

2	Установите переключатель Импорт из Schedule+, другой программы или файла или Импорт из файла личных папок (pst).

3	Выполните указания мастера импорта и экспорта.


Импорт информации в Outlook

При работе в Outlook может понадобиться какая-либо информация из других приложений, например, из Microsoft Mail или Schedule+, или сведения из личной адресной книги имена контактов, их адреса и номера телефонов. Например, вы экспортировали информацию из Outlook или архивировали ее в файл личных папок, а теперь решили импортировать ее обратно в Outlook. Способ импортирования зависит от формата файла, в котором содержится требуемая информация.

Outlook поддерживает несколько форматов импортируемых данных. Для получения сведений о файлах, форматы которых импортируются в Outlook, нажмите кнопку  [image].

Информация импортируется в Outlook из файла личных папок или из обычного файла. Для импортирования информации, хранившейся ранее в Outlook (например, элементы в файле архива), задайте импорт из файла личных папок. Для импортирования файла Microsoft Mail задайте импорт из файла Microsoft Mail. Чтобы импортировать файл Schedule+, файл из другого приложения или файл другого типа, задайте импорт из Schedule+ из другого приложения или файла, поскольку Outlook распознает эти форматы файлов. При импортировании информации содержимое файла переносится в заданную папку Outlook.

Для получения более подробных сведений об импортировании данных в Outlook нажмите кнопку  [image].


Создание резервной копии папки

1	Включите в конфигурацию службу личных папок.

Как?

2	Откройте папку, для которой создается резервная копия, и скопируйте ее элементы в папку, включенную в файл личных папок.

Совет   Для регулярности напоминания себе о необходимости обновления резервной копии папки добавьте к списку задач соответствующую повторяющуюся задачу.


Импорт личной адресной книги в папку «Контакты»

1	Выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.

2	Установите переключатель Импорт из Schedule+, другой программы или файла.

3	Выполните указания мастера импорта и экспорта.


Как правильно импортировать файл

Отдельные записи должны располагаться по строкам, а поля – по столбцам. Если в файле какие-то записи находятся в столбцах, а не в строках, перестройте данные, чтобы каждая запись содержалась в строке.

Текстовый файл может содержать элементы только одного типа, поскольку формат текста с разделителями допускает только один набор полей для файла. Эти поля обычно образуют первую строку файла.


Импорт списка контактов или файла из другого приложения Office

1	Выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.

2	Установите переключатель Импорт из Schedule+, другой программы или файла.

3	Выполните указания мастера импорта и экспорта.

Замечание   Файл, импортируемый из Microsoft Word или PowerPoint, должен принадлежать типу «Текст с разделителями-табуляторами» или «Текст с разделителями-запятыми».


Экспорт данных в другие приложения Office

1	Выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.

2	Установите переключатель Экспорт в файл.

3	Выполните указания мастера импорта и экспорта.

Замечание   При экспортировании файла в Microsoft Word или PowerPoint выберите тип файла «Текст с разделителями-табуляторами» или «Текст с разделителями-запятыми».


Импорт файла Schedule+

1	Выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.

2	Установите переключатель Импорт из Schedule+, другой программы или файла.

3	Выполните указания мастера импорта и экспорта.

Замечание   Если в Outlook из Schedule+ импортируется задача, имеющая приоритет, он преобразуется следующим образом: 1= высокая важность; 5 = низкая важность; все остальное = обычная важность. Поэтому задаче Schedule+ со степенью важности 9 после импортирования в Outlook присваивается обычная важность, а не низкая.


Импорт файла Microsoft Mail

Данный раздел справки не отображается на экране во время работы мастера импорта и экпорта. Для правильного выполнения процедуры распечатайте ее.

1	Выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.

2	Установите переключатель Импорт из файла Microsoft Mail.

3	В списке Поиск в папке щелкните диск, содержащий нужный файл Microsoft Mail. Дважды щелкайте папки в списке папок, пока не дойдете до импортируемого файла.

4	Нажмите кнопку Открыть.

5	Введите свой пароль Microsoft Mail.

6	Для импортирования имеющегося сообщения электронной почты установите флажок Импорт сообщений.

Для импортирования содержимого личной адресной книги установите флажок Импорт записей личной адресной книги.

7	Нажмите кнопку OK.

8	Чтобы задать место назначения импортируемых сообщений электронной почты, установите переключатель Поместить сообщения в существующие личные папки или Поместить сообщения в новые личные папки.

Если вы выбрали Поместить сообщения в новые личные папки, введите ниже имя новой личной папки, или нажмите кнопку Обзор и выберите имя из списка.

9	Для включения новых личных папок в конфигурацию и отображения их в списке папок установите флажок Показать новые личные папки.

10	Нажмите кнопку OK.

11	При создании новой личной папки выберите вариант шифрования и создайте пароль.


Установка режима автоответчика на поступающие сообщения на период своего отсутствия на работе

Данная возможность доступна только при использовании сервера Microsoft Exchange.

1	Выберите в меню Сервис команду Заместитель.

2	Установите переключатель Меня нет на работе.

3	В поле Отвечать каждому отправителю единственный раз введите сообщение, выдаваемое другим пользователям во время вашего отсутствия.

Для получения сведений об использовании правил Заместителя, нажмите кнопку  [image].


Правила программ «Заместитель» и «Сортировщик»

Для использования следующих процедур загрузите дополнительное приложение программы «Заместитель». Для получения более подробных сведений нажмите кнопку  [image].

Данные возможности доступны только при работе с сервером Microsoft Exchange.

См. также

Создание правила заместителя или сортировщика

Удаление правила заместителя или сортировщика

Изменение правила заместителя или сортировщика

Изменение порядка применения правил заместителя или сортировщика

Включение или выключение правила заместителя или сортировщика

Применение правил заместителя и сортировщика

Устранение неполадок, связанных с правилами заместителя и сортировщика


Создание правила заместителя или сортировщика

1	Для создания правила типа «нет на работе» выберите в меню Сервис команду Заместитель.

Чтобы создать правило для папки «Входящие», выберите в меню Сервис команду Сортировщик.

2	Нажмите кнопку Добавить.

3	В группе Перечисленные правила относятся ко всем входящим сообщениям укажите условия выполнения действия, которым должно удовлетворять сообщение.

Для получения сведений о действии правил нажмите кнопку  [image].

Для получения справки о каком-либо параметре нажмите кнопку Справка.

4	Чтобы задать еще какие-либо условия, нажмите кнопку Дополнительно, выберите нужные настройки и нажмите кнопку OK.

5	В группе выполнить следующие действия выберите действия, которые необходимо выполнять. Можно выбрать несколько вариантов.

Замечание   При задании удаления сообщения правила, следующие за правилом удаления, не применятся к сообщению.


Удаление правила заместителя или сортировщика

1	Для удаления правила типа «нет на работе» выберите в меню Сервис команду Заместитель.

Для удаления правила папки «Входящие» выберите в меню Сервис команду Сортировщик.

2	В списке Состояние выберите удаляемое правило.

3	Нажмите кнопку Удалить.


Изменение правила заместителя или сортировщика

1	Для изменения правила типа «нет на работе» выберите в меню Сервис команду Заместитель.

Для изменения правила папки «Входящие» выберите в меню Сервис команду Сортировщик.

2	В списке выберите изменяемое правило.

3	Нажмите кнопку Изменить.

4	Измените условия и действия, предусмотренные для правила.

Для получения справки о каком-либо параметре нажмите кнопку Справка.


Изменение порядка применения правил заместителя или сортировщика

1	Для изменения порядка правил типа «нет на работе» выберите в меню Сервис команду Заместитель.

Для изменения порядка правил папки «Входящие» выберите в меню Сервис команду Сортировщик.

2	В списке выберите правило, которое необходимо поставить в другое место.

3	Переместите правило в списке, используя кнопки Вверх и Вниз.


Включение или выключение правила заместителя или сортировщика

1	Для включения или выключения правила типа «нет на работе» выберите в меню Сервис команду Заместитель.

Для включения или выключения правила папки «Входящие» выберите в меню Сервис команду Сортировщик.

2	В списке установите или сбросьте флажок рядом с включаемым правилом.


Применение правил заместителя и сортировщика

Правила применяются в порядке их следования в списке, показанном в диалоговом окне Заместитель или Сортировщик.

Если в диалоговом окне Изменить выбрано несколько условий, правило применяется только к сообщениям, удовлетворяющим всем выбранным условиям. Например, если заданы два условия: отправитель – Анатолий Козлов, тема – совещание по маркетингу, правило применится только к сообщениям, удовлетворяющим обоим условиям.

Однако если одно и то же условие используется в нескольких критериях, будут отобраны сообщения, удовлетворяющие по крайней мере одному из этих критериев. Например, если в поле От задать «Анатолий Козлов;Ольга Голубева», правило будет применено к сообщениям, полученным либо от Анатолия Козлова, либо от Ольги Голубевой.


Устранение неполадок, связанных с правилами заместителя и сортировщика

Описание неполадок

Команды «Заместитель» и «Сортировщик» недоступны

Около одного из моих правил стоит красный крестик


Около одного из моих правил стоит красный крестик

Если определенное для правила действие невыполнимо, открывается диалоговое окно сообщения об ошибке, а в диалоговом окне Сортировщик или Заместитель около этого правила ставится крестик. В сообщении об ошибке указаны действия по исправлению ошибки. Нажмите кнопку Изменить и внесите требуемые изменения.


Команды «Заместитель» и «Сортировщик» недоступны

•	Возможно, не загружено дополнительное приложение, содержащее средства Сортировщик и Заместитель. Для получения сведений о том, как загружать приложение, нажмите кнопку  [image].

•	Если вы не подключены к серверу, команды Сортировщик и Заместитель (меню Сервис) недоступны.

•	Средства Сортировщик и Заместитель доступны только при работе с сервером Microsoft Exchange.


Устранение неполадок, возникающих при связывании и внедрении объектов

Описание неполадок

При двойном щелчке связанного или внедренного объекта появляется сообщение о невозможности редактирования объекта

Как обеспечить содержание в элементе самого внедренного объекта, а не значка


При двойном щелчке связанного или внедренного объекта появляется сообщение о невозможности редактирования объекта

Это сообщение об ошибке выдается, если не удается открыть файл-источник или приложение-источник.

•	Проверьте, установлено ли приложение-источник. Если нет, преобразуйте объект в формат файла, подходящий для какого-либо из установленных приложений. Для получения сведений о том, как преобразовать формат файла объекта, нажмите кнопку  [image].

•	Проверьте, достаточно ли памяти для запуска приложения-источника. Если нужно, освободите память, закрыв другие приложения.

•	Если приложение-источник работает, убедитесь в отсутствии в нем незакрытых диалоговых окон. Перейдите в приложение-источник и закройте все открытые диалоговые окна.

•	Если объект связан, проверьте, не открыт ли файл-источник другим пользователем.

•	Если объект связан, убедитесь, что изменяемый файл-источник не переименован с момента создания связи и не перемещен. Выделите связанный объект, выберите в меню Правка команду Связи и посмотрите имя файла-источника. Если файл переименован или перемещен, восстановите связь, используя кнопку Сменить источник в диалоговом окне Связи.


Как обеспечить содержание в элементе самого внедренного объекта, а не значка

1	Щелкните значок правой кнопкой мыши и выберите в открывающемся меню команду Свойства.

2	Щелкните вкладку Вид и установите переключатель Представить как данные.


Совместное использование информации приложениями Office с помощью связанных и внедренных объектов

Создав связанный объект или внедренный объект,  в элемент можно включить файл, созданный в приложении Office, или фрагмент файла. Если используемый файл создан в приложении, не поддерживающем связывание и внедрение объектов, совместное использование информации приложениями можно реализовать путем копирования и вставки содержимого файла.

Основное различие между связыванием и внедрением объектов сводится к месту хранения данных и способу их обновления после вставки в элемент.

Если объект связан, информация обновляется только в случае изменения файла-источника. Связанные данные хранятся в файле-источнике. Элемент содержит только указатель на этот файл-источник и демонстрирует представление связанных данных. Используйте связанные объекты, когда критичным фактором является размер файлов.

Если объект внедрен, информация в элементе при модифицировании файла-источника не изменяется. Внедренный объект после вставки в элемент становится его частью и больше не принадлежит файлу-источнику. Для открытия внедренного объекта в приложении-источнике дважды щелкните объект.

См. также

Создание нового внедренного объекта

Создание связанного или внедренного объекта из имеющегося файла

Создание связанного или внедренного объекта из фрагмента имеющегося файла


Создание нового внедренного объекта

1	Щелкните место в текстовом поле элемента, куда вставляется внедренный объект.

2	Выберите в меню Вставить команду Объект.

3	Щелкните Создать новый.

4	В списке Тип объекта выберите тип создаваемого объекта.

5	Чтобы отобразить внедренный объект в виде значка (например, для просмотра другими пользователями элемента в подключенном режиме), установите флажок В виде значка.

Замечания

•	В список Тип объекта включены только приложения, установленные на вашем компьютере и поддерживающие связывание и внедрение объектов.

•	Если в списке Тип объекта выбрать Рабочая книга Microsoft Excel, в элемент вставится электронная таблица полностью. В каждый момент времени в элементе просматривается только один лист таблицы. Для просмотра другого листа дважды щелкните объект Microsoft Excel и затем щелкните нужный лист.


Создание связанного или внедренного объекта из имеющегося файла

1	Щелкните место текстового поля элемента, куда помещается связанный объект или внедренный объект.

2	Выберите в меню Вставить команду Объект.

3	Щелкните Создать из файла.

4	В поле Файл введите имя файла, из которого создается связанный или внедренный объект, или нажмите кнопку Обзор и выберите имя из списка.

5	Для создания связанного объекта установите флажок Связь.

При сброшенном флажке Связь создается внедренный объект.

6	Чтобы отобразить связанный или внедренный объект в виде значка (например, для просмотра другими пользователями элемента в подключенном режиме), установите флажок В виде значка.

Замечания

•	Команда Объект из меню Вставить не подлежит использованию для вставки графики и файлов некоторых типов.

•	Если внедренный объект создается из имеющейся электронной таблицы Microsoft Excel, в элемент вставится электронная таблица полностью. В каждый момент времени в элементе посматривается только один лист таблицы. Для просмотра другого листа дважды щелкните объект Microsoft Excel и затем щелкните нужный лист.


Создание связанного или внедренного объекта из фрагмента имеющегося файла

1	Откройте файл, содержащий фрагмент, на основе которого создается связанный объект или внедренный объект, затем выделите фрагмент.

2	Нажмите кнопку Копировать  [image]  или Вырезать  [image].

3	Переключитесь в элемент, в который поместится объект, и щелкните предполагаемое место для объекта.

4	Выберите в меню Правка команду Специальная вставка.

5	Для создания связанного объекта установите переключатель Связать.

Для создания внедренного объекта установите переключатель Вставить. В списке Как щелкните строку, в которой есть слово «объект». Например, при копировании информации из документа Word нажмите кнопку  Документ Microsoft Word.

Замечания

•	Связанный или внедренный объект не подлежит созданию в другом месте того же элемента или в нескольких элементах Outlook.

•	Если внедренный объект создается из фрагмента имеющейся электронной таблицы Microsoft Excel, в элемент полностью вставится электронная таблица. В каждый момент времени в элементе посматривается только один лист таблицы. Для просмотра другого листа дважды щелкните объект Microsoft Excel и затем щелкните нужный лист.


Редактирование связанного или внедренного объекта

Для редактирования связанного объекта в элементе применяется команда Связи из меню Правка. Недоступность команды означает отсутствие внедренных объектов в элементе.

Для редактирования внедренного объекта дважды щелкните его, если установлено приложение-источник. В зависимости от приложения-источника редактирование проводится одним из двух следующих способов. Одни приложения временно заменяют панели инструментов в открытом приложениию. Оставаясь в нем, вы можете редактировать внедренный объект непосредственно на месте его вставки. В других случаях запускается приложение-источник в отдельном окне, где объект открывается для правки.

При отсутствии у вас приложения-источника преобразуйте внедренный объект в формат файла, соответствующий какому-либо имеющемуся приложению. Например, если в документ Word вставлен объект в виде электронной таблицы из Microsoft Works (при этом у вас нет Works, но есть Microsoft Excel), можно преобразовать объект в формат «Книга Microsoft Excel» и отредактировать внедренный объект в Microsoft Excel.

См. также

Изменение связанного объекта

Изменение внедренного объекта в приложении-источнике

Изменение внедренного объекта в другом приложении, не являющемся источником


Изменение внедренного объекта в приложении-источнике

1	Откройте внедренный объект, дважды щелкнув его.

2	Внесите в объект необходимые изменения.

3	Если объект редактируется на своем месте в открытом приложении, вернитесь в элемент, щелкнув вне объекта.

Если объект редактируется в приложении-источнике в отдельном окне, вернитесь в элемент, выбрав команду Выход в меню Файл.

Замечание   Если щелкнуть внедренный объект (например, видео- или аудиоклип), в некоторых случаях приложение не открывается, а вместо этого воспроизводится клип. Для редактирования внедренного объекта выделите его, укажите в меню Правка на команду Связанный объект: имя объекта и выберите команду подменю Изменить.


Изменение внедренного объекта в другом приложении, не являющемся источником

1	Щелкните правой кнопкой мыши редактируемый внедренный объект и выберите в открывающемся меню команду Свойства.

2	На вкладке Общие нажмите кнопку Преобразовать.

3	Щелкните формат файла, в который переводится внедренный объект.


Изменение связанного объекта

1	Откройте элемент, содержащий редактируемый объект.

2	Выберите в меню Правка команду Связи.

3	Щелкните связанный объект и нажмите кнопку Открыть источник.

4	Внесите в связанный объект необходимые изменения.

5	В меню Файл приложения-источника выберите команду Выход.


Восстановление связи с объектом в случае перемещенного или переименованного файла-источника

1	Откройте элемент, содержащий связанный объект, для которого необходимо восстановить или изменить связь.

2	Выберите в меню Правка команду Связи.

3	Щелкните связанный объект, для которого восстанавливается или изменяется связь.

Для выбора нескольких связанных объектов щелкните их поочередно при нажатой клавише CTRL.

4	Нажмите кнопку Сменить источник.

5	В поле Имя файла введите имя файла, с которым связывается выбранный объект.

Если вы не видите имени нужного файла, выберите в списке Папка другую папку.

6	Для объединения связанного объекта только с фрагментом файла-источника в поле Имя раздела введите имя фрагмента в файле (например, имя диапазона ячеек в Microsoft Excel или имя закладки в Word).


Изменение способа изображения связанного или внедренного объекта

Связанный объект или внедренный объект можно показывать в элементе в том же виде, как и в приложении-источнике (например, при его печати), или в виде значка (например, для сокращения занимаемого объектом места в элементе или при просмотре элемента только в подключенном режиме). Можно менять значок, представляющий связанный или внедренный объект, а также добавлять или изменять подпись под значком. Если в диалоговом окне Специальная вставка выбран формат Неформатированный текст, Форматированный текст (RTF), Рисунок или Растр, способ изображения связанного объекта не подлежит изменению.

См. также

Отображение содержимого связанного или внедренного объекта

Отображение связанного или внедренного объекта в виде значка

Смена значка, представляющего связанный или внедренный объект

Изменение или добавление подписи под значком, представляющим связанный или внедренный объект


Отображение содержимого связанного или внедренного объекта

1	Откройте элемент, содержащий связанный или внедренный объект, изображение которого необходимо изменить.

2	Щелкните объект правой кнопкой мыши и в открывающемся меню выберите команду Свойства.

3	Перейдите на вкладку Вид и установите переключатель Представить как данные.


Отображение связанного или внедренного объекта в виде значка

1	Откройте элемент, содержащий связанный или внедренный объект, изображение которого необходимо изменить.

2	Щелкните объект правой кнопкой мыши и в открывающемся меню выберите команду Свойства.

3	Перейдите на вкладку Вид и установите переключатель В виде значка.


Смена значка, представляющего связанный или внедренный объект

1	Откройте элемент, содержащий связанный или внедренный объект, изображение которого необходимо изменить.

2	Щелкните объект правой кнопкой мыши и в открывающемся меню выберите команду Свойства.

3	Перейдите на вкладку Вид и нажмите кнопку Сменить значок.

4	Щелкните Из файла и введите имя файла отображаемого значка или нажмите кнопку Обзор и выберите имя из списка.


Изменение или добавление подписи под значком, представляющим связанный или внедренный значок

1	Откройте элемент, содержащий связанный или внедренный объект, изображение которого необходимо изменить.

2	Щелкните объект правой кнопкой мыши и в открывающемся меню выберите команду Свойства.

3	Перейдите на вкладку Вид и нажмите кнопку Сменить значок.

4	Для добавления или изменения подписи под значком введите в поле Подпись нужный текст.


Обновление связанного объекта

Связанный объект обновляется автоматически каждый раз при открытии содержащего его элемента или когда при открытом элементе изменяется файл-источник. Объект также обновляется вручную, через команду Связи (меню Правка).

Смотри таже

Изменение способа обновления связанного объекта

Обновление связанного объекта вручную


Изменение способа обновления связанного объекта

1	Откройте элемент, содержащий связанный объект, для которого изменяется способ обновления.

2	Выберите в меню Правка команду Связи.

Команда недоступна при отсутствии в элементе связанных объектов.

3	Щелкните связанный объект, который необходимо обновить.

Для выбора нескольких связанных объектов щелкните их поочередно при нажатой клавише CTRL.

4	Чтобы связанный объект обновлялся каждый раз при открытии содержащего его файла или когда объект изменяется при открытом файле, установите переключатель Автоматическое.

Чтобы связанный объект обновлялся только при нажатии кнопки Обновить, установите переключатель По запросу.


Обновление связанного объекта вручную

1	Откройте элемент, содержащий связанный объект, который необходимо обновить.

2	Выберите в меню Правка команду Связи.

Команда недоступна при отсутствии в элементе связанных объектов.

3	Щелкните связанный объект и нажмите кнопку Обновить.


Приложения Office, в которых можно создавать электронные или печатные формы

Формы можно создавать в Word, Microsoft Access, Microsoft Excel и Outlook. В приложениях Word, Microsoft Excel и Outlook имеются образцы форм, используемых непосредственно или в качестве основы для создания своих форм. Например, Word предлагает несколько форм деловых документов: счет, заказ, еженедельный табель и др. В Microsoft Access имеются образцы баз данных, которые содержат различные виды форм, адаптируемых к каждой конкретной ситуации. Кроме того, в состав Microsoft Access входит мастер форм, который задает вам вопросы и на основе ваших ответов автоматически компонует и форматирует вашу форму.

•	В Word и Microsoft Access можно создавать формы, включающие нетривиальные форматы, рисунки, связанные объекты, внедренные объекты, флажки, открывающиеся списки или текстовые области, для которых задан конкретный тип данных, форматирование и текст по умолчанию. Эти формы заполняются на компьютере или на бумаге после предварительной распечатки. И в Word, и в Microsoft Access можно устанавливать условия добавления данных в форму, создавать макрокоманды, обеспечивать выдачу справочной информации для помощи другим пользователям в работе с формой. Кроме того, в Microsoft Access можно включать автоматически выполняемый код на языке Visual Basic for Applications, а также формировать экранные подсказки в помощь пользователям.

•	Приложение Microsoft Access следует использовать в случаях, если требуется хранилище для большого объема данных, если нужны возможности реляционной базы данных в полном объеме, если по имеющейся информации приходится составлять множество отчетов или если вы хотите объединить все свои формы в приложение. Microsoft Access также позволяет генерировать разнообразные отчеты и собирать большие объемы информации.

•	Если вы собираете информацию для использования в вычислениях, при проведении анализа или в финансовых документах (например, в закладной или в таблице котировок), создайте форму в Microsoft Excel. Для включения в базу данных информации, введенной в форму, создайте шаблон формы с помощью мастера шаблонов с отслеживанием данных. Каждый раз при создании новой формы на основе такого шаблона автоматически произведется соответствующая запись в базе данных.

•	Формы Microsoft Outlook позволяют придать требуемый вид почтовым сообщениям, встречам и любым другим элементам Outlook для удобства рассылки и сбора информации электронным способом. С помощью форм Outlook можно сортировать и группировать собираемую информацию, отвечать на сообщения и просматривать данные по темам с целью включения ответов на форму в первоначальную форму.

Для получения сведений о пользовании формами Microsoft Outlook нажмите кнопку  [image].


Приложения Office, в которых можно создавать списки имен и адресов для слияния документов

Перед созданием списков имен и адресов для процедуры объединения документов при подготовке почты необходимо определить, какое приложение Office наиболее подходит для этой цели. Такой список можно создать в Word, Microsoft Access, Outlook и Microsoft Excel.

•	Если вы создаете список небольшого или среднего размера и не планируете сильно изменять его, используйте слияние документов в Word. О пользовании слияния документов в Word см. справку Word.

•	Для использования в слияния имен и адресов всех контактов из списка контактов Outlook в первую очередь включите свою адресную книгу Outlook в конфигурацию. Находясь в Word, выберите в меню Сервис команду Слияние. Нажмите кнопку Получить данные и щелкните Использовать адресную книгу. Выберите Адресная книга Outlook.

•	Для использования в слияния имен и адресов только некоторых контактов из списка контактов Outlook скопируйте их в отдельную папку контактов, затем экспортируйте содержимое этой папки в файл с разделителями в виде табуляторов.

•	Автоматически нумеруемый список можно создать в Word.

•	Если вы создаете длинный список и планируете добавлять, удалять и изменять в нем строки, используйте Microsoft Excel или Microsoft Access. Для создания списка номеров также используйте Microsoft Excel или Microsoft Access.

•	Более мощные средства сортировки и поиска можно найти в Microsoft Access и Microsoft Excel.

•	Для создания списка с атрибутами реляционной базы данных, большого списка или списка, передаваемого в общее пользование, выберите Microsoft Access.


Приложения Office, в которых можно создавать таблицы

Перед созданием таблицы определите, какое приложение Office наиболее подходит для этой цели. Таблицу можно создать в Word, Microsoft Excel и Microsoft Access. В Microsoft Excel и Word можно задать автоматическое форматирование таблицы. В Microsoft Access можно форматировать всю таблицу данных.

•	Для создания таблицы с нетривиальным форматированием, например, с маркированными списками, нестандартной табуляцией, нумерацией, выступами, индивидуальными форматами ячеек и разбиением ячеек по диагонали, используйте Word.

•	Для создания таблицы, содержащей сложные вычисления, данные статистического анализа и диаграммы, используйте Microsoft Excel.

•	Мощные средства сортировки и поиска можно найти в Microsoft Access или в Microsoft Excel.

•	Если вам нужны возможности реляционной базы данных, создавайте таблицы в Microsoft Access.

•	Для создания таблицы, которая легко вставляется в презентацию PowerPoint, используйте Word.


Формат данных, вставляемых из буфера обмена

Данные, вырезаемые или копируемые в другое приложение, вставляются в формате, допускающем редактирование в этом приложении. Например, содержимое электронных таблиц Microsoft Excel и записей Microsoft Access вставляется в Word в виде таблиц Word с подобранной шириной столбцов и форматом шрифтов. Текст Word с разделителями в виде символов табуляции вставляется в Microsoft Excel в ячейки по строкам и столбцам. Записи Microsoft Access вставляются в электронную таблицу Microsoft Excel по строкам: каждое поле занимает отдельный столбец.

Информация, не редактируемая приложением, вставляется в виде внедренного объекта. Для редактирования внедренных объектов можно использовать приложение-источник. Если информацию разместить не удается, она вставляется в виде статического рисунка, не подлежащего редактированию.

Вставка данных контролируется командой Специальная вставка (меню Правка).


Методы обеспечения совместного пользования информацией в Outlook

Существует множество способов обеспечения совместного пользования информацией приложениями Office. Выбор способа зависит от варианта изображения информации в конкретном приложении, от необходимости ее обновления при внесении изменений, а также от выбора пользователя, которому вы предоставляете соответствующие права.

Чтобы	Выполните
Создать копию данных и вставить ее в другое приложение	Копирование и вставка
Быстро скопировать или переместить данные из одного открытого файла в другой	Редактирование методом «перетащить и оставить»
Использовать файл, созданный в другой программе	Используйте средство импорта и экспорта
Создать в почтовом сообщении гиперссылку с Web-страницей и выделить ее цветом или подчеркиванием	Введите адрес гиперссылки в текстовом поле сообщения
Скопировать данные из другого файла для их обновления при изменении исходных данных в файле-источнике.	Создайте связанный объект
Скопировать данные из файла, созданного в другом приложении, для удобства их редактирования в приложении-источнике без выхода из текущего документа	Создайте внедренный объект
Сделать информацию общедоступной	Поместите ее в общую папку на сервере Microsoft Exchange Server
Послать файл другому пользователю для просмотра и внесения примечаний	Послать файл в виде вложения
Послать элемент другому пользователю для его копирования в личную папку пользователя	Вставьте элемент
Для получения более подробных сведений о каком-либо способе из числа приведенных в правом столбце найдите описание этой возможности в помощнике Office или в предметном указателе справки.


При выборе папки контактов в диалоговом окне «Адресная книга» выдается сообщение об ошибке

Возможно, папка контактов удалена в другом приложении (таком, как Microsoft Exchange Client) или передана в совместное пользование, но у вас нет соответствующих прав.

Если у вас нет прав на использование папки контактов, попросите владельца предоставить вам права, затем заново установите эту папку в адресную книгу. Для сведений о том, как установить папку в адресной книге, нажмите кнопку  [image].

Если папка контактов удалена или вы лишены прав доступа к ней, удалите эту папку из адресной книги. Выберите в меню Сервис команду Службы. На вкладке Службы щелкните Адресная книга Outlook, затем нажмите кнопку Свойства. Выберите имя удаляемой папки и нажмите кнопку Удалить.


Во вложение внесены изменения

•	Если открыть вложение в элемент, изменить вложение, затем выйти из элемента без сохранения, внесенные во вложение изменения не сохранятся вместе с элементом. Для их сохранения сохраните сам элемент. Чтобы после внесения изменений сохранить отдельную копию вложения, используйте команду Сохранить как (меню Файл) в приложении, в котором открыто вложение.

•	Возможно, закрывая элемент, вы оставили открытым вложение. Если закрыть элемент, а затем его вложение, изменения во вложении не сохранятся вместе с элементом. Для сохранения их вместе с элементом оставьте элемент открытым во время изменения вложения, затем сохраните и закройте вложение. Потом сохраните и закройте элемент.

•	Возможно, вы открыли несколько копий вложения и изменили их независимо друг от друга. Если внести изменения в несколько копий вложения, вместе с элементом сохраняются только изменения, сохраненные в последней копии.

•	Если в качестве вложения используется файл, возможно, вы изменили оригинал, а не вложение. Найдите и проверьте оригинальный файл, затем, если потребуется, снова вложите его в элемент.


Сравнение передачи прав доступа представителям, совместного пользования частными и общими папками

Возможности передачи прав доступа и совместного пользования частными и общими папками Outlook доступны только при работе с сервером Microsoft Exchange. Частные папки должны храниться в почтовом ящике сервера Microsoft Exchange, но не в файле личных папок.

Элементы и файлы Outlook предоставляются в совместное пользование следующими способами: путем выдачи индивидуального разрешения на просмотр своих частных папок, назначения кого-либо своим представителем или использования общих папок, обеспечивающих доступность информации большим группам пользователей.

Используйте	Если	Примеры
Совместно используемые частные папки	Необходимо предоставить одному или нескольким пользователям право на чтение, изменение, создание или удаление информации в ваших частных папках.	Вам необходимо показать коллеге свой список задач. Вашему руководителю необходимо знать ваше расписание.
Средство передачи прав доступа представителям	Необходимо предоставить кому-либо право отправлять сообщения от вашего имени, принимать предназначенные вам приглашения на собрания и поручений, управлять содержимым ваших частных папок.	Ваш ассистент помогает вам обрабатывать сообщения электронной почты и ваше расписание, пока вас нет на работе.
Общие папки	Необходимо сделать информацию доступной всем членам рабочей группы, отдела или организации.	Ваша рабочая группа решила пользоваться одним списком задач или обмениваться идеями в рамках общедоступного форума. Вашей организации нужен календарь с указанными в нем последними праздниками и важными событиями в жизни организации.


Создание автоподписи для WordMail

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Электронная почта.

Покажи как

2	Установите флажок Использовать Microsoft Word как редактор сообщений и нажмите кнопку OK.

3	Создайте сообщение.

Как?

4	В текстовом поле сообщения введите и отформатируйте текст автоподписи.

5	Выделите текст автоподписи.

6	Выберите в меню Сервис команду Автоподпись.

7	Для вставки над автоподписью пустой строки установите флажок Вставлять пустую строку перед автоподписью.


Набираемый текст изображается синими буквами с подчеркиванием

Возможно, вы ввели начало адреса Интернет (имя протокола). Если текст, введенный в текстовое поле сообщения, оказывается именем протокола, Outlook создает из этого текста гиперссылку для быстрого перехода адресатами сообщения в место назначения гиперссылки. Для просмотра списка протоколов Интернет, которые указываются при создания гиперссылок, нажмите кнопку  [image].


Протоколы Интернет, которые можно указывать для создания гиперссылок

При наборе в текстовом поле сообщения одного из нижеприведенных протоколов Интернет Outlook создает из набранного текста гиперссылку. Адресат сообщения, при условии установленной программы просмотра Интернет (например, Microsoft Internet Explorer), поддерживающей данный протокол, может, щелкнув гиперссылку, сразу перейти в место назначения.

Если адрес Интернет содержит пробелы, поставьте полный адрес в угловые скобки (< >); например, <file://c:\Мои документы\Мой файл.doc>

Протокол Интернет	Описание
file://	Протокол, используемый для открытия файла в intranet.
ftp://	File Transfer Protocol (FTP), самый популярный протокол для передачи файлов через Интернет.
Gopher://	Протокол Gopher, согласно которому гиперссылка и текст хранятся отдельно.
http://	Hypertext Transfer Protocol (HTTP).
https://	Hypertext Transfer Protocol, Secure. Протокол, предназначенный для обеспечения защиты при использовании HTTP в Интернет.
mailto:	Протокол, используемый для отправки сообщений по адресу электронной почты. Если адресат щелкнет эту гиперссылку, откроется новое сообщение с уже заполненным адресом mailto.
news:	Протокол, используемый для открытия группы новостей Интернет; предназначен для адресатов, подключенных к серверу NNTP.
nntp://	Network News Transfer Protocol. Протокол, используемый в Интернет для рассылки, запроса, получения и отправки новостей Usenet.
Outlook: или Outlook://	Протокол, используемый для открытия папки Outlook, элемента или файла в Outlook. Поддерживается только в Outlook.
prospero://	Протокол, используемый для организации ресурсов Интернет в вашем личном наборе гиперссылок, ведущих к информации на удаленных файл-серверах, с целью формирования личной виртуальной файловой системы.
telnet://	Стандартный протокол Интернет для входа в сеть из удаленных узлов.
wais://	Протокол Wide Area Information Servers. Распределенная система выборки информации, используемая для поиска документов по ключевым словам.


Автоматическое включение кода страны в местные номера телефонов

1	Укажите в меню Сервис на команду Набрать номер, затем щелкните Новый звонок.

Покажи как

2	Нажмите кнопку Параметры соединения.

3	Установите флажок Автоматически добавлять код страны.

Добавляется код страны, указанной в поле Место диалогового окна Свойства соединения.

Замечание   Если флажок Автоматически добавлять код страны недоступен, значит, Outlook не распознает формат номера телефона для указанного кода страны и не может автоматически форматировать номера телефонов.


Как изменить страну, указываемую по умолчанию в адресах контактов?

Для изменения страны, принимаемой по умолчанию, дважды щелкните значок «Язык и стандарты» на панели управления Windows. Перейдите на вкладку Язык и стандарты, щелкните название страны, которую планируете использовать по умолчанию в адресах контактов, затем снова запустите Outlook.

Замечание   С изменением страны в диалоговом окне Язык и стандарты могут измениться и такие настройки, как денежный формат и формат даты. Пройдите по вкладкам диалогового окна Язык и стандарты и убедитесь в корректности всех настроек.


Задание другого модема для автоматического набора

Это возможно, если на компьютере установлено более одного модема. Сведения об установке модема см. в разделе Установка модема в документации Windows.

1	Укажите в меню Сервис на команду Набрать номер, затем щелкните Новый звонок.

Покажи как

2	Нажмите кнопку Параметры соединения.

3	В группе Подсоединиться, используя линию выберите модем, который собираетесь использовать.


Создание ярлыка папки Web History

Для создания ярлыка папки Web History необходимо под Windows 95 запустить Internet Explorer 3.0.

1	В меню Пуск укажите на Программы, затем щелкните Windows Explorer.

2	Дважды щелкните каталог Win95.

3	В каталоге Win95 щелкните правой кнопкой мыши папку History и выберите в открывающемся меню команду Создать ярлык.

4	На панели Outlook щелкните группу Другие папки, затем перенесите созданный ярлык из Windows Explorer в папку «Избранное».

Замечание   Для использования ярлыка папки History щелкните папку «Избранное» в группе «Другие папки» на панели Outlook, дважды щелкните ярлык папки History, а затем дважды щелкните нужный ярлык в Windows Explorer.


Отправка ярлыка частной папки с почтовым сообщением

1	Установите права совместного пользования для папки, ярлык которой необходимо отослать.

Как?

2	Откройте папку, для которой установлены права совместного пользования.

3	Создайте почтовое сообщение, пока не отправляя его.

Как?

4	Перетащите ярлык открытой папки из строки заголовка папки на кнопку почтового сообщения на панели задач Windows, затем в текстовое поле сообщения.

5	Нажмите кнопку Отправить  [image].

Замечание   Получатель сообщения сможет воспользоваться ярлыком частной папки только в Outlook.


Открытие гиперссылки в почтовом сообщении

•	Щелкните гиперссылку.

Замечание   При использовании нескольких программ просмотра можно из них выбрать и задать соответствующую программу для обработки перехода по гиперссылке. Щелкните гиперссылку при нажатой клавише SHIFT, затем в диалоговом окне Обзор связей найдите нужную программу просмотра.


Создание письма контакту при помощи Word 97

1	Нажмите кнопку Контакты  [image].

2	Щелкните контакт, для которого составляется письмо.

3	Выберите в меню Контакты команду Создать письмо контакту.

4	Выполните указания мастера письма Word.


Создание сообщения

1	Выберите в меню Файл команду Создать, затем щелкните Сообщение.

2	Введите имена адресатов в полях Кому и Копия.

Для выбора имен из списка нажмите кнопку Кому или кнопку Копия.

3	В поле Тема введите тему сообщения.

4	В текстовом поле наберите сообщение.

5	Нажмите кнопку Отправка  [image].


Изменение формата пересланных сообщений

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Чтение.

Покажи как

2	В группе При пересылке сообщения измените настройки, как сочтете нужным.


Изменение формата сообщений, требующих ответа

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Чтение.

Покажи как

2	В группе При ответе на сообщение измените настройки, как сочтете нужным.


Смена шрифта для новых сообщений

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Отправка.

Покажи как

2	Нажмите кнопку Шрифт.

3	Выберите нужные настройки.


Копирование сообщений

1	Нажмите кнопку Входящие  [image].

2	Выберите копируемые сообщения.

Как?

3	Выберите в меню Правка команду Копировать.

4	Для перемещения копий в другую папку щелкните ее.

5	Выберите в меню Правка команду Вставить.


Удаление сообщений

1	Нажмите кнопку Входящие [image].

2	Выберите удаляемые сообщения.

Как?

3	Нажмите кнопку Удалить  [image].


Пересылка сообщений

1	Нажмите кнопку Входящие [image].

2	Выберите пересылаемые сообщения.

Как?

3	Нажмите кнопку Переслать  [image].

4	В полях Кому и Копия введите имена адресатов.

Для выбора имен адресатов из списка нажмите кнопку Кому или кнопку Копия.

5	Если пересылается несколько сообщений, введите тему сообщения в поле Тема.

6	Нажмите кнопку Отправка  [image].

Замечание   Если выбрано несколько сообщений, они пересылаются в виде вложений.


Установка степени важности сообщения

1	Создайте или откройте сообщение.

Как?

2	Для пометки сообщения как крайне важного нажмите кнопку Важность: высокая  [image].

Для пометки сообщения как маловажного нажмите кнопку Важность: низкая  [image].

Для отмены установленной степени важности сообщения повторно нажмите кнопку важности.

Замечание   Чтобы помечать все отправляемые сообщения одной и той же степенью важности, перейдите на вкладку Отправка диалогового окна Параметры (меню Сервис), затем щелкните в списке Важность нужную степень важности.


Перемещение сообщений

1	Нажмите кнопку Входящие [image].

2	Выберите перемещаемые сообщения.

Как?

3	Нажмите кнопку Переместить в папку  [image], затем щелкните имя папки, в которую перемещаются сообщения.

Для перемещения сообщений в остутствующую в списке папку нажмите кнопку Переместить в папку, затем в списке Переместить выбранные элементы в папку щелкните папку, в которую перемещаются сообщения.


Ответ на сообщение

1	Откройте сообщение, на которое необходимо ответить.

Как?

2	Чтобы ответить только отправителю сообщения, нажмите кнопку Ответить  [image].

Чтобы ответить всем получателям, указанным в полях Кому и Копия, нажмите кнопку Ответить всем  [image].


Получение уведомления о доставке сообщений

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Отправка.

Покажи как

2	Установите флажок Сообщать о доставке всех сообщений.

Замечание   Для получения уведомления об отдельном сообщении перейдите в сообщении на вкладку Параметры и установите флажок Сообщить о доставке этого сообщения.


Получение уведомления о прочтении отправленных сообщений

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Отправка.

Покажи как

2	Установите флажок Сообщать о прочтении всех сообщений.

Замечание   Для получения уведомления об отдельном сообщении перейдите в сообщении на вкладку Параметры и установите флажок Сообщить о прочтении этого сообщения.


Отслеживание доставки и чтения сообщений

Вы можете следить за ходом доставки отправленных вами сообщений и их прочтения адресатами, получая уведомление о доставке или прочтении каждого сообщения. Затем содержание уведомления автоматически записывается на вкладку Отслеживание первоначального сообщения. Автоматическую запись результатов отслеживания можно включать и выключать, а уведомление можно просматривать перед записью результатов на вкладку Отслеживание. Кроме того, можно задать автоматическое удаление уведомлений из списка сообщений.

См. также

Просмотр результатов отслеживания

Автоматическая запись результатов отслеживания

Просмотр уведомлений о доставленных и прочитанных сообщениях до записи результатов отслеживания

Автоматическое удаление уведомлений о доставленных и прочитанных сообщениях


Автоматическая запись результатов отслеживания

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Электронная почта.

Покажи как

2	Установите флажок Обрабатывать уведомления о доставке, прочтении и отзыве по прибытии.


Просмотр результатов отслеживания

1	Откройте в папке Отправленные первоначальное сообщение, которое вы отслеживаете.

2	Щелкните вкладку Отслеживание и просмотрите результаты.


Автоматическое удаление уведомлений о доставленных и прочитанных сообщениях

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Электронная почта.

Покажи как

2	Установите флажок Удалять уведомления и пустые ответы после обработки.


Просмотр уведомлений о доставленных и прочитанных сообщениях до записи результатов отслеживания

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Электронная почта.

Покажи как

2	Сбросьте флажок Обрабатывать приглашения и ответы по прибытии.


Задание действия, выполняемого после перемещения или удаления сообщения

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Чтение.

Покажи как

2	В списке После перемещения или удаления открытого элемента щелкните нужное действие.


Отображение или скрытие в сообщении поле «От»

1	Создайте сообщение.

2	Выберите в меню Вид команду Поле «От».

Замечание   Необходимо иметь право на отправку сообщения из чужой папки «Входящие».


Копирование папки

1	Нажмите кнопку Список папок  [image].

2	Щелкните копируемую папку.

3	Укажите в меню Файл на команду Папка, затем щелкните Копировать.

4	В списке Копировать выбранную папку в папку щелкните место, куда скопируется папка.

Замечание   Для копирования общей папки необходимо иметь соответствующие права в этой папке, а также в папке, предназначенной для размещения копии.


Создание папки для элементов

1	Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Папка.

2	В поле Имя введите имя папки.

3	В списке Содержимое папки выберите тип элементов, которые должна содержать папка.

4	В списке Сделать подпапкой для выберите место для размещения папки.


Удаление папки

1	Щелкните удаляемую папку.

2	Укажите в меню Файл на команду Папка, затем щелкните Удалить.

Замечание   Удалить общую папку в праве только ее владелец.

Совет   Для быстрого просмотра всех папок и подпапок нажмите кнопку Список папок  [image].


Перемещение папки

1	Щелкните перемещаемую папку.

2	Укажите в меню Файл на команду Папка, затем щелкните Переместить.

3	В списке Переместить выбранную папку в папку щелкните место, куда переместится папка.

Замечание   Для перемещения общей папки необходимо иметь соответствующие права в этой папке, а также в папке назначения. Если вы попытаетесь переместить общую папку путем перенесения, Outlook скопирует, но не переместит папку.

Совет   Для быстрого просмотра всех папок и подпапок нажмите кнопку Список папок  [image].


Переименование папки Outlook

1	Щелкните переименовываемую папку.

2	Укажите в меню Файл на команду Папка, затем щелкните Переименовать.

3	Введите новое имя папки.

Замечания

•	Переименовать общую папку в праве только ее владелец.

•	Для быстрого просмотра всех папок и подпапок нажмите кнопку Список папок  [image].


Сохранение копии отправляемых сообщений

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Отправка.

Покажи как

2	Установите флажок Сохранять копии сообщений в папке «Отправленные».

3	Для сохранения ответов в папке, где содержится первоначальное сообщение, установите флажок Вне папки «Входящие» сохранять ответы вместе с оригиналами. Ответы на сообщения, хранящиеся в папке «Входящие», по-прежнему останутся в папке «Отправленные».

Для сохранения копии пересылаемого сообщения установите флажок Сохранять переадресованные сообщения.

Замечание   Для сохранения копии одного отправляемого сообщения перейдите на вкладку сообщения Параметры и установите флажок После отправки сохранить в папке. Чтобы задать папку, где сохранится сообщение, нажмите кнопку Обзор.


Сохранение элемента в файле

1	Щелкните элемент, сохраняемый в виде файла.

2	Выберите в меню Файл команду Сохранить как.

3	В поле Имя файла введите имя файла.

4	В поле Тип файла щелкните нужный тип файла.

5	В поле Папка щелкните место, где сохранится файл.


Сохранение незаконченного сообщения

1	Щелкните сообщение.

2	Выберите в меню Файл команду Сохранить.

Замечание   Сообщение сохраняется в папке «Входящие», но не отправляется.


Пометка сообщения как частного, личного или ДСП

1	В помечаемом сообщении перейдите на вкладку Параметры.

2	В группе Пометка выберите нужный вид пометки.

Замечание

•	Сообщение, помеченное как Частное, после отправки не подлежит изменению.

•	Для пометки всех отправляемых сообщений одним и тем же образом перейдите на вкладку Отправка в диалоговом окне Параметры (меню Сервис), затем в списке Пометка щелкните нужный вид пометки.


Отправка ответов на свое сообщение другому пользователю

1	Перейдите в сообщении на вкладку Параметры.

2	Установите флажок Посылать ответы.

3	Введите имя другого пользователя или нажмите кнопку Выбор имен и выберите имя из списка.

Ответы не отправляются по личному списку рассылки.


Откладывание доставки сообщения

1	В откладываемом сообщении перейдите на вкладку Параметры.

2	Установите флажок Не отправлять до и введите нужную дату доставки.

Замечание   Данная возможность доступна только при работе с сервером Microsoft Exchange.


Обеспечение недоступности отправленного сообщения после указанной даты

1	Перейдите в сообщении на вкладку Параметры.

2	Установите флажок Аннулировать и введите нужную дату удаления.


Отображение или скрытие в сообщении поля «СК»

1	Создайте сообщение.

2	Выберите в меню Вид команду Поле «СК».


Просмотр содержания сообщений

1	Нажмите кнопку Входящие  [image].

2	Нажмите кнопку Автопросмотр  [image].

Совет   Для просмотра содержания только непрочитанных сообщений выберите в меню Вид команду Формат представления, затем щелкните Для непрочитанных элементов.


Обеспечение в сообщении голосования адресатов

1	Создайте сообщение.

2	Щелкните вкладку Параметры.

3	Установите флажок Кнопки голосования, затем выберите в списке подходящие названия кнопок голосования.

Для создания собственных имен кнопок голосования удалите имена, предложенные по умолчанию, затем введите свой текст. Разделяйте имена точкой с запятой. Например: Маленькие;Большие;Гигантские.

4	Установите флажок После отправки сохранить в папке, затем введите имя папки, где сохранится сообщение.

5	Нажмите кнопку Отправка  [image].


Просмотр результатов голосования

1	Откройте первоначальное сообщение, в котором задано голосование. Обычно оно хранится в папке Отправленные.

2	Щелкните вкладку Отслеживание.

Замечание   По умолчанию ответы без примечаний записываются в исходное сообщение и сохраняются в папке «Входящие». Для автоматического удаления ответов установите на вкладке Электронная почта диалогового окна Параметры (меню Сервис) флажок Удалять уведомления и пустые ответы после обработки.


Отметка сообщения

Отметка сообщения определяет необходимые действия при получении сообщения.

Если сообщение имеет отметку, в столбце «Состояние отметки»  [image] списка сообщений будет стоять следующее:

Содержимое столбца «Состояние отметки»	Означает
пробел	Не отмечено
	Отмечено
	Выполнено
Адресат, получая сообщение с отметкой, вверху сообщения видит описание назначения отметки. Установленный срок также будет показан. Отметку можно выбрать из списка отметок, используемых в Microsoft Outlook (см. ниже) или ввести собственную.

•	Вызов

•	Не пересылать

•	К исполнению

•	Для сведения

•	Переслать

•	Ответ не обязателен

•	Прочитать

•	Ответить

•	Ответить всем

•	Обзор


Как помечать сообщение

1	В папке «Входящие» откройте сообщение, отметка которого изменяется.

2	Нажмите кнопку Отметка сообщения  [image].

3	В поле Отметка выберите вид отметки или введите собственную.

4	В поле Дата введите назначаемый срок.


Изменение срока для отметки сообщения

1	В папке «Входящие» откройте сообщение, для которого изменяется срок.

2	Нажмите кнопку Отметка сообщения [image].

3	В поле Дата введите новую дату.

Замечание   Просроченные элементы выделяются цветом, установленным на вкладке Задачи/Заметки диалогового окна Параметры (меню Сервис). По умолчанию просроченные сообщения с отметкой выделяются красным цветом.


Отметка сообщения как выполненного

1	В папке «Входящие» откройте сообщение, которое отмечается как выполненное.

2	Нажмите кнопку Отметка сообщения [image].

3	Установите флажок Завершено.


Удаление отметки сообщения

1	В папке «Входящие» откройте сообщение, отметка которого убирается.

2	Нажмите кнопку Отметка сообщения [image].

3	Нажмите кнопку Удалить отметку.


Открытие сообщения

1	Нажмите кнопку Входящие  [image].

2	В списке сообщений дважды щелкните нужное сообщение.


Пометка сообщений как прочитанных или непрочитанных

1	Нажмите кнопку Входящие  [image].

2	Выберите изменяемые сообщения.

Как?

3	Для пометки сообщения как прочитанного выберите в меню Правка команду Пометить как прочтитанное.

Для пометки сообщения как непрочитанного выберите в меню Правка команду Пометить как непрочитанное

Для пометки всех сообщений как прочитанных выберите в меню Правка команду Пометить все как прочитанные.

Замечание   Если сообщение, требовавшее ответа или пересылки, пометить как непрочитанное, символ сообщения не изменится, но оно рассмотрится как непрочитанное при сортировке, группировке и фильтрации.


Подпись своим именем примечаний в сообщении

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Чтение.

Покажи как

2	Установите флажок Пометка для примечаний, затем введите в поле текст (например, свое имя) для сопровождения своих примечаний.

Замечания

•	Имя ставится только после текста, введенного помимо ранее записанного текста.

•	Данная установка не отражается на сообщениях, которые в данный момент открыты. Чтобы в них также пометить примечания, закройте сообщения и откройте снова.


Отзыв или замена посланного сообщения

Отзывать и заменять можно сообщения, посланные только адресатам, подключенным к связи, работающим в Outlook и еще не прочитавшим сообщение, а также не убравшим его из своей папки «Входящие».

1	Щелкните на панели Outlook группу Почта.

2	Нажмите кнопку Отправленные  [image].

3	Откройте отзываемое или заменяемое сообщение.

4	Выберите в меню Сервис команду Отзыв сообщения.

5	Для отзыва сообщения установите переключатель удалить непрочтенные копии.

Для замены сообщения другим установите переключатель удалить непрочтенные копии и заменить их новым сообщением, нажмите кнопку OK, затем введите новое сообщение.

6	Для получения уведомления о том, как прошел отзыв или замена сообщения для каждого адресата, установите флажок Сообщать о результате отзыва для каждого из адресатов.

Замечание   Чтобы заменить сообщение, отошлите новое. Если новый элемент не будет послан, первоначальное сообщение все равно будет отозвано.


Отображение или скрытие заголовка сообщения

1	Откройте сообщение, заголовок которого показывается или скрывается.

2	Выберите в меню Вид команду Полный заголовок  [image].


Поиск всех сообщений некоторого сеанса обмена электронной почтой

1	Откройте одно из сообщений сеанса обмена электронной почтой.

2	Укажите в меню Сервис на команду Найти все, затем щелкните Связанные сообщения.


Использование контактов Outlook в качестве источника при слиянии документов в Word

При работе в Microsoft Word список контактов Outlook можно использовать в качестве источника данных для слияния документов, предназначенных для пересылки по почте. Например, можно создавать стандартные письма, печатать адреса на конвертах или почтовые наклейки.

Существует два способа использования списка контактов Outlook при слиянии документов в Word. Это зависит от полей, которые используются в Word. Список контактов находится в частной или общей папке.

•	Если в Word требуются стандартные поля Outlook с именами, адресами и телефонными номерами, используйте список контактов из адресной книги Outlook. Для получения сведений о полях Outlook доступных в Word, нажмите кнопку  [image].

•	Для использования в Word любых полей из полного списка полей, за исключением нестандартных полей, экспортируйте список контактов Outlook. Этот метод также подходит для Word 95.

См. также

Использование списка контактов из адресной книги Outlook

Использование списка контактов, экспортированного из Outlook


Использование списка контактов из адресной книги Outlook

1	Если нужно использовать не все контакты из папки или объединить контакты из нескольких папок, создайте временную папку контактов и скопируйте в нее необходимые контакты.

Как?

2	Убедитесь во включенности этой папки контактов в адресную книгу Outlook.

Как?

3	Объедините контакты с документом Word.

Как?


Создание списка контактов для экспорта или слияния документов

1	Создайте папку, в которой будут собраны контакты, предназначенные для экспортирования или участия в слиянии документов.

Как?

2	Нажмите на панели Outlook кнопку Контакты  [image] или выберите другую частную или общую папку контактов.

3	При нажатой клавише CTRL перенесите нужные контакты из выбранной папки в созданную вами временную папку контактов (происходит копирование).

Совет   Для поиска нужных контактов также используйте команду Поиск документов. Чтобы получить сведения о поиске элементов, нажмите кнопку  [image].


Использование списка контактов, экспортированного из Outlook

1	Если нужно использовать не все контакты из папки или объединить контакты из нескольких папок, создайте временную папку контактов и скопируйте в нее необходимые контакты.

Как?

2	Откройте папку контактов для ее использования при слиянии документов для почты.

3	Экспортируйте контакты в отдельный файл. Воспользуйтесь функцией Экспорт в файл.

Как?

4	Объедините контакты с документом в Word.

Как?


Поля Outlook, доступные при использовании адресной книги Outlook в Word

Имя поля контакта Outlook	Имя поля слияния в Word
Обращение	Обращение
Имя	Имя
Фамилия	Фамилия
Суффикс	Суффикс
Должность	Должность
Организация	Организация
Отдел	Отдел
Местоположение офиса	Местоположение офиса
Улица	Улица
Город	Город
Область	Область
Индекс	Индекс
Страна	Страна
Телефон раб.	Телефон раб.
Телефон раб. 2	Телефон раб. 2
Факс раб.	Факс раб.
Помощник	Помощник
Телефон помощника	Телефон помощника
Супруг(а)	Супруг(а)
Телефон дом.	Телефон дом.
Телефон дом. 2	Телефон дом. 2
Факс дом.	Факс дом.
Улица (дом. адрес)	Улица (дом. адрес)
Город (дом. адрес)	Город (дом. адрес)
Область (дом. адрес)	Область (дом. адрес)
Индекс (дом. адрес)	Индекс (дом. адрес)
Страна (дом. адрес)	Страна (дом. адрес)
Телефон дополн.	Телефон дополн.
Факс дополн.	Факс дополн.
Улица (дополн. адрес)	Улица (дополн. адрес)
Город (дополн. адрес)	Город (дополн. адрес)
Область (дополн. адрес)	Область (дополн. адрес)
Индекс (дополн. адрес)	Индекс (дополн. адрес)
Страна (дополн. адрес)	Страна (дополн. адрес)
Почтовый адрес	Почтовый адрес
Телефон сотовый	Телефон сотовый
Пейджер	Пейджер
Эл. Почта	Эл. Почта


Объединение контактов Outlook с документом в Word

1	Перейдите в Microsoft Word.

2	Для использования при слиянии уже существующего документа Word откройте документ со стандартным текстом письма или другой документ, объединяемый со списком контактов.

3	Выберите в Word в меню Сервис команду Слияние.

4	Нажмите кнопку Создать и выберите тип создаваемого документа.

5	Для использования открытого документа Word нажмите кнопку Активное окно.

Чтобы создать новый документ для слияния, нажмите кнопку Создать основной документ.

6	Нажмите кнопку Получить данные.

7	Для использования списка контактов из адресной книги Outlook щелкните Использовать адресную книгу, затем выберите Использовать адресную книгу. Если в ней несколько папок контактов, щелкните нужную папку.

Для использования списка контактов, экспортированного из Outlook, нажмите кнопку Открыть источник данный. Откройте папку, содержащую экспортированный список контактов. В списке Тип файла выберите Все файлы, затем дважды щелкните файл, содержащий список контактов.

8	Задав источник данных и получив сообщение Word, нажмите кнопку Правка источника данных.

9	Щелкните место документа, где вставится имя, адрес или иная информация, определенная для каждого контакта. Нажмите на панели инструментов Слияние кнопку Вставить поле слияния, затем щелкните нужное имя поля. Аналогичным образом вставьте остальные поля.

10	Выполнив вышеуказанное, нажмите кнопку Слияние  [image]  на панели инструментов Слияние.

11	Нажмите кнопку Объединить и установите нужные параметры.

Информацию о командах и инструментах Word см. в справке Microsoft Word.


Устранение неполадок, связанных с использованием контактов Outlook при слиянии документов в Word

Описание неполадок

Поле слияния не показано в Word

Имена полей в Word не совпадают с именами полей Outlook

Не все мои контакты Outlook отображены в Word

В Word показаны контакты, отфильтрованные в Outlook


Поле слияния не показано в Word

•	Если для слияния документов используется список контактов из адресной книги Outlook, возможно, требуемое поле не принадлежит стандартной группе полей, содержащейся в адресной книге Outlook. Экспортируйте в Outlook свой список контактов в отдельный файл с помощью команды Импорт и экспорт (меню Файл), затем объедините документ с экспортированными контактами. Для получения сведений о полях Outlook из адресной книги Outlook, доступных в Word, нажмите кнопку  [image]. Для получения сведений о том, как создать список контактов для экспортирования или для участия в слиянии документов, нажмите кнопку  [image].

•	Если в слиянии документов участвует нестандартное поле, ни адресная книга Outlook, ни экспортированный файл не подлежат использованию в качестве источника данных. В этом случае создайте в Outlook нестандартное табличное представление, включающее поля, используемые при слиянии. Переключитесь в это представление, выберите нужные контакты, скопируйте их в буфер обмена. Затем вставьте их в новый документ Word и сохраните его. Этот документ послужит источником данных при слиянии. Начиная процесс слияния документов, переключитесь в соответствующий документ Word и выберите в меню Сервис команду Слияние. Для использования документа Word, сохраненного в качестве источника данных, нажмите кнопку Получить данные, щелкните Открыть источник данных, затем выберите сохраненный документ. Вставьте нужные поля и нажмите кнопку Объединить.


Имена полей в Word не совпадают с именами полей Outlook

Адресная книга Outlook – это особая адресная книга, служащая связующим звеном между Outlook и Word. Когда Word ее интерпретирует, имена полей Outlook заменяются именами, привычными для пользователей Word. Если вы не находите нужного поля, воспользуйтесь полем со сходным именем. Для получения сведений о названиях имен полей Outlook при использовании адресной книги Outlook в Word нажмите кнопку  [image]. Если это не помогает, экспортируйте свой список контактов в отдельный файл, затем объедините документ с экспортированными контактами. Для получения сведений об экспортировании списка контактов нажмите кнопку  [image].


Не все мои контакты Outlook отображены в Word

Возможно, вы храните контакты в Outlook в нескольких папках. Если при слиянии документов используются контакты из адресной книги Outlook, за один раз можно задать только одну папку контактов. Если контакты экспортируются, за один раз можно экспортировать также только из одной папки контактов.

Для использования всех контактов выполните слияние документов отдельно для каждой папки контактов или скопируйте все контакты в одну папку перед их экспортированием или заданием адресной книги Outlook для слияния документов.


В Word показаны контакты, отфильтрованные в Outlook

Word использует все контакты из списка контактов, даже если в Outlook установлен фильтр перед экспортированием списка контактов или заданием в Word адресной книги Outlook для слияния документов. Если вы планируете использовать не все контакты из папки контактов, создайте отдельную папку контактов и скопируйте или переместите в нее нужные контакты. Для получения сведений о создании списка контактов для слияния документов или экспортирования нажмите кнопку  [image]. После этого используйте адресную книгу Outlook или экспортируйте список контактов из Outlook в Word.


Удаление или добавление участников или ресурсов

1	Откройте собрание.

Как?

2	Перейдите на вкладку Планировщик собрания.

3	Нажмите кнопку Пригласить других.

4	Для удаления участника или ресурса щелкните имя и нажмите клавишу DELETE.

Для добавления участника или ресурса введите имя в поле Введите или выберите имя и нажмите кнопку Обязательный, Необязательный или Ресурсы.


Изменение сведений о собрании после отправки приглашения

1	Откройте собрание.

Как?

2	Выберите на вкладке Встреча изменяемые параметры.

3	Чтобы сделать собрание повторяющимся, выберите в меню Встреча команду Повторение.

4	Введите время начала и время окончания.

5	Выберите частоту повторения собрания (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно) и установите необходимые настройки для выбранной частоты.

6	Нажмите кнопку OK, затем кнопку Сохранить и закрыть  [image].

Совет   Для быстрого изменения времени собрания щелкните в календарике левый маркер перемещения встречи (при просмотре по дням) или щелкните любое место окна встречи и перенесите встречу на новое время или новую дату (при просмотре по неделям или месяцам).


Приглашение на собрание участников и ресурсов

1	Нажмите кнопку Календарь  [image].

2	Щелкните Назначить собрание  [image].

3	Нажмите кнопку Пригласить других.

4	В списке Введите или выберите имя введите имя участника или ресурса, приглашаемого на собрание.

5	Для каждого введенного имени нажмите кнопку Обязательный, Необязательный или Ресурсы, Обязательный и Необязательный. Участники появятся в списке Кому, а Ресурсы — в поле Место.

6	Нажмите кнопку OK, затем с помощью полос прокрутки просмотрите интервалы занятости приглашенных.

Советы

•	Для быстрого планирования собрания с участием своего контакта щелкните его в папке «Контакты» и выберите в меню Контакт команду Назначить встречу с контактным лицом.

•	Для получения подробных сведений о конференц-залах проверьте свойства каждого ресурса.


Назначение собрания

1	Нажмите кнопку Календарь  [image].

2	Щелкните Назначить собрание  [image].

3	Пригласите участников и ресурсы.

Как?

4	Определите время проведения собрания.

Как?

5	Нажмите кнопку OK.

6	В поле Тема введите описание.

7	Если место проведения собрания не выбрано, задайте его в поле Место.

8	Выберите другие нужные настройки.

9	Нажмите кнопку Отправка  [image].

Совет   Для отсылки повестки дня или протокола вложите файл в приглашение на собрание.


Назначение повторяющегося собрания

1	Нажмите кнопку Календарь  [image].

2	Щелкните Назначить собрание [image].

3	Пригласите участников и ресурсы.

Как?

4	Определите время проведения собрания.

Как?

5	Нажмите кнопку OK.

6	В поле Тема введите описание.

7	Если место проведения собрания не выбрано, задайте его в поле Помещение.

8	Выберите другие нужные настройки.

9	Выберите в меню Встреча команду Повторение.

10	Установите параметры шаблона повторения и пределов повторения.

11	Нажмите кнопку OK, затем кнопку Отправка  [image].


Выбор времени проведения собрания

1	На вкладке Планировщик собрания с помощью полос прокрутки найдите интервалы времени, свободные для всех приглашенных.

2	Введите время начала и время окончания.

Советы

•	Для поиска очередного свободного интервала используйте кнопку Автовыбор или перенесите полосы выбора времени собрания.

•	Если участники находятся в другом часовом поясе, их интервалы занятости подстраиваются под ваш часовой пояс.


Планировщик собрания

Планировщик собрания позволяет быстро организовать собрание в календаре. В планировщике собрания показаны интервалы занятости приглашенных людей и ресурсов для удобства планирования времени проведения собрания.

Для изменения просматриваемого интервала времени используйте полосы прокрутки или поля Начало собрания и Конец собрания. Для выбора времени проведения собрания используйте полосы выбора времени собрания. Чтобы добавить и удалить участников и ресурсов, используйте также кнопку Пригласить других.

Советы

•	Чтобы изменить масштаб временной сетки и скрыть/показать рабочее время, нажмите кнопку Параметры.

•	Для просмотра будущей даты задайте ее в качестве времени начала.


Преобразование встречи в собрание

1	Откройте встречу.

Как?

2	Щелкните вкладку Планировщик собрания.

3	Пригласите участников и ресурсы.

Как?

4	Определите время проведения собрания.

Как?

5	Щелкните вкладку Встреча.

6	Если место проведения собрания не выбрано, задайте его в поле Место.

7	Нажмите кнопку Отправка  [image].

Совет   Для быстрого переведения встречи в собрание откройте встречу, выберите в меню Встреча команду Пригласить участников, затем введите имена в поле Кому.


Регистрация Microsoft Office и Outlook

Если вы имеете модем и не зарегистрировали Microsoft Office или Outlook во время установки, зарегистрируйте приложение, снова запустив программу установки. Если модема нет, а также если вы работаете в Windows NT Workstation, заполните регистрационную карточку, имеющуюся в комплекте продукта, и отправьте ее по почте.

Если приложение установлено с сетевого файл-сервера или из совместно используемой папки, узнайте у администратора, зарегистрировано ли это приложение.

1	Закройте все приложения.

2	Если панель Microsoft Office доступна, щелкните Установка Microsoft Office в меню Панель Office  [image]. В списке Выберите приложение выберите регистрируемое приложение Office и нажмите кнопку OK.

Если панель Microsoft Office недоступна, укажите в Windows в меню Пуск на команду Настройки, затем щелкните Панель управления. Дважды щелкните значок Установка и удаление программ. На вкладке Установка/удаление выберите регистрируемое приложение Office и нажмите кнопку Добавить/удалить.

3	Нажмите кнопку Регистрация.

4	Выполните указания мастера регистрации.


Просмотр электронной документации «Как работать с Microsoft Office»

Данная возможность доступна, если пакет Microsoft Office установлен с диска CD-ROM.

•	Если панель Microsoft Office доступна, нажмите на панели инструментов Office кнопку Как работать с Microsoft Office  [image].

•	Если панель Microsoft Office недоступна, вставьте диск в дисковод CD-ROM или подключитесь к сетевому диску, с которого установлен Office. Дважды щелкните папку Cdonline на своем компакт-диске или в папке Microsoft Office в сети, затем дважды щелкните файл Result97.htm.

Замечание   Если пакет Office установлен с диска CD-ROM и панель Microsoft Office активна, но кнопка Как работать с Microsoft Office недоступна, снова запустите программу установки Office и установите компонент «Как работать с Microsoft Office». Для получения сведений об установке приложения или компоненты Office нажмите кнопку  [image].


Панель Microsoft Office

При установленном Microsoft Office с помощью панели Microsoft Office обеспечивается быстрый доступ к наиболее часто используемым ресурсам. Одним нажатием кнопки вы можете начать создание нового проекта бюджета, найти и открыть презентацию, послать сообщение электронной почты, назначить встречу, а также создать задачу, заметку, контакт или запись в дневник для Microsoft Outlook.

Панель Microsoft Office переносима в любое место экрана. Если панель припаркована, ее можно скрыть, выбрав команду Автоматически убирать с экрана в меню Панель Office  [image]. Когда панель понадобится снова, ее можно вернуть на экран, указав курсором на край экрана, где она припаркована.

Чтобы быстро создать файл, например, Office Binder или электронную таблицу Microsoft Excel, нажмите на панели Microsoft Office кнопку Создать документ Office  [image]. Щелкните вкладку, соответствующую типу создаваемого файла, и дважды щелкните нужный файл или шаблон. В результате запустится соответствующее приложение.

Для быстрого поиска и открытия файла на панели Microsoft Office нажмите кнопку Открыть документ Office  [image], найдите в списке папок нужный файл и дважды щелкните его.

При первом запуске пакета Office на панели Microsoft Office отображается только панель инструментов Office. Другие кнопки и панели инструментов скрыты. Для их отображения щелкните правой кнопкой мыши на заднем плане любой панели инструментов, показанной на панели Microsoft Office, и выберите в открывающемся меню команду Настройка. Например, можно отобразить панель инструментов Рабочий стол на панели Microsoft Office. Панель Рабочий стол позволяет быстро открывать файлы и приложения из основного экрана Windows, в том числе если он не виден. Для отображения на панели Microsoft Office другой панели инструментов щелкните представляющий ее значок. Для появления на панели Microsoft Office названия какой-либо кнопки или панели инструментов установите на ней курсор.

На панель Microsoft Office можно добавлять свои панели инструментов и кнопки. Для добавления кнопки, соответствующей часто используемому файлу или приложению, перенесите ее на панель Microsoft Office из Проводника Windows или окна «Мой компьютер». В Windows NT Workstation 3.51 файлы можно переносить на панель Microsoft Office из диспетчера файлов.

Если панель Microsoft Office недоступна, установите ее, запустив программу установки Office. Если панель Microsoft Office доступна, она автоматически активизируется при запуске Windows. Для получения сведений о том, как устанавливать приложение или компоненту Office, щелкните [image].


Управление временем, контактами, задачами и сообщениями на панели Microsoft Office

Если вы работаете с пакетом Microsoft Office, установленным одновременно с Microsoft Outlook, на панели инструментов Office, входящей в состав панели Microsoft Office, отобразятся шесть кнопок, обеспечивающих быстрый доступ к наиболее часто используемым средствам Microsoft Outlook.

Чтобы	Нажмите
Послать почтовое сообщение из Outlook	Создать сообщение
Включить в календарь Outlook новую встречу	Создать встречу
Включить в список задач Outlook новую задачу	Создать задачу
Создать контакт в Outlook	Создать контакт
Вручную сделать запись в дневник Outlook о каком-либо событии	Создать запись в дневнике
Создать заметку в Outlook	Создать заметку


Microsoft Camcorder

Если пакет Office установлен с диска CD-ROM, можно установить средство Microsoft Camcorder, позволяющее записывать различные действия, процедуры и звуки, запускаемые на компьютере. Запись сохраняется в виде киноролика и воспроизводится при помощи Camcorder. Можно сохранить кино и в виде автономной программы и послать ее другому пользователю для просмотра без средства Camcorder. Camcorder можно использовать, например, для создания учебника по работе на компьютере. Для видеозаписи устанавливается ряд настроек; например, клавиши остановки записи, регулировка качества записи, отображение значка видеокамеры перед открытыми приложениями.

Camcorder не работает под управлением Microsoft Windows NT Workstation. В этом случае можно просмотреть кино, записанное при помощи Camcorder в виде автономной программы.

Об использовании Microsoft Camcorder см. справку Microsoft Camcorder.

Замечание   Если Microsoft Camcorder еще не установлен, вставьте диск Microsoft Office в дисковод CD-ROM и запустите программу установки Microsoft Camcorder. Для этого дважды щелкните папку ValuPack на диске CD-ROM, дважды щелкните папку MSCam и затем дважды щелкните файл Camcordr.exe. Для запуска Microsoft Camcorder нажмите в Windows кнопку Пуск, укажите на команду Программы, затем щелкните Microsoft Camcorder.


Установка или удаление отдельных компонентов

Если Outlook установлен с сетевого файл-сервера или из совместно используемой папки, запустите эту копию программы установки.

1	Закройте все приложения.

2	Нажмите в Windows кнопку Пуск, укажите на Настройки, затем щелкните Панель управления.

3	Дважды щелкните значок Установка и удаление программ  [image].

4	Если установка Outlook проводилась в составе установки Office, щелкните Microsoft Office на вкладке Установка/удаление и нажмите кнопку Добавить/удалить.

Если установка Outlook проводилась отдельно, щелкните Outlook на вкладке Установка/удаление и нажмите кнопку Добавить/удалить.

5	Выполните указания, показанные на экране.

Для получения сведений о том, где находятся устанавливаемые компоненты, нажмите кнопку  [image].

Замечания

•	Если Outlook установлен с диска CD-ROM, а затем диску назначена новая буква дисковода, снова запустите программу установки с диска CD-ROM. Если у вас работают какие-либо файлы Outlook с диска CD-ROM, удалите Outlook из системы, затем снова установите с диска CD-ROM.

•	Для добавления или удаления компонентов Outlook в системе Windows NT Workstation 3.51 запустите программу установки Outlook или программу установки Office аналогично первой установке Outlook, затем выполните предлагаемые на экране указания.


Не работает приложение Office

Возможно, приложение (или компонент) Office не установлено, удалено или ему не хватает каких-либо обязательных файлов. Для получения сведений об установке приложений или компонентов Officе нажмите кнопку  [image].

Если вы работаете с совместно используемой программой Office (например, Редактор формул) и после ее удаления и повторной установки получено сообщение о том, что программа не найдена, возможно, проблема вызвана неправильной регистрирацией. Чтобы правильно зарегистрировать совместно используемую программу, выполните следующие действия.

1	Выберите в Windows в меню Пуск команду Выполнить.

2	В поле Open введите путь к программе установки Outlook или программе установки Microsoft Office (она находится на CD в первом установочном диске или на сетевом диске, использованном для установки), затем введите /y /r.

Например, наберите d:\Setup /y /r.

3	Нажмите кнопку OK.

Замечание   В системе Windows NT Workstation 3.51 выберите команду Выполнить в меню Файл диспетчера файлов или диспетчера программ. Введите путь к программе установки и затем /y /r.


Установка принтера, используемого по умолчанию

Для выполнения данной процедуры необходимо установить принтер. Для получения сведений об установке принтера нажмите кнопку  [image].

1	Укажите в Windows в меню Пуск на Настройки, затем щелкните Принтеры.

2	Щелкните правой кнопкой мыши значок принтера для его использования по умолчанию, затем выберите в открывающемся меню команду Использовать по умолчанию.

Стоящая в меню рядом с командой Использовать по умолчанию галочка означает, что данный принтер уже выбран в качестве используемого по умолчанию.

Замечание   В системе Windows NT Workstation 3.51 откройте Панель управления и дважды щелкните значок Принтеры. На панели инструментов Диспетчер печати щелкните нужный принтер в списке По умолчанию.


Установка нового принтера

О порядке выполнения данной процедуры в Windows NT Workstation 3.51 см. документацию по Windows NT Workstation.

1	Укажите в Windows в меню Пуск на Настройка, затем щелкните Принтеры.

2	Дважды щелкните значок «Установка принтера»  [image].

3	Выполните указания мастера добавления принтера.

Перед печатью тестовой страницы убедитесь, что принтер включен и готов к печати.

Совет   Чтобы воспользоваться общим сетевым принтером, для быстрой установки принтера дважды щелкните значок Сетевое окружение на основном экране Windows. Дважды щелкните компьютер, подключенный к совместно используемому принтеру. Щелкните значок «Принтер», затем выберите в меню Файл команду Установить.


Просмотр состояния печати на принтере и печатаемых файлов

•	Дважды щелкните значок принтера рядом с часами на панели задач Windows.

При печати файла значок принтера исчезает.

Замечание   В системе Windows NT Workstation 3.51 откройте панель управления и дважды щелкните значок «Принтеры». Щелкните окно принтера для просмотра его состояния.


Печать раздела справки

1	В окне раздела справки нажмите кнопку Параметры.

2	Выберите команду Печать раздела.


Изменение размера шрифта в разделе справки

1	В окне раздела справки нажмите кнопку Параметры.

2	Для изменения размера шрифта укажите на команду Шрифт, затем щелкните Мелкий, Обычный или Крупный.

Замечание   Изменение размера шрифта затрагивает только используемый вами файл справки.


Автоматический запуск Outlook при включении компьютера

О порядке выполнения данной процедуры в Windows NT Workstation 3.51 см. документацию по Windows NT Workstation.

1	Укажите в Windows в меню Пуск на Настройки, затем щелкните Панель задач.

2	Щелкните вкладку Настройка меню и нажмите кнопку Добавить.

3	Нажмите кнопку Обзор.

4	В списке Папка щелкните диск, на котором установлен Outlook.

5	Дважды щелкайте папки в списке папок, пока не откроете содержащую Outlook.

6	Дважды щелкните Outlook, затем нажмите кнопку Далее.

7	В списке папок щелкните папку Автозагрузка и нажмите кнопку Далее.

8	В поле Укажите название ярлыка введите имя для ярлыка, например, Microsoft Outlook, затем нажмите кнопку Готово.


Сворачивание всех окон приложений на основном экране Windows

Данная процедура не работает в Windows NT Workstation 3.51.

•	Щелкните правой кнопкой мыши на заднем плане панели задач Windows, затем выберите в открывающемся меню команду Свернуть все окна.


Изменение разрешающей способности экрана

1	Нажмите в Windows кнопку Пуск, укажите на Настройки, затем щелкните Панель управления.

2	Дважды щелкните значок «Экран»  [image].

3	Щелкните вкладку Параметры.

4	Измените разрешение экрана, передвигая бегунок в области Рабочий стол.

Замечания

•	В системе Windows NT Workstation 3.51 дважды щелкните значок панели управления в основной группе диспетчера программ. Дважды щелкните значок «Экран» и измените разрешение экрана, перенося бегунок в области Рабочий стол.

•	Возможность регулировки разрешения экрана зависит от типа используемого монитора и видеоадаптера.


Просмотр списка типов файлов и расширений имен файлов

1	В окне «Мой компьютер» или «Проводник Windows» откройте папку для просмотра ее файлов.

2	В меню Вид выберите команду Параметры.

3	Для просмотра всех типов файлов установите переключатель Отображать все файлы на вкладке Просмотр.

Для просмотра всех расширений имен файлов сбросьте флажок Не отображать расширения MS-DOS для файлов зарегистрированных типов на вкладке Просмотр.

Замечание   Для просмотра всех типов файлов в Windows NT Workstation 3.51 откройте Диспетчер файлов. Выберите в меню Просмотр команду По типу файла, затем установите флажки Программы, Документы, Другие файлы и Отображать скрытые и системные файлы.


Замена приложения, запускаемого при открытии файла

Многие типы файлов в Windows открываются только закрепленными за ними приложениями. Например, при попытке открыть файл типа текстового документа запускается Блокнот. Приложение, запускаемое при открытии файла, можно заменить.

О порядке выполнения данной процедуры в Windows NT Workstation 3.51 см. документацию по Windows NT Workstation.

1	В окне «Мой компьютер» или «Проводник Windows» выберите в меню Вид команду Параметры.

2	Щелкните вкладку Типы файлов.

3	В списке Зарегистрированные типы щелкните тип файла, открываемого в другом приложении.

4	Нажмите кнопку Изменить.

5	В списке Действия выберите Open.

6	Нажмите кнопку Изменить.

7	В поле Приложение, исполняющее действие введите путь к программе, которая будет использоваться для открытия файлов выбранного типа, или нажмите кнопку Обзор и выберите путь из списка папок.

Замечание   Действие «Открыть» предусмотрено не для всех зарегистрированных типов файлов.


Ввод знака ў, Ј, Ґ, ® или другого символа, которого нет на клавиатуре

1	Укажите в Windows в меню Пуск на Программы, затем укажите на Стандартные и щелкните Таблица символов.

Если таблица символов недоступна, посмотрите в справке Windows, как установить компонент Windows.

В Windows NT Workstation 3.51 откройте группу Стандартые в диспетчере программ, затем дважды щелкните значок таблицы символов.

2	В списке Шрифт выберите шрифт, содержащий нужный символ.

3	Щелкните в таблице нужный символ.

4	Нажмите кнопку Выбрать, затем кнопку Копировать.

5	Переключитесь в свой элемент и установите курсор в текстовом поле там, куда вставляется символ.

6	Нажмите кнопку Вставить  [image].

7	Для отображения символа в другом виде, чем в таблице, откуда он выбран, выделите символ и примените какой-либо шрифт из таблицы символов.

Совет   В таблице символов приводится комбинация клавиш для выбранного символа. Она позволяет вставить символ в Outlook. Для ввода цифр, указанных в комбинации, используйте числовую клавиатуру.


Отображение всех окон на основном экране Windows

•	Щелкните правой кнопкой мыши на заднем плане панели задач Windows, затем выберите в открывающемся меню команду По горизонтали или По вертикали.

Для открытия списка задач в Windows NT Workstation 3.51 нажмите клавиши CTRL+ESC. Для отображения окон в нужном виде нажмите кнопку Каскад или кнопку Мозаика.


Добавление языка или раскладки клавиатуры

1	Нажмите в Windows кнопку Пуск, укажите на Настройки и щелкните Панель управления.

2	Дважды щелкните значок Клавиатура  [image].

3	Щелкните вкладку Язык.

4	Нажмите кнопку Добавить.

5	В списке Язык выберите нужный язык и нажмите кнопку OK.

6	Установите флажок Вывести индикатор.

Замечание   Отличие компоновок клавиатуры друг от друга зависит от специальных символов и знаков, используемых в разных языках. При нажатии одной и той же клавиши для разных компоновок появляются разные символы. После замены языка клавиатуры символы, появляющиеся на экране, могут не соответствовать символам, изображенным на клавишах.

Советы

•	Если установлен флажок Вывести индикатор, а также установлено не менее двух языков, на панели задач Windows появится индикатор языка, используемого по умолчанию. Для быстрого переключения на другой язык щелкните индикатор, затем выберите используемый вами язык.

•	Для перехода на другой язык в процессе набора используйте также комбинации клавиш. Чтобы задать комбинацию клавиш, установите подходящий переключатель в группе Язык на вкладке Язык.


Установка поддержки нескольких языков

1	Нажмите в Windows кнопку Пуск, укажите на Настройки и щелкните Панель управления.

2	Дважды щелкните значок Установка и удаление программ  [image].

3	Щелкните вкладку Установка Windows.

4	В списке Компоненты щелкните Многоязыковая поддержка и нажмите кнопку Состав.

5	Установите флажки для используемых языков.


Поиск элементов в форме по полям

1	Выберите в меню Сервис команду Найти документы.

2	В списке Просмотреть выберите тип искомых элементов или щелкните Любые элементы Outlook для охвата поиском всех типов элементов.

3	Если справа в списке Место поиска нет нужной папки или вам необходимо просмотреть несколько папок, нажмите кнопку Обзор и выберите папки из списка. В списке Папки установите флажки рядом с просматриваемыми папками и сбросьте флажки для папок, которые просматриваться не будут. Нажмите кнопку OK.

4	Щелкните вкладку Дополнительно.

5	Нажмите кнопку Поле, затем щелкните Формы.

6	В списке, расположенном в левом верхнем углу, щелкните нужную библиотеку форм.

7	Выберите форму, которая содержит поле, включаемое в критерий поиска.

8	Нажмите кнопку Добавить.

9	Нажмите кнопку Закрыть.

10	Нажмите кнопку Поле, укажите на выбранную форму и щелкните поле, включаемое в критерий поиска.

11	В списке Условие выберите условие, используемое вместе с выбранным полем.

12	Чтобы для этого условия указать значение, введите его в поле Значение. Вместе с условием оно образует критерий, которому должно удовлетворять поле.

Как?

13	Нажмите кнопку Добавить к списку.

14	Для задания каких-либо дополнительных критериев поиска с участием других полей формы повторите пункты 10–13.

Замечание   Если при формировании критерия поиска выбрано более одного условия, ищутся элементы, удовлетворяющие всем критериям. Однако если одно и то же поле участвует в нескольких критериях, ищутся элементы, удовлетворяющие по крайней мере одному из них.


Поиск элементов или файлов, содержащих определенную фразу

1	Выберите в меню Сервис команду Найти документы.

2	В списке Просмотреть выберите тип искомого элемента или файла.

3	Если справа в списке Место поиска нет нужной папки или вам необходимо просмотреть несколько папок, нажмите кнопку Обзор и выберите папки из списка. В списке Папки установите флажки рядом с просматриваемыми папками и сбросьте флажки для папок, которые просматриваться не будут. Нажмите кнопку OK.

4	В поле Искать текст введите в кавычках искомую фразу; например, «нет на работе».

5	Нажмите кнопку Найти.


Изменение размера кнопок панели инструментов

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Общие.

Покажи как

2	Установите или сбросьте флажок Крупные значки панели инструментов.

Замечание   Состояние флажка Крупные значки панели инструментов определяет внешний вид кнопок во всех приложениях Microsoft Office.


На панели инструментов не хватает некоторых кнопок

При уменьшении ширины окна Outlook или открытого элемента некоторые кнопки исчезают со Стандартной панели инструментов. Например, в уменьшенном окне почтового сообщения исчезают кнопки Вставить, Копировать и Вырезать, а в окне Outlook – кнопки Область группировки и Отменить. Для отображения всех кнопок Стандартной панели инструментов расширьте окно Outlook или окно открытого элемента или нажмите кнопку Развернуть в окне или элементе.


Изменение элемента, произведенное в результатах поиска, не отобразилось на экране

Если при поиске элементов или файлов нажать кнопку Стоп и затем изменить элементы или файлы в результатах поиска, изменения не сразу отображаются на экране. Для просмотра внесенных изменений нажмите кнопку Поиск для повторной активизации поиска.


Использование Word в качестве редактора электронной почты

Для использования Word в качестве редактора электронной почты необходимо иметь не менее 16 Мбайт памяти.

1	В Outlook выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Электронная почта.

Покажи как

2	Чтобы включить или выключить Word в качестве редактора электронной почты, установите или сбросьте флажок Использовать Microsoft Word как редактор сообщений.


Возможности Word в качестве редактора электронной почты

Если в Outlook используется Word в качестве редактора электронной почты, доступны нижеперечисленные возможности Word. Для этого необходимо установить Word 97. Использование Word в качестве редактора электронной почты можно разрешать и запрещать на вкладке Электронная почта (команда Параметры, меню Сервис).

•	Автозамена: автоматическое исправление ошибок набора.

•	Правописание: проверка орфографии в ходе набора с подчеркиванием неверно написанных слов и показом правильных вариантов.

•	Списки: добавление маркеров и номеров для выделения важных пунктов.

•	Таблицы: представление данных в упорядоченном виде.

•	Выделение: помечание цветом ключевых мест в сообщении.

•	Автоматическое преобразование имен пользователей электронной почты и адресов Интернет в гиперссылки.

•	Схема документа: организация сообщений электронной почты для удобства быстрой ориентировки. Word автоматически выявляет сообщения, относящиеся к продолжительному сеансу, и через гиперссылки создает схему к каждому сообщению.

Если в качестве редактора электронной почты используется Word, вы можете посылать сообщения адресатам, не имеющим Word, и получать сообщения от них, однако при этом специфические для Word форматы преобразуются в обычный текст. Например, таблица преобразуется в текст с разделителями в виде табуляторов.


Изменение внешнего вида сообщений WordMail

В состав Word входят несколько шаблонов электронной почты, применяемые при использовании Word в качестве редактора почты. Каждый шаблон относится к определенной теме. Например, шаблон с темой «Срочное» позволяет создать срочное сообщение.

1	В Outlook нажмите кнопку Входящие  [image].

2	Выберите в меню Сообщение команду Выбрать шаблон.

3	Щелкните вкладку Outlook и выберите нужный шаблон.

Замечание   Для получения сведений об установке шаблона электронной почты в качестве шаблона папки «Входящие», принимаемого по умолчанию, нажмите кнопку  [image].


Установка в Microsoft Outlook шаблона электронной почты Word по умолчанию

1	В Outlook выберите в меню Сервис команду Параметры, затем щелкните вкладку Электронная почта.

Покажи как

2	Установите флажок Использовать Microsoft Word как редактор сообщений.

3	Нажмите кнопку Шаблон.

4	Дважды щелкните нужный шаблон.


Устранение неполадок, связанных с использованием Word в качестве редактора электронной почты

Описание неполадок

Мои сообщения электронной почты на других компьютерах имеют другой вид

Моя электронная почта работает очень медленно и с ошибками

Как найти справку Microsoft Outlook при использовании Word в качестве редактора электронной почты


Мои сообщения электронной почты на других компьютерах имеют другой вид

Некоторые элементы форматирования WordMail не распознаются другими редакторами электронной почты. Если получатели ваших сообщений не используют в качестве редактора почты WordMail, они могут не видеть в ваших сообщениях обрамлений, высвеченного текста, нумерованных списков и плавающих рисунков. Кроме того, таблицы в других редакторах изображаются в виде текста с разделителями в виде табуляторов, а все маркеры списков  только круглыми.


Моя электронная почта работает очень медленно и с ошибками

•	Для использования WordMail в качестве редактора электронной почты необходимо иметь по крайней мере 16 Мбайт свободной памяти.

•	Перед работой в WordMail закройте неиспользуемые диалоговые окна Word.

•	Работу WordMail и всего Word в целом могут замедлять фоновые программы, например, антивирусные. Воспользуйтесь Системным монитором  вспомогательной программой, иногда включаемой в состав Windows 95. С ее помощью вы узнаете, не снижают ли производительность компьютера какие-либо программы, а также увидите приложение, занимающее наибольшую долю процессорного времени.


Как найти справку Microsoft Outlook при использовании Word в качестве редактора электронной почты

Если в открытом сообщении Outlook задан вопрос помощнику Office, выдается справка о Word и Outlook. Для справки только по Outlook (например, как написать адрес сообщения) нажмите на панели Outlook кнопку Входящие для возвращения в Outlook и задайте помощнику ваш вопрос.


Экономия памяти на компьютере при работе в Outlook

Во время работы в Outlook периодически выполняйте определенные действия для высвобождения памяти на компьютере. Самое простое действие – уничтожение содержимого папки «Удаленные». Существует также еще несколько процедур, которые перечисляются ниже. Имейте в виду, что некоторые из них требуют настройки компьютера на определенный режим. Например, файл автономных папок можно сжать только в случае использования автономных папок.

См. также

Включение или выключение автоматического опустошения папки «Удаленные»

Выключение автоматического сохранения копий отправляемых сообщений

Выключение автоматической записи в дневнике для некоторого контакта

Автоматическое архивирование или удаление старых элементы

Сжать файл автономных папок


Включение или выключение автоматического опустошения папки «Удаленные»

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Общие.

Покажи как

2	Установите или сбросьте флажок Очищать папку «Удаленные» при выходе.


Выключение автоматического сохранения копий отправляемых сообщений

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Отправка.

Покажи как

2	Сбросьте флажок Сохранять копии сообщений в папке «Отправленные».


Управление действиями, выполняемыми при запуске Outlook

1	В Windows 95 и Windows NT Workstation 4.0 щелкните правой кнопкой мыши ярлык Microsoft Outlook, выберите команду Свойства и щелкните вкладку Ярлык.

В Windows NT Workstation 3.51 щелкните значок Microsoft Outlook, затем выберите в меню Файл команду Свойства.

2	В поле Назначение после пути оставьте пробел, затем введите один или несколько параметров командной строки (см. ниже).

Если путь содержит пробелы, например, C:\Program Files, заключите его в кавычки. Прописные буквы в нем нельзя заменять строчными. Для задания пути в Outlook поставьте перед ним «Outlook:\\».

Например, для открытия папки «Мои документы» при запуске Outlook командная строка должна выглядеть следующим образом: C:\Файлы программ\Microsoft Office\Outlook.exe /select C:\Мои документы

Чтобы при запуске Outlook	Включите в командную строку
Скрыть панель Outlook	/folder
Открыть диалоговое окно Выбор конфигурации независимо от установки на вкладке Параметры (меню Сервис)	/profiles
Использовать заданную конфигурацию	/profile «имя конфигурации
Сделать видимой заданную папку	/select «путь/имя папки
Создать сообщение электронной почты	/c ipm.note
Создать заметку	/c ipm.post
Создать встречу	/c ipm.appointment
Создать задачу	/c ipm.task
Создать контакт	/c ipm.contact
Создать запись в дневник	/c ipm.activity
Создать заметку	/c ipm.stickynote
Создать элемент заданного нестандартного класса сообщений	/c класс сообщений
Создать элемент с вложением заданного файла. (Если тип элемента не задан аргументом /c, используется ipm.note. Допускается только для класса сообщений Outlook.)	/a «путь/имя файла


Задание папки, открываемой при запуске Outlook

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Общие.

Покажи как

2	В списке Стартовать из папки щелкните папку, которая будет открываться при запуске Outlook.


Проверка поступления новых сообщений

В большинстве случаев сообщения принимаются и помещаются в папку «Входящие автоматически. Но в любой момент вы также можете сами проверить наличие новых сообщений. Способ проверки зависит от настройки Outlook. В ходе такой проверки Outlook отслеживает появление сообщений для вас и доставляет ваши сообщения, адресованные другим пользователям. Выполните в папке «Входящие одно из следующих действий, в зависимости от конкретной настройки.

•	Выберите в меню Сервис команду Доставить почту. Если в вашей конфигурации установлено несколько информационных служб, выберите команду Доставить почту через (меню Сервис) и установите соответствующие флажки.

•	Если используются автономные папки, укажите в меню Сервис на команду Синхронизация, затем щелкните в этой папке.

•	Для получения сведений о порядке проверки поступления новых сообщений средствами удаленной почты нажмите кнопку  [image].


Отправка сообщений

В большинстве случаев сообщения отправляются автоматически нажатием кнопки Отправка  [image]. Однако вы можете сами посылать сообщения каким-либо способом, в зависимости от настройки Outlook. В ходе проверки Outlook отслеживает появление сообщений для вас и доставляет ваши сообщения, адресованные другим пользователям. Выполните в папке «Входящие одно из следующих действий, в зависимости от конкретной настройки.

•	Выберите в меню Сервис команду Доставить почту. Если в вашей конфигурации установлено несколько информационных служб, выберите команду Доставить почту через (меню Сервис) и установите соответствующие флажки.

•	Для получения сведений об использовании автономных папок для отправки сообщений нажмите кнопку  [image].

•	Для получения сведений о порядке отправления сообщений средствами удаленной почты нажмите кнопку  [image].


Печать брошюры

В Outlook можно печатать элементы определенным образом с целью вырезания и брошюрования. При печати брошюры разметка и нумерация страниц устанавливаются автоматически. Брошюра печатается на принтере, печатающем на обеих сторонах бумаги (так называемый дуплексный принтер), или на принтере с односторонней печатью. Для печати на дуплексном принтере задайте двустороннюю печать в диалоговом окне Свойства (меню Файл, команда Печать). Подробнее об этом см. документацию по принтеру.

При использовании типа представления карточками брошюра с элементами (например, список контактов) печатается с помощью встроенного стиля печати. Для этого выберите представление карточками, укажите в меню Файл на команду Параметры страницы, затем щелкните стиль Маленькая брошюра или Средняя брошюра.

См. также

Печать брошюры на принтере с односторонней печатью

Печать брошюры на дуплексном принтере


Печать брошюры на принтере с односторонней печатью

1	Выберите в меню Файл команду Печать.

Покажи как

2	В группе Стиль печати щелкните нужный стиль печати.

3	Нажмите кнопку Параметры страницы, затем перейдите на вкладку Бумага.

4	В списке Размер выберите размер брошюры: 1/2, 1/4 или 1/8.

5	При необходимости измените другие настройки, например, используемый шрифт, размеры и ориентацию страницы. Для просмотра образца печати с новыми установками нажмите кнопку Просмотр.

6	Нажмите кнопку Печать.

7	В списке Страницы щелкните Нечетные, затем нажмите кнопку OK.

8	Вставьте бумагу в принтер чистой стороной.

9	Выберите в меню Файл команду Печать.

10	В группе Стиль печати щелкните стиль печати для брошюры.

11	В списке Страницы щелкните Четные, затем нажмите кнопку OK.

12	Обрежьте напечатанные страницы и сшейте их в брошюру.

Как?


Печать брошюры на дуплексном принтере

1	Выберите в меню Файл команду Печать.

Покажи как

2	В группе Стиль печати щелкните нужный стиль печати.

3	Нажмите кнопку Параметры страницы, затем перейдите на вкладку Бумага.

4	В списке Размер выберите размер брошюры: 1/2, 1/4 или 1/8.

5	При необходимости измените другие настройки, например, используемый шрифт, размеры и ориентацию страницы. Для просмотра образца печати с новыми установками нажмите кнопку Просмотр.

6	Нажмите кнопку Печать.

7	Обрежьте напечатанные страницы и сшейте их в брошюру.

Как?


Печать адреса контакта на конверте или наклейке

Для этой процедуры необходимо иметь Microsoft Word.

1	Убедитесь, что нужная папка контактов показана в адресной книге Outlook. Для сведений об отображении папки контактов в адресной книге Outlook нажмите кнопку  [image].

2	В Word выберите в меню Сервис команду Конверты и наклейки.

3	Для печати адреса на наклейке перейдите на вкладку Наклейки.

Для печати адреса на конверте перейдите на вкладку Конверты.

4	Для поиска нужного адреса нажмите кнопку Адресная книга  [image].

5	В списке Источник адресов щелкните имя папки, где содержится нужный контакт. Имя папки появится ниже заголовка «Адресная книга Outlook.

6	Выберите нужный тип адреса, установив переключатель Почта, Домашний или Другой.

7	Дважды щелкните строку книги с нужным адресом.

8	Установите другие нужные параметры.

Для получения справки о каком-либо параметре щелкните вопросительный знак  [image] , затем щелкните параметр.

9	Нажмите кнопку Печать.

Замечание   Для печати списка контактов на наклейках или конвертах выполните в Microsoft Word объединение документов для почты, используя в качестве источника данных папку контактов Outlook, затем напечатайте полученные документы в Word. Для получения более подробных сведений нажмите кнопку  [image].


При печати списка контактов не печатаются буквы-заголовки

При сортировке контактов по полю, не показанному в представлении, буквы-заголовки не печатаются. Для их печати добавьте в представление поле, по которому производится сортировка. Для сведений о добавлении поля нажмите кнопку  [image].


Использование в полях заголовка сообщения английского языка (США)

Данная возможность недоступна в английской версии Outlook.

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Чтение.

Покажи как

2	Для использования английского языка в полях заголовка сообщения, таких как «От, «Кому и «Тема, установите флажок Использовать английский для включенных заголовков сообщений.


Получение уведомлений о поступлении новых элементов

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Электронная почта.

Покажи как

2	В группе При получении сообщения установите флажки рядом с нужными параметрами.


Задание отправки сообщений данному адресату обычным текстом

1	Откройте контакт, которому отсылаются сообщения обычным, неформатированным текстом.

Как?

2	В списке Эл. почта дважды щелкните нужный адрес электронной почты.

3	Сбросьте флажок Отправка сообщений адресату в формате Microsoft Exchange RTF.

Замечание   Эта возможность задается также для адресатов, включенных в личную адресную книгу. Откройте ее, дважды щелкните имя адресата, затем сбросьте флажок Отправка сообщений адресату в формате Microsoft Exchange RTF.


Задание отправки сообщений данному адресату в формате RTF

1	Откройте контакт, которому отсылаются сообщения в формате RTF.

Как?

2	В списке Эл. почта дважды щелкните нужный адрес электронной почты.

3	Установите флажок Отправка сообщений адресату в формате Microsoft Exchange RTF.

Замечание   Эта возможность задается также для адресатов, включенных в личную адресную книгу. Откройте ее, дважды щелкните имя адресата, затем установите флажок Отправка сообщений адресату в формате Microsoft Exchange RTF.


Копирование содержимого полей в другой элемент или другое приложение

1	В списке Текущее представление  [image]  щелкните тип представления в виде таблицы.

2	Добавьте в представление столбцы, содержимое которых необходимо скопировать.

Как?

3	Выберите элементы, для которых необходимо скопировать данные.

Как?

4	Выберите в меню Правка команду Копировать.

5	Переключитесь в другое приложение или в текстовое поле элемента, куда скопируются данные.

6	Выберите в меню Правка команду Вставить.

Замечание   При использовании команды Вырезать элементы не удалятся. Для удаления элементов выделите их и выберите в меню Правка команду Удалить.


Копирование результатов голосования

1	Просмотрите ответы на голосование.

Как?

2	Выберите копируемые ответы.

Для выделения всех строк щелкните первую и при нажатой клавише SHIFT щелкните последнюю.

Для выделения нескольких строк вразброс щелкните первую из них и при нажатой клавише CTRL щелкните поочередно остальные строки.

3	Выберите в меню Правка команду Копировать.

4	Переключитесь в другое приложение или в текстовое поле элемента, куда скопируются данные.

5	Выберите в меню Правка команду Вставить.


Повторная отсылка сообщения

Данная процедура применяется только для отправленных сообщений.

1	Щелкните на панели Outlook группу Почта.

2	Нажмите кнопку Отправленные  [image].

3	Откройте повторно отсылаемое сообщение.

4	Выберите в меню Сервис команду Отправить заново.


На панели Outlook избыток ярлыков.

Каждый раз при создании папки вам предлагается возможность включить на панель Outlook ярлык для новой папки. Если вы не собираетесь создавать ярлык, сбросьте флажок Создать для этой папки ярлык на панели Outlook в диалоговом окне Новая папка (меню Файл, подменю Создать, команда Папка). Для удаления ярлыка щелкните его правой кнопкой мыши, затем выберите в открывающемся меню команду Удалить с панели Outlook.


Открытие папки «Исходящие

1	Щелкните на панели Outlook группу Почта.

2	Нажмите кнопку Исходящие  [image].


Дополнительные средства, включаемые в комплект Outlook

В комплект Outlook включен ряд дополнительных средств (например, цифровая защита и передача прав доступа) и приложений, расширяющих функциональный диапазон Outlook. Эти дополнительные средства устанавливаются и загружаются автоматически при установке Outlook. Если по какой-либо причине одно из таких средств удалится или вы захотите использовать новое средство, его можно установить и загрузить вручную. Для более подробных сведений нажмите кнопку  [image].

В состав Outlook, помимо дополнительных средств, входят необязательные компоненты. Для просмотра списка компонентов, устанавливаемых вместе с Outlook, нажмите кнопку  [image].

Название средства	Имя файла	Описание
Расширение меню cc:Mail	Ccmxp.ecf	Добавляет cc:Mail к списку используемых информационных служб.
Передача прав доступа	Dlgsetp.ecf	Добавляет вкладку Представители в диалоговое окно Параметры (меню Сервис).
Цифровая защита	Etexch.ecf	Добавляет вкладку Защита в диалоговое окно Параметры (меню Сервис), где можно задать цифровую подпись и шифрование сообщения.
Расширения Exchange	Emsuix.ecf	Добавляет к меню Сервис команды Заместитель и Сортировщик.
Internet Mail	Minet.ecf	Добавляет Internet Mail к списку используемых информационных служб.
Расширения Mail 3.0	Mail3.ecf	Разрешает использовать в Outlook расширения, созданные для Microsoft Mail 3.0.
Microsoft Fax	Awfext.ecf	Добавляет программное обеспечение Microsoft At Work, если оно установлено, к списку используемых информационных служб.
Расширения меню Microsoft Mail 3.x	Msfsmenu.ecf	Разрешает использовать в Outlook расширения меню, созданные для Microsoft Mail 3.x.
Расширения таблицы свойств Microsoft Mail 3.x	Msfsprop.ecf	Разрешает использовать в Outlook расширения диалоговых окон, созданные Microsoft Mail 3.x.
Расширения удаленного обмена	Emsuix.ecf	Включает параметры удаленной почты на панель управления Windows с доступом через значок «Почта».
Schedule+	Msspc.ecf	Обеспечивает совместимость с Schedule+.
The Microsoft Network	Msn.ecf	Добавляет The Microsoft Network к списку используемых информационных служб.


Создание элемента по другому шаблону

1	Нажмите кнопку Входящие  [image].

2	Выберите в меню Файл команду Создать, затем щелкните Выбрать шаблон.

3	Дважды щелкните шаблон, по создается элемент.


Шаблоны Outlook

Шаблоны представляют собой предварительно определенные элементы (хранящиеся в виде файлов с расширением имени .oft), используемые для быстрого создания новых элементов стандартных типов. Вы можете создавать собственные шаблоны на основе сохраненных элементов или пользоваться шаблонами, имеющимися в составе Outlook.

Например, можно использовать шаблон Web для создания сообщения со списком гиперссылок для отправки на серверы Web. Можно сохранить какой-либо контакт (с частично заполненными полями) в качестве шаблона для других контактов.

Для создания элемента на основе шаблона перейдите в папку «Входящие, укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Выбрать шаблон.


Сохранение элемента в качестве шаблона Outlook

1	Откройте элемент, сохраняемый в качестве шаблона.

2	Выберите в меню Файл команду Сохранить как.

3	В поле Имя файла введите имя для нового файла.

4	В списке Тип файла выберите Шаблон Outlook.

5	В списке Папка щелкните место, где сохранится файл.

Шаблон, сохраненный в папке Outlook, отобразится на вкладке Outlook. Для этого укажите в меню Файл на команду Создать и щелкните Выбрать шаблон. Шаблон, сохраненный в какой-либо другой папке, не появится на вкладке Outlook.


Некоторые сообщения показаны серым цветом или перечеркнуты.

По истечении срока действия сообщения последнее отображается в списке сообщений серыми буквами или в перечеркнутом виде. Сообщение с истекшим сроком действия, находящееся в почтовом ящике сервера Microsoft Exchange, удаляется администратором. Можно задать автоматическое удаление аннулированных сообщений во время архивации. Для более подробных сведений нажмите кнопку  [image].


Изготовление брошюры

1	Разрежьте страницы на заданное число частей. Например, для брошюры в четверть листа разрежьте страницу на четыре части. Каждая часть состоит из двух страниц.

2	Сложите страницы по номерам и согните пополам.

3	Соедините страницы скрепками.


Использование автоподписи в сообщениях

Средство автоподписи позволяет автоматически вставлять любой текст в текстовые поля отправляемых почтовых сообщений. Например, можно создать автоподпись, состоящую из имени, должности и номера телефона отправителя. Кроме того, используя автоподпись, можно добавлять к сообщениям свой заголовок или включать стандартный абзац с описанием рекомендуемого порядка ответа на сообщения.

Меняя шрифт и регулируя выравнивание автоподписи, можно придавать ей любой вид. Также можно варьировать форматы для отдельных символов или слов подписи.

Существует несколько способов использования автоподписи.

•	Создайте автоподпись и задайте ее автоматическую вставку в текстовое поле создаваемых сообщений или непосредственно в создаваемые новые сообщения, а также в сообщения, на которые вы отвечаете или которые пересылаете.

•	Создайте автоподпись, не задавая ее автоматического включения в сообщения. Позже в любой момент вы сможете ее вставить.

•	Созданную автоподпись можно вставлять в текстовое поле или в любой элемент, за исключением заметки.

•	Если в качестве редактора электронной почты используется WordMail, создайте автоподпись в почтовом сообщении и сохраните в составе шаблона сообщения. Она автоматически вставится в создаваемые вами сообщения, в сообщения, на которые вы отвечаете и которые пересылаете.

См. также

Создание автоподписи для автоматической вставки

Создание автоподписи для использования в будущем

Вставка автоподписи

Создание автоподписи для использования в WordMail


Создание автоподписи для автоматической вставки

1	Нажмите кнопку Входящие  [image].

2	Выберите в меню Сервис команду Автоподпись.

3	Для автоматической вставки автоподписи в создаваемые вами сообщения установите флажок Добавлять эту подпись в конце новых сообщений.

4	Введите в текстовом поле текст, используемый вами в качестве автоподписи.

В диалоговое окно Автоподпись можно вставить или перенести текст из другого документа.

5	Для изменения шрифта выделите текст, нажмите кнопку Шрифт и выберите нужные настройки.

6	Для выравнивания текста или добавления маркеров выделите текст, нажмите кнопку Абзац и выберите нужные настройки.

7	Для автоматической вставки автоподписи в сообщения, на которые вы отвечаете или которые пересылаете, сбросьте флажок Не добавлять эту подпись при ответе или пересылке.

Замечание   Если автоматическая вставка автоподписи не задана, вы также сможете использовать созданную автоподпись. Щелкните в текстовом поле или открытом элементе (любом, кроме заметки) там, где вставится автоподпись, и выберите в меню Вставка команду Автоподпись.


Создание автоподписи для использования впоследствии

1	Нажмите кнопку Входящие  [image].

2	Выберите в меню Сервис команду Автоподпись.

3	Введите в текстовом поле текст, используемый вами в качестве автоподписи.

В диалоговое окно Автоподпись можно вставить или перенести текст из другого документа.

4	Для изменения шрифта выделите текст, нажмите кнопку Шрифт и выберите нужные настройки.

5	Для выравнивания текста или добавления маркеров выделите текст, нажмите кнопку Абзац и выберите нужные настройки.


Вставка автоподписи

Перед вставкой создайте автоподпись.

1	Откройте элемент, куда вставляется автоподпись (любой элемент, кроме заметки).

2	Щелкните в текстовом поле там, куда вставится автоподпись.

3	Выберите в меню Вставка команду Автоподпись.


Изменение автоподписи

1	Нажмите кнопку Входящие  [image].

2	Выберите в меню Сервис команду Автоподпись.

Покажи как

3	Измените автоподпись в текстовом поле.

4	Для изменения шрифта выделите текст, нажмите кнопку Шрифт и выберите нужные настройки.

5	Для изменения способа выравнивания текста, добавления или удаления маркеров выделите текст, нажмите кнопку Абзац и выберите нужные настройки.

6	Для автоматической вставки автоподписи в конец сообщений, на которые вы отвечаете или которые пересылаете, сбросьте флажок Не добавлять эту подпись при ответе или пересылке. Чтобы автоподпись не вставлялась в такие сообщения, установите флажок.

Замечание   Чтобы изменить автоподпись только для одного сообщения, измените ее непосредственно в этом сообщении.


Выключение автоподписи

1	Нажмите кнопку Входящие  [image].

2	Выберите в меню Сервис команду Автоподпись.

Покажи как

3	Для отмены автоподписи в сообщениях, на которые вы отвечаете или которые пересылаете, установите флажок Не добавлять эту подпись при ответе или пересылке.

Для отмены автоподписи в создаваемых вами сообщениях сбросьте флажок Добавлять эту подпись в конце новых сообщений.

Замечание   Чтобы убрать автоподпись только из одного сообщения, выделите ее в сообщении и удалите.


Средства защиты в Microsoft Outlook

В Outlook и Microsoft Exchange Server предусмотрен ряд способов защиты секретной информации от несанкционированного чтения. Эти возможности доступны только при работе с сервером Microsoft Exchange.

•	Подпишите сообщение цифровой подписью для защиты от изменения посторонними. Для получения более подробных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Зашифруйте тело сообщения с целью прочтения сообщения и его вложений только выбранными адресатами. Для получения более подробных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Если вы получаете сообщения, защищенные цифровой подписью или запечатанные, чаще меняйте свой пароль защиты. Для получения более подробных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Если вы назначили представителя в своей папке, можно скрыть сведения личного характера. Откройте элемент, содержащий такие сведения, и установите флажок Частное.

•	Помечайте отправляемые сообщения как частные, личные или ДСП. Сообщение, помеченное как частное, нельзя изменить. Сообщение, помеченное как личное или ДСП, изменить можно. Для получения более подробных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Если вы являетесь владельцем общей папки и ваша система электронной почты доступна из Web, можете защитить свою общую папку, закрыв доступ к ней из Web. О том, как Web осуществляет доступ к вашей системе электронной почты и общим папкам, узнайте у администратора. Для получения сведений о порядке установления прав доступа в общую папку нажмите кнопку  [image].


Найти текст в элементе

1	Откройте элемент, в котором необходимо найти текст.

2	Выберите в меню Правка команду Найти.

Покажи как

3	В поле Образец введите искомый текст.

4	Для поиска текста образца с точностью до прописных и строчных букв установите флажок Соблюдать прописные.

5	Для поиска слов целиком, а не частями, установите флажок Только слово целиком.

6	Нажмите кнопку Найти далее.

Советы

•	Чтобы найти следующее вхождение того же текста, выберите в меню Правка команду Найти далее.

•	Можно найти все элементы в папке, содержащие заданный текст. Для получения сведений о таком поиске нажмите кнопку  [image].


Отображение или скрытие папки

•	Нажмите кнопку Список папок  [image].

Чтобы подняться вверх в списке папок на один уровень, нажмите кнопку Переход на один уровень вверх  [image].

Совет   Для быстрого посмотра списка папок и его скрытия после выбора папки щелкните заголовок открытой папки (например, «Входящие») в шапке папки.


Переход к следующему или предыдущему элементу

1	Откройте элемент.

2	Для перехода к следующему элементу нажмите кнопку Далее  [image].

Для перехода к предыдущему элементу нажмите кнопку Назад  [image].

Для перехода к предыдущему или следующему элементу определенного типа щелкните стрелку рядом с кнопкой Назад  [image] или Далее  [image], затем выберите нужный вариант.

Замечание   Для получения сведений о порядке задания действия, выполняемого после перемещения или удаления элемента, нажмите кнопку  [image].


Создание ярлыка папки на панели Outlook

1	На панели Outlook щелкните правой кнопкой мыши на заднем плане группы, в которую включается новый ярлык, и выберите в открывающемся меню команду Добавить к панели Outlook.

2	В списке Имя папки щелкните имя папки, для которой создается ярлык.


Удаление ярлыка из панели Outlook

•	На панели Outlook щелкните правой кнопкой мыши удаляемый ярлык,, затем выберите в открывающемся меню команду Удалить с панели Outlook.


Добавление группы к панели Outlook

1	Щелкните правой кнопкой мыши на заднем плане панели Outlook и выберите в открывающемся меню команду Добавить группу.

2	Наберите имя группы и нажмите клавишу ENTER.


Удаление группы из панели Outlook

•	На панели Outlook щелкните правой кнопкой мыши удаляемую группу, затем выберите в открывающемся меню команду Удалить группу.


Переименование группы на панели Outlook

1	На панели Outlook щелкните правой кнопкой мыши переименовываемую группу, затем выберите в открывающемся меню команду Переименовать группу.

2	Наберите имя группы и нажмите клавишу ENTER.


Перемещение ярлыка на панели Outlook

•	Перенесите нужный ярлык на новое место на панели Outlook.

Для точного расположения ярлыка в нужном месте используйте стрелки, появляющиеся на экране.

Замечание   Для перенесения ярлыка в группу, не открытую на панели Outlook, укажите мышью на имя этой группы. Чтобы прокрутить элементы открытой группы, подведите курсор к верхнему или нижнему краю группы.


Открытие группы на панели Outlook

•	Щелкните на панели Outlook открываемую группу.


Отображение содержимого папки «Мой компьютер»

1	Щелкните на панели Outlook группу Другие папки.

2	Нажмите кнопку Мой компьютер  [image].


Отображение или скрытие панели Outlook

•	Выберите в меню Вид команду Панель Outlook.


Открытие папки в отдельном окне

1	Если список папок не показан, нажмите кнопку Список папок  [image].

2	Щелкните правой кнопкой мыши папку, открываемую в отдельном окне, и выберите в открывающемся меню команду Открыть в новом окне.


Изменение размера ярлыков на панели Outlook

•	Для уменьшения размера ярлыков щелкните правой кнопкой мыши на заднем плане панели Outlook, затем выберите в открывающемся меню команду Мелкие значки.

Для увеличения размера ярлыков щелкните правой кнопкой мыши на заднем плане панели Outlook, затем выберите в открывающемся меню команду Крупные значки.


Заметки

Заметки – это электронный заменитель бумажного блокнота с отрывными листками, куда заносятся вопросы, ценные мысли, напоминания и многое другое, что вы обычно записываете на скорую руку в бумажный блокнот. Кроме того, в заметках удобно хранить сведения, которые могут понадобиться позднее, например, указания или текст для вставки в другие элементы или документы.

Можно работать, оставив заметки открытыми на экране. Внесенные в заметку изменения сохраняются автоматически.

Текст заметки набирается шрифтом, заданным на вкладке Задачи/заметки диалогового окна Параметры (меню Сервис).


Изменение цвета заметок

1	Откройте заметку.

Как?

2	Щелкните находящийся вверху заметки значок заметки  [image].

3	Укажите на команду Цвет и выберите нужный цвет.

Совет   Для предварительного изменения цвета всех будущих заметок перейдите на вкладку Задачи/заметки диалогового окна Параметры (меню Сервис).


Создание заметки

1	Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Заметка.

2	Наберите текст заметки.

3	Для закрытия заметки нажмите кнопку Закрыть.


Изменение настроек формата для новых заметок

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Задачи/заметки.

Покажи как

2	В группе Настройки по умолчанию для заметок установите нужные параметры.


Удаление заметки

1	В папке «Заметки» выберите удаляемые заметки.

Как?

2	Нажмите кнопку Удалить  [image].

Замечание   Для удаления открытой заметки щелкните находящийся вверху заметки значок заметки  [image]  и нажмите кнопку Удалить.


Открытие заметки

1	Нажмите кнопку Заметки  [image].

2	Выберите открываемые заметки.

Как?

3	Выберите в меню Файл команду Открыть.

Совет   Для быстрого открытия одной заметки дважды щелкните ее.


Изменение размера заметки

1	Откройте заметку.

Как?

2	Перенесите правый нижний угол заметки.

Замечание   Для предварительного изменения размера всех будущих заметок перейдите на вкладку Задачи/заметки диалогового окна Параметры (меню Сервис).


Отображение или скрытие времени и даты в заметках

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Задачи/заметки.

Покажи как

2	Установите или сбросьте флажок Показывать время и дату.


Вставка элемента в другой элемент

1	Откройте элемент (любой, кроме заметки), куда вставляется другой документ.

2	Выберите в меню Вставка команду Документ.

Покажи как

3	В списке Папки щелкните папку, содержащую вставляемый документ.

4	В списке Элементы выберите вставляемые элементы.

Как?

5	В группе Вставить как установите нужный переключатель.

Советы

•	Вставьте элемент, перенося его в текстовое поле другого открытого элемента. Например, перенесите задачу из папки «Задачи» в текстовое поле почтового сообщения.

•	Перенесение элемента при нажатой правой кнопке мыши в папку с элементами другого типа создает новый элемент этого типа. Переносимый элемент вставится в новый элемент в виде ярлыка, вложения или текста. Например, перенеся таким образом почтовое сообщение в папку «Контакты», вы создадите новый контакт, в текстовом поле которого будет содержаться сообщение в виде ярлыка, вложения или текста. Элемент, копируемый в виде вложения, будет храниться в двух местах: в исходной папке, откуда элемент переносился, и в текстовом поле нового элемента. Две копии элемента займут больше места на жестком диске или на сервере.


Отображение или скрытие помощника Office

•	Чтобы показать помощника Office, нажмите кнопку Помощник  [image].

•	Чтобы скрыть помощника Office, нажмите в окне кнопку Закрыть.

Замечание   Чтобы показать помощника после просмотра справки, щелкните в любом месте окна Outlook или закройте окно справки.


Перемещение окна помощника Office

•	Перенесите помощника на новое место на экране.

Замечание   Чтобы показать помощника после просмотра справки, щелкните в любом месте окна Outlook или закройте окно справки.


Выбор другого помощника Office

1	Если помощник Office не показан на экране, нажмите кнопку Помощник  [image].

2	Нажмите кнопку Параметры.

Если кнопки Параметры нет на экране, щелкните помощника, затем нажмите кнопку Параметры.

3	Щелкните вкладку Коллекция, затем, нажимая кнопки Назад или Далее, выберите нужного помощника.

Замечания

•	Для использования помощников «Планета Земля» и «Ученый» (они недоступны, если установка Outlook проводилась с 3,5-дюймовых дисков) дисплей и видеоадаптер должны поддерживать не менее 256 цветов. Об изменении количества цветов, поддерживаемых видеомонитором, см. справку Windows.

•	При наличии доступа к Интенет с сервера Microsoft Office Web можно загрузить новых помощников. Укажите в меню ? на команду Microsoft на Web, затем щелкните Домашняя страница Microsoft Office.


Устранение неполадок, связанных с помощником Office

Описание неполадок

Помощник Office отвлекает внимание

Как выключить помощника Office

Помощник Office отсутствует

Помощник Office не показывает нужный раздел справки

С появлением справки исчезают некоторые панели инструментов


Помощник Office отвлекает внимание

•	Некоторые помощники Office ведут себя активнее других. Для выбора другого помощника щелкните имеющегося помощника правой кнопкой мыши и выберите в открывающемся меню команду Выбрать помощника. На вкладке Коллекция просмотрите имеющихся помощников, нажимая кнопки Назад или Далее. Наименее активен помощник «Эмблема Office». Самые активные и «шумные» помощники – «Колобок»и«Пес-барбос» (они недоступны, если установка Outlook проводилась с 3,5-дюймовых дисков).

•	Чтобы ограничить перемещение помощника Office по экрану, щелкните помощника, нажмите кнопку Параметры и на вкладке Параметры сбросьте флажок не закрывать данные.

•	Чтобы выключить звук помощника, щелкните его, нажмите кнопку Параметры и на вкладке Параметры сбросьте флажок звуковое сопровождение.

•	Для помощника Office предусмотрено два варианта размера. Для изменения размера установите курсор на какой-либо границе помощника и, когда курсор примет вид двунаправленной стрелки, перенесите границу, устанавливая нужный размер.


Как выключить помощника Office

•	Чтобы скрыть помощника, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите в открывающемся меню команду Скрыть помощника. Если помощник показывает совет, сообщение или раздел справки, закройте это окно, а затем скройте помощника.

•	Если нет необходимости, чтобы помощник Office давал справку во время работы мастеров, щелкните помощника, нажмите кнопку Параметры и на вкладке Параметры сбросьте флажок отображать справку для мастеров.

•	Чтобы скрыть помощника Office только для одного мастера, запустите мастера и затем нажмите кнопку Помощник  [image].

•	Можно убрать помощника Office из приложения Office с помощью программы установки Outlook. Для получения сведений о том, как удалять помощника, нажмите кнопку  [image].


Помощника Office отсутствует

Если помощника Office нет на экране, нажмите кнопку Помощник  [image]. Если помощник не появится, возможно, он не установлен. Для получения сведений об установке компонента помощника Office нажмите кнопку  [image].


Помощник Office не показывает нужный раздел справки

Если помощника Office нет на экране, нажмите кнопку Помощник  [image].

Для повышения эффективности поиска раздела справки введите в окне помощника все предложение или законченный вопрос, а не одно слово или фразу. Например, для справки о том, как напечатать сразу несколько копий файла, введите Как напечатать сразу несколько копий, а не просто печать.


С появлением справки исчезают некоторые панели инструментов

При выдаче справки помощником Office или по команде Вызов справки из меню ? плавающие панели инструментов временно исчезают. Это вызвано тем, что при отображении раздела справки окно Outlook перестает быть активным окном на экране ѕ им становится окно справки. Плавающие панели инструментов появятся вновь автоматически. Чтобы восстановить их сразу, щелкните в любом месте окна Outlook.


Получение справки без участия помощника Office

•	Выберите в меню ? команду Вызов справки.

Совет   Чтобы при нажатии клавиши F1 отобразить справку без помощника Office, нажмите кнопку Параметры в подсказке помощника Office. (Если кнопки Параметры нет на экране, щелкните помощника, затем нажмите кнопку Параметры). Сбросьте на вкладке Параметры флажок Вызывать при нажатии клавиши F1.


Отображение совета дня при запуске Outlook

1	Если помощника Office нет на экране, нажмите кнопку Помощник  [image].

2	Нажмите кнопку Параметры.

Если кнопка Параметры не показана на экране, щелкните помощника, затем нажмите кнопку Параметры.

3	Установите на вкладке Параметры флажок отображать совет дня при запуске.


Получение справок, советов, сообщений и напоминаний от помощника Office

Помощник Office отвечает на ваши вопросы, предлагает советы и дает справку по тем или иным аспектам используемого приложения Office. Кроме того, помощник показывает следующее.

•	Предлагаемая справка относится к конкретной задаче, выполняемой в данный момент, и может выдаваться до вашего запроса. Например, если щелкнуть помощника в режиме предварительного просмотра печати (если данный переключатель установлен), помощник возвратит разделы справки о завершении предварительного просмотра, о настройке режима печати и устранении проблем печати.

•	Справка о мастерах появляется при запуске программы мастера. Эту справку можно запретить.

•	Советы предлагают более эффективные способы использования возможностей приложения и клавиш быстрого доступа. Появление в окне помощника изображения желтой лампочки означает, что вам предлагается совет; для его просмотра щелкните лампочку. Если в момент поступления совета помощник не показан на экране, появляется кнопка Помощник с изображением лампочки. Для отображения совета нажмите кнопку Помощник  [image] .

•	Сообщения отображаются помощником, если он включен. Сообщения просматриваются в окне помощника Office или в другом диалоговом окне.

•	Оповещения о таких делах, как предстоящие собрания и задачи, отображаются помощником Office, если он включен.

Помощник используется всеми приложениями Office. Изменение каких-либо параметров помощника, например, типов показываемых советов, будет действительным для всех приложений Office. Чтобы показать помощника после просмотра справки щелкните в любом месте окна Outlook или закройте окно справки.

См. также

Задание автоматического отображения справки помощником Office

Выключение выдачи помощником Office справки о мастерах

Задание показа советов помощником Office

Отображение сообщений без участия помощника Office


Задание показа советов помощником Office

1	Если помощника Office нет на экране, нажмите кнопку Помощник  [image].

2	Нажмите кнопку Советы.

Если кнопка Советы не показана на экране, щелкните помощника и затем нажмите кнопку Советы.

3	Для отображения другого совета нажмите кнопку Назад или Далее.

Совет   Чтобы помощник отображал советы определенных типов, щелкните его и нажмите кнопку Параметры. На вкладке Параметры в группах Параметры вывода советов и Отображать советы установите флажки рядом с нужными типами советов.


Выключение выдачи помощником Office справки о мастерах

1	Если помощника Office нет на экране, нажмите кнопку Помощник  [image].

2	Нажмите кнопку Параметры.

Если кнопки Параметры на экране нет, щелкните помощника, затем нажмите кнопку Параметры.

3	На вкладке Параметры сбросьте флажок отображать справку для мастеров.


Задание автоматического отображения справки помощником Office

1	Если помощника Office нет на экране, нажмите кнопку Помощник  [image].

2	Нажмите кнопку Параметры.

Если кнопки Параметры на экране нет, щелкните помощника, затем нажмите кнопку Параметры.

3	Установите на вкладке Параметры флажок подбирать разделы справки.


Отображение сообщений без участия помощника Office

1	Если помощника Office нет на экране, нажмите кнопку Помощник  [image].

2	Нажмите кнопку Параметры.

Если кнопки Параметры на экране нет, щелкните помощника, затем нажмите кнопку Параметры.

3	На вкладке Параметры сбросьте флажок отображать сообщения помощника.


Отключение оповещений

Покажи как

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Оповещения.

2	Сбросьте флажок Показать оповещение.


Изменение размера помощника Office

1	Установите курсор на границе окна помощника Office; курсор примет вид двунаправленной стрелки.

2	Перенесите границу, увеличивая мелкий размер или уменьшая крупный.

Замечание   Чтобы показать помощника после просмотра справки щелкните в любом месте окна Outlook или закройте окно справки.

Совет   Для автоматического переключения размера окна помощника с крупного на мелкий после 5 минут простоя нажмите кнопку Параметры. (Если ее нет на экране, щелкните помощника и затем нажмите кнопку Параметры). Установите на вкладке Параметры флажок не закрывать данные.


Включение или выключение звука помощника Office

Для того, чтобы слышать звуки, издаваемые помощником Office, необходимо установить на компьютере звуковую карту.

1	Нажмите в окне помощника Office кнопку Параметры.

Если кнопка Параметры не показана на экране, щелкните помощника, затем нажмите кнопку Параметры. На вкладке Параметры установите или сбросьте флажок звуковое сопровождение.

Замечание   Чтобы показать помощника после просмотра справки, щелкните в любом месте окна Outlook или закройте окно справки.


Не все в порядке с окном помощника Office

•	Возможно, он заслонен другим окном. Для просмотра заднего окна закройте передний.

•	При отображении справки с экрана исчезают советы, сообщения и оповещения. Они автоматически появятся снова, когда вы закроете окно справки или щелкните в окне Outlook.

•	При переключении в другое приложение окно, связанное с предыдущим приложением, исчезает. Сообщения относятся к приложению, в котором вы работаете в данный момент, и теряют смысл при переходе в другое приложение.

•	Некоторые окна помощника Office автоматически закрываются, если щелкнуть в окне Outlook. Это информационные сообщения, не требующие от вас ответной реакции. Например, в ходе проверки орфографии выдается информационное сообщение о завершении проверки. Такие сообщения выдаются один раз, если только вы не решили повторить действие, которое привело к выдаче сообщения, например, снова начали проверять орфографию.

•	Если помощник показывает совет, при переключении в другое приложение появится совет для нового приложения.


Невозможно продолжение работы в Outlook

Появление некоторых сообщений (независимо от их выдачи помощником или без его участия) приводит к невозможности продолжения работы в Outlook до закрытия сообщения. Это касается сообщений особой важности, требующих ответных действий. Для продолжения работы в Outlook нажмите соответствующую кнопку в окне сообщения. Если сообщение исчезло, но остался совет или раздел справки, щелкните с окне Outlook, чтобы снова отобразить сообщение.


Невозможно просмотреть совет

Когда помощник Office выдает оповещение Outlook, он показывает советы. Закройте оповещение, нажав в нем соответствующую кнопку, и отобразите совет.


Как работать с Microsoft Office: новые возможности Office

На этой карточке приводится ряд разделов справки, в которых содержится практические сведения на тему Новые возможности Office 97 из книги «Как работать с Microsoft Office».

Выберите интересующую вас тему

Получение справок, советов, сообщений и напоминаний от помощника Office

Панель Microsoft Office

Управление временем, контактами, задачами и сообщениями на панели Microsoft Office

Устройство указания позиции Intellimouse

Обзор возможностей Microsoft Outlook 97

Первые шаги в Microsoft Outlook 97


Как работать с Microsoft Office: установка Office

На этой карточке приводится ряд разделов справки, в которых содержится практическая информация на тему Установка Microsoft Office из книги «Как работать с Microsoft Office».

Выберите интересующую вас тему

Установка или удаление отдельных компонентов

Указание места и способа доставки электронной почты

Использование Outlook на другом компьютере в сети

Подготовка Outlook к запуску в автономном режиме

Подключение к службе Microsoft на Web из Outlook

Загрузка, установка или удаление дополнительного приложения


Как работать с Microsoft Office: получение помощи

На этой карточке приводится ряд разделов справки, в которых содержатся практические сведения на тему Получение помощи из книги «Как работать с Microsoft Office».

Выберите интересующую вас тему

Получение помощи

Получение помощи во время работы

Получение справки без участия помощника Office

Подключение к техническим ресурсам Microsoft

Специальные возможности для людей с ограниченной трудоспособностью

Клавиши для перемещения

Помощник Office

Получение справок, советов, сообщений и напоминаний от помощника Office

Выбор другого помощника Office

Отображение или скрытие помощника Office

Изменение размера помощника Office

Перемещение помощника Office вместе с его окном

Включение или выключение звука помощника Office

Выключение выдачи помощником Office справки о мастерах


Как работать с Microsoft Office: применение ярлыков

На этой карточке приводится ряд разделов справки, в которых содержатся практические сведения на тему Применение ярлыков из книги «Как работать с Microsoft Office».

Выберите интересующую вас тему

Панель Microsoft Office

Управление временем, контактами, задачами и сообщениями на панели Microsoft Office


Как работать с Microsoft Office: взаимодействие приложений Office

На этой карточке приводится ряд разделов справки, в которых содержатся практические сведения на тему Взаимодействие приложений Office из книги «Как работать с Microsoft Office».

Выберите интересующую вас тему

Использование связанных и внедренных объектов

Методы обеспечения совместного пользования информацией в Outlook

Совместное использование информации приложениями Office с помощью связанных и внедренных объектов

Обновление связанного объекта

Вставка документа Word в сообщение Outlook

Вставка электронной таблицы Microsoft Excel в сообщение Outlook

Импорт и экспорт

Типы файлов, импортируемых в Outlook или экспортируемых из Outlook

Экспорт информации в другие приложения Office

Импорт списка контактов или файла из другого приложения Office

Использование Outlook с другими приложениями Office

Использование контактов Outlook в качестве источника при объединении документов в Word

Word в роли редактора электронной почты

Создание формы по шаблону Office

Запуск нового файла Office из Outlook


Как работать с Microsoft Office: настройка Office

На этой карточке приводится ряд разделов справки, в которых содержатся практические сведения на тему Настройка Office из книги «Как работать с Microsoft Office».

Выберите интересующую вас тему

Настройка помощника Office

Выбор другого помощника Office

Отображение или скрытие помощника Office

Изменение размера помощника Office

Перемещение помощника Office вместе с его окном

Включение или выключение звука помощника Office

Настройка Outlook

Изменение представления

Управление действиями, выполняемыми при запуске Outlook

Задание папки, открываемой при запуске Outlook

Включение или выключение автоматического опустошения папки Удаленные»

Получение уведомления о поступлении новых элементов

Изменение размера кнопок панели инструментов

Загрузка, установка или удаление дополнительного приложения

Настройка параметров почты

Смена шрифта для новых сообщений

Изменение формата пересылаемых сообщений

Изменение формата сообщений, требующих ответа

Сохранение копии отправляемых сообщений

Выключение автоматического сохранения копий отправляемых сообщений

Подпись своим именем примечаний в сообщении

Получение уведомлений о доставке сообщений

Получение уведомлений о прочтении отправленных сообщений

Сохранение уведомлений о доставленных и прочитанных сообщениях

Разрешение или запрет на разделение адресов электронной почты запятыми

Задание действия, выполняемого после перемещения или удаления сообщения

Включение или выключение Word в качестве редактора электронной почты

Установка в Microsoft Outlook шаблона электронной почты Word по умолчанию

Настройка параметров календаря

Выбор дней для рабочей недели

Установка первого и последнего часов рабочего дня

Добавление к календарю праздников какой-либо страны

Автоматический прием приглашений на собрания и обработка отказов

Добавление другого часового пояса

Смена текущего часового пояса

Изменение частоты обновления данных занятости

Ограничение числа месяцев с данными занятости, доступными для просмотра другими пользователями

Настройка параметров других элементов

Изменение настроек формата для новых заметок

Изменение прав совместного пользования для представителя

Изменение цвета просроченных или выполненных задач

Выбор параметров проверки орфографии для всех новых элементов

Установка времени оповещения по умолчанию

Отключение автоматической регистрации контактов  в дневнике

Включение или отключение автоматической проверки имен

Автоматическая запись в дневнике документов


Как работать с Microsoft Office: о документах и базах данных

На этой карточке приводится ряд разделов справки, в которых содержатся практические сведения на тему О документах и базах данных из книги «Как работать с Microsoft Office».

Выберите интересующую вас тему

Работа с элементами и файлами

Доступ к файлам, просмотр и совместное использование

Просмотр файлов в Microsoft Outlook

Поиск элементов и файлов

Поиск элементов и файлов (по шагам)

Создание папки для файлов

Запуск нового файла Office из папки «Мой компьютер

Переименование папки или файла на жестком диске

Просмотр свойств файла

Работа с шаблонами

Шаблоны Outlook

Создание элемента по другому шаблону

Сохранение элемента в качестве шаблона Outlook


Как работать с Microsoft Office: рассылка документов

На этой карточке приводится ряд разделов справки, в которых содержатся практические сведения на тему Рассылка документов из книги «Как работать с Microsoft Office».

Выберите интересующую вас тему

Word в роли редактора электронной почты

Установка в Microsoft Outlook шаблона электронной почты Word по умолчанию

Включение или выключение Word в качестве редактора электронной почты

Изменение внешнего вида сообщений WordMail

Создание автоподписи для WordMail


Как работать с Microsoft Office: Web и Office

На этой карточке приводится ряд разделов справки, в которых содержатся практические сведения на тему Office и Web из книги «Как работать с Microsoft Office».

Выберите интересующую вас тему

Переход в страницу Web какого-либо контакта

Вставка в сообщение Outlook ярлыка одной из избранных страниц Web

Создание ярлыка папки Web History

Переход в страницу Web своего контакта

Протоколы Internet, указываемые для создания гиперссылок

Установка информационной службы


Определение места и способы доставки электронной почты

Существуют разные способы настройки Outlook на отправку и получение сообщений электронной почты. Можно задать место, куда посылаются и откуда принимаются сообщения, а также метод доставки. Для получения сведений о местах и способах доставки электронной почты нажмите кнопку  [image].

Если вы работаете в организации, при выборе проконсультируйтесь с администратором. При самотоятельной работе рассмотрите следующие возможности.

Ситуация	Место, куда посылаются и откуда поступают сообщения	Метод отправки и получения сообщений
Вы работаете в организации и используете Microsoft Exchange Server	Почтовый ящик сервера Microsoft Exchange	Автоматический.
Вы работаете в организации и используете сервер Microsoft Exchange, и у вас есть портативный компьютер для работы в пути	Файл автономных папок (OST)	Автономные папки. В подключенном режиме – автоматический метод. В автономном режиме используйте команду Синхронизация (меню Сервис).
Вы пользуетесь только службой доставки сообщений; например, MSN, The Microsoft Network или AOL	Файл личных папок (PST)	Удаленная почта. Используйте команду Удаленный доступ (меню Сервис).
См. также

Установка почтового ящика Microsoft Exchange Server

Установка автономных папок

Установка средства удаленной почты

Сравнение удаленной почты и автономных папок


Методы и места доставки электронной почты

Места, куда посылается и откуда принимается электронная почта:

•	Почтовый ящик Microsoft Exchange Server. Почтовый ящик находится на сервере, обслуживаемом администратором. Его сопровождение требует вашего минимального участия. Размещая почтовый ящик на сервере, вы экономите место на своем компьютере, однако доступ к сообщениям невозможен в условиях неработающей сети или службы доставки почты. Данная возможность обеспечивается только при использовании сервера Microsoft Exchange.

•	Файл автономных папок (OST). Файл находится на жестком диске вашего компьютера, и его содержимое синхронизируется с почтовым ящиком Microsoft Exchange Server. Автономные папки доступны даже в условиях неработающей сети или службы доставки почты. Для экономии места эти папки можно сжать. Данная возможность обеспечивается только при использовании Microsoft Exchange Server.

•	Файл личных папок (PST). Файл обычно находится на жестком диске вашего компьютера. Личные папки доступны даже в условиях неработающей сети или службы доставки почты. Для экономии места эти папки можно сжать.

Для получения сведений о месте доставки сообщений нажмите кнопку  [image]. Чтобы выбрать место, куда посылается и откуда принимается электронная почта, нажмите кнопку  [image]. Для сведений о подготовке файла личных папок нажмите кнопку  [image].

Методы, используемые для отправки и получения сообщений (выбор метода, как правило, зависит от места, куда вы посылаете и откуда получаете сообщения):

•	Подключитесь к сети через постоянное соединение, по телефону или сетевому каналу, и выберите команду Доставить почту (меню Сервис). При использовании нескольких служб доставки почты выберите команду Доставить почту через и установите флажки для служб, с помощью которых будут отправляться и приниматься сообщения.

•	Синхронизируйте свои автономные папки, чтобы их содержимое на локальном компьютере совпадало с содержимым почтового ящика на сервере. Данная возможность доступна только при использовании Microsoft Exchange Server и сформированного файла автономных папок.

•	Подключитесь с помощью средства удаленной почты для отсеивания ненужных сообщений. В первую очередь загрузите на свой компьютер заголовки сообщений, затем загрузите нужные сообщения. Для использования данной возможности необходимо иметь файл личных папок, куда будут доставляться сообщения.

Вышеперечисленные места и методы доставки почты комбинируются друг с другом. На одном компьютере можно использовать одновременно несколько вариантов доставки. Например, можно принимать сообщения в файл личных папок из сети, используя команду Доставить почту. Если вы работаете в организации, обратитесь за советом к администратору.


Автономные папки

Автономные папки представляют собой наиболее простой способ работы с системой Microsoft Exchange в автономном (отключенном) режиме. Взяв папку с сервера, вы можете поработать с ней в подключенном режиме, а затем обновить ее и соответствующую папку на сервере для приведения в соответствие друг другу содержимого этих папок. Содержимое автономной папки можно добавлять, удалять и изменять так же, как содержимое папки на сервере. Например, можно изменять и перемещать элементы в автономной папке «Входящие», посылать сообщения, помещенные в автономную папку «Исходящие», читать автономные общие папки. На сервере вы можете принимать новые сообщения в свою папку «Входящие», а другие пользователи могут добавлять, удалять и изменять элементы в общих папках. Однако во время работы с автономной папкой вам не будет известно об этих изменениях.

Для приведения в соответствие друг другу содержимого автономной папки и соответствующей папки на сервере синхронизируйте папки, затем продолжайте работать в автономном режиме. Команда Синхронизация (меню Сервис) создает соединение с сервером, копирует внесенные в каждую из папок изменения в другую папку и завершает соединение. Элемент, удаляемый из автономной папки, удаляется и из соответствующей папки на сервере, и наоборот.

Автономные папки хранятся в файле автономных папок (OST). Файл находится на жестком диске вашего компьютера и доступен даже в условиях неработающей сети. Для экономии места файл OST можно сжать.

Автономные папки доступны только при использовании Microsoft Exchange Server.


Установка автономных папок

Автономные папки доступны только при использовании Microsoft Exchange Server.

1	Установите Outlook на компьютере, используемом в автономном режиме. Если во время создания конфигурации появится вопрос «Будете ли путешествовать с этим компьютером?» , нажмите кнопку Да.

Если на компьютере, используемом в автономном режиме, уже установлен Outlook, создайте файл автономных папок (OST). Для сведений о порядке создания файла автономных папок нажмите кнопку  [image].

2	Подключитесь к сети.

3	Загрузите на свой компьютер адресную книгу. Если в автономном режиме применяется защита сообщений, загрузите адресную книгу с подробным содержимым.

Как?

4	Если планируется работа в автономном режиме с помощью средства удаленного доступа, не использовавшегося ранее, установите и настройте программное обеспечение удаленного доступа. Сведения об установке соединения удаленного доступа см. в документации Windows раздел Создание удаленного подключения к сети.

5	Добавьте общие папки, используемые в автономном режиме, к содержимому своей папки «Избранное».

Как?

6	Установите папки, доступные в автономном режиме.

Как?

7	Синхронизируйте автономные папки.

Как?

8	Настройте Outlook на запуск в автономном режиме.

Как?

9	Выйдите из Outlook, затем повторно запустите Outlook на компьютере, работающем в автономном режиме.


Использование автономных папок

1	Установите автономные папки.

Как?

2	Работайте обычным образом. Отправленные элементы остаются в вашей папке «Исходящие».

3	Синхронизируйте папки, обновляя файл автономных папок и файл на сервере для согласования их содержимого.

Как?


Создание файла автономных папок

1	Нажмите кнопку Входящие  [image].

2	Выберите в меню Сервис команду Службы.

3	В списке Конфигурация содержит следующие информационные службы выберите Microsoft Exchange Server.

4	Нажмите кнопку Свойства, затем перейдите на вкладку Дополнительно.

5	Нажмите кнопку Настройка файлов автономных папок.

6	В поле Файл введите путь к файлу, используемому в качестве файла автономных папок.


Создание папки, доступной в автономном режиме

Папки «Входящие», «Исходящие», «Удаленные», «Отправленные», «Календарь», «Контакты», «Задачи», «Дневник» и «Заметки» доступны в автономном режиме при первой установке автономных папок. Для получения сведений об установке автономных папок нажмите кнопку  [image].

1	Если на экране не показан список папок, нажмите кнопку Список папок  [image].

2	Выберите в почтовом ящике или в папке «Избранные общие папки» папку, которую необходимо сделать доступной в автономном режиме.

3	Укажите в меню Файл на команду Папка, щелкните Свойства и перейдите на вкладку Синхронизация.

4	Установите переключатель При работе с сервером и автономной работе и нажмите кнопку OK. Если файл автономных папок не установлен, вам будет предложено создать его. Нажмите кнопку Да и следуйте появляющимся на экране указаниям.

Для получения справки нажмите в диалоговом окне кнопку Справка.

5	Повторите пункты 1 – 4 для каждой папки, которую нужно сделать доступной в автономном режиме.

6	Синхронизируйте автономные папки.

Как?


Синхронизация автономных папок

•	Для синхронизации выбранной автономной папки укажите в меню Сервис на команду Синхронизовать и щелкните Эту папку.

•	Для синхронизации всех своих автономных папок укажите в меню Сервис на команду Синхронизовать и щелкните Все папки.

•	Для автоматической синхронизации всех папок при закрытии Outlook установите флажок При работе с сервером синхронизовать все папки при выходе на вкладке Общие диалогового окна Параметры (меню Сервис).

Замечание   Во время синхронизации в вашей папке «Удаленные» появляется сообщение, содержащее журнальный файл. В нем собрана такая информация, как время синхронизации, имена синхронизируемых папок и число добавленных элементов.


Обеспечение недоступности папки в автономном режиме

1	Если на экране не показан список папок, нажмите кнопку Список папок  [image].

2	Выберите в почтовом ящике или в папке «Избранное» папку, которую необходимо сделать недоступной в автономном режиме.

3	Укажите в меню Файл на команду Папка, щелкните Свойства и перейдите на вкладку Синхронизация.

4	Установите переключатель Только при работе с сервером.

Замечания

•	Чтобы сделать недоступными в автономном режиме папки «Входящие», «Исходящие», «Удаленные», «Отправленные», «Календарь», «Контакты», «Задачи», «Дневник» и «Заметки», заблокируйте или удалите файл автономных папок. Для получения сведений о порядке блокирования файла автономных папок нажмите кнопку  [image].

•	Доступные в автономном режиме подпапки, которые содержатся в недоступной папке, останутся доступными.


Сжатие файла автономных папок

1	Нажмите кнопку Входящие  [image].

2	Выберите в меню Сервис команду Службы.

3	В списке Конфигурация содержит следующие информационные службы выберите Microsoft Exchange Server.

4	Нажмите кнопку Свойства, затем перейдите на вкладку Дополнительно.

5	Нажмите кнопку Настройка файлов автономных папок.

6	Щелкните Сжать.


Блокировка файла автономных папок

1	Нажмите кнопку Входящие  [image].

2	Выберите в меню Сервис команду Службы.

3	В списке Конфигурация содержит следующие информационные службы выберите Microsoft Exchange Server.

4	Нажмите кнопку Свойства, затем перейдите на вкладку Дополнительно.

5	Нажмите кнопку Настройка файлов автономных папок.

6	Щелкните Не использовать.

Замечание   Чтобы навсегда убрать файл автономных папок с жесткого диска своего компьютера, удалите его.


Проверка состояния автономной папки

1	Если на экране не показан список папок, нажмите кнопку Список папок  [image].

2	Выберите в почтовом ящике или в папке «Избранные общие папки» нужную папку, состояние которой требуется проверить.

3	Укажите в меню Файл на команду Папка, щелкните Свойства и перейдите на вкладку Синхронизация.

4	В области Статистика для папки прочитайте описание состояния.


Подготовка Outlook к запуску в автономном режиме

1	Нажмите кнопку Входящие  [image].

2	Выберите в меню Сервис команду Службы.

3	В списке Конфигурация содержит следующие информационные службы выберите Microsoft Exchange Server.

4	Нажмите кнопку Свойства, затем перейдите на вкладку Общие.

5	Чтобы запускать Outlook только в автономном режиме, установите флажок Работать автономно (удаленный доступ к сети).

Чтобы при каждом запуске выбирать режим работы (автономный или подключенный), установите флажок Выбирать вид подключения при запуске.

6	Нажмите кнопку OK.

7	Выйдите из Outlook и запустите снова.


Вставка в сообщение Outlook диаграммы или электронной таблицы из Microsoft Excel

В сообщении Outlook можно создать диаграмму или электронную таблицу Microsoft Excel. В сообщение можно вставить имеющуюся диаграмму или электронную таблицу. Информация при этом отображается в сообщении непосредственно или представляется значками.

При создании в Outlook диаграммы или электронной таблицы Microsoft Excel панели инструментов Outlook временно заменяются панелями Microsoft Excel, поэтому можно создать объект на месте, не переключаясь в другое окно. Панели инструментов Outlook можно вернуть на экран в любой момент, щелкнув вне диаграммы или электронной таблицы Microsoft Excel.

Если в сообщении показано содержимое диаграммы или электронной таблицы, получатели сообщения, не имеющие Microsoft Excel, смогут просматривать диаграмму или электронную таблицу, но не изменять ее.

См. также

Вставка новой диаграммы или электронной таблицы Microsoft Excel

Создание связанного или внедренного объекта на основе имеющейся диаграммы или электронной таблицы Microsoft Excel


Вставка новой диаграммы или электронной таблицы Microsoft Excel

1	Щелкните место текстового поля сообщения, куда вставится диаграмма или электронная таблица Microsoft Excel.

2	Выберите в меню Вставка команду Объект.

Покажи как

3	Щелкните Создать новый.

4	В списке Тип объекта выберите Диаграмма Microsoft Excel или Рабочая книга Microsoft Excel.

5	Для отображения диаграммы или электронной таблицы в виде значка установите флажок В виде значка.

6	Нажмите кнопку OK.

7	Создайте диаграмму или электронную таблицу.

Для получения справки о командах или инструментах Microsoft Excel выберите в меню ? команду Справка Microsoft Excel.

Замечание   Если в списке Тип объекта выбрана Рабочая книга Microsoft Excel, в сообщение вставится электронная таблица, причем отобразится только один лист. Для отображения другого листа дважды щелкните объект, затем щелкните нужный лист.


Создание связанного или внедренного объекта на основе имеющейся диаграммы или электронной таблицы Microsoft Excel

1	Щелкните место текстового поля сообщения, куда вставится электронная таблица Microsoft Excel.

2	Выберите в меню Вставка команду Объект.

Покажи как

3	Щелкните Создать из файла.

4	В поле Файл введите имя электронной таблицы Microsoft Excel, из содержимого которой создастся связанный объект или внедренный объект, или нажмите кнопку Обзор и выберите имя из списка.

5	Для создания связанного объекта установите флажок Связь.

Если флажок не установлен, создастся внедренный объект.

6	Для отображения электронной таблицы в виде значка установите флажок В виде значка.

Замечания

•	Чтобы другие пользователи имели возможность изменять связанный объект, созданный из электронной таблицы Microsoft Excel, необходимо обеспечить доступ для получателей сообщения к общей сетевой области, в которой хранится таблица. С помощью этого достигается поддержка сетью адресов формата UNC и задание в поле Файл UNC-адреса упомянутой общей сетевой области.

Пример адреса: \\Data\Spreadsheets\File.xls

•	При создании из электронной таблицы Microsoft Excel связанного объекта в сообщении отобразится только один лист. Для отображения другого листа дважды щелкните объект, затем щелкните нужный лист.


Вставка документа Word в сообщение Outlook

В сообщении Outlook можно создать документ Word или задать вставку в сообщение имеющегося документа Word. При этом содержимое документа отображается в сообщении непосредственно или представляется значками.

При создании в Outlook документа Word панели инструментов Outlook временно заменяются панелями Word, поэтому можно создать документ на месте, не переключаясь в другое окно. Панели инструментов Outlook можно вернуть на экран в любой момент, щелкнув вне документа Word.

Если в сообщении показано содержимое документа, получатели сообщения, не имеющие Word, смогут просматривать документ в сообщении, но не изменять его.

См. также

Вставка нового документа Word

Создание связанного или внедренного объекта на основе существующего документа Word


Вставка нового документа Word

1	Щелкните место текстового поля сообщения, куда вставится документ Word.

2	Выберите в меню Вставка команду Объект.

Покажи как

3	Щелкните Создать новый.

4	В списке Тип объекта выберите Документ Microsoft Word.

5	Для отображения документа в виде значка установите флажок В виде значка.

6	Нажмите кнопку OK.

7	Создайте документ.

Для получения справки о командах или инструментах Word выберите в меню ? команду  Справка Microsoft Word.


Создание связанного или внедренного объекта на основе имеющегося документа Word

1	Щелкните в том месте текстового поля сообщения, куда вставится документ Word.

2	Выберите в меню Вставка команду Объект.

Покажи как

3	Щелкните Создать из файла.

4	В поле Файл введите имя документа Word, из содержимого которого создается связанный объект или внедренный объект, или нажмите кнопку Обзор и выберите имя из списка.

5	Для создания связанного объекта установите флажок Связь.

Если этот флажок не установлен, создастся внедренный объект.

6	Для отображения документа в виде значка установите флажок В виде значка.

Замечание   Чтобы другие пользователи имели возможность изменять связанный объект, созданный из документа Word, необходимо обеспечить доступ для получателей сообщения к общей сетевой области, в которой хранится этот документ. С помощью этого достигается поддержка сетью адресов формата UNC и задание в поле Файл UNC-адреса упомянутой общей сетевой области.

Пример адреса: \\Data\Documents\File.doc


Устранение неполадок, связанных со вставкой данных в Outlook

Описание неполадок

Как просматривать и изменять объект в своем сообщении

При вставке части файла он вставляется полностью

При двойном щелчке связанного или внедренного объекта появляется сообщение о невозможности редактирования

Как вставить в документ внедренный объект, а не значок


Как просматривать и изменять объект в своем сообщении

•	Если вы получили сообщение со связанным объектом, указываемый объектом файл может находиться на сервере, который временно недоступен или который вы не имеете права открывать. Обратитесь к администратору.

•	Возможно, отправитель не задал адрес в формате UNC для файла, указываемого связанным объектом, например, \\Data\Spreadsheets\File.xls. Запросите эти данные у отправителя.

•	Возможно, у вас нет приложения-источника, необходимого для просмотра объекта. Если это приложение не установлено, преобразуйте объект в формат, поддерживаемый каким-либо из установленных приложений. Для получения сведений о преобразовании объекта в другой формат файла нажмите кнопку  [image].


При вставке части файла он вставляется полностью

При вставке в элемент Outlook связанного объекта из файла вставляется весь файл, указываемый объектом. Часть файла можно вставить в виде связанного объекта, если приложение, в котором файл сохранен, поддерживает связанные объекты. Для вставки части файла в первую очередь скопируйте ее, затем в Outlook щелкните в текстовом поле элемента, выберите в меню Правка команду Специальная вставка, а затем щелкните нужный формат в списке Как и установите переключатель Связать.

Если приложение, в котором сохранен файл, не поддерживает связанные объекты, воспользуйтесь командой Вставить (меню Правка) и вставьте из буфера часть файла непосредственно в элемент. Имейте в виду, что это не позволит поддерживать связь с исходным файлом.


Вставка в сообщение Outlook ярлыка одной из избранных страниц Web

Программа Microsoft Internet Explorer позволяет использовать адреса избранных страниц Web совместно с другими пользователями. Для пользования этими ярлыками адресат сообщения должен установить на компьютере программу просмотра Интернет.

1	Создайте сообщение, пока не отправляя его.

Как?

2	Щелкните место сообщения, куда вставляется ярлык.

3	Выберите в меню Вставка команду Файл.

Покажи как

4	Нажмите кнопку Папка  [image].

5	Щелкните вставляемый ярлык Web-страницы.

6	В группе Вставить как установите переключатель вложение.

Советы

•	Для быстрой вставки ярлыка одной из избранных Web-страниц перенесите его значок из папки «Избранное» (находящейся в папке Windows в окне проводника Windows) в текстовое поле сообщения. Если используется не Internet Explorer, а другая программа просмотра, перенесите значок ярлыка из папки, содержащей избранные Web-страницы, в текстовое поле сообщения.

•	Для создания в сообщении гиперссылки на Web-страницу введите в текстовом поле сообщения адрес гиперссылки, например, http://www.microsoft.com. Для редактирования адреса гиперссылки нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, выделите с помощью мыши изменяемую часть адреса. Затем внесите необходимые поправки.


Краткая сводка операторов

Операторы используются для комбинирования включенных в состав Outlook функций и расширения их возможностей.

Арифметические операторы

Операторы сравнения

Операторы сцепления

Логические операторы


Арифметические операторы

^ (оператор)

* (оператор)

/ (оператор)

\ (оператор)

Mod (оператор)

+ (оператор)

- (оператор)


Операторы сравнения

Используются при сравнении выражений.

Синтаксис

result = expression1 comparisonoperator expression2

result = string Like pattern

Операторы сравнения состоят из следующих компонентов:

Компонент	Описание
expression	Любое выражение.
comparisonoperator	Любой оператор сравнения.
string	Любое строковое выражение.
pattern	Любое строковое выражение или диапазон символов.
Примечания

Оператор Like выполняет специфические функции, отличные от функций операторов, приведенных в следующей таблице. Таблица содержит список операторов сравнения с указанием условий, при которых значением result является Истина, Ложь или Null:

Оператор	Описание	Истина, если	Ложь, если	Null, если
<	Меньше	expression1 < expression2	expression1 >= expression2	expression1 или expression2 = Null
<=	Меньше или равно	expression1 <= expression2	expression1 > expression2	expression1 или expression2 = Null
>	Больше	expression1 > expression2	expression1 <= expression2	expression1 или expression2 = Null
>=	Больше или равно	expression1 >= expression2	expression1 < expression2	expression1 или expression2 = Null
=	Равно	expression1 = expression2	expression1 <> expression2	expression1 или expression2 = Null
<>	Не равно	expression1 <> expression2	expression1 = expression2	expression1 или expression2 = Null
При сравнении двух выражений иногда трудно определить, как они сравниваются – как числа или как строки. В следующей таблице показано, как сравниваются выражения или что происходит, если какое-либо выражение не принадлежит типу Variant:

Если	То
Оба выражения принадлежат числовым типам данных (Байт, Булев, Целое число, Длинный, Одиночный, Двойной, Дата или Денежный)	Выполняется сравнение чисел.
Оба выражения являются Строками	Выполняется сравнение строк.
Одно выражение числовое, а второе типа Variant является (или может являться) числом	Выполняется сравнение чисел.
Одно выражение числовое, а второе типа Variant – строка, не преобразуемая в число	Выполняется сравнение строк.
Одно выражение является Строкой, а другое типа Variant (любое, кроме Null)	Выполняется сравнение строк.
Одно выражение типа Empty, а другое числовое	Выполняется сравнение чисел с использованием 0 вместо выражения Empty.
Одно выражение типа Empty, а другое – Строка	Выполняется сравнение строк с использованием вместо выражения Empty строки нулевой длины ("").
Если выражения expression1 и expression2 оба принадлежат типу Variant, вид сравнения определяется их конкретными типами. В следующей таблице показано, как сравниваются выражения или что происходит при сравнении в зависимости от конкретного типа Variant:

Если	То
Оба выражения Variant числовые	Выполняется сравнение чисел.
Оба выражения Variant являются строками	Выполняется сравнение строк.
Одно выражение Variant числовое, а другое строковое	Числовое выражение меньше строкового.
Одно выражение Variant является выражением типа Empty, а другое – числовым	Выполняется сравнение чисел с использованием 0 вместо выражения Empty.
Одно выражение Variant является выражением типа Empty, а другое - строкой	Выполняется сравнение строк с использованием вместо выражения Empty строки нулевой длины.
Оба выражения Variant являются выражениями типа Empty	Выражения равны.
Замечание   Если Денежное выражение сравнивается с Одиночным или Двойным, то Одиночное или Двойное выражение преобразуется в Денежный тип. В результате дробная часть Одиночного или Двойного значения, меньшая 0,0001, теряется, и два неравных выражения при сравнении станут равными. Если Одиночное выражение сравнивается с Двойным, последнее округляется до числа знаков в Одиночном после запятой.


Операторы сцепления

& (оператор)

+ (оператор)


Логические операторы

And (оператор)

Eqv (оператор)

Imp (оператор)

Not (оператор)

Or (оператор)

Xor (оператор)


Старшинство операторов

Если в выражении встречаются несколько операторов, каждая пара значений обрабатывается в строго определенном порядке, предписываемом старшинством операторов.

Если выражения содержат операторы более одной категории, первыми вычисляются арифметические операторы, затем операторы сравнения, и, наконец, логические. Операторы сравнения имеют одинаковый уровень старшинства, т.е. вычисляются в порядке появления слева направо. Арифметические и логические операторы вычисляются в следующем порядке:

Арифметические	Сравнение	Логические
Степень (^)	Равенство (=)	Not
Отрицание (-)'	Неравенство (<>)	And
Умножение и деление (*, /)	Меньше (<)	Or
Деление нацело (\)	Больше (>)	Xor
Арифметика по модулю (Mod)	Меньше или равно (<=)	Eqv
Сложение и вычитание (+, -)	Больше или равно (>=)	Imp
Сцепление строк (&)	Like
Если в выражении встречаются и умножение, и деление, операции выполняются в порядке их следования слева направо. То же самое относится и к операциям сложения и вычитания.

Оператор сцепления строк (&) не является арифметическим, но по старшинству он следует за всеми арифметическими операторами и предшествует всем операторам сравнения. Аналогичным образом оператор Like, имеющий то же старшинство, что и все операторы сравнения, является оператором сопоставления с образцом.

При использовании скобок некоторые части выражения вычисляются раньше других, вопреки правилам старшинства. Операции внутри скобок всегда выполняются до операций вне скобок. При этом внутри скобок старшинство операторов соблюдается.


^ (оператор)

Используется для возведения числа в данную степень.

Синтаксис

result = number^exponent

Синтаксис оператора ^ предусматривает следующие компоненты:

Компонент	Описание
result	Любая числовая переменная.
Number	Любое числовое выражение.
exponent	Любое числовое выражение.
Примечания

Значение Number отрицательно, только если exponent  целое число. Если в одном выражении встречается несколько операций возведения в степень, оператор ^ вычисляется в порядке следования слева направо.

Обычно result принадлежит типу данных Двойной или Variant (Двойной). Однако если number или exponent имеет значение Null, result также содержит Null.


+ (оператор)

Используется для сложения двух чисел.

Синтаксис

result = expression1+expression2

Синтаксис оператора + предусматривает следующие компоненты:

Компонент	Описание
result	Любая числовая переменная.
expression1	Любое выражение.
expression2	Любое выражение.
Примечания

Использование оператора & для сцепления позволяет избежать неоднозначности и обеспечить самодокументирующийся код.

При использовании оператора + не всегда удается определить, что произойдет – сложение или сцепление строк. Если хотя бы одно выражение не принадлежит типу Variant, в действие вступают следующие правила:

Если	То
Оба выражения принадлежат числовым типам данных (Байт, Булев, Целое число, Длинный, Одиночный, Двойной, Дата или Денежный)	Сложение.
Оба выражения являются Строками	Сцепление.
Одно выражение принадлежит числовому типу данных, а другое принадлежит любому типу Variant, за исключением Null	Сложение.
Одно выражение является Строкой, а другое принадлежит любому типу Variant, за исключением Null	Сцепление.
Одно выражение типа Variant имеет значение Empty	В качестве result возвращается второе выражение без изменений
Одно выражение принадлежит числовому типу данных, а другое является Строкой	Возникает ошибка Type mismatch [Несоответствие типов].
Одно из выражений имеет значение Null	В качестве result возвращается Null.
Если оба выражения принадлежат типу Variant, применяются следующие правила:

Если	То
Оба выражения типа Variant являются числовыми	Сложение.
Оба выражения типа Variant являются строками	Сцепление.
Одно выражение типа Variant числовое, а другое строковое	Сложение.
В случае простого арифметического сложения, в котором участвуют только выражения числовых типов данных, result обычно имеет тот же тип, что и выражение большей точности. Порядок следования типов по точности следующий (от наименьшей точности к наибольшей): Байт, Целое число, Длинный, Одиночный, Двойной и Денежный.  Имеются следующие исключения:

•	При сложении выражений типа Одиночный и типа Длинный возвращается result типа Двойной.

•	Если result является значением типа Variant (Длинный, Одиночный или Дата), выходящим за пределы своего допустимого диапазона, он приводится к типу Variant (Двойной).

•	Если result является значением типа Variant (Байт), выходящим за пределы своего допустимого диапазона, он приводится к типу Variant (Целое число).

•	Если result является значением типа Variant (Целое число), выходящим за пределы своего допустимого диапазона, он приводится к типу Variant (Длинный).

•	Если выражение типа Дата складывается с выражением любого типа данных, result всегда имеет тип Дата.

Замечание   Порядок точности, используемый в операциях сложения и вычитания, отличается от порядка точности, используемого при умножении.

Если одно или оба выражения имеют значение Null, result также содержит Null. Если оба выражения имеют значение Empty, result является Целым числом. Однако если только одно выражение содержит Empty, в качестве result возвращается без изменений второе выражение.


- (оператор)

Используется для вычисления разности двух чисел или для обозначения отрицательного числового выражения.

Синтаксис 1

result = number1-number2

Синтаксис 2

-number

Синтаксис оператора - предусматривает следующие компоненты:

Компонент	Описание
result	Любая числовая переменная.
number	Любое числовое выражение.
number1	Любое числовое выражение.
number2	Любое числовое выражение.
Примечания

В случае синтаксиса 1 оператор - является арифметическим оператором вычитания, используемым для нахождения разности двух чисел. В случае синтаксиса 2 оператор - представляет собой унарный оператор отрицания, используемый для указания отрицательного значения выражения.

Тип данных значения result обычно совпадает с типом наиболее точного выражения. Порядок следования типов по точности следующий (от наименьшей точности к наибольшей): Байт, Целое число, Длинный, Одиночный, Двойной и Денежный. Имеются следующие исключения:

•	Если в вычитании участвуют выражения типа Одиночный и типа Длинный, возвращается result типа Двойной.

•	Если result является значением типа Variant (Длинный, Одиночный или Дата), выходящим за пределы своего допустимого диапазона, он приводится к типу Variant (Двойной).

•	Если result является значением типа Variant (Байт), выходящим за пределы своего допустимого диапазона, он приводится к типу Variant (Целое число).

•	Если result является значением типа Variant (Целое число), выходящим за пределы своего допустимого диапазона, он приводится к типу Variant (Длинный).

•	Если в вычитании участвует ровно одно выражение типа Дата, result имеет тип Дата.

•	Если в вычитании участвуют два выражения типа Дата, result имеет тип Двойной.

Замечание   Порядок точности, используемый в операциях сложения и вычитания, отличается от порядка точности, используемого при умножении.

Если одно или оба выражения имеют значение Null, result также содержит Null. Если какое-либо выражение имеет значение Empty, оно рассматривается как 0.


* (оператор)

Используется для перемножения двух чисел.

Синтаксис

result = number1*number2

Синтаксис оператора * предусматривает следующие компоненты:

Компонент	Описание
result	Любая числовая переменная.
number1	Любое числовое выражение.
number2	Любое числовое выражение.
Примечания

Тип данных значения result обычно совпадает с типом наиболее точного выражения. Порядок следования типов по точности следующий (от наименьшей точности к наибольшей): Байт, Целое число, Длинный, Одиночный, Денежный, Двойной. Имеются следующие исключения:

•	Если в вычитании участвуют выражения типа Одиночный и типа Длинный, возвращается result типа Двойной.

•	Если result является значением типа Variant (Длинный, Одиночный или Дата), выходящим за пределы своего допустимого диапазона, он приводится к типу Variant (Двойной).

•	Если result является значением типа Variant (Байт), выходящим за пределы своего допустимого диапазона, он приводится к типу Variant (Целое число).

•	Если result является значением типа Variant (Целое число), выходящим за пределы своего допустимого диапазона, он приводится к типу Variant (Длинный).

Замечание   Порядок точности, используемый при умножении, отличается от порядка точности, используемого при сложении и вычитании.

Если одно или оба выражения имеют значение Null, result также содержит Null. Если какое-либо выражение имеет значение Empty, оно рассматривается как 0.


/ (оператор)

Используется для нахождения частного при делении двух чисел и возвращения его в формате с плавающей запятой.

Синтаксис

result = number1/number2

Синтаксис оператора / предусматривает следующие компоненты:

Компонент	Описание
result	Любая числовая переменная.
number1	Любое числовое выражение.
number2	Любое числовое выражение.
Примечания

Тип данных значения result обычно Двойной или Variant (Double). Имеются следующие исключения:

•	Если оба выражения принадлежат типу Байт, Целое число или Одиночный, возвращается result типа Одиночный; если последний выходит за пределы допустимого диапазона, возникает ошибка.

•	Если оба выражения принадлежат типу Variant (Байт, Целое число или Одиночный), возвращается result типа Variant (Одиночный). Если последний выходит за пределы допустимого диапазона, result принадлежит типу Variant (Double).

Если одно или оба выражения имеют значение Null, result также содержит Null. Если какое-либо выражение имеет значение Empty, оно рассматривается как 0.


\ (оператор)

Используется для нахождения частного при делении двух чисел и возвращения его в целочисленном формате.

Синтаксис

result = number1\number2

Синтаксис оператора \ предусматривает следующие компоненты:

Компонент	Описание
result	Любая числовая переменная.
number1	Любое числовое выражение.
number2	Любое числовое выражение.
Примечания

Перед вычислением частного числовые выражения округляются до точности типа Байт, Целое число или Длинный.

Обычно значение result имеет тип данных Байт, Variant (Байт), Целое число, Variant (Целое число), Длинный или Variant (Длинный), независимо от того, является ли result целым. Дробная часть отбрасывается. Однако если какое-либо выражение имеют значение Null, result также содержит Null. Если какое-либо выражение имеет значение Empty, оно рассматривается как 0.


Mod (оператор)

Используется для вычисления частного при делении двух чисел и возвращения только остатка от деления.

Синтаксис

result = number1 Mod number2

Синтаксис оператора Mod предусматривает следующие компоненты:

Компонент	Описание
result	Любая числовая переменная.
number1	Любое числовое выражение.
number2	Любое числовое выражение.
Примечания

Оператор взятия по модулю делит аргумент number1 на number2 (округляя числа с плавающей запятой до целых) и возвращает остаток от деления в качестве result.  Например, в следующем примере результат (A) равен 5.

A = 19 Mod 6.7

Обычно значение result имеет тип данных Байт, Variant (Байт), Целое число, Variant (Целое число), Длинный или Variant (Длинный), независимо от того, является ли result целым. Дробная часть отбрасывается. Однако если какое-либо выражение имеет значение Null, result также содержит Null. Если какое-либо выражение имеет значение Empty, оно рассматривается как 0.


& (оператор)

Используется для сцепления двух выражений.

Синтаксис

result = expression1 & expression2

Синтаксис оператора & предусматривает следующие компоненты:

Компонент	Описание
result	Любая переменная типа Строка или Variant.
expression1	Любое выражение.
expression2	Любое выражение.
Примечания

Если какой-либо аргумент expression не является строкой, он приводится к типу Variant (Строка). Значение result имеет тип данных Строка, если оба выражения являются Строками. В противном случае result имеет тип Variant (Строка). Если оба выражения имеют значение Null, result также содержит Null. Однако только одно выражение, имеющее значение Null, при сцеплении рассматривается как строка нулевой длины (""). Если какое-либо выражение имеет значение Empty, оно также рассматривается как строка нулевой длины.


And (оператор)

Используется для выполнения операции логической конъюнкции двух выражений.

Синтаксис

result = expression1 And expression2

Синтаксис оператора And предусматривает следующие компоненты:

Компонент	Описание
result	Любая числовая переменная.
expression1	Любое выражение.
expression2	Любое выражение.
Примечания

Если оба выражения имеют значение Истина, значение result также есть Истина. Если значением какого-либо выражения оказывается Ложь, result также есть Ложь. В следующей таблице показано, как определяется значение result:

Значение expression1	Значение expression2	Значение result
Истина	Истина	Истина
Истина	Ложь	Ложь
Истина	Null	Null
Ложь	Истина	Ложь
Ложь	Ложь	Ложь
Ложь	Null	Ложь
Null	Истина	Null
Null	Ложь	Ложь
Null	Null	Null
Оператор And также выполняет поразрядное сравнение двух числовых выражений, устанавливая соответствующие биты результата, как показано в следующей таблице:

Бит expression1	Бит expression2	Бит result
0	0	0
0	1	0
1	0	0
1	1	1


Eqv (оператор)

Используется для выполнения операции логической эквивалентности двух выражений.

Синтаксис

result = expression1 Eqv expression2

Синтаксис оператора Eqv предусматривает следующие компоненты:

Компонент	Описание
result	Любая числовая переменная.
Expression1	Любое выражение.
expression2	Любое выражение.
Примечания

Если какое-либо выражение имеет значение Null, result также содержит Null. В остальных случаях значение result определяется согласно следующей таблице:

Значение expression1	Значение expression2	Значение result
Истина	Истина	Истина
Истина	Ложь	Ложь
Ложь	Истина	Ложь
Ложь	Ложь	Истина
Оператор Eqv выполняет поразрядное сравнение двух числовых выражений, устанавливая соответствующие биты значения result, как показано в следующей таблице:

Бит expression1	Бит expression2	Бит result
0	0	1
0	1	0
1	0	0
1	1	1


Imp (оператор)

Используется для выполнения логической операции импликации двух выражений.

Синтаксис

result = expression1 Imp expression2

Синтаксис оператора Imp предусматривает следующие компоненты:

Компонент	Описание
result	Любая числовая переменная.
expression1	Любое выражение.
expression2	Любое выражение.
Примечания

В следующей таблице показано, как вычисляется значение result:

Значение expression1	Значение expression2	Значение result
Истина	Истина	Истина
Истина	Ложь	Ложь
Истина	Null	Null
Ложь	Истина	Истина
Ложь	Ложь	Истина
Ложь	Null	Истина
Null	Истина	Истина
Null	Ложь	Null
Null	Null	Null
Оператор Imp выполняет поразрядное сравнение двух числовых выражений, устанавливая соответствующие биты значения result, как показано в следующей таблице:

Бит expression1	Бит expression2	Бит result
0	0	1
0	1	1
1	0	0
1	1	1


Not (оператор)

Используется для выполнения операции логического отрицания выражения.

Синтаксис

result = Not expression

Синтаксис оператора Not предусматривает следующие компоненты:

Компонент	Описание
result	Любая числовая переменная.
Expression	Любое выражение.
Примечания

В следующей таблице показано, как вычисляется значение result:

Значение expression	Значение result
Истина	Ложь
Ложь	Истина
Null	Null
Кроме того, оператор Not инвертирует биты произвольной переменной и устанавливает соответствующие биты значения result, как показано в следующей таблице:

Бит expression	Бит result
0	1
1	0


Or (оператор)

Используется для выполнения операции логической дизъюнкции двух выражений.

Синтаксис

result = expression1 Or expression2

Синтаксис оператора Or предусматривает следующие компоненты:

Компонент	Описание
result	Любая числовая переменная.
Expression1	Любое выражение.
expression2	Любое выражение.
Примечания

Если одно или оба выражения имеют значение Истина, значением result также будет Истина. В следующей таблице показано, как определяется значение result:

Значение expression1	Значение expression2	Значение result
Истина	Истина	Истина
Истина	Ложь	Истина
Истина	Null	Истина
Ложь	Истина	Истина
Ложь	Ложь	Ложь
Ложь	Null	Null
Null	Истина	Истина
Null	Ложь	Null
Null	Null	Null
Оператор Or также выполняет поразрядное сравнение двух числовых выражений и устанавливает соответствующие биты result согласно следующей таблице:

Бит expression1	Бит expression2	Бит result
0	0	0
0	1	1
1	0	1
1	1	1


Xor (оператор)

Используется для выполнения операции исключающего «Или» над двумя выражениями.

Синтаксис

[result =] expression1 Xor expression2

Синтаксис оператора Xor предусматривает следующие компоненты:

Компонент	Описание
result	Необязательный. Любая числовая переменная.
Expression1	Обязательный. Любое выражение.
expression2	Обязательный. Любое выражение.
Примечания

Если ровно одно выражение имеет значение Истина, значением result также будет Истина. Однако если какое-либо выражение содержит Null, в качестве result также возвращается Null. Если ни одно из выражений не имеет значение Null, значение result определяется как показано в следующей таблице:

Значение expression1	Значение expression2	Значение result
Истина	Истина	Ложь
Истина	Ложь	Истина
Ложь	Истина	Истина
Ложь	Ложь	Ложь
Оператор Xor выполняет как логические, так и поразрядные операции. При поразрядном сравнении двух выражений используется логика исключающего «Или»; результат определяется согласно следующей таблице:

Бит expression1	Бит expression2	Бит result
0	0	0
0	1	1
1	0	1
1	1	0


Like (оператор)

Используется для сравнения двух строк.

Синтаксис

result = string Like pattern

Синтаксис оператора Like предусматривает следующие компоненты:

Компонент	Описание
result	Любая числовая переменная.
String	Любое строковое выражение.
pattern	Любое строковое выражение, удовлетворяющее условиям сопоставления с образцом (см. примечания).
Примечания

Если аргумент string соответствует образцу pattern, значением result будет Истина. Если соответствия нет, значение result есть Ложь. Если string или pattern содержит Null, в качестве result также возвращается Null.

Поведение оператора Like зависит от порядка сортировки, связанного с внутренним двоичным представлением символов. В Microsoft Windows порядок сортировки определяется кодовой страницей. В следующем примере показан типичный порядок двоичной сортировки:

A < B < E < Z < a < b < e < z < А < К < Ш < а < к < ш

Универсальным инструментом сравнения строк является встроенное средство сопоставления с образцом. При сопоставлении используются символы подстановки, списки символов и диапазоны символов, в любом сочетании. В следующей таблице показаны символы, которые разрешено включать в pattern, и их соответствия:

Символы pattern	Сопоставляемые символы string
?	Любой одиночный символ.
*	Любое число символов (включая нулевое).
#	Любая одиночная цифра (0 – 9).
[charlist]	Любой одиночный символ из списка charlist.
[!charlist]	Любой одиночный символ, не входящий в charlist.
Можно использовать группу из нескольких символов (charlist), заключенную в квадратные скобки ([ ]). Эти символы сопоставляются с одиночными символами строки string. В списке можно задать практически любой код символа, включая коды цифр.

Замечание   При сопоставлении таких специальных символов, как левая квадратная скобка ([), вопросительный знак (?), знак номера (#) и звездочка (*), ставьте их в квадратные скобки. Правая квадратная скобка (]) внутри группы не используется, но ее можно задать вне группы как отдельный символ.

В качестве charlist указываются диапазоны символов: задайте нижнюю и верхнюю границы диапазона и поставьте между ними дефис (-). Так, образец [А-Я] дает при сопоставлении положительный результат, если в соответствующей позиции строки string содержится любая прописная буква русского алфавита. Внутри скобок может задаваться несколько диапазонов без каких-либо разделителей.

Значение заданного диапазона зависит от действующего на этапе выполнения порядка сортировки символов. Если снова обратиться к вышеприведенному примеру, диапазон [A – E] при сопоставлении выявит символы A, B и E.

При сопоставлении с образцом соблюдайте также следующие важные правила:

•	Восклицательный знак (!) в начале списка charlist означает положительный результат сопоставления, если в строке string найден любой символ, не входящий в список charlist. Если восклицательный знак стоит вне квадратных скобок, он означает сопоставление с самим собой.

•	Дефис (-), стоящий в начале списка charlist (после восклицательного знака, если тот используется) или в конце списка, означает сопоставление с самим собой. В любом другом месте внутри списка дефис задает диапазон символов.

•	При указанном диапазоне символов последние должны идти в возрастающем порядке сортировки: например, диапазон [A-Я] является допустимым, а [Я-А] не является.

•	Последовательность символов [] считается строкой нулевой длины.

В алфавитах некоторых языков существуют специальные символы, представляющие две отдельных буквы. Например, в ряде языков встречается символ «ж», представляющий стоящие рядом буквы «a» и «e». Оператор Like считает подобный символ эквивалентом двух одиночных символов.

Если в системных установках «Язык и стандарты» задан язык с подобным специальным символом, появление этого символа в составе одной из строк pattern или string соответствует включению эквивалентной ему 2-символьной последовательности в другую строку. Аналогично один специальный символ образца, стоящий в квадратных скобках (сам по себе, в составе списка или диапазона), соответствует эквивалентной 2-символьной последовательности в строке string.


Использование Outlook для звонков по телефону

Если есть модем, Outlook набирает любой заданный номер телефона. В системах Microsoft Windows NT Server 3.51 и Windows NT Workstation 3.51 автоматический набор номера недоступен.

Прежде всего настройте компьютер и модем на автоматический набор номеров. В результате задаваемые вами номера будут набираться автоматически, в том числе номера телефонов контактов, включенных в список контактов Outlook.

Номера, по которым вы звоните чаще обычного, можно включить в список быстрого набора для ускорения вызовов. Кроме того, часто используемые номера можно выбирать из списка последних набранных номеров.

Для автоматической записи времени звонка и осуществления заметок в Outlook по ходу разговора укажите перед звонком на необходимость ведения записи в дневник. Это может понадобиться, например, при выставлении клиентам счетов за телефонные переговоры.

См. также

Установка автоматического набора номеров

Новый звонок

Звонок контакту

Создание списка часто используемых номеров

Звонок по часто используемому номеру

Повторный набор номера


Установка автоматического набора номеров

1	Установите модем.

Более подробно об этом см. раздел Установка модема в документации по Windows.

2	Настройте телефонную линию на автоматический набор номеров.

Как?

3	Задайте место, откуда производится звонок.

Как?

4	При использовании кредитной карточки задайте ее параметры.

Как?


Настройка телефонной линии на автоматический набор номеров

1	Укажите в меню Сервис на команду Набрать номер, затем щелкните Новый звонок.

Покажи как

2	Нажмите кнопку Параметры соединения, затем кнопку Свойства линии.

3	На вкладках Общие, Подключение и Параметры выберите модем и нужные установки параметров соединения.

Для получения справки о каком-либо параметре щелкните вопросительный знак  [image], затем щелкните параметр.


Задание места автоматического набора номеров

1	Укажите в меню Сервис на команду Набрать номер, затем щелкните Новый звонок.

Покажи как

2	Нажмите кнопку Свойства соединения.

3	Выберите нужные установки параметров.

Для получения справки о каком-либо параметре щелкните вопросительный знак  [image], затем щелкните параметр.


Использование телефонной кредитной карточки при автоматическом наборе номеров

1	Установите модем.

Более подробно об этом см. раздел Установка модема в документации по Windows.

2	Укажите в меню Сервис на команду Набрать номер, затем щелкните Новый звонок.

Покажи как

3	Нажмите кнопку Свойства соединения.

4	Если телефонная карточка используется впервые, установите флажок Использовать телефонную карточку.

Для задания другой кредитной карточки нажмите кнопку Изменить.

5	В списке Использовать карточку выберите кредитную карточку.

При отсутствии в списке нужной карточки нажмите кнопку Создать, введите имя карточки и нажмите кнопку OK.

6	В поле Номер карточки введите номер кредитной карточки.

7	Чтобы установить для кредитной карточки правила набора, нажмите кнопку Дополнительно, задайте необходимые настройки и нажмите кнопку Закрыть.

Более подробные сведения правилах набора получите у администратора.


Новый звонок

1	Укажите в меню Сервис на команду Набрать номер, затем щелкните Новый звонок.

Покажи как

2	Для выбора номера из списка контактов введите нужное имя в поле Контакт.

3	Если имя, указанное в поле Контакт, есть в списке контактов и для контакта заданы номера телефонов, щелкните нужный номер в списке Номер.

Если указанного номера нет в списке контактов или для него не заданы номера телефонов, введите номер в поле Номер в непосредственном формате или в международном формате.

4	Для записи звонка в дневнике установите флажок Создать запись в дневнике при звонке.

5	При установленном флажке Создать запись в дневнике при звонке во время звонка в дневнике откроется новая запись с изображением идущих часов. В текстовом поле этой записи можно делать заметки во время разговора.

6	Нажмите кнопку Позвонить.

7	Снимите трубку и нажмите кнопку Говорите.

8	Если для звонка задана запись в дневник, после разговора остановите часы, нажав кнопку Остановить часы, затем нажмите кнопку Сохранить и закрыть  [image].

9	Нажмите кнопку Закончить звонок и повесьте трубку.

Замечания

•	Если в номере телефона не указан код страны и код города, при автоматическом наборе используются установки диалогового окна Свойства соединения (укажите в меню Сервис на команду Набрать номер, затем щелкните Новый звонок).

•	Автоматический набиратель номера не распознает буквы в номере телефона.


Звонок контакту

1	Нажмите кнопку Контакты  [image].

2	Щелкните контакт, которому вы звоните.

3	Укажите в меню Сервис на команду Набрать номер, затем щелкните нужный номер.

4	Для записи звонка в дневнике установите флажок Создать запись в дневнике при звонке.

5	При установленном флажке Создать запись в дневнике при звонке во время звонка в дневнике откроется новая запись с изображением идущих часов. В текстовом поле этой записи можно делать заметки во время разговора.

6	Нажмите кнопку Позвонить.

7	Снимите трубку и нажмите кнопку Говорите.

8	Если для звонка задана запись в дневник, после разговора остановите часы, нажав кнопку Остановить часы, затем нажмите кнопку Сохранить и закрыть  [image].

9	Нажмите кнопку Закончить звонок и повесьте трубку.


Звонок по часто используемому номеру

1	Укажите в меню Сервис на команду Набрать номер, затем укажите на Быстрый набор и щелкните нужный номер.

2	Для записи звонка в дневнике установите флажок Создать запись в дневнике при звонке.

3	При установленном флажке Создать запись в дневнике при звонке во время звонка в дневнике откроется новая запись с изображением идущих часов. В текстовом поле этой записи можно делать заметки во время разговора.

4	Нажмите кнопку Позвонить.

5	Снимите трубку и нажмите кнопку Говорите.

6	Если для звонка задана запись в дневник, после разговора остановите часы, нажав кнопку Остановить часы, затем нажмите кнопку Сохранить и закрыть  [image].

7	Нажмите кнопку Закончить звонок и повесьте трубку.


Повторный набор номера

1	Укажите в меню Сервис на команду Набрать номер, затем укажите на Повторить набор номера и щелкните нужный номер.

2	Для записи звонка в дневнике установите флажок Создать запись в дневнике при звонке.

3	При установленном флажке Создать запись в дневнике при звонке во время звонка в дневнике откроется новая запись с изображением идущих часов. В текстовом поле этой записи можно делать заметки во время разговора.

4	Нажмите кнопку Позвонить.

5	Снимите трубку и нажмите кнопку Говорите.

6	Если для звонка задана запись в дневник, после разговора остановите часы, нажав кнопку Остановить часы, затем нажмите кнопку Сохранить и закрыть  [image].

7	Нажмите кнопку Закончить звонок и повесьте трубку.


Создание списка часто используемых номеров телефонов

1	Укажите в меню Сервис на команду Набрать номер, затем щелкните Новый звонок.

Покажи как

2	Нажмите кнопку Параметры соединения.

3	В поле Имя введите имя абонента или название организации, куда вы часто звоните.

4	В поле Телефон введите номер телефона или факса.

5	Нажмите кнопку Добавить.


Удаление номера телефона из списка быстрого набора

1	Укажите в меню Сервис на команду Набрать номер, затем щелкните Новый звонок.

Покажи как

2	Нажмите кнопку Параметры соединения.

3	Щелкните номер телефона, убираемый из списка.

4	Нажмите кнопку Удалить.


Устранение неполадок, связанных с автоматическим набором номеров

Описание неполадок

Outlook не набирает номер телефона

Outlook не набирает международный номер телефона

Оператор выдал сообщение об ошибке

Как позвонить в другой город

Как позвонить по междугороднему номеру с тем же кодом города

Кредитная карточка не принимается

Автоматический номеронабиратель неправильно набрал номер


Outlook не набирает номер телефона

•	При использовании внешнего модема убедитесь, что он соединен кабелем с портом компьютера и подключен к телефонной линии. Затем попробуйте позвонить снова.

•	Проверьте параметры коммуникационного порта. Укажите в меню Сервис на команду Набрать номер, затем щелкните Новый звонок. Нажмите кнопку Параметры соединения, затем кнопку Свойства линии и проверьте выбранные установки.

•	Проверьте правильность описания места, откуда вы звоните, и заданность необходимых указаний (например, набирать 9 при звонке с внутренней линии). Укажите в меню Сервис на команду Набрать номер, затем щелкните Новый звонок. Нажмите кнопку Свойства соединения и проверьте выбранные установки и указания.


Outlook не набирает международный номер телефона

•	Убедитесь, что набираемый номер задан в международном формате.

•	Возможно, звонок прерван до установки соединения. Попробуйте увеличить интервал времени задержки. Укажите в меню Сервис на команду Набрать номер, затем щелкните Новый звонок. Нажмите кнопку Параметры соединения, затем кнопку Свойства линии и проверьте настройки, выбранные в группе Настройки набор номера на вкладке Подключение.

•	Проверьте правильность описания места, откуда вы звоните, и заданность необходимых указаний (например, набирать 9 при звонке с внутренней линии). Укажите в меню Сервис на команду Набрать номер, затем щелкните Новый звонок. Нажмите кнопку Свойства соединения и проверьте выбранные установки и указания.

•	Убедитесь, что не задан международный код доступа 011. В Outlook этот код не требуется при звонке в другую страну и указании ее кода. Используйте для номера телефона следующий формат: +код страны (код города) номер, например, +44 (171) 555-7788.


Оператор выдал сообщение об ошибке

•	Если в сообщении предлагается набрать 1 и затем код города, вернитесь к полю с номером телефона и поставьте в нем 1 и код города.

•	Если вы не пользуетесь кредитной карточкой, убедитесь, что вы ее случайно не задали. Укажите в меню Сервис на команду Набрать номер, затем щелкните Новый звонок. Нажмите кнопку Свойства соединения и убедитесь, что флажок Использовать телефонную карточку сброшен.


Как позвонить в другой город

Если вы звоните по местной связи в другой город, возможно, автоматический набиратель номера пытается сделать междугородний вызов. Чтобы дозвониться, введите код своего города и укажите в номере вызываемый код города. Например, если вашему номеру телефона соответствует код города 212, для местного вызова по номеру 555-1212 в городе с кодом 718 введите в качестве номера телефона +1(212)718 555-1212.


Как позвонить по междугороднему номеру с тем же кодом города

Если вы звоните по междугородней связи в тот же город, возможно, автоматический набиратель номера пытается позвонить по местной связи. Для дозвона дважды укажите код города в номере телефона. Например, если вы звоните из города с кодом 214, для набора междугороднего номера 555-1212 в городе с тем же кодом введите в качестве номера телефона +1(214)214 555-1212.


Кредитная карточка не принимается

•	Проверьте правильность задания кредитной карточки. Для получения сведений об установке кредитной карточки нажмите кнопку  [image].

•	Если добавлена новая кредитная карточка, проверьте заданные для нее правила набора. Укажите в меню Сервис на команду Набрать номер, затем щелкните Новый звонок. Нажмите кнопку Свойства соединения, затем кнопку Изменить и кнопку Дополнительно. После этого проверьте правила набора. Сведения о порядке осуществления звонков с помощью кредитной карточки обычно приводится на ее обороте. Можно также обратиться в фирму, выпускающую кредитные карточки. Для копирования правил набора, заданных для другой кредитной карточки, нажмите кнопку Копировать. Убедитесь в правильности номера доступа. Эту информацию необходимо переработать в правила набора для местных, междугородних и международных звонков. Более подробные сведения о правилах набора получите у администратора.


Автоматический набиратель номера неправильно набрал номер

•	Проверьте правильность формата международного номера:

+код страны (код города) местный номер

Например, типичный номер США в международном формате выглядит так:

+1 (212) 555-1212

•	Для международного номера проверьте правильность описания места, откуда вы звоните, и заданность необходимых указаний (например, набирать 9 при звонке с внутренней линии). Укажите в меню Сервис на команду Набрать номер, затем щелкните Новый звонок. Нажмите кнопку Свойства соединения и проверьте выбранные установки и указания.

•	Проверьте правильность описания места, откуда вы звоните, и заданность необходимых указаний (например, набирать 9 при звонке с внутренней линии). Укажите в меню Сервис на команду Набрать номер, затем щелкните Новый звонок. Нажмите кнопку Свойства соединения и проверьте выбранные установки и указания.

•	Автоматический набиратель номера не распознает буквы. Замените их цифрами.

•	Если после номера телефона задан какой-либо текст, например, «доб. 1234», автоматический набиратель номера прекратит набор, дойдя до букв.


Печать

В любой папке можно печатать отдельные элементы или представление элементов. Например, в календаре можно распечатать содержимое одной встречи или полностью содержимое экрана.

См. также

Печать элемента

Печать представления


Настройка печати

При печати элементов наиболее важные поля сообщения (такие, как «От», «Кому», «Тема») печатаются вверху страницы. Можно печатать элемент с созданными нестандартными полями.

При печати представления можно изменять внешний вид представления или стиль печати, который определяет параметры страницы и бумаги, шрифты и другие установки форматирования. Для сведений об используемых стандартных представлених нажмите кнопку  [image]. Для сведений о порядке создания нестандартного представления нажмите кнопку  [image].

При печати элементов и представлений можно изменять и сохранять стиль печати или создавать собственный стиль печати для использования в будущем.

См. также

Элементы

Печать элемента с нестандартными полями

Представления

Советы по подготовке представления к печати

Элемент и представления

Изменение стиля печати

Создание стиля печати


Печать элемента

1	Выберите элементы, которые необходимо напечатать.

Как?

2	Выберите в меню Файл команду Печать.

Покажи как

3	В группе Стиль печати щелкните стиль Заметка.

4	Выберите другие нужные настройки.

5	Для изменения параметров формата, бумаги или колонтитулов нажмите кнопку Параметры страницы и выберите нужные установки на соответствующих вкладках.

Для получения справки о каком-либо параметре щелкните вопросительный знак  [image], затем щелкните параметр.


Печать представления

1	Откройте папку, содержащую представление, которое необходимо напечатать.

2	Выберите в меню Файл команду Печать.

Покажи как

3	В группе Стиль печати щелкните используемый стиль печати.

Стиль Заметка, относящийся к печати элемента, а не представления, здесь не применяется.

Для более подробных сведений о допустимых стилях печати нажмите кнопку  [image].

4	Для изменения параметров формата, бумаги или колонтитулов нажмите кнопку Параметры страницы и выберите нужные установки на соответствующих вкладках.

Для получения справки о каком-либо параметре щелкните вопросительный знак  [image], затем щелкните параметр.

5	Нажмите кнопку OK.

Замечания

•	Представление, которому соответствует тип представления временная шкала или карточки, не подлежит печати. Для печати дневниковых записей или списка файлов используйте представление в виде таблицы.

•	Для сведений о подготовке представления к печати нажмите кнопку  [image].


Советы по подготовке представления к печати

При печати представления необходимо иметь в виду некоторые моменты. Каждое представление основано на определенном типе представления, от которого зависит способ размещения или форматирования элементов или файлов. Для более подробных сведений о типах представлений нажмите кнопку  [image].

Все типы представлений

•	Стили и размеры шрифтов задаются в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл). Стили и размеры шрифтов, установленные в ходе создания представления, игнорируются при его печати.

•	Можно напечатать один или несколько элементов представления, выделив их перед печатью. Для сведений о том, как выделить несколько элементов, нажмите кнопку  [image].

Представление таблицей

•	Чтобы перед печатью организовать информацию в виде списка, проведите сортировку, группировку или фильтрацию элементов. Для более подробных сведений нажмите кнопку  [image].

•	Чтобы напечатать большее число столбцов, чем отображается представлением, выключите автоматическую регулировку размеров столбцов. Столбцы, не помещающиеся на странице, напечатаются на новой странице. Для более подробных сведений нажмите кнопку  [image].

Представление карточками

•	Для сведений о добавлении элементов в карточки нажмите кнопку  [image].

•	Для сведений об удалении элементов из карточек нажмите кнопку  [image].

Представление день/неделя/месяц

•	В диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл) задается печать панели задач и области для заметок. При печати календаря не имеет значения отображение в нем панели задач.

•	Время, отображающееся в виде часов, печатается как текст.

•	Собрания, отображенные при стиле печати «Ежедневник» и не попадающие в распечатываемый интервал времени, печатаются внизу страницы. Для сведений о порядке задания распечатываемого интервал в часах нажмите кнопку  [image].

Представления временной шкалой и значками

•	Представление, типом которого являются временная шкала или карточки, не подлежит печати. Для печати дневниковых записей или списка файлов используйте представление в виде таблицы.


Создание стиля печати

1	Откройте папку, содержащую элементы и представление, для которых создается стиль печати.

2	Укажите в меню Файл на команду Параметры страницы, затем щелкните Задать стили печати.

Покажи как

3	В списке Стили печати выберите стиль печати, на основе которого создается новый стиль.

4	Нажмите кнопку Копировать.

5	В поле Стиль введите имя для нового стиля печати.

6	Выберите нужные настройки параметров на показанных вкладках.

Для получения справки о каком-либо параметре щелкните вопросительный знак  [image], затем щелкните параметр.

7	Нажмите кнопку OK.


Предварительный просмотр печати

1	Укажите в меню Файл на команду Параметры страницы, затем щелкните используемый стиль печати

2	Нажмите кнопку Просмотр.


Выбор параметров бумаги и страницы для печати

1	Укажите в меню Файл на команду Параметры страницы, затем щелкните используемый стиль печати.

2	Щелкните вкладку Бумага.

3	Для использования предварительно определенного типа бумаги щелкните его в списке Тип.

Для задания нестандартного размера бумаги введите ширину бумаги в поле Ширина и высоту в поле Высота.

4	В поле Размер щелкните размер страницы, на которой будет выполняться печать.

Замечания

•	Размеры выражайте в единицах, заданных на вкладке Числа диалогового окна Язык и стандарты на панели управления Windows.

•	Для сведений о том, как связаны между собой параметры бумаги и страницы, нажмите кнопку  [image].


Выбор источника подачи бумаги

1	Укажите в меню Файл на команду Параметры страницы, затем щелкните используемый стиль печати.

2	Щелкните вкладку Бумага.

3	В списке Подача бумаги выберите нужный источник подачи бумаги.


Установка поля печати

1	Укажите в меню Файл на команду Параметры страницы, затем щелкните используемый стиль печати.

2	Щелкните вкладку Бумага.

3	В группе Поля введите нужные размеры полей.

Замечание   Размеры выражайте в единицах, заданных на вкладке Числа диалогового окна Язык и стандарты на панели управления Windows.


Изменение ориентации страницы

1	Укажите в меню Файл на команду Параметры страницы, затем щелкните используемый стиль печати.

2	Щелкните вкладку Бумага.

3	Установите переключатель Книжная или Альбомная.

Замечание   Ориентация определяет компоновку страницы, а не бумаги. Для более подробных сведений нажмите кнопку  [image].


Изменение верхнего или нижнего колонтитула

1	Укажите в меню Файл на команду Параметры страницы, затем щелкните используемый стиль печати.

2	Щелкните вкладку Колонтитулы.

3	В полях Верхний колонтитул и Нижний колонтитул введите текст, проставляемый на страницах. Например, для простановки верхнего колонтитула у правого края страницы задайте его в правом поле Верхний колонтитул.

4	Для добавления в колонтитул какого-либо элемента из числа нижеприведенных щелкните в поле Верхний колонтитул или Нижний колонтитул и нажмите соответствующую кнопку.

Чтобы добавить	Нажмите
Номер страницы
Общее число страниц
Дату печати
Время печати
Имя пользователя


Добавление в колонтитул номера страницы

1	Укажите в меню Файл на команду Параметры страницы, затем щелкните используемый стиль печати.

2	Щелкните вкладку Колонтитулы.

3	Щелкните место в поле, где напечатается колонтитул. Например, для печати верхнего колонтитула у правого края страницы щелкните в правом поле группы Верхний колонтитул.

4	Нажмите кнопку Номера страниц  [image].


Устранение неполадок печати

Описание неполадок

При попытке печатати ничего не происходит

Выбранные параметры принтера при печати игнорируются

При печати недели или месяца текст обрезается

Напечатано больше дней, чем нужно

При нажатии кнопки «Параметры страницы» в списке не отображается нужный стиль печати


При попытке печати ничего не происходит

Проверьте правильность установки параметров принтера в Windows. Об устранении неполадок установки параметров принтера см. раздел Проблемы печати в документации Windows.


Напечатано больше дней, чем нужно

Outlook печатает дни, показанные в представлении. Поэтому при просмотре календаря по месяцам и выборе стиля печати «Ежедневник» напечатаются все дни месяца. Для сведений о порядке задания печати по дням нажмите кнопку  [image].


При печати недели или месяца текст обрезается

При печати недель или месяцев текст не переносится. Чтобы напечатать текст полностью, попробуйте уменьшить размер шрифта или воспользоваться стилем печати «Ежедневник». Для сведений об изменении размера и типа шрифта нажмите кнопку  [image]., о переключении в другое представление нажмите кнопку  [image].


Выбранные параметры принтера при печати игнорируются

•	Шрифты выбираются в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл). Для сведений о порядке изменения размера шрифта нажмите кнопку  [image].

•	Размер бумаги выбирается в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл). Для сведений о порядке выбора размера бумаги нажмите кнопку  [image].


При нажатии кнопки «Параметры страницы» в списке не отображается нужный стиль печати

Стили печати сохраняются с каждым типом представления и отображаются в группе Стиль печати только в случае соответствия выбранного в данный момент представления тому же типу, что и требуемый стиль печати. Для выбора созданного вами стиля печати перейдите в представление того же типа, что и ваш стиль печати.


Стили печати, используемые по умолчанию

С каждым типом представления связан набор стилей печати, выбираемых при печати представления или элемента. Для печати элементов используется стиль «Заметка», остальные стандартные стили печати используются для печати представлений. При выборе представления значками или временной шкалой представление не печатается и доступен только стиль «Заметка», в котором печатаются отдельные элементы.

Стили печати, используемые по умолчанию, можно изменять, но не удалять. Сброс стиля печати означает возврат к его первоначальным настройкам. Все стили печати, используемые по умолчанию, предусматривают включение в верхний колонтитул даты печати, имени пользователя и номера страницы.

Тип представления	Стиль печати по умолчанию	Что печатается
Все типы	Заметка	Выбранные элементы по одному в форме почтового сообщения. Вложения печатаются в виде графики.
Таблица	Таблица	Выбранные или все элементы в списке с отображением видимых столбцов.
Календарь	Ежедневник	Один день на странице, с 7:00 до 19:00, с областями задач и заметок.
	Еженедельник	Одна неделя на странице без областей задач и заметок.
	Ежегодник	Один месяц на странице без областей задач и заметок.
	Три колонки	Один день, один месяц и панель задач в виде трех секций на странице, для возможности складывания ее втрое.
Временная шкала	Заметка	Выбранные элементы по одному в форме почтового сообщения. Вложения печатаются в виде графики.
Значки	Заметка	Выбранные элементы по одному в форме почтового сообщения. Вложения печатаются в виде графики.
Карточки	Карточки	Все карточки по одной сверху вниз на странице, в две колонки, шесть пустых карточек в конце, язычки с буквами и буквы-заголовки.
	Маленькая брошюра	Все карточки на двух сторонах листа бумаги по 8 страниц на листе в альбомной ориентации. Листы можно обрезать и брошюровать.
	Средняя брошюра	Все карточки на двух сторонах листа бумаги по 4 страницы на листе в книжной ориентации. Листы можно обрезать и брошюровать.
	Телефонная книжка	Имена и номера телефонов всех контактов сверху вниз на странице, язычки с буквами и буквы-заголовки.


Изменение стиля печати

1	Укажите в меню Файл на команду Параметры страницы, затем щелкните используемый стиль печати.

2	Щелкните вкладку Формат и установите нужные параметры.

Для получения справки о каком-либо параметре щелкните вопросительный знак  [image], затем щелкните параметр.

3	Для изменения настроек параметров бумаги и страницы перейдите на вкладку Бумага и внесите нужные изменения.

4	Для изменения колонтитула перейдите на вкладку Колонтитулы и внесите нужные изменения.

5	Нажмите кнопку OK.

Замечание   При печати параметров шрифтов, выбранных в диалоговом окне Параметры страницы, отменяются настройки шрифтов из диалогового окна Формат представления (команда Формат представления, меню Вид).


Просмотр страниц перед печатью

1	Укажите в меню Файл на команду Параметры страницы, затем щелкните используемый стиль печати .

2	Нажмите кнопку Просмотр.

3	Нажмите нужную кнопку:

Чтобы просмотреть	Нажмите
Одну страницу	Одна страница
Несколько страниц	Несколько страниц
Следующую страницу	На одну страницу вниз
Предыдущую страницу	На одну страницу вверх
Текущую страницу в тех же размерах, что и при печати	Фактический размер


Закрытие предварительного просмотра печати

•	В окне предварительного просмотра нажмите кнопку Закрыть.


Удаление стиля печати

1	Укажите в меню Файл на команду Параметры страницы, затем щелкните Задать стиль.

Покажи как

2	В списке Стили печати выберите удаляемый стиль печати.

3	Нажмите кнопку Удалить.

Замечание   Стиль, используемый по умолчанию, не подлежит удалению.


Сброс стиля печати

1	Укажите в меню Файл на команду Параметры страницы, затем щелкните Задать стиль.

Покажи как

2	В списке Стили печати выберите сбрасываемый стиль печати.

3	Нажмите кнопку Сброс.

Замечание   Сбросить можно только стиль печати, используемый по умолчанию.


Бумага и страницы

Бумага и страницы в Microsoft Outlook имеют специфический смысл. Под бумагой понимается физический материал, вставляемый в принтер. Страница определяется как область бумаги, на которой производится печать. На одном листе бумаги можно напечатать несколько страниц; например, две страницы брошюры (для этого задается брошюра с размером страницы в 1/2 листа).

Размеры бумаги и страницы устанавливаются в рамках стиля печати. Настройки стиля печати имеют более высокий приоритет, чем настройки, определенные в диалоговом окне Печать с помощью кнопки Свойства.

Ориентация (книжная или альбомная) является атрибутом страниц, но не бумаги.

Для получения сведений о бумаге и страницах, на которых можно печатать в Outlook, нажмите кнопку  [image].


Печать вложений вместе с элементами

1	Выберите элементы, содержащие печатаемые вложения.

Как?

2	Выберите в меню Файл команду Печать.

Покажи как

3	В группе Стиль печати установите переключатель Заметка.

4	Установите флажок Печатать вложения.


Выбор принтера

1	Выберите в меню Файл команду Печать.

Покажи как

2	В списке Имя выберите используемый принтер.


Распечатка в файл

1	Выберите в меню Файл команду Печать.

Покажи как

2	Установите флажок Печать в файл.


Печать нескольких копий

1	Выберите в меню Файл команду Печать.

Покажи как

2	В списке Число копий выберите количество печатаемых копий.


Печать заданного числа дней календаря

1	Нажмите кнопку Календарь  [image].

2	Выберите в меню Файл команду Печать.

Покажи как

3	В группе Стиль печати щелкните используемый стиль печати .

4	В поле Начало задайте первый из печатаемых дней.

5	В поле Конец задайте последний из печатаемых дней.

Замечание   При попытке печати более узкого диапазона дней, чем определено выбранным стилем печати, напечатается диапазон дней стиля печати. Например, при задании печати трех дней в стиле «Еженедельник», напечатается неделя, включающая эти три дня.


Печать всех элементов, которым назначена категория

1	Назначьте печатаемым элементам одну категорию.

Как?

2	Найдите элементы, которые уже принадлежат нужной категории.

Как?

3	Выберите печатаемые элементы.

Как?

4	Выберите в меню Файл команду Печать.

Покажи как

5	В группе Стиль печати выберите используемый стиль печати.


Изменение числа пустых карточек контактов при печати

1	Нажмите кнопку Контакты  [image].

2	Выберите в меню Файл команду Печать.

Покажи как

3	В группе Стиль печати установите переключатель Карточки, Маленькая брошюра или Небольшая брошюра.

4	Нажмите кнопку Параметры страницы.

5	В поле Пустых форм в конце введите нужное число.

Замечание   Можно менять поля, отображаемые в пустой карточке. Для сведений о порядке добавления поля в карточку нажмите кнопку  [image].


Печать элемента с нестандартными полями

1	Откройте папку, содержащую печатаемый элемент.

2	Создайте нестандартные поля .

Как?

3	Добавьте нестандартное поле к столбцу текущего представления.

Как?

4	Щелкните печатаемый элемент.

5	Укажите в меню Файл на команду Параметры страницы, затем щелкните стиль Заметка.

6	Нажмите кнопку Печать.


Печать диапазона часов в календаре

1	Нажмите кнопку Календарь  [image].

2	Выберите в меню Файл команду Печать.

Покажи как

3	В группе Стиль печати установите переключатель Ежедневник.

4	Выберите другие нужные настройки.

5	Нажмите кнопку Параметры страницы.

6	В поле Начало задайте первый час из печатаемого диапазона часов.

7	В поле Конец задайте последний час из печатаемого диапазона часов.

8	Нажмите кнопку OK.

Замечание   В стиле печати «Ежедневник» собрания, не попадающие в печатаемый интервал времени, печатаются внизу страницы.


Печать представления списка файлов

1	Щелкните на панели Outlook группу Другие папки.

2	Нажмите кнопку Мой компьютер  [image], дважды щелкните нужный диск, затем дважды щелкните папку, содержащую печатаемый список файлов.

3	Укажите в меню Вид на команду Текущее представление, затем щелкните Состав.

4	Выберите в меню Файл команду Печать.

Покажи как

5	В группе Стиль печати установите переключатель Таблица.


Типы бумаги и страниц, на которых можно печатать в Outlook

Помимо типов бумаги, поддерживаемых принтером (таких, как А4 и др.), Outlook поддерживает следующие нестандартные типы бумаги и размеры страниц. Для более подробных сведений о выборе параметров бумаги и страниц нажмите кнопку  [image].

Типы бумаги

Avery 41-206

Avery 41-256

Avery 41-307

Avery 41-357

Avery L7901

Avery L7902

FiloFax No. 106

Нестандартный

Размеры страниц

Letter

Letter Half

Billfold

Pocket

1/2 sheet booklet

1/4 sheet booklet

1/8 sheet booklet

Day-Timer Senior Desk

Day-Timer Senior Pocket

Day-Timer Junior Desk

Day-Timer Junior Pocket

Day Runner Entrepreneur

Day Runner Classic

Day Runner Running Mate

Franklin Day Planner Monarch

Franklin Day Planner Classic


Изменение шрифта печати

1	Выберите в меню Файл команду Печать.

Покажи как

2	В группе Стиль печати щелкните используемый стиль печати.

3	Нажмите кнопку Параметры страницы.

4	В группе Шрифты выберите нужные настройки.

5	Нажмите кнопку OK.


Добавление или удаление затенения на странице печати

1	Выберите в меню Файл команду Печать

Покажи как

2	В группе Стиль печати щелкните используемый стиль печати.

3	Нажмите кнопку Параметры страницы.

4	Чтобы убрать затенение, сбросьте флажок Печатать с серым затенением.

Для добавления затенения установите флажок Печатать с серым затенением.


Установка параметров оповещения для новых задач

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Задачи/заметки.

Покажи как

2	Чтобы установить для будущих задач время оповещения, введите значение времени в поле Оповещение.

3	Чтобы обеспечить автоматическое включение оповещения для будущих задач, установите флажок автоматически устанавливать оповещения о сроках.

Замечания

•	Данные параметры оповещения относятся только к задачам с установленным сроком выполнения.

•	При назначении задачи с оповещением последнее отключается. Принявший задачу может снова установить его.


Отслеживание новых задач, назначенных другим пользователям, и получение отчетов о состоянии

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Задачи/заметки.

Покажи как

2	Для автоматического отслеживания хода выполнения новых задач, назначенных другим пользователям, установите флажок сохранять обновленные копии задач в списке задач.

3	Для автоматического получения уведомления о завершении выполнения назначенных задач установите флажок посылать отчеты при завершении задач.


Изменение цвета просроченных или выполненных задач

Покажи как

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Задачи/заметки.

2	Для изменения цвета просроченных задач выберите нужный цвет в списке Просроченные.

3	Для изменения цвета выполненных задач выберите нужный цвет в поле Выполненные.


Установка продолжительности рабочего дня и рабочей недели для расчета отработанного времени

Покажи как

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Задачи/заметки.

2	Для установления количества часов в день при расчете рабочего времени введите число в поле Часов в день.

3	Для установления количества часов в неделю при расчете рабочего времени введите число в поле Часов в неделю.


Преобразование задачи в частную

1	Откройте задачу, которую вы решили сделать видимой только для себя.

Как?

2	Установите флажок Частное в правом нижнем углу.


Изменение порядка задач

Порядок неотсортированных и несгруппированных задач можно изменить, перемещая их вверх или вниз в списке задач. Это особенно удобно для изменения порядка лишь нескольких задач; например, для выстраивания их друг за другом.

Кроме того, можно отсортировать весь список задач и сохранить его в качестве порядка, принимаемого по умолчанию. Такая процедура применяется для расположения задач в зависимости от содержимого некоторого поля; например, по приоритету или по сроку выполнения.

См. также

Перемещение задачи вверх или вниз по списку задач

Сортировка задач и сохранение нового порядка в качестве принимаемого по умолчанию


Перемещение задачи вверх или вниз по списку задач

1	Нажмите кнопку Задачи  [image].

2	Выберите в меню Вид команду Сортировка, нажмите кнопку Очистить все, затем кнопку OK.

Покажи как

3	Выберите в меню Вид команду Группировка, нажмите кнопку Очистить все, затем кнопку OK.

Покажи как

4	Перенесите задачу вверх или вниз в списке задач, ориентируясь по направляющей.

Совет   Неотсортированные и несгруппированные задачи можно перемещать вверх и вниз на панели задач в календаре.


Сортировка задач и сохранение нового порядка в качестве принимаемого по умолчанию

1	Нажмите кнопку Задачи  [image].

2	Выберите в меню Вид команду Группировка, нажмите кнопку Очистить все, затем кнопку OK.

Покажи как

3	Выберите в меню Вид команду Отбор, нажмите кнопку Очистить все, затем кнопку OK.

Покажи как

4	Отсортируйте задачи в сохраняемом порядке.

Как?

5	Выберите в меню Задачи команду Сохранить порядок задач.


Запись для задачи сведений о расходах

1	Откройте задачу, для которой записывается сведения о расходах.

Как?

2	Щелкните вкладку Состояние.

3	Введите данные в поле Расходы.


Запись для задачи расстояния

1	Откройте задачу, для которой записывается расстояние.

Как?

2	Щелкните вкладку Состояние.

3	Введите в поле Расстояние данные о покрытом расстоянии (например, для возмещения расходов на проезд).


Запись для задачи сведений о контактах

1	Откройте задачу, для которой записываются сведения о контактах.

Как?

2	Щелкните вкладку Состояние.

3	Введите в поле Контакты имена контактов.


Запись для задачи сведений об организациях

1	Откройте задачу, для которой записываются сведения об орагнизациях.

Как?

2	Щелкните вкладку Состояние.

3	Введите в поле Организации названия организаций.


Запись планируемого и фактического времени выполнения задачи

1	Откройте задачу, для которой записываются планируемые и фактические затраты времени.

Как?

2	Щелкните вкладку Состояние.

3	В поле Всего работы введите количество часов, отводимых на выполнение задачи.

4	В поле Реально затрачено введите число часов, затраченных на выполненную задачу.

Замечание   Заданные в часах значения полей Всего работы и Реально затрачено переводятся согласно установкам Часов в день и Часов в неделю на вкладке Задачи/заметки диалогового окна Параметры (меню Сервис).


Отображение или скрытие строки состояния

•	Выберите в меню Вид команду Строка состояния.


Что можно задавать в полях даты и времени

Вместо ввода дат и времени в числовом выражении можно задавать их словесное описание. Outlook производит автодатировку, т.е. преобразование описания в числовой формат. Например, если в поле даты ввести через неделю, Outlook покажет числа, представляющие нужный день, месяц и год.

Ниже на примерах показано, что можно вводить в полях дат и времени. Рассмотрите примеры и предложите свои варианты. Используйте сокращения (например, фев вместо февраль).

Даты

•	двадцать третье июля, 28-е марта

•	в пятницу, через два дня, десять лет спустя

•	три недели назад, на следующей неделе

Время

•	полдень, полночь

•	девять часов утра, шесть часов вечера

Описания времени и дат

•	сейчас

•	вчера, сегодня, завтра

•	на прошлой, на следующей

•	назад, за, начиная, предыдущий

•	через, после, кончая, следующий

•	в течение, от, до

Праздники с постоянной датой (пунктуация необязательна)

•	Международный женский день

•	День Конституции

•	Рождество, сочельник

•	Хэллоуин

•	День независимости

•	День смеха

•	Новый год

•	Первое мая

•	День св. Валентина

•	День Победы

•	День Октябрьской революции

Замечание   При необходимости содержимое поля можно удалить или ввести нет.


Общие папки

Общие папки используются только при работе с Microsoft Exchange Server. При этом необходимо иметь права чтения элементов. Для сведений о проверке прав на папку нажмите кнопку  [image].

Общие папки представляют собой простой и эффективный способ сбора, организации и коллективного использования информации в рамках рабочей группы или учреждения. В общих папках хранятся любые файлы и элементы Outlook.

Общие папки используются для следующих целей:

•	Запись информации в электронную доску объявлений. Пользователи досок объявлений могут участвовать в оперативных дискуссиях. Например, в рабочей группе можно провести обсуждение новых идей по проекту.

•	Совместное использование элементов Outlook: расписания, списка контактов, списка задач. Пользователи могут просматривать постоянно обновляемую информацию. Например, для оповещения о внутренних совещаниях и праздниках можно создать календарь, для хранения общедоступных сведений об участниках проекта  папку контактов группы, для отслеживания хода работы над проектом  папку задач отдела.

•	Совместное использование файлов. Обеспечивает быстрый доступ к файлам, созданным в других приложениях; например, в Microsoft Excel или Word. Например, для хранения информации о программе работы организации можно создать папку сведений о сотрудниках, для предоставления информации о продукте всем желающим  папку справочных сведений о продукте.

Общие папки создаются администраторами или членами рабочей группы, обладающими соответствующими правами. Имея такое право, вы можете создать свою общую папку и предоставить другим право ее использования. Также вы можете определить в такой папке свои собственные представления, формы, нестандартные поля и правила..


Проверка прав на общую папку

1	Если список папок не показан на экране, нажмите кнопку Список папок  [image].

2	В разделе «Общие папки» щелкните правой кнопкой мыши общую папку, права на которую необходимо проверить, и выберите в открывающемся меню команду Свойства.

3	Щелкните вкладку Сведения. Уровень ваших прав отобразится в поле Ваши разрешения.

Если вместо вкладки Сведения появляется вкладка Разрешения, значит, вы обладаете правами владельца. Если ни одна из этих вкладок не появляется, значит, вы не имеете прав на изменение свойств данной папки.


Проверка прав на совместно используемую частную папку

1	Откройте совместно используемую частную папку, права на которую необходимо проверить.

Как?

2	Укажите в меню Файл на команду Папка, затем щелкните Свойства: <имя папки>.

3	Щелкните вкладку Сведения. Уровень ваших прав отобразится в поле Ваши разрешения.

Если вместо вкладки Сведения появляется вкладка Разрешения, значит, вы обладаете правами владельца. Если ни одна из этих вкладок не появляется, значит, вы не имеете прав на изменение свойств данной папки.


Права на использование папок Outlook

Использование общих папок или совместное использование частных папок возможно только при работе с Microsoft Exchange Server. Если вашим администратором организована общая папка, вам может предоставляться право на использование всех или некоторых ее подпапок. Если коллега предоставил вам в совместное пользование одну из своих частных папок, вы имеете право на выполнение определенных действий в этой папке. Допустимый объем действий, выполняемых вами в общей или совместно используемой частной папке (которую вам разрешено открывать), зависит от вашей роли (комбинации прав) в отношении этой папки.

Для сведений о проверке прав на общую папку нажмите кнопку  [image]. Для сведений о проверке прав на совместно используемую частную папку нажмите кнопку  [image].

Роль	Разрешается
Владелец	Создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и файлы и создавать подпапки. Владелец может изменять уровни прав других пользователей в отношении своей папки.
Ответсвенный редактор	Создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и файлы и создавать подпапки.
Редактор	Создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и файлы.
Ответственный автор	Создавать и читать элементы и файлы, создавать подпапки, изменять и удалять собственноручно созданные элементы и файлы.
Автор	Создавать и читать элементы и файлы, изменять и удалять собственноручно созданные элементы и файлы.
Читатель	Только читать элементы и файлы.
Корреспондент	Только создавать элементы и файлы. Содержимое папки не открывается.
Особая	Выполнять действия, определенные владельцем папки.
Нет доступа	Никаких прав. Папку открывать нельзя.


Просмотр данных в общей папке

Общие папки просматриваются только в условиях системы Microsoft Exchange Server. При этом необходимо иметь права чтения элементов. Для сведений о проверке прав на папку нажмите кнопку  [image].

Информация в общей папке просматривается следующими способами.

•	Откройте общую папку и спуститесь по иерархии подпапок или просмотрите элементы или файлы, содержащиеся в папке.

•	Переключитесь в общей папке в другое стандартное представление для просмотра информации в другой компоновке или с другим уровнем детализации.

•	Для удобства просмотра создайте личное представление общей папки, затем сохраните это представление. Для этого не обязательно иметь право на изменение папки. Сохраненное личное представление общей папки останется для вас доступным.

•	При условии прав владения общей папкой вы можете изменять представление, которое отобразится для других пользователей, впервые открывающих папку.

См. также

Открытие общей папки

Переключение в другое представление

Сохранение личного представления общей папки

Изменение представления общей папки, используемого по умолчанию


Открытие общую папку

1	Если список папок не показан на экране, щелкните имя, стоящее в шапке папки.

2	В разделе «Общие папки» списка папок щелкните открываемую общую папку.

Если открываемая общая папка является подпапкой, пройдите по дереву, щелкая знак плюс рядом с подпапкой очередного уровня, пока не найдете нужную папку.

Совет   Для быстрого открывания часто используемой общей папки создайте ее ярлык на панели Outlook. Для сведений о порядке создания ярлыка общей папки нажмите кнопку  [image].


Сохранение личного представления общей папки

1	Откройте общую папку, для которой сохраняется личное представление.

Как?

2	В списке Текущее представление  [image] щелкните представление, используемое в качестве основы.

3	Если типом представления являются таблица или карточки, можно добавлять или удалять поля для расширения или уменьшения объема показываемой информации.

Как?

4	В представлении таблицей или карточками можно настроить шрифты и формат.

Как?

5	Наберите новое имя для представления в поле Текущее представление  [image] и нажмите клавишу ENTER.

6	В группе Может быть использовано установите переключатель в этой папке, доступно только мне.


Совместное пользование элементами Outlook в общей папке

Для совместного использования элементов Outlook в общей папке необходимо иметь Microsoft Exchange Server и обладать правами на создание элементов. Для сведений о проверке прав на папку нажмите кнопку  [image].

Элементы Outlook включаются в общую папку двумя способами:

•	Созданием нового элемента.

•	Копированием или перемещением из другой папки имеющегося элемента.

См. также

Создание в общей папке нового элемента

Добавление в общую папку имеющегося элемента


Создание в общей папке нового элемента

1	Откройте общую папку, где создается элемент.

Как?

2	Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните команду, соответствующую элементам того же типа, что содержатся в данной папке.

3	Введите имя для нового элемента.

4	Выберите нужные настройки.

5	Нажмите кнопку Сохранить и закрыть  [image].


Добавление в общую папку имеющегося элемента

1	Если список папок не показан на экране, нажмите кнопку Список папок  [image].

2	В разделе «Общие папки» найдите общую папку, куда необходимо добавить существующий элемент.

3	Откройте папку, содержащую элемент, добавляемый в общую папку.

4	В списке папок перенесите данный элемент в общую папку, нажав правую кнопку мыши.

Выберите в открывающемся меню команду Копировать или Переместить.

Совет   При добавлении существующего элемента в общую папку временно отобразите список папок. Если он не показан на экране, перенесите элемент на имя, стоящее в шапке папки, затем перенесите элемент в нужную общую папку в списке папок. Если общая папка находится в закрытой подпапке, для ее открытия задержите элемент над именем закрытой подпапки.


Удаление элемента или файла из общей папки

Для удаления элементов или файлов из общей папки необходимо иметь соответствующее право. Для сведений о проверке прав на папку нажмите кнопку  [image].

1	Откройте общую папку, откуда удаляются элементы или файлы.

Как?

2	Выберите удаляемые элементы или файлы.

Как?

3	Нажмите кнопку Удалить  [image].


Создание ярлыка часто используемой общей папки

При большом количестве общих папок создайте ярлыки часто используемых папок. Ярлыки общих папок можно держать на панели Outlook или в папке «Избранное» раздела «Общие папки».

•	Для экономии времени на поиск общей папки в списке папок добавьте ее на панель Outlook в виде ярлыка.

•	Добавьте на панель Outlook часто используемый ярлык общей папки, полученный с почтовым сообщением.

•	Для использования общей папки вместе с автономными папками включите ее в папку «Избранное» раздела «Общие папки» (в списке папок). Для сведений об автономных папках нажмите кнопку  [image]. Для добавления ярлыка общей папки на панель Outlook создайте ярлык из папки «Избранное», но не из общей папки. Для сведений об установке автономных папок нажмите кнопку  [image].

См. также

Добавление на панель Outlook ярлыка общей папки

Добавление на панель Outlook ярлыка общей папки, полученного с почтовым сообщением

Добавление ярлыка общей папки к избранным общим папкам


Добавление на панель Outlook ярлыка общей папки

1	Щелкните на панели Outlook группу, куда помещается ярлык общей папки.

2	Выберите в меню Файл команду Добавить к панели Outlook.

3	В списке Папки выберите Outlook.

4	Для добавления ярлыка, не используемого вместе с автономными папками, щелкните папку в списке Папка. Если в нем нет нужной папки, щелкните ее в расположенном ниже списке папок.

Для добавления ярлыка, используемого вместе с автономными папками, щелкните нужную папку в папке «Избранное» в разделе «Общие папки» списка папок. Для сведений о порядке устанавливания автономных папок нажмите кнопку  [image].


Добавление на панель Outlook ярлыка общей папки, полученного с почтовым сообщением

1	Откройте почтовое сообщение, которое содержит ярлык общей папки, добавляемый на панель Outlook.

Как?

2	Дважды щелкните ярлык для открытия папки в отдельном окне.

3	Расположите окно Outlook и окно папки так, чтобы видеть их одновременно.

Как?

4	Перенесите на панель Outlook значок папки, находящийся у правого края строки заголовка папки в окне общей папки.


Добавление ярлыка общей папки к избранным общим папкам

1	Если список папок не показан на экране, нажмите кнопку Список папок  [image].

2	В разделе «Общие папки» щелкните общую папку, ярлык которой включается в папку «Избранное».

3	Укажите в меню Файл на команду Папка, затем щелкните В общую папку «Избранное».


Отсылка ярлыка общей папки в почтовом сообщении

1	Откройте общую папку, ярлык которой посылается почтовым сообщением.

Как?

2	Создайте почтовое сообщение, но пока не отправляйте его.

Как?

3	Перенесите значок общей папки, расположенный у правого края строки заголовка папки, на кнопку почтового сообщения на панели задач Windows, а затем в текстовое поле сообщения.

4	Нажмите кнопку Отправить  [image].

Замечание   Получатель сообщения сможет воспользоваться ярлыком общей папки только в условиях Outlook.


Использование общей папки в качестве доски объявлений

Для использования общей папки в качестве доски объявлений необходимо иметь Microsoft Exchange Server и обладать правом чтения, создания и изменения элементов Кроме того, папка должна содержать почтовые сообщения. Для сведений о проверке прав не папку нажмите кнопку  [image]. Для записи информации в папку может потребоваться специальная форма..

При использовании общей папки в качестве доски объявлений можно проводить оперативные совещания с участием членов рабочей группы. Последние вступают в беседу в любой момент из любого места и благодаря общей папке находятся в курсе всех интересующих их проблем. С информацией, размещаемой в общей папке, можно работать следующими способами.

•	Содержимое папки просматривается по темам сообщений без затрагивания подробностей.

•	Для обсуждения новой темы данные помещаются в общую папку.

•	В ходе обсуждения в общую папку помещается ответ, читаемый всеми членами группы.

•	Для адресации ответа только некоторым членам группы можно дать непосредственный ответ пользователю, поместившему сведения в папку, или переслать внесенные данные выбранным вами адресатам.

•	В общую папку помещаются файлы из приложения Microsoft Office, такого как Microsoft Excel. Например, можно поместить в папку проект плана товарооборота или квартальный отчет по сбыту в форме электронной таблицы Microsoft Excel, в результате чего члены группы быстро просмотрят или зафиксируют самую свежую информацию.

См. также

Просмотр данных, помещенных в общую папку, по темам

Помещение данных в общую папку

Помещение в общую папку ответа на внесенную информацию

Ответ пользователю, поместившему информацию в общую папку

Пересылка элемента или файла, помещенного в общую папку

Помещение файла Office в папку Microsoft Exchange


Просмотр данных, помещенных в общую папку, по темам

1	Откройте общую папку со сведениями, просматриваемой по темам.

Как?

2	В списке Текущее представление  [image], щелкните По темам.


Помещение данных в общую папку

1	Откройте общую папку, куда помещается информация.

Как?

2	Для помещения информации с использованием стандартной формы выберите в меню Сообщение команду Создать записку в папке.

3	Введите в форме информацию для размещения в папке.

4	Нажмите кнопку Поместить в папку  [image].

Совет   Также помещайте информацию в общую папку путем перемещения или копирования файла или почтового сообщения.


Помещение в общую папку ответа на внесенную информацию

1	Откройте общую папку с информацией, на которую необходимо ответить.

Как?

2	Выберите элемент или файл, на который необходимо ответить.

3	Для помещения ответа с использованием стандартной формы выберите в меню Сообщение команду Поместить ответ в папку.

4	Введите в форме информацию для размещения в папке.

5	Нажмите кнопку Поместить в папку  [image].


Ответ пользователю, поместившему информацию в общую папку

1	Откройте общую папку с информацией, на которую необходимо ответить.

Как?

2	Выберите элемент или файл, на который необходимо ответить.

3	Нажмите кнопку Ответить  [image].

4	Введите ответ.

5	Нажмите кнопку Отправить  [image].


Пересылка элемента или файла, помещенного в общую папку

1	Откройте общую папку, содержащую элемент или файл, пересылаемый другим пользователям.

Как?

2	Выберите пересылаемый элемент или файл.

Как?

3	Нажмите кнопку Переслать  [image].

4	В полях Кому и Копия введите имена адресатов.

5	При персылке нескольких элементов или файлов введите тему сообщения в поле Тема.

6	Нажмите кнопку Отправить  [image].

Замечание   Несколько выбранных элементов или файлов пересылаются в виде вложений.


Совместное использование расписания, списка контактов или списка задач с помощью общей папки

Для совместного использования расписания, списка контактов или списка задач в рабочей группе необходимо иметь Microsoft Exchange Server и обладать правом чтения элементов. Для сведений о проверке прав на папку нажмите кнопку  [image].

Общие папки обеспечивают совместное использование информации следующими способами.

•	Совместное использование расписания позволяет отслеживать касающиеся группы события, собрания, праздники, отпуска и сроки.

•	Совместное использование списка контактов обеспечивает доступность для всей группы таких сведений о контактах, как имена, должности, адреса, номера телефонов. С помощью общей папки контактов эта информация распространяется не только внутри группы, но и среди контактов вне группы.

•	Совместное использование списка задач позволяет отслеживать участие каждого члена группы в работе над проектом.

См. также

Совместное использование расписания

Совместное использование списка контактов

Совместное использование списка задач


Совместное использование расписания

1	Подготовьте общую папку.

Если вы не копируете имеющуюся папку «Календарь», а создаете новую, в качестве типа создаваемой папки выберите «Календарь».

Как?

2	Включите в календарь собрания и события.

Как?

3	Отправьте ярлык созданной общей папки в почтовом сообщении адресатам, которым вы предоставили право пользования этой папкой.

Как?


Совместное использование списка контактов

1	Подготовьте общую папку.

Если вы не копируете имеющуюся папку «Контакты», а создаете новую, в качестве типа создаваемой папки выберите «Контакты».

Как?

2	Включите контакты в список.

Как?

3	Отправьте ярлык созданной общей папки в почтовом сообщении адресатам, которым вы предоставили право пользования этой папкой.

Как?

Замечание   Для включения в адресную книгу Outlook совместно используемого списка контактов пользователи общей папки контактов должны задать отображение папки в диалоговом окне Адресная книга. Совместно используемый список контактов, отображаемый в качестве адресной книги Outlook, доступен для средства объединения документов в Word и проверки имен в почтовых сообщениях в Outlook. Для сведений о том, как задать отображение папки контактов в адресной книге, нажмите кнопку  [image].


Совместное использование списка задач

1	Подготовьте общую папку.

Если вы не копируете имеющуюся папку «Задачи», а создаете новую, в качестве типа создаваемой папки выберите «Задачи».

Как?

2	Включите задачи в список задач.

Как?

3	Отправьте ярлык созданной общей папки в почтовом сообщении адресатам, которым вы предоставили право пользования этой папкой.

Как?

Замечание   Общая папка не позволяет создавать поручения. При включении задач в общую папку не следует создавать поручения из частной папки, назначая задачи общей папке. Для этих задач срок выполнения не отображается.


Копирование данных из общей папки в частную папку Outlook

Для копирования в Outlook встречи, контакта или задачи из общей папки в свою частную папку «Календарь», «Контакты» или «Задачи», необходимо иметь систему Microsoft Exchange Server и обладать правом чтения элементов в общей папке. Для сведений о проверке прав на папку нажмите кнопку  [image].

Информация копируется следующими способами.

•	Из общей папки скопируйте встречу в свою частную папку «Календарь», что позволит вам скоординировать встречу с другими элементами календаря.

•	Скопируйте контакт из общей папки в свой частный список контактов. В результате этого вы сможете дополнить информацию о контакте личными заметками и экспортировать контакт в файл со своими остальными контактами.

•	Скопируйте задачу из общей папки в свой частный список задач, что позволит вам контролировать ход своего выполнения задачи, а также назначать задачу другим пользователям и отслеживать ее выполнение в списке задач.

•	Скопируйте любой элемент из общей папки для создания нового элемента в частной папке. Для этого перенесите элемент правой кнопкой мыши в папку, содержащую элементы другого типа. Затем перенесенный элемент можно скопировать в текстовую область нового элемента в виде текста, ярлыка или вложения. Например, можно скопировать контакт из общей папки в папку «Входящие» в виде сложения в сообщение, а затем послать этот контакт пользователю, имеющему право пользования общей папкой.

См. также

Копирование встречи в свой календарь

Копирование контакта в свой список контактов

Копирование задачи в свой список задач

Копирование произвольного элемента из общей папки для создания нового элемента в частной папке


Копирование встречи в свой календарь

1	Откройте общую папку, откуда копируется встреча.

Как?

2	Откройте встречу, копируемую в свой календарь.

3	Выберите в меню Встреча команду Копировать в личный календарь.


Копирование контакта в свой список контактов

1	Откройте общую папку, откуда копируется контакт.

Как?

2	Откройте контакт, копируемый в свой список контактов.

3	Выберите в меню Контакт команду Копировать в личный список контактов.


Копирование задачи в свой список задач

1	Откройте общую папку, откуда копируется задача.

Как?

2	Откройте задачу, копируемую в свой список задач.

3	Выберите в меню Задача команду Копировать в личный список задач.


Копирование произвольного элемента из общей папки для создания нового элемента в частной папке

1	Откройте общую папку, откуда копируется элемент.

Как?

2	Нажав правую кнопку мыши, перенесите элемент в частную папку с элементами другого типа, куда копируется данный элемент.

3	Для копирования данного элемента в новый элемент в виде текста выберите в открывающемся меню команду Копировать как элемент с текстом.

Для копирования данного элемента в новый элемент в виде ярлыка выберите в открывающемся меню команду Копировать как элемент с ярлыком.

Для копирования данного элемента в новый элемент в виде вложения выберите в открывающемся меню команду Копировать как элемент с вложением.


Перемещение элемента из общей папки для создания нового элемента в частной папке

Для перемещения элемента из общей папки в свою частную папку «Календарь», «Контакты» или «Задачи» в Outlook необходимо иметь систему Microsoft Exchange Server и обладать правами на удаление элементов из общей папки. Для сведений о проверке прав на папку нажмите кнопку  [image].

1	Откройте общую папку, откуда перемещается элемент.

Как?

2	Нажав правую кнопку мыши, перенесите элемент в частную папку с элементами другого типа, куда перемещается данный элемент.

3	Выберите в открывающемся меню команду Переместить.

Замечание   Заметки перемещаются только в частную папку «Заметки».


Совместное использование файлов в общей папке

Общие папки позволяют совместно использовать файлы, часто читаемые и обновляемые участниками рабочей группы. Для этого необходима установка на вашем компьютере приложения, где сохранен файл. Кроме того, необходимо иметь систему Microsoft Exchange Server и обладать правами на чтение или создание элементов в общей папке. Для сведений о проверке прав на папку нажмите кнопку  [image].

Общие папки обеспечивают совместное использование файлов следующими способами.

•	Откройте файл в общей папке. Это позволяет читать и обновлять его, а также быстро просматривать ряд файлов.

•	Работая в приложении Microsoft Office, таком как Microsoft Excel, Word, PowerPoint или Microsoft Access, запустите создание файла Office из общей папки. Данный метод позволяет использовать команды и инструменты других приложений, не выходя из Outlook.

•	С помощью проводника Windows скопируйте существующий файл из другого приложения, которое не открыто. Данный метод позволяет совместно использовать файл общей папки, не открывая другое приложение.

•	Поместите существующий файл Office в общую папку из другого, открытого приложения Office. Данный метод позволяет совместно использовать файл общей папки, не выходя из другого приложения. Например, можно поместить в общую папку только что исправленный проект плана товарооборота или квартальный отчет по сбыту в форме электронной таблицы Microsoft Excel. Это обеспечит для членов группы быстрый просмотр самой свежей информации.

При копировании файла в общую папку из проводника Windows или его помещении туда из открытого приложения Office оригинальный файл остается на старом месте. Изменения, внесенные в скопированный или помещенный файл в общей папке, не затрагивают исходный файл.

См. также

Открытие файла в общей папке

Запуск нового файла Office из общей папки

Копирование файла из проводника Windows в общую папку

Помещение файла Office в папку Microsoft Exchange


Открытие файла в общей папке

1	Откройте общую папку, содержащую открываемый файл.

Как?

2	Дважды щелкните файл.

Совет   Для перехода к следующему файлу Office нажмите кнопку Далее  [image]. Для перехода к предыдущему файлу Office нажмите кнопку Назад  [image].


Копирование файла из проводника Windows в общую папку

1	Откройте общую папку, куда копируется файл.

Как?

2	В окне проводника Windows или «Мой компьютер» найдите копируемый файл.

3	Расположите список папок и второе окно так, чтобы видеть их одновременно.

Как?

4	Перенесите файл из проводника Windows или окна «Мой компьютер» в нужную общую папку в списке папок.


Установка общей папки

Общие папки организуются совместно с администратором. Более подробно об общих папках см. Microsoft Office 97 Resource Kit. Для сведений о том, как получить Office Resource Kit, нажмите кнопку  [image].

1	Создайте общую папку.

Как?

2	Распределите права в отношении папки. Определите круг пользователей и диапазон их действий.

Как?

3	Создайте представления, позволяющие организовать и обеспечить поиск данных.

Как?

4	Задайте представление папки для его использования по умолчанию.

Как?

5	Задайте формы, при помощи которых другие пользователи будут помещать данные в общую папку.

Как?

6	Создайте правила обработки помещаемых в папку элементов.

Как?

7	Оповестите всех пользователей о новой общей папке, послав им ярлык папки.

Как?


Создание общей папки

Для создания общих папок необходимо иметь право на создание папок в какой-либо существующей общей папке. О получении таких прав узнавайте у администратора.

1	Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Папка.

Покажи как

2	В поле Имя введите имя для папки.

3	В списке Содержимое папки выберите тип создаваемой папки. Тип папки определяет тип элементов, содержащихся в папке.

4	В списке Сделать подпапкой для выберите общую папку, где будет содержаться новая папка (для раздела Общие папки»).

5	В поле Описание введите описание папки.

6	Если нет необходимости создавать на панели Outlook ярлык новой общей папки, сбросьте флажок Создать для этой папки ярлык на панели Outlook.

Совет   Скопируйте общую папку в другую общую папку для быстрого создания общей папки с элементами. Для сведений о порядке копирования папки нажмите кнопку  [image].


Использование табличных представлений Outlook в Microsoft Exchange

Данный тип представления Outlook включает функции, не поддерживаемые системой Microsoft Exchange Client; например, поля формул, поля выражений, сортировка по нескольким полям. При совместном использовании личной папки, создании общей папки или объявлении кого-либо своим представителем в папке, а также при условии использования этой папки в Microsoft Exchange Client, можно создать для пользователей Microsoft Exchange представления таблицей, где применяются только функции, поддерживаемые сервером Microsoft Exchange. Такой вариант представления автоматически обеспечивается в Outlook.

Обладая правами владения, можно сделать нестандартное представление таблицей доступным для пользователей Microsoft Exchange. Для этого определите для папки по крайней мере одно нестандартное представление таблицей. Затем, при сохранении представления, установите переключатель в этой папке, доступно всем в диалоговом окне Копировать представление. Для сведений о проверке прав на папку нажмите кнопку  [image].

1	Если список папок не показан на экране, нажмите кнопку Список папок  [image].

2	Щелкните правой кнопкой мыши папку, табличное представление которой необходимо сделать доступным в Microsoft Exchange, и выберите в открывающемся меню команду Свойства.

3	На вкладке Сведения установите флажок Автоматическая генерация представлений Microsoft Exchange.

С этого момента Outlook формирует для Microsoft Exchange версию создаваемых или изменяемых вами нестандартных представлений таблицей.

Замечание   Изменение, внесенное в нестандартное представление таблицей в Microsoft Exchange, не сохранится в Outlook.


Смена представления общей папки, используемого по умолчанию

Для смены представления общей папки, используемого по умолчанию, необходимо обладать правами владения папки и определить для нее по крайней мере одно нестандартное представление, доступное всем.

1	Если список папок не показан на экране, нажмите кнопку Список папок  [image].

2	В разделе «Общие папки» щелкните правой кнопкой мыши общую папку, для которой необходимо сменить представление по умолчанию, и выберите в открывающемся меню команду Свойства.

3	Щелкните вкладку Управление.

Если вкладка не показана, значит, вы не являетесь владельцем папки.

4	В поле Исходное представление задайте представление для его отображения при открытии папки.

Обычное представление демонстрирует представление Outlook, используемое по умолчанию для типа элементов данной папки.


Изменение имени в поле «От» сообщений, копируемых и перемещаемых в общую папку

Для изменения установки для поля «От» в общей папке необходимо быть ее владельцем. Для получения сведений о проверке прав на папку нажмите кнопку  [image].

1	Если список папок не показан на экране, нажмите кнопку Список папок  [image].

2	В разделе «Общие папки» щелкните правой кнопкой мыши общую папку, для которой необходимо изменить установку поля От, и выберите в открывающемся меню команду Свойства.

3	Щелкните вкладку Управление.

4	Для сохранения в поле От имени пользователя, отправившего сообщение, щелкните Перемещение/Копирование в списке Перетаскивание действует как.

Для отображения в поле От имени пользователя, переместившего или скопировавшего сообщение, щелкните Пересылка в списке Перетаскивание действует как. Имя пользователя, первым отправившего данный элемент, появится в текстовом поле сообщения.


Включение в личную адресную книгу адреса электронной почты для общей папки

Для добавления адреса общей папки в личную адресную книгу последняя должна включаться в конфигурацию. Для сведений о порядке включения в конфигурацию личной адресной книги нажмите кнопку  [image].

1	Если список папок не показан на экране, нажмите кнопку Список папок  [image].

2	В разделе «Общие папки» щелкните правой кнопкой мыши общую папку, которую необходимо включить в личную адресную книгу, и выберите в открывающемся меню команду Свойства.

3	Если вы не являетесь владельцем папки, перейдите на вкладку Сведения.

Если вы владелец папки, перейдите на вкладку Управление.

Если ни одна из этих вкладок не показана, значит, вы не можете включить адрес электронной почты в свою личную адресную книгу.

4	Щелкните Личная адресная книга.


Запрет на доступ к общей папке всем, кроме владельцев

Для ограничения доступа к общей папке необходимо быть ее владельцем. Для сведений о проверке прав на папку нажмите кнопку  [image].

1	Если список папок не показан на экране, нажмите кнопку Список папок  [image].

2	В разделе «Общие папки» щелкните правой кнопкой мыши общую папку, доступ к которой ограничивается, и выберите в открывающемся меню команду Свойства.

3	Щелкните вкладку Управление.

4	В группе Папка доступна установите переключатель Только владельцам.


Создание или изменение правила для общей папки

Чтобы создавать или измененять правила для общей папки, необходимо быть ее владельцем. Для сведений о проверке прав на папку нажмите кнопку  [image].

1	Если список папок не показан на экране, нажмите кнопку Список папок  [image].

2	В разделе «Общие папки» щелкните правой кнопкой мыши общую папку, для которой создаются или изменяются правила, и выберите в открывающемся меню команду Свойства.

Перейдите на вкладку Управление.

3	Нажмите кнопку Помощник по работе с папками.

4	Для создания правила нажмите кнопку Добавить.

Для изменения правила выберите его в списке и нажмите кнопку Изменить.

5	Введите условия выполнения каких-либо действий для данного элемента. Для задания дополнительных условий нажмите кнопку Дополнительно.

Для получения справки о каком-либо параметре нажмите кнопку Справка.

6	В группе выполнить следующие действия выберите нужные настройки.

Замечание   Созданное правило по умолчанию становится активным.


Задание форм, доступных для папки

Для добавления формы в частную совместно используемую папку или в общую папку необходимо иметь права редактора, главного редактора или владельца. Если вы являетесь владельцем общей папки, вы в праве ограничить доступ к формам для пользователей папки.

1	Если список папок не показан на экране, нажмите кнопку Список папок  [image].

2	В разделе «Общие папки» щелкните правой кнопкой мыши папку, для которой задаются доступные формы, и выберите в открывающемся меню команду Свойства.

3	Щелкните вкладку Формы и нажмите кнопку Диспетчер.

4	Выберите в левом списке формы, используемые в папке, и нажмите кнопку Копировать.

Если нужная форма находится в другой библиотеке форм, смените библиотеку нажатием кнопки Выбор.

5	Нажмите кнопку Закрыть.

6	Если вы имеете дело с общей папкой, установите в группе Разрешить использование нужный переключатель для ограничения круга форм, доступных для пользователей данной папки.

Замечание   Доступные для папки формы перечисляются внизу меню соответствующего элемента при работе в папке; например, формы для папки «Входящие» приведены внизу меню Сообщение.


Установка прав совместного пользования для общей папки

Для установления прав совместного пользования относительно общей папки необходимо быть ее владельцем. В ходе одной процедуры устанавливаются права только для одной папки. Для получения сведений о правах на папку нажмите кнопку  [image].

1	Если список папок не показан на экране, нажмите кнопку Список папок  [image].

2	В разделе «Общие папки» щелкните правой кнопкой мыши папку, для которой изменяются права совместного пользования, и выберите в открывающемся меню команду Свойства.

3	Щелкните вкладку Разрешения.

4	Чтобы установить права для всех пользователей папки, щелкните Все пользователи в списке Имя.

В списке Роли выберите роль, назначаемую всем. Можно создать нестандартную роль, выбирая какие-либо установки параметров ниже поля Роли.

Для получения справки о каком-либо параметре щелкните вопросительный знак  [image] , затем щелкните параметр.

5	Чтобы установить другие права для конкретного пользователя, нажмите кнопку Добавить.

В поле Введите или выберите имя введите имя пользователя, для которого устанавливаются другие права, нажмите кнопку Добавить, затем кнопку OK. В списке Имена щелкните добавленное имя. В списке Роли выберите роль, назначаемую пользователю.

Для получения справки о каком-либо параметре щелкните вопросительный знак  [image] , затем щелкните параметр.


Устранение неполадок, связанных с общими папками

Описание неполадок

Исчезли данные из моей общей папки

Нужное представление недоступно в общей папке

Нужная форма недоступна в общей папке

Не удается добавить элемент в общую папку

Исчезли подпапки моей общей папки

Изменения не сохранились в файл в общей папке

Из диалогового окна «Свойства» общей папки исчезла вкладка «Синхронизация»

При поиске элементов в общей папке выдается сообщение об ошибке

Что делать с сообщениями о конфликтах в общей папке


Исчезли данные из моей общей папки

•	Некоторые элементы могут быть временно скрыты, если в используемом представлении установлены фильтры. Для просмотра всех элементов в папке выберите в меню Вид команду Отбор, затем нажмите кнопку Очистить все.

•	Элементы, просматриваемые в таблице, могут быть сгруппированы, а группы свернуты, в результате чего их содержимое скрыто. Для разворачивания групп нажмите кнопку разворачивания  [image]. Для сворачивания групп нажмите кнопку сворачивания  [image].

•	Если вы работаете в автономном режиме, возможно, вы открыли общую папку с помощью ярлыка на панели Outlook, указывающего на оригинальную общую папку, а не с помощью ярлыка папки среди избранных общих папок. Для использования общей папки в автономном режиме необходимо иметь ее ярлык в папке «Избранное» раздела «Общие папки», и эта папка должна быть синхронизирована. Для сведений о порядке добавления ярлыка папки в папку «Избранное» раздела «Общие папки» нажмите кнопку  [image]. Для сведений о том, как сделать папку доступной в автономном режиме, нажмите кнопку  [image].

•	Если нужные вам данные находятся в автономной папке, узнайте подробнее об автономных папках, щелкнув  [image]. Если нужная общая папка является автономной, а ее ярлык на панели Outlook или в папке «Избранное» раздела «Общие папки» указывает на общую папку, имеющую подпапки, эти подпапки не отображаются. Для каждой подпапки, используемой в качестве автономной папки, необходимо создать отдельный ярлык в папке «Избранное» раздела «Общие папки». Для сведений о порядке добавления ярлыка папки в папку «Избранное» раздела «Общие папки» нажмите кнопку  [image].


Нужное представление недоступно в общей папке

•	Возможно, это представление доступно только владельцу папки. Попросите его сделать копию представления, доступную всем. Контакты для общей папки приведены на вкладке Сведения диалогового окна Свойства имя папки. (Щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите команду Свойства.)

•	Возможно, это представление доступно только в одной папке. Сохраните в этой папке копию представления и сделайте копию доступной во всех папках, содержащих элементы того же типа. Для получения сведений о сохранении представления нажмите кнопку  [image].


Нужная форма недоступна в общей папке

Возможно, вы не обладаете правами на использование формы, или для добавления информации в данную общую папку требуется другая форма. Обратитесь к владельцу папки или к администратору. Контакты для общей папки приведены на вкладке Сведения диалогового окна Свойства имя папки. (Щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите команду Свойства.)


Не удается добавить элемент в общую папку

•	Возможно, вы не обладаете правами на создание элементов в папке. Обратитесь к владельцу папки или к администратору. Для сведений о проверке прав на папку нажмите кнопку  [image].

•	В некоторые общие папки информация помещается с помощью специальной формы, возможно, у вас не установленной. Сведения о формах получите у администратора.


Исчезли подпапки моей общей папки

Если вы работаете с автономной папкой, узнайте подробнее об автономных папках, щелкнув  [image]. Если нужная общая папка является автономной, а ее ярлык на панели Outlook или в папке «Избранное» раздела «Общие папки» указывает на общую папку, имеющую подпапки, эти подпапки не отображаются. Для каждой подпапки, используемой в качестве автономной, необходимо создать отдельный ярлык в папке «Избранное» раздела «Общие папки». Для сведений о добавлении ярлыка папки в папку «Избранное» раздела «Общие папки» нажмите кнопку  [image].


Изменения не сохранились в файл в общей папке

•	Возможно, файл, созданный в приложении, не поддерживающем связанные объекты, открыт в Outlook с доступом только для чтения, и изменения при этом не удалось отследить и сохранить. Сохраните копию файла на жестком диске, внесите в нее изменения, а затем сохраните копию в общей папке.

•	Возможно, файл, созданный в приложении, поддерживающем связанные и внедренные объекты, изменялся одновременно вами и кем-то другим. Если файл в общей папке одновременно изменяют два или более пользователей, и приложение поддерживает связанные и внедренные объекты, сохраняются только изменения первого сохранившего файл. Для изменения файла несколькими пользователями попробуйте включить его в почтовое сообщение. Таким образом в каждый момент времени его сможет изменять только один человек.


Из диалогового окна «Свойства» общей папки исчезла вкладка «Синхронизация»

Вкладка Синхронизация отображается в диалоговом окне Свойства папки общей папки, если оно открыто с помощью ярлыка в папке «Избранное» раздела «Общие папки», а не из самой папки. Для сведений о порядке добавления ярлыка папки в папку «Избранное» раздела «Общие папки» нажмите кнопку  [image].


Что делать с сообщениями о конфликтах в общей папке

При наличии общих папок на нескольких компьютерах, где установлен Microsoft Exchange Server и при изменении одного и того же элемента на разных компьютерах, могут появиться сообщения о конфликтах, если компьютеры не синхронизированы.

Для разрешения конфликта откройте полученное сообщение, где содержатся все конфликтующие версии элемента. Чтобы свести всю информацию в один элемент, откройте один из элементов, приведенных в сообщении, и скопируйте в него нужную информацию из других элементов. Затем щелкните Сохранить этот документ. Остальные конфликтующие элементы будут удалены.

Для сохранения всех конфликтующих элементов в общей папке в виде отдельных элементов щелкните Сохранить все.


Сравнение средства удаленной почты и автономных папок

В Outlook можно обмениваться сообщениями электронной почты и иной информацией, находясь в офисе, дома или в пути. В офисе обычно происходит подключение к серверу локальной сети. Дома или в пути связь осуществляется с помощью модема, телефона, программного обеспечения удаленного доступа к сети и службы доставки почты. При использовании удаленной почты или автономных папок в Outlook предусмотрено несколько способов управления сообщениями и другими элементами из удаленных пунктов.

При использовании Microsoft Exchange Server управлять удаленным соединением рекомендуется с помощью автономных папок, обеспечивающих максимальную гибкость. Папки «Входящие», «Календарь», «Задачи» и любую другую папку можно синхронизировать из удаленной системы, сделав их содержимое идентичным содержимому тех же папок на сервере. Можно загрузить на свой компьютер одновременно все элементы папки. При использовании автономных папок для загрузки сообщений не применяется средство удаленной почты.

Если вы не используете Microsoft Exchange Server или загружаете к себе сообщения из своей папки «Входящие», воспользуйтесь средством удаленной почты. Оно позволяет отклонять ненужные сообщения: в первую очередь загрузите с сервера только заголовки сообщений, затем  отобранные сообщения полностью.

При выборе подходящего метода используйте следующую таблицу.

Метод	Используется, если	Пример
Удаленная почта	Необходимо свести к минимуму время, расходуемое на телефонную связь. Необходимо загружать с сервера только сообщения для папки «Входящие». Используется сервер, отличный от Microsoft Exchange Server.	Ваш второй компьютер находится дома и оборудован медленным модемом. Вы подключаетесь из отеля или аэропорта, где телефонная связь очень дорогая.
Автономные папки	Используется Microsoft Exchange Server. Необходимо обновлять содержимое всех папок. Необходимо синхронизировать папки на двух компьютерах. Затраты на телефон не играют роли.	Вы хотите иметь одинаковое содержимое на сервере и в удаленном компьютере. Вы загружаете в удаленный компьютер календарь или список задач. У вас имеется недорогое местное телефонное соединение со службой доставки почты.


Установка удаленной почты

1	Установите Outlook на компьютере, используемом в удаленном пункте.

2	Создайте файл личных папок (PST) на жестком диске своего компьютера.

Как?

3	Загрузите на компьютер адресную книгу..

Как?

4	Установите параметры службы доставки почты.

Как?

5	Укажите на собщения, которые должны доставляться в ваш файл личных папок.

Как?

6	Выйдите из Outlook и запустите снова.


Использование удаленной почты

Для использования средства удаленной почты установите на компьютере модем, телефон, программное обеспечение удаленного доступа к сети и службу доставки почты. Затем подключитесь к серверу и загрузите заголовки сообщений для отвода сообщений, которые не загружаются. Пометьте в заголовках, что делать с сообщениями: загрузить, скопировать или удалить. Затем снова подключитесь к серверу и загрузите сообщения.

1	Подготовьте компьютер к работе со средством удаленной почты.

Как?

2	Подключитесь к серверу и загрузите заголовки сообщений.

Как?

3	Пометьте в заголовках сообщений, что делать с сообщением: загрузить, скопировать или удалить.

Как?

4	Подключитесь и передайте сообщения.

Как?


Подключение и передача сообщений или заголовков сообщений

1	Подготовьте компьютер к работе со средством удаленной почты.

Как?

2	Нажмите кнопку Входящие  [image].

3	Укажите в меню Сервис на команду Удаленная почта, затем щелкните Подключиться к серверу.

4	Выполните указания мастера удаленного соединения.


Пометка заголовков сообщений для загрузки, копирования или удаления сообщений

При загрузке сообщения передаются только на ваш локальный компьютер. При копировании одна копия сообщения остается на сервере, а другая передается на ваш компьютер. При удалении сообщение удаляется с локального компьютера и с сервера. При использовании портативного компьютера сообщения рекомендуется загружать.

1	Нажмите кнопку Входящие  [image].

2	Укажите в меню Сервис на команду Удаленный доступ, затем щелкните Удаленный доступ.

3	Выберите загружаемые сообщения и нажмите кнопку Пометить для загрузки  [image].

Выберите копируемые и загружаемые сообщения и нажмите кнопку Пометить для загрузки копий  [image].

Выберите удаляемые сообщения и нажмите кнопку Удалить  [image].

Замечание   Для снятия маркировки со всех сообщений нажмите кнопку Снять все пометки  [image].


Установка параметров службы доставки удаленной почты

Устанавливаемые параметры удаленной почты находятся в зависимости от используемой службы доставки почты. Например, при использовании Microsoft Exchange Server можно планировать время проведения сеансов удаленной почты и загружать сообщения через фильтр.

1	Нажмите кнопку Входящие  [image].

2	Выберите в меню Сервис команду Службы.

3	В списке Конфигурация содержит следующие информационные службы щелкните службу, для которой устанавливаются параметры.

4	Нажмите кнопку Свойства.

5	Выберите нужные настройки и нажмите кнопку OK.

6	Щелкните вкладку Доставка и выберите нужные настройки.

7	Щелкните вкладку Адреса и выберите нужные настройки.

Замечания

•	При использовании Microsoft Exchange Server в первую очередь можно создать удаленное соединение. О создании удаленного соединения см. раздел Как установить сетевое соединение с помощью средства удаленного доступа к сети в документации Windows.

•	В некоторых службах доставки почты параметры выбираются при запуске службы. См. документацию к соответствующей службе.


Как работать с Microsoft Office: файлы

Здесь приводится ряд разделов справки, в которых содержится практические сведения на тему Совместимость файлов из книги «Как работать с Microsoft Office».

Выберите интересующую вас тему

Импорт информации в Outlook

Типы файлов, импортируемых в Outlook или экспортируемых из Outlook

Импорт файл Microsoft Mail

Импорт файл Schedule+

Импорт списка контактов или файла из другого приложения Office

Переход из Microsoft Exchange Client

Переход из Microsoft Mail 3.x

Переход из Schedule+

Переход из Lotus Notes 4.0

Переход из Lotus cc:Mail

Переход из Lotus Organizer 2.1

Переход из Novell GroupWise 4.1

Переход из NetManage ECCO Pro 3.0

Переход из Starfish Sidekick 95 Deluxe

Переход из Symantec ACT! 2.0


Как работать с Microsoft Office: установка Outlook

Здесь приводится ряд разделов справки, в которых содержатся практические сведения на тему Установка и запуск Microsoft Outlook из книги «Как работать с Microsoft Office».

Выберите интересующую вас тему

Получение справок, советов, сообщений и напоминаний от помощника Office

Загрузка, установка или удаление дополнительного приложения

Конфигурации и информационные службы

Установка места, куда отправляются и откуда принимаются сообщения электронной почты

Импорт информации в Outlook


Как работать с Microsoft Office: новые возможности Outlook

Здесь приводится ряд разделов справки, в которых содержатся практические сведения на тему Outlook 97 – новый продукт Microsoft из книги «Как работать с Microsoft Office».

Выберите интересующую вас тему

Что такое Microsoft Outlook?

Основы Outlook

Возможности Microsoft Outlook 97

Символы в Microsoft Outlook

Перемещение с помощью мыши

Создание новых элементов на основе существующих (автосоздание)


Как работать с Microsoft Office: список задач

Здесь приводится ряд разделов справки, в которых содержатся практические сведения на тему Список задач из книги «Как работать с Microsoft Office».

Выберите интересующую вас тему

Назначение задач

Символы в задачах

Создание поручений на основе существующей задачи

Создание задачи на основе почтового сообщения

Изменение настроек для задачи

Возвращение прав владения назначенной задачей, которая была отклонена

Отсылка примечаний о назначенной задаче

Представления в папке Задачи

Изменение порядка задач

Клавиши для перемещения по таблице

Стандартные поля в задаче

Устранение неполадок, связанных с задачами


Как работать с Microsoft Office: нестандартные представления

Здесь приводится ряд разделов справки, в которых содержатся практические сведения на тему Способы отображения данных из книги «Как работать с Microsoft Office».

Выберите интересующую вас тему

Представления

Изменение представления

Стандартные представления

Создание нестандартного представления

Удаление нестандартного представления

Переименование нестандартного представления

Сброс стандартного представления

Фильтры

Отображение или скрытие элементов или файлов с помощью фильтра

Категории

Назначение элементам категорий

Отобор всех элементов данной категории

Изменение формата значков, дат и чисел в таблице

Нестандартные поля и типы данных

Группы

Сортировка

Настройка печати

Устранение неполадок, связанных с представлениями


Как работать с Microsoft Office: контакты

Здесь приводится ряд разделов справки, в которых содержатся практические сведения на тему Работа с контактами из книги «Как работать с Microsoft Office».

Выберите интересующую вас тему

Импорт личной адресной книги в папку «Контакты»

Символы в папке «Контакты»

Изменение способа хранения контакта в списке контактов

Ввод адреса электронной почты для контакта

Звонок контакту

Использование Outlook для звонков по телефону

Совместное использование списка контактов

Поиск сведений о контакте на основе элемента

Автоматическая запись в дневнике элементов для некоторых контактов

Печать списка контактов на конвертах или наклейках

Печать брошюры

Устранение неполадок, связанных с контактами


Как работать с Microsoft Office: почта

Здесь приводится ряд разделов справки, в которых содержатся практические сведения на тему Организация электронной почты из книги «Как работать с Microsoft Office».

Выберите интересующую вас тему

Пометка сообщений как прочитанных и непрочитанных

Отслеживание доставки и чтения сообщений

Проверка поступления новых сообщений

Поиск всех сообщений, отправленных конкретным лицом

Отметка сообщения

Защита сообщений

Определение места и способа доставки электронной почты

Адресная книга

Создание личного списка рассылки

Обеспечение голосования адресатов в сообщении

Передача прав доступа представителям


Как работать с Microsoft Office: календарь

Здесь приводится ряд разделов справки, в которых содержатся практические сведения на тему Заполнение календаря из книги «Как работать с Microsoft Office».

Выберите интересующую вас тему

Все о встречах, собраниях и событиях

Планирование встречи, собрания или события

Поиск встреч и собраний, начинающихся в конкретное время

Поиск собраний, посещаемых конкретным лицом

Поиск собраний, организованных конкретным лицом

Изменение представления

Часовые пояса

Праздники

Удаление из календаря праздников какой-либо страны

Стили печати, используемые по умолчанию

Изменение события

Изменение параметров встречи

Изменение параметров повторяющейся встречи

Перенесение встречи

Преобразование встречи в повторяющуюся

Создание встречи на основе почтового сообщения

Планирование в календаре времени для выполнения задачи

Установка оповещения о встрече

Изменение состояния занятости элемента календаря

Просмотр календаря другого пользователя

Управление встречами и собраниями в календаре другого пользователя

Установка прав совместного пользования для представителя

Планирование встречи для другого пользователя

Устранение неполадок, связанных со встречами

Не отображены мои задачи.

Исчезла панель задач.


Как работать с Microsoft Office: собрание

Здесь приводится ряд разделов справки, в которых содержатся практические сведения на тему Приглашения на собрания из книги «Как работать с Microsoft Office».

Выберите интересующую вас тему

Все о встречах, собраниях и событиях

Планирование встречи, собрания или события

Планировщик собрания

Часовые пояса

Преобразование встречи в собрание

Удаление или добавление участников или ресурсов

Изменение сведений о собрании после отправки приглашения

Создание приглашений на собрание на основе контакта

Автоматическое принятие приглашений на собрания

Автоматическое отклонение конфликтующих приглашений на собрания

Устранение неполадок, связанных с собраниями

Управление встречами и собраниями в календаре другого пользователя

Планирование собрания от имени другого пользователя


Как работать с Microsoft Office: совместное использование папок

Здесь приводится ряд разделов справки, в которых содержатся практические сведения на тему Совместное использование папок в Outlook из книги «Как работать с Microsoft Office».

Выберите интересующую вас тему

Общие папки

Установка общей папки

Совместное использование файлов в общей папке

Совместное использование расписания, списка контактов или списка задач с помощью общей папки

Копирование данных из общей папки в частную папку Outlook

Использование общей папки в качестве доски объявлений

Сравнение передачи прав доступа, совместно используемых частных папок и общих папок

Устранение неполадок, связанных с общими папками

Автономные папки

Установка автономных папок

Проверка состояния автономной папки


Как работать с Microsoft Office: Outlook и Web

Здесь приводится ряд разделов справки, в которых содержатся практические сведения на тему Открытие страниц Web в Outlook из книги «Как работать с Microsoft Office».

Выберите интересующую вас тему

Переход на страницу Web какого-либо контакта

Вставка в сообщение Outlook ярлыка одной из избранных страниц Web

Не удается перейти на страницу Web контакта.

Протоколы Интернет, указываемые для создания гиперссылок


Как работать с Microsoft Office: возможности Outlook

Здесь приводится ряд разделов справки, в которых содержатся практические сведения на тему Возможности Outlook из книги «Как работать с Microsoft Office».

Выберите интересующую вас тему

Что такое Microsoft Outlook

Импорт информации в Outlook

Просмотр содержания сообщений

Использование автоподписи в сообщениях

Отзыв или замена посланного сообщения

Планировщик собрания

Все о встречах, собраниях и событиях

Ведение дневника

Поиск элементов и файлов

Архивация и автоархивация

Создание новых элементов на основе существующих (автосоздание)

Просмотр файлов в Microsoft Outlook

Методы и места доставки электронной почты

Word в роли редактора электронной почты


Календарь


Запланируйте событие; например, семинар, праздник или день рождения. Его название отобразится вверху календаря. Можно задать оповещение, напоминающее о предстоящем событии.


Запланируйте любую встречу; например, совещание, визит к врачу, обед с приятелем. Повторяющуюся встречу достаточно запланировать один раз. Можно задать оповещение, напоминающее о предстоящей встрече. Встречи и прочие элементы календаря можно просматривать по дням, неделям, месяцам или списком.


Полужирная дата в календарике обозначает, что на этот день запланировано мероприятие.

Щелкните название месяца, затем щелкните какой-либо другой месяц в списке для быстрого перехода к нему.

Щелкнув дату в календарике, просмотрите расписание на этот день. Можно выбрать несколько дней недели, в том числе вразброс; например, вторник и пятницу (для этого щелкните каждый из этих дней при нажатой клавише CTRL).

Для быстрого перенесения какого-либо мероприятия на другой день перенесите его из календаря на другую дату в календарике.


Панель задач в календаре является представлением списка задач, содержащегося в папке «Задачи». Содержимое панели задач просматривается разными способами; например, можно оставить только задачи, срок выполнения которых приходится на выбранный день. Перенеся задачу из панели задач в календарь, вы запланируете время для работы над ней. Все изменения задач на панели задач автоматически отражаются в папке «Задачи».


Планировщик собрания позволяет быстро организовать собрание с участием нескольких лиц. При выборе времени и места проведения собрания и определении списка участников, планировщик покажет расписание каждого участника. Таким образом вы увидите, кто из них свободен в это время. Средство автовыбора позволит быстро найти интервал времени, удобный для всех.

Если кто-либо из приглашенных находится в другом часовом поясе, просмотрите время проведения собрания в этом поясе. Для этого установите второй часовой пояс в просмотре календаря по дням.

Определив время проведения собрания, рассылайте приглашения. Получатель может принять или отклонить приглашение. Если приглашение принято, Outlook включает собрание в календарь участника.


Контакты


Данные о контакте помещаются в отдельные поля. Это позволяет сортировать, группировать и фильтровать контакты по любому компоненту имени или адреса.

Для каждого контакта задается до трех адресов. Отметьте один из них как почтовый для его использования в наклейках на конвертах и при слиянии документов в Word.


Заполните адрес для страницы Web контакта. В результате для перехода на страницу  Web достаточно щелкнуть контакт и нажать кнопку Просмотреть страницу Web  [image].


Контакту, в окне которого нажата соответствующая кнопка или выбрана команда меню, адресуется приглашение на собрание, почтовое сообщение или поручение. Если есть модем, Outlook набирает номер телефона контакта. Кроме того, Outlook регистрирует время звонка и записывает о нем в дневник. Во время разговора вы можете вносить  заметки в эту запись.


Для просмотра сведений о контакте можно использовать фамилию, имя, название организации, псевдоним или любое слово, по которому будет найден контакт (например, «Чижиков П.П.»). Outlook предлагает несколько вариантов хранения сведений о контакте. Вы можете использовать собственный вариант.

Можно задать просмотр всех или только часто используемых адресов и номеров телефонов контакта.


Можно быстро просматривать все данные о контакте, имеющиеся в дневнике; например, дату прошедшей встречи и тему разговора. Для этого откройте контакт и перейдите на вкладку Дневник. Здесь отображены те же записи, что и в папке «Дневник».


Входящие сообщения


Средство автопросмотра позволяет просмотреть несколько первых строк в каждом из сообщений (или только в каждом из непрочитанных сообщений).

Отметка сообщения  [image]  указывает, что сообщение требует принятия определенных мер; например, решить данный вопрос к определенной дате.

Если есть сервер Microsoft Exchange, можно создавать правила обработки и организации сообщений в папке «Входящие». Такое правило, например, направляет все сообщения руководителя в отдельную папку или пересылает все сообщения вашего коллеги остальным членам группы.


При установленной службе доставки почты и модема можно из Outlook обмениваться сообщениями, находясь дома, в офисе или в пути, а также через сеть Интернет. Это осуществляется разными методами.

•	Средство удаленного доступа позволяет быстро загрузить с сервера только заголовки сообщений. При просмотре тем сообщений в отношении каждого сообщения вы решаете, нужно ли загружать его полностью.

•	При хранении информации на сервере Microsoft Exchange и использовании автономных папок вы можете синхронизировать все свои папки Outlook, чтобы информация, с которой вы работаете в автономном режиме (сообщения, встречи, задачи и т.п.), соответствовала содержимому папок на сервере.


Чтобы провести опрос среди получателей вашего сообщения, используйте кнопки голосования для сбора ответов по электронной почте.

Результаты голосования подсчитываются в первоначальном сообщении, хранящемся в вашей папке «Отправленные».


Перед отправкой сообщения Outlook проверяет указанные в нем имена. Имя, которому соответствует несколько адресатов, подчеркивается красной волнистой или зеленой пунктирной чертой. Перед отсылкой сообщения проверьте такое имя.

Отправленное сообщение можно отозвать, если получатель не прочитал его. Это требуется, например, если вы ошибочно адресовали сообщение кому-либо или забыли включить в него вложение.


В тексте почтового сообщения используются шрифты с различными стилями, размерами и цветами. Можно менять вид выравнивания текста и отступы, создавать маркированные списки средствами автоматического форматирования.

Средство автоподписи позволяет автоматически включать текст в отправляемые почтовые сообщения. Например, автоподпись может состоять из вашего имени, названия должности и номера телефона.

Для применения дополнительных возможностей форматирования, например, таблиц или выделения текста, используйте в качестве редактора сообщений Microsoft Word.


Обзор возможностей Outlook


С помощью Outlook из любого элемента (например, почтового сообщения) можно создать элемент другого типа (например, контакт). При этом содержимое исходного элемента копируется в новый элемент. Так, если на основе сообщения создан контакт, в новый элемент заносится имя отправителя сообщения, адрес электронной почты и текст сообщения. Вам остается добавить адрес и номер телефона контакта. Исходный элемент остается без изменений.

Для этих целей перенесите элемент из одной папки в другую. Таким образом можно создавать поручения для контакта, планировать в календаре время работы над задачей, создать встречу, записать в дневник сведения о собрании.


Пользуйтесь папкой «Избранное» для размещения важных материалов и открытия нужных страниц Web непосредственно из Outlook.


Средство автоархивации осуществляет автоматическое сохранение или удаление устаревших элементов Outlook в архиве. Outlook отслеживает возраст элементов и время их последней архивации. Элементы, для которых истек установленный вами срок действия, автоматически перемещаются в файл архива или удаляются.


Если есть сервер Microsoft Exchange, общие папки могут служить для совместного использования информации группой пользователей. Помещайте в общие папки материалы, заинтересующие других пользователей, или сведения, которуе им необходимо проанализировать. Например, можно предоставить участникам проекта в совместное пользование список контактов или список задач или провести оперативное совещание в рамках рабочей группы.


Дневник


В дневнике Outlook можно задать автоматическую запись сведений о ваших связях с контактами, выбранными из списка контактов Outlook. Кроме того, дневник позволяет отслеживать все создаваемые и используемые вами документы Office.


Каждая запись дневника представляет один факт. Записи производятся при свершении факта; например, запись о документе Word вносится при его создании или использовании. Можно открыть любую запись дневника и просмотреть подробные сведения. Кроме того, запись можно использовать как средство быстрого доступа непосредственно к элементу Outlook или соответствующему документу.


Если вы помните дату работы с файлом, но забыли, где он находится, обратитесь к дневнику. Дневник позволяет найти информацию в зависимости от времени выполнявшихся действий. Задайте автоматическую запись документов Microsoft Excel в дневнике. Так, например, вы сможете быстро найти документ, с которым работали в прошлый вторник.


Дневниковые записи можно организовывать на временной шкале в виде логических групп: почтовые сообщения, собрания, звонки по телефону. Это позволяет быстро получать нужные сведения; например, сведения о собраниях, которые вы посетили за последнюю неделю или последний месяц.


Записывайте в дневник все, что необходимо запомнить, в том числе сведения, не связанные с вашим компьютером. Например, разговор по телефону, отправленное или полученное письмо на бумаге.


Доступ к файлам, их просмотр и совместное использование


Если на компьютере установлено еще одно приложение Office, например Microsoft Excel или Word, в нем можно создать файл, не выходя из Outlook. Для фиксирования времени, потраченного на файл, задайте в Outlook автоматическую запись в дневник сведений о работе в этом приложении.

Для передачи файла в совместное пользование поместите его в общую папку или создайте почтовое сообщение или отчет о состоянии задачи, затем вставьте в него файл.


Имена файлов в папках отображаются в Outlook так же, как в проводнике Windows. Outlook имеет больше средств просмотра и организации файлов. Например, при использовании приложений Office файлы можно сортировать по таким свойствам, как «Автор» или «Ключевые слова». Файлы отображаются сгруппированными по автору или типу, а также на временной шкале, где отображается время их последнего изменения. Для удобства отображения файлов можно создавать собственные представления.


В Outlook можно задавать поиск любых файлов по заданным условиям. Найденные файлы можно сортировать, группировать, фильтровать или открывать.


Задачи


При регулярном повторении какой-либо задачи, например, при написании квартального отчета или визите в парикмахерскую, определите только первый экземпляр задачи. Следующая копия задачи создается автоматически в зависимости от заданного интервала времени или от даты, на которую назначено выполнение задачи.


Для назначения задач другим пользователям применяются поручения. Лицо, согласившееся выполнить задачу, становится ее новым владельцем, и задача включается в его список задач. По мере работы нового владельца над задачей Outlook обновляет ее копию в вашем списке задач. После выполнения задачи вы получаете отчет о ее состоянии.


Задачи из нескольких проектов размещаются в одном списке задач, а не в отдельных списках. Создайте для каждого проекта категорию, назначьте категории задачам и сгруппируйте их по категориям. Задача, имеющая несколько категорий, располагается в списке каждой категории.


Для расположения задач в нужном порядке переносите их вверх или вниз в списке. Присваивая задачам высокую или низкую степени важности, можно сортировать их, располагая, например, наиболее важные задачи вверху списка.


Работая над задачами, можно контролировать ход их выполнения. Для получения напоминания о приближении срока выполнения задачи установите дату и время выдачи оповещения. Можно также задать регистрацию процента выполнения и вычеркивание полностью выполненной задачи из списка задач.


Смена шрифта в тексте

Перед выполнением этой процедуры отобразите панель инструментов Форматирование. Для этого укажите в меню Вид на команду Панели инструментов, затем щелкните Форматирование.

1	Откройте элемент, в котором необходимо сменить шрифт.

2	Выделите изменяемый текст.

Форматируется только текст, содержащийся в текстовом поле элемента, но не в других полях.

3	В списке Шрифт  [image] выберите нужный шрифт.


Изменение размера текста

Перед выполнением этой процедуры отобразите панель инструментов Форматирование. Для этого укажите в меню Вид на команду Панели инструментов, затем щелкните Форматирование.

1	Откройте элемент, в котором необходимо изменить размер текста.

2	Выделите изменяемый текст.

Форматируется только текст, содержащийся в текстовом поле элемента, но не в других полях.

3	В списке Размер  [image] выберите нужный размер.


Изменение цвета текста

Перед выполнением этой процедуры отобразите панель инструментов Форматирование. Для этого укажите в меню Вид на команду Панели инструментов, затем щелкните Форматирование.

1	Откройте элемент, в котором необходимо изменить цвет текста.

2	Выделите изменяемый текст.

Форматируется только текст, содержащийся в текстовом поле элемента, но не в других полях.

3	Нажмите кнопку Цвет текста  [image], затем щелкните нужный цвет.


Преобразование текста в маркированный список

Перед выполнением этой процедуры отобразите панель инструментов Форматирование. Для этого укажите в меню Вид на команду Панели инструментов, затем щелкните Форматирование.

1	Откройте элемент, в котором необходимо сформировать маркированный список.

2	Выделите строки текста, преобразуемые в строки списка.

Форматируется только текст, содержащийся в текстовом поле элемента, но не в других полях.

3	Нажмите кнопку Маркированный список  [image].


Выделение текста полужирным шрифтом, подчеркиванием или курсивом

Перед выполнением этой процедуры отобразите панель инструментов Форматирование. Для этого укажите в меню Вид на команду Панели инструментов, затем щелкните Форматирование.

1	Откройте элемент, в котором необходимо отформатировать текст.

2	Выделите форматируемый текст.

Форматируется только текст, содержащийся в текстовом поле элемента, но не в других полях.

3	Нажмите соответствующую кнопку.

Полужирный
Курсив
Подчеркнутый


Выравнивание текста

Перед выполнением этой процедуры отобразите панель инструментов Форматирование. Для этого укажите в меню Вид на команду Панели инструментов, затем щелкните Форматирование.

1	Откройте элемент, в котором необходимо выровнять текст.

2	Выделите выравниваемый текст.

Форматируется только текст, содержащийся в текстовом поле элемента, но не в других полях.

3	Нажмите соответствующую кнопку.

По левому краю
По центру
По правому краю


Отступ в тексте

Перед выполнением этой процедуры отобразите панель инструментов Форматирование. Для этого укажите в меню Вид на команду Панели инструментов, затем щелкните Форматирование.

1	Откройте элемент, в котором необходимо сделать отступ в тексте.

2	Выделите текст, в котором производится отступ.

Форматируется только текст, содержащийся в текстовом поле элемента, но не в других полях.

3	Нажмите соответствующую кнопку.

Увеличить отступ
Уменьшить отсуп


Зачеркивание текста

1	Откройте элемент, в котором зачеркивается текст.

2	Выделите зачеркиваемый текст.

Форматируется только текст, содержащийся в текстовом поле элемента, но не в других полях.

3	Выберите в меню Формат команду Шрифт.

Покажи как

4	Установите флажок Зачеркнутый.


Основы Outlook


Основными структурными единицами Outlook являются элементы различных типов: почтовые сообщения, встречи, контакты, записи в дневнике, задачи и заметки. Для создания элемента укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните нужный тип элемента. Хранение элементов организовано по типам. Так, все почтовые сообщения хранятся в папке «Входящие», все задачи – в папке «Задачи». Папки, содержащие элементы Outlook, хранятся в одном файле Outlook, что позволяет быстро отыскивать, классифицировать и архивировать элементы.


Щелкнув ярлык на панели Outlook, вы откроете обозначаемую им папку. Ярлыки можно добавлять и удалять, увеличивать и уменьшать. Можно скрыть всю панель Outlook. Панель для удобства разделена на группы. Щелкнув название какой-либо группы (например, «Почта»), вы отобразите на панели другой набор ярлыков. Можно создавать собственные группы, перенося ярлыки в другие группы.


Для просмотра в Outlook всех своих папок нажмите кнопку Список папок  [image]. Число в скобках, стоящее рядом с именем папки, обозначает количество непрочитанных элементов в этой папке. Для отображения списка папок также щелкните название-шапку открытой папки.


Элементы выбранной папки отображаются на экране в соответствии с определенными правилами представления. Способ отображения информации можно изменить: добавить или убрать столбцы, выполнить сортировку, группировку или фильтрацию элементов.

Кроме того, можно выбрать другой вид представления в списке Текущее представление  [image].


Как организовать данные в таблице


Сортировка располагает элементы в порядке возрастания или убывания. Например, сортировка по дате упорядочивает сообщения по дате и времени получения. Сортировка производится по отдельному полю или по нескольким полям. Для быстрой сортировки элементов щелкните заголовок столбца, по которому производится сортировка.


Группировка элементов в табличном представлении и на временной шкале располагает элементы под одним заголовком. Например, элементы, сгруппированные по полю «От» организовываются в группы по отправителям. Для разворачивания или сворачивания группы щелкните соответственно знак плюс  [image]  или минус  [image].


Фильтрация элементов оставляет видимыми только элементы, удовлетворяющие заданным условиям. Например, если в качестве условия задается содержание в поле «От» имени «Андрей Фокин», в результате фильтрации остаются только элементы с таким именем. Остальные элементы остаются в папке. Для их отображения отмените фильтр.


Назначение категорий элементам позволяет организовывать их по темам и впоследствии быстро находить. Например, можно назначить получаемым сообщениям категории «Деловые» и «Личные», а затем сортировать, группировать и фильтровать их. Можно создавать собственные категории и назначать их элементам.


Использование приложений Microsoft Team Manager и Outlook при назначении задач

Microsoft Team Manager – это приложение, используемое членами рабочей группы (команды) наряду с Outlook для расширения возможностей управления задачами. Team Manager представляет собой диспетчер работы команды, позволяющий ее участникам назначать, отслеживать и объединять задачи. Члены команды используют для просмотра задач приложение Outlook, а для связи друг с другом – Team Manager для членов команды.

Об использовании приложения Team Manager см. справку Microsoft Team Manager. Для сведений о Team Manager обратитесь на Web-узел Microsoft Team Manager.

В следующей таблице сравниваются возможности обработки задач в Outlook и в Team Manager.

Microsoft Outlook	Microsoft Team Manager
Позволяет изменять задачу только ее владельцу.	Позволяет изменять задачу диспетчеру и члену команды (член команды может отклонить изменения).
Назначает за один раз одну задачу.	Назначает сразу несколько задач.
Отправляет и получает за один раз отчет о состоянии одной задачи.	Отправляет и получает отчеты о состоянии одновременно нескольких задач.
Отображает личные задачи в одном списке с задачами команды.	Отображает файл задач команды, где просматривается статус каждого участника.


Работа с задачами Microsoft Team Manager в Outlook

Чтобы использовать Outlook для отслеживания задач Team Manager, установите на своем компьютере приложение Team Manager и примите от своего диспетчера сообщение с параметрами члена команды. Задачи команды в Outlook можно синхронизировать с файлом команды вашего диспетчера.

В Outlook над задачами Team Manager выполняются следующие действия.

•	Создается представление, показывающее задачи Team Manager вместе с остальными задачами Outlook, что позволяет просматривать, обновлять задачи Team Manager и составлять отчеты о их выполнении.

•	Задачи, созданные в Outlook, можно преобразовать в задачи Team Manager. Отправляя диспетчеру обновления задач, вы передаете ему все дополнения, изменения и изъятия по задачам, помеченным вами как задачи Team Manager.

•	Outlook используется для отслеживания хода выполнения задач Team Manager и последующего обновления файла команды в Outlook.

•	Для сообщения диспетчеру сведений о ходе работы над задачами команды, почтовым сообщением из Outlook ему отсылается отчет о состоянии задачи команды. Ваш отчет объединяется с отчетами других членов команды для формирования единого Отчета о состоянии.

•	Можно получить от диспетчера обновление задач команды и перенести изменения из файла команды диспетчера в свои задачи команды.

•	Можно согласовывать задачи команды с диспетчером; например, для изменения таких характеристик, как срок исполнения или предполагаемый объем работы.

•	Участвуя в нескольких командах и используя несколько файлов команд, можно задать файл, объединяемый с вашим списком задач Outlook (его можно объединить только с одним файлом команды).

•	Можно запустить Team Manager из Outlook для просмотра более подробных сведений о своих задачах команды.

•	Можно просмотреть файл команды, где указано состояние задачи для каждого члена команды. Файл команды не подлежит изменению.

См. также

Создание представления Outlook, показывающего задачи Team Manager

Выбор задач Outlook для включения в обновления задач для Team Manager

Отправка диспетчеру из Outlook обновлений задач команды

Отправка диспетчеру из Outlook отчета о состоянии задач команды

Получение в Outlook обновления задач команды от диспетчера

Согласование в Outlook задач команды с диспетчером

Выбор файла команды для объединения со списком задач Outlook

Просмотр подробных сведений о своих задачах команды

Просмотр состояния всех задач команды


Создание представления Outlook, показывающего задачи Team Manager

1	Нажмите на панели Outlook кнопку Задачи  [image].

2	В списке Текущее представление  [image] щелкните Подробный список.

3	Выберите в меню Вид команду Выбор поля.

4	Перенесите поле «Задача команды» в строку заголовков столбцов. Для размещения заголовка в нужном месте строки используйте маркер в виде двойной стрелки  [image].

5	Щелкните в поле Текущее представление  [image], выберите Team Manager Tasks и нажмите клавишу ENTER.


Выбор задач Outlook для включения в обновления задач для Team Manager

1	В Outlook перейдите в представление «Team Manager Tasks».

Как?

2	Найдите задачу, отбираемую для Team Manager, и установите для нее флажок в столбце «Задача команды».

3	Повторите пункт 2 для всех задач, обозначаемых как задачи Team Manager.


Переключение в представление Team Manager Tasks в Outlook

Перед переключением в представление «Team Manager Tasks» создайте его, если оно не создано. Для сведений о порядке создания представления «Team Manager Tasks» нажмите кнопку  [image].

1	Нажмите на панели Outlook кнопку Задачи  [image].

2	В списке Текущее представление  [image] щелкните «Team Manager Tasks».


Отправка диспетчеру из Outlook обновлений задач команды

1	В Outlook переключитесь в предствление «Team Manager Tasks».

Как?

2	Выберите в меню Задачи команду Send Updates.

3	Убедитесь, что флажок Task updates установлен, и нажмите кнопку Далее.

Можно изменить тему или ввести сообщение в текстовом поле. Можно также изменить сведения о любой задаче в любом редактируемом столбце списка задач, находящегося внизу окна сообщения.

4	Нажмите кнопку Отправить.


Отправка диспетчеру из Outlook отчета о состоянии задач команды

1	В Outlook переключитесь в представление «Team Manager Tasks».

Как?

2	Выберите в меню Задачи команду Send Updates.

3	Щелкните Status report, затем нажмите кнопку Далее.

4	Напишите текст отчета, используя предложенные заголовки разделов.

Сообщение с отчетом о состоянии имеет формат, установленный диспетчером и разосланный всем членам команды. Заголовки разделов являются частью этого формата. Не меняйте их, иначе ваш отчет не объединится с отчетами остальных участников команды.

5	Нажмите кнопку Отправить.


Получение в Outlook обновления задач команды от диспетчера

1	Нажмите на панели Outlook кнопку Входящие  [image].

2	Откройте сообщение с обновлением задач команды, полученное от диспетчера.

Если в папке «Входящие» несколько сообщений, открывайте их поочередно в порядке получения.

3	Просмотрите список задач внизу сообщения. В нем отмечено состояние задач; например, новые, изменены или удалены.

4	Для включения сведений о задачах в список задач Outlook и в Team Manager нажмите кнопку Принять.

Если перед включением сведений о задачах в список задач Outlook и в Team Manager вам необходимо изменить эти сведения и послать диспетчеру разъяснение, нажмите кнопку Ответить. Внесите изменения в задачи в таблице, затем нажмите кнопку Отправить.


Согласование в Outlook задач команды с диспетчером

1	Нажмите на панели Outlook кнопку Входящие  [image].

2	Откройте сообщение с обновлением задач команды, полученное от диспетчера.

Если в папке «Входящие» несколько сообщений, открывайте их поочередно в порядке получения.

3	Нажмите кнопку Ответить.

4	Для отклонения назначаемой задачи замените Да на Нет в столбце OK?.

5	Отредактируйте сведения о задачах перед включением их в Outlook и Team Manager.

6	Наберите в текстовом поле сообщение для диспетчера.

7	Нажмите кнопку Отправить.

Сообщение посылается диспетчеру. Задачи включаются в Outlook и Team Manager с изменениями.


Выбор файла команды для объединения со списком задач Outlook

1	В Outlook переключитесь в представление Team Manager Tasks.

Как?

2	Выберите в меню Задачи команду Team Manager for team members.

3	В Team Manager нажмите на вкладке Задачи кнопку Параметры.

4	В списке Add Team Manager tasks created in Outlook or Schedule+ to щелкните имя файла команды, объединяемого со списком задач Outlook.


Просмотр подробных сведений о своих задачах команды

1	В Outlook переключитесь в представление «Team Manager Tasks».

Как?

2	Выберите в меню Задачи команду Team Manager for team members.

Замечание   При входе в несколько команд вы можете просмотреть задачи из другого файла команды. В приложении Team Manager на вкладке Задачи щелкните в списке Send to инициалы диспетчера, файл команды которого необходимо просмотреть. Если диспетчер связывает с вашим списком задач команды более одного файла команды, после инициалов диспетчера ставится номер, по которому вы сможете выбрать нужный файл.


Просмотр состояния всех задач команды

1	В Outlook переключитесь в представление «Team Manager Tasks».

Как?

2	Выберите в меню Задачи команду View Team Status.


Как Outlook и Team Manager совместно используют данные

Список задач Outlook синхронизируется со списком задач Team Manager в момент открытия или закрытия Team Manager, а также в момент принятия от диспетчера сообщения с параметрами члена команды или сообщения с обновлениями задач команды. Задачи Outlook обычной важности переводятся в Team Manager на средний уровень приоритета. Синхронизации, согласно последним изменениям в каком-либо из приложений, подвергаются следующие поля.

Поле Outlook	Поле Team Manager
Реально затрачено	Actual Work
Счета	Billing Information
Категория	Project (если задача назначена в Outlook нескольким категориям, в Team Manager сохраняется только первая категория в списке)
Завершена	Completed
Срок	Deadline
Важность Высокая Обычная Низкая	Priority Highest, Very High, High Medium High, Medium, Medium Low Low, Very Low, Lowest (Задачи Outlook снабжаются в Team Manager приоритетом, выделенным полужирным шрифтом)
Состояние	Status
Тема	Task Name
Всего работы	Total Work
Total Work–Actual Work	Remaining Work
ѕ	Earliest Start


Устранение неполадок, связанных с задачами Team Manager в Outlook

Описание неполадок

В папке Входящие появилось сообщение Team Manager

Мои задачи Team Manager не отображаются в Outlook

Не обновляются задачи команды в Team Manager

Исчезли указанные для моей задачи категории

Исчез отчет по задачам Team Manager

Исчезло вложение.

Как найти в Outlook столбец для отслеживания задач Team Manager


В папке «Входящие» появилось сообщение Team Manager

Ваш диспетчер назначает, отслеживает и объединяет задачи команды в приложении Microsoft Team Manager. Получив от него сообщение с параметрами члена команды, вы можете отслеживать задачи Team Manager в Outlook, но при условии установленного на вашем компьютере приложения Team Manager. Задачи в Outlook и в Team Manager синхронизируются автоматически, поэтому задачи команды просматриваются и отдельно в Team Manager, и вместе с остальными задачами Outlook в приложении Outlook.


Мои задачи Team Manager не отображаются в Outlook

•	Проверьте, послал ли вам диспетчер сообщение с параметрами члена команды, и приняли ли вы это сообщение. Найдите в своей папке «Входящие» сообщение от диспетчера с темой «Параметры члена команды». Откройте его и нажмите кнопку Принять.

•	Убедитесь, что в приложении Team Manager установлен флажок Keep copies of tasks in. Выберите в Outlook в меню Задачи команду Team Manager for team members. В Team Manager нажмите кнопку Settings. Установите флажок Keep copies of tasks in, затем в списке справа щелкните Outlook.


Не обновляются задачи команды в Team Manager

•	Проверьте, послал ли вам диспетчер сообщение с параметрами члена команды, и приняли ли вы это сообщение. Найдите в своей папке «Входящие» сообщение от диспетчера с темой «Параметры члена команды». Откройте его и нажмите кнопку Принять.

•	Убедитесь, что ваши задачи команды находятся в исходном списке задач. Если у вас несколько списков задач в разных папках, исходным считается список, появляющийся при нажатии кнопки Задачи в группе Outlook на панели Outlook.

•	Если вы назначили в Outlook свою задачу команды другому пользователю, вы перестаете быть ее владельцем, а следовательно, не можете изменять эту задачу в списке задач или нажимать кнопку Принять в сообщении с обновлением для включения изменений, полученных от диспетчера. Изменять задачу может только принявший ее. Если вы сохранили в своем списке задач обновляемую копию этой задачи, внесенные владельцем изменения будут включаться в обновление задач команды, посылаемых диспетчеру.

•	Возможно, вы потеряли изменения, внесенные в поля «Реально затрачено» и «Всего работы» для задачи команды, назначенной вами в Outlook другому пользователю, при отсылке обновления диспетчеру. Если пользователь не обновил поля «Процент выполнения» и «Всего работы», ваши изменения могли выпасть из обновления задач команды.


Исчезли указанные для моей задачи категории

Если в папке «Задачи» Outlook для некоторой задачи в поле «Задача команды» стоит флажок, этой задаче можно назначить только одну категорию. При назначении ей нескольких категорий лишние категории исчезнут, когда вы выберете команду Send Updates (меню Задачи) в Outlook или нажмете кнопку Send Updates в Team Manager.


Пропал отчет по задачам Team Manager

При отсылке диспетчеру отчета о состоянии задач команды из Outlook отчет не сохраняется вместе с задачей. Копия отчета может остаться в папке «Отправленные». Щелкните на панели Outlook группу Почта, затем нажмите кнопку Отправленные  [image].


Исчезло вложение

Если вы приняли от диспетчера сообщение с обновлением задач команды, в котором удаляется задача с вложением, последнее удаляется вместе с задачей. Удаленная задача команды с вашим вложением может сохраниться в папке «Удаленные». Щелкните на панели Outlook группу Почта, затем нажмите кнопку Удаленные  [image].


Как найти в Outlook столбец для отслеживания задач Team Manager

В Outlook есть столбец «Задача команды», используемый для отслеживания задач Team Manager. Для сведений о порядке создания представления, включающего этот столбец, нажмите кнопку  [image].


Часы Timex Data Link

Приложение часов Timex Data Link, разработанное фирмой Timex Corporation, получает информацию, экспортируемую из Outlook. Мастер часов Timex Data Link в Outlook позволяет без труда экспортировать встречи, задачи, номер телефонов, годовщины, оповещения, а также сведения о текущем времени и часовых поясах.

Файлы, необходимые для экспорта информации в приложение часов, находятся в папке Office 97 ValuPack. Их можно получить из подпапки ValuPack\Timex на диске Office 97 CD-ROM, с которого установлен пакет Office, или в сети, в случае сетевой установки. Если Office 97 не установлен с диска CD-ROM, но у вас есть доступ к службе Web,, укажите на команду Microsoft на Web (меню ?) и затем Бесплатные материалы. После этого экспортируйте информацию с помощью команды Импорт и экспорт в меню Файл.


Использование Schedule+ 7.0 в качестве основного календаря

Чтобы использовать Schedule+ 7.0 в качестве основного календаря, предварительно установите Schedule+ 7.0. Перед выполнением процедуры обратитесь к администратору, поскольку оптимальная конфигурация предусматривает использование всеми либо Schedule+ 7.0, либо Outlook.

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Календарь.

2	Установите флажок Использовать Schedule+ 7.0 в качестве основного календаря.

Замечание   При использовании календаря Schedule+ 7.0 в качестве основного календаря вместо календаря Outlook вы не сможете открыть в Schedule+ 7.0 календарь Outlook другого пользователя.


Копирование информации из Outlook в часы Timex Data Link

Перед выполнением данной процедуры извлеките файлы часов Timex Data Link из папки ValuPack\Timex, находящейся на диске Office 97 CD-ROM, с которого установлен пакет Office, или в сети, в случае сетевой установки. Если вы Office 97 установлен не с диска CD-ROM, но у вас есть доступ к службе Web,, укажите на команду Microsoft на Web (меню ?), затем щелкните Бесплатные материалы.

1	Выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.

2	Щелкните Экспорт в часы Timex Data Link.

3	Выполните указания мастера часов Timex Data Link.


Не удается использовать Schedule+ 7.0в качестве основного календаря

Если флажок Использовать Schedule+ 7.0 в качестве основного календаря на вкладке Календарь (команда Параметры, меню Сервис) недоступен, значит, приложение Schedule+ 7.0 не установлено. Необходимо провести полную установку. Недостаточно установить Schedule+ 7.0 из программы установки Outlook/Office 97. Используйте установочные диски Office 95 или диски из автономной версии Schedule+ 7.0. После завершения установки Schedule+ 7.0 заново установите Outlook.


Защита сообщений

Существуют два средства защиты для отправляемых сообщений: цифровая подпись, защищающая сообщение от изменения посторонними, и шифровка сообщения, обеспечивающая прочтение данного сообщения и его вложения только выбранными получателями. Эти две возможности используются только в рамках организации и только в том случае, если вы и получатели ваших сообщений используете сервер Microsoft Exchange с установленной защитой.

Чтобы зашифровать сообщения или использовать цифровую подпись, получите у администратора ключевое слово для своего файла защиты. Получатели сообщений, открывая зашифрованное сообщение или проверяя цифровую подпись, должны вводить пароли.

См. также

Установка защиты сообщений

Отправка сообщения с цифровой подписью

Отправка зашифрованного сообщения


Отправка сообщения с цифровой подписью

1	Составьте сообщение.

2	Нажмите кнопку Цифровая подпись сообщения  [image].

3	Нажмите кнопку Отправить  [image].

4	В поле Пароль введите пароль защиты.

Замечание   Для включения цифровой подписи во все свои сообщения установите флажок Добавить в сообщение цифровую подпись на вкладке Защита диалогового окна Параметры (меню Сервис).


Изменение пароля для опечатывания сообщений или использования цифровой подписи

Данная процедура выполнима только при использовании сервера Microsoft Exchange.

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Защита.

2	Нажмите кнопку Сменить пароль.

3	В поле Старый пароль введите текущий пароль защиты.

4	В поле Новый пароль введите новый пароль защиты.

Пароль должен включать не менее шести символов; прописные и строчные буквы различаются.

5	В поле Подтверждение повторно введите новый пароль.


Установка защиты сообщений

Для установки защиты необходимо подключиться к серверу диспетчера ключей.

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Защита.

2	Нажмите кнопку Дополнительная защита.

3	В поле Секретный код введите пароль, назначенный вам администратором, например, КЕНГУРУ.

4	В поле Пароль введите свой пароль.

Пароль должен включать не менее шести символов; прописные и строчные буквы различаются.

5	В поле Подтверждение повторно введите свой пароль.


Отправка зашифрованного сообщения

1	Составьте сообщение.

2	Нажмите кнопку Добавить в сообщение цифровую подпись  [image].

3	Нажмите кнопку Отправить  [image].

4	В поле Пароль введите свой пароль защиты.

Замечания

•	Если получатель сообщения не установил защиту, сохранность сообщения не гарантируется. Вы можете отправить получателям незашифрованный вариант сообщения, не шифровать сообщение вообще, или аннулировать его.

•	Для шифрования всех своих сообщений установите флажок Шифровать содержимое и вложения сообщений на вкладке Защита диалогового окна Параметры (меню Сервис).


Проверка цифровой подписи

1	Откройте сообщение с цифровой подписью.

2	Нажмите кнопку Проверить цифровую подпись  [image].

Для получения справки по описанию нажмите кнопку Справка.

Замечание   Если сообщение послано представителем от имени другого человека, отправителем считается представитель.


Устранение неполадок, связанных с защитой

Описание неполадок

Вкладка «Защита» или кнопки «Шифровать содержимое и вложения сообщений» недоступны

При открытии сообщения всегда спрашивается пароль

Действие параметров защиты, установленных на вкладке «Свойства», распространяется не на все мои сообщения


Вкладка «Защита» или кнопки «Шифрование сообщения» и «Цифровая подпись сообщения» недоступны

•	Данные возможности доступны только при использовании сервера Microsoft Exchange.

•	Возможно, не загружено дополнительное средство, поддерживающее эти возможности, -- средство цифровой защиты. Для сведений о том, как загружать дополнительное приложение, нажмите кнопку  [image].


При открытии сообщения всегда спрашивается пароль

Зашифрованное сообщение могут открывать только получатели, а также его отправитель. Для открытия введите пароль.


Действие параметров защиты, установленных на вкладке «Свойства», распространяется не на все мои сообщения

Параметры защиты на вкладке Свойства относятся только к одному сообщению. Чтобы шифровать или снабжать цифровой подписью все свои сообщения, установите на вкладке Защита диалогового окна Параметры (меню Сервис) флажок Шифровать содержимое и вложения сообщений или Добавить в сообщение цифровую подпись соответственно.


Конфигурация и информационные службы

Конфигурация

Конфигурация представляет собой группу настроек, определяющих характеристики среды Outlook, подготовленной для конкретного пользователя. Например, конфигурацией предусматривается доступ к почтовому ящику на сервере Microsoft Exchange и отображение адресной книги Outlook в диалоговом окне Адресная книга. В конфигурацию входит произвольное число информационных служб.

Для работы достаточно одной конфигурации. Если вам время от времени приходится использовать другой набор информационных служб, создайте еще одну конфигурацию с этим набором. Если на одном компьютере работает несколько человек, каждому из них следует создать свою конфигурацию – это поможет защитить их личные элементы.

Для создания собственной конфигурации скопируйте уже существующую конфигурацию, переименуйте, а затем измените ее согласно своим запросам. Можно задать один из двух вариантов запуска Outlook: при одном из них всегда используется одна и та же конфигурация, а при другом каждый раз предлагается выбрать нужную конфигурацию.

Информационные службы

Информационные службы – это установки, которые определяют режимы отправки, хранения и приема сообщений и элементов, а также место сохранения адресов. В конфигурацию можно включить несколько информационных служб.

Информационные службы позволяют контролировать, как системы электронной почты адресуют и доставляют вашу почту и как хранятся ваши сообщения и папки. Можно задать место доставки входящей почты, место хранения личной адресной книги и режим использования любого своего файла личных папок. Кроме того, можно подготовить информационные службы для передачи факсов или подключения к другим системам электронной почты.

К примеру, конфигурация может содержать следующие информационные службы: Microsoft Exchange Server как средство отправки и получения сообщений, а также личную адресную книгу как место хранения личных списков рассылки.

Перед использованием информационной службы необходимо включить ее в конфигурацию.


Создание конфигурации

1	В Windows укажите в меню Пуск на команду Настройка, затем щелкните Панель управления.

В Windows NT Workstation 3.51 значок Панель управления находится в Основной группе программ.

2	Дважды щелкните значок «Почта»  [image].

3	На вкладке Службы нажмите кнопку Показать конфигурации.

4	На вкладке Общие нажмите кнопку Добавить, затем выполните указания мастера установки папки Входящие.


Включение в конфигурацию файла личных папок

1	Выберите в меню Сервис команду Службы.

2	На вкладке Службы нажмите кнопку Добавить.

3	В списке Имеющиеся информационные службы щелкните Личные папки.

4	Нажмите кнопку OK.

5	Задайте имя для файла личных папок и его местоположение.

6	Нажмите кнопку Открыть.

7	В поле Имя введите имя файла личных папок.

8	Установите нужные параметры.

Для справки о каком-либо параметре нажмите кнопку Справка.

Замечание   Чтобы включить файл личных папок в другую конфигурацию, дважды щелкните значок «Почта»  [image]  на панели управления Windows. Нажмите на вкладке Службы кнопку Показать конфигурации. На вкладке Общие выберите нужную конфигурацию в списке, нажмите кнопку Свойства и выполните пункты 2–8 настоящей процедуры.


Включение в конфигурацию адресной книги Outlook

1	Выберите в меню Сервис команду Службы.

2	На вкладке Службы нажмите кнопку Добавить.

3	В списке Имеющиеся информационные службы щелкните Адресная книга Outlook.

4	Дважды нажмите кнопку OK.

5	Выйдите из Outlook и запустите снова.

Замечания

•	В диалоговом окне Адресная книга отображаются только папки контактов, для которых задано отображение в адресной книге Outlook. Для сведений о порядке задания отображения папки контактов нажмите кнопку  [image].

•	Чтобы включить адресную книгу Outlook в другую конфигурацию, дважды щелкните значок «Почта»  [image]  на панели управления Windows. Нажмите на вкладке Службы кнопку Показать конфигурации. На вкладке Общие выберите нужную конфигурацию в списке, нажмите кнопку Свойства и выполните пункты 2–5 настоящей процедуры.


Включение в конфигурацию личной адресной книги

1	Выберите в меню Сервис команду Службы.

2	На вкладке Службы нажмите кнопку Добавить.

3	В списке Имеющиеся информационные службы щелкните Личная адресная книга.

4	Нажмите кнопку OK.

5	На вкладке Личная адресная книга введите имя личной адресной книги в поле Имя.

6	В поле Путь введите путь для личной адресной книги.

7	Дважды нажмите кнопку OK.

8	Выйдите из Outlook и запустите снова.

Замечание   Чтобы включить личную адресную книгу в другую конфигурацию, дважды щелкните значок «Почта»  [image]  на панели управления Windows. Нажмите на вкладке Службы кнопку Показать конфигурации. На вкладке Общие выберите нужную конфигурацию в списке, нажмите кнопку Свойства и выполните пункты 2–8 настоящей процедуры.


Включение в конфигурацию почтового ящика Microsoft Exchange Server

1	Выберите в меню Сервис команду Службы.

2	На вкладке Службы нажмите кнопку Добавить.

3	В списке Имеющиеся информационные службы щелкните Microsoft Exchange Server.

4	Нажмите кнопку OK.

5	На вкладке Общие введите имя своего сервера в поле Microsoft Exchange Server. Если вы не знаете имени, обратитесь к администратору.

6	В поле Почтовый ящик введите имя своего почтового ящика. Если вы не знаете имени, обратитесь к администратору.

7	Установите нужные параметры.

Для получения справки о каком-либо параметре нажмите кнопку Справка.

8	Дважды нажмите кнопку OK.

9	Выйдите из Outlook и запустите снова.

Замечание   Чтобы включить почтовый ящик Microsoft Exchange Server в другую конфигурацию, дважды щелкните значок «Почта»  [image]  на панели управления Windows. Нажмите на вкладке Службы кнопку Показать конфигурации. На вкладке Общие выберите нужную конфигурацию в списке, нажмите кнопку Свойства и выполните пункты 2–9 настоящей процедуры.


Включение в конфигурацию информационной службы

Перед включением в конфигурацию какой-либо информационной службы необходимо установить службу. Для сведений об установке информационной службы нажмите кнопку  [image].

1	Выберите в меню Сервис команду Службы.

2	На вкладке Службы нажмите кнопку Добавить.

3	В списке Имеющиеся информационные службы щелкните добавляемую информационную службу.

4	Нажмите кнопку OK.

5	Если необходимо, задайте имя файла, местоположение и другие нужные параметры.

Для получения справки о каком-либо параметре нажмите кнопку Справка.

6	Дважды нажмите кнопку OK.

7	Выйдите из Outlook и запустите снова.

Замечание   Чтобы включить информационную службу в другую конфигурацию, дважды щелкните значок «Почта»  [image]  на панели управления Windows. Нажмите на вкладке Службы кнопку Показать конфигурации. На вкладке Общие выберите нужную конфигурацию в списке, нажмите кнопку Свойства и выполните пункты 2–7 настоящей процедуры.


Установка информационной службы

В составе Outlook имеются следующие информационные службы. Если какая-то из них удалена, установите недостающий компонент с помощью программы установки Outlook.

•	Internet Mail

•	Lotus cc:Mail (Драйвер Lotus cc:Mail можно получить из папки ValuPack, находящейся на диске Office 97 CD-ROM, с которого установлен пакет Office, или в сети, в случае сетевой установки. Если Office 97 не устанавливался с диска CD-ROM, но у вас есть доступ к службе Web,, укажите на команду Microsoft на Web (меню ?) и щелкните Бесплатные материалы.)

•	Microsoft Exchange Server

•	Программное обеспечение факсимильной связи Microsoft At Work (Если это программное обеспечение уже установлено на вашем компьютере, оно обновится при установке Outlook. Если это программное обеспечение не установлено, установите его драйвер с дисков Windows 95 перед установкой Outlook.)

•	Microsoft Mail

•	Информационная служба Microsoft Network (Для подключения к ней воспользуйтесь услугами поставщика сервиса Internet Mail.)

Для установки какой-либо другой информационной службы необходимо иметь ее программное обеспечение.

См. также

Установка или удаление отдельных компонентов Outlook

Установка информационной службы, не входящей в комплект Outlook


Установка информационной службы, не входящей в комплект Outlook

1	Выберите в меню Сервис команду Службы.

2	На вкладке Службы нажмите кнопку Добавить.

3	Нажмите кнопку Установить с диска.

4	Задайте в поле местоположение файла установки данной информационной службы.

5	Нажмите кнопку OK.

6	В списке Имеющиеся информационные службы щелкните нужную информационную службу.

7	Нажмите кнопку OK.

8	Установите нужные параметры.

Для получения справки о каком-либо параметре нажмите кнопку Справка.

9	Нажмите кнопку OK.

10	Выйдите из Outlook и запустите снова.

Замечание   Чтобы включить информационную службу в другую конфигурацию, дважды щелкните значок «Почта»  [image]  на панели управления Windows. Нажмите на вкладке Службы кнопку Показать конфигурации. На вкладке Общие выберите нужную конфигурацию в списке, нажмите кнопку Свойства и выполните пункты 2–10 настоящей процедуры.


Удаление конфигурации

1	В Windows укажите в меню Пуск на команду Настройка, затем щелкните Панель управления.

В Windows NT Workstation 3.51 значок Панель управления находится в Основной группе программ.

2	Дважды щелкните значок «Почта»  [image].

3	На вкладке Службы нажмите кнопку Показать конфигурации.

4	На вкладке Общие в списке выберите удаляемую конфигурацию .

5	Нажмите кнопку Удалить.


Удаление информационной службы

1	Выберите в меню Сервис команду Службы.

2	На вкладке Службы в списке Конфигурация содержит следующие информационные службы щелкните удаляемую информационную службу.

3	Нажмите кнопку Удалить.

Замечание   Чтобы удалить информационную службу из другой конфигурации, дважды щелкните значок «Почта»  [image]  на панели управления Windows. Нажмите на вкладке Службы кнопку Показать конфигурации. На вкладке Общие выберите нужную конфигурацию в списке, нажмите кнопку Свойства и выполните пункты 2–3 настоящей процедуры.


Выбор конфигурации для использования при запуске Outlook

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Общие.

Покажи как

2	Чтобы задать конфигурацию, используемую при каждом запуске Outlook, установите переключатель Использовать конфигурацию и выберите нужную конфигурацию.

Чтобы при каждом запуске Outlook получать предложение выбрать конфигурацию, установите переключатель Производить выбор конфигурации.

3	Нажмите кнопку OK.

4	Выйдите из Outlook и запустите снова.


Переименование информационной службы

1	Выберите в меню Сервис команду Службы.

2	На вкладке Службы в списке Конфигурация содержит следующие информационные службы выберите переименовываемую информационную службу .

3	Нажмите кнопку Свойства.

4	В полях Имя и Полное имя введите новое имя для информационной службы. Если поля Имя на экране нет, значит, имя данной информационной службы не подлежит изменению.

Замечание   Чтобы переименовать информационную службу в другой конфигурации, дважды щелкните значок «Почта»  [image]  на панели управления Windows. Нажмите на вкладке Службы кнопку Показать конфигурации. На вкладке Общие выберите нужную конфигурацию в списке, нажмите кнопку Свойства и выполните пункты 2–4 настоящей процедуры.


Копирование информационной службы в другую конфигурацию

1	Выберите в меню Сервис команду Службы.

2	На вкладке Службы в списке Конфигурация содержит следующие информационные службы выберите копируемую информационную службу .

3	Нажмите кнопку Копировать.

4	В списке Копировать в конфигурацию выберите конфигурацию, в которую нужно скопировать службу, затем два раза нажмите кнопку OK.

Замечание   Чтобы скопировать информационную службу из конфигурации, не являющейся активной, дважды щелкните значок «Почта»  [image]  на панели управления Windows. Нажмите на вкладке Службы кнопку Показать конфигурации. На вкладке Общие выберите нужную конфигурацию в списке, нажмите кнопку Свойства и выполните пункты 2–4 настоящей процедуры.


Установка места отправки и получения сообщений электронной почты

1	Выберите в меню Сервис команду Службы.

2	Щелкните вкладку Доставка.

3	В списке Новые сообщения помещаются в папку выберите место отправки и получения сообщений.

Если компьютер настроен на работу со средством удаленной почты, щелкните имя файла личных папок. Если компьютер настроен на использование автономных папок, щелкните имя своего почтового ящика Microsoft Exchange Server.

4	Нажмите кнопку OK.

5	Выйдите из Outlook и запустите снова.

6	В некоторых случаях вам придется вручную скопировать содержимое своих папок Outlook в новые папки Outlook, находящиеся в только что заданном месте доставки.


Подготовка компьютера для работы на нем нескольких пользователей

1	Создайте для каждого пользователя конфигурацию.

Как?

2	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Общие.

Покажи как

3	Установите переключатель производить выбор конфигурации.

4	Нажмите кнопку OK.

5	Выйдите из Outlook и запустите снова.

6	В списке использовать конфигурацию выберите используемую конфигурацию.


Использование Outlook на другом компьютере в сети

1	На своем основном компьютере задайте доставку почты в свой почтовый ящик на сервере.

Как?

2	На втором компьютере создайте конфигурацию.

Как?

3	На новом компьютере выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Общие.

Покажи как

4	Установите переключатель производить выбор конфигурации.

5	Нажмите кнопку OK.

6	Выйдите из Outlook и запустите снова.

7	В списке использовать конфигурацию выберите используемую конфигурацию.

Замечания

•	Некоторые формы и представления, которыми вы успешно пользовались на своем основном компьютере, могут оказаться недоступными на другом компьютере.

•	Чтобы работать с личными папками, хранящимися на основном компьютере, необходимо переместить или скопировать файл личных папок на другой компьютер.

•	Если вы пользуетесь средствами защиты Microsoft Exchange Server, необходимо также скопировать на другой компьютер файл защиты.


Определение места отправки и получения сообщений электронной почты

1	Если список папок не показан на экране, нажмите кнопку Список папок  [image].

2	Сверните все открытые папки, щелкнув возле каждой из них знак минус.

3	У одного из значков папок верхнего уровня должен стоять маленький черный треугольник  [image]. В этой папке и находится папка «Входящие», откуда отправляются и куда принимаются сообщения электронной почты.


Настройка информационной службы на проверку поступления новых сообщений электронной почты

1	Выберите в меню Сервис команду Проверка новых сообщений.

Покажи как

2	В списке Проверить новые сообщения на следующих службах установите флажки для проверяемых служб.


Использование средства проверки орфографии

1	Откройте проверяемый элемент и щелкните в текстовом поле.

2	Выберите в меню Сервис команду Орфография.

3	Если какое-либо слово выделено, выберите нужные параметры.

Для получения справки о каком-либо параметре щелкните вопросительный знак  [image], затем щелкните параметр.

Замечание   Добавляемые вами слова включаются в словарь пользователя, находящийся в файле Custom.dic; этот файл включен в комплект Microsoft Office и обычно располагается в папке C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Proof.


Установка параметров проверки орфографии для всех новых элементов

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Орфография.

Покажи как

2	Установите нужные параметры.

Для получения справки о каком-либо параметре, щелкните вопросительный знак  [image], затем щелкните параметр.


Создание формы

Элементы, входящие в состав Outlook, создаются на основе встроенных форм (форм Outlook). Например, почтовые сообщения создаются на основе формы «Новое сообщение», а контакты – на основе формы «Новый контакт». Любую встроенную форму можно изменить и создать из нее свою собственную форму. Можно создать форму из элемента, что позволит сохранить в форме функциональные возможности данного элемента.

Форму можно создать также на основе файла Office. Например, в Microsoft Excel можно создать форму отчета о расходах, а в Word – форму месячного отчета. Эти формы можно сохранить в виде шаблонов, которые часто используются для унификации внешнего вида элементов; например, чтобы создать почтовое сообщение, посылаемое нескольким клиентам. Создание формы из файла Office позволяет использовать в форме функциональные возможности других приложений Office и варьировать внешний вид элемента.

Подробнее о формах см. в книге Building Microsoft Outlook 97 Applications. Для сведений о том, как достать эту книгу Microsoft Press, нажмите кнопку  [image].

См. также

Создание формы на основе элемента Outlook

Создание формы на основе файла Office


Создание формы на основе элемента Outlook

1	Откройте элемент, на основе которого будет строиться форма.

2	Выберите в меню Сервис команду Конструктор форм Outlook.

3	Настройте страницы формы.

Как?

4	Скройте или покажите страницы формы.

Как?

5	Установите свойства на странице (Свойства).

Как?

6	Создайте свои макрокоманды, например, ответы для формы.

Как?

7	Сохраните форму и разошлите ее.

Как?

8	Протестируйте форму.

Как?


Создание формы на основе файла Office

При выполнении данной процедуры необходимо находиться в папке с элементами Outlook или в общей папке, но не в папке файлов.

1	Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Документ Office.

2	Дважды щелкните значок, соответствующий типу создаваемого файла.

3	Для создания формы, помещаемой в общую или частную папку и содержащей только страницу Документ, щелкните Поместить документ в эту папку.

Для создания формы, которую можно отправить и которая содержит страницы Документ, Сообщение и Параметры, щелкните Отправить документ.

4	Выберите в меню Сервис команду Конструктор форм Outlook.

5	Скройте или покажите страницы формы.

Как?

6	Установите свойства на странице (Свойства).

Как?

7	Создайте свои макрокоманды, например, ответы для формы.

Как?

8	Сохраните форму и разошлите ее.

Как?

9	Протестируйте форму.

Как?


Установка свойств для элемента управления

1	Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления и выберите в открывающемся меню команду Свойства.

2	Чтобы привязать элемент управления к полю или установить начальные или вычисляемые значения, щелкните страницу Значение и выберите нужные параметры.

Для элемента управления MultiPage страницы Значение и Проверка не отображаются.

Для справки о каком-либо параметре щелкните вопросительный знак  [image], затем щелкните параметр.

3	Для установки свойств шрифта и формата щелкните страницу Оформление, затем выберите нужные параметры.

4	Чтобы установить настройки и формулы проверки полей, щелкните страницу Проверка, затем выберите нужные параметры.

5	Нажмите кнопку OK.

6	Чтобы установить дополнительные свойства оформления, щелкните элемент управления правой кнопкой мыши и выберите в открывающемся меню команду Дополнительные свойства.


Отображение или скрытие страниц формы

1	Щелкните страницу, которую необходимо скрыть или показать.

2	Щелкните в меню Форма команду Отображать эту страницу, чтобы убрать или поставить рядом галочку.

Замечания

•	Если имя страницы стоит в скобках, значит, она скрыта. Страницы (Свойства) и (Команды) показать нельзя.

•	Если перенести поле или элемент управления в скрытую страницу, она автоматически станет видимой.

•	Для изменения показываемого по умолчанию содержимое первой страницы элемента скройте ее, затем создайте новую версию на одной из нестандартных страниц.


Настройка страниц формы

В общем случае в форме можно настраивать пять страниц. В формах почтовых сообщений и записок можно настраивать еще одну страницу – «Сообщение».

1	Щелкните настраиваемую страницу.

2	Перенесите поле из окна «Выбор поля» на страницу. Средство авторазметки автоматически отрегулирует размеры поля.

Если нужного поля нет в окне «Выбор поля», выберите другую группу полей в списке, находящемся вверху этого окна.

3	Для выравнивания поля, изменения его размеров или удаления щелкните поле правой кнопкой мыши и выберите соответствующую команду в открывающемся меню.

4	Добавьте или удалите элементы управления.

Как?

Советы

•	Для создания поля нажмите в окне «Выбор поля» кнопку Создать. Введите имя для этого поля формы в поле Имя, затем выберите тип поля и формат. В полях можно использовать вычисляемые выражения, формулы проверки и различные виды форматирования. Для более подробных сведений о создании полей нажмите кнопку  [image].

•	При перенесении поля или элемента управления в скрытую страницу последняя автоматически станет видимой в форме.


Сохранение и рассылка формы

Созданная форма сохраняется тремя способами.

•	Сохранение в открытой папке. Этот способ применяется, если форму нужно послать другим пользователям по электронной почте, или если эта форма не будет передаваться в коллективное пользование.

•	Сохранение в виде файла. Этот способ применяется, если вы собираетесь работать с формой в другом приложении или сохранить ее в качестве шаблона; а также если эта форма не будет передаваться в коллективное пользование или ее нужно послать другим пользователям по электронной почте.

•	Сохранение в библиотеке форм. Этот способ применяется, если форму нужно сохранить в наиболее доступном месте (библиотека и является таким местом). Существует три библиотеки форм.

•	Библиотека личных форм. Формы, сохраненные в этой библиотеке, доступны только вам и хранятся в вашем почтовом ящике. Эти формы можно получить через меню элемента, открываемого командой Выбрать форму. Используйте эту библиотеку, если создана форма для личного пользования, например, форма для отслеживания расстояния.

•	Библиотека форм из папок. Формы, сохраненные в этой библиотеке, доступны всем (если они находятся в общей папке) или только вам (если они находятся в частной папке). Если форма сохраняется в библиотеке на вашем жестком диске, она доступна вам, пока вы находитесь в папке. Эти формы можно получить через меню элемента, когда вы находитесь в папке. Используйте эту библиотеку при сохранении форм в конкретную папку (как правило, общую). Например, в общей папке отслеживания клиента можно хранить форму отчета о собрании и форму параметров клиента.

•	Библиотека форм организации. Формы, сохраненные в этой библиотеке, доступны всем сотрудникам организации и хранятся на сервере. (Для сохранения на сервер необходимо обладать правом записи. Проконсультируйтесь по этому поводу у администратора.) Эти формы можно получить через меню элемента, открываемого командой Выбрать форму. Используйте данную библиотеку, если форму нужно сделать общедоступной в рамках организации, например, форму графика отпусков. Сохраняя формы в этой библиотеке, вы сможете быстро рассылать и обновлять их.

Чтобы сохранить форму под другим именем, откройте форму и щелкните страницу Свойства. Введите новое имя в поле Заголовок, затем сохраните форму.

Можно поместить в библиотеку форм образцы форм. Откройте образец и сохраните его в библиотеке форм с помощью команды Сохранение формы из меню Файл.

См. также

Сохранение формы в открытой папке

Сохранение формы в виде файла

Сохранение формы в библиотеке форм

Отсылка формы электронной почтой


Отсылка формы электронной почтой

1	В форме на странице (Свойства) установите флажок Сохранять вместе с элементом.

2	Сохраните форму в открытой папке.

Как?

3	Закройте форму и создайте почтовое сообщение.

4	Выберите в меню Вставка команду Документ, затем щелкните вставляемую форму.

5	Нажмите кнопку OK, затем кнопку Отправить  [image].

Советы

•	Форму можно послать за пределы организации, если шлюзы или разъемы поддерживают формат RTF во вложениях.

•	В почтовом сообщении флажок Сохранять вместе с элементом по умолчанию установлен. Во всех остальных элементах он по умолчанию сброшен.


Сохранение формы в библиотеке форм

1	Выберите в меню Файл команду Сохранение формы.

2	В поле Имя формы введите имя для формы.

3	Для изменения места хранения формы (библиотеки) нажмите кнопку Сохранить как.

4	Чтобы сохранить форму в библиотеке форм организации, щелкните Формы предприятия в списке Библиотека форм.

Чтобы сохранить форму в библиотеке форм из папок, щелкните Папка библиотеки форм, затем выберите папку, в которой сохранится форма.


Сохранение формы в виде файла

1	Выберите в меню Файл команду Сохранить как.

2	В поле Имя формы введите имя для формы.

3	В списке Тип выберите тип файла.

Чтобы сохранить форму в качестве шаблона Outlook, щелкните Шаблон Outlook, затем сохраните форму в папке «Шаблоны».


Сохранение формы в открытой папке

•	Выберите в меню Файл команду Сохранить  [image].


Тестирование формы

•	Для переключения между режимом конструирования формы и режимом чтения (где показано, как форма выглядит в работе) используйте команду Конструктор форм Outlook в меню Сервис.

Замечание   Форму можно тестировать вне конструктора форм Outlook. Откройте новый экземпляр формы. Для сведений нажмите кнопку  [image]. Введите информацию в форму, отправьте ее или поместите в папку, затем откройте форму, чтобы убедиться, что с ней все в порядке. Если в форме появилась ошибка, можно внести изменения. Для сведений о редактировании формы нажмите кнопку  [image].


Добавление элементов управления в форму или их удаление

1	Для добавления элемента управления нажмите кнопку Элементы  управления  [image] и перенесите элемент управления в форму.

2	Установите свойства элемента управления.

Как?

3	Для удаления элемента управления щелкните его правой кнопкой мыши и выберите в открывающемся меню команду Удалить.


Открытие формы

Вы можете открывать нестандартные формы, созданные в Outlook. Способ открытия формы зависит от места ее сохраненения. Можно также открывать образцы форм, имеющиеся в комплекте Outlook.

Чтобы открыть форму	Выполните
В библиотеке форм из папок	В папке, в которой сохранена форма, щелкните нужную форму в элементе меню.
В библиотеке форм организации	Выберите в меню элемента команду Выбрать форму. (В верхнем списке в случае необходимости щелкните Формы предприятия.) Для просмотра форм, сгруппированных по категориям, установите флажок Показать категории.
В библиотеке личных форм	Выберите в меню элемента команду Выбрать форму. (В верхнем списке в случае необходимости щелкните Личные формы.) Для просмотра форм, сгруппированных по категориям, установите флажок Показать категории.
Сохраненную в качестве шаблона Outlook	Выберите в меню элемента команду Выбрать шаблон.
Сохраненную в виде файла	Выберите в меню Сервис команду Найти документы. В списке Просмотреть щелкните Файлы, затем в поле Имя введите имя файла.
Образец формы, поставляемый в комплекте Outlook	Выберите в меню элемента команду Выбрать шаблон.


Создание разных версий формы – макетной и рабочей

Для каждой страницы формы можно создавать и редактировать по две раздельные версии страницы – макетную и рабочую. Макетная версия – то, что видит отправитель (например, вы, создавая сообщение). Рабочая версия – то, что видит получатель (например, вы, читая свою почту).

1	Чтобы создать или отредактировать макетную страницу, выберите в меню Форма команду Вкладка отправки.

Чтобы создать или отредактировать рабочую страницу, выберите в меню Форма команду Вкладка чтения.

2	Настройте страницы формы.

Как?

Замечание   Для переключения из одной версии в другую нажимайте кнопки Вкладка отправки и Вкладка чтения на панели инструментов Стандартная. Если эти кнопки недоступны, значит, у вас макетная и рабочая версии совпадают. Чтобы иметь две разные версии, макетную и рабочую, выберите в меню Форма команду Разделить вкладки отправки/чтения.


Создание макрокоманды для формы

1	Щелкните страницу (Команды).

2	Нажмите кнопку Создать.

3	Установите нужные параметры.

Для справки о каком-либо параметре щелкните вопросительный знак  [image], затем щелкните параметр.

Замечание

•	Макрокоманду можно включить в меню элемента формы и на панель инструментов Стандартная, или только в меню элемента.

•	С помощью макрокоманд можно открывать другие формы, в том числе другого типа. Например, можно создать форму сообщения с макрокомандой, открывающей форму контакта.

•	Макрокоманды можно также использовать для создания новых форм. Например, можно создать форму сообщения с макрокомандой, создающей новый контакт. Новый элемент создается в открытой папке, но не в папке «Контакты».


Формы

Форма представляет собой элементарный способ распространения и сбора информации электронным способом. Например, форма используется для заказа товаров или внесения информации в общую папку. В комплекте Microsoft Outlook имеются встроенные формы: например, форма «Новое сообщение» предназначена для составления сообщений, а форма «Новый контакт» – для ввода сведений о контакте. Посылая сообщение электронной почты или создавая встречу, вы используете форму. Каждый элемент Outlook основан на некоторой форме.

С помощью конструктора форм Outlook можно создавать свои формы – из элемента (на основе встроенной формы) или из файла Office. Встроенная форма позволяет перенести некоторые функции из связанного с ней элемента; например, для включения в свою форму автоматической проверки имен создайте ее из формы, основанной на почтовом сообщении. Форму можно изменять, добавляя и удаляя поля, элементы управления, переключатели и вкладки. Используя файл Office, можно задействовать в форме функциональные возможности другого приложения Office, такого как Microsoft Excel или Word. Форму можно сохранить в виде файла (чтобы использовать ее как шаблон или в другом приложении) или в библиотеке форм (чтобы сделать форму доступной другим пользователям).

В состав Outlook включено несколько образцов форм. Для их просмотра нажмите кнопку  [image].

Разработчики могут дополнять формы элементами управления ActiveX и OLE, а также включать в формы страницы Web, используя элементы управления Internet Control Pack. Формы можно программировать на языке Visual Basic Scripting Edition. Подробнее о формах Outlook см. в книге Building Microsoft Outlook 97 Applications. Для сведений о том, как достать эту книгу Microsoft Press, нажмите кнопку  [image].

Формы Outlook нельзя и использовать в Visual Basic и Microsoft Exchange, хотя в Outlook можно использовать формы, созданные конструктором форм Microsoft Exchange.


Редактирование формы

1	Откройте форму.

Как?

2	Выберите в меню Сервис команду Конструктор форм Outlook для перехода в режим конструирования страницы.

3	Внесите свои изменения.

4	Сохраните форму.

Как?


Изменение формы, используемой по умолчанию в общей папке

Данную процедуру может выполнять только владелец папки. Для сведений о проверке прав на папку нажмите кнопку  [image].

1	Щелкните правой кнопкой мыши папку, для которой задается форма, используемая по умолчанию, и выберите в открывающемся меню команду Свойства.

2	В списке При посылке в эту папку использовать щелкните форму, которую необходимо сделать общеупотребительной.

Совет   Чтобы копировать, устанавливать, удалять и обновлять формы в этой папке, используйте кнопку Диспетчер на вкладке Формы. Кроме того, доступные в этой папке формы можно задать, установив соответствующий переключатель в группе Разрешить использование.


Типы элементов и классы сообщений

Идентификатор класса сообщений	Назначение типа элемента
Ipm.Activity	Создание записей в дневнике.
Ipm.Appointment	Создание встреч.
Ipm.Contact	Создание контактов.
Ipm.Document	Создание документов.
Ipm.OLE.Class	Создание элемента-исключения в серии повторений.
Ipm	Используется, если заданная форма не найдена.
Ipm.Note	Создание сообщений электронной почты.
Ipm.Note.IMC.Notification	Создание отчета на базе Internet Mail Connect (шлюз Exchange Server к Internet).
Ipm.Note.Rules.Oof.Template.Microsoft	Отображение шаблонов для состояния «нет на работе».
Ipm.Post	Помещение заметки в папку.
Ipm.StickyNote	Создание заметки.
Ipm.Recall.Report	Создание отчета об отзыве сообщения.
Ipm.Outlook.Recall	Извлечение отправленных сообщений из папок получателей «Входящие».
Ipm.Remote	Заголовок сообщения удаленной почты.
Ipm.Note.Rules.ReplyTemplate.Microsoft	Изменение шаблонов ответа на правила.
Report	Составление отчета о состоянии элемента.
Ipm.Resend	Повторная отправка непереданного сообщения.
Ipm.Schedule.Meeting.Canceled	Отправка сообщений об отмене собрания.
Ipm.Schedule.Meeting.Request	Создание приглашений на собрания.
Ipm.Schedule.Meeting.Resp.Neg	Создание ответов с отклонением приглашения.
Ipm.Schedule.Meeting.Resp.Pos	Создание ответов с принятием приглашения.
Ipm.Schedule.Meeting.Resp.Tent	Создание ответов с принятием приглашения под вопросом.
Ipm.Note.Secure	Отправка зашифрованных заметок другим пользователям.
Ipm.Note.Secure.Sign	Отправка заметок с цифровой подписью другим пользователям.
Ipm.Task	Создание задач.
Ipm.TaskRequest.Accept	Создание ответов с принятием поручения.
Ipm.TaskRequest.Decline	Создание ответов с отклонением поручения.
Ipm.TaskRequest	Создание поручений.
Ipm.TaskRequest.Update	Создание обновлений к порученным задачам.


Образцы форм в составе Outlook

Форма	Описание
Тематические объявления	Форма ответа, используемая для заказа товаров по тематическим объявлениям, плюс образец базы данных.
Управление сбытом	Набор форм, используемых для управления неким обобщенным процессом сбыта; формы синхронизированы с папками «Календарь», «Задачи», «Контакты» и «Дневник».
Управление обучением	Формы, используемые для записи на обучающие курсы и составления расписания курсов; синхронизированы с календарем.
Отпуска и больничные	Формы, используемые для оформления отпусков и больничных листов; синхронизированы с календарем.
Пока вас не было	Форма, основанная на стандартной форме «Пока вас нет» и используемая для принятия сообщения для отсутствующего сотрудника и отправки в его папку «Входящие».
Замечание   Эти формы, за исключением формы «Пока вас не было», не включаются в систему при установке Outlook. Они хранятся в папке ValuPack. Данные формы можно получить из папки ValuPack, находящейся на диске Office 97 CD-ROM, который использовался при установке Office, или в сети, в случае сетевой установки. Если Office 97 не устанавливался с диска CD-ROM, но у вас есть доступ к Web, укажите на команду Microsoft на Web (меню ?), затем щелкните Бесплатные материалы.


Установка свойств для формы

1	Щелкните страницу (Свойства).

2	В поле Заголовок введите имя для формы.

3	Для защиты формы паролем установите флажок Защитить дизайн формы, затем введите пароль в полях Пароль и Подтверждение. Нажмите кнопку OK.

4	Для отсылки копии формы электронной почтой установите флажок Сохранять вместе с элементом.

5	Для показа формой только ответов на сообщения установите флажок Использовать только для ответов.

6	Установите другие нужные параметры.

Для справки о каком-либо параметре выберите в меню ? команду Что это такое?, затем щелкните нужный параметр.

Замечание   Если форма создается из почтового сообщения, устанавливается флажок Сохранять вместе с элементом. Если форма создается из встречи или приглашения на собрание, этот флажок сбрасывается.


Использование формы Outlook в Microsoft Exchange

Система Microsoft Exchange Client не распознает формы Outlook. Если пользователь Microsoft Exchange Client откроет форму Outlook, он увидит только стандартные свойства формы сообщения, т.е. все нестандартные поля останутся невидимыми. При этом в Outlook можно открывать формы, созданные конструктором форм Microsoft Exchange.


Устранение неполадок, связанных с формами

Описание неполадок

Использование формы Outlook в Microsoft Exchange

Не удается найти созданную форму

Как запретить выполнение программы на языке Visual Basic Scripting Edition

Как изменить содержимое формы, доступной только для чтения


Не удается найти созданную форму

•	Форма отображается только для ответов на сообщения. Чтобы инициировать форму ответа, создайте какую-либо форму (например, форму нового сообщения) и отправьте ее самому себе. Откройте форму ответа, щелкните вкладку (Свойства) и сбросьте флажок Использовать только для ответов. Для сведений о том, как открывать форму, нажмите кнопку  [image].

•	Возможно, форма не сохранена, или сохранена не в библиотеке форм. Для сведений о том, как сохранять форму, нажмите кнопку  [image].

•	Для некоторых типов элементов форму удобнее смотреть в табличном представлении. Для сведений о том, как переключиться в другое представление, нажмите кнопку  [image].


Как запретить выполнение программы на языке Visual Basic Scripting Edition

Чтобы запретить выполнение программы Visual Basic Scripting Edition, используйте клавишу SHIFT. Например, нажмите ее, открывая элемент, и программа VBScript для события Open выполняться не будет.


Обзор значков Microsoft Outlook

В окне просмотра информации Outlook используется множество значков, обозначающих тип элемента и его атрибуты, такие как вложение или степень повышенной важности.

См. также

Значки папки «Календарь»

Значки папки «Контакты»

Значки папки «Входящие»

Значки папки «Дневник»

Значки папки «Задачи»


Значки папки «Входящие»

Столбец	Значок	Описание
Важность		Сообщение высокой важности
		Сообщение низкой важности
Значок		Прочитанное сообщение
		Непрочитанное сообщение
		Пересланное сообщение
		Сообщение, требующее ответа
		Сохраненное или неотправленное сообщение
		Запечатанное сообщение
		Сообщение с цифровой подписью
		Форма Microsoft Mail 3.x, например, форма Team Manager
		Помещенное сообщение
		Попытка отзыва сообщения
		Уведомление об успешном отзыве сообщения
		Уведомление о неудачном отзыве сообщения
		Уведомление о доставленном сообщении
		Уведомление о прочитанном сообщении
		Уведомление о недоставленном сообщении
		Уведомление о непрочитанном сообщении
		Принятое приглашение на собрание
		Принятое под вопросом приглашение на собрание
		Отклоненное приглашение на собрание
		Отмененное собрание
		Поручение
		Принятая задача
		Отклоненная задача
		Уведомление о конфликте для сообщения из автономной папки
Вложение		Имеется вложение в сообщение
Отметка		Сообщение имеет отметку
		Сообщение помечено как выполненное
Удаленный доступ		Заголовок сообщения удаленной почты
		Сообщение помечено на загрузку
		Сообщение помечено на копирование и загрузку


Значки папки «Календарь»

Значок	Описание
	Встреча
	Если щелкнуть его, появятся элементы календаря, не поместившиеся в текущее представление
	Собрание
	Приглашение на собрание
	Повторяющаяся встреча
	Повторяющееся собрание
	Повторяющееся собрание или встреча
	Оповещение о встрече или собрании
	Личная встреча или собрание
	Время начала и окончания встречи или собрания
	Имеется вложение в элемент календаря
	Уведомление о конфликте для элемента календаря из автономной папки


Значки папки «Задачи»

Значок	Описание
	Принятая задача
	Выполненная задача
	Отклоненная задача
	Задача высокой важности
	Задача низкой важности
	Повторяющаяся задача
	Задача
	Задача, назначенная другому лицу
	Задача, назначенная вам
	Имеется вложение в задачу
	Невыполненная задача
	Уведомление о конфликте для задачи из автономной папки


Значки папки «Дневник»

Значок	Описание
	Встреча
	Приглашение на встречу, ответ на приглашение на встречу, собрание, приглашение на собрание, ответ на приглашение на собрание
	Разговор
	Документ
	Сообщение электронной почты
	Факс
	Письмо
	База данных Microsoft Access
	Электронная таблица Microsoft Excel
	Документ Microsoft Office Binder
	Презентация Microsoft PowerPoint
	Документ Microsoft Word
	Заметка
	Звонок
	Задача
	Поручение, ответ на поручение
	Имеется вложение в запись дневника
	Уведомление о конфликте для записи дневника из автономной папки


Значки папки «Контакты»

Значок	Описание
	В дневник автоматически занесена запись для данного контакта
	Контакт
	Контакт с вложением
	Уведомление о конфликте для контакта из автономной папки


Введение

Данный мастер помогает экспортировать информацию из Outlook в часы Timex Data Link. Выберите экспортируемую информацию и вид часов. Нажмите кнопку Установка и калибровка; мастер проверит правильность настройки и протестирует монитор. Выберите тип используемых часов Timex Data Link в списке Тип устройства. Выберите режим передачи для монитора используемого типа в списке Тип вывода данных, руководствуясь следующими указаниями.

•	В системе Windows 95: В первую очередь передавайте данные в режиме 2, затем идите по списку вниз. Режимы упорядочены по степени надежности (по убыванию).

•	В системе Windows NT Workstation или Windows NT Server: Режим 2 в них недоступен. Режим 3 обеспечивает самую быструю передачу. Режим 4 немного быстрее, чем режим 5. Режим 5 самый медленный, но и самый надежный.

Чтобы выполнять автоматическую калибровку системы для выбранного типа выходного устройства, переведите часы в режим Comm Ready и нажмите кнопку Программа установки.

Чтобы контролировать автоматическую калибровку или выполнять калибровку вручную, переведите часы в режим Comm Ready и нажмите кнопку Проверка. В Windows NT Workstation калибровку следует выполнять вручную.

Замечание   Мастер показывает, какой объем памяти часов потребуется для каждого варианта выбора. Параметры для выбранных установок можно задать позднее.


На данном этапе выберите число и тип встреч, экспортируемых в часы Timex Data Link

Выберите диапазон дней, встречи из которого нужно экспортировать. Если установить переключатель только, Outlook экспортирует в часы выбранное число дней. При установленном переключателе не менее Outlook экспортирует выбранные дни, затем, после экспорта остальных элементов, экспорт встреч продолжится до тех пор, пока в памяти часов останется свободное место.

Для задания даты начала экспорта введите дату в поле начиная с даты. Чтобы включить в экспортируемую информацию места встреч и встречи, принятые под вопросом, а также чтобы установить оповещение, выберите соответствующие параметры.


Теперь выберите задачи, экспортируемые в часы Timex Data Link

Можно экспортировать все активные задачи (т.е. невыполненные задачи, для которых не установлен срок, задачи с установленным сроком, попадающим в заданный диапазон, а также задачи, у которых дата начала или срок (или какой-либо промежуточный день) попадает на заданную дату или в заданный диапазон). Кроме того, можно экспортировать все активные задачи, попадающие в конкретный диапазон дней. Задайте степень важности: Низкая, Обычная или Высокая. Для экспорта задач, имевшие место после некоторой даты, задайте дату в поле начиная с даты.


Теперь выберите используемые часовые пояса – свои или стандартные, из Outlook

Для использования часовых поясов Outlook установите переключатель Использовать часовые пояса Outlook. Чтобы задать нестандартный часовой пояс, установите переключатель Использовать другие часовые пояса. В списке Основной часовой пояс выберите часовой пояс, затем вверху введите в поле название для этого пояса из трех символов. Если нет необходимости автоматического перехода на летнее время в этом часовом поясе, сбросьте флажок Учесть переход на летнее время. Чтобы показывать время в часовом поясе в 24-часовом формате, установите флажок 24-часовой формат. Можно также задать второй часовой пояс и выбрать для него настройки. Когда основной часовой пояс меняется на самих часах, время начала встречи не изменяется.


Теперь выберите контакты, чьи номера телефонов нужно экспортировать в часы Timex Data Link

Чтобы экспортировать в часы номер телефона какого-либо контакта, щелкните имя контакта. Имена изображаются в формате, выбранном в папке «Контакты». Если в этой папке для данного контакта не задан номер телефона, он не будет включен в этот список. Процесс загрузки контактов можно прервать и далее работать только с теми контактами, которые успели загрузиться. Для этого нажмите кнопку Отмена в диалоговом окне, которое отображается на протяжении загрузки контактов.


Теперь отберите ежегодные события для экспорта в часы Timex Data Link

Щелкните ежегодное событие, которое нужно экспортировать. В список включены только те контакты из папки «Контакты», у которых заполнено поле «Годовщина» или «День рождения».


Теперь создайте личные предупреждающие сигналы – не более пяти

Для создания сигнала установите флажок Сигнал. В поле Текст введите описание сигнала. В поле Время задайте время дня, в которое должен звучать сигнал. В списке Повторение выберите частоту. Для еженедельных или ежегодных сигналов нужно задать дату сигнала. Ежегодные сигналы издаются каждый год, независимо от года, заданного в поле Дата. Сигналы не расходуют память часов.


И наконец, экспортируйте выбранные данные в часы Timex Data Link

Для инициирования экспорта переведите часы в режим Comm Ready, нажав на них кнопку Mode. Подержите часы на расстоянии нескольких сантиметров от экрана компьютера (циферблатом к экрану), затем нажмите на компьютере кнопку OK. Подробнее о переводе часов в режим Comm Ready см. в программном обеспечении часов и в прилагаемой к ним документации.


Отображение или скрытие панели инструментов

•	Щелкните правой кнопкой мыши любую панель инструментов, затем в открывающемся меню щелкните панель, которую нужно показать или скрыть.

Замечание   Если все панели скрыты, для отображения какой-либо из них щелкните правой кнопкой мыши в строке меню, затем в открывающемся меню щелкните нужную панель инструментов.

Совет   Чтобы быстро скрыть плавающую панель инструментов, нажмите на ней кнопку Закрыть.


Перемещение панели инструментов

1	В случае припаркованной панели инструментов щелкните маркер перемещения  [image], а в случае плавающей панели инструментов щелкните в строке заголовка.

2	Перенесите панель инструментов на новое место. Если панель перенести к краю окна приложения, она станет припаркованной.


Изменение размера панели инструментов

•	Чтобы изменить размер плавающей панели инструментов, установите курсор у края панели и, когда он примет вид двунаправленной стрелки, перенесите границу панели инструментов.

Замечание   Размер припаркованной панели инструментов не подлежит изменению.


Устранение неполадок, связанных с отправкой и получением сообщений

Описание неполадок

Не удается посылать или получать сообщения электронной почты

Не удается открыть совместно используемую папку для просмотра сообщения

Отображены не все мои сообщения

Как ускорить передачу сообщения

Сообщения остаются в папке «Исходящие» и не отправляются

При попытке использования средства удаленной почты выдается сообщение об ошибке

При запуске Outlook предлагается задавать параметры, что кажется излишним

Проблемы при отправке и получении сообщений электронной почты через Интернет


Не удается посылать или получать сообщения электронной почты

•	Способ отправки и получения сообщений электронной почты зависит от установки Outlook. Для сведений об отправке сообщений нажмите кнопку  [image]. Для сведений о том, как контролировать наличие новых сообщений, нажмите  [image].

•	Для отправки и получения сообщений электронной почты необходимо иметь модем, службу доставки почты и телефонную линию или кабельное соединение с сетью. Если используется модем, проверьте параметры службы удаленного доступа к сети. Подробнее об этом см. справку Windows.

•	Возможно, недоступен сервер. Подождите и попробуйте еще раз или обратитесь к администратору.

•	Возможно, в вашей конфигурации установлено слишком много информационных служб, предназначенных для отправки и получения сообщений электронной почты. Как правило, одно информационной службы достаточно. Посоветуйтесь с администратором, какую из служб оставить. Для сведений о том, как добавить информационную службу, нажмите кнопку  [image]. Для сведений о том, как удалить информационную службу, нажмите кнопку  [image].


Не удается открыть совместно используемую папку для просмотра сообщений

•	Возможно, у вас нет прав на открытие этой папки. Обратитесь к владельцу папки или к администратору.

•	Возможно, недоступен сервер, на котором находится данная папка. Подождите и попробуйте снова или обратитесь к администратору.

•	Являясь представителем, возможно, вы не обладаете соответствующими правами. Попросите лицо, представителем которого вы являетесь, проверить ваши права. Для этого он должен выбрать в меню Сервис команду Параметры, щелкнуть вкладку Представители, выбрать в списке Представители ваше имя и нажать кнопку Права доступа.


Отображены не все элементы папки

•	Возможно, установлен фильтр, скрывающий часть находящихся в папке элементов (или все элементы). Если в активной папке задан фильтр, в строке состояния появятся слова «Выполнен отбор». Чтобы снять фильтр, выберите в меню Вид команду Отбор и нажмите кнопку Очистить все.

•	Возможно, группы элементов свернуты. Чтобы развернуть группу, нажмите кнопку разворачивания  [image]. Чтобы свернуть группу, нажмите кнопку сворачивания  [image]. Для более подробных сведений о разворачивании и сворачивании групп нажмите кнопку  [image].

•	Возможно, интересующий вас элемент находится в другой папке. Проверьте остальные папки. Для сведений о том, как искать элементы, нажмите кнопку  [image]. Для просмотра одновременно всех папок нажмите кнопку Список папок  [image].

•	Возможно, для данной папки задана автоархивация элементов по достижении определенного срока. Перейдите на вкладку Автоархивация диалогового окна Параметры (меню Сервис). Если флажок Автоархивация каждый установлен, ваш элемент мог поместиться в архив. Для сведений о том, как извлечь элемент из архива, нажмите кнопку  [image].

•	Если изменено место отправки и получения сообщений электронной почты, возможно, вы смотрите не ту папку «Входящие». Чтобы проверить, откуда отправляются и куда принимаются сообщения, нажмите кнопку  [image].

•	Если вы работаете в автономном режиме, возможно, данная папка не подготовлена к автономному использованию или не синхронизирована. Для сведений о том, как устанавливать и использовать автономные папки, нажмите кнопку  [image].

•	Если в папке действуют какие-либо правила, сообщение могло быть автоматически перемещено или удалено. Для сведений об удалении правила нажмите кнопку  [image].


Сообщения остаются в папке «Исходящие» и не отправляются

•	Возможен конфликт ваших служб доставки почты, в результате чего сообщение попадает не в службу. Задайте для доставки сообщения только одну службу. Чтобы узнать, как задать службу для отправки и получения сообщений электронной почты, нажмите кнопку  [image].

•	Если вы работаете с автономными папками или со средством удаленной почты, следует использовать другие команды отправки и получения сообщений. Чтобы узнать, как посылать сообщения, нажмите кнопку  [image]. Для сведений о том, как контролировать наличие новых сообщений, нажмите кнопку  [image].

•	Если сообщение отредактировано в папке «Исходящие» и изменения сохранены, оно не отправляется. Откройте сообщение и нажмите кнопку Отправить  [image]. Сообщения, ожидающие отправки, выделены в папке «Исходящие» курсивом.


При попытке использования средства удаленной почты выдается сообщение об ошибке

•	Возможно, вы уже подключены к своей службе доставки почты. Выйдите из приложения Outlook и запустите его снова в автономном режиме. Для сведений о том, как подготовить Outlook к автономному запуску, нажмите кнопку  [image].

•	Возможно, на вашем компьютере установлены автономные папки. Используйте эти папки для дистанционного подключения к серверу или удалите их и пользуйтесь средством удаленной почты и файлом личных папок. Одновременно все использовать в одной конфигурации нельзя. Для сведений о порядке пользования автономными папками нажмите кнопку  [image]. Для сведений о том, как удалить автономные папки из конфигурации, нажмите кнопку  [image].

•	Возможно, вы пытаетесь подключиться не из установленной точки. Для проверки параметров места подключения запустите программу мастера удаленного соединения и на первом ее этапе установите флажок Подтверждение перед соединением. На последующих этапах можно проверить настройки места подключения. Для сведений о том, как запускать программу мастера удаленного соединения, нажмите кнопку  [image].

•	Возможно, средство удаленной почты установлено неправильно. Для сведений о порядке установки удаленной почты нажмите кнопку  [image].


Как ускорить передачу сообщений

•	Прием сообщений могут замедлять звуки и уведомления о доставленных и прочитанных сообщениях. Эти функции отключаются на вкладке Электронная почта диалогового окна Параметры (меню Сервис), в группе При получении сообщения.

•	При использовании удаленной почты можно просматривать сначала только заголовки сообщений перед загрузкой их с сервера в полном виде. Для сведений о том, как извлекать сообщения с помощью средства удаленной почты, нажмите кнопку  [image].

•	Если вы работаете с автономными папками и обычно синхронизируете все папки, попробуйте синхронизировать только действительно нужные. Кроме того, поскольку папка «Удаленные» обновляется автоматически, очистите ее перед синхронизацией. Для сведений о прекращении синхронизации автономной папки нажмите кнопку  [image]. Для автоматического опустошения папки «Удаленные» при выходе из Outlook установите флажок Очищать папку «Удаленные» при выходе на вкладке Общие диалогового окна Параметры (меню Сервис).

•	Если в качестве редактора электронной почты используется WordMail, необходимо иметь не менее 16 Мбайт свободной памяти. Чтобы отключить WordMail, сбросьте флажок Использовать Microsoft Word как редактор сообщений на вкладке Электронная почта в диалоговом окне Параметры (меню Сервис).


При запуске Outlook предлагается задавать параметры, что кажется излишним

•	Если вам предлагается задать конфигурацию, но вы планируете пользоваться только одной конфигурацией, можно задать ее постоянное использование по умолчанию. Для сведений о том, как задать постоянное использование конфигурации, нажмите кнопку  [image].

•	Если вам предлагается выбрать режим работы – автономный или с подключением к серверу, но вы предпочитаете определенный режим, можно задать постоянное использование одного из этих методов по умолчанию. Чтобы узнать, как задать постоянное использование автономного или подключенного режима работы, нажмите кнопку  [image].


Проблемы при отправке и получении сообщений электронной почты через Интернет

•	При получении сообщения Интернет с задержкой вы можете просмотреть список транзакций данного сообщения в Internet, например, время поступления на тот или иной узел маршрута. Откройте сообщение, для которого просматриваются заголовки Интернет, и щелкните вкладку Параметры.

•	Если адресат вашего сообщения в сети Интернет получил вложение WinMail.dat, значит, вы послали ему сообщение с текстом в формате RTF (например, с текстом, выделенным курсивом или полужирным шрифтом), но у адресата нет приложения, распознающего этот формат. Для сведений о том, как посылать сообщения с неформатированным текстом, нажмите кнопку  [image].


Устранение неполадок, связанных с задачами

Описание неполадок

Не отображены мои задачи

Исчезла панель задач

Невозможно пропустить повторяющуюся задачу

Назначенная задача исчезла

Невозможно создать неназначенную копию задачи

Не пришел отчет о состоянии назначенной мной задачи

Назначенная задача не обновляется в моем списке задач

Исчезло сообщение с обновлением задачи, полученное в папку «Входящие»

Не удается перемещать задачи в списке задач


Не отображены мои задачи

Некоторые задачи могут быть временно скрыты, что зависит от используемого представления или фильтра. Для отображения всех задач выполните одно из следующих действий:

•	Находясь в папке «Задачи», выберите в меню Вид команду Отбор, затем нажмите кнопку Очистить все.

•	Находясь на панели задач, укажите в меню Вид на команду Представление панели задач, затем щелкните Все задачи.


Невозможно пропустить повторяющуюся задачу

Команда Пропустить (меню Задача) недоступна, если в диалоговом окне Повторение задачи установлен переключатель Ставить новую задачу на. В этом случае новая копия задачи появится в списке задач, когда предыдущая будет помечена как выполненная. Поэтому пропускать копию такой задачи нет смысла.


Исчезла назначенная задача

Если вы создали назначенную задачу на основе задачи, уже имеющейся в вашем списке задач, а также если в поручении сброшен флажок Сохранить обновленную копию этой задачи в списке задач, Outlook удалит из списка задач копию назначенной задачи. Вы можете создать и назначить другую задачу, или попросить нового владельца задачи выслать вам ее копию. В любом случае, чтобы получить сведения о состоянии первой назначенной вами задачи, необходимо запросить ее у владельца задачи.


Не удается создать неназначенную копию задачи

Вы можете создать неназначенную копию задачи, если не являетесь владельцем задачи. Вы не можете создавать неназначенную копию задачи в следующих случаях:

•	Вы создали задачу и являетесь ее владельцем.

•	Задача назначена вам другим лицом и вы являетесь ее владельцем.

•	Вы уже создали одну неназначенную копию этой задачи.


Не пришел отчет о состоянии назначенной мной задачи

Возможно, заполняя поручение, вы не установили флажок Направить мне отчет по окончании этой задачи. Чтобы получать отчеты о состоянии этой задачи, отправьте владельцу задачи почтовое сообщение и попросите его послать вам отчет о состоянии.

Чтобы получать отчеты о состоянии для всех задач, которые вы когда-либо назначите, убедитесь, что на вкладке Задачи/заметки диалогового окна Параметры (меню Сервис) установлен флажок Посылать отчеты при завершении задач.


Назначенная задача не обновляется в моем списке задач

•	Возможно, заполняя поручение, вы не установили флажок Сохранить обновленную копию этой задачи в списке задач.

•	Возможно, вы удалили свою копию назначенной задачи из списка задач. Для получения обновлений такая копия должна оставаться в списке.

•	Создав неназначенную копию задачи (с помощью кнопки Создать неназначенную копию на вкладке Состояние задачи), вы больше не сможете получать обновления от владельца первоначальной задачи. При создании неназначенной копии содержимое списка Обновить для на вкладке Состояние (диалоговое окно Задача) уничтожается.


Исчезло сообщение с обновлением задачи, полученное в папку «Входящие»

Outlook периодически проверяет папку «Входящие» на наличие сообщений с обновлениями задач. При появлении такого сообщения Outlook обновляет соответствующую задачу в списке задач и удаляет сообщение из папки «Входящие». Новая информация по задаче сохраняется в списке вместе с задачей и ничего не теряется.


Не удается перемещать задачи в списке задач

•	Задачи можно перемещать вверх или вниз в списке задач , если они не отсортированы и не сгруппированы. Для отмены сортировки или группировки нажмите кнопку Очистить все в диалоговом окне Сортировка или Группировка (меню Вид).

•	Чтобы перемещать задачи вверх или вниз в общей папке или, являясь представителем, перемещать задачи в папке, на которую вам переданы права доступа, вы должны быть владельцем этой папки. Для более подробных сведений о правах доступа нажмите кнопку  [image].


Часовые пояса

В Outlook в любой момент можно изменить текущий часовой пояс, нажав кнопку Часовой пояс на вкладке Календарь диалогового окна Параметры (меню Сервис). Изменение часового пояса в Outlook соответствует его изменению на панели управления Windows. Это изменение отражается на всех значениях времени, показываемых как в Outlook, так и в других приложениях Windows.

В Outlook можно добавить и отобразить второй часовой пояс; это удобно при планировании собрания или конференции с участием людей из других часовых поясов. Для этого в диалоговом окне Часовой пояс необходимо установить флажок Дополнительный часовой пояс.

При планировании собраний с участием лиц из других часовых поясов в качестве системы отсчета используется часовой пояс организатора собрания. Если вы организуете собрание и отображаете интервалы занятости для приглашенных участников из других часовых поясов, их время будет показано в вашем часовом поясе. Отображение второго часового пояса позволяет выяснить время проведения собрания для участников из других часовых поясов. Второй часовой пояс отображается только при просмотре по дням.

Для переключения между часовыми поясами используется кнопка Обменять часовые пояса в диалоговом окне Часовой пояс. Это соответствует изменению часового пояса на панели управления Windows. Например, если вы регулярно летаете из Москвы в Челябинск и обратно, установите в своем первом часовом поясе московское время, а во втором – челябинское. Когда вы полетите в Челябинск, для переключения пояса нажмите кнопку Обменять часовые пояса. В режиме просмотра по дням можно быстро изменять часовой пояс. Для этого щелкните правой кнопкой в пустом месте вверху строки времени, затем в открывающемся меню выберите команду Изменить часовой пояс.


Добавление второго часового пояса

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Календарь.

2	Нажмите кнопку Часовой пояс.

3	Установите флажок Дополнительный часовой пояс.

4	В поле Подпись введите описание.

5	В списке Часовой пояс щелкните добавляемый часовой пояс.

6	Для автоматического учета перехода на летнее или зимнее время установите флажок Учесть переход на летнее время.

Этот флажок доступен только в тех часовых поясах, где используется летнее время.

Совет   Для быстрого переключения текущего часового пояса на второй часовой пояс нажмите кнопку Обменять часовые пояса. Это изменение отражается на всех значениях времени, показываемых как в Outlook, так и в других приложениях Windows.


Удаление второго часового пояса

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, атем перейдите на вкладку Календарь.

2	Нажмите кнопку Часовой пояс.

3	Сбросьте флажок Дополнительный часовой пояс.


Замена текущего часового пояса

1	Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Календарь.

2	Нажмите кнопку Часовой пояс.

3	В группе Текущий часовой пояс введите описание в поле Подпись.

4	В списке Часовой пояс щелкните нужный часовой пояс.

5	Для автоматического учета перехода на летнее или зимнее время установите флажок Учесть переход на летнее время.

Этот флажок доступен только в тех часовых поясах, где используется летнее время.

Совет   В режиме просмотра по дням можно быстро изменять часовой пояс. Для этого щелкните правой кнопкой в пустом месте вверху строки времени, затем в открывающемся меню выберите команду Изменить часовой пояс.


Изменение длины метки элемента на временной шкале

Покажи как

1	В представлении временной шкалой выберите в меню Вид команду Формат представления.

2	В поле Максимальная ширина задайте число символов метки.


Отображение или скрытие метки элемента при просмотре временной шкалы по месяцам

Покажи как

1	В представлении временной шкалой выберите в меню Вид команду Формат представления.

2	Установите или сбросьте флажок Показывать метку в представлении по месяцам.


Открытие контакта, указываемого записью дневника

1	Нажмите кнопку Дневник  [image].

2	Откройте запись дневника, содержащую ссылку на нужный контакт.

3	Для проверки имен контактов выберите в меню Сервис команду Проверить имена.

4	В списке Контакт дважды щелкните все неподчеркнутые имена.

Замечание   Если после выбора команды Проверить имена в меню Сервис какое-либо имя осталось неподчеркнутым, значит, его нет в вашей папке «Контакты». Для сведений о создании контакта нажмите кнопку  [image].


Открытие элемента или документа, указываемого записью дневника

Элемент или документ, упоминаемый в записи дневника, доступен в текстовом поле этой записи только в случае, если при ее создании выполнено одно из следующих действий: перенесение элемента или документа в папку «Дневник», задание автоматической регистрации в дневнике элемента или документа на вкладке Дневник диалогового окна Параметры (меню Сервис), использование команды Создать запись в дневнике или кнопки Создать дневник на вкладке Дневник контакта.

1	Нажмите кнопку Дневник  [image].

2	Откройте запись дневника, содержащую ссылку на нужный элемент или документ.

3	В текстовом поле дважды щелкните элемент или документ.

Совет   Чтобы при двойном щелчке по записи дневника всегда открывался элемент или документ, указываемый записью, установите переключатель открывать элемент, на который ссылается запись в дневнике на вкладке Дневник диалогового окна Параметры (меню Сервис).


Замена полей, используемых при отображении элементов на временной шкале

При просмотре элементов и документов на временной шкале, каждый из них отображается в интервале времени, когда он создан, сохранен, отправлен, получен, открыт или изменен, в зависимости от используемых при отображении элемента полей. Эти поля можно менять, что может привести к изменению местоположения элементов на временной шкале, а также их длительности.

1	В представлении временной шкалой выберите в меню Вид команду Поля.

2	В списке Группы полей для выбора щелкните нужную группу полей.

3	В списке Имеющиеся поля даты/времени выберите поле, содержащее значение времени, используемое в качестве даты начала элемента, затем нажмите кнопку Начало.

4	В списке Имеющиеся поля даты/времени выберите поле, содержащее значение времени, используемое в качестве даты окончания элемента, затем нажмите кнопку Конец.


Просмотр записей в дневнике о каком-либо контакте

1	Откройте контакт, для которого необходимо просмотреть записи в дневнике.

Как?

2	Щелкните вкладку Дневник.

3	В списке Показать щелкните тип просматриваемых записей дневника.


Изменение периода времени, отображаемого временной шкалой

Чтобы просматривать элементы на временной шкале	Выполните
С шагом в один час	Нажмите кнопку День
С шагом в один день	Нажмите кнопку Неделя
С шагом в одну неделю	Нажмите кнопку Месяц


Примеры типов представлений

Тип представления определяет базовую структуру представления. При создании представления в первую очередь нужно выбрать один из пяти типов представления (таблица, временная шкала, день/неделя/месяц, карточки или значки), на основе которого будет строиться конкретная система организации и форматирования информации, образующая новое представление.

Примеры для просмотра

Представление таблицей Представление временной шкалой Представление день/неделя/месяц Представление карточками Представление значками		В таблице элементы располагаются в сетке, образуемой строками и столбцами. Каждая строка содержит один элемент. Подробные сведения, относящиеся к элементам, находятся в столбцах. Степень детализации показываемых сведений можно регулировать: добавлять и удалять столбцы, отбирать элементы по заданным критериям, сортировать и группировать элементы. Табличный тип представления наиболее удобен для просмотра почтовых сообщений, задач и подробных сведений о любых других элементах.


Примеры типов представлений

Тип представления определяет базовую структуру представления. При создании представления в первую очередь нужно выбрать один из пяти типов представления (таблица, временная шкала, день/неделя/месяц, карточки или значки), на основе которого будет строиться конкретная система организации и форматирования информации, образующая новое представление.

Примеры для просмотра

Представление таблицей Представление временной шкалой Представление день/неделя/месяц Представление карточками Представление значками		На временной шкале элементы изображаются в виде значков, располагаясь в хронологическом порядке слева направо по шкале. Представление временной шкалой наиболее удобно для просмотра записей дневника или любых других элементов, для которых важно показать порядок их следования во времени.


Примеры типов представлений

Тип представления определяет базовую структуру представления. При создании представления в первую очередь нужно выбрать один из пяти типов представления (таблица, временная шкала, день/неделя/месяц, карточки или значки), на основе которого будет строиться конкретная система организации и форматирования информации, образующая новое представление.

Примеры для просмотра

Представление таблицей Представление временной шкалой Представление день/неделя/месяц Представление карточками Представление значками		В представлении день/неделя/месяц элементы располагаются в папке «Календарь» примерно так же, как в распорядке дня, составляемом на бумаге. Элементы можно просматривать в различных интервалах времени – от нескольких дней до месяца. Данный тип представления наиболее удобен для просмотра сведений о встречах и собраниях, а также о задачах, выполнение которых запланировано на конкретный срок.


Примеры типов представлений

Тип представления определяет базовую структуру представления. При создании представления в первую очередь нужно выбрать один из пяти типов представления (таблица, временная шкала, день/неделя/месяц, карточки или значки), на основе которого будет строиться конкретная система организации и форматирования информации, образующая новое представление.

Примеры для просмотра

Представление таблицей Представление временной шкалой Представление день/неделя/месяц Представление карточками Представление значками		В представлении карточками каждый элемент размещается на отдельной карточке, как в картотеке адресов. Степень детализации показываемых сведений можно регулировать: добавлять и удалять поля в элементе, отбирать элементы по заданным критериям. Справа от карточек видны язычки с буквами-заголовками: щелкнув такой язычок, вы сразу перейдете к карточкам раздела, соответствующего этой букве. Представление карточками наиболее удобно для просмотра контактов и любых других элементов, которые в целях ускорения поиска желательно расположить в алфавитном порядке.


Примеры типов представлений

Тип представления определяет базовую структуру представления. При создании представления в первую очередь нужно выбрать один из пяти типов представления (таблица, временная шкала, день/неделя/месяц, карточки или значки), на основе которого будет строиться конкретная система организации и форматирования информации, образующая новое представление.

Примеры для просмотра

Представление таблицей Представление временной шкалой Представление день/неделя/месяц Представление карточками Представление значками		В представлении значками элементы и файлы изображаются в виде значков, расположенных на невидимой сетке. Такой тип представления наиболее удобен для просмотра заметок и файлов в виде условных обозначений – крупных значков, мелких значков или списка значков. (Для просмотра подробных сведений, связанных со значками, используйте табличный тип представления.)


Что такое Microsoft Outlook